República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Secretaria General GUIA PARA PROGRAMAR LOS GASTOS OPERATIVOS 1. INTRODUCCIÓN Esta guía presenta los elementos a ser considerados por las diferentes áreas de la Entidad en el proceso de programación de los gastos operativos para la próxima vigencia. Es importante tener definidos la totalidad de los gastos operacionales de la Entidad a 07 de agosto, dado que es necesario hacer ajustes sobre los lineamientos de programación y sobre los proyectos de inversión en el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas –SUIFP-, adicionalmente de esta definición previa dependerá la programación de metas sociales y financieras a nivel nacional. 2. AREAS CONSOLIDADORAS Y BIENES Y SERVICIOS A SOLICITAR POR TODAS LAS DEPENDENCIAS Las Direcciones y Oficinas que se relacionan a continuación deben consolidar los requerimientos de las demás dependencias en los temas que les competen: DIRECCIÓN DE SERVICIO DE ATENCIÓN: a) Líneas únicas de atención (llamadas de entrada, llamadas de salida); b) Encuestas de percepción y satisfacción, cliente incógnito, grupos focales (presenciales, virtuales y telefónicos); c) Constatación primaria en terreno; y, d) Atención primaria del servicio (trámites, servicios y programas (presencial, virtual y telefónico). DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO: Organización y logística de Eventos OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES: Elementos y servicios relacionados con divulgación, impresos y publicaciones, material audiovisual, pauta y publicaciones. Bienes y servicios tales como: servicios de campañas de divulgación, servicio de producción de mensajes en radio, servicios audio/visuales, afiches, volantes, libretas para eventos, cuadernos, carpetas corporativas, plegables, stickers, boletines, brochure institucional, cartillas, revistas, libros, portarretratos, abanicos, tacos, colgapuertas, diplomas, escarapelas, rompetráficos, calendarios, planeadores, backing, pendones, bolsas, cajas, tarjetas, bolígrafos. Nota: Estimar lo correspondiente a la distribución de los elementos que se requieran para estas estrategias, y este ítem deberán solicitarlo al área consolidadora Dirección Administrativa. Sede de la Dirección General Avenida carrera 68 No. 64c – 75 PBX: 437 76 30 Línea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080 www.icbf.gov.co República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Secretaria General Nota: El Área de Contratos deberá programar el gasto correspondiente a las publicaciones de avisos relacionados con las licitaciones o concursos. Igualmente, se debe incluir una partida para la publicación de los actos administrativos que así lo requieran normalmente generados por la Oficina Jurídica y la Oficina de Control Interno. Las Direcciones de Gestión Humana y Administrativa manifestaron contar con el análisis respectivo de las necesidades del ICBF en los rubros que les competen, por lo que no se cuenta con un formato para identificar necesidades en Gastos Operativos. Cualquier inquietud o requerimiento adicional deberá solicitarse a los enlaces indicados en la comunicación enviada por Secretaria General. A Cargo de la DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA están los gastos operativos relacionados con: Transporte, papelería y fotocopias y gestión documental. A cargo de la DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA están los gastos operativos relacionados con: apoyo en contratación de servicios (proceso liderado por Secretaria General) y el tema de viáticos que será proyectado por proyecto acorde con la ejecución de la vigencia 2013. 3. GASTOS OPERATIVOS CUYA PROGRAMACIÓN EXCLUSIVA DE LAS AREAS CONSOLIDADORAS ES RESPONSABILIDAD Adicional a los gastos operativos mencionados anteriormente, existen gastos que son de responsabilidad estricta de las siguientes áreas y en los cuales no tiene ninguna participación ninguna de las otras áreas del ICBF. DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA: - Gastos relacionados con la implementación de la carrera administrativa. Gastos relacionados con los programas de capacitación diseñados por ésta dependencia detectados luego de la evaluación de competencias. Dotación del personal que por Ley tiene derecho a ésta. Otros gastos generados por las actividades que por Ley, deba asumir la entidad relacionados con capacitación, bienestar y estímulos. