NATURALEZA DE LA AUDITORÍA

NATURALEZA DE LA AUDITORÍA
Autor: Iván Puerres
Correo: ipuerres@puj.edu.co
1.1 Generalidades.
1.2 Concepto elemental de auditoria
1.3 Campo de trabajo de la auditoria
1.4 Clasificación
1.4.1 Interna
1.4.2 Externa
1.4.3 Administrativa
1.4.4 Operacional
1.4.5 Financiera
1.4.6 Operativa
1.4.7 Social
1.4.8 De sistemas contables procesados por computador
1.4.9 Revisoría fiscal
1.5 Bases que sustentan las diferentes clases de auditoria
1.6 Sujetos y funciones a evaluar en cada clase.
1.7 Metodología de la auditoria
1.8 Necesidad de buscar un método general que pueda aplicarse a las diferentes
clases de auditoria.
1.9 Los postulados de la auditoria.
1.10 Los conceptos.
1.11 Algunos conceptos relacionados con la persona del auditor
Cuestionarios y casos.
OBJETIVO
Presentar al estudiante los conceptos fundamentales de la Auditoria como punto
de referencia para la posterior comprensión y análisis de los temas expuestos.
1.1.
GENERALIDADES.
Era costumbre tradicional la de enfocar a la auditoria como una subdivisión de la
contabilidad, pero ello no es así. La auditoria si tiene en cuenta a la contabilidad
como parte de su campo de trabajo pero no es parte de ella. A pesar de que
existía una intima relación entre ellas, sus naturalezas son diferentes aunque
tengan el mismo objeto de trabajo. Uno de los trabajos de la contabilidad es
reducir gran volumen de datos (transacciones financieras) a informes manejables,
entendibles, comunicables. La auditoria no trabaja así a pesar de que también
puede conocer de las transacciones financieras.
Su papel no es medirlas o
informarlas, sino investigar, evaluar y revisar lo que se midió con la contabilidad,
determinar la eficiencia de las operaciones que se ejecutaron en la empresa,
analizar que tan efectiva es la administración en el logro de los objetivos
propuestos, y verificar si los controles establecidos no interfirieron en el normal
desenvolvimiento de las actividades de la organización.
La auditoria es eminente, investigativa, analítica, critica y creativa en todo lo
referente a los aspectos contables, administrativos, operacionales, económico y
sociales de la s entidades económicas. Tiene su fuente principal en la lógica de la
que se sustentan, en las matemáticas y estadísticas, en la comunicación, en la
ética y en la teoría del conocimiento.
Debe formular conceptos únicos que
correspondan a su forma peculiar de ser, a su propia naturaleza, a su de actuación
independiente.
Los autores Mautz y Sharaf en “ La filosofía de la auditoria” dicen:
“La Auditoria trata con ideas abstractas, y tiene sus cimientos en los más
básicos tipos del saber;
tiene una estructura racional de postulados,
conceptos y técnicas; entendida adecuadamente, es un riguroso estudio
intelectual digno de ser calificado como "disciplina" en el sentido corriente
de ese termino. Por ello la Auditoria demanda un gran esfuerzo intelectual.
Es a través de este esfuerzo que la teoría subyacente podría ser
descubierta, desarrollada, comprendida y utilizada en beneficio de la
profesión”
1.2.
CONCEPTO ELEMENTAL DE AUDITORIA.
En forma general la Auditoria(∗) ha sido entendida como el "examen hecho por una
persona o firma de Auditores” para proporcionar información sobre el
desenvolvimiento y situación de la empresa a otra u otras personas o entidades
(∗)
Auditoria. “Españolización de “Auditing”, termino usado en el pasado para describir el trabajo de
investigación contable que permitía emitir una opinión sobre estados financieros.
oficiales. Su propósito final será el de detectar fallas y hacer las recomendaciones
que se juzguen adecuadas a las circunstancias.
1. Tradicionalmente el examen se limitaba a la revisión de registros y estados
financieros, pero hoy se aplica a casi todas las operaciones y actividades
de la empresa tales como el sistema contable, el sistema presupuestal a
estimaciones de eficiencia en la administración y productividad en la
empresa, a las relaciones costo / beneficio en la evaluación del medio
social y a los complejos sistemas de procedimientos electrónicos de datos.
Es decir que él termino auditoria se puede relacionar con el control y
aplicarlo en forma amplia para hacer alusión a diferentes situaciones: Para
expresar el examen de registros financieros, los cuales a ser amparados
por el dictamen que emite el auditor independiente, puede servir de base
asocios, a accionistas, gobierno y publico en general para saber la situación
de una entidad económica y en basa a ello tomar decisiones mas
acertadas.
2. Para determinar la eficiencia con que se están desarrollando las
operaciones de la empresa con el fin de detectar y proponer
recomendaciones.
3. Para evaluar los objetivos y políticas de la administración y su habilidad
para aplicar el proceso administrativo.
4. Para evaluar los planes de desarrollo a nivel macroeconómico.
5. Para determinar la confiabilidad de los contables e informes obtenidos a
través del procedimiento electrónico de datos. Y el sujeto que la efectúa
desempeña una función social, al proporcionar con su información
seguridad a las personas que la necesitan para que puedan actuar en
forma más eficiente ante los diversos problemas que le plantea el diario
transcurrir de las actividades de la empresa.
Una palabra es clave en nuestro comentario esto es él termino “Examen”.
¿Qué significa en la realidad la palabra y en que sentido se toma? Será acaso una
prueba hecha al gerente de la firma?. A sus empleados? O una revisión a las
operaciones de la firma?. O algunos de sus departamentos?.
En fin serian múltiples los interrogantes que se podrían plantear en relación a
dicho termino. No obstante, y para evitar divagaciones se extracta el significado
de un diccionario corriente en el cual se expresa:
“Examen:
investigación; prueba a que se somete un candidato.
“Libre examen”, derecho de no creer sino lo que puede comprobar
nuestra razón.
Afines: estudiar, escrutar, indagar, reconocer, profundizar, aclarar,
comprobar, informarse, investigar, analizar, comparar, criticar,
discutir.”
Es posible que nuestro apreciado gerente no se someta personalmente con papel
y lápiz en mano a la prueba. Los empleados?. Tampoco por consiguiente el
enfoque que se dará es otro; el de investigación.
Si, una investigación hecha para dar información sobre el desenvolvimiento de una
entidad o persona jurídica llamada empresa.
Pero esa investigación se podrá hacer a diferentes departamentos, o secciones
y/o funciones, a mercado, a personal de cuyas actividades conforman ese
complejo ente llamado organización (a nivel microeconómico o macroeconómico).
Si bien es cierto que antiguamente auditar significaba “escuchar” y posteriormente
“examinar unos registros” también hoy se deberá aceptar que su concepto es muy
amplio ya que implica un proceso de investigación y evaluación con el objeto de
determinar las causas y los efectos que producen diversidad de factores, tanto
externos como internos que inciden ya en la administración, ya en las operaciones
productivas, y que reflejan en la situación financiera de la entidad.
Con los
resultados obtenidos se puede informar y proponer soluciones correctivas cuando
fuere necesario.
El proceso por consiguiente es sencillo:
1. Se investiga para determinar la influencia de ciertos factores que inciden en
la organización ya como un todo o por áreas.
2. Se analizan y evalúan los resultados obtenidos.
3. Se informa y se dan recomendaciones.
Investigar, revisar, analizar,
evaluar, informar, comunicar y
recomendar son las acciones
principales que debe tener en
cuenta todo profesional al
trabajar en cualquier campo
De
lo
anteriormente
concluir que el auditor
de auditoria.
expuesto se puede
moderno
no
solo
revisa unos estados financieros sino que sirve de asesor de gerencia y “presta
servicios” en diferencia áreas o funciones dentro de la organización.
1.3.
CAMPO DE TRABAJO DE LA AUDITORIA.
Una breve reflexión sobre las modernas empresas de la década actual y su
comparación frente a las que prevalecían en los años cincuenta (50) o antes
permite concluir que su avance ha sido sorprendente.
Se han dado grandes
avances no solo en su aspecto técnico sino en la eficiencia de la producción y en
su aspecto administrativo. Los complejos problemas económicos latentes en
cualquier empresa obligan cada día a pensar en nuevas estrategias o a
seleccionar tácticas diferentes para seguir operando en el mercado. Por ello se ha
visto la necesidad de exámenes periódicos sistemáticos que permitan analizar a la
empresa en forma amplia ya sea longitudinalmente, tanto en sus aspectos interno
como externos y función por función; o profundamente en algunos de sus
aspectos, ya sea operacionales, administrativos o financieros.
