Comité Editorial El Colegio de la Frontera Sur FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ EDITORIAL Arbitraje institucional El Comité Editorial de ECOSUR (CE) se formó a partir de un acuerdo tomado por el Consejo Técnico Consultivo el 25 de mayo de 2006, con el fin de incentivar la revisión formal de las publicaciones realizadas por personal de ECOSUR, y garantizar así la calidad académica de las mismas. El personal académico de ECOSUR tiene la opción de someter sus publicaciones al CE, y este arbitraje se contempla en el Programa de Asignación Presupuestal para Líneas de Investigación, el cual está contenido en el Manual para Informar e Incentivar el Desempeño de ECOSUR (MIIDE) Si los autores o coordinadores de la obra lo solicitan, el CE puede aprobar la asignación de recursos económicos para apoyar la publicación, dependiendo de la cantidad anual aprobada para ese rubro por la Dirección General de ECOSUR, así como de la calidad, aportaciones, pertinencia institucional y cualquier factor técnico o académico considerado por el CE. Estos recursos constituyen un apoyo para completar los procesos de edición e impresión, pero los autores o coordinadores necesariamente deben gestionar la intervención de otras instancias coeditoras para financiar sus publicaciones. Entrega de los manuscritos Los manuscritos deben ser entregados a la Secretaría Técnica (ST) del CE. La ST está adscrita al Departamento de Difusión y Comunicación de ECOSUR. Deben acatarse las siguientes formalidades: Los manuscritos sometidos al CE tienen que estar debidamente integrados como una publicación con todos sus elementos esenciales: índice, introducción o presentación, conclusiones, bibliografía o cualquier elemento asociado al contenido de la obra. Los manuscritos deben entregarse sin formato especial o diseño; deben ser los manuscritos completos en su contenido, trabajados con procesador de texto, preferentemente con tipografía Times New Roman o Arial. No agregar contenidos técnicos propios de la edición impresa, como página legal, colofón o datos de contraportada. Los manuscritos tienen que estar foliados, es decir, las hojas numeradas de manera visible. En la carátula del manuscrito debe aparecer el título del documento, nombres de autores o coordinadores y sus instituciones, así como fecha de la versión que se entrega. La fecha es importante, pues evita posibles confusiones con la versión que se presente después para el cotejo. Los manuscritos deben entregarse electrónicamente en formato Word, en un solo archivo (a menos que la extensión del documento pueda causar errores de compaginación o envío). Si la ST lo solicita, el autor o coordinador facilitará también una o dos versiones impresas y engargoladas. El autor o coordinador tiene que anexar un documento en el que explique brevemente las características de la obra: si se trata de un libro especializado o más enfocado a la divulgación, o bien, una tesis retrabajada como libro, o un material orientado a incidir en políticas públicas; tema e importancia; a qué público supone que podría estar dirigido; probabilidad de captar recursos económicos o posicionar a la institución. El autor o coordinador también explicitará si requiere apoyo financiero de ECOSUR, qué otras instancias se interesan en coeditar y con qué monto cuenta ya para la producción editorial de su obra (si la participación de otros coeditores no se sustenta debidamente, el CE no considerará la asignación de recursos). Existe un formato específico para incluir esta información. El autor o coordinador sugerirá varios nombres de especialistas en el tema que puedan actuar como dictaminadores. Conviene incluir un muy breve currículo de los especialistas y datos para contactarlos. El comité puede recurrir a ellos si lo cree conveniente. Si la obra ya cuenta con lecturas o dictámenes previos, éstos podrán anexarse o mencionarse en la carta, pero no sustituirán a los dictámenes que el CE solicite a los especialistas designados por sus miembros. Los manuscritos pueden entregarse en cualquier momento del año. No obstante, si el autor o coordinador solicita apoyo financiero, deberá