Clasificación y orientación de documentos

UNIDAD 4
CLASIFICACIÃ N Y ORIENTACIÃ N DE DOCUMENTOS
En ocasiones, la documentación que se genera o recibe, una empresa debe conservarse, bien por cumplir la
normativa vigente, o bien para un mejor funcionamiento de la misma, por lo que resulta indispensable ordenar
la información de una forma sencilla, que sea fácil de localizar y no muy costosa para la empresa.
4.1 CLASIFICACIÃ N ALFABÃ TICA
Cuando realizamos una clasificación alfabética de la persona o empresas, es preciso determinar la palabra
por la que se ordena o principal, por lo que se establecen unas normas de clasificación.
Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, o razón social
de la empresa que figura en el documento a archivar; como se hace por ejemplo en las guÃ−as telefónicas.
4.2 CLASIFICACIÃ N GEOGRÃ FICA
En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el
siguiente orden: autonomÃ−a, provincia, municipio, calle y por último, el nombre.
4.3 CLASIFICACIÃ N POR MATERIAS
En clasificación por materias, los documentos se agruparán en función del tema que traten, entendiendo
por materia, una determinada caracterÃ−stica común a todos los documentos.
Dentro de la clasificación por materias podemos diferenciar dos grandes grupos:
• Orden alfabético
• Agrupación de materias según categorÃ−as lógicas, adoptando algunos de los siguientes criterios:
♦ Numérico: a cada materia principal le asignamos un número y a cada subdivisión de la
materia otro número.
♦ Alfanumérico: a cada materia principal se le asigna una letra o número u las subdivisiones
se representarán por una letra o número que se agrega al primer componente.
4.4 CLASIFICACIÃ N CRONOLÃ GICA
Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de
entrada, la de vencimiento la de creación, etc.
Los criterios de clasificación dependerán del volumen de documentos pudiendo hacerse por:
-Meses
-Quincenas
-Semanas
-DÃ−as
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O cualquier otro perÃ−odo de tiempo que se considere oportuno.
4.5 CLASIFICACIÃ N DECIMAL
La clasificación decimal consiste en agrupar documentos, libros, etc. En diez grandes grupos.
La primera división se enumera del 0 al 9, a cada una de estas clases se subdividirá los 10 grupos de 0 a 9,
colocados a la derecha de la clase anterior, y asÃ− sucesivamente.
4.6 CLASIFICACIÃ N DECIMAL UNIVERSAL
Es el sistema de clasificación mas completo que existe, pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado
por personas cualificadas.
4.7 NORMAS DE CLASIFICACIÃ N
4.7.1 NORMAS DE CLASIFICACIÃ N ALFABÃ TICA:
Nombre de personas
• En los nombres propios de personas individuales tomaremos como palabra principal el primer
apellido.
• En el caso de que coincida el primer apellido, se tomara el segundo apellido para su clasificación y si
coinciden los apellidos se tomara el nombre.
• Los tÃ−tulos nobiliarios, militares, académicos, religiosos… no se consideraran como palabras que
pueden ordenar.
• No se consideran las preposiciones las contracciones y los artÃ−culos.
• Los apellidos compuestos, separados por un guión se consideran como un solo apellido.
• Los nombres extranjeros se clasifican por el primer apellido, teniendo en cuenta que las partÃ−culas
Du, Van, Mac forman parte del apellido.
Empresas
• En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma.
• Si el nombre de la empresa contiene las palabras.
• Para la empresa conocidas habitualmente por sus siglas, tomaremos estas para su clasificación.
• Los organismos oficiales, bancos, etc., se ordenarán según su denominación genérica.
• Para las empresas extranjeras tomaremos la primera palabra de su razón social.
• Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artÃ−culo, no lo tendremos en cuenta a la
hora de realizar su clasificación.
4.7.2 NORMAS DE CLASIFICACIÃ N GEOGRÃ FICA:
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- A la hora de realizar una clasificación geográfica se aplica el siguiente orden
-AutonomÃ−a
-Provincia
-Municipio
4.7.3 NORMAS DE CLASIFICACIÃ N POR MATERIAS:
Debemos identificar claramente todos aquellos asuntos o materias con las cuales podemos clasificar los
documentación recibida o generada.
4.7.4 NORMAS DE CLASIFICACIÃ N CRONÃ LÃ GICA:
- Debemos utilizar siempre la misma fecha
- Se debe mantener el criterio elegido el máximo de tiempo posible
4.7.5 NORMAS DE CLASIFICACIÃ N DECIMAL:
- Hay que comenzar por definir claramente los diez grupos principal.
- Las subdivisiones de grupo deben estar claramente relacionadas con el grupo principal.
- Debemos ser flexibles, permitiendo crear o intercalar nuevos grupos en cualquier momento
4.8 VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS DISTINTOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÃ N
Ventajas
-No existen divisiones , solo necesitamos el
nombre apellidos o razón
-Flexibilidad
alfanumérica
-Fácil localización
-Familiaridad con los criterios de
ordenación-Los datos se pueden dividir fácilmente en
grupos identificables, mejor búsqueda
-clasificación por orden alfabético es
más sencillo
geográfica
-conserva las ventajas de clasificación
Por materias
Inconvenientes
-Los criterios de ordenación no son claros,
puedes tener dudas y errores
-Frecuenta la repetición de nombres
-Si hay mucha documentación se necesita
personal especializado para evitar errores y
pérdida de tiempo de clasificación.
-Solo debemos utilizarla cuando el
documento a archivar el municipio no sean
muy numerosos
-la entrada de muchos de muchos documento
para su archivo, habrá que dejar mucho
espacio libre en los ficheros
-es posible adaptar el sistema de clasificación
a las necesidades de la empresa
-Sencilla de utilizar, nos dejan elegir las
-Resulta dificultoso elegir correctamente las
materias que deseamos clasificar nuestros
materias en las que vamos a clasificar
documentos
posteriormente nuestros documentos.
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-se pueden abrir e intercalar las carpetas que
deseamos según la función de nuevas
materias
-Es una de las más rápidas y menos
costosas
Sólo cuando:
-Material poco voluminoso
-No se necesitan intercalar ningún
-Es posible conocer la fecha de clasificación
cronológicas documento, se superpone al material existente
-Muy útil para clasificar facturas, letras de
cambio…
-Tiene un fin correcto, saber cuando vence un
número -determinado de letras, el mes
mayor de facturación…
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