valorar cada momento

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Código
de Conducta
Empresarial
ÍNDICE
Carta del Director General
Declaración de Integridad
El Código de Conducta Empresarial
Ética en el trabajo
Protección y uso de bienes, y preparación de informes
Creación, conservación y destrucción de documentos
Prevención contra el uso lucrativo de información confidencial
Divulgación de información
Ética al llevar a cabo actividades comerciales
Discriminación y acoso sexual
Relaciones con clientes y proveedores
Defensa de la competencia
Contratación por parte del gobierno
Comercio internacional
Seguridad, salud y medioambiente
Contrato de franquicia y relaciones con franquiciados
Ética fuera del trabajo
Conflicto de intereses
Participación en asuntos gubernamentales y políticos
Contribuciones
Violaciones
Deber de informar
Respuestas a informes e investigaciones
Medidas disciplinarias
Supervisión y auditoría; Enmiendas
Obtención detallada de las declaraciones y las normas de la política
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Para las personas que marcan la diferencia
en Dollar Thrifty Automotive Group, Inc.:
Las marcas Dollar Rent A Car y Thrifty Car Rental cuentan con
una gran trayectoria en la industria de alquiler de automóviles
que comenzó a mediados del siglo XX. A estas exitosas marcas
y a esta Compañía les espera un futuro aún mayor que se
extenderá a este siglo XXI. Lleva tiempo construir la reputación
de una Compañía. Somos afortunados de que DTG cuente con
una sólida reputación gracias a sus prácticas empresariales
justas y a su conducta ética. Cada uno de nosotros tiene la
responsabilidad de preservar esa reputación y de hacerla aún
más sólida.
Se le proporciona este Código de Conducta Empresarial a
modo de referencia rápida para guiarle al interactuar con sus
compañeros de trabajo, clientes y proveedores. También existen
más políticas de cumplimiento corporativas detalladas que
puede consultar en DTG Online. En líneas generales, lo que
deseamos es que comprenda cómo llevar a cabo las actividades
comerciales de la Compañía con ética e integridad. Por lo tanto,
lea este Código de Conducta Empresarial y consulte con su
supervisor, con el Director Jurídico o con cualquier ejecutivo
de cumplimiento si tiene alguna pregunta sobre el significado de
este Código o sobre lo que debería hacer. Comprender nuestras
obligaciones y trabajar en forma conjunta significará que la
reputación de la Compañía, caracterizada por los estándares de
ética, honestidad y justicia, prosperará en los años venideros.
Atentamente.
Scott L. Thompson
Presidente y Director Ejecutivo
1
DECLARACIÓN DE INTEGRIDAD
I
I
I
I
Respetar las leyes y los reglamentos que rigen nuestra conducta empresarial
en todo el mundo.
Ser honestos, justos y confiables respecto de todas las actividades y las
relaciones de nuestra Compañía.
Evitar todo tipo de conflicto de intereses en el ámbito laboral y personal.
Fomentar un entorno donde la igualdad de oportunidades se extienda a cada
miembro que integra la diversa comunidad de la Compañía.
I
Esforzarse por crear un lugar de trabajo seguro y proteger el medioambiente.
I
Promover una cultura donde cada empleado sea reconocido y valorado.
Asimismo, guiarnos y sostener nuestro compromiso ético son elementos que
forman parte de un conjunto de políticas de la Compañía sobre asuntos clave
en materia de integridad. Todos los empleados deben cumplir no solo con
la letra de estas políticas, sino también con su espíritu.
En lo sucesivo, cuando se mencionan en el presente documento a DTG y a sus subsidiarias, a veces, se
las denomina en forma individual o conjunta la “Compañía”.
EL CÓDIGO DE CONDUCTA EMPRESARIAL
A fin de fomentar una conducta social corporativa responsable y adecuada,
Dollar Thrifty Automotive Group, Inc. (DTG), junto con sus subsidiarias, ha
establecido un Código de Conducta Empresarial, que consta de normas
y procedimientos diseñados para promover una conducta empresarial
apropiada y minimizar la probabilidad de que se violen las leyes o de que
se produzcan conductas delictivas. Los empleados, junto con los ejecutivos
y los directores, según se establezca expresamente, deben apoyar y seguir
estas normas y estos procedimientos en cada uno de los asuntos de la
Compañía que lleguen a su conocimiento.
