Costos - Presupuesto
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0309-17 COSTOS 08-teo Teoría Costos Por el Ing. Horacio A. Ferrero Ing. Fabian G. Casares CÁTEDRA DE ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 1- COSTOS 1.1- Definición 1.2- Necesidad de llevar Costos 1.3- Anatomía del Precio de Venta de un producto 1.4- Diagramas de Knoppel 1.5- Sistemas de costeo 1.6- Algunos aspectos interesantes del tema de Costos 1.7- Dumping 1.8- Cuadro de Resultados 1.9 – Centros de costos 1.10- Sistema ABC INTRODUCCIÓN El tema del costo de un producto, es la incógnita que todo empresario quiere conocer. El sabe a cuanto vende su productos (o ha estudiado a cuánto lo venderá en un estudio de Mercado) pero quiere, necesita saber cuánto le cuesta producirlo, porque en el fondo necesita saber cuánto gana o cuánto pierde cada vez que vende una unidad de dicho producto. Cuanto más gane, mejor. Más sólida será la posición de su empresa en el Mercado. Pero si pierde, aunque le guste mucho fabricarlo, tendrá que: - o revertir la situación - o abandonar la producción, porque de lo contrario se arruinará. Nuevamente aquí se juntan los conceptos de técnica y economía. En el concepto capitalista de la sociedad actual, no tiene sentido producir si no es para obtener un beneficio. Es que sin beneficios, en el mundo capitalista, una empresa no puede existir, se funde. Las únicas empresas que no necesitan dar utilidades para existir, son las empresas del Estado, porque están sostenidas con los impuestos que pagan todos. Pero aún estas están cuestionadas por los contribuyentes que cada vez mas, reclaman servicios eficientes y cuentas claras 1- DEFINICIÓN Denomínese costo de un producto, a la sumatoria de los gastos que demanda la fabricación y puesta en el mercado de una unidad de dicho producto. Vale decir que el costo, es el mínimo precio al cual podría venderse, sin producir pérdidas en la organización que lo produce. 2- NECESIDAD DE LLEVAR COSTOS Para qué llevar costos? Entre los objetivos y funciones de la determinación de costos, encontramos los siguientes: Servir de base para fijar precios de ventas y para establecer políticas de comercialización. Permitir la valuación de inventarios, tanto de productos terminados como de productos en proceso. Controlar la eficiencia de las operaciones / eficiencia fabril, es decir para controlar si los costos que realmente están teniendo, corresponden a los costos que tendrían que producirse trabajando eficientemente. Estimar la utilidad de los diferentes productos. Los diferentes productos tienen ciertos precios de venta y ciertos costos (si no se conoce el costo, no podrá determinarse la ganancia); si se sabe, de toda la línea de productos que se maneja, los precios de venta y los costos de los productos, se puede estimar cuáles son los productos más rentables y cuáles son los productos menos rentables. Facilitar la toma de decisiones empresarias Contribuir al planeamiento, control y gestión de la empresa. 3- CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS: Los costos pueden ser clasificados de diversas formas: 1. Según el tipo de variabilidad: costos variables: son los que varían proporcionalmente a las cantidades que se producen costos fijos: son los que permanecen constantes a pesar de que las cantidades producidas varíen dentro de un cierto entorno costos semifijos: aquellos que tienen parte fija y parte variable (ejemplo el costo de energía eléctrica, que tiene una componente fija para iluminación y una componente variable para hacer funcionar las máquinas de producción) 2. Según la forma de imputación a las unidades de producto: costos directos: aquellos cuya incidencia monetaria en un producto o en una orden de trabajo resulta directamente proporcional al número de unidades producidas (materia prima, jornales, etc.) costos indirectos: aquellos que no pueden asignarse con precisión; por lo tanto se necesita una base de prorrateo (seguros, lubricantes). En nuestra aproximación al Estudio de Costos consideraremos: costos directos = costos variables; y costos indirectos = gastos fijos Estas son las principales clasificaciones, pero será conveniente además conocer estas otras: 3. 4. Según los períodos de contabilidad: costos corrientes: aquellos en que se incurre durante el ciclo de producción al cual se asignan (ej.: fuerza motriz, jornales). costos previstos: incorporan los cargos a los costos con anticipación al momento en que efectivamente se realiza el pago (ej.: cargas sociales periódicas). costos diferidos: erogaciones que se efectúan en forma diferida (ej.: seguros, alquileres, depreciaciones, etc.). Según la función que desempeñan: indican como se desglosan por función las cuentas Producción en Proceso y Departamentos de Servicios, de manera que posibiliten la obtención de costos unitarios precisos: costos industriales costos comerciales costos financieros 4- ANATOMÍA DEL PRECIO DE VENTA DE UN PRODUCTO: Los tres elementos del costo de fabricación son: materias primas, mano de obra directa y gastos generales de fabricación. 1. Materias primas: Llamamos así a todos aquellos elementos físicos que es imprescindible consumir durante el proceso de elaboración de un producto, de sus accesorios y de su envase. Esto con la condición de que el consumo del insumo debe guardar relación proporcional con la cantidad de unidades producidas. 