Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta INFORME DEFINITIVO NO. 010 AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013. FEBRERO DE 2.014. INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 CONTRALORIA DISTRITAL SANTA MARTA D.T.C.H. Dra. Leída Esther Fontalvo Pertuz Contralora del D.T.C.H. de Santa Marta ( E ) Dra. Martha Liliana Ospino Rojas Jefe Oficina Control Fiscal SHEILA ESTHER POLO PAOLA MELO NORIEGA MAURICIO LAFAURIE PACHECO Grupo Auditor 2 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCION 4 2 HECHOS RELEVANTES DE LA VIGENCIA 5 3 DICTAMEN INTEGRAL DE AUDITORIA 6 3.1 Concepto Sobre la Gestión y Resultados 7 3.2 Opinión Sobre los Estados Contables 8 3.3 Consolidación de Hallazgos 8 3.4 Fenecimiento 8 3.5 Plan de Mejoramiento 4 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 9 4.1 Control de Resultado 9 4.2 Control de Gestión 18 4.3 Control Financiero 49 4.4 Denuncias 51 3 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 1. INTRODUCCIÓN En desarrollo de la Función Fiscal Territorial ordenada por el Artículo 272 de la Constitución Política, la Contraloría del D.T.C.H. de Santa Marta, Practicó AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013, para dar cumplimiento al Plan General de Auditoría de la Vigencia 2.014, aprobada mediante Resolución Interna Nº 008 de Enero 07 de 2.014, modificado por la Resolución Interna Nº 041 de Marzo 07 de 2.014, Resolución Interna Nº 064 de Mayo 07 de 2.014 y Resolución Interna Nº 110 de Agosto 21 de 2.014. Para la Elaboración del Plan General de Auditoría Vigencia 2.014, la selección del Sujeto de Control, se efectuó con base en las directrices emanadas por la Oficina de Control Fiscal y el Despacho del Contralor del D.T.C.H., de Santa Marta, así mismo se busca aplicar los parámetros establecidos en los procedimientos internos de la Contraloría Distrital de Santa Marta. La Auditoria centró sus líneas en la Evaluación de la Gestión Misional, la Gestión de los Recursos Públicos y la evaluación de los Estados Contables. La Contraloría Distrital de Santa Marta, espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la Entidad y, con ello, a una eficiente administración de los Recursos Públicos asignados. 4 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 2. HECHOS RELEVANTES DEL PERIODO AUDITADO Durante la ejecución de la presente auditoria se determinaron aspectos relevantes, que a continuación se relacionan: No se feneció la cuenta correspondiente a la vigencia fiscal 2.013. La ESE Alejandro Prospero Reverend presentó durante la vigencia fiscal 2013 un gestión fiscal desfavorable. La ESE Alejandro Prospero Reverend presentó durante la vigencia fiscal 2013 estados financieros Negativos. La Gestión del Talento Humano presentó deficiencias. La gestión a las TICS presentó deficiencias. 5 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 3. DICTAMEN INTEGRAL Doctor GREGORIO DOMINGUEZ Gerente (E) E. S. D. ASUNTO: Dictamen Integral de Auditoria Vigencia 2.013. La Contraloría Distrital de Santa Marta, en desarrollo de su función Constitucional y con el propósito de cumplir su labor misional de Vigilancia de la Gestión Fiscal en el Distrito Turístico, Cultural e Histórico de Santa Marta y en cumplimiento de su Plan General de Auditorias de la Vigencia 2.014, practicó Auditoria Gubernamental Modalidad Regular a la Empresa Social del Estado Alejandro Prospero Reverend, para la vigencia 2.013; a través de la Evaluación de los Principios de Economía, Eficiencia, Eficacia y Equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su Gestión en las Áreas o Procesos examinados. La Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular incluyó la comprobación de las operaciones Financieras, Administrativas y Jurídicas, dando aplicabilidad a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Empresa Social del Estado Alejandro Prospero Reverend, el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Distrital. La responsabilidad de la Contraloría Distrital consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de La Entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, la calidad, eficiencia del Sistema de Control Interno y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas y políticas; por lo tanto requirió, de la planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione bases razonables para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas y políticas que incluyeron el examen sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias y documentos que soportan la Gestión de la administración; este análisis se encuentra debidamente documentado en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Distrital. 6 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Con base en los conceptos sobre la Gestión de las Áreas, procesos o actividades auditadas y la opinión sobre los Estados Contables, La Contraloría Distrital de Santa Marta, NO FENECE la Cuenta de la Empresa Social del Estado Alejandro Prospero Reverend para la Vigencia 2.013, Clasificándola en el cuadrante D9 de la siguiente matriz de Dictamen: Tabla 3-1: Matriz De Dictamen OPINION GESTION FAVORABLE CON OBSERVACION DESFAVORABLE LIMPIA D1 FENECIMIENTO D2 FENECIMIENTO D3 NO SE FENECE CON SALVEDAD D4 FENECIMIENTO D5 FENECIMIENTO D6 NO SE FENECE NEGATIVA D7 NO SE FENECE D8 NO SE FENECE D9 NO SE FENECE ABSTENCION D10 NO SE FENECE D11 NO SE FENECE D12 NO SE FENECE OPINION ESTADO CONTABLES Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación. 3.1 CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO. Una vez aplicado control de gestión, de resultado y financiero sobre los procesos auditados, este ente de control concluye que la Empresa Social del Estado Alejandro Prospero Reverend presenta una gestión fiscal desfavorable con base en los criterios: Tabla 3-2 Matriz de Calificación Tipo de control Gestión Resultado Financiero Total Factor de ponderación 0.50 0.30 0.20 1.00 Calificación Parcial (Prom) 50 60 70 Calificación Final 25 18 14 57 Tabla 3-2 Concepto de la Calificación Rango de Calificación Concepto Mayor o igual a 80 puntos Favorable Menor a 80 puntos Desfavorable 7 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 3.2 OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES En nuestra opinión, por lo expresado en la evaluación financiera, los estados contables del ente auditado no presentan razonablemente, en los aspectos importantes, la situación financiera la Empresa Social del Estado Alejandro Prospero Reverend a 31 de diciembre de 2.013 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esa fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación. 3.3 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD Administrativos 23 Fiscales 3 Penales 3 Disciplinarios 13 Sancionatorios 0 Totales 42 VALOR ($) $78.870.200 $78.870.200 3.4 FENECIMIENTO De conformidad con lo establecido en el Artículo Cuadragésimo Octavo, Parágrafo Primero, Numeral Segundo, Literal a y b de la Resolución 137 del 22 de Diciembre de 2.009, expedida por la Contraloría Distrital de Santa Marta, la cuenta correspondiente a la vigencia 2.013 rendida por la Empresa Social del Estado Alejandro Prospero Reverend, NO FENECE, por cuanto el concepto de la gestión es Desfavorable y la Opinión de los Estados Contables es Negativa. 8 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 4.1 CONTROL DE GESTION RENDICIÓN DE CUENTA: La cuenta correspondiente a la vigencia 2.013, fue rendida en los términos correspondientes, sin embargo presentó deficiencias de acuerdo con los requerimientos exigidos por el órgano de control fiscal, toda vez que no cumple con los criterios de suficiencia y eficacia de la información. LEGALIDAD: Las actuaciones administrativas, ambientales, financieras y contables ejecutadas por el auditado presentan deficiencias de legalidad, por cuanto no le está dado estricto cumplimiento a las normas aplicables a la entidad auditada, lo cual se identifican en los procesos administrativos, contables, presupuestales y financieros evaluados. RECURSOS HUMANOS: SIGEP: La entidad a la fecha de la presente auditoria y tal como consta en certificación Expedida por la Subgerencia Financiera, no ha iniciado los trámites para incorporar a la ESE APR al Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP. Si bien, el despliegue a las entidades descentralizadas de nivel territorial todavía no se ha iniciado, se insta a la ESE APR estar atentos y realizar seguimiento a los procesos y etapas definidas para la implementación de esta herramienta. EVALUACIONES DE DESEMPEÑO: En consideración a las disposiciones del Articulo 125 de la Constitución Política, de la ley 909 de 2.004, así como los Acuerdos 137, 138 de 2.010 y 176 de 2.012, los cargos de carrera son por mérito, por tanto deben ser evaluados. Dichas evaluaciones deben hacerse por el sistema de evaluación sistema tipo o en su defecto por un sistema de calificación propio el cual debe estar avalado por la CNSC. 9 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Por lo anterior y teniendo en cuenta que la ESE APR no tiene sistema de calificación propio avalado por la CNSC, debe aplicar el sistema tipo. Sin embargo revisadas las evaluaciones de desempeño laboral realizadas a los funcionarios, se evidenció que el formato no está actualizado de acuerdo con la última versión expedida por la CNCS. Hallazgos No. 01. Tipo de Hallazgo: Administrativo. Criterio: Articulo 125 de la Constitución Política, de la ley 909 de 2.004, así como los Acuerdos 137, 138 de 2.010 y 176 de 2.012. Narración del Hallazgo: Los formatos aplicados para realizar las evaluaciones de desempeño se encuentran desactualizados. Causa: Falta de seguimiento y controles sobre las actuaciones administrativas. Efecto: Procesos desactualizados. Presunto Responsable: Edgardo Charris Salcedo – Subgerente Financiero con funciones de talento Humano. Así mismo, se evidencio que los formatos de hojas de vida y declaración de bienes y rentas de los funcionarios se encuentran desactualizados. Se insta a que la entidad inicie los trámites de actualización de dichos formatos. PROGRAMA DE BIENESTAR E INCENTIVO: Para la vigencia 2.013 la ESE APR adopto su Plan de Bienestar social e incentivos mediante la Resolución de 2.013. Una vez evaluado se encontró que la entidad efectuó gastos no autorizados por valor de $12.870.200, así: mediante Resoluciones Nros. 126, 170, 171, 191, 213 y Contratos Nros. 163 y 191. Resolución 126 170 171 Valor Beneficiario Actividad 1.290.000 Gloria Sacristán Día de la Mujer. Díaz 1.200.000 Club Deportivo los Inscripción, Alcazares Arbitraje, mantenimiento de cancha, carnetización y premiación Club Deportivo Alcazares. 1.000.000 Olga López Costos y Gastos Cifuentes imprevistos 25 10 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 191 213 920.000 760.200 163 3.100.000 191 4.600.000 partidos programados II torneo empresarial universidad Sergio arboleda. Juriscoop Día de la Secretaria Circulo de Día de la Enfermera Suboficiales de las Fuerzas Militares Jair Echavarria Día del Halloween Loaiza Super Tiendas y Día del Medico Droguerías Olímpica $12.870.200 Es importante señalar que en cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Artículo 7 del Decreto 26 de 1.998, señala: Prohíbase ordenar, autorizar o efectuar fiestas, agasajos, celebraciones o conmemoraciones u otorgar regalos con cargo al Tesoro público, salvo en las actividades de bienestar social relacionadas con la celebración de navidad de los hijos de los funcionarios. Por lo anterior, se observa que la ESE APR ordeno ejecutar la realización de actividades de bienestar social las cuales se encuentran prohibidas por la ley en una cuantía de $ 12.870.200. En consideración a lo anterior se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal por ejecutar partidas no autorizadas por la Ley de austeridad en el gasto. Hallazgo No. 02. Tipo de Hallazgo: Administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal. Criterio: Articulo 7 Decreto 26 de 1.998. Ley 610 de 2.000 artículo 6. Ley 734 de 2.002, articulo 34, numeral 1 y 3. Narración del Hallazgo: La ESE APR ordeno gastos en una cuantía de $ 5.170.200 para ejecutar el programa de Bienestar social los cuales no se encuentran autorizados por la Ley de Austeridad en el Gasto, mediante Resoluciones Nros. 126, 170, 171, 191, 213. Cuantía: Cinco Millones Ciento Setenta Mil Doscientos Pesos ($5.170.200) Causa: Omisión de las funciones asignadas. Efecto: Uso indebido de los recursos asignados. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales Ex – Gerente Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. 