Administración eficaz y efectiva del tiempo

INFORME DE INVESTIGACIÓN PARA UN CONTEXTO NO ACADÉMICO
ADMINISTRACION EFICAZ Y EFECTIVA DEL TIEMPO
FUNDACION BIOPSICOSIS BPS
PSL PROANALISIS LTDA
BUCARAMANGA
2011
INFORME DE INVESTIGACIÓN PARA UN CONTEXTO NO ACADÉMICO
ADMINISTRACION EFICAZ Y EFECTIVA DEL TIEMPO
FUNDACION BIOPSICOSIS BPS
PSL PROANALISIS LTDA
BUCARAMANGA
2011
2
TABLA DE CONTENIDO
1.0
Introducción
1.1
Planteamiento del problema
1.2
Importancia del Estudio
1.3
Definición y términos
2.0
Diseño metodológico
2.1
Tipo de investigación
2.2
Selección de la muestra
2.3
Técnica e instrumento para la recolección de información
3.0
Presentación y análisis de la información
3.1
Presentación de la información
3.2
Análisis de la información
3.3
Conclusiones
3.4
Recomendaciones
Bibliografía consultada
Pág.
5
7
8
9
11
12
12
13
13
14
17
18
19
20
LISTA DE TABLAS Y GRAFICOS
Tabla 1
Tabla 2
Tabla 3
3
Cuestionamiento
Concentración del recurso humano en áreas laborales
Actividades que realiza cada uno de los participantes en
Pág.
6
14
15
Tabla 4
Grafico 1
Grafico 2
el estudio
Numero de actividades realizadas por grupo
Concentración de mano de obra
Concentración y promedio de actividades por grupo
16
14
16
Informe de Investigación para un contexto no Académico
Administracion eficaz y efectiva del tiempo
1.0 Introducción
PSL POANALISIS LTDA realizó una actividad para incentivar el manejo del tiempo
laboral de manera efectiva y eficaz a través de la Fundación Biopsicosis Entidad
4
No Gubernamental especializada en Intervenciones de tipo psicológico en todas y
cada una de las distintas ramas de su ciencia. El trabajo se realizo bajo un modelo
de Investigación No experimental de diseño Transeccional descriptivo y constituye
un esfuerzo más de la Gerencia por obtener información que le permita tomar
decisiones acertadas dentro del sistema de Gestión de la Calidad que actualmente
impulsa la empresa.
El reporte de investigación que a continuación se presenta tiene como objetivo
esencial propiciar el análisis, la discusión y la reflexión profunda respecto a todos y
cada uno de los procesos que se realizan en PSL PROANALISIS LTDA en la
variable “tiempo” para incrementar la calidad de los productos o servicios que allí
se ofrecen. Aunque el enfoque metodológico inicialmente fue trazado como
Investigación Acción Participación, debido al desconocimiento del ambiente y el
clima laboral así como la estructura organizacional, finalmente se tomo la decisión
de llevarlo al modelo investigativo ya expuesto pretendiendo dar respuesta al
cuestionamiento planteado en la tabla 1.
El Universo muestral de la Investigación estuvo conformado por los empleados de
PSL PROANALISIS LTDA que asistieron el día sábado 14 de mayo de 2011
desde las 7.30 de la mañana a la nueva sede Campestre, mujeres y hombres
adultos en total se reunieron 21 personas entre técnicos de campo, laboratoristas
e ingenieros de proyectos, así como también algún personal del area de
administración.
Tabla 1 Cuestionamiento
¿Cómo sé que no
¿Por qué creo en
estoy
ello?
cumpliendo?
Manejo
Tranquilidad por Insatisfacción
responsable y las relaciones
manifiesta de
efectivo del
cordiales con el trabajadores,
tiempo
entorno.
proveedores,
Satisfacción
clientes,
Conducta
5
¿Qué resultados obtengo?
Evitar sanciones. Posibilidad
de proyectarse en el largo
plazo. Prestigio en la
comunidad. Lealtad de
trabajadores y clientes.
cívica.
comunidad.