Este Código de Conducta Empresarial resume las normas importantes
y prácticas de la conducta empresarial en relación con las situaciones
que los empleados y/o ejecutivos y directores podrían enfrentar en el
desempeño de sus funciones. Hay más declaraciones y normas detalladas
sobre las políticas que cubren los temas referidos en este Código
disponibles a través del Departamento de Recursos Humanos, de cualquier
ejecutivo de cumplimento o en DTG Online. También existen políticas
individuales emitidas oportunamente, incluidas las que figuran en el Manual
para Empleados de la Compañía, que se aplican a la Compañía y a sus
empleados. Los empleados tienen la responsabilidad de conocer todas
las políticas y normas de la Compañía.
A fin de enfatizar nuestro compromiso en relación con la conducta
empresarial apropiada y el correcto cumplimiento con las leyes y los
reglamentos aplicables, la Compañía ha establecido un Comité de
Cumplimiento Corporativo para vigilar los esfuerzos de cumplimiento de la
Compañía. El Comité de Cumplimiento Corporativo está integrado por el
Director Jurídico, el Director Financiero, el Vicepresidente de Operaciones
Corporativas, el Vicepresidente de Recursos Humanos, el Vicepresidente de
Aseguramiento de Controles y un Abogado Corporativo. Los miembros del
Comité son los ejecutivos de cumplimiento de la Compañía. El Comité de
Cumplimiento Corporativo también supervisa el cumplimiento y corrige
cualquier deficiencia de los programas de cumplimiento. El Comité
responde al Comité de Auditoría de la Junta de Directores de DTG.
Cualquier pregunta en relación con el Comité de Cumplimiento Corporativo
debe dirigirse al Director Jurídico de DTG.
3
ÉTICA EN EL TRABAJO
La Compañía ha confiado en sus empleados numerosos bienes, que
pueden incluir efectivo, vehículos, información de propiedad exclusiva o
confidencial y otros bienes económicos. Los empleados deben mantener
la confidencialidad de la información que la Compañía o sus clientes les
confían, salvo cuando se autorice la divulgación o cuando esta sea
ordenada por ley. La Compañía espera que sus empleados operen de
acuerdo con los más altos estándares de ética y conducta posibles al llevar
los registros, informar los resultados y proteger los bienes de la Compañía.
Además, los empleados tienen el deber hacia la Compañía de actuar
siempre en el mejor interés de esta.
Protección y uso de bienes, y preparación de informes
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Los empleados deben cumplir con los programas de seguridad a fin de
proteger la propiedad física y otros bienes contra el uso o la sustracción
no autorizados, así como contra las pérdidas que resulten de los actos
delictivos o del abuso de confianza. La Compañía ha establecido las
siguientes pautas:
I
I
I
I
Deben seguirse las normas y los procedimientos de control de
contabilidad establecidos por la Compañía, a fin de asegurar
la protección y el uso adecuado de los bienes, y la exactitud y la
confiabilidad de los registros y de los informes financieros.
Los estados financieros publicados por la Compañía deben presentar
razonablemente sus resultados operativos y su posición financiera. La
contabilidad, la documentación o la presentación de informes financieros
inadecuados o fraudulentos constituyen actos que violan la política de
la Compañía, y es posible que también sean actos que violen las leyes
aplicables. Todos los registros internos que respalden estas declaraciones
deben prepararse de manera precisa, completa y adecuada.
Los empleados, ejecutivos y directores no deben apropiarse para su uso
personal ni poner a disposición de terceros los bienes de la Compañía
(incluida la información) para provecho personal o para fines ajenos a los
de la Compañía.
Los datos de la Compañía transmitidos y/o almacenados en forma
electrónica son bienes que exigen una protección exclusiva. Nunca
deben compartirse ni comprometerse las identificaciones y las
contraseñas de los usuarios.
I
I
I
I
I
I
Los empleados que presenten informes de gastos de viaje y de
representación son responsables de la adecuación y la sensatez de las
erogaciones, y también tienen la responsabilidad de procurar que dichos
informes sean presentados rápidamente y con exactitud, y de que los
recibos y las explicaciones respalden adecuadamente los gastos
informados. Los gastos de viajes y de representación deben ser
coherentes con las pautas de la Compañía para llevar a cabo las
actividades comerciales.
Uno de los bienes más valiosos de la Compañía es la información. La
información confidencial, de propiedad exclusiva o interna debe protegerse
atentamente y no debe divulgarse a terceros ajenos a la Compañía ni
discutirse en áreas públicas (p. ej., aviones y elevadores, etc.).
