TFG Definitivo - Migración a Software Libre

Universidad Estatal a Distancia
Escuela de Ciencias de la Administración
Sistema de Estudios de Posgrado
Estrategia para el desarrollo de un programa institucional de capacitación y
sensibilización, basado en casos de estudio, dentro del proceso de migración
hacia el Software Libre en la Universidad de Costa Rica, como mejora al
programa desarrollado actualmente
Trabajo final de graduación para optar por el título de Máster en Administración de Empresas
con énfasis en Gerencia de Proyectos
Licda. Sidney Chacón Mora
San José, Costa Rica
Abril 2014
DEDICATORIA
El esfuerzo plasmado en este documento se lo dedico al Creador pues gracias a Él he podido
culminar esta meta.
A mami y a papi, que desde que me trajeron al mundo han dedicado su vida a cuidarme y educarme
para ser una mejor persona cada vez, de ellos he aprendido lo más valioso de esta mundo y son el
mejor ejemplo de amor, entrega, humildad, sabiduría y comprensión que puedo tener, los amo.
A mis hermanos, Yehudi y Marlon, con los cuales siempre sé que puedo contar y que los amo con
todo mi corazón.
A Manri que me ha demostrado que existe el amor incondicional, te amo vida.
iv
AGRADECIMIENTOS
A Dios por ser siempre el guardián de mis pasos.
A mami y papi que cada oración de ellos ha dado sus frutos.
A mi amado Manri que sin su ayuda y comprensión no hubiera podido terminar a tiempo el trabajo.
A Sandra y Álvaro, compañeros incondicionales de esta aventura que sin su apoyo, ayuda y ánimo en
los momentos más cruciales, no hubiera podido concluir con tanto éxito estos años de esfuerzo y
lucha.
Al tutor y lector de mi Trabajo Final de Graduación por guiar este proyecto.
Al personal del Centro de Informática que ha colaborado en la elaboración de este trabajo.
Al personal de la Oficina de Contraloría Universitaria y la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la
Información por su disposición para cooperar en este trabajo.
v
ÍNDICE DE CONTENIDO
TRIBUNAL ACADÉMICO .................................................................................................................................... ii
DECLARACIÓN JURADA .................................................................................................................................. iii
DEDICATORIA .................................................................................................................................................. iv
AGRADECIMIENTOS ........................................................................................................................................ v
ÍNDICE DE CONTENIDO .................................................................................................................................. vi
ÍNDICE DE TABLAS .......................................................................................................................................... xi
ÍNDICE DE GRÁFICOS .................................................................................................................................... xii
ÍNDICE DE FIGURAS ...................................................................................................................................... xiii
ABREVIATURAS ............................................................................................................................................. xiv
RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................................................. xvi
1 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 1
1.1 Antecedentes ..................................................................................................................................... 1
1.2 Justificación e importancia del problema ............................................................................................ 5
1.3 Objetivos ............................................................................................................................................ 7
1.3.1 Objetivo General ........................................................................................................................... 7
1.3.2 Objetivos Específicos.................................................................................................................... 7
1.4 Alcances y limitaciones ...................................................................................................................... 8
2 CAPÍTULO II MARCO DE REFERENCIA TEÓRICO Y CONCEPTUAL .................................................10
2.1 Marco de antecedentes .....................................................................................................................10
2.2 Marco conceptual ..............................................................................................................................15
2.2.1 Software Libre..............................................................................................................................15
2.2.2 Migración de aplicaciones ............................................................................................................16
2.2.2.1 Sistemas que se van a migrar ................................................................................................16
2.2.2.2 Writer (Texto) ..........................................................................................................................17
2.2.2.3 Calc (Hojas de cálculo) ...........................................................................................................17
2.2.2.4 Impress (Presentación)...........................................................................................................17
2.2.2.5 Draw (Dibujo) .........................................................................................................................18
2.2.2.6 Base (Base de datos) .............................................................................................................18
2.2.2.7 Math (Fórmulas) .....................................................................................................................18
2.2.3 RID ..............................................................................................................................................18
2.2.4 Capacitación ................................................................................................................................19
2.2.4.1 Objetivos de la capacitación ...................................................................................................20
2.2.4.2 Etapas de la capacitación .......................................................................................................20
2.2.4.3 ¿Cómo identificar las necesidades de capacitación? ..............................................................21
2.2.4.4 Métodos de capacitación ........................................................................................................22
2.2.4.5 Medios para detectar las necesidades de capacitación ...........................................................23
vi
2.2.4.6 Obstáculos en el proceso de capacitación ..............................................................................24
2.2.5 Desempeño y su evaluación ........................................................................................................24
2.2.5.1 Desempeño ............................................................................................................................24
2.2.5.2 Evaluación del desempeño .....................................................................................................25
2.2.6 Motivación ...................................................................................................................................25
2.2.6.1 Motivación y participación .......................................................................................................25
2.2.7 Gestión del Recurso Humano ......................................................................................................26
2.2.7.1 Recursos Humanos ................................................................................................................26
2.2.7.2 Administración de Recursos Humanos ...................................................................................26
2.2.7.3 Capital Humano ......................................................................................................................26
2.2.8 Cambio ........................................................................................................................................26
2.2.8.1 Tipos de cambios....................................................................................................................27
2.2.9 Comunicación ..............................................................................................................................28
2.2.10 Proyecto ....................................................................................................................................30
2.2.10.1 Etapas de un proyecto ..........................................................................................................31
2.2.10.2 Procesos ..............................................................................................................................31
2.2.10.3 Áreas del conocimiento ........................................................................................................32
2.2.10.4 Enunciado del proyecto ........................................................................................................33
2.2.10.5 Acta de Constitución .............................................................................................................33
2.2.10.6 Interesados...........................................................................................................................33
2.2.10.7 Factores ambientales de la empresa ....................................................................................33
2.3 Marco demográfico, geográfico, histórico y legal ...............................................................................34
2.3.1 Universidad de Costa Rica ...........................................................................................................34
2.3.1.1 Breve historia .........................................................................................................................34
2.3.1.2 Misión.....................................................................................................................................35
2.3.1.3 Visión .....................................................................................................................................35
2.3.1.4 Estructura organizativa ...........................................................................................................35
2.3.1.5 Mapa ......................................................................................................................................37
2.3.2 Centro de Informática ..................................................................................................................37
2.3.2.1 Misión.....................................................................................................................................38
2.3.2.2 Visión .....................................................................................................................................39
2.3.2.3 Normativa ...............................................................................................................................39
2.3.3 Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información ..............................................................39
2.3.4 Oficina de Contraloría Universitaria ..............................................................................................41
2.3.5 Consejo Asesor............................................................................................................................42
2.3.6 Aspectos legales ..........................................................................................................................42
3 CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO.............................................................................................43
vii
3.1 Tipo de estudio ..................................................................................................................................43
3.2 Instrumentos para la recolección de datos ........................................................................................44
3.3 Propuesta de recolección de información ..........................................................................................44
3.4 Fuentes de información .....................................................................................................................45
3.4.1 Fuentes primarias ........................................................................................................................45
3.4.2 Fuentes secundarias....................................................................................................................45
3.5 Técnicas para presentación y análisis de información .......................................................................46
3.6 Variables o dimensiones de estudio ..................................................................................................47
3.7 Plan de análisis .................................................................................................................................48
3.8 Recursos disponibles ........................................................................................................................48
3.9 Cronograma ......................................................................................................................................48
4 CAPITULO IV DIAGNÓSTICO INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ....................49
4.1 Actividades desarrolladas por el CI....................................................................................................49
4.2 Unidades que han migrado en programas de código abierto .............................................................50
4.2.1 Firma digital para Software Libre ..................................................................................................51
4.2.2 Estrategia de migración de las herramientas de LibreOffice .........................................................51
4.3 Mapa conceptual ...............................................................................................................................52
4.3.1 Plataforma web ............................................................................................................................53
4.3.1.1 Centro de ayuda .....................................................................................................................53
4.3.1.2 Preguntas frecuentes..............................................................................................................54
4.3.1.3 Tutoriales................................................................................................................................54
4.3.2 Pasos para la capacitación ..........................................................................................................54
4.3.2.1 Guía de migración: Ofimática Libre en Unidades Universitarias ..............................................55
4.3.2.2 Charla de sensibilización ........................................................................................................55
4.3.2.3 Diagnóstico de uso de ofimática en el CI (por persona) ..........................................................55
4.3.2.4 Instalación de las herramientas de ofimática...........................................................................57
4.3.2.5 Capacitación...........................................................................................................................57
4.3.2.6 Acciones de comunicación......................................................................................................58
4.3.2.7 Periodo de pruebas ................................................................................................................58
4.3.2.8 Desinstalación ........................................................................................................................58
4.3.2.9 Evaluación del proceso...........................................................................................................59
4.4 Casos de estudio ..............................................................................................................................59
4.4.1 Oficina de Contraloría Universitaria ..............................................................................................59
4.4.2 4.3.2 Entrevista aplicada a la OCU ..............................................................................................65
4.4.3 Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Comunicación ..........................................................71
4.4.4 Entrevista aplicada a la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Comunicación .....................72
4.4.5 Control del CI de las Unidades en proceso de migración .............................................................77
viii
4.5 Recursos técnicos, humanos y económicos ......................................................................................79
4.5.1 Recursos técnicos .......................................................................................................................79
4.5.2 Recursos humanos ......................................................................................................................79
4.5.3 Recursos económicos..................................................................................................................80
5 CAPITULO V PROPUESTA DE LA ESTRATEGIA PARA UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN EL
MARCO DE LA MIGRACIÓN AL SOFTWARE LIBRE .............................................................................82
5.1 Proceso de iniciación del proyecto ....................................................................................................82
5.1.1 Acta de Constitución del proyecto ................................................................................................82
5.1.2 Análisis de los interesados ...........................................................................................................82
5.2 Proceso de planificación ...................................................................................................................84
5.2.1 Gestión del Alcance .....................................................................................................................84
5.2.1.1 Recopilar requisitos ................................................................................................................84
5.2.1.2 Acuerdo del Consejo Universitario ..........................................................................................84
5.2.1.3 Definir el alcance ....................................................................................................................85
5.2.1.4 Crear la EDT ..........................................................................................................................88
5.2.2 Gestión de costos ........................................................................................................................89
5.2.2.1 Estimar los costos y elaboración del presupuesto ...................................................................89
5.2.2.2 Controlar los costos ................................................................................................................91
5.2.3 Gestión del recurso humano ........................................................................................................91
5.2.3.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos .............................................................................92
5.2.3.2 Roles y responsabilidades ......................................................................................................92
5.2.4 Gestión de las comunicaciones....................................................................................................92
5.2.4.1 Identificación de los interesados .............................................................................................93
5.2.4.2 Planificar las comunicaciones .................................................................................................93
5.2.4.3 Distribuir la información ..........................................................................................................93
5.2.4.4 Gestionar las expectativas de los interesados ........................................................................93
5.2.4.5 Informar el desempeño ...........................................................................................................94
5.2.5 Gestión de riesgos .......................................................................................................................94
5.2.5.1 Planificación de la Gestión del Riesgo ....................................................................................95
5.2.5.2 Identificar los riesgos ..............................................................................................................95
5.2.5.3 Realizar análisis cualitativo de los riesgos ..............................................................................95
5.2.5.4 Realizar análisis cualitativo de los riesgos ..............................................................................96
5.2.5.5 Planificar la respuesta a los riesgos ........................................................................................96
5.2.5.6 Monitorear y controlar los riesgos ...........................................................................................96
6 CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................................99
6.1 Conclusiones ....................................................................................................................................99
6.2 Recomendaciones .......................................................................................................................... 101
7 REFERENCIAS .................................................................................................................................... 104
ix
8 APÉNDICES ........................................................................................................................................ 111
8.1 Listado de Unidades detallado de la UCR ....................................................................................... 111
8.2 Descripción de los grupos de proceso de la Gestión de Proyectos .................................................. 117
8.3 Plan de análisis ............................................................................................................................... 118
8.4 Cronograma del TFG ...................................................................................................................... 122
8.5 Detalle de migración en la OCU ...................................................................................................... 126
8.6 Cuestionario para verificar las necesidades de capacitación y medir las actitudes ante el cambio ... 128
8.7 Acta de Constitución del Proyecto ................................................................................................... 132
8.8 Cuestionario para aplicar en línea ................................................................................................... 134
8.9 Prueba de evaluación en el proceso de capacitación ...................................................................... 136
8.10 EDT del proyecto de capacitación ................................................................................................. 137
8.11 Diccionario de la EDT .................................................................................................................... 138
8.12 Cronograma de la planeación de la capacitación ........................................................................... 141
8.13 Formulario para el control de costos del proyecto .......................................................................... 144
8.14 Roles y responsabilidades............................................................................................................. 145
8.15 Matriz de metodología de la Gestión de Comunicaciones ............................................................. 147
8.16 Matriz de planificación de las comunicaciones .............................................................................. 149
8.17 Matriz de distribución de las comunicaciones ................................................................................ 150
8.18 Metodología de la Gestión de Riesgos del Proyecto ...................................................................... 152
8.19 Valoración del impacto de la probabilidad del riesgo...................................................................... 153
8.20 Matriz de los Riesgos del Proyecto................................................................................................ 154
8.21 Planificar la respuesta a los riesgos .............................................................................................. 156
9 ANEXOS .............................................................................................................................................. 158
9.1 Diagnóstico de uso de ofimática libre en el CI (por persona) ........................................................... 158
9.2 Cronograma de actividades migración a Ofimática Libre ................................................................. 161
9.3 Perfil del puesto de capacitador ...................................................................................................... 164
9.4 Perfil del puesto de soporte técnicos ............................................................................................... 166
9.5 Perfil del puesto de diseñador gráfico.............................................................................................. 168
9.6 Escala Salarial para el Sector Administrativo Enero 2014 ................................................................ 170
9.7 Concurso para profesional de Información y Comunicaciones ......................................................... 171
9.8 Oficio CIMSL-2003 .......................................................................................................................... 172
9.9 Guía de Migración ........................................................................................................................... 173
x
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Funcionarios de la Universidad de Costa Rica ...................................................................................... 4
Tabla 2: Funcionarios de la Sede Rodrigo Facio ubicados por Unidades ............................................................ 5
Tabla 3: Presupuesto total ordinario y para programas de cómputo.................................................................. 13
Tabla 4: Niveles de análisis para detectar necesidades de capacitación........................................................... 22
Tabla 5: Descripción de las Áreas del Conocimiento ........................................................................................ 32
Tabla 6: Propuesta de recolección de información ........................................................................................... 45
Tabla 7: Variables o dimensiones de estudio.................................................................................................... 47
Tabla 8: Cronograma de la Contraloría Universitaria ........................................................................................ 59
Tabla 9: Funcionarios de la Oficina de Contraloría Universitaria Al 15 de diciembre de 2013 ............................ 60
Tabla 10: Frecuencia con que se utilizan las aplicaciones Al 15 de diciembre de 2013 ..................................... 61
Tabla 11: Nivel de conocimiento de las aplicaciones Al 15 de diciembre de 2013 ............................................. 62
Tabla 12: Uso de aplicaciones de Software Libre Al 15 de diciembre de 2013 .................................................. 62
Tabla 13: Grado de acuerdo con respecto a las acciones tomadas por parte de la UCR .................................. 63
Tabla 14: Frecuencia de uso de las herramientas ofimáticas ............................................................................ 66
Tabla 15: Herramientas que se usan en el trabajo ............................................................................................ 66
Tabla 16: Metodología para aprender a usar las herramientas ......................................................................... 67
Tabla 17: Conocimiento de equivalentes al Software privativo en versiones libres ............................................ 69
Tabla 18: Aplicaciones de Software Libre ......................................................................................................... 69
Tabla 19: Grado de conocimiento en herramientas de código abierto ............................................................... 70
Tabla 20: Frecuencia de uso de las herramientas ofimáticas ............................................................................ 72
Tabla 21: Herramientas que se usan en el trabajo ............................................................................................ 73
Tabla 22: Metodología para aprender a usar las herramientas ......................................................................... 73
Tabla 23: Conocimiento de equivalentes al Software Privativo en versiones libres ........................................... 74
Tabla 24: Aplicaciones de Software Libre ......................................................................................................... 75
Tabla 25: Grado de conocimiento en herramientas de código abierto ............................................................... 75
Tabla 26: Control y avance de las Unidades en el proceso de migración al SL ................................................. 77
Tabla 27: Personal contratado por el CI para la capacitación * ......................................................................... 81
Tabla 28: Matriz de interesados del proyecto de la capacitación....................................................................... 83
Tabla 29: Análisis de los interesados en función de su poder dentro del proyecto ............................................ 83
Tabla 30: Oferta de cursos para la capacitación ............................................................................................... 88
Tabla 31: Estimación anual del presupuesto del proyecto ................................................................................ 89
Tabla 32: Conformación de cada salario mensual para profesional A ............................................................... 90
xi
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1: Distribución por edad de los funcionarios ......................................................................................... 65
Gráfico 2: Complejidad de aprendizaje de las herramientas ............................................................................. 68
xii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Bandas para el uso de software ........................................................................................................ 12
Figura 2: Programas a migrar en esta etapa dentro de la UCR ......................................................................... 17
Figura 3: Proceso de capacitación ................................................................................................................... 21
Figura 4: Elementos de la comunicación .......................................................................................................... 28
Figura 5: Fuentes de distorsión ........................................................................................................................ 29
Figura 6: Ciclo de vida de los proyectos ........................................................................................................... 31
Figura 7: Estructura organizativa ...................................................................................................................... 36
Figura 8: Mapa distribución de Sedes y Recintos Universitarios ....................................................................... 37
Figura 9: Distribución de Unidades y Áreas del Centro de Informática .............................................................. 38
Figura 10: Mapa conceptual de la situación actual ........................................................................................... 52
Figura 11: Plataforma web de la migración a Software Libre ............................................................................ 53
Figura 12: Organigrama del proyecto ............................................................................................................... 92
Figura 13: Mapa Conceptual para la propuesta del capítulo V .......................................................................... 98
xiii
ABREVIATURAS
CA
Consejo Asesor de la Unidad a migrar
CC
Coordinador de capacitaciones del proyecto (profesional en actividades de
capacitación)
C.C.S.S.
Caja Costarricense de Seguro Sociales
CI
Centro de Informática
CIEQ
Comisión Institucional de Equipamiento
CITIC
Centro de Investigaciones en Tecnologías de la Información y Comunicación
CM
Coordinador general del proyecto
CP
Capacitador del proyecto (profesional en tecnologías de información y capacitación)
CU
Consejo Universitario
DG
Diseñador gráfico del proyecto
DP
Director del Centro de Informática y del Proyecto
DU
Director de la Unidad a migrar
EBCI
Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Comunicación
JAFAP
Junta del Fondo de Ahorro y Préstamo de la Universidad de Costa Rica
OAF
Oficina de Administración Financiera
OCU
Oficina de Contraloría Universitaria
PDF
Siglas en inglés Portable Document Format que traducido al español significa Formato
de Documento Portable
RCSL
Red Costarricense de Software Libre
RID
Recurso Informático Descentralizado
xiv
SL
Software Libre
ST
Profesional de Servicios de Soporte Técnico
TEC
Tecnológico Costarricense
TI
Tecnologías de la Información
UCR
Universidad de Costa Rica
UNA
Universidad Nacional
US
Usuarios
USD
Siglas en Inglés para Unicenter Service Desk, siglas en Inglés para el nombre del
Centro de Servicio al Usuario
xv
RESUMEN EJECUTIVO
Actualmente la Universidad de Costa Rica se encuentra en un proceso de migración hacia
herramientas de ofimática de código abierto; a través del Centro de Informática ha desarrollado una
estrategia para capacitar a los usuarios en estas aplicaciones, con el fin de reducir los gastos por
licenciamientos para herramientas de este tipo. Este proyecto consiste en elaborar una propuesta de
mejora a la estrategia desarrollada por el Centro, en el marco de la migración hacia el Software Libre,
con el fin de rediseñar el uso de los recursos limitados con que cuenta la Universidad de Costa Rica y
canalizarlos hacia otras necesidades de software que no tienen equivalente en códigos abiertos.
El proyecto nace por iniciativa de un grupo conformado por profesionales en comunicación,
sociología, bibliotecología, informática, investigadores de la Universidad y profesores, quienes tenían
la inquietud de aportar a la Institución mejores formas de ejecutar los procesos; toda la migración
cuenta con cuatro etapas: la primera fue la planificación de todo el trabajo, luego migrar los
servidores, seguidamente la adopción de las herramientas de ofimática y la cuarta, migrar los
sistemas operativos; para efectos de este trabajo el enfoque estará en la tercer etapa, la cuarta aún
no está en los planes del CI, por lo complejo que es su migración. Estos cambios se vienen gestando
desde hace varios años y ya se ha adelantado mucho en cuanto a las dos primeras etapas, con el
apoyo del Consejo Universitario y la disposición del personal del CI, empezando por su Director y
todos los demás miembros del equipo.
Como objetivo general del proyecto se propone una estrategia para el desarrollo de un programa de
capacitación y sensibilización en las Unidades Administrativas de la Universidad de Costa Rica,
basada en casos de estudio analizados en el marco del proceso de migración a Software Libre, de
manera que pueda ser adaptado y replicado en las demás Unidades Administrativas, este objetivo se
logra con el cumplimiento de los objetivos específicos que consisten en: identificar la situación actual
del proceso de migración y su capacitación, luego establecer con cuáles recursos, tanto humanos,
tecnológicos como económicos, se cuenta; basado en dos casos de estudio se pretende identificar
cuáles son las necesidades de capacitación que tienen los participantes y cuál es su nivel de
aceptación del cambio, para plantear la estrategia en función de estos dos indicadores y utilizando
xvi
como base la Gestión de Proyectos y por último; proponer un plan de comunicación que incentive el
uso y promoción del SL en la UCR.
En cuanto a la metodología para recolectar los datos se utilizaron los cuestionarios, la observación
participativa, entrevistas a expertos y los interesados del proyecto, así como correos electrónicos y
cartas para solicitar autorizaciones. Como fuentes primarias se consultaron la Guía de Migración
desarrollada por el CI, los manuales y las páginas web y como fuentes secundarias, textos referentes
a la capacitación, así como a la Gestión de Proyectos entre otros. El análisis de la información se
presentó en tablas con sus respectivas interpretaciones y cuando lo ameritó, se utilizaron
ilustraciones y gráficos, para ampliar los datos.
Por otro lado, en el cronograma del proyecto, se definieron 28 semanas para completarlo y este se
desarrolló en cuatro etapas, la primera en reuniones con el Director del CI y otros funcionarios para
delimitar el tema, con una duración de dos semanas. Luego se asignaron otras dos para desarrollar el
marco teórico y los objetivos, tanto general como específicos, siguiendo con el cronograma, para
desarrollar los instrumentos y aplicarlos, así como el análisis de todo lo recabado se definieron siete
semanas y por último quince semanas para elaborar el proyecto, presentarlo y defenderlo.
Con base en la Gestión de Proyectos se definió el alcance del proyecto, el análisis de los interesados,
así como los costos anuales estimados y su presupuesto, también, se identificaron los riesgos del
proyecto y basado en una ponderación se asignaron valores, tanto cualitativos como cuantitativos, así
como posibles respuestas para mitigar, transferir, aceptar o eliminar sus efectos. Se definieron los
roles y responsabilidades de cada interesado y por último, se presentan opciones de comunicación en
las diferentes etapas del proyecto para garantizar fluidez en el proceso de transmitir los
conocimientos y los avances de toda la capacitación.
xvii
1
1 CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
En este capítulo se presentan los antecedentes, la justificación del problema, el alcance, así
como las limitaciones, el objetivo general y los objetivos específicos que son los que dan la base de
este tema por desarrollar.
1.1 Antecedentes
La Universidad de Costa Rica se crea bajo la Ley Nº 0362 en 1940 como una Institución
autónoma de cultura superior, cuenta con más de nueve mil funcionarios, los cuales están
conformados por funcionarios administrativos y docentes y se dedica especialmente a la docencia, la
investigación y la acción social.1
La Universidad en todo su actuar procura siempre la excelencia, crear espacios para la
investigación, así como, por medio de la extensión social, satisfacer las necesidades de comunidades
en tantos campos de acción como las unidades que la conforman, además ser pionera en los
cambios trascendentales que sufre Costa Rica siendo ejemplo y promotora de las mejores y más
eficientes prácticas docentes, administrativas y de investigación.
Por ser una Institución educativa la cual está conformada por una población muy numerosa,
tiene gastos elevados en muchas áreas y las Tecnologías de la Información (TI) no son la excepción.
Justamente en los últimos años se ha visto un incremento en el costo del licenciamiento del software
privativo, especialmente en el uso de herramientas que en su gran mayoría se utilizan para hacer
cartas, oficios, informes, gráficos, cuadros y presentaciones, por lo que se ha visto la necesidad de
1
http://www.ucr.ac.cr/acerca-u/u-en-breve/historia.html
2
disminuir estos gastos de manera que los dineros presupuestados para estos fines sean destinados a
otras áreas más necesitadas.
El Consejo Universitario (CU) ha apoyado estas iniciativas y está dispuesto a asumir estos
cambios de forma más eficiente, económica y sostenible, es así como en el año 2008 en Sesión
Ordinaria No.5301 del 22 de Octubre del 2008 el CU solicita al Rector “integrar esfuerzos para
presentar al Consejo Universitario, en un plazo de un año, una estrategia de trabajo integral sobre la
posibilidad de iniciar un proceso de migración de las personas usuarias de ofimática de la Institución,
hacia el uso de Software Libre y software gratuito” (Consejo Universitario, 2008, p. 11).
Después de varios estudios y propuestas en las que colaboró el Centro de Informática (CI)
como apoyo al Consejo Universitario, este acordó en Sesión Ordinaria No. 5574 del 13 de setiembre
de 2011 “Solicitar a la Administración: a. Declarar de interés institucional el uso, promoción,
investigación para la personalización y desarrollo y enseñanza del Software Libre en la Universidad
de Costa Rica y su integración en todas las áreas donde sea competencia la enseñanza y uso de las
tecnologías de la información (SIC). Asimismo, se le solicita instar a las autoridades de las diversas
unidades académicas, de investigación y administrativas a adoptar el uso del Software Libre en
aquellas actividades en las que este demuestre tener la misma o mejor funcionalidad que su
equivalente propietario” (Consejo Universitario, 2008, p. 43).
Tanto los elevados costos en licenciamiento por el uso de software privativo, como la
necesidad de cambiar el equipo que va quedando obsoleto, dado que en ambos casos debe haber
una mejora y actualización, han obligado a la Universidad a buscar alternativas para disminuir los
costos y es así como se presenta la oportunidad de hacerlo mediante la promoción del uso del
Software Libre (SL).
Desde que inició este proceso se han venido desarrollando actividades de capacitación para
implementar el SL dentro de la UCR, pero este necesita una revisión de la estrategia en cuanto a la
forma en la que se está llegando a los usuarios, la promoción del uso de las herramientas, el proceso
3
de capacitación en sí mismo, así como los medios utilizados, costos e instrumentos utilizados.
Junto con la revisión de la estrategia se deben proponer mejoras a esta, de manera que le
permitan cumplir los objetivos encomendados por el CU y se haga de forma que el proceso sea lo
más transparente posible para los usuarios y a su vez crear una cultura de uso de herramientas de
libre acceso.
El Director del CI, el M.Sc. A. Castro Mattei (comunicación personal, 12 de agosto, 2009)
recalcó que “El cambio de sistemas de ofimática es necesario para la democratización de la
educación y esto se enfoca en tres pilares fundamentales:
1. Compartir el conocimiento, permitiendo un acceso inclusivo a este por medio de
herramientas de código abierto, las cuales no tienen restricción para intercambiar información.
2. Factores económicos, porque se genera una disminución inmediata en los costos por pago
de licencias, los equipos requieren menos mantenimiento y estos alargan su vida útil. Estos ahorros
permiten reinvertir el dinero en capacitación, equipos y software más especializado.
3. Inclusión social y disminución de la brecha digital, también permite dar apoyo a otras
instituciones y empresarios del país. Además se fomenta la colaboración, el conocimiento y la cultura
libre”.
Debido a que la mayor parte del presupuesto invertido en herramientas y programas en la
Universidad se destina a software básico (como Microsoft Office) y porcentajes inferiores en software
4
especializado y software gourmet 2, estos últimos destinados a la docencia y la investigación, existe
una oportunidad de reducir los costos de licenciamiento de manera que se destinen estos recursos a
soportar las necesidades que existen en el uso, capacitación y aplicación de las herramientas y
programas especializados y gourmet que no tienen un sustituto en SL equivalente al software
privativo.
Ahora bien, un Software Libre no significa que sea gratis, en este proceso igualmente se
requerirá una inversión inicial para personalizar y capacitar a los usuarios, la cual será ínfima en
comparación con los costos de licencias, mantenimiento y soporte actuales.
Este cambio no es fácil, si se toma en cuenta que la Universidad tiene más de 9 mil usuarios
(Ver tabla 1) entre funcionarios administrativos y docentes, aunado a que organizativamente existen
Centros de Investigación, Unidades Académicas y Unidades Administrativas, sin tomar en cuenta la
población estudiantil, ante esto el panorama de la migración hacia el Software Libre tiene un
escenario complicado.
Tabla 1: Funcionarios de la Universidad de Costa Rica
Tipo
Cantidad
Funcionarios docentes
5.270
Funcionarios administrativos
4.045
Total
Nota: Información al 06 de diciembre de 2013
Fuente: Oficina de Recursos Humanos, UCR
9.315
3
A continuación, se presentan por unidades los que están ubicados en la Sede Rodrigo Facio
en San Pedro. El detalle de funcionarios por cada Unidad específica se encuentra en el apéndice 8.1.
2
Definición dada a software especializado que no es de uso común por los usuarios generales de la Universidad de Costa Rica, y que en
muchos casos ocupa del licenciamiento.
3
De estos funcionarios existen 286 que cumplen ambas condiciones, es decir son administrativos y también son docentes. Además todos
están distribuidos en las unidades de trabajo que componen la Universidad.
5
Tabla 2: Funcionarios de la Sede Rodrigo Facio ubicados por Unidades
Unidad
Cantidad
Red de Museos
1
Centro Centroamericano de Población
7
Archivo Universitario
10
Apoyo Académico Institucional
11
Observatorio del Desarrollo
12
Rectoría
51
Centro de Informática
78
Laboratorios
114
Decanatos
134
Radios, Semanario y demás medios de difusión
192
Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información
193
Institutos de Investigación
321
Programa de Atención Integral en Salud
365
Vicerrectorías
378
Secciones de Seguridad, Transporte, Correos y otros
420
Centros de Investigación y otros Centros
499
Sistemas de Estudios de Posgrado
635
Oficinas Administrativas
726
Facultades
736
Escuelas
4,050
Total
8,933
Nota: Información al 06 de diciembre de 2013.
Fuente: Elaboración propia con datos de la Oficina de Recursos Humanos, UCR
De estas Unidades se analizarán dos casos de estudio que puedan generar información
valiosa para desarrollar una estrategia que pueda ser adaptada de acuerdo a las necesidades y
replicada en otras Unidades.
1.2 Justificación e importancia del problema
Debido a esto y como parte de sus estrategias el CI ha creado una alianza con la Oficina de
6
Recursos Humanos para promover la divulgación del tema por medio de charlas informativas,
también se creó una Guía de Migración, la cual es única y general, no es adaptada y específica de
acuerdo al grupo a migrar. También ha creado la página web www.migracion.ucr.ac.cr donde hay una
serie de tutoriales, de preguntas frecuentes y una línea del tiempo que explica cómo surgió y fue
aprobado el proyecto; sin embargo, no hay un diagnóstico de las necesidades que existen, del
conocimiento actual de los usuarios ni de la apertura que tienen a este cambio y en cuanto a
capacitar a los usuarios y migrar estas herramientas ofimáticas se está en función de lo solicitado
expresamente por cada una de las unidades Académicas y Administrativas, más que por un
calendario previo definido por el CI, en las Unidades capacitadas y donde las herramientas ya hayan
sido instaladas, no hay un seguimiento que garantice la migración y reduzca el uso del software
privativo.
En cuanto a recurso humano, el CI cuenta con 4 personas contratadas para el proyecto de
migración, bajo la modalidad de servicios profesionales y uno como técnico, todos estos profesionales
están a tiempo completo y la única diferencia entre ambas modalidades de contratación es el grado
académico de bachiller de los primeros. A pesar de que hay un proceso encaminado, personal
contratado y todo el apoyo de parte del Director del CI, no hay una estrategia metodológica clara para
poder desarrollar una capacitación efectiva hacia la migración del Software Libre y la cantidad de
personal contratado debe ser analizado para comprobar si es suficiente para cumplir los objetivos
planteados. Además, no existe una diferenciación entre la capacitación a desarrollar en una Sede,
Recinto o bien entre capacitar un funcionario docente o administrativo.
El presente trabajo se enfocará en analizar cuál es la mejor forma de capacitar al personal
administrativo y cuántos recursos humanos y económicos se necesitan para hacerlo, basándose en el
análisis del proceso de capacitación de casos de estudio seleccionados y se tomarán en cuenta los
elementos necesarios para que la estrategia pueda adaptarse y ser aplicada en otras Unidades
Administrativas.
7
1.3 Objetivos
Con el fin de aportar mejoras a la estrategia de capacitación en la migración hacia el Software
Libre en la UCR, se presentan a continuación el objetivo general y los específicos de este proyecto.
1.3.1 Objetivo General
Proponer una estrategia para el desarrollo de un programa de capacitación y sensibilización
en las Unidades Administrativas de la Universidad de Costa Rica, basada en casos de estudio
analizados en el marco del proceso de migración a Software Libre, de manera que pueda ser
adaptado y replicado en las demás Unidades Administrativas.
1.3.2 Objetivos Específicos
•
Identificar la situación actual del proceso de migración y la capacitación que está
desarrollando el CI y su estrategia para alcanzar la población que conforma la Universidad.
•
Identificar los recursos económicos, tecnológicos y humanos, que deben involucrarse en el
proceso de capacitación.
•
Elegir casos de estudios en las Unidades Administrativas y determinar cuáles son las
necesidades de capacitación, el conocimiento y la aceptación que tienen los usuarios del
proceso de migración.
•
Elaborar la estrategia, aplicando mejoras a lo establecido por el CI, tanto en el proceso
general de la migración como en su programa de capacitación, basado en la Gestión de
Proyectos.
8
•
Proponer un plan de comunicación que incentive el uso y promoción del SL en la UCR.
1.4 Alcances y limitaciones
En este apartado se define el alcance de la investigación y las limitaciones que se tienen tanto
en tiempo, distancia y presupuesto. Se encuentran como parte de los alcances de este trabajo:
•
Realizar un diagnóstico de la situación actual con respecto al proceso de capacitación y cuáles
son las estrategias actuales para alcanzar a toda la población.
•
Los casos de estudio a los que se limitará esta investigación corresponden a la Escuela de
Bibliotecología y Ciencias de la Información y a la Oficina de la Contraloría Universitaria, se
pretende identificar las necesidades de capacitación, el nivel de conocimiento y de aceptación
dentro del proceso de migración hacia el Software Libre, así como definir un programa de
seguimiento al trabajo realizado, de manera que se pueda medir el conocimiento y la
aceptación al proceso.
