Fecha de Aprobación 25 de Marzo de 2014 Versión 003 Registro: GTCI-AU112015 SEGUIMIENTO Proceso Informe de Auditoría Interna Formato Auditor Líder o Responsable de Auditoría Código SEG-FOR02 Germán Alberto Moreno González Asesor 1020 grado 16 con funciones de Control Interno (e) Decreto No. 1387 del 22 de junio de 2015 - Minvivienda Equipo Auditor Cliente Auditoria Luz Mary Peñaranda Villamil Subdirectora Administrativa y Financiera Edilberto Pineda Alvarado Objetivo Evaluar la gestión institucional frente a los procesos y procedimientos que se realizan en la gestión contractual de la entidad. Cumplimiento Alcance Criterios y directrices a aplicar Esta auditoría cubre la evaluación de los siguientes aspectos: Los criterios para la realización de esta auditoria son los establecidos en la ley 87 de 1993, ley 80 de 1993, ley 1474 de 2011 y la ley 1150 de 2007, así como los Decretos 019 de 2012, 1510 de 2013 y 1082 de 2015 entre otras normas vigentes. Así mismo, se tendrán en cuenta los procedimientos y formatos correspondientes la gestión contractual que se encuentran aprobados en el sistema de gestión de la calidad de la entidad. Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el grupo de contratos de acuerdo a la normatividad legal vigente. Cumplimiento 100% 21 de diciembre de 2015 100% 24 de diciembre de 2015 23 de diciembre de 2015 Reunión de Apertura Oficina Subdirección Administrativa y Financiera Elaboración Informe Preliminar de Auditoría (sólo equipo auditor) Reunión de Cierre Área de trabajo de Control Interno Oficina Subdirección Administrativa y Financiera Resumen de la Auditoria El Grupo de Trabajo de Control Interno - GTCI realizó el proceso de auditoría a la gestión institucional frente a los procesos y procedimientos que se realizan en la contratación de la entidad; teniendo en cuenta los criterios y directrices a aplicar definidos en la apertura de este proceso auditor. Para la verificación de la contratación institucional, el Grupo de Trabajo de Control Interno seleccionó una muestra de dieciséis (16) contratos del total de los cien (100) celebrados a fecha del 10 de diciembre de 2015, equivalente a un 16%, de los cuales obtuvimos los siguientes resultados: No. del contrato Objeto Contractual Periodo Contractual Prorrogas, adiciones y otros Modalidad de selección Observaciones particulares 1. De acuerdo a las cuatro productos que se deben 5 Prestar los servicios profesionales y de apoyo a la gestión mediante la elaboración, coordinación, implementación y revisión de los proyectos regulatorios de carácter general y particular para los servicios Acta de terminación públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y 06-01-2015 al 10-08-2015 anticipada del aseo previstos en la Agenda Regulatoria indicativa par contrato. el año 2015, en los asuntos de conocimiento y competencia del Experto Comisionado, Dr. Alejandro Gualy Guzmán. entregar mensualmente, solamente se evidencia en la carpeta uno, que es el informe de actividades. Contratación directa 2. En la carpeta no se evidencia el pago correspondiente del mes de enero de 2015, de acuerdo a la factura de venta No. 0043 de enero de 2015. 1. En la carpeta no se evidencia el seguimiento mensual 16 20 Prestar el servicio de vigilancia y seguimiento a nivel nacional de los procesos judiciales que cursen y se presenten en contra y a favor de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - 19-01-2015 al 18-12-2015 CRA, garantizando la información confiable y oportuna de las actuaciones dentro de los procesos judiciales conforme se vayan generando. Contrato de obra a todo costo para la adecuación de una oficina ubicada las instalaciones de la CRA. de los procesos por parte de la firma contratista, éste se N/A 15 días a partir de la firma Adición en el valor del del acta de inicio. contrato. Invitación Pública encuentra en un cd en el archivo general de la entidad. 2. No se encontraron pagos mensuales de acuerdo a la Invitación Pública facturación que realiza el contratista. 1. El contrato se celebró por el rubro presupuestal de Mantenimiento de Otros Bienes, siendo que la oficina es un bien inmueble de la CRA y a la vez en el presupuesto de 2015 existe el rubro de Mantenimiento de Bienes Inmuebles. 