2. Mano de obra directa: Es el valor del trabajo realizado por los operarios que contribuyen al proceso productivo (directamente afectados a la producción). 3. Gastos generales de fabricación: son todos los costos en que se necesita incurrir para el logro de los fines; costos que, salvo casos de excepción, son de asignación indirecta, por lo tanto necesita de bases de distribución (prorrateo). Ejemplo: jornales indirectos, sueldos, materiales indirectos, amortizaciones, seguros, energía eléctrica, combustibles, impuestos terrioriales, etc.. La suma de las materias primas y la mano de obra directa constituyen el costo directo. La suma de los tres elementos anteriores (MP + MOD + GGF) se llama Costo de Fabricación. La combinación de la mano de obra directa y los gastos de fabricación constituye el Costo de conversión, llamado así porque es el costo de convertir las materias primas en productos terminados. Los rubros integrantes del precio de venta son los siguientes: COSTOS DIRECTOS COSTOS INDIRECTOS Materia primaMano de obra directa Gastos de fabricación Gastos de administracion Gastos de comercialización Beneficio Costo primo Utilidad Básica Costo de conversión Costo de Fabricación Costo de Manufactura Costo total Utilidad Unitaria Precio de Venta Valor agregado FÓRMULAS FUNDAMENTALES CD + CF = CT (globales) cd+ cf= ct (unitarios) PV = CD + CF+ Be 5- DIAGRAMAS DE KNOPPEL O PUNTO DE EQUILIBRIO: $ COSTOS GLOBALES PV. Punto de cobertura CT CV CF n P: producto de las ventas CF: costos fijos CV: costos variables CT: costos totales COSTOS UNITARIOS P ct cf cv n Unidades producidas El diagrama de Knoppel o Punto de Equilibrio, es una representación gráfica de la variación de los costos en función de las unidades producidas. El de arriba es para Costos y el Producto de las Ventas Globales, mientras que el de abajo es para costos y precios unitarios. En él se pone de manifiesto claramente a partir de qué momento se van a producir las utilidades en la empresa como consecuencia de las ventas realizadas. Todo nivel ubicado a la derecha del punto de equilibrio provee utilidades, mientras que los que se hallan a la izquierda no alcanzan a recuperar los costos totales. Cuanto más a la izquierda se encuentra el punto de equilibrio, más favorable es la situación, más fácil será ganar dinero con ese producto. Punto de equilibrio o de cobertura: Trabajando a la izquierda del cual, no se cubren los costos y se pierde plata, lo cual no quiere decir que no convenga trabajar. En la realidad los costos fijos no son tan fijos como aparecen en el diagrama; varían de a saltos con el número de unidades producidas, pero para un entorno del punto bajo análisis, se considera que no varían. Observemos el diagrama unitario, y veremos claramente como si la cantidad de unidades producidas crece, el costo total baja, se produce la llamada economía de escala. Este diagrama puede prepararse para un artículo en particular, para un línea de bienes, para una zona o agencia de ventas, para un canal de distribución o para toda la compañía. Volumen de ventas normal: es el que provee a la empresa las utilidades que necesita para hacer frente a las vicisitudes de la vida económica. Obviamente debe estar a la derecha del Punto de Cobertura. Volumen de ventas en el punto de equilibrio: indica cuál es la cantidad mínima que debe comercializarse para no entrar en la zona de pérdidas. Margen de seguridad: es el porcentaje en que pueden descender los ingresos antes de que se empiece a operar con pérdidas. Una empresa debe operar a un nivel superior a su punto de equilibrio para poder reponer su equipo, distribuir sus dividendos y tomar providencias para su expansión. Las limitaciones del diagrama son las siguientes: Supone que los costos fijos se mantienen invariables, aunque se produzcan cambios bruscos en el nivel de actividad Supone que la mano de obra directa unitaria permanece estática ante cualquier contingencia de volumen Supone que el grado de eficiencia es constante Supone que la capacidad productiva se aprovecha siempre en el mismo grado Supone que las especificaciones técnicas y los estudios de tiempos no se actualizan Supone que las funciones son lineales y que cada uno de los factores es independiente de los otros (los precios, en condiciones de competencia imperfecta, tienden a reducirse a medida que se incrementa el volumen). Al asumir linealidad de las relaciones, el nivel de producción más rentable se encontraría en el límite máximo de capacidad fabril. Es poco útil para analizar una compañía en conjunto, si eso se hace en virtud a cifras globales. Puede caerse en errores si el volumen de producción no está sincronizado con el de ventas. Para usarlo como herramienta en la toma de decisiones tiene que estar permanentemente actualizado. 