Pasos para organizar una evaluación

P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
Pasos para organizar
una evaluación
¿Qué constituye una buena evaluación?
¿Qué es una parte interesada?
¿Qué son los TdR?
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
Estos comentarios van dirigidos a miembros de organizaciones no
gubernamentales (ONGs), organizaciones con fines benéficos o iglesias
que estén considerando contratar a facilitadores o asesores externos para
evaluar su trabajo. La evaluación puede ser, por ejemplo, de la
organización o del proyecto. Esperamos que esta guía sea de utilidad a la
hora de planear los pasos principales para organizar una evaluación.
Derechos de autor
EDITADO POR
VIÑETAS DE
Los materiales educativos y casos de estudio preparados por Tearfund pueden ser
adaptados y reproducidos para su uso siempre y cuando sean distribuidos de modo
gratuito. Cualquier material deberá hacer referencia a Tearfund y al autor
correspondiente.
Simon Larkin
Bill Crooks
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
2
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
Pasos para organizar
una evaluación
Contenido
Pasos Principales
4
Acordar quienes son las partes interesadas en la evaluación
5
Preparar los Términos de Referencia (TdR)
5
Selección de los miembros del equipo
6
Negociación de honorarios
7
Definición de roles dentro del equipo evaluador
7
Etapas finales de la evaluación
7
Revisando la evaluación
8
Dar seguimiento a las evaluaciones
8
Informando a otros sobre lo aprendido
8
Lecturas Adicionales
9
Principios de buena práctica en evaluaciones
10
PLANTILLA 1: Términos de Referencia
11
PLANTILLA 2: Orientaciones para escribir informes
12
PLANTILLA 3: Informes de Evaluación – preguntas que hay que hacer
13
PLANTILLA 4: Acuerdos para servicios de consultoría
14
PLANTILLA 5: Condiciones del contrato
16
PLANTILLA 6: Formulario de Retroalimentación para usar después de un trabajo
18
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
3
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
PASOS PRINCIPALES
A continuación listamos las tareas clave en las que hay que pensar al planear una
evaluación. Algunos de estos temas están explicados con más detalle en las páginas
siguientes.
▲
Planeando una
evaluación
21
20
19
18
17
16
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
Informar otras personas sobre lo aprendido
Asegurarse de dar seguimiento a las recomendaciones
Aprobar cualquier pago al equipo evaluador
Enviar los formularios de retroalimentación
Revisar la evaluación
Recibir y chequear la calidad del informe
La evaluación
Finalizar los TdR para la evaluación
Dar instrucciones al equipo de evaluación
Preparar contratos si es necesario (por ej. para consultores externos)
Hacer los arreglos logísticos (por ej. viajes, dinero)
Planear como se dará seguimiento a las recomendaciones
Desarrollar el programa y la agenda de la evaluación
Finalizar los roles del equipo asesor
Negociar honorarios
Seleccionar a los miembros del equipo
Finalizar el presupuesto para la evaluación
Redactar los Términos de Referencia (TdR)
Acordar quienes son las partes interesadas en la evaluación
Incluir el costo en el presupuesto
Decidir al comienzo del proyecto cuando deberían tener lugar las evaluaciones
Asegúrense de que
nadie está excluido
de la fase de
planificación de la
evaluación
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
4
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
ACORDAR QUIENES SON LAS PARTES
INTERESADAS EN LA EVALUACION
Posibles partes
interesadas
• comunidad local
(hombres, mujeres,
niños, personas
mayores, personas de
diferentes clases
sociales, otros grupos
excluidos)
• personal del proyecto
• personal directivo
• iglesias
¿Quiénes son las personas o grupos interesados en la evaluación? Estos son lo que
llamamos partes interesadas. Todas las partes interesadas tendrán una idea distinta de lo
que quieren conseguir a través de la evaluación. Y por ello, al tener en cuenta algunos
de los intereses de todas las partes en juego, lo que se espera es conseguir una situación
equilibrada. Luego se verá, al priorizar los intereses, cuáles de estos serán satisfechos por
la evaluación y cuáles no.1 Un buen modo de asegurarnos que no nos olvidamos de
nadie, es rellenando un cuadro como el siguiente.2
¿Quién tiene un
interés en la
evaluación?
• donantes
¿Qué quieren
obtener estas
personas de la
evaluación?
