DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL Adaptado del documento de la Alianza Mundial de ACJs: “Diagnóstico Institucional: Definición, Proceso, y Métodos” 2003 El Diagnóstico Institucional es un proceso permanente participativo de aprendizaje para entender y analizar por qué las cosas son como son, en vez de simplemente describir lo que ocurre. Por lo tanto es un enfoque sistemático para entender los problemas estructurales y las oportunidades que las ACJs enfrentan en cuanto a la ejecución de programas que responden a las causas raíces de las situaciones que la gente enfrenta. El Diagnóstico Institucional permitirá a una ACJ desarrollar su capacidad de entender su realidad y encontrar e implementar estrategias que logren cambios sustentables. Es una herramienta de empoderamiento. Un buen diagnóstico y la subsiguiente planificación participativa, aumentará la capacidad de nuestro Movimiento de construir su credibilidad, vis-à-vis su público (beneficiarios y partners), y también vis-à-vis las fundaciones y agencias internacionales de cooperación. Finalmente, un diagnóstico abierto y participativo es una muestra de la habilidad de la institución de reflexionar críticamente sobre sí misma, tomando en cuenta los desafíos externos también. El diagnóstico desarrollará la capacidad de formar un liderazgo visionario y un análisis auto-crítico. Permite identificar las áreas en las cuales se tienen avances y revela las deficiencias. Un Diagnóstico Institucional implica una evaluación sistemática de las realidades externas e internas de la institución y una aproximación desde las causas raíces y el análisis social. En relación al análisis social, es de anotar que las organizaciones se construyen socialmente, por lo tanto casi no se las puede comprender fuera de su contexto. El análisis social permite entender las causas de los problemas y sus síntomas para enfatizar un diagnóstico sistemático de los recursos, capacidades y habilidades disponibles en un contexto social determinado y dentro de la organización, para enfrentar los problemas de la gente. Por lo tanto es importante considerar lo anterior cuando se realiza un diagnóstico institucional. Para realizar el diagnóstico institucional, consideraremos la definición de un “movimiento fuerte” según el Plan Operativo Global de la ACJ, que dice que un movimiento fuerte debe contener: - Claridad de misión Competencia institucional Programas Transformativos Por lo tanto, el diagnóstico institucional se debe realizar en estos tres campos. 1. Claridad de Misión La misión de una organización/institución es su razón de ser. Es la repuesta a la pregunta “¿por qué existe esta organización?” ¿Por qué se ha creado una ACJ en este país? ¿A quién le beneficia? La declaración de misión de cualquier organización es una herramienta poderosa para comunicar la motivación, visión, y misión de la organización dentro de un contexto particular. La misión de la ACJ está centrada en el ser humano. Considerar los factores externos nos lleva a analizar realidades sociales, económicas y políticas dentro de las cuales la ACJ realiza su trabajo. ¿Como está arraigada en la comunidad? También, es importante analizar los factores internos y cómo los integrantes de la ACJ han interiorizado la misión y los valores de la organización. Posibles Preguntas 1. ¿Cuáles son los aspectos económicos, políticos, y culturales más importantes que afectan al país y como afectan también a la institución? 2. ¿Cuan amable u hostil es el ambiente externo? 3. ¿Qué capacidad tiene la organización para adaptarse a estas situaciones? 4. ¿Cómo se relaciona la misión de la ACJ a Desafío 21? 5. ¿Es la misión clara, actualizada, y vinculada a metas concretas? 6. ¿Cuál es el rol de los y las jóvenes en expresar la misión? 7. ¿Cual es el rol de las mujeres en expresar la misión? 8. ¿Se incluye la “equidad de género” en la misión? 2. Competencia Institucional Se pueden considerar los siguientes puntos al evaluar la competencia institucional: Liderazgo Estratégico 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. ¿Existe una adecuada estrategia organizacional general? ¿Quién la diseñó? ¿Provee la estrategia general un marco adecuado para ejecutar la misión? ¿De qué manera participan los y las jóvenes en el liderazgo? ¿Cómo participan las mujeres en el liderazgo? ¿Cómo se caracterizan los socios básicos, los voluntarios, las estructuras directivas y operativas y cuales son sus roles? ¿Cuál es la imagen de la organización frente a grupos sociales y otros actores? ¿Existe un proceso para clarificar y revisar la misión y las creencias de la organización? ¿Los niveles de dirección y otros voluntarios y voluntarias comprenden su rol en relación a la adquisición de recursos básicos? ¿Existe un proceso para monitorear la aplicación de la estrategia? Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional 1. ¿La gente apropiada está en las posiciones apropiadas en la organización? 2. ¿Existe una política adecuada de recursos humanos que incluye un sistema de selección y evaluación? 3. ¿Esta reflejada en el equipo de trabajo una política justa de género y equidad? 4. ¿Se responden a las necesidades de aprendizaje y desarrollo profesional del personal y de los y las voluntario/as? Infraestructura, Tecnología, y Recursos Humanos 1. ¿La estrategia organizacional identifica las oportunidades y limitaciones en cuanto a la infraestructura? 2. ¿Están funcionando al nivel requerido los sistemas de comunicación? 3. ¿Existe tecnología de comunicación adecuada para realizar el trabajo de la ACJ (internamente, dentro de la comunidad/zona de trabajo, y a nivel internacional?) 4. ¿Existe conocimiento adecuado de como manejar nuevas tecnologías, incluyendo el internet y los equipos electrónicos? 5. ¿Existe planificación y actualización presupuestaria? 6. ¿Los niveles directivos están involucrados en la planificación y monitoreo de la gestión financiera? 3. Programas Transformadores Este incluye: Programas relevantes permanentes Las prioridades de Desafío 21 se reflejan en los programas Programas que producen transformación social El Diagnóstico Institucional debe enfocarse en la habilidad de desarrollar e implementar programas que apoyen la misión de la organización. Los programas eficaces están conectados no solo a la misión, sino también a la competencia institucional y a la visibilización de la ACJ. Posibles Preguntas 1. Descripción de los programas transformadores y de los programas tradicionales. 2. Grupo Social - ¿Quién identifica al grupo social y cómo se identifica? - ¿Quién identifica la necesidad de proyectos y programas? - ¿Quién asegura que las mujeres y los y las jóvenes estén involucrados? 3. Planificación - ¿Quién inicia los procesos de planificación? - ¿Se da seguimiento a los planes, políticas, y procedimientos? ¿Existe rendición de cuentas? - ¿Se incorpora la perspectiva de género en los planes? 4. Solución de problemas - ¿Se cuenta con la capacidad y los mecanismos para tomar decisiones? - ¿Se detectan a tiempo las limitaciones y oportunidades para canalizarlas? 5. - 6. - Comunicación ¿Existe una política de comunicación? ¿Cuales son las herramientas principales para la comunicación interna y externa? ¿Como se utiliza la comunicación para la educación, el desarrollo, campañas y el cabildeo? ¿Todos y todas pueden acceder con facilidad a gente clave en cuanto a la toma de decisiones? ¿Cómo fluye la información entre los diversos actors? Monitoreo y Evaluación ¿Existe un procedimiento o marco formal de monitoreo y evaluación? ¿Como se implementa? ¿Existen recursos para el monitoreo y evaluación? 7. Redes - ¿A cuales redes pertenece la organización a nivel nacional, regional, y global? c:\patricia\Mis documentos\ALIANZA MUNDIAL\gop essentials\Institutional Diagnosis abbreviated for AALC español.doc