GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA TEMA 10 Aplicaciones informáticas para la gestión comercial

GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA
TEMA 10
Aplicaciones informáticas para la gestión
comercial
1. Introducción
En la realidad de las empresas, gran parte de las tareas que antes
se realizaban manualmente, ahora son realizadas por medio de un
ordenador: Confección de las nóminas, liquidación del IVA,
asientos contables etc.
Trabajar con programas específicos de gestión comercial tiene una
serie de importantes ventajas, como la rapidez, la capacidad de
manejar información, etc.
Existen paquetes informáticos de diversos fabricantes para la
gestión comercial. Casi todos ellos se caracterizan por tratarse de
paquetes integrados, es decir, están constituidos por varios
programas enlazados para realizar diversas gestiones
(contabilidad, gestión de compras, facturación, nóminas, etc.). Esto
se debe a que realmente se trata de gestiones dependientes y
entrelazadas.
Por ejemplo, los datos de identificación de los empleados los puede
necesitar:
 El Dpto. de Personal: para pagar la nómina el empleado.
 El Dpto. Fiscal: Para pagar los impuestos en nombre del
empleado.
 El Dpto. de Formación: Para registrar los cursos y la
Formación que tiene el empleado etc.
En este ejemplo, un paquete informático integrado se basa en la
existencia de una única base de datos de empleados, que puede
ser utilizada y modificada por distintos departamentos o funciones.
De no ser así, cada Dpto. tendría su base de datos de empleados,
y si un empleado cambia sus datos, todos los Dptos. tendrían que
cambiar ese dato, lo que conllevaría un aumento de errores,
lentitud en los procesos, duplicidad de datos etc.
Interfaz de usuario: La interfaz gráfica de usuario, conocida
también como GUI (del inglés graphical user interface) es un
programa informático que actúa de interfaz de usuario, utilizando
un conjunto de imágenes y objetos gráficos para representar la
información y acciones disponibles en la interfaz. Su principal
uso, consiste en proporcionar un entorno visual sencillo para
permitir la comunicación con el sistema operativo de una
máquina o computador.
Interfaz o Interfase entre aplicaciones: En aplicaciones
informáticas la Interfaz envía datos de una aplicación a otra. Por
ejemplo: Interfaz de mercancías recepcionadas en la aplicación de
almacén a la aplicación del Dpto. de pagos.
Migración: Traslado de una aplicación de un ordenador a otro en
condiciones de compatibilidad.
Migrar es también elevar una versión de un producto software a
otra de más alto nivel.
Dos tipos de aplicaciones informáticas:
- Hechas a medida: Diseñada especialmente para ajustarse a las
necesidades de una sola empresa.
- Aplicaciones Generales: Diseñadas para ser válidas para un
gran número de empresas. Cada empresa tiene que configurarla.
Dentro de estas aplicaciones se encuentran los ERP:
ERP, Enterprise Resource Planning: Aplicación que integra
distintos procesos de negocio y administrativos ayudando a
optimizar los recursos disponibles. Está Basado en un mismo
sistema y plataforma tecnológica que comparte, en todos los
ordenadores de la empresa, información útil a las necesidades de
cada departamento. El mas conocido es SAP. Características:
Aplicación modular: Tiene distintos módulos: recursos
humanos, producción, ventas, compras, inventarios etc, y por
ello tiene una amplia funcionalidad al cubrir las necesidades
de las distintas áreas de una empresa
Aporta conectividad entre aplicaciones complementarias:
Un dato modificado en un módulo (recursos humanos por
ejemplo) lo puede ver ya modificado el usuario de otro módulo
(del dpto. fiscal por ejemplo).
Globalidad: permite trabajar con múltiples idiomas, monedas
y compañías.
Flexibilidad: para adaptarse a las necesidades de la empresa
Escalabilidad: Puedo empezar usando un módulo e ir
instalando otros posteriormente, ir ampliando funcionalidad
etc.
