PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código : PSE.01
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
Versión : 11
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Revisó: Director de Control Interno y Evaluación de Gestión
Vicerrector Administrativo
Aprobó: Vicerrector Académico
Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007
Resolución N° 1736
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las pautas necesarias para realizar las auditorías internas
en la Universidad Industrial de Santander de acuerdo con los
lineamientos de la Institución y las normas aplicables según los
Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad.
Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las
auditorías Internas que se realicen a los procesos y elementos de
los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad y a los
Laboratorios que se encuentren en el Programa de Acreditación
de la Universidad Industrial de Santander.
NORMATIVIDAD
Norma NTC GP 1000:2009
Norma NTC ISO 9001:2008
Norma NTC ISO 19011:2012
Norma NTC ISO 14001:2004
Norma NTC OHSAS 18001:2007
Norma NTC ISO 17025:2005
Norma NTC ISO 15189:2009
Norma NTC ISO 5906:2012
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS










Sistema de Gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la política y además para definir y controlar una
Organización con respecto a la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración.
Alcance de la Auditoría: El alcance describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales,
actividades y procesos por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
Auditado: Organización o persona que se somete a una auditoría.
Equipo Auditor: Conformado por el Auditor Líder, el Auditor y el Auditor en formación quienes llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de
expertos técnicos, si se requieren.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Auditor Líder: Persona externa o funcionario de la Organización que coordina y direcciona el desarrollo de la auditoría interna y que cumple con el
perfil establecido.
Auditor en formación: Persona que se encuentra en la fase de formación como Auditor y acompaña al Auditor en las Auditorías como parte de su
formación.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoría Interna: Proceso sistemático, objetivo e independiente realizado por la misma Organización.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
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DEFINICIONES




Conclusiones de Auditoría: Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los
hallazgos de la misma
Criterios de la Auditoría: Comprende la normatividad y documentos utilizados como referencia para realizar la auditoría.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que sea verificable.
Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la auditoría, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos
pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora.
CONSIDERACIONES
El Director de Control Interno y Evaluación de Gestión, debe definir el programa de formación para los Auditores Internos que contribuyan al
fortalecimiento de sus competencias y desempeño, teniendo en cuenta los siguientes parámetros :
a) El perfil de Auditor Interno de los Sistemas de Gestión establecido en la Norma NTC – ISO 19011 numerales 5.4.4 y el numeral 7 donde se orienta
sobre la determinación de las competencias requeridas para el equipo auditor.
La asignación del tiempo de auditoría requerido por cada Proceso, Unidad o Laboratorio, debe ser determinado por el Auditor líder correspondiente
junto con su equipo auditor, durante la preparación del Plan de Auditorías Internas, teniendo en cuenta el alcance y complejidad de cada auditoría, cada
proceso, unidad o laboratorio y los tiempos registrados en los planes de auditoría anteriores.
El equipo auditor realizará el seguimiento a las Acciones Correctivas resultado de las No Conformidades (NC) de Auditorías Internas y Externas; así
mismo, el cierre de dichas acciones estará a cargo de las personas relacionadas en el siguiente cuadro:
ACCIONES CORRECTIVAS
Calidad
RESPONSABLE DE CIERRE
NC de Auditoría Interna: Auditor Interno que identificó la No Conformidad.
NC de Auditoría Externa: Líder del Proceso Seguimiento Institucional.
Seguridad y Salud Ocupacional
Líder del Proceso de Talento Humano
Ambiental
Líder del Proceso de Gestión Ambiental
Laboratorios
Auditor Líder de Laboratorios
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
1. Revisión del estado de los
Procesos, Subprocesos o
Unidades del SGI-UIS o
Laboratorios
2. Elabora la propuesta del
Programa Anual de Auditorías
Internas de los Sistemas de
Gestión.
Propuesta Programa Anual de
Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
1
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS
1. Revisa el estado de los Procesos de los Sistemas de
Gestión adoptados por la UIS o de los Laboratorios,
teniendo en cuenta los siguientes aspectos, según aplique:
a) Grado de intervención de los requisitos críticos de
norma en cada uno de los procesos, según la Matriz de
interrelación de requisitos incluida en el Manual del Sistema
de Gestión Integrado o Manuales de Calidad de los
Laboratorios.
b) Número de No Conformidades detectadas durante la
auditoría anterior.
c) Grado de intervención de determinado proceso en los
demás procesos del S.G.I (transversalidad).
d) Criticidad de los Riesgos.
e) Número de Accidentes/Incidentes.
f) Indicadores.
g) Nivel de significancia de los Impactos Ambientales.
2. Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditorías
Internas de los Sistemas de Gestión adoptados por la
Universidad.
Para la programación de las auditorías internas, es
necesario considerar que todos los procesos, subprocesos,
y Laboratorios deben ser auditados por lo menos una vez al
año.
- Informe de Auditorías
previas.
Director de Control - Caracterizaciones de
Interno y Evaluación de
los procesos.
Gestión y
Auditor Líder
- Matriz de
Interrelación de
Requisitos. Anexo 1
Manual del Sistema de
Gestión Integrado
MDI.01
Director de Control
Interno y Evaluación de
Gestión y
Auditor Líder
- FSE.01 Programa
Anual de Auditorías
Internas de los
Sistemas de Gestión.
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
3. Presenta al Comité del SGI
el Programa Anual de
Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
3. Presenta al Comité del SGI el Programa Anual de
Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión.
FSE.01 Programa Anual
Director de Control
de Auditorías Internas
Interno y Evaluación de
de los Sistemas de
Gestión
Gestión.
¿Requiere
ajustes?
Si
4. Realiza los ajustes
correspondientes.
5. Aprueba el Programa Anual
de Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
No
4. En caso de requerirse, realiza los respectivos ajustes al
Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de
Gestión, de acuerdo a las observaciones efectuadas por
Comité del SGI.
5. Aprueba el Programa Anual de Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
Director de Control FSE.01 Programa Anual
Interno y Evaluación de de Auditorías Internas
de los Sistemas de
Gestión
Gestión.
Comité del SGI
FSE.01 Programa Anual
de Auditorías Internas
de los Sistemas de
Gestión.
Acta de Comité
del SGI
PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS
6. Elabora el Plan de
Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
Plan de Auditorías Internas
de los Sistemas de Gestión.
2
6. Elabora conjuntamente con el equipo auditor, el Plan de
Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión (FSE.02),
definiendo entre otros, los siguientes aspectos:




Objetivo.
Alcance.
Equipo auditor.
Fechas y tiempos de realización de auditorías.
-FSE.02 Plan de
Auditor Líder y equipo Auditorías Internas de
auditor
los Sistemas de
Gestión.
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
7. Aprueba y Comunica el Plan
de Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
8. Consulta los documentos
del SGI pertinentes.
7. Aprueba y comunica el Plan de Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión al líder del proceso, subproceso, jefe
de unidad o director de laboratorio a auditar, según
aplique. Cualquier modificación al Plan de Auditoría Interna
debe ser acordada entre las partes antes de continuar con
el proceso de auditoría.
Director de Control
Interno y Evaluación de
-FSE.02 Plan de
Gestión.
Auditorías Internas de
los Sistemas de
Auditor Líder de
Gestión.
Laboratorios
PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS
- Documentos y/o
registros de los
Auditor Líder y equipo
Procesos,
auditor
subprocesos, unidades
o Laboratorios
auditados.
8. Consulta los documentos pertinentes para el desarrollo
de la auditoría.
Comunicación del Plan de
Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
9. Prepara la documentación
para la realización de auditorías
internas de los Sistemas de
Gestión.
9. Prepara los documentos necesarios con base en la
revisión de la información pertinente relacionada con sus
asignaciones de auditoría. Entre dichos documentos se
encuentran las listas de verificación creadas por cada
auditor.
Auditor Líder y equipo
auditor
EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS
10. Realiza reunión de
apertura.
Control de Asistencia a la
reunión de apertura
3
10. Realiza la reunión de apertura, en la cual se presenta el
Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión, y se
resuelven las dudas existentes. Se dejando evidencia de la
reunión en el registro FTH.33 Control de Asistencia.
Equipo auditor
-FSE.03 Lista de
verificación.
-FSE.02 Plan de
Auditorías Internas
de los Sistemas de
Gestión.
- FTH.33 Control de
Asistencia
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DIAGRAMA DE FLUJO
3
11. Desarrollo de auditorías en
el sitio.
Lista de Verificación
12. Informa al líder del
proceso, subproceso, jefe de
unidad o director de
laboratorio los principales
hallazgos.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
11. Recolecta y verifica la información de los procesos,
subprocesos, unidades o laboratorios que le sean asignados,
a través de la revisión de documentos y registros,
observación directa y
entrevistas
al personal;
confrontándolo con los criterios de auditoría para generar
los hallazgos según corresponda, diligenciando el Formato
Lista de Verificación FSE.03.
