PMO ágil, Cambiando la forma de definir y ejecutar la estrategia

PMO ágil, Cambiando la forma de
definir y ejecutar la estrategia
Pablo Merlo-Flores
LeasePlan
Isabel García Calvo
Quint
Speaker Bio & Company Information
q  Nacido en Madrid y criado en Roma, Bruselas, Oxford, Amsterdam y
Buenos Aires, Pablo Merlo es Licenciado en Derecho, EMBA del IESE y
especialista en Econometría. Durante sus estudios trabajó para Mobix
Partners, la primera empresa en desarrollar un software para gestionar
una cartera de proyectos corporativos. Posteriormente ingresó como
consultor en la oficina de Madrid deThe Boston Consulting Group, fundó
junto a un socio de Accenture la consultora Project Management Partners,
fué Director de Organización y de Marketing de Human Group y Director
de Marketing del Grupo Vedior empresas en las que trabajó en la
definición e implantación de la estrategia del negocio. Actualmente trabaja
en el Departamento de Estrategia Innovación y Calidad de LeasePlan
como Manager de la Oficina de Proyectos siendo también responsable de
BPM (Business Process Management) y miembro del grupo de Innovación
de la empresa.
Pablo Merlo-Flores
q  LeasePlan es el líder mundial en renting de vehículos con una flota de
más de 1,5 millones en 30 países.
Curso de Verano 2016
2
Speaker Bio & Company Information
q  Nacida en Asturias, Isabel es Ingeniera industrial por la universidad de
Oviedo, máster en diseño industrial por la Universidad Antonio de Nebrija
y coach profesional por la ICF. Comenzó su carrera profesional en el
sector aeronáutico, trabajando en desarrollo de producto, innovación y
lean manufacturing para clientes como Airbus. Posteriormente comienza a
aplicar la filosofía lean y metodologías ágiles en el sector TIC, siendo parte
del programa internacional de transformación Lean de Atos. Actualmente
trabaja en Quint Wellington Redwood como consultora de transformación
digital y coach de metodologías lean y agile.
Isabel García Calvo
q  Quint Wellington Redwood (más conocida como Quint) es una firma
independiente especializada en servicios de consultoría. Desde su
fundación en 1992, su cartera se ha concentrado en proporcionar servicios
de consultoría y cursos de formación para el diseño y la optimización de
procesos, servicios y organizaciones íntimamente relacionados con las
tecnologías de la información (TI). Quint, no obstante, no presta servicios
de TI. Consideramos nuestra labor (y nuestro desafío) ayudar a nuestros
clientes a sacar el máximo partido de sus actuales y futuras TI. Prestamos
servicios de consultoría basándonos en los resultados obtenidos. Quint
gira en torno a la gente. Nuestro personal y nuestros clientes son nuestros
más grandes activos.
Curso de Verano 2016
3
El problema
de los proyectos
¿Por qué tiene
éxito o fracasa
un proyecto?
6
La solución ágil
Proyectos
Waterfall
Proyectos
Agile
9%
11%
29%
39%
60%
8
52%
Fuente: Standish Group 2015 Chaos Report
Exitoso
Condificultades
Fracaso
La diferencia que marca la diferencia
Waterfall
Agile
9
La PMO ágil
de Leaseplan
Cambiando la forma de definir y ejecutar la estrategia
¿Elefante o Pantera?
11
Panterofante
12
Rendimiento
Para ser un panterofante hay que …
0
Roles y Reglas
Roles y relaciones clave
CD
PMO
PMO
M
15
4W
ICT
1.Quién (Who)
2. Por qué (Why)
Yo
mi
solución
Yo
tu
problema
4W
4. Cuándo (When)
Lo quiero TODO
3. Qué (What)
16
E1
E2
E3
Proceso
¿Cómo lo hacen?
Iniciativa
Propuesta
Proyecto
Entregables
Objetivo
ProjectManager
Entregables
NadiaBrunet
FlotasM&L
NuevapáginawebcorporativadeLeasePlan(OLAF-15)
Optimizadaparanavegarconelmóvil,lanuevawebtieneundiseñomásmodernoyfuncional,
permiteencontrarlainformaciónmásrápidoyestápreparadaparaadaptarloscontenidossegún
elperfildeusuarioquelavisite.
Fidelización
Proyectocerrado15/04/2016
Ef iciencia
JoseManuel
Canalejas
Finanzas
Aprobacióndelarentabilidadatravésdebandejas(WebRentabilidadFaseVI)
Yaestánfuncionandolasbandejasdeaprobaciónporusuarioensustitucióndelemailpara
mejorarelcontrolylosplazosdeaprobacióndelassolicitudesdedescuentosdelasofertas.
Entregablespendientes:AjustesrentabilidadyCálculoautomáticodecuota.
JavierCollazos
Remarketing
Ef iciencia
Automatizacióndelserviciodetransporteprimario(SematyAutoflotas).
LosoperadoreslogísticosSematyAutoflotasyaestánrecibiendoaldardebajalosvehículos,una
solicitudautomáticaparatrasladarlosalacampapudiendoademásautofacturaresteservicioa
travésdeSiebel.Elprocesoesahoramásrápidoyeficiente.