6- SISTEMAS DE COSTEO Un sistema de costeo es un conjunto de procedimientos y técnicas para calcular el costo de un producto. Es una forma de ordenar los gastos a los efectos de obtener el costo. Veremos dos sistemas de costeo: Sistema Integral o por Absorción Sistema Directo o Abreviado a) Sistema de Costeo Integral o por Absorción Donde: Los costos directos se asignan a cada producto Los costos fijos se distribuyen en forma lo más aproximada posible (pero siempre aproximada) entre los distintos productos de la empresa. Es decir, en el costeo por absorción, existen tres componentes de los gastos de fabricación: la materia prima, la mano de obra directa y los gastos generales de fabricación, estos últimos prorrateados sobre cada unidad de producto. Históricamente es el que surge primero, cuando el concepto de “mercado” era aún impreciso. Responde a una filosofía en la que el industrial, que se mueve en un mundo de bienes escasos, quiere conocer el costo de su producto, para después agregarle un beneficio y calcular así el precio al que lo va a vender. El Costo total de un producto es Ct = Cd + GF Los Costos directos (Cd) de cada producto, normalmente no hay problemas para calcularlos, son las materias primas (lista de materiales valorizada) + la mano de obra directa + los gastos de fabricación variables (ej: combustible, energía de máquinas, etc.). Para los GF, como ya dijimos, se basa en la distribución de los costos fijos, de la mejor manera posible, entre los productos que fabrica. - Y si nuestra empresa produce 50 productos distintos? - En 50 partes - será laborioso, pero al final puede determinar el costo de cada uno de los productos. Le agrega el beneficio que pretende, y obtiene así el precio para cotizar. En el caso de que ya esté vendiendo el producto, le resta al precio que está logrando, el costo calculado, y obtiene lo que está ganando por cada unidad que vende de ese producto. Observemos que esto es lo que tiene que hacer el industrial de una empresa tipo taller, cuando le piden cotizar un producto nuevo que el nunca produjo. Es un sistema Completo: porque llega a determinar el costo total de cada producto y con ello puedo determinar su utilidad unitaria como la diferencia entre el precio a que vendo menos los costos totales (fijos + variables) Imperfecto: porque la asignación de los costos fijos es aproximada (inexacta). p- (cd + cf) = u b) Sistema de Costeo Directo o Abreviado El Costeo Directo, históricamente es posterior al Costeo Integral. Filosóficamente corresponde al análisis que hace un productor que vuelca sus productos en un mercado de competencia perfecta (mas acorde con nuestros tiempos). El mercado fija el precio, y él tiene que ver si con ese precio, el negocio le sirve. Se diferencia del anterior por la forma que trata los gastos fijos. Las materias primas, la mano de obra directa y los gastos de fabricación variables (ej: combustible, energía de máquinas, etc.) forman lo que se llama el Costo Directo. Pero los Gastos Fijos no los distribuye entre los productos, sino que los toma en conjunto. Esto hace que el sistema sea mucho menos laborioso y por eso se lo llama abreviado. Entonces, resumiendo: Los costos directos se asignan a cada producto (= que Costeo integral) Los costos fijos se toman globalmente y se cargan a la totalidad de los productos. Surge el concepto de UTILIDAD BÁSICA tanto en lo global como en lo unitario: UB = Producto de las Ventas - Costos directos UB = PV - CD ub = p - cd A la pregunta del industrial: - Cual es mi beneficio? El Costeo Directo responde: - No te puedo determinar la utilidad o beneficio, pero tampoco es tan importante para vos, lo que te interesa saber es si con lo obtenido de la venta se pueden pagar los Gastos Fijos, y después generar Beneficios. Puedo responder con facilidad a las siguientes preguntas: - Con cuantos $ contribuye a mantener mi empresa la venta de una unidad más de este producto? (.....es la UB) - Cada vez que vendo $ 1 de este producto, cuántos centavos puedo destinar a pagar gastos fijos y a generar beneficios? (....es la UB%). Y nuestro industrial tiene que sacrificar su curiosidad de saber cuánto gana con cada unidad que vende, porque sabe que, aunque lo determinara, el valor no sería seguro. y, como siempre p = cd + cf + be p - cd = cf + be = ub Observemos aquí que la UB no es una utilidad o Beneficio, sino que dista de ese concepto, porque tiene incluidos en ella los Costos Fijos. Explicado de otra manera, es lo que la venta de cada producto contribuye para pagar los gastos fijos y generar beneficios. Por eso algunos autores llaman a la Utilidad Básica, Contribución Marginal. Por esta razón siempre que UB sea mayor que 0, interesará incrementar las ventas de ese producto. Es un sistema: Incompleto: solo determino el costo directo de cada producto (bastante fácil por cierto) Perfecto: porque no hace asignaciones aproximadas. La pregunta clave: - Y cómo sé si este producto que estoy analizando, es mejor o peor que otro? - En costeo Integral, no hay problemas, el producto de mayor utilidad es el mejor. - En el Costeo Directo, a través del concepto de: Utilidad Básica Porcentual: por definición es el cociente entre la UB y el producto de las ventas PV multiplicado por 100 UB% = (UB / PV) x 100 = (PV - CD / PV) x 100 = [(GF + Be ) / PV]x100 Para comprenderlo mejor, veamos cuál es el concepto que encierra esta fórmula ? Observemos bien que, al dividir la UB por el PV, obtengo los centavos por cada $ que vendo de ese producto, que me sirven para pagar gastos fijos y generar beneficios. Por supuesto que cuanto más grande sea la UB%, tanto más interesante es el producto para mi empresa, y tanto más me conviene incrementar sus ventas. Este razonamiento me permite comparar productos entre sí. Aquél que tenga mayor UB%, será el más conveniente para mi empresa. Recapitulando: Nuestro industrial, que normalmente produce varios productos en su fabrica, quiere saber si gana o pierde con la venta de cada producto, y cuanto gana o pierde por cada uno que vende. El SISTEMA DE COSTEO INTEGRAL, ofrece la posibilidad de calcular, de una manera imperfecta (porque cuando distribuyo los Costos Fijos