Informe de Derecho de Autor Software

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iSM ELUK@OFB.GOV.CO'
= '899.999.282-
Su informe ha sido recibido; como constancia puede
im.Primir este mensa~
I
Informe recibido
I
a. Datos Entidad Rem itente
IEntidad:
I ORQ UESTA ,FlLARM ONlCA
DE BOGOTA
INIT:
11899.999.282-1
IOrden:
IITerritorial
IDepartamento:
IIBogota D.C.
ICiudad:
IIBogota D.C
ISector:
IlsECTOR CULTURA
IFuncionario:
IlsANDRA MELUK ACUNA
IDependencia:
IIDIRECCION GENERAL
Icargo:
IIDIRECTORA GENERAL
Correo
electronico:
ISM ELUK@OFB.GOV.CO
I
b. Datos del Informe
1. Con cuantos
equipos cuenta 66
la entidad?
1
2. EI software
instalado en
todos los
equipos se
encuentra
debidamente
licenciado? :
3. De forma
concreta, por
favor describa
los
mecanismos
de control que
se han
implementado
en su entidad
para evitar que
los usuarios
Si
La OFB ha implementado
mecanismo de control
como la creacion de un
usuario administrador en
cada equipo, el cual es el
unico autorizado para
instalar software en los
equipos, para as! evitar que
los usuarios instalen
I
I
I
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I
I
I
I
1
programas 0 aplicativos
instalen
que no cuenten con la
programas 0
aplicativos que licencia respectiva
no cuenten con
la Iicencia
respectiva.
4. De forma
concreta,
describa por
favor cual es el
A la fecha no se ha dado de
destino final
baja a software.
que se Ie da al
software dado
de baja en su
entidad.
Para cualquier observacion
por favor escribir a cinterno@derechodeautor.qov.co
ALcALDfA
MAYOR
DE BOGOTA D.C.
SEc..'lHARj~\
DE CUlTuRA.
Orquesla
Rf.cREACI6N
Fifarm6niC1.1 de
Y OEPORTE
Bogota
INFORME DERECHOS DE AUTOR SOFTWARE
FECHA:
Marzo de 2016
OBJETIVOS:
Verificar el cumplimiento realizado por la Orquesta Filarmonica de Bogota en materia de Derechos
de Autor - Software durante la vigencia 2015, de acuerdo a 10 establecido en la normatividad
vigente.
1.
METODOLOGIA
La metodologia
utilizada en esta verificacion
fue la siguiente:
./
./
./
Revision de la normatividad correspondiente al tema .
Solicitud de informacion y entrevistas con el Responsable del area de Sistemas y Tecnologia
Consolidacion de la informacion recopilada y verificacion de la misma.
2.
MARCO NORMATIVO
.
./ LEY 87 DE 1993 - "por la cual se establecen normas para el ejercicio del contral interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones"
./ Manual Tecnico del Modelo Estandar de Controllnterno
para el Estado Colombiano - MEC12014,
3. Eje Transversal Informacion y Comunicacion. Sistemas de Informacion y Comunicacion. "La
entidad debe satisfacer la calidad y seguridad de su informacion, optimizando el uso de los
recursos disponibles, inc/uyendo aplicaciones, informacion, infraestructura y personas."
./ NTC GP 1000:2009: Norma Tecnica de Calidad en la Gestion Publica Numerales 6.3 Gestion de
los Recursos - INFRAESTRUCTURA. "La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del praducto yio servicios.
La infraestructura
inc/uye, cuando sea aplicable: b) herramientas,
equipos y sistemas de
informacion (tanto hardware como software) para la gestion de los pracesos"
./ Directiva Presidencial 01 del 25 de Febrero de 1999 a traves de la cual el Gobierno Nacional
impartio instrucciones a todos los ministerios, departamentos
administrativos,
entidades
descentralizadas, Policia Nacional, y rectores de universidades publicas y colegios publicos, sobre
la adopcion de comportamientos
respetuosos del derecho de autor, el disefio de campafias
enderezadas a la creacion de una cultura de respeto a estes derechos y la prohibicion de utilizar
o adquirir obras literarias, artfsticas, cientificas, program as de computador, fonogramas y
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Tel: 2883466
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Orquesta
Filarmonica
de Bogota
,
BOGO~
ALCALOiA MAYOR
OE BOGOTA D.C.
MEJOR
PARA TODOS
SECRETARIA DE CULTURA, RECREACI6N
1
Y DEPORTE
ALCALOfA MAYOR
DE BOGOTA D.C.
SECRETARIA
DE CULTURA,
--.OrqueSla
RECREACION Y DE PORTE
Filarm6nicn
de Bogota
senales de television captadas que sean violatorias
0
que
se presuma violen el derecho de autor
o derechos conexos .
