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SuPERIN'ENDENctA CE ARmimiSTRAC1014 TRIBUTARIA
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Intendencia de Recaudación y Gestión
PROCESO /
HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS
SUBPROCESO:
Nombre del Documento
Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
Identificación
PR-IRG-DG-10.1.1
Versión
1
No. Folios
20
Fecha de Aprobación
18/07/2014
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Nombre Completo
Aura Elizabeth Pérez
Aura Elizabeth Pérez
Alvaro Omar Franco
Chacón
Puesto que ocupa
Profesional de Gestión
Jefe del Departamento de
Gestión Interino
Intendente de Recaudación
y Gestión
l
Firma
Licda. .4is -
i
zabeál i'Vrez
Profesional del Departamento de Gestión
INTENDENCIA DE RECAUDACIÓN Y GESTIÓN
Al/a
(041/11
Llcda. Aura E iza • th Pérez
Jefe de Departamento de Gestión Interino
I
,
Omar Franco Chacó.?
11:4''5EODE RECAUDACIÓN Y GESTIO
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PR-IRG-DG-10.1.1
Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
Versión 1
Fecha de Aprobación
17/07/2014
Objetivos
1. Estandarizar y comunicar las operaciones, procedimientos y requisitos relacionados con la activación de usuario, a
efecto que los contribuyentes puedan tener acceso a la herramienta denominada SAT en línea.
2. Servir de guía al personal responsable, en las Oficinas y Agencias Tributarias de la República de Guatemala y en las
Gerencias de Contribuyentes Especiales Grandes y Medianos.
Alcance
Este procedimiento es de aplicación en las en las Oficinas y Agencias Tributarias de la República y en las Gerencias de
Contribuyentes Especiales Grandes y Medianos, iniciando con la solicitud de usuario por medio de portal SAT y
finalizando con la activación del usuario, enviándole automáticamente al contribuyente un correo electrónico, por medio
del cual se confirma la activación.
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Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
Versión 1
Fecha de Aprobación
17/07/2014
Marco Legal y Documentos Relacionados
1.
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10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Constitución Política de la República de Guatemala, artículo: 28.
Código Tributario, Decreto Número 6-91 del Congreso de la República, artículos: 22, 24 y 120.
Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria, Decreto Número 1-98 del Congreso de la
República, artículo: 3 literales e) y h).
Ley del Registro Nacional de las Personas, Decreto Número 90-2005.
Ley del Organismo Judicial, Decreto Número 2-89, artículos: 10 y 13.
Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, artículos: 6, 7 y 8.
Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, Decreto Número 47-2008, del Congreso
de la República, artículos: 1, 5, 8, 12, 13 y 16.
Código de Comercio, Decreto Número 2-70 del Congreso de la República, artículos: 162, 164, 181 y 182.
Código de Ética y Conducta para los Funcionarios y Empleados de la Superintendencia de Administración Tributaria.
Código Civil, Decreto Ley Número 106, artículos: 1686 al 1704.
Código Procesal Civil y Mercantil, Decreto Ley Número 107, artículos: 183, 186 y 246.
Código Procesal Penal, Decreto Número 51-92, artículo: 298.
Código Penal, Decreto Número 17-73, artículos: 419, 459 y 460.
Acuerdo del Directorio Número 007-2007, Reglamento Interno de la Superintendencia de Administración Tributaria.
Acuerdo de Directorio Número 2-2008, Reglamento de Trabajo y Gestión del Recurso Humano de la
Superintendencia de Administración Tributaria.
Acuerdo 10-99, Normas para el uso y seguridad de los recursos informáticos.
Resolución que detalla las figuras organizativas de segundo y tercer nivel de las dependencias de la
Superintendencia de Administración Tributaria, Resolución del Superintendente Número 467-2007.
Resolución de Superintendencia Número S-294-2009.
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Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
Versión 1
Fecha de Aprobación
17/07/2014
19.
