MANUAL PARA EL MANEJO DE RIESGOS EN LAS MICROFINANZAS Craig Churchill y Dan Coster Con los aportes de: Victoria White, Terrence Ratigan, Nick Marudas, Emily Pickrell y Calvin Miller 2001 INDICE Indice Indice................................................................................................................................... i M Riesgos M .................................................................................................................... 5 Introducción ...................................................................................................................... 6 ¿Qué es el Manejo de Riesgos? .............................................................................................................................6 Estructura del Manual y Cómo Utilizarlo ..........................................................................................................8 Capítulo 1: Marco para la Evaluación de Riesgos .........................................................10 1.1 Riesgos Institucionales....................................................................................................................................10 1.1.1 Misión social .................................................................................................................................................11 1.1.2 Misión comercial............................................................................................................................................11 1.1.3 Dependencia ..................................................................................................................................................12 1.2 Riesgos Operativos.........................................................................................................................................12 1.2.1 Crédito ..........................................................................................................................................................12 1.2.2 Fraude...........................................................................................................................................................12 1.2.3 Seguridad.......................................................................................................................................................12 1.3 Riesgos de Gestión Financiera .....................................................................................................................13 1.3.1 Activos y pasivos............................................................................................................................................13 1.3.2 Ineficiencia .....................................................................................................................................................13 1.3.3 Integridad del sistema ....................................................................................................................................13 1.4 Riesgos Externos.............................................................................................................................................13 1.4.1 Regulatorio......................................................................................................................................................14 1.4.2 Competencia ..................................................................................................................................................14 1.4.3 Demográfico...................................................................................................................................................14 1.4.4 Ambiente físico..............................................................................................................................................14 1.4.5 Macroeconómico.............................................................................................................................................14 1.5 Conclusión.........................................................................................................................................................14 Capítulo 2: Riesgos y Controles Institucionales ............................................................14 2.1 Riesgo de Misión Social .................................................................................................................................14 2.1.1 Declaración de misión....................................................................................................................................15 2.1.2 Investigación de mercado ................................................................................................................................16 2.1.3 Monitoreo de la composición de los clientes y medición de impactos .................................................................17 2.1.4 Gestión del crecimiento...................................................................................................................................18 2.2 Riesgo de Misión Comercial.........................................................................................................................19 2.2.1 Fijación de tasas de interés.............................................................................................................................20 2.2.2 Diseñar la estructura de capital .....................................................................................................................20 2.2.3 Planificación para la rentabilidad..................................................................................................................21 2.2.4 Gestión para un desempeño superior ..............................................................................................................22 2.2.5 Monitoreo del riesgo de misión comercial ........................................................................................................23 2.3 Riesgo de Dependencia..................................................................................................................................24 2.3.1 Dependencia estratégica..................................................................................................................................25 2.3.2 Dependencia financiera ..................................................................................................................................26 2.3.3 Dependencia operativa ...................................................................................................................................27 i MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Gestión de tesoreríaa...................................................................................................................................... 27 Costos comunes de los gastos generales de CARE: “PN 85”.................................................................... 27 Cultural institucional....................................................................................................................................... 28 Asistencia técnica............................................................................................................................................. 29 2.3.4 Controles para el riesgo de dependencia ..........................................................................................................30 Estrategia de salida.......................................................................................................................................... 30 Estructura independiente................................................................................................................................ 31 Lecturas Recomendadas .......................................................................................................................................32 Capítulo 3: Riesgos y Controles Operativos .................................................................. 34 3.1 Riesgo de Crédito ............................................................................................................................................35 3.1.1 Controles para el riesgo de crédito...................................................................................................................35 Diseño del instrumento de crédito................................................................................................................ 36 Selección de clientes........................................................................................................................................ 38 Comités de crédito .......................................................................................................................................... 42 Manejo de la morosidad ................................................................................................................................. 43 3.1.2 Monitoreo del riesgo de crédito........................................................................................................................45 3.2 Riesgo de Fraude.............................................................................................................................................46 3.2.1 Tipos de fraude..............................................................................................................................................46 3.2.2 Controles: Prevención de fraude......................................................................................................................48 Excelente calidad de cartera........................................................................................................................... 48 Sencillez y transparencia ................................................................................................................................. 49 Políticas de recursos humanos ...................................................................................................................... 50 Educación de los clientes ............................................................................................................................... 51 Comités de crédito .......................................................................................................................................... 51 Manejo del dinero en efectivo........................................................................................................................ 52 Controles de las garantías ............................................................................................................................... 54 Políticas de castigo y reprogramación........................................................................................................... 54 3.2.3 Monitoreo: Detección de fraude ......................................................................................................................55 Auditoría operativa.......................................................................................................................................... 55 Políticas para el cobro de préstamos............................................................................................................. 56 Muestreo de los clientes.................................................................................................................................. 57 Reclamos de los clientes ................................................................................................................................. 58 3.2.4 Respuesta al fraude........................................................................................................................................59 Auditoría de fraude......................................................................................................................................... 59 Control de los daños....................................................................................................................................... 60 3.3 Riesgo de Seguridad ........................................................................................................................................60 Lecturas Recomendadas .......................................................................................................................................62 Capítulo 4: Riesgos y Controles de Gestión Financiera ............................................... 63 4.1 Administración de Activos y Pasivos.........................................................................................................63 4.1.1 Riesgo por la tasa de interés...........................................................................................................................64 4.1.2 Riesgo cambiario............................................................................................................................................65 4.1.3 Riesgo de liquidez..........................................................................................................................................67 4.2 Riesgo de Ineficacia.........................................................................................................................................69 4.2.1 Controles de ineficacia ....................................................................................................................................69 Presupuestación............................................................................................................................................... 69 Estimación de costos con base en actividades ............................................................................................. 71 Reingeniería...................................................................................................................................................... 72 4.2.2 Monitoreo de la ineficacia ...............................................................................................................................73 Coeficientes de eficiencia y productividad ................................................................................................... 73 El monitoreo de errores humanos................................................................................................................ 75 4.3 Riesgos de Integridad de los Sistemas........................................................................................................75 Lecturas Recomendadas .......................................................................................................................................76 ii INDICE Capítulo 5: Riesgos Externos ......................................................................................... 77 5.1 Riesgos Regulatorios.......................................................................................................................................78 5.1.1 Reglamentos bancarios ...................................................................................................................................78 Leyes de usura.................................................................................................................................................. 78 Intermediación financiera............................................................................................................................... 79 5.1.2 Otros riesgos regulatorios................................................................................................................................80 Crédito dirigido................................................................................................................................................ 80 Aplicación de contratos.................................................................................................................................. 80 Leyes laborales ................................................................................................................................................. 80 5.1.3 Monitoreo y repuestas regulatorios..................................................................................................................81 5.2 Riesgos de Competencia ................................................................................................................................81 5.2.1 Monitoreo de los riesgos de competencia ..........................................................................................................81 5.2.2 Respuestas a los riesgos de competencia...........................................................................................................82 5.3 Riesgos Demográficos....................................................................................................................................82 5.4 Riesgos del Ambiente Físico .........................................................................................................................84 5.5 Riesgos Macroeconómicos............................................................................................................................84 Lecturas Recomendadas .......................................................................................................................................86 Capítulo 6: Sistemas de Información Gerencial............................................................ 87 6.1 Componentes de Sistema: ¿Qué se Incluye en un SIG?.......................................................................87 6.1.1 Sistemas de contabilidad................................................................................................................................88 Plan contable.................................................................................................................................................... 89 Contabilidad de caja versus contabilidad acumulativa ................................................................................ 90 Contabilidad de fondos .................................................................................................................................. 90 Consideraciones generales para el diseño de software................................................................................ 90 6.1.2 Sistemas de manejo de la cartera ....................................................................................................................91 6.1.3 Vinculación de los sistemas de contabilidad y de la cartera.............................................................................92 6.2 Presentación de los Estados Financieros...................................................................................................93 6.2.1 Elaboración de comprobantes.........................................................................................................................93 6.2.2 Frecuencia de los estados financieros...............................................................................................................93 6.2.3 Ajustes a los estados financieros.....................................................................................................................94 Ajustes de contabilidad ................................................................................................................................... 94 Ajustes para la inflación y los subsidios ....................................................................................................... 98 6.2.4 Moneda constante....................................................................................................................................... 100 6.3 Elaboración de Reportes ............................................................................................................................ 100 6.3.1 Temas claves en el diseño de reportes ........................................................................................................... 100 6.3.2 Marco de elaboración de reportes................................................................................................................. 101 Lecturas Recomendadas .................................................................................................................................... 103 Anexos .............................................................................................................................104 Anexo 1: Lista de Control para el Manejo de Riesgos por Categoría de Riesgo .............................. 105 Anexo 2: Modelo de un Plan Contable ......................................................................................................... 109 Anexo 3: Hoja de Trabajo para Ajuste Inflacionario y Ajuste de Subsidio ...................................... 112 Anexo 4: Ejemplo de un Balance General y Estado de Ingresos........................................................... 113 Referencias Bibliográficas ............................................................................................. 115 iii MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Indice de Figuras Figura 1: Proceso de Manejo de Riesgos en Tres Pasos.....................................................................................7 Figura 2: Categorías de Riesgos en las Microfinanzas........................................................................................11 Figura 3: Organización de los Riesgos en las Microfinanzas por Capítulo ..................................................15 Figura 4: Las Cuatro "M"s para Controlar el Riesgo de Misión Social .........................................................15 Figura 5: Herramientas de Investigación de Mercado.......................................................................................17 Figura 6: Monitoreo de la Composición de los Clientes..............................................................................2218 Figura 7: Evolución de las Fuentes de Capital para un Programa de Microfinanzas ................................21 Figura 8: Coeficientes de Sostenibilidad y Rentabilidad....................................................................................24 Figura 9: Tipos de Riesgos Operativos..................................................................................................................34 Figura 10: Reducción del Riesgo de Crédito a través de Características en el Diseño de los Instrumentos de Crédito .................................................................................................................................37 Figura 11: Las Cinco "C"s para la Evaluación de los Clientes.........................................................................38 Figura 12: Métodos para Evaluar la Fuerza de Carácter de los Clientes.......................................................40 Figura 13: Penalidades por Morosidad de la Asociación Empresarial de Alejandría ................................44 Figura 14: Coeficientes de Calidad de Cartera.....................................................................................................46 Figura 15: Ejemplos de Fraude en los Micropréstamos....................................................................................47 Figura 16: Controles en el Manejo de los Reembolsos de los Préstamos....................................................53 Figura 17: Políticas de Cobro de Préstamos.........................................................................................................57 Figura 18: Ejemplo del Impacto de la Devaluación de unaa Moneda..........................................................66 Figura 19: Reporte de Comparaciones de Presupuestos...................................................................................70 Figura 20: Las Partes de un SIG ..............................................................................................................................88 Figura 21: Estructura del Plan Contable................................................................................................................89 Figura 22: Criterios para Evaluar Software de Seguimiento de Préstamos..................................................92 Figura 23: Reportes Claves por Categoría de Accionista ............................................................................... 102 iv INTRODUCCIÓN M Riesgos M Debido a que Faith estaba presionada para ampliar su cartera, omitió algunos pasos importantes del procedimiento para la aprobación de préstamos, como el de visitar el negocio mismo de los solicitantes. Cuando el grupo no se presentó el día del primer plazo de vencimiento para el reembolso, Faith empezó a buscarlo pero fue en vano ya que se había marchado. Una epidemia de cólera en el distrito resultó en una prohibición total de efectuar reuniones públicas. Sin reuniones, no hubo reembolsos y sin reembolsos, la calidad de la cartera se deterioró drásticamente.. José, el oficial de crédito, había armado una buena operación de desfalco. Había impreso una libreta de recibos falsificados y se iba de puerta en puerta para cobrar pagos morosos. Siempre le decía a su gerente de sucursal que no lograba encontrar a la gente endeudada o que los deudores estaban en dificultades por enfermedad en la familia o problemas de negocios. Mientras tanto, estaba utilizando el efectivo para establecerse como prestamista, cobrando tasas dos veces mayores que las de su empleador. La ONG, Loans-R-Us, no estaba dispuesta a cobrar una tasa de interés suficientemente alta para cubrir sus costos pero tampoco estaba mejorando su eficiencia suficientemente para reducir sus costos. Estaba perdiendo dinero constantemente y eventualmente los donantes se cansaron de darle subsidios. Cuando finalmente se clausuró la organización, 50 personas habían perdido sus trabajos y 10 comunidades no tenían más acceso a los servicios financieros de los cuales dependían para ayudarles a aumentar sus negocios. Una pandilla había estado vigilando en forma subrepticia el proceso de reembolso por semanas y sabía exactamente cuando podían que irrumpir y apoderarse de la funda de dinero. El dinero y los ladrones desaparecieron antes de que sea posible darse cuenta de lo que había pasado. La gerencia en Micro Credit Trust (MCT) sabía que muchos de sus clientes hubieran preferido préstamos individuales pero creían que el grupo era un mecanismo de entrega tan eficiente que la organización no hizo nada al respecto. Luego apareció People’s Bank en el escenario ofreciendo préstamos individuales a tasas de interés inferiores, sin la necesidad de asistir a numerosas reuniones y sesiones de capacitación. Antes de que TCT pudiera reaccionar, ya había perdido la mitad de sus clientes a la competencia. People’s Bank creció mucho más rápido que sus proyecciones. Pronto tenía un montón de solicitudes de crédito pero no tenía dinero suficiente para satisfacer la demanda. Cuando las demoras en el proceso de desembolso empezaron a hacerse notables, se difundió la noticia rápidamente y los prestatarios suspendieron sus reembolsos. Help Yourself era una nueva institución de microfinanzas que estaba firmemente decidida a volverse autosuficiente e autónoma para no depender de donantes y ONGs internacionales. Luego, estableció un Consejo de Administración integrado por personas influyentes de la comunidad empresarial y gubernamental. El Consejo controlaba al personal gerencial relativamente débil de Help Yourself y en poco tiempo estaba obligando al personal a conceder grandes préstamos a sus amigos y parientes, quienes suponían que esta institución de microfinanzas no tenía ninguna intención seria de realmente pedir el reembolso de los préstamos. Obligado por presión política de ayudar a los necesitados, el gobierno promulgó una ley contra la usura e impuso un tope de 25% a los tasas de interés. Ninguna institución financiera en el país podría cubrir los costos de emitir préstamos de $50 ó $100 con ese tipo de interés, de tal forma que, en lugar de ayudar a los pobres, esta mala política redujo la disponibilidad de los servicios financieros institucionales para las personas que estaba tratando de ayudar. 5 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Introducción T odas las instituciones de microfinanzas (IMFs) son vulnerables a riesgos como los descritos en las páginas anteriores. Si bien las IMFs no pueden eliminar el riesgo, pueden reducir en forma significativa su vulnerabilidad por medio de un proceso efectivo del manejo de riesgos. El Manual para el Manejo de Riesgos en las Microfinanzas de CARE proporciona una orientación a los administradores de los programas de microfinanzas asociados a CARE para desarrollar un sistema de manejo de riesgos. El manual describe estructuras institucionales, sistemas de gestión y controles internos que deberían estar instalados en todos los programas de microfinanzas. Perfila las políticas y procedimientos requeridos y sugeridos para administrar y controlar IMFs, de tal forma que minimice la vulnerabilidad de una El objetivo del presente organización y optimice las oportunidades de realizar su potencial. manual es promover una buena El objetivo primordial del presente manual es el de promover una administración y buena gestión y rendición de cuentas. Eso fomentará la eficacia en rendición de cuentas términos de costos, una alta calidad de cartera y un mínimo riesgo de pérdida o malversación de los fondos. La principal audiencia para este manual es los gerentes y los miembros del consejo de administración de las IMFs quienes están encargados de asegurar la salud de la institución de microfinanzas. Los Administradores de Proyectos SEAD de CARE y sus supervisores, los auditores internos y externos, así como los evaluadores de proyecto, también encontrarán que el presente manual es útil. ¿Qué es el Manejo de Riesgos? El riesgo significa que uno está expuesto a la posibilidad de perder algo. Los riesgos no son intrínsecamente negativos. A veces es necesario correr riesgos para alcanzar metas valiosas y significativas. Es especialmente válido en las microfinanzas donde los oficiales de crédito toman riesgos cada día al prestar dinero a gente que no tiene antecedentes de capacidad crediticia o documentación de su negocio y a menudo ni siquiera garantía. Hay que correr riesgos si se quiere tener una institución exitosa de microfinanzas, pero es importante tomar riesgos calculados. El manejo de riesgos o el proceso de tomar riesgos calculados reduce la probabilidad de que haya pérdidas y minimiza el tamaño de la pérdida si hay una. El manejo de riesgos comprende tanto la prevención de problemas potenciales como la detección temprana de problemas reales cuando se presentan. Como tal, el manejo de riesgos es un proceso permanente integrado por tres pasos: 1 1 Para una versión de seis pasos, véase Campion (2000). 6 INTRODUCCIÓN Figura 1: Proceso de Manejo de Riesgos de Tres Pasos Identificar Puntos Actuales y Futuros de Vulnerabilidad Monitorear la Eficacia de los Controles Diseñar e Implementar Controles para Mitigar los Riesgos 1. Identificar Puntos de Vulnerabilidad: Antes de manejar los riesgos, es necesario identificar los puntos de vulnerabilidad de la organización, tantos los actuales como los futuros. Un aspecto importante de la evaluación de riesgos es predecir el potencial de riesgo a corto, mediano y largo plazo. Para ayudar las IMFs a identificar sus puntos de vulnerabilidad, este documento contiene un marco de evaluación de riesgos centrado en temas de desarrollo financiero e institucional. 2. Diseñar e Implementar Controles: Una vez que una IMF haya identificado sus puntos de vulnerabilidad, entonces puede diseñar e implementar controles para mitigar esos riesgos. Debido a que las IMFs funcionan en ambientes diferentes y debido a que CARE trabaja con un conjunto variado de socios de microfinanzas, los controles resumidos en el presente manual no apuntan hacia lo específico o lo prescriptivo. Cuando entiendan el por qué instalar un cierto tipo de control, los administradores y directores de las IMFs pueden adaptar su control a su ambiente local. Por ejemplo, aceptar una prenda como garantía para controlar el riesgo de crédito puede resultar apropiado en algunos mercados, mientras que en otros mercados una garantía grupal es un control más apropiado. 3. Monitorear la Eficacia de los Controles: Una vez que los controles estén instalados, entonces la IMF necesita monitorear su eficacia. Las herramientas de monitoreo se componen principalmente de coeficientes de eficacia que los administradores y directores necesitan controlar para asegurar que se manejen los riesgos. Este proceso de manejo de riesgos de tres pasos es continuo ya que los puntos de vulnerabilidad cambian con el tiempo. Los riesgos también fluctúan significativamente, según la etapa de evolución de la institución. Una IMF con 2.500 prestatarios se enfrentará a El manejo de riesgos desafíos muy diferentes de los de una organización que tiene 25.000 es continuo ya que préstamos pendientes de reembolso. Como son participantes en una los puntos de industria nueva, las IMFs no se pueden permitir el lujo de sentirse vulnerabilidad satisfechas con lo que han logrado si quieren evitar ser derribadas por cambian con el innovaciones, la competencia y nuevos reglamentos, entre otras cosas. tiempo ¿Con qué frecuencia significa "continuo"? Eso fluctuará según el contexto del país, pero al menos el consejo de administración debería realizar una actualización anual de la evaluación de riesgos. 7 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Además de analizar el estado actual de la organización, el manejo de riesgos requiere el uso de una "bola de cristal" para poder predecir cambios posibles en el ambiente interno y externo a corto, mediano y largo plazo. Puesto que nadie puede proyectar el futuro con precisión, se recomienda la consideración de tres escenarios de caso --mejor, peor y promedio-- para cada uno de los tres períodos. Si bien sería probablemente excesivo prepararse para el escenario más pesimista, el manejo de riesgos requiere la adopción de un enfoque conservador para prepararse para resultados potenciales. Los administradores y directores que solamente planifican escenarios de los mejores casos se engañan a sí mismos y exponen sus organizaciones a un sinnúmero de desilusiones. Es importante observar que las instituciones de microfinanzas no pueden eliminar completamente su vulnerabilidad a los riesgos. Cualquier intento de hacerlo tendría un costo prohibitivo, lo que produciría una vulnerabilidad a otro conjunto de riesgos. El manejo de riesgos requiere la búsqueda de un equilibrio apropiado, aunque difícil de conseguir, entre los costos y eficacia de los controles y los impactos que tienen sobre los clientes y el personal. Estructura del Manual y Cómo Utilizarlo El Manual está dividido en seis capítulos. El primer capítulo presenta un marco para conceptualizar los riesgos de microfinanzas y los siguientes cuatro capítulos discuten los controles requeridos para mitigar las cuatro categorías principales de riesgos: riesgos institucionales, riesgos operativos, riesgos de manejo financiero y riesgos externos. El capítulo final describe los sistemas de contabilidad y otros sistemas requeridos para un manejo eficaz de riesgos. Al final de la mayor parte de las secciones se encuentra una serie de preguntas que se pueden utilizar como lista de control. Esta lista de control puede ser útil para los administradores y miembros del consejo de administración cuando realizan una autoevaluación para determinar si se han instalado controles suficientes para mitigar riesgos múltiples. Los agentes de apoyo técnico externo, como CARE, también pueden utilizar la lista de control para realizar evaluaciones de manejo de riesgos de sus socios. Esas listas de control están resumidas y cuentan con referencias comparadas en el anexo elaboradas por los individuos responsables de asegurar que los controles estén instalados. Al final de cada capítulo se encuentra una lista de recursos y lecturas recomendadas, que también está resumida en las referencias bibliográficas que se presentan después de los anexos. Se puede utilizar el Manual como guía de formación y capacitación, un manual de referencia y una herramienta de autoevaluación. Por ejemplo: ê El consejo de administración puede utilizar este manual como un marco para realizar una evaluación de los riesgos de su organización, lo que constituye una de sus principales responsabilidades. ê Los administradores de las IMF pueden utilizar el manual para descubrir por qué se necesitan varios controles y sistemas y aplicar los lineamientos sugeridos de acuerdo con sus circunstancias locales. No existe una sola manera de hacer las cosas, por lo tanto el manual ofrece recomendaciones en vez de políticas inmutables y fijas. ê Los supervisores y auditores podrían utilizar el manual como una lista de control de los procedimientos y sistemas que deberían ser instalados. Se han insertado listas de control al final de la mayor parte de las secciones para recordar a los lectores los sistemas, controles y procedimientos claves. 8 INTRODUCCIÓN ê Los diseñadores de proyectos deberían utilizar el manual para describir controles y procedimientos esperados, que para cuando se termina un proyecto ya estarán instalados. Este documento es una obra que todavía se está elaborando. Así como las microfinanzas constituyen un ámbito que siempre está en desarrollo, también estarán cambiando constantemente los riesgos, controles y mecanismos con el tiempo. Si usted piensa que algunas secciones están desactualizadas o que se han presentado nuevos riesgos y controles, le agradeceríamos llamar la atención de la Unidad SEAD de CARE al respecto para que se pueda realizar las revisiones respectivas. 9 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Capítulo 1: Marco para la Evaluación de Riesgos L a mayoría de las instituciones de microfinanzas son pequeñas y no tienen utilidades y funcionan sin sistemas para reducir adecuadamente los riesgos. Si bien la literatura de microfinanzas está centrada en las experiencias exitosas como BancoSol en Bolivia o las unidades de microfinanzas de BRI en Indonesia, estas organizaciones son excepcionales. Para los programas de microfinanzas que están empeñados a cumplir con su doble misión de sostenibilidad y de cobertura a los necesitados, CARE sugiere la ejecución del marco de evaluación de riesgos que se ocupa de dos áreas: 1. Salud financiera 2. Desarrollo institucional Una típica evaluación estándar de riesgos de una institución financiera aborda únicamente el primer tema. Cuando se evalúa la salud financiera de un banco u otra institución financiera, se considera el manejo de los activos y pasivos de la organización, incluyendo el riesgo de crédito, así como los riesgos operativos como el fraude y la ineficacia. La evaluación de riesgos de las microfinanzas necesita también adoptar una perspectiva de desarrollo institucional. A medida que las IMFs maduran y dejan de depender de sus donantes y se acercan a la autonomía comercial, una visión clara, sistemas confiables, una gobernabilidad efectiva y la capacidad de su personal para poder manejar los riesgos se vuelven cada vez más críticos. Este marco integrado de evaluación de riesgos para las IMFs, que analiza los temas de desarrollo institucional y salud financiera, está organizado en cuatro categorías de riesgos: institucional, operativo, financiero y externo (véase la Figura 2). Este marco brinda a los administradores y directores de las instituciones de microfinanzas un enfoque sistemática para evaluar la vulnerabilidad actual y potencial de su organización. 1.1 Riesgos Institucionales El éxito de las microfinanzas se define como a continuación: una organización independiente que ofrece servicios financieros a un gran número de personas de bajos ingresos a largo plazo. Una evaluación de riesgos con base en esta definición resulta en tres categorías de riesgo institucional: misión social, misión comercial y dependencia. 10 CAPITULO 1 Riesgos Institucionales Misión Social Misión Comercial Dependencia Riesgos de Gestión Financiera Activos y Pasivos Ineficiencia Integridad del Sistema Riesgos Operativos Crédito Fraude Seguridad Riesgos Externos Regulatorio Competencia Demográfico Ambiente Físico Macroeconómico Figura 2: Categorías de Riesgos en las Microfinanzas 1.1.1 Misión social Aunque no todas las IMFs tienen las mismas declaraciones de misión, generalmente tienen una doble misión: una misión social y una misión comercial. Su misión social está orientada a brindar valiosos servicios financieros a grandes cantidades de personas de bajos ingresos para permitirles mejorar su bienestar. Las instituciones de microfinanzas son vulnerables al riesgo de su misión social si no cuentan con un mercado meta claramente definido o con mecanismos de monitoreo para asegurar que estén prestando los servicios financieros apropiados a sus clientes previstos. 1.1.2 Misión comercial La misión comercial de las IMFs es de prestar servicios financieros de tal forma que permite a la organización convertirse en una empresa permanente; es decir, para que exista a largo plazo como una organización autosuficiente. Las IMFs están expuestas al riesgo de misión comercial si no fijan una tasa de interés que sea suficientemente alta para cubrir los costos o si no administran sus actividades con un enfoque empresarial. A veces las misiones social y comercial se contraponen. Por ejemplo, la concesión de préstamos más grandes puede facilitar el esfuerzo hacia la sostenibilidad, pero también eso podría menoscabar la misión social de servir a las personas de bajos ingresos y que son más difíciles de alcanzar, que tradicionalmente constituyen los grupos que han solicitado préstamos más pequeños. El desafío de las microfinanzas es de equilibrar la misión social con la comercial para lograr ambas misiones. 11 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE 1.1.3 Dependencia El riesgo de dependencia es parecido al riesgo de misión comercial, pero es más marcado para IMFs que fueron iniciadas y apoyadas por organismos internacionales como CARE, especialmente cuando las actividades de microfinanzas funcionan como un proyecto en vez de una organización independiente. Esas IMFs son vulnerables a la dependencia del apoyo proporcionado por la organización externa. Si bien este apoyo puede al principio parecer como una ventaja, puede socavar significativamente los esfuerzos de construir una institución independiente que existirá a largo plazo . 1.2 Riesgos Operativos Los riesgos operativos son los puntos de vulnerabilidad que una IMF tiene que enfrentar cada día en sus operaciones, incluyendo la calidad de cartera (riesgo de crédito), el riesgo de fraude y el robo (riesgo de seguridad). 1.2.1 Crédito Como para cualquier institución financiera, el mayor riesgo en las microfinanzas es el de prestar dinero y no recibir el reembolso. El riesgo de crédito es un tema de especial preocupación para las IMFs porque la mayor parte de los micropréstamos no son garantizados (es decir, las garantías tradicionales no se utilizan a menudo para garantizar el microcrédito). Para determinar la vulnerabilidad de una institución al riesgo de crédito, hay que revisar las políticas y procedimientos a cada etapa en el proceso de conceder préstamos para determinar si logran reducir los atrasos en el reembolso y las pérdidas por préstamos incobrables a un nivel aceptable. Estas políticas y procedimientos incluyen criterios de elegibilidad para préstamos, el proceso de revisión de la solicitud y los niveles de autorización, los requerimientos de garantía o prenda, así como los incentivos y las multas en vigor para motivar al personal y obligar a los prestatarios a reembolsar el préstamo. Además de analizar si estas políticas y procedimientos son sanos, también es necesario determinar si realmente se los aplican. Las mejores políticas en el mundo no tienen sentido si el personal no recibe la capacitación apropiada para aplicarlas o si deciden no ponerlas en práctica. 1.2.2 Fraude Cualquier organización que maneje grandes volúmenes de dinero es sumamente vulnerable al fraude y esta vulnerabilidad tiende a aumentar en ambientes de pobreza económica. El riesgo de fraude es especialmente alto cuando se transfiere dinero. Se puede agravar esa vulnerabilidad en una institución de microfinanzas si la organización tiene un sistema débil de manejo de información, si no tiene políticas y procedimientos claramente definidos, si tiene cambios constantes en su personal y si la IMF registra un rápido crecimiento. El manejo de depósitos de ahorros, especialmente ahorros voluntarios, crea una vulnerabilidad adicional ya que la incapacidad de detectar una malversación podría llevar a la pérdida de los activos líquidos muy limitados de los clientes y al rápido deterioro de la reputación de la institución. Para detectar el fraude, es crucial identificar y abordar el problema tan pronto como sea posible para transmitir una mensaje tajante al personal antes de que se pierda el control. 1.2.3 Seguridad Como para la vulnerabilidad al fraude, el hecho de que la mayoría de las IMFs manejan dinero también les expone al hurto. Este riesgo es agravado por el hecho de que las IMFs tienden a funcionar dentro de un ambiente donde prevalece el delito o donde la tentación es fuerte debido a la 12 CAPITULO 1 pobreza. Por ejemplo, en sucursales con un alto volumen de dinero, la cantidad de dinero en efectivo cobrado en un solo día de reembolso fácilmente sobrepasa el ingreso anual promedio de un hogar en esa comunidad. 