PROCESOS DE APOYO RECURSOS LOGISTICOS CODIGO PARL015 VERSION 2 DIA MES AÑO 23 07 2012 1 de 3 VIGENTE DESDE REPORTE, SOLUCIÓN Y ANÁLISIS DE ANOMALÍAS PAGINA 1. OBJETIVO Reportar por parte de los funcionarios las anomalías detectadas en la actuación, solucionarlas, analizarlas para detectar sus causas y hacer plan de mejora para su eliminación. 2. ALCANCE Aplica para todos los reportes, soluciones y análisis de anomalías que se realicen en la Personería de Medellín. 3. MÉTODO Inicia: Identificar anomalías a través de la observación constante de la variación de los procesos Termina: Presentar el Informe de análisis estadístico de anomalías en el Comité de Dirección SECUENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE Identificar anomalías a través de la observación constante de la variación de los procesos. Registrar la anomalía del proceso en el sistema de información de anomalías. Buscar en el sistema de información de anomalías, las que se presentaron en los procesos bajo su responsabilidad. Analizar las anomalías correspondientes a los procesos de los cuales es responsable. Verificar el cumplimiento de estándares del proceso, verificando el cumplimiento de los procedimientos operacionales. Verificar si se tiene toda la información necesaria para remover el síntoma de la anomalía o si se requiere desplazar al sitio donde se presente la anomalía. 1 2 3 4 5 6 7 Solucionar la causa inmediata de la anomalía. Registrar en el sistema de información de anomalías la solución dada a cada una de las anomalías. Elaborar Constancia solución de anomalías (RARL017), ejecutando el procedimiento Elaboración de documento (PDPI001). 8 9 Funcionario Funcionario Funcionario del Nivel directivo Funcionario del Nivel directivo Funcionario del Nivel directivo Funcionario del Nivel directivo Funcionario del Nivel directivo Funcionario del Nivel directivo Funcionario del Nivel directivo ELABORÓ REVISÓ: APROBÓ: FABIAN ALBEIRO GONZALEZ LONDOÑO MARTHA LIGIA MEJIA JARAMILLO MAURICIO HOYOS SIERRA FIRMA DÍA 16 MES AÑO 07 2012 FIRMA DÍA 18 MES AÑO FIRMA NRO. RESOLUCIÓN DÍA MES AÑO 07 2012 268 23 07 2012 PROCESOS DE APOYO RECURSOS LOGISTICOS REPORTE, SOLUCIÓN Y ANÁLISIS DE ANOMALÍAS CODIGO PARL015 VERSION 2 PAGINA Firmar la comunicación sobre solución de anomalías. 11 Remitir al funcionario que registró la anomalía, la comunicación sobre solución de anomalías. 12 Verificar si la anomalía fue solucionada. 14 MES AÑO 23 07 2012 2 de 3 VIGENTE DESDE 10 13 DIA Funcionario del Nivel directivo Funcionario del Nivel directivo Funcionario Registrar si es del caso nuevamente la anomalía, indicando que la solución dada no cumplió las expectativas. Remitir la comunicación sobre solución de anomalías al centro documental para su archivo. Funcionario Funcionario Periódicamente. 15 16 17 Analizar las anomalías y elegir las más crónicas y más repetitivas empleando técnicas estadísticas (ej.: Diagrama de Pareto). Calcular los indicadores correspondientes, con base en el Documento de apoyo MDPI003 "Documento de indicadores de Gestión". Elaborar Informe de análisis estadístico de anomalías, ejecutando el procedimiento Elaboración de documento (PDPI001), teniendo en cuenta en la presentación de la información la utilización de técnicas estadísticas identificadas en el manual de calidad. 18 Firmar el Informe de análisis estadístico de anomalías. 19 Presentar el Informe de análisis estadístico de anomalías en el Comité de Dirección. Personero Auxiliar Personero Auxiliar Personero Auxiliar Personero Auxiliar Personero Auxiliar 4. DEFINICIÓNES 3.1 Anomalía Es todo acontecimiento diferente de lo usual. Puede ser un defecto en un producto, un ruido extraño en la máquina, un reclamo del cliente, una equivocación en un informe. 5. RESPONSABLES DE LAS COPIAS CONTROLADAS Nº COPIA CARGO 1 Intranet 2 Centro Documental COPIA EN PAPEL ELECTRÓNICA x x PROCESOS DE APOYO RECURSOS LOGISTICOS CODIGO PARL015 VERSION 2 DIA MES AÑO 23 07 2012 2 de 3 VIGENTE DESDE REPORTE, SOLUCIÓN Y ANÁLISIS DE ANOMALÍAS PAGINA 6. HISTORIAL VERSION RESOLUCION DIA FECHA MES AÑO 1 364 05 12 2 268 23 07 NATURALEZA CAMBIO Ampliación y Fortalecimiento del Sistema de Gestión de la Calidad Por disposición en el comité de dirección se realizaron ajustes a 2012 todo el SGC como cambio de logo y tablas de retención documental. 2006