PRoCURADURTA GENERAL DEL RESoLUCTóN 83tr?)? tr O E N. {1 t 5 Dr. Diego García Carrión PROCURAOOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO: Que, de conformidad con lo previsto en la letra k) del artículo 3 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado, corresponde Procurador General del Estado: "Expedir reglamentos, acuerdos, resoluciones e ¡nstructivos de carácter general y pañicular, dentro del ámbito de su competencia'', al Que, mediante Resolución No. 094 de 10 de octubre de 2013, publicada en el Registro Oficial Edición Especial No. 63 de 29 de octubre de 2013, se expidió el Reglamento Orgánico Funcional de la Procuraduría General del Estado, que fue reformado mediante Resolución No. 1 15 de 13 de mazo de 2014. oublicada en el Registro Oficial No. 217 de 2 de Abril de 2014; Que, mediante Resolución No. 127 de 28 de julio de 2014, publicada en el Registro Oficial Edición Especial No. 198 de 27 de octubre de 2014, se puso en vigencia el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos de la Procuraduría General del Estado; Que, medrante Resolución No. 108 de 6 de mayo de 2010, el Procurador General del Estado aprobó el Manual de Administración y Custodia de Documentos de la Procuradurla General del Estado; Que, la Procuraduría General del Estado cuenta en sus dependencias con información sensible, que debe ser manejada en forma técnica sistemat¡zada, aprovechando la tecnología existente, que ayude a la organización, inventario y depuración de los archivos, dentro de un proceso de mejoramiento continuo y actualización permanente; y Que, para el funcionamiento eficaz de la Procuraduría General del Estado, es necesario establecer procedimientos para la administración y custodia de su fondo documental, debiéndose contar para ello con una herramienta que permita la consecución de esos fines: en consecuencia. En uso de la atribuciones conferidas por la Ley; Av.ArnazoflasN39-123v,\ízaga,trüf.-.\nrazorrasPlaza. Quito, Ir,cuador. PBX. *.e.w,pge.gob.ec (593 2) 294 1300 RESUELVE: !l ti Art. l.- Aprobar el "Manual de Administración, Conservación y Custodia de Documentos de la Procuraduría General del Estado", que consta como documento adjunto a esta resolución. Art.2.- Deróguese la Resolución No. 108 de 6 de mayo de 2010. Art. 3.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de esta fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial; de su ejecución, encárguese el Secretario General de la ProcuradurÍa General del Estado. Dado en la ciudad de San Quito, D. M., - 3 JU¡t, ?015 García Carrión GENERAL DEL ESTAOO Av.Amazon¡sN39-123y,\rízage,Edif.,\,mazonasPlaza.-Quiro,Ecuador. PBX: www.Pge.gob.ec (593 2) 294 1300 MANUAL DE ADMINISTBACIÓN. CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS OE LA PROCURADURíA GENERAL DEL ESTADO La Secretaría General, es coordinadora, administradora y custodio del fondo documental que contiene la información de la lnst¡tuc¡ón Av.,{mazrnas N39 123 v Arizaga, Edi{ Amazonas Plaza ._ Quito, Fruador www.Pgc.goD.ec . PBX: (593 2) 29a 1300 PRocuRADURfe csr¡n'n¡l DEL ESTADo UCUADOR INTRODUCCION La Procuraduría General del Estado, desde su creación en 1928 asum¡ó un papel protagónico en la v¡da jurÍdica del país, pues pr¡mord¡almente se le entregÓ el legal. En nueslros días, frente a los cambios que se han producido en la legislación ecuatoriana a partir de la emisión de la nueva Constitución de la República del Ecuador, publ¡cada en el Registro Ofic¡al patrocinio del Estado y paralelamente la asesorÍa No. 449 de 20 de octubre de 2008, así como la creac¡ón y reforma de otras disposiciones legales y normativas, asume nuevos retos y func¡ones como son: La representación judicial del Estado; el patrocinio del Estado y de sus instituciones; el asesoramiento legal y la absolución de las consultas jurídicas a los organismos y entidades del sector públ¡co con carácter v¡nculante, sobre la inteligencia o aplicaciÓn de la ley, en aquellos temas en que la Constitución o la ley no otorguen de los actos y contratos que suscriban los organismos y entidades del sector públ¡co. La Procuraduría General del Estado, tiene bajo su responsabil¡dad el manejo de documentación vinculada d¡rectamente con el sustento legal del Estado, acervo documental que debe ser manejado bajo criterios técnicos y uniformes. El presente lvlanual de Administración y Custodia de Documentos, es concordante con el marco normativo vigente está d¡señado bajo principios adm¡n¡strativos, disposiciones legales y normativa técn¡ca pertinente. y Dr. Diego GarcÍa Carrión PROCURADOR GENERAL DEL ESTADO .\'. A,n¡zonas Nl9 I23 I Arízqa, Edjt: r\nuzonas l'laz¡ . tluito. tlcuador . PRX (i93 2) r¡'\l1v, pge .go b.ec 294 1300 PRocURADURÍ¡. cBNBn¡,r DEL ESTADo l.lCtl;\D()R págt^a. a PRESENTACIÓN La Procuraduría General del Estado cuenta en sus deoendencias con información sensible que debe ser manejada en forma técnica y sistematizada. Para ello se procedió a: 1. Revisar la organización y el ¡nventario de la documentación existente en los distintos archivos, aplicando criterios técnicos para una adecuada clasificac¡ón, ordenamiento e ¡dentif ¡cación de dicha documentac¡ón; 2. Revisar los sistemas para reg¡strar y procesar la información básica de cada fondo documental; y, 3. Revisar y depurar el proceso, subprocesos e ¡nstructivos que se aplican en cada una de las actividades que ejecutan las secretarias institucionales, Aprovechando la tecnología existente y los procedimientos establec¡dos, que conllevan diferentes tipos de consulta, se accede en forma ágil y oportuna a la información procesada, que const¡tuye el fondo documental de la Institución. Se pretende un manual claro y sencillo que sirva de soporte para la organización, ¡nventariado, depuración y custodia de los archivos, el m¡smo que debe ser el inicio de un proceso de mejoram¡ento y actual¡zación permanente que consegu¡rá el y con ello la mejora de los perfeccionamiento de esta heramienta administrativa niveles de atención a los usuarios. NORMATIVA QUE SUSTENTA EL PRESENTE MANUAL . . . . . . . . . .\\ Constituc¡ón de la Bepública, Reg¡stro Of¡c¡at Nro, 449 de 20 de octubte de 2008. Ley del Sistema Nacional de Archivos. Registro Oficial Nro. 265, de 16 de Junio de 1982. Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Arch¡vos, Feg¡stro Of icial Nro. 517 de 20 de junio de 1983. Feforma: Decreto E.lecutivo 1346 pubticado en el Registro Of¡cial Nro. 830 de 14 de nov¡embre de 2012. Instructivo para la Digitalización de Archivos de los Beg¡stros de Datos Públicos. Resoluc¡ón de la DINARDAP 114; Reg¡stro Of¡cial Nro. 724 de 14 de jun¡o de 2012; reforma: R.O. Suplemento 100 de t4 de octubre de 2015. Reglamento Interno del Archivo Intermedio "Archivo General de la Adm inistración". Registro Oficial Nro.l del 11 de agosto de 1992. Instructivo de Organización Básica y Gestión de Arch¡vos Administrativos. Reg¡stro Of¡cial Nro. 67 del 25 de jul¡o de 2005. Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado. Registro Ofic¡al Nro. 312, de 13 de Abril del 2004: reforma publicada en el Registto Of¡c¡al Nro. tS4 de g de enero de 2014. Estatuto Orgánico de Gest¡ón por Procesos de la Procuraduría General del Estado. Reglstro Oficial Nro. 198, de 27 de octubre de 2014. Reglamento Orgán¡co Funcional. Registto Of¡c¡al Suplemento Nro. 63, de 29 de octubrc 2013; reforma Reg¡stro Of¡c¡al Nrc. 217 de 2 abril de 2014. ,\drilonas \39 ,ll \ ,\rízrg¡, fil,t Plr".¡ ^nD,'lr¡s . Qurn), licü¡Jrn . PBX: (5.)3 2) 2r.1 |]r)o PRocURADURÍI . cnNrner DEL ESTADo liCU.