Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE er es AUTOR: va d os -E NE FA Pr oc ee din gs 3.05 LA GESTION ESTRATEGICA INTEGRAL EN UNA ORGANIZACIÓN DE SERVICIOS SOLIDARIOS. CASO: FUNDACIÓN SOLIDARIA DE LA UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA. UPB rR JOSÉ ANTONIO RIASCOS GONZÁLEZ to Ingeniero Químico, Universidad Pontificia Bolivariana EN EF A Pr o ce ed ing s- De re ch os de Au josea.riascos@upb.edu.co 1154 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE RESUMEN el din gs Para buscar el crecimiento y proyección de cualquier organización se requiere cumplimiento de su misión y visión, la formulación de unas estrategias adecuadas, la efectividad ee de sus procesos, la calidad de sus servicios y/o productos con el compromiso de la dirección y de Pr oc cada uno de los integrantes de la organización FA En este documento la Fundación Solidaria Universitaria de la UPB muestra las etapas NE desarrolladas utilizando enfoques de la Gestión Estratégica integral GESI y el diamante GESI. -E Se inicia con la identificación de los integrantes del equipo de trabajo que desarrollo el proceso, la os contextualización del direccionamiento de la Fundación en los lineamientos definidos por las va d directivas de la Universidad, la descripción del marco teorico del modelo de la Gestión Estratégica er Integral y del diamante correspondiente, para luego plantear el proceso desarrollado definiendo es los escenarios utilizando herramientas como la matriz delfi, definiendo la identidad institucional , rR elaborando el diagnostico estratégico empleando la matriz dofa sistematizada para pasar a to formular las mejores estrategias que ayuden a lograr los objetivos y metas propuestas , se Au propone una organización por procesos para la Fundación acorde con el enfoque de procesos de la de Universidad y para finalizar con la gestión de los resultados se muestran los informes requeridos os por la Universidad incluyendo muestras de los cuadros correspondientes al plan de desarrollo de la re ch fundación 2010-2013, plan operativo 2011y un formato del informe de gestión que debe entregarse al final de este año con los indicadores propuestos que muestran el avance en el logro s- De de los objetivos. Pr o ce ABSTRACT ed ing Palabras claves: Gestión Estratégica Integral GESI, Direccionamiento estratégico. EF A For the growth and projection of any organization requires the fulfilment of its mission and EN vision, the formulation of appropriate strategies, the effectiveness of its processes, the quality of their services and/or products with a commitment of management and of each of the members of the organization. In this document the University solidarity Foundation of the provides displays developed stages using the comprehensive strategic management GESI and the diamond GESI approaches. 1155 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Begins with the identification of the members of the team that developed the process, the contextualization of the addressing of the Foundation in the guidelines defined by the directives of din gs the University, the description of the framework theoretical model of the integrated strategic management and the corresponding diamond to then raise the process developed by defining ee scenarios using tools such as the matrix delfi, defining institutional identity, develop the strategic oc diagnosis using the matrix systematized dofa to formulate better strategies that will help to Pr achieve the objectives and goals proposes an organization by processes to the Foundation in line FA with the approach of the University processes and ending with the management of the results NE show the reports required by the University including samples of the tables for the development -E of the Foundation 2010-2013 plan, operation plan 2011y a format of the report of management os that must be delivered at the end of this year with the proposed indicators that show the progress EN EF A Pr o ce ed ing s- De re ch os de Au to rR es er va d in the achievement of the objectives. 1156 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE 1. Introducción din gs El crecimiento y proyección de cualquier organización implica el cumplimiento de su misión y visión, la formulación de unas estrategias adecuadas, la efectividad de sus procesos, la ee calidad de sus servicios y/o productos y esto implica la declaración de unos objetivos, metas y oc proyectos para la obtención de unos excelentes resultados con el compromiso de la dirección y de FA Pr cada uno de los integrantes de la organización. NE Existen muchos modelos y enfoques muy valiosos e interesantes que aportan en al -E desarrollo al desarrollo del pensamiento y direccionamiento estratégico de las organizaciones. os La Escuela de Ciencias Estratégicas viene empleando desde hace algunos años un enfoque de va d gestión Estratégica Integral que incluye fases relacionadas con la estrategia, los procesos, el es er talento humano y los resultados. rR La fundación que es una organización de carácter solidario fundada hace doce años por to destacados profesionales egresados de la Universidad comprometidos con la acción solidaria y ha Au venido desarrollando actividades específicas como apoyo a personas necesitadas en el campo de de la educación, apoyo alimentario, etc ha visto la importancia de desarrollar un proceso estratégico os que facilite proyectar su crecimiento en todas estas actividades solidarias y con la colaboración de re ch personal de la Escuela de Ciencias Estratégicas, elaboró su direccionamiento empleando el enfoque de la gestión estratégica integral GESI y los lineamientos estratégicos definidos por la ed ing Equipo de trabajo s- De universidad Pontificia Bolivariana en su estrategia genérica y en su visión prospectiva 2004-2016. Pr o ce Para plantear un proceso estratégico es fundamental establecer un equipo de alto EF A desempeño que defina las bases del direccionamiento. EN Este equipo estuvo integrado en un principio por las siguientes personas: Director Ejecutivo de la Fundación Solidaria. Monseñor. Jorge Aníbal Rojas Bustamante Consultor en Gestión Estratégica Integral Magister José Antonio Riascos G Coordinador Administrativo Fundación solidaria Especialista: Albeiro Betancur Decano de la Escuela de Ciencias Estratégicas Especialista William Germán Múnera. 