•
Desarrollar una estrategia para incentivar y promover el uso de los programas de ofimática
mostrando las bondades de estos paquetes, así como las similitudes y las mejoras con
respecto a los programas privativos que se utilizan en la actualidad.
•
Establecer los canales que tendrán la responsabilidad de transmitir los conocimientos a los
usuarios nuevos dentro de su proceso de inducción a la Universidad.
Este proyecto se limita a proponer una estrategia en función del proceso de iniciación y la
9
planificación de cinco de las nueve áreas del conocimiento, a saber: Gestión del Alcance, Gestión del
Costo, Gestión de los Recursos Humanos, Gestión de las Comunicaciones y Gestión de los Riesgos,
se excluyen de él la Gestión de Integración, la Gestión de Calidad, la Gestión del Tiempo y la Gestión
de las Adquisiciones.
10
2 CAPÍTULO II
MARCO DE REFERENCIA TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1 Marco de antecedentes
En este apartado se hace referencia a la historia del Software Libre en nuestro país, así como
su evolución desde hace varios años en la Universidad de Costa Rica y cómo se ha generado la
necesidad de desarrollar un programa de capacitación en el marco de la migración hacia el SL, esto
después de utilizar herramientas privativas durante muchos años y como impacta esto en el
presupuesto institucional.
Al ser la UCR una institución educativa líder en muchos campos hace que su trabajo y
evolución sean un marco de referencia para otras instituciones, no solo enfocadas en la educación,
sino en la ciencia, el arte, la investigación, entre otros y en la tecnología no se queda atrás, es así
como muchas instituciones gubernamentales como: la Asamblea Legislativa, la Contraloría General
de la República, algunas Municipales y también la C.C.S.S. por mencionar unas, han vigilado de
cerca el proceso que ha tenido la Universidad en los últimos años en el uso de herramientas de
código abierto, pues esto implica una disminución de costos sustancial y es justo lo que el aparato
estatal necesita con urgencia. Es por esto que la migración, además de ser valiosa para la UCR, es
vital que se establezcan los lineamientos para que otras organizaciones puedan replicar el proceso,
adaptándolo a sus propias necesidades.
El SL no es nuevo en nuestro país, por ejemplo, en Costa Rica existe una comunidad llamada
Red
Costarricense
de
Software
Libre
(RCSL)
en
el
sitio
de
internet
http://www.softwarelibrecr.org/node/1577 se define a la RCSL como “una red de comunidades,
empresas, organizaciones y personas que intenta promover el desarrollo de tecnologías seguras,
transparentes y confiables, así como reducir la dependencia de cualquier proveedor privado que
pretenda imponer su visión de que deberíamos consumir y como deberíamos hacerlo las personas
usuarias de tecnologías (SIC)” (sp), su principal objetivo es la accesibilidad de la información.
11
Han existido comunidades de este tipo desde 1998, pero es hasta el año 2007 que algunos
estudiantes del Tecnológico de Costa Rica (TEC) crean el primer Festival Latinoamericano de
Instalación de Software Libre en Costa Rica y es así como varios estudiantes de la Universidad de
Costa Rica (UCR) la Universidad Nacional (UNA) y del TEC deciden unirse y se crea una red que une
varios grupos con el fin de fortalecerse y de lograr los objetivos planteados desde sus inicios.
Entre los servicios que se dedica a ofrecer la RCSL están: los foros de discusión, galerías de
eventos y noticias sobre las actividades referentes al SL, su impacto en el país y Centroamérica.
Aunque su fin principal es compartir las experiencias que han ido adquiriendo, de manera que se
pueda ir creciendo como comunidad y de paso generar conocimiento en la población para que
muchos aprendan de estas herramientas y su accesibilidad.
Es así como, después de muchos esfuerzos por parte de una serie de profesionales
interesados en dotar a la Universidad de herramientas más potentes, menos costosas y más
accesibles es que, como se ha mencionado antes, el CU acordó desarrollar una estrategia de trabajo
integral sobre la posibilidad de iniciar el proceso de migración de las personas usuarias de ofimática
de la Institución, hacia el uso de Software Libre y Software Gratuito4. Dicha estrategia debe tomar en
cuenta las aplicaciones que no tienen un sustituto en herramientas de código abierto, la valoración de
los servidores y qué posibilidad tienen de soportar este cambio o si se deben cambiar, así como
analizar que el proceso se haga de manera paulatina, se empiece con un plan piloto y se incluyan las
etapas en las cuales se va a desarrollar la estrategia, así como el tiempo que se tardará.
Posteriormente el 28 de octubre de 2008 se acuerda en Sesión 5302, artículo 9b agregar dos
aspectos adicionales que se deben tomar en cuenta:
•
4
“Fortalecer el presupuesto de capacitación para las personas que tendrán a cargo la migración
Gaceta Universitaria N 43-2008. Año XXXII. 5 de diciembre de 2008
12
de este primer grupo de usuarios.
•
Promover la utilización de software gratuito” (p50).
Es así como la Comisión Institucional de Equipamiento (CIEQ), creada por el Consejo
Universitario da su apoyo al Software Libre y en Sesión 2-2009 del 08 de mayo de 2009 y de
conformidad con el acuerdo del CU en la Sesión 5302, aprueba asignar ¢20.000.000,00 (veinte
millones de colones) para la adquisición de SL para ofimática con soporte y capacitación, con la
intención de promover su uso en la Institución.
El 12 de agosto de 2009 y de acuerdo con lo establecido en la Sesión 5301 el CI expone ante
el CU cuales son los avances en el proceso de migración hacia el SL. En esta ponencia el señor
M.Sc. Alonso Castro Mattei, en su momento funcionario del CI y hoy actual Director, explica todo lo
que se ha venido haciendo y entre lo que indica destaca que existen tres bandas que tienen que ver
con las necesidades de software a saber:
Figura 1: Bandas para el uso de software
Banda de Software
libre
Aplicaciones básicas
para las que existe
equivalente en SL
Ofimática
Lectores de correo
electrónico
Navegación Web
Lectores de PDFs
Diseño gráfico básico
Servidores como Web,
DHCP y DNS
Banda de Software
especializado
Aplicaciones avanzadas
para las que no existe
equivalente en SL
Autodesk (CADs)
Final Cut (edición de
videos)
Máster Lex (Derecho)
Protegie (genética)
SIG (MapInfo, ArcInfo)
Fuente: Sesión 5374 del CU del 12 de agosto de 2009
Banda de Software
para el desarrollo de
sistemas de gestión
Sistemas institucionales
hechos a la medida
Lenguajes de
programación (Java,
Python, PHP, Visual
Basic .Net)
Bases de datos (Oracle,
SQL, SyBase)
13
Esto genera tres tipos de usuarios, los básicos que utilizan herramientas de la banda de SL y
representan el 80%, que será donde se concentren los esfuerzos de este trabajo, los usuarios
avanzados mayormente utilizan los software especializados y abarcan alrededor de un 19% y por
último los desarrolladores, que pertenecen a la tercera banda, que representan el 1% de los
funcionarios. Como se observa la mayoría de los usuarios utilizan software básico por lo tanto, migrar
a este tipo de funcionarios hacia el SL representaría una disminución considerable de costos.
En la columna 2 de la tabla 3 se detalla el presupuesto asignado a la CIEQ para adquirir
programas de software para toda la Universidad. En la tercera el dato corresponde al presupuesto
operativo que las Unidades dejan de utilizar en sus gastos para adquirir software, porque con el
presupuesto definido para la CIEQ no se pueden comprar, debido al poco dinero aprobado en esta
partida, sumado a esto, un porcentaje importante de ese dinero se direcciona a la compra de licencias
privativas de ofimática.
Tabla 3: Presupuesto total ordinario y para programas de cómputo
(Expresado en millones de colones)
Año
Presupuesto CIEQ
%
**
Presupuesto total de las
Unidades
Presupuesto total
ordinario
2007
100,00
0,11
98,00
89.666,00
2008
100,00
0,09
202,70
106.366,00
2009
150,00
0,10
204,90
142.645,00
2010
150,00
0,09
228,40
163.920,00
2011
160,00
0,09
287,40
178.855,30
2012
170,00
0,08
510,50
209.039,00
2013
175,00
0,07
521,00
233.480,40
2014
200,00
0,08
405,30
249.780,00
Nota: ** el porcentaje de la columna tres representa el presupuesto de la CIEQ con respecto del
presupuesto total ordinario de la UCR, expresado en porcentaje.
Fuente: Elaboración propia con datos de OPLAU, marzo 2014.
Con respecto al tema de costos el señor Castro Mattei indica que a pesar del presupuesto
asignado para la compra de software las solicitudes ascienden a ¢650.000.000,00 (seiscientos
cincuenta millones de colones) y en otros años a ¢800.000.000,00 (ochocientos millones de colones),
14
es decir el presupuesto no alcanza para cubrir las necesidades de compra de software que tiene la
Universidad; más del 60% se destina a la compra de licencias de herramientas ofimáticas y lo demás
para adquirir paquetes especializados para la segunda y tercer banda de software.
El Centro de Investigaciones en Tecnologías de la Información y Comunicación (CITIC)
desarrolló una plataforma educativa para la migración de SL y la presentó el 22 de agosto de 2010,
cuyo objetivo general es “como su nombre lo indica, desarrollar una plataforma educativa y de
soporte para la difusión, intercambio, investigación, docencia, soporte y construcción de conocimiento
en el uso y la apropiación del Software Libre en la UCR” (Allan Calderón, Luisa Ochoa y Diego
Quirós, 2012, párr. 1).
El 13 de setiembre de 2011, por medio de la Sesión 5574 el Consejo Universitario en su
artículo 5, inciso A “declarar de interés institucional el uso, promoción, investigación para la
personalización y desarrollo y enseñanza del Software Libre en la Universidad de Costa Rica y su
integración en todas las áreas donde sea competencia la enseñanza y uso de las tecnologías de la
información. Asimismo, se le solicita instar a las autoridades de las diversas unidades académicas, de
investigación y administrativas a adoptar el uso del SL en aquellas actividades en las que este
demuestre tener la misma o mejor funcionalidad que su equivalente propietario” (p. 45).
El CU acuerda el 9 de febrero de 2012 en Sesión Ordinaria 5606 crear una comisión
institucional y asignar el presupuesto que sea necesario para llevar a cabo el proceso de migración
aprobado en el año 2011.
Y es aquí donde empieza el CI a desarrollar la estrategia para alcanzar los objetivos
planteados, de acuerdo con lo solicitado por el Consejo Universitario a lo largo de estos años y que
ha quedado plasmado en las Sesiones mencionadas.
15
2.2 Marco conceptual
En este apartado se presentan los conceptos que son necesarios para desarrollar la
propuesta. Debido a que el tema requiere algunas explicaciones previas de conceptos, procesos y
etapas que se deben identificar y seguir en un proceso de capacitación, a continuación se detallan los
más relevantes.
2.2.1 Software Libre
En la página web www.migracion.ucr.ac.cr del CI se define el (SL) como el “que se puede
usar, conocer su funcionamiento, modificar y distribuir libremente. Nace del trabajo de hombres y
mujeres que ubicados en diversas partes del mundo usan, promueven, programan, traducen y dan
soporte a los programas y sistemas libres; su modelo de producción se basa en procesos de
colaboración e intercambio de conocimiento” (Centro de Informática, s.p).
Las aplicaciones libres poseen al menos cuatro características (conocidas como libertades):
•
Se puede utilizar el programa en lo que se desee (libertad 0)
•
Existe libertad de estudiar cómo funciona el programa y de modificarlo (libertad 1)
•
Hay libertad de redistribuir copias (libertad 2) y;
•
La libertad de redistribuir las versiones modificadas (libertad 3)
Todas estas libertades no significan que las herramientas sean gratis, por el contrario este tipo
de software requiere la contratación de servicios para desarrollarlos, distribuirlos, adaptarlos a las
necesidades de la organización y también para impartir la capacitación. Y el software privativo es
aquel en el que los usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo, modificarlo o redistribuirlo,
cuando el código fuente no está disponible.
16
Entre los beneficios de utilizar el SL están: el hecho de poder utilizar tecnologías
transparentes, que a su vez sean seguras, obtener algo por un precio justo, además, se fomenta la
cooperación entre las personas. Como indica Adell (2005), “Todos estos proyectos institucionales
incluyen la dotación de medios en los centros (redes, ordenadores y periféricos), un enorme esfuerzo
en la formación del profesorado en el uso didáctico de las nuevas tecnologías y diversos tipos de
estímulos o la creación de materiales de interés educativo, en soporte informático o telemático (p. 7)”.
2.2.2 Migración de aplicaciones
En este tipo de migraciones “solo cambian algunas aplicaciones. Se suele dar este caso sobre
todo cuando al analizar las aplicaciones que se utilizan en la empresa aparecen muchas aplicaciones
no migrables u otros factores que no permiten una migración total. De esta manera se escogen las
aplicaciones que tienen una clara alternativa en Software Libre y se migran, dejando las demás
inalteradas (SIC)” (Sáez, D., Peris, M., Roca, R., Anes, D., 2007, p. 49).
En cuanto al proceso de migración en la Universidad este consiste en pasar a utilizar formatos
abiertos, crear conciencia de la importancia del uso adecuado de los recursos económicos, técnicos e
invertir en capacitación para la implementación de los programas en la Institución y extrapolar esos
beneficios a otras Universidades, Instituciones del Estado y al país en general. Con lo cual, se evita la
piratería de herramientas, ya que en muchas ocasiones los funcionarios se ven obligados a utilizarlas
para poder terminar alguna labor fuera de la Institución. Todo esto en el marco de los compromisos de
extensión que desde sus inicios la Universidad se propuso como parte de sus objetivos.
2.2.2.1 Sistemas que se van a migrar
Existen muchos paquetes de herramientas en versión libre que se pueden migrar; sin
embargo, en este proceso que se encuentra la Universidad, va a estar enfocada en las herramientas
básicas y necesarias para el funcionamiento de la administración y la docencia, dicho esto los
programas a los que se va a migrar se detallan a continuación en la figura 2.
17
Figura 2: Programas a migrar en esta etapa dentro de la UCR
Fuente: http://www.migracion.ucr.ac.cr/
2.2.2.2 Writer (Texto)
Es un procesador de texto para todo tipo de documentos, en él se pueden tomar notas,
informes, hacer cartas, listas de asistencias, oficios, desarrollar tesis, libros, índices de contenido y
cualquier funcionalidad que permiten otros procesadores de texto, esta herramienta es la que
sustituye al procesador de texto Word en el Sistema Operativo Windows de Microsoft. En Writer se
pueden abrir y grabar documentos con formado de Word, si así se necesitara.
2.2.2.3 Calc (Hojas de cálculo)
Es una hoja de cálculo que se adapta a usuarios principiantes como avanzados. Esta
herramienta es la que sustituye a la hoja de cálculo de Excel en el Sistema Operativo Windows de
Microsoft. En Calc se pueden abrir y grabar documentos con formado de Excel, si así se necesitara.
2.2.2.4 Impress (Presentación)
Está orientada a desarrollar plantillas para presentaciones, hay una gama amplia de
herramientas de dibujo, de diagramación y se pueden personalizar presentaciones. Sustituye al
Power Point en el Sistema Operativo Windows de Microsoft. En Impress se pueden abrir y grabar
documentos con formado de Power Point, si así se necesitara.
18
2.2.2.5 Draw (Dibujo)
Esta herramienta es especializada en dibujos, diagramación y gráficos, permite producir desde
bocetos a trabajos más elaborados como dibujos técnicos, pósters y muchos más. En Draw se
pueden exportar los trabajos a formato Flash, si así se necesitara.
2.2.2.6 Base (Base de datos)
Es un administrador de bases de datos como las de un censo, matrícula, una planilla muy
compleja, informes financieros y seguimientos de gestión y control de la calidad. Sustituye a Access
en el Sistema Operativo Windows de Microsoft. En Base se pueden abrir y grabar documentos con
formado de Access, si así se necesitara.
2.2.2.7 Math (Fórmulas)
Es una herramienta para insertar fórmulas y ecuaciones a documentos. Este puede ser
utilizado en las hojas de cálculo, en el procesador de texto, en la presentación.
2.2.3 RID
Los Recursos Informáticos Desconcentrados (RID's) son funcionarios de la Universidad que
se rigen por la normativa, procesos técnicos, especificaciones de diseño de las tecnologías de la
información y comunicaciones que emite el CI, pero jerárquicamente depende de la Unidad a la que
pertenezca. Sus principales funciones son:
•
Orientar a los usuarios en cuanto a redes, seguridad, sistemas operativos, portal universitario
que mejoren sus funciones.
•
Promoción y uso de las herramientas institucionales.
19
•
Instalación, soporte y mantenimiento de los Sistemas Operativos y aplicaciones Ofimáticas.
•
Respaldo periódico de la información de los equipos.
•
Mantener comunicación estrecha con el CI respecto a los servicios y productos que se
necesitan para el adecuado desempeño de la labor de los funcionarios, entre otras muchas
más.
Y es justamente esta última función que se menciona la que hace que el RID sea el
responsable asignado por el CI para llevar de la mano al funcionario en este proceso de migración
hacia el SL.
2.2.4 Capacitación
Para Franklin-Krieger (2011) “capacitar tiene que ver con otorgar a los trabajadores
conocimientos más profundos para el correcto desempeño de tareas específicas; fomentar el trabajo
en equipo; ofrecer espacios de reflexión acerca de los aspectos que modificaría cada uno en la forma
de realizar su trabajo o de relacionarse con sus pares o superiores” (p. 89) se puede decir que la
UCR debe formar a los funcionarios para poder potenciar las habilidades de utilizar adecuadamente
las herramientas de SL que se van a migrar, de manera que la falta de conocimiento no sea un
obstáculo en la migración global, así como sensibilizar el proceso, para que el cambio no afecte la
labor que se realiza y que no se creen anticuerpos mientras se está instaurando todo lo planeado.
Antes de que una organización valore cómo desarrollar una capacitación debe evaluar cuáles
son los puntos que se desean mejorar, cuáles son las habilidades actuales y cómo se desean
canalizar en un proceso de capacitaciones, según Franklin-Krieger (2011) “capacitar tiene que ver con
20
otorgar a los trabajadores conocimientos más profundos para el correcto desempeño de tareas
específicas; fomentar el trabajo en equipo; ofrecer espacios de reflexión acerca de los aspectos que
modificaría cada uno en la forma de realizar su trabajo o de capacitar o de relacionarse con sus pares
o superiores” (p.89).
Se puede identificar que capacitar a los funcionarios implica facilitar las herramientas
adecuadas, así como adaptar cada perfil a lo que se desea obtener, de manera que no se genere
choque, sino que se dé un acompañamiento a los capacitandos y también se debe buscar la forma de
fomentar las habilidades que se necesitan.
2.2.4.1 Objetivos de la capacitación
En cuanto a los objetivos de la capacitación en una organización, Franklin-Krieger (2011)
recalca que algunos de estos son:
•
Brindar herramientas que ayuden al buen desempeño de sus funciones, que enriquezcan sus
conocimientos y mejoren sus habilidades.
•
Revisar y adecuar cada perfil de puestos a los avances tecnológicos y a las exigencias del
mercado para adecuar las competencias.
•
Fomentar el desarrollo de las habilidades y las actitudes que requieren los puestos de trabajo.
2.2.4.2 Etapas de la capacitación
La capacitación requiere una serie de etapas que son secuenciales y que se deben plantear
antes de iniciar, de manera que se garantice el cumplimiento de los objetivos planteados. En la Figura
21
3 se detalla estas etapas.
Figura 3: Proceso de capacitación
Diagnóstico
de la situación
Decisión en cuanto
a la estrategia
Instrumentación
o acción
Evaluación
y control
Detección de necesidades
de capacitación
Programa de
capacitación
Ejecución de
La capacitación
Evaluación de los resultados
de la capacitación
Aplicación de los
programas por parte del
consultor, el supervisor de
línea o una combinación
de los dos
Seguimiento
Comprobación o medición
Comparación de la
situación actual con la
anterior
Alcance de los objetivos
de la organización
Determinación de los
requisitos básicos de la
fuerza de trabajo
Resultados de la
evaluación del desempeño
Análisis de problemas de
producción (a priori o a
posteriori)
Análisis de problemas de
personal
Análisis de informes y
otros datos
A quién se capacita
Cómo capacitar
En qué capacitar
Dónde capacitar
Cuándo capacitar
Cuánto capacitar
Quién capacitar
Realimentación
Resultados satisfactorios
Realimentación
Resultados satisfactorios
Fuente: Chiavenato (2011)
Chiavenato (2011) nos presenta cuatro etapas de la capacitación como se observa en la figura
3, en donde primero se diagnostica la situación y se identifican las necesidades de capacitación
existentes, con esta información se pueden detectar los alcances de los objetivos y los requisitos a
cumplir, así se procede a definir la estrategia por medio del programa de capacitación, en donde se
especifica el cómo, el qué, dónde, cuándo, cuánto y a quiénes capacitar. Una vez definida esta etapa
se procede a la ejecución del programa y concluido se procede a la evaluación para determinar si los
resultados fueron o no satisfactorios para los involucrados.
2.2.4.3 ¿Cómo identificar las necesidades de capacitación?
Se pueden determinar tres niveles para identificar las necesidades de capacitación en una
organización y en la tabla 4 se presenta un resumen.
22
Tabla 4: Niveles de análisis para detectar necesidades de capacitación
Nivel de análisis
Sistema implicado
Información básica
Análisis organizacional
Sistema organizacional
Objetivos de la organización y filosofía
de la capacitación
Análisis de recursos humanos
Sistema de capacitación
Análisis de la fuerza de trabajo (análisis
de las personas)
Sistema de adquisición de habilidades
Análisis de las habilidades, experiencias,
actitudes, conductas y características
personales exigidos por los puestos
(análisis de puestos)
Análisis de operaciones y tareas
Fuente: Chiavenato (2011)
En el desarrollo de esta estrategia se tomarán en cuenta los tres niveles para determinar
cuáles son las necesidades de capacitación, en el caso del primer nivel es relevante canalizar los
esfuerzos hacia los objetivos de la Organización y los siguientes dos niveles serán detectados por
medio de los instrumentos aplicados a los participantes.
2.2.4.4 Métodos de capacitación
En cuanto a los métodos de la capacitación, Franklin-Krieger (2011) recalca que existen dos
métodos generales para capacitar al personal y explica:
1. En el lugar de trabajo, cuando se ejecuta una capacitación de esta forma se pueden tener
algunas ventajas y desventajas, las primeras es el ahorro en el costo de las instalaciones,
traslado del personal y muchas veces se capacita en vivo, es decir aprender haciendo de una
vez. Como parte de algunas desventajas están: casi siempre esta tarea es un recargo para
algún compañero y por lo general no tiene una remuneración extra, lo que genera
indisposición en algunos casos.
2. Fuera del lugar de trabajo, algunas ventajas de este método es que las personas se pueden
concentrar solo en eso sin ser interrumpidas por otras labores, muchas veces este tipo de
23
capacitaciones van acompañadas de materiales audiovisuales, de un instructor con
habilidades de transmitir conocimientos y se pueden muchas veces simular las situaciones a
las que se van a enfrentar las personas. Algunas desventajas son: generalmente son grupos
heterogéneos, por lo tanto, no se toma en cuenta cada habilidad y nivel de motivación del
público asistente, además algunas personas no muy expresivas se quedarán con sus
inquietudes, haciendo que los objetivos del proceso algunas veces no se cumplan.
Para el desarrollo de esta propuesta se valoran ambas opciones y se presenta la estrategia en
función de lo que mejor se adapte a los casos de estudio estudiados.
2.2.4.5 Medios para detectar las necesidades de capacitación
El poder identificar cuáles son las necesidades de capacitación es la base para definir los
objetivos de un proceso de este tipo, es por esto que se deben conocer los medios por los cuales se
pueden detectar, según Chiavenato (2011) estos medios son:
•
Evaluación del desempeño
•
Observación
•
Cuestionarios
•
Solicitud de supervisores y gerentes
•
Reuniones interdepartamentales
•
Examen de empleados
•
Reorganización del trabajos
•
Análisis de puesto y su perfil
•
Informes periódicos, entre otros.
24
2.2.4.6 Obstáculos en el proceso de capacitación
Franklin-Krieger (2011) indica que las fallas y obstáculos que son más frecuentes en un
proceso de capacitación son:
● “Carencia de conocimiento: el personal no dispone de los conocimientos para
desarrollar su tarea de manera productiva y eficiente.
● Problemas de ejecución: aunque el personal tiene los conocimientos necesarios,
presenta fallas en la forma de emprender su tarea. Son problemas de este tipo la falta de
organización y de planificación del trabajo.
● Carencia de experiencia práctica: el empleado tiene el conocimiento necesario, pero
no sabe cómo desempeñar su trabajo.” (p. 90)
En los procesos de capacitación se debe considerar que no es tan importante la evidencia de
la asistencia, como lograr absorber los conocimientos y para ello se ocupa motivar a los asistentes.
2.2.5 Desempeño y su evaluación
2.2.5.1 Desempeño
Según Franklin-Krieger (2011) por desempeño “se entiende el comportamiento que presentan
los individuos en el desarrollo de sus actividades laborales” (p. 93). Cuando se desarrolla un
programa de capacitación se debe tomar en cuenta el comportamiento de cada individuo en su
trabajo, esto ayuda a determinar quienes necesitan una mayor atención, ya sea en potenciar sus
habilidades o incentivar la motivación.
25
2.2.5.2 Evaluación del desempeño
Franklin-Krieger (2011) desarrolla el concepto de evaluación del desempeño como “establecer
si todos los integrantes de la organización realizan su trabajo de la mejor manera posible, y si esto es
suficiente para asegurar el logro de los objetivos organizacionales propuestos” (p. 93). Al lograr
determinar cómo se está desarrollando el trabajo permite tomar decisiones en cuanto a quien (es)
promocionar, sirven como retro alimentación, tanto para los colaboradores como para sus jefaturas y
de esta manera podrá conocer mejor sus colaboradores y también ayuda a mapear las funciones de
todos los que participan en el proceso, permite canalizar las fuerzas hacia donde reforzar el trabajo a
realizar e individualiza las necesidades de los que van a recibir la capacitación, lo cual ayudará a
obtener mejores resultados.
2.2.6 Motivación
Según Franklin-Krieger (2011) la motivación “se asocia con el sistema de cognición de las
personas, en el cual está involucrada la representación de lo que éstas saben de sí mismas y del
ambiente que las rodea” (p. 100). Es aquí donde se complica el generalizar procesos de capacitación
para la migración hacia el SL, debido a la complejidad de la UCR en cuanto a las diferentes
necesidades, dado que, junto con los valores sociales, la motivación y las capacidades varían con
cada uno de los funcionarios. Si se logra la motivación hacia el cambio en las personas que se van a
capacitar, la disposición de aprender y dedicar tiempo al proceso será mucho más fluido.
2.2.6.1 Motivación y participación
La participación para Franklin-Krieger (2011) “puede ser informativa, consultiva y decisional”
(p.118) donde es importante que se informe a los participantes de qué se trata el proceso, se permitan
los espacios de consulta, esta es una forma de disminuir los errores sobre la marcha y por último se
espera una participación decisional que garantice el compromiso de los funcionarios y si estos se
encuentran motivados será muy probable que participen del proceso de forma más activa.
26
2.2.7 Gestión del Recurso Humano
2.2.7.1 Recursos Humanos
Para Chiavenato (2011) “son las personas que ingresan, permanecen y participan en la
organización, sea cual sea su jerárquico o su tarea” (p.81). No importa la escala o nivel de la
organización se ubique el recurso humano, lo importante es, de acuerdo a su posición, poder aportar
su experiencia, conocimientos y habilidades para que siempre dé un valor agregado como individuo.
2.2.7.2 Administración de Recursos Humanos
La administración del recurso humano es cambiante, depende de muchas circunstancias y
como lo indica Chiavenato (2011) “depende de la situación organizacional: del ambiente, la tecnología
empleada en la organización, las políticas y las directrices vigentes, la filosofía administrativa
preponderante...” (p.96). Este departamento debe lidiar con la variedad de puestos, escalas y
subdivisiones que componen una organización,
además de la ubicación geográfica de sus
administrados, lo cual hace más compleja la labor que ellos realizan. Su forma de administrar
depende de los recursos económicos y del espacio con el que cuenten dentro de la Institución y de la
importancia dada por la misma gerencia o jefaturas superiores.
2.2.7.3 Capital Humano
De acuerdo con Chiavenato (2011) “consta sobre todo del talento y las competencias de las
personas” (p 32). Esta es la parte del recurso humano que un patrono desea conservar y es aquí
donde debe invertir en capacitar su capital humano, porque esto le dará retribuciones futuras muy
positivas a la Institución.
2.2.8 Cambio
El cambio es según Franklin-Krieger (2011) “el paso de una situación personal, grupal o social
a otra, en un tiempo y espacio determinados; en consecuencia, podemos afirmar que depende de un
27
contexto específico.” (p.500). Existen muchas razones para cambiar, como cuando se deben
rediseñar los procesos, algún conflicto organizacional de magnitudes que trascienden los niveles
normales de negociación, cuando se deben hacer cambios a nivel de valores organizacionales, la
ideología y ante giros en la forma de desarrollar el trabajo, gracias a mejoras en los sistemas de
información y comunicación.
2.2.8.1 Tipos de cambios
A manera general se pueden categorizar como cambios:
•
Reactivos: cuando el cambio en la organización gira en entorno a un factor ya sea externo o
interno que altera la funcionalidad de todos los involucrados.
•
Proactivos: estos procuran anticipar alguna circunstancia, ya sea externa o interna que pueda
desajustar el funcionamiento de la organización. Visualiza las posibles opciones que le repara
en futuro a un proceso, a la institución o a una unidad de trabajo y actúa.
Como indica Franklin-Krieger (2011) el cambio puede generar resistencia individual u
organizacional y esta resistencia puede generarse por el temor a lo desconocido, por entrar en un
proceso de incertidumbre, de inseguridad y muchas veces influye el correo informal, que trae consigo
una serie de teorías ante estos cambios anunciados, que generalmente no tienen un porcentaje alto
de credibilidad.
28
2.2.9 Comunicación
Figura 4: Elementos de la comunicación
(Emisor)
(Emisor)
> <Mensaje>
> <Mensaje>
> Receptor
> Receptor
Canal
Canal
Fuente: Franklin-Krieger (2011)
De acuerdo con Franklin-Krieger (2011) es “una acción que busca influir las visiones,
opiniones, fundamentos y comportamientos de otro y otros utilizando el lenguaje (incluido el lenguaje
emotivo y expresivo) como canal de interrelación.” (p. 230).
Para Franklin-Krieger (2011) el proceso de comunicación organizacional tiene inherente una
serie de actores y factores que pueden mejorar o empeorar el proceso de transmisión de información,
así se tienen algunos elementos:
•
Emisor, es la persona (as) que transmite (n) la idea bajo un objetivo previamente establecido.
•
Codificación, es la actividad que utiliza el emisor para traducir su mensaje.
•
Mensaje, es lo que se desea comunicar.
•
Canal, es el método definido para transmitir el mensaje.
29
•
Receptor, es la persona (as) que recibe (n) el mensaje del emisor.
•
Decodificación, es el proceso que elige el receptor para traducir el mensaje.
•
Ruido, es todo lo que perturba el mensaje que se quiere comunicar.
Figura 5: Fuentes de distorsión
Fuente Emisor
Fuente Emisor
Ruido
Ruido
A
A
Codifica
Codifica
con su lenguaje
con su lenguaje
y marco
y marco
referencial
referencial
Receptor Destino
Receptor Destino
B
B
Decodifica
Decodifica
con su lenguaje
con su lenguaje
y marco
y marco
referencial
referencial
Fuente: Franklin-Krieger (2011)
•
Retroalimentación, se utiliza para verificar si el mensaje llegó conforme lo planeado y sino
para reinventar la forma de comunicarlo de nuevo.
Las distorsiones pueden venir de diversas partes según Franklin-Krieger (2011) estas pueden
ser por:
•
Deformación del mensaje, al percibirse de diferentes formas por los actores.
•
Filtración, es la manipulación de la información que hace el emisor para que el receptor reciba
el mensaje favorablemente.
30
•
Sobrecarga, puede haber saturación de información, con lo que la absorción del mensaje es
más difícil.
•
Redundancia, cuando se repite tanto el mensaje con la intención de mejorar la comprensión
del mensaje, pero a veces solo se logra la confusión.
•
Expulsión de uno de los actores de la cadena de comunicación.
Todos estos conceptos son importantes de valorar en el proceso de desarrollo de una
capacitación a un grupo de individuos, pues las circunstancias que rodean a los usuarios influirán en
cómo se logre captar su atención y motivación para replicar lo aprendido y que lo puedan transmitir a
otros, así se hace un proceso fluido y más enriquecedor.
2.2.10 Proyecto
Según PMI (2013) un proyecto es “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único. La naturales temporal de los proyectos indica un principio y un
final definidos” (p.2).
En la actualidad casi todos los trabajos que se desarrollan en una empresa se hacen basado
en proyectos y la teoría que ampara el desarrollo de estos, de manera que se garantizan el
cumplimiento de los objetivos, pues se le indica una fecha de inicio y otra de finalización, así toda el
área involucrada está enfocada en alcanzar lo planteado.
Los proyectos se diferencian de los trabajos generales en que los primeros tienen un inicio y
un fin mientras que los segundos son tareas repetitivas que se mantienen en el tiempo de vida de la
empresa.
31
2.2.10.1 Etapas de un proyecto
Los proyectos tienen etapas o ciclos, estos poseen características, independientemente del
tamaño del proyecto, así el PMI (2013) las explica en la figura 6.
Figura 6: Ciclo de vida de los proyectos
Fuente: PMI (2013)
La figura 6 además de mostrar el ciclo de vida de los proyectos muestra por medio de la línea
punteada como se espera se comporten los costos del proyecto, lo cual se entiende porque es en la
parte donde ya se está desarrollando es donde estos son más elevados y conforme se acerca el
cierre van disminuyendo. La descripción de los grupos de proceso de la Gestión de Proyectos se
presenta en el apéndice 8.2.
2.2.10.2 Procesos
Según Rivera (2010) los procesos son “medidas y actividades interrelacionadas realizadas
para obtener un conjunto específico de productos, resultados o servicios” (p. 4). Los procesos tienen
entradas y salidas, las salidas pueden ser un producto o un servicio, depende de los objetivos del
proyecto. También incluyen personas, equipos, herramientas, se utilizan técnicas, estas varían de
acuerdo al plan original. Como se observó en las etapas de la capacitación, estas se desarrollan en
32
procesos y son secuenciales, de manera que hasta que se termine uno se puede iniciar con el
siguiente, pues los primeros se convierten en insumos de los demás.
