Auditoría Ciclo de Ingresos

AUDITORÍA ESPECIAL CICLO DE INGRESOS CON RELACIÓN A
LOS PROCESOS DE FACTURACIÓN RECAUDO Y CARTERA
AGUAS DE MALAMBO S.A. E.S.P.
PRIMER SEMESTRE 2013
CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN
MEDELLÍN, DICIEMBRE DE 2013
JUAN CARLOS PELÁEZ SERNA
Contralor General de Medellín
HILDA MARIA ZAPATA RUEDA
Subcontralor
BERNARDO DE JESUS GARCÍA CAÑOLA
Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Filiales Aguas (E)
JAQUELINA DEL SOCORRO GUERRA MONSALVE
Profesional Universitario 1
MAGNOLIA GALLEGO BUITRAGO
Técnico Operativo
SANDRA PATRICIA TORRES ORREGO
Secretaria
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TABLA DE CONTENIDO
pág.
1.
CARTA DE CONCLUSIONES ................................................................... 5
2.
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................... 7
2.1
CONTROL DE GESTIÓN ........................................................................... 7
2.1.1.
Gestión Contractual .................................................................................... 7
2.1.2
Legalidad ................................................................................................. 10
2.1.3
Control Fiscal Interno .............................................................................. 11
2.2
CONTROL DE RESULTADOS ................................................................ 15
2.2.1
Objetivos de los Procesos de facturación, cartera y recaudo: ................. 15
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LISTA DE CUADROS
pág
Cuadro 1. Calificación de la Gestión Contractual. ................................................... 8
Cuadro 2. Calificación Legalidad. .......................................................................... 10
Cuadro 3. Calificación control fiscal interno........................................................... 11
Cuadro 4. Calificación Control de Resultados ....................................................... 15
Cuadro 5. Novedades enero a julio 2013 .............................................................. 16
Cuadro 6. Soporte novedades............................................................................... 19
Cuadro 7. Consolidado de hallazgos Auditoría Especial 2013 ............................. 26
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1. CARTA DE CONCLUSIONES
Medellín,
Doctora
MILENA RODRIGUEZ CHARRIS
Gerente (E)
Aguas de Malambo S.A. E.S.P.
Malambo- Atlántico
Asunto:
Carta de Conclusiones Auditoria
Especial Ciclo de Ingresos con Relación a los Procesos de
Facturación Recaudo y Cartera.
La Contraloría General de Medellín, con fundamento en las facultades otorgadas
por el artículo 267 de la Constitución Política, las Leyes 42 de 1993, 610 de 2000 y
1474 de 2011 y la Resolución 258 de 2012 por medio de la cual se adopta la Guía
de Auditoría Territorial-GAT, practicó Auditoría Especial a la Aguas de Malambo
S.A. E.S.P., vigencia primer semestre año 2013, a través de la evaluación de los
principios de: Economía, Eficiencia, Eficacia, con el fin de conceptuar sobre la
gestión fiscal de los proceso facturación, cartera y recaudo, soportada en la
evaluación de los componentes de gestión y resultados.
Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de Medellín. La
responsabilidad de la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM Filiales Aguas,
consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto
sobre el examen practicado.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente
aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la
Contraloría General de Medellín, consecuentes con las de general aceptación; por
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lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de
manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro
concepto.
La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las
evidencias y documentos que soportan la auditoría realizada los procesos de
facturación, cartera y recaudo y el cumplimiento de las disposiciones legales; los
estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de
trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Auxiliar de Auditoría
Fiscal EPM Filiales Aguas.
La Contraloría General de Medellín como resultado de la evaluación, conceptúa
que la gestión de los procesos de facturación, cartera y recaudo cumple con los
principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, en lo referente a la parte contractual.
La Entidad debe elaborar el correspondiente plan de mejoramiento con las
acciones correctivas o preventivas que adelantará, para subsanar y corregir las
causas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General
de Medellín, como resultado del ejercicio del proceso auditor, con el fin de dar
cumplimiento a las normas y los principios de economía, eficiencia, eficacia.
El Ente Auditado tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles, para la elaboración,
suscripción y presentación del plan de mejoramiento ante la Contraloría General
de Medellín, contados a partir de la recepción del informe final de auditoría. Éste
plan debe ser enviado por el aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea”.
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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
2.1 CONTROL DE GESTIÓN
Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de
Gestión en el manejo y administración de los recursos públicos, presenta una
calificación total de 80,6 con un concepto Favorable.
De acuerdo con la metodología de evaluación de gestión fiscal establecida en la
Guía de Auditoría Territorial –GAT-, los resultados de cada uno de los factores se
muestra a continuación:
2.1.1. Gestión Contractual: corresponde al examen que se realizó a la
contratación de los procesos de facturación cartera y recaudo, desde sus
diferentes etapas precontractual, contractual y poscontractual, en los cuales se
observó el cumplimiento de los principios de economía, eficiencia y eficacia, e
igualmente se comprobó que en igualdad de condiciones de calidad para la
prestación del servicio se obtuvieron al menor costo y estos guardan relación con
los objetivos y metas propuestas.
- Cumplimiento de principios: en la evaluación de este proceso se pudo
concluir que Aguas de Malambo S.A. E.S.P., da cumplimiento a los principios de
control fiscal de economía, eficiencia y eficacia y como resultado se obtiene una
calificación del factor Gestión Contractual de 85 puntos para un concepto
“Eficiente”, tal como se evidencia en el siguiente cuadro.
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Cuadro 1. Calificación de la Gestión Contractual.
TABLA 1-1
GESTIÓN CONTRACTUAL
Aguas de Malambo S.A ESP.