tengo que hacer aproximaciones) las utilidades que me produce cada producto. Y la comparación entre los valores así calculados de la utilidad de cada producto, me permite comparar entre ellos y ver cual es el mejor. El SISTEMA DE COSTEO DIRECTO, a través del cálculo de la UB de cada producto, me permite comparar entre ellos, y ver cual es el mejor. La diferencia es que el SISTEMA DE COSTEO INTEGRAL, es: 1º más laborioso 2º es inexacto 3º llega al valor concreto de la utilidad de cada producto. El SISTEMA DE COSTEO DIRECTO es 1º más simple 2º es exacto 3º No llega a la utilidad de cada producto, pero si a la UB, que representa los centavos que por cada peso de venta adicional me ingresan para pagar gastos fijos y generar beneficios En el sistema por absorción, la utilidad es función de la producción y de las ventas, mientras que en el sistema de costeo directo, la utilidad es función solamente de las ventas y no de la producción. Los dos sistemas pueden coincidir, en un período dado, cuando la producción es igual a las ventas. 7- DUMPING Del diccionario (Babilón): dump v. descargar, vaciar; descartar, deshacerse de; desplomarse dumping s. dumping, inundación de precios; botadero, descarte ¿Qué es el Dumping? El Dumping es, en general, una situación discriminación internacional de precios, donde el precio de un producto cuando es vendido en el país importador, es menor que el precio de ese producto en el mercado del país exportador. Por esto, en los casos más simples, uno identifica el Dumping simplemente comparando el precio en dos mercados. Sin embargo, la situación es rara vez tan simple, y en la mayoría de los casos es necesario llevar a cabo una serie de complicados pasos analíticos para determinar el precio apropiado en el mercado del país exportador (conocido como el valor normal) y el precio apropiado en el mercado del país importador (conocido como precio de exportación), para estar en condiciones de hacer una comparación adecuada. Según WTO World Trade Organization, “si un compañía exporta un producto a un precio más bajo que el que tiene en su mercado doméstico, se está haciendo “dumping” con el producto. Es competencia desleal? Las opiniones difieren , pero muchos gobiernos realizan acciones en contra del Dumping para defender sus industrias domésticas. El WTO permite a los gobiernos actuar contra el Dumping cuando haya daño genuino a la competencia industrial doméstica. Para hacer esto, los gobiernos deben ser capaces de demostrar que existe el Dumping, cuán extenso es el Dumping ( es decir, cuanto más bajo es el precio de exportación con respecto al precio en el mercado doméstico) y demostrar que el Dumping esta perjudicando a las otras industrias. Las medidas anti Dumping solo se pueden aplicar si el Dumping esta perjudicando la industria del país importador. Por esto, se debe llevar a cabo una investigación exhaustiva . La investigación debe evaluar todos los factores económicos relevantes que tengan incidencia sobre el estado de la industria en cuestión. Si la investigación demuestra que se está realizando Dumping y que la industria doméstica se esta perjudicando, la compañía exportadora deberá aumentar el precio hasta un nivel acordado de manera tal de evitar un impuesto anti dumping de importación. 8- CUADRO DE RESULTADOS Como lo dijimos al principio, el estudio de Costos se hace con 2 objetivos: 1- Poder determinar las utilidades 2- Intentar reducirlos para incrementar aquellas. El primer objetivo nos conduce a poder llenar lo que llamamos el CUADRO DE RESULTADOS” Este Cuadro de Resultados acompaña a cada actividad que realiza la empresa, y es el que da la respuesta tan buscada por los inversores, pero sobre todo acompaña al Presupuesto y al Balance. - Con esta acción cuanto gano? - Cuanto pierdo? El Cuadro de Resultados es simplemente exponer los datos de la Ecuación Fundamental de Costos. Si es antes de que ocurran los hechos (como en el Presupuesto), se llamará CUADRO DE RESULTADOS ANTICIPADO. Si es posterior a los hechos y sus consecuentes erogaciones de dinero (como en el Balance), será un CUADRO DE RESULTADOS a secas. Cómo es? Helo aquí: CONCEPTOS VENTAS BRUTAS - Impuestos y otros gastos asociados (fletes...etc.) = VENTAS NETAS COSTOS DIRECTOS - - Materias primas - - Mano de obra directa = UTILIDAD BÁSICA GASTOS FIJOS - - de Fábrica - - de Administración - - de Comercialización = UTILIDAD BRUTA - Impuestos a las Ganancias = UTILIDAD NETA O BENEFICIO VALORES 9- CONCEPTO DE CENTRO DE COSTOS En las fases del proceso contable de los costos indirectos intervienen los centros de costos. Los centros de costos son unidades contables, es decir cuentas, sobre las cuales se acumulan gastos. Un centro de costos puede abarcar una unidad organizativa tal como un departamento, aunque no necesariamente ha de existir una vinculación entre centros de costos y unidades organizativas físicamente identificables. El concepto de centro de costos tiene origen en la necesidad facilitar la contabilización de los costos indirectos y de aplicarlos equitativamente sobre los sectores o áreas productivas, los cuales en última instancia son los que los “pagan” incorporándolos en el costo de los productos. Existen centros de costos de producción y centros de no producción o servicios. Los de producción realizan alguna etapa del proceso de transformación; a través de ellos se transforma tangiblemente el producto. Los centros de servicio actúan apoyando