11 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Hallazgo No. 03. Tipo de Hallazgo: Administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal. Criterio: Articulo 7 Decreto 26 de 1.998. Ley 610 de 2.000 artículo 6. Ley 734 de 2.002, articulo 34, numeral 1 y 3. Narración del Hallazgo: La ESE APR ordeno gastos en una cuantía de $ 5.170.200 para ejecutar el programa de Bienestar social los cuales no se encuentran autorizados por la Ley de Austeridad en el Gasto, mediante Contratos Nros. 163 y 191. Cuantía: Siete Millones Setecientos Mil Pesos ($7.700.000) Causa: Omisión de las funciones asignadas. Efecto: Uso indebido de los recursos asignados. Presunto Responsable: Albeiro Otero Ex – Gerente Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - SGSST: No se evidenciaron la realización de evaluaciones médicas pre ocupaciones o de pre ingreso, evaluaciones médicas ocupacionales periódicas y evaluaciones médicas ocupacionales de egreso, a diferentes funcionarios de la entidad; constituyendo un instrumento importante la elaboración de los diagnósticos de las condiciones de salud de los empleados para el diseño de programas de prevención de enfermedades, cuyo objetivo es mejorar su calidad de vida, en contravención con lo señalado en la Resolución No. 2346 de 2007. Por tanto, este Ente de Control configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. Hallazgos No. 04. Tipo de Hallazgo: Administrativo con incidencia disciplinaria. Criterio: Resolución No. 2346 de 2007, Artículo 1 y 3. Ley 734 de 2.002, Articulo 34, Numeral 1. Narración del Hallazgo: No se evidenciaron la realización de evaluaciones médicas pre ocupaciones o de pre-ingreso, evaluaciones médicas ocupacionales periódicas y evaluaciones médicas ocupacionales de egreso, a diferentes funcionarios de la entidad. Causa: Negligencia, descuido, deficiencias en el sistema y la oficina de control interno de gestión. Efecto: Ausencia de historias clínicas ocupacionales. Posibles riesgos de demandas. Presunto Responsable: Edgardo Charris Salcedo – Subgerente Financiero con funciones de talento Humano. 12 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 PROGRAMA DE FORMACION Y CAPACITACION: De conformidad con lo establecido en la Ley 909 de 2.004, Articulo 36, Decreto Ley 1567 de 1.998 y el Decreto 1227 de 2.005; la ESE APR, contó con un Plan Institucional de Capacitación para la vigencia 2.013, sin embargo, las actividades a requerir de capacitación resultantes de la elaboración del Plan Institucional de Capacitación - PIC 2013, no son coherente con las deficiencias y debilidades evidenciadas por el ente de control en la vigencia anterior en los procesos de contratación, talento humano, presupuesto, control interno, entre otros. Toda vez que el mismo no fue diseñado de acuerdo con los requisitos establecidos en el Decreto 4665 de 2.007; Por el cual se adopta la actualización del plan nacional de formación y capacitación para los servidores públicos, lo cual genera un hallazgo de tipo administrativo. Hallazgo No. 05. Tipo de Hallazgo: Administrativo. Criterio: Decreto 4665 de 2.007. Narración del Hallazgo: El plan de Capacitación no fue diseñado de acuerdo con los lineamientos del Decreto 4665 de 2.007, el cual establece que los planes de capacitación deben de estar elaborados de acuerdo al aprendizaje basado en problemas dentro de esquemas metodológicos. Causa: Falta de actualización en los procesos administrativos. Efecto: Inefectividad en las capacitaciones programadas. Presunto Responsable: Edgardo Charris Salcedo – Subgerente Financiero con funciones de talento Humano. EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTROL INTERNO: El Sistema de Control Interno que se sustenta en el Decreto 1599 de 2.005 y en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, es una herramienta administrativa que propende por la orientación de la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de estos a los fines esenciales del estado. Para este cometido, el sistema se divide en tres subsistemas que se evalúan a continuación, teniendo como base la herramienta de evaluación del MECI emitida por la Contraloría Distrital de Santa Marta. Subsistema de Control Estratégico: Este subsistema presenta un puntaje de 2.60, lo que representa una interpretación de implementación “Insuficiente”, encontrándose deficiencias significativas en el área de talento humano, estilo de dirección, planes y programas, contexto 13 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 estratégico, identificación del riesgo, análisis del riesgo, valoración del riesgo. Subsistema de Control de Gestión: Este subsistema registra un puntaje de 2.46, lo que representa una interpretación de implementación “Insuficiente”. Para este caso los elementos con mayores deficiencias son: políticas de operación, procedimientos, controles, indicadores, información primaria y secundaria, comunicación organizacional e informativa. Subsistema de Control de Evaluación: Este subsistema registra un puntaje de 2.22, lo que equivale a una interpretación de implementación “Insuficiente”. Para el caso de este subsistema, hay que mencionar que se está viendo afectado por el componente de planes de mejoramiento y autoevaluación. Sobre el particular se observa que para este periodo presenta la misma falencia. Así mismo, no se evidencia en la entidad los trámites de los procesos disciplinarios internos a los funcionarios por incumplir los planes de mejoramientos por procesos o por la no suscripción de los mismos, ni las comunicaciones a la alta dirección por parte de la jefatura de control interno. razón por la cual se determina configurar el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria Hallazgo No. 06. Tipo de Hallazgo: Administrativo con Incidencia Disciplinaria Criterio: Decreto 1599 de 2.005 – planes de Mejoramiento por Procesos 3.3.2 y en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Ley 734 de 2.002, Artículo 34; numeral 1, en concordancia con el Artículo 35, Numeral 1. Narración del Hallazgo: Tal como se evidencio en el trabajo de campo y de acuerdo con certificación expedida por la oficina de control interno no fueron remitidas a la alta dirección la comunicación de información de los funcionarios que no suscribieron los planes de mejoramiento por procesos, producto de las auditorías internas realizadas. Causa: Inobservancia de los procedimientos internos. Efecto: Incumplimiento de las funciones que le asisten. Presunto Responsable: Adolfo Aguas Pacheco – Ex Jefe de Control Interno vigencia 2.013. En consideración a la evaluación realizada al sistema MECI y teniendo en cuenta que su calificación corresponde a 2.43 – insuficiente, se denota falta de compromiso y liderazgo por parte de la alta dirección. 14 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Hallazgo No. 07. Tipo de Hallazgo: Administrativo con Incidencia Disciplinaria. Criterio: Decreto 1599 de 2.005 – Roles y responsabilidades y en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Ley 734 de 2.002, Artículo 34; numeral 1, en concordancia con el Artículo 35, Numeral 1. Narración del Hallazgo: Se evidencia falta de compromiso y liderazgo por parte de la alta dirección, toda vez que el Sistema de Control Interno arrojo una calificación Insuficiente. Causa: Falta de control y seguimiento, falta de gestión administrativa. Efecto: Se presume una falta de confianza, veracidad e integralidad en la gestión operativa y administrativa que realiza la entidad. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales y Albeiro Otero Pérez Ex – Gerentes Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. Evaluación de las TICS De acuerdo con la aplicación de la metodología adoptada para evaluar la TICS, se generó una calificación de 60.3 %, la cual representa un resultado con deficiencias. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN ASPECTO SISTEMAS DE INFORMACIÓN CRITERIOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 60.3 Puntaje Atribuido Integridad de la Información. 58.0 Disponibilidad de la Información 54.4 Efectividad de la Información 60.2 Eficiencia de la Información 66.1 Seguridad y Confidencialidad de la Información. 60.7 Estabilidad y Confiabilidad de la Información. 66.7 Estructura y Organización área de sistemas. 56.3 15 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Las deficiencias identificadas son las siguientes: 1. No se tiene Publicado en la Página Web de la Institución el listado de los funcionarios principales de planta, junto con su cargo y Numero de extensión. Hallazgo No. 08. Tipo de Hallazgo: Administrativo. Criterio: Manual de Gobierno en Línea – Fase de información en línea – tipo de información mínima a publicar - Contratacion Narración del Hallazgo: No se tiene Publicado en la Página Web de la Institución el listado de los funcionarios principales de planta, junto con su cargo y Numero de extensión. Causa: Falta de control y seguimiento, falta de gestión administrativa. Efecto: Incumplimiento de los principios de trasparencia y publicidad. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales y Albeiro Otero Pérez Ex – Gerentes Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. 2. Re direccionar los links de las Redes Sociales publicados en la Página Web de la Institución a sus respectivos sitios. Hallazgo No. 09. Tipo de Hallazgo: Administrativo. Criterio: Manual de Gobierno en Línea – Recomendaciones adicionales. Narración del Hallazgo: No existe links para Re direccionar las Redes Sociales publicados en la Página Web de la Institución a sus respectivos sitios Causa: Falta de control y seguimiento, falta de gestión administrativa. Efecto: Incumplimiento de los principios de trasparencia y publicidad. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales y Albeiro Otero Pérez Ex – Gerentes Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. 3. No se llevan informes y estadísticas de las visitas mensuales de la Pagina Web. Hallazgo No. 10. Tipo de Hallazgo: Administrativo. Criterio: Manual de Gobierno en Línea – Fase de información en línea – tipo de información mínima a publicar - Número de visitas Narración del Hallazgo: No se llevan informes y estadísticas de las visitas a la página web. Causa: Falta de control y seguimiento, falta de gestión administrativa. 16 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Efecto: Incumplimiento de los principios de trasparencia y publicidad. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales y Albeiro Otero Pérez Ex – Gerentes Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. 4. Ultima Publicación y/o actualización realizada a la página web de la institución fue realizada hace más de dos meses. Hallazgo No. 11. Tipo de Hallazgo: Administrativo. Criterio: Manual de Gobierno en Línea – Fase de información en línea – tipo de información mínima a publicar política editorial y de actualización. Narración del Hallazgo: La página WEB se encuentra desactualizada. Causa: Falta de control y seguimiento, falta de gestión administrativa. Efecto: Incumplimiento de los principios de trasparencia y publicidad. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales y Albeiro Otero Pérez Ex – Gerentes Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. 5. No se visualiza procedimientos y documentación necesarios para realizar trámites ante la entidad en la página web. Hallazgo No. 12. Tipo de Hallazgo: Administrativo. Criterio: Manual de Gobierno en Línea – Fase de Interrelación en línea – Servicios de información al ciudadano. Narración del Hallazgo: No se visualiza procedimientos y documentación necesarios para realizar trámites ante la entidad en la página web. Causa: Falta de control y seguimiento, falta de gestión administrativa. Efecto: Incumplimiento de los principios de trasparencia y publicidad. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales y Albeiro Otero Pérez Ex – Gerentes Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. 6. No funciona el buzón de PQR que permita recepcionar y a su vez asignar Numero de Radicado. 7. No se tiene una oficina de PQR, ni se llevan estadísticas, indicadores y/o tiempos de respuestas de los PQR. Hallazgo No. 13. Tipo de Hallazgo: Administrativo. Criterio: Manual de Gobierno en Línea – Fase de información en línea – tipo de información mínima a publicar. 17 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Narración del Hallazgo: No se tiene una oficina de PQR, ni se llevan estadísticas, indicadores y/o tiempos de respuestas de los PQR. Causa: Falta de control y seguimiento, falta de gestión administrativa. Efecto: Incumplimiento de los principios de trasparencia y publicidad. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales y Albeiro Otero Pérez Ex – Gerentes Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. 8. No se publican los contratos celebrados por la institución en la página web de la misma. Hallazgo No. 14. Tipo de Hallazgo: Administrativo. Criterio: Estatuto Anticorrupción Articulo 76. Narración del Hallazgo: No se publican los contratos celebrados por la institución en la página web de la misma. Causa: Falta de control y seguimiento, falta de gestión administrativa. Efecto: Incumplimiento de los principios de trasparencia y publicidad. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales y Albeiro Otero Pérez Ex – Gerentes Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. 9. Se encontró la Caja de Energía Eléctrica dentro del Centro de Datos de la sede Administrativa y del IPC de María Eugenia sin Tapa. 10. El cielo falso del centro de datos presenta dos Huecos Grandes. 11. Cableado por fuera de canaletas de paredes y techos en el Centro de Datos. 