Visión General: El Directorio de Programas y - Global-IM

Visión General: El Directorio de Programas y Proyectos fue desplegado en Abril 2010. Abajo
encontrarán respuestas a preguntas que hemos recibido hasta el momento de varios colegas de
todo el mundo que han comenzado a usar el Directorio. Las hemos traducido y publicado aquí
porque talvez encuentre algunas respuestas que puedan ser de ayuda. Vamos a seguir
compartiendo con ustedes las preguntas y respuestas. Sin embargo, si no encuentra respuestas a
las preguntas que tiene en el documento de “Preguntas Frecuentemente Hechas”, por favor envíe
un correo electrónico a directoryhelp@care.org y recibirá una respuesta en 24 a 48 horas. Las
ofrecemos en el formato de “Preguntas Frecuentes”, para su uso.
Por favor, continúe contactándonos, usando directoryhelp@care.org para dar respuestas a sus
preguntas y nosotros continuaremos proveyendo respuestas en el wiki.
Todas las preguntas, preocupaciones y respuestas están organizadas bajo las siguientes tres
categorías:



Sitio del Directorio y Flujo de Trabajo
Formularios de Programa y Proyecto
Guía del Usuario del Directorio
También hay una sección de recursos en la parte inferior de la página, en donde se tiene acceso a
la Guía del usuario en inglés, francés y español.
Sitio del Directorio y Flujos de Trabajo
Pregunta: Cada vez que se otorga un proyecto a una oficina de país de CARE USA, se envía un
pedido para un PN al oficial de coordinación de la unidad regional (RMU liaison en inglés). Este
oficial completa el formulario de proyecto que es enviado a la unidad regional para su aprobación.
Una vez que la unidad regional aprueba el pedido, se asigna un PN. ¿Qué documentos deberían
de ser enviados por las oficinas de país a las unidades regionales para que puedan completar los
formularios de proyecto? ¿Se envía la propuesta del proyecto y el IPIA, firmados por la oficina de
país, el miembro de CARE pertinente y la unidad regional? ¿Es el oficial de coordinación de la
unidad regional quien cargará estos documentos claves al Directorio y también completará el
formulario de proyecto (DRD)?
Respuesta: Se debe de distinguir los requerimientos para pedir un PN de aquellos para obtener un
FC. El IPIA es relevante para los FC, pero no para los PN. La propuesta de proyecto, de otra parte,
debería de ser enviada para un nuevo PN. Con mayor generalidad, un PN puede asignarse sin
tener fondos de un donante externo. Muchas OP usan fondos irrestrictos, por ejemplo, para
desarrollar propuestas y en base a ellas buscan donantes. Un PN no necesariamente necesita un
contrato. La OP también podría enviar una nota de concepto si una propuesta de proyecto aun no
ha sido desarrollada. Esto también es coherente con la lógica transición a programas. Estamos
trabajando en la coordinación de unidades regionales sobre los requerimientos de envío para los
nuevos PN y actualizaremos a todos con más información próximamente. Hasta entonces, por
favor, continúe usando el proceso existente para nuevas solicitudes PN.
Pregunta: ¿Debe la unidad regional continuar aprobando los IPIA antes de que sean enviadas al
oficial coordinador de la unidad para cargarlo al Directorio? Ésta es una práctica corriente en la
unidad para el Medio oriente para todos los proyectos otorgados mayores a $ 200.000 y, tal como
lo vemos, es un requerimiento de CARE Internacional. Este ciclo debería, entonces, de ser el
siguiente: Las OPs reciben la aprobación de un proyecto, preparan el IPIA con firmas del miembro
de CARE y la unidad regional, envían el IPIA y la propuesta al oficial de coordinación de la unidad
regional para cargarlo al Directorio, y el coordinador de la unidad llena el formulario de proyecto y
incluye el IPIA y la propuesta en el Directorio. La unidad regional aprueba el proyecto y el PN es
asignado(DRD).
Respuesta: Estamos trabajando la coordinación en esta porción de aprobación del proceso. Por
favor siga sus procesos existentes hasta el presente momento; contactaremos a todos con más
información en un tiempo corto. Estamos buscando maneras para simplificar más el proceso y para
eliminar redundancias.
