VICEPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA SISTEMA UNICO DE BENEFICIARIOS SIUBEN TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN PARA SUMNISTYROS DE ALMUERZOS DIARIOS, DESTINADAS A MIPYMES MUJERES SIUBEN CP-02/2016 MES MAYO 2016 Contratación para servicios de almuerzos 2 INDICE 1. CONDICIONES GENERALES..........................................................................3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 OBJETIVO……….................................................................................................3 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CRONOGRAMA DEL CONCURSO........3 FUENTES DE RECURSOS………………………………......................................3 CRONOGRAMA...................................................................................................3 DESCRIPCION DE LOS BIENES A SER ADQURIDOS……………….…………..4 REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA LICITACIÓN......................................4 PARTICIPANTES…………………………………………………………………..……5 2. DOCUMENTOS DEL CONCURSO……............................................................5 2.1 DOCUMENTOS DEL CONCURSO......................................................................5 2.2 EL CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS............................................................6 3. ENTREGA DE LAS PROPUESTAS ................................................................6 3.1 CIERRE DE LA LICITACIÓN Y APERTURA DE LAS PROPUESTAS.................7 3.2 ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS.......................................….7 3.2.1 3.2.2 4 CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LAS OFERTAS...........8 DESCALIFICACIÓN DE PROPUESTAS..............................8 ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN....................................................................8 4.1 DE LA ORDEN DE COMPRAS: ...................................................... ...................9 4.2 RESULTADO DEL CONCURSO…......................................................................9 4.3 CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN.................................................................................................9 4.4 FORMA DE PAGO...............................................................................................9 4.5 ANEXOS…………………………………………………………………………………10 Contratación para servicios de almuerzos Contratación para servicios de almuerzos 3 1. CONDICIONES GENERALES 1.1 Objetivo Constituye el objeto de la presente convocatoria para Contratación para servicios de almuerzos diarios para el personal asignado al departamento de servicios generales y administrativo, de acuerdo con las condiciones fijadas en el presente Pliego de Condiciones Específicas. 1.2 Procedimiento de selección y cronograma del concurso El procedimiento de selección es de etapa única, o sea, se realizará en un mismo acto, la apertura de los sobres: “Sobre A” contentivo de los documentos requeridos y “Sobre B” contentivo de la propuesta económica. Ambos sobres deben venir debidamente identificados para los fines de revisión inmediata, de los documentos para participar en el concurso (leer detenidamente sobre el contenido requerido para cada sobre). 1.3 Fuentes de recursos El Sistema Único de Beneficiarios de conformidad con el Artículo 32 del Reglamento 543-12 sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios y Obras, ha tomado las medidas previsoras necesarias a los fines de garantizar la apropiación de fondos correspondiente, dentro del Presupuesto del año que sustentará el pago de todos los servicios adjudicados y adquiridos mediante el presente concurso. Las partidas de fondos para liquidar las entregas programadas serán debidamente especializadas para tales fines, a efecto de que las condiciones contractuales no sufran ningún tipo de variación durante el tiempo de ejecución del mismo. 1.4 Cronograma del concurso ACTIVIDADES 1. Publicación llamado a participar en la licitación 2. Adquisición del Pliego de Condiciones Específicas PERÍODO DE EJECUCIÓN Durante los días del concurso del 27 de mayo hasta el 03 de junio del 2016, día de cierre del concurso Para las empresas interesadas hasta el día martes 31 de mayo del 2016. 3. Período para realizar consultas por parte de los Hasta el día miércoles 01 de junio del 2016 adquirientes Contratación para servicios de almuerzos Contratación para servicios de almuerzos 4 4. Plazo para emitir respuesta por parte del Comité de Hasta el día jueves 02 de junio del 2016 Licitaciones, mediante circulares o enmiendas 5. Recepción de Propuestas: “Sobres” 6. Apertura de los Sobres Hasta el día viernes 03 de junio del 2016, a las 03:00 p.m. El día viernes 03 de junio del 2016, a las 3:30 p.m. 7. Notificación de errores u omisiones de naturaleza subsanables. Hasta el día lunes 06 de junio del 2016 8. Período de Ponderación de Subsanaciones Hasta el día martes 07 de junio del 2016 9. Verificación, Validación y Evaluación contenido de las Hasta el miércoles 08 de junio 2016 Propuestas Técnicas y económicas. 10. Notificación de resultados de la evaluación de las El viernes 10 de junio de 2016 Propuestas Técnicas y económicas. El Lunes 13 de junio del 2016 11. Adjudicación 12. Notificación y Publicación de Adjudicación El Lunes 13 de junio del 2016 Dentro de los siguientes 05 días hábiles, contados a partir de la Notificación de Adjudicación. Para la 13. Plazo para la constitución de la Garantía Bancaria de misma será considerado 1 % del monto total de la Fiel Cumplimiento de Contrato adjudicación. 