Gestión Financiera Documento marco

Documento marco
Gestión Financiera
USTA COLOMBIA
Documento Marco
Gestión Financiera
© Universidad Santo Tomás, 2015
Ediciones USTA Carrera 13 n.º 54-39
Bogotá, D. C., Colombia
Teléfono: (+571) 587 8757. Ext. 2991
editorial@usantotomas.edu.co
http://www.editorial-usta.edu.co
ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL
AUTORES
Unidad
Gestión Financiera
Responsable
María Victoria Torres Hurtado
Líder de la Gestión Financiera
Coordinación editorial: Valeria D’Amato Orozco,
María Adelayda López Alzate, Yeniter Khatéleen
Escalona Poleo.
Padre Diego Serna Salazar
Vicerrectoría Administrativa Financiera General
Corrección de estilo: Mayra Alejandra Castellanos
Meneses, Óscar Javier Arango Arboleda, María del
Mar Agudelo Torres, Hilda Liliana Ayala Hernández,
Luis Daniel Pico Páez, Jessica Nathalia Sanabria
Cantón, Nadia Johana Paola González Rodríguez,
Juan Carlos Molano Carrillo, Gloria Elisa Amézquita
Ospina, María Fernanda Chacón Castro, Juan Carlos
Velásquez Sánchez, Jesús Delgado Argoti, Clara Inés
Galindo Huertas.
Padre Rubén Darío López
Vicerrector Administrativo y Financiero
Seccional Bucaramanga
Pauta gráfica: Sylvana Silvana Blanco Estrada.
Diseño: Laura Cortés Ardila.
Diagramación: Taller de Edición Rocca.
Impresión: Ultracolor Artes Gráficas L.T.D.A.
Hecho el depósito que establece la ley
Impreso en Colombia • Printed in Colombia
Se prohíbe la reproducción total o parcial de
esta obra, por cualquier medio, sin la autorización
expresa del titular de los derechos.
Fray Bernardo Vallejo
Vicerrectoría Administrativa Financiera
Seccional Tunja
Nubia Amparo Montañez Bonilla
Coordinadora Sindicatura
VUAD
María Celina Machuca Flórez
Directora Sindicatura
Seccional Bucaramanga
Alexia del Pilar Garzón
Directora Sindicatura
Seccional Tunja
Jairo Burgos
Síndico
Sede Villavicencio
Luis Enrique Molano Ducuara
Director Departamento de Contabilidad
Sede Bogotá
José Ospino
Auditor de Contabilidad y Presupuesto
VUAD
María Mercedes Albear Acevedo
Jefe Contabilidad
Seccional Bucaramanga
©Derechos reservados
Universidad Santo Tomás
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2015
Sirley Ofelia Pérez Jiménez
Directora de Contabilidad
Sede Medellín
Jaime Gil Aguilar
Director
Seccional Tunja
Nayibe Campuzano
Coordinadora Departamento de Contabilidad
Sede Villavicencio
Alexander Zamora Velandia
Director Oficina de Presupuesto
Sede Bogotá
José Ospino
Auditor de Contabilidad y Presupuesto
VUAD
Carmen Cecilia
Coordinadora Departamento de Presupuesto
Seccional Bucaramanga
Sandra María Yepez Rojas
Directora de Compras y Presupuesto
Sede Medellín
Neyla Marcela Rojas Muñoz
Directora Departamento de Presupuesto
Seccional Tunja
Jairo Burgos
Síndico
Sede Villavicencio
Tabla de
contenido
1. Contextualización y antecedentes 6
2.Conceptualización 8
3. Misión y visión 11
3.1. Misión 12
3.2. Visión 13
4.Políticas 14
5. Líneas de acción 16
6. Gestión y organización 18
7.Recursos 21
8.Logros 23
9.Impactos 25
10. Sistemas de evaluación 27
1.
Contextualización y
antecedentes
Desde el año 1995 la Universidad Santo Tomás (USTA) potenció la sistematización de los procesos
académico-administrativos que iniciaron a mediados de 1.975. Más tarde, en el año 1.996, se tecnificaron los procesos administrativos y financieros a nivel nacional, en las sedes de Tunja, Medellín,
Chiquinquirá y Bucaramanga.
