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CODIGO: RJ-PR-02
Contraloría Distrital
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HOJA: Página 1 de 10
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
1. OBJETIVO
Establecer las pautas para determinar la existencia de una conducta por
parte de los servidores públicos, los particulares o entidades que
administran fondos o bienes del Estado, tendientes a entorpecer o
dificultar el ejercicio de la función fiscal de la Contraloría Distrital.
2. ALCANCE
Sujetos y puntos de control que no rindan cuentas e informes o las rindan
extemporáneamente.
3. DEFINICIONES
3.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS: Conductas o abstenciones de la
autoridad, capaces de producir efectos jurídicos, en cuya realización
influyen directa e inmediatamente la voluntad o la inteligencia. Son uno de
los medios a través de los cuales se cumple la actividad administrativa.
Según su contenido, los actos administrativos se clasifican en generales e
individuales. Los primeros son los que crean situaciones jurídicas
abstractas impersonales u objetivas. Los segundos, aquellos que crean
situaciones jurídicas concretas o subjetivas.
3.2 ACCIÓN DE NULIDAD: Acción contenciosa administrativa por medio
de la cual se solicita la nulidad de un acto administrativo que infringe las
normas a las que debió estar sujeto, fue expedido por autoridad
incompetente o en forma irregular, esta falsamente motivado o se dictó con
desviación de las atribuciones propias del funcionario o corporación que lo
profiere.
3.3 DEBIDO PROCESO: Garantía constitucional del derecho de toda
persona a ser oída públicamente y con justicia, en condiciones de plena
igualdad, por un tribunal independiente e imparcial, para la
determinación de sus derechos y obligaciones o para el examen de toda
acusación en materia penal.
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3.4 DOLO: Vicio del consentimiento que se da cuando una de las partes
hace uso de algún artificio o maniobra para que la otra se engañe. El dolo
no se presume sino en los casos previstos por la ley, debiendo ser probado
en los demás. El dolo consiste en la intención positiva de inferir injuria a
la persona o propiedad de otro.
3.5 EDICTO: Escrito que se hace ostensible en la secretaría de un
despacho judicial o de una oficina pública, con el fin de notificar
providencias o decisiones cuya notificación personal no haya sido posible.
3.6 MULTA: Pena Pecuniaria que consiste en la obligación de pagar una
suma de dinero al Tesoro Nacional.
3.7 NOTIFICACIÓN: Acción y efecto de hacer saber, a un litigante o parte
interesada en un Juicio, cualquiera sea su índole, o a sus representantes
y defensores, una resolución judicial u otro acto de procedimiento.
3.8 NOTIFICACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: Procedimiento
mediante el cual se hace saber al interesado - o a su representante legal la decisión que pone término a una decisión administrativa cuyo contenido
no exige ser comunicado a través de su publicación.
3.9 NOTIFICACIÓN POR ESTADO: Cuando se cumple por medio de
anotación elaborada por el secretario en papel común, que se fija en lugar
visible de la secretaría y allí permanece fijada durante las horas de trabajo
del respectivo día.
3.10 PRUEBA: Se entiende hecho que se da por supuesto como verdadero,
y que se considera como debiendo servir de motivo de credibilidad acerca
de la existencia o no existencia de otro hecho.
3.11 PRUEBAS LEGALMENTE PROHIBIDAS: Son aquellos medios de
prueba que por mandato legal no son aceptables para hacer alguna
demostración en un determinado proceso.
3.12 PRUEBAS JUDICIALES: Elementos de convicción llevados
formalmente a un proceso para ser apreciados por el juez antes de tomar
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su decisión. Toda decisión judicial debe fundarse en las pruebas regular y
oportunamente allegadas al proceso.
