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INFORME DE GESTIÓN 1 de Enero al 30 de Junio de 2016 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO VIGENCIA 2016 JAIME STEWART CORREA BELLO Contralor Municipal (E) Julio de 2016 Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página1 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Equipo de Trabajo: Jaime Stewart Correa Bello Isabel Sierra Sepúlveda Alfonso Zamudio Garibello Jenny Alexandra Triana C. Donáis Zapata Arias Claudia Fernanda Martínez P. Orlando Prieto Herrera Alexander Bravo Ojeda Lilia María Manrique Muñoz María Elena Contreras Rey Luis Gonzalo Prado Ospina Everlides Perea Cuesta Germán González Iregui Jimmy Leonar Agudelo V. Ledys Zuleima Rojas Cárdenas Luis Francisco Munevar Bolívar Sandra Milena Ríos Torres Astrid Lorena Rincón Sandra Fabiola Cifuentes Cuesta Walter Humberto Díaz Beltrán Laura Stella Reyes Hernández Louis Adalberto Beltrán Baquero Manuel Andrés Orjuela León Andrés Leonardo Brand Tobón Héctor Giovanny Garzón Nubia Esperanza Castro Leal Adriana Cruz Areiza Erika Mabel Campo Mercado Julio Hernando Parrado C. Nivel Directivo Contralor Municipal (E) Contralor Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Nivel Profesional Profesional Especializado/Planeación Profesional Especializado/Participación Ciudadana Profesional Especializado/Talento Humano Profesional Especializado/Contador Profesional Especializado/Auditor Profesional Especializado/Auditor Profesional Especializado/Control Interno Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Operador jurídico Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Contratación Profesional Universitario/Pagador Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Auditor Profesional Universitario/Operador jurídico Profesional Universitario/Operador jurídico Gloria Stella Díaz Lombana Nivel Técnico Técnico Operativo/Secretaria General Técnico Operativo/Secretaria Común Responsabilidad Fiscal Técnico Operativo/Sistemas Julia Teresa Torres Ladino Gonzalo Rojas Riveros Hans Alfonso González Saavedra Juan Camilo Gutiérrez Oviedo Ángel Horacio Torres Javier Iván Gutiérrez Arias Nivel Asistencial Secretaria Control Fiscal y Apoyo Financiero Auxiliar Administrativo/Responsabilidad Fiscal Auxiliar Administrativo/Recepcionista Auxiliar Administrativo/Mensajero Conductor Conductor Ruth Lucena Rodríguez H. Nini Johana Roa Villavicencio, Julio de 2016 Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página2 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Tabla de contenido Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página3 1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................................................................... 6 1.1. DESARROLLO ADMINISTRATIVO ...................................................................................................... 6 2. GESTIÓN DE CALIDAD............................................................................................................................ 9 2.1. ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 9 2.2. ASESORÍA AL SEGUIMIENTO DE LOS MAPAS DE RIESGOS POR PROCESO.............................. 9 2.3. SOCIALIZACIÓN EN TEMAS RIESGOS .............................................................................................. 9 2.4. PARTICIPACIÓN EN LA AUTOEVALUACIÓN DEL SGI 2016 ............................................................ 9 3. CONTROL FISCAL ................................................................................................................................. 10 3.1. SUJETOS PROGRAMADOS PARA AUDITORÍA EN LA VIGENCIA 2015 ....................................... 10 4. RESPONSABILIDAD FISCAL ................................................................................................................ 13 4.1. AUTOS DE ARCHIVO POR NO MÉRITO ........................................................................................... 14 4.2. AUTOS DE ARCHIVO EN PRF POR PAGO ....................................................................... 14 5. JURISDICCIÓN COACTIVA ................................................................................................................... 17 6. PARTICIPACIÓN CIUDADANA .............................................................................................................. 18 6.1. PROMOCIÓN, CAPACITACIÓN Y DIVULGACIÓN ............................................................................ 18 6.2. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR) ................................................................................... 21 6.3. PARTICIPACIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN EN EVENTOS EXTERNOS ......................................... 22 7. JURÍDICA ................................................................................................................................................ 25 7.1. NÚMERO DE GRADOS DE CONSULTA Y APELACIONES ........................................ 26 8. GESTIÓN FINANCIERA.......................................................................................................................... 31 8.1. INGRESOS ...................................................................................................................................... 31 8.2. PAGOS ............................................................................................................................................. 32 8.3. TÍTULOS JUDICIALES ............................................................................................................... 32 9. CONTRATACIÓN .................................................................................................................................... 33 10. GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS ...................................................................................................... 36 10.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA) .................................................................... 36 10.2. NIVEL DE EJECUCIÓN PAA................................................................................................ 37 10.3. ALMACÉN ................................................................................................................................... 37 10.4. INVENTARIO GENERAL ....................................................................................................... 38 11. GESTIÓN DOCUMENTAL ...................................................................................................................... 38 12. GESTIÓN DE TIC .................................................................................................................................... 39 13. TALENTO HUMANO ............................................................................................................................... 40 13.1. PLANTA DE PERSONAL ...................................................................................................... 40 13.2. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ...................................................................... 42 13.3. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL ............................................................................ 44 13.4. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO........................................................................................ 44 13.5. PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL ........................................................................... 45 13.6. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y ACTIVIDADES EJECUTADAS A 30 DE JUNIO DE 2016 ................................................................................................................................... 50 14. GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO ........................................................... 52 14.1. INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO ................................................................ 52 14.2. INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE .................................. 53 14.3. INFORMES ANUAL Y TRIMESTRAL DE AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO ............................ 54 14.4. INFORMES DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Y POR PROCESOS .......... 56 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 14.5. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO .......................................... 57 14.6. INFORME DERECHOS DE AUTOR SOFTWARE .............................................................................. 57 14.7. INFORME DE ATENCIÓN A DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, SUGERENCIAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS. .................................................................................................................................................... 57 Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página4 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! PRESENTACIÓN La Contraloría Municipal de Villavicencio (CMV) es un órgano de Control Fiscal territorial, de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal, creada mediante Acuerdo No. 038 de junio 6 de 1986, tiene como fin ejercer la vigilancia de la gestión fiscal del Municipio de Villavicencio y de particulares que manejen o administren bienes o recursos del municipio, denominados sujetos y puntos de control, a saber: RAZON SOCIAL ALCALDIA MUNICIPAL DE V/CIO EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE V/CIO E.P.S. EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, “ESE” E.P.S. VILLAVIVIENDA TERMINAL DE TRANSPORTE DE VILLAVICENCIO S.A. INSTITUTO DE TURISMO MUNICIPAL INSTITUTO MUNICIPAL DE DEPORTE Y RECREACIÒN, “IMDER” CORPORACIÒN CULTURAL DE VILLAVICENCIO, “CORCUMVI” PERSONERÌA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO CONCEJO DE VILLAVICENCIO CURADURÌAS I Y II ILUMINACION VILLAVICENCIO S.A. NATURALEZA JURÍDICA ENTE TERRITORIAL EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS, INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO EMPRESA DE ECONOMÌA MIXTA ESTABLECIMIENTO PÙBLICO ESTABLECIMIENTO PÙBLICO ESTABLECIMIENTO PÙBLICO ORGANISMO DE CONTROL CORPORACIÒN ADMINISTRATIVA PRIVADO CON FUNCIONES PÙBLICAS PRIVADO CON FUNCIONES PUBLICAS Además de los trece (13) Sujetos de Control relacionados anteriormente, la CMV tiene cuarenta y ocho (48) puntos de control, que corresponden a las Instituciones Educativas del Municipio, Curadurías Urbanas I y II en lo relacionado a las funciones públicas a cargo; e Iluminación Villavicencio (Por Sentencia del Consejo de Estado fue declarado nulo el numeral 1 del artículo 12 del Decreto 2424 de 2006, que daba la competencia a la Contraloría General de la República para ejercer funciones de control, inspección y vigilancia a las relaciones contractuales en la prestación del servicio de alumbrado público de los municipios, pasando esta función a las contralorías territoriales). En este informe se consigna lo más representativo de la gestión de la Contraloría Municipal de Villavicencio –CMV durante el primer semestre de la vigencia 2016, en cumplimiento al mandato constitucional y de la normatividad legal vigente. Los datos del informe (con corte a 30 de junio), fueron obtenidos a través del informe de gestión trimestral reportado por las Unidades de Gestión del Despacho, Secretaría General, Contraloría Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero y Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, quienes son los responsables de su veracidad. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página5 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! INFORME DE GESTIÓN 1 de Enero al 30 de Junio de 2016 1. 1.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DESARROLLO ADMINISTRATIVO El Comité de Desarrollo Administrativo como orientador de la planeación, organización, dirección y control en 2016 ha realizado cuatro (4) reuniones para definir aspectos importantes en materia de direccionamiento estratégico, gestión documental, presupuesto, contratación, gestión TIC, seguimiento y evaluación y gestión de calidad, en el marco de la planificación y desarrollo de actividades para la vigencia. 1.2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA 2016-2019 El Contralor Municipal, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1474, especialmente en su artículo 129, emite directrices para la construcción del plan estratégico que orientaría la gestión de la entidad durante los próximos cuatro (4) años. Es así como luego de actividades y sesiones de trabajo participativo, se aprueba el Plan Estratégico 2016-2019 mediante Resolución No. 092 y se constituye como la herramienta principal de la gestión de la CMV para alcanzar la misión y visión, y como derrotero en la lucha contra la corrupción. Este plan, disponible en la página web institucional, define las siguientes líneas estratégicas: LÍNEA ESTRATÉGICA No. 1: Efectividad en la vigilancia y el control de la gestión fiscal municipal para mantener la confianza y la legitimidad. LÍNEA ESTRATÉGICA No. 2: Involucrar a la comunidad en los procesos de vigilancia de los recursos públicos promoviendo el ejercicio del control fiscal participativo y del control social a la gestión pública. LÍNEA ESTRATÉGICA No. 3: Mejorar la gestión y desarrollo organizacional con el propósito de fortalecer la institucionalidad de la CMV. Estas líneas se ejecutan a partir de ocho (8) objetivos y veinte (20) estrategias. Se debe aclarar que aún no se ha realizado la transición del plan de acción debido al carácter temporal del Contralor Municipal. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página6 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 1.3. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO La CMV cuenta con un plan anticorrupción y de atención al ciudadano para la vigencia 2016, construido con base en los nuevos lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), se construyó de manera participativa con los funcionarios y se sometió a consideración de la ciudadanía y partes interesadas y; finalmente fue socializado y publicado en la página web institucional. A su vez se realizó el seguimiento a las actividades allí contempladas, con corte a 30 de Abril, en el que destaca que la dinámica institucional cada día se encuentra más encaminada a la transparencia y a la incorporación de actividades tendientes a evitar la materialización de riesgos de corrupción. 1.4. GESTIÓN DEL RIESGO 1.4.1. Política de administración del riesgo La CMV aprobó la política de administración del riesgo en la que la dirección establece las medidas que se deben tomar frente a una eventual materialización del riesgo, los roles asignados a los funcionarios y las frecuencias para realizar seguimiento y actualización de los mapas de riesgos. En la Ilustración 2, se puede apreciar en resumen el contenido de la política: Ilustración 1. Resumen política de administración del riesgo CMV, 2016 Fuente: Secretaría General –Planeación Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página7 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 1.5. RENDICIÓN DE CUENTAS La CMV diseñó la estrategia para la rendición de cuentas 2016, en la que establece actividades de cara a la ciudadanía para que de manera periódica estén informados acerca de la gestión de la entidad, lo anterior en cumplimiento entre otros del plan anticorrupción y de atención al ciudadano. Se incluyen mecanismos y medios de fácil acceso, consulta y participación adicionales a la audiencia pública de rendición de cuentas. En cumplimiento del Acuerdo 263 de 2015, emitido por el Concejo Municipal de Villavicencio, la CMV reportó el informe de gestión de la vigencia 2015 y se encuentra a la espera de la citación para realizar la rendición de cuentas respectiva. 