Al recopilar datos sobre nuestra competencia, los empleados solo deben
utilizar recursos lícitos y no deben tomar medidas que sean ilícitas,
contrarias a la ética ni que puedan ser motivo de vergüenza para
la Compañía.
Los empleados no deben ejercer actos de piratería ni reproducir ninguna
aplicación de software respecto de la cual la Compañía sea la propietaria
o haya adquirido una licencia.
Los empleados deben respetar y apoyar las reglas de la Compañía para
proteger las computadoras y resguardar la red.
Todos los aspectos de la red, de los mensajes de correo electrónico
y de los sistemas de correo de voz de la Compañía pertenecen a la
Compañía, y los empleados no deben esperar que estos se operen
con privacidad.
Creación, conservación y destrucción de documentos
Como parte del programa de cumplimiento de la Compañía, esta ha
establecido políticas de creación, conservación y destrucción de
documentos y mensajes de correo electrónico para sus empleados
de acuerdo con los requisitos gubernamentales y las necesidades
empresariales. La política asegura el cumplimiento de las leyes federales
y estatales, proporciona evidencia del cumplimiento para las futuras
investigaciones o litigios, evita la destrucción ilícita o contraria a la ética
de registros, minimiza el gasto de almacenamiento y proporciona protección
a los documentos privilegiados y de propiedad exclusiva.
5
ÉTICA EN EL TRABAJO
La Compañía espera que sus empleados se desempeñen conforme a los
estándares más altos posibles de ética y conducta en lo que respecta al
mantenimiento de registros, los informes de resultados y la protección de
los bienes de la Compañía.
Prevención contra el uso lucrativo de información confidencial
En el curso normal de las actividades, los empleados, los ejecutivos y los
directores pueden tener acceso a información fundamental de carácter
privado. Esta información incluye cualquier información que un inversor
razonable consideraría importante a la hora de decidir si comprar, vender
o conservar valores. Los empleados, los ejecutivos y los directores no
deben comercializar valores de DTG ni incitar a otras personas a que lo
hagan, en función de dicha información, antes de que esta se ponga a
disposición de los inversores. Comercializar valores antes de que esta
información haya adquirido carácter público se considera “uso lucrativo de
información confidencial” y está penado por ley. Si existieran dudas
respecto de si la información es fundamental o si se ha divulgado al
público, los empleados, los ejecutivos y los directores no deben
comercializar los valores de DTG hasta consultarlo con el Asesor Jurídico o
el Director Financiero de DTG. Se aplican normas más estrictas a
determinados ejecutivos y directores, y a otros empleados de la gerencia
determinados, y estos deben consultar la política detallada sobre uso
lucrativo de información confidencial.
Divulgación de información
DTG asume el compromiso de proporcionar, en forma oportuna, información
oportuna, coherente y verosímil de acuerdo con los requisitos legales y
reglamentarios, a fin de permitir la comercialización organizada de sus
valores en los mercados. El objetivo que DTG procura alcanzar con esta
política es generar expectativas realistas de los inversores y mantenerlas
efectuando todas las divulgaciones requeridas en forma amplia y siendo
realista respecto de las perspectivas de desempeño futuro de la Compañía.
El Director General, el Director Financiero y las personas que estos
designen para el área de Relaciones con los Inversores y Comunicaciones
Corporativas se designan como voceros principales de DTG. Ninguna otra
persona está autorizada a hablar en representación de DTG, a menos que
se lo solicite específicamente un vocero autorizado.
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ÉTICA AL LLEVAR A CABO ACTIVIDADES COMERCIALES
La Compañía ha asumido el compromiso de llevar a cabo actividades
comerciales de forma tal que se protejan la seguridad y la salud de los
empleados y del medioambiente y, a la vez, de respetar las normas legales
y éticas que regulan los negocios con los clientes, los proveedores, la
competencia y los empleados. Cuando los empleados, los ejecutivos y
los directores llevan a cabo actividades comerciales con los clientes, los
proveedores, la competencia de la Compañía y otros empleados, lo hacen
en términos justos y no deben aprovecharse injustamente de ninguna
persona mediante la manipulación, la ocultación, el abuso de la información
privilegiada, la tergiversación de los hechos fundamentales, ni mediante
ninguna otra práctica de negocios injusta.
