• • TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Antonio José V-4.0-2013 COM-F-19 Camacho INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA Código 1 103 UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORÍA DIRECCION / FACULTAD : OFICINA JURIDICA OFICINA PRODUCTORA: RETENCIÓN CODIGO TIPOS DOCUMENTALES SERIE/SUBSERIE DISPOSICIÓN FINAL CT E AG AC Comunicados internos, memorandos, circulares. Comunicados externos, memorandos, circulares. 1 1 X 1 1 X 02 02.01 COMUNICACIONES Internas 02.02 Externas 04 04.10 INFORMES Informes al Rector Documento Informe, comunicaciones 3 2 X 04,17 Informes a Entes Externos Documento Informe, comunicaciones 3 2 X 07 CONCEPTOS JURIDICOS Concepto Jurídico 2 3 X 08 08.01 CONTRATOS Contratación por Licitación Pública Estudios previos — análisis del sector económico y oferentes, disponibilidad presupuestal, nombramiento del supervisor, pliego de condiciones borrador, pliego de respuesta condiciones definitivo, observaciones al pliego borrador, acto administrativo ordenando apertura del proceso de selección, adendas, acta de de propuestas, presentación cierre propuestas: con los documentos soporte del oferente, propuesta técnica y propuesta económica, garantía de seriedad de la propuesta, informes de evaluación de de acto administrativo propuestas, adjudicación o de declaratoria de desierto del proceso, contrato, registro presupuestal, garantías o pólizas que avalan el contrato, acto administrativo de aprobación garantías o pólizas, acta de inicio, actas parciales /actas de suspensión y/o prórrogas, acta de finalización, acta de liquidación, informe final del supervisor, comunicaciones 1 19 ( i' SECRETARIO • GENERAL FECHA DE APOROBACIÓN: '- J Hoja 1 de 4 M PROCEDIMIENTO S Se eliminan los documentos cumplido el tiempo de retención en el archivo de Gestión, es documentación que no corresponde a ninguna de las series Se eliminan los documentos cumplido el tiempo de retención en el archivo de Gestión, es documentación que no corresponde a ninguna de las series Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfieren AC donde terminado su tiempo se procederá a efectuar la eliminación. Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfieren AC donde terminado su tiempo se procederá a efectuar la eliminación. Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfieren AC donde terminado su tiempo se procederá a efectuar la eliminación. Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH. X n . I WITAI—i— nmen JEFE ARCHIVO CENTRAL: r cly-I'1:4 1 -n( S 1\' 1cIS 7 CONVENCIONES CT E Conservació n Total Eliminación M Muestreo AG Archivo de Gestión S Selección AC Archivo Central • Antonio José • • TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL V-4 0-2013 ✓ COM-F-19 Camacho INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA Código 1 103 UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA DIRECCION / FACULTAD : OFICINA JURIDICA OFICINA PRODUCTORA: CODIGO 08.02 Contratación por Selección Abreviada 08.03 Contratación Directa SECRETARIO GENERAL: A RETENCIÓN AC AG 19 Estudios previos — análisis del sector 1 económico y oferentes, disponibilidad presupuestal, nombramiento del supervisor , pliego de condiciones borrador, pliego de definitivo, respuesta condiciones observaciones al pliego borrador, acto administrativo ordenando apertura del proceso de selección, adendas, acta de cierre propuestas, presentación de propuestas: con los documentos soporte del oferente, propuesta técnica y propuesta económica, garantía de seriedad de la propuesta, informes de evaluación de de administrativo propuestas, acto adjudicación o de declaratoria de desierto del proceso, contrato, registro presupuestal, garantías o pólizas que avalan el contrato, acto administrativo de aprobación garantías o pólizas, acta de inicio, actas parciales /actas de suspensión y/o prórrogas, acta de finalización, acta de liquidación, informe final del supervisor, comunicaciones TIPOS DOCUMENTALES SERIE/SUBSERIE Estudios previos — análisis del sector 1 económico y oferentes, cotizaciones disponibilidad comparativo, cuadro presupuestal, nombramiento del supervisor invitación a presentar propuestas, acta de recepción