Bajo esta concepción la auditoria hecha a una empresa no solo cubre el aspecto
financiero sino funciones tan diversas cuantas actividades u operaciones se
realicen en la entidad económica, cada función tan profundamente como lo
requiera el usuario y/o sus propias necesidades.
En la grafica N. 1 se indican las diferentes áreas y actividades del examen en
auditoria a nivel microeconómico. y se destacan:
1. Internamente.
Los objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, técnicas, métodos, etc,
bajo los cuales las empresas tratan de llevar a cabo su propósito.
La
administración
en
cuanto
a
organización,
gerencia,
autoridad,
responsabilidades asignadas, políticas especiales, sujeta a evaluación
como determinante de la eficiencia de las operaciones que espera
recomendaciones y en quien recae la responsabilidad de la implementación
de estas.
El área operacional en toda su amplitud en lo referente a compras,
producción, mercadeo, etc. Como las cuales se nota que la empresa es un
ente dinámico y sujeto en diferentes expectativas.
Grafico No. 1
El área de finanzas a donde confluye toda la información económica y
estadística que se genera en la empresa. Tiene en sus selecciones de
contabilidad general y de costos, presupuestos, tesorería, estadística, y en
su centro de documentación a los principales auxiliares en donde se
pueden verificar, analizar y evidenciar gran parte de las actividades que se
desarrollan en la empresa.
El área de recursos humanos desempeña trascendental importancia por a
su cargo están las demás funciones y es la encargada del proceso o
retroceso de la organización.
El proceso de selección, vinculación,
desarrollo, promoción, etc. Deben ser cuidadosamente examinados con el
objeto de alcanzar no solo los objetivos de la entidad si no los objetivos
humanos. La auditoria de personal como campo específico de la auditoria
operacional desempeña un papel importante en la administración de las
organizaciones modernas.
Grafico Nro. 1
AUDITORIA Y
REVISORIA
Proceso de
investigación
evaluación y
revisión
Objetivos, políticas estrategias de
procedimientos, técnicas, métodos.
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Consejo de administración,
gerencia,
políticas,
autoridad, organización.
Operaciones
Compras,
producción,
almacenaje, ventas
Finanzas
Contabilidad
general,
presupuesto, tesorería
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Administración
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Recursos físicos, planta equipos,
materiales.
Recursos humanos personal (dueños y
empleados) puestos de trabajo, seguros.
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Competencia.
Precios.
Medios de comunicación y servicios
generales.
Aspectos jurídicos.
El medio ambiente en general.
Clientes.
Residentes en el vecindario.
Publico en general.
2. Externamente.
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Deben considerarse todos aquellos aspectos que inciden en
alguna forma la situación de la empresa tal como competencia, precios,
medios de comunicación, servicios generales, aspectos jurídicos, el medio
ambiente, clientes, residentes en el vecindario y publico en general.
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En este campo ha tenido importancia trascendental, en los últimos años la
auditoria social.
Saliéndose del marco microeconómico privado se puede encontrar
perfectamente definidas las entidades estatales y la nación como ente
empresaria que también requieren de un examen cuidadoso tanto de los
objetivos como de la administración, operaciones, aspecto financiero, con
el cual se trataría de evaluar y controlar el aprovechamiento eficiente de
sus recursos.
Las entidades estatales en Colombia están sujetas a control y vigilancia de
las controladoras las cuales recurren normalmente a “controles específicos”
y procedimientos derivados de la auditoria general y la nación podrá ser
sujeto de investigación, revisión y evaluación bajo el contexto de una
auditoria económica, social y operativa.
1.4.
CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA.
Diferentes autores consideran que existen solo dos clases de auditoria esto es la
interna y la externa; los demás las consideran enfoques. Pero, a medida que se
van desarrollando las organizaciones publicas y privadas y se complica su manejo,
se hacen indispensables nuevas herramientas de investigación, evaluación y
control que permitan detectar fallas presentes y futuras y sobre la base de las
recomendaciones que se emitan, implementar los correctivos que sean necesarios
para lograr una mayor eficiencia de los recursos.
Esto plantea la necesidad de profundizar cada vez mas en la filosofía, en los
métodos, técnicas y procedimientos, normas, etc. De diferentes clases de auditoria
con el objeto de lograr no solo el avance en su campo del conocimiento si no
brindar una mayor satisfacción de los servicios profesionales que se podrían
prestar al usarlo.
Esta clasificación no solo es importante puesto que si se llega a una división
adecuada, a precisar sus ramas, serán muchos los avances teóricos que se
podrán dar en cada una de ellas. Como se sabe la mayoría de los autores se han
limitado a describir el fruto de sus experiencias en una codificación exhaustiva de
los pasos (métodos, técnicas, procedimiento, papeles de trabajo, etc.) que deben
seguirse para hacer una auditoria lo cual definitivamente no es teoría sino “una
practica” carente de un cuerpo teórico en el que dicha practica pueda sustentarse
eficientemente.
Precioso es recordar que la auditoria tuvo sus orígenes en forma similar “a la ley,
a la costumbre, con formas y procedimientos prescritos” aunque su aplicación
practica parece no necesitar de ellos ni de su teoría. Ese deseo de algunos
contadores profesionales de utilizar lo indispensable para desarrollar su trabajo
sin mirar al mundo que les circunda llevo a un autor anónimo a escribir:
“Han encontrado poco éxito los intentos para persuadir a la profesión
de la Contaduría Publica para que contemple sus responsabilidades
desde un ángulo más amplio, en los últimos veinte o veinticinco años
hay poca o ninguna evidencia que muestre que el contador
profesional, como contador profesional haya producido una sola idea
de valor para la industria o para el Estado.
El contador se ha limitado meramente a marcar y suponer y confiar en
Dios "(1)
En el grafico No.2 se plantean las siguientes clases:
1.4.1. AUDITORIA INTERNA.
Si es desarrollada por personas que dependen de la empresa, quienes revisan
aspectos que interesan a la administración de la misma.
El Auditor Interno se encargara de ver que las políticas y los procedimientos
establecidos por la empresa se apliquen de manera consistente en todas las
divisiones o departamentos de la misma.
1.4.2. AUDITORIA EXTERNA O INDEPENDIENTE.
Efectuada por profesionales que no dependen del negocio ni económicamente ni
laboralmente y a quienes se reconoce un juicio imparcial merecedor de la
confianza de terceros. El objeto de su trabajo es la emisión de un dictamen el cual
puede basarse, o en un examen del aspecto contable de la empresa de o en el
aspecto contable y operativo de la misma.
1.4.3. AUDITORIA ADMINISTRATIVA.
Examen critico de la estructura orgánica de la empresa, de sus métodos de
operación y del empleo que de a sus recursos humanos y materiales. Su objetivo
será el describir deficiencias o irregularidades en alguna de sus partes, analizarlas
a dar posibles soluciones ayudando así a la dirección a lograr una administración
más eficiente.(2) Se observa en la definición que incluye la evaluación de
procedimientos operativos.
1.4.4. AUDITORIA OPERATIONAL.
El Comité Nacional de investigaciones Contables en Normas de Auditoria y
revisoría Fiscal define a la Auditoria Operacional como el “examen de las Áreas de
(1)
(2)
Mautz Sharaf. Filosofía de la auditoria. Pagina 3.
Leonard, William. Auditoria Administrativa. Paginas 45-46.
operación de una entidad económica para establecer si se tiene los controles
adecuados para operar con eficiencia, con el fin de lograr la 'disminución de costos
e incrementar la productividad”
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Según el sector de la
empresa al que se e
practique el examen
Operacional
Operativa
Financiera
Administrativa
Según la relación de
la empresa con el
medio y el hombre
Social
Según la relación del
contador publico con
la empresa
Interna
Externa
Según el sector en el
cual se practique la
actividad
Oficial
Privada
Según la forma de
procesar
la
información contable
A un sistema
manual y a un
sistema
GRAFICO Nro. 2
1.4.5. AUDITORIA FINANCIERA.
Examen de las operaciones y cifras de una entidad económica efectuado por un
profesional en contaduría Pública, Administrador de Empresas, Economista bajo
ciertos requisitos y procedimientos que se denominan normas de Auditoria, con el
fin de expresar un dictamen e informe profesional.
Si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera
y al resultado de las operaciones de la entidad examinada.
Si los estados financieros fueron elaborados de conformidad con Principios
de contabilidad Generalmente Aceptados, aplicados uniformemente.
La actividad profesional la desarrolla el
Contador publico, Administrador de
Empresa, Economista independiente ya sea en su calidad de Auditor externo o
interno, o como revisor fiscal.(3)
Seria necesario aclarar
auditoria
en este concepto, que procedimientos y normas de
según diferentes tratadistas, no son términos homogéneos.