1.3 Riesgos de Gestión Financiera 1.3.1 Activos y pasivos La vulnerabilidad financiera de una IMF está resumida en los riesgos de activos y pasivos, que incluyen los riesgos por la tasa de interés, de liquidez y cambiario. El riesgo por la tasa de interés aumenta cuando los plazos y tasas de interés de los activos y pasivos de las IMFs están mal emparejados. Por ejemplo, si la tasa de interés sobre pasivos a corto plazo aumenta antes de que una IMF pueda ajustar su tasa de interés para crédito, la diferencia entre las ganancias derivadas de los intereses y los pagos por concepto de los intereses se cerrará, afectando severamente al margen de utilidad de la IMF. Las IMFs que operan en ambientes inflacionarios son especialmente vulnerables a este tipo de riesgo. El riesgo de liquidez significa la posibilidad de obtener préstamos de fondos costosos a corto plazo para financiar necesidades inmediatas como el desembolso de préstamos, el pago de facturas o el reembolso de deudas. Las IMFs son más vulnerables al riesgo cambiario si tienen que reembolsar préstamos en divisas que ellas mismas han convertido en la moneda local y por lo tanto están ganando ingresos en la moneda local. 1.3.2 Ineficiencia La eficiencia es todavía uno de los mayores desafíos para las instituciones de microfinanzas. Refleja la capacidad de una organización de manejar los costos por unidad de producción y así está directamente afectada tanto por el control de costos como por el nivel de cobertura. Las instituciones de microfinanzas ineficientes desperdician recursos y a fin de cuentas ofrecen malos servicios y productos a sus clientes, ya que los costos de estas ineficiencias finalmente se transfieren a los clientes por medio de tasas elevadas de interés y costos más altos para las transacciones de clientes. 1.3.3 Integridad del sistema Otro aspecto del riesgo de manejo financiero es la integridad del sistema de información, incluyendo los sistemas de contabilidad y de gestión de cartera. Una evaluación de este riesgo requiere un examen de la calidad de la información que ingresa al sistema, para averiguar si el sistema está procesando la información correctamente y para asegurar que produzca informes útiles oportunamente. 1.4 Riesgos Externos Si bien los administradores y directores de las IMFs tienen menos control sobre riesgos externos, sin embargo deben evaluar los riesgos externos a los cuales están expuestos. Una institución de microfinanzas puede contar con una directiva y personal relativamente capaces, así como sistemas y controles adecuados, pero puede ser propensa a grandes problemas derivados del ambiente en el que funciona. Los riesgos externos usualmente están fuera del control de las IMFs; sin embargo, es importante que la IMF perciba esos riesgos como desafíos que debe asumir en vez de pretextos para su bajo desempeño. 13 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE 1.4.1 Regulatorio Los encargados de la formulación de políticas, los superintendentes de bancos y otros organismos regulatorios están cada vez más interesados en las instituciones de microfinanzas, así como preocupados por ellas. Esta preocupación se intensifica cuando las IMFs participan en la intermediación financiera, es decir, cuando toman los ahorros de sus clientes y los prestan a otros clientes o instituciones. Las regulaciones que pueden crear una vulnerabilidad en una IMF incluyen leyes laborales restrictivas, leyes de usura, políticas para exigir el cumplimiento de los contratos y la injerencia política. 1.4.2 Competencia En algunos ambientes, las microfinanzas se están volviendo cada vez más competitivas, con nuevos actores, como los bancos y las empresas de tarjetas de crédito que están entrando en el mercado. Los riesgos de competencia provienen de conocimientos insuficientes acerca de los servicios prestados por los demás para colocar, fijar los precios de sus servicios y venderlos. Se puede exacerbar el riesgo de competencia si las IMFs no tienen acceso a la información sobre el desempeño crediticio actual y pasado de los solicitantes con otras instituciones. 1.4.3 Demográfico Ya que la mayor parte de las IMFs se dirigen a individuos desfavorecidos en comunidades de bajos ingresos, los administradores de microfinanzas tienen que estar conscientes de cómo las características de este mercado meta aumentarán la vulnerabilidad de la institución. Al evaluar los riesgos demográficos, hay que considerar las tendencias y consecuencias de la morbilidad y mortalidad (incluyendo el VIH/SIDA), los niveles de escolaridad, la experiencia empresarial, la movilidad de la población, la cohesión social de las comunidades, la experiencia pasada de los programas de crédito y la tolerancia local hacia la corrupción. 1.4.4 Medio físico Algunas áreas son propensas a calamidades naturales (inundaciones, ciclones o sequía) que afectan los hogares, las empresas, los flujos de ingresos y la prestación de servicios de microfinanzas. Además, la infraestructura física --como el transporte, las comunicaciones y la disponibilidad de bancos-- en el área de operaciones de la IMF puede aumentar considerablemente su vulnerabilidad. 1.4.5 Macroeconómico Las instituciones de microfinanzas son especialmente vulnerables a cambios en el medio macroeconómico como la devaluación e inflación. Este riesgo tiene dos aspectos: 1) cómo esas condiciones afectan la IMF directamente y 2) cómo afectan a los clientes de la IMF, sus operaciones empresariales y su capacidad de reembolsar sus préstamos. 1.5 Conclusión La directiva y el consejo de administración de una institución de microfinanzas deberían considerar cada uno de los riesgos identificados en el presente capítulo como puntos de vulnerabilidad. Es su responsabilidad evaluar el nivel de vulnerabilidad a los riesgos, priorizar áreas que muestran la mayor vulnerabilidad y asegurar que los controles apropiados estén instalados para minimizar el riesgo para 14 CAPITULO 1 la IMF. Los siguientes cuatro capítulos abordan los controles y herramientas de monitoreo que se requieren para manejar cada una de esas cuatro categorías de riesgo. Figura 3: Organización de los Riesgos en las Microfinanzas por Capítulo Capítulo 2 Riesgos Institucionales Capítulo 3 Riesgos Operativos Capítulo 4 Riesgos de Gestión Financiera Capítulo 5 Riesgos Externos Misión Social Misión Comercial Dependencia Crédito Fraude Seguridad Activos y Pasivos Ineficiencia Integridad del Sistema Regulatorio Competencia Demográfico Ambiente Físico Macroeconómico El Capítulo 6 luego presenta los sistemas de contabilidad y de gestión de cartera que se requieren para establecer un sistema efectivo de monitoreo de riesgos. El hecho de que aparece al final de este documento no significa que sea menos importante. El fundamento implícito para una manejo efectivo de riesgos es la transparencia. Si una IMF no tiene información precisa y oportuna que puede analizar por medio de una variedad de perspectivas diferentes, entonces no puede manejar sus riesgos. El Capítulo 6 proporciona una orientación acerca de cómo mejorar la transparencia a través de sistemas de información. 15 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Los Controles Más Importantes para el Manejo de Riesgos: Buena Gobernabilidad y Recursos Humanos de Alta Calidad El presente manual tiene una gran número de controles para mitigar los riesgos específicos a los cuales está expuesta una institución de microfinanzas. Sin embargo, existen dos controles primordiales que merecen una mención especial porque son controles transversales que pasan por numerosos riesgos y sirven de piedra angular sobre la cual se fundamentan los otros controles. Buena Gobernabilidad: El consejo de administración desempeña una función crítica de control en una institución de microfinanzas. Una de las responsabilidades claves del consejo de administración es analizar los riesgos y asegurar que la IMF esté ejecutando controles apropiados para minimizar su vulnerabilidad. Este manual es una herramienta valiosa para los directores para que puedan analizar de manera integral los riesgos posibles y determinar con precisión las áreas de mayor vulnerabilidad. Desafortunadamente, la industria de microfinanzas no es muy conocida por su gobernabilidad efectiva, lo que implica su propio conjunto de riesgos. En búsqueda de una gobernabilidad efectiva, hay que considerar los siguientes lineamientos: ê El consejo de administración debe estar integrada por un grupo de directores externos, con una diversidad de destrezas y perspectivas que se necesitan para administrar la IMF. Su composición debe equilibrar la doble misión de microfinanzas, con algunos directores más interesados en su misión social y otros enfocados principalmente en su misión comercial. ê Es crucial que los miembros del consejo de administración dediquen suficiente tiempo para cumplir con sus funciones. No es apropiado nombrar a directores por su importancia "política"; si bien puede parecer conveniente tener los nombres de personas célebres en su informe anual, si no asisten realmente a las reuniones del consejo y no desempeñan un papel significativo, entonces no muestran ninguna capacidad de gestión, afectando así la gobernabilidad de la institución. ê Se necesita una clara separación de los papeles y responsabilidades entre el consejo de administración y la directiva gerencial. El consejo de administración supervisa el trabajo de los ejecutivos principales y exige que sean responsables, lo que incluye el establecimiento de metas de desempeño y la realización de acciones disciplinarias si fuera necesario. ê El consejo de administración debería reunirse a menudo como para vigilar la organización. Durante períodos de cambio, eso puede significar reuniones semanales. En las IMFs maduras y estables, reuniones trimestrales pueden resultar suficientes, especialmente si existe un comité ejecutivo del consejo que está en contacto frecuente con la gerencia. ê Los consejos de administración deben renovarse con regularidad para que se inyecten ideas nuevas y energía fresca en la organización. Eso se puede lograr con la imposición de topes a los mandatos de los cargos y/o un sistema de evaluación de desempeño que aliente a los directores inactivos e ineficaces a retirarse. Personal Capacitado y Motivado: Otro control crítico de base es los empleados de la IMFs. Por ser una industria de servicios, la prestación de los servicios de microfinanzas es tan importante como los instrumentos de microcrédito en sí. Una IMF puede reducir dramáticamente su vulnerabilidad a la mayoría de los riesgos si tiene empleados muy capacitados y motivados. Eso se logra por medio de una estrategia tripartita: ê Contratación: El primer paso es encontrar el personal adecuado. Para contratar el personal de campo, probablemente no se encontrarán personas con conocimientos técnicos en las microfinanzas, entonces se debe buscar ciertos valores (la honestidad, el compromiso con el mercado meta, una buena voluntad para hacer el trabajo pesado), ciertas características de 16 CAPITULO 1 personalidad (extrovertidas, capaces de unirse a un equipo y trabajar con él) y aptitudes (una combinación de destrezas "fuertes" y "blandas"). Una vez que se han identificado los rasgos ideales de un oficial de crédito, entonces se puede diseñar las técnicas de selección correspondientes. Cuando han encontrado algunas personas ideales, entonces hay que indagar acerca de donde provienen para averiguar si hay más de ellas allí. A veces, ciertas escuelas, grupos religiosos o organizaciones sociales son fuentes excelentes de empleados nuevos. ê Capacitación: Una vez que se han contratado a las personas adecuadas, el siguiente paso es capacitarlos bien. La capacitación a menudo está centrada en los detalles de realizar un trabajo — como cuáles formularios hay que llenar para cada propósito— pero para que pueda servir de control efectivo, la capacitación debe brindar mucho más que únicamente destrezas técnicas. La orientación del personal nuevo es un momento ideal para adoctrinar a los empleados, sumergirlos en la cultura de la institución, cultivar su compromiso con la organización, su misión y sus clientes y enseñar y practicar las destrezas sociales que necesitan para llevar a cabo su trabajo, como la mediación y facilitación de grupo, la educación de adultos, el servicio al cliente y la gestión del tiempo. La capacitación no debe terminar cuando el oficial de préstamos empieza a salir a trabajar en el terreno. Para mantener a los empleados de calidad y asegurar que crezcan y se desarrollen al mismo ritmo que la organización, también es necesario ofrecerles una capacitación regular en la organización misma. Con el fin de lograr una eficiencia cada vez mayor, las IMFs están buscando constantemente maneras de simplificar las operaciones y asegurar su eficacia; tienen que resistir cualquier tentación de pasar por alto la capacitación de un empleado nuevo o existente. ê Recompensas: Es difícil mantener la motivación de los empleados y el entusiasmo por su trabajo. Las IMFs deberían mostrar la misma consideración para sus mejores empleados como la que muestran para sus mejores clientes: una vez que los tienen, hay que hacer todo para mantenerlos. Una IMF que quiere retener a su personal necesita posicionarse como el empleador de preferencia. Eso requiere la entrega de un paquete competitivo de beneficios sociales, pero es mucho más que solamente sueldos. Los sueldos ya son el rubro más importante en la mayoría de los presupuestos de las IMFs, de tal forma que es necesario encontrar maneras creativas de premiar y motivar al personal. Otros factores que inciden en la satisfacción del empleado y, por lo tanto, su voluntad de quedarse como empleador, incluyen: ê Beneficios sociales como seguro médico y vacaciones. Una misión institucional donde la gente puede sentir que el aporte de cada uno es significativo. Un diseño del ambiente físico de trabajo cómodo y que promueve la productividad. Una cultura institucional única para que los que empleados sientan que forman parte de equipo especial. Reconocimiento de los logros individuales y grupales. Desarrollo del personal y oportunidades para enriquecer su trabajo. ê ê ê ê ê 17 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Capítulo 2: Riesgos y Controles Institucionales Riesgo Institucional Riesgo de Gestión Financiera Riesgo Operativo Riesgo Externo L os riesgos institucionales son de dos tipos. El primer tipo de riesgo tiene que ver con la misión de la institución, que a su vez tiene dos aspectos: el social y el comercial. Las microfinanzas son una poderosa estrategia de desarrollo ya que tienen el potencial de convertirse en un medio a largo plazo de combatir la pobreza y la desigualdad. Uno de los más grandes desafíos para diseñar y llevar a cabo operaciones de microfinanzas es de equilibrar la doble misión para que su IMF: a) preste servicios financieros apropiados a un gran número de personas de bajos ingresos para mejorar su bienestar (misión social) y b) para que preste esos servicios de manera viable en términos financieros (misión comercial). Un excesivo enfoque sobre un aspecto u el otro impedirá que las microfinanzas logren su potencial. El segundo riesgo institucional es la dependencia de un programa de microfinanzas de organizaciones internacionales de apoyo como CARE. Las IMFs que cuentan con un apoyo estratégico, financiero y operativo de organizaciones internacionales corren riesgos ya que mientras más duraderos son esos vínculos más difícil es romper con ellos, pero al mismo tiempo nadie debería tener la ilusión de que esos vínculos puedan continuar indefinidamente. Los programas de microfinanzas que fueron creados como proyectos de CARE, en vez de instituciones separadas, son especialmente vulnerables al riesgo de dependencia. 2.1 Riesgo de Misión Social La misión social de las instituciones de microfinanzas es 1) prestar servicios financieros apropiados 2) a un gran número 3) de personas de bajos ingresos 4) para mejorar su bienestar. En la Figura 4, se destacan esos cuatro elementos en la columna a la izquierda. La columna a la derecha proporciona una lista de los controles y herramientas de monitoreo que las IMFs necesitan para mitigar el riesgo de misión social. 18 CAPITULO 2 Figura 4: Las Cuatro "Ms" para Controlar el Riesgo de Misión Social Misión Social Prestar Servicios Financieros Apropiados a un Gran Número de Personas de Bajos Ingresos para Mejorar su Bienestar Controles y Monitoreo Investigación de Mercado Manejo del Crecimiento Declaración de Misión Medición de los Impactos 2.1.1 Declaración de misión El proceso de controlar los riesgos de misión social inicia con la identificación del mercado meta. En su declaración de misión, la directiva de la IMF tiene que articular claramente a quien la institución busca servir y por qué desea prestarle servicios. La declaración de misión también debe indicar que la La Banca Privada y la Misión Social organización tiene la intención de servir este mercado por mucho tiempo como una institución ¿Todas las instituciones de microfinanzas tienen que independiente y autosuficiente. Esta declaración tener una misión social? Muchos bancos privados, incluyendo el socio de CARE en Zimbabwe, están de misión luego sirve de guía para los empezando a servir al mercado de microfinanzas sin administradores y empleados cuando la aplican en tener un fuerte enfoque de misión social. Los bancos sus actividades diarias. Al desarrollar una declaración de misión, es importante buscar un equilibrio entre la misión social y la comercial. Si la organización tiene una definición limitante de su mercado meta, entonces puede tener dificultades en lograr una escala y eficiencia suficientes para concretar su misión comercial. Por ejemplo, si la IMF solamente quiere prestar servicios a los refugiados o a las personas que padecen VIH/SIDA, entonces el mercado potencial para sus servicios puede resultar demasiado pequeño para establecer una institución sostenible o puede ser demasiado costoso identificar y entregar los servicios a un mercado caracterizado por su dispersión geográfica o los riesgos de servir a un grupo meta que tiene una definición limitante pueden resultar demasiado altos. pueden tener una motivación de servir a las personas de bajos ingresos porque han sido obligados a interesarse en el sector de menores ingresos por una creciente competencia para servir al sector de mayores ingresos o porque consideran que las microempresas constituyen un mercado de nicho rentable o por razones de relaciones públicas —pero raramente están interesados en combatir la pobreza. Queda por ver si los actores de microfinanzas que solamente tienen una misión comercial tendrán éxito. Es lógico pensar, sin embargo, que una organización que tiene un profundo interés en sus clientes y que además les sirve con un enfoque comercial tendrá más éxito a largo plazo que una IMF que solamente está impulsada por el interés de tener ganancias. La composición del consejo de administración puede contribuir mucho para asegurar que la institución tenga un buen equilibrio, tanto en su declaración de misión como en la manera de realizar su misión. Es difícil encontrar particulares que personifican la doble misión de las microfinanzas, de tal forma que se arman consejos de administración para que sean equilibrados, con aproximadamente la mitad de los directores abogando por el sesgo social y la otra mitad enfocados hacia los aspectos comerciales. Esta situación puede fomentar alguna tensión en las reuniones del consejo de administración pero tiende también a producir una política apropiada de microfinanzas. 19 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE ê ¿Su organización tiene una declaración de misión clara que busca equilibrar los objetivos sociales con los comerciales e identifica el mercado meta? ê ¿Los empleados de la organización conocen la declaración de misión y la utilizan para orientar sus acciones? ê ¿La composición del consejo de administración refleja la doble misión de las microfinanzas? 2.1.2 Investigación de mercado Una vez que la organización identifica su mercado meta, el siguiente paso es entender las necesidades de esas personas para asegurarse que la IMF les prestará los servicios apropiados. Si la misión está orientada a servir a los necesitados, una IMF debe determinar los servicios que los pobres quieren tener o necesitan. Las instituciones de microfinanzas deben tener la capacidad de realizar investigaciones de mercado de calidad. Eso les permitirá informarse acerca de las necesidades, oportunidades, limitaciones y aspiraciones de sus clientes meta. La investigación de mercado no es una actividad que se realiza solamente una vez. Las necesidades del mercado meta de una institución se desarrollará con el tiempo. La IMF necesita quedarse en contacto con esas necesidades cambiantes y responder de acuerdo con ellas. Las instituciones de microfinanzas deben tener un compromiso con el mejoramiento. La Figura 5 proporciona un resumen de las herramientas utilizadas por las instituciones de microfinanzas para recoger información de clientes actuales, antiguos y prospectivos para determinar si están prestando servicios financieros apropiados y para solicitar sugerencias con respecto a cómo mejorar continuamente esos servicios. Los clientes que han abandonado la Cada IMF tiene que decidir cuáles de las herramientas son más institución constituyen apropiadas en vista de su escala y etapa de desarrollo. No es probable una fuente valiosa de que se necesiten las nueve herramientas al mismo tiempo, pero es útil información acerca de contar con unos tres o cuatro métodos de investigación de mercado para lo que no funciona en los instrumentos de asegurar que estén recibiendo resultados coherentes y confiables. De las crédito nueve, las entrevistas de salida son probablemente las más importantes. Los clientes que dejaron la IMF son una fuente valiosa de información acerca de lo que no funciona con sus productos y servicios y, a veces, el demostrar interés en sus opiniones puede hasta animar a esos clientes a regresar. Uno de los propósitos principales de llevar a cabo una investigación de mercado es de recoger información suficiente para adaptar los productos y servicios de la IMF a la medida de los requerimientos del mercado meta. Para determinar si los productos financieros o sistemas de prestación estén diseñados apropiadamente, hay que considerar las siguientes preguntas: ê ê ¿Su organización utiliza mecanismos apropiados de evaluación para asegurarse que está prestando sus servicios al mercado meta previsto? ¿Las dimensiones de los préstamos están ajustadas a las necesidades de los clientes? ê ¿Ofrece una gama suficientemente amplia de tamaños de préstamos para que los mejores clientes no estén obligados a salir del programa por falta de opciones en cuanto a tamaño de crédito? ê ¿Los requerimientos para acceder a un préstamo (es decir, garantías, reuniones, plan empresarial, ahorros obligatorios) responden a la necesidad de la institución de controlar el riesgo de crédito (véase el siguiente capítulo), sin imponer una exigencia demasiado excesiva sobre los clientes? ê ¿Para el mercado meta el acceso a los servicios es conveniente, en términos de la cantidad de tiempo requerido, la ubicación de servicios (es decir, la localización de las sucursales) y el horario de esos servicios (es decir, las horas que esté abierta la oficina)? 20 CAPITULO 2 ê ê ¿Cómo se llevan a cabo actividades útiles de investigación de mercado con regularidad para estar al tanto de las necesidades cambiantes de su mercado meta? ¿Cómo demuestra su organización un compromiso con el mejoramiento continuo? Figura 5: Herramientas de Investigación de Mercado Herramienta Explicación 1. Cuestiones sobre las solicitudes de préstamo Con cada solicitud de préstamo, recoger información de a) los nuevos clientes con respecto a sus expectativas y sus experiencias con los productos de los competidores y de b) antiguos clientes acerca de si se había cumplido con sus expectativas y cómo se puede mejorar la organización. 2. Sistema de reclamos y sugerencias Incorporar fichas de comentarios de los clientes y/o un despacho de servicio al cliente 3. Encuestas sobre la satisfacción de los clientes Enviar un breve cuestionario a una muestra representativa de clientes o a todos los clientes quienes compraron recientemente un servicio con una nota de agradecimiento del oficial de crédito. 4. Entrevistas individuales Contratar a un consultor de investigación de mercado para realizar entrevistas con una muestra de clientes actuales, antiguos y prospectivos. 5. Grupos focales Reunir un pequeño grupo de clientes para una discusión informal acerca de cómo la institución puede mejorar sus servicios. 6. Comité de asesoramiento de Establecer un comité de representantes de clientes a nivel de las clientes sucursales para brindar una retroalimentación permanente sobre los productos y servicios. 7. Compras "anónimas" Utilizar “compradores anónimos” para que se presenten como clientes para evaluar los servicios al cliente de su organización. 8. Entrevistas de salida Determinar por qué los clientes no continúan pidiendo acceso a sus servicios por medio de entrevistas o encuestas a clientes antiguos. 9. Circuito de retroalimentación del personal Desarrollar un sistema mediante el cual el personal de campo solicita reclamos y sugerencias; deben documentar con regularidad (a menudo a diario) la retroalimentación que reciben, tanto la positiva como la negativa, y luego se recopila y analiza esa información en forma centralizada. Adaptada de Churchill y Halpern (2001) 2.1.3 Monitoreo de la composición de los clientes y la medición de impactos La gerencia y el consejo de administración deberían tener alguna forma de determinar si la organización está sirviendo al mercado que pretende servir y si sus servicios tienen el impacto que desean. Los dos indicadores comunes que se utilizan para monitorear la composición de los clientes son el tamaño promedio del préstamo y el porcentaje de clientes que son mujeres. También es útil mantener un registro del tamaño promedio de los préstamos específicamente para los prestatarios que acuden por primera vez a la institución para un crédito, ya que si bien el tamaño promedio de los 21 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE préstamos para todos los clientes sube a medida que se desarrolla la IMF los préstamos a los prestatarios que toman crédito por primera vez deberían permanecer bastante estables. Si este valor sube --definitivamente si está creciendo más rápido que la inflación-- entonces la IMF puede estar alejándose de su mercado meta original. Figura 6: Monitoreo de la Composición de los Clientes Indicadores Primarios Saldo Promedio Pendiente Tamaño Promedio del Préstamo (desembolsado) Préstamo Promedio a Clientes que Toman Crédito por Primera Vez Porcentaje de los Clientes que son Mujeres Indicadores Secundarios Ingreso Mensual o Anual del Hogar Activos del Hogar Base de Activos de la Empresa En el proceso de escoger los indicadores apropiados, como los indicados en la lista de la Figura 6, es importante considerar el equilibrio entre la misión social y la comercial. Algunos datos, como el ingreso del hogar y la base de activos de la empresa, son fáciles de obtener puesto que los oficiales de crédito necesitan esa información para realizar el análisis de crédito. Si se espera que los oficiales recojan información que no es esencial para tomar decisiones crediticias sanas, sin embargo, puede ser que tengan dificultad en ser eficientes y aceptar un volumen de casos suficientemente grandes para establecer una institución sostenible. ê ¿Cuáles son los indicadores que utilizan para asegurarse que están prestando sus servicios el mercado meta planteado? ê ¿Esta información se recoge de manera eficaz en función de los costos? ê ¿Cómo el consejo de administración monitorea la composición de los clientes? ê ê ¿Cuál información, si hubiere, recoge su organización con regularidad con respecto al impacto de sus servicios sobre los clientes? ¿Con qué frecuencia sale la gerencia ejecutiva al campo para hablar con los clientes y el personal? 2.1.4 Gestión del crecimiento Aunque muchas IMFs están interesadas en servir a un gran número de personas, en sus esfuerzos para hacerlo, se enfrentan con regularidad a tres tipos de problemas: 1) Limitaciones de Capacidad: Algunas IMFs funcionan en mercados con una gran demanda acumulada de microfinanzas. Para responder a esa demanda, una organización puede crecer muy rápidamente, hasta que se dé cuenta que no tiene la capacidad o los sistemas para satisfacer esa demanda. Esas IMFs a menudo se enfrentan a cuellos de botella en el proceso de desembolso y corren el riesgo de perder su credibilidad en el mercado. Antes de expandir, las IMFs necesitan asegurarse que tienen sistemas para poder manejar el volumen proyectado de solicitudes. Si la demanda sobrepasa las proyecciones y si no es posible ampliar la capacidad, entonces la IMF necesita encontrar la manera de mitigar la demanda, tal vez mediante un alza en las tasas de interés, la prolongación del proceso antes de la concesión del préstamo o una limitación del número de solicitudes que el oficial de préstamos puede presentar cada mes. 22 CAPITULO 2 2) Expansión Prematura: Otras organizaciones que funcionan en ambientes similares a veces crecen antes de haber perfeccionado su metodología de concesión de préstamos y luego, ya cuando es demasiado tarde, descubren que tienen grandes volúmenes de préstamos dudosos ya entregados. Las IMFs deben asegurarse que su instrumento de crédito sea bien diseñado y que la metodología de concesión de préstamos esté funcionando bien antes de acelerar y ampliarse. También es importante que resistan a la presión de los donantes y otros de crecer antes de que estén listos para hacerlo. 3) Llegar a un Tope: El problema opuesto de crecimiento está también bastante difundido. Algunas IMFs llegan a un tope de crecimiento donde quedan paralizadas. Por más que lo intenten, no logran ampliarse más y llegar al siguiente nivel aunque no hayan saturado el mercado. Algunas quedan atascadas al nivel de 2.500 a 3.000 clientes activos. Otras quedan atascadas al nivel de 5.000 a 6.000 clientes. En algunos casos, estas organizaciones necesitan mejorar sus esfuerzos de mercadeo. Un examen más detallado, sin embargo, indica a menudo que la organización tiene un problema de retención de sus clientes, lo que sugiere que su instrumento de crédito no está diseñado apropiadamente para el mercado. Para monitorear este tercer riesgo, las IMFs deben Tasa de Retención: mantener registros mensuales de sus tasas de retención de clientes. Para todo el período, la tasa (No. de Préstamos Efectuados durante el anual es la más utilizada, aun para préstamos a corto Período – No. de Prestatarios de Primera Vez) plazo, porque un plazo de 12 meses neutraliza el / efecto de las fluctuaciones estacionales. No existe (Clientes Activos (inicio de período) + No. de ningún punto de referencia que sería particularmente Préstamos Efectuados – Clientes Activos (fin de útil para este indicador. Es más importante para la período) institución monitorear la tendencia de su tasa de retención de clientes. Como para otros indicadores de desempeño, es útil desagregar la tasa de retención por tipo de producto, ciclo de préstamo y sucursal para determinar si el abandono es un mayor problema en ciertos segmentos de la base de clientes de la institución. ê ê ¿Cómo ha cambiado su tasa de retención en el último año y cuáles son las principales razones de ese cambio? ¿Su organización actualmente tiene una sobrecapacidad, lo que sugiere que debería estar lista para crecer, o necesita fortalecer su capacidad antes de seguir adelante con su expansión? 2.2 Riesgo de Misión Comercial Aunque pretenden servir a los pobres, las microfinanzas son una operación empresarial que debe funcionar con base en principios de negocios. Eso significa que una institución de microfinanzas debería efectuar decisiones fundamentadas en buenas reglas empresariales, no en enfoques caritativos. Si los administradores y miembros del consejo de administración de una institución no están de acuerdo con adoptar un enfoque empresarial, la IMF encontrará que es sumamente vulnerable al riesgo de misión comercial. Parece contra natura que una organización dedicada a ayudar a los pobres tiene que cobrar altas tasas de interés y buscar rentabilidad. El enfoque comercial tiene sentido, sin embargo, si se adopta una perspectiva a largo plazo. Muchas de las iniciativas de desarrollo de CARE son proyectos a corto plazo con una fecha específica de finalización. Las microfinanzas, por otra parte, tiene la capacidad única de prestar servicios de desarrollo permanentemente si están diseñadas y ejecutadas correctamente. Con las actividades de microfinanzas, es crítico adoptar una perspectiva a largo plazo 23 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE porque los clientes no quieren solamente préstamos para los próximos tres a cinco años. Quieren --y merecen-- un sitio seguro para ahorrar su dinero y un lugar conveniente para tomar fondos prestados indefinidamente. La única manera de prestarles este servicio sumamente valioso a través del tiempo y generar importantes beneficios de desarrollo es mediante el cumplimiento de la misión comercial de las microfinanzas. Los controles para un riesgo de misión comercial incluyen: la fijación de tasas de interés, el diseño de la estructura de capital, la planificación de la rentabilidad y la gestión para un desempeño superior. 2.2.1 Fijación de tasas de interés Al determinar las tasas de interés, las IMFs, como todas las instituciones financieras, tienen que cubrir cuatro series de “gastos”: a) Gastos operativos b) Costo de capital (incluyendo ajustes para la inflación y los subsidios) c) Pérdidas por préstamos incobrables d) Excedente esperado (para las utilidades retenidas y/o dividendos a los accionistas) Si, por ejemplo, los costos operativos suman 20% de la cartera pendiente promedio, el costo de capital es de 10% y pérdidas por préstamos incobrables son de 2%, entonces la IMF tiene que cobrar una tasa de interés efectiva de 32% solamente para cubrir sus gastos y asegurar un equilibrio financiero. De hecho, debería cobrar una tasa un poco más alta para que pueda generar un pequeño excedente (tal vez de 5 a 15%) que se puede utilizar para reemplazar equipo antiguo, abrir nuevas sucursales, desarrollar nueva tecnología, etc. Muchas IMFs maduras no están cobrando tasas de interés suficientemente altas para cubrir esos cuatro costos y por lo tanto necesitan subsidios. De hecho, muchas IMFs no tienen un claro entendimiento de cada uno de estos costos. Efectivamente, están transfiriendo su subsidio a sus clientes en la forma de una tasa de interés que es menor que el costo de dar el préstamo. Si bien es gentil dar una cierta ventaja a los pobres, ese no es el propósito de las microfinanzas y no es un política sostenible. Los programas de microfinanzas necesitan cobrar tasas de interés apropiadas que cubran los costos completos de prestar los servicios.2 2.2.2 Diseñar la estructura de capital La misión social impulsa algunas IMFs a prestar servicios financieros apropiados a un gran número de personas de bajos ingresos. Para proporcionar un gran número de préstamos, aunque sean préstamos muy pequeños, se requiere una gran cantidad de capital para la cartera de préstamos, así como inversiones continuas en la IMF, como para la actualización del sistema de información. Eso suscita la pregunta: ¿Dónde las IMFs consiguen los fondos que necesitan para armar una institución y satisfacer la creciente demanda de microcrédito? El capital inicial a menudo llega en forma de donaciones. Las donaciones constituyen una excelente fuente de capital para programas nuevos, pero no son una solución a largo plazo. El capital de los donantes es limitado y variable. Los préstamos en condiciones concesionales son una fuente asociada de capital que también tiene su tiempo y lugar, pero tampoco son una fuente confiable a largo plazo. No es realista esperar que las IMFs cobren una tasa de interés que es suficientemente alta para cubrir sus costos. Las instituciones de microfinanzas tienen que lograr ciertas economías de escala (aproximadamente de 5.000 a 10.000 clientes) antes de ser rentables. Una institución nueva necesita capital para pagar sus déficits operativos hasta que llegue al punto de equilibrio entre gastos y ganancias, quizás en forma de capital de inversión, una deuda de alto riesgo o donaciones. 2 24 CAPITULO 2 Las utilidades retenidas constituyen otra fuente común de capital. Para las IMFs que están generando un exceso de ingresos sobre los gastos, pueden reinvertir sus “utilidades” en sus carteras de préstamos (o realizar otras inversiones necesarias). Eso requiere, en primer lugar, la capacidad de generar un excedente y no es probable que las IMFs produzcan un excedente tan grande como para financiar su crecimiento completamente. Préstamos comerciales están disponibles para algunos programas de microfinanzas. Usualmente están disponibles para programas que no son rentables pero con base en alguna forma de garantía externa, como un fondo de garantía de los préstamos apoyado por los donantes. Una vez que las IMFs se vuelven sostenibles, quizás puedan acceder a préstamos comerciales a condiciones de mercado utilizando su cartera u otros activos como garantía. Como organizaciones sin fines de lucro, sin embargo, las IMFs típicamente no pueden conseguir préstamos comerciales a tasas muy favorables o en cantidades suficientemente grandes para financiar su crecimiento. Por consiguiente, muchas ONGs de microfinanzas están considerando la posibilidad de establecer instituciones financieras reguladas. Figura 7: Evolución de las Fuentes de Capital para un Programa de Microfinanzas Transformación Fondos de donante Préstamos en condiciones concesionales Préstamos en condiciones de mercado con garantías Utilidades retenidas Capital de inversión Préstamos en condiciones de mercado y ahorros de clientes La transformación en una institución financiera regulada crea oportunidades para una IMF para que acceda a otras fuentes de capital. Primero, puede permitirle atraer capital propio de accionistas, lo que asegura un apalancamiento más favorable para préstamos en condiciones de mercado. Segundo, como institución financiera regulada, la IMF puede aceptar ahorros para una intermediación financiera. Muchas IMFs aceptan los ahorros de sus clientes pero no deberían estar utilizando esa fuente de fondos para préstamos a no ser que sean instituciones financieras reguladas. La Figura 7 describe una evolución común de las fuentes de los fondos de una IMF, que usualmente empieza con donaciones y luego abandona progresivamente las fuentes de financiamiento apoyadas por los donantes. Para monitorear su eficacia en controlar el riesgo de misión comercial (es decir, logrando la autosuficiencia financiera), las IMFs deberían contabilizar adecuadamente y reconocer los subsidios en sus declaraciones financieras. El Capítulo 6 proporciona una orientación sobre cómo realizar ajustes apropiados para los subsidios. Es importante observar que, si bien la transformación ofrece oportunidades para que las IMFs puedan acceder a fuentes adicionales y tal vez más estables de capital, CARE no espera que todos sus 25 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE socios establezcan instituciones financieras reguladas. No es una solución apropiada en ambientes ampliamente regulados o para todas las instituciones que prestan servicios de microfinanzas. 2.2.3 Planificación para la rentabilidad Asegurar un Sentido de Propiedad: Planificación desde Abajo hacia Arriba Ya que es el personal de campo que tiene que cumplir con la mayoría de las metas y La retención de en el plan coeficientes destacados personalesdeesencial calidadque participe en el empresarial, es aun proceso de más identificar lo que considera son importante queselapueden lograr. Los metas realistas, que retención gerentes de lasde sucursales y sus equipos se clientes sentirán más motivados a alcanzar las metas si participan en la fijación de las mismas. Se requiere mucha planificación para producir una institución de microfinanzas rentable y mitigar el riesgo de misión comercial. El primer paso en el proceso de planificación es un plan estratégico que perfila donde se dirige la organización en los siguientes tres a cinco años y por qué. Típicamente el consejo de administración participa activamente en el proceso de planificación estratégica. Luego la gerencia plantea un plan empresarial que contesta a la pregunta: ¿cómo la organización llevará a cabo su plan estratégico? Aunque el plan empresarial cubre el mismo período que el del plan estratégico, será mucho más detallado para el Año 1 que para los años subsiguientes. Los detalles del Año 1 luego sirven de base para el presupuesto anual. El plan empresarial también produce un plan de trabajo mensual o trimestral que la gerencia revisa regularmente y actualiza y ajusta según la situación. Eso asegura que el plan empresarial no es solamente un informe burocrático que acumula polvo en un archivador sino un documento de trabajo que orienta e impulsa la organización hacia delante. A medida que pasa el tiempo, se deben actualizar las proyecciones iniciales con cifras reales para ayudar a los administradores a ajustar sus planes y presupuestos de acuerdo con ellas. El plan empresarial debería incluir un modelo de proyección detallado que proyecta cuándo la organización va a llegar a la autosuficiencia y bajo qué circunstancias. Esas proyecciones no son importantes únicamente para establecer metas pero también se pueden utilizar para explicar a todos los empleados que la organización tiene la capacidad de cubrir sus costos, pero para que lo haga necesita cumplir con ciertos supuestos. Por ejemplo, el modelo de proyección puede ayudar a identificar cuántos prestatarios, qué tamaño de cartera, qué tamaño y plazo promedio de préstamo, etc., necesitará la organización para lograr la autosuficiencia. Este proceso también puede ayudar a determinar cuántos préstamos necesitan ser tramitados por semana y cuántos clientes debe mantener cada oficial de crédito. Con está información a su disposición, la gerencia de la IMF debería examinar de cerca sus sistemas, requerimientos de documentación, los procesos de documentación y aprobación, y los aspectos de su metodología de concesión de crédito para determinar cómo se debe modernizar la institución para asegurar que la autosuficiencia se vuelva realidad. 2.2.4 Gestión para un desempeño superior Para reducir la vulnerabilidad de la institución al riesgo de misión comercial, la gerencia necesita impulsar a la organización para alcanzar niveles superiores de desempeño. La gestión hacia un desempeño superior permite a la IMF sacar lo mejor de sus empleados. Es crucial para lograr la misión social y comercial. Si la IMF tiene un personal muy productivo y eficiente, la institución podrá generar más ingresos por un conjunto fijo de gastos, al mismo tiempo que mantiene reducido el tamaño promedio de los préstamos. Una vez que la organización es rentable --los ingresos son mayores que los gastos-- entonces cualquier mejoramiento adicional en la productividad y eficiencia puede permitir una reducción de sus tasas de interés. El proceso de administrar la institución para lograr un mejor desempeño requiere el establecimiento colectivo de metas de desempeño a todos los niveles dentro de la organización, el monitoreo del 26 CAPITULO 2 logro de las metas y la premiación a sus logros. Solamente se puede asegurar una buena gestión si hay un sistema para medir la eficacia de lo que se administra. Para cumplir con la misión comercial de la institución, la retención de un personal altamente calificado es aún más importante que la retención de clientes. Basta intentar calcular los costos de perder personal capaz, lo que significaría contratar y capacitar a sus reemplazos, mayores pérdidas de préstamos y la menor productividad de los empleados sin experiencia, además del impacto negativo que el cambio de personal tiene sobre la lealtad de los clientes. Aunque esta estimación dependerá mucho de conjeturas informadas, probablemente mostrará que una IMF no puede darse el lujo de perder sus mejores empleados. Y si sus empleados renuncian para trabajar con otra IMF, la institución está efectivamente subsidiando a la competencia. Una administración para un desempeño mejor también requiere esfuerzos para mitigar los impactos de ciertos riesgos de recursos humanos, tales como: ê Un mercado laboral escaso: La imposibilidad de encontrar suficientes empleados adecuados en términos de costos y capacidades requeridas. ê El Principio de "Peter": Promover al personal a su nivel de incompetencia (buenos oficiales de préstamos no se pueden transformar necesariamente en buenos gerentes de sucursal). ê ¿Qué es primero? Si la IMF no es segura y estable en términos financieros, puede encontrarse con dificultades en atraer al personal de calidad que necesita, pero si no puede atraer el personal adecuado, tendrá dificultad en lograr la autosuficiencia. Para determinar si sus políticas y sistemas de recursos humanos son efectivos, hay que considerar los siguientes controles: ê Desarrollar un medio para identificar regularmente las necesidades de desarrollo y motivación de los empleados. ê Invertir fuertemente en sus empleados brindando una capacitación de alta calidad al personal y enviándoles a visitas de observación a las IMFs en otros países. ê Establecer una cultura institucional que se asemeja a una familia, donde los empleados y la institución tienen un compromiso con el otro. ê Crear canales de comunicación interna como un proceso de evaluación de desempeño bilateral, encuestas regulares sobre la satisfacción del empleado y un comité de asesoramiento del personal para asesorar al departamento de recursos humanos. ê ê Monitorear razones por el movimiento del personal. Llevar a cabo entrevistas con el personal que sale para determinar las verdaderas razones por su salida. 