Los Organigramas

Teoría y Gestión de las Organizaciones - Parte Práctica
Los Organigramas
El organigrama se puede definir de la manera siguiente:
Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de
manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus
principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son
considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la
posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.
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Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan:
"La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los
canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los
jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre
los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma."
Según el concepto de organigrama, este muestra:
Un elemento (figuras)
La estructura de la organización
Los aspectos más importantes de la organización
Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
Las comunicaciones y sus vías
Las vías de supervisión
Los niveles y los estratos jerárquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
Las unidades de categoría especial.
El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones
publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación
de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.
Finalidad Del Organigrama
Un organigrama posee diversas funciones y finalidades:
1.
Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos
niveles jerárquicos.
2.
Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa
debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
3.
Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
a.
b.
c.
Los cargos existentes en la compañía.
Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
Como la autoridad se le asigna a los mismos.
Ventajas Del Organigrama
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las
siguientes:
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Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la
compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción
Muestra quién depende de quién
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus
puntos fuertes y débiles
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información
al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía
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Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la
organización
Desventajas Del Organigrama
No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben
pasar por alto sus principales defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera
muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible
construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad,
ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las
distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama
se haría tan complejo que perdería su utilidad.
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como
es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización
es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
Organigramas
Las pautas de diagramación que se utilizan para dibujar los organigramas no son universalmente aceptadas, pero
en nuestro país existe una norma del Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM), sobre la
confección de organigramas.
Técnicas de diagramación:
o
1.
Las casillas deben ser rectangulares: se utilizan para representar
cargos, funciones, categorías y/o personas , de acuerdo con el tipo de organización.
Los distintos niveles del dibujo indican las relaciones, de forma tal que el rectángulo
superior evidencie una posición con autoridad sobre la representada en un nivel
inferior. Los cuerpos colegiados, como los comité y las comisiones, se grafican con
un rectángulo de doble trazo.
2.
Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el
órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior. Las mismas indican la
relación de autoridad existentes entre ellos, correspondiendo a las siguientes
representaciones:
Relación de Mando, lineal o Jerarquía: Las líneas verticales que caen directamente sobre y en la
parte media del recuadro indican "mando". El trazo es completo y grueso.
Relación de Apoyo o “Staff”: Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una
relación de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal
señala relación de apoyo. El trazo es completo y fino.
Relación de Coordinación o funcional: Las líneas no continuas (líneas de trazo partido)
formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación.
Relaciones Especiales: La línea quebrada representa alguna relación espacial, también se utiliza
este símbolo para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones para señalar Dependencias
que participan en algún organismo asesor, se coloca un número en su interior con el objeto de
identificarlos. En el ejemplo anterior se ha colocado el número (1) en las Dependencias que
pertenecen al Consejo Técnico.
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3.
Las líneas de nivel son siempre horizontales.
Al construir un organigrama se debe tener presente:
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.
Señalar de forma más completa las relaciones existentes.
Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de
utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.
Se recomienda evitar el entrecruzamiento de líneas; utilización de varios
colores; sombreado de los rectángulos; información ajena a la estructura; utilización de
otros símbolos que no sean rectángulos o líneas.
Equilibrio: esta condición de diseño hace referencia a la necesidad de que los
rectángulos estén distribuidos de tal forma que muestren un diagrama equilibrado y
simétrico.
Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:
a.
Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer verticalmente.
b.
Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal.
c.
Línea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinación.
Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación administrativa,
pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama.
Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su
inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.
Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en
revisarlo y actualizarlo periódicamente.
Signos convencionales más usados:
Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y armoniosos.
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Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama
1.
Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de
línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y
correlación.
Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
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2.
Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y
relaciones funcionales.
3.
Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
4.
Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio
recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
5.
Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
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6.
Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero
en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el
mismo numero.
Tipos de organigramas
Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que
presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de
criterios y factores con fines únicamente didácticos.
POR LA FORMA DE REPRESENTAR LA
ESTRUCTURA
POR LA FORMA Y DISPOSICIÓN
Analíticos
Verticales
Generales
Horizontales
Suplementarios
Circulares
Escalar
1.
Según la forma como muestran la estructura son:
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
Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran
información detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolos
convencionales referidos a datos circunstanciales.
Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a
primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y
Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por ejemplo el organigrama
de un Plantel.
Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para
mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Por
ejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o de una unidad en
particular.
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2.
a.
Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:
Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide jerárquica,
ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación
jerárquica descendente.
b.
Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama
vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha.
En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin
recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas
c.
Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los
nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los
nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la
autoridad de esta ultima.
d.
Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran
mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de
organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la
imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.
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7. Conclusión
El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa. Este tiene una
virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de
una organización; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y
no a lo que es en realidad.
El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una organización la cual hay
que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en una empresa u
organización.
En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias,
mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos.
Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y
tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se
integra la organización.
Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas,
considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organización como
era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y
descuidan el dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.
La jerarquía constituye un principio básico de la organización y también lo es de la dirección.
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