Contabilidad: Cuenta

LA CUENTA.
La cuenta en general.
Las cuentas son el conjunto de registros en donde se va a describir en forma detallada y ordenada la historia
de cada uno de los conceptos que integran el estado de situación financiera y el estado de resultados. También
se pueden definir como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos individuales
que integran los estados de situación financiera y el estado de resultados.
Por lo tanto, las cuentas pueden ser de activo, pasivo, capital y resultados. Las cuentas de resultados, o de
operación, se van a referir a los ingresos, costos y gastos del ente económico.
En las cuentas se suma y resta el monto de las operaciones y para hacerlo, es necesario establecer varias reglas
que indiquen la historia de cada uno de los conceptos que integran los estados financieros, como sigue:
1.− El nombre de la cuenta debe corresponder al concepto cuya historia o relación se van a llevar; por
ejemplo, la cuenta efectivo se asignará al dinero que estará en la caja de la empresa; banco, al dinero que
estará en la cuenta de cheques, etc.
2.− A cada cuenta se le destinará una hoja separada por la mitad, como sigue:
Nombre de la cuenta
− Al espacio izquierdo se le llama debe y a la suma de − Al espacio derecho se le llama haber y a la suma de
las cantidades anotadas en este espacio se le llama
las cantidades anotadas en este espacio se le llama
movimiento deudor.
movimiento acreedor.
− La diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor se llama saldo.
− Si el movimiento deudor es igual al movimiento acreedor el saldo será cero y se dice que la cuenta está
saldada.
− Si el movimiento deudor es mayor que, el acreedor, − Si el movimiento acreedor es mayor que, el deudor,
se llama saldo deudor.
se llama saldo acreedor.
− Los registros que se hacen en el lado izquierdo se
llaman cargo o débito.
− Los registros que se hacen en el lado derecho se
llaman abono o crédito.
3.− Las cuentas pueden ser de naturaleza deudora y acreedora.
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Las cuentas de activo son de naturaleza deudora y su saldo natural debe ser deudor. Las cuentas de pasivo y
capital son de naturaleza acreedora y su saldo natural debe ser acreedor.
Si el capital es de naturaleza a creedora y si las utilidades lo incrementan y las pérdidas lo reducen, las cuentas
de ingreso que producen un incremento en el capital son de naturaleza a creedora y se registran en él haber y
las cuentas de costos y gastos que producen un decremento al capital son de naturaleza deudora y se registran
en el debe:
Cuentas de resultados
Debe
Haber
1
Costos y Gastos
Ingresos
Si el saldo de la cuenta de resultados es acreedor, representa una utilidad; por el contrario, si es deudor
representa una pérdida.
Esquemas de cuenta o de mayor.
Para determinar el resultado de una o varias operaciones en forma de apunte, se manejan las llamadas T o
esquemas de cuentas de mayor, que representan una cuenta, destinándose también el espacio del lado
izquierdo al debe y el lado derecho al haber, como se ha mostrado anteriormente.
Para las T, no se requiere destinar una hoja a cada cuenta, sino simplemente un espacio apropiado,
dependiendo de la cantidad de operaciones que se anotarán.
CATALOGO DE CUENTAS.
Concepto.
Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de
identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de
una empresa.
El conjunto de cuentas que semejan en un ente económico se llama catálogo de cuentas. Un catálogo de
cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza. Esto facilita su
localización al clasificar la operación, al hacer el registro y el resumen.
Clasificación.
1. − Activo
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad
de la organización, que por lo general son fuente potencial de beneficios presentes ó futuros.
Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza deudora, con excepciones de las
provisiones, las depreciaciones y las amortizaciones acumuladas, que serán deducidas, de manera separada, de
los correspondientes grupos de cuentas.
2.− Activo circulante
Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total ó parcial con que cuenta la
organización y que puede utilizar para fines generales ó específicos; dentro de los cuales se pueden
mencionar: La caja principal, los depósitos en Bancos y otras entidades financieras; las inversiones
temporales.
3.− Pasivo
Un ente que posee pasivos, tiene la obligación de:
1.− Entregar dinero. (por ejemplo, pagar una hipoteca)
2.− Entregar bienes. (cuando un cliente pagó la mercadería por adelantado)
2
3.− Prestar servicios. (cuando se ha pagado por adelantado)
Características
1.− El pasivo implica una obligación hacia otro ente que debe ser cancelada mediante un sacrificio de recursos
a una fecha determinada.
2.− La posibilidad de evitar el sacrificio futuro implicado por la cancelación del pasivo no esta sujeta a la
voluntad del ente obligado.
3.− El hecho o transacción que obliga al ente ya ha ocurrido.