Pregunta: Entendemos que los IPIA con otros miembros de CARE Internacional son considerados
subacuerdos. ¿Deberán de ser incluidos los IPIA en la base de datos de subacuerdos, al igual que
en el Directorio? (DRD)
Respuesta: No. Uno de las metas con todos los nuevos sistemas (el Directorio, la base de datos
de subacuerdos y Ubora es justamente el evitar la duplicación. El Directorio no reunirá estos
subacuerdos. Serán parte del ASA.
Pregunta: Ya que tanto el director regional como el subdirector de calidad programática serán
notificados sobre la aprobación de un PN ¿pueden los dos ser notificados acerca de la
aprobación? La razón para esto es que debemos de viajar mucho y tal vez no podamos lidiar con
ello de inmediato. Así que, si yo viajo y no tengo una suficientemente buena conexión para la
aprobación en línea, tal vez el director regional pueda hacerlo y sería de ayuda recibir una copia de
la notificación a la OP, de que el PN ha sido aprobado, para que yo pueda saber que esto ha
ocurrido. (DRD)
Respuesta: Estamos trabajando con el departamento de TI sobre este punto y las instrucciones
serán enviadas a través de la Guía del Usuario en julio. El director de programa de la OP, el
Coordinador de la unidad regional, el director y el director adjunto serán notificados tanto sobre la
aprobación y rechazos de los nuevos proyectos.
Pregunta: Nuestras oficinas en los países balcánicos (Serbia, Bosnia y Kosovo) están en
transición hacia la membresía líder de CARE Deutschland a partir del uno de julio, pero
continuarán estando bajo el Manejo de la unidad regional hasta el fin del FY12. ¿Debe CARE
Deutschland poner números de proyecto para estas oficinas? (DRD)
Respuesta: Esta decisión sería más larga y de una diferente naturaleza que la del sistema de
Directorio. Si se decide que la oficinas de los países balcánicos continúen obteniendo sus PN de
USA, entonces pueden continuar usando el sistema para la generación PN, tal y como está
programado al presente momento. Si se decide que CARE Deutschland tratará sus PN, entonces,
ellos pueden usar la opción para OPs que no sean de CARE USA y simplemente crear formularios
con sus PN. Recomendaría que los PN continúen siendo generados de la misma manera para
asegurar consistencia y acceso a la información compartida alrededor de CI. Esto ahorraría mucho
trabajo, pues eliminaría la necesidad de tener una generación PN, dentro de CARE Deutschland.
Sin embargo, el cómo se maneje la generación de PN, luego del año fiscal, cuando lo proveniente
de países balcánicos esté bajo tutela o manejo de CARE Deutschland, es decisión de la
administración. Nosotros haremos nuestro mejor intento de acomodar aquella decisión en el
Directorio, una vez que hayamos sido provistos con más información sobre lo que ocurre luego del
FY12. Hasta entonces, las oficinas balcánicas deben de usar el proceso existente para la
generación PN, descrita en la Guía del Usuario.
Pregunta: ¿Quién cargará los formularios de programa/proyecto - CARE Deutschland o las OPs?
(DRD)
Respuesta: De la misma manera descrita arriba, si las oficinas Balcanes son gobernadas como
oficinas CARE USA y necesitan PN generados de esta manera, entonces pueden usar las
opciones para OPs que no son de CARE USA en la Guía del Usuario y cargar sus propios
formularios. Entonces no hay una necesidad real para que esta función sea transferida a CARE
Deutschland. De otra parte, cuando CARE Deutschland los esté liderando, será como cualquiera
de los otros miembros más allá de USA, que no actúan con una función directa en el Directorio,
pero más bien apoyan sus OPs en su uso. Asimismo, en tanto que continúen constando como OP
de CARE USA, ellos pueden seguir el proceso de contactar al coordinador de la unidad regional.
Pregunta: ¿Tienen otros miembros de CARE Internacional acceso al Directorio y han sido
capacitados sobre cómo usarlo (y si no, cuándo serán capacitados)? (DRD)
Respuesta: A todo el personal de CARE que tenga un nombre de usuario y contraseña de CARE
se le permite acceso al Directorio. En casos en donde se requiera un nombre de usuario y una
contraseña, el personal de cualquiera de los miembros CI puede hacernos llegar un correo
electrónico a directoryhelp@care.org y los ubicaremos en una cuenta. Estamos, al corriente,
diseñando módulos de capacitación para el uso de datos fuera del Directorio, lo cual también será
compartido con todos. La capacitación sobre cómo usar el sistema, será compartido con miembros
de CARE para julio, cuando los datos sean asequibles para su uso.