2.2.5 Monitoreo del riesgo de misión comercial Para determinar si una IMF es sostenible y si está generando un excedente, CARE recomienda que las organizaciones monitorean las razones de sostenibilidad y rentabilidad resumidas en la Figura 8. Los indicadores de eficiencia y productividad también son importantes; son el tema del Capítulo 4. 27 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Figura 8: Coeficientes de Sostenibilidad y Rentabilidad Sostenibilidad Operativa Sostenibilidad Ingresos operativos / (Gastos operativos + provisiones para préstamos incobrables + costos de financiamiento) Sostenibilidad Financiera Ingresos operativos / (Gastos operativos + provisiones para préstamos incobrables + ajustes inflacionario y de subsidios)* Diferencial de Interés (Margen Financiero Bruto) (Ingresos operativos – costos financieros) / activos productivos promedio Rentabilidad Retorno sobre los Activos Ingresos netos / Activos promedio Retorno sobre Activos Ingresos netos / activos promedio Retorno sobre el Capital Social Ingresos netos / capital social promedio *Para mayores detalles acerca del ajuste inflacionario y de subsidios, véase el capítulo 6. ê ¿Se ha fijado una tasa de interés suficientemente elevada para cubrir todos los costos de la IMF? ê ¿Tiene un plan empresarial para lograr la autosuficiencia en un lapso de tiempo razonable? ê ¿Se actualiza el plan y se lo utiliza con regularidad para tomar decisiones gerenciales? ê ê ¿Cuáles son los pasos que se toman para asegurarse que sus empleados estén motivados y entusiasmados en su trabajo? ¿Su sistema de recursos humanos es eficaz y cómo lo sabe la organización? ê ¿Tiene fichas de descripción para los cargos de la institución y evaluaciones anuales de desempeño laboral de todo el personal, incluyendo la gerencia ejecutiva? ê ¿Su organización fija metas de desempeño con retos realistas para todos los niveles de la organización y realiza un monitoreo de esas metas y otorga premios cuando se alcanzan las mismas? ê ¿Se monitorea los indicadores de sostenibilidad y rentabilidad y, si es así, están encaminados en la dirección correcta? ê ¿Están tomando pasos para asegurar su acceso a las fuentes comerciales de capital y reducir su dependencia de fuentes subsidiadas de financiamiento? ê ¿Tiene una contabilidad adecuada que tome en cuenta los subsidios y las donaciones en especie? 2.3 Riesgo de Dependencia El objetivo de los administradores del programa SEAD de CARE es crear instituciones de microfinanzas que sean independientes y sostenibles. Pero ¿cómo una institución define la independencia? CARE es una organización internacional robusta, sin embargo existe una preocupación continua acerca de la dependencia potencial de uno o dos grandes donantes. El riesgo de dependencia es mayor para cualquier IMF que se inicie como un proyecto de CARE, pero también hay riesgo para las IMFs que legalmente son independientes de CARE. Se puede evaluar el riesgo de dependencia a tres niveles: 1) planificación estratégica, 2) movilización de recursos 28 CAPITULO 2 financieros, y 3) gestión operativa. Para cualquier IMF, el riesgo de dependencia puede estar enfocado en una o más de esas áreas, pero una organización realmente independiente debe controlar los tres riesgos. 2.3.1 Dependencia estratégica CARE es un organismo multisectorial de socorro y desarrollo, no una organización especializada de microfinanzas. La decisión de promover las microfinanzas en cierto país se fundamenta en un Plan Estratégico a Largo Plazo (Long-Range Strategic Plan--LRSP) que compara las múltiples ventajas comparativas y competitivas de CARE dentro del contexto de desarrollo del país anfitrión. Las microfinanzas nunca son la única actividad de una oficina nacional de CARE (country office--CO). Los administradores de programas de CARE a menudo consideran las microfinanzas como un componente de una estrategia de desarrollo más amplia. Existen ciertas ventajas de ese enfoque a nivel analítico, pero también existen varios riesgos que los administradores de las IMF y CARE deben tener presentes. Primero, los administradores de programas de las oficinas nacionales pueden considerar que la estrategia de las IMFs es subordinada a los objetivos a corto y mediano plazo de los otros programas en la cartera de CARE. Por ejemplo, una IMF podría encontrarse impulsada a conceder préstamos a los agricultores de sectores rurales para satisfacer las necesidades de los participantes en un proyecto de desarrollo de CARE aunque los préstamos rurales podrían menoscabar la sostenibilidad financiera e institucional de la IMF a largo plazo. Segundo, puede haber una disyunción en el tiempo entre el proceso de planificación estratégica a largo plazo de CARE y el tiempo que se necesita para que una IMF pueda lograr la sostenibilidad financiera. Cambios en la oficina nacional y en la administración regional durante y entre los períodos de LRSP pueden agregar una inseguridad y falta de uniformidad al ciclo de planificación empresarial de una IMF que depende de CARE para su apoyo financiero o técnico. Finalmente, cuando CARE es el propietario real o efectivo de la IMF, los administradores locales y los miembros del consejo de administración pueden encontrarse marginados por la posición dominante de CARE dentro de la estructura de gobernabilidad. Los miembros del consejo de administración con poca participación personal en la IMF y aún menos experiencia en las microfinanzas pueden ser fácilmente convencidos a someterse al criterio de CARE para las decisiones estratégicas y operativas. ê ¿Tiene usted un consejo de administración independiente? ê ¿Su organización cuenta con un plan para establecer una estructura con personería legal propia? ê ê ê ¿Comparte clientes con otros programas de CARE? Si es así, ¿su estrategia es impulsada por el plan empresarial de la IMF y contribuye a su sostenibilidad a largo plazo o las proyecciones muestran que hay una necesidad continua de ofrecer subsidios cruzados a esa población? ¿Su organización tiene la capacidad y compromiso de desarrollar su propio plan empresarial? ¿El papel que desempeña CARE en la estructura directiva y gerencial de la IMF puede calificarse de apoyo o de dominación? 29 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Responsabilidades de un Consejo de Administración Independiente Las responsabilidades del consejo de administración comprenden cinco categorías de actividades: Obligaciones legales: El consejo de administración debe asegurarse de que la IMF cumpla con sus obligaciones legales y la ampare de responsabilidades y acciones legales innecesarias. Enfoque estratégico: El consejo de administración debe asegurar que la misión de la institución esté bien definida, revisada periódicamente y respetada a través del tiempo. El consejo trabaja para mejorar la imagen de la institución y asegura que se lleve a cabo un proceso apropiado de planificación. Fideicomiso: El consejo desempeña la función de administrador de la institución. Debe asegurar que la institución cuente con los recursos adecuados para ejecutar los planes acordados. El consejo garantiza la viabilidad a largo plazo de la institución. Fiscalización: El consejo dirige pero no se ocupa de la gerencia. Nombra y supervisa al gerente. El consejo monitorea las operaciones y el desempeño empresarial. El consejo evalúa el desempeño de la institución en comparación con otras IMFs. El consejo evalúa y responde a los riesgos internos y externos y protege a la institución en períodos de crisis. Autoevaluación y renovación: El consejo debe evaluar regularmente su propio desempeño. La renovación del consejo es uno de los resultados más importantes del proceso de autoevaluación. Adaptado de Campion y Frankiewicz (1999). 2.3.2 Dependencia financiera Una oficina nacional de CARE tiene una estrategia para movilizar recursos financieros que es marcadamente distinta a la que aplica una institución de microfinanzas independiente. Las dos estrategias pueden descubrir que son contrapuestas. Este conflicto puede estar oculto por un alto grado de consentimiento aparente entre CARE y la IMF, pero una dependencia financiera, por más satisfactoria que sea para la IMF, terminará por menoscabar el objetivo a largo plazo de la autosostenibilidad. CARE genera la mayor parte de sus recursos financieros desarrollando propuestas de proyectos y consiguiendo donaciones de sus donantes institucionales. Proyectos más grandes y más complejos típicamente obtienen donaciones más grandes y cubren un porcentaje mayor de los costos de base de una oficina nacional de CARE. Pero los proyectos de microfinanzas muestran una tendencia contraria. A medida que una IMF exitosa crece en tamaño y rentabilidad, la necesidad de recibir subsidios de los donantes disminuye hacia cero. CARE puede recibir donaciones de financiamiento para continuar una asociación técnica, pero el aporte a los costos de base se vuelve rápidamente despreciable. Si bien CARE no alienta la dependencia solamente para asegurar donaciones de financiamiento, el ingreso perdido de los donantes tendrá un impacto sobre la viabilidad de la oficina nacional. Como mínimo, se puede afirmar que no existe ningún incentivo empresarial para que una oficina nacional de CARE aliente una IMF recién creada de avanzar hacia la independencia. La IMF también puede mostrarse renuente en considerar una reducción de las donaciones de financiamiento de CARE. Idealmente una institución de microfinanzas independiente obtendrá sus recursos financiero por medio de utilidades retenidas, inversiones de capital social y una deuda bancaria en condiciones de mercado. Sin embargo, la capacidad de CARE de recaudar fondos puede desalentar a los administradores de las IMF de aplicar en forma más agresiva una estrategia de gestión financiera que sea más sostenible. En el peor de los casos, se puede considerar que el apoyo financiero de CARE es un seguro contra pérdidas derivadas de una mala administración o la ineficiencia e impide a la IMF a alcanzar niveles óptimos de desempeño. 30 CAPITULO 2 ê ¿Qué porcentaje de sus gastos operativos está cubierto por dinero recibido de o a través de CARE? ê ¿Tiene un contrato independiente para recursos financieros que proviene de un donante o un prestamista comercial? ê ê ¿Su organización está reduciendo su dependencia de los subsidios de donantes/CARE de acuerdo con las estimaciones del plan empresarial? ¿Si no es así, por qué no? ¿CARE es la única entidad que ha obtenido capital de inversión y subsidios operativos para su organización? 2.3.3 Dependencia operativa La dependencia operativa tiene aspectos tanto funcionales como culturales. Existe una dependencia funcional cuando un miembro del personal fuera de la estructura administrativa de la IMF realiza o autoriza una actividad de rutina de la organización. Por ejemplo, si el departamento de finanzas de CARE desempeña importantes funciones de tesorero, existe una dependencia funcional. La dependencia funcional normalmente es fácil de identificar y se deben realizar esfuerzos para estimar el justo valor de mercado de cualquier servicio proporcionado por CARE a la IMF. Pero la IMF debería tener un plan para asumir la responsabilidad de todas las funciones de CARE dentro del plazo más corto posible, preferentemente al inicio de las operaciones. Para las IMFs que funcionan como proyectos de CARE, se puede suponer que la dependencia funcional es casi completa ya que toda la autoridad para las actividades de la IMF se deriva de la gerencia de CARE. Sin embargo, hasta en estos casos, se puede reducir la dependencia funcional si la IMF desarrolla la capacidad interna de llevar a cabo todas las actividades que le corresponde a cualquier empresa comercial privada, aunque que solo le falta la autoridad legal de hacerlo en forma autónoma. Gestión de tesorería Problemas de gestión de tesorería pueden presentarse en proyectos con IMFs cuyo propietario es CARE, cuando el sistema de gestión financiera de la IMF no es separado del sistema CO de CARE. En esos casos, es probable que el Interventor Financiero de CARE tome decisiones de gestión de tesorería con respecto a los flujos de caja a través de la IMF en vez de permitir a la IMF manejar su propio efectivo. Como resultado, es posible que las decisiones de gestión de tesorería se tomen a favor de los intereses de la oficina nacional de CARE, pero a perjuicio de los ingresos potenciales de la IMF. Además, los gerentes de IMF se vuelven dependientes de los gerentes financieros de CARE para manejar su tesorería. Sea lo que sea la estructura o relación con CARE, es imperativo que las IMFs manejen su propio dinero, ya que una capacidad de manejo de caja interna es esencial para la sobrevivencia institucional. ê ¿Su organización cuenta con su propio sistema financiero independiente? ê ¿Toma decisiones de gestión de caja independientemente de CARE? Costos comunes de los gastos generales de CARE CARE, así como otros organismos de desarrollo, debe cubrir sus costos operativos comunes. Como una organización descentralizada, opera con base en el principio de que cada oficina nacional debe tener la capacidad de pagar su propia estructura gerencial con base en los ingresos de la oficina nacional. Una oficina nacional debe controlar los costos de gestión central para que se mantengan a un mínimo eficiente y debe tener una cartera de proyectos que es suficientemente grande para cubrir esos costos compartidos. 31 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Dentro de CARE, generalmente se comparten los costos de proyecto entre los proyectos de forma prorrateada. Se deben realizar esfuerzos para asegurar que los costos reflejen tarifas equitativas con respecto a los servicios prestados al proyecto. Es especialmente importante para las IMFs puesto que muchas de las actividades de apoyo a los gastos generales típicamente realizados por CARE dentro de un proyecto están (y deberían estar) administradas directamente por las IMFs, como la administración general, el manejo financiero de las operaciones diarias, etc. Hasta para proyectos que no son completamente independientes, se deben estructurar y administrar sus operaciones como una IMF y no como parte de una Oficina Nacional de CARE.3 La Unidad de Desarrollo Económico plantea que el proyecto debe elaborar informes financieros (balance general y estado de ingresos) para representar la posición financiera de la IMF, separada de CARE y el proyecto. ê ¿La IMF tiene su propio sistema financiero? ê ¿Las expectativas y procedimientos de reporte financiero y programático entre la IMF y CARE son claras? ê ¿Los costos principales de la oficina nacional de CARE son razonables? ê ¿Existe un acuerdo escrito y bien entendido entre la IMF y la oficina nacional de CARE con respecto a las tarifas que se deben pagar por los servicios de apoyo prestados por CARE? Cultura institucional La dependencia operativa también puede manifestarse en la cultura institucional de la IMF. La cultura corporativa de CARE como una ONG de socorro y desarrollo es obligatoriamente diferente de la orientación empresarial de una institución de microfinanzas exitosa. En muchos países, el personal de CARE recibe remuneraciones más altas que las del personal en cargos equivalentes en el gobierno o hasta en el sector privado, principalmente para compensar la falta de estabilidad de un trabajo para una organización sin fines de lucro que depende de donaciones. CARE no tiene el mandato de ejecutar proyectos con el fin de tener utilidades, solamente necesita negociar un apoyo suficiente de los donantes para pagar los costos presupuestados. Por lo tanto, los empleados de CARE no tienen ningún interés personal en reducir los costos operativos a un mínimo y no existe ninguna medida universal de eficiencia. En contraste, la sobrevivencia de una IMF con orientación empresarial depende de empleados que tienen una verdadero sentido de propiedad con respecto a las actividades y activos de la institución. En la mayoría de los casos, hay que fijar los sueldos y beneficios sociales por debajo de las normas establecidas para el personal de CARE, en consonancia con la necesidad de la IMF de obtener utilidades y la promesa de un empleo más estable y a más largo plazo. El éxito (y la garantía de un empleo) o el fracaso (y desempleo potencial) es tan claro como el estado de ganancias y pérdidas de la IMF. No es sorprendente que muchos empleados de las IMFs están atraídos por la cultura de CARE. Esta tendencia es especialmente difícil de manejar cuando la IMF es, en términos legales, un proyecto de CARE. Es muy difícil convencer al personal contratado por CARE de que posteriormente tienen que convertirse en empleados de una organización local recién constituida. Los reglamentos de las Oficinas Nacionales de CARE pueden estipular estructuras salariales y de beneficios que una IMF no puede sostener. Los administradores de programa de SEAD deben tener la flexibilidad de crear un programa independiente de compensación, de incentivos para el personal y un manual de recursos humanos fundamentado en la 3 Para los lineamientos financieros específicos sobre cómo contabilizar los costos de los gastos generales de la Oficina Nacional, favor referirse al Manual de Lineamientos Financieros de CARE. 32 CAPITULO 2 necesidad de una rentabilidad institucional, las realidades del mercado del ambiente local y la dignidad y desempeño de los empleados individuales. La cultura institucional también está influida por el reconocimiento de la imagen o marca de una institución. Algunos empleados descubren que es más fácil utilizar el nombre de CARE con sus clientes y contrapartes que trabajar a establecer la identidad de una nueva institución de microfinanzas. Eso puede tener un impacto negativo sobre la disciplina que se requiere fomentar para los reembolsos, específicamente si CARE ha distribuido asistencia de socorro gratuito durante emergencias en comunidades servidas por la IMF. ê ¿El personal de campo se considera empleados de CARE o de la IMF? Si la respuesta es la primera, ¿cuáles son las implicaciones? ê ¿Cuál es el porcentaje de tiempo que los oficiales de crédito pasan en el campo? Si es menos de la mitad de su tiempo, ¿su asociación con CARE tal vez les haga pensar que de alguna forma ocupan cargos administrativos y que deberían estar sentados en un escritorio en vez de ensuciarse las manos en el campo? Asistencia técnica Una persona aprende a manejar un carro detrás del volante. Necesita instrucción sobre su operación y sus controles antes de encenderlo. Sin embargo, el proceso de capacitación continúa después de que el carro esté bajo el control del nuevo conductor. Se necesita una asistencia técnica (AT) para guiar al conductor por las dificultades. Brindar una orientación como medio para prestar asistencia técnica puede resultar mucho más difícil y presentar más desafíos que manejar uno mismo. Uno de los retos del proceso de asesoramiento es la disminución progresiva de la participación del mentor para así reducir el potencial de una dependencia. La asistencia técnica está normalmente centrada en cuatro aspectos primarios, los cuales son: ê Herramientas: Contar con las cosas que se necesitan para funcionar, como personal, sistemas y procedimientos adecuados. ê Capacitación: Desarrollar las capacidades de la gerencia y del personal. ê Preparación y orientación: Utilizar operaciones permanentes como el marco para aprender y dialogar (aprendizaje). ê Monitoreo: Asegurar la rendición de cuentas por medio de seguimiento de expectativas claras y análisis conjunto de los resultados. La asistencia técnica desempeña un papel fundamental durante las primeras operaciones. Una asistencia técnica efectiva lleva a una transferencia de capacidades y sistemas y fortalece la capacidad local para que la IMF pueda avanzar hacia la independencia. El papel del suministrador de la asistencia técnica debe disminuir con el tiempo para que la institución se vuelva menos vulnerable al riesgo de dependencia. No obstante, los gerentes y directores de microfinanzas no deberían suponer que, una vez que hayan aprendido a operar una IMF, no necesitan más asistencia técnica. Las IMFs a menudo llegan a ciertos topes de capacidad o encuentran dificultades imprevistas e intratables. Si desean pasar de un nivel de 10.000 clientes a uno de 20.000 clientes o introducir un nuevo instrumento de crédito o utilizar tecnología para crear eficiencia, entonces se pueden beneficiar de conocimientos técnicos externos. Si la tasa de retención de los clientes está decayendo o las tasas de morosidad suben, quizás deseen contratar un consultor para investigar el por qué de esta situación. CARE puede proporcionar esta asistencia técnica externa o puede provenir de otros suministradores de asistencia técnica, locales o internacionales. 33 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Si bien CARE puede jugar un papel protagónico en la capacitación del personal de la IMF al inicio del proyecto, eventualmente la IMF debe determinar sus propias necesidades de personal y desarrollar su capacidad de contratar, capacitar y orientar a su propio personal. Eso implica la necesidad de una fuerte capacidad de capacitación interna que puede actualizar los conocimientos a medida que el personal progresa y responde a un ambiente de mercado cambiante. Existe una importante diferencia entre la utilización de la asistencia técnica y una dependencia de esa asistencia. Para evitar el riesgo de dependencia, las IMFs deberían ser las que determinan el papel de los proveedores de la asistencia técnica. El contrato de AT debería estar en vigencia por un lapso de tiempo específico y se deben realizar todos los esfuerzos necesarios para transferir las capacidades del suministrador de asistencia técnica al personal local. ê ¿Su organización está fortaleciendo su capacidad de funcionar independientemente de una asistencia técnica permanente? ê ¿Su organización tiene la capacidad de identificar sus propias necesidades y contratar los conocimientos técnicos apropiados para satisfacer esas necesidades según sus propios condiciones? 2.3.4 Controles para el riesgo de dependencia Estrategia de salida El riesgo de dependencia aumenta mucho cuando falta una clara visión de su rumbo. Si una organización externa como CARE presta servicios a una institución de microfinanzas, debe incluir una estrategia de salida para retirar su apoyo a lo largo de un lapso específico de tiempo. Sin esta estrategia, el riesgo es que CARE lleve a su(s) IMF(s) socia(s) hacia la dependencia, lo que no es saludable para las organizaciones socias. Puesto que CARE apoya las microfinanzas en una variedad de ambientes diferentes, no existe ningún “plan modelo” para la evolución de la organización. Puede resultar conveniente establecer una caja de ahorro en un país, pero un banco en otro y una ONG en un tercero. No obstante, existe un principio fundamental que se debe observar para minimizar el potencial de la dependencia: sentido de propiedad local. Eso no significa necesariamente la propiedad económica. Como mínimo, significa que el personal local tiene las habilidades, recursos y motivación para seguir manejando las operaciones en la ausencia de CARE. Este principio no significa que CARE debe alejarse de todo sentido de propiedad y vínculos para completar el proceso de transferencia. En muchos casos, el mejor enfoque para CARE puede ser una participación como miembro del consejo de administración, como inversionista y/o como prestamista posible a la IMF. Sería un grave error para CARE transferir su título de propiedad y especialmente fondos a una organización que no esté lista para manejar sus operaciones sin fiscalización. La mentalidad de “proyecto de donante” de CARE a menudo ejerce presión para que justamente pase eso a medida que el ciclo de financiamiento del proyecto se acerca a su fin. ê ê ¿CARE tiene una estrategia de salida? ¿Existen claras indicaciones de que la IMF está en manos locales de tal forma que las operaciones de servicios de microfinanzas muy probablemente continuarán a pesar de la ausencia de CARE? 34 CAPITULO 2 Estructura independiente Un primer paso muy crítico hacia el desarrollo de una institución de microfinanzas autosuficiente es de separar las actividades de microfinanzas de la estructura de CARE tan pronto como sea posible, preferentemente desde el inicio. Para que se la considere independiente, una estructura debería tener los siguientes cuatro elementos: un sistema financiero separado, un directorio diferente, un departamento de recursos humanos y una estructura legal independiente. Generalmente, no se debe emitir ningún préstamo y no se deben generar ahorros hasta que el programa o proyecto tenga su propio sistema financiero independiente. En un proyecto administrado por CARE, es mejor mantener un sistema manual para la contabilidad y los registros de préstamos en una estructura local independiente que utilizar los sistemas computarizados. Identidad y Cultura Institucional Las IMFs que inician como proyectos de CARE pueden luchar para establecer una identidad independiente y una cultura corporativa distinta. 1. 2. 3. 4. Nombre: La IMF debería escoger un nombre separado tan pronto como sea posible y evitar la necesidad de identificarse como “CARE” Instalaciones de oficina: La IMF no debe compartir instalaciones de oficina con otros proyectos de CARE. Contratación: Al inicio, la IMF puede estar interesada en contratar a personal de CARE con mucha experiencia, pero en estos casos se recomienda un poco de cautela ya que un gran número de transferencias de los proyectos de CARE puede obstaculizar esfuerzos para establecer una cultura corporativa nueva y con orientación empresarial. Orientación y capacitación: El personal recientemente contratado debería recibir una orientación completa diseñada a infundir un respeto por la visión, propósito y principios de la IMF, no de CARE. Calidad de liderazgo: Los directores y gerentes de la IMF deben fortalecer valores corporativos y su liderazgo debe servir de ejemplo. Una IMF independiente debe tener un directorio. 5. Puede adoptar la forma de un consejo de administración u oficiales elegidos de una cooperativa o asociación o, si el proyecto no se constituye en una entidad legal, una junta de asesoramiento que asume responsabilidades de fiscalización y tiene el proyecto de desarrollarse en un consejo de administración. Si es posible, CARE debería participar en este directorio desde el inicio, pero la administración local debería tomar las decisiones operativas. Una institución de microfinanzas está integrada principalmente por personas: muchos oficiales de crédito y tal vez ventanilleros, unos pocos gerentes a nivel mediano, personal de apoyo y ejecutivos. Para que esas personas cuenten con las capacidades y motivación apropiadas, la IMF debe tener un departamento de recursos humanos que elabora fichas de empleo, contrata y selecciona candidatos, diseña sistemas de compensación, orienta y capacita al nuevo personal, presta capacitación y formación profesional para el personal de forma permanente, coordina un proceso de evaluación de desempeño y promulga la cultura de la institución. Para una institución local quizás no sea posible o conveniente elaborar una estructura legal oficial en las primeras etapas pero al menos debe articular un plan general de desarrollo organizativo. La transferencia de la propiedad legal es relativamente fácil si los dos otros elementos, es decir los sistemas financieros y el directorio de la IMF, son autónomos de CARE y si se perfilan claramente los puntos de control para una transferencia eventual de la propiedad. El aspecto legal es menos importante para mitigar el riesgo de dependencia que la mentalidad de los empleados, gerentes y directores. Por consiguiente, si fuese legalmente posible, los empleados deben ser contratados por la IMF misma, no por CARE. 35 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Lecturas Recomendadas Fijación de las tasas de interés Castello, Carlos, Katherine Stearns y Robert Peck Christen (1991). Exposing Interest Rates: Their True Significance for Microentrepreneurs and Credit Programs. Discussion Paper No. 5. Somerville, MA: ACCION International. Website: www.accion.org. Rosenberg, Richard (1996). Microcredit Interest Rates. CGAP Occasional Paper, No. 1. Washington, DC, USA: Consultative Group to Assist the Poorest. Website: www.cgap.org. Relaciones de desempeño Bartel, Margaret, Michael J. McCord and Robin R. Bell (1995). Financial Management Ratios I: Analyzing Profitability in Microcredit Programs. GEMINI Technical Note No. 7. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org. Christen, Robert Peck (1997). Banking Services for the Poor: Managing for Financial Success. Somerville, MA: ACCION International. Website: www.accion.org. Ledgerwood, Joanna (1999). M icrofinance Handbook: An Institutional and Financial Perspective. Washington DC: The World Bank. Email: books@worldbank.org. See pages: 205 – 232. Ledgerwood, Joanna and Kerri Moloney (1996). Financial Management Training for Microfinance Organization: Accounting Study Guide. Toronto: Calmeadow. Website: www.calmeadow.org. Available from PACT Publications. SEEP Network and Calmeadow (1995). Financial Ratio Analysis of Micro-Finance Institutions. New York: PACT Publications. Email: books@pactpub.org. The MicroBanking Bulletin. A semi-annual publication. Email: microbanking@calmeadowdc.org. Gobernabilidad y gestión Campion, Anita and Cheryl Frankiewicz (1999). Guidelines for the Effective Governance of Microfinance Institutions. Occasional Paper No. 3. Washington DC: The MicroFinance Network. Email: mfn@mfnetwork.org. Available from PACT Publications. Email: books@pactpub.org. Rock, Rachel, Maria Otero and Sonia Saltzman (1998). Principles and Practices of Microfinance Governance. USAID’s Microenterprise Best Practices Project. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org. SEEP Network (1993). An Institutional Guide for Enterprise Development Organizations. New York: PACT Publications. Email: books@pactpub.org. Investigación de mercado Brand, Monica (1998). New Product Development for Microfinance: Evaluation and Preparation. USAID’s Microenterprise Best Practices Project. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org. Brand, Monica (1999). New Product Development for Microfinance: Design, Testing and Launch. USAID’s Microenterprise Best Practices Project. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org. Churchill, Craig F. and Sahra S.Halpern, (2001). Building Customer Loyalty: A Practical Guide for Microfinance Institutions. Technical Note No. 2. The MicroFinance Network: Washington DC. Email: mfn@mfnetwork.org. Available from PACT Publications. Email: books@pactpub.org. SEEP Network (2000). Learning from Clients: Assessment Tools for Microfinance Practitioners. USAID AIMS Project. Draft Manual. Website: www.mip.org. 36 CAPITULO 2 Waterfield, Charles and Ann Duval (1996). CARE Savings and Credit Sourcebook. Available from PACT Publications. Email: books@pactpub.org. Planificación empresarial y manejo del crecimiento Churchill, Craig F. (1997). Managing Growth: The Organizational Architecture of Microfinance Institutions. USAID’s Microenterprise Best Practices Project. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org. Sheldon, Tony and Charles Waterfield (1998) Business Planning and Financial Modeling for Microfinance Institutions. Washington, DC, USA: Consultative Group to Assist the Poorest. Website: www.cgap.org. 37 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Capítulo 3: Riesgos y Controles Operativos Riesgo Institucional Riesgo de Gestión Financiera Riesgo Operativo Riesgo Externo L os riesgos operativos son los puntos de vulnerabilidad que enfrenta una institución de microfinanzas en sus operaciones diarias, los mismos que pueden finalmente llevar a la pérdida de sus activos. Esencialmente, un riesgo operativo es la preocupación de que una IMF pierda su dinero por préstamos incobrables, fraude y robo. El presente capítulo describe controles y actividades de monitoreo para reducir los tres tipos de riesgos operativos resumidos en la Figura 9. Figura 9: Tipos de Riesgos Operativos Riesgo Operativo 1) Riesgo de Crédito Tipo de Pérdida Autor Principal Clientes 2) Riesgo de Fraude Pérdida derivada de una mala calidad de la cartera Pérdida derivada del engaño 3) Riesgo de Seguridad Pérdida derivada del robo Personas que no son de la IMF Personal de la IMF Para reducir la vulnerabilidad a los riesgos operativos, las instituciones de microfinanzas desarrollan políticas y procedimientos que constituyen el núcleo del sistema de control interno de la organización. Estos controles usualmente incluyen aspectos preventivos y de detección. Los controles preventivos impiden que se presenten resultados no deseables. Ejemplos de controles preventivos incluyen: ê ê La contratación de empleados dignos de confianza quienes pueden tomar buenas decisiones de crédito. Asegurarse que los préstamos estén respaldados por una garantía apropiada o sustitutos de una garantía. 38 CAPITULO 3 ê ê ê ê La división de las tareas del personal para impedir que se cometan delitos intencionalmente. Requerimiento de autorizaciones para impedir el uso incorrecto de los recursos. Mantenimiento de procedimientos adecuados de registro para disuadir la realización de transacciones incorrectas. La instalación de suficientes medidas de seguridad (es decir, cerraduras, guardias, cajas de seguridad) para proteger el efectivo y otros activos Los controles de detección identifican resultados no deseables cuando realmente aparecen. Ejemplos de controles de detección son: ê ê ê ê ê Reconciliación de los estados bancarios con los recibos en efectivo. Monitoreo de señales de advertencia temprana para detectar indicios de problemas pendientes de calidad de la cartera. La aplicación de políticas de manejo de morosidad para impedir que los atrasos en los pagos se agraven hasta convertirse en deudas incobrables. Monitoreo del desempeño del personal para asegurar que cumplan con las políticas y procedimientos. Visitas a los clientes para asegurarse que los saldos de su cuenta de ahorro y crédito y fechas de transacciones correspondan a los registros de la IMF. Se requiere mucho criterio para lograr un equilibrio apropiado entre los controles preventivos y los de detección. Los controles preventivos evitan problemas antes de que se presenten pero los controles de detección generalmente son más fáciles de aplicar. Por ejemplo, es más fácil efectuar una reconciliación mensual de las cuentas bancarias que impedir que los empleados se apoderen de los reembolsos. También hay que tomar en consideración importantes implicaciones de costos. Las IMFs no pueden eliminar las pérdidas derivadas de los riesgos operativos. Es inevitable que algunos préstamos se vuelvan incobrables y algunos miembros del personal sin duda se dejarán llevar por la tentación. Hay que analizar cuidadosamente los controles que están diseñados a minimizar las pérdidas que provienen de los riesgos operativos, ya que algunos controles pueden resultar más costosos de lo que valen. 3.1 Riesgo de Crédito El riesgo de crédito, que es la vulnerabilidad más común y a menudo la más severa en una institución de microfinanzas, es el deterioro de la calidad de la cartera de préstamos, lo que lleva a pérdidas por préstamos incobrables y altos costos por el manejo de morosidad. También conocido como el riesgo de incumplimiento de pago, el riesgo de crédito está asociado al incumplimiento de los términos de un contrato de préstamo por parte del cliente. Un micropréstamo no presenta un riesgo de crédito significativo ya que representa un porcentaje tan pequeño de la cartera total. Debido a que la mayor parte de los micropréstamos no cuenta con el respaldo de ninguna garantía, sin embargo, el incumplimiento puede extenderse rápidamente de unos pocos préstamos a una porción significativa de la cartera. Este efecto contagioso está exacerbado por el hecho de que las carteras de microfinanzas a menudo se encuentran fuertemente concentradas en ciertos sectores empresariales. Por consiguiente, un gran número de clientes puede estar expuesto a la misma amenaza externa, como por ejemplo medidas enérgicas contra los ambulantes o una enfermedad que afecta al ganado. Esos factores crean una volatilidad en la calidad de la cartera de micropréstamos, lo que destaca la importancia de controlar el riesgo de crédito. 39 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE 3.1.1 Controles para el riesgo de crédito Se puede dividir el manejo del riesgo de crédito en las medidas preventivas que los prestamistas toman antes de emitir un préstamo y el uso de incentivos y desincentivos después del desembolso del préstamo para conseguir un reembolso oportuno. Antes de emitir un préstamo, un prestamista reduce el riesgo de crédito por medio de controles que reducen el potencial de incumplimiento o pérdida, como el buen diseño del instrumento de crédito, una rigurosa selección de los clientes y una orientación para el cliente acerca de expectativas y procedimientos. Una vez que se emite un préstamo, un manejo de riesgo por parte de un prestamista se amplía, desde controles que reducen el potencial de pérdida hasta controles que reducen pérdidas reales. Como tal, los procedimientos de manejo de morosidad son componentes claves de un manejo del riesgo de crédito. Esta sección aborda los cuatro controles claves para el riesgo de crédito: (1) buen diseño del instrumento de crédito, (2) selección de clientes, (3) comités de crédito y (4) manejo de la morosidad. Diseño del instrumento de crédito La Búsqueda del Equilibrio Correcto: Los Costos de los Controles de Riesgo de Crédito y sus Impactos sobre la Satisfacción de los Clientes Las instituciones de microfinanzas deben buscar establecer el equilibrio correcto entre el manejo de los riesgos de crédito (y fraude), los costos y la eficacia de cada control y lograr la satisfacción de los clientes. Por ejemplo, muchas IMFs requieren que sus nuevos clientes reembolsen sus préstamos con pagos semanales. Se considera que es un control importante para el riesgo de crédito ya que montos más pequeños para los pagos son más fáciles de reembolsar y reembolsos frecuentes son más fáciles de monitorerar. Pero la pregunta es ¿hasta qué punto un reembolso semanal es más efectivo que un reembolso cada dos semanas para controlar el riesgo de crédito? ¿Es suficientemente efectivo para resistir el costo de tener dos veces más transacciones de reembolso? ¿El supuesto beneficio de pérdidas menores por préstamos incobrables justifica los altos costos (tiempo y dinero) para los clientes derivados de sus viajes y la pérdida de ingresos de su negocio? ¿Qué impacto ejerce este control sobre la satisfacción y lealtad de los clientes? Las IMFs deben explorar la misma serie de preguntas para todos sus controles de riesgo de crédito, como ahorros obligatorios, desembolsos escalonados, meses de capacitación previa al desembolso del préstamo, etc. en un esfuerzo para reducir significativamente los costos tanto para el cliente como para la institución mientras que esperan mejorar la eficacia de los controles. A menudo las IMFs suponen que ciertos controles son necesarios para exigir reembolsos oportunos, pero no han podido determinar precisamente hasta qué punto son importantes tampoco han analizado si valen el costo. Las IMFs pueden mitigar una parte significativa del riesgo de incumplimiento con el diseño de instrumentos de crédito que satisfacen las necesidades de los clientes. Las características de los instrumentos de crédito incluyen el tamaño del préstamo, la tasa de interés, el cronograma de reembolso, los requerimientos de garantía y cualquier otro término especial. El diseño del instrumento de crédito debe satisfacer el propósito específico para el cual el préstamo estaba dirigido. Por ejemplo, un préstamo para comprar el inventario de una tienda de víveres de barrio puede tener un cronograma de reembolso diferente y utilizar una garantía diferente de los de un préstamo para una máquina de coser. Un préstamo para comprar semillas y abono para cultivar maíz tendrá otra estructura, tal vez un reembolso con un solo pago global en la época de la cosecha. Instrumentos de crédito para propósitos no empresariales, como vivienda, emergencia, educación y la mitigación de las variaciones en el consumo también requieren diferentes características de diseño. 40 CAPITULO 3 Al diseñar los instrumentos de crédito para minimizar el riesgo de crédito, consideramos las características resumidas en la Figura 10. Para nuevos clientes, las IMFs usualmente adoptan características conservadoras para el diseño de sus instrumentos de crédito, como pequeños montos de préstamos, plazos cortos para los préstamos y períodos frecuentes de reembolso. Es cierto sobre todo si los clientes no tienen registros de negocios (es decir, no pueden dar evidencia de su capacidad de reembolso) y no pueden ofrecer garantías. Una vez que un cliente haya establecido un historial positivo con el prestamista, a menudo la IMF aumenta la flexibilidad de los términos de los préstamos para que el instrumento de crédito se ajuste más a las necesidades del cliente. Este cambio refleja una equilibrio entre riesgo y control. Los nuevos clientes están categorizados como de alto riesgo. Una vez que hayan establecido un buen historial de crédito con la IMF, se los pueden considerar como clientes de menor riesgo y el prestamista puede disminuir algunos de sus controles. 41 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Figura 10: Reducción del Riesgo de Crédito a través de Características en el Diseño de los Instrumentos de Crédito Muchas de las IMFs requieren que las personas solicitando préstamos cumplan con ciertos criterios que son conocidos por reducir los riesgos de crédito. Para préstamos a microempresas, por ejemplo, a menudo se requiere que los prestatarios prospectivos Requerimientos hayan tenido un negocio funcional por al menos seis meses para demostrar que tienen de elegibilidad un compromiso con sus negocios y alguna experiencia. Otros requerimientos de elegibilidad incluyen la documentación empresarial (es decir, los estados de cuenta bancaria, recibos de las ventas) y un plan empresarial. Las IMFs deben asegurar que el monto de los préstamos estén dentro de la capacidad de reembolso del cliente. Una de las fallas más comunes en el diseño de los Montos de los instrumentos en las microfinanzas es el aumento automático del monto de los préstamos préstamos. Un segundo problema, aunque menos común, es la emisión de préstamos múltiples (donde el cliente tiene acceso a préstamos de varias fuentes) con un reembolso agregado por encima de la capacidad de pagar del cliente. Una manera de abordar este problema de capacidad es de ampliar el plazo del préstamo para que los pagos de reembolso tengan un monto menor. Este enfoque, sin embargo, Términos de tiene que estar equilibrado con el hecho de que el siguiente préstamo constituye el los préstamos principal incentivo para reembolsar el préstamo actual. Si la posibilidad de un préstamo posterior es demasiado lejana, algunos clientes pueden perder uno de sus principales incentivos de seguir reembolsando el primer préstamo. La frecuencia de los reembolsos (es decir, semanal, mensual) permite a la IMF controlar el riesgo de crédito. Mientras más frecuente es el reembolso, más sintonizada está la Frecuencia de institución con la calidad de su cartera. La disciplina que exige el pago frecuente de los reembolsos cuotas permite a la IMF controlar su riesgo de crédito de más cerca. La garantía es el mecanismo principal que utilizan los prestamistas para reducir el riesgo de crédito. Los clientes de microfinanzas, sin embargo, a menudo no cuentan con Requerimientos garantías tradicionales como títulos de propiedad. En vez de éstas, las IMFs utilizan de garantía garantías no tradicionales (es decir, garantías personales, activos del hogar, ahorros obligatorios) y sustitutos de garantía (es decir, métodos de emitir préstamos a grupos gremiales) para reducir el riesgo de crédito. El precio del préstamo refleja un equilibrio entre varios factores, incluyendo los costos de prestación y el nivel de riesgo. Por lo general, los préstamos que son más costosos e implican un mayor riesgo requieren tasas más altas de interés. Las IMFs que fijan un Tasas de precio demasiado bajo por sus instrumentos de crédito no podrán cubrir sus costos y interés y tarifas eventualmente perderán su negocio. Si fijan precios demasiado altos por sus instrumentos, sin embargo, puede ser que tengan dificultades en atraer un número suficiente de clientes de bajo riesgo como para mantener una cartera sana. El proceso de flexibilizar esos controles también premia a los reembolsos oportunos. La IMF deben informar a sus clientes desde el principio que su capacidad de tener acceso a servicios ajustados a sus necesidades depende de su historial de reembolso. Si pagan sus cuotas a tiempo, pueden tener acceso a términos preferentes para sus préstamos posteriores, como tamaños de préstamos más grandes, tasas de interés más bajas y plazos de reembolso menos frecuentes. Al reducir controles para prestatarios repetidos de bajo riesgo, se presenta otro beneficio positivo, como es la reducción del abandono de los clientes. El abandono se refiere a los clientes que escogen no asumir otro préstamo después de reembolsar su préstamo actual. Algunos de esos clientes pueden abandonar su organización porque otra IMF competitiva ofrece servicios de préstamos que 42 CAPITULO 3 son más adaptados a sus necesidades. Las IMFs que no intentan adaptar sus servicios a los requerimientos de esos clientes encuentran que pierden a los prestatarios que más deben retener. Es muy importante que una IMF realice unas “entrevistas de salida” con al menos una parte de sus clientes que no solicitan nuevos préstamos. La IMF tiene que saber si hay una creciente tendencia hacia el abandono de sus clientes debido a ciertas características no deseables de sus servicios o a las características positivas de los servicios de sus competidores, las cuales pueden requerir cambios en el diseño de su instrumento de crédito o prestación de servicios. ê ¿Cuáles son las características del instrumento de crédito que pretenden controlar el riesgo de crédito? ê ¿Esas características son apropiadas para diferentes segmentos del mercado meta (es decir, nuevos clientes y clientes que han recibido más de un préstamo)? ê ¿Se revisan con regularidad las características del instrumento de crédito para determinar si hay que modificarlas? ê ¿Se realizan entrevistas de salida con clientes que salen de grupos de clientes o dejan de utilizar de los servicios de la IMF? Selección de los clientes El primer paso en limitar el riesgo de crédito es la selección de los clientes para asegurar que tengan la voluntad y capacidad de reembolsar un préstamo. Cuando se analiza la solvencia de un cliente, las instituciones de microfinanzas típicamente utilizan la escala de cinco factores, las cinco "C", resumidas en la Figura 11. Si cualquiera de los siguientes componentes está mal analizado, el riesgo de crédito aumenta. Para limitar este riesgo, las instituciones desarrollan políticas y procedimientos para analizar cada componente. Figura 11: Las Cinco "C" para la Selección de un Cliente (1) Carácter Una indicación de la voluntad del solicitante de reembolsar el préstamo y su capacidad de administrar la empresa. (2) Capacidad Si el flujo de caja del negocio (o hogar) tiene la capacidad de realizar los reembolsos para el préstamo. (3) Capital Activos y pasivos del negocio y/o del hogar. (4) Garantía de Cumplimiento Acceso a un activo que el solicitante está dispuesto a transferir en caso de incumplimiento de pago o una garantía proporcionada por una persona solvente de reembolsar un préstamo incobrable. (5) Condiciones Un plan empresarial que considera el nivel de competencia y el mercado para el producto o servicio y el ambiente legal y económico. Esos cinco componentes son relevantes para todo tipo de instituciones de crédito. El peso asignado a cada componente fluctuará según la metodología de crédito (es decir, grupo solidario, banca de pueblo o banca personal), tamaño del préstamo y si el cliente es nuevo o repetido. 