Discriminación y acoso sexual
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La Compañía tiene el objetivo de ofrecer oportunidades laborales
igualitarias, independientemente de la raza, el color, el sexo, el origen,
la edad, la religión, la incapacidad, la condición de veterano, la orientación
sexual, el estado civil u otras características contempladas dentro de esta
protección. La oportunidad laboral igualitaria se aplica a todos los aspectos
del empleo, desde la contratación hasta la extinción, incluidos los ascensos,
la experiencia laboral, la capacitación y el pago.
Se alienta a los empleados a ayudarse entre sí manifestándose cuando la
conducta de un compañero de trabajo les haga sentir incómodos tanto a
ellos mismos como a otras personas. Los empleados son responsables de
informar, de inmediato, los casos de acoso o discriminación cuando estos
se producen. No se tomarán represalias contra ningún empleado por
informar, de buena fe, una acusación de acoso o discriminación.
Relaciones con clientes y proveedores
En el curso normal de las actividades con los clientes de la Compañía
(incluidas las franquicias) y los proveedores de la Compañía, con
frecuencia, surgen preguntas respecto de las cortesías empresariales, tales
como los regalos, los favores y los gastos de representación, e incentivos
empresariales, como las comisiones, los reembolsos, los descuentos, los
créditos y las asignaciones. Con respecto a las relaciones con los clientes y
los proveedores, todos los empleados deben respetar las siguientes pautas:
I
No deben asistir a comidas empresariales como invitados del mismo
cliente o proveedor más de una vez por mes.
I
I
I
I
I
I
I
I
Pueden asistir, como máximo, dos veces por año, a eventos deportivos,
espectáculos u otros eventos de entretenimiento como invitados del
mismo cliente o proveedor.
Se recomienda firmemente no utilizar a los proveedores de la Compañía
para proporcionar bienes o prestar servicios de naturaleza personal,
incluso cuando el empleado pague por ello.
Se recomienda evitar los viajes y el hospedaje nocturno pagados por un
cliente o proveedor, incluidas las cortesías o los descuentos de la industria
de viajes, pero pueden permitirse con la aprobación previa por escrito del
Comité de Cumplimiento Corporativo.
Se prohíbe recibir asistencia financiera personal de cualquier índole
por parte de un cliente o proveedor, excepto cuando se trate de una
institución financiera en el curso normal de sus actividades.
Podrán aceptarse materiales promocionales o regalos de valor simbólico
(según lo determine el Comité de Cumplimiento Corporativo) si se realizan
en forma voluntaria y si no existe ninguna probabilidad razonable de que
influyan, o de que parezca que influyan, en el criterio o las acciones de
un empleado en representación de la Compañía. Cuando sea descortés
no aceptar un regalo de mayor valor, el regalo debe entregarse, de
inmediato, al Comité de Cumplimiento Corporativo. Por lo general, la
Compañía dona estos regalos a instituciones de beneficencia.
Los pagos de incentivos empresariales como las comisiones, los
reembolsos, los descuentos, los créditos y las asignaciones deben ser
razonables en términos de valor, estar justificados en función de la
competencia, estar debidamente documentados y deben efectuarse a la
entidad comercial con quien se celebró el acuerdo original de ventas o
a quien se emitió la factura.
Los incentivos empresariales no deben realizarse a favor de los
empleados individuales ni de los agentes de la entidad o de una entidad
comercial relacionada.
Si un empleado obtiene bienes o servicios para la Compañía, se debe
proporcionar una contraprestación justa a todos los posibles proveedores.
9
I
I
Las decisiones en materia de compras deben fundarse en la evaluación
objetiva de la confiabilidad y la integridad del proveedor, y deben
mantenerse ajenas a cualquier conflicto, real o aparente, de intereses,
y en el valor competitivo del producto o servicio.
La Compañía y sus empleados se esforzarán por proteger la privacidad
de los clientes y de los proveedores de la Compañía en relación con
cualquier negocio llevado a cabo en forma electrónica.
Defensa de la competencia
El objetivo de las leyes de defensa de la competencia de los EE. UU. es
preservar la competencia justa y abierta y una economía de libre mercado,
las cuales constituyen metas que cuentan con el pleno respaldo de
la Compañía.
10
Los empleados no deben celebrar, directa ni indirectamente, ningún
acuerdo formal o informal con la competencia que fije precios, distribuya
o asigne negocios o mercados, elimine la competencia o restrinja, de
cualquier otro modo, el comercio de forma irrazonable.