Pregunta: Puede ser de ayuda saber que, al presente en África del Oeste incluimos: (DRD)



Presupuesto de proyecto
El IPIA firmado y/o cualquier acuerdo específico con donantes (lo cual significaría que el
punto dos está cubierto, aprobaríamos IPIA antes del envío de números PN)
El formulario de pedido de PN- pero yo supondré que esto se reemplaza por los formularios
de proyecto del directorio.
Respuesta: En la información adicional que incluya en su región, por favor siga el proceso
existente respecto a la documentación que envía, ya que estamos trabajando en una función,
dentro del Directorio, la cual servirá para cargar y visualizar, posteriormente, documentos
relevantes. Necesitamos trabajar el asunto de qué documentos se cargan dónde (base de datos de
subacuerdos, Directorio, etc.).
Pregunta: También, para las OP bajo CAP (plan correctivo), todos los nuevos proyectos requieren
un análisis de riesgos y un plan de manejo que es aprobado por la unidd regional y por Atlanta
antes de asignar un PN. (DRD)
Respuesta: Sí, por favor continúe haciendo lo que está haciendo al corriente. Estamos trabajando
con la coordinación de unidades regionales y ellos están trabajando para sortear qué documentos
deberían de ser cargados y en qué proceso o secuencia se debe de hacer, para que no haya una
duplicación del trabajo, pero tampoco debemos de omitir información importante relacionada a los
proyectos aprobados. Si continúa enviando a las Liasons lo que al presente debe de enviar para
las OP que estén en planes correctivos, ellos sabrán cómo manejarlo cuando se requiera un PN.
Por favor, sigamos expandiendo el proceso mientras lo implementamos, sabemos que el sistema
no es perfecto, pero estamos trabajando sobre ello.
Pregunta: Cuando el proceso de aprobación del PN se complete: Yo realmente creo que las OP
deberían de llenar el formulario de proyectos para proyectos nuevos para que pueda ahorrar
tiempo a la coordinación de la unidad regional y también evitar que las OP hagan demasiada
edición del formulario de proyecto, posteriormente. Esto es doble trabajo. Las OP necesitan enviar
la información a las coordinadoras (liasons) de todas maneras, así que ¿por qué no enviar la
información a través del formulario? (DRD)
Respuesta: Esta es una sugerencia interesante. Cuando empezamos diseñando el flujo de las
tareas en el sistema, se sugirió que tenemos que balancear la carga de trabajo entre los
coordinadores de unidades regionales y las OP. Sin embargo, estamos considerando algunas
sugerencias nuevas para el flujo de trabajo y los temas relacionados con el Grupo de Coordinación
de las unidades regionales e incluiremos esto en la lista. Debemos de considerar con cuidado y de
discutir con aquel grupo y avisaremos sobre cualquier cambio.
Pregunta: También tenemos las OP de CARE Francia y Canadá, yo he asumido que no se
requerirá de ellas que usen el Directorio. ¿Es esto correcto? (DRD)
Respuesta: Sobre las OP de CARE Francia y Canadá: El Directorio es un proceso manejado y
dirigido por CI, y es el único de este tipo. Como tal, se requiere de todas las OP, sin importar el
miembro líder. La única porción de OP que no son de CARE USA que están exentos de esto es la
generación de nuevos procesos PN, seguidos por CARE USA. La Guía del Usuario tiene secciones
especiales para OP que no son de CARE USA, sobre cómo llevar a cabo el proceso y llenar los
formularios del Directorio. Por favor guarde los correos de la OP directoryhelp@care.org, si se
necesita de una instrucción y apoyo especial, estaremos contentos de proveerla.
Pregunta: También seria útil dejarnos saber la fecha en que las nuevas reglas estén vigentes- ya
que tenemos muchas preguntas por parte de diferentes partes de la organización al presente para
una respuesta urgente y estamos usando nuestro proceso “usual”. (DRD)
Respuesta: La fecha para que el Directorio empezara a funcionar fue el día en que Marcy Vigoda
lo envío. Está cargado y corre: fuera de línea en 3 idiomas; en línea en inglés, al momento, y en
francés y español, para el 19 de mayo. Las OP pueden comenzar a cargar los datos desde ya para
que no tengan la presión al final de año. Por favor continúe enviando al coordinador lo que siempre
ha enviado para pedir un PN y volveremos a ustedes con cualquier cambio al proceso. De otra
parte, todo funciona como descrito en la Guía del Usuario y está funcionando ahora.