¿De qué modo se
van a usar los
resultados?
¿Es esta una
prioridad
importante
o no?
• diseñadores de políticas
• otras ONGs
PREPARANDO LOS TERMINOS DE REFERENCIA
Los Términos de
Referencia ayudan a
que todo el mundo
esté de acuerdo
sobre lo que va a
suceder
Es primordial tener unos TdR claros si se quiere que la evaluación produzca información
útil. Vale la pena pasar tiempo en el detalle de los TdR de modo que todo el mundo
esté de acuerdo en lo que se espera de la evaluación. Y a continuación listamos algunos
de los temas de discusión más importantes:
Propósito ¿Por qué tiene lugar una evaluación? ¿A qué preguntas va a contestar la
evaluación?
Momento ¿Cuándo se espera que tenga lugar la evaluación?
Metodología ¿Cómo se va a recoger la información?
¿Cuándo va a
tener lugar?
¿Quién está involucrado?
1 Oxfam UK, Programme and
Project Management and
Support Guidelines – borrador
TdR
2 Cuadro adaptado de Aaker J
OBJETIVOS…
MOMENTO
…………
PRESUPUESTO
………………
y Shumaker J (1994) Looking
Back and Looking Forward, A
Participatory Approach to
Evaluation, Heifer Project
¿Porqué se tiene esta evaluación?
International
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
5
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
Presupuesto ¿Cuánto va a costar, y quién va a pagar?
Gestión ¿Quién va a ser el responsable principal de gestionar la evaluación?
Es útil incluir un borrador de los TdR en los planes iniciales del proyecto. Cuando se
acerca el momento de la evaluación, los TdR deberían ser discutidos entre todas las
partes interesadas. Este proceso suele coger mucho tiempo, y por ello se recomienda
empezar por lo menos seis meses antes de que tenga lugar la evaluación. Véase página
11, para los principales apartados que se pueden incluir en la preparación de TdR.
SELECCION DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO
Hacer una lista de las
cualidades más
importantes, necesarias
en las personas que
integran el equipo
evaluador
Es importante pensar con cuidado quién tiene las habilidades, experiencia y actitud
necesarias para la evaluación. ¿Tienen las personas propuestas habilidades participativas?
¿Saben escuchar? ¿Hay hombres y mujeres en el equipo? Es buena idea entrevistar a los
candidatos para ver si serán capaces de llevar a cabo esta tarea. Para ello, los
entrevistadores deberán pensar en las habilidades que les parecen necesarias para realizar
la evaluación y luego deberán hacer una lista de cinco o seis habilidades y tipos de
experiencia. Las cualidades listadas a continuación son esenciales para cualquiera que
esté involucrado en una evaluación:
■ Capacidad de llevarse bien con gente de distintas culturas y antecedentes
■ Estilo personal no amenazador
■ Capacidad de analizar y diagnosticar situaciones
■ Experiencia y habilidades técnicas relevantes.3
Si el líder del equipo tiene que escribir el informe, entonces también es esencial que
tenga una excelente capacidad para resumir y expresarse por escrito. Si se contratan
varios consultores, hay que pensar si es importante para uno de ellos tener los mismos
valores y creencias que los demás. Pregúntese también si el consultor sería capaz de
hacer comentarios que ofendan a alguien.
O
ERT
EXP
Con un estilo
no amenazador
3 Lawry White S (1998),
Con buena capacidad
de diagnóstico
Hay que buscar las cualidades adecuadas en un equipo…
Que sean expertos
en su campo
documento interno de Tearfund
Recruitment and Management
of Consultants
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
6
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
NEGOCIACION DE HONORARIOS
Normalmente, un consultor
cobrará por lo siguiente…
lectura inicial:
instrucciones:
viaje ida:
visita:
viaje vuelta:
informe:
dar parte:
1 día
1 día
1 día
9 días
1 día
3 o 4 días
1/2 día
Los honorarios de consultores suelen parecer
caros comparados con el salario de empleados
por las siguientes razones:
LOS HONORARIOS
LTOR
CONSU
■ son contratados a corto plazo lo que
implica falta de seguridad económica
■ pagan sus propios impuestos y contribuciones
■ no reciben otros beneficios que disfrutan los empleados.