1157 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Profesional de apoyo Administrativo Fundación septiembre 2010 hasta la fecha Administrador : din gs Daniel Medina. Además de estas personas se contó con el aporte de los integrantes del consejo de oc fundación y la construcción de la matriz dofa para la formulación de las estrategias. ee Administración de la fundación para el planteamiento de escenarios futuros , la visión de la Pr A este equipo le correspondió elaborar el proyecto, definir y elaborar las actividades necesarias NE FA para llevarlo a cabo y dejar las bases para su desarrollo. -E Contextualización os (Cena de Gala de la Fundación septiembre 2010)88 va d La Fundación Solidaria Universidad Pontificia Bolivariana, ha conseguido a lo largo de estos er 12 años un sin número de loables y reconocidos logros, en beneficio de la Comunidad Universitaria es y de las poblaciones a las que ésta llega. rR Así pues, en el desarrollo de todos esos logros la Fundación Solidaria UPB ha identificado la Au to necesidad de construir un marco guía, en coherencia con los lineamientos que la Universidad demanda; en este sentido se empieza a dar la construcción del Plan de Desarrollo de la Fundación, de que parte eminentemente los cuatro objetivos prospectivo-estratégico de la Universidad, para con os esto garantizar una unidad de direccionamiento, y así contribuir con el macro proceso de re ch Proyección Social, que como es bien sabido se trata de un componente transversal del Sistema De Universitario. s- Indiscutiblemente, la Fundación Solidaria Universidad Pontificia Bolivariana, ve en el Plan ing de Desarrollo 2011-2013, el mecanismo neurálgico de la Planeación que contiene y expone los ya ed mencionados objetivos prospectivo-estratégicos, funcionales y operativos; las acciones ce estratégicas, los recursos, el cronograma y los indicadores de gestión que se cumplirán para este Pr o caso en lo comprendido entre el 2011 y 2013. EF A Será entonces, el Plan de Desarrollo el que permitirá dar cumplimiento a los tres grandes EN frentes que atiende la Fundación, esto conjugado con la formulación de estrategias que no sólo nos asegurarán la efectividad de la gestión, sino el alcance de ventajas competitivas. 88 Rojas Bustamante Jorge Anibal. Cena de gala Fundación solidaria 2010 1158 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Pensar en el Direccionamiento Estratégico de la Fundación Solidaria UPB, lleva a referirnos a la estrategia genérica: “Hacer de la UPB una Universidad de la generación y transferencia de din gs conocimiento e innovación académico - administrativa, una organización competente y competitiva internacionalmente, a la luz del Humanismo Cristiano y del Ideario Bolivariano”, esto ee es importante en el sentido en que la Fundación Solidaria está comprometida desde su Plan de oc Desarrollo en la contribución con dicha estrategia, que además seguirá dando forma al valeroso Pr proyecto que ya hace 75 años un grupo de estudiantes y profesores de la Universidad Pontificia FA Bolivariana empezaron a construir. NE El Plan de Desarrollo de la Fundación Solidaria Universidad Pontificia Bolivariana, se -E construye a la luz del modelo de Gestión Estratégica Integral GESI, que busca entrelazar la Gestión os de los Procesos, La Gestión de los Resultados, la Gestión del Talento Humano y la Gestión va d Estratégica, todo ello para asegurar la generación de ventajas competitivas, y para el caso generar es er beneficio y valor para sus beneficiarios, y grupo de interesados. to rR 2. Marco teórico del Modelo de Gestión Estratégica Integral Au Toda organización busca generar y sostener ventajas competitivas, que le permitan de proyectarse y aportar responsablemente a la sociedad y para esto se aprovecha de diferentes os procesos como la gestión estratégica, la gestión de los procesos, la gestión del talento humano y la re ch gestión de los resultados que interrelacionados dan lugar a la gestión estratégica integral (GESI) para crear valor para el cliente y las partes interesadas, cuya representación se puede observar en s- De la figura 1. ing Esquemas similares a este son utilizados para evaluar la gestión de las organizaciones de ed categoría mundial a nivel nacional e internacional como enfoque de gestión integral que propone ce la Corporación de Calidad Colombiana y que se emplea para evaluar el premio Colombiano a la EF A Pr o calidad de la gestión. La Universidad Pontificia Bolivariana en su plan de desarrollo 2008- 2010 asumió el EN sistema de gestión integral en los criterios metodológicos para la formulación de este (PDU 20082010)89 89 Plan de Desarrollo Universitario UPB 2008-2010 1159 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE El modelo GESI. En la teoría general de sistemas se define como modelo la representación que puede ser din gs en algunos casos grafica de un conjunto de situaciones o procesos que interactúan para lograr un ee objetivo. oc En la figura 1. Incluyen los siguientes sistemas : la gestión estratégica, la gestión de los Pr procesos , la gestión del talento humano y la gestión de los resultados cuya interacción da lugar a FA la Gestión estratégica integral que se ha denominado GESI.90 NE Como podemos observar en esta representación gráfica los que soportan estos procesos os -E son los seres humanos. er va d Figura 1 to Gestión rR es LA GESTIÓN ESTRATÉGICA INTEGRAL De ing s- Gestión Estratégica re ch os de Au Estratégica Gestión de los procesos Gestión del talento Gestión de lo humano resultados EN EF A Pr o ce ed Integral 90 Riascos Gonzalez Jose Antonio La gestión estratégica integral GESI Editorial UPB (2009). 