Custodia de documentos - intranet

Custodia de
documentos
¿Preocupado con la gestión de tus documentos?
¡Lyreco te da la solución!
Servicio proporcionado por
Custodia de documentos
Cumple la normativa de conservación de documentos y ahorra
espacio con el nuevo servicio de Custodia de Documentos
Sólo tienes que solicitar el pack de Custodia de Documentos, guardar la documentación en las cajas y
precintarlas. Las recogemos a domicilio y las llevamos a un centro de alta seguridad de Iron Mountain donde
permanecerán custodiadas.
Cuando necesites acceder los documentos, sólo tendrás que enviar un correo a consultacaja@lyreco.com,
solicitar las cajas y te las llevaremos a domicilio. Cuando la documentación llegue al final de su vida útil la
pondremos a tu disposición o la destruiremos proporcionándote un certificado de destrucción confidencial.
¿Por qué es importante conservar de forma correcta los
documentos de la empresa?
Optimización de espacio
• Externalizando la custodia de documentos podrás optimizar el uso de tus instalaciones dedicando el espacio
para la actividad principal del negocio.
Ahorro de costes
• Te permite reducir costes ocultos ya que tus recursos se podrán centrar en la actividad para la que han sido
contratados, así como reducir los costes de alquiler de instalaciones al externalizar toda la documentación
pasiva.
Cumplimiento de la normativa legal
• Debes tener en cuenta que por normativa legal existen plazos máximos y mínimos de conservación de
documentos, así como procedimientos específicos para su custodia y destrucción.
¿Por qué Lyreco?
• Rápido y sencillo, listo para empezar a utilizar.
• Trabajamos con Iron Mountain, líder del sector en gestión de información con más de 50 años de
experiencia.
• Los centros de custodia de Iron Mountain han sido diseñados para la gestión y custodia de documentos
con las medidas de seguridad más avanzadas del mercado.
• Precio competitivo y sin sorpresas ya que todos los servicios están incluidos: custodia, transporte y
devolución o destrucción certificada.
¿Qué puedo guardar en la caja?
Puedes guardar todo tipo de documentos.
Nuestra recomendación es que lo hagas en cajas de archivo definitivo como los que se muestran en la foto para
que la documentación esté lo más protegida posible.
Contratos de proveedores, facturas, albaranes, expedientes académicos, certificados, bajas médicas, exámenes,
escrituras de la empresa, tickets de compras, notas de gastos, historias clínicas, impuestos, nóminas y salarios,
contratos de empleados, despidos, jubilaciones, pólizas de seguros, registros de compras, formularios de datos
de clientes, etc.
¿Qué incluye el pack?
• 3 cajas de custodia de documentos con sus etiquetas de identificación.
• Precintos de seguridad numerados para garantizar que la caja no ha sido abierta en ningún momento
y cumplir con la normativa de protección de datos.
• Manual de instrucciones y buenas prácticas para la realización del inventario de la documentación.
• Custodia de las tres cajas durante un periodo de tiempo variable en función del trimestre de contratación
del servicio.
• 3 consultas y devoluciones por pack durante el año de contratación. Las consultas siempre incluyen precintos de
seguridad nuevos para que puedas cerrar la caja.
• Destrucción o devolución pasado el periodo de custodia acordado.
La destrucción incluye únicamente la destrucción de papel, cartón y elementos metálicos de fijación como grapas,
clips y afines. Si la caja contiene otros materiales se realizará una cotización.
El coste durante el año siguiente a la contratación del servicio y sucesivos será por caja de custodia, incluyendo la
custodia de la misma y una consulta con sus precintos durante un año natural. El coste de destrucción o devolución
queda incluido al comprar el pack.
Custodia de
documentos
¿cómo funciona?
1
2
COMPRAS EL PACK
SIGUIENDO EL
PROCEDIMIENTO
HABITUAL
3
4
El cliente guarda la
RECIBES EL PACK
documentación en
las cajas
GUARDAS LA DOCUMENTACIÓN EN LAS CAJAS
SIGUIENDO LAS RECOMENDACIONES QUE APARECEN EN
LA GUIA DE BIENVENIDA AL SERVICIO
6
Iron Mountain recoge
LYRECO
A RECOGER
el pack
enPASA
Alovera
y
CAJAS
lo LAS
lleva
al centro de
custodia
SOLICITAS LA
RECOGIDA DE LAS
CAJAS
7
A partir de este momento las cajas permanecen en el centro de
custodia de Iron Mountain. Si necesitas consultar la documentación o
destruirla sólo tienes que enviar un correo a consultacaja@lyreco.com
Este servicio requiere la firma de un contrato que te entregará tu comercial.
Para cualquier consulta o aclaración
llámanos al 902 100 016
GUÍA PLAZOS LEGALES DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Datos de candidatos no seleccionados
Impuestos de aduanas
Registros de transferencias a otros países de la UE
Traslado de residuos industriales peligrosos
Libro de registro de residuos
Contratos de trabajo
Jubilaciones anticipadas
Datos de trabajadores temporales
Planes sociales
Visados y permisos de trabajo de los empleados
Registros de tiempos de trabajo y descansos
3 AÑOS
4 AÑOS
Registros médicos
Planos de plantas
Informes sobre accidentes medioambientales
Derechos de propiedad intelectual e inustrial
5 AÑOS
Libros y documentos contables
Registros de adquisiciones
Registros y documentos relacionados con subvenciones
Informes de auditoría
Permisos y licencias
Pólizas de seguros
Archivo y registros relacionados con la propiedad de bienes inmuebles
Facturas
Impuestos
Contratos y acuerdos
Información de empleados
Contratos y acuerdos
Acuerdos de confidencialidad y no competencia
Documentos jurídicos relativos a la prestación de servicios
6 AÑOS
10 AÑOS
15 AÑOS
Referencia extraída de la Guía de Conservación de Documentos de Iron Mountain sobre los periodos de
conservación de documentos en España que resultan de aplicación y están en vigor a 31/12/2013. No es un listado
completo ni exhaustivo y los requisitos de retención de documentos pueden variar. No debes adoptar decisiones o
actuar sin el consejo previo de un asesor legal cualificado. Iron Mountain y Lyreco no se harán responsables de los
posibles daños derivados del uso de la información contenida en este gráfico.
Para descargarte la Guía de Conservación de Documentos visita www.lyreco.es