Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios Regionales de... Términos de Referencia de contratación de Asistencia Técnica para el...

Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios Regionales de Salud (DDF-SRS)
Términos de Referencia de contratación de Asistencia Técnica para el Diseño del Modelo de
Gestión Administrativa y Financiera de la Red Pública
1. Introducción.
Fue en el 2005 cuando el Ministerio de Salud Pública definió el modelo de organización de los
Servicios Regionales de Salud concebido bajo la estrategia de Atención Primaria de Salud, y en
un proceso de transición, como lo establecen los reglamentos de separación de funciones y de
provisión de los servicios de salud.
El próximo paso es la descentralización de los Servicios Regionales de Salud, la cual se ha
previsto de manera gradual, con la conformación transitoria de un Ente Gestor o Coordinadora
del Servicio Nacional de Salud que conducirá el proceso de desarrollo y fortalecimiento de estos
en el marco del modelo de redes establecido por el Ministerio. Tanto el Ente Gestor como los
Servicios Regionales de Salud tendrán asignados sus recursos, y poseerán independencia
administrativa y financiera para operativizar sus planes en lo que respecta a la prestación de los
servicios de salud. De esta forma lo plantea el proyecto de Ley, actualmente en revisión.
Esta asistencia técnica se requiere para construir las bases y procedimientos relacionados a la
gestión administrativa y financiera de estas entidades, como organizaciones gubernamentales,
por lo que deberá enmarcarse en el marco legal vigente para su funcionamiento, en el contexto
de los actuales procesos y capacidades de la gestión administrativa y financiera en el Ministerio
de Salud Pública, por lo que deberá contemplar un plan progresivo de implementación de dichos
procedimientos, que incluya la dotación de nuevas capacidades con base en los requerimientos
que se identifiquen.
2. Objetivo General:
Diseñar el modelo de gestión administrativa y financiera para la DDF-SRS y los Servicios Regionales de
Salud, definiendo las capacidades y requerimientos para su implementación.
3. Objetivos específicos:
1. Diseñar un manual de procedimientos para la gestión financiera en la DDF-SRS y los Servicios
Regionales de Salud, basado en el marco legal y procedimental para instituciones
gubernamentales.
2. Diseñar o adaptar un manual de procedimientos para la gestión de compras y contrataciones en
los estamentos de la Red Pública de Servicios de Salud con base en la Ley de Compras y
Contrataciones 340-06, incluyendo la instrumentación relacionada a modelos de contratación.
3. Elaborar un manual de procedimientos para la gestión de la nómina del personal de salud,
función a ser transferida desde el Ministerio de Salud Pública a los SRS y la DDF-SRS
4. Analizar y proponer las alternativas de sistemas automatizados con la capacidad para emisión de
reportes coherentes con los procesos de registro y revisión de cuentas del Estado (SIGEF,
5.
6.
7.
8.
sistemas de registro contables, otros) y los requerimientos de análisis financiero para la
eficientización y racionalización de los recursos en la provisión de servicios de salud
Diseñar un modelo de facturación estándar para los Servicios Regionales de Salud, vinculado a
la gestión administrativa y financiera de los mismos.
Elaborar una propuesta actualizada de la organización estructural y funcional de las gerencias
administrativas y financieras en la DDF-SRS y los SRS, con base en las capacidades requeridas
para el cumplimiento de los procedimientos definidos.
Capacitar al RRHH de las unidades administrativas y financieras en la DDF-SRS y los SRS, en la
aplicación de los procedimientos y uso de herramientas informáticas seleccionadas para la
gestión administrativa y financiera
Elaborar una propuesta de plan o ruta crítica de implementación del Modelo de Gestión
administrativa y financiera para la DDF-SRS y los SRS, partiendo de las capacidades y
requerimientos identificados para la implementación de los procesos administrativos y
financieros de la red.
4. Actividades y productos
A continuación se presentan las actividades a desarrollar durante el período de asistencia técnica, bajo la
conducción del asesor y los productos que se espera se generen como resultado de las actividades
realizadas.
Los tiempos de entrega se establecen a partir de la firma del contrato.