20.
21.
Resolución de Superintendencia Número SAT-S-51-2008, Normas generales del Sistema de Control y Gestión de
Expedientes.
Resolución de Superintendencia Número SAT-S-621-2011 Política para la Administración de Solicitudes de
Usuarios y Accesos.
Normativa de terceros PR-IRG-DG-5.2.4 (versión vigente).
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Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
Versión 1
Fecha de Aprobación
17/07/2014
Normas de aplicación general
1.
Para la aplicación de este procedimiento deberán considerarse todas las normas y narrativas, así como cualquier
instrucción adicional que emita el Departamento de Gestión, por medio de comunicación escrita, posterior al inicio de
su vigencia; debiendo para el efecto, considerar los artículos 2 y 79 del Acuerdo de Directorio Número 2-2008,
Reglamento de Trabajo y Gestión del Recurso Humano de la Superintendencia de Administración Tributaria; para
determinar lo indicado en los artículos citados, las autoridades competentes deberán aplicar lo establecido en el
Título IV, capítulos I, II y III del referido acuerdo.
2.
En el apartado de marco legal, se identifican los artículos de leyes tributarias y conexas, reglamentos y disposiciones
internas, normas, narrativas y requisitos, que deben ser consultados por el personal responsable e involucrado en
este procedimiento, para un mejor entendimiento, no aplicarlos a cada caso concreto que se atiende, ocasiona
incumplimiento en las tareas propias del puesto de trabajo.
3.
Si se presenta algún caso concreto que no esté considerado o algunas de las características, difieren de los
tipificados en el marco legal o del resto del procedimiento (normas generales, normas específicas, narrativa o
requisitos), deberán ser analizados y resueltos en forma conjunta por el Gerente, Jefe de División de Recaudación y
Gestión y el Administrador de la Oficina o Agencia Tributaria o Supervisor de Análisis y Cumplimiento Tributario
donde se presentó el caso, debiendo para el efecto, aplicar las leyes tributarias y conexas, de igual o mayor
jerarquía.
4.
Resuelto el caso indicado en la norma anterior, el Gerente y/o Jefe de División de Recaudación y Gestión, deberán:
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Fecha de Aprobación
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4.1 Realizar la presentación del caso y la solución aplicada, al personal de las Oficinas y Agencias Tributarias o
Gerencias de Contribuyentes Especiales Grandes o Medianos según corresponda, en la reunión periódica
inmediata siguiente a la atención del mismo (norma de aplicación general número 7), para que el referido
personal pueda solucionar algún caso similar que se presente.
4.2 Enviar por escrito, al Departamento de Gestión, el caso y la solución aplicada, para que se analice y de ser
procedente modificar el procedimiento.
5.
Este procedimiento se aplicará en las Oficinas y Agencias Tributarias de la República de Guatemala, que se
designen, según su capacidad instalada, así como en las Gerencias de Contribuyentes Especiales Grandes y
Medianos; por tal razón, no deben negarse a la recepción de solicitudes de usuario, considerando el derecho de
petición que le asiste a los contribuyentes.
6.
Los Administradores y supervisores de las Oficinas y Agencias Tributarias, Supervisor de Análisis y Cumplimiento
Tributario son solidariamente responsables con el personal designado para la correcta aplicación del presente
procedimiento (marco legal, normas de aplicación general, narrativa, requisitos, roles de usuarios, instructivos y
demás anexos).
7.
Los Gerentes y Jefes de División de Recaudación y Gestión, son responsables solidariamente de la correcta
aplicación del presente procedimiento en las Oficinas o Agencias Tributarias de la Región a su cargo, lo cual
deberán de verificar a través de visitas programadas, capacitando sobre el mismo y resolviendo dudas, debiendo
elaborar documento consolidado que contenga comentarios y sugerencias manifestadas por el personal, para su
discusión en reuniones periódicas y de ser viable jurídicamente, solicitar la modificación del procedimiento.