En la actualidad, la USTA continúa potencializando el recurso financiero a través de políticas de
control financiero y administrativo. Todo esto, mediante la creación de nuevos contratos y convenios con universidades nacionales e internacionales.
Gestión financiera
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Conceptualización
2.
La Gestión Financiera es un proceso de apoyo a la Misión Académica. Su responsabilidad es diseñar, ejecutar y controlar los recursos financieros de la universidad.
Sus propósitos fundamentales son establecer políticas de carácter general definidas a partir de los
lineamientos emitidos por la Alta Gobernabilidad e implementar estándares de eficiencia y eficacia
en los procedimientos propios de su gestión.
En el contexto educativo, la política hace referencia al marco conceptual contable a partir de parámetros señalados en el Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y
se expiden los principios o normas de contabilidad aceptados en Colombia.
El reporte financiero se desarrolla en los términos establecidos por el Ministerio de Educación y se
presenta en forma periódica al sistema.
Los ejercicios financieros y presupuestales de la institución contribuyen a hacer efectivos los propósitos misionales establecidos en el Proyecto Educativo Institucional y en la Metas del Plan General
de Desarrollo.
Para que los procesos académicos y administrativos cumplan la misión y la visión de la USTA y fluyan forma ágil, eficiente, oportuna, el proceso de administración, ejecución y control de la Gestión
Financiera se basa en los siguientes conceptos:
• Ético: gestionar con responsabilidad y compromiso el manejo de los recursos bajo las políticas y
lineamientos de la institución.
• Objetividad: bajo comportamientos de criterios razonables, sustentados en evidencias verifica-
bles se requiere diseñar, planear,ejecutar y controlar el recurso para atender a “el ejercicio” de la
institución.
• Experiencia: son los conocimientos y habilidades aplicados a los diferentes procesos, mediante
autoevaluaciones periódicas derivadas de la observación, participación y vivencia de los pasos
Gestión financiera
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que se deben seguir para conseguir los objetivos de sostenibilidad de la institución, y así garantizar el crecimiento, reconocimiento y posicionamiento de la misma.
• Sostenibilidad: es el propósito de garantizar la permanencia de la institución en el mercado aca-
démico, cuidando y controlando todos los recursos necesarios para su normal funcionamiento.
• Manejo del riesgo: desde una planeación controlada, evaluar las condiciones del mercado que
permitan prever acciones futuras para tomar las decisiones correctas sobre el manejo del recurso.
• Optimización del recurso: es necesario para optimizar el recurso identificar objetivos claros,
precisos y concretos que soporten la gestión a través de herramientas financieras propias del
ejercicio.
• Liquidez: la liquidez en la USTA garantiza la sostenibilidad de la institución y da tranquilidad
a nuestros estudiantes para la permanencia y realización personal en sus procesos académicos.
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• Su manejo debe ser constante y su control oportuno para obtener disponibilidad inmediata de los
recursos y proyección para futuras inversiones.
• Criterios de Crédito: son los conceptos bajo los cuales se analizan las fuentes de apoyo a nuestros
estudiantes. Estos ofrecen la oportunidad de permanencia en nuestra institución y disminuyen la
deserción.
• Legislación y Normatividad: nuestra institución se rige bajo la normatividad legal vigente:
»» El Proyecto Educativo institucional (PEI).
»» La Ley 30 de 1992 y las normas vigentes del servicio público de la Educación Superior.
»» El Estatuto Orgánico aprobado por el Ministerio Nacional de Educación (MEN) me-
diante resolución 3149 del 17 de diciembre del 2001.
»» Manual de funciones de los departamentos de Gestión financiera.
• Principios de Administración Económica: nos regimos bajo los principios establecidos por el
PEI, avalado por los órganos colegiados competentes. Son principios:
»» Corresponsabilidad.
»» Equidad laboral y social.
»» Gestión personalizada.
»» Primacía del criterio de utilidad y
»» Gestión vigilada.
»» Jerarquía de necesidades.
»» Planificación y presupuesto.
servicio.
»» Conservación, mejora e incremento.
»» Crecimiento contextualizado.