1160 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Descripción de las partes del modelo. din gs Una corta descripción de los cuatro sistemas es la siguiente: Comenzamos con la gestión del talento humano que es el que soporta la organización. En ee este talento se ve representada toda la cultura de la empresa. oc En este sistema es fundamental sensibilizar a los colaboradores sobre la importancia del Pr proceso y definir los diferentes equipos de alto rendimiento que intervendrán como : el equipo NE FA gerencial, los equipos de mejoramiento de los procesos y los equipos de gestión de los resultados. -E Se debe educar para crear cultura de trabajar de acuerdo con el pensamiento estratégico os planteado desde la dirección de la empresa. va d A las personas en la organización les corresponde plantear el direccionamiento, luego er desarrollar los procesos del día a día para llevarlo a cabo y analizar y gestionar los resultados para es tomar las acciones más indicadas para lograr el crecimiento y desarrollo sostenible que busca toda to rR organización. Au Otro sistema fundamental es la Gestión estratégica que tiene como eje central al cliente y de que está rodeado de varios vértices que componen el diamante de la gestión estratégica integral os GESI como se indica en la figura 2 y que se describirá posteriormente en forma breve. re ch El objetivo de cualquier proceso estratégico es la satisfacción del cliente, quien es el que De finalmente recibe el producto o servicio de calidad que entrega la organización. s- El cliente de hoy tiene una gran cantidad de opciones a su alcance de productos y servicios, y es ing por esto que las estrategias deben estar orientadas a motivarlo para ganar su atención y buena ce ed voluntad. Pr o Otro sistema importante es la gestión de los procesos que indica entre otros aspectos cual es la mejor estructura que debe emplear la organización para llevar a cabo la estrategia y las EF A actividades que en el día a día se deben llevar a cabo por los integrantes de la organización para EN cumplir los objetivos propuestos en la gestión estratégica. Y el último sistema es la gestión de los resultados que busca verificar empleando indicadores de gestión estratégicos y mapas estratégicos el avance y el cumplimiento de los objetivos y las metas 1161 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Para disponer de un modelo de gestión se empleó el diamante GESI como se observa en la figura 2 en este podemos observar varios vértices que se desarrollaran a medida que avance el din gs proyecto y que enunciaremos rápidamente. ee Figura 2 Pr oc EL DIAMANTE DE LA GESTIÓN ESTRATEGICA INTEGRAL NE FA Sensibilizar culturizar Pensamiento estratégico va d os -E Indicadores Estratégicos rR es er y Estructura Pensamiento REit = αi − 0, 14022Pit + 0,Escenarios 54602Tamaño + εit it Diagnostico organizacional estratégico estratégico (0. 0413) (0. 0141)* Au to (Desviación Estándar) = La definición de objetivos y metas La formulación y Selección de Estrategias s- De re ch os de Proyectos estrategicos ed ing La descripción del diamante de la gestión estratégica es la siguiente : ce Como se puede observar este es un modelo circular que comienza en el primer vértice de Pr o sensibilizar o sea inicia con intervención en la cultura al que ya se ha hecho referencia en la EN EF A gestión del talento humano, para continuar siguiendo las manecillas del reloj . El segundo vértice del proceso establece el pensamiento estratégico o sea la visión , la misión y los valores del negocio. Si ya existen la visión y la misión, se debe analizar su vigencia de acuerdo con el estudio del medio ambiente interno y externo y proceder a reformularla, contestando a las preguntas:¿Qué esperamos hacer en el futuro?, ¿para qué lo haremos?, ¿a quién deseamos servir? 1162 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE También es importante revisar los valores de la organización y como se definen, como din gs afectan o se relacionan con los diferentes públicos de la organización. El tercer vértice está relacionado con la definición de escenarios y el diagnostico, oc ee estratégico. Pr Para visualizar con mejores probabilidades de éxito el futuro de la empresa se deben FA plantear varios escenarios posibles que permitan identificar situaciones optimistas, conservadoras NE o pesimistas y sobre los cuales se puedan definir estrategias posteriores. Este escenario así os -E definido servirá para revisar la visión y misión de la organización. va d También es importante analizar los desafíos emergentes que se le presentan a toda er organización en cualquier momento. 91 es Para aprovechar o afrontar estos desafíos la organización debe preparase con visión de futuro y rR estar dispuesta a definir las estrategias que le ayuden a estar adelante y a desarrollarse to sosteniblemente para esto se pueden plantear los escenarios de futuro que crea convenientes y Au establecer el modelo de gestión que facilite su proyección, en la siguiente figura 3 se muestra la de forma como se desarrollarán las diferentes etapas del proyecto. os Se proponen escenarios hasta el 2015 para ser coherentes con la estrategia genérica de la EN EF A Pr o ce ed ing s- De re ch organización. 91 Prahalad C.K Los desafíos emergentes Revista Gestión | V4 Nº 3 | may - jun 1999 | (Research-Technology Management) | Pag. 182 a 191 1163 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Figura 3 din gs PLANEACIÓN POR ESCENARIOS Y ee DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO oc ESCENARIOSFUTUROS Pr PUNTO DEPARTIDA 2005 ….. 2006 2008 2009 2010 CONSERVADOR 20…. 2015 rR es er 2007 va d os -E NE FA OPTIMISTA PESIMISTA Au to PLANES DE ACCION re ch os de DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO De El diagnóstico debe analizar la cadena de valor de la empresa, identificando sus fortalezas y debilidades, haciendo énfasis en aquellas actividades que realmente agregan valor a la ing s- organización. ce ed Continuando con el análisis externo que investigue las oportunidades y amenazas del Pr o entorno, que tenga presente las fuerzas competitivas de la empresa y que revise todas las El cuarto vértice indica definir claramente los objetivos y metas EN EF A variables del macroentorno. 