Manual de Turismo de Negocios – Convenciones y Viajes de

CONVENCIONES Y VIAJES DE INCENTIVO (ASOCIACIONES)
Formato de PROPUESTA para las Instrucciones de Trabajo del CPTM
HOJA DE AUTORIZACIÓN
Elaboró
Cristina Armenta
Gerente de Convenciones
Revisó
Eduardo Chaillo
Coordinación Ejecutiva de Convenciones
y Turismo de Negocios
Aprobó
Eduardo Chaillo
Coordinación Ejecutiva de Convenciones
y Turismo de Negocios
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Emisión
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CONTENIDO
Número
Tema
Página
1
Objetivo
4
2
Alcance
4
3
Referencias
4
4
Políticas
4
5
Responsabilidades
5
6
Definiciones
6
7
Método de Trabajo
7
7.1
Diagrama de Flujo
7
7.2
Descripción de actividades
10
8.
Registros
13
9.
Anexo
14
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1. Objetivo
Promover a México como destino ideal para la celebración de Convenciones y viajes de inventivo
dirigidos al sector de asociaciones y que estos se lleven a cabo en las mejores condiciones para
los participantes y organizadores a fin de posicionar a México internacionalmente.
2. Alcance
Esta instrucción de trabajo aplica al Gerente Convenciones quien tiene la responsabilidad de
promover a México para la celebración de las convenciones y los viajes de incentivo dirigidos al
sector de asociaciones y supervisar la realización adecuada de los mismos para posicionar a
México como cede atractiva para los participantes y organizadores dentro del turismo de
negocios.
3. Referencias
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
Plan Nacional de Desarrollo 2000 -2006
Programa Nacional de Turismo 2001-2006
Ley Federal de Turismo
Ley Federal de Entidades Paraestatales
Reglamento Interno de la Secretaria de Turismo
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
Guía Electrónica de Servicios Administrativos
4. Políticas
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Promover la simplificación de procesos, el desarrollo tecnológico y la eficiencia operacional.
Promover la formación, desarrollo y actualización de conocimientos y competencias de los
servidores públicos adscritos a su unidad administrativa.
Participar activamente en los programas institucionales de innovación, transparencia, calidad,
efectividad y prácticas organizacionales.
Participar activamente en los programas institucionales de combate a la corrupción y la
impunidad, así como promover los valores organizacionales.
Fomentar un ambiente laboral de armonía, cooperación y trabajo en equipo entre el personal de la
unidad administrativa a su cargo.
Proporcionar al personal a su cargo la información y documentación necesaria para el adecuado
cumplimiento de los objetivos y programas institucionales.
Fomentar el uso honesto, transparente y eficiente de los recursos del Consejo asegurando las
mejores condiciones de precio, calidad y oportunidad.
Difundir el marco jurídico aplicable a las operaciones de la entidad y promover su cumplimiento.
Realizar las gestiones administrativas para la contratación de servicios o adquisición de bienes
indispensables para la ejecución de los programas de trabajo de su unidad administrativa y
elaborar el Dictamen Técnico de las propuestas.
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5. Responsabilidades
Subdirección General de Mercadotecnia:
5.1 Dirigir el diseño y actualización de los planes de mercadotecnia del Consejo, propiciando la mayor
rentabilidad de la inversión en la promoción turística de México en los mercados nacional e
internacional;
5.2 Promover la participación de los sectores público y privado en mecanismos de planeación
estratégica de mercadotecnia, para el mejor cumplimiento de los objetivos del Consejo;
5.3 Coordinar el desarrollo tecnológico de la organización para aprovechar las nuevas tecnologías de
información digital en apoyo a la promoción y comercialización competitiva de la oferta turística
del país;
5.4 Coordinar la ejecución de campañas de relaciones públicas y mercadeo directo que realice
el Consejo;
5.5 Desarrollar y actualizar lineamientos estratégicos y mecanismos de evaluación para la definición
de las características de servicios a contratar por el Consejo relativos a mercadotecnia;
5.6 Difundir los planes de mercadotecnia y programas de trabajo para la promoción turística de
México;
5.7 Supervisar las tareas de evaluación de las acciones de promoción del Consejo en coordinación
con la Subsecretaría de Planeación Turística de la Secretaría, y
5.8 Las demás que se establezcan en el presente Estatuto o que le señale el Director General.
Coordinación de Comercialización Especializada:
5.9 Preparar, diseñar y operar el esquema de autofinanciamiento del Tianguis Turístico, así como los
eventos especializados.