2.2.10.3 Áreas del conocimiento
En cuanto a las áreas del conocimiento de la administración de los proyectos el PMI (2013)
considera nueve áreas a saber:
Tabla 5: Descripción de las Áreas del Conocimiento
# Área de conocimiento
Descripción del PMBOK 2013 Edition
1
Gestión
de
la Son los procesos necesarios para asegurar la coordinación
integración de proyectos
de todos los elementos del proyecto
Procesos necesarios para asegurar la inclusión de todo el
2 Gestión del alcance del
trabajo necesario (y solo el trabajo necesario) para completar
proyecto
con éxito el proyecto.
3 Gestión del tiempo del Procesos necesarios para garantizar la fiscalización a tiempo
proyecto
del proyecto.
4 Gestión de los costes Procesos necesarios para garantizar que el proyecto se ciñe
del proyecto
al presupuesto acordado.
5 Gestión de la calidad Procesos necesarios para garantizar que el proyecto
del proyecto
satisface las necesidades.
6 Gestión de los recursos Procesos necesarios para garantizar la utilización eficaz de
humanos del proyecto
todas las personas involucradas en el proyecto.
7
Gestión
de
comunicaciones
proyecto
Procesos necesarios para garantizar la generación,
las
recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final
del
de la información final del proyecto dentro del plazo y con
corrección.
8 Gestión de los riesgos Procesos relacionados con la identificación, el análisis y la
del proyecto
respuesta a los riesgos del proyecto.
9
Gestión
adquisiciones
proyecto
de
Fuente: PMI (2013)
las
Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios que la
del
compañía que realiza el proyecto no puede proporcionar.
Documentos o productos
entregables comunes
Resumen del proyecto.
Plan del proyecto.
Peticiones de modificación.
Resultados del trabajo.
Definición del alcance.
Estructura del desglose del
trabajo.
Aceptación formal.
Esquema de trabajo.
Estimación de la duración de
las tareas.
Programa del proyecto.
Planificación de recursos.
Estimación de costes.
Presupuesto del proyecto.
Plan de gestión de la calidad.
Listas de verificación.
Control de la calidad para las
que fue creado.
Matriz de función y
responsabilidad.
Matriz de función y
responsabilidad.
Carta de organización.
Evaluaciones del rendimiento.
Plan de comunicaciones.
Informes del estado.
Presentaciones.
Lecciones aprendidas.
Plan de gestión del riesgo.
Plan de reacción ante los
riesgos.
Registro de riesgos
Plan de adquisiciones.
Declaración del trabajo.
Propuestas.
Contratos.
33
La estrategia a presentar se enfocará en cinco áreas del conocimiento, a saber:
•
Gestión del alcance.
•
Gestión del recurso humano.
•
Gestión de costos.
•
Gestión de las comunicaciones.
•
Gestión de riesgos.
2.2.10.4 Enunciado del proyecto
Según el PMI (2013) lo define como “una descripción narrativa de los productos o servicios
que debe entregar el proyecto” (p. 64).
2.2.10.5 Acta de Constitución
Este documento de acuerdo con PMI (2013) es “el proceso que consiste en desarrollar un
documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que
satisfagan las necesidades y expectativas de los interesados” (p.63).
2.2.10.6 Interesados
Los interesados son las personas involucradas en el proyecto y que se ven afectadas de
manera positiva o negativamente, es decir un interesado puede ser desde el patrocinador del
proyecto quien da el apoyo financiero, la misma organización y hasta los clientes.
2.2.10.7 Factores ambientales de la empresa
Para el PMI (2013) los factores ambientales son “elementos tangibles e intangibles, tanto
34
internos como externos que rodean el éxito de un proyecto o influyen en él” (p. 10) es decir los
factores ambientales pueden afectar los proyectos de manera positiva o negativa, algunos ejemplos
pueden ser la infraestructura, los sistemas de información, las condiciones del mercado, los canales
de comunicación y cualquier elemento que tome relevancia en las decisiones que sobre los proyectos
se tomen.
2.3 Marco demográfico, geográfico, histórico y legal
Con la intención de aclarar el contexto en el cual se desarrolla el proyecto se describen
instituciones y centros como la Universidad de Costa Rica, el Centro de Informática que tienen
participación activa en el proceso y los casos de estudio, la Oficina de Contraloría Universitaria y la
Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información, seleccionados para diagnosticar la situación
actual de la capacitación.
2.3.1 Universidad de Costa Rica
2.3.1.1 Breve historia
La Universidad de Costa Rica, en adelante la Universidad, se origina en la Casa de la
Enseñanza de Santo Tomás que se fundó en 1814, que luego pasó a llamarse Universidad de Santo
Tomás en 1843. Después de casi cinco décadas de funcionamiento cerró sus puertas, sin embargo;
continuaron algunas facultades como la de Derecho, Agronomía, Farmacia y Bellas Artes, solo que
estas funcionaban como entes independientes.
Es así como en 1940 se crea la Universidad de Costa Rica, por medio de la Ley de la
República 0362, la cual reza en su artículo 3 “Como institución de cultura superior, la Universidad
fomentará el estudio y la investigación de las ciencias puras y de los problemas que atañen a la vida
económica, política y social de la Nación, por medio de sus Institutos o Seminarios y contribuirá al
mejoramiento constante del nivel cultural del país, difundiendo el conocimiento de las ciencias, las
letras y las bellas artes por medio de los servicios de extensión universitaria” (Ley 362, p. 1 ). La
Universidad es declarada una Institución autónoma y con capacidad jurídica para adquirir
35
obligaciones y tener responsabilidades.
2.3.1.2 Misión
“La Universidad de Costa Rica es una institución de educación superior estatal, autónoma
constitucionalmente y democrática, que promueve la formación crítica, humanística y cultural,
constituida por una comunidad de estudiantes, profesores y profesoras, funcionarias y funcionarios
administrativos/as, la cual contribuye con las transformaciones que la sociedad necesita para el logro
del bien común, mediante el desarrollo de actividades de docencia, investigación y acción social,
apoyada en una política institucional dirigida a la consecución de la justicia social, la equidad, el
desarrollo integral, la libertad plena y la total independencia de nuestro pueblo”.
2.3.1.3 Visión
La visión de la Universidad de Costa Rica, para el quinquenio 2008-2012 es la siguiente:
“Aspiramos a ser una Universidad de excelencia, sostenible, transformadora, inter y multicultural,
actualizada, que mediante el diálogo libre y reflexivo y la evaluación continua, fortalezca su
compromiso con el mejoramiento de la calidad de vida y sea referente en la conciencia nacional”.
2.3.1.4 Estructura organizativa
En la figura 7 se presenta la Estructura Orgánica de la Universidad, donde se muestra como
ente superior la Asamblea Universitaria, esta actúa por medio de dos órganos con funciones
separadas y su propia organización, los cuales son la Asamblea Plebiscitaria y la Asamblea
Colegiada Representativa, en ambos órganos se procura la representación de todos los componentes
de la Universidad, tanto en el área administrativa como en el área docente y estudiantil.
36
Después se encuentra el Consejo Universitario, el cual está conformado por 12 miembros, 7
de ellos son elegidos por la Asamblea Plebiscitaria, el Rector (a), el Ministro (a) de Educación, dos
estudiantes y un representante de la Federación de Colegios Profesionales Universitarios, las
funciones principales de este órgano son la definición de políticas y la fiscalización de la gestión
universitaria. El Rector (a) tiene a su cargo las instancias ejecutivas y la representación judicial y
extrajudicial, orienta, dirige y evalúa las actividades de la Universidad con la ayuda de las cinco
Vicerrectorías, la de Docencia, Investigación, Estudiantil, Administrativa y Acción Social.
Figura 7: Estructura organizativa
Fuente: www.ucr.ac.cr, octubre 2013
37
2.3.1.5 Mapa
Figura 8: Mapa distribución de Sedes y Recintos Universitarios
Fuente: www.ucr.ac.cr, octubre 2013
La Universidad se distribuye por todo el país por medio de Recintos y Sedes, las cuales se
pueden ubicar en el mapa de Costa Rica según figura 8.
Para efectos del presente proyecto se enfocarán los esfuerzos en la Sede Rodrigo Facio
ubicada en San Pedro de Montes de Oca.
2.3.2 Centro de Informática
El Centro de Informática (CI) como ya se ha mencionado nació en 1973 y desde entonces ha
acompañado a la Rectoría como un ente asesor en materia de regulación, aplicación y mejoras de los
sistemas de información y las comunicaciones que utiliza la Universidad Actualmente cuenta con un
total de 76 funcionarios, distribuidos en Unidades o Áreas como se muestran en la figura 9.
38
Figura 9: Distribución de Unidades y Áreas del Centro de Informática
Nota: Esta información fue suministrada al mes de octubre 2013.
Fuente: Centro de Informática, UCR, Octubre 2013.
El CI funciona como uno de los promotores directos del proceso de migración hacia el
Software Libre y tiene 2 profesionales destinados a este proyecto, el Director del Proyecto y el
Coordinador de la Migración, que también desempeñan funciones dentro del Centro.
2.3.2.1 Misión
Gestionar eficiente y efectivamente las tecnologías de la información y comunicaciones en la
39
Universidad de Costa Rica.
2.3.2.2 Visión
Ser el modelo en la gestión de tecnologías de información y comunicaciones en el sector
educativo superior.
2.3.2.3 Normativa
El CI se rige por el Reglamento que fue firmado el 13 de noviembre de 1984, el cual fue
reformado el 15 de diciembre de 2006 debido a que estaba desfasado de la realidad y es el que se
encuentra vigente a la fecha.
Entre otras funciones El Reglamento del Centro de Informática, en el artículo 2 inciso c indica
que el CI debe “Definir, desarrollar y proponer a la Administración Superior y a la comunidad
universitaria las directrices, lineamientos, planes, estándares y normas para la adquisición de equipos
informáticos, adquisición y desarrollo de programas de software y de sistemas informáticos” y en el
inciso k del mismo artículo reza que es responsabilidad del CI “Establecer y desarrollar acciones
institucionales que permitan impulsar y apoyar la promoción, aplicación y adopción de las tecnologías
de información y comunicación para lograr el acceso universal, la utilización masiva y responsable de
los recursos y servicios, con sus riesgos administrados de manera apropiada.” y es en el CI que el
Consejo Universitario ha delegado la responsabilidad de la migración hacia el SL de la Universidad
como una directriz institucional.
Así como esta directriz que emitió el Consejo Universitario respecto a la migración, todos los
acuerdos que este Órgano emita y que afecten al CI deben ser acatados en los plazos y condiciones
que así se establezcan.
2.3.3 Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información
40
La Escuela inicia en los años sesenta y es en 1969 que la carrera de Bibliotecología se
traslada a la Facultad de Educación. Actualmente cuenta con cinco bachilleratos y una licenciatura a
saber:
1. Bachiller en Bibliotecología.
2. Bachiller en Ciencias de la Educación con especialidad en Bibliotecología.
3. Bachiller en Ciencias de la Educación con énfasis en Bibliotecología.
4. Bachiller en Bibliotecología y Ciencias de la Información, extendido y Bachiller en Bibliotecología
con énfasis en Bibliotecas Educativas.
5. Bachiller en Bibliotecología con énfasis en Ciencias de la Información y Bachiller en Bibliotecología
con énfasis en Bibliotecas Educativas.
6. Licenciatura en Bibliotecología y Ciencias de la Información.
Y en 1999 se crea la Maestría Profesional en Bibliotecología y estudios de la Información. 5En
el año 2009 inauguran las nuevas instalaciones, ubicadas al costado oeste de la Faculta de Letras.
En esta Escuela se estudiarán los casos que serán la base para generar una nueva estrategia
en función de las mejoras que se le puedan incorporar a las ideas ya desarrolladas por el CI, así
5
http://www.ebci.ucr.ac.cr/
41
como nuevas actividades que ayuden a motivar la migración en otras Unidades Administrativas.
2.3.4 Oficina de Contraloría Universitaria
La OCU, como se le conoce, fue creada el 14 de enero de 1963, mediante Sesión 1266 del
Consejo Universitario. Dentro de sus funciones es de ser un órgano asesor del Consejo Universitario,
así como de las demás dependencias de la Universidad. Los servicios que brinda la OCU están:
asesorías, pruebas específicas, auditorías, auditorías preventivas y la atención de denuncias.
En ese año (1963) Lic. Fernando Murillo definió el rol de la Oficina en los siguientes términos:
"... la actitud de nuestro departamento es amplia y positiva, máxime tratándose de materia tan
delicada como la fiscalización”. 6
Es en el año 2013 que la OCU ha celebrado su Quincuagésimo Aniversario, durante todos
estos años se ha destacado como una oficina dispuesta a colaborar en la mejora continua de los
procesos, procedimientos y todo lo referente a la actividad universitaria. Se caracteriza por tener un
personal multidisciplinario, pues cuenta con profesionales en las áreas de Administración de
Negocios, Administración Pública, Contaduría Pública, Derecho, Ingeniería Civil, Ingeniería en
Informática, Ingeniería Industrial y Sociología. Cuenta con 36 funcionarios ubicados en cinco
secciones y dos unidades, a saber:
1. Sección de Auditoría Administrativa.
2. Sección de Auditoría Operacional.
3. Sección de Auditoría Contable-financiera.
4. Sección de Auditoría de Sistemas y Tecnologías de información
6 www.ocu.ucr.ac.cr
42
.5. Sección de Auditoría Estudios Especiales.
6. Unidad de Desarrollo de la Calidad.
7. Unidad de Servicios Complementarios.
Se ha definido esta Unidad como otro caso de estudio en el proceso de migración para
verificar el actual proceso de capacitación en el marco de la migración hacia el SL de la UCR.
2.3.5 Consejo Asesor
El Consejo Asesor (CA) está compuesto por las jefaturas de una Unidad, ya sea Administrativa
o Académica, que toman las decisiones en cuanto a lineamientos, reglamentos internos, hasta donde
les compete, dentro de la instancia donde laboran.
2.3.6 Aspectos legales
En el marco de legalidad sobre el que se regula el país y por ende la actividad universitaria no
se puede dejar de lado la importancia de cumplir con lo establecido en la Ley Nº8039 llamada Ley de
Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual firmada el 12 de octubre del año 2000, dicha
Ley regula las violaciones que ha cualquier derecho de propiedad intelectual que haya sido
establecida, no solo a nivel nacional sino en los convenios internacionales, se pueda producir. Al
promover y utilizar herramientas de código abierto se está desincentivando la piratería que puede
significar el mantener el uso de herramientas privativas entre los funcionarios.
43
3 CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
En este apartado se explican los procedimientos y métodos de investigación, la delimitación
del estudio y cuáles serán las fuentes de información.
3.1 Tipo de estudio
La presente investigación se desarrollará bajo un diseño no experimental, transversal
descriptivo y correlacional. Se define su diseño como no experimental transversal al ser un estudio
que tiene una dimensión temporal y que se recolectan los datos en un punto de tiempo específico.
Según Hernández Sampieri (2010) un estudio no experimental transversal es aquél en donde se
“recolectan datos en un solo momento, en un tiempo único. Su propósito es describir variables y
analizar su incidencia e interrelación en un momento dado. Es como tomar una fotografía de algo que
sucede” (p.151).
Este estudio se define además como descriptivo basado en la definición, según Hernández
Sampieri (2010) “tienen como objetivo indagar la incidencia de las modalidades o niveles de una o
más variables en una población. El procedimiento consiste en ubicar en una o diversas variables a un
grupo de personas u otros seres vivos, objetos, situaciones, contextos, fenómenos, comunidades; y
así proporcionar su descripción” (p.152).
También es correlacional dado que de acuerdo con Hernández Sampieri (2010) este tipo de
estudios “describen relaciones entre dos o más categorías, conceptos o variables en un momento
determinado” (p. 155).
44
3.2 Instrumentos para la recolección de datos
Los instrumentos que se utilizarán durante la etapa de recolección de datos son:
1. La observación participativa.
2. Cuestionarios.
3. Entrevistas estructuradas a los encargados, expertos y personal involucrado en el proceso de
migración de la Universidad.
4. Envío de correos electrónicos.
5. Cartas para solicitar autorización.
3.3 Propuesta de recolección de información
La propuesta de recolección de información incluye la elaboración de un cuestionario, según
Hernández Sampieri (2010) “...el instrumento más utilizado para recolectar los datos...” (p.217). Las
preguntas se aplicarán de forma personal a cada funcionario; en las que se requiera medir la actitud
hacia la migración se utilizará el método tipo Likert el cual de acuerdo con Hernández Sampieri
“Consiste en un conjunto de ítems presentados en forma de afirmaciones o juicios, ante los cuales se
pide la reacción de los participantes” (p.245).
Se utilizará el análisis de contenido, conforme lo explica Hernández Sampieri (2010) “Es una
técnica para estudiar cualquier tipo de comunicación de una manera “objetiva”…y los somete a
análisis estadístico” (p. 260).
Adicional se recolectará información por medio de la observación, el cual, según Hernández
Sampieri (2010) “...consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos y
situaciones observadas...” (p. 260). Para este caso se aplicará la observación participativa, pues en
uno de los casos de estudio, se recibirá la capacitación, como un miembro más del equipo.
45
Otro método a utilizar es la entrevista a profundidad con los expertos, tanto en SL, como en
capacitación y por último los datos secundarios, que implica, para Hernández Sampieri (2010) “...la
revisión de documentos, registros públicos y archivos físicos o electrónicos” (p. 261).
Tabla 6: Propuesta de recolección de información
Objetivo específico
Recolección de información
1- Identificar la situación actual del proceso de migración, Entrevistas a profundidad a los funcionarios del CI.
la capacitación que está desarrollando el CI y su estrategia Entrevistas estructuradas a los participantes.
para alcanzar la población que conforma la Universidad.
Observación participativa.
Entrevistas a profundidad a los funcionarios del CI.
2- Identificar los recursos económicos, tecnológicos y
Escalas salariales administrativas, UCR
humanos, que deben involucrarse en el proceso de
Literatura referente a la Gestión de Proyectos y a la
capacitación.
capacitación
3- Elegir casos de estudios en las Unidades
Administrativas y determinar cuáles son las necesidades Reunión con Directores de los casos de estudio.
de capacitación, el conocimiento y la aceptación que tienen Entrevistas estructuradas a los usuarios.
los usuarios del proceso de migración.
4- Elaborar la estrategia, aplicando mejoras a lo Entrevistas a profundidad a los funcionarios del CI.
establecido por el CI, tanto en el proceso general de la Literatura referente a la Gestión de Proyectos y a la
migración como en su programa de capacitación.
capacitación.
5- Proponer un plan de comunicación que incentive el uso
Entrevistas a profundidad a los funcionarios del CI.
y promoción del SL en la UCR.
Fuente: Elaboración propia, noviembre 2013.
3.4 Fuentes de información
3.4.1 Fuentes primarias
La información proveniente de fuentes primarias se obtendrá, tanto de los instrumentos, como
de la información que se recolectará del CI. También de la Guía de Migración, de los tutoriales,
manuales y el Centro de Ayuda. Se participará de manera activa en la capacitación actual que se
imparte. Además
se
obtendrá
información
de
las
páginas
web
www.migracion.ucr.ac.cr,
www.softwarelibre.ucr.ac.cr, ambas desarrolladas por el CI, así como de su propio sitio web
www.ci.ucr.ac.cr.
3.4.2 Fuentes secundarias
Para la elaboración de este trabajo se analizarán varios tipos de materiales, entre ellos libros
relacionados con los temas de investigación, proyectos y capacitaciones, así como tesis, trabajos
46
finales de graduación, reportajes realizados en periódicos, páginas electrónicas, la mayoría de los
documentos consultados han sido desarrollados y publicados desde el 2009 a la fecha.
3.5 Técnicas para presentación y análisis de información
La información se analizará y presentará por medio de un análisis de contenido. Lo obtenido
de las entrevistas se presentará en cuadros estadísticos y cuando se requiera una mayor explicación
de los datos, se utilizarán los gráficos.
En el capítulo cuatro se presentarán los resultados obtenidos de toda la investigación, los
cuales serán la base para las propuestas que se expondrán en el capítulo cinco.
47
3.6 Variables o dimensiones de estudio
Tabla 7: Variables o dimensiones de estudio
Concepto
Metodología
Instrumentos
Revisar los procesos actuales de capacitación, la
Participando de forma activa en el proceso de
contratación del personal. La distribución del
capacitación actual. Encuestando a los usuarios y
presupuesto y analizar las expectativas de los
revisando las escalas salariales de la UCR.
usuarios.
•
•
•
Entrevista estructurada
Observación y participación.
Registros oficiales
Investigar las necesidades de diferentes recursos con Participando en reuniones con expertos y revisando
el fin de establecer cuáles son los requerimientos.
las escalas salariales de la UCR.
•
•
•
Entrevista estructurada
Perfiles de puestos
Registros oficiales
Investigar el nivel de conocimiento en las
herramientas de ofimática. Buscar oportunidades de Aplicando una entrevista estructurada
mejora en el proceso. Captar la percepción del funcionarios de los casos de estudio.
cambio por parte de los usuarios.
•
Entrevista estructurada
Valoración de la estrategia actual y desarrollando
actividades, de acuerdo a los recursos con que se
cuente.
•
•
•
•
Guía del PMBOK
Juicio de expertos
Entrevista estructurada
Código de Trabajo.
Planificando las comunicaciones, distribuyendo la
Proponer actividades para dar a conocer las ventajas
información de acuerdo a las expectativas de los
de este cambio y mantener a los usuarios informados
interesados.
•
•
•
Juicio de expertos
Correo electrónico institucional Página web
Entrevista estructurada
Proponer actividades
estrategia actual del CI.
que
complementen
Fuente: Elaboración propia, enero 2014
la
a
los
48
3.7 Plan de análisis
En el plan de análisis se explica que se hará por cada objetivo específico el análisis de una
Unidad y en esta se especificarán las variables o dimensiones del análisis, así como qué indicador se
va a utilizar y su tipo. Adicional, se explica cuál será la fuente a utilizar y, por último qué técnica de
análisis se aplicará. En el apéndice 8.3 se detalla esta información.
3.8 Recursos disponibles
Para los casos de estudio se cuenta con el RID de cada Unidad, el cual aplicará las
entrevistas a los funcionarios y una vez recopilada la información esta será procesada por la
investigadora. Las Jefaturas de ambos casos de estudio tienen plena disposición de colaborar con la
investigación y aportar información referente al proceso de capacitación que se ha establecido por
parte del CI, sabiendo que los resultados serán una base para otras Unidades de la Universidad.
3.9 Cronograma
El desarrollo del trabajo tendrá una duración de 28 semanas, desde el 05 de agosto, hasta el
24 de marzo. Las etapas del trabajo son:
1. Reuniones con el Director y otros funcionarios del Centro de Informática para delimitar el tema,
esto tendrá una duración de dos semanas.
2. Para el desarrollo del marco teórico y los objetivos generales y específicos la duración será de dos
semanas.
3. En el proceso de desarrollo de los instrumentos a aplicar y la participación de la capacitación en
uno de los casos de estudio, así como la aplicación del instrumento desarrollo se tardarán siete
semanas.
4. En el desarrollo del trabajo y las respectivas revisiones se durará 15 semanas. El desarrollo de
cada etapa y sus respectivas acciones a seguir se presentan en el apéndice 8.4 del trabajo, junto con
la EDT del Trabajo Final de Graduación.
49
4 CAPITULO IV
DIAGNÓSTICO INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS
RESULTADOS
En la primera parte de este apartado se presenta el diagnóstico respecto de lo que ha
desarrollado el CI alrededor de los programas de código abierto y, en la segunda parte se analiza e
interpretan los resultados de la situación actual del proceso de migración hacia el SL de las
herramientas de ofimática, tema que ocupa a este trabajo de investigación.
4.1 Actividades desarrolladas por el CI
Según lo indica el señor Rolando Herrera, miembro de la Comunidad de Software Libre y
capacitador contratado por el CI para el proceso de migración hacia el Libreoffice. El proceso global
de migración total de la UCR se organizó en cuatro etapas:
•
La primera fue una etapa de planificación de toda la migración.
•
La segunda era la migración total de todos los servidores, que a la fecha se está a un 90% de
la meta.
•
La tercera, la migración hacia la ofimática de código abierto, etapa en la que se encuentra la
Universidad actualmente.
•
Y la cuarta, la migración de los sistemas operativos, esta etapa aún no tiene fecha de inicio.
50
El CI ha desarrollado actividades a lo largo de estos años para alcanzar el cumplimiento de las
primeras tres etapas, algunas de ellas se presentan a continuación:
4.2 Unidades que han migrado en programas de código abierto
El proceso de migración empezó a desarrollarse en el año 2010 y a la fecha se han migrado
las siguientes Unidades:
● El Centro de Informática creó el sitio http://espejos.ucr.ac.cr/libreoffice/ es un lugar
para descargar SL con la mayor capacidad de almacenamiento de Centroamérica.
● La Unidad de Producción Audiovisual (UPA), este caso en particular lo que migró
fueron los programas específicos de su especialidad, así pues se instalaron programas como
Audacity (sonido), Inkscape y Gimp (gráfica), Cinelerra (edición de videos), Blender
(animación) y Suse Linux (sistema operativo) los cuales son para la producción audiovisual.
● El Centro de Investigaciones Geofísicas (CIGEFI), este proceso se dio gracias a un
grupo interdisciplinario como lo fue la Escuela de Ingeniería Eléctrica, la Escuela de Ciencias
de la Computación e Informática, Escuela de Matemática, Escuela de Física y el Centro de
Informática, los cuales desarrollaron un cluster de computadores ensamblado y llamado Sibù
Ara, el cual se implementó con el sistema operativo de Software Libre Debian GNU/Linux.
● La Escuela en Ciencias de la Computación e Informática (ECCI), en esta Escuela se
implementaron sistemas en el área sistemas de producción como Drupal, MediaWiki,
LimeSurver, RedMine, EnterTrack y en sistemas de capacitación al personal administrativo.
51
● La Escuela de Física, particularmente sobre esta Unidad Ruiz (2010) resaltó que “En
Costa Rica el uso de Software Libre, en particular, el sistema operativo GNU/Linux, comenzó
en la Escuela de Física de la Universidad de Costa Rica (UCR); y fue en 1998 cuando
apareció el primer grupo de usuarios de Linux en Costa Rica: Grupo de Usuarios de Linux de
Costa Rica (GULCR).”
Estas Escuelas y Centros lo que han migrado son programas especializados que tienen un
sustituto en Software Libre, no son herramientas de ofimática, tema que interesa en este trabajo, pero
es importante dar a conocer el camino que ha recorrido la Universidad estos últimos años y que la
migración al SL, de las herramientas de ofimática, es otra etapa dentro de todo el plan para migrar a
la UCR en programas y herramientas que disminuyan costos, siempre y cuando los paquetes de
programas tengan un sustituto de código abierto.
4.2.1 Firma digital para Software Libre
Recientemente se presentó en la UCR un componente de firma digital para Software Libre,
creado por el CI, en el suplemento del 40 aniversario del Centro de Informática, publicado por el
Semanario Universidad en noviembre de 2013, Castro Mattei, director del CI, dijo: “esto le sirve a todo
el país que usa LibreOffice, para sustituir la firma escrita que se traduce también en ahorro de papel”
(p.2). De momento es un plan piloto que se está aplicando solo en la Universidad, pero conforme
salgan nuevas versiones se lanzará oficialmente para que pueda utilizarse por otros entes del país.
En el anexo 9.8 se presenta el oficio CIMSL-03-2013, donde se enlistan todas las tareas
desarrolladas por el personal contratado.
4.2.2 Estrategia de migración de las herramientas de LibreOffice
En este apartado se presenta por medio de un mapa conceptual la estrategia desarrollada por
el CI para enfrentar el proceso de migración a las herramientas de SL y un detalle de cada actividad
52
que compone la estrategia como la plataforma web, los pasos para la migración, el resultados de los
dos casos de estudio, así como el recurso humano, técnico y económico con el que cuentan.
4.3 Mapa conceptual
En la figura 10 se puede observar cómo ha planteado el CI de la estrategia desde el acuerdo
del CU donde se desarrolló una plataforma web que contiene un centro de ayuda, preguntas
frecuentes, tutoriales e información relevante del proyecto como el nacimiento, la línea del tiempo, así
como las noticias relacionadas con la migración al SL. Y la otra etapa de la estrategia, por medio de la
contratación de expertos, se desarrolló una Guía de Migración, todas estas actividades se explican
con más detalles en los apartados siguientes.
Figura 10: Mapa conceptual de la situación actual
Fuente: Elaboración propia, febrero 2014
En cuanto a las actividades que ha desarrollado el CI para promocionar el uso de la suite
ofimática de código abierto, se presentan a continuación:
53
4.3.1 Plataforma web
El CI ha creado la página www.migracion.ucr.ac.cr en la cual se destacan varias actividades
que el usuario puede hacer:
Figura 11: Plataforma web de la migración a Software Libre
Fuente: www. migracion.ucr.ac.cr, marzo 2014
4.3.1.1 Centro de ayuda
En la plataforma existe un espacio llamado Centro de Ayuda. Este centro activa el tiquete de
54
consulta mediante un formulario, ahí se dejan los datos y luego son contactados por el personal de
soporte para aclarar las dudas que correspondan.
4.3.1.2 Preguntas frecuentes
En la página principal hay una serie de preguntas frecuentes que han hecho los usuarios, la
finalidad es aclarar la duda propiamente y, adicional, que otros usuarios puedan orientarse en cuanto
a lo que podría ser su propia duda.
Al revisar las preguntas planteadas, no todas han recibido respuesta, a pesar de que están a
la espera de una respuesta desde hace varios meses, sin embargo; otras sí han sido aclaradas por
algunos usuarios de la página, no necesariamente por el funcionario asignado por el CI, pero justo de
eso se tratan este tipo de sitios en Internet, donde responde el que ha tenido alguna experiencia
similar o domina el tema en cuestión.
4.3.1.3 Tutoriales
También existe una sección dentro de la página que se llama Tutoriales. Cuando se ingresa a
cada pestaña se muestran los tutoriales de algunos puntos claves referentes a cada herramienta, a
saber: Calc, Writer e Impress. Existen pestañas para otras herramientas de código abierto que sirven
para generar fórmulas, bases de datos y dibujos y no tienen ningún tutorial habilitado.
4.3.2 Pasos para la capacitación
A continuación, se presentan los pasos actuales para la capacitación en el marco del proceso
de migración hacia las herramientas de SL.
55
4.3.2.1 Guía de migración: Ofimática Libre en Unidades Universitarias
La Comunidad de Software Libre de la UCR junto con el CI, La Escuela de Ciencias de la
Computación e Informática y la agencia de comunicación La Estación, de la Escuela de Ciencias de
la Comunicación Colectiva, desarrollaron, una guía de llamada Ofimática Libre en Unidades
Universitarias (ver anexo 9.9), con el fin de facilitar el proceso de migración y dar las herramientas
que se necesitan a cada Recurso Informático Desconcentrado (RID). La guía presenta procesos y la
estrategia para facilitar la migración, así como recomendaciones para la configuración y una guía del
contenido de la capacitación.
4.3.2.2 Charla de sensibilización
Según el proceso desarrollado por el CI lo primero que debe hacerse es dar una charla de
sensibilización a los usuarios, para concientizarlos de lo importante que es este cambio para la
Universidad, los funcionarios y el país en general, tanto en accesibilidad como en costos.
4.3.2.3 Diagnóstico de uso de ofimática en el CI (por persona)
El CI ha desarrollado un instrumento para identificar la frecuencia del uso de las herramientas
ofimáticas, así como el nivel de conocimiento y la actitud de los usuarios con respecto al cambio de
software privativo a SL. El CI espera poder acompañar a cada funcionario, en caso de ser necesario
reforzar algún conocimiento, de ahí que se necesite indicar el nombre de la persona que llena el
documento. Las preguntas que contiene la herramienta están:
● Nombre de funcionario
● Cargo o puesto que ocupa
56
● Un resumen de las tareas que desempeña.
● La frecuencia con la que utilizan los procesadores de texto, hoja de cálculo,
presentaciones, dibujos y diagramas, administrador de correo electrónico y navegador.
Además su experiencia con estos programas.
● Se pregunta por el uso de aplicaciones de SL específicas como los son: Firefox,
Thunderbird, LibreOffice y OpenOffice.
● Si utiliza algún formulario de otras instancias universitarias y si ha tenido problemas al
usarlos con una aplicación de SL.
● ¿Cuáles son los formularios en los que necesita recibir apoyo? y por último,
● El grado de acuerdo con el proceso de declaración de interés institucional la migración
hacia el SL.
El documento completo se puede ver en el anexo 9.1. Una vez aplicado el diagnóstico y con
los resultados analizados se elabora un mapeo de las funcionalidades de LibreOffice. Cuando el
personal se capacita se pretende, entre otras cosas, sensibilizarlos ante la importancia del cambio a
herramientas de código abierto, explicar cómo funciona la suite ofimática y también aclarar dudas
sobre el tema. En la guía se sugiere un mínimo de cuatro horas y como mejor opción dos sesiones de
tres horas cada una.
57
4.3.2.4 Instalación de las herramientas de ofimática
La instalación de las herramientas de ofimática la realiza el RID de cada Unidad,
asegurándose, de previo, el cumplimiento de requerimientos técnicos en los equipos. Además,
verificar que los otros sistemas que utilizan en la Unidad sean compatibles con la suite ofimática y no
alteren su funcionalidad. Luego se configuran las computadoras para que abran, de manera
predeterminada, las aplicaciones libres instaladas. Posterior se crea un acceso directo, para facilidad
de los usuarios. Por último, se explica a los funcionarios el proceso realizado y cómo accesar las
herramientas.
4.3.2.5 Capacitación
En la capacitación se asume que los usuarios ya tienen conocimientos en el uso de
aplicaciones ofimáticas, entonces se parte de mostrar las diferencias y similitudes entre las
herramientas de código abierto y privativo; así como las ventajas que las primeras ofrecen respecto a
las segundas. Las principales aplicaciones que se explican son: Writer, Calc e Impress. De la
capacitación de cada caso de estudio se explicará más adelante.
La Guía de Migración sugiere los siguientes elementos para tomar en cuenta:
1. Saber el nivel de conocimiento de los usuarios en las aplicaciones.
2. Explicar los conceptos técnicos porque no todos conocen las funciones por sus nombres
técnicos.
3. Utilizar para las prácticas, información o documentos que sean de uso frecuente de los
participantes.
58
4. Aclarar las dudas en la misma sesión, siempre y cuando no atrasen el cumplimiento del
contenido, si fuera así, se procura aclarar en forma individual, posteriormente.
5. Enlistar los problemas técnicos que se presenten.
6. Anotar, en caso de presentarse, los comentarios que sugieran mejoras al proceso.
La Guía de Migración también indica qué aspectos de cada aplicación se deben reforzar
durante la capacitación.
4.3.2.6 Acciones de comunicación
Las acciones de comunicación consisten en elaborar afiches que promuevan el uso del SL y
utilizar el correo electrónico institucional para difundir las ventajas de este cambio.
4.3.2.7 Periodo de pruebas
En esta etapa se espera que los usuarios trasmitan sus inquietudes respecto al uso de las
herramientas y que soliciten ayuda con los formularios, tablas y otras plantillas que utilizan en el
quehacer diario, para confeccionarlas y que sean compatibles con las otras aplicaciones existentes;
sin embargo en este campo el CI no ha explotado los recursos institucionales, como el correo
electrónico con que cuenta la Universidad.
