GUIA PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS

Ofinica Inspectorial de Proyectos
Inspectoría Salesiana Ceferino Namuncurá
Argentina Sur
GUIA PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS
La presente Guía para la Elaboración de Proyectos pretende ser una
herramienta que colabore en la reflexión y elaboración de proyectos pastorales.
Es importante resaltar previamente dos cuestiones a tener en cuenta
previo al desarrollo de esta guía, a saber:
-
La importancia de haberse tomado un tiempo previo para
conocer bien la realidad en la que se va a desarrollar el
proyecto. Aunque parezca tiempo perdido, una buena
aproximación diagnóstica de la realidad en la que se va
desarrollar el proyecto enriquecerá mucho la elaboración y
desarrollo del mismo.
-
Es conveniente que la iniciativa que se presenta sea fruto de
una reflexión e intercambio con los distintos actores directos o
indirectos a implicarse en el proyecto (comunidad de salesianos,
los laicos, los destinatarios del proyecto). En caso de que esto
así sea, es importante que este proceso participativo se extienda
para el desarrollo del presente instrumento y de su posterior
ejecución y evaluación.
Hechas estas salvedades, presentamos a continuación la guia para el
desarrollo de un proyecto.
1
¿Cómo empezar a desarrollar un proyecto?
Como dijimos en la primer hoja, es importante tomarnos previamente un tiempo
para conocer la realidad sobre la cual queremos intervenir para transformar. Y
este conocimiento tiene que ser fruto de un proceso compartido por todos los
que, de algún modo u otro, están vinculados con la idea o el fruto de esta. Por
ello la elaboración de un proyecto debe ser un momento compartido por la
comunidad.
Una vez logrado ello podemos poner manos a la obra para desarrollar el
proyecto.
La elaboración de un proyecto es un momento que nos ayudará a reflexionar
en comunidad detalles de lo que queremos hacer. Este momento de reflexión
nos ayudará a ver cuales son las fortalezas y debilidades de la propuesta, que
tenemos y que nos hace falta para concretarlo (no solo dinero) y tantas otras
cuestiones que favorecerán una mejor organización.
Ahora bien: ¿Por dónde empezar? ¿Qué hacer? Será la pregunta de muchos.
A continuación brindamos una síntesis de las partes que comprende la
elaboración de un proyecto, para empezar a ubicarnos en la tarea a
emprender:
Cuadro N° 1: Preguntas básicas para organizarnos en la formulación de
proyectos
POR QUÉ
Se quiere hacer
Contextualización del problema
Justificación del proyecto
QUÉ
Se quiere hacer
PARA QUÉ Se quiere hacer
Descripción de la propuesta
Objetivos generales y específicos.
CUÁNTO
Se quiere hacer
Metas
CÓMO y
CUÁNDO
Se quiere hacer
Actividades, tiempos y responsables
DÓNDE
Se va a hacer
Localización física (ubicación en el
espacio).
A QUIÉNES Va dirigido
CON QUÉ
Lo van a hacer
Destinatarios o beneficiarios.
Recursos (aportes propios y rec.solic.)
2
A continuación comenzaremos a desarrollar la guia que nos orientará en
la elaboración del proyecto.
Comencemos a desarrollar la guía
EL PROYECTO DEBERA COMPRENDER LAS SIGUIENTE PARTES, A SABER
1.
Carta de presentación
2.
Portada
3.
Contextualización del problema
4.
Justificación del proyecto
5.
Descripción de la propuesta
6.
Objetivos
7.
Metas
8.
Actividades, plazos y responsables
9.
Localización física
10. Beneficiarios previstos
11. Recursos
1. Carta de presentación
3
La carta de presentación debe estar dirigida al Padre Inspector, manifestando
en la misma el nombre del proyecto, explicando brevemente de qué se trata y
qué beneficios traerá a la comunidad.
Además se debe expresar el dinero que se solicita para su financiación.
2. Portada
La portada del proyecto debe contener:
