registro informático de mesa de entradas

REGISTRO INFORMATICO DE MESA DE ENTRADAS Y SALIDAS FACULTAD DE
CIENCIAS DE LA SALUD – UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA.
AUTORES:
ALEJANDRO H. SANDOVAL
alenely@yahoo.com.ar
SONIA MORALES
soniammanjarres@yahoo.com.ar
UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD
AGRADECIMIENTOS:
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A las Autoridades de la Facultad de Ciencias de la Salud, que facilitaron desde
el inicio de este proyecto el tiempo y apoyo económico para llevarlo adelante .
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DR. JOSE M. ARMESTO
LIC. LILIANA RAMOS DE CICALA
LIC. MONICA COUCEIRO
NUT. MARIA ISABEL LOZA
DR. JOSE OSCAR ADAMO
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Se agradece la colaboración aportada por el Sr. HUMBERTO A. GERONIMO, ex
agente del Departamento Despacho General.
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Sr. MIGUEL ANGEL VARGAS quien confeccionó la base de datos en MS DOS y
FOXPRO 2.6
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Sr. JOSE ARIEL FLORES programador del actual sistema con la colaboración
del Sr. CARLOS ANDRES VALLESPINOS.
REGISTRO INFORMÁTICO DE MESA DE ENTRADAS
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD
UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA
INTRODUCCION
El presente trabajo tiene por finalidad presentar la metodología de registro
informático del Departamento Despacho General Mesa de Estradas y Archivo, de la
Facultad de Ciencias de la Salud de la Universidad Nacional de Salta.
La metodología de registro que se llevaba hasta el año 1998 consistía en el
registro manual de movimientos (ingresos y egresos) de documentación, tales como
expedientes internos y externos, notas, actuaciones y demás documentos en diversos
libros, fichas numéricas y alfabéticas.
El número elevado de movimientos y la forma “obsoleta” de realizar el trabajo,
motivó al personal del Departamento a buscar una alternativa para poder agilizar esta
tarea diaria, a fin de minimizar el tiempo empleado en una labor rutinaria y desgastante.
Es entonces que, aprovechando la informática como una herramienta de trabajo,
se decidió elaborar un programa de Mesa de Entrada y Salida, el que se fue
perfeccionando cada año alcanzando el actual y que luego de un período de prueba, se
está utilizando eficazmente en esta dependencia siendo notable el cambio a partir de
su implementación.
DESARROLLO
El registro informático de Mesa de Entrada y Salida se inició en el año 1998 en
un programa para entorno MS-DOS en lenguaje Dbase IV, luego Foxpro 2.6, pasando
a una tecnología más resiente consistente en un software basado en visual Foxpro,
compatible con entorno windows 32 bit, pudiendo trabajar bajo entorno Linux, el que
puede ejecutarse en un equipo con procesador Pentium 100 Mhz o superior, con 32 Mb
de memoria en un entorno de red, lo que le permite el acceso de varios usuarios
simultáneamente, es decir posee una administración de Usuarios dentro del sistema,
estableciendo niveles de acceso de acuerdo a las diferentes tareas de éstos dentro del
sistema.
Los niveles de acceso de los usuarios son:
 Responsables o Administradores: Personal del despacho quienes
registran altas, pases, modificaciones y realizan consultas en
general.
 Usuarios:
a) Autoridades: que efectúan consultas en general.
b) Departamentos Administrativos y Docentes: que consultan toda
la documentación generada por ellos mismos o por los que
tomaron intervención.
Las tareas que permite ejecutar el presente programa se dividen en
1.
Movimientos:
1.1. Cargar Fichas: documentación interna y externa
2.
3.
4.
5.
6.
1.2. Alta de Fichas anteriores: documentación correspondiente a años anteriores a
la implementación del sistema.
1.3. Remito de Correspondencia:
permite cargar dentro del sistema la
correspondencia enviada y documentación que se remite.
Consulta:
2.1. Fichas: permite realizar la búsqueda de documentación a partir del número
de registro, tipo de documentación, fecha de creación, destinatario, causante,
tema.
2.2. Remito de Correspondencia: permite realizar la búsqueda de correspondencia
enviada por fecha, número de registro de envío, destinatario, tipo de pieza,
observaciones.
Listado:
3.1. Documentos Pendientes de trámite: por característica de tramitación normal,
urgente, muy urgente, archivo provisorio y archivo definitivo.
3.2. Listado movimientos: permite llevar la estadística numérica y gráfica diaria,
semanal, mensual o anual de toda la documentación ingresada o egresada.
3.3. Remito de Correspondencia
Impresión de carátulas de expedientes y comprobantes de trámite
Auditoría: mediante esta función se puede realizar control interno entre las
personas que tienen acceso al sistema y que tarea efectuó.
Asistente de ayuda: permite al usuario consultar los pasos a seguir para
realizar una consulta
RESULTADOS
A partir de la implementación del sistema se logró el registro de toda la
documentación desde el año 1997 a la fecha.
Se realizó el seguimiento de todos los trámites pudiendo cumplir parcialmente
con lo dispuesto por la Ley de Procedimientos Administrativos en relación a los tiempos
límites de tramitación.
En la memoria del año 2002 se pudo informar fehacientemente y demostrar el
volumen de trámites que se realizaron, muchas veces menospreciado o subestimado.
Se redujo la consulta de usuarios por ventanilla, ya que los mismos tienen
acceso directo al programa.
Las autoridades de la Facultad disponen de la información en forma diaria y
actualizada, constituyendo un respaldo a su gestión.
Se generó mayor dinámica en el quehacer diario, disminuyendo los tiempos
destinado a tareas rutinarias y tediosas.
CONCLUSIÓN
El programa creado e implementado a partir de la necesidad y ante el
requerimiento del Departamento de Mesa de Entrada favoreció el desarrollo de sus
actividades puesto que no sólo actualizó la metodología de trabajo sino que además
disminuyó el tiempo empleado en registros y búsqueda de información, tornando al
mismo en un Departamento cada día más eficaz, pese al escaso personal con que
cuenta.
A MODO ILUSTRATIVO SE ADJUNTA PANTALLAS DEL PROGRAMA
Menú principal
Formulario de carga.
Ingreso de información en los campos Fecha, Orígen, Tema, Causante y Síntesis
Registro de pases.
Impresión en la cual podrá modificar la impresión