2013
VARIABLES A EVALUAR
Cumplimiento de las especificaciones técnicas
Cumplimiento deducciones de ley
Cumplimiento del objeto contractual
Labores de Interventoría y seguimiento
Liquidación de los contratos
CALIFICACIONES
EXPRESADAS POR LOS
AUDITORES
Contratación
100
100
100
50
CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL
Q
2
2
2
2
Ponderación
Puntaje
Atribuido
0,50
0,05
0,20
0,20
0,05
50,0
5,0
20,0
10,0
1,00
85,0
Calificación
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
< 100 y > = 80
< 80 y > = 50
< 50
Eficiente
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
Se seleccionaron dos contratos que forman parte de los procesos evaluados de
facturación, cartera y recaudo, que se encuentran en ejecución en el periodo
evaluado.
- Cumplimiento de las especificaciones técnicas: en cuanto al cumplimiento
de las especificaciones técnicas, de acuerdo al análisis realizado a los contratos
auditados se pudo determinar que la calificación obtenida en esta variable es de
100 puntos, para un concepto de gestión eficiente, producto del cumplimiento de
todos los requisitos exigidos en el manual de contratación y las normas legales,
tales como: análisis de la necesidad, cotizaciones y la elaboración de los términos
de referencia entre otros.
- Cumplimiento deducciones de ley: en cuanto al cumplimiento de las
deducciones de ley, esta variable obtuvo una calificación de 100 puntos,
correspondiente a un concepto de gestión eficiente, debido a que las partes
involucradas en el proceso contractual, actúan con la debida gestión permitiendo
el cabal cumplimiento de las clausulas pactadas y las disposiciones legales que la
reglamentan y realizando todas las deducciones de ley que apliquen de acuerdo al
tipo de contrato.
- Cumplimiento del objeto contractual: en el cumplimiento del objeto
contractual obtuvo una calificación de 100 puntos, correspondiente a un concepto
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de gestión eficiente, producto del cumplimiento de las exigencias, precios, plazos y
especificaciones técnicas pactadas en el objeto contractual.
- Labores de Interventoría y Seguimiento: en esta variable, el proceso obtuvo
una calificación de 50 puntos, correspondiente a un concepto de gestión eficiente,
debido a que cada contrato se le asignó el respectivo supervisor, verificando el
cumplimiento oportuno del objeto contractual y sus normas técnicas tal como se
evidencia en los informes de interventoría.
Finalmente, en la evaluación a la gestión contractual de Aguas de Malambo S.A
E.S.P., se evaluaron los principios del control fiscal y se concluye lo siguiente:
- Principio de Eficacia: con la evaluación del principio de eficacia se busca
determinar el cumplimiento del objeto contractual de éstos, así como de las
especificaciones técnicas, de calidad y cantidad plasmadas en los términos de
referencia y los plazos de entrega establecidos de manera oportuna. Al practicar
el examen a los contratos seleccionados, el equipo auditor evidencio que Aguas
de Malambo S.A.E.SP., cumplió con el principio determinado en las variables
mencionadas anteriormente.
- Principio de Eficiencia: se refiere a que la asignación de recursos fue la más
conveniente para maximizar sus resultados, para lo cual se tuvo en cuenta la
metodología adoptada por la Contraloría y lo establecido en el Manual de
Contratación de la Entidad. Adicionalmente, se analizó el cumplimiento por las
partes de las diferentes cláusulas pactadas y las disposiciones legales aplicables.
Acorde con lo anterior, en los contratos de la muestra seleccionada, se pudo
establecer mediante la revisión de los soportes legales, financieros y contables
que la Empresa Aguas de Malambo S.A E.S.P., cumplió con el principio de
eficiencia.
- Principio de Economía: para evaluar el cumplimiento del principio de
economía se tuvo en cuenta lo establecido en el Manual de Contratación de la
Entidad. Es así, que de la revisión de los documentos que contienen el análisis
jurídico, financiero y técnico de las propuestas presentadas en los procesos de
contratación evaluados, se concluye que Aguas de Malambo S.A. E.S.P., cumplió
con las normas legales vigentes en la etapa precontractual y de ejecución
evidenciándose por ende con el principio de economía.
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2.1.2 Legalidad: se verificó en la Gestión Contractual, que forma parte de esta
auditoría, que en el desarrollo del contrato se cumpliera con: la disponibilidad
presupuestal, registro presupuestal, estudios previos y de conveniencia, estudios
previos y de conveniencia, póliza de seriedad propuesta, acta de inicio, póliza de
garantía, supervisión, interventoría y/o coordinación aprobación garantía única,
cumplimiento deducciones ley: seguridad entre otros, verificar el registro y la
aplicación correcta de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación. Además
del cumplimiento a las normas tanto internas como externas aplicables a la
entidad.
De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor obtuvo un
puntaje de 95, para una calificación Eficiente resultante de ponderar la siguiente
variable:
Cuadro 2. Calificación Legalidad.
TABLA 1 - 3
LEGALIDAD
VARIABLES A EVALUAR
De Gestión
Calificación Parcial
Ponderación
95
1,00
Puntaje
Atribuido
95,0
1,00
95,0
CUMPLIMIENTO LEGALIDAD
Calificación
Eficiente
< 100 y > = 80
Con deficiencias
< 80 y > = 50
Ineficiente
Eficiente
< 50
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
Aguas de Malambo S.A. E.S.P., a través de su área financiera cumplió con las
normas contables en el primer semestre del 2013, al aplicar el Manual de
Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, el cual está integrado por el
Catalogo General de Cuentas, los procedimientos contables y los instructivos. La
Entidad cumplió en materia tributaria de acuerdo con la circular 2012-CIR- 1447 de
enero 27 de 2012 expedida por la casa matriz y extensiva a sus filiales, su
contenido tributario fue actualizado con relación al año 2012, y aplicada para este
mismo año a las transacciones económicas que se realizaron en Aguas de
Malambo S.A E.S.P.