Estabilidad en el mercado.
Mayor rentabilidad social
entre otras.
Esperamos que sus comentarios y sugerencias amplíen y enriquezcan este
proceso investigativo.
1.1 Planteamiento del problema
Si bien es cierto un Sistema de Gestión de la Calidad es el conjunto de normas
interrelacionadas de una organización por los cuales se administra de forma
ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la mejora continua, no se
debe desconocer que el comportamiento es la manera como las personas se
relacionan con otras, con su contexto en general,
lo cual se expresa en su
carácter, su orientación o pensamiento y la forma de responder ante distintas
situaciones. Un “buen comportamiento” puede ser aprendido o ser instintivo
cualquiera que sea es calificado por la comunidad como una expresión de calidad,
de buena salud, en forma similar a como se califica la calidad de un producto o
servicio y en donde quienes la califican son los clientes (y no la empresa
productora o proveedora).
6
De otra parte, una empresa deber reconocer que el éxito se basa en “todo el
equipo” de trabajo, el éxito no se fundamenta exclusivamente en las decisiones de
los ejecutivos. Sin un buen y motivado equipo “no hay ejecutivos” pues no existiría
la empresa. Una operación dinámica se caracteriza por su eficiencia operativa la
cual se refleja en un “crecimiento rápido y sólido”. Rápido, sólido y eficiente
queriendo decir “la correcta manipulación del tiempo a favor de la empresa y su
personal”.
El adecuado y eficiente manejo del tiempo o “Time Management” es indispensable
para cualquier empresa por grande o pequeña que sea. Este recurso bien
utilizado, o sea, objetivamente administrado puede hacer la diferencia entre el
éxito y los fracasos en los negocios y empresas.
La administración exitosa del tiempo requiere también tener en consideración
aspectos como la comunicación, el entorno y la disciplina operacional. Las
posibles soluciones y reglamentaciones comienzan por el “desaprendizaje” de los
malos hábitos laborales lo cual debe ser una prioridad en la política empresarial y
parte del manual de operaciones de una empresa.
Será posible entonces alcanzar elevados niveles de eficacia y eficiencia en la
Administracion del tiempo en el SGC por la correcta manipulación del tiempo a
favor de la empresa y su personal mediante la aplicación de actividades
psicológicas teniendo en cuenta que se pueden tomar otras medidas como por
ejemplo
negociaciones,
incentivos,
la
conceptualización:
Proactividad,
Outsourcing, ISO como política empresarial?
Se puede “manipular el tiempo” para servirse de él; no para ser esclavos del
tiempo. Esto es lo que se le puede llamar “disfrutar de tiempo de calidad” (Quality
Time). Porque "el tiempo también requiere análisis de calidad” y como recurso
es, sin ninguna duda, el más valioso de todos y es irrecuperable.
1.2 Importancia del estudio
7
La importancia de este estudio reside en el hecho de que se debe entender
por empresa, un ente integrado por personas naturales, maquinaria, materiales,
regida por métodos de trabajo, y otros componentes específicos que ha sido
autorizada para operar dentro de una comunidad, y por lo tanto adquiriente de
derechos, deberes y obligaciones de manera similar a aquellos que se reconocen
a una persona natural y que van más allá de la tributación.
También para la Psicologia, este estudio es muy importante
ya que permite
aplicar y desarrollar en el marco de su código Bioetico y Deontológico o ley 1090
de 2006 el Articulo primero que reza: “La Psicología es una ciencia sustentada en
la investigación y una profesión que estudia los procesos de desarrollo
cognoscitivo, emocional y social del ser humano, desde la perspectiva del
paradigma de la complejidad, con la finalidad de propiciar el desarrollo del talento
y las competencias humanas en los diferentes dominios y contextos sociales tales
como: La educación, la salud, el trabajo, la justicia, la protección ambiental, el
bienestar y la calidad de la vida…”
Para PSL PROANALISIS LTDA, este estudio le permite incursionar también en la
llamada Responsabilidad
Social
Empresarial
(RSE),
definida
como
la
contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por
parte de las empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situación
competitiva, valorativa y su valor añadido. Bajo este concepto de administración y
de management se engloba un conjunto de prácticas, estrategias y sistemas de
gestión empresariales que persiguen un nuevo equilibrio entre las dimensiones
económica, social y ambiental. Los antecedentes de la RSE se remontan al siglo
XIX en el marco del Cooperativismo y el Asociacionismo que buscaban conciliar
eficacia empresarial con principios sociales de democracia, autoayuda, apoyo a la
comunidad y justicia distributiva cuyos máximos exponentes en la actualidad son
las empresas de Economía social, por definición Empresas Socialmente
Responsables.