Denominación del proyecto (se debe expresar claramente en qué
consiste el mismo, y en lo posible los destinatarios y el lugar donde
se desarrollará). La intención es poder ubicar rápidamente al lector
en lo que se quiere alcanzar.
Institución Responsable: Datos de la congregación ( inspectoría)
Responsable del proyecto: nombre del referente y responsable del
proyecto y de la comunidad salesiana del lugar que asume el tema.
Lugar donde se realizará el proyecto (Barrio, Distrito, Localidad)
Fecha de elaboración del proyecto
3. Contextualización del problema
Se responde a la pregunta ¿Qué?
En este paso es fundamental identificar claramente el
problema que se quiere solucionar mediante el proyecto que se va a
elaborar. Para ello es conveniente partir del contexto general en que
se halla instalado el problema
Para ello será importante citar al lector en la realidad de la zona (desde
lo económico, lo social, lo cultural o bien lo que haga falta expresar en función
del proyecto a desarrollar).
El uso de estadísticas es un aspecto importante para dimensionar bien lo
que sucede en el sector donde se desarrollará el proyecto. El uso de mapas
también ubica al lector en el contexto.
Luego de hacer una contextualización de la realidad donde emerge el
problema, debemos ir “estrechando el campo” hasta llegar al tema que
dimensiona al problema que queremos revertir.
Se puede culminar este punto explicando la dimensión que ha tomado el
problema que pretendemos resolver o mitigar, cómo impacta este problema en
la gente, y porqué es necesario revertirlo.
4. Justificación del proyecto
4
Respondemos a la pregunta ¿Por
qué?
Luego de haber descripto el problema sobre el cual se quiere
intervenir, se debe explicar claramente porqué es importante desarrollar
el proyecto en cuestión para revertir la situación planteada
En este punto es conveniente resaltar:
-
La importancia del problema, su incidencia, el peligro que
representa, es decir, los efectos que ocasiona. Este punto
deberá demostrar que el problema “vale la pena ser
resuelto”.
-
Señalar la razón del problema, a qué se debe su existencia, es
decir, las causas que lo generan. Este conocimiento es la base
para la solución o soluciones que plantean. (el proyecto debe
apuntar a revertir de un modo u otro esta/s causa/s.
-
Hacer una descripción detallada de la situación general actual,
qué los llevó a ustedes a pensar en este proyecto.
Respecto de la situación prevista al finalizar el proyecto propuesto:
-
Qué se espera resolver con la implementación del proyecto,
qué imagen del futuro tienen ustedes con el proyecto
implementado.
-
Por último, se puede incorporar alguna justificación
doctrinaria o técnica que de fuerza a la idea de
implementación del proyecto.
5. Descripción de la propuesta
Para introducir la lector en lo que será el proyecto, conviene describir:
-
En qué consistirá el proyecto
-
Antecedentes existentes
-
Quiénes serán los beneficiarios directos e indirectos
(cantidad y características)
-
Con qué fortalezas contamos para desarrollar el mismo
-
La participación y el proceso realizado con la comunidad
destinataria.
-
Y demás aspectos que lleguen a transmitir bien lo que se
quiere concretar con la implementación del proyecto.
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6. Objetivos
Se responde a la pregunta ¿Para
qué?
Los objetivos son los logros que se pretenden alcanzar con la
ejecución de una acción.
Es conveniente hacer una distinción entre el objetivo principal o
general y los objetivos específicos:
 Objetivo principal o general: es el propósito central del proyecto.
 Objetivos específicos: son especificaciones o pasos que hay que
dar para alcanzar a consolidar el objetivo general.