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Es importante destacar que los funcionarios que manejaron los contratos fueron
responsables de calcular y causar los impuestos oportunamente como retención
en la fuente (renta, IVA, industria y comercio, etcétera). También se evidencio que
la Empresa en los procesos de contratación no asumió el pago de impuestos que
de acuerdo con las normas legales le correspondieron a cargo de los contratistas
u otros terceros con los cuales se tuvo relaciones.
2.1.3 Control Fiscal Interno: este factor, obtuvo una calificación ponderada de
44.8, correspondiente a un concepto de gestión ineficiente, explicada porque se
evidenció, en la evaluación de los procesos de facturación, recaudo y cartera, que
no existían algunos controles y en los existentes algunos no fueron efectivos.
Igualmente las variables evaluadas: evaluación de controles y efectividad de los
controles, se calificaron como ineficientes, la explicación de estos resultados, se
presenta a continuación:
Cuadro 3. Calificación control fiscal interno
TABLA 1-7
CONTROL FISCAL INTERNO
Calificación Parcial
Ponderación
Puntaje
Atribuido
Evaluación de controles
49
0,30
14,7
Efectividad de los controles
43
0,70
1,00
44,8
VARIABLES A EVALUAR
TOTAL
30,1
Calificación
Eficiente
< 100 y > = 80
Con deficiencias
< 80 y > = 50
Ineficiente
Ineficiente
< 50
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
- Control Fiscal Interno a los procesos de facturación, cartera y recaudo: la
evaluación del control interno en Aguas de Malambo fue sobre los procesos del
área comercial, su examen se realizó en algunas las actividades, operaciones y
actuaciones de acuerdo con las normas legales vigentes dentro de las políticas
trazadas por la dirección y atención a las metas u objetivos previstos por cada uno
de ellos. Es de anotar que para su verificación se obtuvo información directa
sobre los hechos y circunstancias de cada uno de los procesos de facturación,
cartera y recaudo, que fueron con los cuales fundamentamos nuestra opinión.
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Es de resaltar que la prioridad de realizar esta auditoría al área comercial es por el
volumen de recursos que se manejan y por la complejidad de las operaciones
como área de mayor riesgo, en consecuencia se pudo evidenciar que los procesos
y actividades de la organización se vienen cumpliendo por los responsables de su
ejecución sin embargo se presentaron las siguientes observaciones:
- Hallazgo con incidencia administrativa 1: (corresponde a la observación 1
del informe preliminar). Los cupones entregados por Superefectivo por el pago de
los servicios públicos de los usuarios de Malambo, tiene establecido el control en
el momento de devolverlos a Aguas de Malambo S.A. E.S.P., sin embargo se
evidenció que no se lleva el control de custodia de los mismos, ya que al verificar
el número de cupones contra la relación, se pudo evidenciar que faltaban siete
cupones de la muestra seleccionada, hecho que la administración no pudo
soportar. Lo que configura un hallazgo con incidencia administrativa.
 Respuesta del Sujeto de Control: comentario, si bien se encuentra
establecido de manera contractual la entrega por parte de Superefectivo de los
cupones, la falta de los mismos, no imposibilita realizar la conciliación con los
ingresos ni tampoco atenta contra la claridad en los estados financieros, dado a
que la conciliación se realiza mediante el envío del archivo plano que genera el
contratista, de conformidad como lo establece el contrato suscrito en la cláusula
cuarta – Entrega de la información del Recaudo.
[…]
Diariamente, al cierre de operaciones 16:30 horas, el contratista conciliará los
cupones con los registros de los valores recibidos, y procederá a enviar la
información consolidada a AGUAS DE MALAMBO.
Parágrafo Primero: La información consolidada, con los valores totales
correspondientes al recaudo, debe ser remitida o entregada vía terminal
empresarial, correo electrónico o algún otro medio de transferencia de
información, en última instancia y solo como contingencia, se recibirá la
información en dispositivos de almacenamiento.
Con el archivo plano generado desde la terminal empresarial, el área de recaudo
realiza la exportación del archivo a un archivo en Excel, para el cargue en el
aplicativo de pago, generando así una conciliación que garantiza que el valor
informado por el recaudador (superefectivo) corresponde al mismo que se sube
desde el módulo de recaudo a la contabilidad. Con base en lo anterior solicitamos
se retire esta incidencia.
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 Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la
posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en
firme como un hallazgo administrativo, ya que no es con relación al
cumplimiento del contrato, sino que la conciliación se realiza entre la relación y los
cupones y el control de custodia esta en cabeza del responsable del proceso.
Hallazgo para ser incluido en el Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del
aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea.
- Hallazgo con incidencia administrativa 2: (corresponde a la observación 3
del informe preliminar). El recaudo de los pagos de los servicios públicos
facturados por Aguas de Malambo, correspondientes al primer semestre del 2013,
se realiza a través de terceros (Súper efectivo, Efecty y Banco Popular) los cuales
deben relacionar cada uno de los cupones y su valor. En la verificación se
evidencio que los cupones solamente son devueltos por súper efectivo, mas no
por Efecty y banco Popular a Aguas de Malambo, observándose ausencia de
control que no permite la comparación al momento de realizar la conciliación,
quedando partidas sin identificar las cuales son acumulativas mes a mes y estas
solamente se aplican cuando el usuario hace llegar el respectivo cupón a la
Empresa. Lo que genera un hallazgo con incidencia administrativa.