5.10 Coordinar la organización del Tianguis Turístico con la Secretaría de Turismo, el Consejo,
las entidades federativas y los municipios, para el fortalecimiento de la comercialización de
productos turísticos;
5.11 Diseñar, preparar y operar modelos con el sector privado que garanticen la rentabilidad de las
inversiones por segmento;
5.12 Promover a México ante el mercado internacional como destino histórico, cultural, de congresos
y convenciones, entre otros;
5.13 Coordinarse con las distintas unidades administrativas del Consejo en el desarrollo de los planes
de mercadotecnia por cada segmento destacando los destinos históricos, culturales, de congresos
y convenciones;
5.14 Establecer relaciones con organizaciones internacionales en el segmento histórico, cultural, de
convenciones y congresos y viajes de incentivo;
5.15 Difundir los congresos y convenciones que se hayan realizado en México para demostrar la
capacidad de organización con que cuenta el país, identificando oportunidades de mercado para
canalizar esfuerzos de promoción;
5.16 Coadyuvar con la Subdirección General de Promoción con el objeto de llevar a cabo eventos de
comercialización del sector turístico promoviendo los diversos productos y mercados de México;
5.17 Concertar alianzas comerciales con asociaciones nacionales para promover que México sea sede
de congresos mundiales, obteniendo las mejores condiciones en las diversas ramas del turismo,
logrando el impulso de la comercialización especializada;
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5.18 Participar en la celebración de contratos y convenios con organizaciones nacionales y extranjeras,
para alcanzar los objetivos institucionales, y
5.19 Las demás que se establezcan en el presente Estatuto o que le señale el Director General.
6. Definiciones
1. Turismo de negocios.- Viajes cuyo motivo es la asistencia a eventos grupales de negocios,
preferentemente con el fin de combinar un ambiente apropiado para el trabajo con flexibilidad y ambientes
atractivos para el desarrollo de eventos.
1.1 Congresos.- Reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un intercambio
profesional y/o académico en torno a un tema de interés. El congreso, además de informar, intercambiar
experiencias y alentar la toma de decisiones, expone también ideas fundamentales de nuevas
investigaciones o descubrimientos. La convocatoria es abierta y la participación voluntaria.
1.2 Convenciones.- Reunión gremial o empresarial con el objetivo de tratar asuntos comerciales entre los
participantes en torno a un mercado, producto o marca. La convocatoria es cerrada (limitada a un público
personalizado y relacionado con el tema) y la participación suele ser por invitación.
1.3 Exposiciones.- Eventos que se organizan con un propósito comercial o cultural para mostrar
productos, servicios y/o documentos a un público objetivo. Las exposiciones pueden ser: industriales o
comerciales.
1.4 Viajes de incentivo.- Es la organización de viajes turísticos de esparcimiento y de recreo basados en
estrategias modernas gerenciales de motivación y estimulo, utilizadas para lograr metas empresariales
fuera de lo común y como premio a los participantes a través de una experiencia de viaje.
1.5 Viajes individuales de negocio.- Viajeros que por cuestiones de negocios viajan con cierta
frecuencia a México y por tanto son susceptibles de regresar acompañados por su familia y/o prolongar su
estancia en próximos viajes.
