Proceso de compra

TEMA 4 EL PROCESO DE COMPRAS
1. Los Justificantes y Documentos
Las operaciones que realiza la empresa es necesario que queden reflejadas en soportes materiales para que
exista constancia de los hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con estos
documentos, y también un control externo.
Los soportes materiales de las operaciones se llaman justificantes o documentos.
• Pedido o nota de Pedido.
• Albarán
• Factura
• Pago (Cheque, pagare)
• Factura de Gastos
• Notas de Abono.
2 Pedido
−Solicitamos nosotros el pedido.
Mediante el representante.
Pedido se define como la solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor después de
haber valorado las ofertas recibidas de varios proveedores.
Una vez que hemos hecho el pedido habrá que anotar su número en el Libro Registro de Compras.
2.º Tipos de Pedidos
Pedidos según el objeto de la solicitud
−Pedidos de servicios u obras: son aquellos en los cuales se solicita alguna prestación de tipo personal o por
la realización de un trabajo determinado, en este trabajo determinado se puede o no incluir los materiales para
realizar los trabajos.
−Pedido de materiales: aquellos en que pedimos una mercancía concreta.
Pedidos según el destino de material
−Pedidos por consumos extraordinarios: también llamados materiales de pronto empleo, serán materiales que
existen en el almacén pero que por necesitarse extraordinariamente hayan sido solicitados para este fin
evitando alterar los consumos medios.
−Pedidos de reposición: pedidos que surgen por iniciativa del almacén y se refieren a materiales cuyas
existencias se ha fijado un stock mínimo.
Pedidos según la forma
−Pedidos normales: son aquellos en que las cantidades solicitadas se han ajustado en función de los consumos
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previstos durante una semana, un mes
−Pedidos programados: son aquellos que se producen como consecuencia de un estudio realizado sobre los
materiales, teniendo en cuenta los consumos históricos y previstos, los stocks mínimos, las existencias y las
cantidades pendientes de suministro. El estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un período de
tiempo que será el que abarque el pedido.
Contratamos una cantidad anual cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios períodos. Normalmente
pediremos una cantidad menor a la prevista.
Inconvenientes: como la cantidad solicitada es inferior a la prevista si no se cumplen las fechas de entrega se
puede producir rotura de stock
Ventajas: Se reducen los costes de gestión. Pueden disminuir los precios de adquisición.
−Pedidos abiertos: se hacen para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso
obligado de compra. Pediremos el envío de material en función de nuestras necesidades reales que pueden ser
mayor o menos a la cantidad reservada.
Características: con respecto a las cantidades solicitadas las cantidades indicadas en el pedido solo lo son a
titulo indicativo y variarán en función de cómo lo hagan los consumos previstos respecto a los reales. No
existe compromiso de comprar, sólo si surgen necesidades.
Respecto a los plazos de entrega, los más frecuentes son de 24, 48 horas o de una semana.
Respecto a las existencias del suministrador habrá que exigir al suministrador que disponga de las cantidades
fijadas como stock mínimo.
La realización del pedido, reducen o eliminan formalidades. Respecto al importe de los pedidos, puede haber
dos posiciones:
• Se pueden establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del pedido que normalmente suele ser
de un año.
• Se pueden aceptar subida de precios que ocurran durante la duración del pedido
Ventajas: la existencia de estos materiales en almacenes baja; disminuyen los costes de gestión ya que un
pedido abierto elimina gran número de pedidos normales; disminuyen los precios de adquisición por volumen
de compra; disminuyen el número de facturas; disminuye el trabajo contable; disminuyen los plazos de
aprovisionamiento.
Inconvenientes: aumenta el número de recepciones; exige que se haga un estudio previo a su realización.
2.2. El impreso del Pedido
El pedido se puede hacer mediante dos formas: carta e impreso. En ambos casos se deben poner todos los
datos necesarios para facilitar al máximo las relaciones comerciales y que no dé lugar a equivocaciones.