2. No se registro la fecha de suscripción de la adición al contrato por valor de $645.000 M/cte. 3. En el informe de actividades aparece que el acta de entrega a satisfacción se recibió el día 09 de enero de 2015. Siendo la fecha real el día 09 de febrero de 2015. 4. No se encuentra soportes de pago del contrato. 5. Falta acta de liquidación del contrato. Fecha de Aprobación 25 de Marzo de 2014 Versión 003 Registro: GTCI-AU112015 SEGUIMIENTO Proceso Formato Código SEG-FOR02 Informe de Auditoría Interna 1. Durante los tres primeras facturas de cobro la representante legal certifica "que se encuentra al día en el pago de seguridad social y parafiscales, en la última 25 Suministrar los insumos necesarios para el mantenimiento preventivo y correctivo de la sede donde funciona la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico (CRA), de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas en el estudio previo, la invitación pública y la aceptación de la oferta. factura certifica que la empresa no cuenta con empleados Desde el 17-02-2015 al 30-10-2015 / Hasta agotar presupuesto. Prorroga hasta el día 22 de diciembre de 2015. de nómina, ni por prestación de servicios, razón por la cual Invitación Pública no esta obligada a realizar aportes a seguridad social ni a parafiscales, igualmente argumenta que ella es pensionada y que los aportes a salud son descontados en la pensión". 2. No se evidenciaron pagos de acuerdo a la facturación que realiza la empresa. 1. El contrato se celebro para mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, dentro de las facturas de cobro aparecen sensores de reversa con cámara para los 27 Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo incluido los repuestos originales, derivados de la actividad de mantenimiento, a los vehículos de la Comisión de Regulación de Agua Potable y 03-03-2015 al 31-12-2015 Saneamiento Básico, de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas en el estudio previo, invitación pública y en el contrato. 4 vehículos, los cuales son accesorios. N/A Invitación Pública 2. Dentro de las facturas aparece el cobro de chalecos reflectivos y cables de iniciar para los 4 vehículos, los cuales no son repuestos. 3. No se evidenciaron pagos de acuerdo a la facturación 36 Suministrar el vestuario y calzado de dotación con destino a los conductores y auxiliares administrativos 18-04-2015 al 18-12-2015 de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA durante la vigencia 2015. 50 Prestar los servicios de soporte técnico y actualización al programas PIMISYS, en los módulos de contribuciones especiales y nómina de la Comisión de 10-06-2015 al 27-12-2015 Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA. que realiza la empresa. 1. No se evidenciaron pagos de acuerdo a la facturación N/A Invitación Pública que realiza la empresa. 68 71 77 N/A Prestar los servicios profesionales para el apoyo de la construcción del Plan Estratégico Quinquenal de la Prorroga hasta el día CRA, para el periodo 2016-2020, de acuerdo con lo 29-07-2015 al 28 12-2015 31 de enero de 2016. dispuesto en el artículo 2.3.6.3.2.6 del Decreto 1077 de 2015. Prestar sus servicios profesionales para el apoyo técnico, a las funciones asignadas a la oficina Asesora 12-08-2015 al 22-12-2015 de Planeación y TIC’s de la CRA, en los requerimientos contemplados en la estrategia de gobierno en línea. Prestar los servicios a la Comisión de Regulación de 10-09-2015 al 22-12-2015 N/A Agua Potable y Saneamiento Básico (CRA), en la elaboración de un documento de compilación que contenga las resoluciones de carácter general vigentes expedidas por la CRA desde el primer día de octubre de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2014, de conformidad con el Decreto 1077 de acueducto, alcantarillado y aseo, excluyendo las de carácter transitorio. Contratación directa 1. No se evidenciaron pagos de acuerdo a la facturación que realiza la empresa 1. No se evidencia la certificación de no existencia de personal de planta, igualmente en el contrato no se Contratación directa menciona. 