No debe existir ningún tipo de comunicación de los empleados con
la competencia respecto de la fijación de precios, la comercialización, la
capacidad, los costos, los clientes o cuestiones relativas a la competencia
de cualquier naturaleza. Si una conversación que sea, de cualquier otro
modo, legal deriva en temas posiblemente ilegales, un empleado debe
avisar a los otros que la conversación puede ser ilegal, debe retirarse de
la conversación y ponerse en contacto de inmediato con un ejecutivo
de cumplimiento.
Contratación por parte del gobierno
En la licitación, la negociación y el cumplimiento de los contratos
con el gobierno, la Compañía cumple estrictamente con las leyes y las
reglamentaciones que regulan la adquisición de bienes y servicios por parte
del gobierno de carácter tanto nacional como internacional. La Compañía
competirá en forma justa y ética en tales oportunidades de negocios.
Ningún empleado deberá tratar de obtener, de ninguna fuente, información
gubernamental privada en materia de compras ni clasificada en términos
de seguridad, ni información respecto de ofertas o propuestas de la
competencia en circunstancias donde haya motivos para creer que
la divulgación de dicha información no está autorizada o es inadecuada.
Los departamentos y las agencias gubernamentales federales, estatales,
locales e internacionales tienen reglamentaciones en cuanto a la
aceptación, por parte de sus empleados, de entretenimiento, comidas y
regalos de las firmas y las personas con quienes los departamentos y las
agencias llevan a cabo negocios o respecto de quienes tienen facultades
reglamentarias. Los empleados deben respetar las reglamentaciones de
todas las oficinas, departamentos y agencias gubernamentales, en relación
con proporcionar u ofrecer a cualquier empleado del gobierno algún
entretenimiento, comida o regalo, independientemente del valor.
Familiarizarse con dichas reglamentaciones es responsabilidad del
empleado. Ofrecer entretenimiento a los familiares de los empleados
del gobierno está sujeto a las mismas normas de conducta.
Comercio internacional
Existen diversas áreas respecto de las cuales los actos que se llevan a
cabo en una parte del mundo pueden dar lugar a un juicio en virtud de las
leyes de otro país. Entre las más importantes, se incluyen:
11
Antiboicot: Un boicot tiene lugar cuando una persona o un grupo de
personas se niegan a realizar negocios con otras personas o países
determinados. Por ley, los empleados no pueden cooperar, de ninguna
forma, con boicots internacionales que el gobierno de los Estados Unidos
no sancione. Cualquier solicitud de información o acción que parezca estar
relacionada con este tema o con algún boicot ilegal debe remitirse a
cualquier ejecutivo de cumplimiento.
Leyes de control de exportaciones: La Compañía debe cumplir con
todas las leyes aplicables de control de exportaciones nacionales y
multinacionales. Los empleados que desconozcan la situación legal de
comercialización de algún país deben comunicarse con alguno de los
ejecutivos de cumplimiento.
Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act,
FCPA): La FCPA se sancionó en los Estados Unidos con el objeto de prohibir
los pagos fuera de los Estados Unidos que efectúan las compañías de los
Estados Unidos, o que se efectúan en su nombre, para sobornar a los
funcionarios gubernamentales extranjeros con el fin de obtener negocios.
Determinados pagos de menor importancia a los funcionarios
gubernamentales extranjeros, efectuados para acelerar o asegurar la
realización de “acciones de rutina gubernamentales” pueden no violar las
leyes de los Estados Unidos. Esta ley es muy compleja, y cada situación
puede requerir un procedimiento distinto. Por ello, debe obtenerse la
aprobación por escrito de alguno de los ejecutivos de cumplimiento antes
de realizar o autorizar cualquier pago de este tipo.
ÉTICA AL LLEVAR A CABO ACTIVIDADES COMERCIALES
La Compañía ha asumido el compromiso de llevar a cabo actividades
comerciales de forma tal que se protejan la seguridad y la salud de los
empleados y del medioambiente, y a la vez, se respeten las normas legales
y éticas que regulan los negocios con los clientes, los proveedores, la
competencia y los empleados.