Los
procedimientos se refieren a actos que deben ejecutarse y las normas se
relacionan con los requisitos mínimos que deben seguirse en la ejecución de esos
actos y las metas que pueden lograrse usando adecuadamente los procedimientos
de Auditoria.
1.4.6. AUDITORIA OPERATIVA.
Se presenta cuando el Auditor profesional conjuntamente con el examen de
estados financieros revisa las áreas de operación de la empresa, emite un
dictamen y hace recomendaciones sobre la manera de operar mayor eficiencia y
eficacia para obtener mejores beneficios.
Al respecto el boletín No. 1 de la Comisión de Auditoria Operacional del IMCP.
Expresa:
“Por Auditoria Operativa debe entenderse el servicio adicional que
presta el Contador Publico en carácter de Auditor Externo cuando
coordinadamente con el examen de los estados financieros
examina ciertos aspectos administrativos con el propósito de lograr
incrementar la eficiencia y la eficacia operativa de su cliente, a
través
de
proponer
las
recomendaciones
que
considere
adecuadas”
De lo anterior se deduce que cuando el auditor sea contratado para efectuar un
servicio de auditoria operacional, no coordinado con el de estados financieros,
este servicio no será de auditoria operativa aunque en ambos casos se tenga el
propósito de hacer recomendaciones que incrementen la eficiencia en las
operaciones de la empresa.
1.4.7. AUDITORIA SOCIAL.
Se relaciona con el proceso de investigación y evaluación de la responsabilidad
social de la organización para con grupos de personas que tienen relación con ella
esto es, los clientes, empleados, dueños, proveedores y comunidad en general en
(3)
Simposio de Revisoría Fiscal. Conferencias.
lo relacionada a salud, educación y bienestar en general. Su enfoque puede darse
en términos de evaluar:
a.
La actuación social de la organización para desarrollar
indicadores sobré calidad de vida.
b.
Las interrelaciones de la organización con los cinco (5)
sectores mencionados.
c.
La responsabilidad o Irresponsabilidad de la organización
por los requerimientos sociales.
1.4.8. AUDITORIA DE SISTEMAS.
Puede enfocarse hacía la evaluación del departamento y/o del área de sistemas,
sus proyectos y aplicaciones y emitir un informe sobre los controles, las formas de
operar y en general sobre el tratamiento dado a toda la información que se
procesa electrónicamente.
1.4.9. REVISORÍA FISCAL
Puede entenderse como la función de control institucional que tiene corno
objetivos básicos:
a. Digitar los actos de la administración.
b. Velar por la preservación del patrimonio de los accionistas.
c. Colaborar con las entidades gubernamentales en el suministro
de información relacionada con la empresa.
d. Emitir un dictamen sobre la razonabilidad de la información
financiera.
e. Establecer controles y hacer recomendaciones en los casos
que lo juzgue conveniente.
Con el propósito de dar una idea general sobre los aspectos más importantes que
cubre el control y dentro de él la Auditoria, se presenta el cuadro “Auditoria
herramienta de evaluación y control de las organizaciones” (elaborado a partir de
otro similar de la
“Deloitte Haskins y Sells”) como punto de referencia en el
estudio de los diferentes enfoques que hoy se hacen de la Auditoria.
1.5.
BASES QUE SUSTENTAN LAS DIFERENTES CLASES DE AUDITORIA.
Código de ética
Examen
Normas técnicas
procedimientos
Decreto 2160
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estados
financieros
Cod. De comercio
otras disposic.
Ley 145
de
Revisoría fiscal
Auditor
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interna
Postulados,
objetivos,
opiniones, interpretaciones
y principios de contabilidad
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Auditoria
externa
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(financier
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Responsabilidad
social,
normas
estatales,
derechos del ser humano,
etc...
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Evaluación del costo
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beneficio-Auditoria
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funciones,
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procedimientos
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Procedimientos
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administr
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ativa
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GRAFICO Nro. 3
1.6.
SUJETO Y FUNCIONES A EVALUAR EN CADA CLASE DE AUDITORIA.
Grupo
de
profesionales
especializados
en
Auditoria
económica
Evaluación
de
planes
desarrollo
y
entes
macroeconómicos (ante) y
emitir informé sobre la gestión
de dichos entes (post)
Evaluación de la responsabilidad social de
Especializado
la empresa para con los dueños, clientes,
en
empleados
y
la
comunidad
en
lo
relacionado con salubridad, educación,
programas sociales
bienestar, habitación, etc..
Auditoria
Administrador
contador
o
público
especializado
en
Auditoria
Auditoria
Auditoria
financiera
Profesional
Firmas
d ingenieros y técnicos
en sistemas en colaboración
capacitado para ello
publico
deContador
otros profesionales
y de
contadores
como
públicos
auditor
especializados en P.E.D.
independiente.
Operacional
Administrativa
Auditoria
REVISORÍA
Social
de
FISCAL
sistemas
Evaluación
del
aspecto
estructural y metodológico de la
empresa: Gerencia, Compras,
Producción, Ventas, almacenes,
sistemas mecánicos y en
general todas las áreas donde
se
aplique
el
proceso
administrativo.
Evaluación
de
las
áreas
operacionales
de
las
empresas
Examen de las cifras y
esto es: el
sistemas
de sistemas
compras,
Evaluar
área de
operaciones
teniendo
en y
ventas,
producción,
personal
sus
proyectos
y
sus
cuenta
unas
normas
para
finanzas
en
su
aspecto
aplicaciones
procedimental.
expresar un dictamen
Grafico No. 4
1.7.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA.
El método es definido como aquella forma de obrar de acuerdo a unos parámetros
establecidos con el fin de obtener un conocimiento.
El término en auditoria, abarca conceptos que se complementan:
1. “Como actitud”.
2. “Como procedimientos metodológicos”.(4)
La metodología de cualquier campo del conocimiento se perfecciona a medida
que se avanza en la investigación y se trata de alcanzar su máximo desarrollo.
Puede existir un método universal pero que se particulariza cuando se enfrenta al
tipo de problema que el investigador desea dilucidar, y esta en función de la
naturaleza de los datos examinados y de la experiencia personal de aquel.
Aquí se trata de analizar el método científico que es universal y particulariza un
poco con el fin de utilizarlo en auditoria. Aunque se reconoce que el método de
esta es particular, que nació, creció y sigue en proceso de evolución a medida que
se amplía el campo de acción del auditor, se requiere emparentarlo con el método
científico, puesto que tanto el uno como el otro van a satisfacer unas necesidades
particulares de cada “investigador” (El investigador y el auditor).
Y cuando trata de abordarse el problema del método en auditoria porque se habla
de actitud?. Se entiende como tal aquella posición que debe tomar y los modales
que debe observar el profesional al desarrollar su trabajo. Esta regida por algunos
aspectos de espacio y de fundamentación personal.
a. De espacio por que el auditor debe enfrentarse fundamentalmente al área
de la empresa que debe investigar (“a la materia sobre la que se ha
solicitado, dictamen o informe”).
b. De fundamentación personal por que el auditor:
Debe ser imparcial (independiente) al expresar sus juicios.
Basar sus juicios y apreciaciones sobre aquella evidencia que pueda
obtener de manera razonable.
Considerar hasta donde le esta permitido informar en un caso
determinado.
Ser responsable por el informe no solo a nivel profesional sino a nivel
individual.
(4)
Mautz Sharaf, “La Filosofía De La Auditoria”. Pagina 21.
El auditor que desee realizar un buen trabajo profesional debe tener especial
interés en la evidencia. Una vez que se haya obtenido esta la estudia, a analiza y
la evalúa antes llegar a emitir un juicio.
Pero esto tiene sus limitaciones; el auditor debe emitir el juicio en un tiempo
determinado y a un costo razonable. En esto se diferencia del investigador puro,
ya que este pude proseguir hasta obtener una evidencia casi absoluta. El auditor
en algunos casos tiene que aceptar las situaciones detectadas auque no lo
convenzan plenamente.
Entonces,
nuestro
principal
objetivo
es
comparar
los
procedimientos
metodológicos seguidos por la auditoria frente a los de la investigación en las
ciencias.
En “lógica”, Leonel Ruby(5)
menciona ocho (8) etapas que puede seguir el
investigador que se esquematiza en la grafica No. 5.