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Misión y visión
3.
3.1. Misión
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La Misión de la Gestión Financiera en la USTA consiste en administrar los recursos de forma eficiente
y eficaz. Esto, por medio del diseño y la aplicación de herramientas confiables en su administración,
ejecución y control que apoyen a la toma de decisiones de esta forma se garantiza la estabilidad, el
bienestar y el desarrollo de toda la comunidad universitaria de la USTA a nivel nacional.
Universidad Santo Tomás
3.2. Visión
Proyectarnos para el 2023 como la Unidad de Gestión Líder que garantiza la estabilidad económica
de la USTA a nivel nacional, asegurando la estructura financiera con el propósito de estar en capacidad de responder muy rápidamente al dinámico y cambiante entorno en que vivimos. De esta forma
contribuiremos al cumplimiento de la Misión Institucional.
Gestión financiera
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Políticas
4.
Universidad Santo Tomás
Las políticas del proceso financiero deberán estar encaminadas a servir como soporte y facilitador
de la labor misional de la Universidad, el mejoramiento y aseguramiento de la calidad y colaboración en la construcción del proyecto de vida del estudiante.
Por ese motivo, son políticas:
• Gestión Financiera: construir y consolidar los indicadores necesarios para “gerenciar” la univer-
sidad con el objetivo de mantener perfectamente documentadas a las directivas sobre la relación
costo-beneficio en lo académico, lo social y lo económico.
• Confiabilidad de la información contable: garantizar que la información suministrada sea con-
fiable, fidedigna y oportuna con el fin de establecer un proceso contable y presupuestal a nivel
nacional que sea claro, concreto y ejecutable y en los periodos establecidos.
• Viabilidad Económica: proyectar la viabilidad económica a nivel nacional, con el propósito de
responder a las necesidades de la Universidad en relación directa con lo que los recursos permiten ejecutar.
• Seguridad Financiera: controlar el recaudo, rentabilizar la colocación y maximizar la inversión,
teniendo como objetivo no poner en riesgo la estabilidad financiera de la Universidad. En las decisiones de inversión de los excedentes financieros prevalecerá la seguridad sobre la rentabilidad.
Estas se orientarán con criterios de seguridad, liquidez y rentabilidad.
• Anualidad Presupuestal: elaborar el presupuesto de acuerdo con el manual, las políticas y los
lineamientos aprobados por las directivas pertinentes
• Incremento anual de derechos pecuniarios: cumplir los lineamientos establecidos por el Mi-
nisterio de Educación Nacional, teniendo en cuenta los decretos y acuerdos aprobados para la
universidad y los proyectos establecidos en el Plan General de Desarrollo.
• Ejecución de Egresos: las unidades académicas no pueden exceder la ejecución de egresos al
70% de sus ingresos ordinarios. El 30% solventará los egresos en inversión y gastos generales por
el apoyo administrativo a las unidades académicas.
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Líneas de acción
5.
La Gestión del Área Financiera está orientada a darle sostenibilidad a la universidad en todo el país,
con el fin de desarrollar su labor misional. Esto se logra orientando de manera fidedigna, exacta y
correcta la gestión de los procesos que garantizan la ejecución de los proyectos incluidos en el Plan
de Desarrollo Institucional.
La Universidad, a través de los organismos colegiados, buscará diversificar las posibilidades de financiación a las cuales pueden recurrir los estudiantes, buscando garantizar su ingreso y permanencia,
a través de alianzas estratégicas con instituciones financieras públicas y privadas.
Proceso Presupuestal: el presupuesto se diseña y se proyecta de forma anual para ser ejecutado y
controlado mensualmente de forma eficiente con el fin de que la Misión de la Universidad, la misión
de la universidad se desarrolle con los recursos definidos a nivel nacional.
La universidad buscará diversificar las fuentes de ingreso. Para eso, buscará entradas diferentes a
las matrículas, a través de convenios, ventas de servicios, contratos y ofertas en la producción de
conocimiento.
Desde el proceso de Tesorería, controlará el recaudo del ingreso en todo el país, mediante la gestión
de seguimiento. Rentabilizará la colocación de las inversiones, a través de los mejores portafolios,
distinguidos por sus tasas y por tener las mejores calificaciones de riesgo.
