UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRIA EN CIENCIAS CONTABLES CAMPUS LA MORITA POST GRADO ESTUDIOS SUPERIORES PARA GRADUADOS Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Universidad de Carabobo GESTION EMPRESARIAL EN EL PROCESO DE CONTABILIDAD DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (PYMES) SECTOR COMERCIAL DEL MUNICIPIO JOSE FELIX RIBAS DEL ESTADO ARAGUA Autora: Moura, René La Morita, Junio de 2015 i UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRIA EN CIENCIAS CONTABLES CAMPUS LA MORITA POST GRADO ESTUDIOS SUPERIORES PARA GRADUADOS Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Universidad de Carabobo GESTION EMPRESARIAL EN EL PROCESO DE CONTABILIDAD DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (PYMES) SECTOR COMERCIAL DEL MUNICIPIO JOSE FELIX RIBAS DEL ESTADO ARAGUA Autora: Moura, René Trabajo de Grado presentado para optar al título de Magister en Ciencias Contables. La Morita, Junio de 2015 ii iii DEDICATORIA El fruto del esfuerzo de este trabajo lo dedico de manera especial: A Dios Todopoderoso, por haberme permitido cumplir con esta meta con constancia, sabiduría y amor. A ustedes Papá y Mama, donde quiera que se encuentren con el amor más grande del mundo me cobijan con su divina protección espiritual y celestial gracias por haberme dado la vida y por ser un ejemplo a seguir. ¡Este triunfo es para ustedes! A mi pequeña Camila, mi gran sueño hecho realidad, para que mis logros transciendan y le sirvan de referencia para su vida. Te amo hija!! A mi esposo, por ser mi complemento y ayudar en mi realización como profesional exitosa. A mis hermanos, por siempre creer en mí y estar presente en los momentos más difíciles y por brindarme su ayuda incondicional en todo momento… Los quiero mucho. “Pon en manos del Señor todas tus obras, y tus proyectos se cumplirán”. Proverbios 16; 3. iv AGRADECIMIENTO Quiero agradecer a todas las personas que de alguna u otra forma colaboraron en la elaboración y culminación de este trabajo, el cual constituye una parte fundamental para alcanzar una meta más en mi vida: Magister en Ciencias Contables. A la Universidad de Carabobo y a todos los profesores que formaron parte de mi formación académica; A mis tutores Elianna Faneite y Berenice Blanco a quienes les agradezco por su extraordinaria calidad humana y profesionalismo por su confianza, orientación y experiencia que me brindaron día a día para la culminación de este proyecto; A mis profesores, amigos y compañeros de estudio, copartícipes de esta meta cumplida; Finalmente a todos aquellos que se alegran y celebran conmigo el poder decir finalmente: Lo logramos¡¡¡ “No hay nada más honorable que un corazón agradecido”. (Séneca) v UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRIA EN CIENCIAS CONTABLES CAMPUS LA MORITA POST GRADO ESTUDIOS SUPERIORES PARA GRADUADOS Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Universidad de Carabobo Gestión Empresarial en el Proceso de Contabilidad de la Pequeña Mediana Empresa (PYMES) Sector Comercial del Municipio José Félix Ribas del Estado Aragua Trabajo Especial de Grado Autora: Moura Moubayyed, René del Valle Tutor: Elianna Irene Faneite Beni Fecha: Junio 2015 RESUMEN El presente trabajo de investigación tiene como finalidad analizar la gestión empresarial en el proceso de contabilidad de la Pequeña y Mediana Empresa (PYMES) sector comercial del Municipio José Félix Ribas del Estado Aragua. El estudio se enmarco dentro de una investigación cuantitativa del tipo de investigación de campo, con un nivel descriptivo, tomando en consideración una población de 3 Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) comerciales adscritas a la cámara de comercio del Municipio José Félix Ribas de Estado Aragua. Se empleó como técnica la encuesta y la recopilación documental, bajo el instrumento de recolección de datos el cuestionario en escala de Likert, validado a través del juicio de expertos. La información recabada a través de estos instrumentos fue procesada por medio de un análisis cuantitativo, que permitió la presentación de los resultados por medio de tablas de frecuencia y gráfico de torta, así como su respectiva interpretación. Luego de haber obtenido los datos se presentaron las conclusiones entre ellas: Las PYMES carecen de herramientas gerenciales que le permitan optimizar sus procesos administrativos, y por ende las hagan más eficientes, productivas y competitivas en el mercado aragüeño, no cuentan con manuales de normas y procedimientos que plasmen de manera clara y precisa la manera en que deben realizarse las actividades administrativa, la gerencia de la PYMES carecen de técnicas y capacitación gerencial. Por lo que se recomienda capacitar a la gerencia en el área de la planificación estratégica y técnicas gerenciales que le permitan mejorar su gestión empresarial. Palabras Claves: Gestión, Procesos de Contabilidad, Planificación, Control. vi UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRIA EN CIENCIAS CONTABLES CAMPUS LA MORITA POST GRADO ESTUDIOS SUPERIORES PARA GRADUADOS Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Universidad de Carabobo Management in the Process Accounting for Small and Medium Enterprises (SMEs) Commercial Sector of the Municipality Jose Felix Ribas, State Aragua Special work of Degree Author: Moura Moubayyed, René del Valle Tutor: Elianna Irene Faneite Beni Date: June, 2015 ABSTRACT The present research aimed to analyze Management · In the process of accounting for Small and Medium Enterprise sector has the (SME) business of the Municipality Jose Felix Ribas, Aragua state. The study formed part does Quantitative Research type: field research, with descriptive UN level, taking into: consideration of a population of 3 Small and Medium Enterprises (SMEs) Commercial attached to the Chamber of Commerce of the Municipality Jose Felix Ribas, Aragua State. It was employed as Technical Survey and document collection under the Instrument Data Collection Questionnaire Likert scale, validated through expert judgment. Information collected through these instruments one was processed through the UN Quantitative Analysis, which allowed the presentation of the results by frequency tables and pie charts as well their respective interpretation. After obtaining the data presented Conclusions Among them: SMEs lack of management tools that allow you to optimize your processes, and thus make them more efficient, productive and competitive in the market Aragua without manual feature and Standards procedures that embody clear and precise manner in which the administrative activities must take place, management of SMEs lack technical and managerial training. So it is recommended to train management in the area of Strategic Planning and Management Techniques that allow Improve your business management. Keywords: Management, Accounting Processes, Planning, Control vii ÍNDICE GENERAL Pág. Dedicatoria…………………………………………………….. iv Agradecimiento……………………………………………….. v Resumen……………………………………………………… vi Índice de Cuadros…………………………………………….. x Índice de Gráficos……………..…………………..………….. xi Introducción…………..……………..………………..…..…… 01 CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema……..……………...….. 03 Objetivos …………………….,……………..……....... 12 Justificación……………………...……..…….………. 13 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO REFERENCIAL Antecedentes…………………....…………….……..... 16 Bases teóricas…………………………..…….............. 23 Definición de términos básicos……………………… 26 CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO Naturaleza de la Investigación…..…..……………. 45 Población y Muestra…..……….……………...…... 47 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información…………………………………………. 49 viii Operacionalizaciòn de Variables………………………………. 52 CAPITULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS Presentación y análisis de los resultados …………….…… 54 CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones……………………………..………………………. 81 Recomendaciones…………………………………………..…… 84 LISTA DE REFERENCIAS………...…..…………..………………......... 86 ANEXOS…………………………………………………………………… 89 ix ÍNDICE DE CUADROS CUADRO N°. Pág. 1. Distribución de la Población…………………………………………... 48 2. Operacionalizaciòn de Variable………………………………………. 53 3. Recopilación de Datos…………………………………………………. 56 4. Análisis y Clasificación de Operaciones…………………….............. 58 5. Registro de Operaciones……………………………………………… 59 6. Preparación de Estados Financieros………………………………… 60 7. Análisis de la Información Contable…………………………………. 62 8. Balance General y Estado de Resultado….………………………… 63 9. Recursos Humanos……..……………………………………………... 65 10. Planeación Estratégica………………………………………………. 66 11. Innovación y Tecnología……………………………………………... 68 12. Certificación de Calidad………..……………………………….……. 70 13. Toma de Decisiones…………………………………………….……. 71 14. Estudio de Mercado……..……………………………………….…… 73 15. Planeación…………………………………………………………….. 74 16. Organización………………………………………………………….. 76 17. Dirección…………….………………………………………………... 77 18. Control……………….………………………………………………... 78 19. Evaluación…………………………………………………………….. 80 x ÍNDICE DE GRÁFICOS GRÁFICO N°. Pág. 1. Recopilación de Datos……………………………………………..…. 56 2. Análisis y Clasificación de Operaciones…….………………..…….. 58 3. Registro de Operaciones…………………………………………….. 59 4. Preparación de Estados Financieros………………….……….…… 61 5. Análisis de la Información Contable…………………………..….…. 62 6. Balance General y Estado de Resultado……… ………….….…… 64 7. Recursos Humanos……..………….………………………...………. 65 8. Planeación Estratégica..………………………………………..……. 67 9. Innovación y Tecnología…………………………………………..…. 68 10. Certificación de Calidad…………………………………………..…. 70 11. Toma de Decisiones……………………………………………..…… 72 12. Estudio de Mercado..……………………………………………….... 73 13. Planeación..………………………………………………………..….. 75 14. Organización…………………………………………………..……… 76 15. Dirección…………………..……………………………………..…… 77 16. Control…………………………………………………………..……. 79 17. Evaluación………….……………………………………………..…. 80 xi INTRODUCCIÓN La gestión administrativa moderna predominante en el mundo está orientada a la satisfacción de las necesidades de los usuarios externos a la organización, tales como los acreedores, accionistas y el Estado, entre otros. Los acreedores están interesados en información que les permita evaluar la capacidad de la entidad deudora para cumplir con sus compromisos de pago de capital e intereses; los accionistas requieren evaluar los resultados de la administración en el manejo de sus recursos, la rentabilidad generada por su inversión y el estado patrimonial de la empresa en la que han invertido, con el fin de determinar su continuidad; y, el Estado requiere, principalmente, que la información de la contabilidad sirva como base para el cálculo de los impuestos. En las pequeñas y medianas empresas (Pymes) el principal usuario de esta información es el gerente o administrador que, en la mayoría de los casos, es el mismo propietario, quien requiere que la contabilidad le provea información suficiente y adecuada a sus necesidades para la toma de decisiones operativas o de gestión. Las Pymes requieren la aplicación de un modelo de contabilidad con direccionamiento estratégico, que genere información sobre la empresa y su entorno competitivo y que vincule la estrategia dentro de la información de contabilidad para encaminar a las empresas hacia el crecimiento y la competitividad; es decir, que la contabilidad debe convertirse en un instrumento de desarrollo empresarial para este tipo de empresas. La complejidad gerencial de una organización es directamente proporcional a su tamaño, pero para el gerente de una pequeña y mediana empresa es aun más exigente la gerencia de la misma, esto se debe a las múltiples funciones que tiene que desempeñar, siendo estas las funciones de dirección, planificación, mercadeo y finanzas, entre otras. Lo cual requiere que el 1 gerente sea un generalista, que posea herramientas para la toma de decisiones de una manera adecuada y oportuna en la empresa. Con respecto a lo antes mencionado se plantea el estudio de la Gestión Empresarial en el Proceso de Contabilidad de la Pequeña y Mediana Empresa (PYMES) Sector Comercial del Municipio José Félix Ribas del Estado Aragua. Quedando estructurada la presente investigación con los siguientes capítulos: En el Capítulo I, denominado El Problema, en él se describe la problemática objeto de estudio en relación con la Gestión Empresarial en el Proceso de Contabilidad de la Pequeña y Mediana Empresa (PYMES) Sector Comercial del Municipio José Félix Ribas del Estado Aragua, así como también se exponen los objetivos generales y específicos de la investigación y la justificación. Seguidamente el Capítulo II, está compuesto por el marco referencial, en el cual se suministra una reseña histórica, más la sustentación teórica que soporta la línea de investigación, los antecedentes de investigación, bases teóricas y definición de términos. El Capítulo III, presenta el marco metodológico, incorpora el tipo y diseño de la investigación, la población, técnicas e instrumentos de recolección de datos y por último las técnicas de análisis de información. De la misma manera en el capítulo IV se presenta el análisis e interpretación de los resultados, para proceder a desarrollar en el capítulo V las conclusiones y recomendaciones las cuales expresan el resultado de la labor investigativa. 2 CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema En los países de Latinoamérica, se ha observado en los últimos años un importante incremento del número de pequeñas y medianas empresas (PYMES), debido principalmente a las reformas económicas implementadas en cada Estado latinoamericano, producto del proceso global de integración mundial en los ámbitos político, económico, social, cultural y tecnológico, que ha convertido al mundo en un lugar cada vez más interconectado. Esto ha creado la necesidad de visualizar nuevos paradigmas que permitan adaptarse a los nuevos escenarios económicos en búsqueda oportunidades que permitan obtener una mayor competitividad. de En este sentido el fenómeno globalización exige la formulación de políticas y estrategias que permitan a las organizaciones adaptarse exitosamente al entorno competitivo mundial. Al mismo tiempo la fuerte crisis económica experimentada en estos países desde la década pasada, obligó a realizar cambios estructurales de gran magnitud, tanto en los aspectos económicos, políticos como sociales; desencadenando un alto crecimiento del nivel de desempleo, provocando de ésta manera el nacimiento de un gran número de nuevas pequeñas y medianas empresas. En Venezuela, la realidad no deja de ser distinta, puesto que la PYME en la actualidad constituye un significativo porcentaje dentro del parque industrial, las PYMES son una fuente vital de empleos para la creciente fuerza laboral, pero a este sector le está costando trabajo el desempeño dentro del mercado, en parte causa por la falta de economía 3 debido a los altos costos y mínimos beneficios, carencia de eficiencia por la inadecuada racionalización de recursos, no hay efectividad en cuanto al cumplimiento de metas y objetivos, no implementan la mejora continua no existen programas de cambios cualitativos y cuantitativos, cabe agregar que no hay competitividad como consecuencia de lo antes indicado. Esta situación configura una falta de ampliación de las empresas en cuanto a establecimientos anexos, falta de diversificación de los productos y servicios, entre otros. Aun cuando se han realizado diversos esfuerzos por crear y orientar condiciones de rentabilidad y productividad en este sector por parte de investigadores, políticos, economistas y teóricos del área, siendo esto una preocupación permanente del Estado y de los distintos gobiernos de la región, la experiencia empírica confirma que las estadísticas resultan abrumadoras sobre el fracaso de las Pymes. Según Dante (2004): Precisó que el 85%, de las empresas venezolanas son familiares, basado en un estudio hecho por la empresa que él representa, en nuestro país, de cada 100 empresas que instalan grupos familiares, el 60 por ciento desaparece en la primera generación los primeros 6 años de funcionamiento, 70 por ciento al pasar a la segunda generación, para totalizar un 90 por ciento que dejan de funcionar al ser