Impreso estándar: tiene que llevar:
• Los datos del comprador, nombre o razón social, CIF o NIF, domicilio completo, FAX, e−mail,
teléfono. Cuando el comprador y vendedor son de distinta nacionalidad se incluye el país.
• La fecha de entrega o plazo máximo de envío.
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• Número de orden
• Fecha de expedición y referencias (número de contrato, representante que ha realizado el pedido).
• Datos del vendedor, nombre o razón social, CIF o NIF, dirección completa
• Relación de artículos solicitados, nombre del producto o descripción en unidades de venta, referencia
o código de cada artículo, cantidad que solicitamos de cada artículo, precios unitarios, importes
totales o parciales
• Condiciones comerciales, descuentos, quien pagará los gastos de transporte, seguro, embalajes, forma
de pago, otras condiciones o acuerdos tomados de forma verbal o escrita.
• Firma del comprador de quien se hace responsable de ese pedido
2.3 El Registro de Pedidos.
Cuando se realiza un pedido habrá que realizar un seguimiento de ellos hasta que la mercancía llegue a
nuestro almacén. Se hará en el libro de registros de pedidos emitidos. Contenido:
• El número de pedido.
• Fecha, día en que se hizo el pedido.
• Importe total de la mercancía.
• Proveedor, a que proveedor se lo hemos hecho.
• Código del proveedor, en su defecto el CIF.
• Fecha de entrega del pedido.
• Fecha de recepción.
• Almacén o lugar de entrega para el cual se realizan los pedidos
• Número de albarán, número de documento que se firma aceptando el envío
• Observaciones, incidencias
2.4. Hoja de Solicitud
Documento que se utiliza para solicitar materiales desde una sección a otra de la empresa desde el punto de
venta al almacén central.
3. La Recepción de Mercancías (Control, documentación)
La recepción es la aceptación que se realiza al proveedor para que pueda enviar la factura, para otorgar el
consentimiento se firmará una copia del albarán o nota de entrega suministrada por el proveedor.
Dependiendo del tipo de transporte habrá dos variantes:
• Que el transportista sea una agencia, la mercancía vendrá catalogada por número de bultos y peso,
exigiendo la firma del destinatario en el albarán del transporte o nota de entrega.
• Que el transportista sea el suministrador de la mercancía, la mercancía vendrá con el albarán
3.1. Albarán o nota de entrega.
Documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función es servir
como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también sirve de guía para
confeccionar la factura.
• Original más primera copia se remite al cliente y el cliente una vez cotejada la mercancía devuelve la
copia firmada, esta copia firmada por el cliente va ha contabilidad para hacer la factura.
• Segunda copia, se queda en el almacén para justificar la salida de mercancías.
• Tercera copia, va ha ir al departamento de ventas.
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Excepciones de la existencia del Albarán.
• El albarán se sustituye por una nota de entrega del transportista en la que se detallarán el número de bultos
y el tipo de mercancías que contiene cada uno
• Cuando el comprador no exige factura y al retirar la mercancía paga al contado se le expedirá el albarán
valorado.
Forma y contenido del Albarán
Tiene que llevar:
• Datos del vendedor, nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio.
• Número de orden y fecha de emisión
• Datos del cliente, nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio
• Referencias, pondremos el número de pedido y fecha al que se hace referencia. Si existe agente o
representante a través del que se hizo el pedido.
• Forma de envío, agencia o transportista que realiza la entrega, y si la mercancía viaja a portes debidos o
pagados.
• Descripción de la mercancía, código de las mercancías, descripción, cantidad y precio.
• Observaciones, posibles incidencias observadas en la mercancía recibida.
• Recibí, o firma de la persona autorizada por la empresa receptora. El firmar quiere decir que aceptamos la
mercancía y nos enviarán la factura.
3.2. Albarán valorado.
Modelo especial que se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar
la mercancía.