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Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
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Fecha de Aprobación
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8.
Los Administradores y Supervisores de las Oficinas y Agencias Tributarias, Supervisor de Análisis y Cumplimiento
Tributario, son responsables de verificar que el personal de las Oficinas o Agencias Tributarias o Gerencias cada vez
que concluyan labores terminen las sesiones activas y apaguen los equipos, a efecto de evitar que la información
que operan en los sistemas, presenten inconsistencias por desactualización de las aplicaciones informáticas que
utilizan según los roles que tienen asignados.
9.
Todos los empleados involucrados en este procedimiento, cuando exista presunción de actividades ilícitas, están
obligados a presentar denuncia a la entidad o dependencia designada para realizar la investigación pertinente.
10.
Los roles se asignarán conforme lo definido en esta normativa (anexo 4). Las personas facultadas para autorizar la
creación, modificación o eliminación de roles a los sistemas de información, deberán verificar que se
asignen conforme lo definido en dicho anexo. Si el colaborador designado se ausenta del puesto de trabajo
definitiva o temporalmente y existe la necesidad de asignar rol temporal a personas con puestos diferentes a los
indicados, deberá documentarse, a efecto de dejar constancia del período por el cual se asignará, una vez concluido
el período por el cual se le asignó el rol temporalmente, el Jefe inmediato superior debe velar porque se solicite la
eliminación del rol. Se entiende por ausencia definitiva la finalización de la relación laboral con la institución y por
ausencia temporal el traslado a otro departamento, goce de vacaciones, suspensión por enfermedad o accidente o
cualquier otro motivo.
11.
El colaborador designado debe atender al contribuyente con respeto y cortesía conforme el procedimiento de
Atención al Contribuyente y Público en General en Oficinas Tributarias, Aduanas y Unidades en donde se atienda
Público (versión vigente).
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12.
El contribuyente puede solicitar el acceso a SAT en línea a través del Portar SAT o por medio del formulario SAT901 (BancaSAT), en el caso que la persona posea usuario en e-servicios automáticamente tendrá acceso a SAT en
línea.
13.
El presente procedimiento establece lo relativo a la activación de usuario, cuando los contribuyentes requieren el
acceso por medio de portal SAT.
14.
El contribuyente para solicitar el acceso a SAT en línea por medio del portal, debe realizar el proceso siguiente:
14.1. Ingresar los datos que requiere la opción.
14.2. El sistema envía correo electrónico.
14.3. Ingresar al link del correo electrónico para confirmar la solicitud y descargar el documento que genera el
sistema.
14.4. Firmar el documento y presentarlo en cualquier Oficina y/o Agencia Tributarias de la República de Guatemala,
Gerencias de Contribuyentes Especiales Grandes o Medianos.
14.5. Verificar correo de activación, una vez el colaborador de SAT haya realizado la activación del usuario.
15.
Todo el personal de las Oficinas y Agencias Tributarias de la república, Gerencias de: Contribuyentes Especiales
Grandes y Medianos y de Atención al Contribuyente, deben tener acceso a SAT en línea y conocer los requisitos,
con el objeto que puedan orientar y atender adecuadamente a los contribuyentes (anexos 1 y 2).
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16.
El colaborador designado debe aplicar los requisitos según el caso concreto que se atiende y analiza (anexo 1), no
debe requerir documentación adicional a la tipificada en los requisitos, ni documentos cuya información está en los
registros de la Administración Tributaria, ejemplo: nombramiento del representante legal.
17.
El colaborador designado, para los casos en los que el contribuyente presente como documento de identificación el
pasaporte, no deberá requerirle que el mismo esté vigente, en virtud que la vigencia del mismo es únicamente para
efectos migratorios y no tributarios.
18.