4.3.2.8 Desinstalación
Consiste en desinstalar las herramientas privativas y terminar de aclarar las inquietudes de
uso, así como seguir enviando información relacionada al SL, y reforzar la capacitación, en caso de
59
ser necesario.
4.3.2.9 Evaluación del proceso
Esta etapa puede darse mediante un correo electrónico, por teléfono o en persona, con el fin
de encontrar las oportunidades de mejora que se puedan sugerir.
En el anexo 9.2 se puede ver el Cronograma de actividades migración a Ofimática Libre
creado por el CI, donde se establecen todas estas actividades de migración a Ofimática Libre.
4.4 Casos de estudio
De las quince Unidades que al momento de este proyecto estaban en proceso de migrar (ver
sección 4.3.5), se eligieron dos casos de estudio y se aplicaron dos cuestionarios, el que desarrolló el
CI y el propuesto en este trabajo, los resultados se presentan a continuación:
4.4.1 Oficina de Contraloría Universitaria
El proceso hacia la migración a LibreOffice en la OCU inició en agosto de 2013, cuando a
solicitud de esta dependencia, se pidió un espacio al CI para que esta Unidad se tomara en cuenta en
el cronograma de capacitaciones. El cronograma de actividades de la Contraloría Universitaria se
presenta en la siguiente tabla.
Tabla 8: Cronograma de la Contraloría Universitaria
Etapa
Actividades
Fecha
Etapa según la guía
1
Instalación por parte del RID en las 36 máquinas la suite
ofimática: LibreOffice Base, LibreOffice Writer, LibreOffice Calc, Del 26 al 30 de setiembre
LibreOffice Math, LibreOffice Impress, LibreOffice Draw
3
2
Charla de Sensibilización, por parte de R. Herrera
05 y 12 de noviembre
1
Capacitación grupo 1 impartida por R. Herrera
Del 05 al 8 de noviembre
Capacitación grupo 2 impartida por R. Herrera
Del 12 al 15 de
3
4
60
Etapa
Actividades
Fecha
Etapa según la guía
noviembre
4
Diagnóstico, aplicado por el RID
15 de diciembre
2
Fuente: Elaboración propia, enero 2014
Como se aprecia en la tabla 8 en la Contraloría Universitaria se desarrolló el proceso diferente
al que establece el Cronograma de Actividades de Migración a Ofimática Libre (ver anexo 9.2). Un
mayor detalle del proceso de capacitación se encuentra en el apéndice 8.5.
Desarrollar el cronograma de esta manera puede distorsionar el mensaje original, creándose
ruido que afecte la comunicación con el grupo, porque si se empieza una capacitación sin saber las
necesidades de los usuarios y si la sensibilización se hace minutos antes de empezar la inducción, no
hay espacio para reaccionar ante un cambio que se deba hacer para enfocarse en lo que estos
funcionarios en particular necesitan, por último aplicar un diagnóstico semanas después de terminar
la capacitación pierde oportunidad, pues el objetivo es comprender el nivel de conocimiento y
aceptación que el grupo tiene de la migración; por esto se sugiere iniciar un programa de capacitación
sensibilizando a los involucrados, esta etapa da la oportunidad de aclarar cualquier inquietud que
exista y retroalimentar a los capacitadores con respecto a la opinión de los usuarios. Cuando se
imparte esta charla se genera el primer contacto con los interesados y con él se crea un vínculo, que
permite abrir puertas a las siguientes etapas.
En la OCU laboran 35 funcionarios. En diciembre se aplicó el Diagnóstico del uso de ofimática
en el CI a cada usuario, con el fin de conocer sus necesidades y el nivel de aceptación de la
migración; se procedió a la tabulación y el resultado de este cuestionario se presenta a continuación:
Tabla 9: Funcionarios de la Oficina de Contraloría Universitaria
Al 15 de diciembre de 2013
Puesto
Cantidad
Distribución %
Contestó
No contestó
No aplica *
Dirección
2
6%
3%
3%
0%
Jefes de Sección
5
14%
8%
6%
0%
61
Puesto
Cantidad
Distribución %
Contestó
No contestó
No aplica *
Auditores
25
72%
67%
6%
0%
Administrativos
3
8%
6%
0%
3%
Total
35
100%
83%
14%
3%
*Nota: Porque corresponde a una funcionaria que no requiere uso de equipo de cómputo,
enero2014.
Fuente: Elaboración propia con la plantilla del CI, enero 2014
A la pregunta de la frecuencia del uso de algunas aplicaciones, esta fue la respuesta de los
usuarios.
Tabla 10: Frecuencia con que se utilizan las aplicaciones
Al 15 de diciembre de 2013
Nunca
lo ha
usado
Ocasionalmente
cuando se
requiere
Procesador de texto
0
0
0
2
30
0
32
Hoja de cálculo
0
1
3
11
14
3
32
Presentaciones
2
9
7
8
6
0
32
Dibujos y diagramas
4
9
7
8
2
2
32
Adm. de correo electrónico.
0
0
0
2
28
2
32
Navegador de Internet
0
0
1
4
27
0
32
Aplicación
1 vez a la 3 a 4 veces Todos los
NS/NR Total
semana a la semana
días
Fuente: Elaboración propia con la plantilla del CI, enero 2014
Esta primera etapa incluye la instalación de las herramientas de Calc, Writer e Impress, se
consulta por la otras porque son las próximas a trasladar y se desea conocer cuál es el nivel de uso
de todas.
De los 32 participantes 30 utilizan con todos los días el procesador de texto y 28 de los 32
participantes usan el correo electrónico con la misma frecuencia que el procesador y casi en la misma
proporción (27 de los 32 funcionarios) también utilizan todos los días el navegador de Internet y en
menor frecuencia de uso están las aplicaciones para elaborar presentaciones, dibujos y diagramas.
El resultado del nivel de conocimiento en las aplicaciones se relaciona con la frecuencia de
62
uso de las herramientas, pues para los funcionarios de la OCU ante la pregunta de cuánto conocen
de las herramientas de ofimática, en nivel de avanzado se ubican con más respuestas, el procesador
de palabras, el administrador de correos y el navegador de Internet, como se aprecia en la tabla 11.
Tabla 11: Nivel de conocimiento de las aplicaciones
Al 15 de diciembre de 2013
Aplicación
Básico Intermedio Avanzado NS/NR Total
Procesador de texto
2
15
15
0
32
Hoja de cálculo
6
17
8
1
32
Presentaciones
6
15
9
2
32
Dibujos y diagramas
10
7
7
8
32
Admón. correo electrónico.
4
17
10
1
32
Navegador de Internet
2
18
12
0
32
Fuente: Elaboración propia con la plantilla del CI, enero 2014
Esta pregunta da mucha información para el CI, pues lo debe tomar en cuenta para una
capacitación, dado que 15 y 8 de cada 32 participantes indica que tiene un conocimiento avanzado en
el procesador de texto y la hoja de cálculo respectivamente; para el caso de la OCU, este diagnóstico
se aplicó posterior a la inducción, por lo tanto no permitió planificar a cuáles aplicaciones se les debía
dedicar más tiempo, puesto que a la hoja de cálculo y a las presentaciones fue a las que menos
espacio se les asignó en el proceso, siendo la hoja de cálculo donde la mayoría se considera estar en
nivel intermedio.
Otra de las preguntas consulta si se ha utilizado alguna de las aplicaciones de SL que se
enlistan, los usuarios contestaron lo siguiente:
Tabla 12: Uso de aplicaciones de Software Libre
Al 15 de diciembre de 2013
Aplicación
Firefox
Nunca lo ha Ocasionalmente
usado
cuando se requiere
10
9
1 vez a la
semana
3 a 4 veces a la
semana
Todos los días
6
0
6
63
Aplicación
Thunderbird
Nunca lo ha Ocasionalmente
usado
cuando se requiere
24
1 vez a la
semana
3 a 4 veces a la
semana
Todos los días
1
1
0
4
LibreOffice
19
4
5
0
2
OpenOffice
22
4
3
0
1
Fuente: Elaboración propia con la plantilla del CI, enero 2014
En esta pregunta se evidencia que las aplicaciones de LibreOffice y OpenOffice son utilizadas
con poca frecuencia o no se usan del todo, debido a que 19 y 22 de cada 32 participantes
respectivamente indican nunca haber utilizado estas aplicaciones.
Con respecto a la pregunta que mide la actitud de los usuarios ante el cambio, de una base de
32 funcionarios entrevistados, la respuesta fue la siguiente:
Tabla 13: Grado de acuerdo con respecto a las acciones tomadas por parte de la UCR
Al 15 de diciembre de 2013
De acuerdo
Muy de
acuerdo
Declaratoria de Interés institucional del Software
Libre emitida por el Consejo Universitario
38%
44%
19%
100%
Iniciar un proceso de migración a programas de
oficina de Software Libre
34%
44%
22%
100%
Migración a Software Libre de la Universidad de
Costa Rica
38%
44%
19%
100%
Acciones
No tiene una
Total
opinión al respecto
Fuente: elaboración propia con la plantilla del CI, enero 2014
La mayor proporción (44%) corresponde a los usuarios de la OCU que están muy de acuerdo
con las acciones que ha tomado la Universidad, en general todos están a favor, excepto un 20% en
promedio, que no tiene una opinión al respecto. En este caso de estudio, los funcionarios tienen una
actitud positiva en relación con las acciones de la Universidad, al menos en la Contraloría
Universitaria, no es necesario invertir tiempo en convencerlos de que el cambio es mejor para todos,
pero con esta pregunta, en un caso contrario, se debe planear una segunda charla para exponer los
beneficios y sería importante la intervención del Director de la Unidad, como promotor de las ventajas
del cambio.
64
El diagnóstico también solicita la lista de formularios que se utilizan en la oficina, con el fin de
adaptarlos en las herramientas de LibreOffice, para que no existan dificultades cuando se envían a
otra Unidad o Institución. Ante esta pregunta, solo 4 de los 32 entrevistados trabajan con plantillas,
algunos ejemplos son: órdenes de servicio, de transporte, de mantenimiento y encuestas, el CI utiliza
esta pregunta para acompañar a los usuarios en el desarrollo de los formularios en el SL, sin
embargo, para este caso particular, el tiempo invertido en estas modificaciones será mínimo, cabe
aclarar que a febrero de 2014 el CI no se ha comunicado con la OCU para hacer estas adaptaciones.
Por último, se solicita la opinión sobre cómo afecta a la Universidad la siguiente frase:
“Iniciar un proceso de migración a programas de oficina de Software Libre”, las respuestas se
resumen a continuación:
•
Disminución de costos, son fáciles de usar y uniforman procesos.
•
Es necesario, pero debe cuidarse la seguridad y hacerse planificado.
•
Compromiso de parte de las Unidades y establecer metas y un cronograma.
•
Debe ser de acatamiento obligatorio.
•
Es una plataforma para el país.
•
Debe haber un periodo de ajuste y prueba y procurar no perder la calidad de los trabajos.
65
Con respecto a las demás etapas que presenta la Guía de Migración, en la OCU no se han
llevado a cabo, porque en el momento de empezar a utilizar las herramientas de LibreOffice se
determinó que no son compatibles con el programa Audinet, este es utilizado para las labores de
auditoría de la oficina. Por ahora los representantes del programa están trabajando con el personal de
la OCU para resolver estos inconvenientes.
4.4.2 4.3.2 Entrevista aplicada a la OCU
Con el fin de evaluar el grado de aceptación y conocimiento de los funcionarios de los casos
de estudio con respecto a la migración y a las herramientas que se cambiarán, se desarrolló un
instrumento adicional al diagnóstico del CI (ver apéndice 8.6), el cual se aplicó a todos los usuarios el
18 diciembre de 2013, de los cuales 32 contestaron la entrevista, el resultado es el siguiente:
Gráfico 1: Distribución por edad de los funcionarios
7% 3% 10%
17 a 25 años
26 a 36 años
37 a 50 años
+ de 50 años
80%
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 18 de diciembre de 2013
De los 32 funcionarios que contestaron la entrevista, un 10% tienen más de 50 años, el 80%
entre 36 y 50 años y los demás son menores de 35 años. Al ser el 90% de usuarios menores de 50
años se espera una mayor aceptación a cambios tecnológicos, pues es una generación más
acostumbrada a este tipo de transiciones.
66
Se hizo una pregunta similar a la que contempla el diagnóstico del CI y la respuesta fue la
siguiente:
Tabla 14: Frecuencia de uso de las herramientas ofimáticas
Siempre
(Todos los
días)
Con
frecuencia
(Dos o tres
veces por
semana)
De vez en
cuando
(Una vez a
la semana)
Word
29
1
0
0
0
32
Publisher
0
2
3
12
13
32
Excel
23
3
1
3
0
32
Outlook Professional
26
2
1
0
1
32
Lector de PDF´s
22
2
2
3
1
32
Power Point
4
7
10
7
2
32
Visio
1
6
4
6
13
32
Access
0
4
1
7
18
32
Internet Explorer
24
4
0
2
0
32
Aplicaciones
Casi nunca
Nunca
(Una vez al (nunca lo he
mes)
usado)
Total
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 18 de diciembre de 2013
Se observa que Word y Excel son las herramientas que se usan con más frecuencia, ya que
29 de los 32 participantes utilizan todos los días el procesador de texto y 26 del total también lo
utilizan todos los días el correo electrónico; mientras que los lectores de PDF y el Internet Explorer, 22
y 24 de los 32 respectivamente también usan las aplicaciones a diario, con la diferencia de que estas
últimas al cambiarse a código libre, se da de manera transparente para el usuario, mientras que las
dos primeras deben tener mayor acompañamiento en el proceso de cambio.
Se preguntó sobre el tipo de herramientas que debe utilizar para desempeñar su labor y estas
fueron las respuestas:
Tabla 15: Herramientas que se usan en el trabajo
Herramientas
Utiliza
No Utiliza
Total
Word
32
0
32
Publisher
5
27
32
Excel
32
0
32
Outlook professional
32
0
32
67
Herramientas
Utiliza
No Utiliza
Total
Lector de PDF´s
29
3
32
Power point
27
5
32
Visio
12
20
32
Access
1
31
32
Internet Explorer
31
1
32
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 18 de diciembre de 2013
Todas las herramientas básicas del office son necesarias para el desempeño de la labor,
excepto Power Point que 27 de los 32 participantes indicaron que es utilizada en su trabajo. Se
consultó sobre la forma en que aprendieron a utilizar las herramientas y la mayoría indica que
practicando solo, como se aprecia en la tabla 16. Es importante aclarar que los participantes podían
anotar más de una opción en sus respuestas.
Tabla 16: Metodología para aprender a usar las herramientas
Metodología
Contesta
No contesta
Total
Solo (practicando)
28
4
32
Con un compañero (a) o amigo (a)
11
21
32
Por medio de la oficina
11
21
32
Consultando en Internet
10
22
32
En una academia
4
28
32
Otros
3
29
32
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 18 de diciembre de 2013
Se observa que 28 de 32 respondieron que aprendieron solos a utilizar las herramientas. Con
respecto a la complejidad de aprender estas herramientas las respuestas fueron las siguientes:
68
Gráfico 2: Complejidad de aprendizaje de las herramientas
20%
60%
13%
7%
Poco complejo
Complejo
Medianamente complejo
Nada complejo
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 18 de diciembre de 2013
Otro pregunta hace referencia a cuál herramienta se le dificultó más aprender, el orden de
dificultad se presenta así: Excel con un 37%, Power Point un 17%, Access un 13%, Visio un 7%,
Lectores de PDF un 3%. Mientras que un 13% no saben o no responden y a un 10% no le costó
aprender a usarlos.
Se preguntó si conocen algo del proceso de migración a herramientas de ofimática que está
impulsando la Universidad y un 84%, es de 27 de los 32 participantes, indican conocer algo y un 16%,
es decir 5 de ellos, no saben nada al respecto. La mayoría indican que se enteraron en los días de la
capacitación, otros en los correos de la UCR informa, por medio de la Rectoría, entre otros. Si la
mayoría se enteró de este proceso el día de la capacitación, quiere decir que la comunicación del CI
hacia la población universitaria no está siendo efectiva, pues la Institución tiene varios años
impulsando esta iniciativa o bien no se están usando los medios adecuados para llegar a todos los
funcionarios.
Con respecto a las medidas tomadas por la UCR en el proceso de migración, 23 de 32 de los
participantes indican conocer algunas de estas acciones como lo son: migrar paulatinamente y los
cursos de capacitación que está impartiendo el CI.
69
Se consultó con respecto al conocimiento de las equivalencias de herramientas de código
abierto y las de software privativo; las respuestas se presentan a continuación:
Tabla 17: Conocimiento de equivalentes al Software privativo en versiones libres
Herramientas
Conoce
No conoce
NS/NR
Total
Word
24
2
6
32
Publisher
4
22
6
32
Excel
24
2
6
32
Outlook Professional
14
12
6
32
Lector de PDF´s
10
16
6
32
Power Point
22
4
6
32
Visio
8
18
6
32
Access
8
18
6
32
Internet Explorer
16
10
6
32
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 18 de diciembre de 2013
El cuestionario se aplicó posterior a la capacitación y ante esta pregunta 24 de 32 de los
usuarios conocen sustitutos de Word y Excel y 22 de 32 de los participantes Power Point y estas
fueron las aplicaciones que se explicaron en la inducción. Adicional se consultó si conocían las
siguientes herramientas de código abierto:
Tabla 18: Aplicaciones de Software Libre
Herramientas
Conoce
No conoce
NS/NR
Total
Calc
25
5
2
32
Writer
24
6
2
32
Impress
24
6
2
32
Draw
5
25
2
32
Base
7
23
2
32
Math
6
24
2
32
Thunderbird
9
21
2
32
Firefox
15
15
2
32
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 18 de diciembre de 2013
70
De los 32 entrevistados 25 conocen la herramienta Calc y 24 del total tienen conocimiento
acerca de Impress y Writer.
Tabla 19: Grado de conocimiento en herramientas de código abierto
Herramientas Principiante Intermedio
Avanzado
NS/NR
Total
Calc
19
6
1
6
32
Writer
19
6
1
6
32
Impress
16
4
1
11
32
Draw
6
1
1
24
32
Base
2
0
1
29
32
Math
3
0
1
28
32
Thunderbird
7
0
1
24
32
Firefox
7
9
1
15
32
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 18 de diciembre de 2013
En relación con esta pregunta, 19 de los 32 entrevistados se ubican como principiantes en el
uso de Calc y Writer. Esta pregunta da información relevante para definir el énfasis que se le debe dar
a la capacitación, al menos en este grupo en particular, si esta aún no se hubiera realizado.
Se les preguntó si este cambio va a afectar positivamente o no su trabajo, el 77% respondió
que lo afectará de manera positiva, porque se pueden hacer las mismas tareas a un costo mucho
menor y permite que el presupuesto sea mejor distribuido; y solo un 20% opina que afectará
negativamente su trabajo porque falta aceptación al cambio; solo un 3% no contestó.
Se consultó con respecto a desarrollar un curso en línea para el aprendizaje de estas
herramientas, un 90% indicó que participaría en esta modalidad y un 10% prefiere recibir cursos de
forma presencial, sin embargo, si se trata de elegir, cuál modalidad es mejor, un 47% elije los cursos
presenciales y un 37% en línea. Un 17% no respondió.
71
Como última pregunta, se solicitó la opinión con respecto a la migración hacia el Software
Libre que está impulsando la Universidad, las respuestas en su mayoría indican lentitud en el
proceso, la capacitación quedó debiendo, pero otra parte de los entrevistados opina que al ser una
directriz de acatamiento obligatorio, lo que corresponde es adaptarse, otros lo ven como una
excelente oportunidad de disminuir los costos y que son de fácil aplicación.
Ante estas preguntas, se observa que:
1- Todos los usuarios utilizan la hoja de cálculo, el correo electrónico y el procesador de
palabras para su desempeño y en casi la misma proporción el lector de PDF y el Internet Explorer.
2- Son herramientas de fácil aprendizaje.
3- Si se hubiera tenido este conocimiento antes de la capacitación se habría preparado la
capacitación de otra forma, por ejemplo, enfocarse en las diferencias que presentan las nuevas
aplicaciones, en las ventajas de estas con respecto a las de carácter privativo, así como utilizar
archivos con extensión .xls (Excel), .doc (Word), .ppt (Power Point) y abrirlos en .ods (Calc), .odt
(Writer) y .odp (Impress) para demostrar que son compatibles y despejar cualquier inquietud que el
grupo tuviera en este aspecto.
4- Al ser su uso similar y los conocimientos de los usuarios de intermedio a avanzado en las
herramientas privativas, no había que enfocarse tanto en los comandos de uso frecuente, como
sucedió al inicio de la capacitación de la OCU.
4.4.3 Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Comunicación
El segundo caso de estudio se realizó en la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la
Comunicación (EBCI), al mes de febrero de 2014 aún no habían aplicado el diagnóstico ni realizado
72
la capacitación, pero de manera independiente al proceso formal del CI, ellos han desarrollado el
proceso de migración, por lo tanto se aplicó el cuestionario que se desarrolló para este proyecto, los
resultados se muestran a continuación:
4.4.4 Entrevista aplicada a la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la
Comunicación
Con el fin de evaluar el grado de aceptación y conocimiento de los funcionarios de los casos
de estudio con respecto a la migración y a las herramientas que se cambiarán, se desarrolló un
instrumento adicional al diagnóstico del CI, el cual se aplicó a todos los usuarios el 15 de marzo de
2014, a los 5 funcionarios administrativos de la EBCI, el resultado es el siguiente:
Tres de los cinco funcionarios se encuentran entre los 36 a 50 años y los otros dos entre los
26 a 35 años de edad. Se hizo una pregunta similar a la que contempla el diagnóstico del CI y la
respuesta fue la siguiente:
Tabla 20: Frecuencia de uso de las herramientas ofimáticas
Siempre
(Todos los
días)
Con frecuencia
(Dos o tres veces
por semana)
De vez en cuando
(Una vez a la
semana)
Casi nunca
(Una vez al
mes)
Nunca
(nunca lo he
usado)
Total
Word
5
0
0
0
0
5
Publisher
0
1
0
3
1
5
Excel
1
4
0
0
0
5
Outlook professional
0
0
0
0
5
5
Lector de PDF´s
4
1
0
0
0
5
Power point
1
2
1
1
0
5
Visio
0
0
0
0
3
5
Access
0
0
0
0
3
5
Internet Explorer
1
0
0
1
3
5
Aplicaciones
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 15 de marzo de 2014
Se observa que Word y los lectores de PDF son las herramientas que se usan con más
73
frecuencia, ya que 5 y 4 respectivamente de los 5 participantes los utilizan todos los días; mientras
que el Outlook Professional los 5 participantes indican no haberlo utilizado nunca.
Se preguntó sobre el tipo de herramientas que debe utilizar para desempeñar su labor y estas
fueron las respuestas:
Tabla 21: Herramientas que se usan en el trabajo
Herramientas
Utiliza
No utiliza
Total
Word
5
0
5
Publisher
1
4
5
Excel
5
0
5
Outlook professional
0
5
5
Lector de PDF´s
5
0
5
Power point
2
3
5
Visio
0
5
5
Access
0
5
5
Internet Explorer
1
4
5
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 15 de marzo de 2014
El 100% de los entrevistados utilizan Word, Excel y Lectores de PDF para el desempeño de la
labor, mientras que las otras herramientas o no se usan del todo o se utilizan muy poco.
Tabla 22: Metodología para aprender a usar las herramientas
Metodología
Contesta
Solo (practicando)
2
Con un compañero (a) o amigo (a)
1
Por medio de la oficina
0
Consultando en Internet
0
En una academia
2
Otros (Colegios técnicos)
2
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 15 de marzo de 2014
74
Se observa que 2 de 5 entrevistados respondieron que aprendieron solos, en el Colegio
Técnico y en una Academia. Con respecto a la complejidad de aprender estas herramientas el 100%
respondió que son de poca complejidad.
Otra pregunta hace referencia a cuál herramienta se le dificultó más aprender, el orden de
dificultad se presenta así: Access un 40% Excel con un 20%, Publisher un 20% y un 20% no le costó
aprender a usarlos.
Se preguntó si conocen algo del proceso de migración a herramientas de ofimática que está
impulsando la Universidad, el 100% respondió tener conocimiento del proceso. La mayoría indican
que se enteraron en su lugar de trabajo.
Con respecto a las medidas tomadas por la UCR en el proceso de migración, todos indican
que las medidas tomadas en la EBCI fueron la instalación en los laboratorios de la suite ofimática
LibreOffice y que deben utilizar estas herramientas y no las de carácter privativo.
Se consultó con respecto al conocimiento de las equivalencias de herramientas de código
abierto y las de software privativo y las respuestas se presentan a continuación:
Tabla 23: Conocimiento de equivalentes al Software Privativo en versiones libres
Herramientas
Conoce
No conoce
NS/NR
Total
Word
5
0
0
5
Publisher
0
5
0
5
Excel
5
0
0
5
Outlook professional
1
4
0
5
Lector de PDF´s
4
1
0
5
Power point
4
1
0
5
Visio
1
4
0
5
75
Herramientas
Conoce
No conoce
NS/NR
Total
Access
1
4
0
5
Internet Explorer
4
1
0
5
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 15 de marzo de 2014
Esta Unidad está muy avanzada en el proceso de migración y por eso la gran mayoría conoce
las equivalencias en el SL con respecto a las privativas. Adicional se consultó si conocían las
siguientes herramientas de código abierto:
Tabla 24: Aplicaciones de Software Libre
Herramientas
Conoce
No conoce
NS/NR
Total
Calc
5
0
0
5
Writer
5
0
0
5
Impress
3
2
0
5
Draw
2
3
0
5
Base
1
4
0
5
Math
1
4
0
5
Thunderbird
1
4
0
5
Firefox
5
0
0
5
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 15 de marzo de 2014
De los 5 entrevistados todos conocen las herramientas: Calc, Impress, Writer y Firefox y 4 de
los 5 participantes no conocen: Base, Math y Thunderbird.
Tabla 25: Grado de conocimiento en herramientas de código abierto
Herramientas Principiante Intermedio
Avanzado
NS/NR
Total
1
1
5
0
3
Writer
0
1
3
1
5
Impress
0
3
0
2
5
Draw
0
0
0
5
5
Base
0
0
0
5
5
Math
0
1
0
4
5
Thunderbird
0
1
0
4
5
Firefox
0
2
3
0
5
Calc
Fuente: Elaboración propia, encuesta aplicada el 15 de marzo de 2014
76
En relación con esta pregunta, 3 de los 5 entrevistados se ubican como avanzados en Writer
y en Firefox y la misma cantidad indican tener un nivel de intermedio en Calc e Impress.
Se les preguntó si este cambio va a afectar positivamente o no su trabajo, 3 de los 5
participantes respondieron que lo afectará de manera positiva y los otros 2 indican que el proceso no
afecta de ninguna manera porque se hace lo mismo, solo que con software diferente.
Se consultó con respecto a desarrollar un curso en línea para el aprendizaje de estas
herramientas, el 100% indicó que participaría en esta modalidad. Ante la pregunta de cuál medio
prefiere para capacitarse un 40% indican que de manera presencial, otro 40% que les es indiferente y
un 20% prefiere un curso en línea.
Como última pregunta, se solicitó la opinión con respecto a la migración hacia el Software
Libre que está impulsando la Universidad, las respuestas en su mayoría indican que es un cambio
necesario para ser ejemplo ante el país por ser pionera en este campo, otros dicen que es importante
disminuir los costos de la Institución para que estos ahorros sean utilizados en otros programas.
Al analizar ambos casos se puede apreciar que son dos casos muy diferentes, las Unidades
en cuanto a personal son distintas, pues en una son 35 funcionarios y en otra solo 5, pero que en
esta última, la EBCI, desde hace unos años tomó la decisión de migrar a SL aún y cuando en el CI se
estaba en proceso de desarrollo de esta estrategia y esto ha hecho que su proceso sea más fluido y
estén más adelantados que en la OCU, la cual ha reaccionado a tiempo, con respecto a otras
Unidades, pero que aún falta mucho para declararla como Unidad migrada al SL.
Los resultados indican que la OCU debió recibir el proceso siguiendo la Guía de Migración y la
EBCI pareciera no necesitar una capacitación sino más enfocar los esfuerzos hacia requerimientos
77
más específicos. Esto demuestra que el proceso de capacitación no puede ser una camisa de fuerza,
donde las Unidades deban adaptarse, sino más bien el proceso de capacitación debe desarrollarse
de acuerdo a las necesidades de cada caso, de manera que sea más aprovechado el tiempo de los
usuarios y el recurso humano que imparte las inducciones.
4.4.5 Control del CI de las Unidades en proceso de migración
El CI lleva un control de las Unidades que han iniciado la migración y su estado. De esta
manera pueden darle el seguimiento respectivo. En la tabla 26 se muestra el control de los avances.
Donde F significa finalizado y P en proceso.
Tabla 26: Control y avance de las Unidades en el proceso de migración al SL
Unidad
Académica
Etapa 1:
Etapa 2:
Etapa 3:
Sensibiliza
Diagnóstico Instalación
ción
Etapa 4:
Capacita
ción
1.Escuela de Ciencias
Políticas
F
2.Facultad de Ciencias
Sociales
P
Etapa 5:
Acciones
de
comunica
ción
Etapa 6:
Periodo de
pruebas
P
P
3.Escuela de Psicología
F
F
P
4.Escuela de Física
F
P
P
5. Investigación
F
F
F
P
7.Escuela de Matemática
F
P
P
8.Contraloría Universitaria
P
P
P
9.Consejo Universitario
F
F
10. INIE
F
11.Educación Física
F
6.Facultad de Letras
F
12. Educación
13. Facultad de
Agroalimentarias
F
Etapa 7:
Desinstala
ción
P
P
P
Etapa 8:
Evaluación
del proceso
78
Unidad
Académica
Etapa 1:
Etapa 2:
Etapa 3:
Sensibiliza
Diagnóstico Instalación
ción
14.Escuela de
Bibliotecología
15.Centro de Informática
Etapa 4:
Capacita
ción
Etapa 5:
Acciones
de
comunica
ción
Etapa 6:
Periodo de
pruebas
Etapa 7:
Desinstala
ción
Etapa 8:
Evaluación
del proceso
P
P
Nota: Información a enero 2014
Fuente: Centro de Informática
En este cuadro se evidencia que no hay una estructura definida para desarrollar la estrategia
de capacitación según lo indica la Guía de Migración, esto porque solo en dos casos se dio la charla
de sensibilización antes, pero adicional a esto, la OCU ya recibió esta charla y no aparece indicado
en el control del CI. El proceso de comunicación entre el capacitador y el área que lleva el control no
está siendo efectivo porque después de dos meses de efectuada la charla, no aparece como tal en el
cuadro de control.
Pese a que los pasos para elaborar una capacitación indican que primero se debe aplicar un
diagnóstico, para poder planificar la estrategia, en el caso del CI demuestra que solo el mismo CI está
en proceso de aplicación, todas las demás, por lo menos en el control que llevan, no han aplicado el
diagnóstico. En el caso de la OCU, como ya se mencionó, se aplicó el diagnóstico posterior a la
capacitación, pero aún el RID no lo ha hecho llegar al Centro de Informática, por lo tanto esta oficina
aparece aún sin aplicación del instrumento.
Adicional se observa que hay casos como el de Ciencias Sociales, donde el control indica que
ya se está en proceso, tanto, la desinstalación de las herramientas privativas como la capacitación y
no detalla que se hayan instalado los de código abierto. Da la impresión que el cuadro no lo llevan
actualizado y se podría estar deduciendo procesos incompletos, a pesar de volver a pedir la
información actualizada, volvieron a enviar este mismo cuadro o que realmente el proceso de
capacitación necesita mejoras para caracterizarlo de acuerdo a lo que los procesos de inducción
sugieren.
79
4.5 Recursos técnicos, humanos y económicos
En este apartado primero se explican los recursos técnicos con los que cuenta el CI para
desarrollar el proyecto de capacitación hacia el SL, luego se detallan cuántos profesionales están en
el proceso y por último, cuál es el presupuesto aprobado.
4.5.1 Recursos técnicos
El CI cuenta con un laboratorio para ofrecer las capacitaciones, en caso de ser necesario, se
coordina con la academia Cisco para utilizar uno adicional; aunque también en muchos casos, el CI
aprovecha los laboratorios de las Unidades donde se va a impartir la inducción. Con respecto a los
recursos técnicos debería tener acceso a más laboratorios, esto con el fin de abarcar más unidades
en el proceso de capacitación, pues este recurso limita la posibilidad de calendarizar más grupos para
la inducción.
4.5.2 Recursos humanos
A pesar de que el CI cuenta con 76 funcionarios, ellos no están asignados directamente a la
capacitación para migración hacia el SL, para este proyecto se hicieron 4 contrataciones
de
profesionales y un técnico. Donde la diferencia del contrato de servicios técnicos al de profesionales
se debe a requisitos académicos de bachillerato y licenciatura respectivamente.
El personal contratado debe completar una serie de tareas en la Sede Rodrigo Facio o en la
Sede que se le requiera. Para esto y aunque no tienen un horario establecido, deben permanecer
durante todo el día, de lunes a viernes, en la Universidad. También utilizan una oficina dentro de las
instalaciones del Centro, la cual deben coordinar con el señor Edgardo Baltodano Xatruch., del Área
de Gestión de Usuarios, quien es el enlace con el CI y es el Coordinador de la Migración. Dicho
personal, posee el equipo técnico así como un correo institucional, para comunicarse con los
funcionarios de la UCR y desempeñar su labor.
80
Debido a las características bajos las cuales se desempeñan las personas contratadas por
servicios profesionales existe un riesgo de estar ante una relación obrero patronal. Si se analiza la
jurisprudencia y la legislación del país, aunque expresamente no menciona la definición de relación
laboral, si lo define implícitamente en el artículo 18 de del Código de Trabajo por medio del Contrato
Individual de Trabajo, el cual reza: “...es todo aquel en que una persona se obliga a prestar a otra sus
servicios o a ejecutarle una obra, bajo la dependencia permanente y dirección inmediata o delega en
esta, y por una remuneración de cualquier clase o forma” (p.4).
Para nuestra legislación existe una relación laboral cuando existe un pago o remuneración, la
prestación de un servicio y la subordinación jurídica o dependencia jurídica, la cual según G.
Cabanellas en el Compendio de Derecho Laboral “...equivale al estado de limitación de la autonomía
del trabajador, sometido a la potestad patronal, por razón de su contrato y en el desempeño de sus
servicios, por autoridad que ejerce el empresario en orden al mayor rendimiento de la producción y el
mejor beneficio de la empresa" (p.394). El solo cumplimiento de uno de los tres elementos
mencionados, pero en especial la subordinación, porque las otras dos también pertenecen a las
características del contrato por servicios profesionales, da pie para que se concluya que estamos
ante una relación laboral entre el personal contratado y la Universidad.
La incorporación de personal por medio de un contrato por servicios profesionales, cuando lo
existente es una relación laboral, se convierte en un contingente para la Institución, pues está ante la
posibilidad latente de asumir los gastos que implica el reconocimiento de los aguinaldos,
prestaciones, vacaciones y todos los demás beneficios que gozan los funcionarios, así como los
gastos de asignar personal jurídico para resolver los casos ante el Juzgado.