la actividad productiva pero en ellos no se realiza nada de producción. En una fábrica los centros de costos de producción se suelen corresponder con áreas que realizan tareas específicas. Tal sería en una de confecciones: centro de costos corte de telas, c.c. costura, c.c. tintorería y planchado, etc. Los centros de costos de servicios, aun cuando no producen el producto objeto de la actividad principal, realizan tareas que son necesarias para producir. Sin la ejecución de tales tareas la producción podría resentirse en eficiencia o bien no podría realizarse. Cuando se divide una fábrica en centros de costos surge el planteo de “cuan fina o gruesa” debe ser hecha la división. Valen al respecto algunas reglas generales. Se debe tener en cuenta que al aumentar el número de centros de costos, para una magnitud fabril dada, crecerá proporcionalmente el trabajo de papeleo requerido por el procesamiento y con seguridad eso añadirá costos indirectos, los que son netamente improductivos. Una división demasiado gruesa no permitirá redistribuir equitativamente los gastos indirectos lo cual conducirá a distorsionar los costos de ciertas actividades. Es necesario que haya equilibrio entre el propósito de hallar equidad en la redistribución de los gastos y el innecesario crecimiento de los costos improductivos. Otro hecho a tener en cuenta es que en todo centro de costos deberá haber una cierta homogeneidad en cuanto a la naturaleza de las actividades, magnitud de las máquinas o equipos que abarca, utilización de insumos, etc. Por ejemplo, no sería adecuado que en una industria pyme de confecciones textiles se reunieran dentro de un mismo centro varias máquinas de coser convencionales junto con una bordadora de veinticuatro colores. La bordadora es una máquina muy costosa, de producción automatizada, sus insumos y depreciaciones que son altas las deberían compartir las restantes máquinas de coser convencionales y esto daría lugar a una fuerte distorsión de costos, resultando en apariencia más bajos los costos de bordado y mucho más altos los de costura convencional. Todo centro de costos deberá tener siempre un responsable, es decir una persona que se haga cargo del control y seguimiento de los gastos, aceptar o rechazar los cargos y redistribuirlos compartiéndolos con otros centros según corresponda. Volviendo a la cuestión de los centros de servicios, en éstos se acumulan gastos que corresponden a servicios efectivamente recibidos por los de producción. Mantenimiento de las instalaciones generales de la planta, recepción y expedición de mercaderías, capacitación del personal, etc. son típicos ejemplos. Por motivos de orden contable, existen también centros de servicios – así denominados por extensión – que no prestan servicios efectivos a los otros centros. Las depreciaciones, impuestos, contribuciones, etc. se acumulan en estos centros para ser distribuidos finalmente hacia los centros de producción. Desde el punto de vista operativo el período convencional adoptado para la contabilización de los gastos de cada centro de costos es el mes. Todos los centros de costos cierran cuentas simultáneamente como es obvio. Luego de la fecha de corte los contables elaborarán la información y darán los datos de cierre a los centros interesados y a toda la organización. No obstante que los contables elaboren cifras, la responsabilidad de cada centro es mantener al día la información de sus parámetros de gastos claves a fin de ejercitar el control. Por ello es que en el nivel de las áreas operativas de taller se mantienen paneles informativos expuestos a la vista de todos que contienen actualizados al día tales parámetros de gastos claves y se exhiben acompañados de otros datos de importancia para el curso de la gestión (aunque ya no relacionados estrictamente con el costo). Procesamiento de los costos indirectos Vemos con algún detalle el circuito de procesamiento de los costos indirectos. Se vio que eran tres las fases del procesamiento: 1. Acumulación en los centros de costos. Los gastos indirectos incurridos durante el periodo se acumulan sobre los centros de costos que los han originado 2. Redistribución hacia los centros de costos de producción de las acumulaciones hechas en los centros de costos de servicio 3. Prorrateo entre las unidades de producto de los gastos indirectos acumulados en los centros de producción En la acumulación en los centros de costos se suman respectivamente a cargo de cada centro todos los gastos registrados durante un período contable. Este registro sea en boletas o directamente en línea con el sistema conlleva una mínima burocracia que debe ser siempre respetada para no distorsionar los resultados. Los centros de costos de producción acumularán sus gastos efectivamente realizados (retiro de elementos de limpieza, materiales y horas-hombre de mantenimiento consumidas, mano de obra indirecta trabajando en el centro, salarios de supervisores, etc.). Los centros de servicio harán lo propio respecto a sus gastos efectivamente realizados (ejemplo: papelería gastada por el centro, salario de sus empleados, etc.) y también sumarán otros gastos que por cuestiones de orden contable es necesario que lo hagan. Por ejemplo, las cuentas de gas, electricidad, agua, las recibirá y acumulará un centro de servicio, que en muchos casos es lo que se conoce vulgarmente como oficina de administración. La redistribución de los gastos se hace buscando cierto