El colaborador designado, cuando la gestión es realizada por una tercera persona, además de cumplir con el
presente procedimiento, debe solicitar los requisitos definidos en el procedimiento de Autorización de Tercera
Persona para realizar Gestión PR-IRG-DG-5.2.4 (versión vigente), de conformidad con dicho procedimiento, la
tercera persona no necesita comprobar la calidad con que actúa.
19.
El colaborador designado no debe requerir al contribuyente que la firma de la solicitud de activación de usuario, sea
igual a la registrada en el documento de identificación, derivado a que ninguna ley establece que debe consignar la
firma igual a la del documento de identificación.
20.
El colaborador designado, cuando el contribuyente no pueda firmar, por lo que consigna la impresión digital en la
solicitud, no deberá requerirle que presente testigos ni otros requisitos; únicamente verificará que en el documento
de identificación efectivamente haya consignado la impresión digital.
21 Para los casos en que el contribuyente padezca de un impedimento físico que le imposibilite consignar la impresión
digital o firmar, el colaborador designado deberá firmar y razonar la solicitud, dando fe en su calidad de funcionario,
de la acción realizada.
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22.
El colaborador designado, para caso de personas jurídicas en los que el representante legal que presenta la solicitud
de usuario se encuentra en estado activo pero el nombramiento está vencido, se les deberá requerir que realice la
actualización de datos conforme a lo establecido en los Procedimientos de Actualización o Ratificación de Persona
Jurídica Lucrativa y no lucrativa PR-IRG-DG-2.1.2 y PR-IRG-DG-2.1.3 (versión vigente) respectivamente.
23.
El colaborador designado para la activación de usuario de SAT en línea, es el responsable del uso eficiente y eficaz
de los módulos para la aplicación del presente procedimiento, digitando y grabando correctamente la información
que indica en los documentos que presenta el contribuyente, a efecto de evitar inconsistencias en el sistema, por
futuras revisiones de las áreas o entidades supervisoras.
24.
Con el objeto de minimizar costos para la Administración Tributaria y para el contribuyente, el colaborador designado
no deberá imprimir ni anexar al expediente información que se encuentra en los sistemas informáticos de la
Administración Tributaria, debiendo dejar constancia de lo revisado en el informe de revisión de documentación y
datos en sistemas / boleta de requerimiento.
25.
El colaborador designado, debe llenar, sin excepción, el informe de revisión de documentación y datos en sistemas /
boleta de requerimiento (ver glosario) por cada solicitud (anexo 4), para lo cual deberá considerarse lo siguiente:
25.1. Si el contribuyente cumple con los requisitos establecidos, deberá emitirse como informe, del cual imprimirá
una copia, que quedará únicamente para respaldo documental en el expediente y para futuras revisiones de las
entidades supervisoras, por lo que no se le requerirá al contribuyente que escriba nombre y firma.
25.2. Si el contribuyente incumple con los requisitos establecidos, se emitirá además como requerimiento, del cual
deberá imprimir una copia, solicitando al contribuyente que escriba su nombre y firma, se le entregará como
constancia de la revisión.
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26.
La solicitud de activación de usuario, el informe revisión de documentación y datos en sistemas / boleta de
requerimiento y demás requisitos forman parte del expediente, los cuales deben archivarse para futuras revisiones
de las áreas o entidades supervisoras y en procesos judiciales.
27.
Cualquier inconsistencia del sistema debe remitirse por escrito al Departamento de Gestión, la cual deberá ser
enviada por medio del Jefe de la División de Recaudación y Gestión de la Gerencia que corresponda, debidamente
documentada a través de memorando, adjuntando imágenes de pantallas que muestren el error.
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Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
Versión 1
Fecha de Aprobación
17/07/2014
Narrativa
No.
1.
2.