92 92 Porter E. Michael Estrategia y ventaja competitiva Editorial Deusto Barcelona edición 1ª 2006 Pags 222 1164 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Los objetivos son los resultados que la empresa desea lograr a largo plazo. Deben ser coherentes con su misión. Son claves para dirigir de manera eficaz la organización. Además, din gs deben crear sinergia en el equipo de trabajo, los objetivos permiten la coordinación ordenada de las tareas propuestas y ayudan a valorar el desempeño del personal. Hasta donde sea posible, los ee objetivos que se formulen deben ser medibles, razonables y entendidos por todas las personas Pr oc involucradas en su ejecución. NE FA Especialmente, deben estimular y motivar a todo el personal para que los hagan realidad. -E Las metas son puntos de referencia que se deben lograr con el fin de alcanzar, en el futuro, os los objetivos trazados. Son resultados a corto plazo que la empresa debe obtener y sirven, a la vez, va d de instrumentos para controlar el avance hacia el logro de los objetivos definidos previamente. er Las metas deben ser coherentes con los objetivos y, al igual que estos, las metas deben ser rR es medibles, cuantitativas, realistas y respaldar la ejecución de las estrategias. to El quinto vértice busca la formulación y selección de las mejores estrategias. Au De acuerdo con los objetivos planteados y con las metas que de ellos se derivan, se formula la de estrategia, entendida como el curso de acción a seguir que permitirá el desarrollo de los re ch os programas propuestos. Es indispensable formular la estrategia por escrito y en términos lo suficientemente claros s- De de tal manera que sea comprendida a cabalidad por el personal involucrado. ing En la formulación de las estrategias, es necesario considerar las variables estudiadas en el ed análisis del medio ambiente externo e interno. Recuérdese que la calidad de la estrategia depende Pr o ce de la calidad de la información que se haya podido reunir en las etapas previas. A Para la formulación de la estrategia se emplean herramientas propuestas por diferentes EF autores como Fred David Matriz DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas), la EN Matriz PEYEA (Posición estratégica y evaluación de la acción, Matriz BCG (grupo de consulta de Boston), Análisis de brechas, etc. 93. 93 Fred David, Conceptos de Administración Estratégica. Editorial Prentice Hall. Edición 1997 1165 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE A partir de los análisis anteriores, se deben definir las mejores estrategias que hagan cada día más competitiva la empresa y seleccionar cuáles se consideran estrategias funcionales, de diferentes responsables en la organización y las políticas gerenciales que las respalden. din gs negocios, corporativas, basadas en nuevas tecnologías y globales con el fin de asignar los ee Con base en las herramientas anteriores se debe definir qué tipo de estrategias debe emprender oc la organización, pueden ser competitivas, agresivas, defensivas o conservadoras, dependiendo de FA Pr la situación que muestre el diagnóstico. 94 -E NE El sexto vértice tiene relación con los proyectos estratégicos. os Para responder a todo el proceso anterior y a las estrategias planteadas, se deben definir va d proyectos, que son la forma de materialización del plan estratégico. En estos se debe indicar el er objetivo del proyecto, el responsable, el cronograma y, en general, cómo se desarrollará cada uno rR es de ellos. to Los proyectos se deben clasificar en corto (un año), mediano (dos años) y largo (tres años de Au o más) plazo. os Cada proyecto debe tener definido título, coordinador, equipo de trabajo, presupuesto, re ch cronograma, estrategia y objetivo al cual responde. De El coordinador y el equipo de trabajo deben establecer los indicadores de gestión, además ing ed los proyectos. s- del cronograma y el presupuesto que servirán para controlar el desarrollo y avance de cada uno de ce El séptimo vértice está relacionada con la forma como se gestionaran los procesos y que Pr o es uno de los cuatro sistemas de gestión de del modelo GESI y que en el diamante corresponde a la A revisión de la estructura organizacional para llevar a cabo la estrategia.En este sentido decimos EF que la estructura sigue a la estrategia como lo plantean varios autores. EN De acuerdo con los nuevos enfoques de la gestión estratégica integral, se hace necesario invertir la pirámide organizacional y trabajar con un enfoque de procesos de manera que los procesos estratégico y táctico sean los soportes de los procesos de agregación de valor. 94 Dess , Gregory G. , Lumpkin G. T. Dirección estratégica , ed. 1, España: Editorial McGraw Hill , 2003 1166 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE El octavo vértice está relacionado con otro de los cuatro sistemas de gestión el din gs relacionado con la gestión de los resultados y que en el diamante se realizan por medio de los ee indicadores de gestión estratégicos. oc Para controlar los proyectos y en general el proceso estratégico, se deben definir unos Pr indicadores de gestión adecuados que respondan a aspectos como la capacidad de servicio al FA cliente, como la innovación, la capacidad financiera y la eficiencia operacional y los relacionados -E NE con el Balanced Store Card (BSC) propuestos por Norton y Kaplan o cuadro de mando integral. 95 os Los anteriores indicadores se organizan en un mapa estratégico que relaciona er va d sinérgicamente todos los indicadores del BSC. 96 es Una vez elaborados los proyectos se procede a definir los indicadores que se deben tener para to rR hacer un buen seguimiento a cada uno. Au En esta parte del diamante se reinicia el ciclo con seguimiento, control y retroalimentación del de proceso de gestión estratégica integral. Periódicamente saldrán los proyectos desarrollados y se re ch os incluirán nuevos proyectos para cumplir así la visión y misión. s- De 3. Desarrollo del proceso ing Planteamiento escenarios de la Fundación al 2015. ce ed (Cena de Gala de nuestra Fundación 2010)97 Pr o Con el ejercicio de Prospectiva Institucional, cuya primera fase acaba de concluir en el EF A 2010, la Universidad Pontificia Bolivariana entra en la era de las organizaciones que testimonian su 95 EN Riascos G , José Antonio, Botero, Rubén Darío Servicio para la competitividad, El nuevo enfoque estratégico. Editorial UPB. 2ª Edición1997. 