4.5.3 Recursos económicos
El presupuesto en la Universidad se aprueba por año para cada Unidad y con respecto al
2013 y específicamente al presupuesto de la capacitación para la migración hacia el SL, Castro Mattei
(2013) indica que al CI le fue asignado un total de ¢28.926.756,00, el cual se detalla en la tabla 27.
81
Tabla 27: Personal contratado por el CI para la capacitación *
Descripción
Monto en ¢
Porcentaje
Profesional para soporte técnico
6.600.000,00
22.82%
Profesional para soporte técnico
6.891.756,00
23.82%
Profesional de apoyo
3.230.000,00
11.17%
Profesional para elaborar materiales audiovisuales y multimedia.
6.780.000,00
23.44%
Servicio técnico para gestionar la migración
5.425.000,00
18.75%
Total
28.926.756,00
100.00%
Nota: información a diciembre 2013
Fuente: Centro de Informática
El CI utiliza estos recursos en la elaboración de las capacitaciones, la atención directa de los
funcionarios, antes, durante y luego de la inducción, la personalización de tablas, formularios,
plantillas y cualquier otro formato que se deba adecuar a las herramientas de código abierto, para
evitar inconvenientes cuando se envíe información a otras Instituciones o empresas, así como al
seguimiento del proceso, el diseño de afiches, carpetas, la atención de los RID y su capacitación
respectiva, entre muchas otras funciones.
Si el CU solicita un plazo para el cumplimiento de este proyecto, pero no asigna los recursos
suficientes es una tarea muy difícil de alcanzar, pues el recurso es limitado y el alcance es muy
amplio; siendo así necesaria la inyección de más presupuesto o la ampliación del plazo, pero esta
última opción puede generar otras consecuencias, como el enfriamiento de las Unidades ya migradas
y que al no haber tanto recurso, no se pueda dar seguimiento a estas, para garantizar el uso de las
herramientas de LibreOffice, la incorporación de nuevas versiones de las aplicaciones, así como la
desmotivación que se puede generar, al prestar atención a unas Unidades y hasta mucho tiempo
después a otras.
En el caso de ser necesaria la ampliación del plazo, el proyecto debe replantearse pues esto
cambia todas las otras etapas y afecta las actividades ya desarrolladas. A pesar de que el proceso de
la migración hacia el SL es un proyecto, se determinó que no existe una estructura como tal, que
permita identificar las diferentes partes involucradas, así como establecer las etapas de acuerdo a la
gestión de un proyecto.
82
5 CAPITULO V
PROPUESTA DE LA ESTRATEGIA PARA UN PROGRAMA
DE CAPACITACIÓN EN EL MARCO DE LA MIGRACIÓN AL
SOFTWARE LIBRE
En este capítulo se presenta la estrategia actual que se propone como alternativa a la ya
desarrollada por el CI, la cual ha surgido de la información recabada, de los análisis de las
entrevistas, la investigación desarrollada; así como del planteamiento desde el punto de vista de un
proyecto, en el cual se tiene una etapa de inicio, una de planificación, ejecución, cierre y seguimiento
y control. La estrategia se concentra en la etapa de iniciación y planificación.
5.1 Proceso de iniciación del proyecto
En esta etapa se define el Acta de Constitución del proyecto, en la cual se detallan aspectos
generales como el alcance, el director, el patrocinador, los objetivos, tanto general como específicos,
los entregables, entre otros; así como los interesados del proyecto.
5.1.1 Acta de Constitución del proyecto
Se desarrolla un formato de Acta de Constitución en el apéndice 8.7 para formalizar el
presente proyecto, establecer las necesidades que se pretender cubrir, el alcance a cumplir y de paso
para sugerir la forma de desarrollar uno para la capacitación en el marco de la migración hacia el SL.
5.1.2 Análisis de los interesados
Debido a que durante la investigación se determinó que la capacitación de la migración hacia
el SL no tiene una estructura de proyecto, parte de esta propuesta es caracterizarlo. De acuerdo a lo
observado en el desarrollo del trabajo, así como producto de las reuniones con personal involucrado
83
se definen los interesados en la siguiente tabla.
Tabla 28: Matriz de interesados del proyecto de la capacitación
Interesado
Código
Rol
Responsabilidad
Importancia
Consejo Universitario
CU
Patrocinador
Aprobar el presupuesto
Alta
Director del CI y del Proyecto
DP
Dirige y apoya el
proyecto
Buscar los recursos y coordinación general
del proyecto
Alta
Media
Coordinador de la migración
CM
Coordina
Hace el cronograma y desarrolla los
programas de capacitación, da seguimiento
al proceso y cuando se requiere capacita a
grupos.
Profesional en diseño gráfico
DG
Diseña
Elabora las herramientas de la web y
cualquier diseño que se necesite para
realizar las capacitaciones
Media
Profesional en Actividades de
Capacitación
CC
Coordina
Coordina los cursos de capacitación, los
laboratorios y da soporte a los demás
miembros del equipo
Media
Personal de servicios de
soporte técnico
ST
Aclara dudas
Atiende a los usuarios cuando alguna
herramienta no funciona o se tienen dudas
del funcionamiento
Media
Profesional en Tecnologías de
Info y Comunicaciones
CP
Capacita
Desarrolla cursos de capacitación, capacita
a los usuarios
Media
RID's
RI
Contacto con los
usuarios
Instalar las herramientas, verificar los
requerimientos, capacitar a los usuarios
Baja
Director de la Unidad a migrar
DU
Contacto con el
RI y DP
Autoriza la participación de los usuarios en
la capacitación
Media
Consejo Asesor
CA
Asesora al DU
Colabora en la toma de decisiones que
ejecuta el DU
Media
Usuarios
US
Usuarios de las
herramientas de
ofimática
Hacer un uso adecuado de las herramientas
instaladas
Baja
Fuente: Elaboración propia, enero 2014
La matriz de los interesados en relación con el poder que ejercen en el proyecto se presenta a
continuación:
Tabla 29: Análisis de los interesados en función de su poder dentro del proyecto
Poder sobre el proyecto
Interés sobre el
proyecto
Bajo
Alto
Alta
RD, US, CA, DU
CU, DP, CM
Baja
DG, ST, CP, CC
Fuente: Elaboración propia, enero 2014
84
5.2 Proceso de planificación
En esta etapa se desarrolla la línea de acción del proyecto y se determina los costos, el
alcance, el tiempo, la calidad, comunicación, riesgos y adquisiciones, es importante que se involucren
los interesados para enriquecer la evolución del trabajo, esto no significa que en el camino se puedan
presentar eventualidades que sugieran cambios en los elementos de la planificación, pero esto
permite un proceso más exacto e inclusivo, abarcando de manera más eficiente lo necesario para
completar los objetivos planteados.
Para efectos del presente trabajo nos enfocaremos, como ya se ha mencionado, en la
planificación de las áreas de la gestión del alcance, recursos humanos, costos, riesgo y
comunicación.
5.2.1 Gestión del Alcance
La gestión del alcance se trata de asegurarse la inclusión de lo que realmente va a abarcar el
proceso. A continuación se presentan los puntos que incluyen esta etapa.
5.2.1.1 Recopilar requisitos
Basado en el Acta de Constitución y la Matriz de Interesados se procedió a definir las
necesidades de los interesados, para lo cual se realizaron reuniones con los involucrados y se aplicó
una entrevista a los usuarios, se revisaron los acuerdos del CU y los avances de la comisión creada
para el proyecto de migración.
5.2.1.2 Acuerdo del Consejo Universitario
De acuerdo a lo detallado en el capítulo I de este trabajo el interés del CU es que se enseñe,
se promocione y utilice el SL, por lo tanto se deben canalizar los esfuerzos en cumplir este mandato.
85
5.2.1.3 Definir el alcance
Basado en el Acta de Constitución y en el juicio de expertos, así como las alternativas con que
se cuenta, se define el alcance de este proyecto como elaborar una propuesta para el desarrollo de
un programa institucional de capacitación y sensibilización, basado en casos de estudio, dentro del
proceso de migración hacia el Software Libre en la Universidad de Costa Rica como mejora al
programa desarrollado actualmente.
Para lograr esto se desarrollaron los siguientes productos:
I.
Un diagnóstico de la situación actual, el cual se presenta en el capítulo IV de este trabajo.
II.
Diagnóstico de las necesidades de capacitación de los usuarios de los casos de estudio, el
cual también se presenta en el capítulo IV de este trabajo.
III.
La propuesta con las mejoras a la estrategia actual del proceso de capacitación, esta parte del
trabajo es la que se desarrolla en este capítulo V, la cual está basada en la gestión del
alcance, recursos humanos, costos, comunicaciones y riesgos. En cuanto al alcance de la
capacitación se consideraron los resultados de las entrevistas presentadas en el capítulo IV,
las reuniones con expertos e involucrados, la investigación de los procedimientos según el
PMBOK y otras literaturas referentes al tema de capacitación y gestión de proyectos, la
propuesta es la siguiente:
a. Charla de sensibilización
Para lograr sensibilizar a los usuarios se proponen los siguientes pasos: Impartir la charla de
sensibilización con una duración de máximo treinta minutos, esta debe incluir:
i. El origen del proyecto (línea del tiempo).
86
ii. Los acuerdos que ha tomado el CU.
iii. Los beneficios de la migración, en cuanto a costo, accesibilidad y acción social.
iv. Los esfuerzos que ya se han hecho en materia de Software Libre en la
Universidad, tanto por el CI, como por la RCSL y terceros.
v. Los planes a futuro que el CI está desarrollando.
Finalizando con un espacio de consultas para aclarar cualquier inquietud del proceso. Y el
instructor debe anotar las inquietudes de los participantes, pues estas pueden generar espacios de
mejora en el proceso de capacitación, incorporando su participación al proceso, de esta manera, si
los usuarios se sienten involucrados, se identifican más con el resto de la migración.
b. Prueba en línea
Aplicar una prueba en línea, para esto se propone que el CI desarrolle una, la cual se pueda
acceder desde el sitio www.migracion.ucr.ac.cr, dando la facilidad al usuario de ubicarla y
aprovechando para promocionar la página entre la comunidad universitaria, pues en ella hay una
serie de noticias, información, consultas frecuentes, entre otros espacios que pueden ser visitados por
los funcionarios.
Esta prueba incluirá ejercicios prácticos en Writer, Calc, Impress,
Draw, Base, Math,
Thunderbird y Firefox. Los resultados clasificarán a los usuarios en no conoce, principiante,
intermedio y avanzado, estos datos no solo se presentan al que ejecuta la prueba sino también se
87
remiten al CI para su tabulación, de manera que se puede mantener actualizada esta base de datos,
para ir planificando las capacitaciones de acuerdo a los resultados.
c. Diagnóstico en línea
La prueba en línea contendrá adicional a los ejercicios las preguntas sugeridas en el apéndice
8.8, con una breve explicación de qué herramienta sustituye a las de Microsoft y con las instrucciones
suficientemente claras para completarse individualmente, teniendo siempre al RID para cualquier
consulta que le genere la aplicación de la prueba.
Este proceso elimina la aplicación del diagnóstico actual presentado en el anexo 9.3, pues la
información referente a la disposición al cambio será percibida por el instructor que dé la charla de
sensibilización y cualquier posición negativa podrá ser contrarrestada con la gestión de la
comunicación, que se desarrolla más adelante.
El cuestionario sugerido en el apéndice 8.5 hace una pregunta que da pie a ahondar más con
las personas que la contesten de forma negativa con respecto del proceso de migración, esto si aún
permaneciera esta actitud entre los usuarios. Y en cuanto a medir el grado de conocimiento en las
herramientas, es más efectiva una práctica, la cual se espera sea aplicada a conciencia por el
beneficio propio del funcionario.
Otra ventaja de desarrollar esta prueba electrónica es que el análisis de los datos lo hace el
mismo sitio y esa información le está llegando al CI en tiempo real, pues por la experiencia de los
casos de estudio, el RID no reacciona a tiempo en el proceso de aplicación y tabulación de los datos.
Al no aplicarse el diagnóstico antes funcionarios que ya conocen de las herramientas asisten al
curso, cuando no lo necesitaban, como consecuencia recursos valiosos para la Universidad destinan
su tiempo en una inducción que no les genera valor agregado a su conocimiento y por el contrario
estarían desarrollando su labor dentro de la Institución, además el instructor podría llenar esos
espacios con otros funcionarios que realmente lo necesiten y ampliar las prácticas entre ellos.
88
d. Oferta de cursos para la capacitación
Una vez identificados los funcionarios y sus capacidades en las herramientas se podrían
ubicar en grupos de acuerdo a tres niveles de curso que el CI desarrollaría para tal efecto, una
propuesta se presenta en la siguiente tabla.
Tabla 30: Oferta de cursos para la capacitación
Código Nombre del
del curso
curso
Contenido
Duración
Requisitos
Aspectos básicos de las herramientas
12 horas presenciales y prácticas a
desarrollar fuera del tiempo de
clases
Principiante
SL-01
Ofimática
básica
SL-02
Ofimática
intermedia
Equivalencias más destacadas que ofrecen 10 horas presenciales y prácticas a
el Libreoffice con respecto de Office de
desarrollar fuera del tiempo de
Microsoft
clases
Intermedio
SL-03
Ofimática
avanzada
Para evacuar dudas que tengan los
participantes con las equivalencias y
ventajas de las herramientas de LibreOffice
con respecto de Office de Microsoft
Avanzado
4 horas presenciales
Fuente: Elaboración propia, enero 2014
e. Validación de la capacitación
Posterior a la capacitación se sugiere aplicar una encuesta para calificar la inducción y buscar
continuamente las oportunidades de mejora (ver apéndice 8.9).
5.2.1.4 Crear la EDT
Con el fin de subdividir las tareas en actividades más pequeñas y que sean más fáciles de
entender se desarrolla la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) del proyecto, la cual explica los
elementos que se necesitan para completar el total de las tareas y lograr el objetivo, esta se presenta
en el apéndice 8.10. El Diccionario de la EDT se detalla en el apéndice 8.11. El cronograma de la
capacitación se ubica en el apéndice 8.12.
89
5.2.2 Gestión de costos
5.2.2.1 Estimar los costos y elaboración del presupuesto
Tanto el CI como algunas de las Unidades, donde se imparte a veces la capacitación, facilitan
el equipo de cómputo y sus laboratorios, por lo tanto no se debe invertir en este rubro. En cuanto a
las computadoras, escritorios, y demás gastos administrativos son asumidos directamente por el CI.
Con relación al recurso humano, el Director del CI (Director del Proyecto) y el Coordinador del
proyecto son funcionarios de la Universidad, es decir, no se debe incorporar este costo. Por último el
RID, que colabora con el CI evacuando las consultas del usuario final y escalando las que no puede
atender con el Centro de Informática, es funcionario de la Universidad y por lo tanto no se toma en
cuenta para los costos del proyecto.
Basado en el Manual Descriptivo de Clases y Cargos de la Universidad y los perfiles de cada
puesto (ver anexos 9.3, 9.4 y 9.5) se definen los primeros tres puestos de la siguiente tabla y el
salario a devengar se asigna de acuerdo a la Escala Salarial para el Personal Administrativo Enero
2014 (ver anexo 9.6) donde se indica le corresponde la categoría 10 Profesional A.
Para el último puesto se toma como base la publicación que hizo el TEC (Tecnológico de
Costa Rica), la cual fue redactada, a solicitud del Tecnológico, por el CI de la UCR y basada en los
actuales requerimientos de la persona que funge en este puesto (ver anexo 9.7).
Tabla 31: Estimación anual del presupuesto del proyecto
#
Nombre del
perfil
Salario
base
Cargas
sociales
JAFAP
Salario
escolar
Aguinaldo
Costo
mensual
Costo anual
Tipo de
recurso
1
Profesional en
diseño gráfico
₡613.366
₡160.518
₡15.334
₡50.235
₡51.093
₡890.546
₡10.686.553
Humano
1
Profesional en
Actividades de
Capacitación
₡613.366
₡160.518
₡15.334
₡50.235
₡51.093
₡890.546
₡10.686.553
Humano
2
Personal de
servicios de
₡1.226.732
₡321.036
₡30.668
₡100.469
₡102.187
₡1.781.092
₡21.373.106
Humano
90
#
Nombre del
perfil
Salario
base
Cargas
sociales
JAFAP
Salario
escolar
Aguinaldo
Costo
mensual
Costo anual
Tipo de
recurso
₡1.226.732
₡321.036
₡30.668
₡100.469
₡102.187
₡1.781.092
₡21.373.106
Humano
₡5.343.277
₡64.119.319
soporte técnico
2
Profesional en
Tecnologías de
Info. y
Comunicaciones
Total
Fuente: Elaboración propia, enero 2014
Debido a que la Universidad asigna el presupuesto para cada rubro por año y a que no se
está analizando la Gestión del Tiempo en este trabajo, se presupuesta el costo por año de los
puestos necesarios para cubrir el periodo, además se propone que el personal sea contratado como
funcionarios de la Universidad, por lo tanto, la composición de los costos por salarios para el primer
año sería como se presenta en la tabla 31, partiendo de que los profesionales contratados no han
trabajado antes con ninguna Institución Autónoma o Gobierno Central, pues para casos así se deben
tomar en cuenta los años servidos para efectos de las anualidades que se reconocen. En la tabla 32
se presentan los rubros que se deben tomar en cuenta para el segundo año del presupuesto.
Tabla 32: Conformación de cada salario mensual para profesional A
Rubro
Salario base profesional A 2014
Incremento salarial 2 año
Cargas sociales
JAFAP
Incrementos
₡613.366
5%
26.17%
2.5%
Aguinaldo
8.33%
Salario escolar
8.19%
Anualidad
5.5%
Escalafón
4.32%
Fuente: Elaboración propia, enero 2014
Algunos porcentajes pueden variar, según sea el incremento anual o si la Universidad aplica
dos aumentos en el año, así como ya se mencionó el porcentaje de las anualidades, en caso de
contratar personal que haya trabajado en el sector público anteriormente. Las vacaciones que no se
disfruten se cancelan en efectivo, pero estos son rubros que no se dan regularmente, por lo tanto no
se toman en cuenta en el presupuesto. El porcentaje de la anualidad, escalafón y el incremento
91
salarial se calculan sobre la base del salario, mientras que las cargas sociales, la JAFAP, el aguinaldo
y el salario escolar, son calculados con base al salario total.
Con respecto a la cantidad de profesionales que se asignaron se utilizó el juicio de expertos,
los involucrados directamente en el proyecto, así como la experiencia, hasta la fecha, de la respuesta
que se adquiere con el personal actual y contando con que se puede utilizar el laboratorio del CI, así
como los laboratorios que tienen algunas Unidades, se puede orientar la calendarización de las
capacitaciones de forma simultánea, además esto ayuda a que el conocimiento global del proceso de
inducciones no esté concentrado en una sola persona, como sucede actualmente, corriéndose el
riesgo (ver sección 5.2.5) de quedar un tiempo sin personal que ejecute esta función. Los demás
puestos se mantienen igual, en cuanto a cantidad de profesionales contratados.
5.2.2.2 Controlar los costos
Como el rubro total del presupuesto está destinado al recurso humano, el control de estos
costos será el salario mensual pagado por la Universidad. El Coordinador de la migración debe
verificar que el pago de cada profesional sea de acuerdo a lo pactado en el contrato de trabajo y que
se asigne a la partida presupuestaria correspondiente. Se sugiere para ese control un formulario en el
apéndice 8.13.
5.2.3 Gestión del recurso humano
La Gestión del Recurso Humano determina las personas que se van a asignar para el
proyecto, sus roles y responsabilidades, los cuales se presentan a continuación:
92
5.2.3.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
Se sugiere el organigrama del proyecto como se presenta a continuación:
Figura 12: Organigrama del proyecto
Fuente: Elaboración propia, marzo 2014
5.2.3.2 Roles y responsabilidades
Los códigos de los roles y responsabilidades que se definieron para el proyecto, junto con la
función de cada involucrado se detallan en el apéndice 8.14.
5.2.4 Gestión de las comunicaciones
La Gestión de las Comunicaciones tiene como finalidad generar una línea de información que
ayude a garantizar a todos los interesados del proyecto, de acuerdo a su rol y responsabilidad, les
93
lleguen los reportes y datos que necesitan de manera oportuna. Todos los niveles deben estar al tanto
del avance y las mejoras que se hagan; en el caso de los usuarios es importante que estén al tanto
de los avances del proyecto y procurar involucrarlos suficiente como para hacerlo sentir parte de él.
En el apéndice 8.15 se presenta la metodología de la Gestión de Comunicaciones consideradas
importantes para este trabajo.
5.2.4.1 Identificación de los interesados
En la sección 5.1.2 Análisis de los interesados se detallan los interesados del proyecto de
acuerdo al rol y a las responsabilidades que cada uno debe ejercer, así como la matriz de los
interesados de acuerdo al nivel de autoridad en función de los resultados.
5.2.4.2 Planificar las comunicaciones
La planificación de las comunicaciones debe ser precisa y debe definir cuál información tiene
que recibir quién, de acuerdo al rol y responsabilidad, así como a su interés en el proyecto. Los
factores ambientales son parte fundamental y debe tomarse en cuenta como insumos, junto con los
otros factores para esta planificación. La planificación de las comunicaciones se detalla en el
apéndice 8.16.
5.2.4.3 Distribuir la información
Esta etapa consiste en poner la información relevante a disposición de los interesados por el
medio más adaptado al que va a obtener la información, se toma como base la columna de
“Información” presentada en el apéndice 8.17 para indicar cómo se distribuirá.
5.2.4.4 Gestionar las expectativas de los interesados
Se debe trabajar en conjunto con los usuarios para responder a sus necesidades e
inconvenientes usando como base el registro de interesados y la estrategia de gestión de los
94
interesados (ver sección 5.1.2), así como los registros de incidentes y el plan para la Dirección, este
último incluye el plan para la gestión de las comunicaciones (ver sección 5.2.4).
Para el caso de los incidentes el CI los canaliza por medio del número 5000, misma
plataforma de la Universidad, Unicenter Service Desk (USD), cuando se llama a este Centro y el
usuario se identifica con el operador, ya este tiene suficiente información del funcionario y de esta
manera aplica los protocolos existentes para discriminar los requerimientos de incidentes y reorientar
el caso a la persona adecuada para resolverlo. Lo importante de este proceso es dejar evidencia
estadística de los casos para analizar su origen y tomar medidas adicionales, en caso de ser
requerido.
5.2.4.5 Informar el desempeño
Se sugiere generar reportes periódicos, de acuerdo al interesado que se dirijan y con el detalle
que corresponda, por ejemplo si es el cronograma actualizado, se debe entregar uno con lo
planificado y lo avanzado a la fecha indicada y justificar cualquier cambio que ha sucedido. Otros
ejemplos de reportes que se deben generar en una matriz que contemple la situación real, la
presupuestada, el porcentaje de avance, cuando aplique, y las diferencias, en los casos que se den,
son:
•
Análisis de variaciones
•
El estado de los riesgos ya identificados
•
Detalle de cambios que se han aprobado
•
Avances completos que sugiera, ya sea el CU. el DP o CM
5.2.5 Gestión de riesgos
Las etapas de la Gestión de Riesgos se desarrollan de acuerdo a la metodología del PMBOK
(ver apéndice 8.18), los procesos se presenta a continuación:
95
5.2.5.1 Planificación de la Gestión del Riesgo
La planificación de la Gestión de Riesgos se hizo en reuniones con el tutor y consultando al
equipo de trabajo del proyecto, en esta etapa se definieron las probabilidades de impacto del riesgo
por medio de una matriz (ver apéndice 8.19).
5.2.5.2 Identificar los riesgos
Los riesgos se identificaron con base en los procesos que sugiere el PMBOK (ver apéndice
8.20), un resumen de los indicados son:
•
GR-1 La capacitación no se complete en un tiempo razonable con el presupuesto asignado.
•
GR-2 Legales por el tipo de contrataciones profesionales y su relación con la UCR.
•
GR-3 Falta de aceptación de los usuarios del proceso.
•
GR-4 De la fuga del personal especializado por una mejor oferta en otra entidad y que la
modalidad de contrato sea más favorable para el personal.
•
GR-5 La migración de datos no se puede ejecutar por incompatibilidad con otras
herramientas de la Unidad a migrar.
5.2.5.3 Realizar análisis cualitativo de los riesgos
Se clasificaron por tipo de riesgos, desde muy bajo hasta muy alto de acuerdo a las
96
probabilidades de impacto que se sugieren para el proyecto, estos tipos de riesgos se asignaron al
resultado de la estimación de la probabilidad (ver sección 5.2.5.4).
5.2.5.4 Realizar análisis cualitativo de los riesgos
Los riesgos se clasificaron por estimación del impacto siendo 1 cuando es muy bajo y de 5
cuando es muy alto, posteriormente para la probabilidad del impacto se asignaron valores del 10%
cuando el evento es muy improbable y de 90% cuando es casi certero y la estimación de la
probabilidad surge de la relación de ambos (ver apéndice 8.19).
5.2.5.5 Planificar la respuesta a los riesgos
Para la planificación de la respuesta a los riesgos determinados se sugiere estimar la
magnitud que estos pueden tener, tanto cuantitativa como cualitativamente, en especial para los GR-1
y GR-2 (ver apéndice 8.19). Las estrategias sugeridas se presentan en el apéndice 8.21.
5.2.5.6 Monitorear y controlar los riesgos
El monitoreo y control de los riesgos se deben ejecutar durante todas las etapas, es constante,
esto se debe hacer sobre los ya detectados por medio de revaluaciones, auditorías y manteniendo
una comunicación constante con todos los interesados. Adicional se debe tomar en cuenta que en
cualquier etapa en que se encuentre pueden surgir nuevos riesgos y en caso de ser así, debe
hacerse el mismo estudio que se ha propuesto en esta sección. Esta etapa de la Gestión de Riesgos
debe tener una comunicación constante, se debe alimentar de los reportes que generen cada uno de
los interesados y estar en constante valuación de cualquier cambio material.
La propuesta presentada tiene como finalidad darle forma de proyecto a la capacitación de la
migración hacia el SL y que sea una guía para desarrollar las otras áreas del conocimiento que
conforman la Gestión de Proyectos, de acuerdo al PMBOK y de ser una guía adaptable a otras
Unidades de la Universidad, que se pueda aplicar o adaptar y genere valor agregado a este
97
importante paso que está dando la Universidad de Costa Rica.
Para explicar la propuesta de una forma sencilla y de fácil comprensión se elaboró un mapa
conceptual con la propuesta sugerida en el presente trabajo.
98
Figura 13: Mapa Conceptual para la propuesta del capítulo V
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
99
6 CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En este apartado se detallan las conclusiones y recomendaciones a las que se llegó producto
de la investigación realizada.
6.1 Conclusiones
•
En la actualidad existe una estrategia para el desarrollo de la capacitación en el uso de las
herramientas de ofimática en el marco de la migración, el cual requiere una reestructuración
para lograr los objetivos planteados en este proyecto.
•
La culminación del proyecto depende de los recursos, tanto humanos, como tecnológicos y de
presupuesto que se le asignen, en este momento estos tres pilares del éxito son limitados.
•
El canal de la comunicación actual no está generando los resultados esperados, dado que los
casos en estudio, a pesar de tener varios meses de haber iniciado aún los procesos claves
están pendientes.
•
El Consejo Universitario debe conocer más a fondo las necesidades del proyecto para que
pueda asignar más recursos y agilizar su avance.
•
En cuanto al recurso humano, se depende mucho de un recurso, el Capacitador del Proyecto
(CP) y dadas las condiciones de su contratación existe una posibilidad alta que surjan mejores
opciones laborales para esta persona, pudiendo generarse atrasos en la capacitación.
100
•
No hay un horario asignado para el uso del laboratorio, se depende de la disponibilidad que se
tenga, de acuerdo a otros cursos que se imparten en él.
•
Los estudios de casos elegidos generaron información clave para desarrollar la propuesta
basada en sus necesidades de capacitación y su nivel de conocimiento y aceptación del
proceso.
•
La definición del Acta de Constitución, su alcance y el análisis de los resultados generan valor
agregado al proyecto y lo caracterizan como tal, marcado su alcance, así como las
limitaciones con que se cuenta.
•
La identificación de los riesgos, sus consecuencias y la forma de reaccionar ante ellos,
robustece el proyecto, porque da una guía de cómo afrontarlos, sin poner en riesgo la
conclusión satisfactoria del proceso.
•
El uso de los canales de comunicación adecuados fortalecen el conocimiento que los
interesados tienen del proyecto, los hace identificarse con las etapas y genera responsabilidad
y pertenencia en cada participante.
•
A pesar de tener el recurso del correo electrónico, como de los medios de comunicación
universitarios, el CI no hace un uso más eficiente de ellos, pues podría acercar más el
proyecto a la comunidad universitaria por estos medios.
•
Algunas alianzas con los Directores de las Unidades no se han consolidado, lo que haría que
el mensaje llegue de manera más directa a los usuarios y su compromiso con el cambio sea
101
más asertivo.
6.2 Recomendaciones
Por las necesidades de capacitación de los usuarios, su nivel de conocimiento y aceptación
del programa, así como los objetivos que debe cumplir el proyecto, se sugiere lo siguiente:
•
Debido a que los proyectos inician con la elaboración del Acta de Constitución y en ella se
plasman los puntos más importantes del proyecto, se recomienda utilizar el Acta desarrollada
en este proyecto y adaptarla a sus necesidades, siendo esta la base de cualquier proyecto a
desarrollar.
•
Se recomienda, según el análisis que se desarrolló en este proyecto, definir los interesados,
asignar su rol, responsabilidades y clasificar por grado de importancia su participación del
proyecto, para que quede claramente identificado qué hará quién y su ubicación jerárquica
dentro de la organización.
•
Presentar un avance al CU con proyecciones del proyecto para que este pueda aprobar
presupuestos más generosos que permitan el cumplimiento de los objetivos.
•
Se recomienda al CI desarrollar una prueba en línea para el diagnóstico del conocimiento y
aceptación del usuario en el proyecto, donde se maximice el uso de la plataforma web y se
puedan tener resultados en línea, para llevar estadísticas de las necesidades de los
funcionarios, sin depender del RID para recabar esta información, con la ventaja de que el
sistema los clasifica de una vez como principiante, intermedio o avanzado; así podrá
redireccionar las capacitaciones de acuerdo con los resultados obtenidos.
•
Validar el proceso de capacitación, una vez terminada la inducción se aplicará una encuesta
102
que dará retroalimentación al CI de la forma en cómo se desarrollan estas actividades,
recabando información para oportunidades de mejora en todas las áreas que incluyen las
capacitaciones.
•
Hacer un análisis exhaustivo de los riesgos identificados y definir la forma en qué se van a
afrontar, mitigar, evadir o aceptar, para que se tomen las medidas necesarias y a tiempo.
•
Analizar con el Departamento de Recursos Humanos y Legal, los riesgos y las consecuencias
de mantener personal contratado bajo la modalidad de servicios profesionales, cuando la
política de la Universidad es minimizar estos casos y buscar alternativas que ayuden a evitar
conflictos futuros, tanto de índole, legal, económico, como de atrasos en el proyecto.
•
Se recomienda monitorear los riesgos de mayor impacto para el proyecto y estar en constante
análisis de la respuesta a ellos.
•
Hacer evaluaciones del desempeño, tanto de los capacitadores, de los usuarios y de todo el
proyecto y estar en constante comunicación con los interesados, de manera que el
compromiso con el proceso sea mayor y se mitigue cualquier anomalía que surja sobre la
macha.
•
Comunicar los avances del proyecto por los medios con que cuenta la Universidad,
aprovechar recursos existentes y sin costo adicional (correo electrónico, reportajes en
Semanario Universidad) y también invertir en afiches para las pizarras informativas de las
Unidades, divulgación del proyecto en actividades relevantes y de carácter masivo, para que
el mensaje llegue a más personas.
103
•
Mantener comunicación fluida con los Directores y los RID's de las Unidades, ya que ellos
son el contacto más cercano con el usuario, lo conocen, saben sus necesidades, sus
limitaciones técnicas y la forma en que mejor acepta los cambios, de manera que estas
personas puede retroalimentar al CI en formas nuevas de comunicarse con los funcionarios y
de llevar el mensaje de forma más asertiva.