Grafica No. 5
2. Formulación del
problema
3. Observación de
hechos pertinentes
al problema
1. Consideración de
la información
preliminar que sigue
al problema
4. Uso de los
conocimientos
anteriores
METODO CIENTIFICO
8. Conclusiones: Se
confirma o no las
hipótesis
5. Formulación de
las hipótesis
7. Prueba de la
hipótesis
(5)
6. Deducción de las
implicaciones de las
hipótesis.
Citado por Mautz y Sharaf, “La Filosofía de la Auditoria”. Pagina 28.
Y frente a estos pasos, que podría plantearse como metodológico para la
investigación de los problemas de carácter financiero, administrativo, operacional
o de otra índole de la empresa que en muchos casos tratan de detectarse en
auditoria?
Haciendo la salvedad de que la auditoria se enfrenta a los problemas de tipo social
(de valores) y a los de las ciencias naturales (conocimientos, hechos, etc.) y que
por tanto deberían usar dos (2) métodos diferentes, a continuación también se
esquematizan ocho 8) pasos que Mautz y Sharaf sugirieron como metodología de
una investigación en auditoria(6)
2. Observación de
los hechos
relacionales con el
problema
3. Subdivisión del
problema total en
problemas
individuales
1. Reconocimiento
de los problemas
que comprende.
4. Determinación de la
evidencia relacionada
con cada problema
EL METODO DE AUDITORIA
8. Formulación del
juicio:
5. Selección de
técnicas de auditoria
aplicables y desarrollo
de procedimientos
apropiados
a. En forma
individual.
b. Totalmente
7. Evaluación de la evidencia:
a.
Respecto a la pertinencia y
6. Ejecución de
pruebas para obtener
evidencia.
validez.
b.
Respecto
si
son
o
no
adecuados para la formación
del juicio
Grafica No. 6
Se pueden establecer aspectos que permiten notar o semejanzas o diferencias
entra el método de las características y el de la auditoria.
(6)
Op Cit. Pagina 32.
a. Sujeto:
El investigador nace y se hace; al auditor lo hacen.
El investigador busca estímulos, satisfacciones, personales y atrae hacia sí
datos originales, el auditor recibe estímulos y /o motivaciones económicas
por la investigación, revisión y opinión que da sobre determinada área o
función de la organización, no obstante ello no implica que en ocasiones se
encuentre entre datos, hechos o casos muy especiales.
b. Objetivos:
El investigador busca la verdad por si misma, el auditor busca una verdad
útil con la cual trata de satisfacer las necesidades de los usuarios. El auditor
se propone dar una opinión o un informe sobre unos estados financieros en
general, sobre una parte de ellos, sobre la correcta aplicación del proceso
administrativo por la gerencia, sobre las operaciones, o sobre aspectos
sociales de la empresa.
El investigador trata de explicar algo desconocido, algo que va a generar un
conocimiento o revisar una teoría propuesta, o a confirmar unas hipótesis
que entraran en la corriente del conocimiento universal.
c. Técnicas:
El auditor recurre a datos o experiencias pasadas: estudia y evalúa el
control interno, aplica técnicas (observación, medición, comunicación,
cálculos, generalizaciones, etc.) y procedimientos propios de su campo de
trabajo, recurre a la gerencia para la discusión de casos especiales,
consulta papeles de trabajo (si los hay) y procura obtener información que
ayude a enfocar el problema en forma general.
El investigador recurre a lo que puede sacar de sus deducciones lógicas o
de su experiencia, aplica métodos, técnicas de investigación, analiza
variables, etc. Por lo tanto, existe intima relación entre las técnicas del
investigador y las técnicas del auditor y podría aplicarlas indistintamente
aunque con diferente grado de intensidad.
d. Comportamiento del auditor frente al problema:
La empresa es un completo mundo que conlleva múltiples problemas.
El auditor trata de detectar esos problemas ya sea en el campo
administrativo, financiero, económico o social. Luego divide esos problemas
en partes más pequeñas las cuales están íntimamente relacionadas con el
todo.
Por ejemplo, en el campo de la auditoria financiera se sabe que los estados
financieros están conformados por un gran numero de problemas
individuales que el auditor de probar. Si son problemas individuales pueden
conformar un conjunto e hipótesis ante los cuales adopta una posición
determinada.
En caso será la de definir si están razonablemente presentados los datos,
obviamente analizando si hay un buen control interno y si se considera que
la gerencia maneja adecuadamente la empresa como un todo.
Una vez que los supuestos (hipótesis) sean definidos, el Auditor trata de
probarlos para lo cual aplica técnicas y procedimientos acordes con las
circunstancias.
Ella quiere decir que si efectivamente el auditor encuentra que los
procedimientos aplicados no satisfacen, debe recurrir a otros más rigurosos
llegando también a evaluarlos para formular su programa mínimo.
Lógicamente que en ocasiones no queda completamente satisfecho por
falta de evidencia en cuyo caso sé vera obligado a no opinar a hacerlo con
salvedades, o a dar una opinión negativa.
Por consiguiente el auditor trata de detectar los problemas, luego los divide
en partes mas Pequeñas y cobre ellos hace sus propios supuestos luego
aplica pruebas para tratar de obtener una evidencia a cada juicio y total;
luego evalúa
estas evidencias frente a lo que proponen los estados
financieros llegando a analizar si estos le permiten emitir un "juicio” sobre la
razonabilidad de la información que se propone dar. (Ver grafica No. 7).
Al respecto Mautz y Sharaf en "la Filosofía de la Auditoria" dicen:
"En muchos procesos de discernimiento,
los juicios preliminares
forman como una cadena. Una falla en cualquiera de estos niega la
conclusión final, Esto no acontece en un juicio de Auditoria. Su juicio
final no se parece tanto a una cadena sino a un atado de varas, Si
una de estas es débil o esta rota, debilita la fuerza del bulto. Pero no
significa necesariamente que el atado no tenga fuerza. Así el Auditor
sopesa los juicios negativos que ha hecho en las propuestas
individuales, y lo compara con el peso de los juicios positivos
considerando la importancia relativa de cada uno. Esto lo lleva a un
juicio final de conjunto y en el que todo esta incluido”
1.8.
NECESIDAD DE BUSCAR UN METODO GENERAL QUE PUEDA
APLICARSE A LAS DIFERENTES CLASES DE AUDITORTA.
Si se enfoca el campo de trabajo del Auditor a los diferentes niveles de la
organización (administrativa, operativa, financiera, social) se puede concluir que
no necesita caminos diferentes para llegar a su fin propuesto.
En cada área o sector de la empresa puede perfectamente aplicar las etapas que
sugiere el método científico que Particularizadas para el auditor se enuncian así
como se presentan en la grafica No. 7.
Ahora bien, al aplicar el método a cada área o a cada función, debe tenerse
presente que cada empresa es diferente. A pesar de que pueden encontrarse dos
de ellas con características aparentemente similares no sean iguales, pues los
objetivos (a corto plazo), políticas, estrategias, formas de operación, recursos
humanos, son diferentes.
2. Formulación del
problema y
subdivisión en subproblemas.
1. Familiarizarse con
la empresa:
identificación del
problema
(Administrativo,
Operativo)
3. Formulación de
hipótesis generales
y particulares.
4. Observación de
hechos y recolección
de información
pertinente.
UN MÉTODO GENERAL QUE INVESTIGA
CUALQUIER PARTE DE LA EMPRESA
8. Propuesta de
soluciones.
(Presentación del
diagnostico o de la
opinión)
5. Selección de
técnicas y
procedimientos de
auditoria apropiados
para obtener evidencia
7. Conclusiones que
confirman o no la
hipótesis.
6. Análisis y
evaluación de la
evidencia obtenida.
Aplicación de
pruebas.
Grafico No. 7
Basado en esa diferencia se cree oportuno que el auditor debe orientar su
investigación definiendo unos pasos concretos los cuales se tratan de sintetizar en
el diagrama de flujo adjunto. (Grafica No. 8).
Como se ha considerado que para solucionar los problemas debe utilizarse el
método científico, es pertinente hacer alusión a las técnicas de investigación,
algunas conocidas en auditoria también como técnicas. Ellas son la observación,
la medición, la clasificación, la explicación (inferencia), la comunicación, la
preedición, la experimentación y la formulación de modelos. Aunque todos no han
sido expuestas en auditoria desde el punto de vista teórico, se aplican
prácticamente en el trabajo de conducción de una auditoria. (En él capitulo 2 se
hace alusión a ellas).
1.9.
LOS POSTULADOS GENERALES DE LA AUDITORIA.
Los postulados son proposiciones cuya verdad se admite sin pruebas y que sirven
de condición necesaria y suficiente para razonamientos posteriores.
Para que una proposición básica sea considerada como postulado debe llenar
varias características:(7)
1. "Ser esencial para el desarrollo de las disciplinas intelectuales."