de propuesta, acta de verificación de requisitos del proponente con sus soportes, certificado de idoneidad, acto administrativo justificando la contratación directa, contrato, registro presupuestal, garantías o pólizas que avalan el contrato, acto administrativo de aprobación garantías o pólizas, acta de inicio, actas parciales /actas de suspensión y/o prórrogas, acta de finalización acta de liquidación, informe final del supervisor, comunicaciones. t ,, v álum. i iessitlw— j1 Wat■ FECHA DE APOROBACIÓW: s'i 19 DISPOSICION PROCEDIMIENTO E M S CT Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde X permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH. Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH. X . JEFE ARCHIVO CENTRAL: 17 c.:1 kl , -i J Hoja 2 de 4 CONVENCIONES CT Conservació E Eliminación M S Muestre Selecció AG AC , _LY) e, 1\"cArchivo de Gestión Archivo Central • • TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Antonio José Camacho INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA Código 1 103 UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA DIRECCION / FACULTAD : OFICINA JURIDICA OFICINA PRODUCTORA: CODIGO RETENCION AC AG 1 19 Estudios previos — análisis del sector económico y oferentes, cotizaciones comparativo ,disponibilidad cuadro presupuestal, nombramiento del supervisor invitación pública, acta de cierre y de recepción de propuestas, informe de evaluación de propuesta y verificación de documentos del proponente, comunicación de aceptación de la oferta, registro presupuestal, garantías o pólizas que avalan el contrato, acto administrativo de aprobación garantías o pólizas, acta de inicio, actas parciales /actas de suspensión y/o prórrogas, acta de finalización, acta de liquidación, informe final del supervisor, comunicaciones. 19 Estudios previos — análisis del sector 1 económico y oferentes, disponibilidad presupuestal, nombramiento del supervisor, pliego de condiciones borrador pliego de definitivo, respuesta condiciones observaciones al pliego borrador, acto administrativo ordenando apertura del proceso de selección, adendas ,acta de cierre propuestas, presentación de propuestas: con los documentos soporte del oferente, propuesta técnica y propuesta económica, garantía de seriedad de la propuesta, informes de evaluación de propuestas, acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierto del proceso, contrato, registro presupuestal, garantías o pólizas que avalan el contrato, acto administrativo de aprobación garantías o pólizas, acta de inicio, actas parciales /actas de suspensión y/o prórrogas, acta de finalización , acta de liquidación, informe final del supervisor, comunicaciones SERIE/SUBSERIE 08.04 Contratación Mínima Cuantía 08.05 Contratación por Concurso de Méritos ..-, SECRETARIO GENERAL: 65 V-4.0-2013 COM-F-19 TIPOS DOCUMENTALES i Hoja 3 de 4 DISPOSICION PROCEDIMIENTO S CT E M Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde X permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH. Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH. X I JEFE ARCHIVO CENTRAL: /7041cFECHA DE APOROBACIÓN: CONVENCIONES CT Conservac M Eliminación S E Muestreo Selección AG AC -V1 C Archivo de Gestión Archivo Central V-4.0-2013 COM-F-19 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Antonio José Camacho Código INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA CODIGO TIPOS DOCUMENTALES SERIE/SUBSERIE 79 PROCESOS JURIDICOS 79.02 Procesos Administrativos 79.03 Procesos Judiciales I SECRETARIO GENERAL: FECHA DE APOROBACION: n Derechos de petición, solicitudes, respuesta , comunicaciones, circulares Demanda, poder, alegatos, recursos - i . ,... 1, , w RETENCIÓN AC AG DISPOSICION M S E CT 5 10 X 5 10 X PROCEDIMIENTO Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH. Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde i I .41111111111 .Lf."---rrjr"." 114"-I Hoja 4 de 4 1 103 UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORÍA DIRECCION / FACULTAD : OFICINA JURIDICA OFICINA PRODUCTORA: JEFE ARCHIVO CENTRAL: 1)Cal ci CONVENCIONES CT Conservac M Eliminaciór S E Muestreo Selección AG AC }N-1 c ) 1\ -vLi Archivo de Gestión Archivo Central