Entregablespendientes:IntegrarSiebelparaLPOcasión,FacturacióneintegraciónconI2Iy
TramitaciónenSiebeldeIncidencias.
Riesgos
Manuel
Quiñonero
Operaciones
TrazabilidadrecambioEurotaller
AhoraesposibletenerlatrazabilidadderecambioenRedEUROTALLER,evitandoasícualquier
posibilidaddefraudeenlacompraeinstalacióndelrecambioacordado.
Proyectocerrado01/05/2016
ID
ClienteoDepartamento: Proceso:
Sistema:
Problema:
Identificalaspersonasafectadas.
Identificalosprocesosafectados.
Identificalossistemasafectados.
Describeelporquéorazóndelcambioysusimplicaciones.
Comoresponsablequierorequisitoparaobjetivo
ComercialLPFlotas-
ContratosEstándar
Solicitarcontratoyanexos
borradorestandar
Email
Elclientesolicitaunborradordelcontratoyenmuchasocasionesnose Herramientadeemisióndecontratos
loremitimoshastadespuésdelaaprobacióndelcréditodando
(borradores).
sensacióndeburocracia.ParahacerlotengoquesolicitaraGestiónde
ContratosvíaSiebely/omaillaúltimaversiónyaquenoestoyseguro
quedequePMD(ProductManualDatabase)(notodoslosconocemos)
contengalasúltimasversionesporloquenopuedoremitirelcontrato
traslallamada.
Comocomercialdeflotasquieropoderaccederde
Posibilidaddeimprimirloscontratosenborrador,sin
Legal
manerasencillaalaúltimaversiónactualizadadelos nigúntipodeclientenideaprobación(contratogenérico, GestióndeContratos
ContratosyAnexosestandar,parapoderadjuntarlosy marcadeaguasinvalidezlegal).
remitirlosdeformainmediataamisClientes
1.1.
Legal
Mantenimientodel
Word
versionadodeloscontratosy
anexosestandar
Tengoquecambiaromodificarelclausuladodelcontratoentodoslos Herramientamantenimientodeclausulado ComoreponsabledeLegalquieroquesepueda
Worflowdeaprobacióndemodificacionesypublicación
productos,tengoquemantenerlasversionesenunhistóricodeExcell, yversionesdeloscontratos.
actualizarelclausuladoyquelamismaseactualiceen
yreplicarlatareanveces.Conelriiesgodequepuedanestaren
todosloscontratosquecorresponda,ymantenerel
ciculaciónversionesincorrectasonoaprobadasporelComitede
versionadodeloscontratos
Dirección
Legal
GestióndeContratos
AinhoaPerez
NoeliaBonel
1.2
LeasePlanGo
Mantenimientocontratosy
AnexosLeasePlanGo
DealerGo
Elmantenimientoymaquetacióndeloscontratosescomplejoy
requieredefrecuentesiteracionesparallegaralproductofinal
1.3
LeasePlanGo
LeasePlanFlotas
Mantenimientocontratosy
AnexosFlexible
NOLS
1.4
Marketing
Maquetacióndeloscontratos Word
yanexos
Legal
GestióndeContratos
Marketing
Legal
GestióndeContratos
Marketing
Makerting
AinhoaPerez
NoeliaBonel
MariamGonzález(LPGO)
AinhoaPerez
NoeliaBonel
MarianGonzález(LPGO)
MariamGonzález(LPGO)
DavidHenche(Flotas;Flexible)
Comercialflotas
Firmadelcontratoyanexo
estandar
Email
2.1
GestióndeContratos
NumeracióndeContratos
EXCEL
2.2.
FirmadeContratos
Legal
2.3.
Gestióndecontratos
Bastanteodepoderes
2.4
GestióndeContratos
ContratosyAnexosen
diferentesidiomas
1
2
18
Siebel
Títulosolución:
Historia
IntegraciónDealerKofax
Detallesdelahistoria
ComoresponsabledeLegal/Marketingquiero
mantenerenKofaxloscontratosparafacilitarsu
mantenimiento.
Elmantenimientoymaquetacióndeloscontratosdeflexiblenoestá IntegracióncontratosFlexibleenKofax
ComoresponsabledeLegal/Marketingquiero
integradoenKofax.
mantenerenKofaxloscontratosdeFlexiblepara
facilitarsumantenimiento.
Cuandoserealiceunaltaomodficacióndeuncontrato,notenemos ModuloLookandfeeldecontratos
ComoresponsabledeMarketingquierouna
DardealtaunperfilparaFlotasyotroparaLPGo.
controlsobreelformatofinalquellegaalcliente
herramientaquemepermitaparametrizarycontrolar
laimagendeloscontratos,paraasegurarqueseajustan
alanormativacorporativa
Unavezaprobadoelcreditotengoqueesperaraquemeemitanel
Herramientadeemisióndecontratospara ComoComercialdeFlotasquieropoderimprimir
1.Datosdelosfirmantesdelclientedeberánincluirseen
contrato,aunsiendoelcontratoestandar,loquerestaagilidadanteel sufirma.
cualquiercontratoestandar,seleccionandoelcliente lapantalladedatosdelcliente.
cliente.
paracargarautomáticamentelosdatosnecesariosy
2.Debehaberlíneadecréditoabiertaparapoderemitirel
seleccionandoelmododeenvío.Paraagilizarel
contrato.
procesoynodependerdeuntercero(departamentode 3.Todosloscontratosdebenimprimirseconuna
contratos).
numeracióncorrelativa
4.Loscontratosdebenemitirseconfirmayviséspre
impresosdeLeasePlan.