 Respuesta del Sujeto de Control: comentario, en primera instancia, es
importante aclarar que el banco popular no realiza recaudo, en él solo se realizan
consignaciones por parte de los usuarios, que son las que generan partidas
conciliatorias al no ser fácil la identificación. Para el contratista Efecty no se le
tiene contractualmente establecido la entrega de cupones.
El mecanismo que surte la entrega de cupones, es a través del acceso al
aplicativo online que genera los movimientos con la fecha y hora de corte que se
establezca.
Lo anterior no imposibilita la conciliación, dado a que ésta se realiza mediante el
envío del archivo plano que genera el contratista, de conformidad con lo que
establece el contrato suscrito en la cláusula cuarta- Entrega de la información de
recaudo.
[…]
El contratista diariamente al cierre de operaciones, conciliará los registros de los
valores recibidos y procederá enviar a AGUAS DE MALAMBO, el archivo plano
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previamente establecido por las partes. Parágrafo Primero: La información
consolidada, con los valores totales correspondientes al recaudo, debe ser
remitida o entregada vía terminal empresarial, correo electrónico o algún otro
medio de transferencia de información, en última instancia y solo como
contingencia, se recibirá la información en dispositivos de almacenamiento.
Con el archivo plano generado desde la terminal empresarial, el área de recaudo
realiza la exportación a un archivo en Excel, para el cargue en el aplicativo de
pago, generando así una conciliación que garantiza que el valor informado por el
recaudador (Efecty) corresponde al mismo que se sube desde el módulo de
recaudo a la contabilidad. Con base en lo anterior solicitamos se retire esta
incidencia.
 Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la
posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en
firme como un hallazgo administrativo, ya que no se desvirtúa real ni
jurídicamente lo dicho por el equipo auditor. Hallazgo para ser incluido en el Plan
de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta
en Línea.
 Hallazgo con incidencia administrativa 3: (corresponde a la observación 4
del informe preliminar). El equipo auditor evidencio que en Aguas de Malambo se
tiene implementados los procesos de (facturación, recaudo y cartera) los cuales
fueron aprobados por los funcionarios responsables. Luego de realizar el trabajo
de campo sobre ellos, se determinó que no están adecuadas las actividades en un
orden sistemático y además existen actividades que no se están ejecutando,
tampoco existen flujogramas que presenten cada una de los controles inherentes
a cada proceso, ni tampoco se halló el mapa que identifique los riesgos e
indicadores con los cuales pueda medir los objetivos de cada proceso.
Configurándose como un hallazgo con incidencia administrativa.
 Respuesta del Sujeto de Control: comentario, los procedimientos entregados
al ente de control corresponden a los procedimientos validados por la UGHOA –
Unidad de Gestión Humana Organización Aguas, de casa matriz EPM, los mismos
denotan un orden sistemático de las actividades con sus responsables.
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Si se evidencia que los procesos actuales de facturación, recaudo y cartera, deben
ser ajustados a los requerimientos actuales, sin que ello signifique que no están
adecuadas las actividades en un orden sistemático, ni carezcan de flujogramas.
Como se menciona, algunas actividades no se están ejecutando lo anterior
obedece a que operativamente los cambios generados con el ingreso del nuevo
software operativo, han requerido que se adicionen algunas y se eliminen otra.
Consideramos improcedente su opinión en referencia al orden sistemático que es
establecido de forma interna por la empresa de conformidad a sus necesidades.
Con base en lo anterior solicitamos se retire esta incidencia.
 Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la
posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en
firme como un hallazgo administrativo, ya que no se desvirtúa real ni
jurídicamente lo dicho por el equipo auditor. Hallazgo para ser incluido en el Plan
de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta
en Línea.
2.2
CONTROL DE RESULTADOS
2.2.1 Objetivos de los procesos de facturación, cartera y recaudo: de acuerdo
a los criterios y procedimientos aplicados, este factor obtuvo un puntaje de 37,9%,
para una calificación que No Cumple, resultante de ponderar las siguientes
variables.
Cuadro 4. Calificación Control de Resultados
TABLA 2-2
CONTROL DE RESULTADOS
VARIABLES MINIMOS
Calificación Parcial Ponderación
38
Eficacia Objetivos de los procesos
Cumplimiento Eficacia Objetivos de los procesos
Calificación
Total
1,00
37,9
1,00
37,9
Calificación
Cumple
< 100 y > = 80
Cumple Parcialmente
< 80 y > = 50
No Cumple
No Cumple
< 50
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
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Para la evaluación realizada por el equipo auditor del principio de eficacia de los
Objetivos específicos de los procesos de facturación, cartera y recaudo
correspondiente al área comercial de Aguas de Malambo S.A. E.S.P., se tuvo en
cuenta el modelo y herramienta de gestión y seguimiento Cuadro de Mando
Integral – (CMI), adoptado por el grupo empresarial, mapa que se compone de
objetivos estratégicos, indicadores y metas, constituyéndose en el elemento que
garantiza la sincronización de actividades y el despliegue de la estrategia en los
diferentes niveles de la organización, hasta involucrar los resultados de la gestión
de las personas individualmente consideradas.
La entrada de datos se realizó y el principio de eficacia obtuvo una calificación de
No Cumple, principalmente porque el objetivo estratégico lograr la excelencia
operacional relacionado con los procesos de cartera y recaudo en el primer
semestre del 2013 no se logró, debido a que los indicadores obtuvieron resultados
muy bajos con relación a las metas estimadas.
Es de anotar, que el objetivo específico de facturación, el cumplimiento de sus
metas en su mayoría fueron del 80%, soportado en el siguiente cuadro:
Cuadro 5. Novedades enero a julio 2013
Descripción
Impresiones en blanco
Mal realizada la impresión
Doble facturación
No llego facturación
Facturas que no pertenecen a la ruta
Facturas para corrección de dirección y nombre
Facturas incompletas
Total
11
38
147
248
12
9
4
Fuente equipo auditor
En cuanto al principio de eficacia, se pudo observar que su calificación fue de 16
puntos, debido a que la recuperación de cartera la cual está asociada con el
recaudo no se ejecutó en su totalidad por ende hubo un incumplimiento de los
mismos.
