Datos priorizados en la base de datos del Preescolar Las Estrellitas

JULIO DE 2009
DEDICATORIA
Con toda mi fe y esfuerzo primero que nada le dedico esta labor a mi Dios que
siempre me guía y me la sabiduría a mis padres y a las personas que han colaborado...
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Agradecimiento
A Dios por darme la Vida, por poner en el camino a personas lindas y maravillosas y
por las bendiciones y los regalos que recibo días tras días.
A mi FAMILIA, por sus consejos y apoyo incondicional, con la mayúscula que se han
ganado, cada uno de ellos por estar conmigo en los momentos difíciles de mi vida, por
dedicarme momentos de paz en la elaboración de esta monografía.
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Índice
Tabla de contenido
Introducción
Objetivo general
Objetivo especifico
Delimitación de la Investigación
Limitaciones y restricciones
RESEÑA HISTÓRICA
Objetivo de la Institución
Misión
Visión
ORGANIGRAMA DE LA ESCUELA
LAS ESTRELLITAS
ASAMBLEA DE ASOCIACION
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIÓN
PERSONAL ADMINISTRATIVO, SERVICIO E INTERNADO
PERSONAL ADMINISTRATIVO
ALUMNOS
PERSONAL DOCENTE
ANTECEDENTES
Concepto:
Herramientas:
Ventajas
Desventajas
PROPUESTA DE DISEÑO DE BASE DATOS
Supuestos Generales
Presentación de Propuesta de la base de datos
Usos de la base da Datos
DISEÑO DE LA BASE DE DATOS
PROGRAMA UTILIZADO
CREACIÓN DE LA BASE DATOS
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Detalle de entidades, atributos y relaciones
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFÍA
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INTRODUCCIÓN
Mi dedicación en el campo de la computación como estudiante de informática, en el
interés y curiosidad de programas, me ha hecho sentir la necesidad de laborar y
escoger esta monografía de base de datos relacional, con el fin de contribuir al
proceso de enseñanza propio y de otros interesados en el área de informática. Con
todo mi esfuerzo y dedicación, he enlazado mis conocimientos académicos, con el
propósito de que este proceso cada vez más eficiente y a la vez este más a tono con las
nuevas técnicas y con las exigencias del medio ambiente.
Me he propuesto que esta monografía sea práctica, visual y concreta que teórica, con
el fin de facilitar la comprensión del uso de base de datos de una manera más amena,
interesante y sencilla.
En este trabajo final, verán la creación de una base de datos relacional con todos los
datos suministrados por una empresa como su reseña histórica, objetivos, misión y
visión, y un organigrama, datos personales e interconsultas, a fin de que los dueños
de la empresa o usuarios autorizados mantengan esquematizados documentos
importantes ofreciendo mayor facilidad y organización en su búsqueda e
investigación.
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Objetivo general
Registrar los datos priorizados en la base de datos del Preescolar Las Estrellitas para
facilitar al investigador una obtención fácil y rápida
Objetivo especifico
1. Crear una base de datos para organizar documentos importantes de forma
esquematizada
2. Coordinar, monitorear y poner en ejecución el programa en diversas empresas
3. Apoyar las acciones que los dueños de la empresa desean alterar.
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Delimitación de la Investigación
La investigación tiene unas fases cuyo desarrollo comprende un período de unos 4
meses, se inicia en Abril de 2009 y finalizará en Agosto de 2009, como lo señala el
reglamento.
Limitaciones y restricciones
•
La obtención de datos escasos ofrecidas por la empresa por la confiabilidad
hacia los estudiantes
•
La falta de dinero para transporte investigación, entre otros.
•
El tiempo dedicado a la ejecución de la monografía por responsabilidad ya
obtenidas, como trabajo y familia.
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Reseña histórica
Hace 5 años, un grupo de personas graduadas en estimulación temprana tuvo la
iniciativa de crear el centro preescolar al cual, le pusieron el nombre de Las
Estrellitas, debido a que en este centro los niños que se matricularan serian especiales.
Actualmente el preescolar brinda atención a niños de nivel primario de apresto.
Los niños reciben clases de informática con conexión a internet, inglés, valores,
educación física, español cada uno con su maestro particular. Se brinda atención a
niños con necesidades especiales y discapacidad.
Se realizó un cambio y la escuela ofrece un servicio de guardería para los padres de
los niños que trabajan en el turno matutino.
Objetivo de la Institución
Optimizar el uso de la infraestructura para mejorar la imagen de la escuela y brindar
servicios de calidad.
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Misión
1. Formar a nuestros estudiantes con una oferta educativa de vanguardia
proyectada hacia el futuro, para hacer de ellos profesionales y ciudadanos
responsables, capaces de atender de forma eficaz todos los aspectos de
actividad humana en un contexto globalizado y de cambio.