12. Se Encontraron varios equipos informáticos dañados y/o sin uso dentro del Centro de Datos. 13. Falta una puerta que permita regular el ingreso al centro de Datos, la cual debe permitir observar el interior del mismo en todo momento. 14. Extintores fuera de su punto visible y vencido. Hallazgo No. 15. Tipo de Hallazgo: Administrativo. Criterio: NTC 2885 (NFPA 10) Narración del Hallazgo: Los extintores deben mantenerse Inspeccionado, mantenido y aprobado, y a la fecha de la auditoria y según registro fotográfico el extintor del área de sistema se encontró vencido. 18 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Causa: Falta de control y seguimiento, falta de gestión administrativa. Efecto: Incumplimiento de los principios de trasparencia y publicidad. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales y Albeiro Otero Pérez Ex – Gerentes Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013 15. El sistema de seguridad es deficiente en el Centro de Datos debido a la falta de un sistema de alarma de detector de humo, y una cámara de seguridad ya que funciona las 24 Horas al día y 7 días a la Semana. 16. El inventario de medicamentos del sistema CNT que maneja la E.S.E. se encuentra desactualizado en sus diferentes puestos y centros de salud. 17. Solo se cuenta con un computador para realizar las facturas y remisiones en el IPC María Eugenia, y además no cuentan con una impresora para imprimir los respectivos comprobantes. 4.2 CONTROL DE RESULTADO Evaluación al Plan de Desarrollo La Empresa Social del Estado Alejandro Prospero Reverend, presentó al grupo auditor un Plan de Desarrollo el cual no se encuentra firmado por el gerente, y tampoco existe un acto administrativo que lo adoptara. Dicho plan se encuentra conformado por cuatro (4) metas, proyecto del Plan de Desarrollo. A continuación se relacionan: Meta, proyecto del Plan de Desarrollo, o misionales Implementación y/o adecuación y Equipamiento en salud (dotación de sedes de nivel I y II) Red pública en salud con calidad (cumplimiento condiciones de habilitación) Indicador Logro (que se hizo) o avance Total inversión en adecuación y equipamiento inversión en UPSS de la Red Pública de Salud del Distrito Inversión en programas de mantenimiento hospitalario: $ 440 millones, Materiales y Suministros $ 820.millones de pesos y en obras de inversión y dotación $ 983.025.777 Número total de Servicios con cumplimiento de estándares de habilitación Auto-evaluación De Las Condiciones De Habilitación: *De los 11 Centros salud inscritos en de el 19 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 registro especial de prestadores de servicios de salud (REPS), se realizaron 10 visitas de verificación del cumplimiento de las condiciones de habilitación conforme a lo previsto en la Resolución 1043 de 2006. *De los 16 Puestos de Salud inscritos en el registro especial de prestadores de servicios de salud, se realizaron 10 visitas de verificación del cumplimiento de las condiciones de habilitación conforme a lo previsto en la Resolución 1043 de 2006. *En cumplimiento al Artículo 4 y subsiguientes de la Resolución 1441 de 2013, la E.S.E Alejandro Prospero Reverend inicio proceso de autoevaluación en los siguientes Centros de Salud relacionados a continuación: Mamatoco Bastidas IPC Bonda La Paz Guachaca Taganga OBSERVACION: La Autoevaluación De Las Condiciones De Habilitación fueron objeto de cuestionamientos por el Ente de Control en la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a la Gestión Administrativa, Financiera y Operativa 20 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 de los Recursos asignados a la prestación del servicio de salud en la ESE Alejandro Prospero Reverend, vigencia 2012-2013. Intervención de los centros y puestos de salud para reestructuración y reorganización Realización De Diseños Prototipos Arquitectónicos, Técnicos y Estructurales En Los Centros De Salud De IPC La Candelaria, Bastidas, Taganga, Mamatoco Y Guachaca De La Empresa Social Del Estado “Alejandro Prospero (162.4 millones) Levantamiento Topográfico del Terreno Clínica del Sur Materno Infantil-(COMUNA 1) Y los Centros de Salud de IPC, La Candelaria, Bastidas, Taganga, Mamatoco y Guachaca (54 millones) Intervención De Comunas Para Determinar Implementación De Número De Centros De Nivel I Y Centros De Nivel II Y Proyección Nivel III Se realizó el “Estudio Que Permita La Evaluación Operativa Y De Infraestructura De La Red De Prestación De Servicios, En El Marco Del Perfil Epidemiológico De La Empresa Social Del Estado ALEJANDRO PROSPERO REVEREND” Una vez evaluados los programas descritos en la tabla anterior, según el Plan indicativo presentado por la entidad auditada se evidencia el siguiente resultado: De acuerdo con la certificación expedida por el Gerencia de la ESE se constató que no existe acto administrativo de aprobación del Plan de desarrollo así como tampoco acta de aprobación por parte de la Junta Directiva, en razón a lo anterior se presume que dicho plan no goza de legalidad y por ende todas las actuaciones ejecutadas que se desprenden de el, en contravención con lo señalado en el artículo 41 de la ley 152 de 1994. Por lo tanto, se configura hallazgo de tipo administrativo con incidencia disciplinaria. 21 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 El numeral 1 del Artículo 39 de la Ley 152 de 1994, dispone que “... El Alcalde o Gobernador elegido impartirá las orientaciones para la elaboración de los planes de desarrollo conforme al Programa de Gobierno presentado al inscribirse como candidato”; por otra parte, el Artículo 40 ibídem advierte que “La Asamblea o Concejo deberá decidir sobre los Planes dentro del mes siguiente a su presentación…”. De modo que la presentación, elaboración y aprobación de las ordenanzas y acuerdos contentivos de los planes de desarrollo de las entidades territoriales constituyen funciones consagradas constitucional y legalmente y, por lo mismo, son de ineludible cumplimiento, so pena de incurrir en una falta disciplinaria sancionable de conformidad con la Ley 734 de 2002. Hallazgo No. 16. Tipo de Hallazgo: Administrativo con Incidencia Disciplinaria. Criterio: artículo 41 de la ley 152 de 1994. Ley 734 de 2.002, Artículo 34; numeral 1, en concordancia con el Artículo 35, Numeral 1. Narración del Hallazgo: De acuerdo con la certificación expedida por el Gerencia de la ESE se constató que no existe acto administrativo de aprobación del Plan de desarrollo así como tampoco acta de aprobación por parte de la Junta Directiva, en razón a lo anterior se presume que dicho plan no goza de legalidad. Causa: Desconocimiento de las funciones administrativas. Efecto: Actividades ejecutadas sin cumplir con el lleno de los requisitos legales. Presunto Responsable: Ali Yépez Reales y Albeiro Otero Pérez Ex – Gerentes Empresa Social del Estado APR vigencia 2.013. Junta Directiva ESE APR- Presidente – Doctor Carlos Caicedo Omar – Alcalde Distrital. Gestión Ambiental PLAN OPERATIVO ANUAL Según expuesto por la resolución 0425 de 2008 del ministerio de la protección social, por la cual se define la metodología para la elaboración, ejecución, seguimiento, evaluación y control del Plan de Salud Territorial, y las acciones que integran el Plan de Salud Pública de Intervenciones Colectivas a cargo de las entidades territoriales, en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en los artículos 154 y 165 de la Ley 100 de 1993, 2° del Decreto Ley 205 de 2003 y 2° del Decreto 3039 de 2007, la elaboración de los Planes Operativos Anuales, POA, contarán con la asesoría del Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud e involucra la descripción general de los proyectos incluidos en cada 22 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 eje y área subprogramática y el desarrollo de dos instrumentos de síntesis: "Instrumento de Planeación Operativa Anual en Salud" e "Instrumento de Planeación Operativa Anual de Inversiones de Salud". Dichos instrumentos permiten integrar el presupuesto anual de salud territorial con la planeación indicativa de salud territorial y la planeación plurianual, y asegurar la articulación y correspondencia entre la programación y ejecución del Plan de Salud Territorial. El proceso de elaboración de los POA incluye las siguientes acciones: 1. Elaboración de los proyectos por cada eje programático y subprograma. 2. Programación operativa anual de inversiones de salud territorial por cada eje programático. Por otro lado el Artículo 10 de dicha norma establece que la ejecución de los POA se enmarca en el desarrollo de procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, en concordancia con el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI, y el Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención de Salud e incluye la gestión, entre otros: PROCESOS DE GESTION DE LA DIRECCION TERRITORIAL DE SALUD La Dirección Territorial de Salud es responsable de los siguientes procesos de gestión: De apoyo. Incluyen los procesos de adquisición y administración de recursos, bienes y servicios. Al respecto sobresalta que a pesar de las observaciones presentadas por la auditoria por medio de oficio de fecha 23 de enero, estando bajo el plazo establecido por el artículo 9, no se incluyó en el POA recursos o metas para conocer sus propios vertimientos incontrolados de sustancias peligrosas al sistema de alcantarillado o al suelo directamente, tal como ocurre en la zona rural. Esta actuación presuntamente dolosa se tipifica como un delito ambiental y debe, por tanto, iniciarse de inmediato un proceso sancionatorio por parte de la autoridad ambiental según el procedimiento del decreto 1333 de 2009. Estos vertimientos van a afectar directamente la calidad y la biodiversidad de los recursos disponibles en especial los hídricos, según se establece en el decreto 3930 de 2010. Así mismo en el POA se evidencia la falta de atención al adecuado manejo de los residuos sólidos generados por la actividad desarrollada, la cual es catalogada por el decreto 2676 de 2000 como un generador de residuos 23 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 hospitalarios y similares, los cuales por sus características ponen en alto riesgo a los seres vivos en especial los humanos que entren en contacto con estos. Tampoco incluye un especialista en el tema que lidere la gestión ambiental de la institución, no existe una dependencia encargada de la gestión ambiental, durante la vigencia 2013 no se suscribió contrato alguno de suministro del área ambiental. Por lo anterior se evidencia la presunta omisión a los dispuesto en los artículos 154 y 165 de la Ley 100 de 1993, 2° del Decreto Ley 205 de 2003 y 2° del Decreto 3039 de 2007, toda vez que a pesar de contar con los instrumentos de planificación no se incluyó en el POA recursos o metas para conocer sus propios vertimientos incontrolados de sustancias peligrosas al sistema de alcantarillado o al suelo directamente, ni se han desarrollado las caracterizaciones de residuos, no adquirieron canecas, guardianes ni otros elementos para el manejo adecuado de los residuos. Hallazgo No. 17. Tipo de Hallazgo: Administrativo con incidencia disciplinaria y penal Criterio: artículos 154 y 165 de la Ley 100 de 1993, 2° del Decreto Ley 205 de 2003 y 2° del Decreto 3039 de 2007. Artículo 34 numeral 1 y 3 Ley 734 de 2002. Articulo 414 Ley 599 de 2000. Narración del Hallazgo: No se incluyó en el POA recursos para cumplimiento de los aspectos ambientales, permisos de vertimientos obligados por norma. Causa: Deficiencia en la planeación, omisión y negligencia. Efecto: Riesgos potenciales y nocivos para la salud humana y contaminación al medio ambiente. Presunto Responsable: ALBEIRO OTERO PEREZ ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend, JUAN CARLOS ILLIGE ESCORCIA ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend. PLAN DE GESTION AMBIENTAL Y COMITÉ DE GESTION AMBIENTAL, CAGA. Es un ejercicio de planificación que tiene como objetivo lograr la ecoeficiencia, a través de la generación de programas, proyectos y metas. Según se describe en resolución 1164 de 2002, ítem 7.1. se denomina Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria y se tiene el diseño y ejecución del PGIRH – componente gestión interna, se constituirá en el interior del generador un grupo administrativo de gestión sanitaria y ambiental, conformado por el personal de la institución, cuyos cargos están relacionados con el manejo de los residuos hospitalarios y similares. En la estructuración del grupo se considerarán los siguientes aspectos: 24 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 7.1.1 Aspecto organizacional En las Instituciones Prestadoras de Salud, el grupo estará conformado por el director general, el director administrativo, el director financiero, un empleado que lidere el diseño y la correcta implementación del Plan (se recomienda un experto en el tema y especialista en gestión ambiental), el jefe de servicios generales o de mantenimiento, el coordinador de salud ocupacional y un representante del cuerpo médico. Los demás generadores deberán constituir el grupo mencionado con el representante legal o sus similares y demás personas conforme a las condiciones específicas del establecimiento. El grupo administrativo será el gestor y coordinador del Plan para la Gestión Interna de Residuos Hospitalarios y Similares y podrá ser apoyado por la empresa prestadora del servicio público especial de aseo o de desactivación de residuos. Podrán hacer parte de este, las personas que el grupo considere necesarias. El Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria se reunirá de forma ordinaria por lo menos una vez al mes, con el fin de evaluar la ejecución del Plan y tomar los ajustes pertinentes que permitan su cumplimiento. Las reuniones extraordinarias se realizarán cuando el grupo lo estime conveniente; de los temas tratados se dejará constancia mediante actas de reunión. 