También hay que pagar a los consultores por el tiempo que pasan viajando, y el que
necesitan par recibir instrucciones y dar parte (véase a la izquierda). Los honorarios
deberían ser comparables a los que organizaciones similares pagan en la región. Puede
que se deba desembolsar parte del precio durante la evaluación; sin embargo, sólo
cuando el cliente esté satisfecho con el informe final, debería hacerse el último pago.4
DEFINICION DE ROLES DENTRO
DEL EQUIPO EVALUADOR
Hay que aclarar los roles
y responsabilidades de
los miembros del equipo
evaluador
Para evitar confusiones innecesarias, los roles y responsabilidades del equipo evaluador y
de su líder deberían estar expresadas claramente en los TdR. Si se va a tener un equipo,
entonces habrá que nombrar a un líder del equipo. El papel de líder incluye:
■ establecer las relaciones en el equipo evaluador
■ asegurarse de que grupos marginalizados son incluidos en la evaluación
■ gestionar el programa, la cantidad de trabajo y modos de recoger información
durante la evaluación
■ comunicación con el cliente
■ escribir el informe.5
ETAPAS FINALES DE LA EVALUACION
Aquí se listan algunos temas en los que hay que pensar hacia el final de la evaluación:
■ Celebrar un taller al final de la evaluación va a permitir discutir sobre lo que hay que
hacer de ahora en adelante, y apropiarse de las recomendaciones acordadas.
■ Es importante presentar los resultados de modo que sean fáciles de entender para
todos.
■ Habrá que ponerse de acuerdo sobre lo que hay que hacer en adelante y quién lo
4 Lawry White S (1998),
documento interno de Tearfund
Recruitment and Management
hará. Esta decisión podrá ser tomada durante el taller o en otra reunión poco
después.
of Consultants
5 Oxfam UK, Programme and
Project Management and
Support Guidelines
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
7
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
OK, todos – ¿Cómo podemos mejorar la próxima vez?
…teniendo más tiempo para planear
…necesitamos mejores preguntas
…y tener una
fiesta al final
REVISANDO LA EVALUACION
Pregúntese qué es lo
que haría de modo
diferente la próxima
vez que organice una
evaluación
Existen distintos modos de revisar una evaluación. Se pueden enviar formularios de
retroalimentación (véase página 18) a las personas que tomaron parte en la evaluación
para descubrir lo que opinaron de ello. Asimismo, los que organizaron la evaluación se
pueden reunir para tomar nota de porqué salió bien (si es que salió bien), y lo que
harán de modo distinto la próxima vez. En la página 13 hemos incluido también
preguntas que se pueden hacer sobre el informe final.
DAR SEGUIMIENTO A LAS EVALUACIONES
Refiérase
constantemente a las
recomendaciones
para verificar
cuántas se han
implementado
Es buena idea pensar cómo se va a dar seguimiento a las recomendaciones incluso antes
de empezar la evaluación. Se pone tanto esfuerzo en la evaluación misma que luego se
suelen olvidar las recomendaciones. ¿Quién será el responsable de asegurar el seguimiento
de estas? Organice una reunión unos seis meses después de la evaluación para leer de
nuevo las recomendaciones y ver cuántas de estas han sido implementadas.
INFORMANDO A OTROS SOBRE LO APRENDIDO
Piense de qué modo
se pueden compartir
los resultados del
informe con otras
personas o grupos
Después de la evaluación es importante no olvidar las lecciones aprendidas. Pregúntese
a sí mismo:
■ ¿Hay alguna posibilidad de compartir el resumen final de modo más amplio – por
ejemplo con iglesias, donantes o con otras ONGs?
■ ¿Se puede traducir el resumen final a los idiomas locales?
■ ¿Es posible guardar el informe en un lugar donde la gente lo vea otra vez?
■ ¿Existe algún modo de publicar las lecciones sacadas de la evaluación – en un teatro
local, o con pósters por ejemplo?
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
8
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
LECTURAS ADICIONALES
Brown S (1997) Manual para un taller sobre planificación, monitoreo y elaboración de
informes, Tearfund
Carter I, directora (1993) Evaluación, Paso a Paso 17, Tearfund
Carter I, directora (1996) Aprendizaje y acción participativos, Paso a Paso 29, Tearfund
Crooks B (1999) Documentos guías sobre evaluación organizacional Nos 1–9, Tearfund
Feuerstein M (1986) Partners in Evaluation, Macmillan Education Ltd
Fowler A (1995) Participatory Self Assessment of NGO Capacity, Occasional Paper Series
No 7, INTRAC
James R (1998) Demystifying Organisational Development, INTRAC
Raistrick T (2000) Church, Community and Change, Tearfund
Rubin F (1995) A Basic Guide to Evaluation for Development Workers, Oxfam
¡Piense cómo se van a presentar los resultados de modo que todo el mundo los entienda!