recibidos por la tercera generación. (p.126) Desde la experiencia del autor, uno de los principales problemas que tienen las pymes, es que presentan un nivel bajo de ingreso, razón por la cual no cuentan con una estabilidad económica que les permita sostenerse en su actividad comercial. A lo que se suma que las condiciones de acceso al crédito son poco competitivas internacionalmente en todos los países de la región; por causa de los altos costos de crédito con los que cuentan estas 4 empresas, además los plazos ofertados son cortos y las exigencias elevadas en garantías. Interviene también y es muy común, la falta de confianza de las instituciones bancarias respecto a los proyectos de estas empresas. Aunque se es consciente, de que la razón principal de la severidad de estas condiciones suele justificarse por la cantidad de PYMES que se generan, que a diferencia de las grandes empresas es muy elevado. En este orden de ideas, se pudiera plantear en primera instancia, que no sólo es por la falta de apoyo económico, sino que también interviene el deficiente control que presentan la mayoría de estas empresas; las más comunes, se mencionan a continuación, carecen de una ajustada estructura del capital financiero, lo que hace que no disponga de los recursos financieros necesarios para financiar las inversiones que necesitan. En ocasiones las empresas tienen insuficiencias en el capital de trabajo financiero, ya sea por la falta de disponibilidad de ingresos de efectivo, de mercaderías para atender a los clientes y otras deficiencias en este rubro. Igual situación pasa con el capital de trabajo de contabilidad, es decir no es suficiente para atender las obligaciones de la entidad. Todo esto se configura como ausencia en las decisiones sobre inversiones de la gestión financiera de la empresa, no formulan presupuestos financieros (flujos de caja) que le permitan medir a priori la rentabilidad proyectada que necesitan para entregar a los accionistas como dividendos o poder reinvertirla en las actividades de la empresa. En tanto cualquier resultado que obtengan no puede ser medido, debido a la falta de un instrumento de comparación; asimismo los resultados tampoco se comparan con las empresas del mismo nivel y giro. De manera que las empresas no hacen comparaciones con la rentabilidad obtenida en ejercicios anteriores (rentabilidad histórica). Todo esto se configura como 5 deficiencia en la decisión de dividendos o rentabilidad, lo cual afecta el desarrollo empresarial. En segunda instancia es importante hacer referencia a otros grandes problemas que presentan las pymes como lo es la falta de consideración de los riesgos; no analizan los riesgos internos tales como la falta de planeación, organización, dirección, coordinación y control de los recursos de la empresa los cuales tienen que ponderarse para facilitar el desarrollo empresarial, ni muchos menos los riesgos externos o de mercado no ponderados entre los que se destacan las fluctuaciones del tipo de cambio, la inflación, la competencia feroz de grupos nacionales e internacionales, las medidas del gobierno, entre otros, todo lo cual conforma una deficiencia en las decisiones sobre riesgos que afecta su desarrollo, no llevan a cabo el análisis e interpretación de la información financiera y económica contenida en los estados financieros; por tanto no disponen de información de liquidez, gestión, solvencia y rentabilidad; tampoco de la evolución de las inversiones y deudas; ingresos y gastos de un ejercicio a otro. Todo esto se establece como deficiencias en la gestión financiera. El poco desarrollo informático, tecnológico y productivo también juega un papel fundamental en las falencias de estas empresas, lo cual implica que la información de la contabilidad se presente de una manera desactualizada y se origine un difícil manejo de la base de datos, todo esto da paso a un escaso control referente a aspectos como la conciliación bancaria, la comprobación de fechas, el cálculo de intereses de cuentas bancarias y en general a todo lo relacionado con las operaciones y movimientos realizados por la empresa. 6 La administración de la pequeña empresa descansa de manera centralizada en el dueño, pero se obstaculiza principalmente por la falta de buen conocimiento de la gestión del proceso de contabilidad, este debe conocer y utilizar apropiadamente técnicas y herramientas de planeación y control para su empresa, orientada su administración a realizar actividades de manera general, con respecto al área de contabilidad, es común que aquí se contrate a un contador externo por horas y la organización de la papelería la lleva a cabo un empleado o el mismo pequeño empresario (generalmente la secretaria). No obstante, en el 59% de estas empresas su administración financiera y contabilidad es realizada con personal de la empresa, el pequeño empresario latinoamericano se preocupa por cumplir con sus obligaciones fiscales, pero trata de que estas no sean tan reales para pagar menos impuestos, solo el 51% lleva a cabo algún tipo de análisis financiero y contable, la mayoría de las empresas no realizan auditorias (60%); las que si lo hacen es debido a los requisitos laborales, comerciales y tributarios además de todos aquellos que exija la ley. Por consiguiente, IASB (2009), la normativa contable internacional adopta un criterio general en cuanto a la definición de Pymes para las empresas que “no tienen obligación pública de rendir cuentas”, es decir, no tienen instrumentos de deuda o de patrimonio negociables en mercados públicos de valores ni administran activos financieros por cuenta de terceros (p. 22), entonces, un primer aspecto que llama la atención sobre las Pymes, y por correspondencia sobre las grandes empresas, es la ausencia de una definición homogénea a escala internacional. Cada organismo, región o país establece parámetros de clasificación atendiendo a sus contextos particulares, pudiendo llegar a diferir significativamente del resto. La 7 categorización de las organizaciones empresariales según su tamaño suele perseguir como objetivo el establecimiento de políticas públicas y gremiales, que favorezcan a aquellos grupos que pudieran tener mayor incidencia en los niveles de producción, empleo y generación de ingresos en un país. Con referencia a lo anterior, las empresas sin importar su dimensión, ven afectadas sus actividades y en gran medida se encuentran amenazadas por el actual entorno. Esta situación perjudica principalmente a las pequeñas y medianas empresas (Pymes); en Venezuela al igual que en otros países las Pymes juegan un papel relevante dentro de su economía, con la producción de bienes y prestación de servicios contribuyen al sustento de muchas familias, son importantes debido a que la mayor parte del producto interno bruto (PIB) es aportado por ellas, ya que son generadoras de un gran número de empleos. Para Andriani, Biasca y Rodríguez (2003), refiriéndose a la situación latinoamericana, identifican y agrupan las deficiencias presentadas por las Pymes en cuatro aspectos: “su sistema de gestión sin direccionamiento claro, desorden e improvisación en sus procesos, desmotivación y deshumanización de su recurso humano, falta de un sistema de información y de un diagnóstico adaptado a su situación” (p.36). En el diagnóstico realizado por Zevallos (2009; 2011), “los grandes temas a los que se enfrentan las Pymes latinoamericanas son: el área financiera, el Estado y las políticas públicas, el emprendimiento (recursos humanos), el mercado interno, el comercio exterior y la tecnología e innovación” (p.128). Al mismo tiempo, es oportuno señalar que en Venezuela, la pequeña y mediana empresa (Pymes) se ha convertido en el motor de desarrollo de la economía, debido a que abarcan el 60% de la fuerza laboral en el país, 8 producen el 25% del Producto Interno Bruto Nacional, agrupan el 58% de la producción de manufactura y servicios; finalmente, más del 90% de las empresas nacionales son micro, pequeñas o medianas empresas. Sin embargo en los últimos años ha sido, el sector más afectado por la recesión y la crisis económica, debido al escaso acceso a tecnología de punta que permita realizar eficientemente su manera de hacer negocios, la implementación de procesos obsoletos e ineficientes en sus operaciones, el poco acceso al financiamiento, la falta de recurso humano de alta calidad, el limitado acceso a nuevos prospectos clientes, entre otros. Al estudiar los distintos problemas a los que se enfrentan los pequeños y medianos empresarios en Venezuela resulta oportuno mencionar los problemas de acceso a fuentes de financiamiento formales y de bajo costo, acceso a proveedores, estímulos fiscales o tributarios, perisologías y trámites burocráticos, insuficiencia y altos costos de los servicios públicos, competencia desleal e ilícitos aduaneros, baja disponibilidad de recursos humanos calificados y comprometidos con el negocio administran el negocio con base (los empresarios en su experiencia, con resistencia al cambio y a la delegación de funciones), acceso a tecnologías de información y comunicación, elevada carga social, derivada de la legislación laboral vigente. Así mismo, Perdomo (2008), comenta que: Entre los años ochenta y noventa la pequeña y mediana empresa venezolana vivió una gran crisis financiera, derivada de las restricciones en el ingreso de divisas, devaluación de la moneda, proceso de inflación, aplicación de medidas de austeridad, eliminación de subsidios, control de precios y tasas de interés, todo lo cual ha obligado a trazarse nuevos retos de permanencia y desarrollo, pues se ha visto mermado el número de unidades productivas y las posibilidades de generar utilidades a corto y largo plazo (p. 19). 9 Dentro de esta perspectiva expuesta por el autor, en Venezuela, la economía se ha deteriorado en los últimos años, los resultados obtenidos han sido un débil crecimiento del empleo y los salarios reales considerablemente más bajos, todo lo cual ha reducido y debilitado a la clase media del país. Como puede observarse, las Pymes cuentan con recursos financieros limitados, carecen de créditos bancarios aceptables o no califican para cotizar y obtener fondos en la Bolsa o directamente en los mercados extranjeros, las mismas han sido casi todas abandonadas a sus propios recursos. Sobre la base de las consideraciones anteriores, las Pymes se manejan en un entorno financiero en el cual se exigen requisitos de solvencia, de capital, de rentabilidad y de afianzamiento que les es difícil cumplir, siendo escasas las empresas dentro de este orden que pueden cumplir con ellos. Para tal fin se han diseñado diferentes tipos de estrategias y de políticas en el tiempo, gubernamentales y privadas, que no llenan las expectativas como para que se desarrolle el potencial que para la economía nacional puede significar un mercado altamente generador de empleo, pilar del desarrollo económico. Por consiguiente, los problemas a los que se enfrentan las Pymes son muy diversos, esto desde la experiencia de la autora en estos escenarios ya que se desempeña como asesora de Pymes y se cree que conforme se van desarrollando, van surgiendo las necesidades y problemas económicos por afrontar. De acuerdo a lo anterior sus limitaciones económicas no les han permitido modernizarse con el fin de crecer y competir tanto en Venezuela como en el exterior. Asimismo, la falta de mano de obra calificada, el acceso a la materia prima debido a los altos niveles y costos de sus deudas, han 10 permanecido estancadas, se han declarado en suspensión de pagos o sin actividad económica. Por ende es de vital importancia que se expliquen estas fallas y que de alguna forma se trate de buscar las soluciones necesarias para mejorar estas deficiencias que afectan a las PYMES, es decir, implementar sistemas con el fin de tener un desarrollo de funciones y operaciones más eficiente y eficaz. Como se puede ver son muchos los factores que influyen en el crecimiento de estas pequeñas organizaciones, tales como su estructura física, el modo de organización, y demás factores mencionados anteriormente. Es necesario afirmar, pero sin dejar de admitir que a pesar de la existencia de todos estos problemas y obstáculos que enfrentan las PYMES, algunas sobreviven, progresan y crecen, incluso hasta llegan a convertirse, con el paso de los años, en grandes empresas. Todos estos factores conducen a determinar que la creación de una PYME es fácil siempre y cuando se cuente con los fondos necesarios, pero lo difícil es mantenerla activa y que posea un fuerte desarrollo dentro del mercado, por lo tanto para poder superar estas deficiencias son necesarias soluciones que permitan operar de manera más ágil y que les brinden acceso al financiamiento para llevar un mejor control de su situación económica. Es muy cierto que el Gobierno debe mejorar sus procesos de concesión de créditos, pero también es recomendable que el empresario se profesionalice más en su negocio y se capacite en los aspectos claves de la gestión de sus empresas. Por último, debemos resaltar que es necesario que la contabilidad de las pymes se lleve de acuerdo con los principios y normas que establece la ley, llevar la información contable de una forma organizada, sistematizada y fidedigna, con el fin de identificar, interpretar, analizar, evaluar e informar 11 todas las operaciones que se llevan a cabo de una manera más eficiente y rápida. FORMULACION DEL PROBLEMA Considerando lo anteriormente expuesto, cabe preguntarse: ¿Cómo es la gestión empresarial en el proceso de contabilidad de la Pequeña y Mediana Empresa (PYMES) Sector Comercial del Municipio José Félix Ribas del estado Aragua? ¿Qué acciones se pueden considerar para optimizar la gestión empresarial en el proceso de contabilidad de la Pequeña y Mediana Empresa (PYMES) Sector Comercial del Municipio José Félix Ribas del estado Aragua? Objetivos Objetivo General Analizar la Gestión Empresarial en el Proceso de Contabilidad de la Pequeña y Mediana Empresa (PYMES) Sector Comercial del Municipio José Félix Ribas del Estado Aragua. Objetivos Específicos 1. Diagnosticar la situación actual del proceso de contabilidad utilizado por las PYMES en cuanto su gestión empresarial. 12 2. Identificarlos factores que intervienen en la gestión empresarial de la pequeña y mediana empresa (PYMES). 3. Determinar los controles utilizados en el proceso de contabilidad por las PYMES. Justificación Las Pequeñas y Medianas Empresas cumplen un rol fundamental, pues con su aporte ya sea produciendo y ofertando bienes y servicios, demandando y comprando productos, constituyen un eslabón determinante en el encadenamiento de la actividad económica y la generación de empleo para muchas personas dentro de nuestra sociedad, son consideradas un factor clave de estabilidad económica por su fácil adaptación a los constantes cambios y ciclos económicos que se presentan en el mercado. Por otra parte, desde un punto de vista dinámico, la entrada y salida constante de la PYMES del mercado es lo que contribuye a mantener un entorno de competencias con niveles de precios y rentabilidad. Además estas empresas son fuentes esenciales de nuevas ideas, procesos de innovación, que por falta de recursos, de toma de decisiones acertadas, de apoyo de entidades gubernamentales, poco conocimiento del personal administrativo y retraso en la parte tecnológica llevan a las pymes a no progresar, competir y tener una estabilidad económica para beneficio de todos. Actualmente existe un gran crecimiento de las pymes en todos los sectores de la economía, esto es muy importante ya que genera un aumento de empleo. Esto se consigue con un buen manejo del personal identificando las debilidades y las capacidades de los empleados, para así capacitarlos 13 mejor en el área de la contabilidad, y teniendo en cuenta sus habilidades para a si llevarlas a cabo, realizando excelentes estados financieros en el cual sería una fortaleza para competir con otras empresas del mismo sector. Esta investigación contribuirá al desarrollo de aspectos teóricos en el campo administrativo, específicamente en el campo de la contabilidad de las PYMES a través de un análisis de la Gestión Empresarial en el Proceso de Contabilidad de la Pequeña y Mediana Empresa (PYMES) Sector Comercial del Municipio José Félix Ribas del Estado Aragua, a fin de mejorar dicho proceso, también se pretende determinar e identificar los principales factores que influyen en el deficiente manejo y control de la contabilidad de las pequeñas y medianas empresas, analizando sus debilidades para ofrecer posibles soluciones que permitan el progreso y el desarrollo de las mismas dentro del mercado. Por consiguiente, el mismo proporcionará un aporte a la Universidad de Carabobo, otorgando un valor agregado. Dentro del área investigativa el presente trabajo servirá a otros investigadores como soporte para posibles investigaciones relacionadas con el área, permitiéndole aportar conocimientos adicionales para un estudio determinado de una situación problemática enmarcada en los procesos de contabilidad. El presente estudio aportara soluciones a toda esta problemática que presentan las Pymes se sugiere analizar la gestión empresarial que permita disponer de documentos, políticas, estrategias, acciones, ajustes y retroalimentaciones para que de ese modo estas empresas puedan planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos, actividades y recursos y de ese modo entren en un proceso de desarrollo empresarial. 