El cálculo de la eficacia estuvo dado por la relación entre el número de metas
programadas sobre el número de metas alcanzadas, que en nuestro caso fueron:
para cartera y recaudo del 50% del valor de la cartera solo se recaudó el 16% lo
cual se traduce para la Entidad y sus directivas que han sido ineficaces por el
incumplimiento en el logro de las metas físicas.
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 Proceso de Gestión de Facturación: el proceso se evaluó directamente de
acuerdo con lo establecido en el documento el cual no presenta aprobación por el
jefe del Área de Gestión Recursos, sin embargo está definido e inicia con la
impresión de las facturas y termina con la entrega de la factura al cliente.
Es importante resaltar que el proceso de liquidación y facturación de los servicios
públicos de la empresa aguas de Malambo, se ejecuta utilizando como
herramienta el software integrado ANTSOFT el cual se ajusta a todos los
requerimientos y condiciones dadas para efectuar este proceso, pero solamente
en la parte comercial, el cual está dirigido y enfocado a un mejoramiento en la
organización, control, ejecución y cobro de los servicios públicos domiciliarios.
En la evaluación se pudo evidenciar que el proceso para la facturación de
servicios públicos se realiza de la siguiente forma:
1. Proceso de registro de lecturas y critica a las mismas.
2. Entrada de pagos realizados por los usuarios
3. Registro de Modificaciones para los suscriptores que lo requieran.
4. Registro de valores por cuota (financiaciones).
Estas primeras cuatro no necesariamente se deben realizar en ese orden, ya que
se pueden efectuar cada una de manera independiente, pues se debe conservar
la secuencia.
En los siguientes pasos si se deben efectuar en el orden como esta presentado,
como son:
5. Aplicación de pago
6. Registro de tarifas para el nuevo periodo.
7. Liquidación Nuevo periodo
8. Facturación cobro del servicio
9. Generación de Informes y resúmenes de acuerdo a los datos procesados
El primer paso proceso de lecturas y critica el equipo auditor pudo constatar con el
responsable del proceso de facturación, que para obtener el registro de las
lecturas se comienza generándose el listado de cada uno de los usuarios para la
toma de lecturas en terreno, capturando el código inicial y código final del listado,
además del periodo de lecturas, el cual es realizado por el funcionario asignado.
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Una vez se haya registrado la lectura y/o observaciones se pedirá la confirmación
de (grabar, corregir, cancelar) Este procedimiento de registro se hace por cada
uno de los suscriptores.
Existe un segundo procedimiento que es la de exportar el archivo plano de
facturación con los datos, el cual es enviado al proveedor para la impresión de la
facturación que anteriormente se realizaba con Antsoft y que a partir del mes de
junio del 2013 con la empresa Cadena la cual se encarga una vez distribuidas las
rutas se procede a la entrega de cada una de las facturas a los usuarios del
servicio de acueducto y alcantarillado.
En el proceso de gestión de facturación, se pudo evidenciar los siguientes
hallazgos con incidencia administrativa:
 Hallazgo con incidencia administrativa 4: (corresponde a la observación 5
del informe preliminar). En el reporte de instalación de medidores presentado por
el sistema de facturación Antsoft, se evidencio que existen siete usuarios con
aplicación de descuento por medidor no instalado, a los cuales no se les genero
pagare a razón de $305.000 equivalente a la suma de $2.135.000, procedimiento
que se hizo como lo establece la resolución 06 del 20 de febrero de 2012,
originando una posible pérdida de recursos para la entidad, lo que configura un
hallazgo con incidencia administrativa.
 Respuesta del Sujeto de Control: comentario, al leer la observación, no es
clara la tipificación como incidencia fiscal, toda vez que no se deja evidencia cual
es la ocurrencia del hecho que podría generar pérdida de recursos para la entidad,
dado a la posibilidad de que no se genere pagaré por pago contado, lo cual no se
menciona en la observación. Considero que este punto debe validarse ante los
requerimientos que surjan de parte del ente de control para validar sobre los
usuarios mencionados la situación que posiblemente género la no suscripción del
debido pagaré. Con base en lo anterior solicitamos se retire esta incidencia.
 Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la
posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en
firme como un hallazgo administrativo, ya que no se desvirtúa realmente, al no
precisar en el reporte de novedades, si se pagó de contado o no la instalación de
la acometida de las siguientes matriculas: (ver cuadro 6).
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Cuadro 6. Soporte novedades
MEDIDORES NO INSTALADOS
No.
38
40
43
55
65
Matricula
Nombre
Numero
Fecha
Tipo de Pago
2717692 MARIBEL ANTEQUERA
430960
07/02/2013 1 - Nota Credito
2719847 DARLEIDIS CARDONA
430962
2721520 LILIANA ROSALES
430965
267231 HERMES ALDANA
430977
430987
2717692 MARIBEL ANTEQUERA
Saldo
anterior
Mov
.Debito
Mov
.Credito
325110.00
0.00
25415.00
07/02/2013 1 - Nota Credito
36270.00
0.00
10166.66
07/02/2013 1 - Nota Credito
339290.00
0.00
25416.65
07/02/2013 1 - Nota Credito
55361.00
0.00
0.34
07/02/2013 1 - Nota Credito
299695.00
0.00
1.65
Nuevo
Saldo
Usuario
Observacion
Pagare
Aplicacion Descuento por
299695.00 admin - 07:47:00 / 2013-02-07 medidor no Instalado
NO FIGURA CON PAGARE
Aplicacion Descuento por
26103.34 admin - 07:47:00 / 2013-02-07 medidor no Instalado
NO FIGURA CON PAGARE
Aplicacion Descuento por
313873.35 admin - 07:47:00 / 2013-02-07 medidor no Instalado
NO FIGURA CON PAGARE
55360.66 admin - 07:50:00 / 2013-02-07 Aplicacion Descuento por medidor
NO FIGURA
no Instalado
CON PAGARE
Aplicacion Descuento por
299693.35 admin - 07:50:00 / 2013-02-07 medidor no Instalado
NO FIGURA CON PAGARE
Fuente: soporte de novedades Antsoft
Hallazgo para ser incluido en el Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del
aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea.
