Administración del Tiempo: Cuadrantes y Prioridades

ADMINISTRACIÓN DELTIEMPO
¿Alguna vez empacaste una maleta y te
diste cuenta que pueden caber más y mejor
las cosas si las organizas, en lugar de sólo
ponerlas dentro?
¿Y cómo
empiezo?
Lo mismo sucede con la
vida… mientas mejor te
organizas, hay más tiempo
para…
 La familia
 La escuela
 Los amigos
 Ti mismo
 Las cosas más importantes
Los Cuadrantes del Tiempo
Dos ingredientes primarios…
Las cosas que deben ser
primero, aquellas que
contribuyen a la misión de
tu vida y tus metas.
Cosas apremiantes, que no
pueden esperar,
actividades que exigen
atención inmediata.
Los cuadrantes del Tiempo…
•
Ayudan a orientar las tareas y actitudes estableciendo prioridades y
administrar el tiempo para que las cosas importantes sean las primeras
y no las últimas.
•
Permiten aprender a dedicar tiempo a las actividades que
verdaderamente dan sentido a nuestra vida.
•
Tienen que ver con nuestra disciplina y compromiso para vivir con esas
cosas. Es la prueba de la profundidad y compromiso con las cosas
importantes de nuestra vida y de nuestra integridad.
Nos enseñan a hacer Primero lo primero
LOS CUADRANTES DELTIEMPO
URGENTE
1 EL MOROSO
•Examen mañana
•Amigos lastimados
•Llego tarde al trabajo
NO URGENTE
2 EL QUE MARCA
PRIORIDADES
•Planificación, fijar metas
•La tarea que debe
entregarse en una semana
•Proyectos que deben
terminarse hoy
•Ejercicio
•El coche se
descompone
•Relaciones
•Descanso
3 EL SUMISO
4 EL FLOJO
•Llamadas telefónicas
que no son importantes
•Demasiadas redes
sociales y televisión
•Interrupciones
•Llamadas telefónicas
interminables
•Los problemas de los
demás
•Presión de amigos o
compañeros
•Demasiados video
juegos
•Perder el tiempo
Cuadrante 1: Urgente e Importante
Es adicto a la URGENCIA, le gusta dejar
las cosas para después, y también después, y
si no es así, entonces,... después!
Resultados de vivir en el C1:
 Tensión y angustia
 Agotamiento
 Desempeño mediocre
Cuadrante 3: Urgente pero No Importante
¿Irás a la
fiesta?
¿Nos
vemos en la
tarde?
¿Estudiarás para
tu examen?
Si, está bien
Claro, ahí estaré
Si, mamá
Le cuesta trabajo decir NO.
Busca complacer a todos.
Generalmente no complace a
nadie, ni a él mismo. Cae por la
presión de ser popular
Resultados de vivir en el C3:
 Reputación de querer complacer a todos
 Falta de disciplina
 Sentir que es la alfombra de todos
Cuadrante 4: No Urgente y No Importante
Todo le gusta en exceso: redes
sociales, televisión, dormir, juegos
de video, llamadas. Es un flojo
profesional
Resultados de vivir en el C4:
 Falta de responsabilidad
 Culpabilidad
 Fragilidad
Cuadrante 2: Importante pero No Urgente
amigos
ayudar en
casa
Es el cuadrante de la EXCELENCIA. No es
perfecto, pero tiene todo bajo control. Las
personas como su familia y amigos, son lo primero.
Dice “NO” a lo que no es importante
fiestas
novio
mamá y
papá
exámenes
internet
Resultados de vivir en el C2:
 Control de tu vida
 Equilibrio
 Alto desempeño
 Poca tensión y agotamiento
 Distingue qué es lo primero
¿Cuál es la clave? Pasar más tiempo en el C2
En general
estamos en los
cuatro pero…¿Y
en qué cuadrante
estoy pasando
más tiempo?
 Reduce el C1. siempre hay cosas qué hacer de este
cuadrante, pero si puedes ser menos moroso haciendo
antes las cosas importantes. ¡Esto disminuirá la
tensión!
 Di no al C3. Aprende a decir No a las cosas
que no son importantes en tu vida.
 Reduce las cosas del C4. No dejes de hacerlas pero
hazlas con menos frecuencia. No hay tiempo para
perderlo. Y recuerda que el descanso en exceso es C4.