2. Contribuir a proteger los valores sociales proporcionando perspectivas criticas
y objetivas con opciones estratégicas para el fortalecimiento de nuestra
sociedad y sus valores éticos.
Visión
Hacer de la escuela una entidad educativa líder en la formación integral de
profesionales de cultura humanística y científica con capacidad para desempeñarse
eficaz, eficiencia y cualitativamente, en los campos sociales, laboral, e investigativo,
nacionales e internacionales.
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ORGANIGRAMA DE LA ESCUELA
Organigrama Estructural
LAS ESTRELLITAS
ASAMBLEA DE
ASOCIACION
CONSEJO
DIRECTIVO
DIRECCIÓN
PERSONAL ADMINISTRATIVO, SERVICIO E INTERNADO
PERSONAL
ADMINISTRATI
PERSONAL
DOCENTE
ALUMNOS
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ANTECEDENTES
Crear una base de datos que contenga información para el preescolar Las Estrellitas.
Concepto:
Las Bases de Datos y su tecnología están teniendo un impacto decisivo sobre el
creciente uso de los computadores. No es exagerado decir que las bases de datos
desempeñaran un papel crucial en casi todas las áreas de aplicación de los
computadores, como los negocios, la ingeniería, la medicina, el derecho y la
educación por mencionar solo una cuantas. El termino base de datos en tan común
que debemos comenzar por definir que quiere decir. (8)
Una base de datos es un conjunto de datos lógicamente coherente, con cierto
significado inherente. Una colección aleatoria de datos no puede considerarse
propiamente una base de datos.
Estos conjuntos de ficheros interrelacionados, con estructuras complejas y
compartidos por varios procesos de forma simultánea (unos on-line y otros por lotes),
recibieron al principio el nombre de Data Banks, y después, a inicios de los años
setenta, el de Data Bases. Aquí los denominamos bases de datos (BD). (2)
Una base de datos es un conjunto de herramientas que permiten gestionar información
relacionada con un tema determinado, en forma de tablas.
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Las Bases de Datos son programas que administran información y hacen más
ordenada la información, aparte de hacerla fácil de buscar, es el método preferido para
el almacenamiento estructurado de datos. Desde las grandes aplicaciones
multiusuario, hasta los teléfonos móviles y las agendas electrónicas utilizan
tecnología de bases de datos para asegurar la integridad de los datos y facilitar la labor
tanto de usuarios como de los programadores que las desarrollaron. (1)
Desde la realización del primer modelo de datos, pasando por la administración del
sistema gestor, hasta llegar al desarrollo de la aplicación, los conceptos y la tecnología
asociados son muchos y muy heterogéneos. Sin embargo, es imprescindible conocer
los aspectos clave de cada uno de estos temas para tener éxito en cualquier proyecto
que implique trabajar con bases de datos. (1)
Sus características pueden ser ventajosas o desventajosas: pueden ayudarnos para
almacenar, organizar, recuperar, comunicar y manejar información en formas que
serían imposibles sin los computadores, pero también nos afecta de alguna manera ya
que existen enormes cantidades de información en bases de datos de las que no se
tiene control del acceso
Las bases de Datos tienen muchos usos: nos facilitan el almacenamiento de grandes
cantidades de información; permiten la recuperación rápida y flexible de información,
con ellas se puede organizar y reorganizar la información, así como imprimirla o
distribuirla en formas diversas
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Herramientas:
 Tablas: Forman la estructura para la organización de los datos.
 Consultas: Permiten responder a preguntas sobre los datos almacenados.
 Formularios: Permiten una visualización de los datos, es más selectiva y
eficaz que la tabla.
 Informes: Impresos de los datos ordenados.
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Ventajas
El programa de Microsoft. El gestor de bases de datos Access.
Como primera ventaja de este programa es su facilidad de manejo. Access como otros
programas contiene una serie de asistentes para facilitar la confección de consultas,
formularios e informes. Se puede por ejemplo crear bases de datos de una forma
simple solamente escogiendo la opción de crear nueva base de datos y en la pestaña
de 'Bases de datos' tenemos asistentes para crear desde una base de datos para
organizar discografías o bibliotecas hasta una base de datos para llevar la contabilidad
u organizar datos importantes referentes a una empresa, como es el caso presentado en
esta monografía.
Otra de las ventajas con la que contamos en el programa Access es que al ser de
Microsoft se fusiona bien con el programa Excel y se puede intercambiar datos entre
las dos aplicaciones de una forma fácil y segura.
