CODIGO: CSE-FOR-02 VERSIÓN: 01 FECHA: 09-11-09 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta HOJA: Página 1 de 5 “PRIMER AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2010-2011” RESPONSABLE: DIANA MARIA JARABA HADECHINY JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO: JOSE FERNANDO MEJIA VILLANUEVA FECHA DE ELABORACIÓN: DICIEMBRE 30 DE 2010 No ORDEN 1 2 OBSERVACION DE LA A.G.R ACCIÓN CORRECTIVA No se depuró para la vigencia 2009 el Balance General en su totalidad, hace falta trasladar los activos totalmente depreciados a cuentas de orden, así como también continuar con la depuración de las cuentas por cobrar, específicamente, las cuotas de fiscalización y auditaje, los depósitos judiciales, y otros deudores; es necesario que las cifras contables de la entidad reflejen fielmente la realidad de la entidad; lo anterior en razón a que el comité de sostenibilidad no realiza su gestión de depuración con la debida celeridad; lo anterior genera que parte de la información contable de la entidad no cumpla con la fidelidad adecuada. En esta vigencia fiscal y parte de la siguiente se trasladaran totalmente los activos depreciados a las cuentas de orden e igualmente se circularizará a cada una de la empresas que deben cuotas de fiscalización para efectos de conciliar los saldos que cada una de ella tiene con este Ente de Control. Igual procedimiento se seguirá con los Depósitos Judiciales y otros Deudores. La información registrada en contabilidad y la generada por la oficina jurídica de la Contraloría, respecto a las controversias judiciales no se encuentra conciliada; esta información debe reflejarse en la contabilidad tal cual como se Se realizarán las conciliaciones respectivas con la persona encargada del manejo de las controversias judiciales en aras de aclarar que Procesos Judiciales que pueden o no afectar económicamente a la Contraloría “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No. 4-75 Tele fax (5) 438 2023 Web: www.contraloriastamta.gov.co % DE AVANCE 30% 60% OBSERVACIONES SOBRE LA ACCION CORRECTIVA Se ofició al Fondo cuenta a fin de poder establecer las cuotas de fiscalización a depurar según Balance. En cuanto a los Depósitos Judiciales y Otros Deudores, se inició el proceso de búsqueda de soportes que dieron origen a estos Deudores. Por último se trasladaron los activos totalmente depreciados a Cuentas de Orden. Con base en el informe presentado por la encargada de controversias judiciales a corte 30 de CODIGO: CSE-FOR-02 VERSIÓN: 01 FECHA: 09-11-09 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta HOJA: Página 2 de 5 “PRIMER AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2010-2011” 3 4 presenta en la oficina jurídica; esta situación se ha presentado, por un lado, debido a la falta de claridad conceptual y técnica en el manejo contable de esta información, y por otro lado debido a que la oficina jurídica en su información respectiva no es completa; lo anterior genera falta de control contable y administrativa de los procesos judiciales de la entidad. La Contraloría incumplió con los reglamentos de caja menor al utilizar de manera reiterada sus fondos para la adquisición de refrigerios para actividades de capacitación, que no cumplían con el carácter de imprevistos; tal como lo estipula la resolución de constitución de la misma; esta situación se genero por falta de planeación al momento de programar el plan de capacitación de la entidad; todo esto conlleva a la deficiencia administrativa de los fondos de caja menor. El presupuesto inicial adoptado por la Contraloría, no concuerda con el decretado por la Alcaldía Distrital para la vigencia 2009; el buen manejo administrativo del presupuesto requiere que el mismo se inicie con los montos aprobados por la autoridad competente; esta situación se generó debido a correcciones en los montos de las cuotas de auditaje planeadas a recaudar durante la vigencia; lo anterior conlleva a que se presente falta de claridad en el manejo de las modificaciones presupuestales tales como lo establece la norma. Distrital de Santa Marta, y cuales son asumidos por El Distrito Turístico, Cultural e Histórico de Santa Marta en el marco del Acuerdo de Reestructuración de Pasivos de la Alcaldía. Diciembre de 2.010, se conciliaran los registros contables a fin de realizar los ajustes respectivos. Se realizaran los correctivos necesarios para darle cumplimiento a los artículos que rezan en la constitución de la Caja Menor y que tienen por objeto atender con prontitud y sin trámites ordinarios, los gastos urgentes, e imprevistos de mínima cuantía, para el cumplimiento eficiente y eficaz de las funciones propias de la Contraloría Distrital de Santa Marta. Para la vigencia 2.010 no se hizo apertura de caja menor y las recomendaciones serán tenidas en cuenta para la vigencia 2.011. La Contraloría Distrital de Santa Marta para la vigencia 2.011 acatará las recomendaciones estipuladas por la Auditoria General de la Republica, adoptando el presupuesto para la vigencia 2.011 mediante Acto Administrativo conforme al Decreto de liquidación expedido por la Alcaldía Distrital de Santa Marta. “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No. 4-75 Tele fax (5) 438 2023 Web: www.contraloriastamta.gov.co ---- --- Su ejecución inicia el 1° de Enero de 2.011. CODIGO: CSE-FOR-02 VERSIÓN: 01 FECHA: 09-11-09 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta HOJA: Página 3 de 5 “PRIMER AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2010-2011” Establecer una herramienta de revisión que le permita a la Oficina de Control Interno evaluar los requisitos de la contratación y ejercer vigilancia a través de un pronunciamiento escrito. 5 La Oficina de Control Interno de la entidad, no evalúo los requisitos previos que deben presentar las personas que fueron contratadas durante la ejecución del contrato como en la terminación del mismo, esto con el fin de ejercer control y vigilancia través de un pronunciamiento escrito, el cual debe reposar en cada una de las carpetas de los contratos, así como los trámites administrativos que se cumplieron para la legalizaron de cada uno de ellos, de acuerdo con lo señalado por el artículo 65 de la Ley 80 de 1993. 