\D()R Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la ¡nformac¡ón Pública. Registro Oficial 337 det 18 de mayo del 2004. Reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la ¡nformación Pública. Decrcto Ejecutivo No. 2471; Reg¡dro A¡cial Nrc. 507, del 19 de Enero det 2005: rcfoma Decreto Ejecut¡vo 163, Reg¡stro Oficial Nro. 33 de 7 de iunio de 2005. Reglamento General de Bienes del Sector Público. Acuedo de la Contraloría General del Estado No.25; Reg¡stro Of¡c¡al Nro. 378 de 17 de octubre de2006; reformas: Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 37, publicado en Begistro Ofic¡al Suplemento Nro. 287 de 11 de Julio del 2014 y, Acuerdo de la CoñtralorÍa General del Estado Nro. 44, publicado en Registro Oficial Suplemento Nro.317 de 22 de Agosto del 2014. Normas Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del Estado No 39-CG, Registro Oficial Suplemento 87 de 14 de diciembre de 2009' última modificac¡ón B.o. 178 de 6 de febrero de 2014 Acuerdo No 006 CG2014 Instructivo para la entrega y recepción de documentac¡ón, ¡nformación y archivos a cargo de los funcionarios, servidores y trabajadores de la Procuraduría General del Eslado. ResolucíÓn Nro. 125; Reg¡stro Ofic¡al Nro 284 de 22 de septiembre de 2o10. Reglamento para la Elaborac¡ón Manejo y Custod¡a de c¡erta documentac¡ón oficial, publicado en el Registro Of¡cial Nro.478 de 30 de marzo de 1954. MANUAL DE ADMINISTRACIóN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE LA PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1. OBJETO.- El presente lvanual tiene por objeto establecer los procedim¡entos idóneos a f in de que, el ingreso, tramitación, d¡recc¡onamiento, producción y organizaciÓn de los documentos ¡nst¡tucionales, se ejecuten bajo normas y criterios técnicos uniformes, oue oermitan la s¡stematización de las actividades de administración, custod¡a y archivo de documentos. 2. ALCANCE.' Las áreas de acción encargadas de los procesos y procedimientos de la administración, archivo y custod¡a de documentos son: la Secretaría General, Unidad de Documentación y Archivo, SecrelarÍa de la Regional Reoionales v \\ Of 1 y las Direcciones icinas Provinciales. trnrzonrs N-'19 ll.l \ ,\í7ag¡. Ld1l. A,nar(nLis I'lx7rr . Qurt,r.Ir..',¡dor . l)B\1(593 21 2(rl 110(l PRocURADURÍn ceNBn¡,1 DEL ESTADo l.CL,All()R Este subproceso tiene dos fases diferenciadas: La pr¡mera fase in¡cia con la recepción en ventanilla V verifjcación de la documentación presentada por el usuario, cumpl¡do con lo cual se procede a la elaboración de la hoja de ruta, d¡g¡talización de la documentación, búsqueda de antecedentes, de ser el caso, direccionam¡ento a una de las Un¡dades Admrn¡strativas de la Institución y concluye con el descargo en el libro correspondiente. Aquellas Direcciones que reciban documentación en forma directa, (discos compactos, correos electrónicos u otros) tienen la obligación de enviar a la unidad de documentación y archivo para que ta documentación sea Ingresada y dig¡tal¡zada, a excepción de aquellas unidades que por la especialidad del trabajo administran y custodian sus prop¡os archivos y que están citadas en el Art. 16 del Reqlamenro oe Administración y Custod¡a del Fondo Documental de la Érocuraouna General del Estado, D) La segunda fase comienza con la recepción de la documentación o respuesta generada por la Unidad Administrattva pertinente, se verifjca que haya cumplido con todos los requisitos formales, se remite al usuaio bor med¡o de un Cour¡er), se crean las claves de correspondencia, se procesa la hoJa de ruta y se culm¡na el proceso con el archivo respectivo. 3. RESPONSABLES.. Como actores del proceso de administración y custodia de documentos y arch¡vos de la Procuraduría General del Estado, son responsables todos los funcionarios y la procuradurÍa servidores que balo cualquier régimen laboral presten serv¡cios en General del Estado. 4. POLíTICAS.. Atención a los usuarios: La atenc¡ón a los usuarios internos V externos será con agilidad, transparencia, calidad y calidez. Técnica de archivo: Para el archivo del fondo documental se utilizará el sistema alfanumérico y cronológico. Receryión de documentos.. Tanto la recepc¡ón de comun¡cac¡ones a la ProcuradurÍa General del Eslado, como los of¡cios generados en las d¡stintas un¡dades admin¡strativas para su respectivo of¡ciales dirigidas despacho, se las receptará en el horario de 8:30 a 17:00. por de La Entrega documentación ventanilla: entrega de comun¡caciones of¡ciales a los requirentes se lo hará previa la presentación de la credenc¡al que le ¡dentifique como servidor de la entidad a la que se dir¡ge la documentación. En caso de que el destinatar¡o sea una persona .lt -\rn¡z¡n¡s N39 Llj 1 r\rlzrc.i. ¡ilit. ,lniz(Jnis l)liz;r . Qufo, t.;(.r¡¡(,r . trltt, í;9j 2) 291 l30tl pRoCURADURÍ¡. cEI.IBRAT DEL ESTADO I,,CUADOR natural, presentará Ia cédula de ident¡dad o ciudadanía' pasaporte o licenc¡a de conducir. Acta de entrega recepción de documentos.' Cuando exista un cambio adminiskat¡vo o separación de la inst¡tuciÓn por cualquier motivo, incluyendo los casos de comisiÓn de servicios, el serv¡dor firmará el acta de entrega recepción pertinente, para precautelar la custodia de los documentos. en la atención de trámites: Cada Unidad Adm¡nistrat¡va c¡ón de tener conoc¡miento de los trámites que son de su competencia y preparar las respuestas correspondientes. Conservación de documentos y de ta infomación: La conservación es un conlunto de técnicas, tratamientos y procedimientos de cualqu¡er naturaleza, prevent¡vos o curativos que t¡enen por objeto garantizar la durabilidad de los soportes documentales y la salvaguarda de la informac¡ón en ellos contenida; por lo tanto, la inst¡tuciÓn está obligada a conservar los establecer programas de seguridad para proteger para incorporará lo cual arch¡víst¡cas, las Unidades de documenlos tecnologÍas de avanzada en la protección, administración y conservación de sus archivos, empleando herram¡entas electrónicas, ¡nformáticas, ópticas o telemáticas debiendo para el efecto realizar estudios técnicos. y El acervo documental es la riqueza histórica de la Institución, en tal virtud los servidores de la ProcuradurÍa General del Estado y qu¡en rec¡ba tal documentación, la custodiará y será el responsable de su cuidado a fin de evitar deterioros, mut¡laciones, deformaciones o adulteraciones de los exDedientes; en consecuencia, el responsable de la Unidad Administrat¡va o ei funcionario o servidor que sol¡citare en préstamo un expediente, deberá devolverlo a la Un¡dad de Documentac¡ón y Archivo en el mismo orden cronológico que lo recibió. De su parte la Un¡dad de Documentac¡Ón y Archivo tendrá la obl¡gac¡ón de mantener un registro de tales préstamos y de recordar periódicamente a los funcionarios, servidores o a la Unidad Administrativa a la que pertenecen, que tales documentos están en su poder a fin de que se cumpla el propósito del cuidado del acervo documental, de conformidad con el numeral 2 del artÍculo 69 del Reglamento Orgánico Funcional de la PGE. Depuración del fondo documental: operación mediante Ia cual se descartan, ret¡ran, excluyen o suprimen del expediente los documentos que no tienen valor primario. La evaluación de toda la documentaclÓn y destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conform¡dad con las disposiciones legales, con la intervenciÓn de un Comité que se encargara de analizar, cal¡frcar y evaluar toda la ¡nformaciÓn existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la documentación, los datos relac¡onados con el contenido, nÚmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento. t\ ;\m3zrnrrs \13,) lti y Afi/;l$¡.Iidif. ¡rnr?onis I,1¡r¡ . {lurt,r.llcrrÍloL . I)B\:(591:) 194 L:lr)tr PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO ECT]ADOR Normas Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del Estado 39, Registro Oficial Suplemenio 87 de 14 de diciembre de 2009, Última modificación Acuerdo de la Contraloría General del Estado No.006 CG-2014, publicado en Reg¡stro Oficial Suplemento 178 de 6 de febrero de 2014. Generaclón de documentosi Los funcionarios y servidores que estén a cargo de generar documentos, se regirán a los formatos pre establecidos por Comunicac¡ón Soc¡al. Actualización permanente de inventarios: Serán responsables, la Unidad de Documentación y Archivo, la Secretaría Regional 1, las Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales, quienes aclualizarán permanentemente los inventarios del fondo documental a su cargo. Conseruación de los archivos.'La Institución dotará de la infraestructura y tecnológica necesaria para la óptima conservación del fondo documental; para lo cual, se realizarán estudios técnicos de conservación física física, condiciones ambientales, operacionales, de seguridad y reproducción de la información, así como el funcionamienlo razonable del sistema. 