equilibrio para que al final no queden distorsionados los costos. Por ello es que cada centro de servicios le descarga sus gastos a los de producción en proporción a algún factor relacionado con el servicio recibido. Si se trata de redistribuir la cuenta de gas industrial, la proporción que le tocará recibir a cada centro debiera ser razonable que estuviera de acuerdo con los consumos potenciales de cada c.c.. En una metalmecánica con hornos de tratamientos térmicos y otros consumos, es ésta área la de mayor gasto, por lo que sería injusto que los otros centros coparticipen mediante otra fórmula que no tenga en cuenta este hecho. Así con otros servicios. El centro de costos que acumula los gastos de las oficinas de personal los redistribuirá hacia los productivos en proporción al número de operarios de cada centro. O bien podría haberse optado por alguna fórmula que tuviera en cuenta la cantidad de horas hombre que trabajó cada centro. Sea cual fuera la fórmula de repartición elegida, deberá ser racional teniendo en cuenta de no distorsionar los costos cuando sea aplicada. Para cada categoría de gastos podrá emplearse una fórmula específica; no sería por otra parte razonable salvo en casos bien justificados usar una misma base de repartición para cualquiera de las categorías. Terminada la redistribución, nos encontraremos que todos los gastos estarán acumulados sobre los centros de producción, luego éstos los van a descargar mediante prorrateo sobre las unidades de producto realizadas en el período. El prorrateo es muy simple cuando se trata de un único producto en juego. Basta con dividir el total acumulado entre las unidades producidas (ambos de igual período). El cociente obtenido representará la cuantía del costo indirecto que soportará cada unidad de producto. Cuando son múltiples productos será necesario adjudicar a cada producto los costos acumulados aplicando el prorrateo sobre alguna base común de actividad representativa. Cada producto coparticipará el costo en proporción a tal base. Se elige como base común representativa de la actividad en algún caso la mano de obra directa (industrias metalmecánicas, industrias de ensamblado, etc.), en otros el peso del producto final (industrias de forja, fundición, etc.), el costo de las materias primas que integran el producto,el tiempo de procesamiento dentro de la instalación, etc.. Se sobreentiende que el elemento elegido como base común de actividad deberá estar presente en cantidades perfectamente mensuradas en cada unidad de producto. Asimismo, la base común de actividad podrá diferir de centro en centro. Si consideramos en un determinado centro el total de gastos a prorratear y lo dividimos entre el total de unidades de la base común de actividad de la producción del período hallaremos una tasa que se interpreta como la cuantía de gastos indirectos por cada unidad de la base común de actividad. 10.- SISTEMA ABC (ACTIVITY BASED COSTING) El modelo de cálculo de los costos para las empresas es de suma importancia, ya que estos son los que determinan la viabilidad del negocio, los que determinan mayoritariamente el grado de productividad y eficacia en la utilización de los recursos, por eso un modelo de costos no puede basarse solamente en asignar los costos sobre un factor determinado, que para el orden empresarial puede ser insignificante o poco representativo de lo que en realidad simboliza. Segun Jhonson y Kaplan que los Sistemas de costos Basados en Actividades (ABC) no han supuesto nada más, que la vuelta a los orígenes de la Contabilidad de Costos. Esta aseveración se fundamenta en que la Contabilidad de Costos nació científicamente, pareja a la revolución Industrial y como consecuencia de que la producción empezó a desarrollarse dentro de un mismo recinto y bajo la supervisión directa del empresario. La necesidad del empresario de conocer el desempeño en las distintas tareas que realizaba para fabricar los productos, hizo que, en sus comienzos, la Contabilidad de Costos estuviese dirigida principalmente a conocer las actividades que se desarrollaban en la organización. La complejidad cada vez mayor de los procesos productivos y la falta de medios técnicos e informáticos fueron los factores que provocaron que la Contabilidad de Costos se preocupase cada vez menos de las actividades como núcleo del cálculo de costos y más de las diferentes partes de la organización al frente de los cuales fueron apareciendo responsables de la gestión. Justificándose así el auge tradicional de los costos por Departamentos. ¿QUÉ ES ABC? El ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costeo Basado en Actividades") se desarrolló como herramienta práctica para resolver un problema que se le presenta a la mayoría de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"), para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión interna. Dos defectos especialmente importantes son: La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel razonable de exactitud. La incapacidad de proporcionar retro-información útil para la administración de la empresa a los efectos del control de las operaciones. Por consiguiente, los gerentes de empresas que venden una variedad de productos toman decisiones importantes sobre determinación de precios, composición de productos y tecnología de procesos basándose en una información de costos inexacta e inadecuada. Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso del "costeo" en el producto. Los costos se remiten al producto porque se presupone que cada elemento del producto consume los recursos en proporción al volumen producido. Por lo tanto, los atributos de volumen del producto, tales como el número de horas de mano de obra directa, horas máquina, cantidad invertida en materiales, se utilizan como "direccionadores" para asignar costos indirectos. Estos direccionadores de volumen, sin embargo, no tienen en cuenta la diversidad de productos en forma de tamaño o complejidad. Tampoco hay una relación directa entre volumen de producción y consumo de costos. En contraste con esto, el modelo de costeo ABC es un modelo que se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añadan valor. Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultanea, para así obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso. Los procesos se definen como "Toda la organización racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energía y procedimientos para conseguir el resultado final". En los estudios que se hacen sobre el ABC se separan o se describen las actividades y los procesos, a continuación se relacionan las más comunes: Actividades: Homologar productos ,Negociar precios, Clasificar proveedores, Recepcionar materiales, Planificar la producción, Expedir pedidos, Facturar ,Cobrar ,Diseñar nuevos productos, etc. Procesos:Compras,Ventas,Finanzas,Personal,Planeación,Investigación y desarrollo, etc. Las actividades y los procesos para ser operativos desde del punto de vista de eficiencia, necesitan ser homogéneos para medirlos en funciones operativas de los productos. Identificación de actividades En el proceso de identificación dentro del modelo ABC se debe en primer lugar ubicar las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien operaciones, la organización tenga la capacidad de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. El ABC es un valioso sistema que dirige los costos de una organización a los productos y servicios. Estas organizaciones utilizan el ABC como un método para mejorar las operaciones por la administración de los inductores de las actividades que generan el costo, para apoyar mejores decisiones sobre líneas de productos, segmentos de mercado y relaciones con los clientes, simular el impacto del mejoramiento de los procesos (Administración de Calidad Total) utilizando la intermisión financiera y no financiera del ABC como un sistema de medición. FUNDAMENTOS DEL MÉTODO ABC El método ABC (Activity Based Costing) analiza las actividades de los departamentos indirectos (de soporte) dentro de la organización para calcular el costo de los productos terminados, analiza las actividades porque reconoce dos verdades simples pero evidentes: No son los productos sino las actividades las que causan los costos. Son los productos los que consumen las actividades El método ABC consiste en asignar los gastos indirectos de fabricación a los productos siguiendo los pasos descritos a continuación: Identificando y analizando por separado las distintas actividades de apoyo que proveen los departamentos indirectos Asignando a cada actividad los costos que les corresponden creando asi agrupaciones de costo homogéneas en el sentido de que el comportamiento de todos los costos de cada agrupación es explicado por la misma actividad. Ya que todas las actividades han sido identificadas y sus respectivos costos agrupados, entonces se deben encontrar las "medidas de actividad" que mejor expliquen el origen y variación de los gastos indirectos de fabricación. MEDIDAS DE ACTIVIDAD Son medidas competitivas que sirven como conexión entre las actividades y sus gastos indirectos de fabricación respectivos y que pueden relacionar también con el producto terminado. Cada "medida de actividad" debe estar definida en unidades de actividad perfectamente identificables. Las medidas de actividad son conocidas como "COST DRIVERS", término cuya traducción en castellano aproximada sería la de "origen del costo" porque son precisamente los "cost drivers" los que causan que los gastos indirectos de fabricación varíen; es decir, mientras más unidades de actividad del "cost driver" específico identificado para una actividad dada se consuman, entonces mayores serán los costos indirectos asociados con esa actividad. Como ejemplo de cost drivers se pueden mencionar" Número de proveedores Número de órdenes de producción hechas Número de entregas de material efectuadas. De esta manera, se les asigna un costo mayor a aquellos productos que hayan demandado más recursos organizacionales, y dejarán de existir distorsiones en el costo de los productos causados por los efectos del promedio de un sistema tradicional de asignación de costos que falla en estudiar las verdaderas causas del comportamiento de los gastos indirectos de fabricación y que, por ello, los prorratea utilizando bases de asignación arbitrarias como las horas de mano de obra directa. El sistema tradicional no identificó, ni estudió, ni analizó las causas de fondo del origen y variaciones de los gastos indirectos de fabricación. El método ABC sostiene que cada renglón de los gastos indirectos de fabricación está ligado a un tipo de actividad específica y es explicado por lo tanto por una "Medida de Actividad" diferente. dicho de otro modo, lo que explica el comportamiento de los costos de los departamentos indirectos (considerados la mayoría de ellos como fijos según el pensamiento