14 Se reitera, en términos de la pertinencia académica del tema en estudios de posgrado, acorde con la relevancia actual del mismo, el señalamiento formulado por Gillezeau y Romero (2004): Toda empresa en este nuevo siglo debe diferenciar claramente los atributos que satisfacen la creciente exigencia de los clientes/consumidores, ya que el nuevo escenario donde estas se desenvuelven se ha tornado cada vez más exigente para mantenerlas en el mercado de forma exitosa. En este sentido, se afirma que la calidad se manifiesta como uno de los grandes aliados para alcanzar el éxito en la aplicación y revisión de cualquier proceso que tenga como fin último el mejoramiento continuo, ya que sus herramientas son un medio para detectar oportunidades, para llevar a cabo mejoras y darle credibilidad al compromiso asumido por la gerencia con el fin de lograrla. (p.17). 15 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO REFERENCIAL El marco teórico es la etapa del proceso de investigación donde se establece, la teoría que se está siguiendo como modelo y apoyo del tema en estudio. Arias (2009) define el Marco Teórico como: “Un conjunto de conceptos y proposiciones que conforman un punto de vista o enfoque dirigido a explicar el problema planteado”. (p.36). De este modo Arias indica que el marco teórico constituye una guía conceptual de información referente a la investigación, y que a su vez esta teoría va a dar significado el trabajo en estudio. Antecedentes de la Investigación Los antecedentes constituyen información vinculada con investigaciones anteriores que están estrechamente relacionadas con el trabajo en estudio, los cuales se toman como referencia para el desarrollo del proceso investigativo, en tal sentido Sabino (2010), define los antecedentes de la investigación como: “Los estudios previos relacionados con el problema planteado, es decir, investigación realizada anteriormente que guarda vinculación con el objetivo de estudio”. (p.39). Por ello, a continuación se señalan los trabajos de investigación que guardan relación con el presente trabajo. Chacón, M. (2011), para optar al título de Magister en Gerencia Financiera, realizó una investigación titulada Metodología para el análisis de la Gestión financiera en Pymes, presentada en la Universidad 16 Nacional de Colombia, el objetivo principal de esta investigación se concentra en analizar la problemática, obstáculos y retos del entorno a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas, así como sus procesos internos en las operaciones y en sus sistemas de planificación y control. La presente investigación propone una metodología de análisis de los procesos que caracterizan a la gestión financiera de las Pymes, como instrumento de diagnóstico y base para la propuesta de programas de mejoramiento. En primer lugar se sigue un proceso de investigación exploratoria, basada en la revisión bibliográfica de expertos en Pymes y temas financieros, con base en la cual se propone un cuestionario base de la metodología diseñada, validado por jueces y valorado como confiable en prueba piloto. Seguidamente, el cuestionario fue aplicado con un diseño de campo no experimental, transversal y correlacionar, en una muestra de 64 Pymes Venezolanas, para explicar la metodología propuesta. Los resultados para esta muestra permiten afirmar que la variable gestión financiera muestra una presencia media en las empresas, con niveles medios y bajos de articulación entre sus componentes. Se concluye que la metodología presentada es útil para analizar diferentes componentes de la gestión financiera en las Pymes, y que su aplicación puede ser replicada en diferentes regiones y países que permitan un análisis comparativo de los procesos internos en las organizaciones. En este propósito, la investigación anterior se vincula con la presente en cuanto a procesos contables y financieros en torno a estas organizaciones, también estudia los factores internos y externos que impactan el desempeño de las Pymes, tales como la disponibilidad de mecanismos de crédito, los trámites administrativos, las relaciones con el sector gubernamental, con las 17 instituciones financieras, con los proveedores, los distribuidores, la disponibilidad de personal calificado y en general, con el entorno de negocios al que deben enfrentarse estas organizaciones. Rojas, M. (2010), para optar al título de magister en gerencia mención financiera, realizó una investigación titulada Diseño de una herramienta de diagnóstico de la gestión financiera para ser aplicada como instrumento para el análisis de la gestión financiera de las pymes de Lara. La cual fue presentada en la Universidad Centro occidental “Lisandro Alvarado”. El objetivo que se planteó el autor fue de obtener a partir de un grupo de expertos los criterios que deben evaluarse en la pymes y de acuerdo a ello construir una herramienta de rápida aplicación para los dueños, directores, gerentes y todos aquellos que llevan la gestión financiera. Adicionalmente, será de gran utilidad para consultores financieros y cámaras industriales, los cuales podrán detectar las debilidades de la gestión financiera y así poder dar la asesoría correcta o la capacitación necesaria para cada caso en particular. La metodología fue apoyada en el diseño de una investigación de campo de tipo transaccional descriptivo, la técnica e instrumento de recolección de datos fue el cuestionario y una metodología de valoración de cada ítem, que ofrece los indicadores de la gestión y las bases para construir el informe diagnóstico, el instrumento fue aplicado a un grupo de especialistas en el área financiera como docentes, asesores, gerentes del área financiera y banca. La investigación arrojó la siguientes conclusiones: a) es posible lograr la sensibilidad de la Dirección de una Pyme acerca de la problemática de la Gestión Financiera a través de una herramienta de sencilla aplicación, b) la herramienta a diseñarse no debe confundirse con una evaluación profunda 18 de los resultados de las finanzas de la empresa, sino que es un diagnóstico de carácter cualitativo que demuestra solo como se lleva la gestión financiera y que puede servir para tomar decisiones de capacitación, apoyo con consultoría y de adquisición de herramientas o software financiero, ya que la Herramienta de Diagnóstico de Gestión Financiera, busca resaltar debilidades de la Gestión Financiera de las Pymes, lo que orientará los esfuerzos e análisis posteriores. Por consiguiente, la investigación antes descrita servirá como referencia para el desarrollo del presente trabajo considerando los objetivos establecidos en función del análisis y evaluación de la Gestión contable y financiera de la Pymes, lo que se logrará a través de la identificación de los elementos de la eficiencia financiera que muestren dispersiones, así como determinar la eficiencia del manejo de los recursos y la gerencia financiera. Contreras, S. (2009), para optar al título de magister en administración de empresas mención finanzas, elaboró una investigación titulada Diseño de un modelo contable alternativo dirigido a optimizar la ejecución y supervisión de la gestión en las pymes, caso de estudio: la cual fue expuesta en la Universidad de Industria Eurohielo, C.A. Carabobo y cuyo objetivo se basa en la ejecución de métodos, procedimientos y planes estratégicos como herramienta principal que logren cambiar todos los procesos administrativos para la revitalización corporativa y gerencial de la organización. La investigación realizada se fundamentó con bibliografía especializada, así como técnicas de recolección de datos como la observación directa y la aplicación de un cuestionario bajo la modalidad de entrevista. Del estudio descriptivo realizado, se pudo determinar que el 19 funcionamiento organizativo de la empresa Industria Eurohielo, C.A, específicamente el departamento de finanzas no cuenta con mecanismos y herramientas de planificación financiera y perfeccionamiento en las fases de trabajo, que permitan la optimización continua de sus procesos administrativos, considerando las exigencias del mercado actual. En función a la problemática planteada, la propuesta establecida proporcionara a la empresa alcanzar mejoras de gran amplitud en medidas críticas y contemporáneas de rendimientos y optimización, tales como costos, producción, logística de distribución, calidad y rapidez de servicio. La investigación citada anteriormente, guarda relación con el presente proyecto considerando la importancia que tiene el proceso administrativo y contable en el diseño de una propuesta de gestión administrativa, basado en el perfil de capacidad interna que permita introducir e involucrar en los procesos gerenciales, cambios radicales respaldados por una planificación efectiva, que determinaran para las Pymes características relevantes y concretas como, agilidad, flexibilidad, diligencia competitividad, innovación, eficiencia y un enfoque más directo hacia el cliente entre otras acciones. Parra, R. (2011) para optar al título de magister en administración de empresas mención gerencia, realizó una investigación titulada Plan Estratégico para Optimizar la Gestión de los Procesos Administrativos de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) Familiares del Municipio Valencia del Estado Carabobo. La cual fue expuesta en la Universidad de Carabobo y cuyo objetivo se basa en Proponer un Plan Estratégico para optimizar la gestión de los procesos administrativos de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) Familiares del municipio Valencia del estado Carabobo. 20 El campo investigativo actual exhibe una gran diversidad de referencias bibliográficas que brindan diferentes enfoques de cómo se realiza un proyecto investigativo que contribuya a la generación de conocimiento principalmente en el campo de las ciencias sociales el cual es el que concierne en este estudio, se enfoco dentro de una investigación cuantitativa, considerando el estudio de campo se uso el acopio de testimonios en el mismo lugar donde ocurren los hechos Los problemas de gestión que se presentan en una empresa familiar son algo diferente de los mismos problemas en una empresa no familiar. Cuando familiares cercanos trabajan juntos, a menudo las emociones interfieren con las decisiones de negocios. El diseño de estrategias para optimizar la gestión de los procesos administrativos de las Pequeñas y Medianas Empresas Familiares, traerá como beneficio a estas organizaciones, el mejoramiento de la competitividad y productividad, además que el plan estratégico permitirá a la gerencia de las PYMES familiares, desarrollar la ejecución de los procesos administrativos en pro del logro de sus objetivos. La investigación citada anteriormente, guarda relación con el presente trabajo de investigación considerando la importancia que tiene la generación de un modelo estratégico orientadas a la optimización de la gestión de los procesos administrativos de las pequeñas y medianas empresas para el logro de los objetivos deseados. Ceballos, D. (2010) para optar al título de magister en Ciencias Contables, realizó una investigación titulada Modelo de Control Interno Contable bajo el enfoque Coso para la Preparación y Presentación de 21 Estados Financieros de Empresas Metalmecánicas agrupadas en las PYMES de la Zona Industrial del Estado Carabobo, la cual fue expuesta en la Universidad de Carabobo y cuyo objetivo se basa en Diseñar un modelo de sistema de Control Interno Contable bajo el enfoque COSO que le permita a las empresas Metalmecánicas agrupadas en la PYMES del Estado Carabobo preparar y presentar estados financieros adecuados. Para realizar esta investigación se analizó el material bibliográfico acumulado relacionado con la materia control interno contable, que cumple con los requisitos exigidos para un trabajo como el que se presenta, no encontrándose información actualizada, en los aspectos contables debido a las características técnicas que se le atribuyen a la contabilidad, fue preciso acudir a informaciones de data de diez años. El estudio fue no experimental de índole descriptivo con un tipo de estudio transaccional o transversal; basándose en cuestionarios a una muestra de treinta (30) empresas transnacionales ubicadas en Venezuela. Las empresas de las Pequeñas y Medianas Industrias (PYMES) están perdiendo mercados, facilidades de créditos y hasta dejan de obtener beneficios ya que su sistema contable no reposa sobre sistemas de controles internos adecuados, además se refleja un divorcio de los accionistas de la organización y sus objetivos, ya que estos solo se preocupan por los pocos beneficios obtenidos. En los actuales momento uno de los principales argumentos del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT) para sancionar las empresas en sin lugar a dudas el incumplimiento de las obligaciones formales, donde se observan debilidades importante de control 22 interno, también se deja ver que el Seguro Social Obligatorio y las alcaldías de los diferentes municipios cierran empresas por los mismos motivos. Estas desviaciones presentadas pueden ser subsanadas con un buen sistema de control interno contable de las operaciones administrativas y contables en las empresas de la pequeña industria, que les permita minimizar los riesgos de información, para obtener mejores oportunidades en los mercados comerciales nacionales, financieros, así como prepararse para la participación del mundo global o de lo contrario dejar de existir. La investigación citada anteriormente, guarda relación con el presente trabajo de investigación considerando que los sistemas de control interno buscan mediante la aplicación de procedimientos, políticas organizacionales y métodos establecidos, ayudar a las empresas denominadas PYMES a preparar y presentar Estados Financieros confiables, útiles y razonables para la toma de decisiones. Bases Teóricas Para el desarrollo de la investigación es necesario describir los distintos fundamentos relacionados al problema investigado, esto proporcionara una visión amplia de los conceptos utilizados por los investigadores para cimentar su proyecto. Según Arias (2006), “Las bases teóricas implican un desarrollo amplio de los conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado.” (p. 106). 23 Teoría Contable El término "teoría contable" en todo el sentido de su expresión, es muy extenso de definir, ya que hay muchas y variadas forma de verlo por los estudiosos contables, pero para hacer claridad se tomara un acercamiento al término que hace la Asociación americana de contadores públicos American Accounting Association (2001) se tiene que "La teoría contable es un conjunto cohesivo de proposiciones conceptuales hipotéticas y pragmáticas que explican y orientan la acción del contador en la identificación, medición y comunicación de información económica" es decir trata de explicar y predecir los fenómenos que se presentan en la práctica contable. La teoría contable tiene una gran incidencia en la aplicación de la contabilidad dentro de las organizaciones, ya que esta es la herramienta principal para solventar los posibles cambios que se presenten en la realidad económica futura, dándole al contador así una nueva perspectiva en la cual debe basar su nueva responsabilidad frente a la empresa. El contador basado en la experiencia que le da el pasar del tiempo y la investigación que ha realizado con anterioridad, desarrolla teorías que pueden predecir verazmente los cambios y los efectos que tiene implícito un procedimiento contable. Teoría Descriptiva Estas explican la práctica en un momento específico para dar validez a cierto procedimiento. Busca hallar una base para aceptar o refutar una práctica pre-establecida. 