43 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE No todo el mundo que solicita un préstamo presenta un riesgo favorable para el crédito. Sea cual fuera la metodología de concesión de crédito, los oficiales de préstamos tienen la obligación de tomar buenas decisiones con respecto al crédito. Lamentablemente, en algunas IMFs, el personal a veces se comporta más como administradores de préstamos que como oficiales de crédito. Si todos los documentos están en orden y los solicitantes han cumplido con todos los requerimientos de ahorro y entrevista vigentes, entonces automáticamente reciben un préstamo. A menudo eso lleva a una mala calidad de la cartera. Los oficiales de crédito y sus supervisores inmediatos deberían tomar en cuenta las cinco "C" cuando toman sus decisiones de crédito y deben asumir responsabilidad de esas decisiones. Carácter: En las microfinanzas, la determinación de la fuerza de carácter, o reputación, del nuevo solicitante es la manera más importante de seleccionar a quien se va conceder un préstamo. Con base en una evaluación de la personalidad del cliente, el prestatario obtiene percepciones relevantes acerca de su voluntad de reembolsar el préstamo. Si bien la IMF no desea que sus clientes se encuentren en una situación difícil, los clientes que tienen fuerza de carácter buscarán la manera de reembolsar sus préstamos aunque quiebren sus empresas. La importancia de la fuerza de carácter como la característica clave para escoger a nuevos prestatarios es de aún mayor importancia por el simple hecho de que muchas microempresas no tienen los registros suficientes para demostrar su capacidad de reembolsar su crédito. Una evaluación del carácter fluctúa según la Evaluación de la Fuerza de Carácter en las metodología de concesión de crédito. En programas Unidades de Microfinanzas del Banco Rakyat de préstamos a grupos, el grupo asume la de Indonesia responsabilidad de escoger a miembros con mucha En las unidades de microfinanzas del BRI, la motivación y con fuerza de carácter ya que los mayor parte de las veces que se rechaza una miembros garantizan sus préstamos mutuamente. solicitud de crédito es por la falta de fuerza de Con los préstamos concedidos a individuos, además carácter del cliente no por una evaluación de entrevistar a los vecinos y los líderes comunitarios, negativa de su negocio. Hay rechazo si el oficial los oficiales de crédito también necesitan asegurar que de crédito se entera que el solicitante no goza del respeto de la comunidad o si no ha mostrado que la información que les entrega el solicitante sea confiable y consistente. A menudo eso se comprueba la información que ha entregado sobre sí mismo en su solicitud es confiable. Casi sin excepción, con un método de tres etapas por el cual los los oficiales de crédito han identificado la solicitantes proporcionan información acerca de ellos evaluación del vecino acerca del solicitante como mismos y de sus negocios en un formulario de la manera más importante para predecir el solicitud de crédito. Luego el oficial de crédito visita comportamiento futuro de reembolso de un el hogar y/o el negocio para averiguar que la nuevo solicitante—más importante que la información presentada en la solicitud sea correcta. evaluación empresarial. Finalmente, el oficial de crédito chequea otras fuentes con respecto a la confiabilidad de la información, como el arrendatario sobre el monto del alquiler y el tiempo de residencia o el suministrador sobre la frecuencia y tamaño de las compras de inventario. Figura 12 resume los métodos para una evaluación de la fuerza de carácter de un cliente. 44 CAPITULO 3 Figura 12: Métodos para Evaluar la Fuerza de Carácter de los Clientes ð Chequear las referencias personales y de la comunidad para evaluar la reputación del solicitante. ð Utilizar grupos de afinidad en los cuales los clientes seleccionan otros miembros del grupo quienes, según ellos, son honestos y confiables. ð Mantener una registro histórico (lista negra) de los prestatarios que no cumplen con sus reembolsos para evitar que se conceda un crédito otra vez a clientes incobrables. ð Entrevistar al cliente para entender su motivación para pedir dinero prestado. ð Chequear el historial de crédito con suministradores, otras organizaciones de crédito o con la central de riesgos, si está disponible. Campion (2000) Capacidad: Para evaluar la capacidad de reembolso de un solicitante, los oficiales de crédito realizan evaluaciones tanto de los negocios como de los hogares. Un desafío para determinar la capacidad de reembolso de los negocios es la fungibilidad del dinero: lo que dice el cliente acerca del objetivo del dinero prestado y el uso real del dinero pueden resultar diferentes. Debido a que la demarcación entre el negocio del microempresario y sus actividades en el hogar es a menudo borrosa, es importante para el oficial de crédito entender el flujo de fondos dentro y entre los dos. Es difícil evaluar la capacidad de reembolso de un solicitante de bajos ingresos. Estimaciones de los ingresos y gastos no son necesariamente confiables y los solicitantes a menudo no cuentan con los registros financieros justificativos. Los oficiales de crédito con experiencia desarrollan métodos para mejorar la calidad de esas estimaciones, determinando la base de sus cálculos y luego probando si las suposiciones son válidas. Sin embargo, puede ser que todavía existan grandes variaciones entre el flujo de caja estimado y el real de un negocio, hasta en el caso de un candidato que no esté buscando engañar al oficial de préstamo intencionalmente. Para superar esos desafíos, algunas IMFs evalúan la capacidad de reembolso de un cliente sin tomar en cuenta el impacto que tendrá el préstamo en el negocio. Eso significa que el ingreso neto actual de un negocio es un cierto múltiplo del monto de la cuota de reembolso propuesto; en otras palabras, el solicitante calcula que el negocio ya está generando ingresos suficientes para reembolsar el préstamo. Las IMFs también utilizan pequeños montos iniciales de crédito y un proceso permanente de recopilación de información para asumir el desafío de evaluar la capacidad de reembolso del solicitante. Los montos iniciales de crédito tienden a ser más pequeños que el monto solicitado por el solicitante porque el oficial de crédito no tiene una buena información para evaluar su capacidad de reembolso. Luego se pide a los clientes que mantengan una información empresarial básica sobre ingresos y gastos para que los oficiales de crédito puedan tomar decisiones de crédito fundamentadas en una información más confiable y luego adaptar los préstamos subsiguientes al flujo de caja del negocio. 45 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Con pequeños préstamos, es apropiado que la fuerza de carácter del solicitante sea el elemento clave de la selección. A medida que crece el monto del préstamo, sin embargo, se necesita pasar de la información “blanda” como la fuerza de carácter y la reputación a la información más concreta como la capacidad. Para tomar buenas decisiones de crédito, por lo tanto, es importante que los oficiales de crédito recojan información a través del tiempo que les permitirá entender la capacidad de los negocios de sus clientes. Capital: Además de evaluar el flujo de caja del negocio para determinar si tiene la capacidad de reembolsar el préstamo, muchas IMFs recogen información acerca de los activos y pasivos del negocio para elaborar un simple balance general. Eso permite al oficial de crédito determinar si el negocio es solvente o cuánto capital el cliente ya ha invertido en el negocio. Con los préstamos más pequeños, este componente es probablemente el menos importante, pero su importancia crece a medida que aumentan los montos de los préstamos. En algunos casos, los montos de los préstamos están vinculados al capital social del negocio. Algunas IMFs también realizan inventarios de activos para reducir el riesgo de crédito. Aunque no lo dicen explícitamente, los oficiales de crédito transmiten el mensaje de que, si el cliente no paga las cuotas de reembolso, la institución podrá apoderarse de sus activos. Se refiere a esta situación como una garantía implícita. Garantía de Cumplimiento: Se desarrolló la industria de microfinanzas debido a que la banca tradicional no puede prestar servicios de crédito a personas que no ofrezcan garantías ¿Verificación de la Utilización del Préstamo? tradicionales. Muchas metodologías de concesión de microcrédito utilizan grupos de Otro control para solucionar el problema de la fungibilidad pares, términos restrictivos para los del dinero consiste en una visita por parte del oficial de instrumentos de crédito y ahorros obligatorios crédito al negocio después de que éste recibió el préstamo para verificar cómo se utilizó el préstamo. No se puede como sustitutos de garantías. Innovaciones recomendar este método como un procedimiento formal ya posteriores para la concesión de crédito que puede disminuir la eficiencia de la institución y se puede proporcionan micropréstamos con garantías no percibir como condescendiente. No obstante, es apropiado tradicionales, como activos del hogar o que un representante de una IMF realice visitas ocasionales a cosignatarios. Préstamos con base en empeños sus clientes para informarse acerca del éxito del negocio. y el arrendamiento de activos constituyen otros métodos para superar las limitaciones con respecto a las garantías. 46 CAPITULO 3 Cómo se utiliza la garantía es tal vez de mayor importancia que el tipo de garantía. En las microfinanzas, la garantía es principalmente utilizada como una indicación del compromiso del solicitante. Rara vez se utiliza como una fuente secundaria de reembolso porque el saldo pendiente es tan pequeño que no es eficaz en función de los costos liquidar la garantía y con mayor razón tampoco vale registrarla legalmente si se cuenta con dicho servicio. Los prestamistas de microcrédito adoptan un enfoque severo y se apoderan de la garantía únicamente cuando los clientes no estén actuando en buena fe. Por consiguiente, las IMFs tienden a preocuparse menos acerca de la relación entre el monto del préstamo y el valor de la garantía que acerca de cómo se sentirían los clientes si se les quitara la garantía. A medida que aumenta el monto del préstamo, sin embargo, este enfoque blando a las garantías tiene que cambiar para que los préstamos más grandes realmente tengan el respaldo de una garantía apropiada. Condiciones: El quinto componente, las condiciones, es a menudo el más difícil de evaluar para los oficiales de crédito. Muchas IMFs adoptan un enfoque de desarrollo microempresarial a las microfinanzas, lo que significa que están interesados tanto en mejorar el negocio como en recuperar su préstamo. De tal forma, el proceso de evaluar el nivel de competencia, la magnitud del mercado del cliente y amenazas externas potenciales pueden desempeñar un papel importante en ayudar al cliente a tomar decisiones empresariales inteligentes y ayudar al oficial de crédito a tomar buenas decisiones de crédito. Puesto que los oficiales de crédito usualmente no tienen los conocimientos técnicos para analizar las condiciones de todo tipo de negocios, el medio principal para controlar el riesgo de crédito presentado por las condiciones empresariales es exigir que los solicitantes tengan una negocio que ha estado funcionando por un cierto número de meses (usualmente de 6 a 12 meses) antes de que sean elegibles para un préstamo. Este requerimiento significa que los solicitantes contarán con una experiencia suficiente para contestar las preguntas acerca de las condiciones de mercado. Este requerimiento de tener un negocio ya existente también facilita la evaluación de la capacidad de reembolso y de las necesidades de capital empresarial. ê ¿Cuáles técnicas de evaluación utiliza su organización para minimizar el riesgo de crédito? ê ¿Cómo cambian esas técnicas de evaluación debido al número y tamaño de los préstamos? Evaluaciones de Negocios y Hogares Los oficiales de crédito visitan solicitantes para observar el funcionamiento de su negocio y evaluar cómo el solicitante se relaciona con los clientes, así como las condiciones de su equipamiento. Ya que los microempresarios probablemente no tengan la documentación requerida por la banca tradicional, los miroprestamistas recopilan información por medio de su propia observación. En vez de tomar información nominal, mediante este proceso de entrevistas, el oficial de crédito puede explorar aún más cuando las respuestas no parecen realistas o no muestran una coherencia interna. El proceso de evaluar los negocios de los solicitantes y, en la mayoría de los casos, sus hogares también tiene cinco propósitos principales. Primero, la evaluación determina si el solicitante es solvente, con base en la recopilación de datos objetivos acerca del negocio, las deudas pendientes del solicitante y el flujo de caja del hogar. Segundo, proporciona información para asegurar que el instrumento de crédito esté diseñado para satisfacer las necesidades del cliente de acuerdo con su capacidad. Tercero, la evaluación permite al oficial de crédito recoger información subjetiva acerca de la fuerza de carácter y reputación del solicitante para captar de forma intuitiva si el solicitante tiene capacidad crediticia. Cuarto, este proceso desempeña un papel importante ya que contribuye a educar al cliente acerca de los motivos y mecanismos del prestamista. Quinto, la evaluación ayuda a forjar una relación de trabajo positiva entre el cliente y el oficial de crédito. 47 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE ê ¿Se aplican esas técnicas uniformemente en todas las sucursales? ê Si concede préstamos garantizados, ¿el programa tiene políticas y sistemas apropiados para manejar las garantías? Comités de Crédito El establecimiento de un comité de personas para tomar decisiones acerca de los préstamos es un control esencial para reducir el riesgo de crédito (y el fraude). Si un individuo tiene el poder de decidir quién recibirá los préstamos, cuáles de los préstamos incobrables serán cancelados en los libros o reprogramados y las condiciones de los préstamos, se puede abusar de este poder fácilmente y encubrirlo. Aunque los oficiales de crédito pueden ser miembros del comité de crédito, al menos otra persona con mayor autoridad debe participar. Para préstamos más grandes, un comité de tres o más personas es apropiado. Un comité de crédito típicamente incluye administradores ejecutivos y de nivel intermedio, pero también puede incluir líderes de la comunidad, banqueros locales y hasta clientes. El comité de crédito tiene la responsabilidad no sólo de aprobar los préstamos sino también de monitorear sus avances y, cuando los prestatarios se enfrentan a problemas de reembolso, de participar en el manejo de la morosidad. Así el comité de crédito se responsabiliza de las implicaciones de sus decisiones. Antes de recomendar la aprobación de una solicitud, Además, las IMFs deben tener políticas escritas acerca de su los oficiales de crédito tienen que tener un alto autoridad de aprobar préstamos. Esas políticas deberían grado de confianza de que especificar los montos de los préstamos que se puede aprobar se reembolsará el préstamo. con dos firmas, montos de préstamos que requieren firmas adicionales y quién tiene la autoridad de aprobar préstamos. Eso reduce el riesgo de que los préstamos sean aprobadas inadecuadamente. Con las metodologías de concesión de préstamos a grupos, el grupo usualmente se encarga de una parte de la función del comité de crédito. Debido a que los miembros del grupo garantizan sus préstamos mutuamente, es importante que participen en el proceso de aprobación. Pero las IMFs no deberían abdicar toda su responsabilidad de aprobar préstamos a favor del grupo. Prestatarios probablemente no tendrán las destrezas para tomar buenas decisiones de crédito y por lo tanto el oficial de crédito tiene que familiarizarse con sus negocios y debería facilitar la discusión. A fin de cuentas, el dinero de la IMF corre riesgo, de tal modo que los oficiales de crédito y sus supervisores inmediatos tienen que ratificar todas las decisiones de crédito y sentirse seguros que se reembolsará el dinero. Los oficiales de crédito deberían tener la conciencia tranquila cuando: a) rechazan grupos completos si los miembros de esos grupos no se conocen bien y no gozan de una gran confianza entre ellos o si no aprecian la 48 CAPITULO 3 Un Enfoque Basado en Recompensas: Incentivos para los Reembolsos Las penalidades que se imponen para satisfacer la necesidad de manejar la morosidad deben ser compensadas por un sistema de incentivos para los reembolsos. El incentivo principal que utilizan los microprestamistas es premiar a los clientes que cumplen con sus pagos con un nuevo acceso a préstamos posteriores, lo que a menudo significa préstamos más importantes. Servicios preferentes para clientes repetidos también pueden incluir tasas inferiores de interés, una proceso de aprobación de los préstamos y un acceso a instrumentos de crédito paralelos, como préstamos estacionales. El incentivo más concreto es el reembolso de intereses. Por ejemplo, las unidades BRI ofrecen un incentivo para el reembolso oportuno a clientes que pagan a tiempo por seis meses consecutivos, lo que suma una cuarta parte del pago de intereses durante ese período. De hecho, las unidades cobran por adelantado la multa por morosidad y luego reembolsan a los clientes que realizan los pagos de sus cuotas a tiempo. importancia de una responsabilidad conjunta; b) alientan a miembros confiables del grupo a expulsar miembros inapropiados; y c) promueven montos de préstamos más pequeños para los cuales los miembros tienen la seguridad de poder reembolsarlos. Para actuar así, los oficiales de crédito necesitan las La Creación de una Cultura de Reembolso en Mozambique herramientas y la capacitación para Los oficiales de crédito en el programa CRESCE de CARE en realizar evaluaciones de negocios y de la Mozambique hacen un seguimiento de los clientes en la tarde del fuerza de carácter y reputación de los día mismo que no cumplen con un pago. Si el cliente se niega a clientes, para facilitar las discusiones de pagar su cuota, se coloca su foto en la ventana de la oficina de la grupo y para comprobar el compromiso IMF. Si bien esas tácticas son fuertes, contribuyen a fortalecer una reputación de que la IMF es muy seria acerca del pago de las del grupo. cuotas de los reembolsos y de la prontitud de esos pagos. ê ¿Las políticas de aprobación de préstamos se aplican con rigor? ê ¿El comité de crédito cuenta con suficiente experiencia para tomar decisiones inteligentes? ê ¿El comité de crédito participa en el monitoreo de los préstamos y el manejo de la morosidad? Manejo de la morosidad Los tres primeros tipos de control de riesgo de crédito —diseño del instrumento de crédito, evaluación de los clientes y los comités de crédito— están orientados a prevenir la morosidad en el pago y las pérdidas eventuales por préstamos incobrables. No obstante, no es realista programar el diseño de un instrumento de crédito ideal y seleccionar SOLAMENTE los mejores clientes para evitar la morosidad. Es inevitable que algunos préstamos se vuelvan morosos y habrá pérdidas por préstamos incobrables. Para minimizar la morosidad, la Unidad de Desarrollo Económico de CARE recomienda los siguientes seis métodos para manejar la morosidad: 1) Cultura institucional: Un método crítico para el manejo de la morosidad requiere fomentar una cultura institucional que adopta una actitud de tolerancia cero hacia los pagos morosos y un seguimiento inmediato de los pagos atrasados. Las IMFs también pueden recordar a aquellos clientes quienes han tenido recientes problemas de morosidad que el día de reembolso de su cuota está cerca. 2) Orientación de cliente: El primer paso lógico para desarrollar una cultura institucional de tolerancia cero es comunicar este concepto a cada nuevo cliente antes de que reciba un préstamo. Se debe elaborar un pénsum de orientación, que incluye gráficos y ayudas didácticas, para describir simple y claramente los términos de los servicios que se ofrecen, las expectativas de cada cliente y los procedimientos que se observarán en el caso de morosidad. 49 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE 3) Incentivos del personal: Asegurar la participación del personal en desanimar la morosidad en el pago, por medio de un sistema de incentivos al personal, puede resultar efectivo. Los incentivos financieros requieren criterios mínimos de calidad de cartera para la elegibilidad a los incentivos y deberían tener un peso mayor para la calidad de la cartera que para la cantidad de la cartera. Además, el personal debe mantener una deuda incobrable en su cartera por un tiempo significativo (al menos seis meses) para asegurar que aceptan responsabilidad de la toma de decisiones para los préstamos. Los incentivos no financieros incluyen competencias en las sucursales y entre los oficiales de crédito y un reconocimiento especial para los ganadores. 4) Penalidades para morosidad: Se debe penalizar a los clientes por sus pagos atrasados. Se puede incluir tarifas para morosidad fijadas de acuerdo con el número de días de atraso y la restricción del acceso a otros préstamos con base en los resultados de los reembolsos. Un ejemplo de esos tipos de penalidades de la Asociación Empresarial de Alejandría en Egipto se encuentra resumido en la Figura 13. Figura 13: Penalidades por Morosidad de la Asociación Empresarial de Alejandría Número de días (acumulativo) 3+ días de atraso (primer préstamo) Penalidad Se niega otro préstamo subsiguiente < 5 días de atraso (préstamo repetido) Ninguna consecuencia 6 a 9 días de atraso (préstamo repetido) Una multa de un mes de interés y el monto del siguiente préstamo puede permanecer constante 10+ días de atraso (préstamo repetido) Una segunda multa de un mes de interés y es probable que se niegue cualquier solicitud para más préstamos 5) Aplicación de los contratos: Una IMF perderá rápidamente el control de la calidad de su cartera si no logra asegurar el cumplimiento de sus contratos. Las IMFs no deberían tener políticas en sus contratos que no estén dispuestas a aplicar. Aunque se puede permitir cierta flexibilidad para prestatarios que están dispuestos pero incapaces de efectuar sus pagos de reembolso, cualquier comportamiento que muestre una falta de cooperación por parte de los clientes morosos debería escalar rápidamente hasta la imposición de las más severas penalidades que tengan a su disposición, incluyendo el recurrir al sistema judicial si fuese apropiado. Los clientes deberían recibir una orientación acerca de las penalidades y los procedimientos aplicados a la morosidad antes de recibir por primera vez un préstamo, para que sepan con precisión lo que les espera si se vuelven morosos. 6) Reprogramación de los préstamos: En vista de la vulnerabilidad del mercado meta, es común para los prestatarios encontrarse en una situación en la que están dispuestos a pagar pero no pueden hacerlo. Después de determinar con cuidado si realmente es el caso (es decir, después de concluir que los clientes no buscan manipular sus sentimientos), puede ser provechoso reprogramar un número limitado de préstamos. Solamente se puede recurrir a esa opción si las circunstancias son graves y usualmente se trata de ampliar el plazo del préstamo y/o reducir los montos de las cuotas de reembolso. Las IMFs deben ser transparentes en sus políticas de reprogramación y deben reportar sus carteras como corresponde. Los indicadores de la calidad de las carteras y los requerimientos de provisión para las carteras deberían distinguir claramente entre los préstamos regulares y los reprogramados. 50 CAPITULO 3 ê ê ¿El programa cuenta con una cultura que no tolera la morosidad? ¿Existe una orientación formal para los clientes y el personal acerca de las expectativas, políticas y procedimientos de la IMF? ê ¿Los oficiales de crédito están cabalmente capacitados en estrategias eficaces para manejar la morosidad? ê ¿Se aplican con rigor las penalidades para morosidad y los contratos de préstamo? ê ¿Se premia al personal adecuadamente por mantener altos estándares de calidad de cartera? ê ¿La IMF tiene una política de reprogramación apropiada y transparente? Préstamos Agrícolas Las IMFs más exitosas prestan servicios principalmente a comerciantes—gente que tiene un puesto en el mercado o una pequeña tienda de víveres adjunta a su casa. Se debe a que las necesidades de esos negocios se ajustan bien al instrumento estándar de un microcrédito (es decir, montos reducidos que aumentan progresivamente en el tiempo, plazos cortos para los préstamos, reembolsos frecuentes). Algunas IMFs también han sabido modificar ese instrumento para satisfacer los requerimientos de capital de explotación de los fabricantes. Pocas IMFs, sin embargo, han adaptado su instrumento de microcrédito para manejar los riesgos de crédito asociados con los préstamos a los pequeños agricultores. Si bien es sin duda un mercado importante en muchas regiones, se recomienda mucha cautela por parte de las IMFs que intentan prestar dinero para propósitos agrícolas. Algunas sugerencias: • • • • Monitorear cuidadosamente el porcentaje de los préstamos agrícolas en la cartera (no más de 10 a 20%) Diversificar el crédito para evitar préstamos para monocultivos Evitar contar con préstamos reembolsables en su mayor parte al vencimiento Considerar todo el flujo de caja de un hogar, no solamente el ingreso de la actividad agrícola al tomar una decisión de crédito. 3.1.2 Monitoreo del riesgo de crédito Para monitorear la calidad de cartera, el EDU de CARE recomienda, como mínimo, que la IMF controle los coeficientes de calidad de cartera mensualmente. Incluyen el coeficiente de cartera en riesgo, el coeficiente de pérdidas por préstamos incobrables y el coeficiente de encaje. Además, una IMF debería estar consciente del número y valor de los préstamos que han sido reprogramados y debería mantener un informe de clasificación de préstamos morosos por antigüedad. Los coeficientes recomendados se encuentran en la lista de la Figura 14. 51 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Figura 14: Coeficientes de Calidad de Cartera Cartera en riesgo: Se debe utilizar este coeficiente como el indicador principal para monitorear la calidad de la cartera. Coeficiente de pérdidas por préstamos incobrables: Indica la magnitud de los préstamos incobrables en el último período. Coeficiente de encaje: Indica si las reservas son adecuadas en comparación con la cartera. Coeficiente de reprogramación de préstamos: Indica la magnitud de los préstamos que han sido reprogramados en el último período. Valor de los saldos pendientes de todos los préstamos morosos__ Valor de los préstamos pendientes Monto de la deuda anulada Promedio préstamos pendientes Reserva para pérdidas por préstamos incobrables Valor de los préstamos pendientes Monto de los préstamos reprogramados Promedio préstamos pendientes Debido a los montos reducidos de los préstamos, las carteras de microfinanzas típicamente no están expuestas a la misma concentración de riesgo que la banca tradicional, donde los préstamos individuales no deben representar una parte importante de la cartera. Sin embargo, las IMFs deben monitorear la estructura y calidad de su cartera de préstamos por región, sector empresarial, número de ciclos de préstamos y magnitud de los préstamos para reducir la vulnerabilidad de las instituciones a las amenazas externas que podrían afectar a una gran parte de sus clientes. Por ejemplo, si 25% de la cartera se asigna a los cafetaleros y el precio de los granos de café bajan, es probable que una cuarta parte de la cartera estará en riesgo. 3.2 Riesgo de Fraude Todas las instituciones de microfinanzas, en un momento dado, descubrirán algún fraude cometido por su personal, tal vez con la confabulación de los clientes. Donde hay dinero, existe la oportunidad de peculado. Las IMFs no deben suponer que pueden eliminar el fraude. Por medio de los controles apropiados, sin embargo, puede reducir su vulnerabilidad al fraude. Primero, esta sección resume tipos comunes de fraude y luego discute los controles que existen para prevenir y detectar el fraude. 3.2.1 Tipos de fraude No es posible elaborar una lista completa de acciones fraudulentas posibles. Es útil, sin embargo, categorizar las actividades fraudulentas por el proceso de crédito en que se realizan: 1) Desembolso de un préstamo, 2) Reembolso, 3) Procedimientos para las garantías, y 4) Actividades de cierre. 52 CAPITULO 3 Figura 15: Ejemplos de Fraude en los Micropréstamos Desembolso ð El oficial de crédito emite préstamos a clientes "fantasmas". ð El cajero realiza un préstamo a sí mismo. ð El oficial de crédito cobra una "tarifa" no oficial a los clientes para que puedan solicitar un préstamo Reembolso Garantía ð El oficial de ð El oficial de crédito cobra el crédito cobra la reembolso, entrega garantía pero no la recibos pero no deposita en el área hace el depósito de correspondiente. almacenamiento. ð Los agentes que ð El bodeguero se cobran los apodera de la reembolsos de los garantía y la oculta préstamos no los registrando depositan ingresos falsos en oportunamente. los libros de inventario del ð El oficial de depósito. crédito cobra tarifas no oficiales para la morosidad en el pago. Cierre (**) ð Devoluciones de ahorros obligatorios no regresan a los clientes y los prestatarios se olvidan de pedirlos. ð El oficial de crédito cobra el pago de las cuotas que oficialmente han sido anuladas en los libros. Es cierto que el fraude en las microfinanzas no se limita a las actividades de crédito de la organización. De hecho, una IMF puede resultar más vulnerable al fraude asociado con los ahorros porque es más difícil detectarlo. También puede haber fraude en el manejo de las operaciones empresariales de la sucursal, como el mal uso de la caja chica, reclamos falsos para el reembolso de viajes y coimas recibidas a cambio de contratos de adquisiciones. Las políticas y procedimientos internos de control están diseñados para reducir eficazmente en función de los costos el riesgo de un fraude cometido por un empleado actuando solo, pero generalmente no son tan eficaces en términos de costos para reducir el riesgo derivado de la colusión entre varios empleados o de las extralimitaciones a nivel ejecutivo. Este último riesgo se presenta cuando un empleado de alto nivel utiliza su autoridad para incitar a un empleado subordinado a infringir políticas o procedimientos de control, lo que permite al empleado de alto nivel de cometer el fraude. Un ejemplo es un gerente financiero que exige al cajero que le entregue la llave a la caja fuerte por alguna razón. El riesgo de fraude derivado de la colusión entre empleados o de las extralimitaciones de un ejecutivo usualmente se minimiza por medio de controles blandos, en vez de políticas y procedimientos formales de control. Ejemplos de controles blandos incluyen una política aplicada por la gerencia de destacar y demostrar un comportamiento ético y altos niveles de Son los colegas y conciencia acerca del control, un ambiente de comunicación abierta y compañeros, no los reacciones rápidas contra cualquier persona que cometa un fraude. contralores, que detectan la mayor parte de los casos de fraude. Es importante observar que la mayoría de los casos de fraude son detectados por los empleados de la operación donde se cometió el fraude, no por los contralores. Por lo tanto, las IMFs deberían fomentar un ambiente de trabajo que ofrece incentivos a los empleados que denuncian al nivel gerencial apropiado los fraudes que sospechan. Las IMFs también deben establecer políticas y 53 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE procedimientos formales acerca de cómo y a quién reportar sospechas de fraude. Existen varias "señales de alerta" que hacen que las IMFs sean más vulnerables al fraude, tales como:4 ð Una IMF que tenga una mala calidad de cartera tendrá dificultad en distinguir un préstamo incobrable de un préstamo fraudulento debido al gran número de préstamos morosos. ð Un sistema de información débil expone la institución al fraude. Si una IMF no puede detectar una morosidad en el pago a nivel del oficial de crédito, entonces podría tener grandes problemas con el fraude. ð Un cambio en el sistema de información es un momento de vulnerabilidad especial. Para protegerse contra el fraude cuando introduce un nuevo sistema de información gerencial (SIG), es común para la IMF de correr tanto el sistema antiguo como el nuevo paralelamente hasta que los dos hayan sido debidamente controlados por una auditoría. ð Procedimientos débiles de control interno fomentan un ambiente donde el fraude puede prevalecer. Muchas IMFs no tienen una función de auditoría interna y sus auditores externos no visitan las sucursales y, con mayor razón, tampoco confirman los saldos de los clientes. En esas IMFs es muy probable que el fraude esté bastante difundido. ð Las IMFs son vulnerables cuando tienen un constante movimiento de personal o cuando hay miembros del personal que están con permiso. Cuando una IMF despide a un empleado o un empleado renuncia, la organización también se expone a que esa persona empiece a cobrar dinero de sus antiguos clientes. ð Si la organización ofrece una multiplicidad de instrumentos de crédito, o si sus instrumentos no están estandarizados, el personal y los clientes tienen la oportunidad de negociar arreglos que traen beneficios recíprocos. ð Si los oficiales de crédito manejan pagos en efectivo y los clientes no entienden la importancia de exigir un comprobante oficial de pago, la IMF se expone a la ratería a gran escala. Cuando una institución experimenta un rápido crecimiento, es difícil inculcar una auténtica honestidad o los principales aspectos de la cultura organizacional de la IMF. ê ê ¿Su organización ha sido víctima de un fraude? Si es así, ¿cuáles eran las condiciones que hicieron que su organización se vuelva vulnerable al fraude? ¿Qué ha hecho para reducir su vulnerabilidad? 3.2.2 Controles: Prevención de fraude El EDU de CARE sugiere las siguientes ocho categorías de controles de las operaciones de las IMFs para reducir un desempeño operativo que pueda llevar al fraude: 1. excelente calidad de cartera; 2. simplicidad y transparencia; 3. políticas de recursos humanos; 4. educación de los clientes; 5. comités de crédito; 6. manejo del dinero en efectivo, 7. manejo de las garantías, y 8. políticas para la amortización de las deudas incobrables y para la reprogramación de deudas. 4 Adaptado de Valenzuela (1998). 54 CAPITULO 3 La Flexibilidad: Una Espada de Dos Filos Una de las críticas sobre las microfinanzas es que los instrumentos de crédito son tan rígidos que no satisfacen las necesidades del mercado meta. Esta rigidez lleva al abandono por parte de muchos clientes y disminuye el impacto que las microfinanzas podrían tener. En un mundo ideal, los instrumentos de microfinanzas podrían ser flexibles y adaptados a las necesidades de los particulares. Pero hay que asumir algunos desafíos para poder alcanzar este ideal: ê Eficiencia: Una de las razones para las que los instrumentos de microcrédito tienden a ser rígidos es con el fin de aumentar la eficiencia de prestación de estos servicios. Con préstamos muy reducidos, no será eficaz en función de los costos adaptarlos a las necesidades de cada persona. ê Capacidades del personal: Muchas IMFs contratan a un personal relativamente económico que puede manejar tareas de rutina o repetitivas sin mayor dificultad, pero tal vez no tenga los conocimientos para prestar servicios financieros flexibles. ê SIG: Los sistemas de información gerencial en muchas IMFs tienen dificultad en manejar instrumentos de microcrédito sencillos. Los instrumentos de crédito flexibles suponen un reto aún más exigente para los sistemas de información gerencial (SIG). ê Riesgo de fraude: Mientras más complejos son los servicios financieros de una IMF, más vulnerable se vuelve al riesgo de fraude. ¿Cómo deben las IMFs abordar esa espada de dos filos? No existe una respuesta fácil, pero si una IMF se da cuenta de la importancia, así como de los desafíos, de la flexibilidad, puede intentar elaborar una política que encuentre un punto de equilibrio. Excelente calidad de cartera Si muy pocos préstamos son morosos, se reduce significativamente la posibilidad de que la IMF esté experimentando un fraude en sus actividades de crédito. Es fácil examinar los pocos préstamos morosos para determinar si se trata de algún fraude. Pero cuando hay grandes volúmenes de préstamos morosos y los sistemas de manejo de la morosidad en el pago están sobrecargados, entonces los préstamos fraudulentos pueden pasar desapercibidos por largos períodos de tiempo, lo que a su vez generará más préstamos fraudulentos.. ê ¿Qué sucursal tiene la peor cartera en riesgo? ê ¿Es posible que esta sucursal esté afectada por el fraude? Simplicidad y transparencia Si los instrumentos de crédito y sistemas de prestación de una IMF son sencillos y claros, habrá hecho mucho para prevenir el fraude. A medida que una organización se vuelve más complicada y diversifica sus servicios, hay más probabilidad de que el fraude proliferará. El fraude es una preocupación especial en las IMFs donde los oficiales de crédito tienen una autoridad discrecional significativa, como para determinar el monto del préstamo, aceptar garantías y fijar las tasas de interés. De ese modo, una IMF tiene que buscar el punto de equilibrio entre su capacidad de respuesta y la adaptación de sus servicios a las necesidades de los clientes y la preocupación de que su enfoque exponga su organización al fraude. 