Actualmentesegeneranlanumeracióndeloscontratosmanualmente, Herramientaquenumereautomáticamente ComoresponsabledeGestióndeContratosquieroque
llevandoregistroenunahojaexcel,noaportandodichotrabajovalore loscontratos
automáticamentesenumerenloscontratosemitidos
incurriendoenposiblesriesgos.
paraevitarriesgosytrabajomanual.
SenumeraloscontratosmanualmentellevandounregistroenExcell,
conelconsecuenteriesgodeposiblemanipulaciónyperdidadedatos.
Usuario/sexperto:
Nota ICT: los datos de
ñlos firmantes deben
incluirse en los
contratos.
AinhoaPerez
NoeliaBonel
JoseMiguelCarrasco
GonzaloBurriel
NoeliaBonel
GestióndeContratos
NoeliaBonel
ComoresponsabledeLegalquieroincluirunacláusula
paraaclararqueelcontratosolotendrávalideztrasel
correspondientebastanteodelospoderesdelos
firmantes.
Tenemosquebastantearlospoderesdelosfirmantesdosveces,una Nuevoprocesodebastanteo
antesdelaemisiónyotratraslafirmaloquesuponeunretrabajoyun
mayorplazoderespuestaalcliente.
ComoresponsabledeGestióndeContratosquiero
Comercial
recibirtodaladocumentaciónnecesariaparael
GestióndeClientes
bastanteodelospoderesdelosfirtmantesenunsolo
Legal
pasotraslafirmadelcontratoparavalidarloyabrirla
GestióndeContratos
aprobación.
ComoresponsabledeGestióndeContratosquieroque Actualmentedisponemosdecontratostraducidosaotros GestióndeContratos
laherramientamepermitaelegirelidiomadelcontrato idiomas.
segúnrequerimientodelcliente
GAD SINIESTROS CONTROL DE PERFILES SIEBEL
Project Manager:
JoseMiguelCarrasco
GonzaloBurriel
NoeliaBonel
Alemitirelcontratoconlafirmapreimpresa,existeriesgodequesino Nuevacláusuladepoderes
valenlospoderes,laredacciónactualdeloscontratosdeaentender
quelaspartessereconocenlospoderessuficientesparacontratar.
Elclientesolicitaelcontratoenotroidioma(normalmenteeninglés),y Herramientaquepermitalaelecciónde
tenemosquesolicitarlatraducción,queremosquelasplantillasse
idiomaparalaemisióndelaplantilla
puedanemitirendiferentesidiomasyalahoradeimprimirqueremos
quesepuedaelegirentrelosdistintosidiomas.
Responsablefuncional:
Personasydepartamentosquedefinen Personaresponsabledevalidarlosrequerimientos.
problemaysolución.
EvaGarcíaTorrijos
Fecha Inicio: jul-15
Fecha Fin: dic-15
Descripción:
ControldeperfilesenSiebelparagarantizarlapolíticade4ojosrevisandoperfilesdelosusuarios.
Requisitos para cierre:
ImplantaciónenSiebeldelcontroldeperfiles.
Formaciónalosusuarios.
¿Sehacerradoelproyecto?
SI
NO
Comentarios:
JoseMiguelCarrasco
GonzaloBurriel
AinhoaPerez
NoeliaBonel
NoeliaBonel
FinalizadalafaseI(ImplantacióndeSiebel).LapartedeAriesyaestáaprobadalainiciativapararealizarla
propuestaydefinirelalcance.
Cambio
Por qué cambiar
Negac
ión
Rendimiento
Negación
0
Resistencia
Exploración
Compromiso
Cómo cambiar
Negac
ión
Rendimiento
Negación
0
Resistencia
Exploración
Compromiso
5
Reconocer
los méritos
1
Observar, escuchar
& conectar
4
2
Entender las
razones para
el cambio
3
Eliminar confusión y
gestionar la expectativa
Acompañar y
resolver objeciones
Curva de adopción
MAYORÍA
TEMPRANA
INNOVADORES
ADOPCIÓN
TEMPRANA
MAYORÍA
TARDÍA
ADOPCIÓN
RETRASADA
Un ejemplo: el tío bailón
https://www.youtube.com/watch?v=fW8amMCVAJQ
LINK
23
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2
4
24
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5
Cultura
26
¡¡ Muchas gracias !!
Pablo Merlo-Flores
pablomerlo@leaseplan.es
Pablo Merlo-Flores
Isabel García Calvo
i.garcia@quintgroup.com
isabelgcalvo
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Isabel García Calvo
Curso de Verano 2016
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