1.5.1. Mapas de riesgos institucional y de corrupción Se aprobó el mapa de riesgos de corrupción, que fue elaborado con base en las indicaciones derivadas de las guías que se toman como referente en el Acuerdo de la Presidencia de la República No. 124 del 26 de Enero de 2016; como se puede verificar en la Ilustración 2 y con mayor nivel de detalle en la página web institucional. Ilustración 2. Fragmento Mapa de Riesgos de Corrupción CMV, 2016 Fuente: Secretaría General - Planeación Con base en los mapas de riesgos de los procesos que hacen parte del SGI, el Comité de Desarrollo Administrativo aprobó el mapa de riesgos institucional, que incluyó: Riesgos de los procesos misionales Riesgos de corrupción Riesgos con calificación residual alta y extrema. El mapa de riesgos institucional cuenta con veintiocho (28) riesgos con base en los criterios ya enunciados. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página8 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 2. GESTIÓN DE CALIDAD En el marco de la implementación del Sistema de Gestión Integrado (SGI) y con la sujeción a la limitación de recursos financieros, se ha publicado la documentación del sistema mediante cloud computing, mediante el cual la gestión de documentos y de archivos tiene como único administrador al profesional universitario con funciones de calidad y al que los funcionarios tienen acceso con tan solo dar clic en un link, lo que permite la consulta de información desde cualquier dispositivo conectado a internet y no se limita al lugar de trabajo. Se espera que por parte de la Dirección se realice la revisión de todo el SGI y se logre que los líderes de procesos y facilitadores desarrollen estrategias tendientes continuamente el desempeño de los procesos. 2.1. ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS A 30 de junio se recibieron diez (10) solicitudes de creación y modificación de documentos entre formatos y procedimientos que fueron actualizados en la nube. Igualmente se han publicado documentos institucionales de interés común como: el Plan de Acción 2016, Plan Estratégico 2016, Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano, Mapa de Riesgos Institucional y Mapa de Riesgos de Corrupción. 2.2. ASESORÍA AL SEGUIMIENTO DE LOS MAPAS DE RIESGOS POR PROCESO Se elaboró un cronograma de atención que fue comunicado a los líderes de procesos y facilitadores con el fin de brindarles asesoría en el seguimiento a los mapas de riesgos de cada proceso. Se reportaron ocho (8) archivos de seguimiento a mapas de riesgos de los diferentes procesos, estos fueron subidos a la nube en el SGI carpeta seguimiento al mapa de riesgos. 2.3. SOCIALIZACIÓN EN TEMAS RIESGOS Se enviaron dos (2) correos electrónicos de socialización de riesgos como estrategia para lograr que los funcionarios conozcan más acerca del tema. Se tiene prevista una socialización conjunta con los procesos de Gestión de la Evaluación, Control y Seguimiento, Direccionamiento Estratégico y Gestión de Calidad. Se requiere fortalecer la cultura del autocontrol, toda vez que el seguimiento a los mapas de riesgos por proceso, en su mayoría no se ha realizado o no se han reportado. 2.4. PARTICIPACIÓN EN LA AUTOEVALUACIÓN DEL SGI 2016 Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página9 Gestión de calidad junto con Direccionamiento Estratégico realizaron el seguimiento a cada actividad propuesta dentro de cada proceso, arrojando una serie de actividades pendientes para desarrollar en el segundo semestre de 2016. ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 3. CONTROL FISCAL El control fiscal vigila la gestión fiscal en cumplimiento de los principios, valores legales y constitucionales, motivando el autocontrol y la participación ciudadana, para contribuir en el resarcimiento oportuno del daño, y contribuir en el desarrollo económico y social del municipio. Para facilitar y brindar mayores garantías, se cuenta con el Comité Directivo de Control Fiscal, órgano superior jerárquico de consulta, coordinación y evaluación de los asuntos del desarrollo del Control Fiscal y asuntos misionales, básicamente; en donde se conocen Informes de Visitas Técnicas y de Auditoría, se verifica cumplimiento de funciones y se dan lineamientos. Este órgano aprobó previa proyección de la Contraloría Auxiliar de Control Fiscal, el Plan General de Auditoría (PGA) para 2016. A continuación, se presentan las actividades más representativas realizadas en la CMV, relacionadas con el control fiscal: 3.1. SUJETOS PROGRAMADOS PARA AUDITORÍA EN LA VIGENCIA 2015 Para la vigencia 2016 el Plan General de Auditorías (PGA) establece en su articulado un total de treinta y seis (36) auditorías a sujetos y puntos de control en sus diferentes modalidades y líneas, mediante la Resolución 100-03-019 del 19 de enero hogaño, así: Cinco (5) Auditorías al Balance. Cuatro (4) de ellas se deben reportar en la plataforma del AUDIBAL a más tardar el 15 de mayo de 2016. Nueve (9) Auditorias integrales a las entidades sujetas de control por parte de la CMV teniendo en cuenta uno de los objetivos macro de la entidad, es auditar al 100% el presupuesto que es de nuestra competencia. Diez (10) Auditorías regulares a las Instituciones Educativas que no se les hizo proceso auditor en la vigencia 2015 y que tenemos 2 años para hacer pronunciamiento sobre el FENECIMIENTO. Diez (10) Auditorías Especiales: Auditoria Especial a Alumbrado Público, contrato de concesión Iluminación Villavicencio, Contratación del municipio vigencia 2015 y 2016, Secretaría de Educación (Expres), Secretaría de Salud, Evaluación Plan de Acción 2015 y Metas al Plan de Desarrollo 2012 – 2015, Deuda Pública del Municipio y Curadurías Urbanas I Y II. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página10 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Este PGA se definió a partir de análisis de riesgos y criterios de priorización como: Componente de Recursos: presupuesto asignado, valor de la deuda interna o externa y presupuesto de contratación. Componente hallazgos detectados última auditoría: Número de hallazgos fiscales, penales y disciplinarios. La Contraloría en cumplimiento de la misión y buscando un buen resultado viene efectuando Control al Control de la Contratación Pública en la etapa ya cumplida, a los sujetos y puntos de control, dentro de las auditorías regulares. En las auditorías especiales se realiza en la auditoría a la Contratación del Municipio. 3.1.1. Avance del PGA A continuación, se muestra el nivel de avance en el que se encuentra el PGA aprobado para la presente vigencia: Tabla 1. Nivel de cumplimiento PGA 2016 con corte a 30 de Junio de 2016 ETAPA DE LOS INFORMES % DE CANTIDAD CUMPLIMIENTO INFORME FINAL 11/36 30,6% INFORMES EN PRELIMINAR 7/36 19,4% INFORME EN EJECUCION 3/36 8,3% INFORMES POR INICIAR 15/36 41,7% TOTAL 36/36 100% Fuente: Contraloría Auxiliar de Control Fiscal De acuerdo con la anterior tabla, se evidencia un nivel de cumplimiento de auditorías con informe final de un 30,6%, auditorias con informe preliminar de un 19,4%, procesos auditores en ejecución un 8,3%, auditorías por iniciar proceso auditor 41,7%. No 1 Sujeto de control ALCALDÍA MUNICIPAL Vigencia 2015 Modalidad Especial 2 EMPRESA ACUEDUCTO"E.A.A.V." 2015 Especial Informe Final 3 4 VILLAVIVIENDA TERMINAL DE TRANSPORTES 2015 2015 Especial Especial Informe Final Informe Final 5 TERMINAL DE TRANSPORTES 2015 Regular Informe Final 6 7 8 CONCEJO MUNICIPAL COLEGIO ABRAHAM LINCOLN MEGACOLEGIO PILARES DEL ORIENTE MEGA COLEGIO LICEO MAYOR DE VILLAVICENCIO MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO – SECRETARIA DE EDUCACION COLEGIO BACHILLERATO FEMENINO 2015 2015 2015 Regular Regular Regular Informe Final Informe Final Informe Final 2015 Regular Informe Final 2015 Exprés Informe final 2015 Regular Informe Final 9 10 11 Avance Informe Final Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página11 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! No 12 Sujeto de control CONTRATACION DEL MUNICIPIO Vigencia 2014 – 2015 Modalidad Especial Avance Preliminar 13 SECRETARIA DE MOVILIDAD 2012 – 2015 Especial Preliminar 14 VILLAVIVIENDA 2015 Regular Preliminar 15 INSTITUTO MUNICIPAL DE TURISMO COLEGIO INEM LÓPEZ DE MESA 2015 Regular Preliminar 2015 Regular Preliminar 2015 Regular Preliminar 2014 Regular Preliminar 19 COLEGIO NARCISO MATUS TORRES INSTITUTO MUNICIPAL DE DEPORTE "IMDER" DEUDA PUBLICA DEL MUNICIPIO 2015 Especial En ejecución 20 EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO 2015 Especial En ejecución 21 CORPORACION MUNICIPAL CORCUMVI ALCALDIA MUNICIPALDIRECCION IMPUESTOS MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO IMPUESTO ALUMBRADO PUBLICO SECRETARIA DE CONTROL FÍSICO CURADURIAS I CURADURIAS II 2015 Regular En ejecución 2014 -2015 Especial Por iniciar 2012-2015 Especial Por iniciar 2015 Especial Por iniciar 2015 2015 Especial Especial Por iniciar Por iniciar ALCALDIA PLAN DE ACCION Y METAS AL PLAN DE DESARROLLO SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO EMPRESA ACUEDUCTO"E.A.A.V." 2015 Especial Por iniciar 2015 Especial Por iniciar 2015 Regular Por iniciar EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO "E.S.E" PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO 2015 Regular Por iniciar 2015 Regular Por iniciar 32 ESCUELA NORMAL SUPERIOR 2015 Regular Por iniciar 33 34 INSTITUTO TÉCNICO INDUSTRIAL COLEGIO AGROPECUARIO LAS MERCEDES COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO – SECRETARIA DE SALUD 2015 2015 Regular Regular Por iniciar Por iniciar 2015 Regular Por iniciar 2012-2015 Especial Por iniciar 16 17 18 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 35 36 Se destaca como acción de mejora la aplicación de la Guía de Auditoría Territorial (GAT) a lo largo del proceso auditor, lo que incide en la presentación de informes más técnicos y concretos en cuanto a la aplicación de conceptos resultados y evidencias. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página12 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Por otro lado, para el fortalecimiento de la confianza y credibilidad por parte de la comunidad hacia la CMV, las PQRS (cuando se considera necesario y teniendo en cuenta su complejidad) son incluidas en el proceso auditor con el propósito de brindar una respuesta a entera satisfacción del quejoso y cuyo informe se publica en la página web institucional. 3.1.2. Informe deuda pública Se elaboró el informe de Deuda Pública del municipio de Villavicencio, correspondiente a los meses de diciembre de 2015, enero y febrero de 2016, de acuerdo a la información reportada por la Alcaldía mediante la plataforma SIA. Este informe se remitió al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas de la Contraloría General de la República. 4. RESPONSABILIDAD FISCAL En cumplimiento de la Constitución Política, la Ley, los procedimientos y como parte importante de la misión institucional de la CMV, el área de Responsabilidad Fiscal en la vigencia 2016 ha desarrollado acciones orientadas a decidir sobre los procesos. A continuación se reflejan los treinta y tres (33) procesos de responsabilidad fiscal (PRF) vigentes, así: Tabla 2. Número de PRF vigentes Enero-Junio de 2016 Nº PROCESO VIGENCIA Nº PROCESO 003-2012-0709 001-2014-0214 005-2012-1026 002-2014-0214 2012 007-2012-1203 003-2014-0214 008-2012-1112 004-2014-0313 009-2012-1220 007-2014-0626 TOTAL 5 008-2014-0626 004-2013-0207 009-2014-0626 2014 005-2013-0208 010-2014-0627 006-2013-0208 011-2014-0627 007-2013-0220 012-2014-0728 008-2013-0220 013-2014-0813 2013 009-2013-0220 001-2014-0214 TOTAL 12 010-2013-0220 012-2013-0226 001-2015-0204 2015 016-2013-0305 004-2015-0903 TOTAL 2 022-2013-0315 023-2013-0315 002-2016-0209 2016 027-2013-1212 001-2016-0212 TOTAL 12 TOTAL 2 Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva VIGENCIA En febrero de 2016 se aperturan dos (2) procesos de responsabilidad fiscal en las siguientes fechas: Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página13 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Tabla 3. Apertura de procesos de responsabilidad fiscal 2016 Fecha auto Entidad de Razón del hallazgo Cuantía apertura donde proviene 09/02/2016 ESE Municipal Pago menor cuantía obra $2.993.949 12/02/2016 ESE Municipal Descuento estampillas $268.937.298 Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Nº del proceso aperturado 001-2016-0209 002-2016-0212 En el trimestre (01 de Abril al 30 de Junio de 2016) no se presentaron aperturas. 4.1. AUTOS DE ARCHIVO POR NO MÉRITO Se cuenta con ocho (8) autos de archivo por no mérito, como se puede verificar en la Tabla 4: Tabla 4. Autos de archivo por no mérito 2016 No. Proceso Fecha confirmado y ejecutoriado 08/02/2016 005-2012-1026 29/02/2016 022-2013-0315 10/03/2016 010-2013-0220 11/03/2016 008-2013-0220 13/04/2016 007-2012-1203 16/05/2016 007-2013-0220 25/05/2016 002-2016-0212 03/06/2016 003-2014-0214 Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Excepto el 007-2012-1203 que se encuentra en consulta, los demás PRF fueron confirmados y ejecutoriados. 4.2. AUTOS DE ARCHIVO EN PRF POR PAGO Durante el primer semestre de la vigencia se profirieron tres (3) autos de archivo por pago, así: Tabla 5. Autos de archivo por pago 2016 No. Proceso Entidad beneficiada 009-2012-1026 022-2013-0315 010-2013-0220* Instituto de Turismo del Meta INEM Instituto de turismo de Villavicencio Cantidad resarcida $2.201.798,00 $4.220.110,35 $3.487.000,00 *Se encuentra en consulta Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página14 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 4.3. FALLOS SIN RESPONSABILIDAD FISCAL Durante el primer semestre no se profirieron fallos sin responsabilidad fiscal. 4.4. FALLOS CON RESPONSABILIDAD FISCAL En el primer semestre de la vigencia se han proferido dos (2) fallos con responsabilidad fiscal, como se muestra en la Tabla 6 Tabla 6. Fallos con responsabilidad fiscal Proceso PRF: 003-2012-0709 Confirmado y ejecutoriado en primera instancia. 2 de marzo de 2016 PRF: 008-2012-1112 Fallo proferido el 19 de febrero de 2016, al 24 de mato se trasladó a jurisdicción coactiva. Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva 4.5. ACTUACIONES REALIZADAS EN LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD A la fecha se han realizado dos (2) imputaciones (detalle en la Tabla 7 ) y resarcimiento por cuantía de $9.809.908,35, cancelados por quienes se relacionan en la Tabla 8. Tabla 7. Imputaciones a 30 de junio de 2016 Proceso Fecha 012-2013-0226 21 de febrero de 2016 004-2013-0207 8 de marzo de 2016 Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Tabla 8. Resarcimientos a 30 de junio de 2016 No. proceso Cuantía Nombre de quien cancela PRF. 009-2012-1220 $2.102.798,00 Empresa Chivas y Viajes por Colombia 19/04/2016 PRF. 009-2014-0626 $4.220.110,35 Institución Educativa INEM 07/04/2016 PRF. 001-2014-0214 $3.487.000,00 Instituto de Turismo de 02/05/2016 Villavicencio TOTAL RESARCIMIENTO: $9.809.908,35 Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Fecha resarcimiento 01/03/2016 Durante el primer semestre de 2016, se dictaron medidas cautelares en once (11) procesos: Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página15 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Tabla 9. Medidas cautelares Enero –Junio de 2016 Nº proceso Fecha de expedición Bien Día Mes Año Mueble Inmueble 007-2013-0220 26 02 2016 X 009-2013-0220 28 01 2016 X 002-2016-0212 12 02 2016 X 004-2013-0207 23 02 2016 X 012-2014-0728 10 03 2016 X 013-2014-0813 16 03 2016 X 001-2016-0209 12 02 2016 X 010-2014-0627 10 03 2016 X 004-2014-0313 02 05 2016 X 013-2014-0213 01 06 2016 X 002-2016-0212 02 06 2016 X Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Se han vinculado garantes en dos (2) PRF, así: Tabla 10. Vinculación de garantes entre Enero y Junio de 2016 N° PFR Nombre garante Fecha vinculación 001-2014-0214 La Previsora S.A. y Suramericana 03-02-2016 007-2013-0220 La Previsora S.A. 18-02-2016 Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Tabla 11. Actuaciones dentro de los procesos de responsabilidad fiscal. Enero –Junio de 2016 Actuación Cantidad Declaraciones juramentadas 3 Versiones libres 12 Posesiones 4 Notificaciones 15 Visitas fiscales 2 Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva A primero de Abril de 2016 se inicia con veinte seis (26) procesos de responsabilidad fiscal y al primero de Julio se tienen veinte (20) procesos, discriminados por vigencias en la Tabla 12 Tabla 12. Relación de procesos por vigencia. Primer y segundo trimestre de 2016 Vigencia No. de PRF No. de PRF 2º 1er trimestre trimestre 2012 2 0 2013 9 8 2014 11 9 2015 2 2 2016 2 1 TOTAL 26 20 Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página16 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 5. JURISDICCIÓN COACTIVA El primero de Enero de la vigencia 2016 se inició con un total de 62 procesos coactivos vigentes y se reportan tres (3) aperturas: N° proceso del que proviene 003-2013-0114 N° PJC Descripción 001-2016-0108 008-2012-1212 003-2016-0613 003-2012-0709 002-2016-0309 Irregularidades en el manejo de recurso de la IE Quejas sobre irregularidades relacionadas con el área de facturación de la ESE Municipal Irregularidades con medicamentos adquiridos por la ese en las vigencias 2005 y 2006, los cuales terminaron vencidos sin haber cumplido el objeto para la cual estaban destinados Nombre ejecutado Eudoro Enrique Velásquez Samuel Antonio López García Mary Andrea Araggo Rodríguez y Yuliana Andrea Castro Angel. Cargo Rector Auxiliar Administrativ o Técnico administrativ o en encargo Entidad afectada Institución Educativa Playa Rica Empresa Social del Estado del Municipio de Villavicencio - Meta Empresa social del estado E.S.E. Cuantía $3.988.430 $2.766.406 $6.132.273 Se presentan sesenta y cinco (65) procesos de Jurisdicción coactiva al 30 de junio de la actual vigencia, para los cuales se tienen las siguientes actividades: Remisibilidad Resarcimiento Abonos Acuerdos de pago NÚMERO PJC 004-2001-07021 CUANTÍA $9.951.919,00 002-21015-1103 012-2010-1118 012-2010-1118 012-2010-1118 002-2016-0309 $565.907,00 $120.000,00 $120.000,00 $120.000,00 $333.380,00 FECHA 9 de Marzo de 2016 (Se encuentra en notificación por aviso) 27 de Abril de 2016 3 de febrero de 2016 30 de marzo de 2016 2 de junio de 2016 6 cuotas (5 de abril al 5 de septiembre) El recaudo al primer trimestre de la vigencia asciende a $ 1.926.047,00 por abonos, así: TIPO DE RECAUDO Resarcimiento Abonos Acuerdos de pago TOTAL VALOR $565.907,00 $360.000,00 $1.000.140,00 ($333.380*3) $1.926.047,00 Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página17 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 6. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Con la finalidad de promover un efectivo control social, se han desarrollado programas y actividades de acuerdo a lo establecido en la Constitución, la Ley, los procedimientos y como parte importante de la misión institucional plasmada en el plan estratégico y en el plan de acción. A continuación, se presentan los principales resultados de la gestión del primer semestre de 2016, que son una evidencia de control social orientado por la CMV: 6.1. PROMOCIÓN, CAPACITACIÓN Y DIVULGACIÓN 6.1.1. Capacitación a docentes y a candidatos a Contralor, vicecontralor y personero estudiantil Se destacan los eventos de capacitación orientados a incentivar el control social, con los cuales la CMV ha obtenido gran aceptación por parte de la comunidad en general como se evidencia en los resultados de las encuestas y la respuesta positiva a todas las convocatorias que realiza la Entidad. Particularmente para el primer semestre de la vigencia se han realizado capacitaciones orientadas a los docentes del área de democracia y estudiantes de los grados 9 y 10 de diferentes instituciones educativas del municipio de Villavicencio. La primera de ellas se realizó el primero de marzo de 2016 en la Institución Educativa Catumare, con la intervención también de la Personería Municipal de Villavicencio, donde se escucharon las propuestas de los jóvenes candidatos a Contralor y Personeros estudiantiles, sensibilizándolos y capacitándolos sobre qué es la Contraloría, cuáles son nuestras funciones y la razón de ser del Acuerdo 104 de 2010. El número de asistentes fue de treinta y cinco (35). Igual actividad se realizó en la Institución Educativa Antonio Nariño el día 15 de marzo de 2016, donde además se despejaron dudas de los estudiantes sobre su papel como Contralores Estudiantiles. El número de asistentes fue de sesenta (60). Posteriormente se realizaron capacitaciones a rectores, docentes y estudiantes elegidos Contralores y Vicecontralores, los días 6 y 7 de abril de 2016 a las cuales asistieron ciento sesenta y seis (166) personas en la aplicación del Acuerdo 104 de 2010; los días 19 y 20 de abril de 2016, fueron capacitadas ciento cincuenta (150) personas en la aplicación del Decreto 4791 de 2008; los días 5 y 6 de mayo fueron capacitadas ciento seis (106) personas en la aplicación del Decreto 4791, realizándose un taller sobre cómo desarrollar el ejercicio práctico, el cual han ido presentando los estudiantes desde el mes de junio, resultado de las capacitaciones impartidas. Lo anterior se evidencia en el siguiente registro fotográfico: Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página18 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Con el propósito de tomar acciones de mejoramiento en elementos clave en este tipo de eventos, tales como: instalaciones, ayudas didácticas, puntualidad, presentación del tema, metodología (orden, claridad, explicación, profundidad), respuestas a preguntas con precisión y participación de los asistentes; se aplicó una encuesta de satisfacción, de la cual se obtuvo un resultado global de satisfacción excelente de un 64.4 %, bueno en un 33.41% y regular de 2.45%, constituyéndose por tanto en valor agregado de nuestra gestión, como se evidencia en la Ilustración 3: Ilustración 3. Nivel de satisfacción gobierno estudiantil. Primer semestre 2016 Fuente: Participación Ciudadana Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página19 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Como resultado del análisis de las encuestas, se han establecido acciones de mejora relacionadas con el cumplimiento de horario y las instalaciones, debido a que estos aspectos recibieron menor calificación. 6.1.2. Actividades de promoción La CMV promocionó su proyecto de Contralores y Vicecontralores estudiantiles a estudiantes de Nuestra Señora de Fátima de la Policía Nacional, compartiéndosele nuestra experiencia y suministrándole material para el proyecto que adelantan. Lo anterior se evidencia en el siguiente registro fotográfico. Igualmente la entidad promocionó el proyecto Contralores Estudiantiles en las reuniones de Mesa de Juventudes realizadas por la Alcaldía Municipal el día 5 de abril y el 23 de junio de 2016, a la cual asistieron las organizaciones juveniles de Villavicencio, dependencias de la administración Municipal y diferentes Entidades del Municipio de Villavicencio y del Departamento del Meta que hacen inversión en proyectos y programas dirigidos a los jóvenes, donde se expuso nuestra labor como Órgano de Control Fiscal y nuestro proyecto Contralores y Vicecontralores estudiantiles. 6.1.3. Otras estrategias de divulgación Adicionalmente, se han implementado estrategias de divulgación tales como boletines de prensa, página web, cartelera, plegables, entre otros; con el propósito de informar acerca de los procesos de participación ciudadana a una mayor parte de la población. 6.1.4. Orientación al ciudadano Fueron atendidos cincuenta y dos (52) ciudadanos orientándolos en diferentes temas de lo cual existe el respectivo registro, de los cuales cuarenta y seis (46) consideraron que fue excelente la atención que se les brindó y dos (2) que fue buena. Dentro de los ejemplos relevantes se resalta la orientación que se brindó a las vendedoras formalizadas, antes ambulantes, sobre dónde dirigirse a fin de reclamar sus derechos, de lo cual dejamos el respectivo registro fotográfico. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página20 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 6.2. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR) 6.2.1. Trámite de PQR con corte a 30 de junio de 2016 Las cinco (5) PQR pendientes de tramitar de la vigencia 2015, ingresaron finalizando el año y fueron resueltas en enero de 2016. De las sesenta y siete (67) PQR ingresadas a 30 de junio de 2016, veinticinco (25) se relacionan con temas internos a la CMV y cuarenta y dos (42) con temas misionales. Se dio respuesta directa a cuarenta y ocho (48) y se han trasladado por competencia a otros entes treinta y tres (33). Las PQR pendiente por resolver ha sido incluida para verificación dentro de la Auditoría al Instituto de Turismo Municipal. Tabla 13. Trámite de PQR a 30 de junio de 2016 TOTAL PQR Recibidas en 2015, en trámite a 31 de 5 diciembre Recibidas en 2016 67 TOTAL 72 TRAMITADAS DE 2015 EN 2016 Respuesta directa 5 TRAMITADAS DEL 2016 Respuesta directa 48 Enviadas a Otros Entes 33 Acumuladas 5 POR RESOLVER 2016 Directamente Auditoría 1 Para concepto técnico 0 TOTAL 1 Fuente: Participación Ciudadana y Despacho Tabla 14. PQR según canal de participación ciudadana Medios de participación No % Participación Personal 34 50,7% Email 8 11,9% Medio masivo (prensa0 0% televisión) Correo Físico 25 37,3% Vía telefónica 0 0% Total 67 100% Fuente: Participación Ciudadana Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página21 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! El medio de participación más utilizado por la comunidad para interponer PQR es el personal con un 50,7%, seguido por correo físico con 37,3% le sigue el Email con un 11,9%. 6.2.2. Indicador de Cumplimiento De acuerdo con la Tabla 15, se evidencia un nivel de cumplimiento del 97,87% de PQR tramitadas con corte a 30 de junio de 2016. Tabla 15. Relación PQR 2015-2016 PQR de vigencia anterior 5 PQR resueltas de vigencia anterior 5 PQR recibidas de la vigencia 67 PQR resueltas de la vigencia 66 PQR 2015+ PQR 2016 72 PQR 2015 resueltas+ PQR 2016 resueltas 71 % Indicador de Cumplimiento 97,87% (PQR resueltas/PQR recibidas)*100 Fuente: Participación Ciudadana y despacho 6.3. PARTICIPACIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN EN EVENTOS EXTERNOS El Contralor Municipal de Villavicencio, como representante de la Entidad, en este primer trimestre del 2016 participó en los siguientes eventos, convocados en pro de fortalecer el Control Fiscal: 6.3.1. XVIII Congreso Nacional de Control Fiscal. Primer encuentro Nacional de Contralores 2016-2019, el Control Fiscal para la paz. El Contralor municipal participó en el primer encuentro Nacional de Contralores que se llevó a cabo entre el 24 y el 27 de febrero en la ciudad de Santiago de Cali, con el desarrollo de los siguientes temas: El control fiscal a los Estados Financieros en el marco de las Normas Internacionales de Contabilidad NIC-SP. El Control fiscal en Colombia. Situación actual y perspectivas El control fiscal en la contratación pública y Procesos de Responsabilidad fiscal. Primera Asamblea general del Consejo Nacional de Contralores 2016-2019. Presentación de informes a cargo de los representantes de la Junta Directiva 2015. Elección de Junta Directiva para la vigencia 2016. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página22 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Dicho encuentro contó entre otros, con la participación de las siguientes personalidades: Alejandro Larreamendy Joerns, Director de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP. Edgar Varela Barrios, Rector de la Universidad del Valle. Carlos Felipe Córdoba Larrarte, Auditor General de La República. Dilían Francisca Toro Torres, Gobernadora del Valle del Cauca y Presidente de la Asociación Nacional de Gobernadores. Norman Maurice Armitage, Alcalde de Santiago de Cali. 6.3.2. Congreso Nacional de Administración Pública El doctor Jaime Stewart Correa Bello, en su condición de Contralor Municipal de Villavicencio encargado, asistió al CONGRESO NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: el cual se desarrolló en la ciudad de Pereira, los días 27, 28, 29 y 30 de abril. Se trataron temas relacionados con: La Función Pública, Aspectos Relevantes del Control Fiscal, Finanzas Publicas: La ejecución Gerencial del Presupuesto Publico La Contratación Pública: Planeación Contractual El evento contó con la presencia de las siguientes Conferencistas: José Fernando Berrio Berrio: Director oficina selección y Carrera administrativa Carlos Alberto Atehortua Rios: Tratadista Derecho Público Administrativo Jose Mauricio Cuesta Gomez: Director Nal. de Inversiones y Gasto Público Departamento Nacional de Planeación (DNP) Jorge Hernan Beltran Pardo: Consultor en Contratación Estatal 6.3.3. Asamblea General del Congreso Nacional de Contralores y Seminario Académico de Control Fiscal. Otra de las actividades en las que tuvo una participación activa el Contralor (E) fue en la ASAMBLEA GENERAL DEL CONGRESO NACIONAL DE CONTRALORES Y SEMINARIO ACADEMICO DE CONTROL FISCAL, el cual se desarrolló en la ciudad de Popayán los días 23, 24 y 25 de junio de 2016, donde se trataron temas como: Los elementos de la responsabilidad fiscal y sus procedimientos, Estrategias del proceso verbal de responsabilidad fiscal Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página23 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Suspensión Verdad Sabida Buena fe Guardada Evolución jurisprudencial de Control Fiscal en Colombia Personalidades que también formaron parte de la asamblea Héctor Bustamante, Contralor del Vaupés Miguel Arrazola, Contralor de Sucre Ricardo López, Contralor de Cundinamarca Contralores de Envigado y Cesar 6.3.4. Rendición de cuentas al SIREL La CMV hizo rendición de la cuenta a la Auditoría General de la República, vigencia 2015. 