3.13 PRUEBAS INCONDUCENTES (IMPERTINENTES): Los hechos
articulados en el proceso, los que constituyen el tema a probar, deben
tener incidencia sobre lo que se va a concluir en el proceso (la existencia
de la obligación, la responsabilidad), el juicio que en la sentencia va a
expresar el juez. Esa relación, esa incidencia, se llama en Colombia
conducencia o pertinencia.
Hay, pues, hechos o pruebas conducentes y hechos o pruebas
inconducentes, según que incidan o no sobre lo que se discute en el
proceso, se tiene entonces que las inconducentes no son propiamente
excepciones al tema a probar, al objeto de prueba en general, sino que
resultan inadmisibles por razones de economía procesal.
3.14 RECURSOS: Peticiones de quien es parte en un proceso para que
examine de nuevo la materia fáctica y/o jurídica- de una resolución
judicial que, no habiendo pasado en autoridad de cosa juzgada formal,
resulte perjudicial para el sujeto jurídico que recurre, con la última
finalidad de que dicha resolución se sustituya por otra favorable al
recurrente.
Medios establecidos por el legislador para obtener la revocación,
aclaración, reforma o modificación de una providencia judicial o de una
decisión administrativa.
3.15 RECURSOS ADMINISTRATIVOS: Medios de impugnación señalados
para los procesos ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo, son
los siguientes: El de Reposición, Apelación, Queja, Suplica y el de
Revisión.
3.16 REVOCATORIA DIRECTA: Facultad de la administración para
extinguir o eliminar un acto que ella misma dictó, por haber adoptado con
respecto a él un nuevo criterio de apreciación de su legalidad o
conveniencia.
3.17 TÉRMINO: Tiempo que la ley señala para cumplir una actuación
procesal o administrativa.
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3.18 TÉRMINO JUDICIAL: Cualquiera de los previstos para una
actuación en la ley procesal.
3.19 TÉRMINO LEGAL: Todo el que se haya fijado por ley o norma de
equiparable obligatoriedad.
4. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación de este procedimiento es el Jefe de la
Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1 TRAMITE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
5.1.1 APERTURA DEL PROCESO
El Jefe de la Oficina de Control Fiscal, los auditores o cualquier empleado
de esta Entidad, que ha visto su labor obstaculizada por parte de la
entidad auditada, para el ejercicio del control fiscal, mediante oficio
dirigido a la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
explicará las razones y fundamentos que dan lugar a esa Obstaculización.
Se debe anexar las pruebas que así lo demuestren, cuando:
• No comparezcan a las citaciones que en forma escrita les haga la
Contraloría Distrital.
• No rindan los informes o las cuentas exigidas o no lo hagan en la
forma y oportunidad establecidas por la Contraloría Distrital.
• Incurran reiteradamente en errores u omitan la presentación de
cuentas e informes.
• Se le determinen glosas de forma en la revisión de su cuenta.
• Entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones
asignadas a las Contralorías.
• No suministren la Información solicitada por la Contraloría Distrital.
• Teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes,
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•
•
no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida.
No cumplan con las obligaciones fiscales.
No adelanten las acciones tendientes a subsanar las fallas o
deficiencias señaladas por la Contraloría.
El oficio es recibido por la secretaria, quien luego de radicarlo lo entrega
al Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva,
quien luego de estudiarlo expedirá el Auto de iniciación del Proceso
(Formato Auto de Apertura).
El auto que abre el Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal, debe
contener los requisitos básicos de todo procedimiento legal a saber:
•
Dependencia competente, ciudad y fecha, número de expediente.
•
Identificación de la entidad auditada, y del funcionario en forma
plena, incluyendo el cargo, en contra del cual se ordena iniciar el
proceso Administrativo Sancionatorio.
•
Breve descripción de los motivos y hechos que puedan generar la
posible sanción y las pruebas en que se fundamenta.
•
Fundamentos legales que soporten los hechos descritos, indicando
la causal en que presuntamente se encuentra incurso, de acuerdo
con la ley y los reglamentos.