Pregunta: Por favor aconseje si se requiere de nosotros el subir diferentes proyectos regionales.
(DRD)
Respuesta: Cada OP que tenga un PN para este proyecto, debe de completar un formulario para
aquel. Necesita incluir la parte que le corresponde. En el formulario de proyecto, es importante
llenar la pregunta 2 y la pregunta 4 cuidadosamente para los proyectos regionales. La pregunta 2
indaga qué OP está enviando el formulario. La pregunta 4 indaga qué otras OP en la región son
parte del proyecto. Si la unidad regional un PN separado para cada proyecto, la coordinación de la
unidad regional creará un formulario separado también.
Pregunta: Entonces, ¿debe nuestro mensaje a las OP ser “empiece a cargar los formularios de
proyecto para proyectos actualmente en curso, pero mantenga los procedimientos para PN, hasta
que se comunique lo contrario? (DRD)
Respuesta: Sí, precisamente, ellos deben continuar enviando a la Coordinación (Liasons) lo que
ellos siempre habían enviado para nuevos PN y deberían de trabajar cargando los datos sobre los
proyectos existentes (y programas, en donde fuese posible) con los PN existentes.
Solo una breve observación sobre programas: nosotros sabemos que tal como ocurre con muchos
programas aún se está en los estadios iniciales de diseño y el personal puede sentir que aun no
tienen mucho que reportar sobre ellos. Sin embargo, será importante conformar los formularios de
programas e ingresar lo que se puede en estos formularios. Por ejemplo, Egipto ya debería de
estar completando su formulario de programa para el programa de empoderamiento de mujeres,
aun cuando saben que la planificación y la información pueden cambiar. Por favor motive a sus OP
a que no esperen tener “la información completa”- los formularios de programa son flexibles y
deben de conformarlos ahora. De esa manera, nosotros podemos hacer el conteo y distribución y
eliminar la necesidad de mantener varias matrices y diferentes pedidos de información por parte de
CARE USA.
Pregunta: También nos damos cuenta que las OPs deben de estar completando el ingreso de
datos entre abril y el 1 de julio. ¿Se estarán enviando actualizaciones las unidades regionales para
ayudarnos a saber del estatus de las actualizaciones? (DRD)
Respuesta: Al enviar actualizaciones del estatus de la información al director adjunto de la unidad
regional, uno puede en realidad ver cuál OP ha ingresado y se puede hacer esto tan pronto como
se desee, visualizando todo lo ingresado al sistema en el momento que uno hace abre y entra.
Para eso, solamente hace falta seguir los siguientes pasos:
Para visualizar todos los proyectos:
1) Ingrese
2) Selecciones la pestaña RD/DRD
3) Haga clic en el vínculo “ visualizar todos los formularios de proyecto” a mano derecha en la
página
4) Será redireccionado al Directorio de Proyecto. Haga clic en la columna de “Oficina de
País” y una lista se desplegará. Ahí puede escoger un orden ascendente o descendente
para sortear todos los formularios.
5) Baje a la lista de proyectos en el país de interés. Aquí puede visualizar la lista de proyectos
para esa OP específica. Haga clic en “Nombre de Proyecto” para abrir el archivo, si desea
visualizar un formulario específico de proyecto.
Pregunta: Acabo de estar en el Directorio y no hay proyecto ni formularios de proyecto. ¿Esto
significa que globalmente, nadie está aun cargando? (DRD)
Respuesta: Si no ve ningún formulario, esto significa que nadie ha cargado nada aún. Tan pronto
como las OP carguen los formularios, debería de poder verlos (y no solamente de su región en
particular, si no para todos). Siga revisando.
Pregunta: He pedido mi contraseña; ¿cómo accedo al Directorio? (Oficina De Pais)
Respuesta: Por favor envíe un correo electrónico a directoryhelp@care.org y trabajaremos con IT
para volver a formular su contraseña.