./
Directiva Presidencial 02 de febrero 12 de 2002, respecto al derecho de autor y los derechos
conexos, en 10 referente a utilizacion de programas de ordenador (software). "reitera el in teres
del gobierno en la proteccion del derecho de autor y los derechos conexos e imparte instrucciones
en relacion con la adquisicion de programas de computador (software) debidamente Iicenciados,
en donde se respete el derecho de autor de sus creadores."
./ Circular 07 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno.
Verificacion Cumplimiento
Normas Uso de Software. VERIFICAClON, RECOMENDACIONES,
SEGUIMIENTO Y RESULTADOS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS EN MATERIA DE
DERECHODE AUTOR SOBRESOFTWARE. Informe suscrito por el jefe de control in tern 0 y remitido
por el Representante Legal a la Unidad Administrativa Especial Direccion Nacional de Derechos
de Autor .
./ Circular 04 de 2006 del DAFP. Verificacion cumplimiento normas de uso de Software. "Esta
informacion se recibira a mas tardar el tercer viernes del mes de marzo de cada anD, en medio
magnetico, suscrita por el Jefe de Control Interno 0 quien haga sus veces y remitida por el
Representante Legal de la entidad, a la Unidad Administrativa Especial Direccion Nacional de
Derechos de Autor"
./ Circular 12 del 02 de febrero de 2007 de la Unidad Administrativa Especial Direccion Nacional de
Derechos de Autor. Verificacion,
recomendaciones,
seguimiento
y resultados sobre el
cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador
(software)
./ Circular 017 de 2011 del 01 de Junio de 2011 de Unidad Administrativa
Especial Direccion
Nacional de Derecho de Autor. Modificacion Circular 12 del 2 de febrero de 2007, sobre
recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de
derecho de autor sobre programas de computador (software).
3.
DESARROLLO DEL SEGUIMIENTO
En cumplimiento de la Circular No. 04 de 2006, se procedio a solicitar al responsable del area de
Sistemas y Tecnologfa certificacion sobre la informacion correspondiente; con el siguiente resultado
definitivo (Tomado de Certificacion suscrita por el Profesional Universitario responsable del area de Sistemas y Tecnologfa) :
3.1.lCon cuantos equipos cuenta la entidad?
La entidad cuenta con 56 computadores
de escritorio, 5 equipos portatiles y 5 servidores
3.2.lEI software instalado en estos equipos se encuentra debidamente
Que el software instalado en estos equipos se encuentra debidamente
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.'
.co
Orquesta
. •. Filarm6nica
de Bogota
licenciado?
licenciado.
,
BOGO~
ALCALDIA MAYOR
DE BOGOTA D.C.
SECRETARIA
DE CULTURA,
MEJOR
PARA TODOS
RECREACION
2
Y DEPORTE
AlCALDfAMAYOR
DE BOGOTA D.C.
SECRE1ARfA DE CUlruRA,
--Orquesta
RECREACl6N
Y DfPORTE
Filarm6~cn
de6~ota
-
3.3.lQue mecanismos de control se han implementado
para evitar que los usuarios instalen
programas 0 aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva?
Que la OFB ha implementado mecanismo de control como la creaci6n de un usuario administrador
en cada equipo, el cual es el unico autorizado para instalar software en los equipos, para asi evitar
que los usuarios instalen programas 0 aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva.
3.4.lCual
es el destino final que se Ie da al software
dado de baja en su entidad?
Ala fecha no se ha dado de baja a software.
4.
OBSERVACIONES
FRENTE A LA INFORMACION
PRESENTADA POR EL AREA DE GESTION DE
SISTEMAS Y TECNOLOGIA
En la revision preliminar
realizada a la informacion
que soporta la respuesta a los
items 3.1 y 3.2 se
evidencio que presenta inconsistencias en el numero de equipos y licencias, entre la relacion en
Excel suministrada por el area de Sistemas y Tecnologia a traves de correo electronico de fecha
Febrero 18 de 2016, como insumo para realizar el informe indicado; y 10 reportado por la misma
dependencia en ese mismo tema en SIVICOF (Cuenta Anual) con fecha de corte Diciembre 31 de
2015.
De acuerdo a las reuniones realizadas con los funcionarios del area de Sistemas y Tecnologia se
observo que la entidad no cuenta con un registro detallado u hoja de vida de los equipos en
funcionamiento en la entidad, 10 que dificulta el seguimiento y control sobre el estado actual de uso
de software Iicenciado,
asi como la configuracion general del equipo.
Se evidencio que la entidad cuenta con algunas licencias de software que se encuentran instaladas
en los equipos a traves de stikers, otras que aparece en los contratos de adquisicion y otras que se
encuentran en fisico y no se tiene c1aridad si estan en uso 0 no.
De manera adicional a
10 expuesto en la certificacion del area, la OCI evidenciaron
mecanismos de Control implementados
•
los siguientes
por la Entidad:
La entidad dentro de su Sistema Integrado de Gestion y especificamente en su Subsistema de
Gestion de Seguridad de la Informacion ha trazado como politica operacional (inmersa en cada
una de las caracterizaciones de los procesos de la entidad) que "Por ningun motivo se debe
realizar instalacion de software no licenciado y sin autorizacion del administrador de sistemas".