104
7 REFERENCIAS
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111
8 APÉNDICES
8.1 Listado de Unidades detallado de la UCR
UNIDAD
FUNCIONARIOS
NOMBRADOS EN LA
UNIDAD
Apoyo Académico Institucional (117)
11
Archivo Universitario (503)
10
Centro Centroamericano de Población (337)
7
CENTRO D INV. EN COMUNICACION (837)
3
Centro de Evaluación Académica (188)
52
Centro de Informática (191)
78
Centro de Investigación en Biología Celular y Molecular (201)
36
Centro de Investigación en Ciencias del Mar y Limnología (189)
16
Centro de Investigación en Ciencias e Ingeniería de Materiales (324)
3
Centro de Investigación en Ciencias Geológicas (328)
6
Centro de Investigación en Contaminación Ambiental (198)
25
Centro de Investigación en Economía Agrícola y Desarrollo Agroempresarial (183)
3
Centro de Investigación en Electroquímica y Energía Química (190)
6
Centro de Investigación en Enfermedades Tropicales (196)
10
Centro de Investigación en Estructuras Microscópicas (200)
20
Centro de Investigación en Estudios de la Mujer (180)
20
Centro de Investigación en Granos y Semillas (194)
23
Centro de Investigación en Hematología y Trastornos Afines (192)
9
Centro de Investigación en Matemática y Meta-Matemática (181)
1
Centro de Investigación en Matemáticas Puras y Aplicadas (182)
3
Centro de Investigación en Neurociencias (CIN) (383)
1
Centro de Investigación en Nutrición Animal (544)
18
Centro de Investigación en Productos Naturales (193)
8
Centro de Investigación en Protección de Cultivos (322)
4
Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública (160)
15
Centro de Investigaciones Agronómicas (326)
31
Centro de Investigaciones en Ciencias Atómicas Nucleares y Moleculares (208)
6
Centro de Investigaciones en Ciencias del Movimiento Humano (CIMOHU) (386)
1
Centro de Investigaciones en Desarrollo Sostenible (205)
4
Centro de Investigaciones en Identidad y Cultura Latinoamericana (325)
20
Centro de investigaciones en Tecnologías de Información y comunicaciones (CITIC) (835)
9
Centro de Investigaciones Espaciales (207)
4
Centro de Investigaciones Geofísicas (195)
11
Centro de Investigaciones Históricas de América Central (197)
21
Centro de Investigaciones sobre Diversidad Cultural y Estudios Regionales (CIDICIR) (382)
1
112
UNIDAD
FUNCIONARIOS
NOMBRADOS EN LA
UNIDAD
Apoyo Académico Institucional (117)
11
Archivo Universitario (503)
10
Centro Centroamericano de Población (337)
7
CENTRO D INV. EN COMUNICACION (837)
3
Centro de Evaluación Académica (188)
52
Centro de Informática (191)
78
Centro de Investigaciones y Estudios Políticos Dr. José María Castro Madriz (348)
10
Centro Infantil Laboratorio (534)
23
Centro Nacional de Ciencia y Tecnología de Alimentos (199)
57
Consejo Centroamericano de Acreditación de la Educación Superior (346)
11
Consejo Universitario (236)
63
Coordinación administrativa del Recinto de Santa Cruz (577)
4
Decanato de la Facultad de Bellas Artes (176)
9
Decanato de la Facultad de Ciencias Básicas (230)
3
Decanato de la Facultad de Ciencias Sociales (233)
40
Decanato de la Facultad de Educación (257)
23
Decanato de la Facultad de Ingeniería (305)
20
Decanato de la Facultad de Letras (353)
18
Decanato de la Facultad de Medicina (362)
21
Escuela Centroamericana de Geología (302)
45
Escuela de Administración de Negocios (156)
146
Escuela de Administración Educativa (151)
38
Escuela de Administración Pública (159)
104
Escuela de Agronomía (296)
58
Escuela de Antropología (166)
48
Escuela de Arquitectura (168)
95
Escuela de Artes Dramáticas (164)
33
Escuela de Artes Musicales (167)
88
Escuela de Artes Plásticas (170)
70
Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información (542)
45
Escuela de Biología (185)
96
Escuela de Ciencias de la Computación e Informática (215)
70
Escuela de Ciencias de la Comunicación Colectiva (218)
94
Escuela de Ciencias Políticas (224)
51
Escuela de Economía (251)
57
Escuela de Economía Agrícola y Agronegocios (254)
26
Escuela de Educación Física y Deportes (260)
55
Escuela de Enfermería (269)
87
Escuela de Estadística (272)
41
Escuela de Estudios Generales (281)
189
113
UNIDAD
FUNCIONARIOS
NOMBRADOS EN LA
UNIDAD
Apoyo Académico Institucional (117)
11
Archivo Universitario (503)
10
Centro Centroamericano de Población (337)
7
CENTRO D INV. EN COMUNICACION (837)
3
Centro de Evaluación Académica (188)
52
Centro de Informática (191)
78
Escuela de Filología, Lingüística y Literatura (287)
53
Escuela de Filosofía (290)
51
Escuela de Física (293)
106
Escuela de Formación Docente (299)
152
Escuela de Geografía (343)
30
Escuela de Historia (344)
58
Escuela de Ingeniería Agrícola (306)
28
Escuela de Ingeniería Civil (308)
92
Escuela de Ingeniería Eléctrica (311)
82
Escuela de Ingeniería Industrial (314)
58
Escuela de Ingeniería Mecánica (317)
44
Escuela de Ingeniería Química (320)
49
Escuela de Ingeniería Topográfica (504)
28
Escuela de Lenguas Modernas (350)
126
Escuela de Matemática (359)
133
Escuela de Medicina (364)
667
Escuela de Nutrición (363)
63
Escuela de Orientación y Educación Especial (450)
74
Escuela de Psicología (459)
139
Escuela de Química (465)
106
Escuela de Salud Pública (365)
54
Escuela de Sociología (169)
49
Escuela de Tecnología de Alimentos (163)
35
Escuela de Tecnologías en Salud (430)
121
Escuela de Trabajo Social (507)
90
Escuela de Zootecnia (531)
26
Estación Experimental Agrícola Fabio Baudrit Moreno (275)
78
Estación Experimental de Ganado Lechero Alfredo Volio Mata (278)
25
Facultad de Ciencias Agroalimentarias (162)
16
Facultad de Ciencias Económicas (221)
24
Facultad de Derecho (071)
213
Facultad de Farmacia (078)
93
Facultad de Microbiología (092)
121
Facultad de Odontología (096)
269
114
UNIDAD
FUNCIONARIOS
NOMBRADOS EN LA
UNIDAD
Apoyo Académico Institucional (117)
11
Archivo Universitario (503)
10
Centro Centroamericano de Población (337)
7
CENTRO D INV. EN COMUNICACION (837)
3
Centro de Evaluación Académica (188)
52
Centro de Informática (191)
78
Finca Experimental de Pejibaye (594)
1
Finca Experimental Interdisciplinaria de Modelos Agroecológicos (592)
7
Instituto Clodomiro Picado (323)
57
Instituto de Investigación en Arte (385)
6
Instituto de Investigación en Educación (339)
39
Instituto de Investigaciones Agrícolas (327)
2
Instituto de Investigaciones en Ciencias Económicas (329)
28
Instituto de Investigaciones en Ingeniería (332)
33
Instituto de Investigaciones en Salud (338)
42
Instituto de Investigaciones Farmacéuticas (342)
1
Instituto de Investigaciones Filosóficas (330)
6
Instituto de Investigaciones Jurídicas (535)
10
Instituto de Investigaciones Lingüísticas (288)
7
Instituto de Investigaciones Psicológicas (335)
51
Instituto de Investigaciones Sociales (341)
39
Jardín Botánico Lankester (345)
23
Laboratorio de Ensayos Biológicos (334)
11
Laboratorio Nacional de Materiales y Modelos Estructurales (321)
103
Observatorio del Desarrollo (277)
12
Oficina de Administración Financiera (153)
105
Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa (161)
22
Oficina de Becas y Atención Socioeconómica (173)
47
Oficina de Bienestar y Salud (481)
117
Oficina de Contraloría Universitaria (239)
36
Oficina de Divulgación e Información (541)
30
Oficina de Orientación (480)
51
Oficina de Planificación Universitaria (238)
35
Oficina de Recursos Humanos (453)
90
Oficina de Registro e Información (475)
56
Oficina de Suministros (498)
78
Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones (263)
39
Oficina Jurídica (347)
20
Programa de Atención Integral en Salud (700)
365
Radio Universidad (468)
36
115
UNIDAD
FUNCIONARIOS
NOMBRADOS EN LA
UNIDAD
Apoyo Académico Institucional (117)
11
Archivo Universitario (503)
10
Centro Centroamericano de Población (337)
7
CENTRO D INV. EN COMUNICACION (837)
3
Centro de Evaluación Académica (188)
52
Centro de Informática (191)
78
Recinto de Golfito (508)
79
Recinto de Grecia, Coordinación de Administración (663)
7
Recinto de Guápiles, Coordinación de Administración (730)
11
Recinto de Paraíso, Coordinación de Acción Social (660)
2
Recinto de Paraíso, Coordinación de Administración (662)
11
Recinto de Paraíso, Coordinación de Investigación (659)
4
Recinto de Paraíso, Coordinación de Vida Estudiantil (661)
5
Rectoría (471)
51
RED + MUSEOS (745)
1
Sección de Correo (245)
15
Sección de Mantenimiento y Construcción (356)
187
Sección de Maquinaria y Equipo (351)
16
Sección de Seguridad y Tránsito (486)
159
Sección de Transportes (510)
43
Sede Interuniversitaria de Alajuela (710)
132
Sede Regional de Guanacaste, Coordinación de Acción Social (566)
11
Sede Regional de Guanacaste, Coordinación de Administración (572)
76
Sede Regional de Guanacaste, Coordinación de Investigación (581)
16
Sede Regional de Guanacaste, Coordinación de Vida Estudiantil (569)
12
Sede Regional de Guanacaste, Sede Regional de Docencia (578)
186
Sede Regional de Occidente, Coordinación de Acción Social (548)
10
Sede Regional de Occidente, Coordinación de Administración (554)
96
Sede Regional de Occidente, Coordinación de Docencia (560)
349
Sede Regional de Occidente, Coordinación de Investigación (563)
30
Sede Regional de Occidente, Coordinación de Vida Estudiantil (551)
26
Sede Regional del Atlántico, Coordinación de Acción Social (584)
1
Sede Regional del Atlántico, Coordinación de Administración (590)
66
Sede Regional del Atlántico, Coordinación de Docencia (596)
303
Sede Regional del Atlántico, Coordinación de Investigación (599)
9
Sede Regional del Atlántico, Coordinación de Vida Estudiantil (587)
15
Sede Regional del Caribe, Coordinación de Acción Social (602)
2
Sede Regional del Caribe, Coordinación de Administración (608)
26
Sede Regional del Caribe, Coordinación de Docencia (611)
168
Sede Regional del Caribe, Coordinación de Investigación (614)
3
116
UNIDAD
FUNCIONARIOS
NOMBRADOS EN LA
UNIDAD
Apoyo Académico Institucional (117)
11
Archivo Universitario (503)
10
Centro Centroamericano de Población (337)
7
CENTRO D INV. EN COMUNICACION (837)
3
Centro de Evaluación Académica (188)
52
Centro de Informática (191)
78
Sede Regional del Caribe, Coordinación de Vida Estudiantil (605)
12
Sede Regional del Pacífico, Coordinación de Acción Social (622)
15
Sede Regional del Pacífico, Coordinación de Administración (624)
20
Sede Regional del Pacífico, Coordinación de Administración Superior (625)
Sede Regional del Pacífico, Coordinación de Docencia (620)
Sede Regional del Pacífico, Coordinación de Investigación (621)
3
121
6
Sede Regional del Pacífico, Coordinación de Vida Estudiantil (623)
8
Semanario Universidad (489)
33
Servicios de Apoyo, Vicerrectoría de Acción Social (352)
1
Servicios de Apoyo, Vicerrectoría de Docencia (355)
1
Servicios de Apoyo, Vicerrectoría de Investigación (357)
6
Servicios de Apoyo, Vicerrectoría de Vida Estudiantil (529)
3
Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información (179)
193
Sistema de Estudios de Posgrado (495)
635
Sistema Editorial de Difusión Científica de la Investigación (496)
71
Sistema Universitario de Televisión Canal 15 (536)
52
Teatro Universitario (501)
3
Trabajo Comunal Universitario (537)
10
Tribunal Electoral Universitario (513)
3
Unidad de Coordinación, Oficina de Servicios Generales (478)
33
Unidad de Extensión Cultural, Vicerrectoría de Acción Social (540)
20
Unidad de Extensión Docente, Vicerrectoría de Acción Social (539)
7
Unidad de Gestión y Transferencia del Conocimiento para la Innovación (340)
3
Vicerrectoría de Acción Social (516)
90
Vicerrectoría de Administración (519)
32
Vicerrectoría de Docencia (522)
33
Vicerrectoría de Investigación (525)
115
Vicerrectoría de Vida Estudiantil (528)
18
Fuente: Información suministrada por Recursos Humanos, UCR
117
8.2 Descripción de los grupos de proceso de la Gestión de Proyectos
# Grupo de Proceso
1 Inicio
2 Planificación
3 Ejecución
4 Control
5 Cierre
Descripción por el PMBOK (Project Management
Body of Knowledge) 2013 Edition
Autorización del proyecto o fase.
Definición y perfeccionamiento de los objetivos del
proyecto y selección de la mejor vía de acción para
lograrlos.
Coordinación de las personas y recursos para ejecutar
el plan.
Asegurarse de que los objetivos del proyecto se
cumplen mediante el seguimiento y la medición
continua del progreso para identificar las variaciones
que pueden ocurrir en el plan y así poder aplicar
medidas correctivas
Formalización de la aceptación
Fuente: Elaboración propia, enero 2014
Términos comunes
“planificación preliminar” “comenzando”.
“definición” ”desarrollo del plan”
”asentamiento de las bases”
“hacer que ocurra” “en proceso”
“coordinación”.
“seguimiento del proyecto”
“manteniendo la línea de acción”.
“aceptación del cliente”
“transición”
“cierre”
118
8.3 Plan de análisis
Objetivo
Unidad de
análisis
Variable o dimensión de
análisis
Indicador
Tipo
Fuente
Unidades capacitadas
Nominal
Entrevista
Narrativa
Diagnóstico aplicado
Nominal
Entrevista
Narrativa
Unidades migradas
Ordinal
Entrevista
Narrativa
Requisitos
Nominal
Registros
oficiales
Narrativa
Cantidad
Ordinal
Registros
oficiales
Narrativa
Monto
Ordinal
Registros
oficiales
Narrativa
Proceso de migración
Nominal
Encuesta,
observación y
participación
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Seguimiento
Nominal
Encuesta,
observación y
participación
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Expectativas de los usuarios
Nominal
Encuesta,
observación y
participación
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Proceso de migración
Nominal
Encuesta, uso
de narrativa
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Seguimiento
Nominal
Encuesta, uso
de narrativa
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Nominal
Encuesta, uso
de narrativa
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Capacitación actual
Centro de
Informática
Recurso Humano y su
conocimiento
Presupuesto
Identificar la situación actual
del proceso de migración y la
capacitación que está
desarrollando el CI y su
estrategia para alcanzar la
población que conforma la
Universidad.
Oficina de
Contraloría
Universitaria
Escuela de
Bibliotecología y
Ciencias de la
Información
Expectativas de los usuarios
Identificar los recursos
humanos, tecnológicos y
Recursos
Humanos
Capacidades técnicas
Experiencia, Perfil de
puestos y Currículum
Nominal
Técnica de análisis
Recursos
Exposición narrativa
Humanos, UCR
119
Objetivo
Unidad de
análisis
económicos, que deben
involucrarse en el proceso de
capacitación.
Recursos
tecnológicos
Recursos
Económicos
Variable o dimensión de
análisis
Indicador
Tipo
Capacidades profesionales
Experiencia, Perfil de
puestos y Currículum
Nominal
Recursos
Exposición narrativa
Humanos, UCR
Capacidades de enseñanza
Experiencia, Perfil de
puestos y Currículum
Nominal
Recursos
Exposición narrativa
Humanos, UCR
Software
Requerimientos de
software
Nominal
Personal del CI
Exposición narrativa
Hardware
Requerimientos de
hardware
Nominal
Personal del CI
Exposición narrativa
Presupuesto
Escala salarial
administrativa de la Oficina
de Recursos Humanos,
UCR
Ordinal
Recursos
Exposición narrativa
Humanos, UCR
Cantidad de personal
Población a alcanzar
Ordinal
Recursos
Exposición narrativa
Humanos, UCR
Ordinal
Encuesta
aplicada a los
funcionarios de
los casos de
estudio
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Ordinal
Encuesta
aplicada a los
funcionarios de
los casos de
estudio
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Ordinal
Encuesta
aplicada a los
funcionarios de
los casos de
estudio
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Ordinal
Encuesta
aplicada a los
funcionarios de
los casos de
estudio
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Análisis de casos. Análisis
Necesidades de
capacitación
Oficina de
Contraloría
Universitaria
Elegir casos de estudios en las
Unidades Administrativas y
determinar cuáles son las
necesidades de capacitación,
el conocimiento y la
aceptación que tienen los
usuarios del proceso de
migración.
Conocimiento
Aceptación
Necesidades de
capacitación
Escuela de
Bibliotecología y
Ciencias de la
Información
Diagnóstico
Diagnóstico
Diagnostico
Diagnóstico
Fuente
Conocimiento
Diagnóstico
Ordinal
Encuesta
aplicada a los
funcionarios de
los casos de
estudio
Aceptación
Diagnostico
Ordinal
Encuesta
Técnica de análisis
120
Objetivo
Unidad de
análisis
Gestión del tiempo
Elaborar la estrategia,
aplicando mejoras a lo
establecido por el CI, tanto en
el proceso general de la
migración como en su
programa de capacitación.
Variable o dimensión de
análisis
Indicador
Tipo
Fuente
Técnica de análisis
aplicada a los
funcionarios de
los casos de
estudio
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Definición de actividades
Lista de actividades
Nominal
Guía del
PMBOK, Juicio
de expertos
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa.
Establecimiento de
secuencia
Plantilla del cronograma
Nominal
Guía del
PMBOK, Juicio
de expertos
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa.
Tipo de actividades
Nominal
Guía del
PMBOK, Juicio
de expertos
Exposición narrativa.
Cantidad de personal
Ordinal
Guía del
PMBOK, Juicio
de expertos y
Director del
Proyecto
Exposición narrativa.
Tiempo
Intervalo
Juicio de
expertos y
Director del
Proyecto
Análisis
de
casos
exposición narrativa
y
Intervalo
Juicio de
expertos y
Director del
Proyecto
Análisis
de
casos
exposición narrativa
y
Estimación de recursos
Duración de las actividades
Desarrollo del cronograma
Tiempo
Requisitos
Nominal
Personal necesario
Gestión del
Recurso Humano
Código de
trabajo
Contrato
Costo del personal
Presupuesto
Oficina de
Recursos
Humanos,
Director del
Proyecto y Juicio Exposición narrativa.
de expertos
Ordinal
Oficina de
Recursos
Humanos,
Análisis
de
casos
Director del
exposición narrativa
Proyecto y Juicio
de expertos
y
121
Objetivo
Unidad de
análisis
Variable o dimensión de
análisis
Indicador
Tipo
Fuente
Técnica de análisis
Tiempo
Presupuesto
versus real
Oficina de
Recursos
Humanos,
Director del
Proyecto y Juicio
de expertos
Análisis de casos. Análisis
por
temas.
Exposición
narrativa y distribución de
frecuencias
Exposición narrativa
Exposición narrativa
Cronograma
Gestión del Costo
Estimar los costos
Determinar presupuesto
Estructura de desglose de
trabajo
Planificación del Recurso
Humano
Gestión de las
comunicaciones
Proponer un plan de
comunicación que incentive el
uso y promoción del SL en la
UCR.
Identificar a los interesados
Grupos de usuarios
Nominal
Juicio de
expertos y
Director del
proyecto
Planificar las
comunicaciones
Grupos de usuarios
Nominal
Juicio de
expertos
Distribuir la información
Grupos de usuarios
Nominal
Expectativas de los
interesados
Grupos de usuarios
Nominal
Informar el desempeño
Fuente: Elaboración propia, diciembre 2013
Grupos de usuarios
Nominal
Juicio de
expertos, correo
electrónico
Exposición narrativa
institucional y
página web
Encuesta
Exposición narrativa
Juicio de
expertos, página
web y correo
Exposición narrativa
electrónico,
institucional
122
8.4 Cronograma del TFG
123
124
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
125
EDT del Proyecto Final de Graduación
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
126
8.5 Detalle de migración en la OCU
Como primera etapa se instalaron en las máquinas de la oficina las herramientas
de ofimática, esta etapa se desarrolló a finales de setiembre de 2013 y tardó una semana.
El día de la capacitación, por alrededor de media hora, se impartió la charla de
sensibilización. En cuanto a la etapa 3, la capacitación, se empezó el martes 05 y hasta el
viernes 08 de noviembre de 2013, en esa semana se capacitó al primer grupo y, del
martes 12 al viernes 15 de noviembre del mismo año, al segundo grupo de uno de los
casos de estudio, la Contraloría Universitaria. La capacitación se desarrolló durante tres
horas por cuatro días, para un total de doce horas. El grupo se dividió en dos, porque los
laboratorios del CI tienen capacidad para veinte personas y también desde el punto de
vista del aprendizaje un grupo mayor no aprovecharía la inducción de la misma manera.
A pesar de que la Guía de Migración (2013) indica que se “debe solicitar
previamente a las personas participantes del taller traer una muestra de los documentos
que utilizan en su trabajo cotidiano, para que puedan ser usados durante las prácticas
(SIC)” (p. 8), a la OCU no le hicieron esta solicitud, por lo tanto, se trabajó con ejemplos
que suministró el instructor. Al utilizar las plantillas y los documentos propios de la Unidad
capacitada se enriquece el proceso, porque los participantes se identifican con el material
utilizado y aprenden practicando con lo que les concierne.
La capacitación fue impartida por el señor Rolando Herrera, profesional contrato
por el CI para estos fines, el señor Herrera primero dio la charla de sensibilización por
alrededor de treinta minutos, en la que se explica, los motivos del cambio y las ventajas
del cambio para la Institución. Luego, durante el resto del primer día y todo el segundo
día, se explicaron las ventajas de utilizar la herramienta Writter, así como la ubicación de
los íconos con mayor frecuencia de uso. El jueves, tercer día de capacitación, se
expusieron las ventajas y la forma de uso de Calc y por último, el viernes los participantes
utilizaron Impress, con esto se abarcan las herramientas básicas de ofimática y las de
mayor frecuencia de uso.
127
Durante la exposición del instructor se aclararon las dudas de los participantes, y
ellos pudieron realizar prácticas para observar cómo funciona cada una de las
herramientas.
Aunque la guía indica que el diagnóstico debe ser la segunda etapa, en el caso de
la OCU fue aplicado posterior a la capacitación. La importancia de aplicarlo luego de la
charla de sensibilización es porque con la tabulación e interpretación de los resultados se
puede planificar una inducción más acorde con las necesidades del grupo y obviar los
puntos que no son de interés o bien que ya están superados, porque el conocimiento ya
existe.
Lo sucedido en la Contraloría es un ejemplo de la importancia de canalizar el
esfuerzo en función de las necesidades del grupo, porque en la mayoría de los casos,
durante la capacitación, los funcionarios estaban utilizando su tiempo en otras actividades,
pues las herramientas que se estaban explicando ya eran conocidas. De manera que, por
ejemplo, en lugar de invertir tanto tiempo en el procesador de palabras, se hubieran
explotado más las ventajas de la hoja de cálculo, así como las novedades de Calc con
respecto de Excel, así como profundizar más en la herramienta para presentaciones. En
el análisis de los resultados se ejemplificarán estas observaciones, para demostrar la
importancia del diagnóstico previo a la planificación de los temas a tratar en una
inducción.
128
8.6 Cuestionario para verificar las necesidades de capacitación y medir las actitudes ante el cambio
Universidad Estatal a Distancia
Sistema de Estudios de Posgrado
Maestría en Administración de Negocios
Entrevista para Trabajo Final de Graduación
Programa de capacitación en el proceso de migración al Software Libre en la UCR
Cuestionario Nº 1
1 - Género
a - Femenino
b - Masculino
(
(
2 - Rango de edad
a - e 17 a 25 años
b - De 26 a 35 años
c - De 36 a 50 años
d - Más de 50
)
)
(
(
(
(
)
)
)
)
3 - ¿Con qué frecuencia utilizada las siguientes herramientas? Utilizar la escala que se presenta a continuación.
Siempre
(Todos los
días)
a - Word
b - Publisher
c - Excel
d - Outlook professional
e - Lector de PDF´s
f - Power point
g - Visio
h - Access
i -Internet Explorer
Con frecuencia
(Dos o tres veces
por semana)
De vez en cuando
(Una vez a la
semana)
Casi nunca
(Una vez al
mes)
Nunca (nunca lo
he usado)
Total
129
4 - ¿Qué tipo de herramientas debe usar para desempeñar su trabajo en la UCR? (puede marcar varias opciones)
a - Word
(
)
e - Lector de PDF´s
(
)
b - Publisher
(
)
f - Power point
(
)
c - Excel
(
)
g - Visio
(
)
d - Outlook professional
(
)
h - Access
(
)
5 - ¿Cómo aprendió a utilizar estas herramientas? (puede marcar varias opciones)
a - Solo (practicando)
(
)
e - Con un compañero (a) o amigo (a)
(
b - Consultando en Internet
(
)
f - La oficina destinó recursos para capacitarlo (Inducción) (
)
)
c - En una academia
(
)
(
)
d - En un curso en línea
(
)
(
(
(
(
)
)
)
)
g - Otro (especifique)
i -Internet Explorer (
)
i -Internet Explorer (
j - NS/NR
(
k - Ninguno
(
)
)
)
6 - Considera que el aprendizaje de las herramientas de ofimática es:
a - Muy complejo
(
)
b - Medianamente complejo
(
)
c - Complejo
(
)
d - Poco complejo
(
)
e - Nada complejo
(
)
7 - ¿Cuál programa de las herramientas de ofimática se le dificultó más aprender a utilizar?
a - Word
b - Publisher
c - Excel
d - Outlook professional
(
(
(
(
)
)
)
)
e - Lector de PDF´s
f - Power point
g - Visio
h - Access
8 - ¿Cuáles fueron los motivos que usted considera le dificultaron el proceso de aprendizaje de las herramientas de ofimática?
130
9 - ¿Conoce algo del proceso de migración al software libre para las herramientas de ofimática de la UCR?
Si la respuesta es negativa pase a la pregunta 12
a - Si
(
)
b - No
(
)
10 - ¿Cómo se enteró del proceso de migración al Software Libre?
11 - ¿Conoce usted alguna (s) medida (s) que se hayan adoptado en su oficina con respecto al proceso de migración de la UCR?
a - Si
(
)
¿Cuáles?
b - No
(
)
12 - Marque con una X si ¿Conoce equivalentes en Software Libre de alguna de las siguientes herramientas?
(puede marcar varias opciones)
a - Word
(
)
e - Lector de PDF´s
(
b - Publisher
(
)
f - Power point
(
c - Excel
(
)
g - Visio
(
d - Outlook professional
(
)
h - Access
(
)
)
)
)
13 - Marque con una X si ¿Conoce alguna de las siguientes herramientas del Software Libre. (puede marcar varias opciones)
a - Calc (Hoja de cálculo)
(
)
d - Base (Bases de datos)
b - Writer (Procesador de palabras)
(
)
e - Math (Ecuaciones y fórmulas)
c - Impress (Presentaciones)
(
)
f - Thunderbird (Correo electrónico)
d - Draw (Visio)
(
)
g - Firefox (Navegador)
Si su respuesta es negativa pasar a pregunta 15
14 - ¿Cuál (es) de las siguientes herramientas ha utilizado y cuál es su nivel de conocimiento? (puede marcar varias opciones)
Principiante Intermedio
Avanzado
a - Calc
(
)
(
)
(
)
b - Write
(
)
(
)
(
)
i -Internet Explorer (
(
(
(
(
)
)
)
)
)
131
c - Impress
d - Draw
e - Base
f - Math
g - Thunderbird
h - Firefox
(
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
)
(
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
)
(
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
)
15 - ¿Considera que este cambio va a afectar su trabajo de manera positiva?
a - Si
(
)
¿Por qué?
b - No
(
)
16 - ¿Considera que este cambio va a afectar su trabajo de manera negativa?
a - Si
(
)
¿Por qué?
b - No
(
)
17 - En caso de que la UCR ofreciera un programa de capacitación en línea para las herramientas que se van a utilizar en el Software Libre,
¿Le gustaría participar en él?
a - Si
(
)
b - No
(
)
¿Por qué?
18 - ¿Cuál de los siguientes medios preferiría para recibir capacitaciones para el uso de herramientas informáticas?
a - En línea
(
)
b - Presencial
(
)
c - Me es indiferente
(
)
d - NS/NR
(
)
19 - Basado (a) en la información que conoce respecto a la migración hacia el Software Libre que está impulsando la Universidad.
¿Qué opina al respecto?
Muchas gracias por su participación
Fuente: Elaboración propia, diciembre 2013
132
8.7 Acta de Constitución del Proyecto
Acta de Constitución del Proyecto
Nombre del proyecto
Propuesta de la Estrategia de un Programa de Capacitación en el marco de la migración hacia el Software Libre
Fecha de inicio: 05 de agosto de 2013
Fecha de finalización: 24 de marzo de 2014
Áreas del conocimiento:
Procesos:
Alcance, costos, recursos humanos, comunicaciones y riesgos
Iniciación y Planificación
Proponer una estrategia para el desarrollo de un programa de capacitación y sensibilización en las Unidades Administrativas de la
Objetivo general:
Universidad de Costa Rica, basada en casos de estudio analizados en el marco del proceso de migración a Software Libre, de
manera que pueda ser adaptado y replicado en las demás Unidades Administrativas.
Identificar la situación actual del proceso de migración y la capacitación que está desarrollando el CI y su estrategia para alcanzar la
población que conforma la Universidad.
Identificar los recursos económicos, tecnológicos y humanos, que deben involucrarse en el proceso de capacitación.
Objetivos específicos:
Elegir casos de estudios en las Unidades Administrativas y determinar cuáles son las necesidades de capacitación, el conocimiento y
la aceptación que tienen los usuarios del proceso de migración.
Elaborar la estrategia, aplicando mejoras a lo establecido por el CI, tanto en el proceso general de la migración como en su
programa de capacitación.
Proponer un plan de comunicación que incentive el uso y promoción del SL en la UCR.
Justificación del proyecto
No existe una estrategia estructurada que le permita al CI lograr el objetivo de capacitar a todos los funcionarios de la UCR, debido a que hay muchos aspectos
adicionales a tomar en cuenta. El trabajo se enfocará en analizar cuál es la mejor forma de capacitar al personal administrativo y cuántos recursos humanos y
económicos se necesitan para hacerlo, basándose en el análisis del proceso de capacitación de casos de estudio seleccionados y se tomarán en cuenta los elementos
necesarios para que la estrategia pueda adaptarse y ser aplicada en otras Unidades Administrativas.
133
Enunciado del trabajo del proyecto
Los entregables del proyecto son:
- Documento con la situación actual
- Diagnóstico de las necesidades de capacitación de los usuarios de los casos de estudio
- Estrategia a desarrollar en el proceso de capacitación
- Gestión del alcance
- Gestión del Recurso Humano
- Gestión de los Costos
- Gestión de las comunicaciones
- Gestión del riesgo
Riegos del proyecto
1- De no cumplir con los objetivos por el presupuesto asignado.
2- Legales por el tipo de contrataciones profesionales y su relación con la UCR.
3- De no recibir la aceptación de los usuarios de la mejor forma, debido a problemas de comunicación
4- De fuga del personal especializado, debido a la modalidad de la contratación de los profesionales
Director del proyecto:
Patrocinador:
Licda. Sidney Chacón Mora
El Director del CI, el M.Sc. Alonso Castro Mattei
Realizado por: Sidney Chacón Mora
Firma:
Aprobado por: Agustín Gómez Meléndez
Firma:
Fuente: Elaboración propia, noviembre 2013
134
8.8 Cuestionario para aplicar en línea
Centro de Informática
Cuestionario para determinar grado de conocimiento en las herramientas de ofimática
Cuestionario Nº 1
1 - Género
a - Femenino
b - Masculino
(
(
2 - Rango de edad
a - e 17 a 25 años
b - De 26 a 35 años
c - De 36 a 50 años
d - Más de 50
)
)
(
(
(
(
)
)
)
)
3 - ¿Con qué frecuencia utiliza las siguientes herramientas? Utilizar la escala que se presenta a continuación.
Siempre
(Todos los
días)
Con frecuencia
(Dos o tres veces
por semana)
De vez en cuando
(Una vez a la
semana)
Casi nunca
(Una vez al
mes)
Nunca (nunca lo
he usado)
a - Word
b - Publisher
c - Excel
d - Outlook professional
e - Lector de PDF´s
f - Power point
g - Visio
h - Access
i -Internet Explorer
4 - ¿Cómo aprendió a utilizar estas herramientas? (puede marcar varias opciones)
a - Solo (practicando)
(
)
e - Con un compañero (a) o amigo (a)
(
b - Consultando en Internet
(
)
f - La oficina destinó recursos para capacitarlo (Inducción) (
c - En una academia
d- En un curso en línea
(
(
)
)
g - Otro (especifique)
(
)
)
)
Total
135
5 - Considera que el aprendizaje de las herramientas de ofimática es:
a - Muy complejo
(
)
b - Medianamente complejo
(
)
c - Complejo
(
)
d - Poco complejo
(
)
e - Nada complejo
(
)
6 - Marque con una X si ¿Conoce alguna de las siguientes herramientas del Software Libre. (puede marcar varias opciones)
a - Calc (Hoja de cálculo)
(
)
d - Base (Bases de datos)
(
)
e - Math (Ecuaciones y fórmulas)
b - Writer (Procesador de palabras)
c - Impress (Presentaciones)
(
)
f - Thunderbird (Correo electrónico)
d - Draw (Visio)
(
)
g - Firefox (Navegador)
7 - ¿De qué manera considera que este cambio va a afectar su trabajo?
a - Positivo
(
)
b - Negativo
(
)
Muchas gracias por su participación
Fuente: Elaboración propia, noviembre 2013
(
(
(
(
)
)
)
)
136
8.9 Prueba de evaluación en el proceso de capacitación
Centro de Informática
Cuestionario para evaluar el proceso de capacitación
Totalmente
De
de acuerdo acuerdo
Pregunta
Programa del curso
1- Cumplió sus expectativas
2- Su conocimiento en las herramientas de SL mejoró sustancialmente
3- Cumplió los objetivos planteados
4- Tuvo un ritmo y el tiempo adecuado
5- Las prácticas elaboradas estaban de acuerdo a los contenidos
6- Se siente capacitado para utilizar las herramientas de SL a partir de lo aprendido en el curso
Capacitador
7- La presentación personal y postura fue correcta
8- El trato hacia los participantes fue respetuoso
9- Mostró conocimiento y dominio del tema
10- Contestó lo que se le solicitaron los participantes
11- Dio el espacio para la participación a los participantes
12- Se adaptó a los contenidos del curso
13- Su tono de voz y lenguaje fue el adecuado
14- Logró motivar al grupo a mejorar su conocimiento
Instalaciones (Laboratorios)
12- Estaba en condiciones adecuadas, limpio, ordenado
13- Contó con las herramientas necesarias para la capacitación
13- Tenía la temperatura adecuada
Logística
14- La comunicación del curso fue dada a tiempo
15- La coordinación del curso fue adecuada
Muchas gracias por su participación
Fuente: Elaboración propia, noviembre 2013
Neutral
En
desacuerdo
Totalmente
en
NS/NR
desacuerdo
137
8.10 EDT del proyecto de capacitación
138
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
8.11 Diccionario de la EDT
Código
5
5.1
Componente
Responsable
Descripción
Planificación de la Capacitación
DP
Proceso que documenta las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y
coordinar todos los planes subsidiarios.
Proceso de iniciación del proyecto
DP
El proyecto inicia con la definición del Acta de Constitución y los involucrados o
interesados, esta es la base para continuar con las otras etapas del proyecto.
5.1.1
Acta de Constitución
DP
Consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o
una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y
expectativas de los interesados.
5.1.2
Identificación de los involucrados
CM
Se identifican a los interesados que pueden proporcionar información acerca de
los requisitos detallados del proyecto y del producto.
DP
Consiste en desarrollar un plan respecto a lo que se va a necesitar para el
proyecto en las distintas gestiones que lo afectan.
DP
Define y controla qué se incluye y qué no en el proyecto.
5.2
5.2.1
Planificación de proyecto
Gestión del alcance
5.2.1.1
Recopilar requisitos
CM
Consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de
cumplir con los objetivos del proyecto.
5.2.1.2
Acuerdos del CU
CU
Son las decisiones que toma el Consejo Universitario y que afectan el proyecto de
la capacitación en la migración al SL.
5.2.1.3
Definir el alcance
DP
Consiste en definir las características y funciones que definen un producto,
servicio o resultado.
5.2.1.4
Crear la EDT
CM
Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto
en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.
CM
Consiste en los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los
costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto.
5.2.2
Gestión de Costos
5.2.2.1
Estimación de costos y elaboración del presupuesto
CM
La estimación consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. El
presupuesto suma todos los costos estimados.
5.2.2.2
Controlar los costos
CM
Monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto y gestionar
cambios, en caso de ser necesario.
139
Código
5.2.3
Componente
Gestión del Recurso Humano
Responsable
Descripción
DP y CM
Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.
5.2.3.1
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
CM
En este proceso se identifican y documentan los roles y responsabilidades de un
proyecto.