Objetivo general:
Es una forma de tener una visión general del tema hacia donde apunta
nuestro proyecto. Puede haber más de un objetivo general.
En el objetivo general se engloba en cierto sentido el o las finalidad/es
última/s que se pretende alcanzar con el proyecto.
 Objetivos específicos:
Los objetivos generales (“las grandes ideas del proyecto”) hay que ir
bajándolas a la realidad, para que sean concretadas. Por ello se elaboran
los objetivos específicos, intentando precisar aún mejor los objetivos
generales.
Conviene que de cada objetivo general se desprenda uno o más
objetivos específicos, que vayan dando noción de ir concretizando la idea
general inicial. Por ello conviene codificar en base al objetivo general. Por
ejemplo: del objetivo general “A” se desprende los objetivos específicos
“A.1.” y “A.2.”.
Hay veces que los objetivos específicos aún resultan muy elevados. Por
ello se incorpora una tercera categoría de objetivos, que son los
objetivos Operacionales, que constituyen en ocasiones un buen nexo
entre los objetivos específicos y las actividades.
La definición de los demás elementos del proyecto y la estructura del
mismo (componentes) se derivan de estos objetivos.
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Los objetivos deben ser realistas, en el sentido que sea razonable
esperar que se logren dentro de los límites de tiempo, dinero y recursos
humanos del proyecto.
Deben redactarse de forma tal que sea posible observar los logros.
Que se pueda evaluar el éxito o fracaso del proyecto.
7. Metas
Se responde a la pregunta ¿Cuánto?
se quiere hacer
Las metas son logros específicos, indican cuánto se quiere lograr
con la realización del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un
ámbito o espacio delimitado.
Permiten determinar el nivel y composición de los insumos, las
actividades que se necesitan emprender y la forma en que se realizaran
esas actividades.
Las metas son fundamentales, para que los objetivos no queden
solo en buenas intenciones, que nunca se concreten.
8. Actividades, tiempos y responsables
Respondemos a la pregunta ¿Cómo? se quiere hacer
Para definir cómo vamos a lograr el/los objetivo/s nos preguntamos:
1. ¿Qué actividades realizaremos?
2. ¿Quiénes las van a realizar? ¿Cómo nos organizamos? ¿Quiénes
coordinarán el grupo, quiénes son los responsables de cada
actividad? ¿Cómo nos distribuiremos las tareas en el grupo para
lograrlo?
3. ¿Cómo lo haremos? ¿Qué actividades nos proponemos y en qué
tiempo?
4. ¿Dónde realizaremos cada actividad?
5. ¿Con quién se realizará cada actividad específicamente?
Los objetivos se “afinan” en un proceso que empieza con ideas a veces
vagas, poco precisas (Objetivos Generales). Luego se van ajustando, se
los define más claramente, evitando de esta forma objetivos muy
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generales imposibles o muy difíciles de alcanzar (Objetivos específicos y
operacionales). Finalmente dichas ideas se deben concretar en una serie
de acciones específicas, ubicadas en el tiempo y el espacio
(Actividades).
Es importante que de cada objetivo general se desprende uno o más
objetivos específicos y que de cada uno de estos se desprenden diversas
actividades que concretarían el mismo. Esta claridad en la secuenciación
de objetivos generales - específicos - actividades ayudará de un mejor
modo a que los objetivos no queden como “lindas ideas” pero que no
fueron viabilizadas a través del proyecto que se ejecuta.
Existen una serie de recursos útiles para organizar la ejecución de
actividades en el tiempo. Dichos recursos son, entre otros: el calendario
o cronograma de actividades y la tabla para la organización de tareas
(Ver anexo)
9. Localización física
Respondemos a la pregunta ¿Dónde?
se quiere hacer
 Consiste en determinar el área en dónde se realizará el proyecto.
Indicar la ubicación geográfica del dentro de la ciudad, Distrito, barrio
o manzana, lugar o zona en donde se desarrollará el proyecto.
10. Beneficiarios previstos
Respondemos a la pregunta ¿A
quiénes? va dirigido
Aquí se debe determinar y caracterizar la población afectada a
quien el proyecto contribuirá a satisfacer una necesidad.
-
Puede haber beneficiarios directos (quienes reciben el
resultado del proyecto) y puede haber beneficiarios
indirectos (los que si bien no reciben el resultado del
proyecto se verán beneficiados con la realización del
mismo)
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Se puede detallar características generales, como su
situación (descripta mediante indicadores), ocupación,
acceso a los servicios, etcétera.
-
Puede suceder que este punto ya se haya desarrollado en el item
“descripción de la propuesta”
11. RECURSOS
Respondemos a la pregunta ¿Con
qué se va a hacer?
En este item debe desarrollarse en dos partes:
Aportes propios: Generalmente en los proyectos que vamos a
desarrollar realizamos grandes aportes, que son importantes
expresarlos puesto que suele interesarle a los organismos
financiadores y además, para “valorizar lo que se tiene”.
Aquí se puede detallar aportes de terreno, recursos humanos,
movilidad, transporte, etcétera. Conviene detallarlos y hacer una
estimación global en dinero, para dar una noción del aporte que se
hace al proyecto
Recursos solicitados: En este punto se señala todo lo que se
solicita para poder concretar el proyecto. Se puede poner todo
junto, o bien señalarlo por item.
En este item es importantísimos no asociar recursos a
dinero, solamente. Hay un sinnúmero de recursos que manejamos en un
proyecto y que no se valoran. Por muchas razones es importante
hacerlo. Por ello, en el anexo brindamos a modo de orientación los tipos
de recursos que se manejan en un proyecto.
En caso de construcciones, conviene poner un plano
detallado de lo que se quiere hacer.
Respecto de los recursos solicitados, se debe adjuntar uno
o más presupuestos sobre los montos solicitados.
Otra información que deseen agregar
Por ejemplo:
9