1. Las actividades que desarrolló en el contrato no se evidencian en la carpeta. N/A Contratación directa 2. No se evidencia los pagos de acuerdo a los informes de actividades que presenta el contratista mensualmente. Contratación directa 1. Dentro de los productos a entregar para el primer pago se exigía socializar el contenido del producto en sesión de expertos, verificado el informe de seguimiento técnico administrativo y financiero, supervisión e interventoría "Formato RGE-FOR36", en el cual se informa sobre las actividades realizadas por el contratista y se certifica el cumplimiento a satisfacción por parte del supervisor, se refleja que la socialización del producto se realizó en la Oficina Jurídica y no en el Comité de Expertos. 2. Para el segundo pago también se exige la socialización en Comité de Expertos del contenido del producto, aparece en el informe de actividades como "fecha a disposición". Código SEG-FOR02 Fecha de Aprobación 25 de Marzo de 2014 Versión 003 Registro: GTCI-AU112015 SEGUIMIENTO Proceso Informe de Auditoría Interna Formato 1. En la certificación de cumplimiento de pagos de seguridad social y parafiscales adjuntada para el concurso de méritos, el representante legal certifica que se encuentra al día en el pago de los aportes de empleados al sistema de seguridad social y parafiscales, y que ha realizado el pago de los aportes en los últimos 6 meses; 79 Realizar el diagnostico, evaluación, planeación e implementación del Sistema de gestión de Seguridad de la información SGSI, basada en la norma técnica NTC-ISO-IEC27001:2013. en las certificaciones para el pago del contrato por parte 21-09-2015 al 20-12-2015 N/A Concurso de méritos de la CRA menciona en las certificaciones que se encuentra a paz y salvo por estos conceptos ya que durante los últimos 6 meses no ha tenido personal vinculado por nómina, por ende no se generan dichos aportes, el documento soporte de la certificación se encontraba firmado por funcionario diferente establecido en la ley 789 de 2002. Sin observaciones 85 Adecuación del centro de cómputo de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – Adición en el valor del CRA, con suministro e instalación de aires 08-10-2015 al 18-12-2015 contrato. acondicionados de alta disponibilidad, de conformidad con las condiciones técnicas exigidas. Licitación pública Sin observaciones 89 Contratar los servicios de consultoría para la elaboración de un estudio sobre el impacto de la regulación vigente en la prestación de los servicios 60 días calendario a partir públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, en la de 29-10-2015 sostenibilidad, viabilidad y dinámica del sector durante el periodo 2012-2014, de conformidad de las especificaciones técnicas definidas en este documento. 91 Contratar el suministro de combustible para los vehículos de propiedad de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, de acuerdo 03-11-2015 al 31-10-2016 con las condiciones y especificaciones establecidas en la orden de compra 4695 del Acuerdo Marco de Precios. 94 Prestar apoyo de manera autónoma e independiente, en el desarrollo de las actividades de gestión documental, en especial la radicación de 10-11-2015 al 30-12-2015 correspondencia, clasificación, ordenación y descripción de archivos que reposan en la Comisión. 100 Prestar el servicio integral de aseo y cafetería en las instalaciones de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, de acuerdo con las condiciones y especificaciones establecidas en el Acuerdo Marco de Precios N° 5524 de 2015. N/A Concurso de méritos Sin observaciones N/A Selección abreviada Sin observaciones N/A Contratación directa Sin observaciones 09-12-2015 al 31-10-2016 N/A Selección abreviada Observaciones, aspectos relevantes, fortalezas y aspectos por mejorar Fortalezas: 1- Se resalta como fortaleza el cumplimiento oportuno del cargue de la información legal en el SECOP. 2- La Entidad cuenta con un Manual de Contratación que a la fecha de la auditoría se encuentra actualizado. Observaciones: 1.En carpetas de los contratos No. 05 y 71 no se evidencia los productos entregables en cada una de los pagos acordados, de acuerdo a las obligaciones del contratista. 