INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORAUNIVERSIDAD DE PLANEACIÓN DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 1 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 PRESENTACIÓN Desde el año 2013, la Universidad de Cartagena elabora anualmente un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano como herramienta que facilita la inclusión ciudadana y la pulcritud en los procesos de gestión pública, garantizando con ello, el cumplimiento de los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014, adoptado mediante resolución de Rectoría N°00189 del 31 de enero de 2014, pretende fortalecer las políticas institucionales de buen gobierno, transparencia y gestión pública eficiente; en coherencia con su responsabilidad social y compromiso ético. En este sentido, a partir de la información reportada por los responsables de los procesos y subprocesos del Sistema Integrado de Calidad de la Universidad de Cartagena (SIGUC), la Oficina Asesora de Planeación realizó el seguimiento al avance de las acciones planteadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014. A continuación se detallan los avances alcanzados hasta a corte de 31 de agosto de este año, en la ejecución de las acciones propuestas. OBJETIVO Realizar el seguimiento y visualización de la ejecución de las acciones y estrategias definidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014, ajustado a la metodología expuesta en el documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” publicado por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica, Departamento Nacional de Planeación (DNP), Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC). ALCANCE Este informe de seguimiento se dirige al monitoreo y seguimiento del avance de las acciones definidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014, con fecha de corte al 31 de agosto de 2014, realizado por la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 5 del Decreto 2641 del 2012. UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 2 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 LOGROS HASTA EL MES DE AGOSTO DE 2014 GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Componente y Estrategias Manual de contratación actualizado Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Responsable Desde la División de Contratos, se ha coordinado la revisión y actualización del manual de contratación de la Universidad, que permitan ajustarlo a los cambios de Continuar con la revisión y legislación aplicables a las universidades actualización del manual de públicas. Propuesta de contratación, ajustándolo a los En estos momentos, el anteproyecto del actualización Jefe Oficina cambios de legislación nuevo manual de contratación se del Manual de Asesora Jurídica aplicables a las universidades encuentra en etapa de socialización entre Contratación públicas. las unidades organizacionales relacionadas como lo son la Oficina Asesora de Control Interno, Oficina Asesora Jurídica y la División de Contratos. 100% Programa de Capacitación desarrollado con dos exposiciones Desarrollar un programa de dirigidas al personal Docente, donde se Fortalecimiento de Programa de capacitación a funcionarios de la trataron temas sobre Responsabilidad las capacidades de capacitación Universidad en Código de Ética Disciplinaria, Ética del funcionario, los funcionarios desarrollado y Buen Gobierno. naturaleza de la universidad pública, etc. Jefe Oficina Asesora de Control Disciplinario Fecha Final 19/12/2014 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 3 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Componente y Estrategias Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Responsable Fecha Final Debido a inconvenientes relacionados en materia presupuestal, se ha dificultado el desarrollo de este programa de Desarrollar un programa de capacitación en temáticas de planeación Fortalecimiento de las capacitación a funcionarios de contractual en los regímenes especiales Programa de Jefe Oficina capacidades de los la Universidad en Planeación de las IES públicas. capacitación Asesora Jurídica funcionarios Contractual en los regímenes desarrollado espera poder desarrollar especiales de las IES públicas. Se efectivamente esta actividad de capacitación dirigida a los funcionarios de la Universidad. 19/12/2014 100% de implementación del aplicativo Implementar el aplicativo de que permitirá disponer de información Aplicativo Jefe de División soporte en el registro de dinámica de los contratos, para responder Implementado de Contratos información de los contratos. ágilmente a los entes de control y demás usuarios. 