55 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Un área especial de vulnerabilidad es la discrecionalidad de que goza el personal de campo con respecto a la imposición de multas por morosidad en el pago. A menudo las IMFs cobran una multa por morosidad, pero exoneran a los clientes del pago de esta multa si comprueban que tienen una buena razón para su atraso en el reembolso. Por lo tanto, es difícil monitorear si se pagan las multas por morosidad y luego se las embolsan o si en forma regular se exonera el pago de multas, en cuyo caso no cumplen con su propósito. Para reducir su vulnerabilidad al fraude, las IMFs deben exigir el pago obligatorio de las multas sea cual fuera la razón de no pagar o deben buscar otra manera de penalizar a los morosos, como el establecimiento de un incentivo de reembolso para los que pagan a tiempo. ê ¿A los oficiales de crédito se les está permitido ejercer alguna discreción, como para reducir las tasas de interés, solicitar exenciones para montos de préstamos o exonerar al cliente de multas por morosidad en el pago? Si es así, ¿cómo se puede controlar el fraude bajo esas circunstancias? Políticas de recursos humanos Las políticas de recursos humanos incluyen la contratación, la capacitación, las compensaciones y la terminación de personal. Las cuatro actividades sirven de control potencial para prevenir el mal uso de los activos. Contratación: Las instituciones de microfinanzas deberían identificar donde pueden encontrar empleados prospectivos que tengan un alto perfil de rectitud, como ciertas escuelas o comunidades religiosas, y contratar activamente nuevo personal a partir de esas fuentes. Además, las IMFs deberían utilizar mecanismos para seleccionar el personal, como pruebas de personalidad y referencias, para asegurar que están contratando ciudadanos honrados. También deben considerar la realización de un control de los antecedentes de los candidatos. Capacitación: Un aspecto crítico de la inserción de nuevo personal es adoctrinarlos en la cultura de la institución. Es un oportunidad ideal para promover los valores centrales de la organización, es decir la honradez y la integridad, y para demostrar la política de tolerancia cero destacando ejemplos de empleados despedidos que se han dejado llevar por la tentación y han sufrido las consecuencias. Compensaciones: Los empleados se deben beneficiar de fuertes incentivos para cumplir con su trabajo en forma responsable y competente. Los empleados que consideran que no reciben una remuneración adecuada probablemente no cumplirán con sus responsabilidades con la conciencia y concentración en los detalles que se requieren. Asimismo, tienen una mucho más alta vulnerabilidad a cometer un fraude, especialmente en economías donde las cantidades que manejan diariamente representan meses o hasta años de sueldo. Un sueldo competitivo constituye un fuerte control preventivo para desalentar un comportamiento descuidado o fraudulento por parte de los empleados. ¿Rotación del Personal? Algunas IMFs aseguran la rotación regular de su personal entre sus sucursales como medio para controlar el riesgo de fraude. La rotación del personal permite que diferentes empleados tengan interacciones con cada cliente, lo que debe desalentar la colusión y contribuir a descubrir cualquier fraude que se haya cometido. Si bien puede ser una manera efectiva de controlar y detectar el fraude, no se recomienda porque menoscaba la relación entre el oficial de crédito y el cliente. Una de las razones por la que los clientes reembolsan sus préstamos es que temen decepcionar al oficial de crédito. Los oficiales de crédito deben tener una estrecha relación con sus clientes para animarles a regresar y para evitar que no reembolsen sus préstamos. Terminación: El conocimiento por parte de los empleados acerca de las consecuencias negativas de un trabajo inadecuado también sirve de control preventivo, especialmente con respecto a las actividades fraudulentas por parte de los empleados. Se debe transmitir un muy claro mensaje de que los empleados que cometen un fraude serán despedidos inmediatamente, perderán su fuente valiosa de ingreso y 56 CAPITULO 3 beneficios sociales y serán enjuiciados (si es posible). Una acción rápida y permanente para responder a la actividad fraudulenta, incluso la menos importante, transmite un mensaje claro a los empleados de que la IMF no tolera el fraude de ningún tipo. PULSE, un programa de microcrédito de CARE en Zambia, tratan de marginar a los antiguos empleados colocando sus fotos en la ventana de la oficina. ê ¿Sus procedimientos de contratación están diseñados para atraer a personas honradas y motivadas? ê ¿Los nuevos empleados reciben una orientación acerca de la cultura de honradez y tolerancia cero de la IMF? ê ¿Los niveles de remuneración del personal son razonables y competitivos? ê ¿Existe una política de despido inmediato por fraude y falta de honradez? Educación de los clientes El informar a los clientes de sus derechos y responsabilidades en un proceso de préstamo constituye otro fuerte control preventivo. Debido a que los clientes meta tienden a ser analfabetos y/o de poca escolaridad, son Al menos dos personas que se han reunido más propensos a convertirse en víctimas de los oficiales de personalmente con el crédito y a no detectar errores en un proceso de concesión solicitante deben aprobar el de crédito. Esta situación es bastante problemática ya que la préstamo. relación entre el oficial de crédito y el cliente es la piedra angular para el éxito de una IMF. Así, un control esencial para prevenir errores y el fraude potencial es una capacitación activa para los clientes acerca de sus derechos y responsabilidades, incluyendo lo que a continuación se presenta: ê ê ê Exigir un comprobante oficial, previamente enumerado, cuando se transfiere dinero o una garantía. Entregar dinero únicamente a un empleado determinado de la IMF; igualmente recibir únicamente dinero de un empleado determinado de la IMF--si fuera posible, siempre debería ser el cajero. Conocer los canales apropiados para presentar reclamos y expresar preocupaciones. Campañas de amplia difusión con este propósito no solamente educarán a los clientes sino que obligarán a los empleados a reflexionar bien antes de aprovecharse de sus clientes. En programas de crédito para grupos, puede ser de mucho apoyo tener clientes que brindan orientaciones acerca de estos temas a los nuevos clientes del grupo que están ingresando al programa. ê ¿La institución cuenta con una campaña permanente para educar a sus clientes? ê ¿Los clientes están conscientes de sus derechos? ê ¿Cuáles son los canales de comunicación por los cuales los clientes pueden presentar sus reclamos? Comités de crédito Los comités de crédito no solamente desempeñan un papel importante en reducir los riesgos de crédito, sino que constituyen un elemento esencial en la integridad operativa y la estrategia de prevención de fraude. Al menos dos personas deben aprobar el préstamo. Con préstamos pequeños, las firmas son típicamente las del oficial de crédito y el gerente de la sucursal. El gerente de la sucursal debe tomar esta responsabilidad con mucha seriedad. Cuando examina las solicitudes, el gerente de la sucursal debe asegurar que cumplen con la política de la IMF y no contienen una información no razonable, como niveles mensuales de ingreso que no son realistas para un tipo específico de negocio. Para reducir la posibilidad de que los oficiales de crédito estén creando prestatarios 57 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE fantasmas, el gerente de la sucursal debe conocer a los solicitantes personalmente, preferentemente antes de que reciban sus préstamos. Niveles de autoridad para aprobar préstamos también reducen la vulnerabilidad de la IMF al fraude. Los niveles de autoridad podrían tener el siguiente esquema: todos los préstamos por debajo de $500 requieren dos firmas (oficial de crédito y gerente de sucursal); los préstamos entre $500 y $2.000 requieren tres firmas (las dos firmas citadas anteriormente más la firma de un presidente externo del comité de crédito); y los préstamos por encima de $2.000 requieren cinco firmas (las tres anteriores más la firma del gerente de operaciones de la oficina matriz y de una miembro del consejo de administración). Por lo tanto, si el gerente de sucursal y el oficial de crédito son cómplices para cometer un fraude, solamente podrán robar hasta US$500 en cada intento. Cualquier persona que ponga su firma en una solicitud debe darse cuenta de la importancia de esta acción. Es muy frecuente que la firma de solicitudes, comprobantes u otra documentación no se realiza con la debida seriedad. A veces las personas a nivel ejecutivo no se molestan en examinar lo que están firmando porque tienen que aprobar tantas cosas. Es evidente que este comportamiento no cumple con el propósito de la autorización. Si una organización padece este problema de “firmas a ciegas”, tiene que volver a examinar sus niveles de autoridad. Si cinco firmas brindan una mayor protección contra el fraude que dos, entonces ¿porqué la IMF no requiere que todos los préstamos estén autorizados con base en cinco firmas? Una estrategia de prevención y detección de fraude tiene que equilibrar los costos de minimizar el fraude con la necesidad de reducir la vulnerabilidad. Mientras más personas participan en el proceso de revisión de solicitudes, más costosa es la emisión de préstamos. Puesto que los préstamos más pequeños generan solamente un monto diminuto de ingresos, la organización probablemente perdería dinero al emitirlos si cinco personas, incluyendo varias que se benefician de un nivel de remuneración más alto, tuvieran que revisar las solicitudes. Para reducir los costos de aprobación, algunas organizaciones fijan niveles variables de autorización para gerentes de sucursales según su nivel de autoridad y calidad de cartera. El otro factor que determina la autoridad de aprobación es la calidad del servicio al cliente. Mientras más personas participen en el proceso de revisión, más tiempo se necesita para procesar las solicitudes de préstamos. Para que las IMFs brinden un servicio pronto, tienen que eliminar niveles innecesarios de aprobación. ê ¿Al menos dos personas se reúnen con los solicitantes para conocerlos personalmente y aprueban todas las solicitudes? ê ¿La estructura de autorización para la aprobación de préstamos logra equilibrar la eficiencia, el servicio al cliente y el control de fraude? ê ¿Los gerentes evitan y desalientan activamente las “firmas a ciegas”? Manejo del dinero en efectivo Las IMFs corren el mayor riesgo de malversación cuando hay transferencia de dinero, como cuando se desembolsa el préstamo, se efectúan reembolsos y los depósitos se colocan en una cuenta de ahorros. A continuación está una lista de 12 controles básicos recomendados para reducir el riesgo de malversación para las IMFs que desembolsan préstamos directamente a los clientes. Si un banco realiza el desembolso o si el depósito se hace en la cuenta del cliente, se requieren ciertas modificaciones. 1. Utilizar formularios estandarizados, previamente impresos, previamente numerados para los acuerdos de crédito, revisados y aprobados por el asesor legal local. 58 CAPITULO 3 2. Elaborar acuerdos de crédito en cuatro copias, con una copia en la sucursal, otra al prestatario y dos enviados al departamento de contabilidad. 3. Los acuerdos de crédito deben incluir el nombre del prestatario y su número de identificación, el número único de referencia del préstamo, el monto del préstamo, el tipo de interés, el programa de reembolso, la descripción de la garantía (si es aplicable), la definición de la morosidad en el pago y la penalidad por morosidad. 4. Se debe restringir y guardar con cuidado el acceso a los acuerdos de crédito en blanco. 5. El departamento de contabilidad determina si el acuerdo está adecuadamente elaborado. Si es así, el departamento de contabilidad elabora y aprueba un vale de desembolso y lo entrega al cajero con una copia del acuerdo de crédito. 6. Antes de desembolsar los fondos, el cajero compara el monto en el contrato de préstamo con el monto en el vale de desembolso y determina si el acuerdo de préstamo tiene las firmas necesarias. 7. El cajero elabora, en duplicado, un recibo de desembolso oficial previamente numerado que tiene la fecha, el monto y el nombre y firma del beneficiario. 8. El cajero se queda con una copia del recibo de desembolso y entrega la otra al beneficiario. 9. Al desembolsar los fondos directamente al prestatario, el cajero pide documentos justificativos que comprueban que la persona que acepta los fondos es el prestatario nombrado en el contrato de préstamo y examina la foto de la cédula y/o compara la firma del beneficiario con la firma del prestatario en el contrato de préstamo. 10. Si no se encuentran controles compensatorios instalados para reducir el riesgo de que el cajero se quede con los desembolsos de crédito y efectúe el mismo los pagos de las cuotas del préstamo, entonces un contador debería comparar las firmas del beneficiario que se encuentran en los recibos de desembolso de los préstamos con las firmas de los prestatarios en los contratos de préstamo. 11. Si el cajero desembolsa fondos de crédito a un agente quien, a su vez, entrega dichos fondos a los prestatarios, los desembolsos son registrados como anticipos a los agentes. Los anticipos son liquidados cuando los agentes presentan al departamento de contabilidad recibos de desembolso que contienen los montos de préstamos correctos y las firmas del prestatario. 12. Los contadores no deben tener acceso a los fondos, y los cajeros no deben tener acceso a los registros de contabilidad para cambios. La Figura 16 proporciona una lista de los siete controles recomendados para reducir el riesgo de irregularidades o malversación en el proceso de desembolso. 59 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Figura 16: Controles en el Manejo de los Reembolsos de los Préstamos 1. Los agentes que recogen los pagos de las cuotas de reembolso elaboran recibos de reembolso por triplicado que contienen la fecha, el monto y las firmas de los agentes y pagadores. 2. Los agentes se quedan con dos copias y entregan la otra a los pagadores. 3. Los agentes depositan oportunamente los fondos a las cuentas designadas. Las IMFs deben tener una política sobre donde se depositan los fondos y sobre la definición de “oportunamente”. 4. Los agentes solicitan un comprobante de depósito que contiene la fecha, el monto y la firma de la persona que acepta los fondos para cada depósito. 5. Los agentes entregan al departamento de contabilidad una copia de los recibos que documentan los reembolsos realizados por los prestatarios y los comprobantes de depósito que documentan los depósitos. 6. El personal de contabilidad compara el monto del comprobante de depósito con el monto del recibo del prestatario y registra el interés y el capital con base en el monto del contrato de préstamo y del pago en el recibo del prestatario. 7. Cada mes el personal de contabilidad reconcilia el monto del dinero en efectivo depositado que se encuentra en los registros del banco con el dinero en efectivo recibido indicado en los registros de contabilidad. Las organizaciones que ofrecen servicios de ahorros voluntarios son especialmente vulnerables al fraude. Eso se debe parcialmente al alto volumen de transacciones y también porque no se pueden predecir los montos y frecuencias de los depósitos. Con los reembolsos de los préstamos, la organización sabe cuánto y cuándo se puede esperar esos reembolsos, de tal modo que si los montos o fechas son diferentes a lo esperado, se los puede investigar. Las cuentas de ahorro no tienen señales parecidas de advertencia temprana. Sin embargo, es absolutamente crítico reducir el potencial de un fraude de ahorros ya que podría menoscabar la confianza de los clientes en la institución bancaria. Para controlar un fraude en los ahorros, los clientes deben mantener registros de sus ahorros (es decir, libretas) que pueden guardar en un lugar seguro. La IMF debe tener una tarjeta de control de las firmas y una copia de la identificación del cliente. La firma en el comprobante de depósito/retiro tiene que ser idéntica a la que se encuentre en la libreta de ahorro del cliente y el registro de contabilidad de la organización. También se recomienda una revisión más estricta de retiros más grandes. ê ê ê ¿Los oficiales de crédito tienen la autorización de recoger reembolsos cuando se encuentren en el campo? ¿La IMF tiene políticas apropiadas para manejar el dinero en efectivo en sus procedimientos de desembolso y recuperación de préstamo? ¿Se aplican estas políticas cabalmente? ¿Cuáles son los sistemas instalados para minimizar el potencial para fraude con las cuentas de ahorro? Controles de las garantías Si una IMF garantiza sus préstamos con base en una garantía, se expone a irregularidades potenciales o fraude en la cobranza, almacenamiento y devolución de la garantía. La persona designada del personal de la institución puede cobrar la garantía pero no puede depositarla en la zona designada de almacenamiento o cobrar el tipo equivocado de garantía o dejar de cobrarla por completo. Se puede mitigar el riesgo asociado a una garantía aplicando los siguientes pasos: 60 CAPITULO 3 ð Las IMFs deben tener políticas y procedimientos sobre cuándo se debe exigir una garantía, si se debe tomar la garantía en custodia o permitir al prestatario mantener esa custodia, dónde se debe depositar y almacenar la garantía y cómo valorar esa garantía. ð Si el prestatario se queda con la garantía, el agente de crédito inspecciona periódicamente la garantía para chequear si está dañada. El contrato de préstamo incluye una descripción detallada de la garantía y el número de serie u otro número de identificación de los activos y requiere que la garantía no debe ser vendida sin notificar al oficial de crédito previamente. ð Se debe establecer procedimientos claros para devolver la garantía al prestatario cuando haya reembolsado su préstamo completamente. ð Se deben recomendar procedimientos para mejorar la posibilidad de que se liquide la garantía al mejor precio disponible y que las ganancias de la liquidación estén depositadas intactas en el banco. ê ¿Cuenta con políticas y procedimientos adecuados para el control de las garantías? ê ¿Se aplican estas políticas cabalmente? Políticas de castigo y reprogramación Otra área de riesgo es la cancelación en los libros de una deuda incobrable (castigo) o la reprogramación de una deuda. Si bien las IMFs usualmente tienen requerimientos rigurosos y políticas que se aplican con cuidado para recibir préstamos, tienden a mostrar más descuido cuando se trata de hacer el seguimiento de préstamos morosos o de asegurar que se apliquen los procedimientos con cuidado. La cancelación de una deuda incobrable y la reprogramación deberían aplicar procedimientos similares: el comité de crédito debe tomar todas las decisiones y se debería exigir varias firmas para autorizar la cancelación de una deuda incobrable o reprogramación. En el proceso de cancelación de una deuda incobrable existen dos puntos principales de vulnerabilidad al fraude. Primero, la IMF tiene que asegurar que no está amortizando una deuda incobrable que además es fraudulenta. Para controlar este riesgo, cada persona que participa en el proceso de recuperar el préstamo tiene que documentar los Cada persona que pasos que tomaron. Esta documentación, que se encuentra en participa en el manejo de un registro de manejo de la morosidad, proporciona los préstamos morosos evidencia que varias personas tomaron los pasos adecuados y tiene que documentar los que de hecho era un préstamo incobrable no un préstamo pasos que toman para fraudulento. Segundo, una vez que el préstamo ha sido recuperar el préstamo cancelado, la IMF todavía está vulnerable a la cobranza no autorizada del saldo pendiente por parte de sus empleados. Se controla este riesgo entregando las deudas incobrables a un departamento de cobranzas o un cobrador externo de deudas cuyas actividades de cobro pueden descubrir esfuerzos no autorizados. ê ¿Su institución tiene políticas claras con respecto al castigo y reprogramación de deudas que son coherentes con su estrategia de prevención de fraude? ê ¿Se aplican esas políticas cabalmente? ê ¿Cómo los empleados documentan sus trámites para manejar los préstamos morosos? 3.2.3 Monitoreo: Detección de fraude Hasta las mejores estrategias de prevención en el mundo no lograrán eliminar el fraude. Se debe parcialmente a que se puede hacer caso omiso de las políticas o se puede infringirlas y parcialmente a 61 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE que, en un esfuerzo para equilibrar los costos de los controles con la exposición potencial, la organización todavía tendrá áreas de vulnerabilidad. Cuando hay un fraude dentro de una organización, proyecta una mala imagen de toda la institución y de todos los que laboran allí. La detección del fraude por lo tanto es la responsabilidad implícita de todos los miembros del personal, desde el presidente del consejo La detección de fraude es la de administración y el gerente ejecutivo hasta los encargados de la responsabilidad de todos los limpieza y los choferes. Una vez que una organización ha llegado miembros del personal, a cierta escala (alrededor de 100 empleados), puede justificar el desde el presidente del nombramiento de una persona o la instalación de un consejo de administración departamento que se dedica a la función de detectar el fraude. hasta los encargados de la Esta responsabilidad es encargada a un auditor interno o un limpieza y los choferes. departamento de auditoría interna, que debería reportar directamente al consejo de administración (o el comité de auditoría del consejo). La detección del fraude comprende cuatro elementos: 1) auditoría operativa; 2) políticas de cobranza de préstamos; 3) muestreo de clientes; y 4) reclamos de los clientes. Auditoría operativa Después de crear los controles apropiados, el primer paso en la detección del fraude es asegurar que se ejecuten esos controles. Los gerentes de microfinanzas a todos los niveles de la organización deben asegurar que las personas que trabajan bajo ellos apliquen las políticas de la institución. Además, las IMFs deberían considerar la realización de auditorías operativas con regularidad para confirmar que se apliquen las políticas cabalmente. Cuando no se aplican las políticas, usualmente es por una de tres razones : 1) el empleado estaba participando en algún tipo de actividad fraudulenta; 2) el empleado no conocía la política o no la entendía; ó 3) el empleado creía que la política no era razonable. De tal modo que una auditoría operativa puede detectar el fraude, también identificará las necesidades de capacitación del personal así como ciertas políticas que requieren una revalorización. Una auditoría operativa es una revisión de todas las actividades, procedimientos y procesos operativos, incluyendo los recursos humanos, adquisiciones, finanzas, sistemas de información y otras áreas operativas. Los contralores internos usualmente realizan auditorías operativas, ya que tendrán mayor experiencia en las operaciones generales de una El contralor interno organización y estarán mejor preparados para analizar la estructura debe reportar al de las operaciones críticamente. Si se utiliza una auditoría consejo de externa, la gerencia, antes de contratar a la empresa auditora, debe administración prestar mucha atención en determinar el nivel de experiencia y entendimiento con que cuenta la firma externa respecto a la organización, las microfinanzas en general y la auditoría operativa. Para organizaciones que son suficientemente grandes para contratar a un contralor, es importante que esa persona o departamento reporte al consejo de administración, no a la gerencia. Sin una autonomía suficiente de la gerencia, los contralores internos no pueden llevar a cabo una revisión objetiva de todas las operaciones de las IMFs. Al reportar directamente al consejo de administración, pueden asegurar que el consejo participe en el proceso de auditoría interna, lo que a su vez da credibilidad y legitimidad a los auditores internos mientras que llevan a cabo sus revisiones. 62 CAPITULO 3 Comité de Auditoría del Consejo de Administración Algunas IMFs nombran miembros específicos de su consejo de administración para que participen en un comité de auditoría para fiscalizar las auditorías internas y externas. El comité de auditoría revisa los informes de los contralores internos y externos y, con base en los resultados, evalúa la integridad de los estados financieros y la suficiencia de los controles internos. El comité de auditoría revisa los procedimientos, informes y recomendaciones generados por el departamento de controlaría interna y asegura que la gerencia tome las medidas correctivas. Además, el comité de auditoría revisa la auditoría externa y los informes regulatorios para evaluar el ambiente global de control de la IMF y reporta los resultados y sus observaciones al consejo de administración en pleno. Campion (2000). Políticas para el cobro de préstamos Si bien las políticas para el cobro de los préstamos se consideran principalmente como una respuesta al riesgo de crédito, también desempeñan un papel muy importante en la detección del fraude. Al promover la participación de varias personas en el proceso de cobranza, las IMFs no sólo incrementan la presión sobre el cliente, sino que también ayudan a identificar casos de fraude. Si el oficial de crédito es la única persona que tiene interacciones con un prestatario moroso, no tendrá mayor dificultad en embolsarse las cuotas de reembolsos. La Figura 17 brinda un ejemplo de las políticas de cobro de préstamos diseñadas para detectar dicha situación. Figura 17: Políticas de Cobro de Préstamos ð La gerencia ejecutiva establece por escrito políticas para préstamos morosos, incluyendo el momento oportuno para realizar esfuerzos de cobranza y el tipo de esfuerzo. ð Los asignados a cobrar los préstamos deberían tener acceso a los registros de contabilidad para sus respectivos cambios. ð El oficial de crédito que emitió el préstamo debería realizar la primera visita en el caso de una morosidad en el pago. ð Si no tiene éxito, otro agente (usualmente el gerente de sucursal) debería realizar la siguiente visita de cobranza. ð Si esa visita tampoco tiene éxito, en una situación ideal, una persona de mayor jerarquía debería realizar la tercera visita. Contribuye a transmitir una señal al cliente de que la preocupación de la institución es cada vez mayor. También desempeña una función importante de control, ya que el personal subsiguiente puede asegurarse que el agente de cobranza no se está poniendo en sus bolsillos parte de o todo el pago moroso. Muestreo de los clientes Un aspecto principal de la detección del fraude es la visita a clientes para asegurar que los registros del cliente y de las IMFs concuerden. En vista del gran volumen de los clientes, los contralores internos utilizan muestras selectivas de prestatarios para identificar a los clientes para una confirmación del saldo de tal modo que las visitas están sesgadas hacia préstamos que tengan mayor probabilidad de ser fraudulentos. Por ejemplo, un contralor interno puede seleccionar a todos los clientes que tengan más de tres pagos morosos, 50% de los clientes que tengan más de dos pagos morosos y 25% de los que tengan un pago moroso, así como cierto número de clientes que estén al día con sus pagos. Si la IMF reprograma los préstamos, el contralor interno también debería visitar a un alto porcentaje de esos clientes también. 63 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Aunque esta técnica de muestreo principalmente selecciona a clientes que se encuentren con adeudos, es importante incluir también a clientes que tengan sus préstamos al día. El contralor interno puede encontrar grandes discrepancias entre la información en la carpeta del cliente y la realidad en el campo, lo que podría exponer a la organización a un riesgo de crédito o de fraude. Los oficiales de crédito también podrán estar recibiendo coimas sobre los préstamos que no aparecen en un informe sobre la morosidad en el pago. Un muestreo selectivo no es posible con las cuentas voluntarias de ahorro ya que no existe ninguna señal de advertencia de que algunas cuentas sean más vulnerables al fraude que otras. Por consiguiente, la muestra de depositantes probablemente resultará más grande que la muestra de prestatarios. Antes de visitar a los clientes específicos, el contralor interno revisa sus carpetas para asegurarse que la documentación está conforme a las políticas y procedimientos de la organización. Cuando visita a los prestatarios, por ejemplo, el contralor interno compara la información de desembolso y reembolso en los registros de la IMF Auditores internos con los del cliente, incluyendo saldos corrientes, y el monto y fecha pasan la gran de cada transacción y la prenda que se entregó como garantía. mayoría de su tiempo en el campo También es importante comparar la información en el archivo con el negocio actual, incluyendo la dirección, tipo de negocio, objetivo del préstamo, activos, etc. Si la documentación es falsa, entonces es el cliente que se aprovechó del oficial de crédito o ambos colaboraron para entregar un préstamo a alguien que no era confiable. Si bien esas visitas son principalmente para propósitos de contraloría interna, puede cumplir otras funciones importantes como el manejo de la morosidad en el pago, la recopilación de información sobre la satisfacción de los clientes y tendencias del mercado y la identificación de las necesidades de capacitación del personal. Puede ser que un contralor interno no sea la persona de mayor acogida en una IMF, pero puede desempeñar una de las funciones más críticas si su trabajo está bien diseñado, si tiene la capacidad de jugar muchos papeles y si pasa la gran mayoría de su tiempo en el campo. Reclamos de los clientes Debido a que los clientes de las IMFs tienden a ser pobres y con poca escolaridad, tienen una susceptibilidad especial para ser víctimas del fraude. Pero esta gente no es estúpida y a menudo se dan cuenta que alguien está tratando de engañarles. El problema es que tal vez no se sientan habilitados para hacer algo al respecto. Aun si tuvieran la gana de hacer algo al respecto, puede ser que no sepan cómo, ya que el contacto principal con una IMF resulta ser la persona que está causando el problema. Otro método importante para detectar el fraude y para mejorar el servicio al cliente es establecer un sistema de reclamos y sugerencias que crea un canal de comunicación por medio del cual los clientes pueden expresar sus opiniones. Si es fácil para los clientes quejarse y sus reclamos pueden pasar por encima de la sucursal local, entonces será más probable que denuncien conductas dudosas de los oficiales de crédito y otro personal del campo. Luego es importante que esa conducta sea investigada por la gerencia de la IMF para abordar problemas y determinar si existe algún fraude. ê ¿La gerencia ejecutiva monitorea con regularidad la calidad de la cartera? ê ¿La IMF cuenta con procedimientos estándares para el seguimiento de la morosidad? ê ¿Se aplican estos procedimientos cabalmente? 64 CAPITULO 3 Manejo y Escala de Riesgos Como se mencionó en la Introducción, el manejo de riesgos es un proceso permanente. Los puntos de vulnerabilidad cambian con el tiempo, en parte porque la institución madura y crece. Muchos de los controles para los riesgos operativos descritos en el presente capítulo pueden ser relevantes para grandes IMFs, pero no se pueden aplicar a organizaciones pequeñas o novatas. Cuando se diseña una estrategia de manejo de riesgos, es necesario determinar lo que es apropiado para la magnitud de sus operaciones. Para el riesgo de crédito, por ejemplo, una nueva organización con préstamos pequeños dependerá más de su evaluación de la fuerza de carácter de sus clientes que del proceso de evaluación de los préstamos, pero cuando aumenta la magnitud de los préstamos, un enfoque basado en garantías es más apropiado. En una nueva IMF, el “comité de crédito” puede estar integrado únicamente por el oficial de crédito y su supervisor, pero para préstamos más grandes la organización debería formalizar el proceso de revisión. Uno de los métodos más importantes para controlar el fraude es a través la cultura corporativa, pero eso cambia también a medida que crece la IMF. En una pequeña organización, el director ejecutivo da el ejemplo y personifica los valores centrales de la honradez y transparencia. Este enfoque al control interno, uno impulsado por valores, debe plasmarse en políticas y procedimientos formales. Inicialmente los directores se encargarán de la función de auditoría y luego, una vez que la organización llegue a cierta escala, se puede justificar la contratación de un contralor interno. Los métodos para manejar el riesgo de seguridad dependen del volumen del dinero que pasa por la sucursal cada día y el ambiente local. Hasta en las localizaciones más seguras, se deben tomar precauciones cada vez mayores a medida que el número y tamaño de las transacciones aumentan. Para las IMFs, es importante adoptar un enfoque de manejo de riesgos para sus operaciones. Si bien ese enfoque probablemente dependerá de métodos de control informales adoptando una actitud favorable al manejo de riesgos desde el inicio, sería más fácil instalar sistemas más formales a medida que crece la institución. ê ¿Su organización toma muestras entre sus clientes con regularidad para confirmar los saldos de ahorros y préstamos? ê ¿Una empresa de auditoría de reconocido prestigio realiza una auditoría de la IMF una vez al año? ê ¿La IMF cuenta con una función de contraloría interna? ê ¿Se realizan auditorías internas con regularidad? ê ¿Cuál es el proceso por el cual su organización confirma los saldos de ahorro y crédito de sus clientes? ê ¿Cuenta con un sistema para recoger, analizar y hacer un seguimiento de los reclamos de sus clientes? 3.2.4 Respuesta al Fraude Si se sospecha que hay fraude, en la mayor parte de los casos, la IMF debería realizar una auditoría de fraude y luego entablar trámites para controlar el daño. Auditoría de fraude Una auditoría de fraude, a veces denominada una auditoría forense, está orientada específicamente a determinar si ha habido irregularidades y, si es así, su magnitud. Una auditoría de fraude generalmente consiste en una extensión de procedimientos ordinarios de auditoría, según los planteamientos de los auditores, y en algunos casos con el acuerdo del cliente. La decisión de llevar a cabo una auditoría de fraude requiere mucho criterio. Dos factores importantes en esta decisión es la magnitud potencial del fraude y la amplitud de la evidencia de un fraude. Los fraudes que 65 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE potencialmente involucran muy grandes cantidades de dinero en efectivo con poca evidencia tienen más probabilidad de necesitar una auditoría de fraude que fraudes en montos pequeños con mucha evidencia. Las auditorías de fraude deben llevarse a cabo por auditores con una capacitación especializada en auditorías forenses. A diferencia de lo que se cree comúnmente, la mayoría de los auditores no tienen la capacitación necesaria para llevar a cabo una auditoría efectiva de fraude. Control de los daños Fraude y el Crédito a Grupos Las IMFs que utilizan un enfoque de grupo para conceder su crédito pueden encontrarse con situaciones en que los miembros del grupo se estafan entre ellos. Eso pasa más frecuentemente cuando el representante de un grupo se encarga de entregar los reembolsos para el grupo entero, y luego de se queda con el dinero por un tiempo. Algunos programas controlan este riesgo obligando a todos los miembros del grupo a efectuar sus propios reembolsos, aunque eso aumenta los costos de transacción para los clientes, especialmente si el sitio donde hay que hacer el depósito no está cerca. Alternativamente, los miembros del grupo pueden acostumbrarse a pedir que el representante, cuando regrese, les muestre el comprobante oficial. Si se identifica el fraude, la IMF tiene que "cambiar de velocidades" para controlar los daños. Para que pueda hacerlo rápidamente, las organizaciones deben considerar el desarrollo de planes de contingencia que se puedan actualizar y aplicar cuando se presente la necesidad. Este plan de contingencias debería incluir los siguientes elementos: ð ¿Qué acción tomará la IMF contra el autor del fraude? (es decir, despido, acciones judiciales, esfuerzos para recuperar las pérdidas) ð ¿Cuál será el enfoque adoptado por la organización para los clientes victimizados? ð ¿Cómo puede la IMF reducir los impactos negativos del fraude sobre su prestigio o transformar semejante pesadilla de relaciones públicas en una ventaja imprevista? ð ¿Cuáles cambios en las políticas de control interno se deberán hacer para evitar que vuelva a ocurrir? Algunas IMFs requieren que los nuevos empleados paguen un depósito de garantía, que perderán si participan en un fraude.5 Eso sirve no solamente como elemento disuasivo sino también como la manera de disminuir la vulnerabilidad de la IMF a las pérdidas. ê ¿Cuenta con un plan de contingencia instalado para que puedan mitigar rápidamente el daño causado por un fraude en el momento que sucede? Si es así, ¿en qué consiste el plan? 3.3 Riesgo de Seguridad La tercera forma de riesgo operativo es la vulnerabilidad de una IMF al robo. Algunas IMFs nunca tienen dificultades con el riesgo de seguridad mientras que otras se encuentran sumamente expuestas. Este riesgo tiene dos elementos básicos: 1) Seguridad del dinero en efectivo: Cualquier IMF que desembolse y reciba dinero directamente es vulnerable al robo. Tiene que garantizar que el efectivo esté protegido del robo durante las horas de oficina, después de las horas de oficina y cuando esté en tránsito. 5 Los empleados también pueden perder su depósito de seguridad si dejan la organización dentro de un plazo determinado, a menudo entre 12 y 14 meses. Si los empleados salen temprano, se utiliza su depósito de seguridad para pagar su capacitación. 66 CAPITULO 3 2) Seguridad de los activos de la oficina: Aunque los ladrones usualmente prefieren efectivo, no es el único activo que está vulnerable. Las IMFs tienen que tomar medidas para proteger sus computadores, máquinas de fax, fotocopiadoras y enseres de oficina como escritorios y sillas, contra un robo eventual. El control más efectivo para dar seguridad al efectivo es no manejarlo. Muchos programas de microfinanzas llevan a cabo todas sus transacciones (desembolsos, reembolsos y ahorros) a través de los bancos locales. Este control reduce dramáticamente la amenaza de un robo pero también restringe la capacidad de la IMF de prestar valiosos servicios a sus clientes. La limitación se da por la ubicación de los bancos, sus horarios laborales y su disposición de procesar grandes volúmenes de transacciones pequeñas. Para las IMFs que no manejan efectivo, deberían consultar a los expertos de seguridad locales y las autoridades bancarias con respecto a los controles para reducir la vulnerabilidad al robo. Respuestas apropiadas pueden variar significativamente de sucursal en sucursal. Algunas de las medidas de seguridad que se deben considerar son las cajas fuertes, cámaras acorazadas, barrotes para las ventanas, escudos para los ventanilleros, alumbrado interior y exterior, guardias de seguridad (armados o no armados) y alarmas de seguridad y cámaras. Las IMFs también reducen su vulnerabilidad por medio de políticas de liquidez que estipulan el monto máximo de dinero en efectivo que se puede guardar en la sucursal de noche. Las políticas de liquidez requieren un sistema efectivo de transporte del dinero a una depositaria central y para luego entregar una cantidad suficiente de dinero en efectivo a cada sucursal en la mañana. Además de los sistemas diseñados para proteger el efectivo, las IMFs también deben tener un registro de activos fijos en el que consta una lista de todos los activos de la organización, con su descripción, fecha y precio de adquisición y número de serie (si fuese aplicable). Cuando el auditor interno visita la sucursal, debería comparar el equipo en la sucursal con el registro de activos para asegurar que no se haya tomado el equipo (temporal o permanentemente). ê ¿Su organización ha contratado a un experto para analizar sus necesidades de seguridad para cada sucursal individual? ê ¿Cuáles son los principales puntos de vulnerabilidad al robo de su organización y qué esfuerzos se están realizando para tratarlos? 67 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Lecturas Recomendadas Metodologías de crédito Berenbach, Shari y Diego Guzman (1992). The Solidarity Group Experience Worldwide. Monografía No. 7. Washington, DC: ACCION International. Sitio web: www.accion.org. Churchill, Craig F. (1999). Client-Focused Lending: The Art of Individual Microlending. Toronto: Calmeadow. Website: www.calmeadow.com. Dispnoible de las publicaciones PACT. E-mail: books@pactpub.org. SEEP Network (1996). Village Banking: The State of the Practice. New York: Fondo de las Naciones Unidas para el Desarrollo de la Mujer. Sitio web: www.seepnetwork.org. Yaron, Jacob, McDonald Benjamin y Gerda Piprek (1997). Rural Finance Issues, Design and Best Practices. Washington, DC: El Banco Mundial. E-mail: books@worldbank.org. Desarrollo de instrumentos de crédito Brand, Monica (1998). New Product Development for Microfinance: Evaluation and Preparation. Proyecto de la USAID para Mejores Prácticas Microempresariales. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org. Brand, Monica (1999). New Product Development for Microfinance: Design, Testing and Launch. Proyecto de la USAID para Mejores Prácticas Microempresariales. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org. Control interno Campion, Anita (2000). Improving Internal Control: A Practical Guide for Microfinance Institutions. Nota Técnica No. 1. Washington, DC: Red de Microfinanzas. E-mail: mfn@mfnetwork.org. Disponible de las Publicaciones PACT. E-mail: books@pactpub.org. 68 CAPITULO 4 Capítulo 4: Riesgos y Controles de Gestión Financiera Riesgo institucional Riesgo de gestión financiera Riesgo operativo Riesgo externo L os riesgos asociados con la gestión financiera representan una tercera área de vulnerabilidad para las instituciones de microfinanzas. Aunque diferentes de los riesgos institucionales y operativos, los riesgos de gestión financiera son inherentes a la gama de estrategias y procedimientos utilizados por los gerentes de microfinanzas para optimizar el desempeño financiero. Las áreas claves de riesgo que surgen de esas estrategias incluyen: 1) Riesgos de la administración de activos y pasivos 2) Riesgos de ineficacia 3) Riesgos de vulnerabilidad del sistema Este capítulo definirá cada una de estas áreas de riesgo y ofrecerá una orientación acerca de cómo monitorear y controlar esos riesgos adecuadamente. 4.1 Administración de Activos y Pasivos En el mundo de la banca, la administración de activos y pasivos se refiere al manejo del margen diferencial, es decir la diferencia positiva entre la tasa de interés sobre los activos produtivos y el costo de los fondos. El manejo exitoso de este diferencial requiere un control sobre: a) riesgo por la tasa de interés, b) diferencial cambiario, c) liquidez y d) riesgo de crédito. El riesgo de crédito normalmente es el más importante de las categorías de riesgo para las IMFs y fue tratado en el Capítulo 3; los otros tres están presentados en el capítulo actual. Una institución de microfinanzas es solamente vulnerable a estos tres riesgos si tiene una de las siguientes características: 69 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE ê ê ê ê Toma dinero prestado de fuentes comerciales para financiar su cartera; Financia su cartera con base en los ahorros de sus clientes; Funciona en una ambiente de alta inflación; o Tiene sus pasivos en una moneda extranjera. Si esas características no tienen nada que ver con su organización y usted no anticipa que tengan algo que ver con su organización en un futuro cercano, puede saltar esta sección y pasar a la Sección 4.2. Estos componentes de la administración de activos y pasivos tienen que ser considerados con cuidado. En instituciones financieras formales, un comité de gestión normalmente administra los activos y pasivos, ya que involucra tanto actividades operativas como de tesorería. Sin embargo, debido a que la mayor parte de las IMFs no cuentan con ese tipo de alcance en su administración, el director ejecutivo y el gerente financiero muy probablemente se encargarán de administrar los activos y pasivos dentro de una IMF, con algo de apoyo tal vez de un miembro del consejo de administración que tiene conocimientos técnicos en esa área. 4.1.1 Riesgo por la tasa de interés El riesgo por la tasa de interés se presenta cuando los activos y pasivos están asimétricos, en términos de tasas de interés y plazos. El riesgo por la tasa de interés es especialmente problemático para IMFs que funcionan en ambientes de alta inflación. Si sube la inflación, la tasa de interés sobre los préstamos puede resultar insuficiente para compensar los impactos de la inflación. La capacidad de una IMF de ajustar las tasas de interés sobre sus préstamos está determinada por el grado en que los pasivos a corto plazo se utilizan para financiar activos de más largo plazo dentro de la cartera. Si las tasas sobre los pasivos a corto plazo suben antes de que una IMF pueda ajustar sus tasas de interés, el diferencial entre los ingresos por concepto de intereses y los pagos de intereses se cerrará, lo que afectaría severamente al margen de utilidades de la IMF. Las IMFs deberían monitorear el riesgo por la tasa de interés (1) evaluando el monto de fondos en riesgo para un determinado cambio en las tasas de interés y (2) evaluando el calendario de los cambios en el flujo de caja por un determinado cambio en la tasa de interés. No todos los tipos de activos y pasivos responden a un cambio en las tasas de interés de la misma manera. Algunos son más sensibles a los cambios en la tasa de interés que otros, una característica conocida como la sensibilidad a la tasa de interés. Por ejemplo, las cuentas de ahorro a pequeña escala tienden a no tener una alta sensibilidad a la tasa de interés, debido a que los clientes de bajos ingresos típicamente tienen cuentas de ahorro más por motivos de liquidez y seguridad que por su rentabilidad. Por ese motivo, si la tasa de interés disminuye, dichos clientes no retirarán necesariamente sus ahorros. Por otra parte, los certificados bancarios de depósito usualmente tienen una alta sensibilidad a la tasa de interés. Los certificados de depósito u otros depósitos a plazo son comprados usualmente por inversionistas quienes están interesados en la tasa de rentabilidad sobre sus inversiones y por lo tanto es más probable que retirarán sus ahorros si eventualmente las tasas de interés caen. En otras palabras, dichas inversiones tienden a tener una mayor sensibilidad a la tasa de interés que cuentas de ahorro a pequeña escala. Este tipo de análisis de la sensibilidad a la tasa de interés es importante para las instituciones de microfinanzas que movilizan fondos desde una variedad de fuentes. Para las IMFs que sirven a los clientes que son principalmente de bajos ingresos, la sensibilidad a la tasa de interés puede resultar menos importante que la respuesta a la programación de cualquier cambio en los flujos de caja. El análisis de la disparidad, que determina la brecha entre los activos sensibles a la tasa de interés y los pasivos sensibles a la tasa de interés, brinda un mecanismo para identificar la programación de los cambios en los flujos de caja en el tiempo. Los activos o pasivos 70 CAPITULO 4 sensibles a la tasa de interés son aquéllos para los cuales se pueden fijar precios mayores o menores en los siguientes meses. Un indicador útil para monitorear el riesgo por la tasa de interés es el margen de interés neto, comúnmente denominado el diferencial. Este coeficiente calcula el ingreso que se queda con la Margen de interés neto: institución después de que se paguen los intereses (Ingreso por intereses-Egreso por sobre todos los pasivos y luego compara el resultado intereses) / con los activos totales o los activos productivos de Activos totales promedio la institución. Una variación de este coeficiente (ingreso por intereses – gastos financieros) / activos promedio, donde los gastos financieros incluyen los gastos por concepto de intereses, el ajuste inflacionario, los gastos por la depreciación cambiaria y un ajuste del subsidio al costo de los fondos. (Véase el Capítulo 6, Ajuste Inflacionario y del Subsidio, para una orientación sobre cómo calcular los costos atribuidos.) Este segundo coeficiente puede ser más útil que el primero para las IMFs que cuenten con amplias bases de patrimonio (capitalizado por fondos de los donantes) o préstamos subsidiados. Es especialmente útil comparar este coeficiente con el coeficiente de gastos operativos—gastos operativos totales / activos totales promedio—para evaluar si el margen de interés neto es suficiente para cubrir los costos operativos. (Véase Riesgos de Ineficacia a continuación para una discusión más detallada sobre el coeficiente de gastos operativos.) ê ê ê ¿La IMF está susceptible al riesgo por la tasa de interés? Para esas IMFs que funcionan en ambientes con tasas de inflación elevadas, ¿se efectúa un análisis de disparidad con regularidad? ¿Cuál es su margen de interés neto? 4.1.2 Riesgo cambiario El riesgo cambiario aparece cuando una IMF tiene dinero en efectivo u otras inversiones (activos) o deudas (pasivos) en una moneda extranjera. La devaluación o reevaluación de estos activos o pasivos tiene el mismo efecto que los cambios en las tasas de interés ya que expone las IMFs a una ganancia o pérdida potencial. Si la moneda local se ha devaluado con respecto a la moneda extranjera utilizada, la IMF tendrá que compensar la diferencia. Esta diferencia constituye una “tasa de interés” adicional que la institución tiene que generar a través de sus ingresos de explotación.6 Asimismo, si la moneda local es revalorizada con respecto a la moneda extranjera utilizada, la IMF también está posicionada para aprovechar de un beneficio potencial. Las IMFs tienen que preocuparse acerca del riesgo cambiario principalmente cuando asumen los pasivos denominados en una divisa y convierten esos fondos en activos denominados en una moneda local. Por ejemplo, muchas IMFs financian sus carteras de préstamos en moneda local con préstamos denominados en dólares de donantes o fuentes comerciales. Cuando se convierten los activos de nuevo en dólares, la IMF se enfrenta a los efectos del riesgo cambiario. Supongamos que una IMF reciba un préstamo de $100,000 de un banco comercial y convierte esos fondos en el rand sudafricano (R) a un cambio de R6 con respecto al dólar para conceder crédito a sus clientes. Cuando se vence este pasivo, la IMF tendrá que convertir los activos denominados en rand en dólares de nuevo. Si se ha devaluado el rand con respecto al dólar de tal forma que la tasa cambiaria ahora es R7 con respecto al dólar, la IMF podría encontrarse sensible a las pérdidas por concepto de divisas. La Figura 18 pone de relieve el impacto de este riesgo sobre las ganancias y pérdidas de una 6 Christen (1997), pág. 139. 