Anexo_3_Informe_SNC-I-2013.pdf

Julio 2013
INFORME SNC
(I-2013)
Durante el primer semestre del 2013 se contó un total de 67 SNC reportados de los siguientes procesos, donde
los que más repiten son:
Cantidad SNC
CONSOLIDADO SNC I-2013
20
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
COMUNIC
CALIDAD
ACIONES
TOTAL
19
8
DOCENCI
A
16
BIENESTA
PROYECCI
R
ON
UNIVERSI
SOCIAL
TARIO
9
4
OARA
GESTION
FINANCIE
RA
DITIC
8
1
2
1. Direccionamiento Estratégico: No Aplica
2. Comunicaciones: Integrado por la Oficina de Mercadeo, Archivo y Comunicaciones, reportó en el primer
semestre del 2013 19 SNC, 6 SNC más que el semestre anterior, de los cuales 6 tienen que ver con Error en
la información suministrada al cliente sobre cursos, seminarios, diplomados y programas académicos.
PROCESO
SNC REPETITIVO
No comunicar situaciones que alteren la normal
atención de nuestros clientes a tiempo y en medios
efectivos.
Material publicitario a destiempo
Emision de informativos a destiempo
2.
No tener la comunicación oficial al día.
COMUNICACIONES
Diligenciar mal el formulario de inscripción.
I SEM
1
3
4
3
1
Error en la información suministrada al cliente sobre
cursos, seminarios, diplomados y programas
académicos.
No inscribir al cliente por fallas en la Red.
6
1
TOTAL SNC
19
Julio 2013
3. Gestión Calidad Institucional: En el semestre se presentaron 8 SNC, el que más incide es la demora en
respuesta a PQRS, fueron casos aislados donde los tres primeros presentados son de PQRS que se generaron
en fechas en que los funcionarios están en vacaciones de fin de año.
PROCESO
3. CALIDAD
SNC REPETITIVO
Demora en el trámite de las respuestas a PQRS
TOTAL SNC
I SEM
8
8
4. Docencia: Durante el Semestre reportó 16 SNC, de los cuales 3 Matricula académica de estudiantes sin registrar
oportunamente en el sistema, 3 por inasistencia prolongada o recurrente de docentes a la ejecución de sus clases, 3 por
no prestación del servicio de docencia por falta de recursos. Este primer corte solo la Facultad de Ingenierías y Facultad
de Ciencias Empresariales reportaron SNC, las otras facultades no generaron reporte de SNC.
PROCESO
SNC REPETITIVO
OTRO: No cuenta con el aval del SENA para ubicar
estudiantes en práctica empresarial en calidad de
aprendices,
4. DOCENCIA
INGENIERIAS
FCE
Notas sin registrar oportunamente en el sistema
Academusoft
Matricula académica de estudiantes sin registrar
oportunamente en el sistema
Inasistencia prolongada o recurrente de docentes a la
ejecución de sus clases
I SEM
1
2
3
3
No prestación del servicio de docencia por falta de
recursos (espacios físicos, docentes, medios audiovisuales,
herramientas didácticas y tecnológicas)
3
OTRO: Solicitud del cambio de aula de clases
OTRO: Situación presentada con el docente
TOTAL SNC
1
3
16
5. Investigaciones: Durante el semestre no reporto SNC.
6. Proyección Social: Dado los cambios que se han generado en el proceso, durante el primer trimestre no se
presentaron SNC, a partir de Abril el Centro de Idiomas inicia a reportar presentándose 9 SNC donde los más
representativos fueron 2 por inasistencia prolongada o recurrente de docentes a la ejecución de sus clases, 2 por
notas sin registrar oportunamente en el sistema Academusoft; las demás oficinas que componen el proceso no han
generado reportes.
PROCESO
SNC REPETITIVO
I SEM
6. PROYECCION
SOCIAL
Admisión de estudiantes en clases o realización de
parciales a estudiantes sin aparecer debidamente
matriculados o autorizados por la dirección de programa.
1
Baja asistencia a tutorías.
1
CENTRO DE IDIOMAS
Julio 2013
Inasistencia prolongada o recurrente de docentes a la
ejecución de sus clases.