19/12/2014 Robustecer las capacidades 100% de generales de la División de Contratos Digitalizar el archivo de los 50% del archivo digitalizado. Se espera archivo de los Jefe Sección de Archivo y procesos y estudios de que al finalizar el año se logre la completa procesos y Correspondencia contratos. digitalización de los expedientes de estudios de y Jefe División contratos. contratos de Contratos digitalizado 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 4 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Componente y Estrategias Optimización del manejo documental y de archivo Actividades Presentar propuestas para la contratación del almacenaje de los archivos institucionales de la Universidad en las consideraciones requeridas por la Ley. Avance al 31 de Agosto Meta 2014 En el mes de enero fue presentada a Rectoría la propuesta para el almacenaje de los archivos institucionales de la Universidad en las condiciones requeridas por Ley, así como la consulta y domicilio en caso de ser necesario, la cual considera inicialmente la custodia de los archivos ubicados en la Sección de Archivo y Correspondencia, División de 100% de Financiera y Secretaria General en donde avance en el los espacios adecuados para archivo se proceso agotaron, a pesar que se puede hacer extensivo a las demás áreas que lo requieran. Responsable Fecha Final Jefe Sección de Archivo y Correspondencia 19/12/2014 Jefe Sección de Archivo y Correspondencia 19/12/2014 A la fecha la propuesta para la contratación del almacenaje de los archivos, ante la falta de espacio interno, se encuentra para revisión y aprobación de la nueva administración. Elaborar un Programa de Gestión Documental que consolide todas las actividades a realizar en 2014, en materia archivística. Se logró un avance del 50% en la elaboración de los elementos del programa, el cual contempla la 100% de elaboración de las TRD y el manual de avance en el archivo en donde se especifica el marco proceso conceptual y normatividad vigente en materia archivística. Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 5 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> Componente y Estrategias Administración del Riesgo Actividades Avance al 31 de Agosto Sistematizar el proceso de consulta para elegir los aspirantes a la designación de los cargos de Rector, Decanos, Directores de Programa y elección Representantes Docente ante el Consejo Académico y Consejo Superior, 100% de cumplimento en la actividad. e implantar acciones que permitan mayor trasparencia, agilidad y eficiencia del proceso, con identificación digital de los votantes y mecanismos de seguridad en los tarjetones en el proceso de consulta. Meta 2014 Proceso de consulta mejorado y sistematizado, con mecanismos que garanticen seguridad y transparencia Responsable Fecha Final Secretaria General 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 6 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> Componente y Estrategias Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Responsable Fecha Final Identificación digital de los votantes en el proceso de 100% de cumplimento en la actividad. consulta. Proceso de consulta mejorado y sistematizado, con mecanismos que garanticen seguridad y transparencia Secretaria General 19/12/2014 Mecanismos de seguridad en los tarjetones en el proceso de 100% de cumplimento en la actividad. consulta. Proceso de consulta mejorado y sistematizado, con mecanismos que garanticen seguridad y transparencia Secretaria General 19/12/2014 Administración del Riesgo Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 7 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Componente y Estrategias Administración del Riesgo Actividades Constituir Comité de Gestión de Buen Gobierno para dar cumplimiento y hacer seguimiento a la política de desarrollo administrativo, “Transparencia, Participación y Servicio Ciudadano (Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano)”, “Gobierno Electrónico”, “Rendición de cuentas”, “Gobierno Abierto (IGA)”, “Racionalización de trámites”, “Relación con los Órganos de Control”, “Eficiencia Administrativa y cero papel”, “Planeación estratégica (Seguimiento al Plan de Desarrollo e informe de gestión)” Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Responsable Fecha Final Creación del Comité de Gestión Buen Gobierno, implementación y mantenimiento de sus acciones y programas. Realización de dos (2) reuniones del Comité de Gestión Buen Gobierno. Constitución del Comité y su operacionalidad periódica Secretaria General 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 8 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Componente y Estrategias Administración del Riesgo Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Para este proceso de se realizó una capacitación con un funcionario de la oficina de contabilidad y división de Gestionar ante la Gobernación sistemas, para mejorar las condiciones de 100% de de Bolívar la verificación de pago verificación y legalización de los avance en el documentos recibos en la oficina de de estampilla Pro cultura. proceso contabilidad como es el caso documento estampilla. Realizar veeduría permanente mediante el acompañamiento de la Oficina Asesora de Control Interno en los procedimientos de baja de activos, concurso de docentes y procesos de elección popular. Se realizó veeduría al 100% de las 36 solicitudes recibidas por la Oficina Asesora de Control Interno en los procedimientos requeridos. 