Se formalizará incluyendo en él todos los requisitos legales exigidos para las facturas. Cuando los precios
llevan incluidos el impuesto total la compra se expresa: Total ( IVA incluido). Además este albarán valorado
sirve al mismo tiempo como nota de entrega y justificante de compra.
3.3. Registro y control de la mercancía.
El registro y el alta de la mercancía en el almacén no tiene lugar hasta que se ha verificado que no existen
errores. Errores:
• Equivocaciones en los artículos enviados.
• Falta de artículos.
• Daño o roturas.
Para ello hacemos una inspección cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos. Pasos para la
inspección:
• Comprobamos antes de la descarga que los datos del documento que acompaña a la mercancía coinciden
con los del pedido realizado.
• Contaremos los bultos descargados y examinaremos si hay daños externos, si el embalaje está deteriorado
de anotan los desperfectos y se acepta la mercancía con la condición de salvo posterior examen.
• Se hace un recuento físico de los artículos recibidos y se contrastan con los que aparecen relacionados en el
albarán de entrega.
El resultado del examen puede ser conforme o no conforme y aceptaremos o no la mercancía pero siempre
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indicando el motivo en las observaciones.
Una vez echo el control de la mercancía, confeccionaremos la hoja de recepción; que se confecciona para
demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de
entrega, rechazos, rotura etc.
En la hoja de recepción figurará:
• Orden de compra o número de pedido.
• Albarán o nota de entrega de la mercancía.
• Resultado del control tanto en cantidad como en calidad.
• Descripción, clasificación y almacén de destino del material.
4. La Factura
La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios y
se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarán que acepta el
comprador.
4.1. Normativa sobre la Factura.
Está en el Real Decreto 2402/1985 BOE 30 de Diciembre
Deberán expedir facturas todos los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen incluso por
las exportaciones debiendo conservar una copia de las mismas. Todas las facturas y sus copias deben de
contener los siguientes datos.
• Datos del vendedor o emisor.
• Número de factura. La numeración debe ser correlativa. Si se emiten facturas desde varios centro se pueden
usar series diferentes
• Lugar y fecha de emisión.
• Datos del comprador o destinatario.
• Descripción de la operación de compraventa o prestación de servicios. (descripción artículo, número de
unidades, precios unitarios, descuentos, otros gastos, base imponible, tipos impositivos, recargos de
equivalencia, importe total).
• También se debe indicar la referencia del pedido o el albarán que ha originado la factura.
• Observaciones, donde se hace constar las condiciones de pago, la forma, la cantidad.
Las facturas dirigidas a un mismo destinatario pueden contener varias operaciones siempre que consten por
separado los conceptos, contraprestaciones, los impuestos y la cuota de cada operación.
También se puede incluir en una sola factura todas las operaciones realizadas con un mismo destinatario
durante un mes natural o tiempo inferior.
Los empresarios y profesionales que realicen operaciones para quienes no tengan la consideración de tales
podrán sustituir la factura por un talonario de vales o tickets numerados.
Ventas al por menos, transportes de personas, servicio de hosteleria y restaurantes, espectáculos públicos,
autopista de peaje.
Contenido del ticket:
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• Nombre o razón social del vendedor, CIF, dirección completa
• Fecha de expedición
• Dependiente o vendedor que ha efectuado la venta.
• Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados
• Forma de pago efectivo o tarjeta.
4.2. Expedición, copia, conservación y registro de las facturas.
Las facturas se expedirán en el acto o bien en el plazo de 30 días desde el devengo o el último día del mes
cuando se factura por meses. El vendedor debe expedir un original de cada factura pudiendo expedir un
duplicado cuando concurran varios destinatarios o por pérdida del original pero tendrá que venir la expresión
DUPLICADO sobreimpresa en la factura. Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida,
tickets o vales durante 6 años. Si adquirimos bienes de inversión muebles habrá que conservarse la factura
durante 15 años. Los adquirientes y compradores que sean empresarios o profesionales también tienen que
conservar la factura durante 6 años.