Seguridad, salud y medioambiente
La Compañía tiene la política de llevar a cabo sus operaciones y actividades
comerciales de manera tal que se protejan el medioambiente, y la
seguridad y la salud de los empleados, clientes, comunidades y contratistas
de la Compañía. Además de cumplir con las leyes aplicables, la Compañía
cuenta con determinadas políticas que deben cumplirse:
I
I
I
I
I
I
I
Las instalaciones de la Compañía deben diseñarse, construirse y
administrarse de manera tal que se garantice el funcionamiento seguro
y armonioso dentro de la comunidad.
Salvo que la ley lo permita, las armas de fuego y demás armas están
prohibidas en las instalaciones de la Compañía, incluidos la playa de
estacionamiento y cualquier otro lugar donde se encuentren los empleados
mientras cumplan con su deber, pero estén fuera del lugar de trabajo.
Los empleados deben presentarse a trabajar sin estar bajo los efectos de
cualquier tipo de sustancias que puedan impedirles realizar su trabajo de
manera segura y eficaz. La Compañía prohíbe la posesión, venta,
compra, entrega, uso o transferencia de sustancias ilícitas en las
instalaciones de la Compañía o mientras se realizan actividades para
la Compañía.
Los empleados deben llevar a cabo las operaciones de la Compañía de
acuerdo con las leyes y las reglamentaciones gubernamentales que
prohíben la contaminación o el derroche de aire, agua y otros recursos
naturales. Los empleados a cargo de la operación de las instalaciones
de la Compañía deben conocer dichas leyes y reglamentos, y obtener la
autorización necesaria.
Los empleados deben respetar las reglas y las prácticas en materia
de seguridad y salud que se aplican a sus tareas. También deben tomar
las precauciones necesarias para protegerse a sí mismos y a sus
compañeros de trabajo, lo que incluye informar inmediatamente los
accidentes, las lesiones, y las prácticas o las condiciones inseguras.
Según sea necesario, la Compañía utilizará los recursos adecuados
para capacitar a los empleados a fin de reforzar el compromiso de la
Compañía con el desempeño en materia de seguridad, salud y
medioambiente.
Se recomienda enfáticamente no utilizar teléfonos celulares ni
buscapersonas mientras se opera un vehículo.
13
Contrato de franquicia y relaciones con franquiciados
La Compañía exige a todos los empleados que tengan contacto con
posibles y actuales franquiciados que comprendan cómo las leyes en
materia de franquicias afectan los programas de ventas de franquicias de
la Compañía y los negocios que esta realiza con los franquiciados, y que
cumplan con dichas leyes. El cumplimiento de dichas leyes es importante,
dado que las violaciones intencionales de las leyes estatales y federales en
materia de franquicia están sujetas a sanciones penales y multas civiles, y
originan reclamaciones por daños por parte de posibles franquiciados.
ÉTICA FUERA DEL TRABAJO
14
No es intención de la Compañía inmiscuirse en las vidas privadas
de los empleados más allá de los aspectos que sean necesarios a fin de
garantizar que la Compañía estará por encima de toda posible crítica. Esta
sección describe esas normas éticas. A los fines de este Código, “familiar”
incluye al cónyuge, al concubino, a los hijos, hermanos, padres, abuelos,
nietos y familia política del empleado, cualquier otra persona que viva en
la casa del empleado y cualquier entidad comercial controlada directa o
indirectamente por uno de ellos. Estas relaciones incluyen los parientes que
surgan de la familia política y de la adopción.
Conflictos de intereses
Los empleados deben evitar tener intereses personales que entren en
conflicto con los intereses de la Compañía, o que parezcan hacerlo, o que
influyan en el criterio o en las acciones de un empleado al realizar sus
tareas en calidad de empleado, o que parezcan hacerlo. Todos los
empleados deben actuar en el mejor interés de la Compañía y dejar de
lado sus beneficios personales.
A continuación, figuran algunas pautas para evitar conflictos reales o posibles:
I
I
I
No realice ni mantenga ninguna inversión con ninguno de los
proveedores, clientes o competencia de la Compañía, a menos que
se haya cumplido con los requisitos de la Política 3-1.
No otorgue regalos, salvo regalos de valor simbólico, préstamos o tratos
preferenciales a clientes o proveedores, ni los acepte de dichas personas,
ni permita que los familiares los otorguen ni acepten.
La Compañía no realizará préstamos ni garantizará las obligaciones de
los ejecutivos, directores o empleados.
