CURSO BASICO ACCESS - 2

CURSO BASICO ACCESS - 2
1.1.1. Entrada.
Para acceder al programa ACCESS seguiremos estos pasos:
1. Entrar en Windows encendiendo el ordenador.
2. Una vez dentro de Windows, hacer doble clic en el acceso directo a Access ó si
no existe entrar desde Inicio  Todos los programas  Microsoft Access.
Ventana principal de documento: En esta ventana es donde se muestra una base de datos. Al
abrir otra base de datos, la ventana anterior se cierra y nos muestra una nueva ventana con la
base de datos abierta. Es decir, cada ventana principal o de documento está asociada a una
única base de datos. En la parte izquierda se encuentra la barra OBJETOS, que se podrá
utilizar para visualizar tablas, consultas, formularios, páginas, macros y módulos.
Ventana de aplicación La ventana principal de documento aparece dentro de la llamada
Ventana de aplicación que vemos como fondo al ejecutar Access. Sobre ella van a ir
apareciendo todas las demás ventanas de documentos. Si la cerramos terminamos la
ejecución de Access.
Ventana principal de documento

Ventana de Aplicación
Una vez dentro del programa, nos encontraremos con la pantalla típica de toda
aplicación de Windows cuyos elementos son:
Barra de título: Muestra el nombre de la aplicación con la que estamos trabajando. Se
encuentra en la parte superior de la ventana, color azul.
Menú de control: Se activa haciendo Clic sobre el. Muestra un menú cuyas opciones
nos permiten trabajar con la ventana modificando su tamaño, moviéndola de sitio,
cerrando la aplicación, etc. Se encuentra a la izquierda de la Barra de Título.
Botones de Redimensión: Se activan haciendo Clic sobre ellos, permiten modificar el
tamaño de la ventana. Hay 4 botones de redimensión:
 Maximizar: La ventana ocupa toda la pantalla
 Minimizar: La ventana queda reducida a un icono, pero sigue activa.
 Restaurar: La ventana ocupa parte de la pantalla.
 Cerrar: Cierra la ventana. Se encuentran a la derecha de la Barra de título.
Barra de menús: Contiene los menús que nos permiten acceder a los comandos u
opciones para poder trabajar con ACCESS. Se activan haciendo Clic sobre ellos ó
<ALT>+ letra subrayada del nombre del menú.
Cuando un menú se activa, se despliega una lista con las opciones asociadas al menú;
dichas opciones se activan igual que los menús, (pinchando ó letras subrayadas).
Barra de Herramientas: Presenta una serie de iconos que nos permiten acceder ó
ejecutar comandos de ACCESS, sin necesidad de ir recorriendo los menús. Se
encuentra debajo de la Barra de Menús.
Barra de Estado: Presenta mensajes informando al usuario de la operación que se
está realizando en cada momento, qué teclas especiales se encuentran activadas,
Bloque de Mayúsculas, Bloque numérico, etc... Se encuentra en la parte inferior de la
ventana.
1.1.2. Salida.
Para abandonar el programa, podemos hacer varias cosas; el resultado es el mismo: dar
por terminada la sesión de trabajo con ACCESS.
Para abandonar el programa podemos:
 Activar la opción Salir del menú Archivo
 Hacer doble clic sobre el Menú de Control.
 Activar la opción Cerrar del Menú de Control.
 Hacer clic en el botón Cerrar de la barra de títulos.
Si es preciso almacenar algún cambio antes de abandonar el programa, aparecerá un
cuadro de diálogo avisándonos de ello y dándonos opción a almacenar ó no, dichos
cambios.
1.2.- Abrir una base de datos existente.
1. A la derecha de la pantalla se encuentra la opción: “Abrir un archivo”.
2. Debajo, en el cuadro de lista con fondo blanco, activar “Más archivos”.
3. Aparece el cuadro de diálogo Abrir. En el cuadro combinado “Buscar en”,
seleccionamos la unidad de disco, y en ella, seleccionar la carpeta de prácticas
siguiente: “C:\PAP\Access\ConocAccess\Abrir”.
4. Seleccionar el nombre de archivo “GardenCo”, y pulsar “Abrir”.
Ventanas de apertura de una base de datos existente.