A parte de esto, Access está muy extendido y lo tienen en casi todas las empresas,
que pagan la licencia de Microsoft Office. (4)
En resumen pienso que la mejor de las ventajas es su facilidad de uso ya que se
pueden hacer consultas, crear formularios, hacer informes de una forma muy rápida y
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con posibilidad de guardarlas para utilizarlas en próximas ocasiones y no tener que
repetir la operación.
Desventajas
Como desventaja si la base de datos se desconfigura se pierden las tablas, formularios,
informes y programación, tornando difícil su recuperación.
Por otro lado, este programa es muy lento para bases de datos muy grandes.
Se sabe que el programa además de ser bueno, ahorra trabajo y aunque es un poco
inseguro en red, tiene la posibilidad de crear las tablas en otro gestor (como por
ejemplo SQL) y vincularlas a Access de manera que si se produce un error y estamos
en ese 5% temido las tablas quedan intactas.
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PROPUESTA DE DISEÑO DE BASE DATOS
Con los métodos que se han expuesto, el diseño de una base de datos relacional a
seguir, puede crearse tomando como punto de partida la observación de la Escuela en
estudio, dando lugar a un conjunto de esquemas de relaciones, que contengan los
atributos y sus restricciones. Por otra parte, el diseño de recopilación y análisis de
requerimientos que necesitamos. Ya que tratamos de conocer las expectativas de la
escuela sobre la base de datos. Para ello, se identifican los grupos de usuarios reales y
posibles y las áreas de aplicación, se revisa la documentación existente, se analiza el
entorno operativo y los requerimientos de procesado, Para todo ello existen técnicas
formalizadas de especificación de requerimientos.
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Supuestos Generales
El diseño y modelaje de Bases de Datos cumple un papel muy importante en la tarea
del manejo de información, brindándole a los usuarios y dueños de la información la
capacidad de tener buena información en el momento preciso para la toma de
decisiones.
Presentación de Propuesta de la base de datos
El sistema trabajará de una forma rápida y eficaz de acuerdo a las necesidades,
cumpliendo con lo ya expuesto, logrando así sus objetivos principales.
Usos de la base da Datos
Los Alumnos de la escuela son las principales entidades de esta base de datos ya que
resulta muy importante que la información sobre estas sea accesible y fácil de
manejar.
A la hora de diseñar mi base de datos, formulé estas cuatro preguntas:
•
¿Qué información necesito de cada tipo de Estudiante o Entidad?
•
¿Cómo quiero extraer la información una vez introducida?
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•
¿Qué campos serán libres y qué campos obligarán a elegir entre varias
opciones (campos cerrados)?
•
¿Cuáles serán las opciones de cada uno de los campos cerrados?
Ya que teniendo las cosas claras estos puntos, ahorraré mucho esfuerzo posterior en
reformas continuas de la base de datos.
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DISEÑO DE LA BASE DE DATOS
En este diseño y modelaje de Bases de Datos cumple un papel muy importante en la
tarea del manejo de información, brindándole a los usuarios y dueños de la
información la capacidad de tener buena información en el momento preciso para la
toma de decisiones.
Este trabajo, tiene como objetivo, tal y como se verá durante su desarrollo, recabar la
información necesaria para elaborar un modelo de base de datos relacional que le
permita a la escuela manejar los datos relacionados con estudiantes, matriculas, cursos
y notas de manera confiable.
Para realizar el diseño se sabe que:
 Los alumnos es por su número, nombre, , y el curso al que asisten a clase.
 Dichos alumnos realizan 4 tipos de pruebas a lo largo del curso académico.
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PROGRAMA UTILIZADO
El programa utilizado para la confección de la base de datos utilizado es Microsoft
Office Access 2007 ya que incluye un eficaz conjunto de herramientas que ayudaran a
comenzar a realizar el seguimiento de la información, a elaborar informes basados en
la misma y a compartirla con rapidez. Además, permiten crear rápidamente atractivas
y funcionales aplicaciones de seguimiento mediante la personalización de una de las
muchas plantillas predefinidas, la conversión de una base de datos existente o la
creación de una nueva, y todo ello sin necesidad de contar con amplios conocimientos
sobre bases de datos. Gracias a Access 2007, resulta sencillo adaptar aplicaciones e
informes de base de datos a las cambiantes necesidades de esta.
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CREACIÓN DE LA BASE DATOS
La creación de la base datos en Microsoft Access 2007 ya que en esta plataforma
vamos a trabajar nuestra monografía (5)
Ilustración 1 Creación de las tablas
Como ven hemos creado la base de datos donde tenemos las tablas de la escuela
Diseño de las tablas de la Base de Datos
Ilustración 2 Nombre de Campo y tipos de datos de la Tabla Calificaciones
DISEÑO DE LAS TABLAS DE LA BASE DE DATOS
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Ilustración 3 Nombre de Campo y tipos de datos de la Tabla Estudiantes
Ilustración 4 Nombre de Campo y tipos de datos de la Tabla Materias
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Ilustración 5 Diseño de las Relaciones
En el diseño de las relaciones de las tablas se hacen coincidir los datos de los campos
clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría
de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que
proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra
tabla.