2. En las carpetas de los contratos no se encuentra reflejado los pagos que se realizan en cada uno de los ellos. Se recomienda adjuntar en la carpeta del contrato la relación de pagos que se encuentran en el Sistema Integrado de Información financiera SIIF - Nación. 3. El contrato No. 20 cuyo objeto contractual fue " Contrato de obra a todo costo para la adecuación de una oficina ubicada las instalaciones de la CRA" fue celebrado por un rubro presupuestal diferente al que se encuentra dentro del presupuesto de la entidad. 4. Las certificaciones de paz y salvo en seguridad social y parafiscales de los contratos números 25 79 aportadas por las empresas en el momento de radicar las facturas de cobro de algunos contratos celebrados con la Entidad, no guardan relación con las aportadas en el momento de la presentación de la ofertas en la invitación pública y en un caso la certificación no se encuentra firmadas por las personas autorizadas en la ley 789 de 2002. "Revisor Fiscal y/o Representante legal". 5. En el contrato de mantenimiento preventivo y correctivo en el que se incluyen los repuestos originales de los vehículos, se adquirieron accesorios y otros elementos que no hacen parte de los repuestos. 7. En el contrato No. 77 se realizó el primer pago sin el cumplimiento de la totalidad del producto fijado para el desembolso. Código SEG-FOR02 Fecha de Aprobación 25 de Marzo de 2014 Versión 003 Registro: GTCI-AU112015 SEGUIMIENTO Proceso Informe de Auditoría Interna Formato Hallazgos de auditoria Proceso / Procedimiento / Actividad Ejercicio presupuestal Evidencia del hallazgo Hallazgo El contrato se celebró por el rubro presupuestal de Mantenimiento de Otros Bienes, siendo que la Contrato número 20 de oficina es un bien inmueble de la CRA y a la vez 2015. en el presupuesto de 2015 existe el rubro de Mantenimiento de Bienes Inmuebles. Recomendación del equipo auditor Responsable de la acción de mejora La Entidad deberá realizar las acciones que considere necesarias frente a este hallazgo. Subdirección Administrativa y Financiera Ejercicio de supervisión contractual Diferencias entre las certificaciones de pago de aportes parafiscales en la fase precontractual y contractual. Contratos 25 y 79 de 2015 La Entidad deberá realizar las acciones que considere necesarias frente a este hallazgo. Subdirección Administrativa y Financiera Ejercicio de supervisión contractual Certificaciones de pago de aportes parafiscales firmadas por personas diferentes a las autorizadas en la ley 789 de 2002. Contratos 79 de 2015 La Entidad deberá realizar las acciones que considere necesarias frente a este hallazgo. Subdirección Administrativa y Financiera Fase precontractual No se evidencia la certificación de no existencia de personal de planta. Contratos 68 de 2015 La Entidad deberá realizar las acciones que considere necesarias frente a este hallazgo. Subdirección Administrativa y Financiera Ejercicio de supervisión contractual Adquisición de accesorios y otros elementos que no hacen parte del contrato de "Mantenimiento Contrato número 27 de preventivo y correctivo de vehículos incluido los 2015. repuestos originales". La Entidad deberá realizar las acciones que considere necesarias frente a este hallazgo. Subdirección Administrativa y Financiera Ejercicio de supervisión contractual Pago del primer desembolso por la entidad, sin el Contrato número 77 de cumplimiento de la totalidad de las obligaciones 2015. pactadas en el contrato. La Entidad deberá realizar las acciones que considere necesarias frente a este hallazgo. Subdirección Administrativa y Financiera Conclusiones del equipo auditor Se evidencia debilidades en las diferentes etapas del proceso contractual de la Entidad. Lista de Distribución N° Copia - Cargo - Nombre Dirección Ejecutiva Subdirección Administrativa y Financiera N° Copia - Cargo - Nombre una copia una copia NOTA: Este informe se comunicará después de la auditoría ÚNICAMENTE al personal relacionado en la lista de distribución y no será divulgado a terceros sin la autorización escrita de los líderes de los procesos involucrados y del cliente de la auditoría. ORIGINAL FIRMADO Germán Alberto Moreno González Responsable de la Auditoría ORIGINAL FIRMADO Luz Mary Peñaranda Villamil Auditado ORIGINAL FIRMADO Edilberto Pineda Alvarado Auditor