Una de las novedades de Office XP es el panel de tareas mostrado en la parte derecha de
esta ventana. En Access aparece una versión diferente del panel de tareas al elegir
Nuevo o Buscar, en el menú Archivo, o elegir Portapapeles de Office en el menú
Edición.
1.3.- Desarrollo de una aplicación en Access.
Microsoft Access nos permite definir exactamente los datos que necesitamos, la forma
en que deberían almacenarse, y cómo acceder a ellos. De esta forma resolvemos parte
del problema de la gestión de los datos, sin embargo, también necesitamos automatizar
la mayor parte de las tareas comunes que deseamos realizar, (p.e. introducir un nuevo
cliente o pedido).
Las tablas, las consultas, los formularios y los informes son los objetos que se utilizan
con mayor frecuencia en Access. Estos pueden ser utilizados para la creación de bases
de datos potentes y de gran utilidad. Sin embargo, si necesitamos crear una base de
datos, sofisticada, se pueden utilizar las páginas de acceso a datos, las macros y los
módulos para ampliar de manera considerable las capacidades de Access
En Access se empieza por definir las tablas y los campos de dichas tablas que
contendrán los datos, (ficheros), y rápidamente se pasará a definir las acciones sobre los
datos, mediante formularios, informes y macros. Mediante los formularios e informes
podemos definir la forma en que se visualizarán los datos, y los cálculos adicionales que
deseamos realizar.
Cuando deseamos automatizar alguna de las acciones Access nos permite definir
macros o programar módulos con Visual Basic.
Access no solo es uno de los programas de bases de datos de usuario más potentes en el
mercado, sino que además es uno de los más fáciles de aprender y utilizar. Puesto que
Access forma parte del conjunto de programas de Microsoft Office, se conocerán
muchas de las técnicas de uso empleadas en los demás programas de Office como
Microsoft Word y Microsoft Excel, y se podrá compartir información entre Access,
Word y Excel u otros programas de forma fácil y sencilla.
1.4.- Arquitectura de Microsoft Access.
Access aprovecha la ventaja de las características que proporciona el entorno Windows.
Los menús, barras de herramientas y listas desplegables, son similares a otros productos
de Windows como Microsoft Excel, o Microsoft Word.
Access puede trabajar con varios objetos al mismo tiempo, es decir, puede estar
trabajando con varias tablas, formularios o informes; basta con abrir varios documentos
en una única ventana de aplicación. Microsoft ACCESS llama a todo lo que puede tener
un nombre, objeto.
Dentro de una base de datos de Microsoft Access, los objetos principales son:
 Tablas.
 Consultas.
 Formularios.
 Informes.
 Páginas
 Macros.
 Módulos.
En Microsoft Access, una base de datos no solo incluye los ficheros que almacenan los
datos, sino que también incluye todos los objetos principales relacionados con el
almacenamiento de datos, incluyendo aquellos objetos que se definen para automatizar
el uso de los datos.
1.4.1. Tablas.
Objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene
información sobre un tema o asunto particular, (p.e. clientes). De todos los objetos
existentes en una base de datos, sólo las tablas se utilizan para almacenar información.
Los demás objetos se utilizan para gestionar, tratar, analizar, recuperar, visualizar o
publicar la información de las tablas. Es decir, para hacer que la información sea lo más
accesible y útil posible.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes tipos de datos, tales como
nombre o dirección de un cliente, y registros que recogen toda la información sobre un
elemento de la tabla, (sobre un cliente p.e.). Podemos definir una clave principal y uno o
más índices para acceder rápidamente a los datos.
Si la información de una base de datos relacional está organizada de forma correcta, se
podrán tratar sus tablas como una única área de almacenamiento y extraer de forma
electrónica cualquier información de las diferentes tablas que se puedan necesitar.
1.4.2. Consultas.
Objeto que proporciona la visión personal de lo datos a partir de una o más tablas.
Podemos definir consultas para seleccionar, actualizar, insertar o eliminar datos.
También se pueden definir consultas para crear nuevas tablas a partir de los datos de
una o más tablas existentes. Cuando seleccionamos la etiqueta Consulta de la ventana
de B.D., podemos ver la lista de consultas.
La verdadera potencia de una base de datos no está en su posibilidad de almacenar
información, sino en la posibilidad de recuperar exactamente la información deseada a
partir de la base de datos.