I
I
I
I
I
I
Un empleado debe obtener una autorización escrita del Comité de
Cumplimiento Corporativo antes de realizar operaciones comerciales en
nombre de la Compañía con alguna compañía o persona con quien el
empleado o familiar tenga un interés económico o que pueda beneficiarse
de las acciones del empleado.
Un empleado debe notificar por escrito al Comité de Cumplimiento
Corporativo si el empleado o un familiar es titular o controla bienes que
la Compañía compra o alquila.
Ya sea en beneficio del empleado o de la Compañía, un empleado o
familiar no debe recibir de ningún cliente, proveedor u otra persona ni
otorgarles a estos ningún pago en dinero, bienes ni servicios en
concepto de soborno, coima o comisión secreta.
Un empleado no debe aceptar en forma personal ningún trabajo externo
de un cliente, proveedor o competencia ni realizar ningún tipo de trabajo
externo que pudiera o pareciera afectar negativamente el desempeño
o el criterio del empleado respecto del trabajo. No utilice el horario,
las instalaciones ni los materiales de la Compañía para realizar
trabajo externo.
No se desempeñe como director, asesor ni consultor de ninguna
compañía cuyas actividades comerciales puedan competir o entrar en
conflicto con las actividades comerciales de la Compañía.
No actúe en carácter de agente, corredor ni intermediario de otro tipo
para beneficio de un tercero en transacciones en las que la Compañía
o sus intereses estén involucrados.
Cada empleado debe informar al Comité de Cumplimiento Corporativo por
escrito, en forma inmediata y completa acerca de la existencia de cualquier
relación que pueda considerarse un conflicto de intereses.
Participación en asuntos gubernamentales y políticos
Están permitidas las actividades de lobby ejercidas en interés de la
Compañía; sin embargo, están sumamente reguladas por ley. Los
empleados que mantienen una comunicación con funcionarios y empleados
gubernamentales respecto de cuestiones que afectan a la Compañía
deben comunicarse con alguno de los ejecutivos de cumplimiento a fin de
asegurar que dichas actividades cumplan plenamente con la ley y que
los esfuerzos de lobby de la Compañía estén coordinados.
15
Los empleados no deben realizar ninguna contribución de fondos, bienes ni
servicios de la Compañía a ningún partido político ni a ningún candidato a
cambio de algún cargo en el gobierno. En el caso de que la ley permita las
contribuciones por parte de la Compañía a candidatos políticos, campañas
o causas, se debe obtener una aprobación previa por escrito de algún
ejecutivo de cumplimiento antes de realizar alguna contribución, ya sea en
dinero o en especie.
No se debe ejercer ningún tipo de presión, ya sea en forma directa
o indirecta, sobre los empleados a fin de que estos realicen alguna
contribución política o participen en el apoyo de un partido político o
candidatura política de alguna persona.
La Compañía respeta el derecho de sus empleados de participar, en su
tiempo libre, en el proceso político y de involucrarse en las actividades
16
políticas que deseen. Sin embargo, al participar en actividades cívicas
y políticas personales, deben dejar en claro en todo momento que sus
opiniones y acciones son propias y no de la Compañía. Los empleados no
deben utilizar ningún bien de la Compañía para apoyar sus elecciones en
materia de partidos, causas ni candidatos políticos.
Contribuciones
No se pueden realizar contribuciones de fondos, bienes ni servicios de la
Compañía a ninguna organización ni comité de beneficencia o comunitarios
sin la aprobación previa por escrito del Comité de Contribuciones de DTG.
La Compañía alienta a sus empleados a realizar contribuciones y a
participar en eventos de beneficencia o comunitarios que la Compañía
patrocine. La Compañía también alienta a sus empleados a participar, en
su tiempo libre, en los eventos de beneficencia o comunitarios que deseen.
Sin embargo, al participar en dichos eventos, deben dejar en claro en todo
momento que sus opiniones y acciones son propias y no de la Compañía.
Los empleados no deben utilizar los recursos de la Compañía (incluidos los
suministros) para apoyar las causas de beneficencia o comunitarias sin el
consentimiento previo por escrito del Comité de Contribuciones.
VIOLACIONES
La Compañía ejercerá de manera sistemática sus normas de cumplimiento a través
de medidas disciplinarias adecuadas, entre las que se incluyen sancionar a las
personas que no detecten ni informen las violaciones de este Código o la conducta
delictiva. La medida disciplinaria se determinará según el caso.
