Subsistema de Ventas Subsistema de Ventas Comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y servicios. Modalidades Diferentes formas de ventas. 1) Según las características del cliente Ventas locales, exportaciones. Ventas minoristas, mayoristas. 2) Según la recepción del pedido a. Ventas en salón: vendedor atiende a clientes en su local de ventas. b. Ventas por corredores: vendedores visitan al cliente, ofrecen producto y si se concreta la venta, toman el pedido. c. Ventas por teléfono o correo: el comprador se comunica con el vendedor. 3) Según condiciones de pago convenidas Ventas al contado, a crédito (Cuenta corriente, cuotas con garantía o no, pagarés. 4) Otras modalidades Entrega directa del producto o vía intermediarios. Normas específicas de control interno 1) Separación de funciones El que vende no debe tener acceso a registros de stock y de cuentas de clientes. La venta separada de la concesión del crédito (no otorga crédito a clientes insolventes) Ventas separada de facturación. 2) Aprobación de la venta Fijar políticas de venta, otorgamiento de créditos, determinación de precios. Aprobación a cargo de funcionario responsable de créditos que conoce saldo de deuda de cliente, notas de pedido aprobadas pero no registradas e importe de nota de pedido. 3) Bonificaciones Autorizadas por funcionario. El vendedor puede aplicar un porcentaje preestablecido y si lo excede, pedir autorización. 4) Movimiento de bienes Circulación de mercaderías respaldada por comprobante firmado por responsable de sector que recibe. Considerar cobertura por riesgo de traslado de la mercadería. 5) Documentación Notas de pedido, Remitos y Facturas, prenumeradas, se archivan por orden numérico aún anuladas. 6) Control de la facturación Contaduría realiza control cruzado. Página 1 de 4 Subsistema de Ventas Descripción del subsistema Módulo del sistema 1) Recepción del pedido Pedido del Entradas 2) Aprobación de Crédito NP cliente Archivos Fichas Stock Lista de Precios Condiciones de Procesos Salidas Consulta ficha stock Nota de Pedido Emisión NP Control NP Valorizada Control Cta Cte, NP aprobadas y no Nota de Pedido facturadas y límite crédito. Autorización Pedido Actualización registro NP sin facturar Valorizada Control stock Emisión Rto Actualización. Stock Envío merca a expedición Control merca con Remito NP Rto Parte faltante de Emisión Hoja de Ruta Entrega al cliente Remito Control NP aya con Remito Factura Emisión Factura Remito Contabilización Facturas Actualización Cta Cte Descarga Ficha Stock Contabilidad venta Valorizada Cta Cte Cliente Límite Crédito Registro NP aprobadas y no facturadas 3) Preparación de pedido Nota de 4) Despacho Remito 5) Facturación Ficha stock art. Pedido Valorizada Remito Lista Precios NP autorizada y merca Hoja de Ruta aprobada 6) Registración Factura Remito Subdiario Ventas Facturas Remitos Cta Cte Cliente Stock Diaria 1) Recepción del pedido Lo capta el vendedor mediante una ‘Nota de Pedido’ (NP) que es valorizado por ‘Administración de ventas’ según condiciones de venta vigentes. Nota de pedido o de venta (NP): lo emite el vendedor al recibir pedido con condiciones de pago. Original: Cliente. Duplicado: Empresa. Triplicado: Empresa. Cuadruplicado: Vendedor. 2) Aprobación del crédito Depto de Crédito recibe Nota de Pedido y verifica si otorga o no el crédito. Crédito disponible = Saldos impagos a la fecha + Pedidos Pendientes de facturación – Cobranzas recibidas pendientes de registración 3) Preparación del pedido Almacenes recibe NP, controla existencia para preparar mercaderías y los remitos para Expedición. Si no hay, pide a Producción su reposición. El Remito (R), lo emite el vendedor para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador. Detalla y acompaña mercaderías para comprobar su entrega. Es firmado por el que recibe el pedido. Al que vende, le sirve para controlar mercaderías de almacén. Al que transporta, organizar y controlar entregas. Es la prueba de haber Página 2 de 4 Subsistema de Ventas entregado lo vendido y derecho a cobrarlo. El comprador controla lo recibido con NP u OC y con la factura que recibirá. Original y Duplicado: Transportista. El duplicado vuelve firmado a Expedición. Con el remito, se hace la baja en fichas de stock. 