1.4.3. Formularios.
Los formularios Access crean un interfaz para las tablas. Aunque es posible utilizar
presentaciones de tablas y consultas para realizar muchas de las funciones que
proporcionan los formularios, éstos ofrecen la ventaja de representar la información de
forma organizada y atractiva.
Mediante un formulario es posible organizar la ubicación de los campos de
forma que la entrada o edición de los datos de un mismo registro se realice de izquierda
a derecha o de arriba a abajo. El diseño adecuado de un formulario acelera la entrada de
datos y minimiza los errores del operador.
1.4.4. Informes.
Objeto diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados.
Aunque se puede imprimir la información de una hoja de datos o un formulario,
ninguno de estos formatos proporciona la flexibilidad necesaria, para producir una
salida impresa compleja que deba incluir muchos cálculos y subtotales.
1.4.5. Páginas
Se pueden crear páginas, también denominadas páginas de acceso a datos, para
permitir que las personas visualicen y gestionen la información de una base de datos.
Las páginas permiten especificar, modificar e interactuar con datos activos a través de
Internet o de una Intranet fuera de una base de datos o un proyecto de Access. Los
usuarios deben tener Microsoft Internet Explorer 5 o posterior.
Las páginas dependientes de datos muestran datos actuales ya que están
conectadas a una base de datos, de manera interactiva. Los usuarios pueden filtrar,
ordenar y ver sólo los registros deseados. Se pueden distribuir electrónicamente
mediante el uso de correo electrónico. Los destinatarios verán los datos actuales cada
vez que abran el mensaje.
Trabajar con una página de acceso a datos en la Web es muy parecido a trabajar
con una tabla o formulario directamente en Access, los usuarios pueden trabajar con los
datos de las tablas, ejecutar consultas e introducir información en formularios.
Access proporciona un asistente que lleva a cabo de manera automática la mayor
parte del trabajo tedioso de creación de páginas de acceso a datos.
1.4.6. Macros
Objeto que define de forma estructurada la acción o acciones que el usuario desea
que ACCESS realice, en respuesta a un suceso determinado.
En las macros se puede incluir condiciones sencillas para especificar cuándo deberán ser
ejecutadas. Microsoft ACCESS proporciona más de 40 acciones que se pueden incluir
en una macro. Estas realizan tareas tales como abrir tablas y formularios, ejecutar
consultas, ejecutar otras macros, etc...
1.4.7. Módulos.
Objeto que contiene procedimientos personales que se codifican en VISUAL
BASIC.
Pueden ser objetos independientes que contengan funciones que pueden ser llamadas
desde cualquier parte de su aplicación, o pueden estar directamente asociadas con
formularios o informes.
1.5.- Funciones de los distintos objetos.
Las tablas almacenan los datos que pueden ser extraídos con consultas y visualizadas en
informes, o que se pueden visualizar y actualizar en formularios. Los formularios e
informes pueden utilizar los datos directamente a partir de las tablas, o desde una
“presentación” filtrada de los datos utilizando las consultas.
Las consultas pueden utilizar funciones en Visual Basic, para proporcionar cálculos
personalizados de los datos contenidos en nuestra base de datos.
Además ACCESS dispone de muchas funciones “incorporadas”, que permiten resumir y
dar formato a sus datos en las consultas. Los formularios e informes pueden “disparar”
macros, funciones, o subrutinas en Visual Basic.
1.6.- El sistema de ayuda.
Para obtener ayuda sobre cualquier tema relacionado con Access, hacer clic en el
comando Ayuda de la barra de menús. Elegir la opción “Ayuda de Microsoft
Access” y en el “Asistente para ayuda”escribir el concepto sobre el que se
necesita ayuda, y automáticamente se va efectuando la búsqueda, si pulsamos
Mostrar aparecerá la ayuda solicitada.
El asistente de Access: El asistente de ayuda es la simpática animación que aparece cuando
iniciamos por primera vez Access. Podemos tenerlo siempre visible u ocultarlo con el botón
derecho del ratón. Si está oculto aparecerá cuando reconozca alguna acción en la que nos
puede ayudar con algún consejo. Si queremos activarlo podemos hacer clic en la ? de ayuda y
elegir Mostrar el ayudante de Office.