96 Kaplan Robert S, Norton David P. Mapas estratégicos Ed. Harvard Business School Publicing Corporation Edición 2004. 97 Rojas Bustamante Jorge Anibal. Cena de gala Fundación solidaria 2010 1167 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE irreductible decisión de asumir conductas proactivas y constructoras de futuro, en el largo plazo. Con este trabajo proclama su criterio de acoger la cultura de planearse mediante una sana din gs articulación de los futuros de corto plazo, a los de más largo horizonte. Puede firmarse que en la ee Fundación UPB el futuro le da la mano al presente. oc Utilizando una herramienta para la definición de escenarios denominada matriz DELFI y en Pr forma sistematizada con la participación de diferentes públicos expertos de la ciudad entre ellos, FA empresarios, benefactores de la Fundación además de asesores y directivos emitieron un número NE determinado de hipótesis, que según ellos caracterizarán el que hacer de la Fundación Solidaria -E UPB al año 2015. Para aprovechar o afrontar estos desafíos la organización debe preparase con os visión de futuro y estar dispuesta a definir las estrategias que le ayuden a estar adelante y a va d desarrollarse sosteniblemente para esto se pueden plantear los escenarios de futuro que crea er convenientes y establecer el modelo de gestión que facilite su proyección, en la siguiente figura 4 rR es se muestra la forma como se desarrollarán las diferentes etapas del proyecto. to Se proponen escenarios hasta el 2016 para ser coherentes con la estrategia genérica de la UPB EN EF A Pr o ce ed ing s- De re ch os de Au hasta ese año . 1168 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Au to rR es er va d os -E NE FA Pr oc ee din gs Figura 4 de Durante los seis meses transcurridos desde cuando se dio inicio a esta primera fase os del Estudio de Prospectiva, han permitido “calibrar” lo que piensan expertos y actores de re ch la Fundación sobre ella y sobre su futuro. Adicionalmente, algunos expertos locales, De nacionales han expresado sus puntos de vista en torno al futuro de la educación superior. s- Todos esos valiosos conceptos, más todos los procedimientos técnicos de la Prospectiva - ing particularmente la llamada Escuela de los Escenarios- han sido ingredientes valiosos para ed plasmar parte valiosa de la carta de vuelo de la fundación hacia los próximos diez años. Es ce así como se llega del análisis y prospectiva de estos expertos a la definición de 25 Pr o hipótesis, de las cuales por la metodología de la Matriz DELFI, se eligen sólo aquellas que A serán clave para ese escenario de Futuro que, se quiere plantear para la Fundación EN EF Solidaria Universidad Pontificia Bolivariana, ellas son: Los lineamientos del escenario 2010-2015 son los siguientes: 1169 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE 1. Mayor conocimiento y vinculación de los egresados, empresa, estado como socios estratégicos. Estabilidad económica y administrativa como empresa social sólida. 3. Alianzas estratégicas Nacionales e Internacionales 4. Suficientes recursos económicos que le permitan atender a un significativo número ee din gs 2. oc de alumnos. Programas asociados para atender a la población estudiantil de estratos 1-2-3, 6. Efectiva y reconocida proyección solidaria en el sistema nacional de la UPB. 7. Operando un reconocido sistema de becas en la UPB. -E NE FA Pr 5. os Los próximos Planes Estratégicos de UPB, para los subperiodos cobijados entre 2005 – 2015, va d encontrarán acá un potente reflector que ilumina la ruta para convertir en objetivos, metas, er estrategias y proyectos la construcción del Escenario Deseable-Factible, a partir de esos planes es operativos. Todo el proceso Prospectivo-Estratégico deberá ser objeto de evaluación y ajustes Au to rR continuos. Identidad Institucional de La identidad institucional la podemos visualizar por medio de los componentes del os pensamiento estratégico como la visión, la misión los valores y el lema de la fundación. re ch Para el desarrollo de estos compontes se emplearon aspectos que diferentes autores proponen s- De sobre lo que debe contener una misión y una visión. ed ing Misión, visión, valores y lema de la fundación solidaria. ce Misión Pr o Fortalecer los valores y el espíritu solidario de los miembros de la Comunidad EN EF A Universitaria de la UPB y sus egresados, mediante el desarrollo de programas, proyectos y acciones estratégicas, como un escenario de proyección solidaria, para la transformación del entorno y del proyecto de vida de los beneficiarios, poniendo a disposición los propios baluartes. • (Revisada el 11 de mayo de 2010 de acuerdo a las observaciones del Consejo de Administración de la Fundación.) 