Actividad
Responsable
Para la aplicación del presente procedimiento, debe considerar las normas de aplicación
general
Auxiliar de Recaudación
y Gestión/ Técnico en
Atención al
Contribuyente/ Técnico
de Operación Tributaria/
Técnico de Gestión al
contribuyente/
Profesional de Análisis y
Cumplimiento Tributario /
Administrador de Oficina
o Agencia Tributaria/
Supervisor de Análisis y
Cumplimiento Tributario
Presentar a las Gerencias de Contribuyentes Especiales Grandes y Medianos o a las
ventanillas de las Oficinas o Agencias Tributarias del resto de la República, la solicitud
de activación de usuario, adjuntando los requisitos correspondientes (ver anexos 1 y 2).
Contribuyente/
Responsable/
Persona autorizada
(tercero)
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Fecha de Aprobación
17/07/2014
No.
3.
Actividad
Verificar la documentación presentada:
Responsable
Auxiliar de Recaudación
y Gestión/ Técnico en
Atención al
Contribuyente/ Técnico
de Operación Tributaria/
Técnico de Gestión al
contribuyente/
Profesional de Análisis y
Cumplimiento Tributario
Si los requisitos están incompletos, notificar con informe revisión de documentación y
datos en sistemas / boleta de requerimiento al contribuyente, debiendo para el efecto:
3.1
a)
Indicar la información que debe corregirse o completarse.
b)
Solicitar al contribuyente o responsable, que anote su nombre y firme de recibido el
informe revisión de documentación y datos en sistemas/ boleta de requerimiento.
c)
Entregar al contribuyente o responsable el informe revisión de documentación y
datos en sistemas / boleta de requerimiento, como constancia de conocimiento de la
información que debe corregir o completar previo a realizar la gestión.
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Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
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17/07/2014
Actividad
No.
3.2
Responsable
Si los documentos están completos y correctos continúa el procedimiento.
Completar el Informe revisión de documentación y datos en sistemas / boleta de
requerimiento:
4.
a) Agregar nombre, fecha,firma y sello en elapartado delinformerevisiónde
documentación y datos en sistemas / boleta de requerimiento.
b) Adjuntar al expediente informe revisión de documentación y datos en sistemas /
boleta de requerimiento.
5.
Ingresar y grabar los datos en la opción de activación de usuarios.
6.
Consignar nombre, firma y sello en la solicitud de recibido y grabado.
Archivar la solicitud y demás documentos y trasladar al archivo para su guarda, custodia
y futuras referencias.
8.
Fin de la narrativa.
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Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
Versión 1
Fecha de Aprobación
17/07/2014
Registros
Nombre del Registro
1. Número de solicitud de usuario generado por medio de SAT en línea.
2. Solicitud de activación de usuario.
Tipo de Registro
Electrónico
Electrónico/Papel
3. Requisitos según anexo 1 del presente procedimiento.
Papel
4. Informe revisión de documentación y datos en sistemas / boleta de requerimiento.
Papel
5. Formulario SAT-No. 36 (versión vigente) en el caso de tercera persona
Papel
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Versión 1
Fecha de Aprobación
17/07/2014
Glosario
1.SAT en línea
SAT en línea busca tener a disposición de los contribuyentes determinados servicios y sistemas vía internet, a efecto
que puedan disponer de los mismos fácil y rápidamente las 24 horas del día, entre los que destacan:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Agencia Virtual
Autoconsultas Tributarias
Autoconsultas Aduanas
BancaSAT
Declaraguate
Sistema SAQB'E
Algunos pueden ser utilizados directamente, tal es el caso de Declaraguate y las Autoconsultas, mientras otros
como Agencia Virtual, E-servicios y el Sistema SAQB'E requieren de usuario y contraseña para acceder a los
mismos
2.Agencia Virtual
La Agencia Virtual es un sistema orientado hacia la facilitación y agilización de los servicios que presta la
Administración Tributaria, principalmente los que se realizan en las Oficinas y Agencias Tributarias, entre los
cuales se pueden mencionar:
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g)
h)
i)
3.