Equipo Auditor
-FSE.03 Lista de
Verificación.
NOTA: Durante la auditoría, el auditor líder puede reunirse
periódicamente con el equipo auditor para intercambiar
información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar
trabajo entre los auditores, según se requiera.
12. Informa al líder del proceso, subproceso, jefe de unidad
o director de laboratorio y al personal involucrado los
principales hallazgos una vez terminada la auditoría.
Equipo Auditor
13. Revisa los hallazgos y prepara el Informe de Auditoría,
diligenciando el Formato FSE.04
13. Prepara el Informe de
Auditoría.
Informe de Auditoría Interna
de los Sistemas de Gestión.
14. Realiza reunión de cierre.
4
14. Realiza la reunión de cierre presidida por el auditor
líder y las personas responsables de los procesos,
subprocesos, unidades o laboratorios auditados, para
presentar el Informe de Auditoría haciendo énfasis en:
a) Los hallazgos de la auditoría.
b) Las conclusiones de la auditoría.
Esta información se presenta para que sea comprendida y
reconocida por el auditado.
Nota1: El director de Control Interno y Evaluación de
Gestión podrá asistir a las reuniones de cierre.
Nota2: En caso que el auditado presente alguna observación
frente al informe, será revisado por el auditor interno y el
auditor Líder. Si es aceptada realiza el ajuste pertinente, de
lo contrario en la reunión de cierre justifica la no aceptación .
Auditor Líder junto a su
equipo auditor
-FSE.03 Lista de
Verificación.
-FSE.04 Informe de
Auditoría Interna.
Auditor Líder
FSE.04 Informe de
Auditoría Interna.
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
4
SEGUIMIENTO Y MEJORA
15a. Se remite al Procedimiento de Acciones Preventivas/
Correctivas PSE.02
- PSE.02 Procedimiento
Acciones Preventivas /
Correctivas
15b. Realiza evaluación de
desempeño.
15b. Realiza la Evaluación de Desempeño a los miembros
del equipo auditor.
Auditor Líder
- FSE.08 Evaluación de
Líder del Proceso/
Desempeño del
Subproceso
Auditor Interno.
Jefe de Unidad
Director de Laboratorio
16. Analiza resultados
obtenidos de la Evaluación de
Desempeño.
16. Analiza los resultados obtenidos en la Evaluación de
Desempeño del Auditor Interno para ser comentados con
el equipo auditor y presentar reporte al líder de proceso de
Seguimiento Institucional.
17.Evaluación de desempeño
al auditor líder
17. Realiza la evaluación de Desempeño al Auditor líder,
con su respectiva retroalimentación.
15a. Procedimiento de
Acciones Preventivas/
Correctivas PSE.02
18. Análisis de la Evaluación de
desempeño
FIN
18. Analiza conjuntamente con el auditor líder el reporte de
la Evaluación de desempeño aplicada al equipo auditor con
el fin de tomar las medidas necesarias para mejorar el
proceso
Auditor Líder y equipo - FSE.08 Evaluación de
Desempeño del
auditor
Auditor Interno.
Líder Proceso
Seguimiento
Institucional
- FSE.20 Evaluación de
Desempeño del
Auditor Lider.
Líder Proceso
Seguimiento
Institucional
- FSE.08 Evaluación de
Desempeño del
Auditor Interno.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Noviembre 19 de 2007
02
Octubre 03 de 2008
Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliación del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad de la Universidad Industrial de Santander
03
Marzo 11 de 2009
Ajuste en las Consideraciones, modificaciones en las Actividades No. 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 12 y 14 y eliminación de las Actividades No. 16, 17. 18
y 19 por inclusión del PSE. 02 y de las actividades 17 y 18
04
Abril 15 de 2009
Inclusión de la consideración relacionada con el seguimiento a las acciones correctivas resultado de las no conformidades de auditorías
externas.
05
Septiembre 21 de 2009
Inclusión en el documento de referencia de la Actividad No. 17 el formato FSE.20 Evaluación de Desempeño del Auditor Líder como
documento de referencia.
Mayo 24 de 2011
Cambio del nombre del procedimiento.
Inclusión de la Normas NTC ISO 9001:2008. NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 15189:2007 y NTC ISO 17025,
actualización de la NTC GP 1000:2009.
Ajuste del Objetivo y el Alcance referentes a los sistemas de gestión.