 Hallazgo con incidencia administrativa 5: (corresponde a la observación 6
del informe preliminar). Existe una relación comercial consistente en el suministro
de agua potable en bloque por el operador privado Triple A y la interconexión por
parte de Aguas de Malambo para la prestación del servicio público domiciliario de
acueducto a sus usuarios en los barrios Mesolandia y Ciudad Caribe II., pero
presenta una posible falla en el proceso con relación a la tarifa máxima que tiene
establecida la CRA para el operador Triple A, la cual incluye los conceptos de
remuneración por el suministro de agua potable y el peaje por interconexión, la
cual quedo en la suma de $1.586,7 por m3 . Mientras que los precios establecidos
por la Comisión de Regulación; de Agua Potable y Saneamiento básico (CRA)
para Aguas de Malambo, fue de $1.264,94 por m3, los cuales no incluyen dichos
conceptos de remuneración por el suministro de agua potable y el peaje por
interconexión. Presentándose una posible pérdida de $321,76 por cada m3 que
les vende a los usuarios de los barrios Mesolandia y Ciudad Caribe II. Lo que
configura un hallazgo con incidencia administrativa.
 Respuesta del Sujeto de Control: comentario, la relación comercial
consistente en el suministro de agua potable en bloque por el operador privado
Triple A y la interconexión por parte de Aguas de Malambo para la prestación del
servicio público domiciliario de acueducto a sus usuarios de los barrios Mesolandia
y Ciudad Caribe II, establece el valor por tarifa de $1.264.94, que sumados al
cargo fijo de acueducto que para el caso de Mesolandia y Ciudad Caribe II (estrato
1 y 2) es de $3.509, y que al prorratearlo a los 12 M3 que se facturan a los
usuarios no micro medidos, corresponden a $292.41 para un total $1.557,35
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generando un diferencial tarifario de $29,35 en relación con el valor que
actualmente se cancela a la Triple A.
En primera instancia, es claro que la posible pérdida por la diferencia tarifaria de
$321,76 por cada m3, no tiene asidero pues esta se reduce a $29,35, diferencia
que se viene gestionando a nivel de consultas ante el ente regulatoria a fin de que
se nos permita ajustar la tarifa que se cobra a los usuarios conforme a la que se
cancela al operador Triple A; y que será incluida dentro del plan de mejora.
 Posición del Equipo auditor: se acepta la posición tomada por el sujeto de
control y queda como un hallazgo administrativo, para ser incluido en el Plan de
Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en
Línea.
Es de anotar que los funcionarios responsables del proceso, no nos advirtieron
que debía de tenerse en cuenta el cargo fijo a los doce metros cúbicos que se
facturan a los usuarios no micro medidos, con los cuales se está disminuyendo las
altas pérdidas con relación a las diferencias tarifarias.
 Proceso de Gestión Cartera: el proceso se evaluó directamente de acuerdo
con lo establecido en el documento aprobado el 19 de julio de 2012, por el jefe del
Área de Gestión Recursos, el cual está definido e inicia con el análisis de la
información de las cuentas por cobrar y termina con el pago del cliente o el castigo
de la cartera, cuyo objetivo es recuperar la cartera producto de la prestación de los
servicios públicos y por otros conceptos.
Como política dentro de su proceso está el análisis de cartera asociado a la
gestión del pago financiado, el cual consiste en la formalización de un acuerdo de
pago a plazos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la resolución
de financiación No 11 del 6 de agosto del 2012, que en caso de cesación de
pagos por parte de los usuarios, la Empresa tiene como herramientas de cobro el
persuasivo, el coactivo y el jurídico.
En el seguimiento del paso a paso del proceso se pudo evidenciar que primero se
recibe y se revisa la solicitud de financiación, la cual se debe aprobar de acuerdo
con lo establecido en la resolución de financiación prescrita por el Área Comercial.
Posteriormente se consulta en el sistema de información el saldo de la deuda que
se quiere financiar y cuál ha sido el comportamiento de los pagos por parte del
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usuario. El caso en donde los clientes no cumplan con lo definido en la resolución
se le informa que no es posible otorgarle la financiación. En caso contrario se
procede a pactar con el cliente las condiciones de financiación como el monto,
plazo y tasa de interés.
Una vez terminando dicho procedimiento se hace firmar al cliente él pagare como
garante de la obligación que tiene el usuario con la entidad ya lo asociado con la
exigencia de las garantías como son para efectivo e inversiones, pólizas de seguro
y para activos pignorados estas son inaplicables para aguas de Malambo, ya que
no tienen nada que ver con este proceso y el cual debe de revaluarse en una
revisión del proceso.
Posteriormente se pudo evidenciar con el funcionario responsable de facturación y
a través del módulo de consultas, el registro en el sistema de información Antsoft
el valor total financiado, el número de cuotas, plazo de financiación y documentos
que sirven como soporte para la financiación como es el caso de los medidores y
la prestación del servicio.
