JU-I12 Instuctivo Requisitos Legales (Normograma) V.01 (2011-10-01)

CÓDIGO: JU-I12
INSTRUCTIVO
REQUISITOS LEGALES
(NORMOGRAMA)
VERSIÓN: 01
FECHA DE VIGENCIA: 2011-10-01
INSTRUCTIVO
REQUISITOS LEGALES
(NORMOGRAMA)
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
ELABORÓ
FECHA VIGENCIA
VERSIÓN
Primera Versión
Asesor(a) Jurídico(a)
Ángela Becerra
2011-10-01
01
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISADO:
Vo.Bo.:
APROBADO:
Cargo: Asesor(a) Jurídico (a)
Cargo: Asesora de Planeación y
Sistemas
Cargo: Director(a) General
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(NORMOGRAMA)
VERSIÓN: 01
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Tabla de contenido
1. OBJETIVO
3 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3 3. DEFINICIONES
3 4. DESCRIPCIÓN
4 5. CONTROL DE REGISTROS
6 6. ANEXOS
6 2 de 6
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(NORMOGRAMA)
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1. OBJETIVO
Establecer las actividades para garantizar la difusión, conocimiento y acceso a las normas
legales, en su carácter de documento externo, por parte de los procesos, así como la
constante actualización del normograma.
2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
•
El(la) Asesor(a) Jurídico(a) y Equipo de Trabajo, es el(la) responsable de la consulta de
normas de carácter general que apliquen a la Entidad. Esto implica la actualización del
normograma.
•
Los Líderes de Proceso deben informar a él(la) Asesor(a) Jurídico(a), normas de carácter
particular que apliquen a su proceso y que deban ser incorporadas al Normograma.
•
Los Líderes de Proceso son los encargados de controlar la actualización de las normas
que les apliquen, desarrollando la información y adecuación de requisitos legales teniendo
en cuenta el Formato JU-F01 “Normograma”.
•
La divulgación de la normatividad es responsabilidad del Líder de Proceso y se realiza por
medio del Formato JU-F01 “Normograma”.
•
El(la) Asesor(a) Jurídico(a) es el responsable de definir la pertinencia en incluir una norma
en el Formato JU-F01 “Normograma”, cuando existan diferencias de criterio al respecto en
los Líderes de Proceso.
3. DEFINICIONES
•
Requisito legal: Necesidad o expectativa, explícita y obligatoria, contenida en la
normatividad aplicable a una Entidad.
•
Normograma: Relación de las normas aplicables a una Entidad.
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4. DESCRIPCIÓN
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
01. El(la) Asesor(a) Jurídico(a) o Líder de
Proceso y Equipo de Trabajo realiza una
vez al mes la investigación normativa de la
siguiente manera:
INICIO
ASESOR(A) JURIDICO(A) Ó LÍDER DE
PROCESO Y EQUIPO DE TRABAJO
•
01. Realizan una vez al mes la investigación
normativa e identifica los aspectos legales
que afecta(n) la(s) operación(es) de la
Entidad.
•
ASESOR(A) JURIDICO(A) Ó LÍDER DE
PROCESO Y EQUIPO DE TRABAJO
02. El(la) Asesor(a) Jurídico(a) o Líder de
Proceso y Equipo de Trabajo revisan el
texto del contenido legal detectado y lo
relaciona, según su pertinencia, con la
gestión o proceso afectado.
02. Revisan el texto del contenido legal
detectado y lo relaciona, según su
pertinencia, con el respectivo proceso.
03. ¿La norma
afecta el
funcionamiento
de la Entidad?
El(la) Asesor(a) Jurídico(a) investiga
los aspectos legales que afectan la
la(s) operación(es) de la Entidad.
El Líder de Proceso investiga los
aspectos legales que afectan la la(s)
operación(es) de su Proceso.
03. El(la) Asesor(a) Jurídico(a) ó el Líder de
Proceso ó Equipo de Trabajo verifican si la
norma afecta el funcionamiento de la
Entidad.
No
01
SI: Ir a la actividad 04.
NO: Ir a la actividad 01.
Si ASESOR(A) JURÍDICO
04. El(la) Asesor(a) Jurídico(a) remite la norma
por medio de correo electrónico a el(la)
Asesor(a) de Planeación y Sistemas y
Asignado a Calidad con los aspectos a
tener en cuenta para la afectación del
Formato JU-F01 “Normograma”.
04. Remiten la norma por medio de correo
electrónico
a
el(la)
Asesor(a)
de
Planeación y Sistemas y Asignado a
Calidad con los aspectos a tener en cuenta
para la afectación del Formato JU-F01
“Normograma”.
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FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
A JU-F01
ASESOR(A) DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
Ó ASIGNADO A CALIDAD
05. Realiza la actualización del Formato JUF01
“Normograma” publicado en la
Intranet.
ASESOR(A) DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
Ó ASIGNADO A CALIDAD
JU-F01
Correo
Electrónico
06. Comunica por medio de correo electrónico
al Asesor(a) Jurídico(a) ó Líder de Proceso
la actualización del Formato JU-F01
“Normograma”, según corresponda.
Norma(s)
06. El(la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas
o Asignado a Calidad comunica mediante
correo electrónico al Asesor(a) Jurídico(a)
ó Líder de Proceso la actualización del
Formato JU-F01 “Normograma”, según
corresponda.
07. Realizan la correspondiente divulgación,
según corresponda.
•
ASESOR(A) JURÍDICO(A) Ó LIDER DE
PROCESO Y EQUIPO DE TRABAJO
07. Realizan la correspondiente divulgación,
según corresponda.
08. ¿Se
requiere
actualizar la
información del
JU-F01?
05. El(la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas
o el Asignado a Calidad
realiza la
actualización
del
Formato
JU-F01
“Normograma” publicado en la Intranet.
•
Si se trata de una norma que afecte la
Entidad el Asesor(a) Jurídico(a) y
Equipo de Trabajo deben realizar la
divulgación a todo el personal del IDT.
Si se trata de una norma que afecte la
operación es el Líder del Proceso el
responsable de realizar la divulgación
a su equipo de trabajo.
08. El(la) Asesor(a) Jurídico(a) o el Líder de
Proceso y Equipo de Trabajo verifican si se
requiere realizar ajustes al Formato JU-F01
“Normograma”.
Si
04
SI: Ir a la actividad 04.
NO: Ir al Fin.
No FIN
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5. CONTROL DE REGISTROS
Código
Nombre
Responsable
Ubicación
Normograma
Asesor(a)
Jurídico
N.A
Correo electrónico
Líder de Proceso
N.A
Norma
Líder de Proceso
JU-F01
Archivo
oficina
Jurídica
Archivo del Líder
de Proceso
Archivo del Líder
de Proceso
6. ANEXOS
Anexo 1. JU-F01 Normograma.
6 de 6
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
Disposición
Final
Conservación Total
No aplica
No aplica