7.1.2 Aspectos Funcionales Corresponde al Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria cumplir las siguientes funciones: Función 1: Realizar el diagnóstico situacional ambiental y sanitario. El Grupo Administrativo realizará el diagnóstico situacional ambiental y sanitario del generador en relación con el manejo de los residuos hospitalarios y similares, efectuando la gestión para que se realicen las mediciones y caracterizaciones necesarias y confrontando los resultados con la normatividad ambiental y sanitaria vigente. La elaboración del diagnóstico parte de efectuar la caracterización cualitativa y cuantitativa de los residuos generados en las diferentes secciones de la institución, clasificándolos conforme a lo dispuesto en el Decreto 2676 de 2000 y en este Manual. El diagnóstico incluirá la evaluación de los vertimientos líquidos al alcantarillado municipal, la evaluación de emisiones atmosféricas, las tecnologías implicadas en la gestión de residuos, al igual que su capacidad de respuesta ante situaciones de emergencia. Función 2: Formular el compromiso institucional sanitario y ambiental. 25 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 El compromiso de carácter sanitario y ambiental debe ser claro, realista y verdadero, con propuestas de mejoramiento continuo de los procesos, orientado a la minimización de riesgos para la salud y el medio ambiente. El compromiso debe ser divulgado ampliamente y responder a las preguntas qué, cómo, cuándo, dónde, por qué, para qué y con quién. Función 3: Diseñar el PGIRH - componente interno. El Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares componente interno debe contener los programas, proyectos y actividades, con su correspondiente presupuesto y cronograma de ejecución, para la adecuada gestión interna de los residuos hospitalarios, de conformidad con los lineamientos que se establecen en el presente capítulo. Función 4: Diseñar la estructura funcional (organigrama) y asignar responsabilidades específicas. Corresponde al Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria, establecer la estructura organizativa (organigrama) de las áreas funcionales y personas involucradas en el desarrollo del PGIRH componente interno, asignando funciones y responsabilidades específicas, para garantizar su ejecución. Función 5: Definir y establecer mecanismos de coordinación. Le corresponde al Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria, como coordinador y gestor del Plan de Gestión Integral PGIRH componente interno, definir y establecer los mecanismos de coordinación a nivel interno (con las diferentes áreas funcionales) y externo (con las entidades de control sanitario y ambiental, los prestadores de servicios, proveedores, etc.) para garantizar la ejecución del Plan. Función 6: Gestionar el presupuesto para la ejecución del Plan. Durante el diseño del Plan de Gestión Integral PGIRH - componente interno el grupo administrativo identificará las inversiones y fuentes de financiación, gestionando los recursos necesarios para su ejecución, haciendo parte del mismo el correspondiente presupuesto de gastos e inversiones. Función 7: Velar por la ejecución del PGIRH El Grupo de Gestión Ambiental y Sanitaria, observará atentamente que se ejecuten todas y cada una de las actividades contempladas en el PGIRH componente interno, estableciendo instrumentos de seguimiento y control tales como auditorías internas, listas de chequeo, etc. y realizando los ajustes que sean necesarios. 26 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Función 8: Elaborar informes y reportes a las autoridades de vigilancia y control El Grupo preparará los informes y reportes requeridos en este manual y aquellos que las autoridades ambientales y sanitarias consideren pertinentes de acuerdo con sus competencias, la periodicidad de los reportes deberá ser concertada con la autoridad competente y debe hacer parte del cronograma de Implementación del plan de gestión integral de residuos hospitalarios. Uno de los principales ingredientes de la gestión ambiental de toda organización, es su compromiso con el cumplimiento de la normatividad ambiental, por ello es necesario ilustrar sobre este aspecto el esquema normativo colombiano. Por ello presentamos un cuadro donde relacionamos la normatividad existente y pertinente de observación obligatoria por parte del Comité de Gestión Ambiental, en cuanto a los recursos: agua, aire, suelo, energía y aspectos relacionados como: residuos sólidos y ruido. FACTOR NORMA AMBIENTAL AGUA Decreto ley 2811 de 1.974 Código Nacional de los Recursos Naturales Renovables. Ley 09 de 1.979 Código Sanitario Nacional Ley 373 de 1.997 Decreto 3102 Decreto 1594 de 1.994 Ministerio de Salud OBSERVACION Parte agua, aguas superficiales y vertimientos. Mediante el cual se dictan medidas sanitarias. Se establece el programa para el uso eficiente y ahorro del agua. Reglamenta el artículo 15 de la ley 373 de 1.997 en relación con la implementación de equipos de bajo consumo de agua. Usos del agua. Norma de vertimientos y permisos de vertimientos. RESIDUOS SÓLIDOS Ley 430 de 1.998 Ministerio del Prohibición de introducir medio desechos peligrosos al país. 27 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 ambiente Decreto 605 de 1.996 Concerniente Ministerio del medio reglamentación ambiente prestación del público de aseo. Resolución 2309 de 1.986 Normas sobre Ministerio de Salud. especiales. a la de la servicio residuos Resolución 1096 de 2.000 Ministerio de desarrollo. Adopción del reglamento técnico para el sector agua potable y saneamiento básico. Ley 9 de 1.979 Artículos 22 – 35. Código sanitario Nacional Concerniente a disposiciones sobre residuos sólidos. Decreto 1713 de 2.002 Reglamenta lo referente a la Ministerio de ambiente gestión integral de residuos vivienda y desarrollo sólidos. territorial. GTC – 24 Y GTC 35 Código de colores para la GUIAS TECNICAS DEL separación de residuos en la ICONTEC fuente. GTC 52-2 Guía técnica para el GUIA TECNICA DEL aprovechamiento de los ICONTEC residuos plásticos. GTC 53-3 GUIA TÉCNICA Guía técnica para el ICONTEC aprovechamiento de residuos de vidrio. GTC 53-4 GUIA TECNICA Guía técnica para el ICONTEC reciclaje de residuos de papel y cartón. GTC 53-7 GUIA TECNICA Guía para el ICONTEC aprovechamiento de residuos orgánicos no peligrosos. GTC 86 GUIA TECNICA Guía para la ICONTEC implementación de la gestión integral de residuos sólidos. Decreto 4741 de 2.005 Plan de gestión de desechos peligrosos 28 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 SUELO ENERGIA AIRE RUIDO Ley 388 de 1.997 Garantiza la utilización del uso del suelo propendiendo a la defensa del espacio público, protección del ambiente y la prevención de desastres. Ley 697 de 2.001 Sobre el uso racional y Ley de desarrollo territorial. eficiente de la energía. Decreto 948 de 1.995 Prevención y control de la Ministerio del medio contaminación del aire y ambiente protección de la calidad del aire. Decreto 02 de 1.982 Vigilancia de la calidad del aire y control de emisiones por fuentes estacionarias. Resolución 601 de 2.006 Norma nacional de calidad Ministerio de ambiente del aire. vivienda y desarrollo territorial. Resolución 8321 de 1.983 Protección y conservación Ministerio de Salud. de la salud auditiva. Resolución 627 de 2.006 Norma nacional de emisión Ministerio de ambiente de ruido y ruido ambiental. vivienda y desarrollo territorial. Al respecto se debe anotar que en la ESE ALPROVER por medio de resolución 078 de 2011 crea el Comité Administrativo de Gestión Ambiental “CAGA” de las unidades prestadoras de servicios de salud. Este comité tiene vastas responsabilidades y funciones descritas según figura en el decreto 1164 de 2002 y el decreto 2676 de 2000. Entre las falencias de dicho comité frente a la normativa que rige la materia se enumeran: No realiza el diagnóstico situacional ambiental y sanitario, toda vez que no tiene las mediciones y caracterizaciones necesarias y poder confrontar los resultados con la normatividad ambiental y sanitaria vigente. No ha efectuado la caracterización cualitativa y cuantitativa de los residuos generados en las diferentes secciones de la institución, no los puede clasificar conforme a lo dispuesto en el Decreto 2676 de 2000. El diagnóstico no incluye la evaluación de los vertimientos líquidos al alcantarillado, por tanto no existen, no tiene la evaluación de emisiones atmosféricas, a pesar que debe elaborar el componente interno del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares, este solo contiene 29 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 los programas y actividades pero no tiene los proyectos y ninguno de estos cuentan con su correspondiente presupuesto ni cronograma de ejecución, para la adecuada gestión interna de los residuos hospitalarios, por tanto no se pueden planear adecuadamente las actividades a desarrollar. A pesar de tener una estructura funcional (organigrama) en el PGIRH no se asignan responsabilidades específicas y corresponde al Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria, establecer organigrama de las áreas funcionales y personas involucradas en el desarrollo del PGIRH - componente interno, asignando funciones y responsabilidades específicas, para garantizar su ejecución. No ha establecido los mecanismos de coordinación a nivel interno (con las diferentes áreas funcionales) y externo (con las entidades de control sanitario y ambiental, los prestadores de servicios, proveedores, etc.) para garantizar la ejecución del Plan, no se tiene gestión adecuada de los residuos peligrosos. No ha gestionado el presupuesto para la ejecución del Plan, haciendo parte del mismo el correspondiente presupuesto de gastos e inversiones. Así mismo se deja claro que la entidad no cuenta con un cargo ni un profesional encargado de la gestión ambiental, por tanto no existen indicadores ni metas en el área. En las siguientes imágenes se puede observar parte de la problemática expuesta: Foto 1 y 2: se puede observar los residuos de aparatos electrónicos, RAE´s, dispuestos por doquier ocupando pasillos y áreas de uso público, liberando sustancias nocivas para la salud y el medio ambiente. 30 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Foto 3: se puede observar los residuos de aparatos electrónicos, RAE´s, dispuestos por doquier ocupando pasillos y áreas de uso público, liberando sustancias nocivas para la salud y el medio ambiente. 31 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Foto 4 y 5: se puede observar insumos y archivos, dispuestos por doquier ocupando pasillos y áreas de uso público. Foto 6: se puede observar insumos y archivos, dispuestos por doquier ocupando pasillos y áreas de uso público. Foto 7: se puede observar residuos de lámparas fluorescentes, dispuestos por doquier ocupando pasillos y áreas de uso público, liberando sustancias nocivas para la salud y el medio ambiente. 32 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Foto 8: se puede observar residuos de rayos X, vertidos directamente al alcantarillado, liberando sustancias peligrosas, radioactivas nocivas para la salud y el medio ambiente. Por lo anterior se evidencia la presunta omisión a los dispuesto en la resolución 1164 de 2002, debido a que el comité no cumple con las funciones para las que fue creado. Hallazgo No. 18. Tipo de Hallazgo: Administrativo con incidencia disciplinaria y penal Criterio: Presunto incumplimiento de lo regulado por medio de en Resolución 1164 de 2002. Artículo 34 numeral 1 y 3 Ley 734 de 2002. Articulo 414 Ley 599 de 2000. Narración del Hallazgo: El comité CAGA no cumple con las funciones por las que debe responder. Causa: Deficiencia en la planeación, omisión y negligencia. 