6.3.5. Comisión Regional de Moralización del Meta (CRMM) El Contralor Municipal de Villavicencio, ha participado activamente en cada una de las reuniones programadas por la CRMM durante lo corrido del año 2016, realizando labores como Secretaría técnica de la Comisión, destacándose entre otras actividades: Proyección del Plan de Acción de la CRMM para la vigencia 2016-2017. Seguimiento a los temas pendientes por desarrollar en el plan de acción del año anterior, tales como: Estudio de los planes de acción de los municipios de Puerto Gaitán, Restrepo, Villavicencio y Acacias. Estudio a las quejas presentadas por la comunidad contra Empresa de Servicios Públicos del Departamento (EDESA), Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Villavicencio (EAAV) y el plan de alimentación escolar (PAE) en el departamento del Meta. Procesos de la Rosita y Puerto Lleras, que se adelantan en los organismos de control correspondientes. Gestión ante la Gobernación del Meta, para asignación de presupuesto para la CRMM. Participación en el espacio radial “Observando lo Público” Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página24 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Capacitación liderada por Secretaría de Transparencia para las Comisiones Regionales de Moralización. Atender requerimientos realizados por parte de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República Avance seguimiento Acueducto Pompeya 7. JURÍDICA Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página25 Para desarrollar una defensa judicial efectiva, se cuenta con herramientas fuertes con el fin de lograr no solo una defensa Judicial eficaz y efectiva de la entidad sino también la prevención ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! de dichas controversias judiciales a través de medidas correctivas que permitan evitar situaciones generadoras de daño antijurídico. 7.1. NÚMERO DE GRADOS DE CONSULTA Y APELACIONES 7.1.1. Grados de Consulta resueltos en segunda instancia Se han resuelto catorce (14) grados de consulta entre archivos, imputaciones y fallos sin responsabilidad confirmados y revocados. Tabla 16. Resumen de Grados de Consultas 2016. Enero –Junio Número total tramitado Providencia Autos Confirmados Número Autos revocados Número Grados de Consultas 10 Autos Confirmados 10 Autos de Archivo. Grados de Consultas 3 Autos Confirmados 3 Autos de Imputación ordenando Archivo a favor de algún implicado. Grados de Consultas 0 Autos Confirmados 0 Fallos sin responsabilidad Fiscal. Grados de Consulta. 0 Autos Confirmados 0 Autos de Pruebas Grados de Consulta. 0 Autos Confirmados 0 Autos de Nulidad Grados de Consulta. 1 Autos Confirmados 1 Fallos con Responsabilidad sin apelación TOTAL GRADOS DE CONSULTA RECIBIDAS EN SEGUNDA INSTANCIA: 14 Fuente: Secretaría General Autos Revocados 0 Autos Revocados 0 Autos Revocados 0 Autos Revocados 0 Autos Revocados 0 Autos Revocados 0 Se han atendido oportunamente, teniendo en cuenta el cumplimiento de los principios rectores de la función administrativa, la gestión fiscal y los tres elementos esenciales, para imputar algún tipo de responsabilidad fiscal como son el daño, la conducta y el nexo causal. 7.1.2. Recursos de apelación tramitados en segunda instancia Entre enero y junio de 2016 se ha tramitado un recurso de apelación, correspondiente al PRF004-2014-0313, recibido el 11 de marzo de 2016 y resuelto el 29 del mismo mes. 7.1.3. Controversias Judiciales a favor y en contra AÑO 2016 Tabla 17. Resumen de controversias judiciales 2016. Enero – Junio ADMINISTRATIVAS PENALES-PARTE CIVIL TOTAL NÚMERO VALOR NÚMERO VALOR NÚMERO VALOR PROCESOS $ PROCESOS $ PROCESOS $ 15 17.186.725.468 04 514.656.000 19 17.701.381.468 Fuente: Secretaría General Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página26 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Ilustración 4. Controversias judiciales 2016. Enero – Junio Fuente: Secretaría General En cuanto a estas demandas en contra de la entidad, lo que se busca es que el actual régimen constitucional pueda establecer entonces la obligación jurídica a cargo del Estado de responder por los perjuicios antijurídicos que hayan sido cometidos por la acción u omisión de las autoridades públicas, lo cual implica que una vez causado el perjuicio antijurídico y éste sea imputable al Estado, se origina un traslado patrimonial del Estado al patrimonio de la víctima por medio del deber de indemnización. Igualmente, no basta que el daño sea antijurídico sino que éste debe ser además imputable al Estado, es decir, debe existir un título que permita su atribución a una actuación u omisión de una autoridad pública. 7.1.4. Procesos en contra de la Entidad Con corte a 30 de junio de la vigencia se encuentran catorce (14) demandas administrativas en contra de la CMV, por cuantía de $17.114.747.820 así: Demandante Nohora Fausulle Pérez Sánchez Juan de Dios Bermúdez Juan de Dios Bermúdez Tabla 18. Procesos en contra de la CMV. Corte 30 de Junio de 2016 Cuantía Pretensiones Última actuación $5.046.087,00 Declaratoria de nulidad de los El 30 de septiembre de 2015 actos que desvincularon al actor se envía al tribunal del servicio en la CMV. contencioso para resolver apelación. $522.208.000,00 Reparación de los daños y El día 3 de agosto de 2015 el perjuicios presuntamente Tribunal Administrativo del ocasionados al actor y su núcleo Meta remite al Tribunal familiar con el trámite de un Administrativo de Manizales. proceso de responsabilidad fiscal $522.208.000,00 Reparación de los daños y 01 de junio de 2016 no perjuicios presuntamente comparecen los testigos. ocasionados al actor y su núcleo familiar con el trámite de un proceso de responsabilidad fiscal Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página27 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Demandante Auditoría General de la República Cuantía $30.817.536,00 William Valencia Campos $ 36.960.000,00 Yahir Arcenio Cortina Lancheros Fiduciaria Corficlombiana $51.115.634,00 Diego Fabián Martínez Aguilera $0 Dagoberto Martínez Aguilera $ 30.800.000,00 Convenio Andrés Bello $1.701.553.289,00 Hamilton Mayo Rojas $144.160.000,00 Isabel Sierra Sepúlveda $ 4.940.000,00 $2.963.830.718,00 Pretensiones Nulidad de la Resolución 700 de 2003 por medio de la cual se reconoció a Gloria Elena Cifuentes bonificación de dirección. Declaratoria de nulidad de los actos Administrativos que lo declararon fiscalmente responsable, dentro del proceso de responsabilidad № 034 de 2000 Declaratoria de nulidad de los actos que desvincularon al actor del servicio en la CMV Declaratoria de nulidad de los actos administrativos que lo declararon fiscalmente responsable, dentro del proceso de responsabilidad No. 0012008-0430. Declarar la nulidad de las actuaciones surtidas dentro del PRF No. 013-2004-311, por violación al debido proceso y a la defensa. Declarar la nulidad de las actuaciones surtidas dentro del PJF No. 027-2008-0718. Declarar la nulidad del auto de mandamiento de pago del PJC No. 008-2013-0715 Declarar la nulidad de todas las providencias expedidas en el PRF No. 043-2008-0742 por violación del debido proceso y a la defensa. Declarar la nulidad de todas las providencias expedidas en el PRF No. 006-2008-0623 por violación del debido proceso y a la defensa. Declaratoria de nulidad de la Resolución No. 100-08-0364 del 22 de Agosto de 2013 mediante la cual declaran insubsistente el nombramiento de la demandante. Última actuación El 3 de julio de 2015, el tribunal administrativo del Meta, remite el expediente al Tribunal Administrativo de Caldas. El 21 de septiembre de 2015 entra al despacho judicial para fallo. El 21 de octubre de 2015 decretan traslado para presentar alegatos 22 de Septiembre de 2015 Se envía el expediente al Tribunal Administrativo sala itinerante de descongestión sede Bogotá 16 de Abril despacho. de 2016, al 25 de noviembre de 2015 Trasladan al tribunal para resolver recurso de apelación 11 de mayo de 2016. Traslado medida cautelar – oficio Procuraduría 24 de junio de 2016, traslado de excepciones por 3 días. 28 de marzo de 2016 Audiencia de pruebas – Se reitera solicitud Universidad Nacional. Se aplaza audiencia para el 7 de septiembre de 2016. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página28 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Demandante Convenio Andrés Bello Cuantía $11.001.953.405,00 Pretensiones Última actuación Declarar la nulidad de todas las 14 de agosto de 2015. providencias expedidas en el Solicitud impulso procesal. PRF No. 071-2009-1001 por violación del debido proceso y a la defensa. Carolina García $99.155.151,00 Declarar la nulidad de todas las 25 de Abril de 2016. Entra al providencias expedidas en el despacho. PRF No. 001-2009-0217 por violación del debido proceso y a la defensa. Total procesos en contra de la CMV: 14 por cuantía de $17.114.747.820,00 Fuente: Secretaría General 7.1.5. Acciones de repetición Para el periodo comprendido entre Enero y Junio de 2016, no se instauraron acciones de repetición, se continúa con la vigilancia de la acción instaurada en vigencias anteriores, en contra de FRANCISCO MORALES ROZO, por cuantía de $71.977.648. 7.1.6. Procesos en los cuales la CMV es parte demandante (parte civil) Tabla 19. Procesos en los cuales la CMV es demandante vigencia 2016. Enero – Junio Cuantía Pretensiones Última actuación $40.000.000,00 Obtener para la empresa Social del Estado Se encuentra en el de Villavicencio la reparación de los daños despacho para resolver sufridos con la celebración de contratos y situación jurídica. manejo irregular de la tesorería. Robert López $104.313.000,00 Obtener para el Instituto Técnico Industrial y Etapa de Juicio – Audiencias Rojas y Yaneth Colegio Básico Santa Inés las reparaciones preparatorias. Octubre 10 de Hernández de los daños ocasionados con el delito de 2014. Puentes concierto para delinquir Manuel $300.343.000,00 Obtener para el municipio de Villavicencio la En el despacho para Eduardo reparación de los daños ocasionados con el resolver situación jurídica. Useche delito que se investiga por la compra González y irregular de un lote de terreno para la obra otros. del Acuaparque. Manuel $70.000.000,00 Obtener para el municipio de Villavicencio la El Tribunal Superior Unidad Eduardo reparación de los daños ocasionados con el de Fiscalía Delegada Useche delito que se investiga por la adjudicación y resolvió mediante resolución González ejecución del contrato 097 de 2005. de fecha 25 de abril de 2013, confirmando la resolución de acusación del 3 de mayo de 2010. TOTAL PROCESOS DONDE LA CMV ES PARTE DEMANDANTE 4. TOTAL CUANTÍA $514.656.000,00 Fuente: Secretaría General Demandado Jairo Zenón Ardila e Irene Valencia Con corte a 30 de junio de 2016, la CMV tiene vigentes cuatro (4) procesos en los que es demandante (parte civil) por cuantía de $514.656.000,00. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página29 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 7.1.7. Acciones populares Con corte a junio de 2016, la CMV mantiene vigentes cinco (5) demandas en las cuales ha sido vinculada por acciones populares. 7.1.8. Fallos en contra de la Entidad en Demandas Administrativas Tabla 20. Demanda administrativas falladas en contra de la entidad 2016. Enero – Junio Demandado Cuantía Pretensiones Lorena Gómez $43.772.744,00 Nulidad de la Resolución 233/04 y el pago Roa de unos salarios y prestaciones. Fuente: Secretaría General 7.1.9. Fallos a favor de la Entidad en Demandas Administrativas Tabla 21. Demanda administrativas falladas a favor de la entidad 2016. Enero – junio Demandado Pretensiones Cuantía Gonzalo Rojas Nulidad del acuerdo 454 del 28 de julio de 2006 que negó el $ 531.461,00 Riveros pago de la prima de servicios. Fuente: Secretaría General 7.1.10. Acciones de Tutela Durante el primer semestre de la vigencia, se instauraron dos (2) acciones de tutela contra la CMV; en la primera de ellas la accionante es la señora Ana Jacqueline Ruiz Torres, notificada el 21 de diciembre de 2015. El 4 de abril de 2016 en fallo de segunda instancia se negaron las pretensiones de la tutelante. La segunda, fue interpuesta por la señora Emma Paola Puente Castañeda, notificada el 20 de Abril, impugnada el 16 de mayo y se encuentra actualmente a la espera del fallo en segunda instancia. Tabla 22. Resumen de tutelas 2016. Enero –Junio RESUMEN TUTELAS INSTAURADAS ENTRE ENERO A JUNIO DE 2016 Número de tutelas Decisiones a FAVOR de la Contraloría 2 1 Fuente: Secretaría General Decisiones en CONTRA de la Contraloría 0 Tutelas pendientes por RESOLVER/CONTESTAR 1 7.1.11. Procesos Administrativos Sancionatorios Tabla 23. Resumen de Procesos Administrativos Sancionatorios 2016. Enero –Junio Del 1 de enero al 30 de Aperturados En trámite Fallados Junio de 2016 3 3 2 1 Fuente: Secretaría General El incumplimiento de los servidores públicos o de los particulares en presentación de información sea contable, financiera o al terminar su gestión y el cual debe ser sancionado por el ente de control por acatar lo ordenado por la Ley 42 de 1993 y la reglamentación interna de la Entidad. Por lo que se tramitaron tres (3) procesos sancionatorios. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página30 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Tabla 24. Procesos Administrativos Sancionatorios 2016. Enero – Junio Entidad/Implicados Hechos Última actuación Secretaría de Entrega inoportuna de información Mayo 31 de 2016. Presentación Movilidad solicitada por parte de la entidad. descargos Secretaría de Entrega inoportuna de información Mayo 31 de 2016. Notificación Infraestructura solicitada por parte de la entidad. personal. Terminal de Entrega inoportuna de información Junio 13 de 2016. Presentación Transportes de solicitada por parte de la entidad. de Argumentos de defensa Villavicencio Fuente: Secretaría General 7.1.12. Procesos de Acción Disciplinaria Se analizan las actuaciones de los funcionarios de la CMV de conformidad con lo establecido en el Código Único Disciplinario. Actualmente se tramitan los cuatro (4) procesos disciplinarios que se encuentran aperturados a Isabel Sierra Sepúlveda (2), Gonzalo Rojas Riveros (1) y Emma Paola Puente. Tabla 25. Resumen de Procesos Disciplinarios 2016. Enero – Junio No. PROCESOS No. PROCESOS AÑO DISCIPLINARIOS DISCIPLINARIOS EN APERTURADOS TRÁMITE 4 4 01-01-2016 AL 30-06-2016 Fuente: Secretaría General 7.1.13. Urgencia Manifiesta Se revisan los antecedentes administrativos que dieron pie a la declaratoria de urgencia manifiesta, verificando que se ajusten a los requisitos exigidos por la Ley para la declarar la urgencia enmarcada en lo que manifiesta artículo 42 de la Ley 80/93. A la fecha se ha emitido pronunciamiento respeto de la legalidad de cuatro (4) declaratorias de urgencia manifiesta, así: Tabla 26. Pronunciamientos urgencia manifiesta 2016 Entidad Acto administrativo Pronunciamiento CMV Empresa Social del Estado -ESE Resolución No.375 del 30 de Se ajusta a los requisitos exigidos en Municipal Diciembre de 2015 la Ley para declararla. Oficina de Contratación -Alcaldía Decreto 405 del 21 de Se avala la prórroga de la urgencia Municipal de Villavicencio diciembre de 2015 manifiesta. Oficina de Contratación -Alcaldía Decreto 046 del 6 de enero Se ajusta a los requisitos exigidos en Municipal de Villavicencio de 2016 la Ley para declararla. Concejo Municipal de Resolución No.016 de Enero Se ajusta a los requisitos exigidos en Villavicencio de 2016 la Ley para declararla. Fuente: Secretaría General 8. GESTIÓN FINANCIERA 8.1. INGRESOS En lo corrido de la vigencia, la CMV ha enviado mensualmente a la Alcaldía Municipal de Villavicencio las cuentas de cobro correspondientes a las cuotas de auditaje, recaudándose a Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página31 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 30 de junio, la suma de MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y NUEVE MIL SETECIENTOS SESENTA Y DOS PESOS MCTE ($1,455,249,762). La ejecución del presupuesto de ingresos, a junio 30 del 2016, corresponde a un porcentaje del 56,57% del total de los ingresos programados en el PAC, correspondiente a MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y NUEVE MIL SETECIENTOS SESENTA Y DOS PESOS MCTE ($1,455,249,762), dinero que se recaudó mensualmente, mediante el cobro de las cuotas de auditaje a la Alcaldía Municipal de Villavicencio, según el PAC establecido por la entidad. 