5.2.3.2
Roles y Responsabilidades
CM
Son las actividades y el grado de responsabilidad que cada miembro del equipo
asume en el proyecto para poder identificar a quien acudir ante alguna
eventualidad y que cada quien sepa qué debe hacer.
CM
Son los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación
distribución de la información del proyecto sean los adecuados.
5.2.4
Gestión de las comunicaciones
5.2.4.1
Identificación de los interesados
CM
Determinación de los que están activamente involucrados en el proyecto
utilizando el Acta de Constitución y los factores ambientales de la Institución
5.2.4.2
Planificar las comunicaciones
CM
Determinación de las necesidades de los interesados y quién necesita qué
información, por medio del Acta de Constitución, factores ambientales, registro de
interesados y estrategia de la Gestión de los interesados
5.2.4.3
Distribuir la información
CM
Poner la información relevante a disposición de los interesados por medio del
Plan para la Dirección, Informes de desempeño, políticas y plantillas
5.2.4.4
Gestionar las expectativas de los interesados
CC
Trabajar en conjunto con los interesados para responder a sus necesidades e
inconvenientes usando como base el registro de interesados, la estrategia de
gestión de los interesados, registros de incidentes y el plan para la Dirección
5.2.4.5
Informar del desempeño
CM
Es la recopilación y análisis del avance del proyecto con respecto a lo planeado,
usando como base el plan para la Dirección, información y medición sobre el
desempeño, presupuesto, plantillas y políticas
CM y DP
Incluye los procesos que ayudan a aumentar la probabilidad y el impacto de
eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos
para el proyecto.
5.2.5
Gestión de riesgos
5.2.5.1
Planificación de la Gestión del Riesgo
CM
Define como realizar las actividades de la Gestión del Riesgo.
5.2.5.2
Identificar los riesgos
CM
Determinación de los riesgos y la documentación de sus características
5.2.5.3
Realizar un análisis cualitativo de los riesgos
CM
Priorizar los riesgos mediante la evaluación y combinación de la probabilidad de
ocurrencia e impacto de los mismos
5.2.5.4
Realizar un análisis cuantitativo de los riesgos
CM
Analizar el impacto numérico de los riesgos identificados sobre los objetivos del
proyecto
5.2.5.5
Planificar la respuesta a los riesgos
CM
Desarrollo de opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las
amenazas a los objetivos del proyecto
5.2.5.6
Monitorear y controlar los riesgos
CM
Implementación de planes de respuesta, monitoreo, evaluación de la eficacia de
los procesos e identificación de nuevos riesgos
140
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
141
8.12 Cronograma de la planeación de la capacitación
142
143
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
144
8.13 Formulario para el control de costos del proyecto
Nombre del proyecto: Programa de capacitación en herramientas de SL de la Universidad de Costa Rica
Mes
Nombre del personal contratado
Profesional en diseño gráfico (nombre del funcionario)
Profesional en Actividades de Capacitación (nombre del funcionario)
Personal de servicios de soporte técnico (nombre del funcionario)
Enero
Personal de servicios de soporte técnico (nombre del funcionario)
Profesional en Tecnologías de Información y Comunicaciones (nombre del funcionario)
Profesional en Tecnologías de Información y Comunicaciones (nombre del funcionario)
Total
Profesional en diseño gráfico (nombre del funcionario)
Profesional en Actividades de Capacitación (nombre del funcionario)
Personal de servicios de soporte técnico (nombre del funcionario)
Febrero Personal de servicios de soporte técnico (nombre del funcionario)
Profesional en Tecnologías de Información y Comunicaciones (nombre del funcionario)
Profesional en Tecnologías de Información y Comunicaciones (nombre del funcionario)
Total
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
Presupuesto
Costo real
Partida
presupuestaria
145
8.14 Roles y responsabilidades
Código de Roles y Responsabilidades
Rol
Código
Consejo Universitario (Patrocinador)
CU
Director del CI (Director del Proyecto)
DP
Coordinador de la Migración (Área de Gestión del Usuario)
CM
Capacitadores
CP
Soporte técnico
ST
Diseño gráfico
DG
Colaborador de capacitaciones
CC
RID's
RI
Director de la Unidad a migrar
DU
Consejo Asesor de la Unidad a migrar
CA
Usuarios
US
Responsabilidad
Código
Responsable
RE
Participa
PA
Aprueba
AP
Fuente: Elaboración propia, marzo 2014
146
Roles y responsabilidades
Código
5.1
Tareas por realizar
Acta de Constitución
5.1.2
Identificación de los involucrados
5.2.1
Recopilar requisitos
Acuerdos del CU
5.2.1.3
5.2.1.4
PA
PA
AP
RE
PA
CC
RI
US
DU
CA
PA
PA
PA
PA
PA
AP
PA
PA
PA
AP
PA
RE
PA
PA
PA
Definir el alcance
AP
RE
PA
PA
PA
PA
Crear la EDT
AP
RE
PA
PA
PA
PA
AP
Gestión de Costos
Estimación de costos y elaboración del presupuesto
Controlar los costos
5.2.4
RE
DG
AP
5.2.2.2
5.2.3.2
AP
ST
RE
5.2.2.1
5.2.3.1
CP
Gestión del alcance
5.2.1.2
5.2.3
CM
Planificación de proyecto
5.2.1.1
5.2.2
DP
Proceso de iniciación del proyecto
5.1.1
5.2
CU
AP
RE
RE
PA
AP
RE
PA
PA
PA
PA
RE
RE
AP
RE
PA
PA
PA
PA
PA
PA
Gestión del Recurso Humano
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
AP
Roles y Responsabilidades
PA
Gestión de las comunicaciones
5.2.4.1
Identificación de los interesados
AP
RE
PA
PA
5.2.4.2
Planificar las comunicaciones
AP
RE
RE
PA
PA
PA
PA
PA
AP
PA
5.2.4.3
Distribuir la información
AP
RE
RE
PA
RE
RE
RE
PA
AP
PA
5.2.4.4
Gestionar las expectativas de los interesados
AP
RE
RE
PA
RE
RE
PA
PA
PA
PA
Informar del desempeño
AP
AP
RE
PA
PA
RE
RE
PA
AP
PA
5.2.4.5
5.2.5
Gestión de riesgos
5.2.5.1
Planificación de la Gestión del Riesgo
AP
RE
PA
PA
PA
PA
PA
5.2.5.2
Identificar los riesgos
AP
RE
PA
PA
PA
PA
PA
5.2.5.3
Realizar un análisis cualitativo de los riesgos
AP
RE
PA
PA
PA
PA
PA
5.2.5.4
Realizar un análisis cuantitativo de los riesgos
AP
RE
PA
PA
PA
PA
PA
5.2.5.5
Planificar la respuesta a los riesgos
AP
RE
AP
RE
PA
PA
PA
5.2.5.6
Monitorear y controlar los riesgos
AP
RE
PA
PA
PA
PA
PA
Fuente: Elaboración propia, marzo 2014
AP
147
8.15 Matriz de metodología de la Gestión de Comunicaciones
Metodología de la Gestión de Comunicaciones del Proyecto
Proceso
Descripción y entradas
Herramientas
Identificar a los interesados
Determinación de los que
están
activamente
involucrados en el proyecto
utilizando
el
Acta
de
Constitución y los factores
ambientales de la Institución
Análisis de los interesados,
juicio de expertos
Salidas
Fuentes de Información del
TFG
Registro de los interesados y
Sustentante, equipo de trabajo
Estrategia de la Gestión de los
del proyecto y tutor
interesados
Determinación
de
las
necesidades
de
los
interesados y quién necesita
Análisis de requisitos,
qué información, por medio del tecnología de comunicaciones,
Planificar las comunicaciones
Acta de Constitución, factores
modelos y métodos de
ambientales,
registro
de
comunicación.
interesados y estrategia de la
Gestión de los interesados
Plan de Gestión de la
Comunicación
Sustentante, equipo de trabajo
del proyecto y tutor
Poner la información relevante
a
disposición
de
los
interesados por medio del Plan
para la Dirección, Informes de
desempeño,
políticas
y
plantillas
Métodos de comunicación,
herramientas para la
distribución de la información
Información a los interesados,
notificaciones, presentaciones
del avance del proyecto,
registros
del
proyecto,
retroalimentación
de
los
interesados y documentación
sobre lecciones aprendidas
Sustentante y tutor
Trabajar en conjunto con los
interesados para responder a
sus
necesidades
e
inconvenientes usando como
Gestionar las expectativas de
base
el
registro
de
los interesados
interesados, la estrategia de
gestión de los interesados,
registros de incidentes y el
plan para la Dirección
Métodos de comunicación,
habilidades interpersonales y
habilidades de gestión
Actualizar los documentos del
proyecto
Sustentante y tutor
Distribuir la información
148
Metodología de la Gestión de Comunicaciones del Proyecto
Proceso
Informar del desempeño
Descripción y entradas
Herramientas
Es la recopilación y análisis del
avance del proyecto con
respecto a lo planeado,
Análisis de variación, métodos
usando como base el plan
de proyección y comunicación,
para la Dirección, información
sistemas de información
y
medición
sobre
el
desempeño,
presupuesto,
plantillas y políticas
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
Salidas
Fuentes de Información del
TFG
Informes
de
desempeño,
actualización
de
los
documentos del proyecto y
solicitudes de cambio
Sustentante y tutor
149
8.16 Matriz de planificación de las comunicaciones
Interesado
Información
Rol
Factores ambientales
Los avances del proyecto,
Consejo
aprobación
del
Universitario (CU)
presupuesto anual.
DP
Canales de comunicación, cultura de
organización y procesos, ruidos en
comunicación.
Los avances del proyecto,
desempeño de personal
contratado
retroalimentación de los
usuarios, cronogramas.
CM
Interés Poder
la
la
Alto
Alto
El personal contratado, sus habilidades,
administración del personal, condiciones del
mercado, sistemas de información y canales de
comunicación.
Alto
Alto
El personal contratado, sus habilidades,
administración del personal, condiciones del
mercado, sistemas de información y canales de
comunicación.
Alto
Alto
Presupuesto,
personal
contratado,
sus
habilidades,
canales
de
comunicación,
administración del personal, sistemas de
información.
Bajo
Bajo
Unidades a capacitar,
avances de los procesos
Personal contratado, administración del
de
instalación
de
Profesional en
CM DP, personal, canales de comunicación, ruidos en
herramientas, charlas de
Actividades de
RD, US, la comunicación, presupuesto, condiciones del
sensibilización, aplicación
Capacitación (CC)
CP, ST mercado, motivación de los usuarios, sistemas
de la prueba en línea.
de información.
Cronogramas, horario de
laboratorio del CI.
Bajo
Bajo
Bajo
Bajo
Canales de comunicación, presupuesto,
habilidades
del
personal
contratado,
administración del personal, condiciones del
mercado, sistemas de información.
Bajo
Bajo
RID's (RI)
Cronogramas, dudas de
los usuarios, la solución
de incidentes (cuando
aplique), acuerdos del CU,
acuerdos del CA, charlas CC, CA, Canales de comunicación, motivación de los
de capacitación para dar DU, US usuarios, sistemas de información.
soporte a los usuarios,
fechas de instalación y
desinstalación
de
las
herramientas.
Alto
Bajo
Usuarios (US)
Acuerdos del CU, avances
del proyecto, capacitación,
charla de sensibilización, CU, DU, Motivación, ruidos de la comunicación, canales
mejoras,
fechas
de
CC
de comunicación.
instalación y desintalación
de las herramientas.
Alto
Bajo
Director del CI
(DP)
Los avances del proyecto,
desempeño de personal
CC, DG,
Coordinador de la contratado
DP, ST y
Migración (CM) retroalimentación de los
CP
usuarios. Requerimientos
del CU y DP.
Profesional en
diseño gráfico
(DG)
Personal de
servicios de
soporte técnico
(ST)
Profesional en
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
(CP)
Requerimientos
desarrollar diseños.
para
Incidentes
CM y
CP
Canales de comunicación, presupuesto,
RD, US,
habilidades
del
personal
contratado,
CP, CM,
administración del personal, condiciones del
DP
mercado, sistemas de información.
Cronogramas
(de
capacitaciones
y
de
DP, CM,
charlas
de
CC
sensibilización), acuerdos
del CU, decisiones del DP.
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
150
8.17 Matriz de distribución de las comunicaciones
Interesado
Información
Rol
Distribución
Interés Poder
Los avances del proyecto,
Consejo
aprobación
del
Universitario (CU)
presupuesto anual.
DP
Informes y presentaciones en Impress
Alto
Alto
Los avances del proyecto,
desempeño de personal
contratado
retroalimentación de los
usuarios, cronogramas.
CM
Presentaciones por medio de Impress, que se
expongan presencial o enviadas por correo, Alto
informes del proyecto
Alto
Los avances del proyecto,
desempeño de personal
CC, DG,
contratado
Informes del proyecto (formal e informal),
Líder técnico (LT)
DP, ST y
Alto
retroalimentación de los
presentaciones, registros.
CP
usuarios. Requerimientos
del CU y DP.
Alto
Director del CI
(DP)
Profesional en
diseño gráfico
(DG)
Requerimientos
desarrollar diseños.
para
CM y
CP
Informes y registros.
Bajo
Bajo
Bajo
Bajo
Bajo
Bajo
Bajo
Bajo
Cronogramas, dudas de
los usuarios, la solución
Notificaciones, presentaciones por medio de
de incidentes (cuando
Impress, que se expongan presencial (charla
aplique), acuerdos del CU,
de sensibilización) o enviadas por correo y
acuerdos del CA, charlas CC, CA,
registros del proyecto. Se puede utilizar el Alto
de capacitación para dar DU, US
correo electrónico institucional, charlas con el
soporte a los usuarios,
CC, CP, los medios de comunicación
fechas de instalación y
universitarios (periódico, televisión, radio).
desinstalación
de
las
herramientas.
Bajo
Notificaciones, presentaciones por medio de
Impress y registros del proyecto, se puede
utilizar la página web, el correo electrónico
institucional, boletines, reuniones con el DU, el
RI o CP, los medios de comunicación
CU, DU,
universitarios (periódico, televisión, radio). En Alto
CC
el caso de los usuarios nuevos, debe realizarse
una alianza con Recursos Humanos para
incorporar en el proceso de inducción a la
Universidad,
la
capacitación
en
las
herramientas de ofimática.
Bajo
Unidades a capacitar,
avances de los procesos
de
instalación
de
Profesional en
herramientas,
de
las CM, DP,
Actividades de
charlas de sensibilización, RD, US, Informes, notificaciones, registros
Capacitación (CC) aplicación de la prueba en CP, ST
línea.
Cronogramas,
horario de laboratorio del
CI.
Personal de
servicios de
soporte técnico
(ST)
Profesional en
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
(CP)
RID's (RI)
Usuarios (US)
Incidentes
RD, US,
CP, CM, Notificaciones, registros e informes
DP
Cronogramas
(de
capacitaciones
y
de
DP, CM,
charlas
de
Informes y presentaciones en Impress
CC
sensibilización), acuerdos
del CU, decisiones del DP.
Acuerdos del CU, avances
del proyecto, capacitación,
charla de sensibilización,
mejoras,
fechas
de
instalación
y
desinstalación
de
las
herramientas.
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
151
Explicación de la distribución según el PMBOK:
Notificaciones a los interesados: información que puede suministrarse sobre incidentes resueltos,
cambios aprobados y estado general del proyecto.
Informes del proyecto: formales e informales, describen el estado del proyecto e incluyen las
lecciones aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del proyecto y las salidas de
otras áreas de conocimiento
Presentaciones del proyecto: El equipo del proyecto suministra información formal o informalmente
a todos los interesados en el proyecto. La información y el método de presentación deben ser
relevantes respecto de las necesidades de la audiencia.
Registros del proyecto: Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos,
actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto. Esta información debería, en la
medida en que sea posible y apropiado, mantenerse de manera organizada. Los miembros del equipo
del proyecto también pueden mantener registros en un diario o registro del proyecto, que puede ser
de papel o electrónico.
Retroalimentación de los interesados: La información que se recibe de los interesados, relativa a
las operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse para modificar o mejorar el desempeño
futuro del proyecto.
Documentación sobre lecciones aprendidas: Documentación que incluye las causas de los
incidentes, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones
aprendidas sobre la distribución de la información. Las lecciones aprendidas se documentan y
distribuyen a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica tanto del proyecto como de
la organización ejecutante.
152
8.18 Metodología de la Gestión de Riesgos del Proyecto
Metodología de la Gestión de Riesgos del Proyecto
Herramientas
Fuentes de Información
Fuentes de Información del
TFG
Planificación de la Gestión de Confección del Plan de gestión
Riesgos
de riesgos
Reuniones de planificación y
Análisis
Director del Centro de
Informática como Director del
Proyecto, Coordinador del
Equipo del Proyecto y equipo
experto
Sustentante, equipo de trabajo
y Tutor
Identificación de los Riesgos
Determinación de los riesgos y
la documentación de sus
características
Revisión de documentación,
Tormentas de ideas y Análisis
de listas de control
Director del Centro de
Informática como Director del
Proyecto, Coordinador del
Equipo del Proyecto
Sustentante, reuniones con
equipo del proyecto, Tutor
Análisis Cualitativo de Riesgos
Priorizar los riesgos mediante
la evaluación y combinación
de la probabilidad de
ocurrencia e impacto de los
mismos
Matriz de probabilidad e
impacto, Código de Trabajo.
Manual descriptivos de Clases
y Grupos
Director del Centro de
Informática como Director del
Proyecto, Coordinador del
Equipo del Proyecto
Sustentante y tutor, Recursos
Humanos
Análisis Cuantitativo de
Riesgos
Analizar el impacto numérico
de los riesgos identificados
sobre los objetivos del
proyecto
Distribuciones de
probabilidades y Juicio de
Expertos
Director del Centro de
Informática como Director del
Proyecto, Coordinador del
Equipo del Proyecto
Sustentante y tutor, Recursos
Humanos
Respuesta a los Riesgos
Desarrollo de opciones y
acciones para mejorar las
oportunidades y reducir las
amenazas a los objetivos del
proyecto
Estrategias para riesgos
(Evitar, transferir, mitigar y
aceptar)
Director del Centro de
Informática como Director del
Proyecto, Coordinador del
Equipo del Proyecto
Sustentante y tutor, Recursos
Humanos
Director del Centro de
Informática como Director del
Proyecto, Coordinador del
Equipo del Proyecto
Sustentante y tutor, Recursos
Humanos
Proceso
Monitoreo y control de los
Riesgos
Descripción
Implementación de planes de
respuesta, monitoreo,
Auditorías de los riesgos y
evaluación de la eficacia de los Reuniones sobre el estado del
procesos e identificación de
proyecto
nuevos riesgos
Fuente: Elaboración propia, abril 2014
153
8.19 Valoración del impacto de la probabilidad del riesgo
Valuación de la ponderación del riesgo del proyecto
Probabilidad
Valor
Impacto
Valor
Muy improbable
0,10
Muy bajo
1
Relativamente probable
0,30
Bajo
2
Probable
0,50
Moderado
3
Muy Probable
0,70
Alto
4
Casi certero
0,90
Muy alto
5
Fuente: Elaboración propia, marzo 2014
Cálculo de la probabilidad de impacto
Tipo de riesgo
Probabilidad de Impacto
Muy bajo
menor a
0,1
Bajo
menor a
0,6
Moderado
menor a
1,5
Alto
menor a
2,8
Muy alto
mayor
2,8
Fuente: Elaboración propia, marzo 2014
154
8.20 Matriz de los Riesgos del Proyecto
Matriz de los Riesgos del Proyecto
Código del
Riesgo
GR-1
GR-2
GR-3
GR-4
Descripción del
riesgo
Causa
No se efectúe un
La capacitación no adecuado cálculo
se complete en un
de los recursos
tiempo razonable necesarios o el CU
con el presupuesto
no apruebe el
asignado
presupuesto
solicitado
Efecto
Un atraso en el
proceso de
migración de la
Universidad,
porque la
capacitación va de
la mano con la
migración
Entregables
afectados
Todas las
Unidades
capacitadas
Problemas de
comunicación
De la fuga del
Por no contratar al
personal
personal bajo la
especializado, por
modalidad de
una mejor oferta en
funcionarios y
otra entidad y que
mantenerlos por
la modalidad de
servicios
contrato sea más
profesionales
favorable para el
Estimación
de Impacto
Probabilidad
de Impacto
Alcance
2
0,3
Tiempo
3
0,9
Rec Humano
2
0,3
Costo
3
0,3
Alcance
1
0,5
Tiempo
2
0,5
Rec Humano
3
0,5
Costo
4
0,5
Alcance
1
0,1
Tiempo
2
0,1
Costo
2
0,1
Comunicaciones
3
0,1
Alcance
1
0,1
Tiempo
2
0,1
Rec Humano
3
0,1
Estimación
de
probabilidad
Tipo de
Riesgo
4,8
Alto
5
Alto
0,8
Muy bajo
0,6
Muy bajo
Comunicaciones
Cursos
desarrollados. Que
Pagos en
las personas que
No se tomaran las
indemnización
tienen el
precauciones del
Legales por el tipo
porque los actuales conocimiento no
caso, en cuanto a
de contrataciones
profesionales
puedan seguir
la legalidad de
profesionales y su
pueden solicitar
siendo los
mantener personas
relación con la
estos derechos
capacitadores.
contratadas por
UCR.
legales. Atrasos en Herramientas de
servicios
los procesos de
capacitación.
profesionales.
capacitación.
Diseños
pendientes de
desarrollar
Falta de
aceptación de los
usuarios del
proceso
Área afectada
Se alargue el
proceso, porque
los usuarios no
desean cambiar y
sigan justificando
el uso de
herramientas
privativas
Listas de Unidades
capacitadas
Atrasos en los
procesos de
capacitación
mientras se
contrata nuevo
personal
Unidades
capacitadas.
Desarrollo de
diseño gráfico.
Promoción del
proceso de la
migración.
Comunicaciones
Rec Humano
Costo
Comunicaciones
155
Matriz de los Riesgos del Proyecto
Código del
Riesgo
Descripción del
riesgo
Causa
Efecto
Entregables
afectados
Área afectada
Estimación
de Impacto
Probabilidad
de Impacto
Alcance
1
0,1
Tiempo
3
0,1
Estimación
de
probabilidad
Tipo de
Riesgo
0,9
Bajo
personal
GR-5
Atrasos en los
procesos de inicio
del uso de las
herramientas
La migración de
Existen
porque las
datos no se puede
aplicaciones que
Unidades deben
ejecutar por
están ligadas
desarrollar
incompatibilidad
directamente a
aplicaciones que
software privativo y
con otras
les permitan utilizar
herramientas de la no funcionan con
las de SL y el
Unidad
otras herramientas
conocimiento e
interés pueden
perderse en el
tiempo
Fuente: Elaboración propia, marzo 2014
Avances de
Unidades
totalmente
migradas
Rec Humano
Costo
3
0,1
Comunicaciones
2
0,1
156
8.21 Planificar la respuesta a los riesgos
Código del riesgo
Descripción del
riesgo
Estimación de la
probabilidad
Tipo de riesgo
Estrategia
GR-1
La capacitación no se
complete
en
un
tiempo razonable con
el
presupuesto
asignado
4.8
Alto
Transferir
GR-2
Legales por el tipo de
contrataciones
profesionales y su
relación con la UCR.
5
Alto
Evitar
GR-3
Falta de aceptación
de los usuarios del
proceso
0.8
Muy bajo
Mitigar
GR-4
De la fuga del
personal
especializado,
por
una mejor oferta en
otra entidad y que la
modalidad
de
contrato sea más
favorable para el
personal
0.6
Muy bajo
Evitar
GR-5
La
migración
de
datos no se puede
ejecutar
por
incompatibilidad con
otras herramientas de
la Unidad
0.9
Bajo
Mitigar
Fuente: Elaboración propia, marzo 2014
Basado en el PMBOK, capítulo de Gestión de Riesgos, la estrategia se explica a continuación:
Evitar: evitar el riesgo implica cambiar el plan para la dirección del proyecto, a fin de eliminar
por completo la amenaza. El director del proyecto también puede aislar los objetivos del
proyecto del impacto de los riesgos o cambiar el objetivo que se encuentra amenazado.
Ejemplos de lo anterior son la ampliación del cronograma, el cambio de estrategia o la reducción
del alcance. La estrategia de evasión más drástica consiste en anular por completo el proyecto.
Algunos riesgos que surgen en etapas tempranas del proyecto pueden ser evitados aclarando
los requisitos, obteniendo información, mejorando la comunicación o adquiriendo experiencia.
Transferir: Transferir el riesgo requiere trasladar a un tercero todo o parte del impacto negativo
de una amenaza, junto con la propiedad de la respuesta. La transferencia de un riesgo
157
simplemente confiere a una tercera persona la responsabilidad de su gestión; no lo elimina. La
transferencia de la responsabilidad de un riesgo es más efectiva cuando se trata dela exposición
a riesgos financieros. Transferir el riesgo casi siempre implica el pago de una prima de riesgo a
la parte que asume el riesgo. Las herramientas de transferencia pueden ser bastante diversas e
incluyen, entre otras, el uso de seguros, garantías de cumplimiento, fianzas, certificados de
garantía, etc. Pueden emplearse contratos para transferir a un tercero la responsabilidad de
riesgos específicos. Por ejemplo, cuando un comprador dispone de capacidades que el
vendedor no posee, puede ser prudente transferir contractualmente al comprador parte del
trabajo junto con sus riesgos correspondientes. En muchos casos, el uso de un contrato de
margen sobre el costo puede transferir el costo del riesgo al comprador, mientras que un
contrato de precio fijo puede transferir el riesgo al vendedor.
Mitigar: Mitigar el riesgo implica reducir a un umbral aceptable la probabilidad y/o el impacto de
un evento adverso. Adoptar acciones tempranas para reducir la probabilidad de ocurrencia de
un riesgo y/o su impacto sobre el proyecto, a menudo es más efectivo que tratar de reparar el
daño después de ocurrido el riesgo. Ejemplos de acciones tendientes a mitigar un riesgo son
adoptar procesos menos complejos, efectuar más pruebas o seleccionar un proveedor más
estable. Por ejemplo, la mitigación puede requerir la creación de un prototipo para reducir el
riesgo de pasar de un modelo a escala de un proceso o producto a uno de tamaño real. Cuando
no es posible reducir la probabilidad, una respuesta de mitigación puede abordar el impacto del
riesgo, dirigiéndose a los vínculos que determinan su severidad. Por ejemplo, diseñar
redundancia en un sistema puede permitir reducir el impacto causado por un fallo del
componente original.
Aceptar: Esta estrategia se adopta debido a que rara vez es posible eliminar todas las
amenazas de un proyecto. Esta estrategia indica que el equipo del proyecto ha decidido no
cambiar el plan para la dirección del proyecto para hacer frente a un riesgo, o no ha podido
identificar ninguna otra estrategia de respuesta adecuada. Esta estrategia puede ser pasiva o
activa. La aceptación pasiva no requiere ninguna acción, excepto documentar la estrategia,
dejando que el equipo del proyecto aborde los riesgos conforme se presentan. La estrategia de
aceptación activa más común consiste.
158
9 ANEXOS
9.1 Diagnóstico de uso de ofimática libre en el CI (por persona)
Esta entrevista tiene por objetivo, identificar los usos de aplicaciones para el trabajo de oficina, con el fin de facilitar el diseño de espacios
de capacitación y de recursos para el soporte y acompañamiento durante el proceso de migración a Ofimática Libre de las Unidades
Académicas de la Universidad de Costa Rica.
Los datos recopilados serán utilizados UNICAMENTE para dar un acompañamiento de forma personal.
1. Nombre de la persona funcionaria:
2. Cargo o puesto que ocupa:
3. Indique brevemente las tareas que ustedes realiza:
4. Indique la frecuencia con la cual usa cada una de las siguientes aplicaciones para el trabajo de oficina:
Nunca
Nunca lo ha usado
Procesador de texto
Hoja de calculo
Presentaciones
Dibujos y diagramas
Administrador de correo electrónico.
Navegador de Internet
Casi nunca
Ocasionalmente
cuando se requiere
De vez en cuando
1 vez a la semana
Con frecuencia
3 a 4 veces a la
semana
Siempre
Todos los días
159
7. Indique su nivel de conocimiento sobre el uso de cada una de las siguientes aplicaciones:
Básico
Intermedio
Avanzado
NS / NR
Procesador de texto
Hoja de cálculo
Presentaciones
Dibujos y diagramas
Administrador de correo electrónico.
Navegador de Internet
8. Indique sí ha usado alguna de las siguientes aplicaciones de Software Libre y con qué frecuencia:
Nunca
Nunca lo ha usado
Firefox
Thunderbird
LibreOffice
OpenOffice
Casi nunca
Ocasionalmente
cuando se requiere
De vez en cuando
1 vez a la semana
Con frecuencia
3 a 4 veces a la
semana
Siempre
Todos los días
160
Utiliza formularios de otras instancias universitarias Sí ___ No ___ (sí su es respuesta en NO, saltar a la pregunta N. 12)
9. Si su respuesta anterior fue sí. ¿Ha tenido problemas al usarlos con alguna aplicación de Software Libre?. Sí ___ No ___
¿Cuáles?
a. _____________________________
b. _____________________________
c. _____________________________
10. Indique por favor los formularios en los que desea apoyo para que puedan ser usados correctamente con Software Libre
a. _____________________________
b. _____________________________
c. _____________________________
11. Indique su grado de acuerdo con las siguientes acciones tomadas por la Universidad de Costa Rica:
En desacuerdo
Poco de acuerdo
De acuerdo
Muy de acuerdo
No tiene una
opinión al respecto
Declaratoria de Interés institucional del Software
Libre emitida por el Consejo Universitario
Iniciar un proceso de migración a programas de
oficina de Software Libre
Migración a Software Libre de la Universidad de
Costa Rica
12. Explique su respuesta (con especial referencia a la afirmación “Iniciar un proceso de migración a programas de oficina de Software
Libre”:
____________________________________________________________________
Fuente: Centro de Informática
161
9.2 Cronograma de actividades migración a Ofimática Libre
Nombre de la Unidad de Académica o administrativa
Plantilla Cronograma de actividades para procesos de migración a Ofimática Libre en Unidades Académicas
Fecha de Inicio: _____________________________
Aspectos a tener en cuenta:
Cantidad
Computadoras
Docentes
Funcionarios/as
Estudiantes
Carreras (para facultades, sedes y recintos)
Actividades a realizarse
Indicar la fecha y personas que estarán a cargo de las actividades por realizarse en cada etapa del proceso de migración, y con cada una
de las poblaciones que conforman la comunidad universitaria.
Pasos de migración
Actividades
Charla de introducción de Software Libre.
Sensibilización
Autoridad de la Unidad académica o
administrativa comunica a su equipo el desarrollo
de un proceso de migración a Ofimática Libre,
motivando la colaboración para el proceso
Funcionarios
Docentes
Estudiantes
162
Pasos de migración
Actividades
Listado con las personas usuarias de la unidad
académica (personal de planta).
Realizar entrevista a cada persona usuaria.
Diagnóstico
Para el registro de respuestas puede usar un
formulario digital, que va completando la persona
entrevistadora.
Identificar
las
personas
usuarias
con
conocimientos básicos, medios y avanzados; y a
las personas con actitudes positivas, indiferentes
y de resistencia al proceso de cambio
Configurar las computadoras para abrir de
manera predeterminada los archivos que
correspondan con las nuevas aplicaciones libres
instaladas.
Configurar los accesos directos necesarios para
facilitar el ingreso de las personas usuarias a los
programas.
Instalación
Explicar a las personas usuarias, una vez
terminada la configuración, qué se hizo y dónde
encontrar las nuevas y anteriores aplicaciones.
Indicar a las personas usuarias la opción
“guardar cómo” y “exportar a PDF”, sí requieren
enviar un documento en otros formatos. También
puede usar las guías publicadas en:
www.migracion.ucr.ac.cr
Capacitación
Mapeo: Se asume que las personas usuarias ya
saben usar estos programas en su trabajo
cotidiano. Mostrar las diferencias y similitudes de
los dos programas para facilitar la transición.
Afiches que promuevan el uso de Software Libre.
Acciones
Comunicación
Un correo electrónico que sirva para difundir las
de ventajas del cambio, además de dar a conocer
de la voz de las autoridades de la unidad
académica la importancia del proceso de
migración, el objetivo es crear un ambiente de
favorable para el proceso de cambio.
Funcionarios
Docentes
Estudiantes
163
Pasos de migración
Actividades
Funcionarios
Sistematizar las solicitudes y reportes para
encontrar temas frecuentes y así elaborar
materiales didácticos que respondan a las
necesidades.
Periodo de pruebas
Identificar los formularios o documentos que
requieren modificaciones o que hay que
confeccionar para que funcionen correctamente
en las aplicaciones libres.
Indicar los mecanismos para que las personas
usuarias puedan recibir acompañamiento y
soporte.
Resolver inquietudes de uso
Desinstalación
Enviar información
(noticias o enlaces)
sobre
las
aplicaciones
Realizar actividades de capacitación en la
medida en que sea posible.
Evaluación del proceso
Al final del proceso es importante indagar la
opinión de las personas usuarias con respecto al
proceso de migración con el fin para proponer
mejoras en próximas acciones a realizarse.
Puede ser en un espacio de conversación o con
un formulario digital.
Indicar otras actividades
adicionales
Fuente: Centro de Informática
Docentes
Estudiantes
164
9.3 Perfil del puesto de capacitador
165
Fuente: http://orh.ucr.ac.cr/
166
9.4 Perfil del puesto de soporte técnicos
167
Fuente: http://orh.ucr.ac.cr/
168
9.5 Perfil del puesto de diseñador gráfico
169
Fuente: http://orh.ucr.ac.cr/
170
9.6 Escala Salarial para el Sector Administrativo Enero 2014
Fuente: http://orh.ucr.ac.cr/
171
9.7 Concurso para profesional de Información y Comunicaciones
Fuente: www.tec.ac.cr
172
9.8 Oficio CIMSL-2003
Universidad de Costa Rica
Comisión lnstitucional de Migración a Software Libre
CIN{SL-03-2013
Págüra 1 de 6
I7 de octubre
cle 2013
CIMSL-O3-2013
Señor
I)r. Henning Jensen Pennington
I{ector
s.o.
llstimado señor
:
lln atención a los oficio
R-4222-201,3 y R-6041-2013, sobre el seguimiento del acuerclo del
Consejo Universitario, en relación con la creación cle 1a Comisión Insfitrrcional de
Migración a Soffware Libre, según acuerdo c1e la Sesión No. 5606-20'1,2, artículo 4 del 09 dc
febrero del 201,2 donde se comunica a cloce uniclaclcs cle la cc¡munidacl univer"silaria
integlal esta cornisión con el obieiivo de promover, investi¡,,ar', 1, ¡lsc¿¡'rollar la enseñanza
ctel Soffware Libre en la Univelsiclacl cle Costa Rica. así colno adoptar a nivcl institucional
el formato de documento al¡icrt'o pa:'a Ia creación almaconamir.)nlo uso c intercambio c1r'
archivos de olimátjca en la Unjvcrsiclad, mc permito informarle lo siguienitr:
u\tendiendo los puntosl v 2 clel artír:ulo 4, cl pasado vit:¡ncs 0[J clr. marzo a ]as 09:00 horas,
en Ia Sala de Profesores de Ia l;acultad cle Ciencias Agloalirncntarias, su rcalizó la plimera
reunión de la Comisión lnstitucional cle Migración a Software Libre, con las personas de
cacla una de las áreas solicitadas según el acuerdo del Consejo Universitario. En la reunión
se desarrolló la siguiente agorda:
1.