100% de veedurías solicitadas atendidas Responsable Fecha Final Jefe División Financiera 19/12/2014 Jefe Oficina Asesora de Control Interno 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 9 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Componente y Estrategias Actividades Gestionar optimización de verificación de la vinculación personal docente administrativo, para trámite matrículas por parte de División Financiera. Avance al 31 de Agosto la de y de la Administración del Riesgo Desarrollar oportunamente el proceso de verificación del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución de contratos de Comisiones de Estudios otorgadas a docentes y funcionarios de la Institución. Meta 2014 En este punto se gestionó con la oficina de la División Financiera y el proveedor que está facilitando los sistemas de información a la Universidad de Cartagena para que en los comprobantes de pago aparezca la relación familiar con el 100% de estudiante que se encuentra cursando en avance en el la Universidad. Es decir con esto se buscó proceso que los descuentos se vean reflejados de manera inmediata en los comprobantes sin que las personas tengas que traer documentos Se realizó el proceso de exigencia de requisitos y verificación del cumplimiento de los mismos al 100% de las comisiones de estudios otorgadas a docentes y funcionarios. 100% de avance en el Adicionalmente, desde la División de proceso Recursos Humanos, se hizo el seguimiento de lo que deben entregar otras dependencias involucradas en este proceso. Responsable Fecha Final Jefe División Financiera y Jefe División de Sistemas 20/12/2014 Jefe División de Recursos Humanos 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 10 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> Componente y Estrategias Responsable Fecha Final La legalización del contrato de la comisión sabática otorgada a docentes, se Verificar el cumplimiento de los desarrolla efectivamente con la exigencia requisitos para legalizar los y verificación de requisitos estipulados 100% de Contratos de Comisión Sabática para el disfrute de la misma en un 100%. avance en el otorgadas por el Consejo proceso Superior de la Universidad a sus Desde la División de Recursos Humanos, se continuará supervisando el docentes. cumplimiento de lo indicado en los contratos de comisión sabática. Jefe División de Recursos Humanos 19/12/2014 En el primer trimestre de 2014, se realizó la primera jornada de seguimiento a riesgos, indicadores, acciones de mejora, procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de 3 seguimiento Cartagena (SIGUC). Monitoreo permanente Realizar seguimientos permanente al mapa de riesgo de las causas de Durante el segundo semestre del año, a mapa de riesgos de corrupción de corrupción de la institución. riesgos desde la División de Calidad, se continuó con la ejecución de las jornadas de seguimiento y monitoreo permanente. Cumpliendo con un 100% de avance en el proceso. Jefe División de Calidad y Responsables del proceso respectivo 19/12/2014 Se ha avanzado en un 57,14% del total de Ejecutar el plan anual de auditorías programadas, quedando lo que 100% de Auditorias de gestión auditorías de gestión. falta del año para la entrega de los cumplimiento informes restantes. Jefe Oficina Asesora de Control Interno 19/12/2014 GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Administración del Riesgo Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 11 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Componente y Estrategias Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Se cumplió con la meta de esta actividad Evaluación y seguimiento al plan en un 100%. 12 reuniones Auditorias de gestión de auditorías de gestión. realizadas Implantación de una política disciplinaria preventiva Sensibilizar a los servidores públicos de la Universidad de Cartagena el cumplimiento del Código de Ética y de Buen Gobierno, en las inducciones y re inducciones a empleados. La Oficina hizo su participación en la segunda inducción realizada el 3 y 4 de 2 septiembre cumpliéndose el 100% del participaciones programa establecido La Oficina ha desarrollado un 33.3% de las Socializar los efectos circulares colgadas en página web, 3 circulares sancionatorios de las conductas seguiremos fomentando la publicación del publicadas en que comportan una situación de resto de circulares antes de terminar el página web año. carácter disciplinario. Responsable Fecha Final Jefe Oficina Asesora de Control Interno 19/12/2014 Jefe Oficina Asesora de Control Disciplinario 19/12/2014 Jefe Oficina Asesora de Control Disciplinario 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 12 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Componente y Estrategias Implantación de una política disciplinaria preventiva Uso de TIC´s Actividades Atender las peticiones de las conductas que comportan una situación de carácter disciplinario dentro de los términos legales y asesorar a las Unidades académicas cuando lo requieran. Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Hasta el 30 de abril se ha cumplido con los términos del 100% de cada uno de los apoyos solicitados por otras 100% de dependencias, los cuales suman un total consultas y peticiones de 17, al igual que las 30 situaciones atendidas registradas por comportar presuntamente oportunamente un hecho disciplinario, a las cuales se le ha dado el respectivo tratamiento a la luz de la Ley 734 de 2002. Responsable Fecha Final Jefe Oficina Asesora de Control Disciplinario 19/12/2014 Implementación de la Se presentaron tres propuestas y se está 100% de Jefe Sección de automatización del trámite de a la espera de su aprobación por parte de Archivo y tramite correspondencia interna la nueva administración. Correspondencia automatizado electrónica. 19/12/2014 Se implementó un nuevo software para los Implementar el servicio de procesos académicos. Está en proceso de 100% de Certificado en línea, para la implementar el nuevo módulo de tramite obtención certificados certificados en línea. automatizado académicos mediante la web 30/08/2014 Jefe Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 13 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES Componente y Estrategias Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Dado que el sofware de la universidad de Cartagena se encuentra en trámite, este Gestionar ante las entidades proceso de punto de pago se encuentra 100% de financieras el trámite de pago en suspendido. Sin embargo se tiene en los avance en el línea de matrículas y puntos de inclusión y mejora de la proceso proveedores. sistematización de la Universidad de Cartagena Uso de TIC´s Este proceso se encuentra en trámite Descentralizar la emisión de paz debido que el proveedor del sofware está 100% de y salvos financieros a en los respectivos ajustes para poder avance en el generar los paz y salvos por la página web. estudiantes. proceso Publicar el procedimiento de Circulares y comunicación interna en la Procedimiento entrega de certificados laborales página web institucional para la expedición publicado en la página web institucional. de certificados laborales. Responsable Fecha Final Jefe División Financiera 19/12/2014 Jefe División Financiera 19/12/2014 División de Recursos Humanos/Jefe Sección de Personal 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 14 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> Componente y Estrategias ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES Uso de TIC´s Actividades Avance al 31 de Agosto Circulares, comunicación interna en la página web institucional y entrega de Fomentar la utilización de la folletos a los usuarios para descargar la plataforma SYSNOM. colilla de nómina a través del SYSNOM. Meta 2014 Responsable Fecha Final Campaña de fomento desarrollada División de Recursos Humanos/Jefe Sección de Personal 19/12/2014 División de Recursos Humanos/Jefe Sección de Selección y Capacitación 19/12/2014 División de Recursos Humanos/Jefe Sección de Selección y Capacitación 19/12/2014 Jefe Centro de Admisiones, Registro y Control Académico 19/12/2014 Permanentemente se reciben certificados Simplificación de la entrega de de estudios de capacitación y educación Procedimiento certificados de estudios de formal a través de correo electrónico optimizado institucional. capacitación y educación. Racionalización de Tramites Permanentemente se les facilitan a los Simplificación del trámite de usuarios las inscripciones a las inscripción en las capacitaciones capacitaciones a través de correo Procedimiento o acciones formativas del Plan electrónico institucional y/o por vía optimizado telefónica. Institucional de Capacitación. Registrar en el SUIT los trámites de procesos misionales Está previsto el registro de los trámites priorizados: Reingresos y para el día 30 de septiembre de 2014. transferencias de estudiantes de programas de pregrado y posgrado. Tramites priorizados registrados Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 15 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES Componente y Estrategias Actividades Desarrollar campañas de revisión permanente de los procedimientos y demás elementos de procesos para identificar oportunidades de mejora en cuanto a trámite y prestación del servicio. Racionalización de Tramites Avance al 31 de Agosto Meta 2014 En el segundo semestre, se continúo con la ejecución de las jornadas de 100% de seguimiento, monitoreo permanente a avance en el riesgos, indicadores, acciones de mejora, proceso procesos y procedimientos del SIGUC. Este punto se encuentra en trámite debido que la disponibilidad presupuestal de la universidad se encuentra baja y estamos a la espera para empezar a realizar los Descentralizar un punto de trámites en cuestión de asignación, atención de la División de dotación de salón, equipos, mobiliarios de Nuevo punto de atención en Financiera en el campus de la la oficina y personal que se encarga de la funcionamiento Universidad (San Pablo). atención al público. Responsable Fecha Final Jefe División de Calidad y Responsables del proceso respectivo 19/12/2014 Jefe División Financiera 19/12/2014 De acuerdo a lo programado se contempla la puesta en funcionamiento de este nuevo punto de atención para el 2015. Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 16 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> Componente y Estrategias Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Responsable Fecha Final Tramite optimizado Jefe División Financiera/Jefe Centro de Admisiones 19/12/2014 ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES Para este proceso se implementó un video institucional, con el fin de que los estudiantes nuevos conozcan el proceso de matrícula financiera. A su vez desde la División Financiera y el Centro de Admisiones, Registro y Control Académico, se realizó un cronograma del proceso de matrículas para el periodo académico, en el que se dispone un día para las matrículas de los estudiantes de Optimización de los trámites y acuerdo al programa académico. Racionalización de servicios relacionados con el Lo anterior evita la aglomeración de proceso de matrícula de los Tramites personas en extensas filas y traumatismos estudiantes Primíparos. en el desarrollo de este trámite, al disponer de un día de atención particular y específico para realizar el trámite de matrículas de los primiparos de cada programa académico. Por otra parte se estableció un programa de mejoramiento con los estudiantes de noveno semestre del programa de administración industrial. Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 17 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES Componente y Estrategias Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Responsable Fecha Final En los campus de San Agustín, Piedra de Bolívar y San Pablo hay oficinas de Salud Ocupacional y sus profesionales cubren los otros campus. Racionalización de Tramites Descentralizar la prestación de los servicios de atención medica de la Sección de Salud Ocupacional. Las actividades la prestación de los servicios de atención médica de la Sección de Salud Ocupacional se programan para cada campus en fechas diferentes. División de 100% de Recursos avance en el Humanos/Jefe Sección de Salud proceso 19/12/2014 Ocupacional Se espera a final de 2014 darle cumplimiento a la programación. Por otro lado se solicitó la visita a sedes fuera de la Ciudad. Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 18 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES Componente y Estrategias Racionalización de Tramites Actividades Avance al 31 de Agosto Optimización del procedimiento de contratación de funcionarios a término definido, estudiantes en pasantías, aprendices del SENA y el procedimiento de reintegro de situaciones administrativas. Se realizó eficientemente el proceso de vinculación de funcionarios a través de la modalidad de contrato a término definido, estudiantes que realizan pasantías y estudiante del SENA. Se realizó la extensión de los contratos a término definido hasta fin de año. Se racionalizó el trámite mediante notificación vía correo electrónico sobre las extensiones de contratos. Con oportunidad se desarrolló el proceso de reintegro a funcionarios de la Institución. Atención en tiempo legal de las peticiones cuya respuesta depende de la sección de Reducir los tiempos de prestaciones económicas. Actualmente se respuesta a los requerimientos elabora respuesta inmediata en los que que se expiden, en la Sección de tiene que ver con peticiones dirigidas a esta Sección de otras dependencias de Prestaciones Económicas. esta Universidad. Simplificación de la prestación Las citas médicas se solicitan el mismo del servicio de citas médicas de día, y la atención es inmediata. la Sección de Salud Ocupacional. Meta 2014 Responsable Fecha Final Tramite optimizado Jefe División de Recursos Humanos 19/12/2014 Tramite optimizado División de Recursos Humanos/Jefe Sección de Prestaciones Económicas 19/12/2014 Tramite optimizado División de Recursos Humanos/Jefe Sección de Salud Ocupacional 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 19 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> Componente y Estrategias Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Responsable Fecha Final Formalizar el grupo de apoyo institucional. Establecer las orientaciones y cronograma para la rendición de El jueves 30 de enero de 2014, fue cuentas. realizada la audiencia pública de rendición RENDICIÓN DE CUENTAS Aplicar una estrategia de de cuentas para el periodo 2012-2 a 2013comunicaciones de la rendición de 1. En esta actividad fueron presentados a cuentas. la comunidad los resultados y el análisis Convocar a Rendición de cuentas. de las metas alcanzadas en cada uno de los procesos misionales. Identificar interlocutores y grupos De acuerdo con el ritmo organizacional, la de interés de la Universidad. Gestión pública transparente y participativa las actividades de preparación y ejecución Extensión de invitaciones a la de la audiencia pública de rendición de ciudadanía. cuentas se concentran al finalizar el año o Generar espacios de dialogo entre comienzos del siguiente año. la institución, la comunidad universitaria y la ciudadanía en Para la RC del periodo 2013:2 a 2014:1:2 Se formó el grupo de apoyo institucional, general. el cual también hace parte del comité de Elaborar y publicar Informe de gestión de buen gobierno. Rendición de Cuentas. Jefe Oficina Asesora de Planeación, Secretaria Cronograma y General, Oficina guía de trabajo Asesora de elaborada, Control Interno, Plan de División de Comunicacio- Comunicaciones nes y Relaciones Públicas, División de Calidad y Mejoramiento Institucional. 