8
1.3 Definición y términos1
Asociacionismo: En filosofía de la mente, el asociacionismo es una teoría acerca
del modo en que las ideas se combinan en la mente.
Bioética: rama de la ética que se dedica a proveer los principios para la correcta
conducta humana respecto a la vida, tanto de la vida humana como de la vida no
humana (animal y vegetal), así como del ambiente en el que pueden darse
condiciones aceptables para la vida
Cognitivo: es aquello perteneciente o relativo al conocimiento. Éste, a su vez, es el
conjunto de información almacenada mediante la experiencia o el aprendizaje.
Cooperativismo:
se
refiere
a
la asociación autónoma de personas unidas
voluntariamente para formar una organización democrática cuya administración y
gestión debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los socios, generalmente
en el contexto de la economía de mercado o la economía mixta, aunque las
experiencias cooperativas se han dado también como parte complementaria de
la economía planificada.
Deontológico: hace referencia al conjunto de principios y reglas éticas que regulan
y guían una actividad profesional.
Eficacia: es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la
realización de una acción.
Eficiencia: Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para
conseguir un efecto determinado.
ISO: La ISO es una organización no gubernamental establecida en 1947 sus
siglas corresponden a La Organización Internacional para la Estandarización (ISO)
federación de alcance mundial integrada por cuerpos de estandarización
nacionales de 130 países, uno por cada país.
Outsourcing: Es el proceso en el cual una firma identifica una porción de su
proceso de negocio que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más
1 http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia
9
efectivamente por otra corporación, la cual es contratada para desarrollar esa
porción de negocio.
Proactividad: es un término acuñado por Viktor Frankl, neurólogo y psiquiatra
austriaco que sobrevivió a los campos de concentración nazis, en su libro Man's
Search for Meaning (El hombre en busca de sentido, 1946)
Sistema de Gestion de la Calidad: Un sistema de gestión de la calidad es el
conjunto de normas interrelacionadas de una organización por los cuales se
administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la mejora
continua.
Tributar: es una modalidad de ingreso público o prestación patrimonial de carácter
público, exigida a los particulares. También hace referencia a rendir homenaje a
algo específico.
2.0 DISEÑO METODOLÓGICO
Inicialmente
el
investigador planteó
un
diseño
de
Investigación
Acción
Participación pues la actividad pretende concienciar a los empleados de su
realidad, sus necesidades y de los factores próximos y lejanos que condicionan las
mismas. Sin embargo por existir factores como el escaso conocimiento del
ambiente laboral, el clima organizacional y la estructura interna de la organización
entre otros, se decidió elegir una metodología como se describe en el apartado de
tipo de investigación.
El estudio se llevo a cabo en la sede campestre de la empresa PSL
PROANALISIS LTDA ubicada en la calle 200 N° 10 – 77 el día 14 de mayo de
2011 siendo las 10 de la mañana, con un grupo de empleados conformado por 8
mujeres y 13 hombres cuyas edades oscilan entre los 20 y los 35 años de edad y
que desempeñan labores en áreas como laboratorio, sistemas, administración,
trabajo de campo, proyectos, suelos e hidrobiología.