5. ORGANIGRAMA.- ORGANICRAMA DE POSICIÓN DE LA SECRETARiA CENERAL 5ÉCRFTAR|o GEHE*AL ?ROsÉCNEIARIO as.llE|ltt Dt 5{( rÉrr o¿ oo(uMÉtlra{rói¡ t ant,'s\o ¡$rtNrl Á¡tnMt 6. ¡9¡5r0{ru 3€ 8tr ¡ú Di or 0t ¡€frto(¡ CADENA DE VALOR Cadena de valor: Modelo teór¡co que describe el curso de los procesos que agregan valor al trabajo que desempeña la Secretaria General. Ar Amazonas Nl9 123 y Atízaga, Bdii Am¡?onas P1¡2r .- Quito, Ecuador sl¡'n'.Pge.80 b,cc . PBli: (593 2) - 29a 1100 DE ! rscNho 0E 0(}-'JEr{¡VS **;;l HO.AS D€ Rbfa | I CAPITULO II ADMINISTRACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL 1. OBJET|VO.- Efectuar el registro de los documentos y trámites que ingresan a la administración de la Procuraduría General del Estado, de forma tal que permita un eficaz seguimiento y control de los mismos durante las etapas de recepc¡ón, análisis, d¡stribución, procesamiento, emisión de respuestas, de la infomación y de d¡ctámenes espec¡ales, brindando una oportuna atención a los requerimientos solicitados por el usuario. 2, ALCANCE.- Participan en el presente proceso la Secretaría General, la Secretaría Regional l, la Unidad de Documentac¡ón y Arch¡vo, y las Unidades de Gestión que procesan la información recib¡da. Participan las áreas e Inst¡tuciones del Sector Público encargadas de la recepción y distribuc¡ón de la conespondencia generada por la Procuraduría General del Estado, adicionalmente la participación en el proceso no implica obligación de cumplimiento de Av Ama,zmas N39-123 y Arizas4 Edf. Amázon¡s Plaza .- q)uito, c¡ws¡,Pge.goD.€c Ecu.dor . PBX:(593) 29a 1300 PRocuRADURfe cpunner esle manual, sino únicamente en cuanto DEL ESTADo l.iCt rÁDOR a los requisitos para poder retirar documentac¡ón de la PGE. 3. RESPONSABLES.- La aplicación y cumplim¡ento de las normas y procedimientos relativos al capÍtulo de adm¡nistración de documentos, corresponde a los funcionarios y serv¡dores de la Secretaría General, la Un¡dad de Documentación y Archivo, la Secretaría de la Regional 1 y las D¡recciones Reoionales y Of icinas Provinc¡ales. 4. DESCBIPCIÓN Y FLUJO OEL SUBPROCESO.4.1 Ingreso de Documentos.- a. Fecibir y ver¡ficar Ia documentación presentada por el usuario, por Cour¡er o Correos del Ecuador; a excepc¡ón, de los documentos reservados y los determinados en el Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría General Del Estado, oue son receotados directamente en la Secretaria General. Ver¡ficar que los anexos que se invocan en la petic¡ón son los que en el número de las fojas útiles, biblioratos, libros o legajos, revistas, discos compactos y otros. c. Cuando la documentación no está completa se la devolverá al usuario; d. Si la documentación está completa, se imprimirá el sello de recepción y se continuará con el trámite, e. Delerminar el tipo de atención que se debe dar según el tipo de documentación (Administrativos AD: y, Patroc¡n¡o JJ; se añadirá a este código las iniciales del Procurador en lunciones). realidad se acompañan, esto es: f. lmprimir las hojas de ruta utilizando el Sistema de Documentación y Archivo. s. Si la documentación ingresada pertenece a un exped¡ente exrstente, se la deberá adjuntar al mismo, utilizando para la búsqueda el sistema de Claves de Correspondenc¡a. Remit¡r al Jefe de Documentación y Archivo ¡os expedientes de forma fÍsica y electrónica para su control y revisión; finalizado este proceso, se remit¡rá I la documentación al Secretario General un¡dades adminrstrativas, dejando constanc¡a de registro "Entrega de Documentación Interna". A! para su direccionamiento a la unidad administrativa oue corresoonda. El Jefe de Documentación y Archivo actualizará los datos constantes en la hoja de ruta en el Sistema de Gestión de Trám¡tes. Entregar fisicamente ¡a documentaclón y la correspondencia a las Aoriiz(mas N19 l:l \ ;\riz¡gx. I ldit. \rrúz<¡us Irl.rz¡ . (luLti'. L.lcr¡¡J(,r 1lvav.pge gob.cc su recepc¡ón en . P¡X: (5rl :) :94 1300 el PRocURADURI¡, cBNSRAL DEL ESTADo IiCUADoR 5. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS 5.r oBJETIVO.D¡gitalizar la documentación que ¡ngresa en forma of¡cial a la Procuraduría General del Estado. con la finalidad de respaldar esta información en forma electrónica, la m¡sma que estará d¡sponible para los usuarios inlernos y externos. Esta informac¡ón digitalizada, puede servir también, como una herram¡enta, para que las direcciones misionales puedan estructurar sus archivos internos para un mejor maneio de la ¡nformación. 5.2 ALCANCE.Part¡c¡pan en el presente proced¡m¡ento los servidores de la Unidad de Documentación y Archivo que fueren designados para el caso y los serv¡dores designados para el cumplimiento de estas actividades en la D¡recc¡ón Regional 1, las Direcciones Fegionales y Oficinas Provinciales 5.3 RESPONSABILIDAD,- La aplicación, cumplimiento y seguimiento de las normas y procedimientos relativos al capítulo de administración de documentos, es responsabilidad del Jefe de la Unidad de Documentación y Arch¡vo conjuntamente con el Secretario General; y, func¡onarios encargados de esta labor en la Secretaría Reg¡onal 1 , en las Direcciones Begionales y Ofic¡nas Prov¡nc¡ales s.4 DESCRTPCTÓN.- a. Una vez reg¡strada física y electrónicamente la documentac¡ón, se digitaliza de acuerdo al código y número de trámite que asigna el Sistema de Gestión de Trámites. Estos datos están ¡mpresos en la Hoia de Ruta blanca 44. b. Se digitaliza tanto el ped¡do como los anexos. c. Se almacena en la l¡brería correspondiente depend¡endo de la codif¡cación técnica de archivo establecida en la Unidad. d. Las librerías de acuerdo al tema son: . . . . ,\y Amazonas Consultas Contratos Administrativos Seriales Nl9 l2l r Arizaga. L:d'f Arnrzo'r¡s l)h¿a . Qu,L,). F'lcú¡do. www.pge.gob,ec . PUX: (59j 2) 294 l3(){l PROCURADURIA GENERAL DEL ESTA.DO IlCUADOR . . . . e. Delegaciones Patrocin¡os: Nacional e Internacional Derechos Humanos Y las oue se crearen Si la documentac¡ón no contiene antecedentes, se la remite directamente al Jefe de Documentación y Arch¡vo, caso contrario funcionario responsable adiuntará los antecedentes v continuará con el trámite. y ardbo 0rEm, Dffi'oÉn.' o I 06Fúo nllrm d. Ddum¡t ) Av. Amazonas N39 123 y Arizasr, Edjf. Ain zonas Plaza ._ Quito, Ecuador r l,RX: (593 2) - 294 1l0o d. cm4ónd€no. y aEhM (hg@, J.f. d. uodñnEdón (v.fd€dón y Dl.rcbr.ñsb y D€.F.dro l¡i.úo d. D@lMior) aJdrto , o¡Éronáni.nio iL D.úmnb!) Despacho extefno y archivo de documentog,- Recibir y verif¡car la documentación presentada por las diferentes unidades administrativas oara su desoacho. Ll.Verificar que la documentación constante en la hoja de ruta y en el oficio L2. de salida esté completa. Solic¡tar la documentación faltante, en caso de no estar comoleta. Av. Amazonas N39 l2l y Arizaga, Edit AmaznnarPl^za .