31/01/2015 Realizar la Audiencia Pública de Se creó el cronograma y estrategia de comunicaciones para la rendición de Rendición de cuentas. Evaluar y elaborar un Plan de Mejoramiento a partir de la evaluación de la rendición de cuentas. cuentas del periodo 2013:2 a 2014:1:2 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 20 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Componente y Estrategias Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Construir elementos adicionales de control de la gestión realizada Creación y aplicación de un nuevo Elementos por la Secretaria General, para indicador de medición. adicionales de hacer el seguimiento al control funcionamiento del construidos procedimiento de PQRS. Gestionar el fortalecimiento y optimización del software del Fortalecimiento procedimiento de PQRS del incluyendo opciones que procedimiento de permitan mejor análisis de PQRS resultados y utilización del mismo. Socialización, capacitación y sensibilización del procedimiento PQRS Solicitud a la División de Sistemas de la adecuación del módulo del procedimiento Software del de PQRS con listado de posibles mejoras procedimiento PQRS encontradas. optimizado Responsable Fecha Final Secretaria General 19/12/2014 Secretaria General 19/12/2014 Elaborar cronograma de visitas de sensibilización, socialización y capacitación a las Cronograma Elaborado. dependencias de mayor frecuencia en la presentación de PQRS. Una cronograma elaborado Secretaria General 19/12/2014 Realizar visitas de 87% de las visitas programas realizadas. sensibilización, socialización y capacitación programadas. 100% de actividades programadas realizadas Secretaria General 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 21 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Componente y Estrategias Actividades Incentivar la utilización del correo institucional como herramienta para la atención a requerimientos, solicitudes, invitaciones, entre otros que recibe la División de Recursos Humanos. Fortalecimiento de Comunicación Institucional Socializar permanentemente con la comunidad universitaria las instrucciones a los funcionarios sobre los términos legales y requisitos para el otorgamiento de situaciones administrativas. Avance al 31 de Agosto Meta 2014 A través del correo institucional, se fortaleció la comunicación institucional mediante la oportunidad en la atención a requerimientos en aproximadamente 20 100% de diarios. Se está en la fase de avance en el implementación de expedición de proceso certificados laborales y comunicaciones sobre situaciones administrativas a través de la página web. Se planeó y organizó la jornada de inducción para 77 empleados nuevos y re inducción para todos los funcionarios de la Institución los días 3 y 4 de septiembre de 2014, se convocó masivamente a través Desarrollo de de los medios de comunicación campañas de institucional para socializar el socialización procedimiento sobre las situaciones administrativas que se pueden conceder a los funcionarios. Responsable Fecha Final Jefe División de Recursos Humanos 19/12/2014 Jefe División de Recursos Humanos 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 22 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Componente y Estrategias Actividades Desarrollar campañas de socialización de los procedimientos relacionados con el Plan Institucional de Capacitación y Evaluación del desempeño basado en competencias laborales para empleados públicos no docentes y trabajadores oficiales. Fortalecimiento de Comunicación Institucional Avance al 31 de Agosto Meta 2014 Se continúa con la divulgación de la cartilla instructiva del Sistema de Gestión del Desempeño basado en Competencias Laborales, con la publicación del Boletín Informativo interactivo de los resultados Desarrollo de del PIC 2013 y el respectivo cronograma campañas de del Plan Institucional de Capacitación del socialización año 2014. Este último socializado en página web y a través de los correos institucionales. Responsable Fecha Final División de Recursos Humanos/Jefe Sección de Selección y Capacitación 19/12/2014 Todas las actividades son socializadas en los diferentes medios de comunicación División de Socializar permanentemente las con que cuenta la Universidad: correos Desarrollo de Recursos actividades desarrolladas desde electrónicos institucionales, personales, campañas de Humanos/Jefe la Sección de Salud emisora, páginas sociales de la sección socialización Sección de Salud Ocupacional. entre otras. Ocupacional Desarrollar campañas de socialización de información relacionada con los trámites y servicios prestados por