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Orquesta
FHarmonica
de Bogota
BoGoTA
ALCALDIA MAYOR
DE BOGOTA D.C.
SECRETARIA
MEJOR
PARA TODOS
DE CULTURA, RECREACION
3
Y DE PORTE
A1.CALOfA MAYOR
DE BOGOTA D.C.
SECRETARIA
DE CULTURA,
RECREACION Y DE PORTE
Orquesla FJlal1T16nicade Bogota
•
Adicionalmente en el PROCEDIMIENTO PROTECCION DE VIRUS INFORMATICO Codigo: ST-P-12
Version 2 en el item 4 CONDICIONES GENERALES, se indica "EI software instalado en las
estaciones de trabajo, esta debidamente Iicenciado, en consecuencia esta prohibido usar
software que no cumpla con las normas legales existentes al respecto. EI Area de Sistemas, es 10
unica autorizada para la instalacion de software en las estaciones de trabajo (camputadores,
porta tiles, entre otras), asf como la configuracion y administracion del mismo. Esta prahibida la
instalacion de software para uso exclusivo del funcionario
•
adquirido por el. "
En el PROCEDIMIENTO SOPORTE DE RECURSOS INFORMATICOS - MANTENIMIENTO
PREVENTIVO se describe en la actividad 3. Realizar actividades de mantenimiento;
las cuales
corresponden
a • Actualizacion de antivirus.
desfragmentador
Borrado de archivos temporales.
de disco duro, si la fragmentacion
Correr aplicativo
es superior al 40% .• Borrar software que
no tenga la OFB como licenciado 0 autorizado • Verificar con el usuario los directorios donde
guarda informacion y compartir los directorios para la toma de backups (subrayado fuera de
texto)
•
Dentro de las POLITICAS INFORMATICAS (Anexo 8 - PETIe) sobre la seguridad de la informacion
y Gestion de Incidente se establece en su item 3 que "Elarea de Sistemas es la unica autorizada
para instalar software,
•
se restringe la opcion por sistema operativo".
Como punto de control que realiza directamente el area de Sistemas y Tecnologia sobre el
software instalado en los equipos de la entidad tanto propios como rentados, se observa que
los mismos tienen configurados dos tipos de usuarios, un usuario con perfil de administrador y
otro que corresponde al usuario del equipo. EI primero es utilizado exclusivamente
por el
area de sistemas para la instalacion de software, el segundo perfil no permite realizar la
instalacion
0
cam bios sobre estos.
5.
HALLAZGOS
•
No se evidenciaron mecanismos adecuados de control al inventario de Hardware y Software
que permita generar informes a los diferentes entes que 10 requieren, de manera consistente y
precisa, que faciliten la toma de decisiones.
•
La OFB no cuenta con un procedimiento
0
lineamiento que haga referencia al manejo que se da
al software obsoleto.
6.
RECOMENDACI6NES
•
Se recomienda que se incluya en el PETIC una polftica de manejo del software
disposicion final tanto fisica como contable y ambiental.
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4
Y DEPORTE
ALCALDIAMAYOR
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SECRElARIA
DE CUlTURA,
RECREACl6N
Y DEPORTE
Orqucsta Fifnrm6nlca de Bogota
•
Para las aplicaciones que no necesitan licenciamientos establecer un procedimiento por parte
del area de sistemas, para generar un soporte para dichas instalaciones en los equipos
•
Establecer mecanismos que permitan controlar adecuadamente ellicenciamiento
de software
en la entidad, que garanticen el cumplimiento de la normatividad relacionada con Derechos de
Autor, que brinden informaci6n
oportuna, completa, consistente y veraz a las partes
interesadas.
•
Se recomienda que el area de sistemas implemente una hoja de vida de los equipos,
se identifique c1aramente la configuraci6n total del equipo tanto de hardware
software, 10 que facilitarfa su seguimiento y control.
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en la que
como de
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Y DEPORTE
ALCALDlA
MAYOR
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S£CRETAAIA
DE CUL TURA. RECREACION
Y OEPOA1E
Orquosla Filarm6nlca do Boaota
07/03/2016
EL SUSCRITO PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA DE SISTEMAS DE LA OFB.
219 -02
CERTIFICA
1. La entidad
servidores)
cuenta
con 56 computadores
de escritorio,
5 equipos
portatiles
2. Que el software instalado en estos equipos se encuentra debidamente
licenciado.
y 5
3. Que la OFB a implementado mecanisme de control como la creaci6n de un usuario
administrador en cada equipo, el cual es el unico autorizado para instalar software en
los equipos, para asi evitar que los usuarios instalen programas 0 aplicativos que no
cuenten con la licencia respectiva.
4. A la fecha no se ha dado de baja a software.
JU
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,
•
~
•
Orquesta
Filarm6nica
BoGoTA
de Bogota
MEJOR
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Info: linea 195
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PARA TOOOS