2. "Ser susceptible de no aceptación a medida que avance el
conocimiento."
3. Ser supuestos que por si mismos no lleven a la verificación directa.
4. Servir de base para la inferencia.
5. Servir de fundamento para la estructuración de conocimientos
teóricos.
6. Ser claros, validos e inequívocos a la mente humana.
En el mismo campo de la auditoria, los postulados son esenciales puesto que si no
existiesen no se razonaría sobre le tema, ni se podría llegar a conclusiones
validas.
En consideración al enfoque tan amplio del papel que juega la auditoria y el control
tanto a nivel microeconómico como macroeconómico sé reformulan los postulados
que los autores Mautz y Sharaf proponen, para que si ellos sean universales y
cubran diferentes campos:
Grafico No. 8
(7)
Mautz y Sharaf “Filosofía de la Auditoria.” Pagina 43.
Inicio
Visita a la Empresa
NO
Se destacan
problemas en
área solicitada
Detectar
1. Los hechos,
el
problema
y
expresarlo al cliente
SI
Formulación del problema
El cliente
necesita de este
tipo de auditoria
actos
El problema esta
y
formulado de
acuerdo con los
objetivos que
Terminar
operaciones
que
se
realizan
de
las
Dividir el problema
organizaciones “dejan un rastro” de tal
Formular las hipótesis
Observar hechos y recolectar información
pertinente
manera
Seleccionar técnicas y procedimientos
que
permiten
su
NO
verificación.
Sirven estas
Hay duda?
técnicas y
procedimientos
para probar sus
Aplicar técnicas y procedimientos supletorios
Obtener evidencia
Analizar y evaluar la información obtenida
Conclusiones que conforman la hipótesis
NO
Es el ultimo problema
que detecto
Obtener evidencia
Terminar
2. Los
conflictos
de
interés
entre
la
administración de las organizaciones y el auditor no son indispensables
para que se lleve a cabo el trabajo de auditoria.
3. Toda la información, los procedimientos, las políticas de la administración y
los planes fijados a verificación posterior se suponen libres de
irregularidades intencionales.
4. La administración de las organizaciones siempre buscará establecer
controles que "eliminen la probabilidad de irregularidades".
5. La aplicación de normas y prácticas de reconocido valor técnico hace que la
información
se
presente
razonablemente,
que
los
procedimientos
operativos y los actos de la administración sean adecuados.
6. Al investigar y evaluar la información, los actos de la administración y los
procedimientos operativos con el fin de presentar un “informe“, el auditor
ejecuta su trabajo bajo el criterio y responsabilidad que le atenga su
competencia profesional exclusivamente.
7. “En ausencia de clara evidencia en contrario, lo que fue cierto en el pasado
de la entidad económica sujeto de investigación y evaluación, permanecerá
cierto en el futuro”.
8. El estatus profesional de la persona que realiza un trabajo independiente le
impone obligaciones y responsabilidades proporcionales.
1.10. LOS CONCEPTOS EN AUOITORIA.
Los conceptos son ideas generales consideradas separadamente de aspectos
particulares que pueden abstraer los sentidos filosóficamente, los conceptos son
representaciones mentales de aquello que entendemos y que logramos captar no
como representación de la imagen sino como algo abstracto cuya única
representación son las palabras y símbolos.
La “representación mental de aquello que se entiende" es la materialización del
concepto, esto es, la esencia de lo cual proviene la idea.
Los conceptos pueden ser formas abstractas que se obtienen como fruto de la
observación y la experiencia, ideas generalizadas que permiten establecer
semejanzas y diferencias sobre un problema objeto de investigación y que sirven
de medio de comunicación de las observaciones y experiencias que se han vivido
sobre dicho problema.
El proceso de formación de los conceptos, en forma general, comienza con la
observación de la realidad (naturaleza) y por medio de la medición, clasificación,
experimentación y abstracción se llega a generalizaciones esto es a la expresión
de conceptos no depurados. Si adicionalmente se relacionan entre sí y con otros
para eliminar inconsistencias y se someten a una evaluación profunda se llega a la
expresión de conceptos que contribuyen a la consolidación de algún campo del
conocimiento.
Los conceptos que más aplicación tienen en el campo de la auditoria se pueden
clasificar en ideales, reales y filosóficas.
Los conceptos ideales designan percepciones relacionadas con la lógica que no
corresponde él realidades existentes.
Ellas se pueden incluir la “conducta
prudente” y las reglas de comportamiento ético.
Los conceptos reales, en cambio tienen relación con la expresión de criterios
suficientemente sustentados. En estos se ubicó el concepto de independencia que
demarca el criterio esencial de la libertad bajo cual actúan los auditores.
Los conceptos filosóficos son universales y no podrá ubicarse exclusivamente en
un campo del conocimiento. Aquellos que tienen más estrecha relación en
auditoria son: verdad, probabilidad y prueba. El abogado y el auditor deben a
menudo recurrir a la verificación de la verdad y de la probabilidad a través de
pruebas y aunque practican disciplinas diferentes ningún campo puede reclamar
estos conceptos como de su exclusiva propiedad.
Entre los principales conceptos que se emplean en auditoria pueden incluirse
evidencia, presentación razonable, independencia mental, conducta ética, fe
publica, eficiencia y eficacia. Se explicarán los más importantes:
1.10.1.
EVIDENCIA.
Significa “certeza clara y manifiesta de una cosa” que sirve de base para formar
'juicios razonables.
El auditor necesita de la evidencia para poder juzgar racionalmente los problemas
que se presentan en su proceso de investigación.
La evidencia puede clasificarse en tres (3) grandes ramas:
a. Natural.
b. Creada.
c. Argumentación racional.(8)
(8)
Mautz y Sharaf, “Filosofía de la Auditoria”. Pagina 83.
a. videncia Natural: existe de por sí en la naturaleza o en el medio ya
como producto de las leyes naturales o como producto de la creación
del hombre. Ejemplo: un árbol existe por si mismo y es su propia
evidencia, el inventario de mercancías debe existir en un negocio
comercial y es evidencia de sí mismo.
b. Evidencia Creada: requiere de un proceso para hacerse patente. El
químico que descubre un elemento a través de la experimentación,
crea evidencia.
Entre mas conocimientos y más experiencia tenga el auditor en su
campo de trabajo, podrá recurrir a diferentes técnicas que le permitan
obtener mayor evidencia. Si bien la experimentación en si misma no
le va servir como herramienta esencial podrá recurrir a otras técnicas
de investigación científica para comprobar sus inquietudes y
aprovecharlas en mayor o menor intensidad.
c. La argumentación racional no es consecuencia directa de la
observación o de ln experimentación sino que proviene de ideas
considera das como verdaderas que requieren de un esfuerzo
mental considerable para utilizarlas como conclusiones validas.
Ejemplo: en el proceso de construcción 'de modelos matemáticos se
requiere de grandes esfuerzos del investigador y él luego los acepta
por el testimonio matemático que se deriva de ellos así los
argumentos planteados por su autor no se comprendan.
Algunos tipos de evidencia utilizados en auditoria son: exámenes
físicos, declaraciones de terceros, documentos comprobatorios,
cálculos de
cifras, registros detallados de eventos sucedidos, la
relación con otros datos, procedimientos adecuados del control
interno.
1.10.2.
PRESENTACIÓN RAZONABLE.
(Aplicable únicamente en la auditoria financiera).
En este concepto radica la esencia de la auditoria y el auditor compromete. tanto
su responsabilidad personal como el prestigio profesional al expresar su juicio
respecto a la “razonabilidad en la representación financiera".
Según los autores Mautz y Sharaf ya mencionados; el concepto de presentación
razonable está en íntima relación con otros tres (3) conceptos: propiedad contable,
exposición adecuada y obligatoriedad en auditoria.
La propiedad contable está íntimamente asociada a los principios de contabilidad
generalmente aceptados y que la aplicación de éstos en cualquier caso, no sólo
mejora la presentación de la información financiera “sino que la eleva a una norma
satisfactoria de calidad ".
Según los autores Mautz y Sharaf hay dos declaraciones en las cuales se
demarcó exactamente el concepto de propiedad haciendo relación a los principios,
tales son:
1. “Son métodos aceptables que recogen las transacciones comerciales y sus
efectos conforme ocurren y que a través de la utilizaci6n del sistema de
acumulación relacionan los costos y los ingresos sobre la base de su
pertenencia reciproca dentro de periodos dados".
2. ”Las presentaciones financieras aceptables son aquellas que sin
favoritismos o prejuicios, exponen tan verdaderamente como sea posible
los datos obtenidos a través de métodos contables aceptables a todas las
personas que tengan interés en los resultados de las operaciones de la
empresa y de su posición financiera “(9).