No es necesario que el pasivo este documentado.
4.− Capital
El capital es la diferencia entre el activo y el pasivo, es decir, entre lo que tenemos y lo que debemos.
Activo = Pasivo + Capital
Capital = Activo − Pasivo
5.− Ingresos
Dentro de los resultados positivos tenemos los considerados ingresos, cuyas características son:
a.− Por lo general provienen de las ventas de bienes o servicios, incluyendo dentro de estas últimas las
operaciones que generan intereses por el otorgamiento de prestamos o financiamiento de ventas, alquiler de
bienes, adquisición de títulos de deuda pública o privada y otro tipo de rentas.
b.− Para obtener ingresos se generan gastos.
c.− Producen un aumento en los activos y/o una disminución en los pasivos
6.− Gastos
Tienen como finalidad obtener ingresos.
Costo es todo sacrificio de recursos económicos, realizado con el fin de aplicarlo a la actividad económica del
ente y por consiguiente relacionado con el objeto del mismo. Producen una disminución en los activos y/o un
aumento en los pasivos.
7.− Ganancias y perdidas
Es el incremento en le patrimonio sin ocasionar un gasto recibe el nombre de ganancia. Por otro lado, la
pérdida es una disminución del patrimonio resultante de la liquidación o expiración de algún valor activo sin
ninguna compensación.
3
8.− Resultados del ejercicio
En las empresas, el resultado del ejercicio puede ser o una Ganancia o una Pérdida. En las entidades sin fines
de lucro, ese resultado puede ser o un Superávit o déficit.
Asignación de claves.
0
1
0101
0102
0110
0111
0112
0113
0119
0120
0121
0129
0130
0131
0132
0133
0134
2
0201
0212
0221
0222
0223
0224
0231
0232
0233
0241
0251
0261
ACTIVO
Circulante
Caja
Bancos
Documentos por cobrar
Clientes
Deudores diversos
Intereses por cobrar
Provisión para cuentas de cobro dudoso
Almacén
Inventario de mercancías
Provisión para inventario de poco movimiento y obsoletos
Seguro pagado por anticipado
Papelería y útiles de escritorio
Intereses pagados por anticipado
Rentas pagadas por anticipado
Propaganda y publicidad
No circulante
Deudores hipotecarios
Depósitos en garantía
Equipo de reparto
Mobiliario y equipo
Edificio
Terreno
Depreciación de equipo de reparto
Depreciación de mobiliario y equipo
Depreciación de edificio
Patentes y marcas
Amortización de patentes y marcas
Gastos de instalación y de organización
1
1
1100
1101
1102
PASIVO
Circulante
Préstamos bancarios
Documentos por pagar
Proveedores
4
1103
1104
1105
1106
1107
1108
1109
1110
2
1201
Acreedores diversos
Intereses por pagar
Gastos acumulados
Impuestos acumulados
Impuesto al valor agregado
Impuesto sobre la renta por pagar
Dividendos por pagar
Prestamos de accionistas
No circulantes
Acreedores hipotecarios
2
2001
2002
CRÉDITOS DIFERIDOS
Intereses cobrados por anticipado
Rentas cobradas por anticipado
3
3001
3002
3101
3201
3300
CAPITAL
Capital
Cuenta particular del dueño
Pérdidas y ganancias
Reserva de reinversión de utilidades
Utilidades acumuladas de años anteriores
4
4001
4060
4061
4062
INGRESOS
Ventas
Ventas brutas
Devoluciones sobre ventas
Descuentos sobre ventas
5
5001
5050
5060
5061
5062
5063
5065
COSTO
Costo de ventas
Mercancías generales
Compras brutas
Devoluciones sobre compras
Descuentos sobre compras
Gastos sobre compras
Costo de ventas
6
6001
6002
GASTOS
Gastos de venta
Gastos de administración
7
7101
7201
OTROS INGRESOS Y GASTOS
Gastos y productos financieros
Otros gastos y productos
LAS CUENTAS DE UNA ENTIDAD COMERCIAL.
CARGOS
ABONOS
5
Caja
1.− Importe del efectivo que el negocio tiene al
iniciarse las operaciones.
1.− El efectivo desembolsado.
2.− El efectivo recibido.
Bancos
1.− Dinero depositado en cuenta de cheques en la
apertura de la cuenta
2.− Depósitos efectuados.
3.− Cobranzas efectuadas directamente por el banco.
4.− Intereses liquidados por el banco.
Documentos por cobrar
1.− Importe de los documentos aceptados por los
clientes o terceras personas.
1.−Importe de los cheques expedidos.