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
9
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
Principios de buena práctica
en evaluaciones
6
✔ Las evaluaciones (de impacto o de la organización) deberían estar incorporadas en el proyecto o diseño de la asociación, y discutidas en su fase de
planificación.
✔ Todas las partes interesadas deberían ser identificadas en la fase inicial de
planificación de la evaluación, y su nivel de participación decidido.
✔ La evaluación debería tener un objetivo claramente definido: porqué tiene
lugar, quién va a usar los resultados y cómo se van a presentar estos.
✔ Las principales partes interesadas en la evaluación deberán participar en la
preparación de los Términos de Referencia.
✔ La evaluación debería promover el aprendizaje y adueñamiento por todos
aquellos envueltos en la evaluación.
✔ Todos los evaluadores deberían tener las habilidades y actitudes necesarias
para obtener la opinión de grupos marginalizados (por ej. niños, mujeres,
personas mayores, minusválidos).
✔ El equipo evaluador debería tener similar número de hombres y mujeres.
✔ Todos los asesores deberían recibir instrucciones completas antes de la
evaluación.
✔ Los resultados de la evaluación deberían ser presentados de modo asequible
para todas las partes interesadas.
✔ En cuanto sea posible después de la evaluación, debería haber una reunión
para discutir los resultados y las recomendaciones, así como para identificar
medidas a tomar.
✔ Una vez finalizada la evaluación, habría que preguntar la opinión de todas las
partes interesadas en cuanto a lo que se podría mejorar.
6 adaptado de Oxfam, (1997)
Oxfam UK Programme and
Project Management and
Support Guidelines
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
10
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
PLANTILLA 1
TERMINOS DE REFERENCIA
Dar detalles de lo siguiente:
Antecedentes
■ Título del proyecto e información general.
■ Resumen de los resultados de informes y evaluaciones anteriores.
■ Breve descripción de la organización y de sus orígenes.
■ Actividades en curso y razón por la que se necesita la evaluación.
Propósito
■ Objetivo de la evaluación.
■ Temas específicos a analizar.
Metodología
■ Técnicas para recoger información tal como...
revisión de documentos; análisis costo-beneficio; entrevistas semi-estructuradas;
observación directa; ejercicios participativos tales como hacer mapas, calendarios
estacionales, clasificaciones y grupos de enfoque.
Programación
■ Fechas para dar instrucciones y dar parte final; fechas del viaje; detalles de la visita
(quién, cuándo y dónde).
■ Fecha tope para la entrega del informe final.
Gestión
■ Nombre del principal cliente que encarga y aprueba el trabajo.
■ Nombre de una(s) persona(s) que se puede contactar en caso de que haya
problemas.
■ Persona responsable de hacer todos los preparativos.
Resultados esperados
■ Cómo deberá darse la retroalimentación, a quién y cuando.
■ Cómo deberá ser escrito y estructurado el informe final.
Insumos requeridos
■ Personas a involucrar en la evaluación (por ej. representantes comunitarios, personal
del proyecto, oficiales del gobierno, miembros de iglesias), vehículos, traductores,
consultores.
Análisis de la
evaluación
■ Cómo se va a estudiar la evaluación (formularios de retroalimentación, cualquier
análisis que vaya a tener lugar).
Presupuesto
■ Presupuesto general, con códigos, detalle de honorarios, viajes y otros gastos.
Autorización
■ El cliente debe firmar y poner la fecha en la versión final de los TdR.
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
11
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
PLANTILLA 2
ORIENTACIONES PARA ESCRIBIR INFORMES
Estructura y contenido
Título
Esta página debería contener el título del proyecto así como las fechas de la visita y el
nombre del autor del informe.
Indice
El índice debe listar todas las secciones del informe, con referencia a las páginas
correspondientes.
Glosario
El glosario debería indicar las palabras completas de todas las abreviaturas usadas en el
informe.