Si los datos financieros presentados por el auditor satisfacen estos parámetros
entonces “presentan razonablemente la situación del negocio” y cumplen con los
requerimientos de la propiedad contable.
La “exposición adecuada” está relacionada con la extensión de la información que
debe reportarse así como con la clase y la cantidad de información. Si bien la
abundancia de datos no soluciona el problema, la calidad de los mismos puede
ser garantía de la exposición adecuada de ellos.
Un grupo de analistas financieros clasificó la información de cierto sector en tres
(3) grandes grupos:
a. Informes esenciales.
Resumen de las operaciones principales del período.
Estados de resultados comparativos.
Balances generales comparativos.
(9)
Ibid. Pagina 208.
b. Informes deseables.
Análisis de ventas por departamentos y por ramas de la industria.
Gastos de investigación.
Inversiones en activos fijos.
Salarios pagados.
Tendencias al menos de los diez (10) últimos años.
c. Información útil.
Índices de precios y de salarios.
Planes de inversiones futuras.
Número de empleados.
Políticas de la dirección.
Análisis de productos elaborados.
Descripción de las divisiones operativas.
Gráficas.
Estadísticas.
La obligatoriedad de la auditoria está implícita en virtud de la norma que la
sustenta que textualmente dice: “En todos los casos en que el nombre del auditor
se asocie con estados financieros, el informe debe contener una información clara
del carácter del examen hecho, si lo hubo y del grado de responsabilidad que
asume”
1.10.3.
INDEPENDENCIA.
Este es uno de los pilares de la estructura teórica de la auditoria.
Es un concepto demasiado importante debido a que la opinión del auditor
independiente tiene validez y agrega confianza a los informes elaborados por la
gerencia.
Si el auditor no tuviese independencia sería muy poca la confianza que agregaría
con su dictamen a los estados financieros o con su diagnóstico.
Para que la independencia tenga validez debe ser comprobable (evidente y real).
Por tanto si los usuarios de los informes (dictamen y diagnóstico) no creen en ella
tendrá un valor muy reducido.
La persona que realiza un trabajo de auditoria debe tener independencia en la
planeación de su trabajo, en la ejecución de su trabajo, en la preparación de su
informe y sobre todo conocer perfectamente la labor que va a realizar. Solo así se
garantiza que el trabajo sea útil al usuario. Aun más la labor sería más
independiente si el auditor obra con libertad (intelectual, profesional de expresión y
acción) y de a cuerdo a su criterio personal.
Se da la independencia respecto a la planeación, si existe libertad para realizar el
trabajo en las áreas que a consideración del auditor deben ser objeto de
investigación y si se pueden aplicar los procedimientos solucionados libremente; la
independencia respecto a la ejecución del trabajo opera cuando hay acceso
directo a libros y registros y demás fuentes de información de la empresa y si hay
cooperación del personal en forma total ( no definir que debe hacerse o plantear
intereses personales); y hay independencia respecto al informe si no existen
presiones externas que conlleven a una modificación del criterio del auditor
respecto de lo que debe comunicar de sus hallazgos.
1.10.4.
LA FE PUBLICA.
ANTECEDENTES HISTÓRICOS:
Los orígenes de la fé pública se remontan al mismo momento en que el hombre
decidió utilizar documentos para respaldar sus operaciones comerciales. En la
Roma antigua existía ligarla a los dioses de manera que si se violaba, se ofendía a
la divinidad. A partir del siglo XIX se vino a consolidar como una institución de
derecho o como un bien común intangible, surgiendo como una creación moderna
e institucionalizada del derecho italiano. En España, hasta 1868 la fé pública la
ejercían únicamente los escribanos.
EL CONCEPTO DE FE:
En un sentido general la fe es la aceptación de la verdad, como medio de
conocimiento y de convencimiento. La aceptación de la verdad puede emanar de
la autoridad de quien afirma, o de la confianza que nos inspira la fama publica de
quien lo dice. Se trata del testimonio que los hombres dan de los hechos
conocidos, es decir, de una fé humana que puede estar revestida de la fuerza de
convicci6n que le infundan las calidades personales, o de investiduras que el
estado confiere a ciertas personas o entidades, para establecer la verdad de los
hechos y comunicarlos con fuerza de convicción.
FILANGIERI, la definió así: ”La Fe Publica era pues la confianza depositada
demás en cada individuo, el individuo además de las obligaciones que contrae,
hay otras que se contraen en el momento en que le es depositada parte de la
confianza publica", Aquí se define la fé pública entendida únicamente como la
confianza que se pone en las personas.
Posteriormente Carrara, lo mismo que Persina, Nicolini y otros fijan un concepto
de fe pública contrapuesto a la fe privada; es decir la fe privada es la confianza
que el individuo tiene en los demás y esta puede ser dada o quitada al tamaño de
cada quien según las circunstancias. En cambio la fe publica es obligatoria y recae
ya no solo sobre los individuos sino sobre los signos del Estado y la comunidad.
Mas tarde el concepto evoluciona como fruto de la confianza puesta por los
ciudadanos en ciertos signos o formas externas de la comunidad mediante los
cuales el estado por medio de disposiciones de derecho público o privado, ha
atribuido un valor probatorio.
En conclusión la fé pública se puede definir como aquella autoridad legítima
atribuida a una persona para que los actos o documentos que autoriza en debida
forma sean considerados como auténticos y 10 contenido en ellos sea tenido por
verdadero, mientras no se pruebe lo contrario.
Nuestra legislación atendiendo al criterio de la legislación italiana y española ha
investido en determinados casos de la función de dar fé publica a ciertas personas
que ejercen profesiones liberales, entre las que cabe citar especialmente medicina
y la Contaduría Publica. En efecto el Código Penal lo ubica como “profesional de
utilidad social”.
La legislación colombiana ha creado una serie de principios tendientes a aceptar
el derecho a la fé pública para que se pueda proteger documentos, testimonios
etc. que ante el derecho común sirven como medios de prueba ya sean
elaborados por funcionarios públicos o por “particulares".
REGLAMENTACIÓN DE LA PROFESIÓN DEL CONTADOR Y LA FE PÚBLICA.
El estado reglamenta la profesión de contador público a través de la Ley 145 de
1960 en la cual instituyó también al profesional contador público como portador de
la fé pública.
Más tarde el derecho comercial, apela en su regulación a la fé pública y al
contador para legislar sobre las relaciones de los comerciantes; a través de la
institución de la Revisaría Fiscal o del libre ejercicio profesional. El derecho civil lo
hace en las controversias contractuales lo mismo que el estatuto penal para
determinar el dolo en las transacciones y en los libros de comercio.
QUIENES PUEDEN DAR FE PUBLICA?
Hasta la ley del notariado de mayo 28 de 1968 la fé pública la ejercían los
escribanos, agentes de cambio y bolsas, cónsules y secretarios de juzgados,
tribunales y de otros institutos oficiales, para que los documentos autorizados en
debida forma sean considerados como auténticos y lo contenido en ellos sea
tenido por verdad, mientras no se pruebe lo contrario.
Pero dicha ley la dividió en judicial y extrajudicial; entendida la primera como
aquella emitida por los secretarios judiciales los cuales dan fé pública de los actos
o resoluciones del juez o tribunal y la segunda de la cual están encargados los
notarios que autorizan actos y contratos.
Antes se mencionó respecto a la determinación en el Código penal de que los
profesionales de utilidad social están investidos para dar fé pública. Surge por lo
tanto la necesidad de determinar qué profesiones deben considerarse como de
utilidad social pues no puede negar sé que todas las profesiones son socialmente
útiles, pero no todas están respaldadas por el estado para dar fé pública en
determinado momento para que una profesión sea de utilidad social debe
responder a una necesidad general, es decir, que tenga el grado de difusión, que
él publico deba valerse necesariamente de la profesión que la satisface.
Ahora bien, conviene considerar, las profesiones que están reglamentadas por el
estado y la intervención de éste cuando impone una serie de requisitos para
ejercer la profesión y por ende a ciertas atestaciones les concede un valor
probatorio especial. Cuando a ciertas profesiones les ha conferido la facultad de
dar la fé pública. Es decir, les ha dado él poder certificarte de hechos relativos a la
profesión, se les considera de utilidad social. Dentro de ellas se ubica la Contaduría pública.
IMPLICACIONES LEGALES DE LA FE PÚBLICA.
Tanto el derecho comercial, el derecho civil, 10 mismo que el estatuto penal
analizan la filosofía esbozada por el legislador para institucionalizar la fé pública.