71 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE institución comparando una situación con una moneda estable con una situación con una moneda devaluada. Suponiendo que la IMF no ajusta sus tasas de interés a tiempo para tomar en cuenta la devaluación de la moneda, la IMF incurrirá en una pérdida cuando reembolsa el pasivo de $100.000. En general, las IMFs que no funcionan en un ambiente de divisas múltiples deberían evitar una deuda denominada en una moneda extranjera para evitar este tipo de riesgo cambiario. Sin embargo, si la economía funciona con dólares y los clientes llevan a cabo sus transacciones en dólares, puede ser apropiado para una IMF ofrecer préstamos en dólares y así financiar esos activos en dólares con obligaciones en dólares. A no ser que la IMF pueda equilibrar los pasivos externos con activos externos de igual plazo y vencimiento, la IMF debería realizar esfuerzos para evitar el financiamiento de su cartera o préstamos en una moneda extranjera. Figura 18: Ejemplo del Impacto de la Devaluación de una Moneda Cantidad prestada: $100.000 a 20% USD Escenario 2 - SAR (devaluación) 100,000 Escenario 1 - SAR (ninguna devaluación) 600,000 Cantidad prestada Tipo de cambio la fecha de vencimiento Cantidad pendiente Capital Interés Costo real de los fondos* - R6/USD R7/USD 120,000 100,000 20,000 20,000 720,000 600,000 120,000 120,000 840,000 700,000 140,000 240,000 Ingresos de los clientes** Costos operativos*** Diferencia neta 420,000 240,000 180,000 420,000 240,000 180,000 Utilidades / (Pérdidas) 60,000 (60,000) 600,000 * Incluye gastos de intereses, reevaluación del capital de la deuda y revalorización de los gastos de intereses. ** Suponer una tasa de interés de 70% *** Suponer un coeficiente de costos operativos de 40% Para las IMFs con una vulnerabilidad a las divisas, se deben establecer mecanismos apropiados de control. Si la devaluación es relativamente constante y predecible, las opciones incluyen: 1. Agregar la tasa anticipada de devaluación a la tasa nominal local de interés en cualquier préstamo ofrecido. Una IMF en América Latina, por ejemplo, cobra 3,5% por mes sobre préstamos en dólares EE.UU. y 4,0% por mes sobre préstamos en monedas locales. 72 CAPITULO 4 2. Incluir una provisión para el gasto de devaluación en el balance general y el estado de ingresos. 3. Indexar la tasa de interés sobre préstamos en moneda local a la moneda extranjera, de tal modo que si la moneda local se devalúa, se debe reembolsar el valor del préstamo en la moneda extranjera. (Favor notar que este esquema transfiere el riesgo de una pérdida por concepto de depreciación al cliente, lo que a fin de cuentas puede llevar a un mayor riesgo de crédito.) En los casos en que la devaluación se presenta repentinamente debido a golpes al sistema financiero local, las IMFs que no han equilibrado apropiadamente su vulnerabilidad podrían enfrentarse a la quiebra. Un coeficiente clave de monitoreo para instituciones que se enfrentan a una vulnerabilidad de la moneda es el coeficiente de riesgo de la disparidad monetaria. Este coeficiente contribuye a identificar Riesgo de la disparidad monetaria: una alta vulnerabilidad si la IMF ha tomado fondos (Activos en una moneda determinada - Pasivos en una moneda determinada) prestados denominados en una divisa que, a su vez, / utiliza para conceder préstamos en la moneda local. Activos productivos ê Para las IMFs que tienen activos o pasivos en una moneda extranjera, ¿mecanismos apropiados de control están instalados para mitigar el riesgo cambiario? Fondos de Garantía En Egipto, CARE utiliza un fondo de garantía para minimizar el riesgo cambiario. En este ejemplo, CARE coloca un Certificado de Depósito en dólares EE.UU. en un banco en Egipto. El banco concede un préstamo al socio de microfinanzas de CARE en la moneda local, eliminando así el riesgo cambiario para la institución de microfinanzas y para CARE. 4.1.3 Riesgo de liquidez7 La liquidez se refiere a la capacidad de una IMF de satisfacer sus demandas inmediatas de dinero en efectivo, como desembolsos de préstamos, el pago de facturas y reembolso de deudas. El riesgo de liquidez se presenta cuando una IMF no puede cubrir una insuficiencia de liquidez. Debido a la naturaleza única del microcrédito, una falta temporal de acceso a un capital adecuado para la concesión de crédito puede ser seria. En el microcrédito, la razón principal para la cual los prestatarios reembolsan sus préstamos es con el fin de recibir más préstamos posteriormente. Si la institución no puede satisfacer las solicitudes de desembolso, las tasas de reembolso pueden decaer dramáticamente, ya que los prestatarios entienden que ya no existe este incentivo para reembolsar sus préstamos. Si bien algunas IMFs puede tener acceso a fondos a plazo corto para cubrir su insuficiencia de liquidez, esos fondos Una falta temporal de capital para la concesión usualmente son costosos y no siempre confiables. En esas de crédito puede llevar a circunstancias, los gerentes de microfinanzas generalmente pecan un aumento dramático más por el lado conservador para administrar la liquidez. en los problemas relacionados con la calidad de cartera Una gestión efectiva de la liquidez requiere que las IMFs logren un equilibrio entre el mantenimiento de una liquidez suficiente para demandas repentinas de dinero en efectivo y recibir ingresos de inversiones a más largo plazo. Aunque la gestión de liquidez y la administración de flujo de caja se utilizan frecuentemente de forma intercambiable, la gestión de liquidez incluye el manejo no solamente del dinero en efectivo sino también de activos y pasivos a corto plazo. 7 Esta sección adaptada de Ledgerwood (1999), págs. 255-256. 73 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Un control clave para mitigar los riesgos de liquidez es la administración de flujo de caja. La administración de flujo de caja se refiere a la programación en el tiempo de los flujos de caja para asegurar que la entrada de efectivo sea igual o mayor que la salida de efectivo. Debido a la naturaleza cíclica de la demanda de crédito en muchos países (especialmente alta en los feriados, por ejemplo) y la propensidad por parte de las nuevas IMFs de crecer rápidamente en sus primeros años, una IMF puede registrar picos repentinos en la demanda de crédito. Para controlar esos períodos de alta demanda, los gerentes de finanzas tienen que establecer un programa de administración de flujo de caja. Este programa debería garantizar lo siguiente: ð Las necesidades de liquidez se planifican con base en escenarios pesimistas para limitar el potencial para crisis de liquidez ð Se establecen políticas para niveles mínimos y máximos de efectivo ð Se proyectan necesidades de caja (véase la sección de presupuesto a continuación) ð Se actualizan permanentemente los presupuestos de caja ð Se invierten los fondos excedentes o se desembolsan como préstamos ð El efectivo está disponible para el retiro de ahorros y préstamos Las IMFs con historiales bastante positivos en este campo a menudo administran su liquidez estableciendo una línea de crédito con un banco local. Si Coeficiente de liquidez existe un alza brusca en la demanda, pueden sacar dinero de inmediata su línea de crédito para cumplir con sus obligaciones de Activos líquidos desembolso. Eso permite a la organización solamente / incurrir en gastos financieros cuando se utilizan los fondos. Pasivos actuales Además de las proyecciones de flujo de caja, el indicador de liquidez más apropiado para una institución depende del tipo institucional. Si la institución moviliza ahorros voluntarios, por ejemplo, necesitará asegurar una liquidez adecuada para responder a las solicitudes de retiro de los clientes y los pagos del servicio de la deuda, utilizando un indicador como el coeficiente de liquidez inmediata. El numerador del coeficiente de liquidez inmediata debe excluir todos los activos líquidos restringidos por los donantes a ciertos usos, ya que no podrán satisfacer las necesidades de retiro. Las IMFs pueden monitorear más su flujo de caja global utilizando el coeficiente de Coeficiente de liquidez: liquidez. El coeficiente de liquidez ayuda a (Efectivo + Entradas proyectadas de efectivo en el las instituciones a determinar si existe período) suficiente efectivo disponible para los / desembolsos y también si existe demasiado Salidas anticipadas de efectivo en el período efectivo inactivo. El coeficiente siempre tiene que ser mayor que 1. Las entradas y salidas deben proyectarse mensualmente y deben incluir solamente los rubros en efectivo. Depreciación, provisiones para pérdidas por préstamos incobrables o ajustes inflacionario y del subsidio no afectan el flujo de caja. Finalmente, las IMFs deberían monitorear la asignación entre la caja y otros activos que generan ingresos con regularidad. El coeficiente de fondos inactivos mide la relación entre los fondos que no están ganando ninguna Coeficiente de fondos utilidad (efectivo y cuasidinero) y fondos que generan ingresos. El inactivos: cuasidinero se refiere a los depósitos que tienen una tasa de (Efectivo + cuasidinero) rentabilidad muy baja, con un plazo de vencimiento de tres meses o / menos. Para propósitos de liquidez, una cierta cantidad de fondos Saldo total de la cartera 74 CAPITULO 4 inactivos es necesaria. Sin embargo, una cantidad demasiado grande deprimirá la rentabilidad global de la IMF derivada de sus activos. La cantidad apropiada dependerá de varios factores, incluyendo el nivel de madurez, otras oportunidades de inversión a corto plazo y si la institución es un intermediario financiero regulado y, por lo tanto, sujeto al encaje legal. ê ¿Su organización está ejecutando un programa de regulación de flujo de caja, es decir, proyecciones de requerimientos de efectivo, presupuestación, etc.? ê ¿Monitorea su riesgo de liquidez a través de un monitoreo consistente de los coeficientes claves: coeficiente de liquidez inmediata, coeficiente de liquidez, fondos inactivos? 4.2 Riesgo de Ineficacia El primer gran desafío en las microfinanzas fue minimizar el riesgo de crédito asociado a la entrega de préstamos no garantizados. Muchas IMFs han logrado superar este obstáculo y ahora se han fijado como meta el siguiente desafío principal: el mejoramiento de la eficiencia. Se trata de la capacidad de una organización de manejar costos por unidad de producción y, por lo tanto, está directamente afectado tanto El mejoramiento de la por el control de costos como el alcance de la cobertura. eficiencia es el próximo Instituciones de microfinanzas ineficientes desperdician desafío para la industria de microfinanzas recursos y finalmente prestan servicios y productos de mala calidad a sus clientes, ya que los costos de esas ineficacias se transfieren a los clientes por medio de tasas más altas de interés y costos de transacción. La IMFs pueden mejorar su eficiencia en tres maneras: (1) aumentar el número de clientes para lograr mayores economías de escala, (2) modernizar y simplificar los sistemas para mejorar la productividad, y (3) reducir los costos. Las dos primeras metas están estrechamente relacionadas; ambas buscan aumentar el número de clientes o unidades de producción que la MFI sirve con esfuerzos orientados a que el personal trabaje más arduamente o, preferentemente, de manera más inteligente. En las organizaciones de microfinanzas que no se manejan en forma empresarial, los empleados a menudo se caracterizan por un exceso de capacidad para el volumen real de trabajo. No obstante, siendo la naturaleza humana como es, encuentran maneras de llenar sus días de tal forma que se encuentran sumamente ocupados realizando tareas que no son de mayor importancia. Un análisis profundo de la asignación del tiempo y el manejo del tiempo a menudo revelará desperdicios. La tercera meta está centrada en el aspecto de los costos de la ecuación. Los costos administrativos, incluyendo los sueldos y otros gastos de explotación, representan el mayor componente de la estructura de costos de una IMF. La reducción de los costos de prestación asociados con el suministro de servicios financieros permite mejorar la eficiencia operativa. Si se pueden reducir estos costos, se pueden transferir los ahorros a los clientes, a través de instrumentos de crédito con precios más competitivos, lo que a fin de cuentas aumentará la satisfacción de los clientes. 4.2.1 Controles de ineficacia Presupuestación El presupuesto representa el plan maestro de todos los gastos que se necesitan para que la IMF mantenga sus operaciones y todas las fuentes de capital utilizadas para cubrir esos gastos. El presupuesto debe tener una desagregación suficientemente detallada para aislar la estructura de costos de cada elemento de sus operaciones (sucursal, unidad de apoyo, dirección ejecutiva, etc.). En una IMF de sucursales múltiples, el manejo de las sucursales como centros de utilidades lo que incluye 75 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE la concesión de la autoridad necesaria para tomar decisiones para que puedan manejar su propia eficiencia, es un componente esencial para mejorar la eficiencia de toda la organización. La descentralización de la toma de decisiones diarias hacia los gerentes de las sucursales y los jefes de unidad es una manera efectiva de mejorar la eficiencia y extender la responsabilidad de manejar los costos a toda la IMF. Figura 19: Informe de Comparación Presupuestaria 123 Institución de microfinanzas Resumen del Estado de Resultados actual vs. Presupuestado Para el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2000 Real para 2000 Presupuesto para 2000 % Presupuesto INGRESOS Ingresos por intereses sobre los préstamos 300,789 380,000 Comisiones sobre préstamos y cargos de servicios 32,000 35,000 91.4% Penalidades sobre préstamos atrasados 12,000 10,000 120.0% 407,760 425,000 95.9% 8,909 5,000 178.2% 0 0 Ingresos totales por crédito Ingresos por inversiones y otros Ingresos por otros servicios financieros 79.2% Otros ingresos totales 4,380 5,000 87.6% Ingresos financieros totales 412,140 430,000 95.8% 58,000 52,000 100.8% 1,900 3,000 119.0% 63,000 55,000 114.5% 349,140 375,000 93.1% COSTOS FINANCIEROS Intereses sobre deuda Intereses sobre depósitos Costos financieros totales MARGEN FINANCIERO BRUTO Provisiones para pérdidas por préstamos incobrables 31,200 30,000 104.0% 317,940 345,000 92.2% Sueldos y beneficios sociales 162,000 157,000 103.2% Gastos administrativos 120,000 118,000 101.7% 3,000 3,000 100.0% 300 500 60.0% 285,300 278,500 102.4% 32,640 66,500 49.1% 18,700 25,000 100.0% 20,000 25,000 80.0% INGRESOS NETOS PARA SERVICIOS 52,640 91,500 57.5% EXCESO DE INGRESOS SOBRE GASTOS 54,140 81,400 66.5% MARGEN FINANCIERO NETO GASTOS Depreciación Otros Gastos Operativos Totales MARGEN OPERATIVO NETO POR SERVICIOS FINANCIEROS INGRESOS POR DONACIONES Ingresos totales por donaciones para servicios financieros Posteriormente, hay que desarrollar el presupuesto, que tiene que ser entendido y “asumido” por una amplia gama de personal ejecutivo en la IMF. Los directores ejecutivos tienen que aprender a orientarse a pensar, planificar y funcionar rutinariamente con una perspectiva de presupuesto para permitir que la IMF se vuelva más empresarial y eficiente. Con ese fin, es esencial que los directores ejecutivos participen en una revisión de los gastos e ingresos reales en comparación con el 76 CAPITULO 4 presupuesto para desarrollar un entendimiento funcional de la estructura de los costos operativos y rendir cuentas con respecto al logro de las metas establecidas en sus propias hojas de trabajo de presupuesto.. Un informe de comparación de presupuesto (véase Figura 19) compara el ingreso y gasto real con el monto presupuestado para el período (usualmente mensual o anual hasta la fecha). Una tercera columna indica la variación o el porcentaje del monto real al monto presupuestado. El propósito principal de este informe es permitir al consejo de administración y al personal, monitorear el desempeño con respecto al presupuesto aprobado. Una vez al mes, los gerentes tienen que monitorear con cuidado los ingresos y gastos en comparación con el presupuesto. Grandes discrepancias pueden necesitar ajustes a mediados del año o hasta revisiones urgentes al plan anual operativo. Debido a que el proceso de presupuestación generalmente sigue el plan contable, también lo sigue el formato de este informe. Estimación de costos con base en actividades A medida que maduran las IMFs, a menudo introducen nuevos instrumentos financieros para satisfacer las necesidades cambiantes de su mercado meta. Cuando lo hacen, deberían considerar seriamente el establecimiento de un sistema de costos basados en actividades (activity based costing--ABC) que Realización de un ABC asigna tanto los costos directos e indirectos a una actividad específica de generación de ingresos. Información acerca Para calcular costos basados en actividades, se asignan los gastos de la asignación de los gastos proporciona una imagen más administrativos con base en la cantidad de precisa de cómo los costos e ingresos se vinculan entre tiempo utilizado para una actividad en un ellos. ABC ofrece información para entender los costos mes representativo. Esta información, relativos para entregar instrumentos de crédito diferentes e recopilada de los miembros del personal a identificar los instrumentos que generan utilidades más altas todos los niveles dentro de una y los que relativamente representan un desperdicio. organización, se obtiene con base en Esta información es valiosa para fijar el precio de los instrumentos y desarrollar estrategias de manejo de riesgo. Por ejemplo, una IMF puede decidir utilizar una estrategia de fijación de precios que generan pérdidas en instrumentos principales con la intención de fijar precios por debajo de los costos de un instrumento de crédito que llamará la atención de los clientes, con la esperanza de que los mismos eventualmente adquieran otros instrumentos más rentables. entrevistas con los empleados o por medio de una documentación con hojas de tiempo. El siguiente paso es multiplicar los coeficientes de tiempo de cada persona por sus costos directos e indirectos. Cuando se terminan los cálculos, hay que asignar todos los costos administrativos que aparecen en el estado de ingresos y gastos. Adaptado de Gheen et al (1999). Hasta una IMF que ofrece un solo instrumento puede beneficiar de un análisis ABC si la “actividad” está definida con mayor detalle. En vez de comparar los costos entre dos o más productos, se puede analizar los costos de diferentes aspectos de un solo producto. Por ejemplo, quizá se desee determinar los costos implicados en la comercialización, selección, desembolso y reembolso de los préstamos para ver si existen maneras de modernizar el proceso de prestación y reembolso. O quizá sea provechoso comparar los costos de prestar servicios a nuevos clientes en lugar de prestarlos a prestatarios repetidos, o medir los costos adicionales requeridos para administrar préstamos morosos o comparar los costos de prestar el mismo servicio desde sucursales diferentes. La estimación de los costos con base en actividades también es una manera apropiada para analizar los instrumentos pilotos. Por ejemplo, una IMF puede desear probar la eficacia de tres conjuntos de controles diseñados a manejar el riesgo de crédito. En este caso, la eficacia se determina comparando los costos de los controles y la calidad resultante de la cartera. 77 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Reingeniería8 La mayor parte de las IMFs tienen sistemas y procedimientos que una vez tenían sentido en una determinada etapa en el desarrollo de la organización. A medida que creció y se diversificó la IMF, esas prácticas continuaban porque “eso es lo que siempre hemos hecho”, sin un análisis serio y integral de lo que tiene sentido ahora, en el ambiente actual del mercado, en vista de la estructura actual y proyectada de la IMF. Por consiguiente, la IMF tiene ineficacias que están atacando a su patrimonio y que hay que sanear. El proceso de sanear las ineficacias se denomina reingeniería o el rediseño de los procesos empresariales con la modernización, la consolidación, la reorganización de los papeles y responsabilidades y la automatización. La reingeniería fluctúa mucho en su alcance y forma. Puede implicar a toda la organización o a unas unidades selectas, aunque funciona mejorar cuando el enfoque es integral. La reingeniería puede enfocar un proceso específico del negocio (como el servicio al cliente o el desarrollo de nuevos productos) o todas las operaciones de la institución. La profundidad y amplitud dependen del alcance del problema y la disposición por parte de la gerencia de emprender cambios significativos y a veces dolorosos. Cuando se diseña un proceso de reingeniería, es útil establecer fases ya que eso permite a la IMF probar sus procesos modificados y beneficiar de las lecciones aprendidas antes de aplicar los cambios en toda la institución. Una de las principales áreas de interés de la reingeniería es la optimización de los Reingeniería en Mibanco Anticipando mayor competencia, ACCION International orientó su afiliado peruano, Mibanco, hacia un proceso de reingeniería para que esté preparado a enfrentarse a amenazas de la competencia. Un enfoque importante de la reingeniería fue a nivel de las sucursales, donde un análisis de las actividades diarias de los oficiales de crédito indicó que estaban pasando 2/3 de su tiempo en su oficina (participando en comités de crédito, la suscripción de garantías y la tramitación de solicitudes de crédito) en vez de estar en el campo para generar nuevos préstamos. Parte de esta mala asignación del tiempo resultó de un enfoque homogeneizado para analizar las solicitudes, incluyendo la estructura y programación de las reuniones del comité de crédito. Para abordar este tema, la reingeniería estableció criterios, basados en el tamaño del préstamo, la experiencia de los oficiales de crédito y el historial de las deudas incobrables, para delegar mayor autoridad a oficiales principales de crédito con préstamos de bajo riesgo. Eso redujo el número de préstamos que requerían la aprobación del comité. Algunas funciones administrativas fueron transferidas a administradores menos costosos. Esos cambios resultaron en una mejor utilización de los oficiales de crédito, lo que aumentó el tiempo dedicado al trabajo en el campo en un 65%. Adaptado de Brand (2000) empleados: la organización del trabajo y la asignación del mismo entre diferentes niveles de personal para maximizar la productividad (véase recuadro). El mayor desafío a la reingeniería exitosa es la falta de un liderazgo fuerte para manejar la resistencia al cambio por parte de la organización. Esta resistencia a menudo surge cuando la cultura organizativa y los sistemas de apoyo no correspondan al nuevo modelo de trabajo, lo que menoscaba la confianza de los empleados y su compromiso con el cambio. Una resistencia inicial también proviene de resentimientos que quedaron por esfuerzos anteriores para el cambio, así como la equivocada percepción de que la reingeniería significa pérdida de trabajo. 8 Adaptado de Brand (2000). 78 CAPITULO 4 El éxito de la reingeniería depende de cómo se lleva a cabo. El factor más crítico es la capacidad de la directiva de dirigir el esfuerzo, expresar los resultados deseados y explicar la razón para el cambio. Cuando los empleados entienden la razón y el trayecto que hay que recorrer para la reingeniería, puede contribuir a facilitar el cambio en lugar de resistirlo. Para que el personal asimile el nuevo modelo empresarial, es crucial que se solicite la participación de los empleados en la evaluación del problema y en la generación de soluciones. Ideas generadas internamente usualmente están complementadas con mejores prácticas externas para establecer puntos de referencia y metas. Una reingeniería a menudo empieza con una sesión de lluvia de ideas para identificar los mejoramientos deseados antes de documentar prácticas empresariales “tal como son”. Por esta razón, la reingeniería casi siempre utiliza consultores externos quienes llevan sus conocimientos, creatividad y objetividad para ayudar a mejorar procesos y culturas ya arraigados. Finalmente, un esfuerzo para una reingeniería exitosa deja sentada una cultura de mejoramiento continuo que busca mejorar el negocio con regularidad para que la organización no necesite pasar por un proceso drástico y tal vez doloroso de reingeniería otra vez. ê ¿Su organización elabora un presupuesto anual? ê ¿El presupuesto anual se utiliza y actualiza con regularidad? ê ¿Ustedes comparan activamente las cifras presupuestadas con las reales y identifica los sobrecostos? ê (Para las IMFs que ofrecen productos múltiples) ¿Realizan estimaciones de costos con base en actividades? ê ¿Han analizado sus sistemas y procedimientos para identificar y eliminar las ineficacias? 4.2.2 Monitoreo de la ineficacia Coeficientes de eficiencia y productividad Además de institucionalizar los mecanismos para controlar los costos, las IMFs deberían monitorear los coeficientes claves de eficiencia. Para analizar su nivel de eficiencia, una IMF debería comparar sus resultados actuales a dos otras series de datos: 1) el desempeño anterior de la organización (análisis de tendencias) y 2) organizaciones similares identificadas como líderes de la industria (indicadores de referencia para la industria). Los siguientes indicadores de eficiencia representan instrumentos de monitoreo recomendados para el riesgo de ineficacia. 9 Coeficiente de gastos operativos: El coeficiente de gastos Coeficiente de gastos operativos: operativos proporciona una perspectiva general de la Gastos operativos totales eficiencia con la cual la IMF utiliza sus activos. El / numerador, gastos operativos totales, incluye gastos Activos totales promedio administrativos, provisiones para pérdidas por préstamos incobrables y costos financieros. Un coeficiente alternativo para las IMFs, especialmente aquéllas que solamente ofrecen servicios de crédito, es la proporción entre los gastos operativos totales y la cartera de crédito promedio. Coeficiente de gastos administrativos: El coeficiente de gastos administrativos da una buena idea de la eficiencia relativa cuando se comparan las IMFs porque los fondos de garantía improductivos y picos al fin de 9 Coeficiente de gastos administrativos: Gastos administrativos totales / Cartera de préstamos promedio Para los indicadores de referencia actuales, referirse a la revista bianual, The MicroBanking Bulletin, que incluye coeficientes de desempeño basados en datos de más de 100 IMFs líderes de todo el mundo. 79 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE año pueden distorsionar las comparaciones entre coeficientes de gastos operativos. Coeficiente de gastos por concepto de sueldos: Los gastos por sueldos, que incluyen sueldos directos y beneficios sociales para personal, tienden a representar el mayor gasto para las IMFs, representando un promedio de 60% de los gastos administrativos totales. Coeficiente de gastos por concepto de sueldos: Gastos por concepto de sueldos / Cartera de préstamos promedio Coeficiente de eficiencia del banco: Este coeficiente analiza hasta qué punto el ingreso total (interés neto y otros ingresos antes de las provisiones para pérdidas por préstamos incobrables) está consumido por los gastos. Ayuda a las IMFs a concentrarse no solamente en cómo los gastos Coeficiente de eficiencia del banco: afectan la eficiencia sino también en el impacto de Gastos totales (antes de impuestos) los ingresos. Este coeficiente muestra cuántos / Ingresos netos por concepto de intereses dólares se ganan para cada dólar gastado. La (antes de provisiones) + Otros ingresos mayoría de las instituciones financieras estadounidenses tienen coeficientes de eficiencia de 55% o por debajo de éste.10 Costo promedio por cliente o por préstamo: El costo promedio por cliente es especialmente útil ya que identifica los costos de transacción por unidad. A diferencia de otros indicadores, que requieren comparaciones con la cartera o los activos, este indicador ayuda a mostrar a los prestamistas de pobreza --IMFs con préstamos realmente pequeños-- que su ineficacia se debe a los costos altos o al Costo por cliente : tamaño reducido de los préstamos. Número de clientes (o préstamos) por oficial de crédito (o personal de campo o personal total): Este indicador esencial de productividad tiene numerosas variaciones sobre el mismo tema: ¿cuántas unidades pueden manejar los empleados? Gastos administrativos totales / Número promedio de clientes Número de personal de campo (o oficiales de crédito) como porcentaje del personal total: Este coeficiente permite a la IMF asegurarse que está centrando sus recursos en sus actividades centrales, la prestación de servicios financieros, sin una oficina administrativa grande o gastos generales altos. Ningún indicador capta independientemente todos los aspectos de la eficiencia que se necesitan monitorear, de tal forma que es importante revisar una serie de coeficientes de eficiencia y productividad. Debido a que el denominador de la mayoría de los coeficientes de eficiencia es la cartera total o los activos totales, una manera de mejorar la No aumente eficiencia sería de aumentar el tamaño promedio de los artificialmente el tamaño préstamos. Si bien el tamaño del préstamo tiende a aumentar promedio de sus naturalmente con el tiempo a medida que la base de los préstamos para mejorar clientes está integrada cada vez más por clientes repetidos, un su eficiencia aumento artificial en el tamaño de los préstamos no es recomendado porque lleva a otros dos riesgos discutidos anteriormente. Suponiendo que la IMF está ofreciendo un producto apropiado para su mercado meta, un aumento artificial en el tamaño de los préstamos puede sobrecargarlas y llevar a un riesgo de crédito. Otra manera de aumentar el tamaño promedio de los préstamos es la concesión de préstamos más grandes a un segmento diferente del mercado, lo que podría resultar en un riesgo de misión. 10 Brand y Gerschick (2000). 80 CAPITULO 4 El monitoreo de errores humanos Uno de los componentes que más contribuye a la ineficacia es el simple error humano. Errores debido al apuro, el descuido y una capacitación deficiente se presentan a lo largo del proceso de tramitación. Hasta errores pequeños como el traslado de un número de comprobante son costosos para resolver. El tiempo adicional que toman los empleados para asegurarse que estén haciendo bien las cosas usualmente exige una enorme inversión en eficiencia. La IMFs deberían mantener un registro de errores para realizar un seguimiento de los errores que se cometen y los costos estimados para resolverlos. El registro de errores se convierte en la base de una capacitación permanente, disciplina de personal, así como objetos eventuales de una reingeniería. ê ¿La IMF monitorea activamente su eficiencia operativa mediante un análisis de coeficientes claves? ê ¿Su organización mantiene un registro de errores que le permite identificar y corregir errores comunes? 4.3 Riesgos de Integridad de los Sistemas La salud financiera de una institución se monitorea principalmente por medio de estados financieros claves e informes de gestión. La confiabilidad de tanto los datos de fuentes y la información que se encuentra en los estados financieros y los informes de gestión es crítica para este proceso. Sin garantías que esos informes claves sean exactos, una IMF está navegando a ciegas. Auditorías externas proporcionan evaluaciones definitivas de la confiabilidad de los informes y sistemas financieros en una IMF. Las IMFs típicamente deberían contratar una auditoría financiera una vez cada año. Esta auditoría requiere la revisión de todos los estados financieros, incluyendo el balance general, el estado de ingresos y los estados de flujo de caja para comprobar la exactitud y confiabilidad de los registros contables para poder salvaguardar los activos de la empresa. Si este tipo de auditoría se lleva a cabo para cumplir con los reglamentos o requerimientos, es una empresa auditora externa que deberá realizarla. La auditoría financiera examina los datos históricos y no efectúa proyecciones acerca de la información financiera futura. ê ¿Una empresa de auditoría de reconocido prestigio realiza una auditoría de la IMF una vez al año? 81 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Lecturas Recomendadas Eficiencia, costos con base en actividades y reingeniería Brand, Monica y Julie Gerschick (2000). Maximizing Efficiency: The Path to Enhanced Outreach and Sustainability. Monografía No. 12. Somerville, MA: ACCION International. Sitio web: www.accion.org. Administración de activos y pasivos Bartel, Margaret, Michael J. McCord y Robin R. Bell (1995). Financial Management Ratios II: Analyzing for Quality and Soundness in Microcredit Programs. GEMINI Technical Note No. 8. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Sitio web: www.mip.org. Christen, Robert Peck (1997). Banking Services for the Poor: Managing for Financial Success. Somerville, MA: ACCION International. Sitio web: www.accion.org. Ledgerwood, Joanna (1996). Financial Management Training for Microfinance Organization: Finance Study Guide. Toronto: Calmeadow. Sitio web: www.calmeadow.org. Disponible de las Publicaciones PACT. Ledgerwood, Joanna (1999). Microfinance Handbook: An Institutional and Financial Perspective. Washington, DC: El Banco Mundial. E-mail: books@worldbank.org.. Auditorías externas CGAP (1999). External Audits of Microfinance Institutions: A Handbook. Technical Tool Series No. 3. Washington, DC: CGAP. Sitio web: www.cgap.org. Disponible de las Publicaciones PACT. 82 CAPITULO 5 Capítulo 5: Riesgos Externos L Riesgo institucional Riesgo de gestión financiera Riesgo operativo Riesgo externo os riesgos externos son muy diferentes de los otros grupos de riesgos a los cuales se exponen las instituciones de microfinanzas porque la organización tiene menos control sobre ellos. Por lo tanto, en vez de poner de relieve el monitoreo y los controles, como se hizo para los otros riesgos, para los riesgos externos es necesario discutir cómo monitorear y responder. Los cinco conjuntos de riesgos externos tratados en este capítulo son: Regulatorio Competitivo Demográfico Macroeconómico Ambiente natural Se debe agregar una nota de cautela cuando se discuten los riesgos externos. Es bastante común entre las IMFs que no muestran un desempeño especialmente bueno culpar a causas externas por su situación difícil, como los siguientes pretextos para una mala calidad de su cartera: ê ê ê ê Estos clientes nunca antes han tomado dinero prestado Los clientes están acostumbrados a recibir limosnas Nuestros clientes son tan pobres que es difícil para ellos reembolsar sus préstamos La situación económica es tan mala que está acabando con sus negocios Declaraciones de esa naturaleza indican que se necesita un mejor entendimiento de las microfinanzas. El propósito de las microfinanzas es de servir a la gente pobre que no tiene experiencia con el crédito y que vive en condiciones difíciles. La justificación para el diseño de un instrumento de microcrédito es para superar estos desafíos. Los riesgos externos Si un instrumento de microcrédito no está funcionando, a no ser representan desafíos que se deben asumir, pero no que haya habido un cambio importante y reciente en las constituyen pretextos para condiciones locales, el problema probablemente reside en el instrumento o su entrega, no en el mercado. Estos riesgos externos un mal desempeño representan desafíos que la gerencia y el consejo de administración tienen que identificar y responder, pero constituyen pretextos para un mal desempeño. También es importante destacar que, si están funcionando en condiciones difíciles, probablemente existe otra IMF allí afuera que ha tenido éxito en asumir esos mismos desafíos. La lección que se puede sacar de sus experiencias: se pueden abordar y superar los desafíos. 83 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE 5.1 Riesgos Regulatorios Varias entidades gubernamentales pueden ejercer alguna influencia sobre las actividades de las instituciones de microfinanzas. Los riesgos regulatorios discutidos en esta sección están resumidos en el siguiente cuadro: Regulaciones para la Banca Otros Riesgos Regulatorios Leyes de usura Intermediación financiera Crédito dirigido Aplicación de los contratos Leyes laborales 5.1.1 Reglamentos bancarios En los últimos 20 años, las IMFs han desarrollado nuevas tecnologías —como metodologías de crédito de grupo y sistemas modernos de prestación— para proporcionar servicios financieros a poblaciones marginadas. Esa evolución fue posible debido a que las IMFs tenían bastante libertad para innovar y experimentar fuera del alcance de la mayor parte de los organismos regulatorios. Ahora que las instituciones de microfinanzas están creciendo en tamaño y números, los reguladores y encargados de la formulación de políticas están cada vez más interesados en ellas. Esta atención tiene el potencial de ser constructiva. Regulaciones apropiadamente diseñadas pueden crear un ambiente habilitador en el cual las microfinanzas pueden florecer. Sin embargo, la reacción opuesta también es una posibilidad. Las microfinanzas son diferentes de la banca tradicional en muchas formas. Los encargados de la formulación de políticas que no aprecian las características únicas de las microfinanzas y probablemente impondrán reglamentos inapropiados que podrían sofocar la industria. Dentro de este contexto, existen dos áreas de regulación bancaria frente a las cuales las instituciones de microfinanzas son especialmente vulnerables: las leyes de usura y los reglamentos con respecto a la intermediación financiera. Leyes de usura Muchas jurisdicciones tienen leyes de usura que limitan la tasa de interés que las instituciones financieras pueden cobrar sobre los préstamos. Esas leyes tienden a imponer un tope sobre la tasa de interés que es inferior a la tasa que las IMFs necesitan cobrar para cubrir sus costos. Las instituciones de microfinanzas tienen que cobrar tasas de interés suficientemente elevadas para que las comunidades de bajos ingresos puedan tener acceso a los servicios financieros a largo plazo. Los subsidios de donantes no son suficientes para satisfacer la demanda global de servicios financieros y constituyen una fuente variable con la cual las IMFs no pueden contar. La única solución a largo plazo es generar suficientes ingresos de su cartera de préstamos para cubrir sus costos administrativos y financieros. Para eso, la mayor parte de las IMFs cobran tasas de interés reales efectivas por año que fluctúan entre el 20% y 60%. Esta gama amplia depende de muchos factores, incluyendo en mercado de trabajo local, los tamaños de los préstamos y el tamaño de la institución. Estas tasas son típicamente más altas que los topes establecidos por las leyes de usura. 84 CAPITULO 5 Intermediación financiera Los reguladores tienen responsabilidad principalmente en dos ámbitos: 1) preservar la integridad del sistema financiero y 2) proteger los ahorros de sus depositantes. En general, la industria de microfinanzas cree que, a condición de que las IMFs no movilicen los ahorros voluntarios del público, no debe ser regulada como si fuera una institución bancaria. Si la IMF quiebra, solamente perderá el dinero de los donantes e inversionistas, y los reguladores no tienen obligación de proteger a ninguna de los dos. Una zona gris se presenta cuando una IMF requiere ahorros obligatorios como parte de su metodología de crédito. En este caso, a condición de que no esté mediando o prestando esos fondos, entonces generalmente la IMF no debería caer bajo la autoridad de los reguladores de la banca. Pero a medida que madura una institución de microfinanzas, los clientes pueden exigir acceso a instrumentos de ahorro voluntarios. Además, la institución puede encontrar limitaciones de EDPYME en el Perú financiamiento, en cuyo caso podría utilizar los En un esfuerzo para fortalecer la capacidad de las depósitos que ha movilizado para capital en empréstitos. ONGs de microfinanzas y permitir que sean Si se producen esas condiciones y la IMF se declara en elegibles para solicitar préstamos de la línea de quiebra, entonces podría perder los ahorros de los crédito del gobierno, la Superintendencia de depositantes. Si es una institución grande, su mala Bancos del Perú creó una nueva categoría de situación podría hasta socavar la integridad del sistema institución financiera denominada la EDPYME. financiero. Los reguladores deberían estar preocupados cuando las IMFs empiezan a ingresar en el territorio de Con un pequeño requerimiento de capital la intermediación financiera. mínimo, es posible crear una institución financiera regulada que solamente ofrece crédito. Muchos reglamentos comunes para la banca dirigidos a los Una vez que la EDPYME haya demostrado que intermediarios financieros no son aplicables a las instituciones está bien administrada, puede solicitar permiso de microfinanzas. Por ejemplo, los requerimientos de para ofrecer otros servicios como los ahorros con seguridad y documentación, los métodos para examinar las libreta. carteras y las normas de desempeño son completamente diferentes para la banca privada y no estarían apropiadas para El socio de CARE, EDYFICAR, llegó a ser la las instituciones de microfinanzas. Las IMFs que se apresuran primera EDPYME en el Perú. a incluirse bajo la jurisdicción de reglamentos para que puedan ofrecer servicios de ahorros pueden encontrarse con que los reglamentos para la banca les obligan a adoptar nuevas políticas prohibitivas que les impiden prestar sus servicios a su mercado meta. ê ¿Existen leyes de usura en el país que impiden que la MFI cobre tasas de recuperación de costos? ê ¿La IMF está intermediando los ahorros? ê ¿Está legalmente permitido hacerlo? ê ¿El medio regulatorio es apropiado / acomodaticio? 5.1.2 Otros riesgos regulatorios Crédito dirigido El riesgo de crédito dirigido se presenta cuando los encargados de la formulación de política promulgarán legislación o presionarán de otra manera a una IMF para prestar a determinados individuos por razones políticas. Instituciones exitosas de microfinanzas, que tienden a tener un fuerte apoyo de la comunidad y una cobertura significativa, pueden ser vehículos atractivos para los encargados de la formulación de políticas quienes ven el potencial de utilizar las IMFs con propósitos 85 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE políticos, con el pretexto de establecer “reglamentos”. Son pocas cosas que pueden acabar con una institución de microfinanzas más rápidamente y una de ellas es la presión política para ofrecer crédito u otros servicios a comunidades particulares o individuos. Es imperativo que las IMFs conserven su autonomía con respecto a donde operan y a quienes prestan dinero. Las IMFs son especialmente vulnerables durante un período de elección cuando políticos titulares intentan aprovechar de ellas inapropiadamente. Aplicación de contratos El riesgo de aplicación de los contratos tiene que ver con la posibilidad de que la IMF no tenga los medios legales para aplicar sus contratos de crédito en el sistema legal Una IMF necesita local. Para que las instituciones de microfinanzas sean prestamistas asegurar el exitosos, tienen que asegurar el cumplimiento de sus contratos de cumplimiento de los crédito. Cuando los prestatarios no pagan sus cuotas de reembolso contratos de crédito para para sus préstamos, la IMF pasa por varias etapas de manejo de deudas tener la suficiente fuerza incobrables para recuperar su dinero en las cuales las penalidades para mantener la calidad típicamente se vuelven cada vez más fuertes. La IMF espera contar de su cartera con el sistema legal para apoyar sus esfuerzos. Si la IMF no puede obligar el cumplimiento de los contratos apoderándose de la garantía o llevando los prestatarios morosos a la corte, entonces le faltan importantes opciones en su estrategia de manejo de deudas incobrables. Leyes laborales El riesgo de ley laboral es la preocupación de que los reglamentos laborales impidan a las IMFs contener los costos salariales o despedir a sus empleados, aunque cuenta con las justificaciones correspondientes por razones de costos o de control interno. Los sueldos representan el mayor rubro en el presupuesto para la mayoría de las IMFs. La sustentabilidad de la organización a menudo depende de su capacidad de contratar un personal económico; las metodologías de crédito están frecuentemente diseñadas para que sean aplicadas por un personal con capacidades moderadas. En ambientes donde los reglamentos laborales provocan la inflación de los costos salariales inapropiadamente, las IMFs se encontrarán con grandes dificultades en lograr la autosuficiencia. Las IMFs también necesitan tomar las acciones apropiadas con el personal que no cumple con sus obligaciones apropiadamente, especialmente cuando se trata de fraude. Si la institución no puede despedir al personal que ha cometido malversaciones y no puede imponer penalidades convenientes, la IMF no podrá funcionar en forma óptima. ê ¿Existe presión política para conceder préstamos a ciertos grupos meta? ê ¿Es fácil asegurar el cumplimiento de los contratos? ê ¿Las leyes laborales restringen el ámbito de la organización? ê Si el personal está afiliado a un sindicato, ¿los jefes sindicales conocen el modelo de proyecciones de la IMF (es decir, conocen las implicaciones de diferentes aumentos salariales para la sustentabilidad de la institución)? 