Sumario
El sumario no debería tener más de 4 páginas de largo y debería resumir la parte
principal del informe, incluyendo las recomendaciones.
Introducción
La introducción debería conducir al lector al centro del informe, explicando lo siguiente:
el cliente que encargó la evaluación, las circunstancias del estudio, la metodología y
cómo se ha ordenado la información obtenida en los resultados. Debería también
indicar el objetivo de la evaluación, tal y como se define en los TdR.
Resultados
Las conclusiones deberían seguir de manera expresa los TdR. Deberían presentar una
evaluación equilibrada de la situación en el momento presente y tomar en consideración
la opinión de la comunidad local y de los representantes comunitarios.
Conclusiones
Recomendaciones
Apéndices
Las conclusiones deberían estar corroboradas por las pruebas y hechos en que se basan
los resultados. No deben contener ninguna información o detalle nuevos.
Las recomendaciones deben ser realistas.
Los apéndices proporcionan un lugar donde incluir información adicional – detalles
que hacen el informe más claro pero que no son directamente relevantes (por ej.
cuestionarios o mapas). Sin embargo, el informe debe estar completo incluso sin los
apéndices. Los TdR enteros deberían estar incluidos aquí.
Composición y estilo
Las páginas del informe deberían estar numeradas. El informe debería ser claro y
conciso y no tener más de 25 páginas – lo que no incluye ni sumario ni apéndices. Subtítulos hacen más legibles grandes cantidades de texto. El informe debería ser escrito de
manera que permita a la gente hacer el mejor uso posible de sus resultados.
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
12
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
PLANTILLA 3
INFORMES DE EVALUACION – preguntas que hay que hacer
Comentarios / nota del 1 al 5
Composición
Formato
¿Tiene menos de 25 páginas (excluyendo
sumario y apéndices)?
sí / no
¿Tiene el sumario más de 4 páginas?
sí / no
¿Están las páginas numeradas?
sí / no
¿Sigue el formato indicado en las
Orientaciones para escribir informes
(por ej. título, índice, sumario)?
sí / no
¿Incluye los apéndices relevantes?
sí / no
¿Tiene una composición clara, y se pueden
encontrar las secciones pertinentes?
sí / no
Favor de comentar y dar una nota (5 siendo la nota más alta)
Estilo
Contenido /
análisis
¿Está claramente escrito, es legible?
1
2
3
4
5
¿Consigue el sumario resumir el informe de
modo adecuado, de forma que un lector
puede obtener la información más importante
sin tener que leer el resto del informe?
1
2
3
4
5
¿Consigue el informe seguir de manera fiel
los TdR?
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
¿Son las conclusiones corroboradas por las
circunstancias?
1
2
3
4
5
¿Son realistas las recomendaciones; están
claramente presentadas?
1
2
3
4
5
¿Son las recomendaciones corroboradas
por los principios de buena práctica?
1
2
3
4
5
¿Cree se deberían haber hecho otras
recomendaciones?
1
2
3
4
5
¿Cuánto se toman en cuenta las opiniones
de las partes interesadas en el análisis?
1
2
3
4
5
¿Presenta el informe un conocimiento
técnico adecuado?
1
2
3
4
5
¿Si el informe proporciona más información
que la requerida en los TdR, es esta
información importante?
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
13
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
PLANTILLA 4
CONTRATO PARA SERVICIOS DE CONSULTORIA
TOME NOTA
[Título del trabajo]
Este formato sólo
tiene fines informativos y de orientación.
Rogamos consulte un
abogado local antes
de usar este
documento.
(no sólo el título del proyecto)
Los consultores son un recurso importante para [nombre de la organización]. Apreciamos
todo lo que le aportan a [nombre de la organización] con sus habilidades y experiencia.
Esperamos que su temporada con nosotros sea satisfactoria y efectiva en el servicio al
Señor.
Este contrato tiene lugar entre [nombre de la organización], llamada ‘el cliente’, y [nombre
del consultor], llamado ‘el consultor’, quien va a realizar el trabajo especificado por
[nombre de la organización]. El trabajo se titula [título del trabajo].
Las partes acuerdan lo siguiente:
1
Términos de Referencia
El trabajo deberá ser realizado de acuerdo con los Términos de Referencia adjuntos.