- Quito, Ecuador . PllX: (593 2) 294 1300 P&e cu &4eu Rf e cEl\m BAL oE! E$TAD9 ECUÁDOR b. Asignar el número secuencial y fecha correspond¡ente_ Registrar los datos correspond¡entes en el libro de ,,of¡cios despachados". d Desglosar las copias de la documentación saliente y entregarlas las f. a unidades administrativas corresDondientes. Crear las seriales, (el original al archivo h¡stórico de la inst¡tución y cop¡a al Procurador General del Estado). Ingresar los datos en el Sistema de Gestión de Trámites. Digitalizar los oficios de salida utilizando el s¡stema informático utilizado Dor la Institución.. h. Clasificar y entÍegar la correspondencia a Ia mensajeria institucional, o Correos del Ecuador con el reporte diario para su distribución. al cofEFñ4ndara'dre (&+¿ (DesPcho Eúc'n0 dÉ Ar. N39-123 y Aúaga, ^mazooas D-úrnr3t tidif Aruzoda¡ Plua . Quho, trcu|rdor wvv.pge.gob.ec . I'Bx: (593 2) - 29,1 1300 Courier PRocURADURÍ¡ cnNsRAr DEL ESTADo llcUArJoR 7. Claves de CorresPondenc¡a.- a. Evaluar, valorizar, cod¡ficar, clas¡ficar, indizar (crear descriptores) y actualizar el cargo del Jefe de antecedente documental respectivo, activ¡dades Archivo. Documentación Y Alimentar los campos con los descriptores en el sistema de claves de b. a correspondencla. El servidor encargado de ingresar los descr¡ptores a las claves de correspondencla revisará Dreviamente la base de datos para unif icar criter¡o. 8. Clas¡ficación, ruteo y archivo de las hoias de ruta.- Las hojas de ruta se clas¡fican en dos grupos: a. Hoja de ruta original (blanca) b. Dos Holas de ruta cop¡a (color) Las hojas de ruta original (blanca) es aquella donde el Secretar¡o General, ¡nserta su sumilla para d¡recc¡onarla a la Unidad Administrativa que corresponda' Se la envía con una hoja de ruta copia (color) La primera hoja de ruta cop¡a (color), s¡rve para que la Unidad de DocumentaciÓn y Arch¡vo, descargue el ruteo en el S¡stema de Gestión de Trámites. Esta hoia se mantendrá en la Unidad de Documentación y Arch¡vo como "pendiente". La segunda copia de la hoja de ruta (colo0 quedará en los archivos de cada Unidad Administrativa donde se estudia el trám¡te. La hoja de ruta or¡g¡nal (blanca), será devuelta a la Unidad de Documentación y Archivo, una vez que el trámite haya f¡nalizado, o cuando se establezca que dicho documento sea arch¡vado. La hoja de ruta original (blanca) sust¡tuirá a la hoja de ruta de color, que 6e encuentra en la Unidad de DocumentaciÓn y Arch¡vo como "pendiente", la misma que será eliminada. Las hojas de ruta se archivan bajo el s¡stema alfanumérico Institucional que mant¡ene el archivo activo 9. Archivo de expedientes.- a. Organizar, clasificar y cuslodiar el acervo documental de la Institución en forma alfanumérica y cronológica, de acuerdo al formato establecido. Archivar los exped¡entes en un espacio fÍsico adecuado con los requer¡mientos necesarios para su ópt¡ma conservaclon b. El archivo del fondo documental de la Procuraduría General del Estado se encuentra clas¡f¡cado en cuatro tipos: a. Act¡vo; b. Intermedio o temPoral; c. Permanente o Pasivo: Y d. El Arch¡vo histÓrico que se encuentra bajo custodia del Sistema Nacional de Archivos SINAR \r .\rr)xronrs N19 lll ,; .\riz¡ea. Iirlit \ora¡onas lrlat¡ . Qurto. \¡'1'v pge.goD.ec L.urúor . PH\: (a93 2) 291 l-l(xl E&OCUR./DUBIA GEI{E&!L DEr. EITADO ECUADOR a. Archivo activo.- Son arch¡vos activos, aquellos cuya documentación se considera de utilización frecuenle y con quince años o menos de existencia; b. A¡chivo intermed¡o o temporal,- Archivo intermedio es aquel al que se transfieren los documenlos cuya consulta no es frecuente, y que han cumpl¡do quince años de vida inst¡tuc¡onal; c. Archivo permanente o pasivo.- Es aquel cuya documentación, por sus características específ¡cas e importanc¡a, const¡tuven tuenle de esludio e investigación en cualquier rama. Es el acervo documental histórico de la Procuraduría General del Estado, conforme lo establece la Lev del Sistema Nacional de Archivos: y, d. Arch¡vo histórico.- Es aquel que reposa en el Sistema Nacional de Archivo SINAR, y que constituye fuente de estudio e investigación. ^v . euiro, Ecuarlor wsv-pgc.gob.ec ,\má¿onas N39 123 y A.¿?a,, Edi{ Amr2o is l,laza . rJBX: (593 2) 294 t300 p c. coG@fdsnd. r ,r!lk &oeu¡i4Du RlA GEN E R4! DE! io€spedo s'l¿m d¿ oodnerfts v aan¡D d' b oduñnh'úl) E qEcTA-D o cravEs (aEhú c! ks N¡¡.3 (c6.oón d. D.c¡rFtod) do R!b) 10. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS.- La Institución establecerá programas de seguridad para proteger y conservar los documentos en cada una de las Unidades Archivísticas, para lo cual incorporará acciones, planes, políticas y programas tend¡entes a la protección óptima del fondo documental teniendo por objeto el prevenir y retardar los efectos del detefioro que sufren los documentos. Los documentos reproducidos, empleando cualquier medio o técnica, gozarán de validez y eficacia como el documento or¡ginal, siempre que cumplan con los requ¡sitos ex¡gidos por la ley. Ay Amazxas N39-123 v Arizaga, Edif Amazonas l'laza .. Quito. Fruador wc¡e.Pge.go D, ec ' PBX: (593 2) - 294 1300 pRocURADURÍe cnr.¡pn¡r DEL ESTADo I,CtJADOR Toda informac¡ón contará con respaldos a través de soportes de comprobada durabilidad y calidad. Espac¡o físico.Se dotará de un espacio fís¡co adecuado y con los requer¡m¡entos necesarios para la óot¡ma conservación de los documentos en custod¡a. El archivo además de contar con la of¡cina de labores admin¡strativas que incluyen equipos y materiales necesanos para el desarrollo de las actividades diarias, contará con el repos¡torio de documentos que cumplirá con los requisitos y normas técnicas prev¡stas para el caso. El peso por metro lineal de documenlos es de 50 a 60 kilogramos, la altura estará en un máx¡mo de 2,20 m. a2.40 m. con bandejas de 1.25 m a 1.50m de largo por 40 cm. de fondo. La primera bandeja debe estar mínimo a 25cm del suelo para facilitar la limpieza y ev¡tar daños en las obras en caso de inundac¡ones; la superficie de un deDós¡to de archivo ouede ser de máx¡mo 200 metros cuadrados. Los pas¡llos entre estanlerías deben tener mínimo 70 cm. de ancho y los principales 1 metro para facil¡tar la circulac¡ón y limpieza. Ninguna estantería debe pegarse a las paredes. En caso de que el espacio fís¡co con el que cuenta la ent¡dad sea ¡nsuficiente, podrá arrendar un repositorio de archivos, en cuyo contralo establecerá que el arrendador se responsabiliza de su custodia y determ¡nará que la administración de la información se la ejecutará a través de un coordinador nombrado por el arendatario. lluminación.En caso de que el ¡nmueble en donde se encuentra un repositorio tuviere ventanas, se colocarán filtros de luz. La luz artificial contará con lum¡narias que proyecten luz indirecta preferentemente fría, con sensores de mov¡miento. Temperatura y Humedad relat¡va.La temperatura óptima oscila entre 18 a 22 grados centígrados y la humedad entre 45 variante se ut¡lizará sistemas de control del ambiente, y 55 por ciento, de producirse una Limpieza.- El repositorio debe mantenerse ¡nmaculadamente limpio todo el tiempo, para lo cual no se utilizará sustancias abrasivas o ouÍmicos oue afecten la conservación de los documentos. La limpieza debe hacerse con aspiradoras con f¡ltros de trampa de agua ¡\. \.13r) ^mr2onrs l23v Atizag:.liclil Am¡zon¡s I'jliz2 . Quib, Ecuádr)r . PIIX, 15912) 2¡)4 llr)0 PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO tlcl-AD()R a fin de evitar que se levante el polvo. Cabe recalcar que la l¡mpieza inadecuada puede dañar los documentos, principalmente los f rá9iles. Ventilación.