2.
3.
Se
Presentación de los rniembros de la Comisión.
Presentación del estado actual de 1a migración a software libre en la Universidad
Costa Rica.
Varios (ponencias, acciones a tomar, actividades, presupuesto).
reaiizó la presentación de los integrantes de la Comisión:
Ing. Alonso Castro
Mattei
Direrctor Centrr¡
cler
Inl'ornrática
Coordinador General
l,icda. Luisa
Ochoa
Vicerrectoría cle Acción Social
Teléfono. 2511-1812 . Fax'.251 1-1896 . http //cieq uc( accÍ
Ciudad Universitar¡a "Rodrigo Facio", edificro Centro de lnfon¡átrca
de:
.
"'\,a,
Universidad de Costa Rica
/ soF[ralARE
L-t!...-..._
Comisión lnstitucional de Migración a Software Libre
I\
I¡ .al'\t;i.1
/ I \.
cr\{sL-03-2013
Págüra 2 de 6
N{.8.4. Ileana Araya Madrigal
Lic. Guillcnno I'achcco Murillo
Ausente (Se acogiti a Ia perrsión)
M.Sc. Maikol l\4orales Carritirr
Ilepresentarrte de
la
Vicerrectoría cle Docencia
Ilepresen ta rr tr: V ir:orr<:ctrl r ía r'l o :\ d rrri rris trac ión
(DeLre rror-rrbrar cic rrrrcvr) urr r()prcsorrtarrte)
Rep resen
tar rr
tc
V icc
rrct:lo ría cl c
Bach. Eduardo Tenorio Chacón y
Ing. José Rodríguez Blarrco
Vicerrectora de Investigación
Master Rónald Pérez Álvarez
Consejo de Sedes Regionales
Ing. Alan Calderón
Licda. Elsy Vargas \¡illalobos
Ause¡rte con jushficación
Ing. Federico Ruiz Ugalde
Prof. Ricarclo Villalón Fonseca
Ausente corr justificación
V i tl
a
l::s
tu
diantil
Escuela de Computación e Informática
Representante cle la Escuela de Ciencias de las
Comunicación Colectiva
I:lscuela dc Ingcnieria l:ltictrica
Cenbro llrvesti¡1a< ioncs ('n 'l c'clrolo¡¡ías cie Ia
Ir.rformación y (lonrurricaciérr (OI-l'lC)
Sr. Davicl Ilernáudez. Brenes
Ausenle con justificación
Iiecleración
Costa Rica
MPA. Jorge Monge Zeledón
Coorclinador Pro¡lrarrra de la Sociedad cle
hrforrnació¡r y eI Conocimiento (PJ(OSIC)
Licda. ]ulia Alonso
Mag. Luis Loría Chavarría
r.1c
l:istutliantes de la Universidarl cic
Programa de Tecnologías Avauzadas Facultad de
Educación (PI1OTEA)
Comunidad de Software Libre de Ia Universidad
de Costa Rica
Ing. Antonio Sánchez Fernández
Ausente cor-r. jus li fi ca ciór-r
la
Representante cle la Comisión Institucional
Equiparniento
Teléfono: 2511-1812 . Fax.251l-1896 . http://cieq ucr ac.cr
Ciudad Universitaria "Rodrigo Facio", edificio Centro de lnformática
cle
Universidad de Costa Rica
Comisión lnstitucional de Migración a Software Libre
, SC)FT)A/ARE
t-l,lü,i'rj,
cI\4SL03-2013
Pági:ra 3 de 6
histórica )/ actual clel uso del software libl e en
la comunidad universitaria, sus perspectivas y que re:comenclaciones se van a plantear para
su implementación y se discute sobre ias esh'ategias a implemerltat, como parte del ploceso
cle rnigración que se está desarrollando en Ia Instifución.
Se realiza una presentación sobrc 1a situación
Iln cuanto al punto 3 clel artículo 4, en donde el Conscjo Uruvelsitario solicita a
la
Administración Superior, otor¡¡ar: el plesupuesto necesario a esta Comisión Tnstituciorral,
con el fin de que pueda cumplir con los acuerclos tomaclos cn la sesión N' 5574, artículo 5,
clel13 d.e setiemble clel 2011,\a Ilectoría a¡rrrrirri para el 2013 un prosupur.-'sto de É30.0(10.000
e:r Ia parüc1a7-04-91)-00, "C)tros servicios de gestión ), apoyo", cc¡lr l¿r iin.rlrclacl de contratar
personal pol servicios profesiolralcs, |tor u11 ¡-rcriodo clc ulr año, ¡'r¿¡'¿ cl}..¡r1'¿1¡'cl proceso de
migración hacia sofrwarc Iil¡re que está clesarrollando el Centrc¡ clt' lnJormática y la
Comunidad de Softwal'e l-ibre, como lcspuesfa al acucrclcl mcnciotracLr anteriormente. El
presupuesto fue empleado cle la si¡¡riente forma:
Contrataciones para Mígración a Software Libre
Año 2013
Funcíones
Rolando Herrera
Hellen Cubero
_ñLo¡qaQgspsqqs
?llt
591
2.737.554,
6.745.878,
0,
--------
q 9qt_
6.745.878,1
9!9¡-U45
6.745.878,00
3.743.060,0
3- 1 4 8 :.9,!.Q
00,
878,0-gl
,
__9_8n2_000,O_oi
5.776.248,00t
S.llA.ZqA,OOt
Totales
,l
i
i
0
Gran Total
19
001
!72,370,00;
¡
3 158 716 00
12.083.904,00
3158.716,00
32.05§2\,!!1
z\ contjnuación se reslrmen las prir-rcipales t-areas que se han atendiclo con esos recursos:
Teléfono: 2511-1812, Fax'. 2511-1896 . http://cieq.ucr.ac.cr
Ciudad Universitaria "Rodrigo Facio". edificio Centro de lnformática
1-04-05-00
Universidad de Costa Rica
Comisión lnstitucional de Migración a Software Libre
Y:$.'
, SOFDA/ARE
{\._-.|.i {/',,;
r* L \*.
Cil\'tSL-03-2013
Página.1 de
6
o Silio
o
o
r,r,eb para el sclporte c1e Ia migración (rvr.vr.r.nrigracion.ucr.ac.cr)
(Leonaldo Jiménez)
Refinamiento de la guía de migración (Luisa Ochoa)
Creación de cursos de capacitación en ofimática y procesos de migración
(Curso de usuario final, curso de formación de formadores impartidos por
Hállen Cubero, Xiomara Céspedes y Rolando Flerlera).
Charlas de inclucción y sensibilización a1 proceso de migración al Software
Libre (Alonso Castro, Luisa C)choa y Rolando Herrera en coordinación con Ia
oficina c{e Recursc¡s I{umarros).
Desa:'rollo de actividades c1e soporte y ciifusión clel Software Libre:
. ill Foro de lrcn'nntientns de Sofitonre Libre, Sede regíortnl de Occidente
QAl2).
. lV l:oro d¿ lun'anienlas de Softuonre l.ihre, dc ln Serle Pncífico (2013).
. Dnrptl Cnnry A»tu Ricn. CtLidnd Llttioersitnrin Rorlrigo Facio (2073).
Pucsta en marcha clc la plataforma cle soporle cn línca dei proccsrl cio
migración medi¿urte crl uso clel programa OS'licl<ct (l li'llcrr Cubelo). l:sta
experiencia ),a fue rcplicac{a la Si-'cic Rcg,ional c'k: Occicientr'a solicitud cle los
compañeros de clicha secler.
Pruebas soL¡rc aplicaciones basadas er-r Soft'ware l-ilrru.. para eJ desarrol]o de
vídeo conferencias y talleres rveb, conocidos conlo WEBINARS para el
apoyo del proceso de migración (Xiomala Céspedes).
Desarlollo de mat'eriales para dal soporte al proceso de migtación (guías,
hrtoriales, extensión de imágenes, t-ablas de software equivalente para
at'ención de usuarios.). Todo el equipo de migración.
Apoyo a otras instituciones que han mosh'ac1o interés en conocer el proceso
de migración (Alonso Castro, Luis Loría, Luisa C)choa, Rolando Herrera y
PROTEA):
. Instihtto Nncionnl de Seguros.
t
.
.
Teatro Nacionnl.
Telet¡isora de Costn llica.
Con'eos de Costtt Ricn.
Consultoría y apoyo al proceso de implementación cle Software Libre en
unidades c1e información clesconcentradas ([-ribliotecas) .v qrc no forman
parte del SIBDI:
. Cll?,C-A parterrccícnlc nl CllCl.A.
.
Rtd dc ttnidndcs de in.forntnciótt tutiparsilnrtn (l?.Lll')
Teléfono: 2511-1812 . Fax. 2511-1896' http.//c¡eq.ucr.ac.cr
Ciudad Universitaria "Rodrigo Facio", edificio Centro de lnformát¡ca
,,. ,
Uníversidad de Costa Rica
Comisión lnstitucional de Migración a Software Libre
CIi\.{SL-03-2013
Página 5 cle 6
.
lnstnlncióu de Sofhonre l.ibre pnra ln btbliolccn ltibltcn rle Gtraynbo en
'fttrrinlbn
ryte inclut¡ó el prctceso rfu configttrrtt'itírr y cn¡tnthtcitin de usunrios
en ln tnisntn lc¡cnlidni.
. Acuedut:lLts y ALtnntnrillrul.os (solicitucl por al'ender al ¡tróxinto 2'1 dc
oclubre).
. Sofltunrc Libre pnrn hil'tlittLecns con.[ines doccttlt:s pnrn ln I l]C/.
Sei inciu\ze reporte tócnico sc¡bre portabiliclaci c1c hases de datos dc las
bibliotecas del SIBDI y 1as bibliotecas clescentlaclas a solicitud del Consejo
Universitario.
Talieres para estudiantes en materia de ledacción de documentos
universitarios (impaltido por Rolanclo a esiudiantes cle Técnicas de
Lrvestigación de la Esc. De Bibiiotecología y Ciencias de la Información.
(Rolando Herrera)
Investigación en el desarrollo de MOOCS para RIFED y METICS (Alonso
Castro, Edgarclo Baltodano ), Rolando Flerrera)
ALención dc usuarios con consultas sobre el Softu,are Liblc y soporte a sus
equipos cuando así ha sido requerido (Rolando Flerrera).
Cursos de ofimáüca libre para diversas unidades de la Universidad de Costa
Rica (256 pelsonas capacitadas L)or tlimestre). Todo el equipo de migración.
Cursos de aplicaciones para RIDS (Drupal l-rásico y Servidores Linux)
impartidos por Rolanclo Fleuera.
Iln reiación con
el presupuesto para brinclarle conlinuidarl a tste pr()('(!so, sc reahzó la
sig.riente sohcitud de recursos erconórnicos po:'merclio clcl si-stcn"ra c'le OIrl.AU para 2014:
Contrataciones para Migración a Software Libre
Año 2014
Nombre de
Proyecto
Proyecto 994
Partida iI
---i
lvlonto I¡ Contable
lnial!
'-'-"--
Adopción de TlCs
basadas en Software
Libre y Código
Abierto
Total Año 2014
Teléfono: 2511-1812 . Fax.2511-1896 'http.//cieq uc( accr
Ciudad Universitaria "Rodngo Facio". edifrcio Centro de lnforr¡átrca
i
i
'í:.
Universidad de Costa Rica
Comisión lnstitucional de Migración a Software Libre
_-1
.
tlh. ¡
, SOFDA/ARE
Úbi'e
cr\,rsL03-2013
Págüra 6 de 6
Iiinalmente, me permito adjuntar a esta nota, el documento denominado "Revisión dei
estado de la migración a soffware libre en Ia Universidad de Costa Rica", el cual contiene
el detalle de avances del proceso de rnig"r'ación de la Universidad, desde el año 2008, en que
el Coruejo Universitario, publicó su primer acuerdo relacionado con este tema.
Atentamente,
M.Sc. Aionso Castro Maltei
Coordinador
Cc.
Archivo
-L{3"rft{ii'R
t
.
Teléfono: 2511-1812 Fax 2511-1896 . http://c¡eq.ucr.ac.cr
Ciudad Universitaria "Rodrigo Facio", edificio Centro de lnformática
173
9.9 Guía de Migración
Guía de Migración
Ofimática Libre en Unidades Universitarias
Contenido
Guía de Migración .....................................................1
Ofimática Libre en Unidades Universitarias....................1
Plan de Migración.......................................................3
Pasos para migrar a Ofimática Libre..........................3
Configuración de Ofimática Libre .............................5
Capacitación..............................................................7
Objetivos: ............................................................7
Metodología: .........................................................7
Elementos a tener en cuenta ...................................8
Contenidos de Capacitación .......................................9
Introducción..........................................................9
Libreoffice.org........................................................9
Ofimática Libre sobre Windows...................................11
Anexo 1. Comunicación sobre instalación.....................12
Licencia..................................................................13
Plan de
Migración
En esta guía se presenta una serie de procedimientos y
herramientas para facilitar el proceso de migración a
Ofimática Libre en unidades académicas y administrativas
de la Universidad de Costa Rica (UCR).
En esta guía se incluye una estrategia de migración a
ofimática libre, sugerencias sobre las aplicaciones a
instalar, recomendaciones para los procesos de
configuración y se plantean los contenidos a tener en
cuenta en los procesos de capacitación.
El trabajo es fruto del proceso de reflexión y experiencia
de la Comunidad de Software Libre de la UCR, con el
apoyo de diversas instancias universitarias como el Centro
de Informática, la Escuela de Ciencias de la Computación
e Informática, y la agencia de comunicación La Estación,
de la Escuela de Ciencias de la Comunicación Colectiva.
Créditos..............................................................13
2
Introducción
Pasos para migrar
Se entiende por Ofimática Libre el conjunto de
aplicaciones de Software Libre para el trabajo de oficina.
Algunos de los pasos sugeridos para la migración de una
unidad académica a Ofimática Libre son los siguientes:
Por otra parte, Software Libre es el software que se puede
usar, conocer, modificar y distribuir libremente. Es
producto del trabajo de hombres y mujeres que ubicados
en diversas partes del mundo colaboran e intercambian
conocimientos.
Para realizar la migración a Ofimática Libre en su unidad
Académica, se sugiere realizar el proceso por segmentos
de personas usuarias, cuyo número depende de los
recursos humanos disponibles para el proceso, por
ejemplo, para 20 a 30 personas usuarias debe haber por
lo menos una persona encargada.
La idea es mantener ciclos de migración, siguiendo el
ejemplo anterior, se migra un grupo y una vez se evalúa
el proceso exitoso se selecciona otro grupo, así
sucesivamente.
En los primeros grupos es importante incorporar a las
personas con disposición de aprender y compartir lo que
han aprendido, de esta manera, pueden convertirse en
actores clave al momento de apoyar la migración de
compañeros y compañeras.
1. Generar un ambiente positivo para la instalación,
para ello hay que realizar actividades de
sensibilización y activar el apoyo de las
autoridades para enfrentar el proceso de cambio a
ofimática libre exitosamente.
Acciones:
- Charla de introducción de Software Libre, con las
autoridades de la unidad académica, el equipo
administrativo y docente.
- Es importante que la autoridad de la Unidad
académica o administrativa comunique a su equipo el
desarrollo de un proceso de migración a Ofimática
Libre, motivando la colaboración para el proceso.
2. Realizar un diagnostico orientado a las personas
usuarias.
Acciones:
- Hacer un listado con las personas usuarias de la
unidad académica (personal de planta).
- Realizar una entrevista de 15 a 20 minutos a cada
persona usuaria, para ello puede usar una guía de
preguntas, ver el documento “Diagnostico de uso de
ofimática libre”.
3
- Para el registro de respuestas puede usar un
formulario digital, que va completando la persona
entrevistadora.
- Identificar las personas usuarias con conocimientos
básicos, medios y avanzados; y a las personas con
actitudes positivas, indiferentes y de resistencia al
proceso de cambio.
El diagnostico por medio de la entrevista cara a
cara brinda seguridad a las personas usuarias,
además, permite darle una atención especial a cada
uno de los tipos de personas usuarias, además de
establecer a quienes se les debe dar
acompañamiento especializado.
Un caso especial sin resolver puede generar un
ambiente negativo para el cambio en toda la unidad
académica, por ello es recomendable darl
acompañamiento personalizado.
7. En el proceso de instalación se recomiendan las
siguientes aplicaciones: Firefox (navegador web),
Thunderbird (administrador de correo electrónico) y
Libreoffice.org (paquete completo con aplicaciones
para el trabajo de oficina).
- Configurar los accesos directos necesarios para
facilitar el ingreso de las personas usuarias a los
programas.
- Explicar a las personas usuarias, una vez terminada
la configuración, qué se hizo y dónde encontrar las
nuevas y anteriores aplicaciones.
- Indicar a las personas usuarias la opción “guardar
cómo” y “exportar a PDF”, sí requieren enviar un
documento en otros formatos. También puede usar las
guías publicadas en: www.migracion.ucr.ac.cr
8. Una vez realizado el diagnostico, se realizan las
capacitaciones, se trata de una jornada de 4
horas en las que se brinda a las personas usuarias
un “mapeo” de funcionalidades, respondiendo a la
pregunta -eso que usted hacia en el programa
privativo, ahora lo va a hacer con un programa libre
de esta manera...-.
Acciones:
- Se asume que las personas usuarias ya saben usar
estos programas en su trabajo cotidiano.
- Mostrar las diferencias y similitudes de los dos
programas para facilitar la transición.
Acciones:
- Configurar las computadoras para abrir de manera
predeterminada los archivos que correspondan con las
nuevas aplicaciones libres instaladas.
4
5. Es importante sumar a la etapa de capacitación,
algunas acciones de comunicación.
Acciones
- Afiches que promuevan el uso de Software Libre.
- Un correo electrónico que sirva para difundir las
ventajas del cambio, además de dar a conocer de la
voz de las autoridades de la unidad académica la
importancia del proceso de migración, el objetivo es
crear un ambiente de favorable para el proceso de
cambio.
6. Por un periodo de tiempo (puede ser un mes) las
personas usuarias tendrán programas privativos y
libres instalados al mismo tiempo. En este periodo
de pruebas las personas usuarias pueden reportar
los problemas que han tenido.
Acciones:
- Sistematizar las solicitudes y reportes para encontrar
temas frecuentes y así elaborar materiales didácticos
que respondan a las necesidades.
- Identificar los formularios o documentos que
requieren modificaciones o que hay que confeccionar
para que funcionen correctamente en las aplicaciones
libres.
- Indicar los mecanismos para que las personas
usuarias puedan recibir acompañamiento y soporte.
Unidad Académica. Aunque el proceso finaliza, para
una migración exitosa hay que dar seguimiento
periódico a las personas usuarias.
Acciones:
-Resolver inquietudes de uso
- Enviar información sobre las aplicaciones (noticias o
enlaces)
- Realizar actividades de capacitación en la medida en
que sea posible.
8. Para la evaluación del proceso es importante
incorporar herramientas de evaluación durante todo
el proceso de migración a Ofimática Libre, tanto en
las actividades de capacitación como en el soporte.
Además, es importante recordar que la movilidad y
llegada de nuevo personal implica para las unidades
académicas un compromiso con la capacitación
permanente de sus recursos humanos.
Acciones:
- Al final del proceso es importante indagar la opinión
de las personas usuarias con respecto al proceso de
migración con el fin para proponer mejoras en
próximas acciones a realizarse. Puede ser en un
espacio de conversación o con un formulario digital.
7. Finalizado el periodo de pruebas, sigue el proceso
de desinstalar los programas privativos para
el trabajo de oficina de las computadoras de la
5
Ofimática
Libre
Recomendada para
procesos de migración,
puede usarse en Windows
Mozilla Firefox es un navegador
web del proyecto Mozilla. El objetivo
de Firefox es desarrollar un nuevo
navegador pequeño, rápido y que
aporte características novedosas a la
navegación.
Mozilla Thunderbird es un cliente
de correo electrónico de la Fundación
Mozilla. El objetivo de Thunderbird es
desarrollar un administrador de correo
electrónico liviano y rápido.
Libreoffice.org es una suite
ofimática que incluye herramientas
como procesador de textos, hoja de
cálculo, presentaciones, herramientas
para el dibujo vectorial y base de
datos. Está pensado para ser
compatible con Microsoft Office,
además soporta el estándar
OpenDocument para el intercambio de
datos.
6
Configuración
1. Tener un listado de las personas usuarias con las
respectivas computadoras a migrar. Esto para dar
un seguimiento personalizado a cada proceso de
migración.
2. Si hay alguna versión de LibreOffice.org o
programa de ofimática libre instalado previamente,
por favor desinstalar.
3. Instale las aplicaciones y versiones recomendadas
por el Centro de Informática de la Universidad de
Costa Rica en el siguiente sitio web
www.migración.ucr.ac.cr o puede consular en el
correo electrónico: soporte.migracion@ucr.ac.cr
4. Luego de la instalación se optimizan las
aplicaciones, para ello se pueden hacer
configuraciones especiales y la instalación de
extensiones adicionales. Algunas sugerencias:
◦ Verificar uso de diccionarios y sinónimos en
LibreOffice.org
◦ Importar marcadores en el navegador web
Firefox
◦ Quitar todos los accesos directos del menú de
inicio y del escritorio a programas privativos.
Dejar iconos de acceso directo de los programas
libres.
◦ Instalar paquete de plantillas adicionales para
5.
6.
7.
8.
9.
presentaciones.
◦ Configurar el acceso a plantillas institucionales.
Configuración para abrir de manera predeterminada
cualquier archivo compatible con aplicaciones de
ofimática libre1.
Instalar Firefox y dejarlo como navegador
predeterminado.
En los casos de uso de Outlook se instala el cliente
de correo electrónico Thunderbird, el programa
tiene la opción de importar las cuentas ya hechas
en el Outlook. Asegurar el resguardo de los correos
ya existentes.
Llevar registro de los equipos que han sido
migrados.
Enviar una comunicación a las personas
responsables de las computadoras que fueron
migradas a Ofimática Libre, informado las
características que se han dejado en al
configuración. (Ver: Anexo 1. Ejemplo de
comunicación al personal de la Unidad Académica).
1. Para ello se selecciona cualquier archivo ya sea Word, Exel o
Power Point, con el botón derecho del ratón, marco la opción
abrir con LibreOffice.org (según corresponda para procesador
de texto, hoja de calculo o presentaciones), además se marca el
campo abrir siempre con. Esta configuración esta bien cuando
cambian los iconos de los archivos que están en la
computadora.
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Capacitación
La capacitación que se le brinda al personal de cada
unidad académica consiste en un mapeo básico de las
funcionalidades de LibreOffice.org.
El mapeo puede darse en mínimo cuatro horas, sí es
posible se recomienda realizar dos jornadas de tres horas
en las que pueda resolver inquietudes y profundizar en
algún aspecto del programa.
Se debe solicitar previamente a las personas participantes
del taller traer una muestra de los documentos que
utilizan en su trabajo cotidiano, para que puedan ser
usados durante las prácticas.
Objetivos:
1. Sensibilizar a las personas participantes en la
importancia de incorporar el uso de programas de
Software Libre en su trabajo cotidiano.
2. Capacitar a las personas participantes en elementos
básicos de la suite de oficina LibreOffice.org como
alternativa al uso de MS Office.
3. Explorar dudas, consultas e inquietudes.
Metodología:
La capacitación esta pensada para ser un espacio de
formación e intercambio entre las personas participantes
entorno al uso de aplicaciones de Ofimática Libre
especialmente la plataforma LibreOffice.org.
Su aplicación se fundamenta en el hecho de que las
personas participantes ya están familiarizadas con el uso
de paquetes de oficina como MS-Office, por tanto el
objetivo es indicar a las personas cómo realizar las
mismas tareas con la aplicación Libreoffice.org, además
de brindar información sobre algunas funciones novedosas
de esta aplicación.
La capacitación no contempla el proceso de instalación
por el poco tiempo disponible. El programa debe estar
previamente instalado en la computadora.
La capacitación consta de tres momentos, el primero hace
referencia a la presentación del espacio y diagnóstico de
necesidades, el segundo momento es la parte de
formación e intercambio técnico en torno a
Libreoffice.org, finalmente en el cierre de la jornada se
resuelven las inquietudes emergentes y se brinda a las
personas participantes medios para realizar consultas y
seguir aprendiendo.
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Elementos a tener en
cuenta
1. Tener conocimiento del nivel de los usuarios, lo que
permite poder adecuar el material y la forma de
exponerlo durante el curso.
2. Explicar los conceptos y términos técnicos usados
durante la capacitación, dado que no todas las
personas usuarias conocen las funciones de los
programas por sus nombres aunque algunas veces
las usen en la práctica.
3. Siempre que sea posible las prácticas realizadas en
la capacitación deben estar aparejadas con las
labores que realiza el usuario cotidianamente.
4. Aquellas dudas que una persona usuaria tenga,
deben ser resueltas durante la misma sesión de
trabajo, pero sin que interrumpan el flujo normal
de la clase. Si del todo una duda no puede ser
resuelta o no queda clara, la misma será anotada
para luego ser expuesta en la clase siguiente o
enviada vía correo electrónico a las personas
participantes del taller.
5. Lleve un control de problemas técnicos que deban
ser reportados.
6. Anote cualquier comentario que permita realizar
mejoras en el material, contenido y la forma de
impartir la clase.
Introducción al mapeo
•
•
•
•
•
Diagnostico de las características de LibreOffice.org
en las que se debe hacer énfasis durante la
capacitación.
¿Qué es el Software Libre? (presentación básica)
¿Qué programas de software Libre podemos usar
en nuestro trabajo cotidiano? Ejemplo las
aplicaciones: Firefox, Thunderbird y Pidgin. ¿Qué
son?, ¿para qué sirven? y ¿qué reemplazan?.
En esta capacitación haremos énfasis en la suit de
programas de oficina LibreOffice.org, un alternativa
a MS Office. Entrega programa capacitaciones.
Diagnostico de las características de OpenOffice.org
en las que se debe hacer énfasis durante la
capacitación. Puede utilizar
Preguntas generadoras para diagnostico:
• Usan algún programa para el trabajo de oficina en
su unidad académica. ¿cuáles? Y ¿para qué lo
usan? (sus usos cotidianos)
• ¿Alguno de ustedes ha usado OpenOffice.org o
LibreOffice.org alguna vez? ¿Cuál ha sido su
experiencia?
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Contenidos
•
Presentación de Libreoffice
•
•
•
•
Presentación de la aplicación: ¿Qué es LibreOffice?
◦ Acceso al programa, botón de inicio.
◦ Funcionalidades al comenzar
Menús y barras de herramientas – Personalización
◦ Revisar las opciones de la barra de formato.
◦ Ver y modificar barras de herramientas.
Gestión de archivos: Explorar las opciones del
menú de Archivo
◦ Abrir un archivo
◦ Guardar (diferentes formatos)
◦ Enviar en formato Word, PDF
◦ Exportar (PDF)
◦ Enviar como correo electrónico en diferentes
formatos
◦ Guardar con contraseña
Plantillas
◦ Guardar como plantilla
◦ Abrir plantilla
◦ Plantilla predeterminada
◦ Practica para Plantillas: Crear plantilla de
documentos y dejar predeterminada.
◦ Tema Opcional: Redireccionar plantilla de
servidores, ¿cómo se pueden compartir
plantillas por medio de un servidor?
Extensiones
◦ Revisar en el menú de Herramientas —
Administrador de Extensiones
◦ Visitar la página web
http://extensions.services.openoffice.org y ver
las opciones de agregados que tiene
Libreoffice.org
Procesador de texto Writer
•
•
Presentación Writer
◦ Definición y características
◦ Comparativa Writer – Word
Formatos (estilos)
◦ Fuente
◦ Párrafo
▪ Creación de índices automáticos o tablas de
Contenidos con el uso del estilista (títulos).
◦ Numeración y viñetas
◦ Página
▪ Tamaño
▪ Margenes
▪ Encabezados
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•
•
•
▪ Píe de Página
▪ Intercalar páginas horizontal y verticales en
un documento.
▪ Quitar el número de página en la portada del
documento.
▪ Insertar número de página en el encabezado
o pie de página.
▪ Columnas
Editar
◦ Buscar y Reemplazar
◦ Compatibilidad,
◦ Manejo de documentos modificados y notas,
aceptar cambios.
Insertar
◦ Número de página
◦ Fecha
◦ Hora
◦ Imagen
◦ Nota al pie de página
◦ Comentarios
◦ Salto manual
Imagen
◦ Funciones de la barra de herramientas de
modificar imagen.
◦ Posición de la imagen – Anclaje
◦ Posición de la imagen – Ajuste
◦ Imagen de fondo
◦ Organizar, alinear, anclar y ajustar una imagen.
◦ Modificar imagen (escala de grises, marca de
agua, explorar posibilidades).
•
•
Tablas
◦ Barra de herramientas «Tabla»
◦ Sumatoria
◦ Fijar encabezado de tabla
◦ Revisar otro cálculos dentro de una tabla en el
el procesador de texto.
Impresión
◦ Imprimir por los dos lados, e imprimir en orden
inverso.
◦ Imprimir como archivo.
◦ Impresión de etiquetas y sobres.
Hoja de calculo – Calc
•
•
•
Comparativa Calc -Excel
Formato
◦ Comparar documentos en hojas de calculo.
◦ Formato de datos
◦ Formato numérico personalizado
◦ Alineación, combinación de celdas
◦ Fijar títulos que se repiten
◦ Formato de documento, rangos de impresión,
orientación, ajustes, encabezado, pie de página,
márgenes.
◦ Fijar aras de impresión
◦ Ctrl enter (retorno de carro)
Seguridad
◦ Protección de celdas contra cambios (primero se
marca las celdas a desprotegerse y luego
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•
•
proteger el documento).
Análisis y bases de datos
◦ Filtros automáticos, filtros manuales
◦ Listas personalizadas de relleno
◦ Auto completar contenidos (números)
◦ Herramientas
◦ Detective, análisis de fórmulas buscando celdas
precedentes y dependientes
◦ Solver - buscar soluciones aplicando diversos
tipos de variables.
◦ Análisis de datos, buscar valor destino y solver
◦ Escenarios
◦ Definir rango de datos
◦ Filtros; automáticos, avanzados
◦ Ordenar
◦ Sub totales
◦ Validez
◦ Data form (El formulario, no meter los datos por
hoja electrónica sino meterlo por dialogo, meter
por extensión. Data form)
◦ Piloto de datos (Tablas dinámicas)
Gráficos
◦ Crear gráficos
◦ Funciones para manejo de notas
◦ Eliminar quiz más bajo
◦ Redondear a dos decimales
◦ Redondear a múltiplos de cinco
◦ Referencias absolutas shif f4
Presentaciones – Impress
•
•
•
•
•
•
•
•
Espacios trabajo
◦ Normal. Formatear, diseñar y agregar texto
◦ Esquema. Muestra títulos de tópicos, viñetas,
listas numeradas.
◦ Notas. Agregar notas en cada diapositiva que no
se exhibe en la presentación
◦ Documentos. Vista para imprimir varias
diapositivas en un documento.
◦ Clasificador de diapositivas. Muestra miniatura
de diapositiva en orden, reorganizar orden de
diapositiva.
Diseños → ver práctica de extensiones.
Transición de diapositivas
Efectos para elementos de una diapositiva
Crear plantillas
Imprimir varias diapositivas en una hoja.
Presentaciones interactivas, uso de botones de
navegación
Crear colores personalizados: Herramientas –
Opciones – OpenOffice.org – Colores.
Cierre
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•
•
•
•
•
Informar sobre la agenda de migración en la unidad
académica, (a partir de la capacitación se cuenta el
periodo de pruebas para luego comenzar el proceso
de desinstalación, un mes es el tiempo sugerido).
Definir los mecanismos de seguimiento a personas
usuarias (mínimo: un correo electrónico para enviar
consultas y una persona o instancia responsable de
resolverlas).
Emergentes, dudas, consultas e inquietudes.
Remitir al sitio web de referencia, en este caso el
sitio web del proceso de migración a Software Libre
www.migracion.ucr.ac.cr
En el cierre se sugiere remitir a las personas con la
persona administradora de red de la unidad
académica o administrativa, quien a su vez
puede acudir con el equipo de soporte del
Centro de Informática. Otros lugares de
referencias son el sitio web
www.migración.ucr.ac.cr o el correo electrónico
soporte.migracion@ucr.ac.cr
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Asunto: Migración a Ofimática Libre.
Anexo 1.
Comunicación a enviarse a
cada persona usuaria
luego de la instalación
Estimado/a
En el marco de la migración a Ofimática Libre de la
(Nombre de la Unidad Académica) se ha instalado en su
computadora:
–
–
–
LibreOffice.org para el trabajo de oficina
Navegador Firefox para Internet.
Thunderbird para la administración de correo
electrónico
Libreoffice.org es una suit para el trabajo de Oficina que
incluye procesador de texto, hoja de calculo,
presentaciones, dibujo y otros programas, y que es
compatible con MS Office.
La instalación incluye una configuración para que pueda
abrir todos los documentos ya existentes en su
computadora por medio de LibreOffice.org.
También se ha dejado como predeterminado el navegador
Firefox y se ha migrado sus favoritos de Explorer para que
pueda continuar con sus tareas cotidianas fácilmente.
Esperamos que su experiencia de usuario de Ofimática
Libre sea exitosa, cualquier duda o cuestión puede
escribirnos al correo electrónico (correo).
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Licencia
Créditos
Guía buscar y reemplazar para LibreOffice por Luisa
Ochoa Chaves y Rolando Herrera Burgos.
El texto del presente documento está disponible de
acuerdo con las condiciones de la Licencia
Atribución-NoComercial 3.0 Costa Rica (CC BY-NC 3.0) de
Creative Commons que se puede consultar en
http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/cr/
Las capturas de pantalla muestran marcas registradas
cuyo uso es permitido según su normativa
Usted es libre:
• Compartir – copiar, distribuir, ejecutar y comunicar
públicamente la obra.
• Hacer obras derivadas.
Este documento se elaboró en el marco del Proyecto
“Desarrollo de plataforma educativa y de soporte para la
implementación de Software Libre en la Universidad de
Costa Rica”, iniciativa del Centro de Investigación en
Tecnologías de la Información y la Comunicación (CITIC),
con el apoyo de la Comunidad de Software Libre de la
Universidad de Costa Rica.
Su actualización se ha dado en el marco de las acciones
del Centro de Informática para facilitar el proceso de
migración a Software Libre de la Universidad de Costa
Rica.
Bajo las siguientes condiciones:
• Atribución – Debe reconocer los créditos de la obra
de la manera especificada por el autor.
• No comercial – No puede usar esta obra para fines
comerciales.
• Compartir bajo al misma licencia.
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