2.− Cantidades que el banco cobra por conceptos de
comisiones por cobranzas, etc.
3.− Transferencias o pagos que se hagan por otros
medios diferentes a los cheques.
2.− Importe de los documentos cobrados o cancelaos.
Clientes
1.− Cobros
1.−Importe de las facturas a crédito provenientes de la
2.− Documentos recibidos en pago.
venta de mercancías.
2.− Intereses que se cargan a los clientes por la
demora del pago de las facturas.
3.− Notas de crédito provenientes de devolución de
mercancías.
3.− Cargos diversos a los clientes como fletes,
maniobras, etc.
4.− Descuentos que se concedan a clientes por el pago
anticipado de su adeudo o rebajas que se efectúen por
volumen en las cuentas.
Deudores diversos
1.− Cobros en efectivo.
1.− Cantidades que se entregan en efectivo.
2.− Documentos recibidos en pago.
2.− Entregas a terceras personas en cuenta del deudor
de dinero o bienes.
3.− Entregas a terceras personas, por cuenta de la
cantidad comercial, de dineros o bienes.
Almacén
1.− Pecio del costo de las mercancías vendidas.
1.− Costo de mercancías cobradas.
2.− Costo de las mercancías recibidas de clientes por
concepto de devolución sobre ventas.
Seguros pagados por anticipado
1.− Importe de las primas de seguro pagadas por
anticipado.
2.− Precio del costo de las mercancías devueltas a los
proveedores.
3.− Importe de las rebajas sobre compras otorgada por
los proveedores como ajuste a sus facturas.
1.− Porción de las primas de seguros que deban
aplicarse a resultados pro haberse devengado con el
transcurso del tiempo.
6
2.− Bonificación sobre las primas de seguro que se
reciban de la compañía aseguradora.
Papelería y útiles de escritorio
1.− Precio del costo de la papelería y útiles de
escritorio consumidos.
1.− Costo de la papelería y útiles de escritorio
comprados.
2.− Precio del costo de la papelería y útiles de
escritorio devueltos a proveedores.
3.− Importe de las rebajas sobre compra otorgadas por
los proveedores.
Intereses pagados por anticipado
1.− Porción de los intereses que deba aplicarse por
haberse devengado por el transcurso del tiempo.
1.− Importe de los intereses pagados por anticipado.
2.− Reducción o cancelación de intereses por pago
anticipado del crédito.
Rentas pagadas por anticipado
1.− Importe de las rentas pagadas por anticipado.
1.− Importe de las rentas que deban a aplicarse por
haberse devengado con el transcurso del tiempo.
Propaganda y publicidad
1.− Porción de la propaganda y publicidad
consumidas o devengadas
1.− Importe de la publicidad y propaganda compradas.
2.− Devoluciones o descuentos en el precio de la
propaganda.
Deudor hipotecario
1.−Cantidades entregadas en préstamo con garantía
hipotecaria.
1.− Cobros que conforme a la escritura de hipoteca
abone el deudor a cuenta de su saldo.
Depósito en garantía
1.− Cantidades entregadas a terceros para construir un 1.− Cantidades recuperadas de depósito en garantía o
depósito en garantía.
aplicadas a resultados a la terminación del ejercicio.
Equipo de reparto
1.− Costote la adquisición de Vehículos.
1.− Por el equipo de transporte dado de baja por venta
o destrucción.
Mobiliario y equipo
1.− Por el costo de adquisición del equipo de oficina, 1.− Por el costo de equipo de oficina dado de baja por
según facturas
venta o destrucción.
Edificios
1.− Por el valor de adquisición de edificios,
construcciones e instalaciones, según escrituras
notariales y contratos de compraventa.
1.−Del costo de adquisición o de construcción (
incluyendo el de mejoras y ampliaciones ) de los
edificios, construcciones e instalaciones vendidos o
2.− Por el importe de las mejoras y ampliaciones que demolidos.
aumenten el valor de los edificios y construcciones.
Terreno
7
1.− Costo de adquisición del terreno.
1.− Venta de terreno a precio de costo.
Patente y marcas
1.− El costo de las patente y marcas compradas o
desarrolladas.
Gastos de instalación y organización
1.− Por los gastos incurridos en las instalaciones y
adaptaciones para quedar incorporadas a los
inmuebles de manera tal que no son removibles o que
siéndolo determinan incosteabilidad y en
consecuencia en ambos casos u grado de recuperación
mínimo o nulo.
1.− Venta de las patente o marcas a precio d costo.
2.− Baja o cancelación de las patentes.
1.− Por el valor de las adaptaciones e instalaciones
totalmente depreciadas o amortizadas dejando el
importe que la ley del impuesto o su reglamento
señale.