El derecho comercial, apela a la regulación de la fé pública y al contador para
legislar sobre las relaciones de los comerciantes, a través de la institución de la
revisoría fiscal o de libre comercio profesional. El derecho civil lo hace en las
controversias contractuales lo mismo que el estatuto penal para determinar el dolo
en las transacciones en los libros de comercio. Lo mismo en asuntos contables
razones expuestas por los miembros integrantes de la Comisión Redactora del
Código del Comercio.
La idea de que el contador público ejerza esta clase de funciones públicas tiene
amplios antecedentes en las legislaciones extranjeras en las que no solamente se
persigue la tecnificación contable, sino hacer de los documentos contables un
elemento de información digno de confianza del estado y de terceros.
Se ha considerado que estas funciones notariales deben encomendarse solo a
aquellas personas que reúnan determinadas condiciones de competencia y de
probabilidad que los hagan acreedores a esa fé pública de que el estado los hace
depositarios.
Por eso mismo, al hacer la enumeración de los documentas que deben ser
autorizados por un contador público, se han previsto de preferencia a aquellos que
en la vida de los negocios pueden servir de medio para engañar o perjudicar a
terceros, sino se ejerce un control por parte de una persona merecedora de la fé
pública.
FACULTAD LEGAL DEL CONTADOR PÚBLICO PARA DAR FE PÚBLICA.
Se faculta al contador público para dar fé pública en la Ley 145 de 1960 en su
artículo 9.
“La atestación o firma de un contador público hará presumir,
salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a
los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose
de balance, se presumirá que los saldos se han tomado
fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas
legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma
fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha
del balance”
RESPONSABILIDADES DEL CONTADOR PÚBLICO AL DAR FE PÚBLICA.
La obligación moral que asume el contador público al suscribir o firmar un estado
contable en cuya información puede confiar los administradores, los acreedores,
inversionistas y el estado, se reflejan en las siguientes responsabilidades:
Responsabilidad Civil: Cuando un contador público da fé pública
responderá del perjuicio que ocasione a la sociedad, a sus asociados o a
terceros por negligencia o dolo en el ejercicio de la fé pública.
Responsabilidad Penal: Si a sabiendas autoriza balances con inexactitudes
graves puede ser procesado, si se configura la falsedad en documentos
privados.
Responsabilidad Profesional: Está formada por ciertas normas de
honestidad profesional y personal de acuerdo al código de ética profesional.
Responsabilidad Social: Por la función social que cumple la empresa a la
que presta sus servicios profesionales y a la que se deriva el bienestar
social de la comunidad, debe ejecutar con gran destreza y diligencia en su
trabajo para que dicha fé sea bien aplicada.
Responsabilidad por los Impuestos: Es responsable de los mayores
impuestos que resultare error, motivo de las liquidaciones oficiales y de las
sanciones correspondientes. Por esta razón puede ser sancionado con
multas de diez mil pesos ($ 10.000.00) a cincuenta mil pesos ($50.000.00).
1.11. ALGUNOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA PERSONA DEL
AUDITOR.
Cualquier persona que incursione en algún campo del conocimiento, ya sea en las
técnicas, las artes o las ciencias se plantea el interrogante. ¿Quién soy como
profesional? O específicamente quién soy como auditor?.
Este cuestionamiento de por sí interesante exige una solución y
con el objeto de
aportar algunos pocos elementos de juicio que sirvan de gula en la discusión para
llegar a una conceptualización más amplia se han formulado cuatro (4) preguntas:
1. ¿Cuál es el tipo de persona que se necesita para ejecutar
dicha función?
2. ¿Cuáles serán sus cualidades y características más
importantes en relación con sus semejantes?
3. ¿Cuál es la responsabilidad del Auditor ?
4. ¿Y Cuáles las funciones?
1. “El auditor perfecto debe ser un buen profesional, inteligente, hombre de
negocios, entrevistador perceptivo, buen escritor y creador, tener buena
presentación personal, ser valiente y humilde. Resumiendo un súper
hombre. Nadie llenará todos estos requisitos. Pero con un poco más o
menos de todo ello será calificado”.
2. En relación a sus cualidades y características se necesita:
a. Ser justo dando a cada cual lo que le corresponde.
b. Ser independiente mentalmente defendiendo su profesión y los
intereses de la comunidad de aquellos que en alguna forma quieran
invadir su forma objetiva de pensar.
c. Ser razonable. “Nada es verdadero hasta tanto no se conozca su
causa”.
d. Simpatizar con las personas y entender sus problemas.
e. Evitar ideas preconcebidas y prejuicios personales.
f. Ser observador para detectar situaciones por simple inspección. Así
podrá detectar muchos problemas que pueden tener sus semejantes.
g. Tener sentido de sensibilidad social procurando entender ciertas actitudes y reacciones de sus auditados.
h. Tener criterio constructivo, mirar las cosas que parecen mal como
indicios, no como crímenes. Al auditor le interesa que las fallas no se
repitan. No debe interesarse sobre quien es el responsable de éstas
sino las causas que las originan.
i.
Tener sentido de negocios; desde el punto de vista gerencial debe
mirar el efecto que tienen las operaciones en provecho de la
empresa. Al evaluar un área en particular debe tener en cuenta la
conexión de las operaciones con respecto a las operaciones en otras
áreas.
j.
Tener sentido de cooperación. Considerar que a quienes se audita
son compañeros, y no rivales. Su objetivo es ayudar. Por
consiguiente debe trabajar con ellos, consultar con ellos, cuestionar y
revisar sus recomendaciones con ellos. En otras palabras debe
interesarse más en conseguir el mejoramiento que en recibir créditos
por lograrlo.
k. Tener interés por la investigación.
l.
Ser receptivo, esto es tener capacidad de recibir inquietudes o
comentarios de las personas auditadas. Saber escuchar y aceptar
críticas.
m. Tener la facilidad de comunicación oral y escrita. Expresar en forma
clara y concisa las situaciones o eventos resultantes del trabajo por
parte del auditor.
n. Poseer iniciativa. Mostrar interés permanente por mejorar los
sistemas de trabajo propendiendo por el mejoramiento de la
productividad.
o. Poseer buenos modales.
p. Ser objetivo. Tener en cuenta para su apreciación situaciones reales
ser imparcial en estas y no obrar subjetivamente.
q. Ser diplomático, esto es, poseer habilidad para manejar situaciones
delicadas que puedan afectar a las personas.
r. Ser prudente esto es tener, buen juicio y cordura para evitar
conflictos que comprometan la imagen del auditor y perjudique la
calidad humana.
3. Con relación a las responsabilidades del auditor. Se consideran importantes
las siguientes:
a. Por la ejecución eficiente de su trabajo para ello deberá proceder con
tacto, discreción y cautela "respetando la opinión de los demás".
b. Por el cumplimiento de las normas e instrucciones estipuladas en
los manuales de auditoria interna aprobados por los directivos de la
empresa.
c. Por la reserva (secreto profesional) de la información que le sea
confiada y a la cual tenga acceso en virtud de las funciones que le
confiere por el mismo desarrollo de su trabajo.
d. Por la ejecución del trabajo en conformidad con las normas de
auditoria interna (obtener audiencia comprobatoria suficiente y
competente). Aplicando un sano criterio profesional determinará la
extensión que debe dar a sus pruebas para obtener evidencia, con el
objeto de fundamentar su opini6n sobre el problema sujeto a
evaluación.
e. Por la comprobación adecuada de los controles establecidos.
f. Por la preparación de los planes y programas propios de su
actividad.
g. Por la dirección y supervisión de las diferentes actividades de otros
auditores a su cargo (cuando actúan como jefes).
h. Por la preparación y divulgación de los informes de auditoria interna
previa la discusión con los funcionarios correspondientes.
i.
Por la verificaci6n de los correctivos aplicados basados en sus
recomendaciones que deben hacerse una vez hayan contestado su
informe de auditoria interna.
j.
Por el reporte a la gerencia (bajo certeza absoluta) de situaciones
anómalas que comprometan el patrimonio de la organización.
k. Por la coordinación de su trabajo con otros auditores (pueden ser los
externos) con el objeto de evitar la duplicidad de funciones.
l.
Por la conducción del trabajo de acuerdo a las normas y políticas de
la compañía.
m. Por el establecimiento de las relaciones interpersonales con los
demás miembros de la organización para la cual deberán cooperar y
mantener relaciones de trabajo satisfactorias.
n. Por allegar la mayor cantidad de información en todos los aspectos,
relacionados con la compañía en las cuales debe ejecutar su labor.