1.6 Turismo cultural.- Viajes turísticos cuyo motivo es conocer, comprender y disfrutar el conjunto de
rasgos y elementos distintivos que caracterizan a una sociedad, así como los hechos históricos, artísticos,
culturales y antropológicos que forman parte de su patrimonio cultural, tal es el caso de monumentos,
museos, manifestaciones culturales, folclóricas y antropológicas, entre otras, de un destino específico.
1.6.1 No especializado.- Viajes cuyo principal objetivo es la visita a sitios o eventos de interés
cultural (i.e. Museos, sitios arqueológicos, monumentos históricos, conciertos, eventos populares
y centros artesanales)
1.6.2 Especializado.- Viajes con el objetivo de profundizar el conocimiento del visitante sobre un
tema específico de la cultura mexicana (i.e. Arquitectura, historia, arqueología, pintura,
antropología, estudio del idioma español o lenguas indígenas)
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ICCA.- International Congress and Convention Association.
ASAE.-American Society and Association Executive.
MPI.- Meeting Profesional international.
SITE.- Society and incentive Travel Executives.
SISO.- Society of Independence Show Organizer.
IAEM.- International Association of Exposition Manager.
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8. RFP.- Request For Proposal. Formato para participar en la Organización de Convenciones,
Congresos y Ferias.
9. Brief.- Resumen de ideas para desarrollar creatividades y plan de medios.
10. Media Kit.- Descripción detallada de las características que conforma cada medio publicitario.
11. Reporte de comisión.- Informe ejecutivo donde presentan los resultados obtenidos después de
cada evento.
7. Método de Trabajo
Este diagrama presenta de forma general las actividades principales del procedimiento antes referido.
Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento.
7.1. Diagrama de Flujo
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7.2. Descripción de Actividades.
TABLA ACTIVIDADES.
Responsable
Paso
1
1.1
Subdirección General de
Mercadotecnia
2
2.1
2.2
3
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
3.1
3.2
3.3
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios y la
Subdirección General de
Operación Promocional
4
4.1
4.2
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
Subdirección General de
Operación Promocional
Actividad
Plan de Mercadotecnia
Documento
de trabajo
Plan de
Mercadotecnia
Envío del Plan de Mercadotecnia a la
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo de
Negocios.
Aplicación de la estrategia
Programa de
trabajo
Se difunde la estrategia a aplicar de
acuerdo al plan de mercadotecnia y
con base en el programa de trabajo
Se aplica la estrategia con base en el
plan de mercadotecnia y el programa
de trabajo
Investigación de Medios
Reunión con la Agencia contratada
Definición de medios a seleccionar
Se realiza una relación de los medios
más adecuados a seleccionar.
Definición de Plan de Medios y
Creatividad
Media Kit´s y
Brief de ideas.
Relación de
medios
Creatividades y
Plan de Medios
Acuerdo para definición del Plan de
Medios y Creatividad
Presentación del Plan de Medios y
Creatividad a la Agencia.
5
Selección de Medios
6
Gestión de estrategias y Acuerdo
del Plan de Medios y Creatividad.
6.1
Validación de estrategias y acuerdo
del Plan de Medios y Creatividad.
7
Seguimiento de contrato y recibo
de testigos
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Plan de Medios
Plan de Medios y
Creatividades
Final.
Aviso por parte
de la Agencia al
CPTM
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7.1
7.2
8
8.1
Oficinas del CPTM en el
exterior, OCV,
Organizador, Asociaciones
Facturas
9
Mercadeo Directo a bases de datos
Bases de Datos
IAEM, SISO
9.1
9.2
Análisis de diferentes bases de datos
Desarrollo del mercadeo directo
Detección de oportunidad de
negocio
10
10.1
11.1
12
LEADS Oportunidad de negocio.
Se seleccionan los prospectos más
adecuados con base en la estrategia
planteada para su desarrollo
Análisis de viabilidad de negocio
Envío por vía electrónica del RFP a
los organizadores
13
Difusión a mercados específicos
(OCVs y Recintos)
14
14.1
15
15.1
Relación de
prospectos.