24 Aplicabilidad de la teoría contable en el nuevo orden mundial: La teoría y la práctica contable no son únicas y aplicables en todos los lugares o en todas las situaciones que se presentan en la economía mundial, no se puede encontrar una teoría que prediga todos los fenómenos contables, esto puede explicarse por qué las teorías son simplificaciones de la realidad y por la complejidad del mundo y su constante cambio. Muchos de los supuestos que se toman para realizar un modelo contable son sesgados, pero se aceptan si son basados en variables comunes, problemas dados, supuestos teóricos que se dan en un instante de tiempo determinado. Cuando estas teorías expuestas tienen alguna falla de aplicación en el momento de su utilización, no es una causa para que los investigadores abandonen la teoría, ya que esta es la que ayuda a fortalecer las convicciones para seguir investigando sobre el tema, así mejorando y perfeccionando la teoría en un principio aceptada o creando una nueva que ayude a identificar fácilmente las soluciones a los problemas previamente formulados en la práctica. Para que la teoría contable sea aplicable en la realidad económica, teniendo en cuenta que ninguna teoría es absoluta, debe medir la utilidad que brinda la información a los usuarios, la convicción de las explicaciones que da y los fenómenos que explique con claridad. La necesidad de unir la teoría y la práctica contable: La contabilidad ha tomado un nuevo rumbo en los últimos tiempos, la información que se obtiene del análisis financiero ha hecho que día a día esta adquiera una mayor importancia en la organización estructural de las empresas. 25 El contador ha adquirido una responsabilidad mayor frente a la toma de decisiones, esto lo obliga a crear nuevas técnicas para mejorar su desempeño en la predicción de fenómenos económicos, pero para esto debe tener una excelente formación en la práctica contable y con un gran espíritu investigador que lo prepare y lo forme como un profesional integral. Proceso Contable Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización. Operaciones Económicas Son los hechos de carácter interno y externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situación financiera y/o resultados financieros de una organización. Tabla 1: Fases del Proceso Contable FASES DEL PROCESO OBJETIVO PARTICULAR DE LA CONTABLE CONTABILIDAD 1. Sistematización. Conocer la naturaleza de la entidad económica. Diseñar implementar el sistema de información financiera. 2. Valuación. Cuantificar en monetarias las celebradas por unidades transacciones la entidad 26 económica. 3. Procesamiento. Captar, clasificar, calcular y referentes registrar, sintetizar a datos transacciones financieras. Elaborar información financiera. 4. Evaluación. Analizar e interpretar información financiera. 5. Información. Comunicar información financiera. Fuente: Julieta Michaca (2014) adaptado por Moura, René (2015) Ciclo Económico de una Empresa Comercial La empresa comercial interviene en las relaciones económicas, como demandante y oferente de bienes y servicios económicos, es decir, compra y vende mercancías; estas operaciones pueden ser realizadas tanto mediante pagos y cobros al contado, como mediante la obtención y el otorgamiento del crédito. El ciclo económico de una empresa comercial puede ser representado gráficamente en la siguiente: Figura 1. 27 Figura 1: Ciclo Económico Comercial Ciclo Económico Comercial Efectivo Compra Cobro Mercancía s Venta Disponiendo de dinero en efectivo o cuenta de cheques Compra Mercancías Mediante la venta, recupera, cobra efectivo, iniciándose nuevamente el ciclo. Fuente: LC Elizabeth Sereno Medrano (2006) De estas actividades surgen transacciones que originan movimientos de efectivo o compromisos de pago que deberán pagarse o cobrarse según sea el caso. Toda función contable administrativa, (ya sea que se trate de planeación, organización, dirección o control), implica papeleo. El propósito de este trabajo es el proporcionar información necesaria para que la empresa cumpla con su misión, la información puede referirse a la contabilidad, costos, gastos, compras, pedidos, sueldos, salarios, reportes financieros. El trabajo consiste en reunir, procesar, registrar y transmitir información en una forma, tiempo y lugar adecuados para que la gente involucrada la reciba de manera oportuna y de forma precisa en el momento que sea necesaria. La parte esencial de la contabilidad, sus principios, no han sido modificados, pues la teoría de la partida doble sigue siendo su fundamento. Los hombres que manejan empresas necesitan, para fundar sus decisiones, una constante y oportuna información que solo puede obtenerse de la contabilidad, ¿Cómopodría una industria aceptar nuevas órdenes sin 28 conocer sus existencias de materia prima?, sus costos de producción, sus posibilidades económicas de abastecimiento, o ¿Cómo un moderno restaurantero podría saber cuáles son sus recetas de mayor venta?, ¿En qué zonas y porque medios los distribuye? La función del departamento de la contabilidad, comprenderá el registro, clasificación, resumen e interpretación de las transacciones realizadas por la empresa.Todo este proceso debe ser eminentemente veloz para ser oportuno, recuérdese que esta condición; es el primer paso, obtención de la información necesaria dependerá del sistema de control interno establecido, las metas se establecen en las cuentas propiamente en “el catalogo de cuentas “, y los medios estarán determinados por los procedimientos a seguir. La Contabilidad Como Sistema Dentro del macro-sistema “empresa” existen una variedad de subsistemas de información administrativa, entre los cuales encontramos el subsistema de información contable que es el servicio de las necesidades internas de la administración orientada a facilitar las funciones administrativas de planeación y control a si como la toma de decisiones. Entre las aplicaciones se encuentran la elaboración de presupuestos, la determinación de costos de producción y la evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas optativas de la organización, así como el desempeño de los diferentes ejecutivos de la misma. La información generada por este subsistema, es útil solo para los usuarios internos de la organización representada por los directivos de la misma, especialmente por los directores generales, gerentes de área, jefes de departamento, entre otros, como se observa en la Figura 2. 29 Figura 2: Sistema Contable Corriente de Entrada Corriente de Salida PROCESO CONTABLE Recopilación de Datos: Facturas, Boletas C/vta., Notas de Débitos, Notas de Créditos, Depósitos, Cheques, Letras, Pagarés, Comprobantes Ingreso, Compra y. Egreso. Análisis y Clasificación de Operaciones realizadas. Registro de las Operaciones Preparación Estados Contables (Balance General, Esta do de Resultados) Análisis Información Contable Usuarios Sector Interno Trabajadores de la Empresa Nivel Gestión Nivel Operativo Con el propósito de proyectar el desarrollo de la organización. Directivas Sindicales. Entrega Balance General, Estados de Resultados y Estado de Cambio en la Posición Financiera. Usuarios Sector Externo Servicios de Impuestos Internos. Superintendencia de Bancos Superintendencia de Valores y Seguro (Controla Sociedades Anónimas). Acreedores, Accionistas. Fuente: LC Elizabeth Sereno Medrano (2006), adaptado por Moura René (2015) 30 Tabla 2: Características de la Información Contable 1.Exacta Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales (facturas, cheques y otros) 3.Clara La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el común de los miembros de la empresa. 5.Economica Con un costo inferior al beneficio que reporta. 2.Verdadera y Fidedigna Los registros e informes deben expresar la real situación de los hechos. 4.Referida a un Nivel Elaborada según el destinatario. 6.Oportuna Que esté disponible al momento en que se requiera su información. Fuente: LC Elizabeth Sereno Medrano (2006) El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el más usado es el anual. Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa. Proceso Contable Los datos que el contador toma para realizar un asiento se sacan de los documentos origen o documentos fuente. Los asientos en el diario son el acto de anotar todas las transacciones de una empresa. 31 Tabla 3: Etapas del Proceso Contable PROCEDIMIENTOS O ETAPAS DESCRIPCION Análisis y clasificación Las operaciones que realiza una entidad primero de las operaciones deberá ser analizadas, preguntándose qué aumento o realizadas disminución produjo la operación en el activo, pasivo o el capital de la empresa?; luego de tener la respuesta sabremos a qué cuenta debemos cargar o acreditar. Después de dicho análisis se procederá al registro de la operación. Registro de operaciones las Las operaciones se registran inicialmente en el libro diario anotando la fecha en que se realizó la transacción (año, mes y día), luego se escribe el nombre de la cuenta que ha de cargarse, y en el mismo renglón, se anota el importe del débito en la columna de la izquierda y se anota el importe del crédito en la columna de la derecha. Se escribe una breve descripción del documento de origen en la columna nombre de la cuenta inmediatamente debajo de la última partida del crédito. Después se procede a registrar las operaciones en el libro denominada Mayor, el cual recibe la información del diario indicando los débitos y créditos que se realizaron en el diario. Los pases al mayor debe empezar con el pase del asiento débito, se registran los datos en el lado izquierdo de la cuenta débito; en la columna de la fecha, la fecha, en la columna de referencia, el número de la página donde se tomó el asiento, en la columna de valores el importe del débito. Preparación de estados Cuando se determina que es el momento de cerrar el financieros periodo contable se lleva a cabo el corte de las cuentas y se determinan los saldos de cada una de las cuentas del libro mayor, para así resumir la información y preparar los estados financieros. 32 Análisis de la La información expresada en los estados financieros información financiera es susceptible de interpretarse de acuerdo a la finalidad que dará a los mismos cada uno de los usuarios de esa información. Fuente: LC Elizabeth Sereno Medrano (2006) Libro Diario Es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento de realizar una transacción. Este es conocido también como el libro de primera anotación. Entre las características de un diario podemos mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama referencia que es donde se anota el número o código que corresponde a la cuenta que se carga; tiene tres columnas seguidas donde aparecerá un auxiliar, el débito y el crédito; en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el débito se anotará el importe que se carga, y en el crédito el importe que se acredita. El registro en el libro diario cumple cuatro funciones útiles: Reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor existiría el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. En el diario los débitos y los créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente este tipo de errores; en segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan 33 en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además el diario ofrece amplio espacio para descubrir la operación con el detalle que se desee. Todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico, proporcionando así una historia cronológica de las operaciones de una empresa. El Código de Comercio establece que todo comerciante está obligado a tener un libro diario que presente por día las operaciones de su comercio. Que será llevado en el idioma español y contará con folio en todas sus hojas. Libro Mayor Es un libro de segunda anotación el cual recibe la información del diario indicando los débitos y créditos que se realizaron en el diario. Los pases al mayor debe empezar con el pase del asiento débito, se registran los datos en el lado izquierdo de la cuenta débito; en la columna de la fecha, la fecha, en la columna de referencia, el número de la página donde se tomó el asiento, en la columna de valores el importe del débito. Normativa Contable Toda empresa requiere del control de las operaciones económicas que realiza, a fin de poder evaluar su desempeño y presentar la información generada por estas. La Comisión de Principios de Contabilidad en el boletín A-1 la define a la Contabilidad como “técnica utilizada para producir información cuantitativa que sirva de base para tomar decisiones económicas a los usuarios de la misma”. Toda empresa debe tener un control sobre las operaciones que realiza, a fin de poder evaluar sus resultados y presentar la 34 información a quienes les interesa, a saber: gobierno, dueños o accionistas, proveedores, etc. Esto se logra a través de la técnica contable. Fundamentos de la contabilidad Toda persona está obligada al pago de impuestos, cualquiera que sea la actividad que realice, los trabajadores lo llevan a cabo de acuerdo con el monto de su sueldo, los pequeños comerciantes con base en las utilidades recibidas, las empresas conforme a sus resultados. La obligación de el pago de impuestos se encuentra de manifiesto en las siguientes leyes y reglamentos: Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISLR), la cual establece, para personas físicas y morales, la obligación de llevar la contabilidad conforme al Código Fiscal de la Federación, y los reglamentos que la componen. Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), la cual menciona la obligación de separar las operaciones por las que se paga este impuesto, las tasas a las que las operaciones comerciales se encuentran gravadas y la obligación de reportarlas, vía pago al SENIAT. Código de Comercio El cual establece la obligación de que todo comerciante lleve la contabilidad de acuerdo con el método que se ajuste a las características de su negocio: manual o electrónico. Siempre y cuando cumplan con las siguientes características: 1. Permita identificar las operaciones individuales y los documentos que las avalan. 2. Permita conectar esta información y seguir la huella de sus cifras en los estados financieros. 3. Permita incluir un sistema de control y verificación de las mismas. 35 Código Fiscal de la Federación Este determina las reglas sobre los libros y registros contables que se llevan en la empresa, sus características y aplicación basados en los principios contables establecidos. Autoriza a utilizar tanto un registro manual de operaciones o un registro electrónico de las mismas, señalando la utilización de los libros de contabilidad que deben llevarse de acuerdo con las disposiciones fiscales, como: diario, mayor, e inventarios y balances. Contabilidad Financiera La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza un ente económico y de ciertos eventos económicos cuantificables e identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los interesados el tomar decisiones en relación a dicha entidad económica. Principios Contables Aplicables Los principios de contabilidad generalmente aceptados son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación y la presentación de la información financiera cuantitativa mediante los estados financieros. Los principios contables son los siguientes: Entidad La actividad económica es realizada por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, naturales y capital, 36 coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines de la entidad. Realización La contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan. Periodo Contable La necesidad de conocer los resultados de la operación y la situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a dividir a su vida en periodos convencionales. Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo que ocurre; por tanto cualquier información contable debe indicar claramente el periodo a que se refiere. En términos generales, los costos y los gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen. Valor Histórico Original Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonables que de ellos se haga al momento en que se considere realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando métodos de ajuste en forma sistemática que preserven la imparcialidad y objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambio en el nivel general de precios y se aplican a todos los 37 conceptos susceptibles de ser modificados que integran los estados financieros, se considera que no ha habido violación de este principio; sin embargo esta situación deberá quedar debidamente aclarada en la información que se produzca. Negocio en Marcha La entidad se presume en existencia permanentemente; salvo especificación en contrario; por lo que las cifras de sus estados financieros representaran valores históricos, modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos, cuando las cifras representen valores estimados de liquidación, esto deberá especificarse claramente y solamente serán aceptables para información general cuando la entidad este en la liquidación. Dualidad Económica Esta dualidad se constituye de los recursos de que se dispone la entidad para la realización de sus fines y, las fuentes de dichos recursos, que a su vez son las especificaciones de los derechos que sobre los mismos existen, considerados en su conjunto. Revelación Suficiente La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensibles todo lo necesario para juzgar los resultados de la operación y la situación financiera de la entidad. 38 Importancia Relativa La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efecto de los datos que entran al sistema de información contable como para la información resultante de su operación, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información. Consistencia Los usos de la información contable requieren que sigan procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios para que mediante la comparación de los estados financieros de la entidad, se pueda conocer su evolución y mediante la comparación con estados de otras entidades económicas conocer su posición relativa. Características de la Información Financiera La definición de contabilidad, como técnica utilizada para producir información cuantitativa que sirva de base para tomar decisiones económicas a los usuarios de la misma, implica que la información y el proceso de cuantificación deben cumplir con una serie de requisitos para que satisfaga adecuadamente las necesidades que mantienen vigente su utilidad. Las características fundamentales que debe tener la información contable 39 son utilidad y confiabilidad. Además, la información contable tiene impuesta por función en la toma de decisiones la característica de provisionalidad. Utilidad: Su contenido informativo debe ser significativo, relevante, veraz y comparable, y debe ser oportuno. Confiabilidad: Deben ser estables (consistentes), objetivos y verificables. Provisionalidad: Contienen estimaciones para determinar la información que corresponde a cada período contable. Objetivos de la Contabilidad. Controlar todas las operaciones financieras realizadas por las entidades. Informar sobre los efectos que las operaciones practicadas han producido a las finanzas de la empresa. Medios de Difusión de la Información Financiera. La información financiera referida exclusivamente desde el punto de vista contable, es la divulgación por medio de palabras y cantidades de los hechos sucedidos en relación con la obtención y uso de los recursos de la entidad. Se entiende por medio de difusión de la información financiera y los diversos canales y vías a través de los cuales se dan a conocer aspectos relativos al origen y aplicación de los recursos de una entidad, o de una economía en general. Los medios tradicionales de difusión financiera son: Los estados financieros de las entidades. Los periódicos. 40 La radio y la televisión. Las revistas especializadas. Sistema de Gestión Contable La gestión contable en una empresa es la que permite llevar un registro y el control sistemático de todas las operaciones financieras que se realizan en la misma. El sistema de gestión contable está dirigido por un modelo básico complementado por un sistema de información bien planificado y diseñado, ofreciendo de esta manera, compatibilidad, control, flexibilidad y una relación aceptable entre costo y beneficio. El sistema de gestión contable de cualquier empresa, sin depender del sistema contable que la misma utilice, debe llevar a cabo tres pasos básicos utilizando todos los recursos que se encuentren relacionados con las actividades financieras. En cuanto a los datos que deben ser registrados, estos influyen muchísimo en el momento en que los ejecutivos tienen que tomar sus decisiones comerciales. La gestión contable se lleva a cabo en tres etapas; la primera de ellas es el registro de la actividad financiera en la empresa, y en este caso la gestión contable lleva un registro de toda la actividad comercial que se lleva a cabo en un día común en la empresa. Por lo general, en una compañía se realizan todo tipo de transacciones que pueden ser expresadas en términos monetarios y los mismos deben ser registrados en los correspondientes libros contables de la empresa, de todas formas es importante que sepamos que no todas las actividades comerciales que lleve a cabo una empresa se midan y describan en una manera objetiva en términos monetarios. La segunda etapa de la gestión contable es la clasificación de la información que se trata de un registro completo acerca de las actividades comerciales; esta etapa implica habitualmente una gran cantidad de datos ya 41 que de esta manera resulta muy útil para aquellas personas que están encargadas de tomar las decisiones, por ello la información debe ser clasificada en diferentes categorías: se deben agrupar por separado aquellas transacciones que reciben dinero y las que lo emiten. La última etapa de la gestión contable es el resumen de la información. En este caso decimos que para que la información contable sea empleada por aquellas personas encargadas de tomar las decisiones comerciales en una empresa, la misma debe ser resumida. Para ilustrar un ejemplo diremos que una redacción completa sobre todas las transacciones comerciales de una empresa sería demasiado extensa para cualquier persona que tuviera el trabajo de leerla. Los empleados que son responsables de comprar la mercancía, tiene que utilizar la información de las cuentas que se encuentra resumida por producto. Los gerentes de almacén por su parte suelen utilizar esta información resumida por departamento, etc. Estas tres etapas descriptas representan los medios que se utilizan para la creación de la información con la cual se guiara la gestión contable. No obstante, este proceso está relacionado con algo más que la creación de información, ya que también involucra considerablemente a la comunicación entre quienes estén interesados como también la interpretación de la misma para poder servir como respaldo en la toma de dediciones. Una gestión contable debe siempre proporcionar la información precisa a los gerentes encargados de la compañía como también a varios usuarios externos que muestran interés en las actividades financieras que la empresa suele llevar a cabo. Objetivos de la Gestión Contable Como todo sistema operativo en una empresa, la gestión contable posee sus propios objetivos que se encuentran diseñados para colaborar con 42 el logro de las metas impuestas por la compañía. La gestión contable tiene por objetivo predecir el flujo de efectivo; tomar las decisiones en cuanto a las inversiones y créditos; apoyar a los administradores en cuanto a la planeación, la organización y la dirección de los negocios relacionados con la empresa; fundamentar la determinación de precios, tarifas tributarias; ejercer un cierto control sobre las operaciones económicas de la empresa; contribuir para la evaluación de los beneficios o el impacto social que pueda llegar a tener la actividad que desarrolla la empresa en la comunidad. La importancia de la gestión contable radica en que absolutamente todos los entes comerciales y financieros, tiene la necesidad de mantener un control sobre todos los movimientos que ocurren en la empresa. De esta manera se obtendrá una mayor productividad y un mayor aprovechamiento del patrimonio que la misma posee. Por otro lado, los servicios que son aportados por la gestión contable suelen ser imprescindibles para obtener la información necesaria en cuanto al área legal de una empresa. Habitualmente, la gente que es partícipe en el mercado financiero utilizan todos los términos y los conceptos característicos de la gestión contable para ser capaces de describir los recursos y actividades en cualquier tipo de negocio, sea este grande o pequeño y aunque la contabilidad ha logrado poseer un proceso realmente importante en el campo de los negocios, la gestión contable es un elemento vital en todas las áreas que conforma nuestra sociedad. Definición de la PYME La pequeña y mediana empresa, es una empresa con características distintivas, y tiene dimensiones con ciertos límites ocupacionales y 43 financieros prefijados por los estados o regiones. Las pymes son agentes con lógicas, culturas, intereses y un espíritu emprendedor específicos. Usualmente se ha visto también el término Mi PYME, que es una expansión del término original, en donde se incluye a la microempresa. La pequeña empresa es una entidad independiente, creada para ser rentable, que no predomina en la industria a la que pertenece, cuya venta anual en valores no excede un determinado tope y el número de personas que la conforma no excede un determinado límite, y como toda empresa, tiene aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras, todo lo cual, le permite dedicarse a la producción, transformación y/o prestación de servicios para satisfacer determinadas necesidades y deseos existentes en la sociedad. Importancia de la PYME. Las pequeñas y medianas empresas cumplen un importante papel en la economía de todos los países. Los países de la OCDE suelen tener entre el 70% y el 90% de los empleados en este grupo de empresas. Las principales razones de su existencia son: Pueden realizar productos individualizados en contraposición con las grandes empresas que se enfocan más a productos más estandarizados. Sirven de tejido auxiliar a las grandes empresas. La mayor parte de las grandes empresas se valen de empresas subcontratadas menores para realizar servicios u operaciones que de estar incluidas en el tejido de la gran corporación redundaría en un aumento de coste. Existen actividades productivas donde es más apropiado trabajar con empresas pequeñas, como por ejemplo el caso de las cooperativas agrícolas. 44 CAPITULO III MARCO METODOLOGICO Toda investigación debe establecer una metodología o procedimiento a seguir, ya que es de suma importancia debido a que es el punto de partida que encamina hacia las conclusiones y recomendaciones como es el caso de esta investigación; tal como lo indica Tamayo y Tamayo (2006):“ La metodología constituye la médula del plan; se refiere a la descripción de las unidades de análisis, o de investigación, las técnicas de observación y recolección de datos, los instrumentos, los procedimientos y las técnicas de análisis”(p.114). En efecto los autores, expresan que la fase metodológica de una investigación es un procedimiento general que logra de manera precisa alcanzar el objetivo de la misma, de igual manera proporciona los métodos y técnicas empleadas. Diseño de la Investigación Durante el proceso de investigación se deben seguir vías de acuerdo a la naturaleza y características del problema planteado, en tal sentido, el estudio de la investigación está orientado a Analizar la Gestión Empresarial en el Proceso de Contabilidad de la Pequeña y Mediana Empresa (PYMES) Sector Comercial del Municipio José Félix Ribas del Estado Aragua, para determinar si dicho proceso sigue la estructura contable según las leyes y normas que rigen dichos procesos del sector comercial. Según Palella y Martins (2006), esta investigación está enmarcada en un diseño no experimental, de campo con apoyo de una revisión documental, de nivel descriptivo. 45 Entonces el diseño de la investigación es definido por Balestrini (2006) como: “el plan global de investigación que integra de un modo coherente y adecuadamente correcto técnicas de recogida de datos a utilizar, análisis previstos y objetivos” (p.131). Tal como lo indica el autor, el diseño va a depender del objetivo planteado. De manera pues, que se clasifica como un diseño no experimental, el cual es definido por Hernández, Fernández y Baptista (2012), como: “aquella donde el investigador no asigna condiciones específicas y/o valores a las variables” (p.109). Antes lo expuesto por los autores, la investigadora se enfoca en este diseño, ya que tienen como propósito señalar los hechos estudiados y recomendar alternativas de mejora continua. Por consiguiente esta investigación es de campo, debido a que se debe hacer un estudio de variable, obteniendo datos de la realidad, a través de la observación directa de las actividades desarrolladas y la aplicación de encuestas a los directivos de las PYMES comerciales que conforman el Municipio Ribas del Estado Aragua. Así mismo tuvo apoyo documental, por su parte la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2012), establece que ésta se considera como: El estudio de problemas con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrónicos. La originalidad del estudio se refleja en el enfoque, criterios, conceptualizaciones, reflexiones, conclusiones, recomendaciones y, en general, en el pensamiento del autor. (p.15) Considerando lo antes planteado por la UPEL, para la investigación es necesario extraer de materiales bibliográficos, materiales impresos y cualquier tipo de documento, información para sustentar la investigación. 46 Además, mediante la revisión documental será posible también identificar y describir los trabajos que sobre este tema de estudio se han realizado, los cuales se constituyen en los antecedentes del estudio. Nivel de la Investigación El estudio se considera descriptivo como lo señalan Hernández, Fernández y Baptista (2012), la investigación o estudio descriptivo busca “especificar las propiedades importantes de las personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis” (p. 186). De acuerdo con los autores, en esta investigación se describió las condiciones y características que presenta el actual proceso de gestión contables en estas organizaciones comerciales ya mencionadas, así como también la capacidad, responsabilidad y compromiso que tiene el personal involucrado con actividades que afectan directamente el proceso contables de las empresas a investigar del municipio José Félix Ribas del Estado Aragua. Población y Muestra Según Hernández, Fernández y Baptista (2012), la población “es un conjunto mayor de objetos o cosas del cual se toma la muestra. Suele suponerse que es infinitamente grande o por lo menos muy grande relativamente a la muestra”. (p. 190). Visto de esta manera, para la presente investigación la población estará conformada por 3 empresas comerciales ubicadas en el Municipio José Félix Ribas Estado Aragua, las cuales por fines de confidencialidad han sido identificadas como Empresa A, B y C, ahora bien en términos concretos la población la conformaron el conjunto de 47 personas que laboran en los departamentos contables de cada una de las empresas del sector ya previamente mencionado: Cuadro N°. 