8.2. PAGOS Se efectuaron los pagos oportunos de las obligaciones contraídas por la entidad, de acuerdo a las normas vigentes teniendo en cuenta el programa anual Mensualizado de caja (PAC), documento que establece la programación de pagos de la entidad. El valor total de los pagos realizados y que afectan el presupuesto de gastos de a vigencia entre el primero de enero y el 30 de junio de 2016, es de MIL CIENTO CINCUENTA Y UN MILLONES CUATROCIENTOS VEINTEMIL SEISCIENTOS DIECIOCHO PESOS CON CINCUENTA Y SIETE CENTAVOS ($1,151,420,618.57), correspondientes a doscientos treinta y dos (232) pagos. 8.3. TÍTULOS JUDICIALES En la tesorería reposan Ciento dieciséis (116) Títulos de Depósito judicial, por valor de VEINTINUEVE MILLONES CUARENTA Y CINCO MIL SEISCIENTOS TREINTA Y DOS PESOS CON TREINTA Y NUEVE ($29,045,632.39). El día 30 de junio del 2016, mediante oficio No. 400-20-02-1022 de junio del 2016, se solicitó al Banco Agrario la conversión de 85 títulos judiciales, para iniciar la gestión de la devolución a los respectivos beneficiarios de estos títulos, toda vez que el área de Responsabilidad Fiscal verificó la procedencia de la devolución de estos títulos. Finalmente, durante el primer semestre de la vigencia no se han entregado títulos judiciales. 8.4. Se realizó el cierre contable de la vigencia 2015 de acuerdo al instructivo expedido por la Contaduría General de la Nación y se dio apertura a la contabilidad de 2016. Se elaboró el informe contable del trimestre octubre a diciembre de 2015, remitiendo el mismo a la Dirección de Contabilidad de la Alcaldía de Villavicencio, junto con el informe de Operaciones Recíprocas y Notas Contables. Se conciliaron las cuentas bancarias que la Contraloría maneja en Davivienda, tanto de ahorros como cuenta corriente y la cuenta del banco Agrario correspondiente a los meses de diciembre de 2015, enero y febrero de 2016. ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página32 INFORMES CONTABLES Se realizó el seguimiento, al proceso contable correspondiente al mes de enero, febrero, marzo, de 2016, brindando apoyo a cada una de las áreas de la Contraloría, como nomina, presupuesto y tesorería. En el mes de mayo se actualizó el plan de acción para realizar el proceso de transición hacia el nuevo marco regulatorio NICS SP dando inicio al proceso. 9. CONTRATACIÓN En un esfuerzo por ofrecer a sus funcionarios a través de las gestiones administrativas cubrir las necesidades que se requieren en pro de su Bienestar, se han llevado a cabo ocho (8) contrataciones de mínima cuantía necesarias para el funcionamiento de la entidad y cuatro (4) mediante contratación directa para la prestación de servicios en la renovación de la firma digital del Contralor Municipal de Villavicencio, soporte técnico Pimisys, Prestación de servicios de apoyo a la gestión y Capacitación. Tabla 27. Relación de contratos a Junio 30 de 2016. CONTRATO No. FECHA OBJETO MODALIDAD CUANTIA 1 PROCESO CONTRACTUAL Nº 100-09-02-01 22 DE ENERO PRESTACIÓN DEL DE 2016 SERVICIO PARA LA RENOVACIÓN DEL CERTIFICADO DE FIRMA DIGITAL PARA EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA CMV Contratación Directa –Prestación de servicios Firma Digital $296.960 2 PROCESO CONTRACTUAL Nº IP-CMV-012016 28 DE ENERO PÓLIZA DE SEGUROS DE 2016 PARA LOS VEHÍCULOS DE LA ENTIDAD, PÓLIZA PREVIALCALDIAS, PÓLIZA DE MANEJO GLOBAL Y SOAT. Contrato de Seguros, Selección abreviada inferior al 10% de la menor cuantía $11.444.392 3 PROCESO CONTRACTUAL Nº IP-CMV-022016 9 DE FEBRERO SUMINISTRAR A LA CMV, DE 2016 DENTRO DEL PERÍMETRO URBANO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO, EN FORMA SUCESIVA Y A PRECIO UNITARIO, GASOLINA CORRIENTE Y CAMBIO DE ACEITE PARA LOS VEHÍCULOS DE PROPIEDAD DE LA CMV Contrato de Prestación de servicios de Selección abreviada inferior al 10% de la menor cuantía $3.000.000 Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página33 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! CONTRATO No. 5 PROCESO CONTRACTUAL Nº IP-CMV-032016 FEBRERO DE 2016 OBJETO MODALIDAD 18 SERVICIOS DE RECOLECCIÓN, CURSO Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA Y DEMÁS ENVÍOS POSTALES QUE REQUIERA LA CONTRALORÍA, EN LAS MODALIDADES DE CORREO DEPARTAMENTAL Y NACIONAL Contrato de Prestación de servicios de Selección abreviada inferior al 10% de la menor cuantía PROCESO CONTRACTUAL Nº IP-CMV-042016 MARZO 02 DE REALIZACIÓN ACTIVIDAD Contrato de 2016 DE BIENESTAR SOCIAL Prestación de servicios de Selección abreviada inferior al 10% de la menor cuantía PROCESO CONTRACTUAL N°100-09-02-06 ABRIL 01 2016 PROCESO CONTRACTUAL Nº IP-CMV-052016 ABRIL 27 2016 PROCESO CONTRACTUAL Nº IP-CMV-062016 ABRIL 27 2016 PROCESO CONTRACTUAL Nº 100-09-002 MAYO 2016 12 10 PROCESO CONTRACTUAL Nº IP-CMV-062016 MAYO 2016 12 6 7 8 9 DE SOPORTE TECNICO Contratación SOFTWARE PIMISYS Directa –Prestación de servicios no pluralidad de oferentes DE SUMINISTRO DOTACION PARA EMPLEADOS DE CONTRALORIA MUNICIPAL VILLAVICENCIO DE MANTENIMIENTO MOTOCICLETA DE Contrato de LOS Prestación de LA servicios de Selección DE abreviada inferior al 10% de la menor cuantía DE Contrato de Prestación de servicios de Selección abreviada inferior al 10% de la menor cuantía CUANTIA $1.000.000 $2.944.000 $6.500.000 $4.649.976 $950.000 DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION EN EL AREA DEL ARCHIVO DE LA CMV Contratación Directa –Prestación de servicios apoyo a la gestión $4.800.000 DE CAPACITACION DE TRABAJO EN EQUIPO CON LA METODOLOGIA DE COUCHING Contratación Directa –Prestación de servicios capacitación $7.000.000 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página34 4 FECHA CONTRATO No. FECHA OBJETO MODALIDAD CUANTIA 11 PROCESO CONTRACTUAL Nº IP-CMV-072016 JUNIO 10 DE COMPRA DE ELEMENTOS 2016 TECNOLOGICOS PARA LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO Contrato de Prestación de servicios de Selección abreviada inferior al 10% de la menor cuantía $19.284.108 12 PROCESO CONTRACTUAL Nº IP-CMV-082016 JUNIO 10 DE SERVICIO DE RECARGA Y 2016 COMPRA DE EXTINTORES PARA LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO Contrato de Prestación de servicios de Selección abreviada inferior al 10% de la menor cuantía $1.150.000 TOTAL CONTRATACION A JUNIO 30 DE 2016 $63.019.436 Fuente: Secretaría General Tabla 28. Resumen procesos contractuales Enero- Noviembre de 2015 CLASE DE CONTRATO CANTIDAD CONTRATOS VALOR $ PARTICIPACION % 4 18.596.960 29,5 3 5.094.000 8,1 SUMINISTROS 2 7.649.976 12,1 SEGUROS 1 11.444.392 18,2 COMPRAS 1 19.284.108 30,6 MANTENIMIENTO 1 950.000 1,5 12 $63.019.436 100 CONTRATACION DIRECTA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA PRESTACION DE SERVICIOS. TOTAL Fuente: Secretaría General Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página35 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Ilustración 5. Contratación a junio 30 de 2016 CONTRATACION DE ENERO 01 A JUNIO 30 DE 2016 950.000 18.596.960 19.284.108 CONTRATACION DIRECTA 5.094.000 11.444.392 7.649.976 CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA Fuente: Secretaría General 10. GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS 10.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA) Para la vigencia 2016, la Contraloría Municipal de Villavicencio, teniendo en cuenta la normatividad vigente, las necesidades de las áreas y el presupuesto aprobado para la vigencia 2016, elaboro su plan de compras aprobado por del Comité de Desarrollo Administrativo, por valor total de OCHENTA MILLONES NOVECIENTOS VEINTIOCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y SEIS PESOS MCTE ($80,928,896), el cual se encuentra publicado en la página web de la Entidad. Durante el primer semestre de la vigencia 2016, se ha realizado 1 modificación al PAA, mediante Acta de Comité de Desarrollo Administrativo de fecha 20 de abril del 2016, quedando de la siguiente manera: FECHA Enero 14 del 2016 Abril 20 del 2016 CONCEPTO Aprobación PAA vigencia 2016 Modificación PAA VALOR PAA $80,928,896.oo $86,028,872.oo Se incrementó el rubro de Bienestar Social y Salud ocupacional a $8,000,000, el rubro de Dotación se disminuyó a $4,649,976 y se incluyó el rubro de Mantenimiento con un valor de $950,000. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página36 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 10.2. NIVEL DE EJECUCIÓN PAA La ejecución del PAA en el primer semestre de la vigencia es del 63.1% con respecto al valor final apropiado del PAA: Ilustración 6. Apropiación VS. Valor ejecutado en pagos PAA 2016 Fuente: Sistema Financiero Pimisys 10.3. ALMACÉN Durante los meses de enero a julio de la vigencia 2016, el valor de asignaciones por elementos de consumo de papelería y oficina corresponde a: $1,372,334,17 distribuido entre las diferentes dependencias de la entidad así: CONTROL FISCAL DESPACHO DEL CONTRALOR RESPONSABILIDAD FISCAL SECRETARIA GENERAL ELEMENTOS DE PAPELERIA Y OFICINA $ 346,060.33 $ 57,017.35 $ 155,895.05 $ 813,361.44 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA SECRETARIA GENERAL $ 189,342.89 TOTAL, SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO $1,561,677.06 A continuación, se representa gráficamente la proporción entregada de los elementos de consumo entre las diferentes dependencias de la CMV: Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página37 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Ilustración 7. Entrega de bienes e insumos Fuente: Sistema Financiero Pimisys Almacén 10.4. INVENTARIO GENERAL El inventario general de la Contraloría Municipal de Villavicencio a 30 de junio del 2016, se encuentra registrado en el sistema Pimisys módulo Almacén por un valor estimado de $1,179,815,359.12 (incluyendo los elementos de consumo como papelería y aseo) valor que refleja los elementos que existen en bodega y en servicio. 11. GESTIÓN DOCUMENTAL El día 4 de febrero del 2016, se realizó la Socialización de la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD), a la cual asistieron los funcionarios de la CMV; en esta reunión se observó que debido a la dinámica institucional, deben ser actualizadas. Por otro lado, aún no se inicia la elaboración del Programa de Gestión Documental (PGD), porque la Entidad no cuenta con el presupuesto suficiente para contratar su orientación y elaboración, ya que ningún funcionario en la Entidad cuenta con el conocimiento y estudios requeridos y exigidos por el Archivo General de la Nación. Para la verificación de la aplicación de las TRD se tomaron los consecutivos de los oficios que elaboran las cuatro áreas de la Contraloría (Despacho, Secretaría General, Responsabilidad Fiscal y Control Fiscal), evidenciando que en algunos oficios no están bien aplicados los códigos correspondientes a las TRD, por lo cual se procedió a enviar correo a todos los funcionarios de la Entidad, adjuntándoles las tablas vigentes para que en el momento de proyectar documentos se tengan en cuenta los códigos en ellas establecidos. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página38 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! En relación con el archivo, se intervino el que encontraba en condición de biodeterioro para determinar por tiempo de retención documental, cuáles documentos pueden eliminarse por haber cumplido este tiempo, teniendo en cuenta el grado de afectación y falta de espacio en la Entidad, pero se observó que es documentación de años con los cuales no se contaba con Tablas de Retención Documental, por lo cual se hace necesario solicitar un concepto al Archivo General de la Nación para determinar si podemos eliminar dichos documentos. 12. GESTIÓN DE TIC Se hizo la actualización del plan, teniendo en cuenta los inconvenientes que actualmente presenta las instalaciones de la CMV, como es la falencia en el suministro de la energía eléctrica y la falta de una UPS que garantice la operatividad de los equipos electrónicos y la red por la inestabilidad de los voltajes de energía. Para la construcción del plan de seguridad y privacidad de la información se realizó el estudio con respecto a los puntos críticos de la seguridad informática que presenta la CMV y se está redactando el informe del plan de seguridad. Se debe definir por la alta dirección la responsabilidad de cada dependencia con respecto a la información que se publique en la página web en los diferentes canales, la cual quedará plasmada en la política editorial. Con respecto a la actualización de la página web, la CMV gestionó con MinTIC la adquisición de una plantilla web cuyo uso recientemente se ha iniciado. Desde la perspectiva operativa se han realizado las siguientes actividades: Por motivo de cambio a la nueva sede, en enero se acondicionaron e instalaron los equipos y configuración del internet. Se realizó soporte técnico y mantenimiento a los equipos de cómputo de la CMV, a solicitud de los funcionarios. Se activaron y revisaron los formatos de la Plataforma SIA Contralorías, correspondientes a la rendición anual de acuerdo a la Nueva Resolución Orgánica 371 de los Sujetos y Puntos de Control. Se realizó mantenimiento de actualización de datos, inactivación y creación de usuarios para la Plataforma SIA Contralorías, a los Sujetos y puntos de control según requerimiento. Se emitió concepto técnico para los equipos que se dan de baja. Se han realizado backups de Pimisys semanalmente y del 98% de los funcionarios. Creación de usuarios a cada uno de los Sujetos y Puntos de Control en la nueva Plataforma SIA Observa. Capacitación manejo Plataforma SIA Observa a responsables de los sujetos y puntos de control, a solicitud. Ingreso del PGA vigencia 2016 a la Plataforma SINACOF Seguimiento al PGA 2015 SINACOF Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página39 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Organización y convocatoria a capacitación sobre el manejo de la nueva Plataforma SIA OBSERVA, a sujetos y puntos de control a nivel Departamental y Municipal, liderada por la Auditoría General de la República. Backup correos institucionales al 85% de los funcionarios. Culminó el periodo de la licencia y las cuentas con dominio @contraloriavillavicencio.com quedó sin servicio. Creación Nuevos Correos institucionales funcionarios antiguos (Motivo, cambio de Pagina Web según requerimientos del Ministerio de las TIC). Actualización eslogan en el logo de la entidad, en la firma de los correos Institucionales a 80% de los Funcionarios de la entidad 13. TALENTO HUMANO Para la vigencia 2016, la CMV, es consciente que uno de sus principales fundamentos es el desarrollo del talento humano, por lo que a través del Plan de Capacitación y el cumplimiento de sus objetivos busca que los funcionarios sean altamente competitivos para mejorar la prestación del servicio público a cargo de la entidad, por esta razón se busca participar en un buen número de capacitaciones que fortalezcan el desarrollo del talento humano en los distintos temas que se dieron como resultados de la encuesta de necesidad de capacitación, igualmente desarrollar actividades de salud ocupacional y bienestar social que conlleven a una mejor calidad de vida del funcionario contribuyendo a través de acciones participativas basadas en promoción y la prevención, la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo y de salud de los empleados. La CMV, sigue encaminada por brindar un adecuado ambiente laboral y de superación a sus funcionarios, es así como dentro de las actividades realizadas y a ejecutar en la presente vigencia, se ha dado continuidad al programa de bienestar social y de capacitación, fortalecimiento institucional, actividades de promoción y prevención a través del COPASST. 