- El repositor¡o contará con ventilación sea natural o art¡fic¡al, por lo que, puede d¡sponerse de a¡re acondic¡onado o corrientes provocadas que eliminen el aire contaminado y lo inyecten puro; adicionalmente se utilizarán f¡ltros tanto en grietas, como en lugares en donde existan ingreso de aire. Muebles para archivos,Las estanterías para el archivo serán metálicas de alta resistencia (mínimo 100 kilos por metro cuadrado, con pintura anticorrosiva estable p¡ntado al horno), ab¡ertas que permitan una fácil limpieza, ventilación y ubicación del fondo documental así como su fácil clasificación y consulta. Los s¡stemas de almacenaje de alta densidad, compacto o móvil, son recomendados en caso de no disooner esoacio suficiente. Para el archivo pasivo e intermedio se utilizarán cajas o contenedores de cartón PH neutro. Consideraciones generales en la conservación de archivos.Ex¡sten varias factores externos de degradación y destrucción del fondo documental tales como: condiciones ambientales deficientes, ubicación geográfica del ed¡f¡cio, practicas inadecuadas de almacenam¡ento, fuego, ¡nundaciones, robos, vandalismo o sin¡estros accidentales, roedores, insectos y otros agentes biológ¡cos; para lo cual, se dotará de todos los elementos tecnológicos, técnicos y químicos necesarios para óptima conservación, prevención y preservación del fondo documental. Los serv¡dores encargados del manejo del fondo documental tendrán periódicamente capacitación y retroalimentación tanto de la adm¡nistración de documentos como de su conlen¡do. I1. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Descripción.- 1. El funcionario o serv¡dor que requiera de documentación específ ica la sol¡citará al Secretario General, al Jefe de la Unidad de Documentac¡ón y Archivo o al Secretario de la Regional 1 de ser el caso. 2, El servidor designado localizará la documentación requerida ut¡lizando el Sistema de Claves de Correspondencia. 3. Una vez local¡zado el documento, el funcionario o serv¡dor que lo requiera, entregará lleno el formulario denom¡nado "Préstamo de Documentos", en el A\ \nr¡zoras Nle 121) Arjza.qil,Ildrt ,\m;¡¡m¡s I'lr7'r . (.luito. Flcuad()r . l'BX:(-5ei 2) 19{ 130i PRocURADURÍ¡ cnNpnet DEL ESTADo ticti,^t ()R que se harán constar los datos de descr¡pc¡ón del documento y la firma del fesoonsaDte. De igual forma, se llenará el formulario de préstamo de documento cuando el requer¡m¡ento incluya el antecedente por ser parte activa de un Ingreso o trámite de un proceso; y, se dejará el formulario en el correspond¡ente como constancia de que se retiró un expediente. 4. bibl¡orato La Unidad de Documentación y Archivo o la Secretaría de la Regional .l mantendrá un reg¡stro de todos los préstamos de documentos, debiendo recordar periódicamente a los funcionar¡os o serv¡dores o a la Un¡dad Administrativa a la que pertenecen, que tales documentos están en su poder a fin de que se cumpla el propósito del cujdado del acervo documental, de conform¡dad con el numeral 2 del artÍculo 69 del Reglamento Orgán¡co Funcional de la PGE. Devuelto el expediente o documento se le entregará al funcionario o serv¡dor, el original del formulario "préstamo de documentos,'y se ubicará el expediente en er ¡ugar que corresponda. Tanto el funcionario o servidor que entrega la documentación como el que la recibe, verificará que el expediente eslé completo y en buen estado de conservación (s¡n enmendaduras, mut¡laciones, rayaduras, resaltados y más características que alteren la autenticidad del documento, ya sea en sus or¡g¡nales asÍ como en las copias que forman parte del expediente).y que su orden corresponda cronológicamente al que está digitalizado. r2. CONCESIóN DE COPIAS SIMPLES 1. El usuario externo presentará una solic¡tud de cop¡a adjuntando copia de la cédula de identidad o c¡udadanía o El usuario ¡nterno solicitará verbal o electrónicamente la co copias simples. 2. Se ubicará electrón¡ca y ísicamente lo solic¡tado. 3. Previa la entrega de las copias simples sol¡citadas, el usuario firmará la recepción correspondiente. 4. Las solic¡tudes de copias simples se archivarán en Secretaría General f o en la Secretaría de la Flegional 1 de ser el caso. ,\\. .\nazonis N39 1.23 v ,\rir¡rá.1.1(Li. ,\|lr¡z(!ris I,t.rz,r . (]rrto. ticur(t)f . I)ltXi í5,)12) 2tl.t l30rl ErcIUBADuÍAGENERATDELEdS#*? Diagrama de Flu¡o E¡lslsión de Cooias Simples de Doat¡enlos itj$¡rios Exlern06) LJsusños Erlomos Jote de Asiteíte Adm¡islÉlivo Doqfienlaoón (ReepciJn de Doglmefios) fuister]le AdministsafYo Y Secrebde General (Fotmpbs) Atchrvo -J s*' -r' -___ll¿_ -'F 'I¡;ü e- Av. Amazonas N39-123 y AÁzagr,EAiL Arn zr,f.as Plaza . Quto,Ecuador. www.pge.gob.ec PBX| (593 2) 2941300 PROCURADU Rf A GENEIIAL PE! EITAPO ECLIADOR Extensión de Copias Simples de Documentos (Usuarios Internos) Asistente Usuanos Intemos Jefe de Administrativo As¡stente Admin¡strativo Documentación y (Recepción de (Fotocopias) Archivo Documentos) mefloldndo u ofcio) Recibiry ¡probd f6quenmBfl0 fidtam¡& lo Regidrar y enrEr c{pEs enfegtoa I I I I I I 'ffií F--- F . Quito, Ecuador *'w,pge.gob.ec Av. Amazoras N39-123 y Arízaga, Edif Amazooas Plaz¿ r . PBX: (593 2) 294 1300 I3. DEPURACÉN DE ARCHIVOS ACTIVOS Descripción y flujo del Instructivo I 3.1. Descripción de Actividades.- El Secretario General, el Jefe de Documentación y Archivo o el Secretario de la Regional 1, o sus delegados de la unidad administrativa correspond¡ente, deberán: l. ldentificar la documentación que cumplió su plazo de retención. 2. Elabora¡ el inventario de unidades seleccionadas para dar de baja. En esta activ¡dad se recibirá la solicitud de baja de documentación 3. 4. 5. 6. 7. 8. Av Amá-zonas presentada por las un¡dades admin¡strativas de la Procuradurla General del Estado. Notificar la intención de dar de baja la documentación seleccionada a las unidades administrativas de la Procuraduría General del Estado, las cuales em¡tirán un pronunciamiento. Solicitar la conformación del Comité de Evaluación v Descarte de documentos. Conformado este Comité, el mismo será convocado. Verificar flsicamente la documentación para dar de baja en base al inventar¡o elaborado. Preparar un Acta de El¡minación de DocumentosEliminar la documentación v firmar dicha acta. N39 123 y Ari?ag4 Edif Amazoo s Pla2^ . Qu:to, Ecuador q.'q'w.pge.gob, ec r PBX: (593 2) - 2941300 PRocuRADURle Ospur¿dón de los AEhtuc cpNrn¡l DEL ESTADo ECUADOR Acti$ Unldad d€ oocum€nl€clón y Comislón de Ewlu*lh d€ Oésrle Docuftntos -----=---6'¡ t I l!.Hs h.-- - Av. Amazon¡s N39-123 y,{rízage, t dif Am¡zonas Plaza .. Quito, F:cuador E$.c¡.pge.go D.ec . PBx: (593 !!4 2) 294 1300 de CAP|TULO ill PROCEDIMIENTOS DE SECRETARíA GENERAL CONFERIR COPIAS O COMPULSAS SIMPLES Y CERTIFICADAS 1. OBJETIVO Atender el requerimiento de los usuarios con relac¡ón a la conces¡ón de cop¡as o compulsas simples o certificadas, así como, la tram¡tación, archivo y custodia de Resoluc¡ones, Resoluciones Reservadas, Acuerdos y Ofic¡os Reservados. 2. ALCANCE Participan en estos procedim¡entos la Secretaría General y la Secretarfa Regional 3. 1 EMISIÓN OE COPIAS CERTIFICADAS DESCRIPCIÓN DE ACTIV¡DAOES.. L Recibir por ventanilla el ped¡do de copias certif icadas. 1 .1 Buscar f fsica y electrón¡camente los documentos solicitados. 1.2 Localizados los documentos fotocopiar solicitada. 2, Remitir 3. 4, 5. 6, Ar al Secretar¡o General el la documentación pedido conjuntamente con los documentos solicitados. Verif¡car que las copias corresponden al pedido. Una vez verilicadas. sumillar v sentar la razón corresoondiente. Remitir mediante of¡c¡o las cop¡as solicitadas. Registrar en el libro de cop¡as certificadas. Aflazolras N39 123 y AríZrya, Edif. AmaTnn sPlaza .. Quiro, Ecuador . PBX: (593 2) ' 294130tr LRqCURADUXIA GENERAL DEL ESTADO IlCU^DOR Diagrama de Fluio Av. N39-123 y ^mazonas . Quito, EcuadDr e'wr¡¡.pge.eob.€c Araag,Fnif. tuvzoaas l,lazz . PBX: (593 2) 29a 1300 PRocuRADURf,c. cBNnRAr DEL ESTADo ECUADOR 4. Y CUSTODIAR LAS RESOLUCIONES RESERVADAS, RESOLUCIONES, ACUERDOS, OFICIOS Y OFICIOS RESERVADOS NUMERAR, FECHAR, NOTIFICAR, ARCHIVAR 4.1 Descripción de Activ¡dades.