entregar su manuscrito en el primer trimestre del año. Esto garantiza una mejor distribución de los recursos disponibles, y también facilita al autor o coordinador la planeación de todos los procesos necesarios para la publicación de su texto en el mismo año que lo somete al CE. Dictaminación y cotejo Los manuscritos entregados a la ST son enviados a un dictaminador designado por los miembros académicos del CE, aunque a consideración de éstos, puede haber más de un dictaminador. En la portada de los manuscritos se bloquean los nombres de autores o coordinadores, de modo que los dictaminadores reciben documentos anónimos. Junto con los manuscritos, se entrega también a los lectores un formato de dictamen que les servirá de guía para su evaluación. Una vez que los lectores entregan el dictamen, éste se hace llegar al autor o coordinador para que atienda las observaciones señaladas. El nombre del dictaminador permanece anónimo para el autor. Una vez que el autor o coordinador vuelve a trabajar su manuscrito, atendiendo al dictamen, debe volver a entregar el documento modificado a la ST. El nuevo manuscrito tiene que llevar en la portada la fecha de entrega. Los cambios realizados deben ser visibles en la medida de lo posible, con subrayados, control de cambios o colores de tipografía, y sobre todo, con una carta que detalle las modificaciones realizadas según las observaciones del dictamen. En caso de no estar de acuerdo con alguna observación o sugerencia, debe argumentar las razones en la carta. El CE realiza un cotejo del documento original con el documento modificado. Si el cotejo es positivo, la ST notifica al autor o coordinador que su obra se considera arbitrada por el Comité Editorial de ECOSUR. Si el cotejo llegara a resultar negativo, el manuscrito se devuelve al autor para que atienda debidamente las observaciones. Detalles del proceso de dictaminación Para que los autores o coordinadores tengan una idea de los tiempos implicados en el proceso de dictamen, a continuación se enlistan las actividades que se realizan con cada manuscrito entregado. Es importante aclarar que se trata de tiempos tentativos, pues puede haber diversos factores que ocasionen retrasos. Por ejemplo, los especialistas a quienes se les pide ser dictaminadores, no siempre aceptan y es necesario hacer nuevas peticiones. Autor o coordinador entrega manuscrito a Secretariado Técnico (ST) del Comité Editorial (CE). ST consulta a miembros académicos del CE / 2 días. Académicos del CE nombran lectores o dictaminadores / 5 días. Solicitud a dictaminadores (ST) y aceptación / 5 días. ST envía manuscrito y formato de dictamen a lectores / 2 días. Lectores entregan dictamen y observaciones a ST / 60 días. ST comunica respuesta a académicos del CE y al autor, y envía agradecimiento a dictaminador / 2 días. Autor o coordinador trabaja material para acatar observaciones / 1 mes (este plazo no debe excederse si se ha solicitado apoyo financiero del CE). Autor o coordinador entrega documentos para cotejo a ST (nuevo manuscrito y carta que detalle las modificaciones realizadas). ST entrega documentos para cotejo a académicos del CE (2 días). Académicos del CE realizan cotejo y comunican el resultado a ST (15 días). ST avisa a autor que su libro se considera arbitrado por el CE, o bien, señala que las observaciones no fueron acatadas y se establece nuevo plazo (2 días). Si el solicitante no cumple el tiempo previsto para atender las observaciones de los dictaminadores, perderá el recurso que se le había asignado, cuando sea el caso. Los autores o coordinadores que sometan manuscritos al CE deben comprometerse de antemano a revisar y acatar los documentos existentes en materia editorial, los cuales se encuentran en la página de Difusión de la intranet (www.red.ecosur.mx/difusion), o bien, pueden solicitarse al o la responsable de procesos editoriales del Departamento de Difusión y Comunicación de ECOSUR. Una vez que el manuscrito aprobado por el CE sea publicado, se sugiere que en la página legal o en el colofón aparezca la leyenda: Publicación arbitrada por el Comité Editorial de El Colegio de la Frontera Sur.