33 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Efecto: Riesgos potenciales y nocivos para la salud humana y contaminación al medio ambiente. Presunto Responsable: ALBEIRO OTERO PEREZ ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend, JUAN CARLOS ILLIGE ESCORCIA ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend. Miembros del comité de gestión ambiental CAGA, GRACIELA MAESTRE RIVERA profesional universitario. PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS HOSPITALARIOS Y PELIGROSOS E INFORME DE CUMPLIMIENTO Y ADOPCION La gestión integral, implica la planeación y cobertura de las actividades relacionadas con la gestión de los residuos hospitalarios y similares desde la generación hasta su disposición final. La gestión integral incluye los aspectos de generación, segregación, movimiento interno, almacenamiento intermedio y/o central, desactivación, (gestión interna), recolección, transporte, tratamiento y/o disposición final. El manejo de residuos hospitalarios y similares, se rige por los principios básicos de bioseguridad, gestión integral, minimización en la generación, cultura de la no basura, precaución y prevención, determinados en el decreto 2676 de 2000. En virtud de lo anterior, en el marco de la Agenda Interministerial suscrita entre el Ministerio del Medio Ambiente y el Ministerio de Salud, se viene ejecutando el programa Nacional para la Gestión Integral de Residuos Hospitalarios con tres componentes fundamentales: el primero, lo constituye el desarrollo del Decreto 2676 de 2000, instrumento reglamentario que establece responsabilidades compartidas para la gestión integral de los residuos hospitalarios: al sector de la salud y generador de residuos similares en cuanto a la planificación de la gestión interna, a las empresas de servicio público especial en relación con la planificación de la gestión externa y a las autoridades ambientales y sanitarias, las cuales deben desarrollar un trabajo articulado y armónico en lo que se refiere a la evaluación, seguimiento y monitoreo de las obligaciones establecidas al sector regulado. El segundo componente del programa está enfocado al desarrollo de un permanente proceso de divulgación y capacitación dirigido al sector regulado y a las autoridades ambientales y sanitarias competentes de todas las regiones del país con el fin de promover la implementación de la norma a partir del conocimiento de los procedimientos técnicos y de gestión para el diseño y puesta en marcha de los planes de gestión interna y externa de manejo de residuos hospitalarios. 34 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 El tercer componente del programa está representado en el Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares en Colombia- MPGIRH, que ha sido ajustado a las condiciones reales del sistema de salud de nuestro país, a partir de su aplicación y retroalimentación en proyectos piloto de gestión interna, constituyéndose en el soporte técnico para el cabal desarrollo de los lineamientos y obligaciones establecidas en Decreto 2676 de 2000 y 1164 de 2002. Actualmente la red pública hospitalaria cuenta 29 unidades prestadoras, entre las cuales hay una clínica, 9 centros de salud y 19 puestos de salud según la siguiente tabla. Numero 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Unidades prestadoras Clínica La Castellana Centro de salud IPC La Candelaria Centro de salud de Minca Centro de salud de Guachaca Centro de salud de La Paz Centro de salud de Bonda Centro de salud de Bastidas Centro de salud de Taganga Centro de salud de Gaira Centro de salud de Mamatoco Puesto de salud de Olaya Herrera Puesto de salud de Puerto Mosquito Puesto de salud de San Jorge Puesto de salud de Cristo Rey Puesto de salud de El Oasis Puesto de salud de El parque Puesto de salud de Nacho Vives Puesto de salud de Las Malvinas Puesto de salud de Los Almendros Puesto de salud de Juan 23 Puesto de salud del 11 de Noviembre Puesto de salud de El Pando Puesto de salud de Manzanares Puesto de salud de San Fernando Puesto de salud de Machete Pelao Puesto de salud de Calabazo Puesto de salud de Tigrera 35 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 28 29 Puesto de salud de Paz del caribe Puesto de salud de Quebrada del Sol la resolución 1164 de 2002 numeral 8.1.4, en los horarios y frecuencias de recolección los establece el generador de acuerdo con su capacidad de almacenamiento y el volumen de generación de residuos, toda vez que la frecuencia de recolección de los residuos infecciosos no podrá ser inferior a una vez semanal (7 días), por sus características y posible descomposición. Los documentos presentados como PGIRHS de la ESE ALPROVER, no cumplen con los lineamientos de los Decretos 2676 de 2000, 1669 de 2002 y tampoco la Resolución 1164 de 2002; no se evidencio acto administrativo que los adoptase ni su aprobación por parte de la autoridad ambiental competente. No se presentan planes, programas y proyectos encaminados a la gestión ambiental con sus respectivos cronogramas de trabajo, metas e indicadores, presupuestos, etc. No tiene programa de Ahorro y uso eficiente de energía, de agua, aprovechamiento y buenas prácticas. Vertimientos Industriales. La entidad presuntamente genera este tipo de vertimientos directamente al suelo y no realiza de forma periódica la caracterización de sus aguas residuales, no se evidencia solicitud de permiso de vertimientos, el cual a la fecha no se ha sido otorgado. A pesar de contar con equipo automotor propio y autogeneradores de energía, la entidad presuntamente no desarrollo programas ni acciones para el mejoramiento del aire y el control y monitoreo del ruido. No se evidencia manejo de elementos de reciclaje producidos o reciclador que se lleva el material reciclado sin pago, como lo dispone la norma. Presuntamente no cuenta con indicadores de seguimiento de la gestión interna, La gestión externa excluye gran cantidad de componentes como la entrega de informes a la autoridad ambiental, tratamiento de residuos, el plan de contingencias no tiene los procedimientos para la totalidad de los incidentes que pueden derivarse del manejo interno de los residuos. Presuntamente no se determinan acciones, compromisos y tareas dirigidas al cumplimiento de las obligaciones del CAGA. Estos hechos configuran un presunto hallazgo administrativo, en razón a las evidentes inconsistencias observadas por este ente de control. 36 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 La entidad presenta desorganización en el Archivo de documentos y no se ha implementado la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. En el área radiología, los líquidos reveladores presuntamente se vierten directamente al sistema de alcantarillado sin ningún tipo de tratamiento, incumpliendo con el Manual de Procedimientos, el cual estipula que estos deben ser almacenados y devueltos al proveedor para su tratamiento y disposición final. Los documentos presentados no incluyen la caracterización de los residuos generados, no se enmarca la periodicidad de los mismos, ni se evidencian caracterizaciones de residuos comunes. Lo anterior permite concluir que no se realiza la caracterización de los residuos generados conforme a la legislación que le es aplicable. La Resolución 1164 de 2002 exige realización de interventorías, por parte del generador, a los servicios contratados, en las que se enmarquen los procesos que se evalúan. Tampoco se evidencia interventoría a TECNIAMSA. No se entregó la información relacionada con la caracterización cualitativa y cuantitativa de residuos sólidos y segregación en la fuente de residuos, por tanto se presume que no se han desarrollado lo que conllevaría a la violación a la normatividad vigente, en especial lo contenido en la resolución 1164 de 2002 y el decreto 2676 de 2000. La ESE ALPROVER presuntamente no actualizo el PGIRHS en base a las necesidades de los puntos de atención de la red hospitalaria pública en base a las necesidades de cada uno como lo señala la normatividad vigente en especial lo contenido en la resolución 1164 de 2002 y el decreto 2676 de 2000. Al momento de revisar la información de la entidad se observó que varios puntos de atención no entregan los formatos RH1 y RHPS y los indicadores de gestión (cuando aplica) lo cual está contenido en la resolución 1164 de 2002. De los 30 puntos de atención de la red hospitalaria, incluyendo la sede administrativa, solo se presentaron 5 PGIRHS lo cual hace presumir que estos no se contaban para la vigencia 2013. Lo cual va en contravía con la normatividad que rige la materia, toda vez el plazo para la elaboración y presentación de estos planes venció hace más de 10 años. No se evidenció la presentación de informes semestrales o reportes a las autoridades de control y vigilancia ambiental y sanitaria La gestión ambiental del ALPROVER es ineficiente, lo cual se constata en las 37 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 observaciones de este informe y que en el Plan de Desarrollo, POAI, Ejecución Presupuestal de Gastos y Plan de Acción 2013, no se evidencian proyectos o programas de injerencia ambiental, tales como elaboración y ejecución del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios, capacitaciones, adquisición de recipientes para la recolección de los residuos, manejo de vertimientos o desechos, convenios o contratos con entidades prestadoras del servicio de recolección, transporte, tratamiento y disposición final de los residuos peligrosos y no convencionales, adquisición de implementos de bioseguridad, entre otros. No se evidencian cronogramas de actividades. Por lo anterior se evidencia la presunta omisión a los dispuesto en la resolución 1164 de 2002 y el decreto 2676 de 2000, debido a que el PGIRHS no cumple con las obligaciones de ley. Hallazgo No. 19. Tipo de Hallazgo: Administrativo con Incidencia Disciplinaria y Penal. Criterio: Resolución 1164 de 2002 y el Decreto 2676 de 2000. Artículo 34 numeral 1 y 3 Ley 734 de 2002. Artículo 414 Ley 599 de 2000. Narración del Hallazgo: La resolución 1164 de 2002 numeral 8.1.4, en los horarios y frecuencias de recolección plantea que los establece el generador de acuerdo con su capacidad de almacenamiento y el volumen de generación de residuos, toda vez que la frecuencia de recolección de los residuos infecciosos no podrá ser inferior a una vez semanal (7 días), por sus características y posible descomposición se evidencias frecuencias menores a estas. Los documentos presentados como PGIRHS de la ESE ALPROVER, no cumplen con los Decretos 2676 de 2000, 1669 de 2002 y tampoco la Resolución 1164 de 2002; no se evidencio acto administrativo que los adoptase ni su aprobación por parte de la autoridad ambiental competente. No se presentan planes, programas y proyectos encaminados a la gestión ambiental con sus respectivos cronogramas de trabajo, metas e indicadores, presupuestos, etc. No tiene programa de Ahorro y uso eficiente de energía, de agua, aprovechamiento y buenas prácticas. La entidad presuntamente genera vertimientos directamente al suelo y no realiza de forma periódica la caracterización de sus aguas residuales, no se evidencia solicitud de permiso de vertimientos, el cual a la fecha no se ha sido otorgado. A pesar de contar con equipo automotor propio y autogeneradores de energía, la entidad presuntamente no desarrollo programas ni acciones para el mejoramiento del aire y el control y monitoreo del ruido. Presuntamente no cuenta con indicadores de seguimiento de la gestión interna, La gestión externa excluye gran cantidad de componentes como la entrega de informes a la autoridad ambiental, tratamiento de residuos, el plan de contingencias no tiene los procedimientos para la totalidad de los incidentes que pueden derivarse 38 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 del manejo interno de los residuos. En el área radiología de la clínica La Castellana los líquidos reveladores presuntamente se vierten directamente al sistema de alcantarillado sin ningún tipo de tratamiento, incumpliendo con el Manual de Procedimientos, el cual estipula que estos deben ser almacenados y devueltos al proveedor para su tratamiento y disposición final. Los documentos presentados no incluyen la caracterización de los residuos generados, no se enmarca la periodicidad de los mismos, ni se evidencian caracterizaciones de residuos comunes. Lo anterior permite concluir que no se realiza la caracterización de los residuos generados conforme a la legislación que le es aplicable. La ESE ALPROVER presuntamente no actualizo el PGIRHS en base a las necesidades de los puntos de atención de la red hospitalaria pública en base a las necesidades de cada uno como lo señala la normatividad vigente en especial lo contenido en la resolución 1164 de 2002 y el decreto 2676 de 2000. Al momento de revisar la información de la entidad se observó que varios puntos de atención no entregan los formatos RH1 y RHPS y los indicadores de gestión (cuando aplica) lo cual está contenido en la resolución 1164 de 2002. De los 30 puntos de atención de la red hospitalaria, incluyendo la sede administrativa, solo se presentaron 5 PGIRHS lo cual hace presumir que estos no se contaban para la vigencia 2013. Lo cual va en contravía con la normatividad que rige la materia, toda vez el plazo para la elaboración y presentación de estos planes venció hace más de 10 años. Causa: Deficiencia en la planeación, supervisión, omisión y negligencia. Efecto: Riesgos potenciales y nocivos para la salud humana y contaminación al medio ambiente. Presunto Responsable: ALBEIRO OTERO PEREZ ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend, JUAN CARLOS