Recopilación y evaluación de los
prospectos para su desarrollo.
12.1
13.1
OCV, Organizador y
Asociaciones
Se reciben las facturas y se verifica
que la información contenida sea la
correcta, con base en el seguimiento
del contrato
Contrato
Se da el Vo Bo a las facturas
11
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
Se contacta a la Agencia contratada
para dar seguimiento con base en el
contrato
Recibo de Facturas
Plan de medios
VoBo por parte
de la
Coordinación
Ejecutiva
8.2
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
Se da seguimiento al contrato con
base en el plan de medios final
Envío electrónico del RFP a las
OCV´s y Recintos
Archivo
electrónico del
RFP
Archivo
electrónico del
RFP
Apoyos y Seguimientos
Desarrollo y aplicación de logisticas
para lograr que se realicen los
congresos en México.
Definen destino
Se define el destino turístico con base
en el RFP.
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15.2
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
16
16.1
17
OCV, Organizador y
Asociaciones
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
17.1
18
18.1
18.2
Subdirección General de
Mercadotecnia
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
Subdirección General de
Mercadotecnia
Dirección de Ferias y
Eventos
Oficinas del CPTM en el
exterior
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
19
Se notifica a la Coordinación
Ejecutiva de Convenciones y Turismo
de Negocios sobre el destino definido
para la realización de Convenciones y
Viajes de Incentivo para asociaciones
Postulación de México en el
extranjero
Gestiones administrativas ante
diferentes instancias privadas como
de gobierno
Decisión de la postulación
ganadora.
Se define la postulación que más
convenga para la realización del
Congreso Mundial
Promoción de la postulación
Gestiones promocionales previas al
evento
Participación en eventos similares
Boletín de Relaciones Públicas
19.1
Envío del boletín (específico, general
y periódico)
20
Calendario de Ferias especializado.
Promoción Interna
20.1
21
21.1
22
22.1
23
23.1
24
24.1
mail de
notificación
Elaboración del calendario de ferias
mediante la investigación de
mercados y la información recibida
por las asociaciones
Relaciones Públicas difunde el
Calendario
Envío por vía electrónica
Envío de Calendario de Ferias
especializado
Envío por vía electrónica
Envío de Calendario de Ferias
especializado
Envío por vía electrónica
Genera invitación por mail
Boletín
Calendario de
Ferias
Calendario de
Ferias
Calendario de
Ferias
Calendario de
Ferias
Invitación
electrónica
Envío de invitación por mail, la cual
indica costo, imagen y la agenda del
evento.
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Dirección de Ferias y
Eventos
Oficinas del CPTM en el
exterior
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
Oficinas del CPTM en el
exterior
Subdirección General de
Mercadotecnia
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
OCV, Organizador y
Asociaciones
Coordinación Ejecutiva de
Convenciones y Turismo
de Negocios
25
Comercialización del Pabellón
26
Participación de México en Ferias
27
Coordinación Agenda
Agenda
28
Coordinación Agenda
Agenda
29
Difusión de la participación de
México en Ferias
30
Participación en Ferias
30.1
Ejecución de la Agenda
31
Participación en Ferias
32
Resguarda documentación
desarrollada
32.1
Compilación de la documentación
generada para la realización del
Programa Anual de Ferias
32.2
Identificación de carpetas por
Programa Anual de Ferias, para el
resguardo de la documentación.
32.3
Elaboración de la estructura de
contenido de cada carpeta.
32.4
Asignación de un lugar específico
para el resguardo de las carpetas
generadas.
32.5
Actualización de la relación de
carpetas bajo el resguardo de la
dirección, siendo esta actividad cíclica
para su manejo.
Reporte de
comisión
Documentación
generada
Contenido
8. Registros
No. de Control
Nombre
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Responsable de
Conservarlo
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Tiempo de
Conservación /
Disposición
3 años /Artículo 56 de
la LAASSP
3 años /Artículo 56 de
la LAASSP
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9. Anexos
Anexo No.
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