Notas sin registrar oportunamente en el sistema
Academusoft
Demora en la entrega de la evaluación curricular de
algunos docentes.
2
2
1
OTRO: Para realizar las actividades de refuerzo del idioma,
se hace necesario el uso de las salas, pero no hay el
número suficiente de equipos para que los estudiantes
puedan hacer sus respectivas practicas. Ocasionando
inconformidad entre la población estudiantil. Además no
se cuenta con el servicio de internet en forma
permanente, pues justo al momento de la práctica que
inició el 13 de junio de 2013 no se contó con el servicio.
1
OTRO: Para el vacacional de junio fueron asignados los
salones del edificio estación Uno para los cursos de
inglés. Pero sin previo aviso se empezaron labores de
remodelación en un salón del quinto piso viéndose
afectado el grupo que estaba recibiendo clases en ese
lugar. De otro lado, en la mañana asignaron salones del
cuarto piso para la FCH&S también afectando un grupo de
estudiantes de la jornada de la mañana.
1
TOTAL SNC
9
7. Bienestar Universitario: A Junio de 2013 solo ha reportado 4 SNC, durante los meses de Abril – Mayo – Junio
no ha detectado SNC.
PROCESO
7. BIENESTAR
UNIVERSITARIO
SNC REPETITIVO
I SEM
Demora en el trámite de las respuestas a PQRS
1
Demora en la apertura de inscripciones para talleres de
cultura.
1
Inasistencia de la Docente de bisutería a la Sede Sur en su
clase programada de 2:00 a 4.00 p.m.
1
Falta de divulgación a tiempo de la semana de la salud por
demora de la publicidad desde la Oficina de
Comunicaciones.
TOTAL SNC
1
4
Julio 2013
8. Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico: Genero 8 SNC, con respecto al semestre anterior se
ha reducido el número de SNC; donde 2 fueron por no brindar información clara y 2 por no poder realizar
matricula académica.
PROCESO
8. OARA
SNC REPETITIVO
No brindar información clara.
La demora de los docente en pasar las notas de los
cursos de verano y micro curso
No poder realizar matricula académica
Proceso de homologación
OTROS
Participación exención matrícula
TOTAL SNC
I SEM
2
1
2
1
1
1
8
9. Recursos Educativos: Durante el primer semestre del 2013 las oficinas que componen el proceso no
detectaron SNC.
10. Gestión Humana: No Aplica
11. Gestión Financiera: Solo reporto 1 SNC.
PROCESO
11. GESTION
FINANCIERA
SNC REPETITIVO
Las entidades financiera envían archivos de pagos de
matricula para alimentar el sistema y afectar la matricula
financiera de tal manera que el estudiante no tenga que
regresar a la Institución y brindar un mejor servicio.
En este periodo la Institución se encuentra en la
integración del sistema académico - Academusoft y el
sistema financiero - Gestasoft, en el cual se detecto que
los archivos que alimentaban el sistema no lo hacían en
un 100%,
TOTAL SNC
I SEM
1
1
12. Gestión Jurídica y Contratación: No Aplica
13. Infraestructura Tecnológica: Reporto 2 SNC:
PROCESO
13. DITIC
SNC REPETITIVO
Interrupción servicio Internet
Caída del Portal radio.uniajc.edu.co
TOTAL SNC
I SEM
1
1
2
Julio 2013
14. Infraestructura Física: Durante el I-2013 no detectó SNC.
15. Evaluación, Seguimiento y Control: No Aplica
De los 11 procesos que reportan a la Oficina de Gestión Calidad Institucional SNC:



El proceso de Investigaciones, Recursos Educativos e Infraestructura Física no detectaron SNC en este primer
corte del año.
EL proceso de Comunicaciones detectó el mayor número de SNC, se recomienda generar acciones de
mejora.
Se puede observar que con respecto al II-2012 los SNC se han reducido considerablemente el total de SNC.
Se recomienda para el segundo semestre del 2013, hacer seguimiento a los procesos, continuar enviando los
recordatorios y evaluar la pertinencia de los SNC.
Liliana Molina Hernández
Técnico Administrativo de Calidad
Diana Carolina Rodríguez
Jefe Oficina Gestión Calidad