1170 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Visión La Fundación Solidaria Universidad Pontificia Bolivariana se proyecta al 2015 como din gs una Institución consolidada en sus procesos, con amplia cobertura en los frentes de atención, reconocida en el medio por su experiencia, autonomía, flexibilidad, ee credibilidad, pertinencia, calidad del talento humano y su proyección solidaria, oc articulada con proyectos institucionales de la Universidad, para el beneficio de las Pr personas y las comunidades de su objeto social. NE FA (Revisada el 11 de mayo de 2010 de acuerdo a las observaciones del Consejo de -E Administración de la Fundación.) os Valores institucionales va d La Fundación Solidaria UPB, como institución ligada a la Universidad Pontificia Bolivariana, er desde su constitución y como parte del Macro Proceso de Proyección Social, promueve y es apoya los siguientes valores que ha definido la Universidad desde el Espíritu del Evangelio to rR como institución educativa de la Iglesia Católica: Reconocimiento y respeto por cada una de las personas, sin discriminación alguna • La búsqueda de la verdad y el conocimiento • La Solidaridad • La Justicia • La Honradez • La Creatividad e Innovación • La Lealtad • El Compromiso con la paz y el desarrollo del país ce Pr o Lema ed ing s- De re ch os de Au • A Fortalecer el espíritu solidario EN EF Diagnóstico Estratégico Matriz DOFA Uno de los vértices del diamante de la gestión estratégica integral (DGESI) además de la formulación de los escenarios es el diagnostico estratégico en el cual se emplean herramientas muy utilizadas para este propósito como la matiz DOFA que relaciona el análisis interno revisando la fortalezas o capacidades y las debilidades de la organización con el análisis externo en el cual se deben identificar las oportunidades y amenazas en el entorno que rodea la fundación para esto se 1171 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE empleo la matriz DOFA sistematizada que se encuentra en el Banco de objetos informativos y de aprendizaje de la UPB y que facilita el análisis de la información.98 din gs En el cuadro1 que se anexa se indican las principales fortalezas, debilidades, oportunidades y ee amenazas de la Fundacion hasta el año 2010 . os -E NE FA NOMBRE DE LA EMPRESA ANALISIS EXTERNO OPORTUNIDADES AMENAZAS La existecia de egresados empresarios Amplio portafolio gratuito de que puedan vincularse. formación tecnica de la ciudad. Los contactos con otras entidades. No continuidad de los proyectos externos. La ubicación de la oficina y el estar cerca No disponibilidad de espacio físico de la Universidad para funcionar. El número de egresados de la Universidad El aprecio y la aceptación de la Fundación por parte de la Comunidad educativa Gran cantidad de egresados que pueden apoyar económicamente una vez se tengan objetivos de interés para ellos. El interés creciente de la sociedad para hacer de la educación un medio de dignificación y realización personal y social. El posicionamiento y valoración de la sociedad en torno a las acciones que apoya la UPB. rR es er va d MATRIZ DOFA EMPRESA NUMERO ANALISIS INTERNO FORTALEZAS DEBILIDADES Las directivas actuales. Timidez en contactos con organos 1 del estado como Icetex. El éxito de los diez años de existencia. Pocas personas en la Fundación 2 para proyectarse a más alto nivel Propósitos que tiene la fundacion con estudiantes Bajo posicionamiento entre los pobres, lo que mueve ayudas. benefactores empleados de la UPB 3 El pertenecre a la Universidad Pontificia Bolivariana Desconocida para antiguos 4 egresados El reconocimiento en los sectores en los cuales ha Falta de continuidad de personas participado claves dentro de la Fundación. 5 Todo el respaldo pedagógico y administrativo de la Universidad 6 La flexibilidad y agilidad administraiva Pr oc Cuadro 1 to 7 Au Las buenas relaciones con el medio y los contactos que ha logrado La credibilidad de las diferentes entidades en las 9 acciones que realiza 10 Visión y trayectoria del Director de la Fundación ing s- De re ch os 11 Patrimonio que facilita la sostenibilidad 12 Solvencia economica El posicionamiento en crecimiento que ha alcanzado la Fundación, mediante sus programas 13 de proyección social solidaria. Apertura para recibir el apoyo y colaboración de 14 diferentes actores de la sociedad y la universidad. 15 Solvencia economica de 8 ed Definición de objetivos y metas. Pr o ce Como otro de los vértices del DGESI deben definirse los objetivos y metas de la fundación La Fundación Solidaria Universidad Pontificia Bolivariana, que nace por el esfuerzo EF A decidido de un grupo de egresados, liderado por el Rector General de la Universidad, está EN llamada a que su objeto social se enmarque dentro de los lineamientos que la Universidad ha definido en estos ya 75 años de formación integral de seres humanos. 98 http://eav.upb.edu.co/banco/ 1172 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Es por esta razón que los objetivos y metas que resultan de este proceso de prospectiva y Direccionamiento Estratégico aportan de los cuatro objetivos prospectivo din gs estratégicos que la UPB ha definido en su Planeación al 2015 y que se incluyen en el EN EF A Pr o ce ed ing s- De re ch os de Au to rR es er va d os -E NE FA Pr oc ee siguiente cuadro 2.99 99 Plan de Desarrollo de la Fundación Solidaria 2011-2013 1173 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Cuadro 2 OBJETIVOS FUNDACION SOLIDARIA 20102015 Incursionar en proyectos de cooperación internacional oc ee Promover acciones solidarias en beneficio de Beneficiar a1000 estudiantes de la Universidad y personas y comunidades vulnerables por su del Colegio en apoyo Alimentario al 2015. situación económica. Promover acciones solidarias en beneficio de Beneficiar a 5000 personas con otras actividades personas y comunidades vulnerables por su de apoyo solidario. (Jornadas de salud, jornada situación económica. navideña, Entrega de kits escolares) Pr 1. CONSOLIDACIÓN NACIONAL Y FORTALECIMIENTO INTERNACIONAL. Consolidar el sistem a universitario de la Pontificia Bolivariana com o unidad de cuerpo y espíritu. Aum entar la presencia institucional en los escenarios internacionales. METAS Incursionar en 10 proyectos educativos al 2015 (Dos por año) din gs OBJETIVOS PROSPECTIVO-ESTRATÉGICOS NE FA Apoyar a diferentes estudiantes del colegio y Consolidarse como el escenario de proyección la Universidad en su formación por medio del solidaria en cinco programas de formación plan padrino y el programa de becas. profesional de la Universidad. Establecimiento de alianzas con diferentes organizaciones. Diez alianzas hasta el 2015 os 2. CALIDAD, AUTORREGULACIÓN Y PERTINENCIA -E Fortalecer el apoyo financiero por parte de la Respaldo financiero y administrativo por parte de la universidad para el buen desarrollo