2
Escala de Tiempo
El trabajo deberá ser completado de acuerdo con las siguientes fechas:
Fecha límite para recibir instrucciones: [fecha]
Fecha límite para trabajo de campo y viaje: [fecha]
El consultor deberá escribir y presentar un informe final a [nombre del cliente] hacia el
[fecha].
3
Responsabilidad y Apoyo
El consultor será responsable del trabajo y deberá entregar informes a [nombre del cliente]
Información suplementaria y apoyo se podrán obtener de [nombre].
El trabajo del consultor se hará dentro de las normas de [nombre de la organización] y
deberá seguir las orientaciones para consultores establecidas por [nombre de la
organización] El consultor deberá hacer todo lo posible para comportarse de un modo
consistente con los estándares y ética de [nombre de la organización].
4
Propiedad de los resultados
Los informes producidos serán propiedad de [nombre de la organización], quien los usará
para lo que desee. Si el informe tuviera información confidencial, [nombre de la
organización] se reserva el derecho de no publicar el informe o parte de este.
5
Honorarios
Se ha aprobado para este trabajo un honorario total de [monto] más gastos razonables. Si
se decide extender el contrato entre [nombre de la organización] y el consultor, se pagará
en adición una cantidad diaria de [monto].
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
14
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
El consultor deberá enviar una factura con sus honorarios y gastos dentro de 30 días a
partir de la fecha en que se terminó el trabajo. Si no recibimos la factura durante este
tiempo, se efectuará el pago de acuerdo con la información de que disponemos. Este
pago se considerará final y total. Todo pago se hará a condición de que [nombre de la
organización] considere el trabajo adecuado y conforme a las pautas contenidas en los
Términos de Referencia.
Si resulta necesario, se podrá hacer un pago de [monto] una semana antes de empezar la
consultoría.
[Nombre de la organización] proporcionará al consultor un billete de ida y vuelta a
[lugar] y reembolsará todos los gastos razonables relacionados con la preparación del
viaje (por ej. vacunas). Asimismo, [nombre de la organización] proporcionará o
reembolsará los gastos de un alojamiento razonable, sustento y desplazamientos durante
la visita. El consultor deberá mostrar los recibos correspondientes y preparar una lista
clara y detallada de gastos en [moneda] u otra moneda. Cualquier gasto que [nombre de
la organización] considere excesivo, o sin relación con el trabajo, no será reembolsado.
Todos los gastos de preparación y distribución del informe serán pagados por [nombre
de la organización].
6
Confidencialidad
El consultor deberá tratar en confidencia cualquier información acerca de [nombre de la
organización] obtenida durante el trabajo que sea de naturaleza conflictiva o delicada.
7
Impuestos
No existe relación laboral entre [nombre de la organización] y el consultor. Este contrato
es únicamente para servicios profesionales. Los consultores serán responsables de hacer
sus propias contribuciones fiscales o de otra naturaleza que sean requeridas por la
legislación de su país.
8
Firmas
Por favor, asegúrese de haber leído y entendido los Términos de Referencia y
Condiciones del Contrato adjuntos antes de firmar en acuerdo.
Firmado en acuerdo:
. . . . . . . . . . . . . . . . . .(Consultor)
Fecha: . . . . . . . . . .
Firmado en acuerdo:
. . . . . . . . . . . . . . . . . .(en nombre de
[nombre de la organización])
Fecha: . . . . . . . . . .
Firmado en acuerdo
. . . . . . . . . . . . . . . . . .(Supervisor)
Fecha: . . . . . . . . . .
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
15
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
PLANTILLA 5
Gastos
TOME NOTA
Este formato sólo
tiene fines informativos y de orientación.
Rogamos consulte un
abogado local antes
de usar este
documento.
CONDICIONES DEL CONTRATO
Los costos iniciales para el trabajo de consultoría de [nombre de la organización] son
generalmente bajos y por ello no suele ser necesario hacer un pago inicial. Los billetes
de avión y las visas del consultor deberían ser costeadas por [nombre de la organización]
antes de hacer la visita.
[Nombre de la organización] pagará los gastos razonables después de recibir una lista
detallada y clara de gastos, apoyada por recibos con los correspondientes precios en
[moneda local usada] Reconocemos el hecho de que en ciertos casos no será posible
obtener un recibo (por ej. taxis). [Nombre de la organización] no reembolsará en ningún
caso el costo de bebidas alcohólicas.