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA: - Materiales y suministros: Elementos e insumos de oficina, papelería. Arrendamientos: Arrendamientos de direcciones regionales, centros zonales Alquiler de vehículos. Sede de la Dirección General Avenida carrera 68 No. 64c – 75 PBX: 437 76 30 Línea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080 www.icbf.gov.co República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Secretaria General - Mantenimiento: Gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles de la Entidad (tanto propios como en arriendo o en comodato). Sedes. Vehículos Servicio de Vigilancia. Servicio de Aseo y Cafetería. - Servicios públicos. - Impuestos y multas: Comprende el impuesto predial, de vehículos y demás tributos, multas y contribuciones a que esté sujeta la Entidad. - Seguros: Costo previsto en los contratos o pólizas para amparar los bienes, muebles e inmuebles, de propiedad de la Nación o de los Establecimientos Públicos Nacionales. Se pueden incluir las pólizas que amparan los riesgos profesionales, a empleados de manejo, ordenadores y cuentadantes, cuyo valor debe ser proporcional a la responsabilidad de su manejo. - Otros: Servicio de fotocopias tanto nivel nacional como territorial. Suministro de gasolina tanto al nivel nacional como territorial. Los relacionados con alquiler de los sitios de reunión, servicio de alimentación y transporte que se requiera para desarrollar las actividades de capacitación y bienestar. OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES: Gastos relacionados con la producción de los programas institucionales tanto radiales como de televisión y demás actividades de divulgación de los programas, impresos y publicaciones definidos por la Dirección y autorizados por la Ley. 4. ESQUEMA COMPLEMENTARIO PARA LA PROGRAMACIÓN DE PERSONAL A TRAVÉS DE HONORARIOS La Secretaría General a través de la Dirección de Gestión Humana realizará el análisis de las necesidades de contratación de personal, de acuerdo a la programación de contratistas que se tiene para la vigencia 2013 y ajustes propuestos para la vigencia 2014, de acuerdo a los criterios previamente requeridos en cuanto a perfiles y funciones asociadas por cada área del ICBF de la Sede Nacional y a Nivel Regional. Sede de la Dirección General Avenida carrera 68 No. 64c – 75 PBX: 437 76 30 Línea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080 www.icbf.gov.co República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Secretaria General 5. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR Teniendo en cuenta que los techos presupuestales por proyecto se encuentran en proceso de definición, es necesario mantener criterios de austeridad y priorización de necesidades. Los recursos solicitados para gastos Operativos no podrán ser superiores a los solicitados en la presente vigencia; igualmente, las áreas que tienen proyectos de inversión financiarán la totalidad de los Gastos Operativos de su propia área, y aportarán de manera proporcional recursos a las áreas transversales que no tienen proyectos de inversión. Todas las dependencias pueden incluir en sus planes cualquier gasto que se ajuste a alguna de las categorías enunciadas anteriormente, siempre y cuando no riña con las normas de austeridad vigentes. Los bienes o servicios que no se programen en este ejercicio seguramente no se podrán financiar. Las solicitudes de los bienes y servicios descritos anteriormente, deben ser diligenciadas por todas las dependencias de la Entidad en los formatos diseñados por las áreas consolidadoras. Las estrategias de carácter Nacional, tales como de Comunicaciones, Gestión Documental, apoyo logístico entre otras, las cuales deban ser replicadas a todas las Regionales, deben ser dimensionadas por el área que las requiera y solicitadas dentro de su Programación de Gastos. El análisis de este tipo de gastos a nivel Regional, lo realizará cada una de las áreas consolidadoras con base en la ejecución presupuestal, incluyendo igualmente un margen de imprevistos. El Gerente de Recurso será cada área consolidadora, quien se encargará de la contratación y seguimiento presupuestal. Sede de la Dirección General Avenida carrera 68 No. 64c – 75 PBX: 437 76 30 Línea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080 www.icbf.gov.co República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Secretaria General 6. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Inicio Envío comunicación por parte de la Secretaria General Las áreas diligencian el formato de solicitud de gastos operativos Las áreas consolidadoras reciben, consolidan, depuran, priorizan y costean las solicitudes de todas las áreas Se realizará un segundo costeo, en caso de ser solicitados Estudios de mercado por el área consolidadora La Dirección de Planeación y Control de Gestión consolidará la solicitud de gastos operativos de la Entidad enviado por cada una de las áreas consolidadoras y las presentará en Comité Sede de la Dirección General Avenida carrera 68 No. 64c – 75 PBX: 437 76 30 Línea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080 www.icbf.gov.co República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Secretaria General El Comité revisa y aprueba la propuesta La Dirección de Planeación y Control de Gestión determina los rubros presupuestales a afectar Fin Sede de la Dirección General Avenida carrera 68 No. 64c – 75 PBX: 437 76 30 Línea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080 www.icbf.gov.co