 Consigue una agenda y
 Planifica semanalmente:
tómate 15 minutos por
semana y planifica los
próximos 7 días
→ Planificación diaria: es muy
estrecho
→ Planificación mensual: demasiado
amplio
Generalmente pensamos en semanas
Proceso de planificación semanal de tres pasos
Identifica tus rocas (metas o prioridades) grandes
 ¿Qué es lo que quieres lograr la próxima semana?
 ¿Cuáles son las cosas importantes que debes hacer esta semana?
 ¿Qué debe ser primero?
Son minimetas que alimentan metas de largo plazo (No deben ser más de diez).
Por ejemplo:
 Estudiar para el examen de física
 Terminar de leer el libro que nos dejaron de tarea
 Acudir a cita para empleo
 Reunión con la familia
 Hacer ejercicio
 Fiesta de Ana
Otra forma es revisando los roles más importantes de tu vida: estudiante,
miembro de una familia, amigo, empleado, novio, etc.
Apartar tiempo para las rocas (metas o prioridades) grandes
 Al momento de planificar elige el tiempo y la hora que darás a las cosas
más importantes (rocas grandes)
 Apartando este tiempo, las actividades cotidianas las podrás agendar más
fácilmente.
Las rocas grandes representan las cosas más importantes de tu vida; los guijarros son las cosas cotidianas
que requieren también tiempo.
Programa todo lo demás
 Ya programadas las rocas (metas o prioridades) grandes, programa todo
lo demás, labores cotidianas, citas, vacaciones, conciertos, cumpleaños,
redes sociales, etc.
Entonces recuerda, primero programa las rocas o metas grandes (Primero lo primero).
Es mejor dejar guijarros para después.
Adáptate a diario. Posiblemente
requieres cambiar algunas rocas
grandes y guijarros de vez en
cuando. Has lo posible por seguir
tu plan. Si no lo cumples al 100 %
continúa. El acto de planificar
semanalmente te ayudará a
concentrarte en tus rocas grandes y,
por lo tanto, a lograr más.
La administración del tiempo
no es todo. Faltan valores
muy importantes:
Carácter , valentía, disciplina
y compromiso, para ser
honestos con nuestras cosas
más importantes como
nuestros valores, sobre todo,
cuando tenemos encima la
presión. Se requiere ser una
persona íntegra
Es necesario abandonar la ZONA DE
COMODIDAD para alcanzar nuestro
pleno potencial
No es malo estar en la ZONA DE COMODIDAD,
pero… ¿Por qué no demostrar algo de fe en ti
mismo, arriesgarte y lanzarte a la ZONA DE
VALENTÍA de vez en cuando?
 Nunca permitas que tus temores decidan por ti
 Ganar significa levantarse cada vez que caigas. Nuestras dudas son
traicioneras y nos hacen perder lo bueno que podríamos ganar por temor a
hacer el intento
 Se fuerte en los momentos difíciles. Los momentos difíciles son los conflictos
entre hacer lo correcto y hacer lo más fácil. Son los momentos que nos definen
en la vida y vienen en dos tamaños: chicos (como levantarse tarde) y grandes
(como divorcio de los padres, elegir buenos amigos)
 Sobreponerte a la presión de los amigos y compañeros. Lograr decir NO
cuando todos te dicen que Si a algo que no es congruente con tu integridad.
¡Se una persona de éxito!
Persona de éxito: tiene el hábito
de hacer las cosas que a
quienes fracasan no les gusta
hacer. No necesariamente le
gusta hacerlas. Pero su
disgusto está subordinado a la
fuerza de sus propósitos.
Diplomado “Formación en competencias tutorial
Módulo III. Estrategias de acompañamie
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO (
El poder de hacer algo
cuando uno no quiere
hacerlo y no depender
de impulsos o deseos del
momento: Hacer
primero lo primero.
es”
nto
17)
Otra manera de comprender Los Cuadrantes del tiempo
‘
Otra manera de comprender Los Cuadrantes del tiempo
“No existe falta de tiempo, existe falta de interés. Porque
cuando la gente realmente quiere, la madrugada se vuelve
día. Martes se vuelve sábado y un momento se vuelve
oportunidad.
Dalai Lama (Tenzin Gyatso)