Los empresarios y profesionales sujetos al IVA deberán llevar obligatoriamente 2 libros de registros:
• Libro de Registro de Facturas Emitidas.
• Libro de Registro de Facturas Recibidas.
4.3 Conceptos incluidos en las facturas
− Gastos de Compras.
Serán todos los gastos ocasionados por la adquisición de la compra
• Portes o Transportes: están gravados al mismo tipo impositivo del género o mercancía que se
transporta. Si hay facturas en las que se transportan artículos al 16%, al 7% y al 4%, se deben
prorratear los portes entre los distintos artículos aplicando 3 bases imponibles distintas.
• Seguros: van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercancía, si hay artículos con varios tipos
impositivos habrá que prorratear los seguros.
• Envases y embalajes: 2 tipos: los reutilizables y los no reutilizables, estos envases incrementan el
importe de la factura yen el caso de los reutilizables el cliente los devuelve y el proveedor abona su
importe mediante una factura de rectificación.
− Descuentos
Son disminuciones conseguidas por rebajas o negociaciones con el proveedor.
• Descuentos comerciales: es un porcentaje a calcular sobre el importe de cada artículo o sobre la suma
de los importes total su todos tiene el mismo tanto por ciento.
• Descuentos por cantidad: se otorgan a los compradores que realizan una gran cantidad de pedidos.
• Descuentos financieros: son los concedidos por abonar rápidamente el importe de la compra, se
aplicarán sobre la cantidad resultante después de haber restado los 2 descuentos anteriores.
− Unidades bonificadas
Se facturan y por consiguiente forma parte del bruto de la factura, pero el importe económico de estos
artículos aumentan el descuento comercial.
5. Otros documentos de compraventa.
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5.1 Nota de Gastos
Se utiliza para reflejar los gastos suplidos que son aquellos que el vendedor paga a terceras personas en
nombre y por cuenta del comprador.
• Portes: se la empresa que presta el servicio cobra en origen es el vendedor quien paga al transportista,
pero si se han pactado que loa gastos fueran a cargo del comprador, el vendedor para cobrarle los
gastos al comprador extenderá una nota de gastos por el importe pagado a la agencia de transportes.
• Envases y embalajes: estos gastos se originan cuando el producto no sale envasado de fábrica o el
comprador solicita un envase o embalaje especial. En estos casos son a cargo del comprador y se
facturan por separado.
• Seguros: gasto que se paga a la compañía de seguros para que asuma los riesgos que pueda sufrir la
mercancía.
El formato de la nota de gastos es similar a la factura, los gastos incluidos en la nota de gastos tributan al tipo
impositivo general (16%), mientras que los gastos incluidos en factura se gravan con el IVA que corresponde
al producto.
5.2. Factura de Rectificación o Nota de Abono.
La confeccionaremos para reflejar los importes que el vendedor tiene que devolver al comprador, serán
cantidades que se han incluido en factura y cobrado pero que el comprador no tiene por que pagar.
Casos en que se hace la nota de abono:
• Para devolución de mercancías, envases o embalajes.
• Para los rappels o descuentos por volumen de operaciones.
• Cuando se detectan errores después de haber expedido la factura.
Indicaremos en la nota de abono la causa o el número de documento que a originado la rectificación con los
mismos tipos impositivos y la serie y numeración será distinto.
5.3. Recibo de Portes o Carta de Portes.
Las empresas dedicadas al transporte para facturar el servicio que hacen a los clientes harán la carta de portes.
Contenido mínimo:
• Datos de la empresa que presta el servicio.
• Datos del remitente, cargador o expedidor.
• Datos del destinatario o consignatario
• Descripción de la mercancía, número de bultos, peso, volumen, etc.
• Fecha de emisión y número del documento.
• Forma de pago. Origen o Destino. Portes pagados o debidos.
• Importe del servicio del transporte.
• Otros gastos. Seguros, carga, descarga.
• Impuestos.
• Fecha y hora de salida y llegada.
• Transportista que realiza el seguro
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