Para ello deberá asistir a juntas, reuniones de trabajo, reuniones de
evaluación de labores realizadas, e intercambiar ideas con sus
participantes.
o. Por las revisarías especiales a la gerencia previa solicitud y
delimitación de los objetivos de la revisión por esto.
4. Como funciones del auditor interno se consideran importantes:
a. Evaluar las funciones de cada departamento teniendo presente su
control interno.
b. Revisar y evaluar las políticas y actos de la administración.
c. Revisar y evaluar las operaciones financieras.
d. Revisar y evaluar las operaciones productivas.
e. Efectuar el análisis y evaluar las decisiones, políticas, planes y
procedimientos.
f. Vigilar que las políticas, planes y procedimientos sean seguidas a
adecuadamente por el personal responsable de su ejecución.
CUESTIONARIO.
GRUPO “A”. PARA EVALUAR LA LECTURA DEL CAPITULO.
A1.
Haga un listado de las principales diferencias entre la contabilidad y la
auditoria.
A2.
Exprese su concepto sobre auditoria. ¿Qué razones le permite afirmar los
expuesto?
A3.
Mencione cinco (5) situaciones a las cuales se amplió el concepto de
auditoria.
A4.
Qué se quiere decir al expresar que se ha visto la necesidad de exámenes
periódicos sistemáticos que permitan analizar a la empresa ya sea
longitudinal o profundamente?
A5.
Clasifique la auditoria y defina cada rama, previo el análisis de cada uno de
los conceptos expuestos.
A6.
A7.
Cuál es el sujeto y cuáles son las funciones que se deben evaluar en:
a. Auditoria Financiera.
c. Auditoria de Sistemas.
b. Auditoria Administrativa.
d. Auditoria Operativa.
Consulte en un libro de Metodología de la investigación y analice los pasos
del proceso de investigación que en él se describen, confróntelo con los
pasos expuestos en la conferencia y frente al método de la auditoria. Según
su análisis modifique los pasos expuestos en el método de la auditoria.
A8.
Analice la gráfica No. 8 en donde se plantea un método general para
evaluar la organización bajo cualesquier enfoque.
A9.
Qué concepto tiene usted de los postulados? La formulación de ellos debe
ser universal o particular para cada clase de auditoria?
A10. Exprese su concepto sobre:
a. Evidencia.
d. Fé Pública.
b. Razonabilidad.
e. Eficiencia.
c. Independencia.
f. Eficacia.
GRUPO ”B”. PREGUNTAS DE SELECCION MULTIPLE.
Lea cuidadosamente las observaciones que se hacen sobre la situación dada. Una
vez haya identificado la respuesta correcta. Marque la letra que corresponda.
B1.
El papel principal de la auditoria es:
a. Revisar lo que se midió con la contabilidad.
b. Evaluar qué tan efectiva es la administración en el logro de los objetivos
propuestos.
c. Determinar la eficiencia de las operaciones que se ejecutan en la
empresa.
d. Todas las anteriores.
e. Ninguna de las anteriores.
B2.
En auditoria se deben formular:
a. Conceptos universales que correspondan a su forma universal de ser.
b. Conceptos únicos que correspondan a su forma peculiar de ser y de su
propia naturaleza.
c. Conceptos
particulares
que
garanticen
la
exactitud
de
sus
procedimientos.
d. Conceptos abstractos que garanticen la claridad de lo expuesto.
e. Ninguna de las anteriores.
B3.
La afirmación que expresa el concepto de auditoria, es:
a. La auditoria se hace con el propósito de revisar el proceso contable.
b. La auditoria es un examen hecho por una firma de auditores.
c. La auditoria es un examen hecho por una persona o firma de auditores
para proporcionar información sobre el desenvolvimiento y situación de
una empresa a otras personas o entidades oficiales.
d. La auditoria es el examen de libros y cuentas de un negocio.
e. Ninguna de las anteriores.
B4.
Los problemas de la moderna empresa plantean la necesidad de:
a. Exámenes
continuos
implementados.
que
garanticen
los
modelos
de
control
b. Exámenes periódicos sistemáticos que permitan analizar a la empresa
en forma amplia.
c. Exámenes periódicos que permitan detectar algunas fallas con el fin de
remediarlas.
d. Exámenes profundos y detallados de toda la organización.
e. Ninguna de las anteriores.
B5.
El campo de trabajo de la auditoria puede sintetizarse en lo siguiente:
a. Investigar a la empresa en sus aspectos internos.
b. Revisar a la empresa en sus aspectos internos y externos.
c. Investigar y evaluar a la empresa en sus aspectos internos y externos.
d. Investigar, revisar y evaluar a la empresa en aspectos internos y
externos para informar sobre sus resultados y proponer soluciones.
e. Investigar y evaluar a la empresa en la administración. Las operaciones,
las finanzas y sus aspectos externos.
GRUPO "C". CASOS DE ANALISIS.
C1.
Antes de avanzar en el estudio del material. Lo invitamos a reflexionar
sobre lo siguiente:
Qué relaci6n tiene la auditoria con la contabilidad, con la lógica, con la
ética, con la matemática y con la estadística?
Si la auditoria es una “disciplina” cuál es el concepto que usted tiene
sobre "disciplina"? Cuáles son los elementos mínimos que debe reunir
un campo del conocimiento para que sea disciplina? Qué relación existe
entre disciplina y técnica, entre disciplina y ciencia, entre disciplina y
profesión?
Si la auditoria es investigativa, cuál es el proceso que sigue en esa
investigación. En cualquier clase de trabajo práctico que usted podría
efectuar en una empresa?
Forme un "grupo de estudio" y discuta en él cada trabajo aquí planteado, consigne
las conclusiones en un cuaderno de trabajo de auditoria.
C2.
Como participante activo en su propia formación invite a su "grupo de
estudio" nuevamente a discutir el concepto de auditoria.
Porqué la auditoria puede ser un examen?
A que se hace alusión cuando se habla de "proporcionar información
sobre desenvolvimiento y situación de la empresa"?
Está de acuerdo con el propósito de la auditoria expresado en los
términos “detectar fallas y hacer recomendaciones"?SI o NO, y porqué?
En qué otras situaciones puede aplicarse el término auditoria?
Liste por lo menos tres de esas situaciones diferentes a las cuatro antes
enunciados.
C3.
Reflexione sobre el proceso tan simple" que se describe para hacer la
auditoria basado solamente en tres (3) pasos: 1) Investigar a la empresa. 2)
Analizar y evaluar resultados. 3) informar y dar recomendaciones.
Está de acuerdo con lo planteado por ustedes anteriormente?
Liste por lo menos cinco (5) actividades que se podrían hacer en cada
uno de los pasos aquí enunciados.
Qué argumentos en pro o en contra tienen ustedes en relación con la
afirmación" el auditor moderno no solo revisa unos estados financieros
sino que sirve de asesor de gerencia".
C4.
Observe el gráfico No. 1 relacionado con el campo de trabajo de la
auditoria.
Exprese otro concepto de auditoria como producto de su observación.
Consulte a un auditor externo o a un revisor fiscal ubicados en una
empresa sobre lo que ellos investigan:
a. Internamente
b. Externamente.
Confronte la respuesta con lo planteado en la gráfica y diseñe una
diferente insertando lo que falta y eliminando lo que sobre.
Explique las áreas que lo conforman.
C5.
Consulte diferentes obras de auditoria y liste las formas cómo sus autores la
clasifican.
Basado en las clasificaciones que encontró y previa la lectura de contenido
haga la correspondiente subclasificación, muestre los resultados en un
cuadro sinóptico, analícelo y justifique el por qué lo diseñó así. De una
explicación
detallada
tanto
de
la
clasificación
como
de
sus
subclasificaciones.
Lea el pensamiento del “autor anónimo".Pág.13.
Está de acuerdo con la afirmación" el contador se ha limitado
meramente a marcar y suponer y confiar en Dios "? Porqué?
Podría listar al menos cinco (5) ideas propias de la profesión de la
Contaduría Pública en el medio colombiano que sean de valor para la
industria, el comercio, la ley, para la misma profesión?
Establezca las semejanzas y diferencias entre auditoria operacional y
auditoria administrativa.
C6.
En los gráficos relacionados con "'Bases que sustentan las diferentes
clases de auditoria y sujeto y funciones a evaluar en cada clase de
auditoria".
1. Identifique el mensaje de los mismos.
2. Analice dicho mensaje.
3. En el primero incluya las bases que sustentarían la auditoria de
sistemas, la económica y la revisaría fiscal. Cómo quedó su
nuevo gráfico?
En el segundo amplié el esquema insertando la auditoria económica.