4) Despacho Expedición recibe mercadería pendiente de entrega junto al remito y realiza las entregas. Decide recorrido y medio de transporte a utilizar. Confecciona Hoja de Ruta (HR) 5) Facturación Facturación o Contaduría, en base a la copia del Remito, genera las facturas. Factura (FC): emite el vendedor al entregar mercaderías. Es un detalle de lo vendido, notifica o comunica deuda y plazo de pago. Si la venta es al contado, puede entregarse un Ticket. Sirve para registrar contablemente la venta, y si es a crédito, actualizar la ficha de Cta Cte del cliente. 6) Registración A cargo de Contaduría. Pase diario de operaciones al subdiario de Ventas y de actualizar Cuenta Corriente Cliente. Asiento de resumen de ventas. Anotaciones extras: Cuesta 6 veces más conseguir un cliente nuevo que mantener uno existente. El que entrega, va con la ‘hoja de ruta’ y el ‘remito’ 5.3 EJEMPLO DE UN CIRCUITO DE VENTA A CREDITO. GILLI, Juan José y Colaboradores (1995), Sistemas Administrativos, Docencia, Fundación Universidad a distancia Hernandarias. Bs. As. ( CODIGO: GS) Unidad 8 . Pág 143 a 153. 1) Al recibir el requerimiento del cliente, el vendedor confecciona la Nota de pedido (NP) por cuadruplicado. El original y triplicado se envían a Administración de ventas, el duplicado se entrega al cliente y el cuadruplicado queda adherido al talonario que dispone el vendedor. 2) Administración de ventas controla la nota de pedido con la lista de precios, ficha de artículos y en fichas de clientes, verificando las condiciones de venta y corrige si es necesario: Si no la acepta, la envía al vendedor para que lo comunique al cliente. Si la autoriza, el original de la NP es enviado a Créditos, y archiva el triplicado definitivamente. 3) Créditos analiza y controla la información recibida del cliente, de los bancos y de empresas de informes y evaluación de riesgo crediticio. Consulta en la ficha del cliente el saldo de deuda, y si supera el monto de crédito disponible, se envía la NP a Administración de ventas y luego al vendedor Página 3 de 4 Subsistema de Ventas para que lo comunique al cliente. Si se autoriza se envía la NP a Almacenes. 4) En Almacenes se controla la NP con la ficha de stock 5) Si hay existencias para satisfacer el pedido, confecciona el remito por triplicado y lo envía a Expedición junto con las mercaderías. La NP original queda demorada en espera del remito conformado por expedición, para luego ser archivados definitivamente. 6) Expedición controla la mercadería con el remito y envía el triplicado del remito a Almacenes. 7) Expedición emite la hoja de ruta por duplicado. Prepara la mercadería y la entrega al transporte con los remitos original y duplicado y la hoja de ruta original. Se queda con el duplicado de la hoja de ruta firmado por el transportista. 8) El transporte entrega la mercadería al cliente junto con el original del remito, y solicita que le firme el duplicado en señal de conformidad de su recepción. 9) El transporte regresa con el original del remito conformado por el cliente, anota las observaciones en la hoja de ruta y entrega ambos en expedición. 10) Expedición controla la hoja de ruta y los remitos. Destruye el duplicado de la hoja de ruta y archiva definitivamente el original. Envía a Contaduría los remitos conformados. 11) Contaduría, tomando como base el remito conformado, confecciona la factura por cuadruplicado, envía el original y duplicado al cliente, el triplicado a créditos. 12) Contaduría realiza la registración contable con el cuadruplicado de la factura y el remito y envía a cobranzas. 13) Créditos actualiza la ficha de los clientes y archiva definitivamente la factura. VER CURSOGRAMA. Figura 7.4 de pág. 151 GS. GILLI, Juan José y colaboradores (1995), Sistemas Administrativos, Docencia, Fundación Universidad a distancia Hernandarias. Bs. As. ( CODIGO: GS) CASOS PARTICULARES: CURSOGRAMA DE VENTAS AL CONTADO. GS. Pág. 153. Ver otros casos. Klein. Página 4 de 4