1 Distribución de la Población Empresa Depto. Cargo Gerente Empresa A Contable Contador Analista Gerente Empresa B Contable Contador Analista Gerente Empresa C Contable Contador Total Población Cantidad 1 1 1 1 1 1 1 1 8 Fuente: Moura René (2015) Muestra Según Sabino (2010), define la muestra como: “un número de sujetos que reúnen las mismas características de la población estudiada, y por lo tanto son representativos de la misma. Cuando una refleja en sus unidades lo que ocurre en el universo se llama muestra representativa”. (p.53). Como ya se indicó la población estuvo constituida por 8personas que laboran en la las diferentes organizaciones estudiadas, para la muestra se tomó el 100% por ciento de la población. En este sentido, la muestra fue exhaustiva o censal. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 48 Técnicas de Recolección de Datos Son las distintas formas o maneras de obtener la información de interés para el estudio de manera sistemática, y ayuda a captar la realidad abordada ya que es aquí donde el investigador identifica, interpreta, ordena y reorganiza los aspectos del objeto de estudio, en función de los objetivos definidos. Según Hernández y otros (2012), aseguran que “la recolección de datos o información es aquella que registra datos observables que representan verdaderamente a los conceptos o variables que el investigador tiene en mente” (p. 242). En la presente investigación se utilizará como técnica de recolección de datos la encuesta y la recopilación documental. Al respecto Hurtado, (2003) “es el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que necesitamos para resolver el problema de investigación” (p.154), esta fue participativa y directa ya que la investigadora forma parte del personal que labora en una de las empresas objeto de estudio, lo que le permitirá obtener con mayor claridad una visión de los procesos que se llevan a cabo en la misma y recoger aquellos datos que consideró de interés para la investigación. Instrumentos de Recolección de Datos Para la recolección de los datos se utilizará como instrumento el cuestionario el cual, Tamayo y Tamayo (2005), lo define como “el proceso mediante el cual se perciben deliberadamente ciertos rasgos existentes de la realidad, por medio de un esquema conceptual previo y con base a ciertos propósitos definidos generalmente por una conjetura que se quiere investigar”. (p.87).Este tipo de instrumento es un recurso utilizado por la 49 mayoría de los analistas para extraer la información necesaria y adecuada, se utilizó un cuestionario con cinco alternativas de respuesta: Nunca; Algunas Veces; Muchas Veces; Frecuentemente y Siempre, es decir tipo likert. Validez del Instrumento La validez dentro de una investigación tiene como finalidad, ratificar la veracidad del instrumento de recolección de datos utilizados por el investigador. A este respecto Hurtado (2003), define la validez como “el grado en que mide lo que se pretenda que mida y no otra variable que esté asociada a la que se pretende medir”. (p.324).La validez por lo tanto, quiere decir que las variables a utilizar en el proceso de investigación y enunciados, en este caso del cuestionario estén relacionadas en forma directa con el problema y los objetivos planteados. En este sentido la validez del instrumento a aplicar estará dada por el juicio y opinión de tres expertos, especialistas del área Contable, estadística y metodológica verificando así que el mismo reuniera los requisitos necesarios para recaudar la información referida al tema de investigación. Confiabilidad del Instrumento Según Hurtado (2003), dice que la confiabilidad: “Se refiere al grado en que la aplicación repetida del instrumento a las mismas unidades de estudio, produce iguales resultados, dando por hecho que el evento medido no ha cambiado. La confiabilidad se refiere a la exactitud de la medición” (p.132). En este sentido se analizará a través de la siguiente expresión, conocida como el coeficiente alfa (α) de Cronbach: 50 Dónde: S i2 N * 1 2 N 1 S Total = 0,46 N = Número de ítem del instrumento. Si2 = Varianza de cada ítem. S2Total = Varianza total del instrumento. Nivel de decisión Los niveles de decisión se muestran en la siguiente tabla: Interpretación del Coeficiente de Confiabilidad Rangos de Coeficiente Alfa Muy Alta Alta Moderada Baja Muy Baja 0,81 a 1,00 0,61 a 0,80 0,41 a 0,60 0,21 a 0,40 0,01 a 0,20 Técnicas de Análisis de Datos Sobre la base de los resultados obtenidos se realiza un análisis global de los datos, los cuales se presentaran en cuadro de distribución de frecuencia y se analizarán de acuerdo a la teoría planteada para esta investigación. 51 Operacionalizaciòn de Variable: El término variable se define como las características o atributos que admiten diferentes valores (D´Ary, Jacobs y Razavieh, 1982) como por ejemplo, la estatura, la edad, el cociente intelectual, la temperatura, el clima, etc. Existen muchas formas de clasificación de las variables, no obstante, en esta sección se clasificarán de acuerdo con el sujeto de estudio y al uso de las mismas. Operacionalizaciòn: • Variable • Dimensiones e Indicadores. • Instrumentos de recolección de los datos o de Medición • Ítems o preguntas • Observación: Ficha de Observación según la Guía de Observación. • Cuestionario • Entrevista a partir de la Guía de la entrevista. • Experimento (pedagógico o de Laboratorio) • Prueba o Test • Escala de Likert • Según las variables (dimensiones o indicadores) 52 Cuadro 2 OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES Objetivo general: Analizar la Gestión Empresarial en el Proceso de Contabilidad de la Pequeña y Mediana Empresa (PYMES) Sector Comercial del Municipio José Félix Ribas del Estado Aragua Situación actual del proceso de contabilidad utilizado por las PYMES en cuanto su gestión empresarial INDICADORES Proceso Contable 2. Identificar factores que intervienen en la gestión empresarial de la pequeña y mediana empresa (PYMES). Factores que intervienen en la gestión empresarial 3. Determinar controles utilizados el proceso contabilidad por PYMES. Controles utilizados en el proceso de contabilidad por las PYMES. los en de las Factores Controles en el Proceso de Contabilidad Recopilación de Datos. Análisis y clasificación de operaciones. Registro de operaciones. Preparación de Estados Financieros. Análisis de Información contable. Balance General, Estado de Resultado Recursos Humanos Planeación Estratégica Innovación y Tecnología Certificación de Calidad Toma de decisiones Estudio de Mercado Planeación Organización Dirección Control Evaluación TECNICAS E INSTRUMENTO ITEMS Fuente 1 2 Cuestionario tipo Likert 3 4 5 6 Cuestionario tipo Likert Cuestionario tipo Likert 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Empresas A,B,C 1. Diagnosticar la situación actual del proceso de contabilidad utilizado por las PYMES en cuanto su gestión empresarial. DIMENSIONES Empresas A,B,C VARIABLE Empresas A,B,C OBJETIVOS ESPECIFICOS Fuente: Moura René 53 CAPITULO IV ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS Este capítulo tiene como propósito, analizar y describir los resultados obtenidos a través de la aplicación de los instrumentos a la población en estudio. Tal como lo refieren Hernández y otros (2008)... “El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a las interrogantes de investigación” (p.439), dicho análisis implica la ordenación de los datos de una manera comprensible, para poder interpretarlos y establecer relaciones entre variables y el logro de los objetivos propuestos en dicha investigación. También, se exponen los datos obtenidos en la aplicación de los instrumentos utilizados, en este caso la encuesta. Esta, comprende las dimensiones estructuradas en la Operacionalizaciòn de la variable objeto de estudio, tomando en cuenta los indicadores que permiten un mejor análisis de los datos, por preguntas, para una mayor comprensión y determinación de los resultados, adicionalmente, se harán acotaciones obtenidas en los comentarios de los instrumentos, que coadyuvaran en el cumplimiento del objetivo general y los específicos propuestos inicialmente. A tal efecto el instrumento se diseñó estructuralmente en base a 5 alternativas que consistía en la forma de elección por parte de los consultados en base a las afirmaciones relativas a las tres partes de la encuesta. 54 1. Diagnosticar la situación actual del proceso contable utilizado por las PYMES en cuanto su gestión contable. P.1 ¿La recopilación de datos (facturas, notas de débito, notas de crédito, depósitos, comprobantes de ingreso y egresos) se hacen de manera organizada con su respectiva Clasificación? Cuadro 3: Recopilación de Datos Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 6 75% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 1 13% Siempre 1 12% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) Grafico 1: Recopilacion de Datos 0% 13% Nunca 12% 0% Algunas Veces Muchas Veces 75% Frecuentemente Siempre Fuente: Moura René. (2015) 55 Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 75% de la población está algunas veces de acuerdo con la afirmación: La recopilación de datos (facturas, notas de débito, notas de crédito, depósitos, comprobantes de ingreso y egresos) se hacen de manera organizada con su respectiva Clasificación, un 12% está frecuentemente de acuerdo y el 13% restante siempre de acuerdo. Por ello desde el punto de vista de la autora las afirmaciones anteriores indican que la empresa debería llevar un mejor control de la documentación que maneja ya que dependiendo de la clasificación que se le dé a la misma es lo que va a permitir, llevar un registro y control sistemático de todas las operaciones económicas que realizan, a fin de poder evaluar su desempeño y presentar la información contable con exactitud a los datos consignados en los documentos originales (facturas, cheques, y otros),expresar la realidad de los hechos su contenido no debe inducir a errores y asimismo ser comprendida por el común de los miembros de la empresa y también estar disponible al momento que se requiera la información que sirva de base a los ejecutivos para tomar decisiones financieras. 56 P.2 ¿Las operaciones que realiza la empresa son analizadas y clasificadas dependiendo de su aumento o disminución en las cuentas antes de ser registradas? Cuadro 4: Análisis y Clasificación de Operaciones Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 1 12% Siempre 3 38% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) Grafico 2: Analisis y Clasificacion de Operaciones 0% Nunca 38% 50% Algunas Veces Muchas Veces Frecuentemente 12% Siempre 0% Fuente: Moura René. (2015) Análisis: En el grafico anterior se observo que el 50% de la población está algunas veces de acuerdo con la afirmación, las operaciones que realiza 57 la empresa son analizadas y clasificadas dependiendo de su aumento o disminución en las cuentas antes de ser registradas, un 12% está frecuentemente de acuerdo y el 38% restante está siempre de acuerdo. De acuerdo a la óptica de la autora las operaciones que realiza la entidad no definen correctamente el manejo del sistema de información ya que la contabilidad establece corrientes de entradas y salidas que generan procesos de conversión (registros, clasificación, cálculos, análisis y ajustes), que deberán ser analizadas, preguntándose qué aumento o disminución produjo la operación en el activo, pasivo o el capital de la empresa; luego de tener la respuesta sabremos a qué cuenta debemos cargar o acreditar. P.3 ¿Los asientos diarios están debidamente explicados y respaldados con sus soportes y aprobados previamente antes de su registro? Cuadro 5: Registro de Operaciones Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 2 25% Siempre 2 25% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) 58 Grafico 3: Registro de Operaciones 0% 25% Nunca 50% Algunas Veces Muchas Veces 25% Frecuentemente Siempre 0% Fuente: Moura René. (2015) Análisis: El 50% de los encuestados están algunas veces de acuerdo con la afirmación: Los asientos diarios están debidamente explicados y respaldados con sus soportes y aprobados previamente antes de su registro, el 25% frecuentemente de acuerdo y el otro 25% siempre está de acuerdo. La data encuestada afirma que la contabilidad siempre está atrasada, la información es insuficiente, no hay autorizaciones formales de las operaciones lo cual implica que los registros en el libro diario no se hacen en el mes correspondiente al igual que los pases de los saldos al libro mayor. Por otra parte si se registrara en los libros diarios las operaciones en el periodo correspondiente se reduce la posibilidad de errores y proporciona un orden cronológico de todos los eventos acontecidos. 59 P.4 ¿Cuándo es el cierre del periodo contable se hace el corte de cuentas para determinar los saldos y resumir la información para preparar los estados financieros? Cuadro 6: Preparación de Estados Financieros Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 1 12% Siempre 3 38% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) Grafico 4: Preparacion de Estados Financieros 0% 38% Nunca 50% Algunas Veces Muchas Veces Frecuentemente 12% Siempre 0% Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 50% de la población está algunas veces de acuerdo con la afirmación: Cuando es el cierre del periodo contable se hace el corte de cuentas para determinar los saldos y resumir la información para preparar los estados financieros, un 60 12% está frecuentemente de acuerdo y un 38% está siempre de acuerdo. Generalmente desde el punto de vista de la autora, las PYMES no cuentan con un departamento especializado en generar información financiera y las personas encargadas de proporcionar dicha información no están capacitadas para presentar de manera eficaz datos precisos y sobresalientes sobre los estados financieros la interpretación de los mismos mediante el uso de algunas técnicas proporciona una herramienta eficaz para su comprensión y el proceso de toma de decisiones. P.5 ¿La información expresada en los estados financieros es susceptible de interpretarse de acuerdo a la finalidad que dará a los mismos cada uno de los usuarios de esa información? Cuadro 7: Análisis de la Información Contable Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 3 37% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 3 38% Siempre 2 25% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) 61 Grafico 5: Analisis de la Informacion Contable 0% 25% 37% Nunca Algunas Veces Muchas Veces Frecuentemente 38% Siempre 0% Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 37% de la población está algunas veces de acuerdo con la afirmación: La información expresada en los estados financieros es susceptible de interpretarse de acuerdo a la finalidad que dará a los mismos cada uno de los usuarios de esa información, un 38% está frecuentemente de acuerdo y un 25% está siempre de acuerdo. Desde la experiencia de la autora, las PYMES encuestadas no cuentan con un programa que les asegure desarrollar eficientemente indicadores para ejecutar los procesos adecuadamente. Por ello es necesario que la empresa desarrolle programas que cumplan con las normas de información financiera establecidos por lo que se requiere contar con un excelente sistema de información que ayude a determinar los datos que se necesitan conocer para identificar debilidades, obtener créditos y tener información concreta que facilite la toma de decisiones de inversión, financiación, planes de acción, control de operaciones, reparto de dividendos entre otros, lo cual es fundamental para que cualquier negocio pueda prosperar a mediano y largo plazo. 62 P.6 ¿Se prepara y entrega a la dirección estados contables manuales con análisis y comentarios confiables y de fácil interpretación? Cuadro 8: Balance General y Estado de Resultado Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 5 62% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 2 25% Siempre 1 13% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) Grafico 6: Balance General y Estado de Resultado 0% 13% Nunca Algunas Veces 25% 62% Muchas Veces Frecuentemente 0% Siempre Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 62% de los encuestados está algunas veces de acuerdo con la afirmación: Se prepara y 63 entrega a la dirección estados contables manuales con análisis y comentarios confiables y de fácil interpretación, un 25% está frecuentemente de acuerdo y un 13% está siempre de acuerdo. Los directivos de las PYMES encuestadas no reciben estados contables analizados ni comentados debido a que el personal no tiene las habilidades y destrezas para realizar el análisis financiero de la empresa en cuanto a los estados contables. Básicamente, los estados financieros periódicos, como son el Balance General, el Estado de Ganancias y Pérdidas, junto con las Notas a los estados financieros y los anexos son los que van a permitir entender el contenido de las cuentas más importantes orientadas al diagnostico y para ello se requiere emplear los servicios de un especialista. 