Inclusión de los Laboratorios en el Alcance.
Ajuste en la definición de Sistema de Gestión.
Ajustes en las consideraciones en los literales a y d, referente a la inclusión de laboratorios, unidades y Sistemas de Gestión adoptados por la
Universidad.
Inclusión de los Laboratorios / Directores en las actividades No. 1, 7, 11 y 12; inclusión del Auditor Líder como responsable de la actividad
No. 7, modificación de la Actividad No. 10 con el reemplazo del Acta de Reunión de Apertura por el Registro FTH.33, inclusión del Director
de Laboratorio como responsable de la Actividad No. 15b.
Inclusión de los Sistemas de Gestión en la Actividad No. 1, así como los aspectos relacionados con seguridad y salud ocupacional y ambiental.
Ajustes en las Actividades No. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, relacionados con la inclusión de los Sistemas de Gestión adoptados por la
Universidad y los líderes de proceso/subproceso y jefes de unidad.
Inclusión del Perfil de Auditor Interno, como Anexo del Procedimiento PSE.01
Mayo 22 de 2013
Actualización de la Norma NTC ISO 19011:2012 y NTC 15189:2009. Pág. 1, 9 y 10
Ajuste en el perfil del auditor interno lo referente a formación en la Norma ISO 15089:2009
06
07
08
Noviembre 21 de 2013
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Inclusión de la Norma NTC ISO 5906:2012 en el Item de normatividad y en el perfil del auditor.
09
Enero 20 de 2014
Ajuste definiciones y consideraciones
10
Marzo 25 de 2014
Se ajusto al el nuevo nombre del formato de Informe de Auditorías FSE.04
11
Junio 11 de 2014
Se cambió el responsable de la actividad 12 a Equipo Auditor.
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ANEXOS
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
PERFIL DEL
AUDITOR
INTERNO
PLANEACIÓN
PREPARACIÓN
EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO Y
MEJORA
- Elaborar conjuntamente
con el equipo auditor, el
Plan de Auditorías Internas
de Calidad (FSE.02)
- Planear y desarrollar las
tareas asignadas por el
Auditor Líder.
- Asistir y participar en las
reuniones programadas por
el Auditor Líder.
Ejecutar
la
Auditoría.
- Consultar los documentos
Recolectar y analizar las
pertinentes para el desarrollo
evidencias de Auditoría que
de la Auditoría.
sean pertinentes y suficientes
para obtener conclusiones
- Participar en las Actividades
de
Evaluación
del
desempeño de los Auditores
en Formación.
- Preparar los documentos
necesarios para la realización
de las auditorías. Entre los
que se encuentran las listas
de verificación.
- Implementar las acciones
de mejora que resulten de su
evaluación de desempeño.
- Realizar la reunión de
apertura, en la cual se presenta
el Plan de Auditorías Internas de
Calidad, y se resuelven las - Realizar seguimiento a las
dudas
existentes,
dejando acciones correctivas que son
evidencia de los participantes, resultado de la auditoría.
en el Formato FTH33. Control
de Asistencia
- Elaborar y entregar al Auditor
Líder el Informe de Auditoría
con sus respectivos soportes en
los tiempos establecidos.
Verificar
que
la
documentación
esté
a
disposición
y
sea
comprendida por el auditor
en formación.
Participar
en
las
capacitaciones
y/o
entrenamientos
como
Auditor.
-Apoyar el Proceso de
- Realizar los ajustes y formación de los auditores
correcciones a los que haya en formación en cada una de
lugar al informe de Auditoría.
las etapas del procedimiento,
según corresponda.
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ANEXOS
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
PERFIL DEL
AUDITOR
PLANEACIÓN
PREPARACIÓN
- Asistir y participar en las
reuniones programadas por
el Auditor Líder.
- Conocer el Plan
Auditorías Aprobado.
AUDITORES EN
FORMACIÓN
EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO Y
MEJORA
Participar
-Consultar los documentos - Participar en la Reunión de pertinentes para el desarrollo apertura, Auditoría en sitio y capacitaciones
entrenamientos
de la Auditoría.
Reunión de Cierre.
Auditor.
en
las
y/o
como
de - Preparar los documentos -Participar en la elaboración del
necesarios con base en la Informe de Auditoría como
revisión de la información soporte para el Auditor Interno.
pertinente relacionada con
sus asignaciones de Auditoría
según
orientaciones
del
Auditor Interno.
- Implementar las acciones
de mejora que resulten de su
evaluación de desempeño.