5.1.3 Monitoreo y respuestas regulatorios Los riesgos regulatorios son considerados riesgos externos porque las instituciones de microfinanzas, especialmente las pequeñas y medianas, tienden a influir poco en el ambiente regulatorio. Las IMFs individuales solamente muestran la tendencia de ejercer autoridad en el campo de las políticas si tienen en su consejo de administración miembros muy influyentes que tienen gran protagonismo en la vida política local. 86 CAPITULO 5 No obstante, un gremio de la industria o red de IMFs puede tener una voz activa y hasta influyente para formular políticas públicas. También resulta eficaz trabajar por medio de un organismo local que represente la industria nacional de microfinanzas. Una desventaja de este papel activo en la industria es el potencial de distracción de las actividades operativas de la IMF. Por lo tanto, una evaluación cuidadosa de los riesgos regulatorios potenciales determinará la participación apropiada a nivel de la industria. Para quedarse bien con los reguladores, es conveniente llevar a cabo con regularidad una auditoría de cumplimiento para examinar si la institución cumple con los requerimientos, políticas y procedimientos externos y la legislación financiera o relevante. Auditores internos o externos pueden realizar las auditorías de cumplimiento, que requieren un nivel menos exigente de capacidades de auditoría que una auditoría operativa, ya que la auditoría de cumplimiento requiere un menor nivel de criterio profesional. 5.2 Riesgos de Competencia En algunos medios, las microfinanzas se están volviendo cada vez más competitivas, con nuevos actores, como los bancos y las empresas de crédito al consumidor, que están ingresando en el mercado. Las tres principales fuentes de riesgo de competencia son: ê Falta de conocimientos acerca de un eventual competidor que esté prestando un servicio similar dirigido a un mercado similar. ê Falta de conocimientos acerca de los servicios de los competidores para colocar sus propios servicios, fijar los precios de los mismos y venderlos. ê Falta de suficiente información acerca de la capacidad crediticia actual y pasada de los clientes con otras instituciones. Sin esta información, una IMF puede encontrarse con problemas de abandono de clientes y la pérdida de una parte del mercado, lo que puede obstaculizar la capacidad de la IMF de ampliarse. 5.2.1 Monitoreo de los riesgos de competencia Si una organización tiene altas tasas de retención, entonces probablemente se está protegiendo contra los riesgos de competencia hoy. Pero el mercado puede cambiar muy rápidamente si un nuevo competidor llega en el escenario con un instrumento de crédito más atractivo. Para monitorear la vulnerabilidad de su organización a los riesgos de competencia, es imperativo que vigile de cerca de otros suministradores de servicios y suministradores eventuales, incluyendo los bancos, las empresas de crédito al consumidor y suministradores. Para monitorear el riesgo de competencia, es necesario que una IMF recoja información sobre sus competidores. Tiene que garantizar una información actual y exacta sobre los productos y servicios de otras instituciones en el mercado. Se puede utilizar el método de comprador prospectivo anónimo para recoger información detallada sobre los productos y servicios prestados por otras IMFs. Se pueden utilizar algunos de los otros métodos para medir la satisfacción de los clientes y aprender acerca del servicio prestado por la competencia, como entrevistas de salida y grupos focales. 87 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Una de las maneras más fáciles de monitorear la competencia es con preguntas en las solicitudes de crédito. Algunas IMFs piden de forma rutinaria cada vez que se presente una solicitud de préstamos si el solicitante ha tomado préstamos anteriormente de fuentes formales o informales, incluyendo amigos, vecinos, prestamistas, suministradores, bancos y otras IMFs. Si los solicitantes responden afirmativamente, se les hacen preguntas de seguimiento para entender la naturaleza de los otros instrumentos de crédito y el análisis de los clientes acerca de las fuerzas y debilidades de cada uno. 5.2.2 Respuestas a los riesgos de competencia Una vez que tenga la información retroalimentada de los clientes y otras fuentes acerca de los competidores, las IMFs deberían utilizar esa información para reducir su vulnerabilidad a los riesgos de competencia. El tipo de información que recibe determinará la respuesta apropiada, lo que podría incluir: ð Perfeccionamiento de sus instrumentos de crédito: Con plazos más largos y/o más cortos, tamaños diferentes de préstamos, tasas de interés más bajas o arreglos de comisiones, varias formas de garantía. ð Incentivos para la retención: Prestar servicios preferentes a los clientes repetidos, como aprobación rápida de crédito, tasas de interés más bajas. ð Ofrecer nuevos instrumentos de crédito: Introducir nuevos instrumentos de crédito y ahorro diseñados a satisfacer una gama más amplia de necesidades domésticas aparte de solamente el trabajo por cuenta propia. ð Mejoramiento del acceso: Cambiar las ubicaciones de las oficinas, agregar oficinas satélites, ampliar los horarios de apertura. ð Mejoramiento del servicio: Capacitar al personal sobre técnicas de prestación de servicios orientadas hacia el consumidor Participación en el mercado: Número de préstamos pendientes de reembolso (o clientes) de la IMF / Número total de préstamos pendientes de reembolso (o clientes) en la industria Otra respuesta a los riesgos de mercado es una central de riesgos, un mecanismo para compartir la información entre las IMFs con respecto a sus historiales de crédito y niveles actuales de endeudamiento. Esta base de datos de la industria podría ser una de las funciones de una red local. Si existe esta base de datos, entonces sería también posible producir otro indicador para monitorear los riesgos de mercado: participación en el mercado. ê ¿Se realiza un seguimiento de las tasas de retención de clientes? ê ¿Cómo recoge información acerca de su competidores? ê ê ¿Su institución recoge información de forma rutinaria información acerca de la satisfacción de sus clientes y la utiliza para modificar sus instrumentos de crédito y servicios? ¿Tiene acceso a una lista de deudores incobrables o una central de riesgos para toda la industria? 5.3 Riesgos Demográficos La prestación de servicios financieros a personas de bajos ingresos en comunidades desfavorecidas no es fácil. Si fuera fácil, entonces los bancos lo habrían hecho mucho más antes. Servir este 88 CAPITULO 5 mercado tiene riesgos porque el mercado mismo es un riesgo. Los productos y servicios tienen que ser diseñados para minimizar la vulnerabilidad tanto del cliente como de la institución. Prácticas óptimas en las metodologías de microfinanzas tienden a ser adoptadas en una región con base en lo que resultó exitoso en otra. Cuando se realiza una evaluación de riesgos, hay que considerar si la organización está tomando suficientemente en cuenta las características locales que puedan generar desafíos especiales. Se deben considerar varios factores: ê Nivel de educación de los clientes: Si el cliente es analfabeto o no tiene conocimientos en aritmética, puede presentar mayores riesgos de crédito y probablemente es más vulnerables al fraude. Se deben utilizar sistemas y controles especiales para servir a prestatarios analfabetos. ê Actitud y aptitud empresariales: Algunas sociedades cuentan con una fuerte tradición de mercados informales, como en Africa Occidental; otras, como los países postcomunistas, no tienen esos conocimientos. La capacitación de los clientes puede constituir un componente más grande en la prestación de servicios en las regiones que cuentan con menos conocimientos empresariales. ê Cohesión social: Evaluación de la fuerza de carácter y la presión por sus pares son aspectos importantes de la mayoría de las metodologías de microcrédito; sin embargo, la capacidad de ejercer presión o recoger información sobre la honradez de una persona fluctúa considerablemente de una región a otra, hasta en el mismo país. En comunidades unidas, donde todo el mundo conoce los asuntos del otro, es más fácil analizar la integridad de una solicitante y utilizar la posición social del prestatario en su comunidad para ejercer presión para que reembolse el préstamo, aunque con una metodología de préstamos individuales. Hay un desafío mucho mayor en servir a poblaciones en tránsito en comunidades donde la gente no se conoce bien o donde no hay mucha confianza y donde existe una probabilidad mucho mayor de que desaparezca un prestatario. ê Actitudes de la sociedad con respecto al fraude: El nivel de tolerancia en la cultura política y empresarial hacia la corrupción y la falta de transparencia deben tomarse en cuenta cuando se determinan los controles apropiados para reducir el riesgo. ê Prevalencia del crimen: En comunidades de bajos ingresos, especialmente en las zonas urbanas, la prevalencia del crimen puede presentar un desafío importante para las IMFs. La seguridad y los controles requeridos para reducir esta vulnerabilidad pueden resultar bastantes costosos. ê Experiencias pasadas con las ONGs y suministradores de crédito: Países diferentes tienen actitudes y expectativas diferentes con respecto a las organizaciones no gubernamentales. Si la IMF es considerada como una extensión de un organismo de ayuda internacional, es posible que haya una percepción de que los préstamos son “dinero donado”, y se necesita una capacitación apropiada para disuadir a los clientes de este concepto. Este concepto se fortalecería si el mercado tuviera experiencias anteriores con mecanismos de crédito que no funcionaban con enfoques empresariales. ê Morbilidad y mortalidad: En algunas regiones, una de las principales causas de riesgo de crédito está asociada con la mala salud de los clientes o los miembros de sus familias. Es particularmente cierto en países donde prevalece el VIH/SIDA. Para abordar este tema, algunas organizaciones permiten “deslices” en los reembolsos, lo que en realidad consiste en la reprogramación de los préstamos por enfermedad si el cliente presenta una nota justificativa de un profesional de servicios de salud. Otras organizaciones están formando asociaciones con empresas de seguro para proporcionar una cobertura de asistencia médica a los clientes o para pagar los saldos pendientes en caso de enfermedad o fallecimiento o ambos. 89 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Los riesgos demográficos pueden también extenderse a los empleados de una organización. Una de las implicaciones de trabajar en un campo donde prevalecen mínimos niveles de educación es que la búsqueda y capacitación del personal de la IMF pueden presentar desafíos especiales. Eso tiene un impacto tanto sobre los costos de explotación (el personal puede ser costoso en comparación a su productividad) y también sobre el diseño de los sistemas de manejo, información y control. Esta situación crea otra que más se parece al malabarismo: por una parte, la MFI quiere ser más sensible a sus clientes ofreciendo más productos y servicios adaptados a sus necesidades; por otra parte, si la organización ofrece una conjunto diverso de servicios, será más difícil para el personal de campo prestar esos servicios y la vulnerabilidad al riesgo de fraude y crédito será aun mayor. 5.4 Riesgos del Ambiente Físico El ambiente físico de las comunidades de bajos ingresos exacerba los riesgos implicados en la prestación de servicios financieros. Las condiciones locales nos llevan a considerar dos grupos diferentes de temas que habrá que tomar en cuenta en una evaluación de riesgo: ê Desafíos de infraestructura: La infraestructura en la cual opera la IMF tiene impactos significativos en la capacidad de la organización de mantener operaciones eficientes con controles ajustados. Los factores claves incluyen la disponibilidad de energía eléctrica, telefonía, sistemas de transporte y instalaciones bancarias. Tal vez el mejor control para asumir esos desafíos sea la operación en un número limitado de áreas geográficamente cercanas. Es sumamente difícil manejar el riesgo si usted funciona en muchas zonas alejadas con una pobre infraestructura de comunicación. ê Riesgos de desastre natural: Algunas áreas están propensas a desastres naturales (inundaciones, ciclones o sequías) que afectan a los hogares, empresas, flujos de ingresos y prestación de servicios de microfinanzas. Los países que padecen desastres naturales repetidos necesitarán estrategias específicas de manejo de riesgo, como el requerimiento de una diversificación empresarial, acceso a seguro contra desastres, la creación de fondos de socorro para el desastre, la promoción del ahorro y el desarrollo de políticas apropiadas de reprogramación. Es interesante observar que la estrategia de mitigación para desafíos de infraestructura podría ser exactamente el contrario de la estrategia para riesgos de desastres naturales. Aunque una infraestructura pobre puede alentar a una MFI a agrupar sus operaciones en una zona geográfica reducida, eso aumenta la vulnerabilidad a desastres naturales localizados. Aparte del impacto que los desastres puedan tener sobre los clientes de una IMF, también es importante ampararlas de las impactos que podrían tener sobre la institución misma. Una IMF debería considerar su propias necesidades de seguro contra inundaciones o incendios, así como una protección apropiada de su sistema de información y registros. 5.5 Riesgos Macroeconómicos Las instituciones de microfinanzas son especialmente vulnerables a cambios en el medio macroeconómico como la devaluación y la inflación. Este riesgo tiene dos facetas: 1) cómo esas condiciones afectan la IMF directamente y 2) cómo afectan los clientes de la IMF, sus operaciones empresariales y su capacidad de reembolsar sus préstamos. Los pobres tienden a ser más vulnerables a fluctuaciones económicas que otros segmentos de la población. Las instituciones de microfinanzas 90 CAPITULO 5 se protegen de estos retos asegurándose que los plazos de los préstamos se mantengan cortos, utilizando un índice relevante para fijar las tasas de interés y/o concediendo préstamos en una moneda extranjera (y transfiriendo así el riesgo a los clientes). 91 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Lecturas Recomendadas Regulación y fiscalización Berenbach, Shari y Craig Churchill (1997). Regulation and Supervision of Microfinance Institutions: Experience from Latin America, Asia and Africa. Occasional Paper No. 1. Washington, DC: MicroFinance Network. Email: mfn@mfnetwork.org. Available from PACT Publications. Email: books@pactpub.org. Rock, Rachel, Maria Otero y Sonia Saltzman (1997). From Margin to Mainstream: The Regulation and Supervision of Microfinance. Monograph No. 11. Somerville, MA: ACCION International. Website: www.accion.org. Rosenberg, Richard y Robert Peck Christen (2000). The Rush to Regulate: Legal Frameworks for Microfinance. Occasional Paper No. 4. Washington, DC: CGAP. Website: www.cgap.org. Van Gruening, Hennie, Joselito Gallardo y Bikki Randhawa (1998). A Framework for Regulating Microfinance Institutions. Working Paper 206. Washington, DC: El Banco Mundial. Email: books@worldbank.org. Competencia Churchill, Craig F. ed. (1998). Moving Microfinance Forward: Ownership, Competition and Control of Microfinance Institutions. Washington, DC: MicroFinance Network. Email: mfn@mfnetwork.org. Available from PACT Publications. Rhyne, Elizabeth y Robert Peck Christen (1999). Microfinance Enters the Marketplace. Monograph. Washington, DC: USAID. Website: www.mip.org. Ambientes desafiantes Brown, Warren y Geetha Nagarajan (2000). Disaster Loan Funds for Microfinance Institutions: A Look at Emerging Experience. USAID’s Microenterprise Best Practices Project. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org. Doyle, Karen (1998). Microfinance in the Wake of Conflict: Challenges and Opportunities. USAID’s Microenterprise Best Practices Project. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org. Nagarajan, Geetha (1998). Microfinance in the Wake of Natural Disasters: Challenges and Opportunities. USAID’s Microenterprise Best Practices Project. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org. 92 CAPITULO 6 Capítulo 6: Sistemas de Información Gerencial P ara controlar los riesgos apropiadamente, una IMF necesita un sólido sistema de información. Como se discutió en la introducción, el manejo de riesgo es un ciclo dinámico de tres pasos en que las IMFs identifican sus riesgos, diseñan y aplican controles para mitigar esos riesgos y establecen sistemas para monitorearlos. Estos sistemas de monitoreo luego se utilizan para ayudar a identificar riesgos adicionales, lo que pone en marcha un proceso dinámico. Los sistemas de información gerencial (SIG) se encuentran en pleno centro de esta dinámica, ya que sirven de vínculo principal entre estos tres elementos. Que sea computarizado o manual, un SIG efectivo brinda información crítica para la identificación de los riesgos, constituye un mecanismo para sistematizar los procesos y controles empresariales y ofrece una herramienta para monitorear el desempeño organizativo y señalar con precisión futuras áreas de riesgo. Como tal, el SIG es el fundamento de un manejo efectivo de riesgo. Este capítulo brinda orientación para los siguientes tres temas claves siguientes relacionados con los sistemas de información gerencial: 1. Componentes de sistema: Esta sección introduce los componentes primarios de un SIG, los sistemas de contabilidad y gestión de cartera, así como temas relacionados como el plan contable, contabilidad de caja vs. contabilidad acumulativa, contabilidad de fondos y criterios para evaluar software para asegurar el seguimiento de los préstamos. 2. Presentación de estado financiero: La segunda sección está centrada en los estados financieros, ofreciendo asesoramiento sobre los comprobantes, la frecuencia de la elaboración de los estados financieros y los ajustes claves que se necesitan para presentar con exactitud la posición financiera de una IMF. 3. Elaboración de reportes: El capítulo termina con un perfil de importantes consideraciones para la elaboración de los informes, incluyendo los temas claves en el diseño de los reportes y recomendaciones para un marco de elaboración de reportes. 6.1 Componentes de Sistema: ¿Qué se Incluye en un SIG? Un sistema de información gerencial está integrado por procesos y acciones que entran en juego para captar datos crudos, procesar los datos para obtener una información que se puede utilizar y difundir la información a los usuarios.11 Como tal, el SIG incluye todos los sistemas utilizados para generar la información que orienta a la gerencia en sus decisiones y acciones. Una buena información es esencial para que una IMF pueda desempeñarse con eficiencia y eficacia. El SIG tiene que ser 11 Waterfield y Ramsing (1998) pág. 3. 93 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE confiable y fácil de utilizar. Con la transformación de datos o hechos no procesados en información por medio de un proceso sistemático, los sistemas de información gerencial ofrecen herramientas para identificar, controlar y monitorear riesgos claves dentro de una organización. Para una IMF, mientras mejor es la información, mejor se puede manejar los riesgos. Una institución de microfinanzas típicamente tiene dos sistemas principales: el sistema de contabilidad, centrado en el plan contable y el libro mayor de cuentas y el sistema de seguimiento de la cartera, que cubre el desempeño de las cuentas para cada instrumento financiero ofrecido por la institución. Esos dos sistemas pueden o no pueden estar vinculados, según los recursos humanos y financieros que se disponen para mantenerlos. Además, una IMF también puede tener una base de datos de clientes que permite un análisis de impacto detallado, así como un módulo separado de recursos humanos para la nómina. Estos dos últimos sistemas son tratados en el presente manual. Figura 20: Las Partes de un SIG Datos Entrada Datos de contabilidad Entrada Datos préstamos y ahorros Políticas y procedimientos Plan contable Sistema de contabilidad Sistema de cartera Metodología Información Selección de indicadores Informes de gestión Estados financieros Selección de indicadores Adaptado de Waterfield y Ramsing (1998). 6.1.1 Sistemas de contabilidad Los cimientos de cualquier sistema de gestión financiera es la contabilidad. Las transacciones y los libros mayores de contabilidad forman parte de un sistema más grande y complejo para controlar los fondos e informar sobre sus fuentes y usos. Aunque los procedimientos estándares de contabilidad y auditoría fluctúan de país en país, existen principios y conceptos básicos que determinan la lógica fundamental de los sistemas de información contable. Incluyen la estructura del plan contable, la contabilidad de caja vs. la contabilidad acumulativa, contabilidad de fondos y consideraciones generales de diseño. 94 CAPITULO 6 Plan contable Para un seguimiento del flujo de fondos en una organización, los contadores necesitan un plan (o lista) contable, que es una estructura para registrar las transacciones a las diferentes cuentas y libros. El núcleo del sistema contable de una institución es su libro mayor. La estructura del libro mayor, a su vez, se encuentra en el plan contable. El diseño del plan contable refleja varias decisiones fundamentales tomadas por la institución. La estructura y el nivel de detalle determinan el tipo de información a la cual la gerencia puede acceder y analizar. Si el plan contable capta información a un nivel demasiado agregado, no brindará una información suficientemente exacta para generar indicadores sofisticados que se necesitan para realizar un seguimiento adecuado del desempeño. Por otra parte, el intento de realizar un seguimiento demasiado detallado generalmente significa la creación de demasiadas cuentas, lo que resultaría en una información que es tan desagregada que la gerencia no puede identificar e interpretar las tendencias. Las IMFs deberían diseñar su plan contable con el fin de satisfacer las necesidades de la gerencia, ofreciendo una información que muestra un nivel de detalle que tenga sentido para los administradores a todo nivel. Si bien el grado de detalle será diferente entre las IMFs, la Unidad de Desarrollo de Pequeñas Actividades Económicas (SEAD) de CARE recomienda la estructura de contabilidad presentada en la Figura 21 como punto de partida. Figura 21: Estructura del Plan Contable ABCC-DD-EE-FF, donde ABCC = Cuenta A = Tipo de cuenta (activo, pasivo) B = Grupo (efectivo, cartera por cobrar) CC = Cuentas individuales DD = Programa EE = Sucursal FF = Entidades de financiamiento Waterfield y Ramsing (1998). Los primeros cuatro dígitos de cada cuenta designan el número de cuenta: ABCC. ê A: El primer dígito normalmente hace referencia al tipo de cuenta (el 1 indica activos, el 2 pasivos, el 3 el patrimonio, el 4 ingresos y el 5 gastos). ê B: El segundo dígito identifica sin demasiada exactitud un grupo con características comunes, como el efectivo, los intereses y comisiones por cobra o los activos fijos. Las cuentas de los libros mayores típicamente progresan desde los activos y pasivos más líquidos (como cuenta de caja 1100) hasta los menos líquidos (como la cuenta de activos fijos 1700). ê CC: Los siguientes dos dígitos indican cuentas específicas en el grupo, como la caja chica o la cuenta corriente, dos cuentas en el grupo de caja. Cuando es posible, cuentas vinculadas deben tener números vinculados: por ejemplo, si el ingreso por intereses sobre los préstamos reprogramados es la cuenta 4040, la cartera de préstamos para préstamos reprogramados podría ser 1240. También se pueden agregar dígitos adicionales para hacer un seguimiento por sucursal, programa y entidad de financiamiento, utilizando números ampliados de cuenta como: DD-EE-FF (véase la sección sobre Contabilidad de Fondos a continuación). Aunque cada plan contable de una IMF debería reflejar sus propias necesidades operativas, de estructura y de información, la Unidad SEAD de CARE recomienda el modelo de plan contable presentado en el Anexo 1 como guía para las sucursales de CARE. En algunos casos, sin embargo, 95 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE los organismos regulatorios requerirán que las instituciones, en el ámbito de su competencia, utilicen un plan contable específico. Contabilidad de caja vs. contabilidad acumulativa Los sistemas de contabilidad pueden ser sistemas en valores de caja (contabilidad para ingresos y gastos cuando se transfiere efectivo), sistemas acumulativos (contabilidad para ingresos y gastos cuando se incurren) o sistemas de caja modificados (donde la mayor parte de la contabilidad es en valores de caja, aunque cuentas seleccionadas son acumulativas). La Unidad SEAD de CARE alienta a las IMFs afiladas a CARE a acumular gastos importantes, tales como los beneficios del personal y los intereses pagaderos sobre préstamos que tal vez requieran solamente pagos anuales de intereses. (Véase la sección sobre los Ajustes de Contabilidad para mayor discusión.) Contabilidad de fondos Sistemas Separados: CARE y las IMFs Los donantes a menudo necesitan informes Como organismo sin fines de lucro, CARE utiliza detallados de las instituciones de microfinanzas un sistema de contabilidad de flujo de caja sin fines sobre el uso de los fondos que ellos mismos de lucro. Este sistema no es apropiado para las desembolsan. Por ese motivo, CARE alienta a sus IMFs porque solamente rinde cuentas para las IMFs afiliadas para que utilicen una contabilidad fuentes y usos de los fondos. Una operación de fondos para sus operaciones. La elaboración de empresarial requiere un balance general y estados de una plan contable con técnicas de ocultación que ingresos. Para que CARE pueda desarrollar incluyen o excluyen cuentas designadas por ciertos programas autosostenibles de ahorro y crédito, dígitos en el número de cuenta permite aprovechar tiene que implantar los sistemas en el mundo una fuerza adicional en el registro y reporte de la empresarial. Eso significa que las operaciones de microfinanzas deben tener un sistema separado de información y facilita enormemente el proceso de contabilidad que respeta los principios reporte sobre los fondos de los donantes. Este sistema permite un resumen de las cuentas desde la fundamentales de las actividades empresariales. perspectiva de la gestión financiera, mientras que mantiene la capacidad de informar a cada fuente de fondos cómo se utilizaron sus fondos en particular. Para organizaciones de fines múltiples, como programas que prestan servicios de desarrollo financiero y empresarial, el plan contable debe permitir una separación adecuada de sus varias actividades. Estas organizaciones deberían separar claramente los ingresos y gastos derivados de sus servicios financieros (ahorro y crédito) de los derivados de sus servicios no financieros. Separar los ingresos y gastos para las actividades de microfinanzas de los derivados de las actividades no microfinanzas Consideraciones generales sobre el diseño de software Cuando seleccione y evalúe paquetes computacionales de contabilidad, las IMFs deberían asegurar lo que se indica a continuación: ê Un sistema que requiere una sola entrada de datos para generar varios informes financieros. ê Un software que incorpora rigurosos estándares de contabilidad (por ejemplo, no acepta entradas que no cuadran en el balance y apoya la contabilidad acumulativa). ê Una estructura flexible del plan contable que permite la organización de hacer un seguimiento de los ingresos y egresos por programa, sucursal, fuente de financiamiento, etc. 96 CAPITULO 6 ê Un escritor de informes flexible que permite a la organización generar informes por programa, sucursal, fuente de financiamiento, etc. ê La capacidad de mantener y reportar datos históricos y presupuestarios, así como información financiera actual, es decir un diseño de fácil aplicación para el usuario y que incluya una clara disposición de los menús, una buena documentación y la capacidad de apoyar operaciones en red, si fuesen relevantes. ê Apoyo local a precios razonables, ya sea por teléfono o personalmente. ê Requerimientos relativamente modestos en términos del uso del disco duro. 6.1.2 Sistemas de manejo de la cartera El segundo componente de un SIG es el sistema de manejo de la cartera, para hacer el seguimiento del crédito y, si fuese aplicable, los instrumentos de ahorro. Si bien las prácticas de contabilidad bien establecidas se encuentran reflejadas en el software del libro mayor, la variedad de metodologías de crédito, cronogramas de reembolso, políticas de fijación de precios y mecanismos de prestación utilizados entre las IMFs ha llevado a un número de sistemas de manejo de la cartera, con enfoques variados a cómo hacer un seguimiento de la información, los tipos de informes generados y los tipos de características incluidas. Ya que no existe normas universales para sistemas de seguimiento de préstamos y debido a que la el seguimiento de la información y reportes es relativamente complejo, esta sección no intentará identificar los requerimientos específicos para los sistemas de manejo de la cartera. A cambio, la Figura 22 proporciona a las IMFs un marco para evaluar el software de manejo de la cartera, lo que les permitiría comparar una amplia gama de sistemas para sus necesidades específicas. 97 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Figura 22: Criterios para Evaluar Software de Seguimiento de Préstamos Facilidad de uso Problemas de equipo de computación/software Lenguaje de programación Formato de almacenamiento de datos Apoyo de redes Sistema operativo Velocidad de acceso Documentación Clases prácticas Manejo de errores Pantallas de ayuda Interfase Características Idiomas Apoyo Disponibilidad de instrumentos a la medida del cliente Capacitación Problemas de costos Opciones de configuración Temas de metodología Definición del instrumento de crédito Multiplicidad de los instrumentos de crédito Principales métodos de reembolso Métodos de monitoreo Contabilidad de fondos de cartera Desagregación de datos Cálculo de intereses Cálculo de comisiones Ahorros Manejo y consolidación de sucursales Vínculos entre contabilidad y cartera Informes Informes existentes Facilidad de elaborar nuevos informes Vista preliminar de la impresión Impresores apoyados Ancho de los informes Seguridad Claves de acceso y niveles administrativos Entrada y modificación de datos Procedimientos de respaldo Seguimiento de auditoría Fuente: Waterfield y Sheldon (1997) en Ledgerwood (1999). 6.1.3 Vinculación de los sistemas de contabilidad y de la cartera12 Muchas personas suponen que los sistemas computerizados de cartera y contabilidad se encuentran vinculados sin problemas para que todas las transacciones ingresadas en el sistema de la cartera sean reflejadas automáticamente en el sistema de contabilidad. Si bien sería ideal contar con dicha vinculación, es costoso y requiere mantenimiento. Es probablemente mejorar para las instituciones pequeñas no vincular las cuentas de sus clientes y el libro mayor por computador. Un sistema no vinculado brinda otro nivel de control interno, ofrece más flexibilidad para el usuario y menos dependencia de la computadora y es menos costoso ya que no exige ninguna programación adicional o apoyo de software. Para los programas que no estén vinculados, una reconciliación diaria del sistema de cartera con el sistema de contabilidad es crítica. Hay Para sistemas non que imprimir y conciliar diariamente los informes de transacción de vinculados, la reconciliación los dos sistemas para permitir que se solucione cualquier irregularidad diaria es crítica oportunamente. Hasta para las instituciones que cuentan con sistemas vinculados, es importante una reconciliación periódica (al menos una vez al mes) para asegurar que se registre la información adecuada en ambos. 12 Esta sección viene de Waterfield y Ramsing (1998). 98 CAPITULO 6 6.2 Presentación de los Estados Financieros Para analizar el desempeño financiero de una IMF apropiadamente, se deben elaborar estados financieros independientes (es decir, estados de ingresos y balances generales—véase el Anexo 3 para un formato modelo) con regularidad y de acuerdo con principios contables generalmente aceptados. Si bien un número de Hay que elaborar estados proyectos de microfinanzas de CARE han contado con la financieros con regularidad, contabilidad de fondos de CARE para generar información sin tomar en cuenta la etapa financiera para ellos, la Unidad SEAD de CARE anima a todos de desarrollo de la IMF los programas de microfinanzas para que produzcan y analicen estados financieros independientes con regularidad, sin tener en cuenta la etapa en que se encuentran en su evolución, ya sea únicamente un proyecto o hasta una institución financiera independiente. Debido a la estructura única de muchas IMFs, varios ajustes pueden resultar necesarios para reflejar con exactitud la situación financiera de la institución. Esta sección pone de relieve los temas claves asociados con la elaboración de estados financieros, incluyendo la preparación de comprobantes, la frecuencia de la elaboración de los estados financieros, los ajustes de contabilidad y los ajustes para la inflación y los subsidios. 6.2.1 Elaboración de comprobantes13 Cada vez que hay una transacción, se debe mantener una documentación con base en la elaboración de comprobantes para asegurar una pista adecuada de documentos. Aunque cada IMF tenga sus propios procedimientos específicos para la elaboración de comprobantes, en general, los comprobantes deben tener la factura justificativa correspondiente y los respectivos talonarios de las chequeras o solicitudes de dinero y deben incluir lo siguiente: ê ê ê ê ê ê ê Número y naturaleza del comprobante Nombre del departamento Fecha de elaboración Nombre y número de la cuenta y monto de dinero Fuente y descripción de la transacción Firma autorizada Facturas y solicitudes de dinero originales adjuntos 6.2.2 Frecuencia de los estados financieros Una gestión financiera eficaz requiere frecuentes revisiones de desempeño financiero. La Unidad SEAD de CARE anima a las MFIs para que elaboren estados de ganancias y pérdidas para toda la institución cada mes. También Las IMFs deberían producir puede resultar útil generar un estado parcial de ingresos para cada estados mensuales de centro de costos, como las sucursales, aunque algunos costos de ganancias y pérdidas programa, como los gastos generales de la oficina matriz, no están incorporados a este nivel. Además, CARE alienta a las IMFs para que elaboren un balance general al menos una vez al año, según el tamaño de sus operaciones. 13 Esta sección está sacada de Ledgerwood y Moloney (1996). 99 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE 6.2.3 Ajustes a los estados financieros Para analizar el desempeño financiero de su IMF, sus estados financieros deben ser coherentes con principios contables generalmente aceptados. Para asegurar eso, podría ser necesario ajustar el balance general y el estado de ingresos para reflejar el desempeño financiero real de la institución. Existen dos tipos de ajustes requeridos: ajustes de contabilidad, que son necesarios para cumplir con las normas contables apropiadas y los ajustes por inflación y subsidios, que vuelven a declarar los resultados financieros para reflejar con mayor precisión la posición financiera completa de la IMF. Ajustes de contabilidad Préstamos incobrables Depreciación de los activos fijos Intereses acumulados Gastos acumulados Ajustes por concepto de inflación y subsidios Inflación Subsidios por costos de explotación Subsidios en especie Financiamiento concesional Patrimonio donado Ajustes de contabilidad Contabilizar los préstamos incobrables Las IMFs tienen que mantener una muy alta calidad de cartera para asegurar su viabilidad financiera a largo plazo. La morosidad en el pago de los préstamos aumenta los costos tanto por las pérdidas directas (suponiendo que no se reembolsa el préstamo y se transfiere la pérdida directamente al estado de ingreso como una deuda incobrable), costos administrativos más elevados (ya que el personal está gastando tiempo y recursos persiguiendo a los clientes morosos) y márgenes de interés netos reducidos (reduciendo los ingresos por intereses de la institución y aumentando su costo de fondos). Para reflejar el desempeño financiero de una IMF con precisión, es necesario determinar qué proporción de la cartera está generando ingresos y qué proporción será eventualmente incobrable. Eso se calcula examinando la calidad de la cartera de préstamos, creando una reserva para préstamos incobrables y castigando las deudas periódicamente. Una reserva para préstamos incobrables (loan loss reserve--LLR) es la cuenta de reserva del balance general contra la cual se cancelan en los libros los activos incobrables o partes de los mismos. En la mayor parte de los países, la cuenta LLR aparece como un activo negativo o de contrapartida en el balance general y se la cancela contra los préstamos con el propósito de dar informes financieros. (Algunas IMFs mantienen la cuenta en la sección de los pasivos del balance general sin registrar las cifras netas, una norma que tienden a sobrevalorizar los activos totales.) Las reserva normalmente es creada y mantenida a través de una carga a los gastos para provisiones en el estado de ganancias y pérdidas. La reserva para préstamos incobrables es sinónima de la provisión para posibles préstamos incobrables y las reservas para deudas dudosas. La cartera de préstamos de una IMF debería ajustarse mensualmente para reflejar estimaciones de posibles préstamos incobrables . Si una IMF no mantiene una cuenta de reserva para préstamos incobrables, su balance general será exagerado y los estados financieros serán fuertemente impactados por cualquier castigo. Inversamente, cuando se mantiene una cuenta LLR, el contador ajuste el balance general restando la pérdida real tanto de la reserva para préstamos incobrables como de la cuenta de la cartera de préstamos. Debido a que la cuenta LLR es una cuenta de activos de contrapartida, esta partida doble no tiene ningún efecto neto sobre la cifra total de los activos. Además, si el préstamo cuenta con la reserva apropiada, el castigo no tendrá ningún impacto sobre los ingresos netos. 100 CAPITULO 6 Políticas de constitución de provisiones: La medida más exacta de un riesgo de cartera se deriva de un proceso de clasificación de activos, que ofrece la base para determinar un nivel adecuado de reservas para préstamos incobrables. Debido a que cada IMF tiene su propia historia de incumplimientos de pago, las categorías de clasificación fluctuarán. Normalmente, las instituciones financieras estiman el monto de la deuda incobrable anticipada que cargan a la reserva para préstamos incobrables con base en el número de días que el préstamo está moroso y la previa experiencia de la institución. Se establecen categorías y un nivel de reservas requeridas, expresado en términos de porcentaje del saldo pendiente total no pagado de un préstamo clasificado, está asignado a cada categoría de clasificación. El siguiente programa de constitución de provisiones—adaptado del marco de política del CGAP— constituye un ejemplo: Días de atraso 1 – 30 días 31 – 90 días 91 – 180 días > 180 días Cantidad con provisiones 10% del saldo no pagado 25% del saldo no pagado 50% del saldo no pagado 100% del saldo no pagado Las condiciones del préstamo también influyen en la política de constitución de provisiones. Un instrumento con reembolsos diarios tendrá un programa de constitución de provisiones que es diferente del programa para un préstamo que tiene reembolsos mensuales. Al determinar una reserva adecuada, las IMFs también deberían considerar factores como la sensatez de las políticas y procedimientos de crédito, previa experiencia con incobrables, crecimiento de los préstamos, la calidad y profundidad de la gestión en el área de la concesión de préstamos, las prácticas para la cobranza y recuperación de los préstamos y las tendencias generales de la economía. Como alternativa al procedimiento de clasificación, una IMF podría captar 0.25% de la cartera actual al fin de cada mes y acreditarlo a la reserva para préstamos incobrables. Las instituciones que no tengan ninguna provisión para los préstamos incobrables deberían iniciar la reserva con una deducción única de 5% de la cartera actual para establecer la reserva. Ajuste para préstamos inferiores o dudoso: El porcentaje de un préstamo que la reserva debe cubrir es típicamente una función del número de días que el préstamo está moroso. Un préstamo con una cuota vencida por más de 15 días, por ejemplo, debería tener 10% de su valor “reservado” en la cuenta LLR, de acuerdo con el programa de constitución de reservas indicado anteriormente. Si el monto en la cuenta de LLR es insuficiente para cubrir este valor, la cuenta necesita ser incrementada, cobrando como gasto el monto necesario para llegar a ese valor. Esta adición al LLR está cargada como gasto de provisiones en el estado de ganancias y pérdidas y lleva a una reducción de la cifra neta de préstamos. Ajustes para préstamos incobrables: Una vez que un préstamo está clasificado como incobrable, tiene que ser cancelado en el balance general de la MFI. En otras palabras, el valor total del préstamo debería ser restado del monto del préstamo y del monto de la reserva. Dichos activos son considerados no aptos para propósitos bancarios pero no son necesariamente no recuperables; todavía se requieren grandes esfuerzos para cobrarlos. 101 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Castigos Una IMF no debería cancelar en los libros ningún préstamo a no ser que fuera claramente identificado como incobrable. A menudo existe la tendencia de castigar los préstamos como una manera de mejorar la condición de la cartera de préstamos. Si bien eso puede reducir el valor de los préstamos en la categoría de las deudas dudosas, menoscaba el balance general y no presenta una imagen exacta de la salud de la cartera de préstamos. La decisión acerca de cuándo se debe castigar un préstamo debería fundamentarse en una política equilibrada establecido y acordada por el consejo de administración de una IMF. Normalmente, la política de castigo está determinada por las costumbres contables locales y requiere que la institución cumpla con sus obligaciones legales con respecto a los intentos formales de cobrar préstamos vencidos. Para las IMFs que participan en la intermediación financiera (y por lo tanto bajo la jurisdicción del superintendente de bancos), tendrán que iniciar un diálogo con los reguladores acerca de los requerimientos de provisiones. La aplicación de los criterios de provisiones tradicionales puede llevar a provisiones insuficientes ya que los préstamos de microfinanzas típicamente son a corto plazo y pueden resultar incobrables dentro de un corto período. La constitución tradicional de provisiones tal vez no requiera que la IMF castigue los préstamos morosos hasta que la cuota impaga esté atrasada más de un año. Por otra parte, los requerimientos de reserva tradicionales para préstamos no garantizados pueden exigir que la IMF constituya provisiones demasiado conservadoras, de tal forma que es importante asegurar que los reguladores reconozcan el valor de la presión de iguales y otras formas no tradicionales de garantía. Contabilizar la depreciación de los activos fijos La depreciación es un gasto anual que se determina estimando la vida útil de cada activo. Cuando se compra un activo fijo, como una propiedad y equipo, su utilidad es por un tiempo limitado. (La tierra teóricamente no pierde valor con el tiempo y por lo tanto no se deprecia.) Muchos países fijan normas para la depreciación para diferentes clases de activos. Los gastos de depreciación es el término contable utilizado para asignar y cargar el costo de esta utilidad a los períodos de contabilidad que benefician del uso del activo. Igual que las provisiones para los préstamos incobrables, la depreciación es un gasto no monetario y no afecta al flujo de caja de la IMF. Para hacer el ajuste, cuando al principio se adquiere un activo, se lo registra en el balance general al valor o precio actual. Cuando un gasto de depreciación (débito) está registrado en el estado de ingresos, está compensado por un activo negativo (crédito) en el balance general, denominado la depreciación acumulada. Eso compensa la propiedad y equipo brutos, reduciendo así los activos fijos netos. La depreciación acumulada representa una disminución en el valor para la propiedad y equipo que se consume durante cada período de contabilidad. Existen dos métodos primarios para registrar la depreciación: el método en línea recta y el método de saldo decreciente. El método de depreciación en línea recta asigna un parte igual de la depreciación total de un activo a cada período de contabilidad. Eso se calcula tomando el costo del activo y dividiéndolo por el número estimado de períodos de contabilidad en la vida útil del activo. El método de depreciación de saldo decreciente se refiere a la depreciación de un porcentaje fijo del costo del activo cada año. El valor porcentual está calculado con base en el costo remanente no depreciado al inicio de cada año . Por ejemplo, supongamos que una IMF ha comprado un computador de $2,000, que de acuerdo con las normas de depreciación del país se calcula tendrá una vida útil de tres años y tiene un valor 102 CAPITULO 6 estimado de $500 al término de tres años. Con base en el método en línea recta, su depreciación por año se calcula como a continuación: Costo – valor de rescate Vida de servicio en años 2,000 – 500 3 = $500 de depreciación por año Con el método de depreciación de saldo decreciente, si el computador se depreciara con un saldo decreciente de 33.3% por año, la depreciación del primer año sería $666,66 ($2,000 x 33,3%). En el segundo año, el monto de la depreciación se aplicaría a la cantidad que queda, $1333,34. Una tercera parte de $1333,34 es $444,40, lo que sería el gasto de depreciación para el segundo año. Se continúa así hasta que el activo esté plenamente depreciado o se lo vende. Contabilidad para Ingresos por intereses acumulados14 Los ingresos ganados pero que no se reciben todavía en efectivo se denominan ingresos acumulados. Para una IMF, los ingresos por intereses acumulados representan el ejemplo más común (otros ejemplos de ingresos por cobrar incluyen las ganancias de consultoría pagadas al completar un trabajo o honorarios de un conferencista que se pagan meses después de la conferencia). El registro de intereses que no se han recibido se denomina la acumulación de ingresos por intereses. Supongamos que los intereses se recibirán a una fecha posterior, se registran los intereses acumulados como ingresos y como un activo en el rubro intereses acumulados o intereses por cobrar. Si bien el tratamiento de los ingresos por intereses acumulados por parte de una IMF fluctuará, la Unidad SEAD de CARE incita a sus afiliados para que apliquen los siguientes lineamientos: ð Si una IMF no acumula ingresos por intereses en absoluto y concede préstamos que tienen pagos por intereses relativamente poco frecuentes (como trimestrales o semestrales), debería acumular ingresos por intereses en el momento en que se producen los estados financieros. ð Las IMFs que tienen pagos semanales y bisemanales no necesitan acumular ingresos por intereses, ya que es más conservador no hacerlo y tal vez no sea suficientemente importante para que se lo considere. ð Si una IMF tiene intereses acumulados sobre préstamos que tienen poca oportunidad de ser reembolsados, la cantidad de intereses acumulados sobre los préstamos incobrables debería deducirse en el balance general acreditando el activo donde se registró inicialmente (cartera de préstamos pendientes o intereses por cobrar) y anularse en el estado de ingresos, reduciendo el ingresos por intereses (débito). La práctica óptima para una IMF es no acumular intereses en absoluto en los préstamos morosos. ð Algunos softwares de contabilidad sofisticados pueden acumular intereses automáticamente; si dicho sistema no es disponible, las IMFs deberían generalmente evitar el acumular intereses. En una institución estable con un Una IMF no debería crecimiento limitado, donde se efectúan pagos frecuentemente, las acumular intereses sobre préstamos diferencias entre la contabilidad de caja y la contabilidad morosos acumulativa no son significativas. Ingresos por intereses se acumulan determinando cuántos ingresos por intereses se han ganado pero que no están vencidos (el número de días desde el último pago de intereses veces la tasa de interés diaria veces el saldo pendiente, suponiendo un cálculo de saldo decreciente) y registrando este monto como ingreso (crédito) y debitando los intereses acumulados de la cuenta de activos. 