Emisión de desplegados de vehículos
Cambio de contador
Impresión de la constancia del RTU, entre otros.
Informe revisión de documentación y datos en sistemas / boleta de requerimiento
Documento por medio del cual se debe dejar constancia de las revisiones de la documentación recibida, así como
de las verificaciones realizadas en el sistema, el cual debe contener nombre firma y sello de colaborador designado
para la aplicación del presente procedimiento, lo anterior con el objeto de servir de prueba en futuras revisiones de
las áreas o entidades supervisoras y en procesos judiciales, ya que al ser autorizado por un empleado público en el
ejercicio de su cargo, produce fe y hace plena prueba.
4.
Documento Personal de Identificación
Se constituye como documento único de identificación con carácter público, personal e intransferible, el documento
que deberá utilizarse para todos los actos civiles, administrativos, legales y en general para todos los casos en que
por ley se requiera identificarse, su uso es obligatorio para todos los guatemaltecos y extranjeros domiciliados,
mayores de dieciocho años.
5.
Formulario SAT-901
Formulario disponible en BancaSAT, por medio del cual se puede solicitar acceso a SAT en línea, para el efecto el
usuario debe realizar lo siguiente:
a)Ingresar a BancaSAT del banco seleccionado por el usuario.
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Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
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Fecha de Aprobación
17/07/2014
b)
Ingresar al formulario "SAT-901 Formulario para la Creación de Clave de Acceso" en AsisteWeb.
c)
Asignar la contraseña según los requisitos definidos por el formulario.
d)
Enviar el formulario por medio de BancaSAT.
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Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
Versión 1
Fecha de Aprobación
17/07/2014
Listado de Anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Requisitos Requeridos;
Instructivo / Guías;
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-GPD-GC-03
Lista de control de cambios
RE-GPD-GC-04
Lista de distribución
1.
Requisitos
Versión
1
Solicitud de usuario
2.1
Persona Individual
1
2.2
Persona Jurídica
Informe de revisión de documentación y datos en sistemas / boleta
de requerimiento
1
3.
1
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Procedimiento de Activación de Usuario SAT en línea
Versión 1
Fecha de Aprobación
17/07/2014
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Requisitos Requeridos;
Instructivo / Guías;
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
Versión
4.
Roles usuarios
1
5.
Documentos relacionados
1
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SJPERNEFNCEICIA DE ADIAIOSTFAODA TRIBUYARIE,
Anexo 1
Requisitos
ACTIVACIÓN DE USUARIO SAT EN LÍNEA
Persona Individual o Jurídica
PASO 1: PRESENTAR LOS REQUISITOS GENERALES
No.
Requisitos
1
Documento de identificación: DPI, pasaporte en caso de ser extranjero o constancia emitida
por RENAP.
2
Solicitud de Activación de Usuario "Agencia Virtual" original y copia
PASO 2: REQUISITOS ADICIONALES PARA CASOS ESPECIALES
En caso de mortual
Certificación de la partida de defunción y la solicitud la debe firmar el administrador o albacea de la
mortual, herederos o legatarios según corresponda.
Documento de identificación: DPI, pasaporte en caso de ser extranjero o constancia emitida por
RENAP, de la persona que presenta el aviso y fotocopia.
En caso de Persona Jurídica
El nombramiento del Representante Legal debe estar activo y vigente en los registros de SAT, caso
contrario deberá realizar la actualización correspondiente.
PASO 3: INFORMACIÓN IMPORTANTE
El trámite de activación de usuario lo puede realizar en cualquier Oficina y/o Agencia Tributaria.
Recuerde que no debe divulgar su contraseña por ningún motivo.
PASO 4: PARA REALIZAR EL TRÁMITE
Ingrese a nuestra página: www.sat gob.gt
PASO 5: RESULTADO DEL TRÁMITE
A través del correo electrónico que reportó al solicitar la asignación de usuario y contraseña se le
confirmará la activación del usuario