Objetivo
Actividades
Productos
Tiempo
entrega
15 días
Todos
Elaboración,
discusión
y
presentación de un Plan de
Trabajo para el alcance de los
objetivos de la asistencia
técnica,
identificando
contrapartes, responsabilidades
y plazos críticos.
1. Plan de Trabajo
1
-Revisión documental del marco
legal administrativo y financiero
-Levantamiento de procesos
administrativos y financieros
requeridos en los SRS y la
DDF-SRS
-Elaboración de propuesta de
manuales administrativos y
financieros
-Sesiones de trabajo para
revisión de propuestas
-Incorporación de aportes y
ajustes a las propuestas
2. Manual de procedimientos de 30 días
gestión financiera , incluyendo
sus instrumentos, en versiones
electrónica y física.
2
-Revisión documental del marco
legal administrativo y financiero
-Levantamiento de procesos de
compras y contrataciones
requeridos en los SRS y la
DDF-SRS
-Elaboración de propuesta de
manuales de gestión de
3. Manual de procedimientos de 60 días
gestión
de
compras
y
contrataciones en versiones
electrónica y física, incluyendo
instrumentos para gestión y
modelo de contratos de
compra y venta de servicios de
salud
compras y contrataciones
-Elaboración de propuesta de
modelo de contratos para
compra y venta de servicios
coherente con el marco legal
para
instituciones
gubernamentales
-Sesiones de trabajo para
revisión de propuestas
-Incorporación de aportes y
ajustes a las propuestas
3
-Levantamiento de los procesos
de gestión de nómina a ser
transferidos al Servicio Nacional
de Salud y a los SRS
-Elaboración de propuesta de
manuales de gestión de nómina
e instrumentos
-Sesiones de trabajo para
revisión de propuestas
-Incorporación de aportes y
ajustes a las propuestas
4. Manual de procedimientos, de
gestión de nómina, incluyendo
sus instrumentos, en versiones
electrónica y física.
60 días
4
-Revisar las herramientas
electrónicas para facilitar la
gestión
administrativa
y
financiera y el cumplimiento de
los procedimientos en los SRS
y el Servicio Nacional de Salud.
-Elaboración y presentación de
propuestas de soluciones
informáticas
disponibles,
determinando requerimientos,
ventajas y desventajas para el
sector.
-Incorporar como parte de los
procedimientos e instrumentos
en los manuales de gestión
administrativa y financiera
-Revisión
documental
y
levantamiento
del
funcionamiento de los sistemas
de facturación en los SRS y
centros de salud
-Elaborar y presentar una
propuesta
para
la
estandarización de los sistemas
de facturación y su integración
al
modelo
de
gestión
administrativa y financiera de
los SRS
-Conducción de las sesiones de
trabajo con actores clave de los
SRS y del nivel central para
5. Propuesta de conjunto de
herramientas
informáticas
de
apoyo a la gestión administrativa y
financiera de los SRS y el Servicio
Nacional de Salud.
6. Propuesta de sistema de
facturación estandarizado para los
SRS
120 días
5
6
7
desarrollo y discusión de la
propuesta de sistema de
facturación estandarizada
-Incorporación de aportes
-Diagnóstico de las actuales
estructuras administrativas y
financieras y organización
funcional en la DDF-SRS y los
SRS (visitas a cada SRS y la
DDF-SRS,
diseño
metodológico,
análisis
e
informe)
-Definición
de
los
requerimientos y capacidades
necesarias para implementar
los
procedimientos
administrativos y financieros en
los SRS y el Servicio Nacional
de Salud
-Elaboración y presentación de
propuesta para la organización
estructural y funcional de los
SRS y el Servicio Nacional de
Salud
-Incorporación de aportes a la
propuesta
-Diseñar plan y contenidos de
capacitación
del
RRHH,
incorporando recomendaciones
para reorganización de las
actuales
estructuras
administrativas y financieras de
los SRS y el Servicio Nacional
de
Salud
y
diseñando
instrumentos para seguimiento
y capacitación en sitio del
personal
-Impartir
talleres
de
capacitación del personal en los
SRS y el Servicio Nacional de
Salud
-Elaboración de informes de
capacitación del personal
-Identificación de las brechas
actuales en las capacidades
necesarias para la gestión
administrativa y financiera en
los SRS y el Servicio Nacional
de Salud (actual DDF-SRS)
-Elaboración de propuesta de
plan o ruta crítica para la
dotación de las capacidades al
7. Diagnóstico del funcionamiento
y capacidades actuales de las
estructuras
administrativas
y
financieras de los SRS y el Servicio
Nacional de Salud (actual DDFSRS)
8. Propuesta de reorganización
estructural y funcional de las
unidades
administrativas
y
financieras de los SRS y del
Servicio Nacional de Salud.