2. Identificar los factores que intervienen en la gestión contable de la pequeña y mediana empresa (PYMES). P.7 ¿Existen normas y procedimientos sobre las funciones realizadas por el desempeño del personal? Cuadro 9: Recursos Humanos Alternativa Frecuencia 2 Porcentaje 25% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 2 25% Siempre 0 0% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) 64 Grafico 7: Recursos Humanos 0% 25% 25% 0% Nunca Algunas Veces Muchas Veces 50% Frecuentemente Siempre Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 50% de los encuestados están algunas veces de acuerdo con la afirmación: Existen normas y procedimientos sobre las funciones realizadas por el desempeño del personal, un 25% está frecuentemente de acuerdo y un 25% siempre de acuerdo. Los encuestados opinan que no hay un manual de normas y procedimientos que caracterice de forma clara y detallada los procedimientos que realizan los trabajadores dentro de la organización. Los manuales administrativos son documentos de carácter informativo e inclusive instructivo, que poseen la descripción de las actividades que deben realizar dentro de una unidad administrativa; y sirven como medios de comunicación y coordinación en las decisiones administrativas a tomar, por ello se relaciona y atañen al empleado directamente, los manuales reflejan las funciones administrativas que realiza y debe ejecutar la institución, por ende cumplen con el propósito de registrar y señalar en forma sistemática la información administrativa de una organización. 65 P.8 ¿En el proceso de planificación, hacemos un análisis periódico de nuestra organización, en cuanto a capacidades, recursos, servicios, políticas, necesidades de formación? Cuadro 10: Planeación Estratégica Alternativa Frecuencia 3 Porcentaje 37% Algunas Veces 3 38% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 2 25% Siempre 0 0% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) Grafico 8: Planeación Estratégica 0% 25% 0% 37% Nunca Algunas Veces Muchas Veces 38% Frecuentemente Siempre Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 38% de la población está algunas veces de acuerdo con la afirmación: En el proceso de 66 planificación, hacemos un análisis periódico de nuestra organización, en cuanto a capacidades, recursos, servicios, políticas, necesidades de formación, un 25% está frecuentemente de acuerdo y un 37% nunca está de acuerdo. Las PYMES encuestadas no desarrollan una planificación estratégica sobre los objetivos que desean alcanzar están permanentemente centrados en el día a día y no es posible ver las oportunidades de nuevos negocios, como tampoco entender las tendencias sobre las cuales evoluciona el sector industrial, más aún, a veces ni siquiera ven hacia donde está yendo el negocio, si están mejor o peor que antes. El proceso de planeación y control es muy importante para el desarrollo de una política financiera clara y coherente dentro de una organización, pues proporciona el marco conceptual para planear su sostenimiento y crecimiento enmarcado en el concepto de viabilidad financiera y buscando la eficacia de sus controles contables. P.9 ¿La empresa dispone de una base de datos permanentemente actualizada, exclusivamente dedicada a recoger información estructural sobre nuestros clientes y mercado? Cuadro 11: Innovación y Tecnología Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 3 37% Siempre 1 13% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) 67 Grafico 9: Innovación y Tecnología 0% 13% Nunca 50% Algunas Veces Muchas Veces 37% Frecuentemente Siempre 0% Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 50% de los encuestados está algunas veces de acuerdo con la afirmación: La empresa dispone de una base de datos permanentemente actualizada, exclusivamente dedicada a recoger información estructural sobre nuestros clientes y mercado, un 37% está frecuentemente y un 13% está siempre de acuerdo. Los resultados anteriores revelan, la falta de estrategias de crecimiento compatibles con los rasgos culturales, debilidad estructural de los mercados locales y regionales, inadecuada apropiación de tecnologías y conocimientos, lo cual señala la urgente necesidad de proyectos de instauración de sistemas de información gerencial estas PYMES están preocupadas por sobrevivir, sus presupuestos son limitados y sus inversiones se han reducido a lo estrictamente necesario, así que no tienen entre sus prioridades la automatización de sus procesos ni la utilización de sistemas de información, lo cual coadyuve a demarcar su competitividad en el mercado. En este sentido, es interesante resaltar que la temática de la 68 incorporación de los Sistemas de Información Gerencial, surge como una opción a ser considerada y aplicada por este sector para mejorar su desempeño para la obtención y mantenimiento de las ventajas competitivas, las cuales puedan poseer dichas empresas ante el entorno de la crisis actual. P.10 ¿Dada la elevada competitividad en nuestro sector, es necesario ofrecer servicios de valor añadido a nuestros clientes, que nos diferencien de la competencia? Cuadro 12: Certificación de Calidad Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 3 37% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 2 25% Siempre 3 38% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) Grafico 10: Certificación de Calidad 0% 38% 37% Nunca Algunas Veces Muchas Veces Frecuentemente 25% Siempre 0% Fuente: Moura René. (2015) 69 Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 37% de los encuestados están algunas veces de acuerdo con la afirmación: Dada la elevada competitividad en nuestro sector, es necesario ofrecer servicios de valor añadido a nuestros clientes, que nos diferencien de la competencia, un 25% están frecuentemente de acuerdo y un 38% está siempre de acuerdo. Las afirmaciones de la población encuestada nos confirman que a las PYMES les resulta muy difícil hacer frente a las complicadas y cambiantes formalidades administrativas todo lo cual les insume costo de adecuación proporcionalmente muy altos y se les dificulta considerablemente poder mantenerse en el mercado. Se debe fomentar entre las Pymes la importancia de la normalización pues una certificación de este tipo, le dice a los compradores que el producto o servicio que adquieren tienen la calidad asegurada, desde la selección de materiales hasta la entrega del producto final; inclinando la preferencia de los consumidores hacia estos. P.11 ¿Considera que los indicadores financieros que actualmente mide la gestión financiera de la empresa son un buen soporte para la toma de decisiones efectivas? Cuadro 13: Toma de Decisiones Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 3 37% Siempre 1 13% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) 70 Grafico 11: Toma de Decisiones 0% 13% 50% Nunca Algunas Veces Muchas Veces 37% Frecuentemente Siempre 0% Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 50% de los encuestados están algunas veces de acuerdo con la afirmación: Considera que los indicadores financieros que actualmente mide la gestión financiera de la empresa son un buen soporte para la toma de decisiones efectivas, un 37% están frecuentemente de acuerdo y un 13% están siempre de acuerdo. Los encuestados señalan que los indicadores de gestión con los que cuenta actualmente la organización no constituyen un buen soporte para apoyar la toma de decisiones efectivas, lo cual representa un riesgo potencial en la gestión financiera de las mismas. Las PYMES deben considerar que aquel que tiene control sobre la información que maneja en sus empresas puede soportar iniciativas estratégicas de manera oportuna, y así tener mayor ventaja sobre la competencia. P.12 ¿La empresa dispone de una base de datos permanentemente actualizada, exclusivamente dedicada a recoger información estructurada sobre nuestros clientes y mercado (para actuaciones de marketing, 71 seguimiento de postventa, resolución de incidencias, demandas de información)? Cuadro 14: Estudio de Mercado Alternativa Frecuencia 3 Porcentaje 37% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 1 13% Siempre 0 0% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) Grafico 12: Estudio de Mercado 0% 0% 13% 37% Nunca Algunas Veces Muchas Veces 50% Frecuentemente Siempre Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 50% de los encuestados están algunas veces de acuerdo con la afirmación: La empresa dispone de una base de datos permanentemente actualizada, 72 exclusivamente dedicada a recoger información estructurada sobre nuestros clientes y mercado (para actuaciones de marketing, seguimiento de postventa, resolución de incidencias, demandas de información), un 13% están frecuentemente de acuerdo y un 37% nunca están de acuerdo. La población encuestada tiene desconocimiento de sus mercados esto ocurre dado a que a no hacen un estudio formal de factibilidad, que sea determinante a fin de definir cuál debe ser su mercado meta, su competencia, cuál es su demanda, la oferta, las necesidades del consumidor, etc. que les sirva como base para la toma de decisiones. El beneficio más importante de la Investigación de mercados es que de la información generada de un estudio, se puede llevar a cabo la correcta toma de decisiones presentes o futuras de una empresa, ya sea en cuestiones mercadológicas, operativas o financieras. 3. Determinar los controles utilizados en el proceso contable por las PYMES. P.13 ¿Existe un plan estratégico de negocios que comprenda el análisis de sistemas y las necesidades de las distintas áreas administrativas? Cuadro 15: Planeación Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 3 37% Siempre 1 13% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) 73 Grafico 13: Planeación 0% 13% Nunca 50% Algunas Veces Muchas Veces 37% Frecuentemente Siempre 0% Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 50% de los encuestados están algunas veces de acuerdo con la afirmación: Existe un plan estratégico de negocios que comprenda el análisis de sistemas y las necesidades de las distintas áreas administrativas, un 37% están frecuentemente de acuerdo y un 13% están siempre de acuerdo. Los encuestados son del criterio que los elementos que componen a la función de planificación no son puestos en práctica. Este hecho aporta a la gerencia la posibilidad de generar desventajas competitivas, por cuanto en correspondencia con lo expresado por Francés Antonio (2001) Describe a la planeación como: “Un proceso en el cual se definen de manera sistemática los lineamientos estratégicos, o líneas maestra, de la empresa u organización, y se los desarrolla en guías detallada para la acción, se asignan recursos y se plasman en documentos llamados planes”. P.14 ¿Existe un área de auditoría interna? 74 Cuadro 16: Organización Alternativa Frecuencia 4 Porcentaje 50% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 0 0% Siempre 0 0% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) Grafico 14: Organización 0% 0% 0% Nunca 50% 50% Algunas Veces Muchas Veces Frecuentemente Siempre Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 50% de los encuestados nunca están de acuerdo con la afirmación: Existe un área de auditoría interna, y el otro 50% restante están algunas veces de acuerdo. Las afirmaciones anteriores de la muestra tomada la mitad no conoce la estructura organizativa en cuanto a sus niveles e infraestructura y la otra mitad respondió que en la empresa son contemplados los elementos que 75 conforman la función de la organización. De esta forma como lo manifiesta Ederlys Hernández y Adelkys Sánchez (2007) La Auditoría interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes. P.15 ¿Indique cual es el número de directores establecidos? Cuadro 17: Dirección Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 0 0% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 4 50% Siempre 4 50% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) Grafico 15: Dirección 0% 0% Nunca 50% 50% Algunas Veces Muchas Veces Frecuentemente Siempre Fuente: Moura René. (2015) 76 Análisis: De los resultados arrojados en el grafico anterior el 50% de los encuestados están frecuentemente de acuerdo con la afirmación: Indique cual es el número de directores establecidos, y el otro 50% restante están siempre de acuerdo. La población encuestada es del criterio que la función de la dirección generalmente es adoptada por el fundador y propietario de la PYME. Según Roberto B. Buchele (2006) dice que la dirección comprende la influencia interpersonal del administrador, a través de la cual logra que los subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. P.16 ¿Existen normas y procedimientos sobre los controles a realizarse? Cuadro 18: Control Alternativa Frecuencia 4 Porcentaje 50% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 0 0% Siempre 0 0% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) 77 Grafico 16: Control 0% 0% 0% Nunca 50% 50% Algunas Veces Muchas Veces Frecuentemente Siempre Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 50% de los encuestados están algunas veces de acuerdo con la afirmación: Existen normas y procedimientos sobre los controles a realizarse, y el otro 50% nunca están de acuerdo. Los encuestados de las organizaciones pertenecientes al sector en estudio carecen de un adecuado proceso que genere los lineamientos de control de gestión financiero para asegurar que los hechos van de acuerdo a lo planificado, mostrando el nivel de eficiencia y desempeño real de las empresas. Según Hill y Jones (2009), a fin de utilizar los recursos eficientemente y crear valor y utilidad en una empresa u organización, los gerentes estratégicos deben implementar un modelo de gestión que contemple sistemas de control que permitan supervisar y evaluar en todos los niveles si, en realidad, el plan y la estructura organizativa funcionan. P.17 ¿La empresa posee un programa de evaluación de desempeño laboral para el personal que labora en ella? 78 Cuadro 19: Evaluación Alternativa Frecuencia 0 Porcentaje 0% Algunas Veces 4 50% Muchas Veces 0 0% Frecuentemente 1 12% Siempre 3 38% Total 8 100% Nunca Fuente: Moura René. (2015) Grafico 17: Evaluación 0% Nunca 38% 50% Algunas Veces Muchas Veces 12% Frecuentemente Siempre 0% Fuente: Moura René. (2015) Análisis: Se evidencia en el grafico anterior que el 50% de los encuestados está algunas veces de acuerdo con la afirmación La empresa posee un programa de evaluación de desempeño laboral para el personal que labora en ella, un 12% está frecuentemente de acuerdo y un 38% 79 siempre están de acuerdo. Las personas que participaron en la muestra indicaron que no se está cumpliendo con uno de los elementos claves de la organización como lo es el desempeño del personal, ya que estas empresas se caracterizan por tomar decisiones organizacionales tomando en cuenta que es lo mejor para la misma descuidando el capital humano haciendo que sus políticas de evaluación de rendimiento y de desempeño traigan consigo bajos incentivos, desmotivación y en algunos casos la concientización de los roles y la responsabilidad que tiene cada trabajador ante su trabajo en la empresa traducido en la perdida de amor por lo que hacen. La evaluación del desempeño es una herramienta de gestión muy útil que sirve para evaluar de qué manera los conocimientos, habilidades, comportamientos, es decir, las competencias de sus colaboradores, aportan al logro de los objetivos de su empresa 80 CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Considerando el análisis de los datos obtenidos a través de los resultados generados producto de los instrumentos aplicados a la muestra seleccionada, es posible presentar las siguientes conclusiones sobre el problema planteado. A fin de establecer estrategias para mejorar la gestión empresarial de los procesos de contabilidad