la División Financiera. En este punto se está realizando un video institucional para colocarlos en la pantalla de los televisores de la Universidad. Además se está diseñando imágenes alusivas a la división Desarrollo de financiera para colocarlos en la página web campañas de con el fin de informar a toda la comunidad de socialización lo que se hace y en qué oficina le competen. Jefe División Financiera 19/12/2014 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 23 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Componente y Estrategias Actividades Avance al 31 de Agosto Meta 2014 De acuerdo con la planeación en el proceso del plan de incentivos, se realizó por parte de los miembros del Comité de Incentivos, la verificación de evidencias a Aplicar el Plan de Incentivos los funcionarios que alcanzaron 100 100% de establecido para los funcionarios puntos de eficiencia, de acuerdo con los avance en el de la Universidad de Cartagena. objetivos concertados en la evaluación del proceso desempeño del año 2013 dentro del sistema de gestión del desempeño en la Institución. Fortalecimiento de la Gestión del Talento Humano Se tiene proyectado para la primera semana de octubre de 2014, la acción formativa: Gestión para la prestación del Desarrollar capacitaciones en Servicio basada en la ISO 20000 con el 100% de atención al ciudadano a apoyo y participación de la alta dirección y avance en el funcionarios de la Universidad. responsables de áreas; de tal manera, que proceso sea de obligatorio cumplimiento la participación de los funcionarios. Remodelar y adecuar las Adecuación de oficinas del Centro de espacios de atención Admisiones, Registro y Control al ciudadano Académico. Se encuentra en espera de contrato de 100% de obra, y demás documentación para avance en el ejecución del proyecto de remodelación y proceso adecuación del centro de admisiones. Responsable Fecha Final Jefe División de Recursos Humanos 19/12/2014 División de Recursos Humanos/Jefe Sección de Selección y Capacitación 19/12/2014 Jefe Centro de Admisiones, Registro y Control Académico 19/12/2014 Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 24 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Componente y Estrategias Actividades Avance al 31 de Agosto Aplicar encuesta de satisfacción Se aplicó la encuesta del periodo 2013-2 y a los estudiantes de la 2014-1, se está a la espera de los Universidad, cada semestre. resultados de dichas encuestas. Medición Satisfacción de Ciudadanos Meta 2014 Responsable Fecha Final 2 encuestas aplicadas Vicerrector Académico, Jefe de División de Calidad y Mejoramiento Continuo y Jefe de División de Sistemas 19/12/2014 Se diseñó una encuesta para medir la satisfacción de los usuarios con relación a Aplicar herramientas de los trámites y servicios prestados por estas medición de la satisfacción al dependencias. Jefe División ciudadano en relación con los En este punto se está desarrollando con el Financiera y Jefe Centro de trámites y servicios que presta la programa de ingeniera de la universidad Herramientas Admisiones, institución, que resultaron de Cartagena la implementación de un de medición Registro y aplicadas priorizados desde la División de software que identifique el estado de las Control Financiera y el Centro de cuentas, y la relación que se tienen desde Admisiones, Registro y Control la dependencia de la división financiera Académico. 19/12/2014 Académico con otras dependencias etc. Continua en la siguiente pagina> UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 25 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AGOSTO DE 2014 Continuación de página anterior> MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Componente y Estrategias Medición Satisfacción de Ciudadanos Ventanilla Única Actividades Aplicar herramientas de medición de la satisfacción al ciudadano en relación con los trámites y servicios que presta la institución, que resultaron priorizados desde la División de Recursos Humanos. Gestionar la reingeniería funcional de la Sección de Archivo y Correspondencia con Sistema de mensajería con ruta vial y horarios del servicio, Reubicación del Procedimiento PQRS, Centro de Notificación, Centro de Información, Certificaciones, Reforma Locativa. Avance al 31 de Agosto Meta 2014 De acuerdo con la planeación, se está desarrollando el montaje de la encuesta Herramientas sobre clima organizacional a través del de medición aplicativo SYSNOM de la página web. aplicadas De acuerdo con las etapas previstas para la reingeniería funcional de la Sección de Archivo y Correspondencia, se logró un avance del 40% con la elaboración del proyecto acorde con la remodelación 100% de propuesta. Durante el presente año, por avance en el falta de recursos no será llevada a cabo la proceso remodelación e implementación del proyecto. Se espera que para el año 2,015, se implemente. Responsable Fecha Final Jefe División de Recursos Humanos 19/12/2014 Jefe Sección de Archivo y Correspondencia 19/12/2014 [Fin] UNIVERSIDAD DE CARTAGENA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 26