14 Esta sección sacada de Ledgerwood (1999), pág. 193. 103 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Contabilidad para gastos de intereses acumulados Asimismo, los estados financieros tal vez tengan que ser ajustados para reflejar los gastos que se han acumulado pero todavía no pagados. Ejemplos de gastos acumulados incluyen costos de financiamiento sobre fondos prestados, honorarios por auditorías anuales y sueldos. La Unidad SEAD de CARE recomienda que las IMFs acumulan gastos significativos, suponiendo que su sistema de contabilidad tenga la capacidad de hacerlo Los costos de financiamiento pueden representar dicho gasto. Al fin del año, las IMFs quizá deban intereses sobre fondos prestados para el período desde el último pago de intereses hasta el día en que el período termina. Si los gastos por intereses no se acumulan, los costos de financiamiento de la IMF al cierre del año serán declarados incompletamente, sus utilidades exageradas y sus pasivos declarados incompletamente. Para acumular gastos de intereses, el monto de los intereses vencidos a partir de la fecha del balance general es debitado en el estado de ingresos como un costo de financiamiento y acreditado como un pasivo en el balance general en la cuenta de gastos de intereses acumulados. Ajuste para la inflación y los subsidios Ajustes tanto para subsidios como para la inflación deberían efectuarse para determinar la verdadera viabilidad financiera de la IMF. Si bien esos ajustes tal vez no sean requeridos por las políticas oficiales de contabilidad, la Unidad SEAD de CARE anima a las IMFs para que realicen esos ajustes porque crean una imagen clara de la capacidad de la IMF de mantener el valor real de su capital. Estos ajustes también facilitan una comparación de punto de referencia con otras IMFs que han realizado ajustes similares en sus estados financieros. Existen muchas maneras de estimar aproximadamente los efectos de la inflación sobre el patrimonio de la IMF y los efectos que los subsidios puedan tener sobre el desempeño financiero global. El método sugerido aquí refleja una versión simplificada de la contabilidad ajustada según la inflación utilizada por The MicroBanking Bulletin. (Véase el Anexo 2 para la hoja de trabajo para el ajuste.) Inflación Si bien la inflación usualmente no es reflejada en los estados financieros auditados, las IMFs deberían tratarla como un costo real que puede erosionar el valor de su patrimonio. La mayor parte de los activos de la IMF son activos financieros (siendo la cartera de préstamos el más grande), que son los más afectados cuando la inflación erosiona el valor del dinero. (Se supone que el valor de los activos fijos, por otra parte, como el equipo y la propiedad, aumenta con la inflación.) Como tal, el valor de los activos financieros de una institución decrece con la inflación, mientras que sus costos operativos y financieros aumentan. Con el tiempo, los costos de una IMF aumentan y sus activos financieros, sobre los cuales gana ingresos, decrecen en términos reales. Los ajustes para la inflación llevan a cambios tanto en el balance general como en el estado de ingresos. Esos incluyen los siguientes: ð Revalorización de los activos: Debido a que los activos fijos no se devalúan con la inflación, su valor nominal aumenta al mismo ritmo que la inflación anual. Su valor inicial, neto de la depreciación, está multiplicado por la tasa de inflación. El resultado es el ingreso que se podría recibir como resultado de la inflación, si se vendieran los activos. Este ajuste de revalorización está registrado como ingreso operativo sobre el estado de ingresos y como un aumento en el valor de la cuenta de activos fijos en el balance general. ð Cálculo del costo de la inflación sobre el valor real del patrimonio: El costo de la inflación sobre el patrimonio se refleja multiplicando el saldo de capital al cierre del período anterior por la tasa de inflación del año actual. Este resultado luego se refleja como un gasto de explotación en el estado de ingresos y como un aumento en el valor de la cuenta de capital, denominado la inflación acumulada, en el balance general. 104 CAPITULO 6 Subsidios Existen cuatro tipos de subsidios que usualmente las IMFs reciben: • Fondos donados para cubrir los costos de explotación • Donaciones en especie • Préstamos concesionales • Patrimonio donado Las IMFs deberían ajustar sus estados financieros para tratar con uno de esos subsidios. A diferencia de los intermediarios financieros tradicionales que financian sus préstamos con ahorros y deuda voluntarios, muchas IMFs financian sus carteras de préstamos con patrimonio donado o préstamos concesionales. Muchas también reciben subsidios en especie, como locales y equipos de oficina sin costo. Las IMFs maduras típicamente reemplazan el patrimonio donado por una deuda a tasas comerciales y buscan locales y equipo de oficina alternativos. Para alistarse para esas posibilidades, una IMF debería conocer el estado de su propia viabilidad financiera, independiente de cualquier subsidio actual. Eso permitirá un análisis financiero más significante y permitirá comparaciones con otras instituciones. Ajustes para subsidios resultan en un cambio en el ingreso neto sobre el estado de ingresos igual que el valor de los subsidios; a lo largo no afectan al balance general. ð Donaciones para gastos de explotación: Los fondos donados para operaciones deberían ser reportados por debajo de la línea de ingresos netos, llevando a una reducción en los ingresos operativos y por lo tanto una reducción en el monto transferido al balance general como un excedente neto del año actual. Un rubro de crédito compensatorio se efectúa en el balance general en la cuenta de capital acumulado – subsidios. (Nota: Solamente la cantidad “gastada” en el año está registrada en el estado de ingresos; cualquier monto que todavía falta por gastarse en años subsiguientes queda como pasivo en el balance general, denominado ingreso diferido.) ð Donaciones en especie: Donaciones en especie como locales de oficina gratis, personal voluntario o empleados remunerados por otros deberían registrarse como un gasto en el estado de ingresos y compensarse en la cuenta de patrimonio en el balance general en el rubro capital acumulado – subsidios. ð Préstamos concesionales: Los préstamos concesionales son préstamos recibidos por la IMF con tasas de interés menores que las tasas comerciales. Para determinar la tasa apropiada comercial a aplicar, las IMFs deberían escoger la forma de financiamiento que más probablemente reemplazaría esos fondos subsidiados. Incluirán los siguientes: • Tasa local preferencial para préstamos comerciales • Tasa de los certificados de depósito para 90 días • Tasa de interés interbancaria para préstamos • Tasa de depósito promedio en la banca privada • Tasa de inflación más 3 a 5 puntos porcentuales por año (Nota: El MicroBanking Bulletin utiliza la tasa de depósitos para cada país como el substituto para la tasa comercial.) Los ajustes se efectúan tanto al balance general como al estado de ingresos. El monto del subsidio se ingresa como un aumento en el patrimonio (crédito) bajo la cuenta de capital acumulado – subsidios y como un aumento en los costos financieros (débito). ð Patrimonio donado: Los fondos donados para el capital de préstamo a menudo son tratados como patrimonio, en cuyo caso son ajustados para la inflación. Para las IMFs que tratan las donaciones para capital de préstamo como ingreso, un ajuste de subsidio se realiza utilizando una tasa de mercado para una deuda o patrimonio comercial (véase Ledgerwood (1999), pág. 197, para mayor información). 105 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE 6.2.4 Moneda constante Algunas IMFs tal vez quieran volver a emitir sus estados financieros en términos de moneda constante. La moneda constante significa que, de un año a otro, los estados financieros continuamente reflejan el valor actual de la moneda local con respecto a la inflación, permitiendo comparaciones interanuales del crecimiento o decrecimiento real en cuentas claves. Para convertir datos de años anteriores, se multiplican los montos por uno más la tasa anual de inflación para cada año o se dividen los montos por el índice de precios al consumidor para cada año (véase Christen (1997), págs. 76-80, para mayores detalles). 6.3 Elaboración de Reportes Después de haber examinado los componentes claves de un SIG y los temas claves relacionados con la elaboración de estados financieros, este capítulo concluye con una orientación sobre la elaboración de reportes. Los reportes son el medio principal para transmitir información (el resultado clave del sistema de información gerencial) a los que la necesitan para desempeñarse en su trabajo y tomar decisiones. Esta sección examinará dos elementos de reporte: diseño del reporte y marcos de reportes. 6.3.1 Temas claves para el diseño de reportes15 Cómo se diseña un reporte determinará hasta qué punto esta información es útil para la administración. Si la información no llega al personal en una modalidad útil, el SIG pierde su valor. Esta sección identifica temas claves para reflexión cuando se diseñan reportes. ð Contenido: Los reportes generalmente deberían concentrarse en un solo tema y presentar toda la información relevante para ese tema. (Una excepción sería un reporte operativo resumido.) ð Categorización y nivel de detalle: Presentar información a diferentes niveles de agregación y proporcionar información de comparación de diferentes sucursales/unidades de la institución. ð Frecuencia y oportunidad: Los reportes tienen que ser diseñados con mucho cuidado con respecto a la programación oportuna de las necesidades de información en la institución. ð Información de identificación: Todos los reportes Reglas para diseñar buenos reportes deberían contar con lo siguiente: encabezados y • Utilizar papel tamaño carta cuando sea posible. pies con información importante de identificación, • Presentar toda la información relevante para títulos únicos, números de reportes únicos. un tema en un solo informe en vez de También deberían mostrar la fecha y hora de la difundirla en varios reportes. impresión y el período cubierto por la • Presentar información al nivel apropiado de información. agregación para el usuario. ð Análisis de tendencias: Reportes importantes • Incluir encabezados y pies de identificación en deberían incluir información de tendencias. cada reporte y leyendas explicativos al final. • Estudiar cómo se utilizan los reportes y ð Período cubierto: Los reportes deberían ser mejorarlos continuamente generados para cubrir períodos diferentes. ð Facilidad de uso: Asegurar que los usuarios de los Waterfield and Ramsing (1998), p. 29. informes puedan leer y utilizar los reportes fácilmente. ð Análisis de gráficos: Generar gráficos claves como la cartera de adeudos y actividades actuales y proyectadas con regularidad y mostrar áreas comunes. 15 Esta sección está adaptada de Waterfield y Ramsing (1998), págs. 25-32. 106 CAPITULO 6 6.3.2 Marco de elaboración de reportes Si bien el número y mezcla de reportes dependerán del tamaño de la institución, su nivel de operaciones y gama de instrumentos financieros, esta sección identifica un marco mínimo para la elaboración de reportes para todas las IMFs afiliadas a CARE. Cada IMF tiene actores claves, cada uno de los cuales requerirá información oportunamente y en una forma útil. Cada uno de estos actores y sus requerimientos correspondientes de información tienen que ser identificados de forma transparente y revalorizados constantemente. La Figura 23 identifica seis categorías claves de accionistas y 38 reportes de siete categorías: A) reportes de ahorros, B) reportes de las actividades de préstamos, C) reportes de la calidad de cartera, D) reportes de los estados de ingresos, E) reportes del balance general, F) reportes de flujo de caja, y G) reportes operativos resumidos. Para muestras de reportes, véase la Sección 6.3.2 del Manual SIG de CGAP (CGAP MIS Handbook--Waterfield and Ramsing (1998)). 107 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Figura 23: Reportes Claves por Categoría de Accionista A. Reportes de ahorros A1. Actividades de cuentas de ahorro A2. Reporte de ahorros de cajero A3. Cuentas de ahorro activas por sucursal y producto A4. Cuentas de ahorro inactivas por sucursal y producto A5. Depósitos a plazo próximos a vencer A6. Reporte de concentración de ahorros B. Reportes de actividades de crédito B1. Calendario de reembolso de los préstamos B2. Actividad de las cuentas de préstamos B3. Estado global de clientes B4. Reporte de afiliación de grupo B5. Reporte de préstamos de cajero B6. Préstamos activos por oficial de crédito B7. Clientes pendientes por oficial de crédito B8. Reporte de pagos diarios B9. Reporte de concentración de cartera C. Reportes de calidad de la cartera C1. Clasificación detallada de la cartera en riesgo por antigüedad por sucursal C2. Préstamos morosos por oficial de crédito C3. Préstamos morosos por sucursal y producto C4. Resumen de la cartera en riesgo por oficial de crédito C5. Resumen de la cartera en riesgo por sucursal y producto C6. Historial detallado de los préstamos morosos por sucursal C7. Reporte de los préstamos castigados y recuperados C8. Clasificación de préstamos por antigüedad y cálculo de las reservas C9. Reporte de incentivos al personal D. Reportes del estado de resultados D1. Estado de resultados condensado D2. Estado de resultados detallado D3. Estado de resultados por sucursal y región D4. Estado de resultados por programa D5. Estado condensado de resultados actual versus presupuestado D6. Estado detallado de resultados actual versus presupuestado D7. Estado de resultados ajustado E. Reportes de balance general E1. Balance general condensado E2. Balance general detallado E3. Balance general del formato de programa F. Reportes del flujo de fondos F1. Revisión del flujo de fondos proyectado F2. Flujo de fondos proyectado F3. Reporte de la disparidad G. Reportes operativos condensados G1. Reporte de operaciones condensado 108 X Donantes y accionistas Consejo de administración X X X X X X X X X Gerentes Ejecutivos Reportes claves Gerentes de sucursales y regionales Clientes Personal de campo Categoría de accionistas X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Sacado de Waterfield y Ramsing (1998), págs. 32-37 CAPITULO 6 Lecturas recomendadas CGAP (2001). Disclosure Guidelines for Financial Reporting by Microfinance Institutions. Washington, DC: Consultative Group to Assist the Poorest. Website: www.cgap.org. Christen, Robert Peck (1997). Banking Services for the Poor: Managing for Financial Success. Somerville, MA: ACCION International. Website: www.accion.org. Ledgerwood, Joanna (1999). Microfinance Handbook: An Institutional and Financial Perspective. Washington, DC: El Banco Mundial. Email: books@worldbank.org. Ledgerwood, Joanna y Kerri Moloney (1996). Financial Management Training for Microfinance Organization: Accounting Study Guide. Toronto: Calmeadow. Website: www.calmeadow.org. Available from PACT Publications. Email: books@pactpub.org. Mainhart, Andrew (1999). Management Information Systems for Microfinance: An Evaluation Framework. USAID’s Microenterprise Best Practices Project. Bethesda, MD: Development Alternatives, Inc. Website: www.mip.org.. Waterfield, Charles and Nick Ramsing (1998). Handbook for Management Information Systems for Microfinance Institutions, CGAP Technical Tool Series No. 1. Website: www.cgap.org. 109 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE ANEXOS 110 ANEXO S Anexo 1: Lista de Control para el Manejo de Riesgos por Categoría de Riesgo Riesgo Número de página Pregunta Director Ejecutivo Institución 14 ¿Cómo demuestra su organización un compromiso con el mejoramiento continuo? ¿Con qué frecuencia sale la gerencia ejecutiva al campo para hablar con los clientes y el Institución 14 personal? ¿Su organización actualmente tiene una sobrecapacidad, lo que sugiere que debería estar lista Institución 14 para crecer, o necesita fortalecer su capacidad antes de seguir adelante con su expansión? ¿Tiene un plan empresarial para lograr la autosuficiencia dentro de un lapso de tiempo Institución 14 razonable? Institución 14 ¿Se actualiza el plan y se lo utiliza con regularidad para tomar decisiones administrativas? ¿Se monitorea los indicadores de sostenibilidad y rentabilidad y, si es así, están encaminados Institución 14 en la dirección correcta? Institución 14 ¿Tienes un consejo de administración independiente? ¿Comparte clientes con otros programas de CARE? Si es así, ¿su estrategia está impulsado por el plan empresarial de la IMF y contribuye a su sostenibilidad a largo plazo o las Institución 14 proyecciones muestran que hay una necesidad continua de ofrecer subsidios cruzados a esta población? ¿Su organización está fortaleciendo su capacidad de funcionar independientemente de una Institución 14 asistencia técnica permanente? ¿La IMF tiene la capacidad de identificar sus propias necesidades y contratar los Institución 14 conocimientos técnicos apropiados para satisfacer esas necesidades según sus propias condiciones? ¿Una empresa de auditoría de reconocido prestigio realiza una auditoría de la IMF una vez al Operativo 34 año? Gestión ¿Una empresa de auditoría de reconocido prestigio realiza una auditoría de la IMF una vez al 63 financiera año? ¿Existen leyes de usura en el país que impiden que la IMF cobre tasas de recuperación de Externo 77 costos? Externo 77 ¿La IMF está intermediando los ahorros? Externo 77 ¿Está legalmente permitido hacerlo? Externo 77 ¿El ambiente regulatorio es apropiado / acomodaticio? Externo 77 ¿Existe presión política para conceder préstamos a ciertos grupos meta? Externo 77 ¿Es fácil asegurar el cumplimiento de los contratos? Externo 77 ¿Las leyes laborales restringen el ámbito de la organización? Externo 77 ¿Se realiza un seguimiento de las tasas de retención de clientes? Externo 77 ¿Cómo recoge información acerca de sus competidores? ¿Su institución recoge información de forma rutinaria acerca de la satisfacción de sus clientes Externo 77 y la utiliza para modificar sus instrumentos de crédito y servicios? ¿Tiene acceso a una lista de deudores incobrables o una central de riesgos para toda la Externo 77 industria? Director Ejecutivo y el Consejo de Administración ¿Su organización tiene una declaración de misión clara que busca equilibrar sus objetivos Institución 14 sociales con los comerciales e identifica el mercado meta? Institución 14 ¿La composición del consejo de administración refleja la doble misión de las microfinanzas? Institución 14 ¿Cómo el consejo de administración monitorea la composición de sus clientes? ¿Su organización cuenta con un plan para establecer una estructura con personería legal Institución 14 propia? Institución 14 ¿Su organización tiene la capacidad y compromiso de desarrollar su propio plan empresarial? ¿El papel que desempeña CARE en la estructura directiva y gerencial de la IMF puede Institución 14 calificarse como de apoyo o de dominación o con algún otro adjetivo? ¿Cuál porcentaje de sus gastos operativos está cubierto por dinero recibido de o, a través de, Institución 14 CARE? Institución 14 ¿CARE tiene una estrategia de salida? ¿Existen claras indicaciones de que la IMF esté en manos locales de tal forma que las Institución 14 operaciones de servicios de microfinanzas probablemente continuarán a pesar de la ausencia de CARE? MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Riesgo Número de página Pregunta Gerente Financiero ¿Se ha fijado una tasa de interés suficientemente elevada para cubrir todos los costos de la Institución 14 IMF? ¿Están tomando pasos para asegurar su acceso a las fuentes comercial de capital y reducir su Institución 14 dependencia de fuentes subsidiadas de financiamiento? ¿Tiene una contabilidad adecuada que tome en cuenta los subsidios y las donaciones en Institución 14 especie? ¿Tiene un contrato independiente para recursos financieros de un donante o prestamista Institución 14 comercial? ¿Su organización está reduciendo su dependencia de los subsidios de donantes/CARE de Institución 14 acuerdo con las estimaciones del plan empresarial? ¿Si no es así, por qué no? ¿CARE es la única entidad que ha obtenido capital de inversión y subsidios operativos para su Institución 14 organización? Institución 14 ¿Su organización cuenta con su propio sistema financiero independiente? Institución 14 ¿Toma decisiones de gestión de caja independientemente de CARE? Institución 14 ¿Los costos PN85 están eliminados de la estructura de costos? ¿La oficina nacional de CARE tiene los medios para recuperar las cargas PN85 aplicables sin Institución 14 cobrar directamente a la IMF? ¿Existe un acuerdo escrito y bien entendido entre la IMF y la oficina nacional de CARE con Institución 14 respecto a las tarifas que se deben pagar por los servicios prestados por CARE? Gestión 63 ¿La IMF está vulnerable al riesgo por la tasa de interés? financiera Gestión ¿Para aquellas IMFs que funcionan en ambientes con tasas de inflación elevadas, se efectúa un 63 financiera análisis de disparidad con regularidad? Gestión 63 ¿Cuál es su margen de interés neto? financiera Gestión ¿Para las IMFs que tienen activos o pasivos en una moneda extranjera, mecanismos 63 financiera apropiados de control están instalados para mitigar el riesgo cambiario? Gestión ¿Su organización está ejecutando un programa de regulación de flujo de caja (es decir, 63 financiera proyecciones de requerimientos de efectivo, presupuestación, etc.)? ¿Monitorea su riesgo de liquidez a través de un monitoreo consistente de los coeficientes Gestión 63 claves: coeficiente de liquidez inmediata, coeficiente de liquidez, coeficiente de fondos financiera inactivos? Gerente de Recursos Humanos ¿Cuáles son los pasos que se realizan para asegurarse que sus empleados estén motivados y Institución 14 entusiasmados en su trabajo? Institución 14 ¿Su sistema de recursos humanos es eficaz y cómo lo sabe la organización? ¿Tiene fichas de descripción para los cargos de la institución y evaluaciones anuales de Institución 14 desempeño laboral para todos el personal, incluyendo a la gerencia ejecutiva? ¿Su organización fija metas de desempeño con retos realistas para todos los niveles de la Institución 14 organización y realiza un monitoreo de esas metas y otorga premios cuando se alcanzan las mismas? Operativo 34 ¿Los oficiales de crédito son de la comunidad donde trabajan? ¿Sus procedimientos de contratación están diseñados para atraer a personas honradas y Operativo 34 motivadas? ¿Los nuevos empleados reciben una orientación acerca de la cultura de honradez y tolerancia Operativo 34 cero de la IMF? Operativo 34 ¿Los niveles de remuneración del personal son razonables y competitivos? Operativo 34 ¿Existe una política de despido inmediato por fraude o falta de honradez? Gerente de Operaciones ¿Su organización utiliza mecanismos apropiados de evaluación para asegurar que está Institución 14 prestando sus servicios al mercado meta previsto? Institución 14 ¿Las dimensiones de los préstamos están ajustadas a las necesidades de los clientes? ¿Ofrece una gama suficientemente amplia de tamaños de préstamos para que los mejores Institución 14 clientes no estén obligados a salir del programa por falta de opciones en cuanto a tamaño de crédito? ¿Los requerimientos para acceder a un préstamo (es decir, garantías, reuniones, plan empresarial, ahorros obligatorios) responden a la necesidad de la institución de controlar el Institución 14 riesgo de crédito (véase en siguiente capítulo), sin imponer una exigencia demasiado excesiva sobre los clientes? ¿Cómo se llevan a cabo actividades de investigación útiles de mercado con regularidad para Institución 14 estar al tanto de las necesidades cambiantes de su mercado meta? ¿Cuáles son los indicadores que utilizan para asegurarse que están prestando sus servicios al Institución 14 mercado meta planteado? 112 ANEXO S Riesgo Institución Institución Institución Institución Institución Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Número de página Pregunta 14 ¿Esta información se recoge de manera eficaz en función de los costos? ¿Cuál información, si hubiere, recoge su organización con regularidad con respecto al impacto 14 de sus servicios sobre los clientes? ¿Cómo ha cambiado su tasa de retención en el último año y cuáles son las principales razones 14 de ese cambio? ¿El personal de campo se considera empleados de CARE o de la IMF; si la respuesta es la 14 primera, ¿cuáles son las implicaciones? ¿Su tasa de interés es tan elevada que perjudica a sus clientes? ¿Cómo saben que puede pagan 14 las tasas que ustedes cobran? 34 ¿Cuáles son las características del instrumento que pretenden controlar el riesgo de crédito? ¿Esas características son apropiadas para diferentes segmentos del mercado meta (es decir, 34 nuevos clientes y clientes que han recibido más de un préstamo)? ¿Se revisan con regularidad las características del instrumento de crédito para determinar si 34 hay que modificarlas? ¿Se realizan entrevistas de salida con clientes que salen de grupos de clientes o dejan de 34 utilizar los servicios de la IMF? Si concede préstamos garantizados, ¿el programa tiene políticas y sistemas apropiados para 34 manejar las garantías? 34 ¿El comité de crédito cuenta con suficiente experiencia para tomar decisiones inteligentes? 34 ¿El comité de crédito participa en el monitoreo de préstamos y el manejo de la morosidad? 34 ¿El programa cuenta con una cultura que no tolera la morosidad? 34 ¿La IMF tiene una política de reprogramación apropiada y transparente? 34 ¿Qué sucursal tiene la peor cartera en riesgo? 34 ¿Es posible que esta sucursal esté afectada por el fraude? ¿A los oficiales de crédito se les está permitido ejercer alguna discreción como para reducir las tasas de interés, solicitar exenciones para montos de préstamos o exonerar al cliente de multas 34 por morosidad en el pago? Si es así, ¿cómo se puede controlar el fraude bajo esas circunstancias? ¿La estructura de autorización para la aprobación de los préstamos logra equilibrar la 34 eficiencia, el servicio al cliente y el control del fraude? 34 ¿Los gerentes evitan y desalientan activamente las “firmas a ciegas”? ¿El Gerente de Operaciones u otro gerente ejecutivo monitorea con regularidad la calidad de 34 la cartera? ¿Cuenta con un sistema para recoger, analizar y hacer un seguimiento de los reclamos de sus 34 clientes? ¿Cuenta con un plan de contingencia instalado para que puedan mitigar rápidamente el daño 34 causado por un fraude en el momento que sucede? Si es así, ¿en que consiste el plan? ¿Su organización ha contratado a un experto para analizar sus necesidades de seguridad para 34 cada sucursal individual? Gestión 63 ¿Su organización elabora un presupuesto anual? financiera Gestión 63 ¿El presupuesto anual se utiliza y actualiza con regularidad? financiera Gestión ¿Comparan ustedes activamente las cifras presupuestadas con las cifras reales e identifica los 63 financiera sobrecostos? Gestión (Para las IMFs que ofrecen productos múltiples) ¿Realizan estimaciones de costos con base en 63 financiera actividades? Gestión 63 ¿Han analizado sus sistemas y procedimientos para identificar y eliminar las ineficacias? financiera Gestión ¿La IMF monitorea activamente su eficiencia operativa mediante un análisis de coeficientes 63 financiera claves? Gestión ¿Su organización mantiene un registro de errores que le permite identificar y corregir errores 63 financiera comunes? Gerente de Operaciones y Contralor Interno ¿Su organización ha sido víctima de un fraude? Si es así, ¿cuáles eran las condiciones que Operativo 34 hicieron que su organización se vuelva vulnerable al fraude? Operativo 34 ¿Qué ha hecho para reducir su vulnerabilidad? ¿Su institución tiene políticas claras con respecto al castigo y reprogramación de deudas que son Operativo 34 coherentes con su estrategia de prevención de fraude? Operativo 34 ¿Se aplican esas políticas cabalmente? Internal Auditor ¿La IMF tiene políticas apropiadas para manejar el efectivo en sus procedimientos para el Operativo 34 desembolso y recuperación de sus préstamos? Operativo 34 ¿Se aplican esas políticas cabalmente? MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Riesgo Operativo Operativo Número de página Pregunta 34 ¿Cuenta con políticas y procedimientos adecuados para el control de las garantías? 34 ¿Se aplican esas políticas cabalmente? ¿Su organización toma muestras entre sus clientes con regularidad para confirmar los saldos de Operativo 34 ahorros y crédito? Operativo 34 ¿La IMF cuenta con una función de auditoría interna? Operativo 34 ¿Se realizan auditorías internas con regularidad? ¿Cuál es el proceso por el cual su organización confirma los saldos de ahorro y crédito de sus Operativo 34 clientes? ¿Cuáles son los principales puntos de vulnerabilidad de su organización al robo y qué esfuerzos Operativo 34 se están realizando para tratarlos? Personal de campo ¿Los empleados de la organización conocen la declaración de misión y la utilizan para orientar Institución 14 sus acciones? ¿Es conveniente para el mercado meta acceder a servicios, con respecto a la cantidad de tiempo Institución 14 requerido, ubicación de los servicios (es decir, localización de las sucursales) y el horario de esos servicios (es decir, las horas que está abierta la oficina)? ¿Cuál es el porcentaje de tiempo que los oficiales de crédito pasan en el campo? Si es menos de la mitad de su tiempo, ¿su asociación con CARE tal vez les haga pensar que, de alguna forma, Institución 14 ocupan cargos administrativos y que deberían estar sentados en su escritorio en vez de "ensuciarse las manos" en el campo? Operativo 34 ¿Cuáles técnicas de evaluación utiliza su organización para minimizar el riesgo de crédito? Operativo 34 ¿Cómo cambian esas técnicas de evaluación debido al número y tamaño de los préstamos? Operativo 34 ¿Se aplican esas técnicas uniformemente en todas las sucursales? Operativo 34 ¿Las políticas de aprobación de préstamos se aplican con rigor? ¿Existe una orientación formal para los clientes y el personal acerca de las expectativas, políticas Operativo 34 y procedimientos? ¿Los oficiales de crédito están cabalmente capacitados en estrategias eficaces para manejar la Operativo 34 morosidad? Operativo 34 ¿Se aplican con rigor las penalidades por morosidad y los contratos de préstamos? Operativo 34 ¿Se premia al personal adecuadamente por mantener altos estándares de calidad de cartera? Operativo 34 ¿La institución cuenta una campaña permanente para educar a sus clientes? Operativo 34 ¿Los clientes están conscientes de sus derechos? ¿Cuáles son los canales de comunicación por los cuales los clientes pueden exponer sus Operativo 34 reclamos? ¿Al menos dos personas se reúnen con los solicitantes para conocerlos personalmente y Operativo 34 aprueban las solicitudes? Operativo 34 ¿Cómo los empleados documentan sus trámites para manejar los préstamos morosos? Operativo 34 ¿La IMF cuenta con procedimientos estándares para el seguimiento de la morosidad? Operativo 34 ¿Se aplican estos procedimientos cabalmente? 114 ANEXO S Anexo 2: Modelo de un Plan Contable 1000 1000 1005 1010 1011 1012 1013 1050 1100 Cuentas de Activos Efectivo y equivalentes 1500 Cuentas por cobrar Reservas en efectivo 1510 Cuentas por cobrar Caja chica 1520 Anticipos por concepto de viaje Efectivo en bancos 1525 Otros anticipos a los empleados Efectivo en bancos – Operativo 1530 Otras cuentas por cobrar Efectivo en bancos – Crédito Efectivo en bancos – Ahorros 1600 Inversiones a largo plazo Reservas en el Banco Central 1610 Inversiones A Inversiones a corto plazo 1612 Inversiones B 1200 1210 1220 1240 Cartera de préstamos Cartera/Tipo A Cartera/Tipo B Préstamos reestructurados 1300 1310 1320 Reservas para pérdidas eventuales Reserva para préstamos incobrables Reserva para pérdida por intereses 1400 1410 Intereses y comisiones por cobrar Intereses por cobrar, préstamos actuales Intereses por cobrar, 1800 préstamos improductivos 1810 Intereses por cobrar, préstamos reprogramados Comisiones por cobrar Otros cargos de crédito por cobrar Cuentas de Pasivos Cuentas por pagar 2400 Cuentas comerciales por pagar 2420 Cuentas por pagar, miembros 2422 Cuentas por pagar, empleados 2430 2450 Intereses por pagar Intereses por pagar, préstamos 2500 Intereses por pagar, libreto de ahorros 2510 Intereses por pagar, depósitos a plazo 2520 Intereses por pagar, otros 2530 2540 Depósitos de clientes 2550 Ahorros de garantía 2590 Ahorros voluntarios Depósitos a plazo 2600 2610 Préstamos por pagar — A corto plazo 2620 Préstamos por pagar, Banco 1 2622 Préstamos por pagar, Banco 2 Préstamos por pagar, otros 2700 Arrendamiento por pagar 2710 2712 1420 1440 1450 1459 2000 2010 2012 2014 2100 2110 2120 2130 2150 2200 2210 2220 2230 2300 2320 2322 2330 2350 (únicamente para sistemas acumulativos) 1700 1710 1711 1720 1730 1731 1740 1741 1750 1751 Propiedad y equipo Edificios Depreciación, edificios Terrenos Equipo Depreciación, equipo Automotores Depreciación, automotores Mejoras en arrendamiento Depreciación, mejoras en arrendamiento Otros activos Gastos prepagados Préstamos por pagar — A largo plazo Préstamos por pagar, Banco 1 Préstamos por pagar, Banco 2 Préstamos por pagar, otros Arrendamiento por pagar Gastos devengados Sueldos devengados Impuestos seguridad social devengados Beneficios sociales devengados, seguro Beneficios sociales devengados, licencia Impuestos federales devengados Otros gastos devengados Ingresos diferidos — Programa Intereses diferidos Comisiones diferidos Comisiones diferidos servicio de deuda Ingresos diferidos — Donaciones Ingresos diferidos — Donación 1 Ingresos diferidos — Donación 2 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Cuentas del Patrimonio Institución constituida en sociedad Organización no gubernamental 3000 Capital social 3000 Saldo de fondos 3010 (Acciones ordinarias pagadas) 3010 Saldo de fondos sin restricción Capital 3020 Saldo de fondos, programa de crédito 3020 Acciones ordinarias al valor nominal 3030 Saldo de fondos, programa no crediticio 3021 Capital donado, año actual 3040Capital donado, años anteriores 3100 Pérdida (ganancia) por ajustes monetarios 3200 Exceso/(déficit) de ingresos sobre gastos 3100 Ganancia (pérdida) por ajustes monetarios 3200 Utilidades retenidas, año actual 3300 Utilidades retenidas, años anteriores Cuentas de Ingresos 4000 Ingresos por intereses 4200 Ingresos por comisiones (no crédito) 4010 Ingresos por intereses, préstamos 4210 Comisiones por aulas escolares productivos 4220 Ingresos por otras comisiones 4020 Ingresos por intereses, préstamos improductivos 4300 Ingresos por operaciones bancarias e 4040 Ingresos por intereses, préstamos inversiones reprogramados 4310 Intereses bancarios 4320 Ingresos por inversiones 4100 Otros ingresos por préstamos 4120 Ingresos por comisiones 4400 Ingresos por donaciones 4122 Ingresos comisiones servicio de deuda 4410 Con restricción / gubernamental 4124 Ingresos por costos de cierre 4420 Con restricción / privado 4130 Ingresos por multas 4430 Sin restricción / gubernamental 4140 Ingresos otras comisiones de préstamo 4440 Sin restricción / privado 4450 Aportes de particulares 4500 4510 116 Otros ingresos Ingresos varios ANEXO S 5000 5010 5014 5020 5030 5100 5110 5120 5200 5210 5212 5214 5220 5230 5232 5240 5242 5250 5300 5310 5312 5314 5316 5320 5322 5324 5330 5332 5400 5410 Cuentas de Gastos Gastos de financiamiento 5420 Servicios públicos Intereses sobre préstamos 5430 Mantenimiento y limpieza Comisiones y cargos bancarios Intereses sobre ahorros de los clientes 5500 Costos de viaje Otros costos de financiamiento 5510 Pasajes aéreos 5514 Transporte terrestre público Provisiones para pérdidas 5516 Gastos de operación de automotores Provisiones para préstamos incobrables 5520 Costos de alojamiento Provisiones para pérdidas por intereses 5530 Comidas y varios 5540 Transporte de bienes Gastos de personal 5542 Almacenamiento Sueldos — Oficiales 5550 Costos varios de viaje Sueldos — Otros Honorarios 5600 Equipo Gastos de seguridad social 5610 Alquiler de equipo Seguro médico 5620 Mantenimiento de equipo Otro seguro 5630 Depreciación de equipo Vacaciones 5640 Depreciación de automotores Licencia de enfermedad 5650 Amortización de bienes arrendados Otros beneficios sociales 5700 Gastos de programa Gastos de funcionamiento 5710 Materiales y suministros didácticos Suministros 5730 Libros y publicaciones Teléfono/fax 5740 Asistencia técnica Correo y entrega Impresión 5800 Gastos varios Honorarios 5810 Formación profesional Cargos de auditoría / contabilidad 5820 Actos sociales Gastos legales Otros gastos de oficina 5900 Ingresos y gastos no operativos Seguro 5910 Ganancia/(pérdida) sobre venta de inversiones Gastos de ocupación 5920 Ganancia/(pérdida) sobre venta activos Alquiler 5930 Impuestos federales pagados 5940 Otros impuestos pagados 5990 Otros MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Anexo 3: Hoja de Trabajo para Ajuste Inflacionario y de Subsidio Se obtiene el gasto por ajuste inflacionario multiplicando el patrimonio de la organización por la tasa de inflación—de hecho es el monto del patrimonio que la IMF perdió debido a la inflación. Se genera un ingreso por ajuste inflacionario multiplicando el valor de los activos fijos por la inflación. El ajuste inflacionario neto es la diferencia entre los dos. Ajuste Inflacionario Patrimonio del año anterior Tasa de inflación $0,000,000 x infl% 1. Gastos por ajuste inflacionario Activos fijos del año anterior Tasa de inflación $000,000 x infl% 2. Ingresos por ajuste inflacionario 3. Ajuste inflacionario neto $ 00,000 $ 00,000 línea 1 – línea 2 FMI, Estadísticas Financieras Internacionales, línea 64x Efectos: Ingresar como cuenta de capital separada, compensa cambio en utilidades FMI, Estadísticas Financieras Internacionales, línea 64x Efectos: Aumenta Activos Fijos, Activos Totales Efectos: Usualmente aumenta Gastos Totales por Intereses y disminuye Utilidades Operativas Netas (Nota: Si los activos fijos son mayores que el patrimonio, los gastos por intereses disminuirán, utilidades aumentarán.) El ajuste de costo de fondos se utiliza para organizaciones que tienen pasivos por debajo del mercado (es decir pasivos subsidiados). Para calcular el ajuste, se toma el saldo promedio de los pasivos y se lo multiplica por un costo de precio sombra de los fondos—The MicroBanking Bulletin utiliza la Tasa de Depósito. Esto muestra aproximadamente lo que la organización debería haber pagado como costo de fondos. De esto se resta el costo real de los fondos y la diferencia es el ajuste. Ajustes adicionales deberían efectuarse para subsidios en efectivo y en especie. Ajuste de Subsidio Ajuste de Costo de Fondos 4. Saldo de pasivos, cierre de año 1999 $0,000,000 5. Salde de pasivos, cierre de año 2000 $0,000,000 6. Saldo promedio de pasivos (línea 4 + 5)/2 Precio sombra (tasa de depósito) depósito% Costo “Mercado” de fondos $000,000 Menos intereses reales pagados -$000,000 FMI, Estadísticas Financieras Internacionales, línea 601 Efecto: Aumenta Gastos Totales por Intereses, disminuye Utilidades Operativas Netas. Consta en el Balance General como una cuenta de capital separada para compensar el cambio en utilidades. Ningún cambio en Capital Total. Ajuste de costo de fondos $000,000 Ajuste de donaciones en efectivo $000,000 Efecto: Reduce Utilidades Operativas Netas, aumenta Utilidades No Operativas Netas Ajuste del subsidio en especie $000,000 Efecto: Aumenta Gastos Administrativos Totales, reduce Utilidades Operativas Netas. Fuente: The MicroBanking Bulletin 118 ANEXO S Anexo 4: Ejemplo de un Balance General y Estado de Ingresos Balance General Organización: ACTIVOS 1 Efectivo 2 Depósitos que producen intereses Préstamos pendientes 3 Préstamos pendientes: Actuales 4 Préstamos pendientes: Improductivos 5 Préstamos pendientes: Reprogramados 6 Préstamos pendientes totales 7 (Reservas para préstamos incobrables) 8 Préstamos pendientes netos 9 Cuentas por cobrar 10 Otros Activos Actuales 11 12 13 14 15 16 A partir de: 3+4+5 6–7 ACTIVOS ACTUALES TOTALES 1 + 2 + 8 + 9 + 10 Inversiones a largo plazo Propiedad y equipo (Depreciación acumulada) Propiedad y equipo netos 13 – 14 ACTIVOS A LARGO PLAZO TOTALES 12 + 15 ACTIVOS TOTALES 11 + 16 17 PASIVOS Y CAPITAL PASIVOS 18 Deuda a corto plazo 19 Ahorros de clientes: Libreta 20 Ahorros de clientes: Depósitos a plazo 21 Rentas diferidas 22 Cuentas por pagar 23 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 PASIVOS ACTUALES TOTALES 18 + 19 + 20 + 21 + 22 Deuda a largo plazo Otros pasivos a largo plazo PASIVOS A LARGO PLAZO TOTALES 26 + 27 PASIVOS TOTALES 23 + 28 CAPITAL Capital de donaciones Capital social/capital pagado Exceso (déficit) de ingresos sobre gastos (años anteriores) Exceso (déficit) de ingresos sobre gastos (año actual) CAPITAL TOTAL 30 + 31 + 32 + 33 PASIVOS Y CAPITAL TOTALES 29 + 34 MANUAL DE MICROFINANZAS DE CARE Estado de Ingresos Organización: Acumulativo para el Año Período: INGRESOS FINANCIEROS Ingresos por intereses sobre cartera de préstamos 1 Comisiones de préstamos y cargos de servicios 2 Multas sobre préstamos 3 4 5 6 Ingresos por préstamos totales Ingresos por inversiones Ingresos por otros servicios financieros 7 Otros ingresos financieros totales 1+2+3 5+6 Ingresos financieros totales 4 + 7 8 COSTOS FINANCIEROS DE FONDOS DE PRESTAMO 9 Intereses por fondos prestados 10 Intereses pagados por depósitos Costos financieros totales 9 + 10 MARGEN FINANCIERO BRUTO 8 - 11 11 12 13 Provisiones para préstamos incobrables MARGEN FINANCIERO NETO 12 - 13 14 15 16 17 18 GASTOS OPERATIVOS Sueldos y beneficios sociales Suministros Comunicaciones Alquiler & servicios públicos 19 20 21 22 Combustible, costos de viaje y mantenimiento de automotores Depreciación Capacitación Otros costos y servicios 23 Comisiones bancarias Gastos Operativos Totales Suma 15…23 INGRESOS NETOS POR OPERACIONES 14 - 24 24 25 26 27 28 29 INGRESOS NO FINANCIEROS Ingresos por donaciones para gastos operativos Ingresos por servicios no financieros Ingresos no financieros totales 26 + 27 EXCESO (DEFICIT) DE INGRESOS SOBRE GASTOS 25 + 28 120 BIBLIOGRÁFIA Referencias bibliográficas Bartel, Margaret, Michael J. 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