ILLIGE ESCORCIA ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend. Miembros del comité de gestión ambiental CAGA, GRACIELA MAESTRE RIVERA profesional universitario. FORMATOS RH1 Según el decreto 1164 de 2002 el formulario RH1 se diligencia diariamente por el generador quien debe consignar en el formulario RH1 el tipo y cantidad de residuos, en peso y unidades, que entrega al prestador del servicio especial de aseo, para tratamiento y/o disposición final o someterlos a desactivación para su posterior disposición en relleno sanitario, especificando tipo de desactivación, sistema de tratamiento y/o disposición final que se dará a los residuos. El generador, en la gestión externa de sus residuos, verificará el cumplimiento de las condiciones en que se presta el servicio de recolección, reportando las observaciones 39 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 pertinentes en el formulario a fin de mejorar las condiciones de recolección para la gestión externa. Por su parte el prestador del servicio especial de aseo, verificará que la cantidad de residuos entregada por el generador sea la declarada, y que las condiciones en las cuales el generador entrega sus residuos cumplan con los lineamientos establecidos en el manual de procedimientos para la GIRHS. Estos formularios deben estar a disposición de las autoridades, ser diligenciados diariamente, con el fin de efectuar un consolidado mensual, el cual debe ser presentado semestralmente a la autoridad ambiental competente. Las empresas que presten el servicio de tratamiento o el generador, cuando este sea quien realiza la actividad, deben llenar diariamente el formulario RHPS consignando allí la cantidad de residuos tratados por institución, en peso y unidades, para su posterior disposición en el relleno sanitario de seguridad. Este formulario se diligenciará diariamente, realizando el consolidado mensual el cual será presentando semestralmente a la autoridad ambiental y sanitaria competentes. Con el fin de establecer los resultados obtenidos en la labor de gestión interna de residuos hospitalarios y similares, el generador debe calcular mensualmente, como mínimo los siguientes indicadores y consignarlos en el formulario RH1. Indicadores de destinación: Es el cálculo de la cantidad de residuos sometidos a desactivación de alta eficiencia, incineración, reciclaje, disposición en rellenos sanitarios, u otros sistemas de tratamiento dividido entre la cantidad total de residuos que fueron generados. El generador debe calcular los siguientes índices expresados como porcentajes y reportarlos en el formulario RH1: – Indicadores de destinación Idd = Rd / RT *100 – Indicadores de destinación IDR = RR / RT *100 – Indicadores de destinación IDI = RI / RT * 100 – Indicadores de destinación IDRS = RRS / RT * 100 para desactivación de alta eficiencia para reciclaje: para incineración: para rellenos sanitarios: 40 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 – Indicadores de destinación para otro sistema: IDos = ROS / RT * 100 Dónde: Idd = Indicadores de destinación desactivación Kg/ mes. IDR = Indicadores de destinación para reciclaje. RR = Cantidad de residuos reciclados en Kg./ mes. IDI = Indicadores de destinación para Incineración. RI = Cantidad de residuos incinerados en Kg./ mes. IDRS = Indicadores de destinación para relleno sanitario. RRS = Cantidad de residuos dispuestos en relleno Sanitario en Kg./ mes. IDos = Indicadores de destinación para otros sistemas de disposición final aceptada por la legislación RT = Cantidad total de Residuos producidos por el Hospital o establecimiento en Kg./mes. Rd = Cantidad de residuos sometidos a desactivación en Kg/ mes. Ros = Cantidad de residuos sometidos a desactivación de alta eficiencia, incineración, otros sistemas de tratamiento, reciclaje y enviados a rellenos sanitarios Indicador de capacitación: Se establecerán indicadores para efectuar seguimiento al Plan de Capacitación: Número de jornadas de capacitación, número de personas entrenadas, etc. Indicador de beneficios: Se cuantifican los beneficios obtenidos económicamente por el aprovechamiento y gestión integral de residuos, tales como ingresos por reciclaje, reducción de costos por tratamiento al minimizar la cantidad de residuos peligrosos por una correcta segregación, etc. Indicadores Estadísticos de Accidentalidad: Estos indicadores se calculan tanto para accidentalidad e incapacidades en general, como para las relacionadas exclusivamente con la gestión de residuos hospitalarios y similares. Son los siguientes: – Indicador de Frecuencia: Se calcula como el número total de accidentes por cada 100 trabajadores día totales así como los relacionados exclusivamente con la gestión de los residuos hospitalarios y similares. Este índice lo deben calcular los generadores y los prestadores de servicios. IF = Número Total de Accidentes mes por residuos hospitalarios x 2000 / Número total horas trabajadas mes. – Indicador de gravedad: Es el número de días de incapacidad mes por cada 100 trabajadores día totales. IG = Número total días de incapacidad mes x 2400 / Número total de horas hombre trabajadas mes Nota: Los 2400 que corresponde a 50 semanas por 8 horas por 6 días a la semana. 41 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 – Indicadores de Incidencia: Es el número de accidentes en total, así mismo para los relacionados exclusivamente con la manipulación de los residuos hospitalarios y similares, por cada 100 trabajadores o personas expuestas. II = Número o de accidentes mes x 100 / Número de personas expuestas – Indicador de infección Nosocomial: Aplicable a las IPS, es el número de infecciones adquiridas durante la hospitalización, por cada 100 egresos. Se considera infección nosocomial, aquella que adquiere el paciente durante su hospitalización, la cual no padecía previamente ni la estaba incubando al momento de la admisión. La infección es nosocomial, si los signos, síntomas y cultivos son positivos después de 48-72 horas de la admisión. Cuando el periodo de incubación es desconocido, se considera infección nosocomial, si la infección se desarrolla en cualquier momento después de la admisión. Este índice se calcula solo para IPS de segundo, tercero y cuarto nivel. IN = Número de casos de infección nosocomial mes x 100 / Número de egresos totales mes. – Indicador de Coincidencia: Es el número de pacientes que presentan infección nosocomial, sumado al número de trabajadores incapacitados por cualquier tipo de infección relacionada en ambos casos, con los gérmenes identificados en las revisiones de laboratorio en centros de almacenamiento y rutas de movimiento interno de residuos hospitalarios y similares, por cada 100 personas expuestas. Este indicador se calcula sólo para IPS de tercer nivel. IC= (Número de INARH + No TIARH) mes x 100 / Número total de personas expuestas Dónde: INARH: Número de pacientes con infección nosocomial asociada a gérmenes de Residuos en IPS. TIARH: Trabajadores infectados asociados a gérmenes de Residuos en IPS Y SIMILARES. El número de personas expuestas hace referencia al total de trabajadores y de pacientes hospitalizados. Realizar auditorías e interventorías ambientales y sanitarias es un proceso que tiene como objeto la revisión de cada uno de los procedimientos y actividades adoptados en el PGIRH con el fin de verificar resultados y establecer las medidas correctivas a que haya lugar. Las interventorías las realiza el generador a los servicios contratados; las auditorías serán internas tanto para el generador como para el prestador 42 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 de servicios y tienen como fin, determinar el cumplimiento de funciones, normas, protocolos de bioseguridad, programas, etc., en desarrollo del PGIRH. Presentación de informes a las autoridades ambientales y sanitarias de la gestión interna se presentará informes a las autoridades ambientales y sanitarias, con sus correspondientes indicadores de gestión, de acuerdo con lo establecido por la norma. Estos informes los deben presentar las IPS de tercer nivel cada seis meses, las IPS de segundo y primer nivel cada 12 meses, ante las autoridades sanitaria y ambiental competentes, firmado por el representante legal, director o gerente. De igual forma los demás generadores de residuos hospitalarios y similares, presentarán su informe anualmente, ante las mismas autoridades. Los informes se constituyen en uno de los instrumentos para el control y vigilancia de la implementación del PGIRHS. Su alcance y contenido será definido por las autoridades ambientales y sanitarias competentes de acuerdo con las normas vigentes. Formatos RH1 del año 2013 presentados por la ESE ALPROVER, muchos de los formatos presentan los distintos inconvenientes: Son llenados incompletos por parte del personal asistencia en los puntos de atención de la red hospitalaria pública (p. ej. Folios 17, 18, 19 20). En algunos de estos formatos no se diligencia la fecha (p. ej. Folios 105, 106, 107). El formato no incluye fecha. No se coloca el nombre del puesto o centro de salud (p. EJ. folio 50), lo cual permite confusión a la hora de interpretar estos datos. La información solicitada está incompleta ya que faltan formatos de algunos puntos de la red (especialmente en la zona rural), esto puede ser porque no los presentan mensualmente, o no los llenan y por lo tanto no tiene ningún tipo de registro del servicio prestado, o peor aún, todo apunta a que no se les recogen los residuos generados y no queda evidencia sobre su manejo. Nunca se diligencian los apartes referentes nombre del prestador del servicio, número de camas, tipo de desactivación, tipo de transporte externo, tipo de tratamiento y tipo de disposición final. En algunos formatos RH1 (folios 132, 133, 185, 186 p. ej.) las cantidades de kilogramos recogidos es inferior o no coincide con lo reportado por el 43 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 operador y cancelado por la ESE ALPROVER esto puede ser que la empresa TECNIAMSA le cobra unos kilogramos de más a la ESE ALPROVER o que se almacenan residuos que no son reportados en los formatos RH1. No se incluyen las variables ni indicadores establecidos por la normativa que rige la materia. Lo anterior denota inicialmente falta de un formato adecuado, falta de preparación del personal encargado de diligenciar los formatos, o incluso, puede denotar que el personal hace caso omiso al procedimiento del diligenciamiento de los formatos o no se le hace una efectiva inducción para este procedimiento. Bajo estas situaciones para la presentación de los resultados nos basaremos en los formatos RHPS que son diligenciados por el operador del servicio de recolección de residuos hospitalarios y son reportados a los entes de control. La información de los formatos RH1 que fue entregada por la ESE ALPROVER será usada para validar los datos de los formatos RHPS. Con base en esto se presume un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. Hallazgo No. 20. Tipo de Hallazgo: Administrativo con incidencia disciplinaria. Criterio: Presunto incumplimiento de lo regulado por medio de en resolución 1164 de 2002. Narración del Hallazgo: Formatos RH1 del año 2013 presentados por la ESE ALPROVER, muchos de los formatos presentan los distintos inconvenientes, Son llenados incompletos por parte del personal asistencia en los puntos de atención de la red hospitalaria pública (p. ej. Folios 17, 18, 19 20). En algunos de estos formatos no se diligencia la fecha (p. ej. Folios 105, 106, 107). El formato no incluye fecha. No se coloca el nombre del puesto o centro de salud (p. EJ. folio 50), lo cual permite confusión a la hora de interpretar estos datos. La información solicitada está incompleta ya que faltan formatos de algunos puntos de la red (especialmente en la zona rural), esto puede ser porque no los presentan mensualmente, o no los llenan y por lo tanto no tiene ningún tipo de registro del servicio prestado, o peor aún, todo apunta a que no se les recogen los residuos generados y no queda evidencia sobre su manejo. Nunca se diligencian los apartes referentes nombre del prestador del servicio, número de camas, tipo de desactivación, tipo de transporte externo, tipo de tratamiento y tipo de disposición final. En algunos formatos RH1 (folios 132, 133, 185, 186 p. ej.) las cantidades de kilogramos recogidos es inferior o no coincide con lo reportado por el operador y cancelado por la ESE ALPROVER esto puede ser que la empresa TECNIAMSA le cobra unos kilogramos de más a la ESE 44 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 ALPROVER o que se almacenan residuos que no son reportados en los formatos RH1. No se incluyen las variables ni indicadores establecidos por la normativa que rige la materia. Causa: Deficiencia en la planeación, omisión y negligencia. Efecto: Riesgos potenciales y nocivos para la salud humana y contaminación al medio ambiente. Presunto Responsable: ALBEIRO OTERO PEREZ ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend, JUAN CARLOS ILLIGE ESCORCIA ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend. Miembros del comité