Deber de informar
Los empleados tienen el deber de informar a sus supervisores o a cualquier
ejecutivo de cumplimiento las violaciones de este Código, así como cualquier
conducta delictiva ejercida por otras personas en la Compañía. La falta de
presentación de dicha información constituye una violación de este Código y
del programa de cumplimiento de la Compañía. La información presentada
debe incluir los fundamentos fácticos de las acusaciones, con indicación de
las personas, los documentos, los eventos y las reuniones.
Las supuestas violaciones de las leyes, incluida la conducta delictiva, y de
este Código no deben, necesariamente, comunicarse en un informe por
escrito. Existen diversas maneras de informar las posibles violaciones:
I
I
I
I
I
I
Analizar la inquietud con un supervisor.
Comunicarse directamente con un gerente de Relaciones con Empleados
del Departamento de Recursos Humanos o llamar a Recursos Humanos,
al número de teléfono gratuito 1-888-697-3673.
Llamar al número gratuito de la Línea de Ayuda al 1-877-269-8597.
La llamada puede ser anónima.
Enviar un informe a través del sitio web de la Línea de Ayuda por Internet,
dtghotline.ethicspoint.com. Este método también puede ser anónimo.
Enviar un mensaje de correo electrónico al Departamento de
Cumplimiento de la Compañía, escribiendo a complianceline@dtag.com.
Notificar a alguno de los ejecutivos de cumplimiento.
Un tercero independiente atiende el número gratuito de la Línea de Ayuda y
administra el sitio web de la Línea de Ayuda por Internet.
Todos los informes, escritos u orales, pueden ser anónimos y se tratarán
de manera confidencial. Toda persona en la Compañía que inicie o aliente
acciones de represalia contra una persona que, de buena fe, informe las
violaciones de la ley o de este Código que lleguen a su conocimiento o de
las que sospeche estará cometiendo una violación grave de este Código y
una posible violación de la ley.
17
ÉTICA FUERA DEL TRABAJO
Los empleados deben evitar tener intereses personales que entren en conflicto
con los intereses de la Compañía, o que parezcan hacerlo, o que influyan en el
criterio o en las acciones de un empleado al realizar sus tareas en calidad de
empleado o que parezcan hacerlo.
Respuestas a informes e investigaciones
Una vez que se haya informado una violación, el Comité de Cumplimiento
Corporativo deberá efectuar las diligencias y llevar a cabo las investigaciones
que estime adecuadas. Se espera que los empleados cooperen con cualquier
investigación que la Compañía lleve a cabo.
Medidas disciplinarias
La medida disciplinaria adecuada se determinará según el caso. Las
acciones que ameritan medidas disciplinarias incluyen violaciones de la ley,
como la conducta delictiva o las reglamentaciones que regulan el lugar
de trabajo y violaciones de este Código o de la política de la Compañía,
así como no detectar ni informar una violación que se conozca o que
se sospeche.
SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA; EXENCIÓN; ENMIENDAS
El Comité de Cumplimiento Corporativo tiene a su cargo la supervisión y la
auditoría del programa de cumplimiento de la Compañía. La Compañía
puede permitir exenciones del Código respecto de empleados (incluidos los
ejecutivos) y directores, siempre y cuando dichas exenciones se realicen e
informen de acuerdo con la ley aplicable y las normas de cotización de la
NYSE. La Compañía se reserva el derecho de enmendar, complementar e
interpretar el Código y sus políticas.
ESTE CÓDIGO DE CONDUCTA EMPRESARIAL SOLO TIENE POR OBJETO
CONSTITUIR UN RESUMEN DE LAS NORMAS DE CONDUCTA EMPRESARIAL
DE LA COMPAÑÍA Y NO DEBE CONSIDERARSE UNA DESCRIPCIÓN
COMPLETA DE LAS POLÍTICAS DE LA COMPAÑÍA EN RELACIÓN CON
DICHOS ASUNTOS.
OBTENCIÓN DETALLADA DE LAS DECLARACIONES Y LAS NORMAS DE
LA POLÍTICA
La Compañía cuenta con un manual de política corporativa que contiene en
forma detallada las declaraciones y las normas de la política respecto de la
mayoría de los temas mencionados en este Código, así como otros temas
no incluidos en el presente documento. Cada una de estas políticas está
disponible en el sitio de la Intranet de la Compañía, en DTG Online. Todos
los directores, ejecutivos y empleados también pueden solicitar copias de
estas políticas.
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