de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) del sector comercial del Municipio José Félix Ribas del Estado Aragua, se presentan los siguientes aspectos: Se evidencio la falta de control en la documentación que manejan, para así llevar un registro y control sistemático de todas las operaciones económicas que realizan estas PYMES. Se detectó que el sistema de información de la contabilidad es insuficiente debido a que en muchos casos la misma está atrasada. No existen indicadores de los procesos de información financiera, con respecto a la determinación de los datos necesarios para identificar debilidades, obtener créditos y tener información concreta que facilite la toma de decisiones de inversión, financiación, planes de acción, control de operaciones, reparto de dividendos entre otros. Los informes que muestran los resultados financieros no son presentados de manera oportuna y confiable, indicativo de que se 81 requieren realizar los ajustes que se consideren pertinentes para garantizar la razonabilidad, y suficiencia de la información que se presenta. Con respecto a los recursos humanos, se aprecio la no existencia de un manual de normas y procedimientos que caracterice de forma clara y detallada los procedimientos que realizan los trabajadores dentro de la organización. Los dueños o gerentes de estas Pymes no desarrollan una planificación estratégica sobre los objetivos que desean alcanzar están permanentemente centrados en el día a día de su actividad principal, concentrándose en dar respuestas a los problemas que se le presentan a diario y no es posible ver las oportunidades de nuevos negocios. Falta de sistemas automatizados y tecnología de punta apropiados, orientados al control administrativo. Se determinó que se les dificulta poder mantenerse en el mercado al no poder obtener una certificación de calidad por los altos costos que implica esta normalización. No existen planes ni estrategias que le permitan adaptarse a las posibles regulaciones futuras emanadas por el Estado Venezolano. Se identificó la carencia de un adecuado proceso de control de gestión financiero, para asegurar los hechos de acuerdo a lo planificado, para mostrar el nivel de eficiencia y desempeño real de las empresas. Para finalizar, la vinculación entre los procesos de planificación, ejecución y evaluación es limitada generando que las actividades de control no estén estrechamente relacionadas con los objetivos definidos en el proceso de formulación de las estrategias. 82 En este orden de ideas se le da respuesta a los objetivos planteados en la presente investigación como son: Diagnosticar la situación actual del proceso de contabilidad utilizado por las PYMES en cuanto su gestión empresarial, cabe mencionar que esta PYMES u organizaciones, no cuentan con personas encargadas que estén formados en el área de contabilidad y por ende no desarrollan una planificación estratégica sobre los objetivos que desean alcanzar. Identificar los factores que intervienen en la gestión empresarial de la pequeña y mediana empresa (PYMES), el recurso humano no cuenta con normas y procedimientos que caractericen de forma clara y detallada los procedimientos que deben realizar en la organización para así tener un control del aérea de contabilidad, y garantizar la razonabilidad, y suficiencia de la información. Determinar los controles utilizados en el proceso de contabilidad por las PYMES estas organizaciones no tienen control sobre sus procesos de planificación, organización, ejecución y evaluación en su actividad diaria debido a que sus gerentes están centrados en el día a día de su actividad principal, obviando laoportunidad de nuevos negocios. 83 Recomendaciones Después de haberle dado respuesta a los objetivos de esta investigación se hace pertinente, hacer algunas recomendaciones y se puede mencionar que, el diseño de los procesos de contabilidad, los mecanismos de evaluación y control juegan un papel importante en el cumplimiento de los objetivos administrativos y operacionales que persigue una organización, sobre todo tomando en cuenta el complejo ámbito en el cual se desarrollan actualmente las operaciones de las empresas. De acuerdo con las conclusiones antes expuestas, se considera oportuno realizar las siguientes recomendaciones: La gerencia de las PYMES deben establecer como políticas la capacitación de su personal, directivo y gerentes en técnicas gerenciales administrativas, modelos estratégicos, planificación estratégica, de manera que puedan estar preparados para desarrollar lineamientos que mejoren la gestión empresarial. Se recomienda a las Pymes solicitar asesoría con empresas especializadas para el desarrollo y establecimiento de una cultura de control interno de los procesos de contabilidad. Establecer sistemas administrativos que permitan contar con información de la contabilidad actualizada y confiable. Desarrollar e implementar un manual de Normas y Procedimientos. Crear estrategias para afrontar Regulaciones por parte del estado, tanto en el corto como el largo plazo. Involucrar a todos los niveles organizacionales en el diseño de estrategias y planes, mediante la implementación de esquemas de participación constante que incluyan al personal de la organización 84 con la finalidad de generar sinergia, motivación, compromiso de los empleados y el cumplimiento de los objetivos trazados. Efectuar un plan de formación continuo que permita la comprensión por todo el personal de la importancia que tiene la normalización y estandarización de los procesos de acuerdo a las tendencias de la gerencia moderna que faciliten, tanto el manejo efectivo de los procesos operativos, como la implementación de certificaciones que se pretendan adquirir. Implantar un sistema de medición específico, que contemple la evaluación del desempeño de los trabajadores en su área de competencia y mediante el cual le sea posible a la gerencia tomar decisiones más oportunas con base en una realidad tangible, aumentando la capacidad de respuesta ante las situaciones que se presentan día a día. La calidad y satisfacción del cliente constituyen el éxito de las organizaciones de hoy día, las cuales se desenvuelven en un mundo altamente competitivo. 85 LISTA DE REFERENCIAS 10 Políticas Contables, Estimaciones y Errores de la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES) publicado por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad el 9 de julio de (2009). Andriani, Biasca y Rodríguez (2003), El Nuevo Sistema de Gestión para las PYMES Un Reto para las Empresas Latinoamericanas, Editorial Norma. Arias (2006) Investigación Hispanoamericana, S.A. México. Científica. Editorial Prentice Hall Balestrini M (2006) Como se Elabora El proyecto de Investigación Ediciones Consultores Asociados servicio Editorial. Chacón, M. (2011), Metodología para el análisis de la Gestión Financiera en Pymes Universidad Nacional de Colombia. Contreras, S. (2009), Diseño de un modelo contable alternativo dirigido a optimizar la ejecución y supervisión de la gestión en las pymes, caso de estudio: Industria Eurohielo, c.a.la cual fue expuesta en la Universidad de Carabobo. FUNDES, (2000) Firma latinoamericanas al futuro. consultora que lleva la Mi pymes 86 Hernández, S.R. y Otros (2012) Metodología de la Investigación. Editorial Hispanoamericana. México. Hurtado, J. (2003), El Método de la Investigación Científica. Editorial Panapo. Caracas, Venezuela. Palella S., Martins, F (2006) Metodología de la Investigación Cuantitativa editorial FEDEUPEL. Perdomo Díaz, Abraham (2008). Análisis e interpretación de los estados financieros. México 2000. Censage Learning Editores. 288 pág. Rojas, M. (2010), Diseño de una herramienta de diagnóstico de la gestión financiera para ser aplicada como instrumento para el análisis de la gestión financiera de las pymes de Lara. La cual fue presentada en la Universidad Centro occidental “Lisandro Alvarado”. Sabino C. (2010) Metodología de la Investigación Holística. 3era Edición. Mc Graw Hill. México. Tamayo y Tamayo, J. (2005). El Proceso de la Investigación 2da Edición. México. Editorial Limusa. Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2012), Manual de Trabajo de Maestría de Tesis Doctorales (2004). FEDEUPEL. Venezuela. Zevallos (2009; 2011), Líneas de Investigación en Micro, Pequeñas y Medianas Empresas. Revisión documental y Desarrollo en Colombia, editorial Trillas. 87 Giovanny E. Gómez (2001) La Contabilidad como un proceso Teórico Practico. Secretaría Permanente del SELA (2010) Visión Prospectiva de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) respuestas ante un futuro complejo y competitivo. L.C Elizabeth Sereno Medrano (2006) Contabilidad Teórica. Antonio Francés (2001) Estrategia para la Empresa en América Latina. Arvey Lozano (2002) Estrategia y Dirección Estratégica. Roberto B. Buchele (2006) fcaenlinea1.unam.mx/2006 88 ANEXOS 89 ANEXO A INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS 90 La Morita, Junio de 2015 Señores Empresa _____________________ Presente.Distinguidos Señores: Como estudiante de la universidad de Carabobo en la facultad de ciencias económicas y sociales del área de estudios de postgrado, específicamente en la Maestría de Ciencias Contables, he planteado la realización de una investigación titulada: GESTION EMPRESARIAL EN EL PROCESO DE CONTABILIDAD DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (PYMES) SECTOR COMERCIAL DEL MUNICIPIO JOSE FELIX RIBAS DEL ESTADO ARAGUA. A tal efecto, se ha seleccionado a los Presidentes, Directores, Gerentes, y/o encargados y empleados de la gestión contable de las empresas estudiadas, como muestra a la cual se le aplicará el instrumento, diseñado para tal objetivo. Dada la importancia de sus objetivos y el interés particular que representa, la realización y culminación de tal estudio, me permito solicitar se sirvan brindar su más amplio e inmediato apoyo en la fase de aplicación y recolección del cuestionario que se anexa dicha información será usada exclusivamente para fines académicos, por lo tanto se manejara con absoluta confidencialidad. Agradeciendo su valiosa colaboración, se despide de ustedes. Atentamente, _______________________ Lcda. René del V. Moura M 91 CUESTIONARIO DE RECOLECCIÓN DE DATOS Estimado (a): El presente instrumento tiene como finalidad obtener información para desarrollar el trabajo especial de grado titulado: GESTION EMPRESARIAL EN EL PROCESO DE CONTABILIDAD DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (PYMES) SECTOR COMERCIAL DEL MUNICIPIO JOSE FELIX RIBAS DEL ESTADO ARAGUA. A continuación se presentan las instrucciones generales para dar respuesta a cada una de las interrogantes: 1. Lea detenidamente cada Ítem de la encuesta. 2. Seleccione o marque con una X la casilla para cada respuesta seleccionando una sola opción de las que se indican a continuación: 1: Nunca 2: Algunas Veces 3: Muchas Veces 4: Frecuentemente 5: Siempre 3. Responda todas las preguntas con objetividad, ya que sus respuestas representan la base para la investigación. 4. El cuestionario no es necesario identificarlo para garantizar transparencia y objetividad de las respuestas. Agradeciendo su colaboración. Atentamente. René del V. Moura M. 92 CUESTIONARIO Objetivo 1 Diagnosticar la situación actual del proceso de contabilidad utilizado por las PYMES en cuanto su gestión empresarial. Ítem 1 2 3 4 5 6 Cuestionario La recopilación de datos (facturas, notas de debito, notas de crédito, depósitos, comprobantes de ingreso y egresos) se hacen de manera organizada con su respectiva clasificación. Las operaciones que realiza la empresa son analizadas y clasificadas dependiendo de su aumento o disminución en las cuentas antes de ser registradas Los asientos diarios están debidamente explicados y respaldados con sus soportes y aprobados previamente antes de su registro Cuando es el cierre del periodo contable se hace el corte de cuentas para determinar los saldos y resumir la información para preparar los estados financieros. La información expresada en los estados financieros es susceptible de interpretarse de acuerdo a la finalidad que dará a los mismos cada uno de los usuarios de esa información. Se prepara y entrega a la dirección estados contables manuales con análisis y comentarios confiables y de fácil interpretación. 1 2 3 4 5 Objetivo 2 Identificar los factores que intervienen en la gestión empresarial de la pequeña y mediana empresa (PYMES). 93 Ítem 7 8 9 10 11 12 Cuestionario Existen normas y procedimientos sobre las funciones realizadas por el desempeño del personal. En el proceso de planificación, hacemos un análisis periódico de nuestra organización, en cuanto a capacidades, recursos, servicios, políticas, necesidades de formación. La empresa dispone de una base de datos permanentemente actualizada, exclusivamente dedicada a recoger información estructura sobre nuestros clientes y mercado. Dada la elevada competitividad en nuestro sector, es necesario ofrecer servicios de valor añadido a nuestros clientes, que nos diferencien de la competencia. Considera que los indicadores financieros que actualmente mide la gestión financiera de la empresa son un buen soporte para la toma de decisiones efectivas. La empresa dispone de una base de datos permanentemente actualizada, exclusivamente dedicada a recoger información estructurada sobre nuestros clientes y mercado (para actuaciones de marketing, seguimiento de postventa, resolución de incidencias, demandas de información) 1 2 3 4 5 Objetivo 3 Determinar los controles utilizados en el proceso de contabilidad por las PYMES. Ítem 13 14 Cuestionario Existe un plan estratégico de negocios que comprenda el análisis de sistemas y las necesidades de las distintas áreas administrativas. Existe un área de auditoría interna. 1 2 3 4 5 94 15 16 17 Indique cual es el número de directores establecidos. Existen normas y procedimientos sobre los controles a realizarse. La empresa posee un programa de evaluación de desempeño laboral para el personal que labora en ella. 95 ANEXO B INSTRUMENTO DE VALIDACION 96 UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES MAESTRÍA EN CIENCIAS CONTABLES CAMPUS LA MORITA POST GRADO ESTUDIOS SUPERIORES PARA GRADUADOS Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Universidad de Carabobo CONSTANCIA DE VALIDACIÒN Yo, ___________________________, mediante el presente escrito hago constar que he revisado detalladamente, con fines de validación el instrumento de recolección de datos del Trabajo Especial de Grado titulado: GESTIÓNEMPRESARIAL EN EL PROCESO DE LA CONTABILIDAD DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (PYMES) SECTOR COMERCIAL DEL MUNICIPIO JOSE FELIX RIBAS DEL ESTADO ARAGUA, elaborado por René Moura, por consiguiente certifico la validación del instrumento al determinar la adecuada presentación, claridad de redacción, pertinencias de las variables e indicadores, relevancia del contenido, factibilidad de la aplicación, de cada uno de los ítems que lo conforman, ya que se adecuan a los objetivos, están bien formulados y estos permiten la recolección de información necesaria para la investigación. Constancia que se expide en la Morita, a los _________días del mes _____________ del año_________. Atentamente, _____________________ 97 ANEXO C COEFICIENTE ALFA CRONBACH 98 COEFICIENTE ALFA CRONBACH PROCESO CONTABLE DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA PERSONAL ADMINISTRATIVO FACES TOTAL ITEMS 1 2 3 4 4 2 3 3 1 2 2 3 2 2 1 3 4 3 3 2 3 3 3 4 3 3 3 3 5 2 2 2 2 6 3 2 4 4 7 3 2 2 2 8 1 2 2 4 9 3 4 4 4 10 3 3 3 2 11 4 3 3 3 12 4 4 4 4 13 4 1 1 2 14 4 0 5 5 15 0 2 3 4 16 3 3 4 4 17 SUMA 46 41 53 54 PROMEDIO 2,7 2,4 3,1 3,2 DESVIACION 1,2 1,0 1,0 1,0 VARIANZA 1,5 1,0 1,0 0,9 SUMATORIA DE LAS VARIANZAS DE LOS ITEMS 5 1 1 3 4 4 2 2 1 2 2 1 2 2 2 1 3 1 34 2,0 1,0 1,0 6 1 2 5 4 3 2 2 1 4 2 1 2 2 2 2 2 1 38 2,2 1,1 1,3 7 2 5 5 4 3 2 4 2 4 2 1 2 2 2 0 4 4 48 2,8 1,4 2,0 8 PUNTAJE 5 21 3 20 5 29 3 26 3 25 3 17 5 26 2 15 5 24 3 24 3 17 4 23 4 26 0 14 1 18 5 23 5 25 59 373 3,5 21,94 1,5 4,39 2,3 19,31 11,0 99 0 1 2 3 4 RESUMEN DE RESULTADOS Nunca Algunas Veces Muchas veces Frecuentemente Siempre TOTALES 2 S N i * 1 2 N 1 STotal TOTAL ITEMS = 1 1 2 3 6 5 17 2 1 1 7 6 2 17 3 0 1 3 7 5 16 4 0 0 5 5 6 16 5 0 6 7 2 2 17 6 0 4 9 1 2 16 7 1 1 7 1 5 15 8 1 1 1 6 2 11 0,46 17 100