La actividad contó con un elevado nivel de disposición positivo por parte de los
integrantes y se llevó acabo en varias etapas previamente explicadas por los
10
expositores. En la primera de ellas se abordó el tema de Administracion efectiva
del tiempo, se mostraron algunos “ladrones del tiempo” y se destaco la
importancia del buen manejo del mismo para finalmente recomendar algunas
pautas como agendar, preveer, planear las actividades del día.
En una segunda parte, los participantes consignaron en un test su nombre, el área
o departamento en donde desarrollan las actividades laborales, y la o las tareas
que realizan en horarios comprendidos entre las 8 - 9 am: 9 – 10 am; 10 – 11 am;
11- 12 am; de igual manera para las horas de la tarde, de 2 – 3pm; 3 – 4pm; 4 -5
pm; 5-6 pm.
En la tercera parte de la actividad, una dinámica grupal, los participantes debieron
dramatizar el discurso de un sacerdote, un borracho y un político incluyendo la
siguiente oración:
“debo realizar un buen manejo de mi tiempo laboral”.
La dinámica de grupo busca explicar los cambios internos que se producen como
resultado de las fuerzas y condiciones que influyen en los grupos como un todo y
de cómo reaccionan los integrantes, refleja el conjunto de fenómenos que
interactúan en las relaciones personales y adquieren un valor específico de
diversión que estimula: Emotividad, Creatividad, Dinamismo o Tensión positiva.
2.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
Tomando en cuenta lo expuesto por Hernández Sampieri (1999) 2, puede decirse
que ésta investigación es de tipo No experimental pues en ella no se manipulan
deliberadamente las variables independientes, el diseño adoptado es de tipo
Transeccional pues la información se registra en un solo momento dado y es
descriptivo pues solo indaga la incidencia, los valores y el comportamiento de una
o más variables.
2.2 SELECCIÓN DE LA MUESTRA
2 Sampiery y Cols. Metodología de la Investigación. Pág. 186.
11
Según Sampieri (1998), Tamayo y Tamayo (1998), las muestras son un subgrupo
de la población y son de dos tipos: Probabilísticas y No probabilísticas. Para este
caso, en las muestras No Probabilísticas la elección de los elementos no depende
de la probabilidad debido a que el estudio no requiere de una representatividad de
elementos de una población, sino de una cuidadosa y controlada elección de los
sujetos con ciertas características especificadas en el planteamiento del problema.
2.3
TÉCNICA
E
INSTRUMENTOS
PARA
LA
RECOLECCIÓN
DE
INFORMACION3
Según Arias (1999),”Los instrumentos son los medios materiales que se emplean
para recoger y almacenar la información mientras que, Sierra (1999), plantea que
“Para que perdure toda información es preciso que se recojan sus resultados por
medio de la escritura o de otra forma documental”.
En este estudio se emplea una encuesta con preguntas abiertas con el fin de
conocer el nombre de las actividades que realizan en cada una de las áreas de
trabajo los participantes y cuánto tiempo invierten en cada una de ellas, entre otros
aspectos.
3.0 PRESENTACION Y ANALISIS DE LA INFORMACION
En este punto se presentan y describen las distintas operaciones a las que están
sometidos los datos obtenidos: clasificación, registro, tabulación y codificación si
fuere el caso.
(inducción,
En lo referente al análisis, se definen las técnicas lógicas
deducción,
análisis,
síntesis),
o
estadística
(descriptivas
o
inferenciales), empleadas para descifrar lo que revelan los datos que se han
recogido.
3 De Iparraguirre, Díaz Ana Mercedes. Biblioteca virtual de Economía, Derecho y ciencias
sociales. Disponible en: http://www.eumed.net/libros/2008b/402/Tecnicas%20e%20Instrumentos
%20de%20Recoleccion%20de%20Informacion.htm
12
Para este caso y de la información recopilada, se analiza, se deducen e infieren
respuestas para el problema de investigación planteado con la ayuda de
estadística descriptiva.