Ilustración 6 Consulta del promedio
En esta consulta de acción permite realizar cambios de los datos almacenados en la
tabla de calificación. Así como la suma de las cuatro notas bimestrales de los
estudiante en la cual se uso el generador de expresiones para realizar la consulta de las
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promedio “Nota Final: ([BimestreI]+[BimestreII]+[BimestreIII]+[BimestreIV])/4”
que a su vez realiza automáticamente la consulta sql dando final esta “SELECT
Calificaciones.Cedula, Estudiantes.Nombre, Estudiantes.Apellido, Estudiantes.Nivel,
Materia.Materia,
Calificaciones.BimestreI,
Calificaciones.BimestreII,
Calificaciones.BimestreIII, Calificaciones.BimestreIV, ([BimestreI] + [BimestreII] +
[BimestreIII] +[ BimestreIV])/4 AS [Nota Final]
FROM Estudiantes INNER JOIN (Materia INNER JOIN Calificaciones ON
Materia.MAteria
=
Calificaciones.MAteria)
ON
Estudiantes.Cedula
=
Calificaciones.Cedula;”
Ilustración 7 Formulario de Estudiantes
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Se diseño un formulario para introducir y modificar los datos generales de los
estudiantes de una forma más “amable” y cómoda, ya que tiene la ventaja de mostrar
dos tablas de estudiantes y calificaciones.
Ilustración 8 Formulario de Promedio
En este formulario es en donde se ejecuta la consulta, la suma de la nota fina
Ilustración 9 Informe de los Estudiantes
En este informe generado de la consulta promedio es en donde se imprime todas las
notas de los estudiantes y la información general del estudiante.
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Detalle de entidades, atributos y relaciones
Entidad
Estudiantes
Atributos
Cedula*
Relacionada con
Cedula
Nombre
Apellido
Edad
Dirección
Nombre Acudiente
Apellido Acudiente
Teléfono Residencial Acudiente
Teléfono Móvil Acudiente
Datos Adjunto
Calificaciones
Cédula *
Cédula
Materia
Materia
Bimestre I
Bimestre II
Bimestre III
Bimestre IV
Nota Final
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Materia
Materia*
Materia
Español
Informática
Ingles
Educación Física
Valores
* Clave Principal
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CONCLUSIONES
Satisfacer al usuario en lo que requiera y que pueda desempeñar sus labores más
ágiles.
Además de ayudar a la escuela a organizar de una manera esquematizada los datos
importantes todos sus estudiantes, colaboradores, docentes y comisión directiva.
El programa base de datos, facilita la búsqueda de cualquier documento solicitado por
el personal autorizado por la empresa.
Ayuda a los profesores, personal administrativo y padres de familia en la organización
e investigación de materias, calificaciones, entre otros datos suministrados por la
empresa.
Muestra a las diferentes instituciones la importancia de este programa y asì divulgar el
trabajo realizado.
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RECOMENDACIONES
Considero de suma importancia ofrecer algunas recomendaciones e indicaciones
respecto al uso de la base de datos con el fin de que se obtenga el mayor beneficio
posible.
Como programa de base de datos, cuya actividad básica es de recolectar datos para
organizarlos, reconociendo que las personas deben conocer el contenido del área que
se va a trabajar. Ya que se le dará un manual de usuarios para cuando se le presente
un problema con la base de datos
Es indispensable utilizar toda la imaginación para llamar la atención del comprador.
Hacer copias de seguridad para evitar la pérdida de tablas, formularios, informes y
programación, al desconfigurarse el programa
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BIBLIOGRAFÍA
1. AULACLIC, La biblia de Access 2007, pp 8-13(unidad II); pp 3-6 (unidad
III).
2. CAMPS PARE, Rafael, CASILLAS SANTILLAN Luis, et al, Software Libre,
Barcelona, Eureca Media, mayo 2005, pp 5-7.
3. Escuela Las Estrellitas, David
4. http://www.uv.es/marjoari/pfc/html/node17.html
5. http://www.youtube.com/watch?v=Rdz2TajBqF0
6. http://www.areaint.com/access7a.htm
7. http://www.aulaclic.es/access2007/t_10_1.htm
8. ELMASRI / NAVATHE, SISTEMA DE DASE DE DATOS , CONCEPTOS
FUNDAMENTALES, Segunda Edición
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