de los Universidad con 1% de las utilidades de la UPB: frentes que atiende. va d Promover el sentido solidario de los miembros Motivar 2500 entre personas y entidades hasta el de la comunidad Universitaria por medio de 2015. los frentes que atiende. es Participar en redes sociales Elaborar el plan de desarrollo Difusión de la fundación en el medio Participar en cincuenta espacios comunícales hasta el 2015 Tener actualizados y consolidados los estados financieros. Promocionar los programas anteriores para el logro de los objetivos e indicadores propuestos. to rR Elaborar Plan de desarrollo de la Fundación 2010-2015 de Au Fortalecimiento de los procesos contables y financieros de la fundación. Difusión y venta de servicios educativos de la fundación en el medio os Fortalecer la estructura organizacional de la fundación. Mantener el espacio físico donde opera la fundación. Sensibilizar la comunidad universitaria y egresados sobre la importancia de vincularse con la Fundación solidaria como una opción altruista para el beneficio de los demás. re ch 3. MODERNIZACIÓN Y REORIENTACIÓN ACADÉMICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. La cualificación perm anente de docentes, personal adm inistrativo y de apoyo. La consolidación de la plataform a tecnológica de la Universidad. La com unicación, la conservación de la im agen y m em oria institucional. La sostenibilidad financiera de la Universidad. Vincular 150 voluntarios activos hasta el 2015 er Vincular personas y organizaciones en el ámbito de la solidaridad. Contar con un equipo de diez personas con apoyo del voluntariado. Contar con el espacio siempre disponible. Amplio reconocimiento en la Comunidad Universitaria y en la ciudad como una Fundación sólida y de gran impacto Social a través de cinco proyectos. De Vincular personas y organizaciones en el ámbito de la solidaridad por medio de alianzas Sostener las alianzas con las diferentes estratégicas de beneficio social entidades. Vincular personas y organizaciones en el ámbito de la solidaridad por medio de alianzas estratégicas de beneficio social Sostener la alianza con el Sena ce ed ing s- 4. RELACIÓN UPB - EMPRESA - ESTADO COLOMBIANO Pr o La Fundación Solidaria UPB enmarca sus objetivos y metas al pensamiento estratégico de la Universidad, en primera instancia por el compromiso que la primera EF A institución tiene para con la Comunidad Bolivariana, y más allá de eso por la EN responsabilidad que ésta asume desde su constitución, con relación al aseguramiento del Bienestar de los miembros de tal comunidad; en segunda instancia esto se debe a que la Fundación está llamada a una unidad de direccionamiento con la Universidad, para con ello asegurar procesos de calidad, eficientes y eficaces. 1174 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Definición de estrategias. De acuerdo al Diamante GESI y con base en las matrices anteriores se definieron las estrategias din gs que se utilizaran para desarrollar el direccionamiento y los objetivos. ee En el siguiente cuadro 3 se incluyen las estrategias planteadas. oc Cuadro 3 FA os -E NE Plan padrino Alianzas estrategicas con diferentes organizaciones Comunicacional -motivacional y de mercadeo Proyeccion nacional e internacional ESTRATEGIAS FA Financiera Pr ESTRATEGIAS FO os de Au to rR es er va d Personal calificado Infraestructuta fisica Comunicacional empleo de las nuevas tecnologias ESTRATEGIAS DO Vinculación de personal interno Proyeccion internacional Personal de apoyo administrativo ESTRATEGIAS DA Proyecto educativo Procesos contables re ch Estas estrategias generales se llevaran a cabo con programas , proyectos y acciones De especificas como se indican en los objetivos y las metas. s- Estructura Organizacional Propuesta. ing Como se indica en los enfoques estratégicos una vez definida la estrategias y los objetivos ed es importante definir una estructura que facilite el desarrollo de las estrategias y el cumplimiento ce de los objetivos , esto se incluye en el modelo GESI en la gestión de los procesos y el diamante en EF A Pr o la definición de la estructura. Tradicionalmente las organizaciones han tenido estructuras funcionales, pero en los EN momentos actuales uno de los que mejor responde al desarrollo de las organizaciones para lograr su desarrollo y buscar la competitividad con calidad es la organización por procesos u horizontal y que es la que la Universidad ha adoptado en los últimos años. 1175 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE La propuesta de una estructura por procesos que se puede comenzar a consolidar es la indicada en la figura 5 que incluye cinco grandes macroprocesos: Gestión estratégica, din gs investigación e innovación, proyección social y administrativo-financiero. ee Figura 5 oc EJE FUNDAMENTAL: Evangelización de la cultura y el medio universitario MERCADO CLIENTES Gestión Humana Comunicacon y mercadeo Apoyo Administrativo rR Identidad institucional es PROYECCIÓN SOCIAL er va d os Proyecto educativo Gestión Docente Gestión Discente Gestión estratégica ESTRATEGIA DOCENCIA Y APRENDIZAJE Sistema Financiero -E NE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Gestión de la transferencia de conocimiento FA Pr INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN Proyecto de investigación de cooperación internacional para el emprendimiento en comunidades vulnerables to Proyección Solidaria SOCIOS DE VALOR Au EJES CONFIGURABLES: Cultura, Calidad e Internacionalización os de Gestión de los resultados e Indicadores. re ch Otro de las cuatro gestiones que incluye el modelo GESI y que es fundamental para verificar el avance del direccionamiento hacia el logro de los objetivos es la gestión de resultados De que en el diamante se incluye en los indicadores estratégicos que permiten revisar y verificar ese ing s- avance hacia los objetivos. ed Para ser coherente con los requerimientos de planeación de la Universidad los indicadores ce están incluidos en el plan de desarrollo 2011-2013 de la fundación de la cual extractamos una EN EF