3.1 PRESENTACION DE LA INFORMACION
Tabla 2 Concentración del recurso humano en áreas laborales
Concentración del recurso humano en Áreas Laborales
Administraci Técnic Suelos Hidrobiolo Sistem Laborator Proyect Promed
on
os de
gía
as
io
os
io
campo
2
4
1
1
1
8
4
3
Fuente: Estudio realizado por la Fundación Biopsicosis
Como puede observarse y de manera lógica se deduce que el mayor numero de
concentración de mano de obra se encuentra en la sección de laboratorio, le
siguen en su orden el area de técnicos de campo y el area de proyectos, para
luego mostrarse en el area de administración y por ultimo en las de hidrobiología y
suelos.
Ello también se puede apreciar en el grafico de barras siguiente obsérvese
también el promedio de mano de obra.
Grafico 1. Concentración de mano de obra.
Fuente: Estudio elaborado por la Fundación Biopsicosis
En la tabla 3 se aprecia el nombre de las actividades que realiza cada uno de los
participantes en su sitio de trabajo en un día cualquiera. Debido a que varios
integrantes del grupo manifiestan realizar la misma actividad, solo se toma una en
común para todos. Es así como el grupo 1 (administración) realiza actividades
como
13
contestar
llamadas,
organizar
archivo,
sacar
fotocopias,
llevar
correspondencia, solicitar tareas del día, realizar tareas asignadas, elaborar
informes y revisar E-mails. De esta manera se presentan los datos para cada uno
Tabla 3. Actividades que realiza cada uno de los participantes en el estudio
Grupo 1
Administracion
Grupo 2
Técnicos de
campo
Grupo 3
Suelos
Grupo 4
Grupo 5
Hidrobiolo Sistemas
gía
Actividades
Contestar
Elaborar
Leer
Taxonomía Organizar
llamadas
informes
manuales
el
procedimiento
servidor
s
Organizar
Revisión
Pendientes
Elaborar
Formatea
archivo
informes
informes
r
Sacar
Revisión ECotizar
Preparació Configura
fotocopias
mails
n muestras r
Llevar
Programación Consultar
Realizar
correspondenc actividades
pruebas
ia
Solicitar tareas Pasear
Investigar
Soluciona
del día
mascotas
r
problema
s
Realizar
Diligenciar
Reunirse con
Programa
tareas
Papeles y
Jessica
r
asignadas
permisos
Elaborar
Ver TV
informes
Revisar EViajar a
mails
puntos de
monitoreo
Establecer
prioridades
Fuente: Estudio elaborado por la Fundación Biopsicosis
14
Grupo 6
Laboratorio
Grupo 7
Proyectos
Revisar Emails
Planificació
n
pendientes
Realizar
informes
Atención al
cliente
Revisar
E-mails
Alimentar
sistema
Inspección
Revisión
Reportar
datos
organizar
Coordinar
Revisar
bibliografía
HSE/SGI
Preanalisis
de datos
Análisis de
datos
Revisión
Equipos
limpieza
Capturar
datos
Disposicion
es Calidad
Los grupos intervinientes permitiendo de tal manera totalizar el número de
actividades realizadas por día trabajado según la tabla 4 y el grafico 2.
Tabla 4. Numero de actividades realizadas por grupo
Grupo 1
Grupo 2
Administraci Técnicos de
on
campo
8
9
Grupo 3 Grupo 4 Grupo 5 Grupo 6
Grupo 7
Suelos Hidrobiolo Sistema Laboratori Proyectos
gía
s
o
6
3
6
13
6
Fuente: Estudio realizado por la Fundación Biopsicosis
Grafico 2. Concentración y promedio de actividades por grupo
Fuente: Estudio realizado por la Fundación Biopsicosis
No se muestran las actividades que realiza el grupo como un todo, debido a que
para ello se requiere unificar criterios frente a la designación de actividades por
una parte y de otra debido a que cada area de trabajo desarrolla actividades
especificas.
3.2 ANALISIS DE LA INFORMACION
De la información aportada se deduce que existen 7 áreas en donde el laboratorio
y técnicos de campo concentran un mayor número de fuerzas de trabajo y por
ende el mayor numero de actividades realizadas. (Tabla 2 grafico 1)
El grupo como un todo (21 participantes) realiza en total 51 actividades en un día
laboral (8 horas) común y corriente.