contable tradicional), son las distintas transacciones o actividades que consumen de ellos los productos terminados en su elaboración. OBJETIVO DEL METODO ABC Es hacer conciente a la Alta Gerencia y en general a toda la organización del papel tan importante que juegan los departamentos indirectos dentro del proceso productivo y de cómo los gastos indirectos de fabricación incurridos en dichos departamentos contribuyen al éxito de toda empresa. La información requerida para un proyecto ABC es de dos tipos: Conceptual y Estadística La información conceptual es necesaria para desarrollar el plan global del diseño, la información estadística es necesaria para simular el flujo del costo a través del modelo, sirve además como dato real para validar la información conceptual. El objetivo de la recolección es acumular la información necesaria para: Identificar las actividades realizadas en la organización (para asignar el costo y visualizar el proceso) Identificar los elementos del costo (para visualizar la asignación del costo) y medir el desempeño (para visualizar el proceso) Determinar la relación entre las actividades y los elementos del costo (para visualizar la asignación del costo) Identificar y medir los inductores del costo que determinan la carga del trabajo (para visualizar el proceso) y hacen que el costo fluya a las actividades y que a su vez fluya a otras actividades o a los productos y servicios de la organización (para visualizar la asignación del costo) Fuentes de información del sistema ABC -Hay tres fuentes primarias de información necesarias para el desarrollo de un sistema ABC las personas, el balance y el sistema computacional de la organización. -Las personas quiénes desempeñan el trabajo son la principal fuente de información. Proveen datos acerca de las actividades de la organización, el consumo de los recursos y las mediciones de desempeño utilizadas. -El balance provee la información acerca de los elementos del costo de la organización y las salidas realizadas. Los sistemas de la organización deberán contener la información acerca de los objetos de costos y los inductores del costo. Por ejemplo, el número de facturas canceladas (un potencial inductor del costo) debería obtenerse a través del pago de cuentas del sistema. Ventajas del ABC Una de las ventajas más importantes derivadas de un sistema de gestión por actividades es que no afecta directamente la estructura organizativa de tipo funcional ya que el ABC gestiona las actividades y éstas se ordenan horizontalmente a través de la organización. Es precisamente ésta la ventaja de que los cambios en la organización no quedan reflejados en el sistema. Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organización y por otra parte es una herramienta de gestión que permite hacer proyecciones de tipo financiero ya que simplemente debe informar del incremento o disminución en los niveles de actividad. La perspectiva del ABC nos proporciona información sobre las causas que generan la actividad y el análisis de cómo se realizan las tareas. Un conocimiento exacto del origen del costo nos permite atacarlo desde sus raíces. Lo difícil de un sistema es que sea sencillo y transparente y el ABC lo es por que se basa en hechos reales y es totalmente subjetivo de tal manera que no puede ser manipulado de ninguna manera dado que esta basado en las actividades Desventajas del ABC Hay una aceptación clara por parte de todos los expertos de que el ABC consume una parte importante de recursos en las fases de diseño e implementación. Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la implantación del ABC es la determinación del perímetro de actuación y nivel de detalle en la definición de la actividad. Un tercer aspecto es que si se nos puede hacer dificultosa la definición de las actividades, en dónde realmente vamos a tener un mayor número de problemas es en la definición de los "inductores" o factores que desencadenan la actividad. Para determinar los inductores deberemos utilizar el método de causa - efecto con el objeto de analizar las causas inmediatas hasta obtener la verdadera causa que desencadenan el cúmulo de actividades. ¿Cuándo se debe implantar un sistema de gestión de costos por actividades? Cuando el porcentaje de costos indirectos sobre el total de costos de la compañía tenga un peso significativo, si bien es cierto que no tendría sentido su implantación si la compañía fabricase un sólo producto para un cliente único. Un segundo caso de aplicación del ABC es en compañías donde estén sometidas a fuertes presiones de precios en el mercado y deseen conocer exactamente la composición del costo de los productos ya que los sistemas tradicionales de gestión suelen incorporar los costos indirectos de fabricación en función de volúmenes de unidades producidas o vendidas y por lo tanto algunos de los productos pueden estar subvencionando el costo de otros y en definitiva se pueden estar definiendo precios incorrectamente. Un tercer caso en donde se pudiese aconsejar la implantación del ABC es en compañías que posean una alta gama de productos con procesos de fabricación diferentes y en donde es muy difícil conocer la parte proporcional de gastos indirectos afectada a cada producto. Por último incluso se podría llegar a plantear la recomendación de implantación del ABC en compañías con altos niveles de gastos estructurales y sometidas a grandes cambios estratégicos -organizativos.