- a. Recibir las resoluciones, resoluciones reservadas, acuerdos b. y oficios reservados remitidos por el Despacho del Procurador General del Estado. Numerar, fechar y dig¡talizar las resoluciones, acuerdos y oficios. Despacho del Procurador General del Estado y a las diferentes unidades administrativas, copias de las resoluc¡ones, acuerdos y oficios debidamente numerados y fechados, cuando corresponda. d. Archivar las resoluciones, acuerdos y of¡c¡os en la respecliva caja de seguridad. e. Generar cop¡as cert¡licadas cuando el caso lo amerite. f. Rem¡tir las resoluciones que fueren pertinentes para su publicac¡Ón en el c. Remitir al Reo¡stro Of¡c¡al. Av. Amazonas N39'l23 y ¡.rizaga, Edil Am¡zonas Plaza . Quito,Ecuador. www.pge.gob.ec PBX: (593 2) - 294 1300 PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO ECUADOR Pást^a. 27 DIAGBAMA DE FLUJO '''''| Av. Amazonas N39 123 ! r\I Ariz¡ga, Ddif. Am-,zo¡r|ls Plaza . Quito, Ecuador . PBX: (593 4 -294 1301) PRoCURADURIA GENERAL o"t p_,:ffRg tr tr CAPITULO IV CUSTODIA DEL FONDO DOCUMENTAL 1. Custodia.' Besponsabilidad que implica el control y la adecuada conservac¡ón de los documentos por parte del custodio de los mismos, cualquiera sea su n¡vel. Custodia permanente: Responsabilidad de los funcionarios y serv¡dores de SecretarÍa General, de la Unidad de Documentac¡ón y Archivo, de la Secretaría de la Dirección Reg¡onal 1 y los responsables de las diferentes Unidades Admin¡strativas que, por la act¡vidad que desempeñan en la Instituc¡ón, deban mantener bajo su v¡gilancia, cu¡dado y protección, los documentos que les son entregados para su trabajo, adm¡n¡strac¡ón y/o archivo. b, Custodia temporal: Responsabilidad del funcionar¡o o servidor que por la activ¡dad que desempeña en la Instituc¡ón, debe mantener bajo su vigilancia, cuidado y protección los documentos que le son entregados para su trabajo. Elecutado que sea su trabajo entregará los documentos recibidos al custodio permanente para su administración y archivo. Responsabilidad del custodio.- Es responsab¡l¡dad de quien en forma temporal o permanente tuviere bajo su custod¡a documentos del fondo documental de la Inst¡tución cuidarlos celosamente; por lo tanto, deberá actuar con diligencia, peric¡a y prolijidad para que los bienes rec¡b¡dos permanezcan ¡ntactos sin ralladuras, enmendaduras, resaltados, ajaduras, dobleces, mutilac¡ones totales o parciales, rasgaduras. En consecuencia, no se podrá agregar elemento alguno que altere la originalidad del documento entre otras, pestañas, cintas adhesivas, grapas; así como, no se alterará el orden cronológico utilizado por la Unidad de Documentación y Archivo y la Secretaría de la Regional 1. El serv¡dor se proveerá de copias fotostáticas o magnét¡cas en caso que el estudio del documento requiera de resaltados u olras anotaciones. En caso de incumplimiento de la proh¡b¡ción antes mencionada, se impondrán las sanc¡ones previstas en el Reglamento de Admin¡stración y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría General del Estado, sin perjuicio de lo que determ¡nen otras normas, siempre que aquello no ¡mplique la aplicación de doble sanción para una misma falta, según el Art. 76, letra i) de la Constitución de la República. AsÍ mismo, quien por acceso ¡ndeb¡do a los documentos, destruye, mutila, deteriora maliciosamente, falsifica, sustrae, o incumple las medidas de conservación de los mismos, inobserva las normas archivísticas, dificulta la consulta , los el¡mina, saca documentos sin autorizac¡ón, exporta ilegalmente información, serán sancionados de conform¡dad a lo que establecen los criterios de la Ley y Destrucción Efectiva Del Patr¡monio Documental del Estado o a lo d¡spuesto en la Ley Orgán¡ca de Transparencia y Acceso a la Información Pública, sin perjuicio de las sanc¡ones civ¡les y penales a que hub¡ese luoar. Av A,nrzo,r¡s N-19 l:l I Arizaga. F:dit. ¡\m¡zoras lrlaua . Qr¡to. EcLr¡dor . PII\ (593 2) 29'1 ll0(l I! PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO ticr.JAD( )R "Normas de Control lnteno para las Entidades, Organismos del Sector Públ¡co y Personas Jurídicas de Derecho Privado que D¡spongan de Recursos Públicos (Acuerdo de la Contraloía Generul del Estado 39, Reg¡stro Oficial Suplemento 87 de 14-dic.-2009. Ult¡ma mod¡f¡cac¡ón: R.O. 178 de 6 de febrero de 2014 Acuerdo No. 006 CG-2014 406-07 Custodia La custod¡a permanente de los bienes, petm¡te salvaguardat adecuadamente los recursos de la entidad, foñalec¡endo los contrcles internos de esta área; también fac¡l¡ta detectar si son ut¡l¡zados para los fines que fueron adqu¡ridos, s¡ sus condiciones son adecuadas v no se encuentran en riesqo de deter¡oro, La máx¡ma autoridad de O"O pbOl¡ca, a través de la un¡dad respect¡va, ""0" a los custod¡os de los bienes y de establecer los será responsable de des¡gnat procedimientos que garant¡cen la conservac¡ón, segur¡dad y manten¡m¡ento de "r las existencias y b¡enes de larga durcción. Corresponde a la adm¡n¡stración de cada ent¡dad pública, implementar su prop¡a reglamentación relat¡va a la custod¡a fisica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los b¡enes de[ Estado. 406-08 Uso de los b¡enes de larga duruc¡ón En cada entídad públ¡ca los b¡enes de larya duración se ut¡lizarán ún¡camente en las labores inst¡luc¡onales y por ningún motivo para t¡nes personales, pol ít¡cos, electorales, rel¡giosos u otras activ¡dades pañ¡culares. Solamente el Dersonal autorizado debe tener acceso a los bíenes de Ia instituc¡ón, deb¡endo asum¡r la rcsponsab¡l¡dad por su buen uso y conservac¡ón. Cada serv¡dora o sevidor señ responsable del uso, custod¡a y conseruac¡ón de los bienes de larga durac¡ón que le hayan s¡do entregados para el desempeño de sus func¡ones, dejando constancia escr¡ta de su recepc¡ón: y por ningún motivo serán util¡zados para ottos f¡nes que no sean los ¡nst¡tucíonales. En el caso de b¡enes que son ut ¡zados indistintamente por var¡as personas, es responsab¡lídad del Jefe de la Un¡dad Admin¡sttat¡va, defin¡r los aspectos relativos a su uso, custod¡a y verif¡cación, de manera que estos sean ut¡lizados coÍrectamente. El daño, pétd¡da o destrucc¡ón del bien por negligencia comprobada o mal uso, no ¡mputable al deteríoro normal de las cosas, será de responsabil¡dad del servidor que lo tiene a su caryo. Los cambios que se produzcan y que altercn la ub¡cac¡ón y naturaleza de los bienes, serán reporlados a la d¡recc¡ón correspondiente, por el perconal ^r ,\m¡ron¡s Nl, 12l \' .\.ir¡gr. l.iirr: ,\¡r.z'rrrs l'l¡ . Quirr, l-cuad()r . Illxr (5rl l) lr).t l1(rl, PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO I.]CUADoR responsable del uso y custod¡a de los m¡smos, para que se adopten los correct¡vos que cada caso requiera." Son responsables del manejo y custodia del acervo documental de la Procuraduría General del Estado, los serv¡dores o funcionarios que en forma temporal o permanente mantengan bajo su poder documentos de la Institución". 2. Repos¡ción de documentos,- En caso de pérd¡da de documentos el Secretar¡o General o Secretario de la Dirección Reg¡onal 1, dispondrá la repos¡ción de los mismos, conforme a lo d¡spuesto en el Reglamento de Adm¡n¡strac¡ón y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría General del Estado. CAPITULO V DEPURACION DE ARCHIVOS Depuración de los archivos es el procedimiento administrativo que implica el análisis, estudio, emisión de informes y el¡m¡nac¡ón de la documentación que cumpl¡ó el plazo de conservación. Actividad que real¡zará anualmente el D¡rector de cada un¡dad o su delegado conjuntamente con el Jefe de la Unidad de Documentación y Archivo, el Secretar¡o de la Regional 1 , o sus delegados. 