El análisis de cartera por edades les permite registrar a corto o largo plazo como
hechos económicos a nivel contable, proceso que termina con el pago de la
obligación.
En el desarrollo de la evaluación del proceso de gestión de cartera se pudo
evidenciar los siguientes hallazgos, con incidencias administrativas y fiscal:
 Hallazgo con incidencia administrativo 6: (corresponde a la observación 7
del informe preliminar). En la evaluación del proceso de Facturación, en el paso a
paso en las novedades, se evidencio que por falta de controles se le facturo
algunos usuarios la tapa caja de registro en concreto o medidor sin haber sido
instalados en sus viviendas, hecho que genero una nota crédito a descontar del
valor de la financiación realizada al usuario por el área comercial por el error
cometido en el proceso de financiación (pagare) . Lo que configura un hallazgo
con incidencia administrativo.
Sin embargo, la empresa debe realizar la verificación en 100% con el fin de
constatar que al contratista no se le haya pagado el valor de lo no instalado.
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 Respuesta del Sujeto de Control: comentario: Al leer la observación, no es
clara la tipificación como incidencia fiscal, toda vez que no se deja evidencia cual
es la ocurrencia del hecho que podría generar pérdida de recursos para la entidad.
Es de anotar que al confirmarse mediante acta la no instalación de la tapa de la
caja de registro o medidor, se hace necesaria la nota crédito, como mecanismo de
subsanar la generación del cobro.
Al no identificarse claramente en la observación, si esta actuación fue verificada
con las actas firmadas por los usuarios al momento de la instalación, ni se
menciona si se verifico mediante otras opciones ejemplo: una PQR´s presentada
por el usuario ante esta novedad, solicitamos se retire esta incidencia.
 Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la
posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en
firme como un hallazgo administrativo, ya que no se desvirtúa real ni
jurídicamente lo dicho por el equipo auditor. Hallazgo para ser incluido en el Plan
de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta
en Línea.
Reiteramos la necesidad de dar cumplimiento a la siguiente nota: “Sin embargo, la
empresa debe realizar la verificación en 100% con el fin de constatar que al
contratista no se le haya pagado el valor de lo no instalado”.
 Hallazgo con incidencia administrativa 7: (corresponde a la observación 8
del informe preliminar). Aguas de Malambo no está recibiendo los subsidios a que
tiene derecho a cobrar, el cual se viene acumulando a junio 30 de 2013, en la
suma de $530 millones en acueducto y de $190 millones en alcantarillado.
Incumpliéndose con los establecido en el Acuerdo Municipal 15 de Malambo del
21 de setiembre del 2011, Ley 136 de 1994 artículos 89 y 99, Decreto de subsidios
565 de 1996, artículos 1,3,19 y 7 de la Resolución CRA 151 de 2001, artículo 116
de la Ley 812, en concordancia con el art 99.6 de La Ley 142 de 1994, Decreto
1013 de 2005, Decreto 4784 de 2005 , Decreto 057 el Literal d del Art 4, Ley 1176
de 2007, el literal del art. 11 de la Ley 1176, el cuarto inciso del artículo 13 de la
Ley 1176 de 2007, comprometiendo la viabilidad de la Empresa en el largo plazo
por el aumento continuo del saldo por concepto de subsidios. Lo que configura un
hallazgo con incidencia administrativa.
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 Respuesta del Sujeto de Control: comentario, la emisión de las cuentas de
cobro generada a la Alcaldía de Malambo es el actuar del cobro que se hace por
concepto de subsidios al que tiene derecho según lo establecido en el Acuerdo
Municipal 15 de Malambo del 21 de setiembre del 2011, Ley 136 de 1994 artículos
89 y 99, Decreto de subsidios 565 de 1996, artículos 1,3,19 y 7 de la Resolución
CRA 151 de 2001, artículo 116 de la Ley 812, en concordancia con el art 99.6 de
La Ley 142 de 1994, Decreto 1013 de 2005, Decreto 4784 de 2005 , Decreto 057
el Literal d del Art 4, Ley 1176 de 2007, el literal del art. 11 de la Ley 1176, el
cuarto inciso del artículo 13 de la Ley 1176 de 2007. El comportamiento de
recaudo de estas cuentas de cobro son de conformidad a los recursos que
manejen las tesorerías municipales, sin embargo a la fecha no existe
manifestación alguna por parte del municipio donde se observe que es renuente al
pago de dicha deuda, situación que comprometería lo anotado en la observación
referente a la viabilidad de la empresa en el largo plazo. Se informaran las
acciones de mejora en el plan de mejoramiento.
 Posición del equipo auditor: en la respuesta de la entidad acepta la
observación resultado del informe preliminar, por consiguiente la acción correctiva
a implementar, hará parte del Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del
aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea.
.
 Hallazgo con incidencia administrativa 8: (corresponde a la observación 9
del informe preliminar). en el análisis de la cartera por edades, y de acuerdo a la
naturaleza jurídica de la empresa, Aguas de Malambo aún no ha implementado
la cobranza jurídica de las obligaciones vencidas mayores a 180 días , aun
sabiendo que la factura que emite por la prestación de los servicios contiene los
requisitos que prestan merito ejecutivo, y el cual se puede llevar a cabo a través
de la figura del cobro jurídico por jurisdicción coactiva o del cobro jurídico por la
justicia ordinaria; por lo que se viene incumpliendo con la aplicación de la política
de cartera implementada por la empresa, hecho que viene originando déficit en la
disponibilidad de caja y que a medida que se va aumentando esta comprometen
la viabilidad financiera de la empresa en el corto mediano y largo plazo. Con
figurándose en un hallazgo con incidencia administrativa.