14. Firma del Contrato Dentro de los siguientes 05 días hábiles, contados a partir de la Notificación de Adjudicación. Inmediatamente después de suscritos por las 15. Publicación de los Contratos en el portal institución y en partes. el portal administrado por el Órgano Rector. 1.5 Descripción de los bienes a ser adquiridos (Ver Descripción Anexo I) Si los renglones no son gran cantidad pueden incluirse en este espacio. 1.6 Requisitos para participar en el concurso Las empresas participantes deberán: Contratación para servicios de almuerzos Contratación para servicios de almuerzos 5 a) Presentar mediante comunicación escrita, identificación del proponente que deberá contener su razón social, Registro Nacional del Contribuyente (RNC), teléfono, fax y domicilio; así como el nombre del representante legal, cédula de identidad y el puesto que ocupa en la empresa. b) Constancia del Registro de Proveedores del Estado o incluir copia de la solicitud de inscripción correspondiente, conjuntamente con la entrega de la oferta. c) El precio en la oferta deberá estar expresado en pesos dominicanos. La oferta presentada tendrá que explicitar, el ITBIS por separado. d) Presentar listado de por lo menos 3 instituciones o empresas a quien hayan brindado servicios (referencias) que impliquen un monto similar al que estamos solicitando o al ofertado (incluir nombre de la empresa, teléfono, contacto). e) Garantía de seriedad de oferta, correspondiente al 1% del monto total de la Oferta. No subsanable. f) Presentar el certificado de registro sanitario (copia) actualizado. 1.7 Participantes Podrán participar las empresas nacionales dedicadas a la venta de alimentos y bebidas en el mercado, que hayan sido invitadas por esta Institución y aquellas que se enteren a través de su difusión en las páginas Web de la Institución o de la Dirección General de Contrataciones Públicas, y que acrediten cumplir con los requisitos señalados en el punto 1.6 Las propuestas que no cumplan con tales requisitos No Subsanables serán desestimadas. 2 DOCUMENTOS DEL CONCURSO 2.1 Documentos del concurso Forman parte del concurso: a) Convocatoria b) Bases de la Licitación c) Especificación y descripción del concurso (Anexo 1). El proponente o Licitante que estime que los documentos de la presente licitación requieran aclaraciones a su respecto, podrá formular sus preguntas por escrito al Comité de Licitaciones, Compras y contrataciones del SIUBEN, vía correo electrónico utilizando la dirección siuben.licitacion@siuben.gob.do. Dichas consultas podrán ser remitidas en horarios de 8:30 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes, a más tardar el miércoles 01 de junio del 2016. 2.2 Del contenido de las propuestas Contratación para servicios de almuerzos Contratación para servicios de almuerzos 6 Toda Propuesta deberá presentarse en sobres sellados, separados en un (1) original y una (1) copia, y cada uno deberá contener, en el orden siguiente: “Sobre A” Requisitos establecidos en el numeral 1.6 “Sobre B” Propuesta Económica / técnica (Cotizaciones) El “Sobre A” deberá contener en su cubierta la siguiente identificación: NOMBRE DEL OFERENTE/PROPONENTE (Sello Social) Firma del Representante Legal COMITÉ DE LICITACIONES Sistema Único de Beneficiarios PRESENTACIÓN: DOCUMENTO REQUERIDOS REFERENCIA: SIUBEN-CP-02/2016 El “Sobre B” deberá contener en su cubierta la siguiente identificación: NOMBRE DEL OFERENTE/PROPONENTE (Sello Social) Firma del Representante Legal COMITÉ DE LICITACIONES Sistema Único de Beneficiarios PRESENTACIÓN: OFERTA TECNICA Y ECONOMICA REFERENCIA: SIUBEN-CP-02/2016 3 ENTREGA DE LAS PROPUESTAS Todas las propuestas deberán entregarse personalmente en sobres cerrados y sellados con el sello de la empresa, a más tardar el día viernes 03 de junio del 2016, a las 03:00 p.m., en las oficinas de Sistema único de Beneficiarios, ubicada en la Av. John F. Kennedy No. 38, casi esquina Horacio Blanco, ensanche La Fe. Las propuestas serán recibidas exclusivamente en la recepción de la segunda planta y deberá estar sellada por esa recepción. Las propuestas dejadas en otro lugar no serán recibidas. Las Propuestas serán recibidas en la fecha y hora señaladas para el cierre de este concurso. Contratación para servicios de almuerzos Contratación para servicios de almuerzos 7 3.1 Cierre del concurso y contenido de las propuestas El acto de la apertura de las propuestas de concurso contará con la asistencia de los miembros del Comité de Compras y Contrataciones del SIUBEN, la legalidad y transparencia del concurso. Se procederá primero a la apertura del sobre identificado como “Documentos Requeridos”, para comprobar que contengan todos los documentos señalados en los numerales 1.2, 1.6 y 2.2. La apertura de las Propuestas se efectuará en presencia de los representantes de cada Licitante, si asisten al acto. Cualquier discrepancia o duda que se presente en el acto de la apertura será resuelta por el Presidente del Comité de Licitaciones, Compras y Contrataciones de SIUBEN o por quien lo represente. 