•
Análisis de la conducta que genera la posible
determinando si se actuó a titulo de dolo o culpa.
•
Indicación del derecho que le asiste al inculpado de presentar
explicaciones, pedir pruebas o allegar las que considere pertinentes
y la indicación del plazo que se le otorgue al posible sancionado
para rendir las mismas y hacer valer sus derechos.
sanción,
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5.1.2 NOTIFICACIÓN DEL AUTO DE INICIACION
El Auto de iniciación del Proceso Administrativo Sancionatorio será
notificado de conformidad con los Artículos 44 y 45 del Código
Contencioso Administrativo, y se indicará que contra el mismo no procede
recurso alguno, por su naturaleza de Auto de Tramite.
Cuando se envíe la citación a los presuntos sancionados y estos no
comparecieren al proceso, la secretaria procederá a realizar la
correspondiente notificación por edicto, el cual será fijado en la cartelera
de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva por el
término de diez (10) días hábiles, al cabo de los cuales será desfijado y
después de cinco(5) días hábiles la secretaria le informará al Jefe de la
Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva que a pesar de
que se notificó por edicto el presunto responsable no compareció.
El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva,
procederá a solicitarle a los consultorios jurídicos de la jurisdicción, que le
envíe uno de sus miembros para nombrarlo como apoderado de oficio del
ausente, una vez el consultorio jurídico remita el miembro a la Oficina, el
Jefe mediante auto motivado lo nombrará como tal y le tomará posesión
del mismo en diligencia formal, luego la secretaria de la Oficina procederá
a notificarle la providencia debida.
5.1.3 TERMINO PARA RENDIR DESCARGOS
De conformidad con las reglas del Código Contencioso Administrativo, en
el Auto de iniciación se indicará el derecho que tienen los implicados de
hacerse parte en el proceso, para 1o cual se le concederá un término de
quince (15) días hábiles para rendir sus descargos, explicaciones y hacer
valer sus derechos.
5.1.4 PERIODO PROBATORIO
De conformidad con los Artículos 34, 49 Y 58 del Código Contencioso
Administrativo, las pruebas de oficio y las solicitadas por la persona en
contra de la cual se adelanta el Proceso Sancionatorio, serán decretadas
mediante auto de trámite, notificado por estado de conformidad con el
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Artículo 321 del Código de Procedimiento Civil contra el cual no procede
recurso alguno, y se practicaran en un periodo mínima de diez (10) y
máximo de treinta (30) días.
Cuando las pruebas sean denegadas, dicho auto será notificado de
conformidad con los Artículos 44 y 45 del Código Contencioso o indicando
la procedencia del recurso.
En caso que no se presenten explicaciones, ni se alleguen pruebas dentro
del plazo concedido, se dejara constancia escrita, que el implicado conocía
la iniciación del Proceso Sancionatorio en su contra, anexando copia del
medio a través del cual fue surtida la respectiva notificación.
5.1.5 MEDIOS DE PRUEBA
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 57 del Código Contencioso
Administrativo, serán admisibles todos los medios de prueba señalados en
el Código de Procedimiento Civil.
5.1.6 DECISIÓN
De conformidad con el Artículo 35 del Código Contencioso Administrativo
y habiendo otorgado a los interesados la oportunidad para presentar sus
explicaciones y ejercer el derecho de defensa, y con base en las pruebas e
informes disponibles, se tomara la decisión, de imponer la sanción de
multa o de amonestación al inculpado, o en su defecto, archivar el
proceso. En la providencia final, la cual será motivada, la Contraloría
Distrital Santa Marta, se pronunciara sobre la valoración de las pruebas,
manifestando los razonamientos legales en los cuales fundamenta sus
conclusiones y las consideraciones frente a todos los argumentos
esgrimidos por el inculpado.