1 . De las tablas de plazos de conservación y eliminación de documenlos Para la conservación, evaluación y eliminación de los documentos de los archivos físicos de la lnstituc¡ón, se conformará un Comité de Evaluación y Descarte, y se apl¡cará lo dispuesto en el lnstruct¡vo de Organización Básica y Gest¡ón de Archivos Administrativos, emitido por el Consejo Nacional de Archivo, mediante Resolución No. CNA-001-2005, publ¡cada en el Begistro Of¡c¡al Nro. 67 de 25 de julio de 2005. El Comité estará conformado por: a. El Secretario General, el Secretario de la Regional 1 o sus delegados; quien lo presidirá; b. El Director o quien haga sus veces de la Unidad Administrativa que generó el c, d. documento; Un Delegado de Aud¡toría Interna; y, El Jefe de la Unidad de Documentación y Arch¡vo, o el delegado del Secretar¡o de Ia Regional 1 s¡ es el caso, qu¡enes actuarán como Secretarios del Com¡té. 2. De las funciones del Com¡té de Evaluación y Descarte.- El Comité, cumplirá con las siguientes funciones: 2.1 Elaborar las tablas del tiempo de conservac¡ón de documentos f Ísicos; A\ Amar.rnrs N39 l:3 ! Arílrgi. F.d,i. lmrzo¡¡s Pl¡za . QL¡to. Ecuadór . I,DX: (593 l) 2e4 l3rx) PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO ¡..ct.AD()R 2.? Aptoba( las tablas de plazos de conservación de documentos, según la norma establecida para el efecto; 2.3 Preparar el proyecto de Resolución de las tablas de plazos de conservación documental aorobadas: 2.4 Evaluar el informe de depuración y eliminación de la documentación que cumplió el plazo de conservación, generado por cada Director de área; y, 2.5 Emitir informe y recomendaciones pert¡nentes. 3, Del Informe del Secretario General oel Secretar¡o de la Regional 1,- El Secretario General o el Secretar¡o de la Fegional 1, o sus delegados, apl¡cando la tabla de plazos de conservación, analizarán los documentos que han cumplido Ios períodos de vigencia; hecho lo cual, pondrá en conocrmiento de la Unidad Adm¡nistrativa que generó el documenlo de depuración y eliminación de la documentac¡ón que cumplió el plazo de conservación a f in de que recomiende su eliminación cuando el caso así lo amerite, para lo cual deberá: a. b. c. d. Comprobar que el documento ha perd¡do su util¡dad para la Institución por no ex¡stir labor pendienie de ejecución que implique la utilización del documento como prueba; Salvaguardar la conf idencialidad de la información que contenga el documento a el¡minar; Ver¡f¡car que al el¡minar un documento, se eliminen también todas las cop¡as de conservac¡ón y las de seguridad electrónicas o magnéticas que existan de éste; y, Hecho lo cual el Secretario General em¡tirá un informe motivado el cual será puesto en considerac¡ón del señor Procurador General del Estado para contrnuar con el proceso. 4. De la eliminación de documentos.- En vista del informe motivado presentado por el Secretario General, el Procurador General del Estado, sol¡citará la autorización al Comité Ejecut¡vo del Consejo Nacional de Archivos para la eliminac¡ón de documentos, de conform¡dad con lo dispuesto en el artÍculo 10 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. 5. Instruct¡vo del Comité de Evaluación y Descarte.- a. Anualmente la Unidad de Documentación y Archivo seleccionará aquella documentación que ha cumplido su plazo de vigencia o se haya decidido dar de baja. b. Las Unidades de Gest¡ón interesadas en depurar o no su arch¡vo, manifestarán por escrito la necesidad de dar baja sus documentos al Secretario General. c, El Secretar¡o General oficiará a la Dirección JurÍdica Nacional y a las demás Drrecciones Regionales, el inicio del proceso para la depuración y dar de baja la documentación seleccionada, conforme lo establece el lvlanual de y Custodia de Documentos de la Procuraduria Administración, Conservación .\r. A¡lnzon¡s \39 I2lI Aríz¡g¡.lr¡iitl .\m¡zon¿s I'l¡z¡ . (luit(,, \Á,iw.pge.gob.cc licu¡do.. l'llxr (5'.rl2) 29't l-lil(r PRocuRADURfn c¡upner DEL ESTADo I.]CUADoR General del Estado. El Secretar¡o de la Regional Jurídica oara ¡niciar el mismo proceso, d. l, of¡c¡ará a la Dirección La Direcciones una vez notificadas, verificarán la utilidad o no de la documentación selecc¡onada en los trámites que tengan a su cargo, y se pronunciarán respecto de los documentos a dar de baja en un plazo máximo de tre¡nta días contados a partir de la fecha de Ia comun¡cación. En caso de que alguna(s) de las área(s) not¡f¡cada(s), haya formulado algún impedimento para elim¡nar parte de la documentación selecc¡onada para la baja, se procederá a separar la m¡sma, actualizar el ¡nventario y se continuará con el trám¡te de eliminación del resto de la documentación. f. S¡ el ¡mpedimento es para toda la documentación seleccionada, se debe ¡ncorporar al exped¡ente del proceso de eliminación de documentos, las debidas justif icaciones s. La Unidad de Documentac¡ón y Archivo solic¡tará al Secretario General o al Secretar¡o de la Regional 1 convocar al Comité de Evaluación y Descarte de Documentos oue elim¡nará la documentación selecc¡onada. h. El Secretario General o Secretario de la Regional 1 convocará a los Directores o sus delegados para la conformac¡ón de la Comité de Evaluación y Descarte de Documentos que eliminará la documentac¡ón selecc¡onada. El quorum estará constituido por cuatro miembros al menos; cada m¡embro tendrá voz y voto, el presidente tendrá voz y voto dir¡mente. Previa la elim¡nación de los documentos que han cumplido los plazos de conservación, la institución solicitará la autorización al Consejo Nacional de Archivos. los documentos oue ésta Institución considere con valor oermanente e histórico, podrán transferirse al Archivo Intermed¡o de la Adm¡nistrac¡ón Pública y aquellos que no sean calif icados como tales, se dispondrá su eliminación, previo ¡nforme escrito. 6. 7. Los m¡embros del Comité de Evaluac¡ón y Descarte verificarán físicamente que la documentación que consta en el Inventar¡o de El¡m¡nación de Documentos corresponda a la que se ha seleccionado para eliminari que dicha documentación, conforme a los plazos de retención f¡jados, haya agotado cualqu¡er valor; y, que no existan observaciones de las áreas a las que se comunicó sobre la baja de los documentos. 8. Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido los plazos de conservación, la instituc¡ón solicitará la autorización al Consejo Nacional de Archivos, Los documentos que esta institución considere histórico, podrán transterirse al Archivo con valor permanente Intermedio de la Administración Pública y aquellos que no sean calificados como tales se dispondrá su eliminac¡ón, previo ¡nforme escflto. e l\ Aúra¡({r.N \l¡) 123 ! Ariz'rsa, F](l,l. AnrxTo¡¡s I'lnza \rs.v.Pge. . Q!,rrJ. Ucuador go D.ec . PDX: (5r)3 2) 2t1 l3lr0 PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO t.tcU^D()R 9. En caso de estar conformes con su constatación física, la documentación se lrasladará al sitio donde será destruida, med¡ante los mecanismos existentes en los procesos de reciclaje. 10. Luego de destru¡r la documentac¡ón, el Secretario General, el Secretario de la Regional 1, o sus delegados prepararán el Acta de Eliminac¡ón y los miembros suscrib¡rán la misma; posteriormente se d¡stribuirá el or¡ginal y sus copias. Ver Anexo (a) Anexo (a) ACTA DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS En la ciudad de.,., a los ...días del mes de... de......, quienes suscribjmos el presente documento como miembros del comité de EvaluaciÓn y Descarte de la PGE, y, ......, nos constituimos para dar fe de que la documentación que se describe en el Inventario de Elim¡nación de Documentos, que torma parte integrante de este documento, es la que fís¡camente se ha seleccionado para proceder a su el¡m¡nac¡ón. Hemos rev¡sado también que conforme a los plazos de retención fijados previamente, y habiendo efectuado las consultas pertinentes de .........de ....,.de ..., enviado a los señores:.,..y..,, d¡cha documentación ha perdido su valor probator¡o y referencial. F¡nalmente, hemos constatado que la documentac¡ón se¡eccionada ha sido destruida mediante el proceso de ...