Pregunta: Múltiples personas en la OP necesitan tener acceso al Directorio, pero al momento, no
tiene una contraseña de CARE. ¿Qué debemos hacer? (Oficina De Pais)
Respuesta: Por favor envíe un correo electrónico a directoryhelp@care.org con los nombres del
personal y trabajaremos con IT para crear cuentas para ellos.
Pregunta: Cuando tratamos de enviar nuestro formulario, nos llevó de nuevo a la ventana de
ingreso y perdimos los datos ingresados en el proceso. ¿Qué pudo haber ocurrido? (Oficina De
Pais)
Respuesta: Si trabaja con formularios en línea, el sistema está dispuesto para salir en una hora.
Debe de hacer clic en enviar (en el 4to paso del formulario) o antes de que pase una hora, pues,
de lo contrario, los datos se perderán. Si no puede completar su ingreso de datos dentro de una
hora, envíe el formulario y luego siga las instrucciones en la guía del usuario para actualizar los
formularios existentes.
Por favor, decida con cuidado si la opción en línea o fuera de línea (Excel ) es la mejor para su OP,
basándose en la situación de la conectividad. Si está perdiendo datos no por la programación de
salida o de cierre, si no porque su conexión a Internet cae, puede ser mejor ahorrar tiempo y
trabajo y usar los formularios Excel. Esto también le da la opción de actualizarlos en línea después,
cuando su conectividad mejore.
Formularios de Directorio
Pregunta: ¿Puede clarificar qué es un Código de Programa? Cualquier guía acerca de cómo
usarlos en SCALA sería muy bienvenida. (DRD)
Respuesta: Los Códigos de Programa son números que el equipo PI, del equipo de Ubora y el
equipo de Lora Wuennenberg están desarrollando. Serán similares a PN, solo que para programas
y permanecerán consistentes a través de las divisiones de C- USA para permitirnos combinar datos
programáticos con donantes y datos financieros con datos de desempeño organizacional, de una
manera fácil. También estamos conversando con otros miembros CI sobre una inclusión más
amplia. Están desarrollándose, mientras conversamos. En los Formularios de Directorio (tanto
fuera como en línea) los espacios para Códigos de Programa están, al presente, bloqueados. Tan
pronto como estén listos, enviaremos instrucciones y desbloquearemos los espacios relevantes.
Así que no se preocupe por ingresarlos en este momento y la guía que está requiriendo vendrá
pronto.
Pregunta: ¿Podremos cambiar el Nombre de Proyecto relacionado a un PN en el futuro? Uno de
nuestros proyectos actuales puede volverse algo diferente y estamos considerando un cambio de
nombre. (Oficina De Pais)
Respuesta: Ésta es una buena pregunta relacionada a los Nombres de Proyectos. Si su proyecto
se convierte en algo tan diferente que precisa cambiar el nombre, como al parecer, se afirma,
debería de conseguir un nuevo PN para él. Al presente, el sistema de Directorio se cierra del
nombre del proyecto y del nombre del archivo que carga para él. Si tiene un archivo para el
proyecto antiguo en el Directorio, entonces usted ingresa y cambia el nombre y los datos. De esa
manera, la información antigua desaparecerá y no habrá ningún registro de aquel trabajo previo.
Así que, en vez de aparecer como si se hubiera hecho el proyecto A, de mayo a diciembre, luego
continúa con el proyecto B, de diciembre a marzo, sólo aparecerá que se llevó a cabo el proyecto
B. Tampoco se debe de usar nuevamente el mismo PN para el nuevo trabajo que ha evolucionado
a algo diferente.
En cambio, debería obtener un nuevo PN para el nuevo proyecto con el nuevo nombre. Haga un
formulario separado para éste. En ese formulario, tenga especial cuidado en contestar la pregunta,
aún cuando ésta sea una continuación del trabajo previo o de un proyecto previo. De esta manera,
los viejos datos no se perderán.
Pregunta: En la lista de grupos de impacto de ambos formularios: (DRD)

Podemos reagrupar las categorías de los grupos de impacto un poco, por ejemplo, poner
mujeres cabeza de hogar y viudas, inmediatamente después de mujeres, en vez de luego
de un par de selecciones posteriores, poniendo a los grupos minoritarios juntos, por
ejemplo.

Añadiría a ex combatientes a la lista de los grupos de impacto

Necesitaría pies de página con definiciones de algunos grupos de impacto, por ejemplo la
juventud se define a veces de manera muy amplia en algunos países y a veces las OP
adoptan estas definiciones, pero qué define un miembro de CARE como “juventud”, a qué
grupo de edad?