6 La oficina de Control Interno, no realizó auditoría al proceso de Contratación durante la vigencia auditada; esto no permitió evaluar el funcionamiento de la entidad respecto de esta área al interior de la Contraloría. Durante el desarrollo del plan anual de auditorías de la vigencia 2.010 se incluye la evaluación de los Procesos de Gestión de Recursos en el que se enmarca el proceso contractual de la entidad y se establece auditar las vigencias 2.009 y 2.010. El Ente de Control con la programación del PGA 2.010, y para su debido desarrollo procedió a la necesidad de incorporar el recurso humano necesario con el fin de que coadyuvara al cumplimiento del objetivo misional. Es decir, se está trabajando para terminar el PGA vigencia 2.010 en los términos programados y de esta manera darle cumplimiento a nuestra función constitucional de vigilar el manejo del 7 No se cumplieron con los tiempos programados para algunas etapas del proceso auditor especialmente lo relativo a la comunicación de informes, como consecuencia del poco recurso humano con que cuenta la entidad para realizar esta labor; por lo que la Contraloría debe adelantar las acciones necesarias para cumplir con los tiempos establecidos para cada una de las fases del proceso auditor. “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No. 4-75 Tele fax (5) 438 2023 Web: www.contraloriastamta.gov.co 100% 100% 100% La Oficina de Control Interno definió una metodología (lista de chequeo) para hacer el control previo a la contratación. Así mismo requirió a la Oficina Administrativa y Financiera para que allegara la documentación soporte de los contratos para su revisión. La Oficina de Control Interno realizó auditoría interna al proceso de Gestión de Recursos el día 27 de Septiembre de 2.010. El P.G.A. se logró ejecutar y actualmente se están comunicando los informes definitivos de auditoría. CODIGO: CSE-FOR-02 VERSIÓN: 01 FECHA: 09-11-09 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta HOJA: Página 4 de 5 “PRIMER AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2010-2011” 8 9 10 Recurso Público y poder abarcar mayor cobertura de los mismos. Los papeles de trabajo producto del proceso auditor, El Ente de Control de manera coordinada ya no están referenciados, tal como lo establece el se encuentra en los correctivos del caso. AUDITE 3.0 en su numeral 7.5; metodología que debe ser cumplida por la Entidad, para dar cumplimiento con lo establecido en la norma, para cumplir con lo señalado por la ley general de archivo. La Contraloría Distrital de Santa Marta, no realiza En los oficios de traslado por competencia a los traslados de las quejas, denuncias y derechos de otras Entidades se establecerá y/o se hará petición de acuerdo con lo establecido por el artículo mención al fundamento del Artículo 33 del 33 del C.C.A, en razón al poco conocimiento por C.C.A.; parte del funcionario encargado del trámite de las mismas, lo que pone en riesgo que en la entidad no se sepa a qué funcionario se le trasladaron la denuncias y los derechos de petición. El funcionario sustanciador, no prorroga el término para adelantar el proceso de responsabilidad fiscal, mediante auto debidamente motivado, de acuerdo a lo señalado en la Ley 610 de 2000 en su artículo 45, Se está teniendo en cuenta el término para adelantar el proceso de R.F de lo contrario se prorrogará el término siempre y cuando las circunstancias lo ameriten mediante el Auto “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No. 4-75 Tele fax (5) 438 2023 Web: www.contraloriastamta.gov.co 50% 100% 100% Se desarrolló el procedimiento GA-PR04 Referenciacion y archivo de papeles de trabajo, y se está dando cumplimiento a lo que el mismo regula. Se está cumpliendo con las recomendación realizada por el auditor en cuanto a referenciar en los oficios de traslados de las quejas, denuncias y derechos de petición, que no son competencia de este ente de control, el Articulo 33 de C.C.A. A la fecha se han realizado tres (3) traslados referenciando el citado Artículo. Se realizaron las acciones inmediatas en los procesos que ameritaban la prórroga CODIGO: CSE-FOR-02 VERSIÓN: 01 FECHA: 09-11-09 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta HOJA: Página 5 de 5 “PRIMER AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2010-2011” ya que por falta de organización no lo dicto. 11 23 motivado, Cumpliendo así lo establecido en el artículo 45 de la ley 610.2.000. El funcionario sustanciador no incluyo en cada Se tendrá en cuenta el archivo del oficio al proceso sancionatorio con decisión de amonestación, superior jerárquico sobre la decisiones de el oficio remitido al superior jerárquico, de acuerdo a amonestación lo establecido en la norma general de archivo, ya que por falta de cuidado no se archiva en el expediente, lo cual no permite que reposen en el expediente todas las piezas procesales. La Contraloría no proporciona adecuadamente la participación de la comunidad en la Conservación y Protección de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente del Distrito, desestimulando su participación activa y desconociendo las normas sobre Participación Ciudadana y sobre Medio Ambiente. _________________________________________ DIANA MARIA JARABA HADECHINY Contralora Distrital Se dejará constancia de las actividades y tareas que conlleven a la participación activa de la comunidad en la Conservación y Protección de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente del Distrito. 100% --- del término para realizar las pruebas. Se está cumpliendo con la recomendación realizada por el auditor, archivando en cada carpeta el oficio que comunica la sanción de amonestación al superior jerárquico. Su ejecución inicia el 1° de Enero de 2.011. Viene del plan de mejoramiento vigencia 2.008. ____________________________________________ JOSE FERNANDO MEJIA VILLANUEVA Jefe de la Oficina de Control Interno “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No. 4-75 Tele fax (5) 438 2023 Web: www.contraloriastamta.gov.co