 Respuesta del Sujeto de Control: comentario, las acciones de cobranza
jurídica de las obligaciones vencidas mayores a los 180 días se realizan en la
empresa AGUAS DE MALAMBO S.A. E.S.P., de conformidad con las acciones del
debido proceso que establece la Ley 142 ARTÍCULO 140. SUSPENSIÓN POR
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INCUMPLIMIENTO. <Artículo modificado por el artículo 19 de la Ley 689 de 2001.
El nuevo texto es el siguiente:> El incumplimiento del contrato por parte del
suscriptor o usuario da lugar a la suspensión del servicio en los eventos señalados
en las condiciones uniformes del contrato de servicios y en todo caso en los
siguientes:
La falta de pago por el término que fije la entidad prestadora, sin exceder en todo
caso de dos (2) períodos de facturación en el evento en que ésta sea bimestral y
de tres (3) períodos cuando sea mensual y el fraude a las conexiones,
acometidas, medidores o líneas.
Para el caso que aplica la gestión de cobro, se realiza mediante la comunicación
escrita emitida al usuario de conformidad al debido proceso, con la opción de
financiar la deuda. Por lo anterior es improcedente mencionar que no se han
implementado la cobranza jurídica de las obligaciones, que se realizan a través de
la figura de justicia ordinaria.
Como mecanismo de incrementar los niveles de recaudo, actualmente la empresa
realiza acciones de tercerizar a través de COVINOC la gestión de la cartera de
difícil recaudo.
 Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la
posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en
firme como un hallazgo administrativo, ya que no se desvirtúa real ni
jurídicamente lo dicho por el equipo auditor. Hallazgo para ser incluido en el Plan
de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta
en Línea.
La argumentación que se manifiesta de realizar acciones a través de terceros
como va ser COVINOC, nunca fue dada a conocer al equipo auditor por los
funcionarios responsables del proceso sobre las cuentas de difícil recaudo.
 Evaluación del Proceso de Recaudo: el proceso se evaluó directamente de
acuerdo con lo establecido en el documento aprobado el 12 de agosto de 2012,
por el jefe del Área de Gestión Recursos, el cual está definido e inicia con la
recepción de los pagos recibidos de los usuarios y termina con la interfaz contable
en One World, cuyo objetivo es lograr recaudar efectivamente los ingresos
correspondientes por el cobro de los servicios de acueducto y alcantarillado y
otras obligaciones.
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En el seguimiento del paso a paso del proceso se pudo evidenciar primero que el
recaudo se realiza a través de terceros como son: el banco popular, Efectivo y
Super Efectivo y además se reciben por caja el pago de los grandes clientes que
tiene la Empresa como usuarios.
El valor recaudado es asociado a una cuenta de cobro, por lo tanto previamente
se identifica claramente el concepto que está siendo cancelado por el clientedeudor y no sobre el total de la deuda, trátese de un acuerdo de pago por
servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado o por otros
conceptos.
Para cumplir con lo previsto anteriormente se generan archivos planos de acuerdo
a la estructura definida por la casa matriz, recaudos que se registran diariamente a
través de la interfaz con el sistema de información One. World, cargue de
Información que es validada por el sistema y si se presentan diferencias estas se
deben de corregir inmediatamente porque de lo contrario no sube la información.
En el desarrollo de la evaluación del proceso de gestión del recaudo se pudo
evidenciar la siguiente observación con incidencias administrativas y fiscal:
 Hallazgo con incidencia fiscal 9: (corresponde a la observación 10 del
informe preliminar). En caja se están recibiendo dineros en efectivo o en cheque
por la venta de agua en bloque y grandes clientes, los cuales no se alcanzaron a
consignar por el mensajero de la empresa en el banco Popular el 4 de enero del
2013 ya que le fueron hurtados la suma de $2.671.848 dineros que no estaban
amparados por una póliza de manejo y además el funcionario no estaba vinculado
directamente por Aguas de Malambo, sino a través de un tercero, hecho que
genero pérdida de recursos para la entidad. Hallazgo con presunta incidencia
fiscal.
Es de anotar que el denuncio ante la Fiscalía General de la Nación fue realizado
por la responsable del proceso de recaudo y no por el funcionario que fue objeto
del robo.
 Respuesta del Sujeto de Control: comentario, actualmente se cuenta con la
póliza de manejo, sin embargo al momento de la visita ya existe un lineamiento
claro de no aceptar el recibo de efectivo en las instalaciones de la empresa.
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En referencia con el hurto del recaudo efectuado el cuatro (4) de enero del año en
curso por valor de $2.671.848, se vienen realizando las acciones administrativas
internas que referenciaran las responsabilidades a que haya lugar y que serán
informadas en el plan de mejoramiento a partir de la observación en referencia.
 Posición del equipo auditor: aunque se acepta la respuesta de la entidad con
respecto a la implementación de la acción correctiva, que hará parte del Plan de
Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en
Línea. Es de aclarar que para este organismo de control, ratifica como hallazgo
con presunta incidencia fiscal.
Con relación a la observación 2 del informe preliminar , la respuesta del sujeto de
control, es de recibo para ésta Contraloría Auxiliar EPM Filiales Aguas, por cuanto
los argumentos que presentó fueron válidos de acuerdo al análisis realizado, en
consecuencia se procedió a retirar la misma.
Cuadro 7. Consolidado de hallazgos Auditoría Especial 2013
Hallazgos Administrativos
Con Incidencia Fiscal
Con Incidencia Administrativa
Valor
Número
(en pesos)
1
2.671.848
8
Con Incidencia Disciplinaria
Con Incidencia Penal
Total
9
$
2.671.848
Fuente: equipo auditor
Atentamente,
BERNANDO DE JESÚS GARCÍA CAÑOLA
Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM Filiales Aguas (E)
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