Términos y Condiciones

Términos y Condiciones
Política de Manejo de la Información
Con el propósito de capturar, procesar, transferir y proteger la información de sus clientes y
proveedores THT dispone de la siguiente política para el manejo seguro de la información
1. GLOSARIO:
Se entenderán los siguientes términos de la siguiente forma:
1.1. Autorización: Autorización expresa e informada del Titular para llevar a cabo el Tratamiento
de datos personales.
1.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos de las personas y organizaciones que sea objeto
de Tratamiento.
1.3. Dato personal: Información que pueda asociarse a una o varias personas naturales.
1.4. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Tales como el nombre, el
género, el nivel educativo, el documento de identidad y el lugar de origen y que no estén
sometidas a reserva.
1.5. Datos sensibles: Se entiende como aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas, políticas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales,
así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
1.6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio, procese
los datos personales de las personas.
1.7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que controle el uso que se dan a los
datos.
1.8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean procesados.
1.9. Aviso de manejo de la información: Comunicación escrita generada por el Responsable,
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
1.10. Transferencia: Envío de datos el cual tiene lugar cuando el Responsable o el Encargado del
Tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a
su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
1.11. Transmisión: Comunicación de los datos de las personas dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia por el Encargado por cuenta del Responsable.
1.12 Cliente: Persona natural o jurídica que contrata los servicios de THT para la captura,
procesamiento y generación de informes de personas naturales en calidad de aplicantes o
empleados.
2. ALCANCE:
Este documento tiene como fin establecer los procedimientos y políticas de la captura, manejo,
procesamiento, servicio, soporte y custodia de los datos personales de los clientes y personas
relacionadas con THT.
Los datos principales de contacto de THT, son:
Domicilio principal: Carrera 23 nro 120-45 Teléfono:
+1 57 6298221
Correo Electrónico habeasdata@tht.company
3. CRITERIOS DE APLICACIÓN:
3.1. Criterio de legalidad: Se regirá por la legislación vigente de Habeas Data.
3.2. Criterio de finalidad: Realizar análisis de perfiles de puestos, equipos, organizaciones para la
gestión del Capital Humano.
3.3. Criterio de libertad: Los datos de las personas únicamente serán almacenados y entregados al
a la organización cliente de THT por autorización expresa de la persona.
3.5. Criterio rigurosidad: El almacenamiento, procesamiento y generación de informes de la
persona exacta y sin errores.
3.6. Criterio de control de acceso: Los datos de las personas únicamente serán suministrados al
cliente que contrató a THT para acceder a los mismos.
3.8. Criterio de seguridad: La información será custodiada de forma segura en el Data Center
contratado por parte de THT.
3.9. Criterio de propiedad: La información será de propiedad del cliente que contrata los servicios
de THT y no de las personas naturales que suministran la información y que por su consentimiento
informado aceptan que sean capturados y procesados.
4. AUTORIZACIÓN:
Se requiere la autorización previa, expresa e informada del candidato o colaborador para el uso de
sus Datos Personales. De igual forma THT custodiará los datos corporativos de cada cliente para lo
cual el cliente corporativo dará autorización por medio de aprobación de un acuerdo de servicio.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO:
THT almacena, procesa y envía, la información de cada persona y de cada organización durante la
vigencia del contrato y la custodia de forma indefinida salvo que exista solicitud expresa del cliente
para eliminarla.
El tratamiento que se da a la información será única y exclusivamente para temas relacionados
con la gestión del capital humano de las organizaciones con el propósito de mejorar su desempeño
en el trabajo o para definir si una persona es apta o no para ocupar un puesto de trabajo.
Dicho tratamiento será realizado directamente por THT a través de su Data Center con el cual
existen los debidos mecanismos de custodia y protección de datos.
6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:
Los datos sensibles de las personas serán entregados a los clientes de THT previa autorización.
Estos no serán revelados salvo que exista orden judicial.
Cualquier dato ofrecido por una persona de forma inexacta exonerará a THT de cualquier
responsabilidad.
THT empleará diferentes herramientas de análisis de datos tales como Power BI, Google Analytics,
Bigdata, SPSS estadístico entre otros, para generar información estadística y agrupada con el fin
de mejorar la calidad de sus servicios y monitorear la estabilidad de sus sistemas. En ningún caso
esta información será revelada de forma individual por persona o por organización salvo solicitud
expresa del cliente o por orden judicial.
7. RESPONSABILIDAD:
La persona responsable por el manejo de la información es el Representante Legal de THT, para lo
cual garantiza que todos sus empleados y proveedores han contraído contratos de
confidencialidad y que ha tomado todas las medidas pertinentes para proteger y custodiar la
información de los aplicantes y de las organizaciones contratadas para tal fin.
8. PROCEDIMIENTOS:
La captura de datos se realizará por medios cuestionarios para personas, puestos, equipos,
organizaciones los cuales contarán con el consentimiento informado de las personas y de la
organización cliente por medio de la aprobación de un acuerdo de servicio.
Una vez capturada la información esta será procesada de acuerdo con los diferentes módulos y
algoritmos diseñados, normalizados y validados por parte de THT.
La información reposa en el Data Center contratado con THT el cual permite realizar consulta a la
información por medio de accesos controlados por medio de claves debidamente validadas y
actualizadas por parte del cliente.
Todas las solicitudes, reclamos, preguntas o sugerencias referentes al manejo seguro de los datos
deberán ser enviados a habeasdata@tht.company o a gerente@tht.company, en los cuales se
deberá informar nombre, apellido, e mail, cliente de THT con el cual aplicó cuestionarios y el tema
de la solicitud.
Para la supresión de datos se deberá contar con el consentimiento informado de la persona
natural que los aplicó y deberá ser informado a la organización cliente desde donde la persona
accedió a la plataforma de THT.
9-SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:
THT realiza copias diarias de la información, realiza mantenimiento a su equipo de cómputo,
provee entrenamiento especializado a su equipo de ingenieros y custodia legalmente el control
sobre los datos.
De igual forma las organizaciones clientes de THT tiene la opción de realizar cambios periódicos de
claves de acceso de acuerdo con su política de seguridad.
Los tests de acceso solicitados tienen tiempo de caducidad de tal forma que si una persona solicita
un test y pasa cierto tiempo sin aplicarlos, estos no se podrán diligenciar sin antes haber.
10. LEGISLACIÓN DE REFERENCIA:
El marco legal aplicable es el Art. 15 y 20 de la Constitución política de Colombia, la Ley 1581 de
2012, y el Decreto 1377 de 2013.
Para cualquier información adicional por favor comuníquese con:
habeasdata@tht.company