3.2 Estudio y Evaluación de las propuestas El Comité de Compras y Contrataciones de SIUBEN evaluarán todas las ofertas que cumplan con los requerimientos técnicos establecidos, sus detalles y características, y que cumplan con los estándares de calidad. Así como el cumplimiento de los puntos solicitados, compromiso de fecha de entrega y que económicamente resulten convenientes para la institución. Las Propuestas deberán contener la documentación necesaria, suficiente y fehaciente para demostrar los aspectos que serán verificados bajo la modalidad “CUMPLE/ NO CUMPLE”. El Comité elegirá, a más tardar dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la apertura y cierre de la licitación, la oferta que estime más conveniente a los intereses de la SIUBEN. 3.2.1 Criterios y Calificación de las propuestas Los principales factores a evaluar por el Comité de Compras y Contrataciones, serán los siguientes, en base a un 100%: - Oferta Económica 10%, a calcularse con la siguiente formula % oferta = Costo de Oferta más baja x 10 Costo de oferta a evaluar - Visita a establecimiento 30% A tomarse en consideración los siguientes puntos evaluables, asignando 10% a cada uno: Contratación para servicios de almuerzos Contratación para servicios de almuerzos 8 Higiene del Negocio (Personal debidamente protegido con gorros, guantes, mandril) Cantidad de empleados almacenamiento - Cumplimiento de las especificaciones solicitadas y de los puntos 1.2, y 1.6 20%. - Ubicación 10%: Este porcentaje será asignado a todas las empresas con localización dentro del Distrito Nacional. Las demás les será asignado 5%. - Degustaciones y presentaciones 30%. 3.2.2 Descalificación de las propuestas a) El Comité de Compras y Contrataciones podrá descalificar cualquier propuesta que contenga información errada o que no se sujete a lo exigido en las bases técnicas. b) El Comité de Compras y Contrataciones podrá declarar desierta o descalificar la totalidad de las propuestas, por exceder éstas los marcos presupuestarios, sin derecho a indemnización alguna para el proponente. c) El Comité de Compras y Contrataciones podrá descalificar cualquier propuesta que contengan ofertas alternativas. 4 ADJUDICACIÓN DEL CONCURSO Una vez el Comité de Compras y Contrataciones decida aprobar el informe de evaluación sometido por el comité evaluador, sobre la oferta u ofertas más convenientes y emita el acta con la adjudicación correspondiente, se notificará mediante comunicación formal al ganador o ganadores la decisión del Comité. El SIUBEN se reserva el derecho al momento de la adjudicación, de aumentar o disminuir la cantidad de servicios. Sin embargo, dicho aumento o disminución no podrá introducir cambios en los precios unitarios, ni en otros términos y condiciones de la oferta. La Empresa adjudicada, deberá contar con la capacidad de producción instalada y personal necesario para suministrar el servicio solicitado. Los concursantes deben comprometerse a mantener los precios unitarios a partir de la fecha de adjudicación hasta la conclusión de dicho contrato. Para el caso de aumento los ítems adjudicados según los lineamientos de la Ley 340-06 de Compras y contrataciones. Contratación para servicios de almuerzos Contratación para servicios de almuerzos 9 4.1 De la Orden de compras a) La Orden de Compras producirá efectos sólo a partir de la emisión de la correspondiente Acta del Comité de Compras y Contrataciones debidamente firmada. b) El adjudicatario recibirá la Orden de Compras en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, posteriores a la notificación de la adjudicación. 4.2 Resultado del concurso a) La notificación de la adjudicación se efectuará al adjudicatario vía correo electrónico. b) El resultado del concurso será informado a todos los participantes. 4.3 Condiciones Generales de la Contratación La entidad adjudicataria firmará junto al Sistema Único de Beneficiarios un contrato de adquisición para la contratación de servicios de almuerzos que establecerá las condiciones del pago vistas en este Documento y los demás términos generales establecidos en estas bases de condiciones y las normas aplicables sobre el régimen de compras y contrataciones en la República Dominicana. Por ningún motivo la empresa adjudicada podrá cambiar o modificar las características requeridas en el servicio prestado sin la autorización por escrito de las autoridades del SIUBEN, responsables de la coordinación del proceso. 4.4 Forma de pago El Sistema Único de Beneficiarios pagará el valor adjudicado, de la manera siguiente: Pagos quincenales según lo consumido. Contratación para servicios de almuerzos Contratación para servicios de almuerzos 10 ANEXO I Ítem 1 2 Descripción Detalle unidad Almuerzos unidad Cenas Las cantidades corresponden a entregas mensuales estimadas. 860 56 Las entregas de los servicios diarios equivalen aproximadamente a 43 Unidades de almuerzos y 2 unidades de cenas (Lunes a viernes). El servicio de los fines de semana y feriados equivalen aproximadamente a 4 unidades de almuerzos y 4 unidades de cena cada día. El servicio debe incluir transporte a las instalaciones del SIUBEN. El proveedor deberá suministrar un menú con anticipación, en el cual los empleados puedan seleccionar el pedido de su preferencia. Se realizará una contratación con una duración de doce (12) meses. El monto del contrato estará sujeto a pagos quincenal, según lo consumido. El monto puede variar (aumentar / disminuir) en el transcurso de la ejecución. Contratación para servicios de almuerzos