180 días
9. Número de personal capacitado
con base en el plan de
capacitación aprobado.
10. Informe conteniendo:
o Plan de capacitación;
o Número de personas
capacitadas;
o Control de asistencia
firmada por cada
participante y # cédula;
o Contenido del Programa
o Copia material
capacitación;
o Método de evaluación
utilizado
o Plan de seguimiento
para evaluar la
aplicación de
conocimientos.
180
días
11. Propuesta de ruta crítica para la
mejora de las capacidades de los
SRS y el Servicio Nacional de Salud
para la gestión administrativa y
financiera
Servicio Nacional de Salud y a
los SRS y la delegación de las
competencias
hasta
la
descentralización de los SRS.
-Consulta con actores clave
para el consenso sobre la
propuesta
-Incorporación de aportes
5. Supervisión y mecanismos de trabajo
La supervisión directa del asesor la realizará la Coordinadora Técnica de la Dirección de Desarrollo y
Fortalecimiento de los Servicios Regionales de Salud (DDF-SRS) del Ministerio de Salud Publica con el
acompañamiento del Coordinador del Componente de Salud de la Dirección Técnica del GCPS
Se creará una comisión por parte del Ministerio de Salud Pública, coordinada por la Dirección de
Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios Regionales de Salud, para supervisar y aprobar los
productos finales e intermedios de la asistencia técnica, así como el plan de trabajo del consultor. Las
sesiones de trabajo de esta comisión se enmarcarán dentro del plan de trabajo aprobado. El plan de
trabajo podrá ser revisado en los períodos que establezca necesarios la comisión.
La aprobación de los productos finales e intermedios será documentada en las minutas de la comisión
creada por el Ministerio de Salud Pública, y una comunicación formal de aprobación, suscrita por el
Director de la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios Regionales de Salud.
La DDF-SRS también prestará el apoyo logístico para el desarrollo de las actividades como
convocatorias, facilitación de reuniones y talleres, preparación y distribución de documentos, etc.
6. Duración de la asistencia técnica
Se prevé que se complete la asistencia técnica de manera presencial en un período no mayor a los 6
meses.
7. Perfil del asesor técnico
Las características mínimas del (los) asesor (es) son las siguientes:
 Gerente en Gestión Administrativa y Financiera, con grado de Licenciatura o Doctorado
 Expertos en la administración pública, con mas de 5 años de experiencia
 con nivel profesional de postgrado,
 conocedores del marco legal y procedimental para el ejercicio administrativo y financiero en
instituciones públicas y el
 manejo sistemas de información administrativos y financieros del sector gubernamental y no
gubernamental.
 Con experiencia en el desarrollo de procesos similares, según describe en el perfil, de trabajo en
el área de administración pública, mayor a los 10 años.
 Con facilidad para transmitir conocimientos, verificable mediante experiencia docente de pre- o
post-grado
 Con capacidades para implementar procesos y capacitar personal del área.
8. Remuneración y forma de pago
La remuneración será establecida con base en un grupo de variantes considerando la historia salarial y
de honorarios del candidato seleccionado, tomando en cuenta el tiempo previsto para el desarrollo de los
productos.
El pago estará vinculado a la entrega de los productos, según se especifica a continuación:
Primer pago: 20%: Contraentrega del Producto 1
Segundo pago: 20%: Contraentrega de los Productos 2-4
Tercer pago: 20% contraentrega de los productos 5 y 6.
Cuarto pago: 20 %: contraentrega de los productos 7 y 8.
Quinto pago: 20%: contraentrega de los productos 9-11.