premios, auspicios, aparición en medios de de Comunicación,etc.

Carta de avales al proyecto (de organizaciones vinculadas al proyecto,
autoridades, etc.)

Fotografías del lugar, donde se emplazará el proyecto, etc.
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ANEXOS
A. TECNICAS QUE APOYAN EL ITEM ‘ACTIVIDADES’
a.1. Calendario de actividades o cronograma
Para realizar el calendario o cronograma del proyecto, existen
diferentes técnicas gráficas de apoyo a la programación que permiten
distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una
captación rápida y global de la secuencias de las actividades.
El más simple y conocido es el diagrama de avance o diagrama de
Gantt. Consiste en una matriz de doble entrada, en la que se anotan:
Veamos un ejemplo
En las columnas, el
tiempo durante el
cual se desarrollarán
esas actividades.

En las líneas, las
distintas actividades que componen el proyecto
Una barra horizontal
frente
a
cada
actividad representa
el período
A.2. Tabla para la organización de tareas
OBJETIVO:
ACTIVIDADES
TIEMPOS
RESPONSABLE
RECURSOS NEC.
B. TIPOS DE RECURSOS
Los recursos humanos. Para ejecutar cualquier tipo de proyecto,
hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las
tareas previstas.
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Esto supone especificar la cantidad de personas, las cualificaciones
requeridas y las funciones a realizar, indicando quién es
responsable de qué y cómo esta distribuido el trabajo. A modo de
orientación, presentamos una pequeña guia para presentar a los
mismos:
a) Equipo del Proyecto (Nombres, edades y funciones)
b) ¿Son todos voluntarios en el proyecto?. Explique.
c) ¿Cómo se toman las decisiones en el grupo para desarrollar el
proyecto?
Cuando la índole del proyecto así lo requiera, hay que indicar la
necesidad de capacitar los recursos humanos que exige la realización del
proyecto.
Los recursos materiales: son las herramientas, equipos,
instrumentos, infraestructura física, etc., necesarios para llevar a cabo el
proyecto.
Los recursos técnicos: son las alternativas técnicas elegidas
como las más indicadas al proyecto, como así también las tecnologías a
utilizar.
Los recursos financieros: consiste en una estimación de los
fondos que se pueden obtener, indicando las diferentes fuentes con que
se podrán contar: presupuesto ordinario, subvenciones, pago del servicio
por los usuarios, ingresos o beneficios, créditos, etc. Es necesario
también establecer un calendario financiero, en donde se indica cada
actividad en determinado momento del proyecto y cuáles son los
recursos financieros necesarios para llevarlas a cabo.
Hay que precisar también, la forma en que se irán obteniendo los
recursos, asegurando el ritmo de operación del proyecto, de modo que
haya una permanente revisión y nivelación entre gastos e ingresos.
C. Material de apoyo para el item: Recursos Solicitados
Cálculo de los costos de ejecución y elaboración del
presupuesto
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La función del presupuesto es la de “asignar recursos”, determinar
la fuente u origen de los mismos y asegurar el desarrollo normal del
proyecto. Por lo tanto vemos que existe una notoria interdependencia
entre presupuesto y actividades.
Nunca hay que llegar a la situación de haber establecido qué
cosas hacer y no saber o tener asegurado con qué hacerlo.
El presupuesto, en cuanto presentación sistemática del costo y
beneficio de un proyecto en unidades monetarias comprende los
siguientes rubros principales, entre otros: Costo de personal: Se calcula
sobre la base del número de personas que participan, en forma
remunerada o no, especificando el tipo de cualificación y la dedicación
que tienen que se requiere en cada caso.
 Dietas o viáticos: Incluye gastos por desplazamiento de las personas
que participan del proyecto (transporte, alojamiento y alimentación),
comunicaciones, etc., necesarios para realizar actividades fuera del
lugar de residencia.
 Locales: por construcción, compra o reacondicionamiento o alquiler
de un local.
 Material y equipo: costo del material, gastos de transporte e
instalación. Mobiliario de oficina, archivos, máquinas de escribir,
calcular, fotocopiadora, etc.
 Gastos de funcionamiento: electricidad, agua, gas. Gastos de
oficina, limpieza, seguros, etc.

Imprevistos: se calcula una suma, sobre la base del 5%
presupuesto de gastos.

Beneficios: en proyectos de índole productiva este rubro debe estar
presente en el presupuesto del proyecto. En otros proyectos de diferente
naturaleza, cuyos ingresos pueden ser en especie (mano de obra, por
ejemplo), deberán cuantificarse en unidades monetarias a la hora de
elaborar el presupuesto de ingresos.
del total del
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