Documentos por pagar
1.− Importe de los documentos pagados.
1.− Importe de los documentos aceptados que deban
pagarse posteriormente a la fecha de su vencimiento.
Proveedores
1.− Por el pago de las obligaciones contraídas por los
conceptos indicados.
2.− Por los traspasos por aceptaciones de títulos de
crédito a la cuenta documentos por pagar.
1.− Por el importe de las obligaciones contraídas por
la adquisición a crédito de mercancías, materiales, etc.
Para las actividades propias y normales del
contribuyente.
3.− Por las rebajas, bonificaciones y descuentos por
pago anticipado.
Acreedores diversos.
1.− Por las liquidaciones parciales o totales que se
hagan a los acreedores.
2.− Por suscripción y/o aceptación de letras de
cambio, pagares.
1.− Por el importe de las obligaciones no
documentadas, no contraídas por empresa, por
conceptos u operaciones distintas a las de la cuenta de
proveedores.
3.− Por el descuento concedido por loa acreedores.
Impuesto al valor agregado
1.− Disminución del impuesto por devoluciones de
mercancía.
2.− Disminución del impuesto por descuentos en
precio de venta.
1.− Impuesto incluido en las facturas de venta que ha
sido cargado a los clientes.
2.− Impuesto incluido en notas por diversos
3.− Impuesto pagado principalmente por la compra de
conceptos.
mercancías.
4.− Pago del impuesto al fisco.
Intereses cobrados por anticipado
1.− Porción que debe aplicarse como ingreso de las
operaciones.
1.− Intereses cobrados por anticipado para ser
aplicados a resultados cuando se devenguen.
8
2.− Cancelación de intereses por pago anticipado de la
deuda.
Rentas cobradas por anticipado
1.− Porción de la renta cobrada por anticipado que
deba aplicarse como ingreso de las operaciones.
1.− Rentas cobradas por anticipado para ser aplicadas
a resultados cuando se devenguen,
Capital
1.− Por el importe de los retiros que haga el
propietario o socios en forma definitiva.
2.− Por pérdidas en las que se determina disminución
de capital.
1.− Por el importe de la inversión efectuada por los
socios de la empresa.
2.− Por el importe de las nuevas aportaciones del
propietario o socios.
3.− Por el importe de la capitalización de utilidades
por acuerdo del propietario o socios.
Pérdidas y ganancias
1.− Traspaso de los saldos de las cuentas de resultados 1.− Traspaso de los saldos de las cuentas de resultados
con saldo deudor.
con saldo acreedor.
Ventas
1.− Por el importe del precio en que fue vendida la
mercancía y que es devuelta por el cliente.
2.− Por el importe de las rebajas sobre ventas
concedidas a los cliente.
1.− Por el importe de las mercancías vendidas a precio
de venta.
Costo de ventas
1.− Del precio del costo de la mercancía vendida.
1.− Del precio del costo de la mercancía recibida de
los clientes por concepto de devolución.
Gastos de venta.
1.− Por todos los gastos incurridos en el departamento 1.− Por el traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias
de ventas, según comprobantes fiscales.
al cierre del ejercicio.
Gastos de administración
1.− Por todos los gastos incurridos en el departamento 1.− Por el traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias
de administración, según comprobantes fiscales.
al cierre del ejercicio.
Gastos y productos financieros
1.− Intereses pagados por financiamiento.
1.− Intereses cobrados por financiamiento.
2.− Pérdida en cambios.
2.− Ganancia en cambios.
3.− Al final de ejercicio si el saldo es acreedor por
traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias.
3.− Al final de ejercicio si el saldo es deudor por
traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Otros gastos y productos
1.− Pérdida en venta de activo fijo.
1.− Ganancia en venta de activo fijo.
2.− Pérdida por transacciones del negocio diferentes
de normales.
2.− Ganancia por transacciones del negocio diferentes
de normales.
3.− Al final del ejercicio, cancelación del saldo si es
3.− Al final del ejercicio, cancelación del saldo si es
9
acreedor por traspaso a la cuenta de pérdidas y
ganancias.
deudor por traspaso a la cuenta de pérdidas y
ganancias.
GUIA CONTABILIZADORA
Para que el catálogo de cuentas llene su función de la mejor manera posible, es indispensable formular por
escrito una guía que contenga las instrucciones necesarias para el manejo de los documentos, así como para el
funcionamiento en conjunto del sistema contable.
El formato para esta guía generalmente tiene este formato con los siguientes datos:
Operación
Documentos fuente
Pólizas que se Cuentas a que se Cuentas a que
originan
carga
se abona
10