Cuál es la diferencia entre “pequeños granjeros” y “comprometidos en agricultura de
subsistencia”? En nuestro contexto, la línea divisoria es delicada. Se necesita, de nuevo,
una definición.

Existen grupos algo arbitrarios, tales como “personal de salud”, entonces, ¿por qué no
incluir “profesores” etc.?
Respuesta: Lo que tenemos por ahora está basado en información de programas existentes al
momento o bajo diseños al momento de compilar esta lista (categorías, por lo tanto, como
“personal de salud”). Esto significa ser un poco amplio para que se pueda capturar varios grupos
de impacto con los que las OP están trabajando, mientras se acomodan las capacidades IT de esta
particular plataforma para que filtre datos (así, la habilidad de seleccionar múltiples descriptores,
tanto como “mujeres” y “viudas”. Con seguridad es posible reagrupar las categorías que describen
a los grupos de impacto y añadir otros descriptores cuando sea necesario. Un año de experiencia
en el sistema y los datos enviados por OP nos mostrarán mucho de lo que necesita ser cambiado y
refinado. Así pues, estamos planeando tener una revisión de lo que ha ingresado y de toda la
retroalimentación, tal como aquella compartida y afinar luego, para el lanzamiento basado en todo
eso. Guardaremos la retroalimentación, la archivaremos con todo lo que sea ingresado, le
consultaremos de nuevo sobre cambios que necesitemos hacer para FY11. Esto asegurará
continuidad y el aspecto longitudinal de nuestros datos. Así que, por favor, guarde todos sus
comentarios. Todo será considerado e incorporado y es muy útil para mejorar el programa.
Pregunta: La pregunta sobre el grupo objetivo debería de referirse a “grupos objetivo” (plural)
como un programa que deberá tener múltiples grupos objetivos. (DRD)
Respuesta: Efectivamente. Está en lo correcto. Muchas OP tendrán múltiples grupos objetivo. Son
libres de ingresar todos éstos y el cambio necesario es notado.
Pregunta: Sobre medición de impacto: Aunque estoy de acuerdo con la idea de priorizar el reporte
de datos de impacto sobre el empoderamiento de las mujeres y gobernabilidad, la obligación de
reportar sobre ello para todos los proyectos y programas me preocupa un poco y no creo que vaya
a ser factible. ¿Cómo se puede esperar que un programa para jóvenes ex combatientes en el Sur
de Sudán reporte sobre el empoderamiento de la mujer? Claro, un cambio actitudinal en este grupo
tendrá un impacto positivo sobre las mujeres y existen algunas actividades que se llevará a cabo
con tal grupo d eimpacto, sobre el cual podemos reportar en términos de resultados (los
alcanzados en hombres y jóvenes, etc.), pero no creo que podemos esperar que tal programa se
reporte sobre los impactos en el empoderamiento de la mujer. Creo que esto debe de ser
repensado. También creo que necesitamos clarificar que no se puede esperar de las OP que
reporten sobre los indicadores de impacto anualmente. Esto generaría costos a nivel de OP para
los cuales no existe dinero y llevar a cabo evaluaciones de impacto de manera anual no tiene
mucho sentido, de todas maneras. (DRD)
Respuesta: La decisión es priorizar el empoderamiento de la mujer y la gobernabilidad: Se pasó
mucho tiempo debatiendo este tema y es un compromiso que agrupa varias opiniones, y como tal,
deberá funcionar para algunos y no para otros. Sostiene algunos puntos muy válidos que aún
necesitan resolución antes de que despleguemos los niveles de impacto y resultados de la
colección de datos el próximo año. Sugeriríamos que la medición del impacto del empoderamiento
de la mujer sea considerado en El Cairo en la reunión sobre este tema. Podemos hacer cualquier
cambio en el Directorio que refleje una decisión colectiva. También podemos poner a prueba
cualquier cosa que creamos sea mejor antes de desplegar el plan a las OP, ya que el plan es tener
una cuidadosa y deliberada fase de despliegue del impacto y resultado del próximo año, antes de
empezar a pedir que todos reporten a este nivel.
Su clarificación de que no se espera que las OP reporten anualmente es absolutamente correcta.