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Gestión y organización
6.
La Gestión financiera de la USTA a nivel nacional se desarrolla, ejecuta y controla a través de tres
procesos concretos, los cuales deben cumplir con las disposiciones legales nacionales y los establecidos por la USTA.
• Proceso contable: se concibe como el conjunto de actividades que permiten administrar y ac-
tualizar los registros contables y la consolidación y el cierre de los estados financieros, para el
oportuno cumplimiento de las obligaciones legales y tributarias.
»» Por medio del proceso contable se organizan los centros de costos y las cuentas con-
tables que soportan la información para el desarrollo exacto de la misión laboral de la
universidad. Este informe exige claridad, trasparencia y alta confiabilidad, pues aporta
la información de la que se sirven los procesos presupuestales y de tesorería.
• Diseño y control presupuestal: Este proceso comprende la preparación, elaboración, ejecución y
control presupuestal, de acuerdo con lo establecido en el manual de presupuesto.
»» El presupuesto se asigna y se entrega las diferentes unidades académicas y administra-
tivas que se hacen responsables de su ejecución. Se realiza el control de la respectiva
ejecución mensual con un doble propósito: entregar información fidedigna a los entes
directivos y acompañar a los responsables de la respectiva ejecución del presupuesto,
con el fin de que se haga de forma correcta y controlada.
• Diseño, ejecución y control del recaudo: En asocio con las instituciones financieras, se pretende
ofrecer a nuestros estudiantes a nivel nacional, los medios y las mejores opciones para el pago
oportuno y eficiente de sus matrículas, además de otras obligaciones adquiridas con la institución.
• Manejo y control de las inversiones financieras: Por medio de esta herramienta se identifica la
mejor rentabilidad para colocar los excedentes. Esto se logra conociendo los movimientos del
mercado financiero a nivel nacional como internacional.
Gestión financiera
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• Construcción y consolidación de indicadores: Herramienta a través de la cual se hace segui-
miento a los procesos de forma mensual. Esto permite analizar los diferentes movimientos de las
operaciones contables, presupuestales y de rentabilidad con el propósito de hacer los respectivos
análisis en el tiempo exacto, lo que permite hacer los correctivos oportunos y garantizar el control
mensual de la institución, la correcta gestión financiera de la Universidad a nivel nacional ante las
autoridades competentes.
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Universidad Santo Tomás
Recursos
7.
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La universidad cuenta con personal capacitado e idóneo para la gestión de procesos contables, presupuestales y financieros con capacidad de reacción para enfrentar cualquier dificultad o riesgo sorpresivo. A nivel tecnológico, cuenta con las herramientas y programas necesarios.
Se está trabajando en la actualización del sistema de información financiero, con el propósito de
acelerar los tiempos para obtener una información rápida y darle al proceso de gestión un mejor
tiempo de respuesta, lo cual se califica positivamente al obtener en forma inmediata la información.
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Logros
8.
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La gestión financiera integró, a través de un sistema nacional, sus diferentes procesos desde su definición, control, ejecución al utilizar los mismo formatos e instructivos en su aspecto general, lo que
le da flexibilidad y le permite operar desde la particularidad.
Universidad Santo Tomás
Impactos
9.
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Un sistema de gestión financiero integrado a nivel USTA Colombia que respeta la particularidad ha
permitido hacer análisis al proceso a nivel nacional y regional. Esto conduce a la definición y creación de nuevas estrategias orientadas a la visualización de mejores oportunidades para el estudiante
en su proyecto de vida académico, al mejorar sus posibilidades de tiempos y movimientos a través
del territorio colombiano. (Pago en línea, transacciones financieras en cualquiera de las sedes bajo
los mismos conceptos).
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Sistemas de evaluación
10.
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El seguimiento mensual al proceso de calidad de la gestión financiera permite que se identifiquen
los vacíos y las deficiencias que el sistema presenta desde sus diferentes procesos. Por ello, en cada
evaluación se ha determinado la actualización y creación de manuales e instructivos, su aplicación
para algunos casos y el ajuste de aplicación en otros.
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