de gestión ambiental CAGA, GRACIELA MAESTRE RIVERA profesional universitario. CONTRATOS DE RECOLECCION DE RESIDUOS HOSPITALARIOS Y PELIGROSOS. Se entregó mediante oficio de 9 octubre y 30 de octubre de 2014. El estudio previo 0802 de fecha 15 de enero de 2013 no contiene estudio de mercado, el valor del contrato se da sin ningún precepto, hace especial énfasis en la necesidad de la recolección de los desechos de área urbana y rural. El objeto es para la recolección, transporte y tratamiento de los desechos hospitalarios y peligrosos del decreto 2676 de 2000, 2763 de 2001, 1699 de 2002 y resolución 1164 de 2002. Firman Julio Chi Acuña (jefe de mantenimiento), Claudia Mendoza (subgerente administrativa y financiera) y Sarita Rodríguez (área jurídica) CDP 229 de 21 de enero de 2013 porm72.000.000 Número de cuenta del contratista 15 de enero de 2013 RUT de 2010/12/20 actividad principal 19950822 Cámara de comercio 11 de enero de 2013 Cedula gerente: Gabriel Ocampo Certificado de policía 7 de febrero de 2013 Certificado de antecedentes procuraduría y contraloría de fecha 16 de enero de 2013 Radicación del documento PGIRHS de TECNIAMSA en el DADMA el día 24 dic 12 Oficio de permisos y licencias vigentes de TECNIAMSA dirigido a ALPROVER el 17 de enero de 2013 Resolución 0462 de 2009, Resolución 769 de 2010 y Resolución 946 de 2010 Oficio de ofrecimiento de servicios especializados para el manejo integral de residuos peligrosos y especiales 14 de enero de 2013. Contrato 028 de ALPROVER con TECNIAMSA el día 23 de enero de 2013 Oficio 23 de enero designando a supervisor del contrato 028 de 2013 al señor Julio Chi Acuña 45 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Oficio del 5 de junio designando a supervisor del contrato 028 de 2013 al señor Albeiro Fabricio Otero Pérez (Subgerente administrativo y financiero) Oficio del 27 de julio designando a supervisor del contrato 028 de 2013 al señor José Carlos Cuello Loaiza (jefe de mantenimiento) RPC 244 de 24 de enero de 2013 Aprobación de garantía 123 de 28 de enero de 2013 cumplimiento hasta 23/4/14, calidad del servicio 23/12/15 y responsabilidad civil extra contractual hasta 23/01/14. No se observa acta de inicio. Se recibió información por medio de oficio de 9 de octubre de 2014 sobre el contrato No. 028 de 2013 para la recolección de residuos hospitalarios y peligrosos suscritos con TECNIAMSA. Frente al contrato de recolección de residuos hospitalarios y peligrosos se puede observar que la cláusula TERCERA sobre obligaciones del contratista, ítem G “la frecuencia de recolección de los residuos infecciosos no pueden ser mayor a una semana. El ítem 5 “el contratista está obligado a la recolección diaria en los centros de salud y clínica La Castellana. Ítem 6 “el contratista está obligado a hacer la recolección en los puestos de salud cada tres días”, ya que los residuos provenientes de los centros de salud y clínica La Castellana deben tener una recolección diaria y por otro lado los puestos de salud deben tener una recolección cada tres días. Al respecto se puede anotar que estas frecuencias son ampliamente violadas lo cual se puede verificar al revisar los formatos RHPS presentados por el operador y también con la falta de esta misma información en los formatos RH1. Esta falta se considera muy grave toda vez que los residuos que son generados por la prestación de los servicios de salud son de carácter peligrosos y se ajustan a la clasificación dada por el decreto 2676 de 2000 y 4741 de 2005 y su mal manejo pueden poner en riesgo de contaminación o contagio a las personas que los manipulan y los espacios donde se hace. En este sentido al no prestarse el servicio de recolección los usuarios del servicio optan por camuflar los residuos en el servicio de aseo, por deshacerse de ellos, enterrarlos o quemarlos. Si observamos los datos de manera holística se obtiene que posiblemente se presentó una contingencia durante el mes de mayo y junio de 2013, toda vez que la recolección de residuos tuvo un fuerte decrecimiento correlacionado en todos los puntos de atención. Esos son solo dos ejemplos en todos los puntos de la red donde se expresa la misma situación en los cuales en especial en el mes de mayo se no se prestó la recolección o se disminuyó a valores muy por debajo del promedio. Esta situación es muy similar en el resto de puntos de la red. 46 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Por otro lado esta situación de la no prestación del servicio es algo repetitivo toda vez que se presume se ha dejado de prestar el servicio todos los meses ya sea a mínimo dos o a máximo veintitrés puntos por mes. Lo que quiere decir que nunca se prestó el servicio en todos los puntos durante un mes. 47 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Finalmente llevando estas fallas a los puntos de atención se tiene la siguiente grafica donde se observa que durante los 10 meses del análisis presuntamente nunca se prestó el servicio en algunos puntos de la red, como se puede ver en la siguiente gráfica. Basándonos en lo expuesto en la cláusula tercera del contrato 028 de 2013, se asume que a los centros de salud y la clínica La Castellana por tener frecuencia de recolección diaria serian 30 días en que se debe prestar el servicio y por parte de los puestos de salud que tienen una 48 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 frecuencia de cada tres días, se asumen 10 frecuencias al mes. En la siguiente grafica se puede observar la frecuencia esperada en rojo versus la frecuencia real promedio en azul. Se usaron datos de 10 meses desde febrero a noviembre de 2013. Como se puede observar presuntamente algunos puestos de salud nunca se les recoge los residuos por tanto deberán “desaparecer” estos residuos en la Sierra Nevada de Santa Marta toda vez que estos están en la zona rural del Distrito, bajo la mirada silenciosa de la autoridad ambiental. Los que gocen de la prestación del servicio de aseo camuflaran sus residuos con el servicio de aseo. En resumen el porcentaje de fallas en la prestación del servicio fue del 74% como se puede observar durante el periodo febrero a noviembre de 2013. 49 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Bajo estas circunstancias se puede formular un hallazgo administrativo, con incidencia disciplinaria para los interventores del contrato, y fiscal por la no prestación del servicio contratado. Se puede cambiar el hallazgo fiscal por hacer efectiva la póliza al contratista por la mala calidad del servicio. Hallazgo No. 21. Tipo de Hallazgo: Administrativo con Incidencia Disciplinaria y fiscal. Criterio: contrato No. 028 de 2013 celebrado entre la ESE ALPRVER y TECNIAMSA. Narración del Hallazgo: La cláusula TERCERA del contrato No. 028 de 2013 celebrado entre la ESE ALPRVER y TECNIAMSA sobre obligaciones del contratista, ítem G “la frecuencia de recolección de los residuos infecciosos no pueden ser mayor a una semana. El ítem 5 “el contratista está obligado a la recolección diaria en los centros de salud y clínica La Castellana. Ítem 6 “el contratista está obligado a hacer la recolección en los puestos de salud cada tres días” y se observa un porcentaje de fallas en la prestación del servicio fue del 74% como se puede observar durante el periodo febrero a noviembre de 2013. El contrato en mención no tiene acta de inicio y el estudio de conveniencia no contiene estudio de mercado. Cuantía: Sesenta y Seis Millones de Pesos M/cte. ($66.000.000,oo) Causa: Deficiencia en la planeación, supervisión, omisión y negligencia. Efecto: Riesgos potenciales y nocivos para la salud humana y contaminación al medio ambiente. Presunto Responsable: ALBEIRO OTERO PEREZ ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend, JUAN CARLOS ILLIGE ESCORCIA ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend, ARLOTH MURCIA MEDINA Jefe de Control Interno E.S.E Alejandro Prospero Reverend y los supervisores del contrato 028 de 2013. 50 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 4.3 CONTROL FINANCIERO Estados contables: Verificado los estados contables (Balance General y Estado de Actividad Económica y Social, Cambio en el patrimonio) con corte a diciembre 31 de 2.013, se identificó que la entidad presenta estados financieros negativos en razón a que: 1. La partida de propiedad, planta y equipo presenta incertidumbre, si bien la entidad realizo actualización del inventario, no se materializo con corte a Diciembre 2.013, ni se evidencio en trabajo de campo que en el primer semestre de 2.014 se hubiera realizado el ajuste en las cuentas correspondientes, tal como consta en la relación de inventario suministrada, la cual no se encuentra discriminada por cada bien en consideración a las disposiciones del Régimen de Contabilidad Pública. El valor de la propiedad, planta y equipo registrada a diciembre 31 de 2.013 corresponde a la suma de $ 12.898.663.537,40 y en términos porcentuales es el 50% de valor total de los activos. Variables a Evaluar Propiedad, Planta y Equipos Total Activo Calificación Estados Contables: % de P. Planta y Equipo Sobre Total Activo Inconsistencia 12.898.663.537,40 25.799.035.302,97 50% 2. La cuenta pasivos estimados presenta un saldo de $ 1.638.741.635, el cual no coincide con la relación de los valores de las pretensiones del formato de ESE23_CDSM: Procesos Judiciales el cual asciende a la suma de $9.492.643.818, encontrándose una diferencia de $ 7.853.902.183, la cual genera una sobreestimación o subestimación en la información contable. En razón a lo anterior, La Contraloría Distrital de Santa Marta emite un Dictamen Negativo de la información contable registrada durante el periodo contable 2.013, con base en el siguiente criterio de calificación. 51 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Criterios de Calificación Sin salvedad <=2% Con salvedad >2%<=10% Adversa o negativa >10% Abstención - Hallazgo No. 22. Tipo de Hallazgo: Administrativo con incidencia disciplinaria. Criterio: Régimen de Contabilidad Pública – Características de Información Contable. Articulo 48 numeral 5, 26 de la Ley 734 de 2.002 Narración del Hallazgo: La entidad no se asegura que la información contable cumpla con las características de la información contable, debido a que no goza de confiabilidad y razonabilidad. Causa: Falta de control y seguimiento a las operaciones contables registrada. Efecto: Falta de confiabilidad en la información contables. Presunto Responsable: ALBEIRO OTERO PEREZ ex Gerente (e) – E.S.E Alejandro Prospero Reverend, CARLOS PAYARES NIÑO – Revisor Fiscal ESE APR. ANA MARIA PEREZ PLATA – Contador. Gestión Presupuestal y Financiera: El presupuesto de la entidad auditada fue aprobado mediante Resolución 6785 de diciembre 27 de 2.012 expedido por el CODFIS, de la vigencia 2.013 el cual fue adoptado y desagregado a través de la Resolución 0420 de diciembre 28 de 2.012. Ejecución de Ingresos Presupuesto Aprobado 38.637.202.367 Modificaciones Adición Reducción 6.313.653.159 0 Presupuesto Definitivo 44.950.855.526 La entidad percibió ingresos en una cuantía de $ 36.340.669.011,23, dicho recaudo se realizó en un 95% de acuerdo a lo presupuestado, lo cual denota una buena gestión de cobro. La mayor fuente de financiación corresponde a la prestación del servicio de salud de primer nivel, la cual tiene una participación con relación al recaudo total de 74% representada en $ 26.762.330.047. 52 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Ejecución de Gastos Presupuesto Definitivo 44.950.855.526 Compromisos Pagos 38.092.636.417 36.021.717.735 Saldo por Ejecutar 6.858.219.109 En consideración al análisis efectuado a la ejecución presupuestal de gastos, se puedo evidenciar que en la siguiente apropiación presupuestal se denoto baja ejecucion: CODIGO APROPIACION 220203 Otros programas de inversión Estudios de reinversión 220301 PROCENTAJE DE EJECUCION 60% 42% Así mismo se constató que la asignación presupuestal realizada a la apropiación Construcciones en Infraestructura identificado con el Código No. 220101, no presentó ejecución, denotándose falta de planificación presupuestal. Se insta a la entidad a que se realicen las asignaciones de acuerdo con la viabilidad de las operaciones que desarrollara la entidad. Debido a que lo anterior, se presume como una inaplicabilidad al principio presupuestal de planificación en concordancia con las disposiciones de Decreto 115 de 1.996 articulo 3. 