Estamos en el proceso de probar guías para la medición de impacto a nivel global, para que salga
con indicadores de impacto y resultados. Clarificará la frecuencia de recolección de datos. Estamos
intentando lograr tener una guía borrador para el fin del año fiscal en curso. Debemos incluir esto
en los formularios de directorio hasta que se tenga la guía completa, pero la relevancia de este
punto no será omitida cuando la guía se lleve a cabo y empiece el reporte sobre niveles de
impacto.
Pregunta: Formulario de proyecto: Creo que se debe contar con que el grupo objetivo sea al que
se refiere la pregunta sobre “cuánta gente participa en el proyecto” pero la guía no lo clarifica. Los
grupos objetivo a veces participan más que los grupos de impacto. Siento que hay una
desconexión entre la pregunta (sobre participación en el proyecto) y la guía que se provee (cuánta
gente debe de alcanzar). (DRD)
Respuesta: También es un punto excelente. Al hacer borradores de las preguntas e instrucciones,
hemos tenido que combinar algunas nociones de programa con nociones de proyectos y tomar en
cuenta las necesidades, tanto a nivel de personal de programa y de comunicación, por ejemplo, de
quienes visualizan el conteo de “número de personas alcanzadas”, de manera un tanto diferente.
También hemos debido acomodar el hecho de que en algunas OP ya existen programas, mientras
que en otros, aún no se logra y solo reportan sobre “participantes de proyecto”, por el momento.
Esta es la razón por la que tenemos estas dos preguntas separadas. Sin embargo, su pregunta es
importante y lo estoy incluyendo en la guía para derivar y usar datos el Directorio, que estará listo
para julio de este año. Tal y como progresamos en el trabajo de transición a programas y en tanto
nuestra comprensión de qué participantes debemos contar, deberíamos reconsiderar esta pregunta
también.
Guía del Usuario
Pregunta: El manual del usuario no da ninguna explicación sobre el caso por el cual la unidad
regional no aprueba un pedido. Ya que esto puede ocurrir si notamos que algo está
incorrectamente llenado, el manual del usuario puede traer guía sobre esto. Por ejemplo, si
hacemos clic en “rechazar”, existe espacio para incluir el por qué se aprobó o no se dio
aprobación, de manera que la OP tenga notificación del rechazo, con una explicación? ¿Cómo
deberían las OP proceder al reenvío? ¿Se notificará otra vez a la unidad regional? (DRD)
Respuesta: Se está trabajando en hacer cambios en relación al rechazo de un proyecto y el
registro de por qué esto ocurrió. Es posible dejar comentarios sobre por qué un proyecto fue
rechazado y por qué necesita cambiar. Cuando un RD o DRD ingresa comentarios sobre por qué
el proyecto fue rechazado, todos esos comentarios automáticamente serán enviados al Director de
programas de la OP, el coordinador de la unidad regional y el RD/DRD. Para ingresar de nuevo las
OP pueden hacer cambios notados en los comentarios y nuevamente comenzar el proceso. Las
instrucciones se añaden a la guía del usuario que sale en Julio.
Pregunta: En nuestra región tenemos tanto OPs C-USA y C-Australia. En la descripción de roles y
responsabilidades decimos que las OP que no son de CARE USA debería de crear formularios de
proyecto y programa ellos mismos, porque el oficial coordinador de la unidad regional en Atlanta no
asigna un PN para estas OP (los PN se asignan en Canberra) ¿Se espera que se cargue
información sobre el proyecto dos veces para las OP de C- Australia, por ejemplo una vez para el
Directorio C-USA y otro para los PIMS de C-Australia? ¿Qué incentivo o ventaja existe para que
ellos hagan este doble registro de datos? Si no hay una ventaja, seguramente ellos solo usarán el
sistema PIMS, que es un requerimiento de C-Australia. (DRD)
Respuesta: Estamos trabajando con C- Australia en combinar los dos sistemas para que no haya
duplicación de esfuerzos. De hecho, mucha de esta discusión con Julia y sus colegas ocurrió
durante la reunión de calidad programática en mayo en MERMU. C-Australia está comprometida
en eliminar esfuerzos inútiles. Estamos trabajando en hallar cómo transferir los datos PIMS
automáticamente al Directorio y haremos arreglos conjuntos con las OP de C- Australia,
basándonos en formularios PIMS e ingresando información adicional, que no es recolectada.