13.1. PLANTA DE PERSONAL El siguiente cuadro, muestra la forma como está distribuida la planta de personal de la CMV en los diferentes niveles jerárquicos (Directivo, Profesional, Técnico y asistencial), de acuerdo a la estructura administrativa aprobada por el Concejo Municipal de Villavicencio. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página40 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Tabla 29. Planta de personal a junio 31 de 2016 Nivel del Cargo Directivo Profesional Especializado Profesional Universitario Técnico Operativo Auxiliar Administrativo Asistencial TOTAL % Número de Cargos Área Misional Administrativa 4 2 2 7 19 3 3 5 41 100% 4 17 2 1 1 27 65.86% 3 2 1 2 4 14 34.14% Fuente: Secretaría General En el siguiente gráfico se muestra la participación por niveles de la planta ocupada, donde puede observarse que el nivel directivo (4 funcionarios), nivel profesional (30 funcionarios) suman el 73.17% y el nivel técnico y asistencial el 26.83%, lo cual indica el grado de profesionalización de la planta de personal, demostrando que el trabajo realizado en cumplimiento de la misión institucional esta realizado por personal idóneo lo que permite realizar un trabajo efectivo. Ilustración 8. Estimación porcentual planta de cargos a Junio 31 de 2016. Fuente: Secretaria General La planta de personal de la Contraloría Municipal de Villavicencio vigente a junio 30 de 2016, está integrada por 41 cargos los cuales a la fecha se encuentran ocupados 39 teniendo en cuenta que el Secretario General adicional a sus funciones se encuentra en Encargo en el empleo de Contralor Municipal de Villavicencio y la Auxiliar de Servicios Generales se encuentra ocupando en Calidad de Encargo el empleo de Secretaria Ejecutiva, así: Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página41 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Ilustración 9. Planta de cargos de la CMV ocupada a Junio 30 de 2016 PLANTA OCUPADA A JUNIO 30 DE 2016 Técnico Asistencial: 4 Operativo: 3 Directivo: 3 Profesional Especializado 7 Auxiliares Administrativos: 3 Directivo Profesional Especializado Profesional Universitario Tecnico Operativo Auxiliar administrativo asistencial Profesional Univesitario: 19 vacante Fuente: Secretaria General Durante el primer semestre de la vigencia 2016, la CMV no realizó cambios en la estructura y planta global de personal, actualmente cuenta con una planta conformada por 41 funcionarios. Adicionalmente se cuenta con un contrato por prestación de servicios. 13.2. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO En observancia de la Ley 1562 de 2014 y del Decreto 614 de 1984, principalmente; y conscientes de la importancia de la Seguridad y Salud en el Trabajo, la CMV asume la responsabilidad de garantizar la operacionalización del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) y realizar actividades en los campos relacionados. Se elaboró un plan de trabajo para la vigencia 2016, el cual el nuevo COPASST reviso e iniciara el desarrollo del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo donde se tenga en cuenta como principio rector proteger la salud de sus servidores públicos, a partir del fortalecimiento de los estilos de vida saludable y el auto cuidado dentro del marco de la prevención y la promoción. El Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo tendrá como eje central la prevención desde la realización de actividades lúdicas (bienestar social), talleres grupales, capacitaciones (en convenio y apoyo con nuestra ARL y EPS) todas de carácter participativo y que permitan llegar a todos los funcionarios de la CMV, análisis de puestos de trabajo, seguimiento a la accidentalidad identificando las causas y formulando e implementando las correspondientes acciones preventivas y correctivas; todas estas actividades permitirán el fortalecimiento del estilo de vida saludable de los funcionarios. Para la vigencia 2016, se llevará a cabo las actividades pertinentes para implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página42 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Existe un rubro para Salud Ocupacional que corresponde a BIENESTAR SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL por valor de OCHO MILLONES DE PESOS MCTE ($ 8.000.000), rubro que se tendrán en cuenta para la realización de actividades de Salud Ocupacional en caso de requerirse. El 07 de Abril de 2016 se llevó a cabo la elección del COPASST y del Comité de Convivencia Laboral quedando constituidos de la siguiente forma: Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo (COPASST): Mediante Resolución 100-08-093 del 08 de Abril de 2016 PRINCIPAL SUPLENTE Por la empresa CLAUDIA FERNANDA MARTINEZ JENNY ALEXANDRA TRIANA PERILLA CASALLAS Por los Trabajadores ROSA ELVIA QUINTERO GLORIA STELLA DIAZ LOMBANA La presidencia del Comité será ejercida por CLAUDIA FERNANDA MARTINEZ PERILLA, en caso de inasistencia será ejercida por la Suplente JENNY ALEXANDRA TRIANA CASALLAS. Comité de Convivencia laboral Mediante Resolución N° 100-08- 94 de Abril 08 de 2016 y está conformado por cuatro (04) miembros, dos (02) representantes de los trabajadores y dos (02) del empleador, así: NOMBRE HANS ALFONSO GONZALEZ SAAVEDRA ANDRES LEONARDO BRAN TOBON CARGO Auxiliar Administrativo Profesional Universitario El Representante Legal de la CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO nombró a las siguientes personas como representantes de la entidad: NOMBRE ALFONSO ZAMUDIO GARIBELLO HECTOR GIOVANNI GARZON CARGO Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Profesional Universitario Principal Suplente Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página43 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! A la fecha el Comité de Convivencia Laboral manifiesta haber tenido solo un caso de convivencia laboral, presentado por un funcionario para lo cual conllevó a que el Comité se reuniera y realizara lo pertinente para dar solución. El 12 de abril de 2016 se reunió la asesora de ARL con la profesional de Talento Humano con el fin de realizar algunas consultas respecto a la comisión de un funcionario por cuatro años y la revisión del personal afiliado, el riesgo al que pertenecen y los pagos que deben realizar. Los días 27 y 28 de abril de 2016 se llevó a cabo con la coordinación de la Dra. JENNY TRIANA, actividades tendientes a establecer el diagnóstico inicial para el diseño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SGSST) de la CMV. A su vez se realizó acompañamiento a los nuevos integrantes del COPASST (Claudia Martínez, Jenny Triana, Gloria Díaz y Rosa Elvia Quintero) quienes recibieron capacitación respecto a las funciones y responsabilidades que tiene el Comité. El día 20 de Mayo de 2016 de 3:00 a.m. a 4:00 p.m. se realizó una Jornada Vital Osteomuscular en el auditorio de la Contraloría Municipal de Villavicencio, organizada por el funcionario JUAN CAMILO GUTIERREZ. Se llevó a cabo el día 27 de Mayo de 2016 una jornada de fumigación a la entidad con el fin de eliminar zancudos y animales rastreros. 13.3. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Durante la vigencia 2016, la Secretaría General sigue promoviendo y mantiene el compromiso de los funcionarios con los emblemas importantes para nuestra institución como son: El himno de la entidad, la galería de ex – contralores, el código de ética el cual se da a conocer dando aplicación al programa de inducción, junto con su misión, visión y todos ellos junto con la planeación estratégica 2016 – 2019, donde se busca el fortalecimiento y el sentido de pertenencia y lealtad hacia la entidad. Se realizó el 08 de abril de 2016 la socialización de los principios y valores institucionales que hacen parte de la nueva planeación estratégica para el periodo 2016-2016. Se conmemoraron los 30 años de la Contraloría Municipal de Villavicencio con una celebración donde se invitaron a varios personajes ilustres como alcalde, gobernadora, secretarios, concejales, personero, rectores, entre otros. 13.4. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Para la vigencia 2016 se realizó la evaluación de desempeño con corte a Enero 31 de 2016, por lo que los Directivos, realizaron la Evaluación del Desempeño correspondiente a la vigencia Febrero 01 de 2015 a 31 de Enero de 2016 a los funcionarios de la Contraloría Municipal de Villavicencio y se llevó a cabo la concertación de objetivos para la vigencia Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página44 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Febrero 01 de 2016 a Enero 31 de 2017, en los formatos establecidos para la Evaluación de desempeño para los funcionarios de Carrera Administrativa y en Provisionalidad. Para esta vigencia el período que se evaluará corresponde a dos evaluaciones parciales semestrales, así: Del 1 de febrero al 31 de Julio de 2016. Se evaluará el quince (15) de agosto de 2016. La Evaluación comprendida entre el 1 de agosto de 2016 y el 31 de enero de 2017, será evaluado a más tardar el quince (15) de febrero de 2017. Se realizó capacitación el 09 de Febrero de 2016 sobre la evaluación de desempeño por parte de la funcionaria de Talento Humano y participaron de esta el Comité de personal. 13.5. PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL En la CMV, en cumplimiento del decreto –Ley 1567/98, la Ley 909 de 2004, el decreto 1227/2005 y el decreto 4661/2005, referentes del bienestar social, estímulos e incentivos, para mejorar el nivel de vida y el rendimiento laboral de los servidores públicos de la entidad, buscando mejorar el clima laboral, el trabajo en equipo, la identificación e intervención de la cultura organizacional, desarrolló un programa de bienestar social según Resolución No 260 de Agosto de 2008 el cual fue modificado por la Resolución Nº 100-08-02 de Enero 02 de 2013, donde se establece la calidad y protección de vida laboral y los servicios sociales (deportivos, recreativos, vacacionales, artísticos, culturales, de promoción y prevención en salud, capacitación), dirigidos a los funcionarios y sus familias. Tabla 30. Presupuesto establecido Bienestar social 2016 PRESUPUESTO VALOR VALOR INICIAL DE PRESUPUESTO BIENESTAR 2016 VALOR EJECUTADO A JUNIO 30 DE 2016. TOTAL SALDO DE PRESUPUESTO A JUNIO 30 DE 2016 $8.000.000.oo $2.944.000.oo $5.056.000.oo Fuente: Secretaria General Tabla 31. Indicador de eficiencia al presupuesto de Bienestar social a marzo 31 de 2016 ACCIONES PROYECTADAS Uso de los recursos asignados Presupuesto Asignado $ 8.000.000. oo Fuente: Secretaria General INDICADOR Presupuesto Ejecutado / presupuesto Asignado*100% RESULTADOS $2.944.000 / $8.000.000 = 37% Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página45 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! A la fecha de presentación del informe de gestión se llevó a cabo el 37% de la ejecución del presupuesto. La entidad elaboró el Plan institucional de Bienestar Social para la vigencia 2016, en el cual queda plasmado las necesidades de Bienestar de conformidad a la encuesta realizada en la que contestaron 31 funcionarios. Con base en el análisis de las encuestas diligenciadas se concluyó que la mayoría de los funcionarios están dispuestos a participar de actividades deportivas, recreativas y culturales, en donde un 54,84% prefieren que estas actividades se realicen durante la jornada laboral por lo que adicional al cronograma la entidad tendrá en cuenta invitaciones de otras entidades para participar en eventos deportivos o culturales. Así mismo el 52% de los funcionarios prefiere como actividades de bienestar las salidas turísticas por lo que se tendrá en cuenta el presupuesto del rubro de bienestar para este tipo de actividades. Cronograma de bienestar social 2016 En cumplimiento del Cronograma de Bienestar Social (consistente en la agenda de actividades a desarrollar por la CMV, como eventos recreativos, culturales y actividades de promoción y prevención), se ha realizado la siguiente gestión: 1. En el mes de Enero de 2016, se llevaron a cabo las encuestas de necesidades de bienestar a través de una encuesta virtual lo que conllevo a la elaboración del Plan de Bienestar para la vigencia 2016 para la CMV, a fin de continuar brindando el bienestar de los servidores como un propósito que permita proveer una mayor eficiencia, eficacia y desempeño en cuanto a sus tareas laborales, mediante un espacio de satisfacción y productividad. 2. Como estímulo a los funcionarios por la Celebración de los cumpleaños, la entidad ha otorgado el día de su cumpleaños, como día de descanso remunerado. 3. El 04 de Marzo de 2016 se llevó a cabo la actividad “REALIZACION DE UNA (01) SALIDA ECOLOGICA A LAS PISCINAS DEL GUEJAR EN LEJANIAS PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO”, lo anterior en cumplimiento al plan de bienestar, en los Item “Jornada lúdicos Deportivas y cultural del mes de Enero y Febrero” como actividad recreacional y como necesidad de integración, identidad cultural institucional y pertenencia, a las cuales les pueda dedicar su energía y potencialidad para obtener esparcimiento. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página46 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Fuente: Secretaria General 4. El 08 de Marzo de 2016 por iniciativa de los caballeros de la entidad se entregó un detalle a las mujeres de la entidad y dieron un refrigerio en conmemoración a este día, esta actividad se realizó con recursos de los funcionarios. 5. El 18 de Marzo de 2016 se llevó a cabo una actividad de bienestar social con recursos de las funcionarias y en ocasión de celebración del día del hombre para lo cual se otorgó medio día para realizar actividades en el auditorio de la entidad que consistió en un detalle, refrigerio, serenata, karaoke y actividad lúdica. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página47 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 6. El día 10 de junio se llevó a cabo la jornada lúdico deportiva y cultural del mes de marzo y abril en la finca villa Claudia esta actividad se llevó a cabo con recursos de los funcionarios quienes participaron de las actividades programadas para este día. Respecto del primer semestre de la vigencia 2016 la información del Plan Anual de Bienestar se presenta en la siguiente tabla: Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página48 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Tabla 32. Ejecución de actividades de bienestar social a junio 30 de 2016 1 ACCIONES PROYECTADAS Celebración de los cumpleaños: INDICADORES DE EFICIENCIA CUMPLIDAS COBERTURA RESULTADOS SI 20/41= 48.78% Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral que contribuyan al desarrollo del potencial personal de los empleados, a generar actitudes favorables frente al servicio público y al mejoramiento continuo de la Organización para el ejercicio de su función social. 1/1=100% SI Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación de los empleados, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño. SI Brindar espacios para el sano desarrollo de actividades físicas y recreativas que estimulen un desarrollo armónico cuerpo – mente (estilos saludables de vida). Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación de los empleados, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño. Como estímulo al funcionario por la Celebración de los cumpleaños, la entidad otorgará el día de su cumpleaños como día de descanso remunerado y si el día se da un fin de semana se otorgará el día viernes antes de su cumpleaños. 2 Número de permisos por cumpleaños otorgados/ Numero Cumpleaños para otorgar permiso Numero de Actividades celebradas/ Numero Actividades Proyectadas Jornada lúdicos Deportivas y cultural Enero – Febrero 3. 1/1=100% Jornada Deportivas y Marzo – Abril lúdicos cultural OBJETIVO CUMPLIDO Funcionarios de la Contraloría Municipal de Villavicencio Brindar espacios para el sano desarrollo de actividades físicas y recreativas que estimulen un desarrollo armónico cuerpo – mente (estilos saludables de vida). ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página49 No. 4. Día del Servidor Público en cumplimiento del Decreto 2865 de 2013, programar actividades de capacitación y jornadas de reflexión institucional dirigidas a fortalecer su sentido de pertenencia, la eficiencia, la adecuada prestación del servicio, los valores y la ética del servicio público y el buen gobierno. Se realizarán actividades que exalten la labor del servidor público. 27 de Junio de 2016 Se aplazó para el día 19 de Julio de 2016 Funcionarios de la Contraloría Municipal de Villavicencio Tabla 33. Ejecución de actividades de Bienestar social a junio 30 de 2016 INDICADORES DE EFICACIA 1 Cumplimiento del Desarrollo del plan Institucional de Bienestar Social SI Acciones de Bienestar realizadas / Acciones de Bienestar planteadas 3/10 *100= 30% 3 Uso de los recursos asignados Presupuesto Asignado $ 8.000.000 Presupuesto Ejecutado / presupuesto Asignado Si $2.944.000/ 8.000.000 =37% El presupuesto asignado se ha ejecutado en un 37% en la actividad de bienestar social que correspondió a una salida a las piscinas del Guejar. Fuente: Secretaria General 13.6. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y ACTIVIDADES EJECUTADAS A 30 DE JUNIO DE 2016 La CMV, a través de sus programas de capacitación ha estado al tanto de la formación y capacitación de los servidores de la institución, no sólo para complementar el sistema de desarrollo del Talento Humano en las unidades de nuestra entidad, sino para la gestión de asesoría que debemos brindar a las demás instituciones, entidades y organismos que directa o indirectamente ejercen la potestad estatal y la prestación de servicios públicos. En tal virtud, para la entidad la Capacitación, más que un subsistema de apoyo, constituye un sistema misional que genera valor. Es imprescindible por ello, que quienes laboran en el sector público, desarrollen, actualicen e incrementen sus conocimientos y destrezas en materia de gestión pública, finanzas, contabilidad, presupuesto, auditoría interna, gestión fiscal, auditoría fiscal, tipificación de hallazgos, derecho de defensa, medidas cautelares, responsabilidad fiscal, talento humano, ética, control social y otros temas de importancia para el desarrollo de las funciones de cada servidor público de esta entidad de control, considerando el particular enfoque de control la auditoria gubernamental con Enfoque Integral, como su principal objetivo, que es parte de las exclusivas competencias de la Contraloría Municipal de Villavicencio. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página50 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Siendo una necesidad prioritaria que los servidores públicos posean las competencias requeridas para el cumplimiento misional de la entidad, ya que sobre ellas se debe sustentar la ventaja competitiva en la prestación de los servicios de la entidad, a continuación, se relaciona el listado consolidado de los temas de capacitación, de conformidad a lo manifestado por los funcionarios, en la encuesta electrónica diseñada para la vigencia 2016. Tabla 34. Presupuesto asignado a Capacitación CMV a junio 30 de 2016. ACCIONES PROYECTADAS PPTO VIGENCIA 2016 $ 2.572.422.482 MENOS DISMUNICION DE $92.716.964 2% CAPACITACION Y ADICIONES REALIZADAS $49.287.544 Ppto fijado $49.594.110 Ppto 2% COBERTURA Presupuesto Ejecutado / presupuesto Asignado $306.566 por adicionar 2.480.422.482 La Contraloría Municipal de Villavicencio para la vigencia 2016 asignó del 2% para el rubro de CAPACITACION, lo que indica que la Contraloría Municipal de Villavicencio ha cumplido con el presupuesto proyectado frente al 2% destinado para Capacitación que exige la Ley 1416 de 2010, donde establece en su artículo 4, que las Contralorías Territoriales destinaran como mínimo el dos (2%) de su presupuesto para CAPACITACIÓN de sus FUNCIONARIOS y SUJETOS DE CONTROL. Fuente: Secretaria General Tabla 35. Indicador de eficiencia frente al presupuesto de capacitación a junio 30 de 2016 ACCIONES PROYECTADAS Uso de los recursos asignados Presupuesto Asignado $ 49.287.544 INDICADOR DE EFICIENCIA CUMPLIDAS COBERTURA SI Presupuesto Ejecutado / presupuesto Asignado RESULTADOS $31.278.686/$49.287.544 63.46% Fuente: Secretaria General Con sujeción a los recursos disponibles y a las necesidades de capacitación, la CMV elaboró el Plan Institucional de Capacitación. Para determinar las necesidades de capacitación se aplicó encuesta al personal y de los 41 servidores públicos que conforman la planta de personal de la CMV, participaron únicamente 30. 13.6.1. Resultados de la ejecución de la capacitación proyectada en el PIC Respecto al informe de gestión a junio 30 del año 2016 la información del Plan Anual de Capacitación frente al plan de acción se presenta los siguientes indicadores: Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página51 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Tabla 36. Resumen Programa de Capacitación y actividades ejecutadas a junio 30 de 2016 INDICADOR DE EFICIENCIA CUMPLIDAS COBERTURA ACCIONES PROYECTADAS Uso de los recursos asignados Presupuesto Asignado $ 49.287.544 RESULTAD OS Capacitaciones asistidas / Capacitaciones programadas 15/ 21= 71.42% Los temas de capacitación establecidos en el Plan de Capacitación fueron Veintiuno (21) y a junio 30 de 2016 el número de capacitaciones asistidas que son 20 tienen que ver con 15 temas de capacitación que están incluidos en el Plan de Capacitación, por lo que se ha cumplido con el 71.42% del PIC. Es decir, se han realizado 5 capacitaciones en otros temas diferentes a los incluidos en el PIC y faltaría por realizar 6 capacitaciones en los temas de 1. GESTION AMBIENTAL Y VALORACION DE LOS COMPONENTES AMBIENTALES, 2. PLAN DE COMPRAS Y MANEJO DE BIENES, 3. ARMONIZACION DE LA PLANEACION Y LA GESTION, 4. INDICADORES, 5.TICS (LEY ANTITRAMITES Y CORRUPCION Y 6. CONTROL SOCIAL Y PARTICIPACION CIUDADANA). CONCLUSION: Tabla 37. Resumen capacitaciones con y sin costo a junio 30 de 2016 TIPO DE CAPACITACION Nº CAPACITACIONES CAPACITACIONES CON COSTO CAPACITACIONES SIN COSTO INDUCCION INSTITUCIONAL REINDUCCION (CAPACITACION A FUNCIONARIOS) 15 5 4 2 TOTAL CAPACITACIONES, INDUCCION Y REINDUCCION Fuente: Secretaria General 26 COSTOS $31.278.686.oo 0 0 0 14. GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO En ejecución del proceso se ha hecho evaluación a la gestión por procesos de la entidad y se han presentado los informes requeridos por ley, así: 14.1. INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO En cumplimiento de lo establecido en el Artículo 5 de la Ley 87 de 1993, el Decreto 2145 de 1999, el Decreto 943 de 2014, los lineamientos de la Función Pública -DAFP, a través de la Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página52 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Circular No. 100-01-2016 y las directrices del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, se presentó a través de la plataforma del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno correspondiente a la vigencia 2015, del cual con corte a 30 de Junio la Función Pública publicó los siguientes resultados: Ilustración 10. Resultados Indicador de Madurez MECI 14.1.1. Estado de madurez del MECI en la Contraloría Municipal de Villavicencio El resultado obtenido del 88,35% y los niveles de valoración resultantes por cada uno de los factores evaluados fueron socializados en Comité de Desarrollo Administrativo y a través de los correos institucionales, con el fin de determinar las acciones para su mejora. En términos generales los resultados fueron los siguientes: FACTOR Entorno de Control Información y Comunicación Direccionamiento Estratégico Administración de Riesgos Seguimiento PUNTAJE 3.66 4.61 4.69 4,88 4.83 NIVEL Intermedio Satisfactorio Satisfactorio Avanzado Avanzado El indicador de madurez obtenido por la CMV, permitió identificar el estado de desarrollo y fortalecimiento de los componentes del Modelo Estándar de Control Interno, orientando a la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor atención por lo que en el Acta de Comité de Desarrollo Administrativo No. 003 de fecha Abril 20 de 2016, quedaron identificadas las acciones de mejora y establecidos los compromisos con sus respectivos responsables, en procura de alcanzar y mantener el nivel avanzado en todos los factores. 14.2. INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE Se presentó el Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable a la Contaduría General de la Nación, a través del sistema CHIP de la Alcaldía Municipal de Villavicencio. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página53 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Tabla 38. Puntaje Obtenido Evaluación Control Interno Contable RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1.1 IDENTIFICACIÓN 1.1.2 CLASIFICACIÓN 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS PUNTAJE OBTENIDO 4.9 4.9 4.9 4.9 4.9 4.8 5.0 4.7 4.9 4.9 INTERPRETACIÓN ADECUADO ADECUADO ADECUADO ADECUADO ADECUADO ADECUADO ADECUADO ADECUADO ADECUADO ADECUADO Tabla 39. Rangos de las calificaciones de la Evaluación del Control Interno Contable RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO 1.0 – 2.0 INADECUADO 2.0 – 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE 3.0 – 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO 4.0 – 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO Las Tabla 38, y Tabla 39 permiten observar que la Contraloría Municipal de Villavicencio obtuvo un puntaje de 4.9 que la ubica en el rango de ADECUADO, en la evaluación del Control Interno Contable para la vigencia 2015, evidenciando el cumplimiento a la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, y demás normativas aplicables a los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales. 14.3. INFORMES ANUAL Y TRIMESTRAL DE AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO Se elaboraron y presentaron los Informes Anual y trimestral de Austeridad del Gasto Público con cortes a diciembre 31 de 2015, a Marzo 31 y a Junio 30 de 2016, de este último se presenta el cuadro que permite mostrar el manejo del presupuesto durante el primer semestre. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página54 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 14.3.1. Análisis entre el presupuesto apropiado y el presupuesto ejecutado en el periodo Enero a junio de la vigencia 2016. Tabla 40. Ejecución del presupuesto de enero a Junio de 2016. EJECUCIÒN DEL PRESUPUESTO PERIODO ENERO A JUNIO DE 2016 (Cifras en miles de pesos ) VIGENCIA 2016 % EJECUTADO A 30 GASTOS GENERALES PRESUPUESTO PRESUPUESTO DE JUNIO - 2016 APROPIADO EJECUTADO Compra de Equipo Materiales y Suministros Mantenimiento y reparaciones Elementos de aseo y cafetería Gastos de viaje Viáticos Dotación de personal Gastos de Bienestar Social y Salud Ocupacional Capacitación Seguros Arrendamientos y administración Aseo Vigilancia Servicios Públicos Impresos, publicaciones y publicidad Adquisición de otros servicios Servicios de Comunicación y Transportes Contribuciones, tasas, impuestos y multas Sentencias y Conciliaciones Honorarios TOTAL 19.500 15.000 19.284 2.914 99% 19,42% 11.000 2.902 26,38% 0 0 0,00% 8.000 16.808 4.649 8.000 4.242 13.637 1.549 2.944 53,02% 81,13 33,31% 36,8 49.287 11.444 0 31.457 11.444 0 64% 100% 0,00% 50.000 0 41.749 0 0 17.689 0,00% 0,00% 42,36 1.181 791 67% 0 0 0,00% 1.240 497 40% 0 0 0,00% 11.204 8.459 75,49% 11.395 4.550 40% 240.457 122.359 51% Fuente: Ejecuciones presupuestales 2.016 El cuadro muestra el total del presupuesto ejecutado frente al apropiado para la vigencia 2016, demostrando que para el segundo trimestre de esta vigencia el gasto está representado en un 51%, encontrando en el análisis realizado buen manejo de los recursos. A continuación, se muestra en forma gráfica la información de la tabla anterior: Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página55 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Ilustración 11. Comportamiento ejecución presupuesto Los rubros más destacados en austeridad del gasto durante el periodo de Enero a Junio de la vigencia 2016, Elementos de Aseo y Cafetería: 0,00%, Contribuciones, tasas, impuestos y multas: 0,00%. 14.4. INFORMES DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Y POR PROCESOS Entre Enero y Junio de la presente vigencia, se planearon, elaboraron y presentaron los informes de seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional con corte a 31 de Diciembre de 2015, con corte a 31 de Marzo y con corte a 30 de Junio, para este último corte es importante destacar que la Auditoría General de la República Gerencia Seccional IX, practicó Auditoría Regular a la Contraloría Municipal de Villavicencio Vigencia 2015, entre el 02 y el 16 de Junio de 2016, determinando en su informe de auditoría el cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito con fecha Julio 30 de 2015. Durante este periodo no se ha suscrito plan de mejoramiento con la AGR. En cuanto a los Planes de Mejoramiento por Procesos, continúa el seguimiento al plan de mejoramiento del proceso de apoyo Gestión de TIC ya que con Oficio de fecha 20 Abril de 2016, sus facilitadores presentaron a la Profesional Especializado con funciones asignadas de control interno, un informe de avance en el que de las acciones propuestas requieren de más tiempo y aprobación de presupuesto para el cumplimiento al 100%, los planes de mejoramiento de auditorías internas anteriores a los procesos de Gestión de Recursos Físicos y Tesorería fueron objeto de seguimiento y cerrados por cumplimiento. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página56 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 14.5. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO En cumplimiento de las obligaciones legales establecidas en la Ley 1474 de 2011, se han elaborado y publicado, los siguientes informes cuatrimestrales: Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno correspondiente al Cuatrimestre comprendido entre Noviembre 12 de 2015 y Marzo 12 de 2016. Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno correspondiente al cuatrimestre comprendido entre Marzo 13 y Julio 12 de 2016. 