5.1.7 NOTIFICACION Y RECURSOS
Proferida la Resolución que impone la Sanción u ordena el Archivo de la
actuación, deberá notificarse de conformidad con los Artículos 44 y 45 del
Código Contencioso Administrativo. Contra la decisión que decide la
Sanción proceden los Recursos de Reposición y de Apelación, el cual podrá
interponerse directa o subsidiariamente al de Reposición. En el texto de la
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decisión, se señalará la procedencia de los Recursos y el término para
interponerlos. Los actos de trámite, los preparatorios y los de ejecución no
tendrán ningún recurso.
El término para resolver el Recurso de Reposición será de quince (15) días,
salvo en los casos en los que haya lugar a la práctica de pruebas, las
cuales serán decretadas, practicadas y notificadas de acuerdo a lo
estipulado en la resolución reglamentaria, prorrogando el término por diez
(10) días más.
El término para resolver el Recurso de Apelación será de veinte (20) días, a
partir de que se ponga en conocimiento del asunto al superior.
5.1.8 COMPETENCIA
La competencia para el inicio, el trámite y la decisión de Primera Instancia
en los Procesos Administrativos Sancionatorios, estará a cargo del Jefe de
la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y la segunda
instancia será competencia del Despacho de la Contraloría del D.T.C.H. de
Santa Marta.
5.1.9 DISPOSICIONES FINALES
5.1.9.1 CADUCIDAD RESPECTO DE LAS SANCIONES.
De conformidad con el Artículo 38 del Código Contencioso Administrativo,
la facultad que tiene la Contraloría Distrital de Santa Marta, para imponer
sanciones, caduca a los tres (3) años de producido el acto que pudo
ocasionarlas. Por lo anterior, si una vez transcurrido este plazo, no se ha
proferido decisión en firme, según las reglas del Artículo 62 del citado
código, el funcionario que conozca del respectivo procedimiento
administrativo sancionatorio, perderá competencia para continuar
adelantando el mismo.
5.1.9.2 EJECUTORIEDAD DE LAS DECISIONES.
Una vez ejecutoriada la Resolución que impone la sanción, el pago deberá
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hacerse a favor de la Tesorería de la Contraloría Distrital en la cuenta
destinada para este recaudo, dentro de los quince (15) días hábiles
siguientes a su ejecutoria. En caso contrario, prestara merito ejecutivo
para su cobro por Jurisdicción Coactiva, a través de las dependencias
competentes de la Contraloría del D.T.C.H. de Santa Marta.
5.1.9.3 ASPECTOS NO REGULADOS
En los aspectos no contemplados en el presente procedimiento, se
seguirán las disposiciones contempladas en el Código Contencioso
Administrativo.
6. REGISTROS
Nombre del Registro
Auto de apertura
Versión libre
Auto de prueba
Notificación personal
Edicto
Resolución
Auto de reposición
Auto de apelación
Auto secretarial
Auto ejecutoria de la providencia
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
Numeral 7. Realización
del producto o
prestación del Servicio.
Elemento 2.1.2
Procedimientos.
Nombre del Documento
NTCGP 1000:2009
MECI 1000:2005
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8. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Versión
04-06-10
02
14-10-09
01
Cambio
Se
redefine
el
alcance
procedimiento.
del
Se modifico las actividades del
procedimiento en relación a la
actualidad del proceso.
Se modifico el encabezado del
procedimiento, el pie de página y se
agrego el ítem 10. ANEXOS
9. APROBACION DEL DOCUMENTO
ELABORADO POR:
BIVIANA IVONNE
TAMARAOLLANTE
Cargo: Jefe Oficina
Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Firma:
REVISADO POR :
BIVIANA IVONNE
TAMARA COLLANTE
Cargo: Jefe Oficina
Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Firma:
APROBADO POR:
DIANA MARIA
HARABA HADECHINY
Cargo: Contralor
Distrital
Fecha: 04-06-10
Fecha: 04-06-10
Fecha: 4-06-10
Firma:
10. ANEXOS
N.A.
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