Perfiles
profesionales
Salarios y
convenios
Planificación
de turnos
recursos
humanos
Formación
y
desarrollo
Cuentas
a cobrar
Activos
fijos
Análisis
financiero
contabilid
ad
y
finanzas
Contabilidad
general
tesorería
nóminas
CLIENTES
facturación
compras
pedidos
PROVEEDORES
Base
de datos
ventas y
Distribución
Gestión
de
transpo
rte
Análisis
de
ventas
inventario y
fabricación
Plan de
producción
Planificación
recursos de
materiales
Administración
de la calidad
Configuración: Se trata de adaptar una aplicación a las
necesidades específicas del usuario. Es una tarea esencial antes
de trabajar con cualquier aplicación, ya que hay que definir qué
campos nos hacen faltan para la gestión que queremos hacer:
Datos de los empleados, de la empresa, de clientes y proveedores,
definición del método de la valoración de stocks (FIFO o PMP),
asignación de códigos, etc.
2. Ventajas de la informática en la gestión comercial
Estos paquetes de gestión informatizada ofrecen una serie de
ventajas frente a los procedimientos de registro y control
tradicionales, basados esencialmente en la realización por el
procedimiento manual. Integran todo el proceso de compraventa,
registrando toda la información relativa a los proveedores, clientes,
pedidos, facturas, albaranes etc.
- Permite manejar gran cantidad de información.
- Gran rapidez de trabajo.
- Reducción de errores y facilidad en su resolución.
- Permite integrar la información de distintas áreas o
departamentos.
- Supone una reducción de costes en términos de personal y de
tiempo en la toma de decisiones.
3. Funciones
Un buen programa de gestión comercial debe ser capaz de realizar
todas las tareas implicadas en el ciclo de facturación, además de
integrar varias de las tareas administrativas de la empresa. En
cuanto a las funciones propias de la gestión comercial, están:
 Obtención de documentos: A partir de los datos que
introducimos en el programa, éste elabora los documentos
mercantiles propios de toda compraventa: facturas, albaranes,
pedidos etc.
 Gestión de almacenes: El programa registra las entradas y
salidas del almacén, permitiendo obtener en todo momento un
inventario de los artículos, valora el almacén en un momento
dado según el método utilizado (FIFO o PMP), avisa del riesgo
de una ruptura de stock etc.
 Control de las operaciones: El programa proporciona
información para el control, especialmente en el seguimiento de
pedidos, para ver en qué estado se encuentra: enviado,
facturado, pagado etc.
 Mantener la información actualizada: Mantiene al día toda
información de la gestión comercial: cifra de ventas de los
vendedores, volumen de compras efectuado por clientes, etc.
 Obtención de información estadística: Útil para la toma de
decisiones y llevar a cabo un control de las operaciones y
gestión de la empresa.
4. Funcionamiento general
El programa no lo hace todo solo: es el administrativo el que
introduce los datos necesarios para obtener de éste la información
que necesita. Cuando se instala una aplicación de gestión
comercial, lo primero que hay que hacer es Configurarla. De este
modo se adapta a las necesidades de la empresa. Habrá que
configurar también el modo de acceso a la aplicación, y dar de alta
a los usuarios (con usuario y contraseña).
El proceso general de un programa es:
- Introducción de datos:
o Altas: nuevos clientes, productos, proveedores, etc.
o Bajas: clientes a los que dejamos de vender por ser
insolventes, productos que ya no vendemos etc.
o Modificaciones: Cambio en las características de un
producto, cambio de dirección de un cliente etc.
- Proceso o registro de la información: Una vez introducida, el
sistema suele comprobar primero si hay errores en la
información tecleada (fechas correctas, etc.) y guarda los datos
en una base de datos.
- Salida de información:
o Consultas por pantalla de datos
o Listados por impresora de informes, documentos etc.
Además de los documentos propios de las operaciones de compraventa (albaranes, facturas, pedidos, etc.), algunos de los listados
que habitualmente se pueden solicitar son:
 Listado de vendedores y agentes comerciales.
 Listado de clientes.
 Listado de proveedores.
 Ficha de un cliente en particular.
 Ficha de un proveedor en particular.
 Listado de la facturación realizada en un periodo.
 Listado de los pagos en un periodo.
 Listado de las facturas pendientes de cobrar y morosas.
 Listado de existencias en almacén.
 Listado de los artículos cuyo stock es inferior al mínimo de
seguridad.