14.6. INFORME DERECHOS DE AUTOR SOFTWARE Se coordinó la información con el Proceso de Gestión de TIC, se verificó y se presentó electrónicamente el informe requerido por la Dirección Nacional de Derechos de Autor, generando el sistema un mensaje de cumplimiento para la CMV. 14.7. INFORME DE ATENCIÓN A DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, SUGERENCIAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS. En cumplimiento de los artículos 23 de la Constitución Nacional, 53 de la Ley 190 de 1.995, 76 de Ley 1474 de 2011, se realizó seguimiento y evaluación aleatoria a la atención, trámite y respuesta de los derechos de petición, quejas, reclamos y denuncias P.Q.R.D., presentadas por los ciudadanos, con el fin de determinar el cumplimiento de los requisitos de oportunidad y materialidad establecidos por la Ley, presentando el informe correspondiente al primer semestre de la vigencia 2016 y se encuentra publicado en la página web de la entidad. 14.8. SEGUIMIENTO A PLANES, PROGRAMAS, PROCESOS Y PROYECTOS DE LA CMV EN LA VIGENCIA 2016. En cuanto al seguimiento realizado a los planes, programas, procesos y proyectos de la Contraloría Municipal de Villavicencio para el periodo Enero a Junio, se verificó lo siguiente: 14.8.1. Mapa de Riesgos de Corrupción Con corte a 30 de Junio de 2016, la CMV, cumple con el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, de acuerdo con el Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y del Decreto 124 de 2016, el cual se encuentra publicado en la página web de la entidad; los compromisos establecidos en este documento fueron objeto de seguimiento y evaluación por parte de control interno en la fecha establecida para el 30 de Abril de 2016. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página57 14.8.2. Plan Institucional de Capacitación – PIC En el seguimiento realizado al PIC, se pudo verificar que el presupuesto asignado para el rubro de capacitación en la vigencia 2016, corresponde al 2% establecido en la Ley 1416 de 2010, representado en $49.287.544 y que el valor ejecutado con corte a 30 de Junio, es de ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! $31.278.686, que los temas de capacitación incluidos en el Plan Institucional de Capacitación para esta vigencia son 21 y que las capacitaciones asistidas durante el primer semestre fueron 20, 15 en temas incluidos en el PIC y 5 en otros temas, por lo que el indicador de cumplimiento verificado corresponde a: 15/21= 71,43%. La formación de los empleados públicos contribuye a la mejora en la calidad de la prestación de los servicios y al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. 14.8.3. Plan de bienestar social y Salud Ocupacional (ahora, seguridad y salud en el trabajo). En el seguimiento realizado a Junio 30, se pudo verificar que el presupuesto asignado para este rubro en la vigencia 2016, es de $8.000.000 y que el valor ejecutado durante el primer semestre es de $2.944.000.oo, que de acuerdo con las actividades programadas en el Plan de Bienestar Social para esta vigencia que contempla diez (10) actividades, durante este periodo se llevaron a cabo tres (3); por lo que indicador de cumplimiento verificado corresponde a 3/10= 30%. Igualmente se verificó que mediante la Resolución 100-08-093 del 08 de Abril de 2016, la CMV, conformó nuevamente el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST, teniendo en cuenta los requerimientos de la Resolución No 2013 de 1983, el Decreto 614 de 1984, Ley 1562 de 2014 y el Decreto 1072 de 2015. 14.8.4. Plan anual mensualizado de Caja -PAC En el seguimiento realizado se pudo verificar que durante el periodo de Enero a Junio de la vigencia 2016, se recaudó por cuotas de auditaje la suma de $1.455.249.762, del total del presupuesto definitivo para esta vigencia, que después de la reducción por excedente según (Resolución No. No. 100-08-135 de fecha 18/05/2016) quedó en $2.479.705,520, que a Junio 30 se realizaron pagos de obligaciones contraídas por la entidad por valor de $1.151.420.618,57 que representan un 79,12% del presupuesto ejecutado en esta vigencia. En cuanto al manejo del PAC, se pudo verificar que con corte a 30 de Junio, se realizaron (3) modificaciones al presupuesto amparadas en las siguientes Resoluciones No.100-08-022 de fecha Enero 22 de 2016, por valor de $41.735.560, Resolución No. 100-08-118 de fecha Mayo 05 de 2016, por valor de $32.724.671.oo, Resolución No. 100-08-136 de fecha Mayo 18 de 2016, por valor de $92,716,962.oo, para un valor total de modificaciones al PAC durante este periodo de $167.177.193,oo. 14.8.5. Plan Anual de Adquisiciones -PAA En el seguimiento realizado se pudo verificar que el CDA aprobó el PAA para la vigencia 2016, por valor de $80.928.896, el cual fue elaborado teniendo en cuenta la normatividad, el presupuesto asignado para esta vigencia y las necesidades para la operatividad de los procesos, que con corte a 30 de Junio sufrió una modificación mediante Acta de Comité de Desarrollo Administrativo de fecha 20/04/2016, quedando incrementado en $86,028,872, de los cuales para este periodo se ha pagado un 63,1%, sin tener en cuenta lo ejecutado por caja menor. La entidad cumple con la publicación de la información presupuestal en la página web. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página58 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 14.8.6. Gestión de Recursos Físicos En el seguimiento realizado a los movimientos del proceso de apoyo Gestión de Recursos Físicos se verificó lo siguiente: Durante los meses de Enero a Junio de la vigencia 2016, el valor de asignaciones por elementos de consumo de papelería y oficina corresponde a: $1.561.677.06 distribuido entre las diferentes áreas. En este mismo periodo y mediante la Resolución No. 100-08-00020/22/01/2016, se realizó baja de bienes de acuerdo con el procedimiento implementado y regulado en la entidad. 14.8.7. Gestión Documental En el seguimiento realizado al proceso de Gestión Documental con corte a Junio 30, las Tablas de Retención Documental fueron socializadas a los servidores con fecha Febrero 04 de 2016, actividad que permitió detectar que requieren ajustes por cambios de Unidad de Gestión de algunos cargos y/o funcionarios, por lo que son objeto de revisión para trasladarlos al Comité Departamental de Archivo, sin embargo se les está dando aplicación, igualmente control interno en revisión al reporte del plan de acción encontró que tiene tiempo para la implementación del Programa de Gestión Documental. 14.8.8. Gestión de las TIC En el seguimiento realizado para el periodo de Enero a Junio de la vigencia 2016, se pudo observar que la página web de la CMV, ha sido rediseñada en un 80%, logro alcanzado con la adquisición y adaptación de la plantilla web que ofrece el MINTIC permitiendo a la entidad cumplir con los lineamientos normativos. Igualmente se destaca para este periodo la actualización del plan de contingencia informática, a pesar de los inconvenientes que actualmente presentan las instalaciones de la CMV, la elaboración de un plan de seguridad y privacidad de la información con base en el estudio respecto a los puntos críticos de la seguridad informática que presenta este órgano de control. 14.8.9. Contratación En el seguimiento realizado a la contratación realizada por la CMV en el periodo Enero a Junio de la vigencia 2016, se pudo verificar un valor total ejecutado por la suma de $63.019436. Se pudo verificar que el proceso contractual ejecutado con corte a 30 de Junio de la vigencia 2016, estuvo asistido por el Secretario General, quien como asesor jurídico y Contralor Municipal (e), atendió el cumplimiento del manual de contratación, y demás disposiciones legales y reglamentarias aplicables a los procesos contractuales de la entidad. 14.8.10. Talento Humano Del seguimiento realizado a la Convocatoria No. 311 de 2013 y a lo establecido en el Acuerdo No. 488 de Octubre 02 de 2013, en cada una de sus etapas, a Junio 30 de 2016, se verificó que de los 32 empleos ofertados por la Contraloría Municipal de Villavicencio, 22 superaron el concurso, 4 se encuentran en periodo de prueba, 4 desiertos que se encuentran ocupados en Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página59 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! provisionalidad, para un total de 32 empleos provistos encontrando para el primer semestre la siguiente planta de personal. Durante los Seis (6) meses de la vigencia 2016, la Contraloría Municipal de Villavicencio no realizó cambios en la estructura y planta global de personal, actualmente cuenta con una planta conformada por 41 funcionarios, de los cuales a la fecha se encuentran ocupados 39 teniendo en cuenta que el Secretario General tiene asignadas las funciones de Contralor Municipal en calidad de encargo y la Auxiliar de Servicios Generales se encuentra ocupando en calidad de encargo el empleo de la Secretaria Ejecutiva. En la Contraloría Municipal de Villavicencio se cumple con el procedimiento y formatos establecidos para la evaluación del desempeño laboral de los servidores de Carrera Administrativa y en provisionalidad, por lo que se pudo verificar la evaluación correspondiente al periodo comprendido entre el 01/02/2015 al 31/01/2016, igualmente la concertación de objetivos para el periodo comprendido entre el 01/02/2016 al 31/01/2017. 14.8.11. Control Fiscal Se verificó que el PGA para la vigencia 2016 fue adoptado mediante la Resolución No. 10003-019 del 19 de Enero de 2016, el cual quedó conformado con 36 auditorías a sujetos y puntos de control en sus diferentes modalidades y líneas de auditoría, de las cuales se pudo evidenciar un nivel de cumplimiento con corte a Junio 30 de 11 auditorías con informe final que representan el 31%, (7) con informe preliminar que representan el 19,44%, (3) en ejecución que representan el 8,33%, y (15) por iniciar que representan el 41,67%. 14.8.12. Responsabilidad Fiscal Se verificó que la vigencia 2016, inició con 31 procesos en trámite, (5) de la vigencia 2012, (12) de la vigencia 2013, (11) de la vigencia 2014, (2) de la vigencia 2015, observando que durante el periodo de Enero a Junio, se dio apertura a dos (2) procesos de responsabilidad fiscal, que entre las decisiones de fondo se profirieron (6) autos de archivo, (4) por no mérito y (2) por pago total, (1) con auto de archivo por pago en grado de consulta, (2) fallos con responsabilidad fiscal, (0) fallos sin responsabilidad fiscal, y las siguientes actuaciones (3) imputaciones, un resarcimiento por valor de $ 9.809.908, (39) notificaciones por estado, (11) medidas cautelares, (2) vinculaciones de garantes, (3) declaraciones juramentadas, (12) versiones libres, (15) notificaciones personales, (4) posesiones y (2) visitas fiscales, con estos resultados encontramos el riesgo de prescripción controlado y los resultados son acordes con lo proyectado en el plan de acción. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página60 14.8.13. Jurisdicción Coactiva Se pudo verificar que la vigencia 2016 inició con 64 procesos coactivos vigentes, que en el primer trimestre se generaron dos (2) aperturas de procesos coactivos para un total de (66), que en este mismo trimestre se dictó remisibilidad mediante la Resolución No. 001 de fecha 09/03/2016, del PJC -004-2001-07021, actuación notificada por aviso en cartelera, quedando (65) PJC, a corte 30 de Junio se apertura otro proceso coactivo aumentando nuevamente a (66) el total de procesos coactivos en trámite, de los cuales se verificó que por concepto de abonos según acuerdo de pago con el PJC-012-2010-1118, se recaudó la suma de $360.000, que corresponden a 3 cuotas de $120.000 cada una, en el PJC-002-21015-1103 se obtuvo ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! resarcimiento por valor de $565.907, igualmente se realizó acuerdo de pago con el PJC-0022016-0309 por valor de $1.000.140, desde el 05/04/2016 al 05/09/2016, pagando cuotas por valor de $333.380, del cual se recibieron pagos hasta el corte 04/05/2016, para un recaudo total en el primer semestre de $1.926.047, los demás procesos continúan en averiguación de bienes para proceder a la medidas cautelares. 14.8.14. Participación Ciudadana La CMV brinda canales de atención que permiten y motivan la participación de la ciudadanía a ejercer el control social, espacios de interlocución entre los servidores públicos y la comunidad, así como los medios de acceso a la información pública y los procedimientos para la recepción y trámite de los Derechos de Petición, Quejas, Reclamos y Denuncias, en atención a disposiciones legales establecidas en la Constitución Nacional Art. 23, Ley 190 de 1995 Art. 53, Ley 1174 de 2011 Art. 76, Ley 1712 de 2014. En el seguimiento realizado a la atención y respuesta de los Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias se verificó que en el periodo de Enero a Junio de la vigencia 2016, ingresaron (42) P.Q.R.D, que venían a 31 de Diciembre de la vigencia anterior (5), para un total de (47) requerimientos atendidos, que se resolvieron (5) con respuesta directa de la vigencia 2015, que se resolvieron 41 requerimientos de la actual vigencia, que fueron enviados por competencia a otros entes (33), que se encuentra por resolver en auditoría (1), encontrando un indicador de cumplimiento del 98%, evidenciando que fueron atendidas de acuerdo al procedimiento establecido y en los términos de Ley, los resultados se ajustan a lo proyectado en el plan de acción. 14.8.15. Direccionamiento Estratégico Se pudo verificar que el Plan Estratégico 2016-2019 aprobado mediante Resolución No. 10008-092 se constituye en la herramienta principal de la gestión de la Contraloría Municipal de Villavicencio. 14.8.16. Sistema de Gestión de Calidad Se observaron avances en la Implementación del Sistema Integrado de Gestión por lo que durante el primer semestre la entidad realizó autoevaluación a cada uno de los requisitos, procesos y procedimientos, generando un diagnóstico que derivó actividades para el segundo semestre de la vigencia 2016. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página61 14.8.17. Gestión Jurídica Se verificaron (14) grados de consulta resueltos en segunda instancia, (1) recurso de apelación para resolver en segunda instancia, (15) controversias judiciales administrativas en cuantía de $17.186.309.46, (4) controversias judiciales penales-parte civil en cuantía de $514.656.000, (14) procesos en contra de la entidad en cuantía de $17.114.331.820, (4) procesos en los que la Contraloría es parte demandante en cuantía de $514.656.000, (5) demandas administrativas de acciones populares contra la contraloría en cuantía de $0, (1) demanda administrativa fallada durante este semestre en contra de la Contraloría en cuantía de $43.772.744, demandas administrativas falladas a favor de la entidad (1) en cuantía de $531.461, Acciones de Tutela instauradas (2) con fallo a favor de la Contraloría (1), con fallo pendiente (1), Procesos Administrativos Sancionatorios Aperturados (3), en trámite (2), ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! fallados (1), Procesos de Acción Disciplinaria en trámite (4), Urgencias Manifiestas Resueltas (4). 14.9. AUDITORÍAS INTERNAS En Acta No. 02 de fecha 03/02/2016, el Comité de Desarrollo Administrativo aprobó las auditorías internas a realizar en esta vigencia. Con Acta No. 003 fecha Junio 09 de 2016, se llevó a cabo Reunión de Apertura de Auditoría Interna al Proceso de Control Fiscal, de acuerdo con el PAI/2016, aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo. Con Acta No. 04 de fecha Junio 27 de 2016, se llevó a cabo reunión de Mesa de Trabajo, donde se presentaron avances y dificultades para el cumplimiento del objetivo de la auditoría. Fin del informe de gestión Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: informacion@contraloriavillavicencio.gov.co Página62 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos!