4.4 DENUNCIAS DENUNCIA: JUEZ ORDENA AL ALCALDE NOMBRAR A ROMO EN GERENCIA DE LA E.S.E. Mediante oficio de fecha 18 de Septiembre de 2.014 fue relacionada para incorporar al proceso auditor que se desarrolla en la AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA E.S.E. ALEJANDRO PROSPERO REVEREND, denuncia tomada a través del proceso de participación ciudadana “Observatorio de Medios”, JUEZ ORDENA AL ALCALDE NOMBRAR A ROMO EN GERENCIA DE LA E.S.E.. Con el fin de aclarar los hechos que motivaron la presente denuncia en visita efectuada en campo en la entidad auditada se solicitó, a través de oficio fechado 26 de septiembre de 2014 todas las acciones administrativas surtidas por la Junta Directiva de la E.S.E. Alejandro Prospero Reverend 53 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 en el marco de la Orden Judicial en lo concerniente a proveer el cargo de Gerente en propiedad de dicha entidad, al señor Jairo Romo. En virtud de la anterior solicitud, el día 09 de octubre de 2014 el señor RAFAEL MARTINEZ VANEGAS en su calidad de Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la E.S.E Alejandro Prospero Reverend adjunta CD que contiene los acuerdos de la Junta directiva de la E.S.E ALPROREV para proveer el cargo de Gerente en propiedad de la entidad. Dicho archivo contiene los siguientes documentos: Descripción Acuerdo 001 del 30 de abril de 2012 Acuerdo 004 de 18 de septiembre de 2012 Acuerdo 006 del 28 de diciembre de 2012 Acuerdo 004 del 2014 Folios 6 15 4 6 La E.S.E. Alejandro Prospero Reverend a través del Acuerdo 0004 de 2014 aportado en su respuesta DECLARA LA IMPOSIBILIDAD JURÍDICA DE CUMPLIR LA ORDEN IMPARTIDA POR EL JUEZ CUARTO ADMINISTRATIVO DE SANTA MARTA DENTRO DEL INCIDENTE DESACATO QUE SE VENTILA EN EL MEDIO DE CONTROL POPULAR PROMOVIDO POR JOSÉ AGUSTÍN GRANADOS VEGA CONTRA EL DISTRITO DE SANTA MARTA y LA E.S.E..ALEJANDRO PROSPERO REVEREND. IMÁGENES TOMADAS DEL DOCUMENTO APORTADO COMO ACERBO PROBATORIO POR PARTE DE LA ENTIDAD AUDITADA. 54 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 55 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 56 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 57 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 58 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 59 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 60 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Es importante resaltar que la Contraloría Distrital de Santa Marta sobre el particular con anterioridad emitió la función de advertencia No 002-2013; previendo un posible daño futuro al Patrimonio del Estado, al no proveer el Cargo de Gerente de la E.S.E. Alejandro Prospero Reverend en cumplimiento a una Orden Judicial. La función de advertencia consagrada en el Decreto 267 de 2000, artículo 5, numeral 7, así: “Advertir sobre operaciones y procesos en ejecución para proveer graves riesgos que comprometan el trabajo público y ejercer el control posterior sobre los hechos identificados”. Esta herramienta constituye un instrumento que permite la realización en tiempo real y de manera técnica, de la función fiscalizadora en defensa del patrimonio estatal para indicarle a la administración los riesgos detectados en operaciones o actos en ejecución, para que sea la administración de manera autónoma, quien disponga las acciones dirigidas a evitar el posible daño al patrimonio público. CONCLUSIÓN De acuerdo a la respuesta dada por la E.S.E. Alejandro Prospero Reverend y ciñéndose a los preceptos legales y constitucionales contemplados en la función de advertencia No 002-2013 realizada por este Órgano de Control Fiscal, se evidencia que a la fecha del cierre de la auditoria la E.S.E. no ha dado cumplimiento al fallo judicial que ordena proveer el cargo del Gerente, por consiguiente este ente de control seguirá haciendo seguimiento al proceso con el fin de que cuantificar en un futuro el daño causado al patrimonio del Distrito por incumplimiento a un mandato legal, para iniciar los procesos respectivos del caso y dar traslado si es el caso a las entidades competentes para dirimir las conductas resultantes de la dicha investigación. DENUNCIA LA E.S.E. AL PRESIDENTE DEL SINDICATO, POR COBRAR SUELDO SIN TRABAJAR. Mediante oficio de fecha 8 de Septiembre de 2.014 fue relacionada para incorporar al proceso auditor que se desarrolla en la AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA E.S.E. ALEJANDRO PROSPERO REVEREND, denuncia tomada a través del proceso de participación ciudadana “Observatorio de Medios”, DENUNCIA LA E.S.E. AL PRESIDENTE DEL SINDICATO, POR COBRAR SUELDO SIN TRABAJAR. Con el fin de aclarar los hechos que motivaron la presente denuncia en visita efectuada en campo en la entidad auditada se solicitó, a través de 61 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 oficio fechado 26 de septiembre de 2014 los siguientes documentos del Señor JOSE GRANADOS VEGA: Resolución de nombramiento. Acta de posesión. Certificación donde conste las funciones que desempeña en la actualidad. Evaluaciones de desempeño. Compromisos laborales En virtud de la anterior solicitud, el día 09 de octubre de 2014 el señor RAFAEL MARTINEZ VANEGAS en su calidad de Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la E.S.E Alejandro Prospero Reverend entrega los siguientes documentos: Descripción Resoluciones de nombramiento Acta de posesión Evaluación de desempeño Folios 8 1 3 De igual forma en reunión sostenida con el señor EDGARDO ENRIQUE CHARRIS SALCEDO en calidad de Subgerente Administrativo de la ESE Alejandro Prospero Reverend se realizó la solicitud de los siguientes documentos: Hoja de vida del señor JOSE GRANADOS VEGA. Copia de funciones correspondiente el cargo que desempeña el Dr. JOSE GRANADOS VEGA, contenidas en el manual especifico de competencias laborales de los empleados de planta de la entidad. Dicha información fue entregada el día 29 de octubre y está contenida en un (1) CD. La E.S.E. Alejandro Prospero Reverend certificó a este grupo auditor a través de la Subgerencia Administrativa, las funciones que desempeñaba el señor JOSE GRANADOS VEGA y la manera en que estas eran asignadas directamente por la Gerencia de esa entidad. Dicha certificación data del día 14 de noviembre de 2014. Es así, como este Ente de Control luego de los documentos aportados y la investigación realizada sobre el hecho denunciado considera que no hay certeza de un daño patrimonial al estado con motivo de que el presunto responsable este percibiendo un sueldo sin estar laborando. 62 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 La Entidad auditada con motivo de la solicitud de información hace entrega de unas evaluaciones de desempeño del señor GRANADOS sin su respectiva firma, razón por la cual el Grupo Auditor procedió a realizar el estudio minucioso de la Hoja de vida del empleado; producto de esta revisión se pudo constatar que en esta faltaban documentos esenciales tales como las evaluaciones de desempeño para varias vigencias. El día 14 de Noviembre el señor EDGARDO ENRIQUE CHARRIS SALCEDO en calidad de Subgerente Administrativo certificó que a partir 31-01-08 no reposa registro alguno de las evaluaciones de desempeño del funcionario. Sobre este caso en particular la Corte Constitucional en Sentencia T-656/10 en cumplimiento de la ley y los fines esenciales del estado Prevé lo siguiente: “ARCHIVO PÚBLICO Y DERECHO DE ACCESO A INFORMACION PUBLICA En lo concerniente al archivo público, el deber del Estado en garantizar bajo diez principios fundamentales de archivística, la responsabilidad de los servidores públicos en la organización, conservación, uso y manejo de documentos, para servir a la comunidad como soporte documentario y así poder garantizar la efectividad de otros principios tales como el derecho a la información o el debido proceso administrativo, que directa o indirectamente están ligados al servicio de archivo. De manera tal que se logre facilitar la participación de la comunidad y el control de los ciudadanos en las decisiones que los afecten. Igualmente se señalan varias características de los documentos que conforman los archivos dentro de las cuales se destacan las siguientes: (i). Son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. (ii). Constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia. (iii).Son elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública. (iv). Se desarrollan como agentes dinamizadores de la acción estatal. (v). Cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Dentro de la normatividad referente a la archivística, se deja clara la responsabilidad que tienen los servidores públicos en cuanto a la guarda conservación y custodia de los documentos. Tanto así que se exigen unos procedimientos especiales para el trato de los documentos, que garanticen la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información que se contiene. De acuerdo a lo anterior se colige, en primera medida, que por regla general todo ciudadano tiene derecho a acceder a cualquier información pública, contenida en documentos a cargo de la administración, siempre y cuando no esté protegida por reserva legal; y en segundo lugar, todo funcionario público a cuyo cargo esté la custodia y cuidado de los documentos de la administración, deberá garantizar a los administrados su efectivo acceso. En la búsqueda por garantizar a todas las personas el acceso a información veraz contenida en soportes documentales, se profiere la Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de archivos”, así como el Decreto 4124 del 10 de diciembre de 2004, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos[3]. En ellos se regula a nivel nacional: (i). El manejo del conjunto de documentos, sin importar su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, durante el transcurso de su gestión. 63 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 (ii) La conservación de cada documento respetando su orden, para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce, a los ciudadanos, o como fuentes de la historia”. 3.3.1 Los ordenamientos en mención precisan, además, en lo concerniente al archivo público[4], el deber del Estado en garantizar bajo diez principios fundamentales de archivística[5], la responsabilidad de los servidores públicos en la organización, conservación, uso y manejo de documentos, para servir a la comunidad como soporte documentario y así poder garantizar la efectividad de otros principios tales como el derecho a la información o el debido proceso administrativo, que directa o indirectamente están ligados al servicio de archivo. De manera tal que se logre facilitar la participación de la comunidad y el control de los ciudadanos en las decisiones que los afecten. 3.3.2. Igualmente se señalan varias características de los documentos que conforman los archivos dentro de las cuales se destacan las siguientes: (i). Son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. (ii). Constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia. (iii).Son elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública. (iv). Se desarrollan como agentes dinamizadores de la acción estatal. (v). Cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora[6]. 3.3.3. Dentro de la normatividad referente a la archivística, se deja clara la responsabilidad que tienen los servidores públicos en cuanto a la guarda conservación y custodia de los documentos. Tanto así que se exigen unos procedimientos especiales para el trato de los documentos, que garanticen la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información que se contiene.[7] De lo anterior se colige claramente según el ordenamiento jurídico que todo servidor público tiene a su cargo y responsabilidad la custodia y cuidado de los documentos de la administración. “Es menester aclarar del mismo modo sucede con la Administración, que en su diario desenvolvimiento puede verse en dificultad de actuar en debida forma frente a los particulares, por circunstancias adversas en las que a causa del extravío de documentos que están en su poder, se causa detrimento a los intereses de los administrados. Ante tal eventualidad, el ordenamiento diseñó la reconstrucción de expedientes y documentos, consagrado en el Código de Procedimiento Civil, artículo 133, como herramienta eficaz en la protección de los derechos fundamentales de los ciudadanos. 1 HALLAZGO No. 23 Tipo de Hallazgo: Administrativo con incidencia disciplinaria. Criterio: Ley 734 de 2002 artículo 34 numeral 5, la Ley 594 de 2000, Decreto 4124 del 10 de diciembre de 2004. 1 http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2010/t-656-10.htm 64 de 65 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ALEJANDRO PROSPERO REVEREND – VIGENCIA 2.013 Narración: Se vulneró claramente la normatividad archivística, la cual deja clara la responsabilidad que tienen los servidores públicos en cuanto a la guarda conservación y custodia de los documentos. Tanto así que se exigen unos procedimientos especiales para el trato de los documentos, que garanticen la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información que se contiene. Causa: Omisión, negligencia e inobservancia de la norma, falta de control por parte de la oficina de control interno. Efecto: Existe riesgo de pérdida o extravió de documentos que en determinado momento se requieran como prueba, con respecto al cumplimiento o incumplimiento de los objetos contractuales que permitan a la entidad ejercer acciones fundamentadas y correctamente probadas, además afecta la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo; lo que imposibilita a la entidad a utilizar su documentación de manera organizada, referenciada y consolidada e impide el ejercicio eficiente de los entes de control. Presuntos responsables: EDGARDO ENRIQUE CHARRIS SALCEDO Subgerente Administrativo. 65 de 65