A Pr o muestra que se incluye en el cuadro 4.100 100 Plan de Desarrollo de la Fundación Solidaria 2011-2013 1176 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE Cuadro 4 OBJETIVOS FUNDACION SOLIDARIA 2010-2015 1. CONSOLIDACIÓN NACIONAL Y FORTALECIMIENTO INTERNACIONAL. Consolidar el sistema universitario de la Pontificia Bolivariana como unidad de cuerpo y espíritu. Aumentar la presencia CRONOGRA MA METAS INDICADORES DE GESTIÓN din gs OBJETIVOS PROSPECTIVO-ESTRATÉGICOS UPB Incurs i onar en proyectos de cooperaci ón i nternaci onal Incurs i onar en 10 proyectos Numero de proyectos Dos educati vos al 2015 (Dos por año) proyectos por por año Promover acci ones s ol i dari as en benefi ci o de pers onas y comuni dades vul nerabl es por s u s i tuaci ón economi ca. Benefi ci ar a1000 es tudi nates de l a Uni vers i dad y del Col egi o en apoyo Al i mentari o al 2015. Doscientos por año Apoyar a diferentes estudiantes del colegio y la Universidad en su formación por medio del plan padrino y el programa de becas. Consolidarse como el escenario de proyección solidaria en cinco programas de formación profesional de la Universidad . Diez alianzas hasta el 2015 Treinta por año Elaborar Plan de desarrollo de la Fundación 2010-2015 3. MODERNIZACIÓN Y REORIENTACIÓN ACADÉMICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. La cualificación permanente de docentes, personal administrativo y de apoyo. La cultura de la planeación y el oc Pr Dos anuales. Documento con el plan de desarrollo. Actalización y consolidación anual Mantener la continuidad del personal os -E Tener actualizados y consolidados los estados financieros. Fortalecer la estructura organizacional de la Contar con un equipo de diez fundación. personas con apoyo del voluntariado. Sesibilizar la comunidad universitaria y Amplio reconocimiento en la egresados sobre la importancia de Comunidad Universitaria y vincularse con la Fundación solidaria como en la ciudad como una una opción altruista para el beneficio de los Fundación sólidad y de gran demás. impacto Social a traves de cinco proyectos. va d er Sostener las alianzas con las diferentes entidades. Sostener las alianzas por los tiempos estipulados Sostener las alianzas por los tiempos estipulados Tener actualizados mensualmente los estados financieros. Estuctura sóida del personal vinculado a la fundación. El numero de usuarios y proyectos por año. El numero de usuarios y proyectos por año. rR es Vincular personas y organizaciones en el ambito de la solidaridad por medio de alianzas estrategicas de beneficio social Numero de alianzas por año. Elaborar el plan de desarrollo Primer semestre 2010 Fortalecimiento de los procesos contables y financieros de la fundación. 4. RELACIÓN UPB - EMPRESA ESTADO COLOMBIANO Numero de beneficiados por año NE Establecimiento de alianzas con diferentes organizaciones. Numero de benefi ci ados por año FA 2. CALIDAD, AUTORREGULACIÓN Y PERTINENCIA ee año to También la Dirección de Planeación de la Universidad solicita que se elabore el plan Au operativo de cada unidad de gestión y en este se hace énfasis en la definición de indicadores el Cuadro 5 re ch os de siguiente cuadro es una muestra de algunos indicadores por objetivo ver cuadro 5 101. PLAN OPERATIVO Fundacion Solidaria 2011 De PLAN DE DESARROLLO INDICADOR METAS Objetivo 1 s- INDICADOR INICIO DEL PROYECTOS PERÍODO ing TRIENIO 2011-2013 2011 ACCIONES ESTRATÉGICAS Nombre del Indicador 2012 2013 Fórmula del Indicador ed 2011-2013 Incursionar en proyectos cooperación internacional de Proyecto educativo 2 2 2 0 Promover acciones solidarias en beneficio de personas y comunidades vulnerables por su situación economica. 600 200 200 200 0 Aciones solidarias Promover acciones solidarias en beneficio de personas y comunidades vulnerables por su situación economica. 3000 1000 1000 1000 0 Aciones solidarias EN EF A Pr o ce 6 Numero de Numero de proyectos por año proyectos por año Numero de Numero de estudiantes beneficiados por beneficiados / año Estudiantes proyectados Número de Numero de perosnas beneficiados por beneficiadas / año Personas Responsable Frecuencia de la de Medición Medición Director Ejecutivo Semestral Director Ejecutivo Semestral Director Ejecutivo Semestral Para hacer un seguimiento continuo al direccionamiento estratégico la fundación debe presentar a la Dirección de Planeación un informe de gestión con las actividades desarrolladas en ese año. Ver formato del informe de gestión. Cuadro 6 102 101 Plan operativo de la fundación 2011 1177 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE de Au to rR es er va d os -E NE FA Pr oc ee din gs Cuadro 6 re ch os 4. Conclusiones La Fundación Solidaria Universidad Pontificia Bolivariana, en coherencia con las De demandas del entorno y de la política de la Universidad reconoce y aplica los lineamientos s- del Direccionamiento Estratégico y la Planeación por procesos, en procura de la ing generación de ventajas competitivas, la consolidación de su quehacer solidario y el ed impacto social que está llamada a generar desde su constitución en aquel quinto Congreso Pr o ce de Ex alumnos Bolivarianos realizado el 21 de mayo del año 1999.103 Para desarrollar este proceso se han utilizado los enfoques propuestos en la Gestión EN EF A Estratégica Integral y el diamante de la GESI. 102 Formato informe de Gestion 2011-2013 103 Rojas Bustamante Jorge Anibal. Cena de gala Fundación solidaria noviembre 18 de 2010 1178 Proceedings del XXVII Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings – Vol. 4, año 2011 ASFAE 5. Bibliografia din gs Riascos Gonzalez, Jose Antonio La Gestión Estratégica Integral GESI (2009) Editorial UPB ee Plan de Desarrollo Universitario UPB 2008-2010 oc Rojas Bustamante Jorge Anibal. Cena de gala Fundación solidaria noviembre 18 de 2010. FA Pr http://eav.upb.edu.co/banco/ -E NE Plan de Desarrollo de la Fundación Solidaria 2011-2013 EN EF A Pr o ce ed ing s- De re ch os de Au to rR es er va d os Plan operativo de la fundación 2011. Formato informe de Gestion 2011-2013 1179