Puede pensarse que cada participante debe realizar sólo 2.5 actividades durante
el lapso de tiempo laboral para estar a la altura del nivel promedio grupal (7), o sea
0.3125 partes de una actividad específica por hora laboral.
15
Al comparar los datos de las encuestas se puede observar que existen actividades
comunes para todas las áreas de trabajo (Tabla 3) lo cual en el momento de
realizar cualquier tabulación reduciría el número de actividades y ampliaría
entonces el rango de operación de actividad por hora.
De otra parte, existen aspectos de tipo personal que tienen que ver con la
comunicación, aptitud, y otros rasgos de personalidad de vital importancia en el
desempeño de cada uno de los participantes frente a las actividades que realiza a
diario los cuales no se mencionan pues se debe conservar el secreto profesional
frente a los mismos, pero que mediante estrategias de intervención psicológica
son susceptibles de cambio en aras de maximizar el cumplimiento de metas y
objetivos gerenciales.
3.3 CONCLUSIONES
Siendo el objetivo general de la actividad Generar conciencia acerca de la
importancia del buen manejo del tiempo durante el horario laboral, el mismo se
puede dar por cumplido si se observa el esfuerzo que tuvieron que realizar todos y
cada uno de los participantes en representar el psicodrama propuesto. Dicho
esfuerzo en cualquier escenario es lo que realmente los lleva a abandonar
16
Arquetipos4 que imposibilitan el cambio en un momento dado y es también el
objetivo de la dinámica grupal5 .
Medir el cambio alcanzado es posible a través de estudios observacionales
longitudinales.
El estudio del tiempo en ambientes laborales abarca también el estudio de la
comunicación, las aptitudes y la organización interna de la empresa por lo tanto es
importante intervenir cada uno de estos elementos con el fin de alcanzar elevados
niveles de eficacia y eficiencia en la administración del tiempo laboral.
Según el cuadro de las actividades que realizan todos y cada uno de los
empleados de la empresa PSL PROANALISIS LTDA, es probable que existan
grandes vacios o momentos de desocupación al interior de la organización los
cuales pueden ser generadores de “ladrones del tiempo” entendido esto como
actividades de ocio intertrabajo.
Lo anterior debe ser abordado en cada una de las áreas de desempeño con el fin
de revisar, adaptar y desarrollar ambientes más productivos
o en su defecto
generadores de mayor número de producto.
3.4 RECOMENDACIONES
Se sugiere intervenir cada una de las áreas de trabajo o dependencias laborales,
para redefinir estrategias de desarrollo que contemplen también la implementación
de la misión visión empresarial en cada una de ellas. Ello puede también elevar el
4 Jung Carl Gustav. Los Arquetipos y lo Inconsciente Colectivo. Articulo disponible en:
http://www.yogaintegral.biz/arquetipos.html
5 Lewin Kurt. Teoria del campo. Disponible en: http://psicologia.laguia2000.com/general/kurt-lewiny-la-teoria-del-campo
17
nivel de confianza interdisciplinaria, pues existe demasiada rigidez, casi temor al
acometer nuevas actividades laborales.
Bibliografía Consultada
Administracion
del
tiempo.
También
Disponible
en:
http://www.milespowerpoints.com/pps/administracion-del-tiempo/155.html
18
Acevedo Ibañez, A. López Alba F. El proceso de la entrevista. Conceptos y
Modelos. Editorial limusa.
Bañares Parera L. La Cultura del trabajo en las Organizaciones. España. Editorial
Empresa y Humanismo. 1994
Caviedes Miguel. Dinámicas de Grupos. Editorial Indo-American Press Service
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Graw Hill, 1999.
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Thorndike, Robert L. Psicometría Aplicada. Editorial limusa. 1999. Pág., 73.
Zepeda, F. Psicología Organizacional, Editorial Pearson.
Swan, William S. Cómo Escoger el Personal Adecuado. Grupo editorial Norma,
Colombia, 1997.
19