[Nombre de la organización] pagará cualquier gasto conectado directamente con el
trabajo. Lo cual incluye:
■ transporte de ida y vuelta al aeropuerto en el país de origen del consultor
■ cualquier gasto relacionado con el trabajo en otros países
■ gastos de transporte al lugar donde se reciban instrucciones y se dé el informe final.
Gastos de desplazamiento en vehículo propio se reembolsarán de acuerdo con una tarifa
de [monto] por milla/kilómetro.
Si es necesario hacer viajes de larga distancia frecuentemente, [nombre de la
organización] negociará precios reducidos con antelación para reembolso de gastos de
viaje.
En caso de que el consultor pague algo en lugar de otra persona, por ejemplo si invita
un contacto a cenar, estos gastos se podrán reclamar, pero será necesario dar una
explicación cuando se entreguen las facturas.
Adelantos
Es responsabilidad del consultor tener suficiente dinero para el viaje (dinero en efectivo,
cheques de viaje, Visa etc). [Nombre de la organización] podrá decidir si desea hacer un
adelanto en efectivo al consultor.
Material
[Nombre de la organización] comprará cualquier tipo de material caro que sea necesario
para el trabajo. Este material quedara propiedad de [nombre la organización]. El material
comprado por el consultor para el trabajo solo podrá ser reembolsado si existe previo
acuerdo con [nombre de la organización]. Consultores deberán tratar con cuidado
cualquier material propiedad de [nombre de la organización]. En caso de necesitar una
computadora portátil [nombre de la organización] podrá prestar una al consultor, pero
normalmente se espera que este tenga su propia computadora.
Alojamiento
El consultor deberá quedarse en un alojamiento de precio razonable. Esto no incluye el
hotel internacional estándar si no hay otra alternativa adecuada. El alojamiento debería
estar razonablemente limpio y tranquilo, tener ventiladores o aire acondicionado en
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
16
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
climas calurosos o húmedos, tener agua corriente y fácil acceso a un teléfono aunque no
tiene porque estar en la habitación.
[Nombre de la organización] ayudará cuando sea posible a hacer las reservas de hotel y
pasajes.
Seguro y
enfermedad
SEGURO Explicar el tipo de cobertura organizado por la agencia para el consultor.
ENFERMEDAD Si el consultor enferma estando fuera de su país, [nombre de la
organización] pagará una contribución diaria como acordado hasta el día previsto para
el retorno, pero no más allá. Los consultores no tienen derecho a la paga que reciben los
empleados de [nombre de la organización] cuando están de baja por enfermedad.
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
17
P A U TA S P A R A E V A L U A C I O N E S
PLANTILLA 6
FORMULARIO DE RETROALIMENTACION
– a usar después del trabajo
Su retroalimentación es muy importante para nosotros. Rogamos rellene este
formulario y devuelvalo a [nombre del cliente] hacia el [fecha]. Esto nos ayudará a
mejorar la eficacia de futuros trabajos.
Detalles del
trabajo
Nombre de la organización: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Título del trabajo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fecha del trabajo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Lugar: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Favor de dar una nota para cada afirmación
Consultor 1
Consultor 2
Trabajo en
general
Capacidad para relacionarse con la gente
(BAJO)
Relevancia de sus conocimientos y habilidades
(BAJO)
Comprensión de la situación
(BAJO)
Calidad del análisis
(BAJO)
Capacidad para relacionarse con la gente
(BAJO)
Relevancia de sus conocimientos y habilidades
(BAJO)
Comprensión de la situación
(BAJO)
Calidad del análisis
(BAJO)
Objetivos de los TdR conseguidos
(BAJO)
El trabajo ayudará nuestras actividades
(BAJO)
Utilidad de las recomendaciones
(BAJO)
Calidad del informe final
(BAJO)
1
2
3
4
5
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(ALTO)
(ALTO)
(ALTO)
(ALTO)
(ALTO)
(ALTO)
(ALTO)
(ALTO)
(ALTO)
(ALTO)
(ALTO)
(ALTO)
¿Qué le ha parecido lo
más útil del trabajo y
porqué?
¿Qué le ha parecido lo
menos útil, porqué?
Otros comentarios
Persona que
rellena el
formulario
Nombre: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Puesto en la organización: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fecha: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PASOS
PARA
ORGANIZAR
UNA
EVALUACION
18