(describir el mecanismo de rec¡claje), en la local¡dad de ...e| día de hov ... de ... de .... a las .. . Secretario General o su delegado Director de la Unidad de Asesoría Jurídica o su delegado Jefe de la Unidad de Auditoría Interna o su delegado Jefe de la Unidad de Documentación v Archivo o su deleoado Delegado del Consejo Nacional de Archivos GLOSARIO Para la aplicac¡ón y entend¡miento de los términos usados en el presenle manual, se tendrán en cuenta los s¡guientes conceptos: . Antecedente Documental: Expediente conformado por oficios de entrada y sal¡da. .\r'. Amaron¡s N39 lll \ ,\,;zrgr.1it,t. -\,r,¡z(xus l'l¡zx . (.,lu,ro.licuxdor . PllX:(i93 2) 29'11100 PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO IJCT,ADOR Archivar: (1)Conjunto de operac¡ones intelectuales y fÍsicas que componen las diferentes fases del tratamiento archivístico prop¡as de cada uno de los t¡pos de arch¡vo, según la etapa del ciclo v¡tal de los documentos. (2) Dar por terminado un exped¡ente o asunto de un proced¡m¡ento administrativo o judicial, es decir, transferirlo al archivo ('arch ívese"). Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y práct¡cos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos. Archivo: (1)Conjunto orgánico de documentos produc¡dos y/o recibidos en el ejercic¡o de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. (2) El local donde se conservan consultan los conjuntos orgánicos de documentos. (3) La ¡nst¡tución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgán¡cos de documentos para la gest¡ón administrat¡va, la información, la investigación y la cultura. y Archivo Central: Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gest¡ón. Archivo de Gestión: El archivo de of¡cina que reúne su documentac¡ón en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. Cada Arch¡vo de Gestión debe tener un responsable de su administración, custod¡a y traslado al Arch¡vo Central. Ca¡a de retención: Contenedor de cartón que sirve para la conservación de una o var¡as carDetas o Unidades de instalación. C¡clo vital de los documentos: Etapas por las que sucesivamente atrav¡esan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central, hasta que se eliminan o se trasladan a un archivo hislór¡co. Codilicación: es orocedimiento med¡ante el cual se identifica un trámite con la asignación de siglas así: AD, para los trám¡tes administrativos; JJ, para y, Patrocinio Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones fís¡cas en los documentos, y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido. y el control la adecuada conservación de los documentos por parte un archivo, cualquiera que sea el nivel del m¡smo. Descargo: Liberación de una obligación o carga administrat¡va Descripción: Fase del tratamiento archivíst¡co dest¡nada a la elaboración de los Custodia: Responsabilidad juríd¡ca que implica instrumentos de consulta para fac¡litar el conocimiento y consulta de los documentos de archivo. Descr¡ptores: Palabras u orac¡ones con las que se ident¡fica un tema específico. Exped¡ente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y func¡onalmente por un sujeto productor en la resoluc¡ón de un mismo asunto. Inventario: Instrumenlo de consulta que describe las Un¡dades de instalac¡ón y/o Un¡dades documentales de una serie o series respetando su estructura. Lega¡o: Atado de documentos a veces proteg¡dos por tapas de cartón con lo que se forma una unidad de instalac¡ón. .\r im¡zorrs Nl9 123 !,\riz.ga.l,;dri r\m2zon3s l,l¡zi . Qr¡ro, E.r¡dó. . PBX| (5rr3l) ?(r1 I30f) PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO TCLIADOR Organización: Adaptación material o física de un fondo a la estructura que . le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación. Original: Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se emitió. La originalidad lleva implicita la autenticidad administrativa y la autenticidad jurídica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse también documentos originales los autógrafos y los originales múltiples. Original múltiple: Ejemplares de unos mismos documentos emitidos simultáneamente para ser entregados a las partes interesadas. Responsable de la Unidad Administrativa: Para efectos de éste Manual son resoonsables de la Unidad Administrat¡va, el Secretario Particular, Secretario General, Coordinadores, Directores Nacionales y Directores Regionales. Repositorio: Almacén o lugar donde se guardan y mantiene información digital habitualmente base de datos o archivos. Serie: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desanollo de una misma actividad administrat¡va y regulado por la misma norma jurídica y/o de orocedimiento. Sistema archivístico: Conjunto de normas y procedim¡entos que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la organización, el tratamiento, la conservación y la difusión de los documentos de archivo. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la admin¡stración de archivos, la normat¡v¡dad archivística y el personal. Sistema de Gestión de Trámites: Sistema implementado para el seguimiento del flujo de la información. Soporte: Material físico en el que se registra la información (papel, c¡ntas y discos magnéticos, películas fotográficas, etc.). Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de proced¡miento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. Trámite: Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo. Transferencia: Proced¡miento hab¡tual de ingreso de documentos a un archivo, mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del c¡clo vital de los documentos. Valor histórico: Aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia. Valor informativo: Aquel que s¡rve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración y que también puede ser testimon¡o de la memoria colect¡va. Valor jurídico: Aquel el que se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común. Valor legal: Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de testimon¡o ante la lev. Valor primario: es el que poseen los documentos originales, las copias certificadas y los anexos de cualqu¡er tipo que forman parte de un expediente. En consecuencia no están dentro de estos las copias simples y los borradores preparados por los servidores a cargo de los fámites. Av ,{mazon¡s N39 123 y Arizag¡, E¿it Anazonas Plaza .- Quito, Ecuadur wwsr.Pge.goD.ec . PBX: (593 2) -294 1300 PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO ECUADOR Vaforación: Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fiando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Unidad administrativa: Son Unidades Administrativas: Los Despachos del Procurador y Subprocurador General del Estado, las Coordinaciones Nacionales e institucional, las Direcciones Nacionales y Regionales, las Oficinas Provinciales y la Secretaría General. DISPOSICION GENERAL.. y procedimientos incluidos en el presente manual, son de obl¡gatorio cumplimiento para todos los funcionarios y servidores de la Procuraduría General del Estado a nivel nacional, y entrarán en vigencia sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. Las políticas, contenido, subprocesos DrsPosrcrÓN FTNAL.Queda sin efecto el Proyecto de Manual de Administración y Custodio de Documentos, puesto en vigencia mediante Resolución Nro. 108 de 6 de mayo de 201O, publicada en el Reg¡stro Oficial Nro. 269 de 1 de septiembre de 2010. Redactado por:' Dr. Xavier U. Zambran Dr. Gabriél Ghauvín Revisado y aprobado por: Dra. Lina Rosa Silva \e* (..-/' Av. Amazonas N39-123 y A¡izrge, Eclit ¡\mazonas Plaza . Quito, Ecuador www,pge.gob.ec . PtsX: (593 2)-294 1300