TITULO DEL CARGO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO CÓDIGO

TITULO DEL CARGO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO
CÓDIGO: 08054
NIVEL: 9
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Controlar los procesos administrativos en una unidad sectorial, a fin de lograr la efectiva distribución y utilización de los
recursos materiales y financieros disponibles, asignándolos equitativamente y administrándolos para el eficiente
funcionamiento de los servicios y la satisfacción de las necesidades de la dependencia.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
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Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete.
Participa conjuntamente con el analista de presupuesto en la elaboración y distribución del presupuesto anual.
Controla la ejecución del presupuesto.
Establece los objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos y acciones necesarias para alcanzarlas.
Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia.
Coordina el registro y control de bienes de la Facultad o Unidad.
Dirige las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia.
Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo.
Coordina la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de su competencia.
Propone nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y Procedimientos y decisiones de
carácter administrativo.
Asigna y supervisa las tareas del personal a su cargo.
Diseña y clasifica las partidas a egresos extraordinarios.
Autoriza cheques y erogaciones presupuestarias.
Verifica los trámites por solicitudes de compras de divisas.
Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.
Controla las compras, distribución de materiales, registro de proveedores, facturas y órdenes de pago.
Asiste y participa en reuniones de comité de compras.
Controla el funcionamiento de caja.
Informa a las Autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la unidad.
Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia.
Ordena y verifica trámites de viáticos.
Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia.
Representa a las autoridades de la dependencia en reuniones referentes al área.
Elabora proyectos de investigación relacionados con el área donde se desempeña.
Redacta correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos especiales y/o rutinarios de la
unidad.
Firma la correspondencia de la unidad.
Supervisa y controla los ingresos y egresos de las Unidades Generadoras de Ingresos de la dependencia.
Vela por la buena administración de los recursos de la unidad.
Elabora la memoria y cuenta de la unidad.
Clasifica, ejecuta y controla el funcionamiento del fondo fijo especial asignado.
Opera el microcomputador para accesar información.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente
equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO:
Es responsable directo de la custodia de materiales, dinero en efectivo, firma de cheques, contratos y la ejecución de
presupuesto.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos
específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera directa y
constante.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Administración, Presupuesto, Contraloría Interna y otras unidades,
a fin de ejecutar y/o coordinar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para
obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con proveedores y contratistas, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando esporádicamente y requiere de un
grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Licenciado en Administración Comercial o el equivalente, más especialización de dos (2) años de duración.
EXPERIENCIA:
Diez (10) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de administración
de recursos, bienes y servicios.
B) EDUCACIÓN:
Licenciado en Administración Comercial o el equivalente.
EXPERIENCIA:
Doce (12) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de administración
de recursos, bienes y registros.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Principios, técnicas, normas y políticas que rigen las actividades del área.
Administración de recursos humanos.
Normas y técnicas aplicadas a la formulación y ejecución del presupuesto fiscal.
Procesador de palabras.
Sistemas operativos.
Paquete de gráficos.
Hoja de cálculo.
HABILIDAD PARA:
Supervisar personal técnico y/o profesional.
Analizar y evaluar informes técnicos y/o administrativos.
Tratar en forma cortés y efectiva a funcionarios de alto nivel y público en general.
Decidir oportunamente sobre asuntos técnicos-administrativos.
DESTREZAS EN:
El manejo de microcomputador.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Técnica de supervisión y control.
Dirección de reuniones.
Redacción de informes complejos.
Método de evaluación y programa de incentivos al personal.
Sistema de su unidad.
Planificación estratégica.
Supervisión de personal.