http://www.moliner.san.gva.es/castellano/Docencia/Kaizen.pdf

Técnicas para la mejora
de los resultados en
Sanidad
Kaizen
y
Método Lean
Mª José Merino.
¿De qué
estamos
hablando?
¿En qué se parecen las
organizaciones sanitarias a la
industria aeroespacial?
Algunas de las Filosofías o Técnicas de
Gestión se han extendido de unos sectores
a otros con resultados exitosos
“Según el método Kaizen" gracias a
los pequeños detalles se obtienen
grandes resultados.
KAIZEN EN SANIDAD:
CÓMO COMPROMETER AL
PERSONAL SANITARIO EN
LA MEJORA CONTINUA SOSTENIBLE
El secreto del éxito en
Toyota
• En los años 50 Toyota, fruto de la escasez, crea un
Sistema con varias técnicas: Lean, Kaizen, Kanban
y otros métodos basados en la mejora de la
calidad, con incremento de la producción y
controlando los costes
• En la base de todo el Sistema Toyota hay una
completa e incondicional confianza en las
capacidades del personal.
• Es esta confianza, el verdadero carburante que
hace que se mueva la organización y le ha
permitido alcanzar unos niveles excelentes entre
los más altos del mundo.
Afirmación de los
directivos de Toyota
“Nosotros obtenemos resultados brillantes con
personas de capacidad media que trabajan en
procesos brillantes
Nuestra competencia obtiene resultados mediocres
de personas brillantes que operan en procesos
mediocres
Cuando se encuentran en dificultadas tratan de
contratar personas todavía más brillantes
Mientras no cambien de estrategia, lo único que
podemos hacer es superarlos”
Algunas definiciones
• “Kaizen", término japonés que hace
referencia al "cambio continuo como
mejora", aplicable en muchos casos al
esfuerzo colectivo o “mejoramiento en
marcha que involucra a todos”.
• Gemba Kaizen es una expresión japonesa
construida a partir de los términos Gemba
(puesto de trabajo) y Kaizen (mejorar).
• Lean significa eliminación de la “muda” o
desecho, que es todo aquello que no aporta
valor
KAIZEN =
Comprometer a todos
en su propio cambio
• Kaizen es mejorar cualquier cosa en
cualquier lugar.
• Es una forma de mejorar:
• la realización del trabajo
• la motivación del personal
• Cuando se abraza como una filosofía, las personas
encuentran oportunidades de aplicarlo en su vida
personal y profesional
• Existe un tópico que afirma que las personas odian el
cambio pero a través del Kaizen, descubrimos que a la
gente le gustan sus ideas y le gustan los cambios
cuando son iniciados por ellos.
• Una pequeña mejora anima a otras en un ciclo positivo
Peter Scholtes dijo: “Las personas no se resisten al
cambio, se resisten a ser cambiadas”
El Kaizen cierra la brecha entre el
personal y la dirección
• El pensamiento Kaizen refuerza la búsqueda de
soluciones sencillas y baratas.
• Se debe usar la “creatividad antes que el dinero”
• La solución a los problemas no siempre pasa por:
• Más personas
• Más espacio
• Más instalaciones y equipos médicos
Necesitamos asegurar que los profesionales tienen
lo que necesitan para dar una buena asistencia…
…pero podemos retarnos a buscar soluciones
creativas antes de incrementar los costes
¿Por qué debemos
cambiar?
• Los pacientes se merecen lo mejor
• Ofrecer un servicio eficiente que fluya sin interrupciones,
libre de defectos y que no genere tensiones genera
satisfacción de manera directa y es la mejor manera de
mejorar la Calidad asistencial.
• Los profesionales sanitarios se merecen lo mejor
• Los profesionales sanitarios que trabajan en entornos no
optimizados, con altos porcentajes de actividades sin
valor añadido, se frustran y se estresan
• El país se merece lo mejor.
• El coste de la sanidad pública supone un peso cada vez
mayor del PIB y se está empezando a cuestionar su
sostenibilidad a medio plazo
Bases del Kaizen
• El Kaizen comienza como una serie de
pequeños cambios, dirigidos a
implicar a todos los profesionales
en la mejora de su entorno de trabajo
• El respeto por las personas es clave
para cualquier transformación
• Todos los profesionales pueden aprender sobre Lean, y por
tanto mejorar sus procesos
• Sin embargo, mantener una transformación Lean y vencer la
resistencia al cambio requiere el compromiso de los
profesionales y una visión a largo plazo
• Las personas que trabajan en una cultura que ha desterrado
la culpa, que trabajan basándose en datos y que buscan la
mejora continuamente tienen un gran liderazgo y
responderán con resultados increíbles
Kaizen en Sanidad
• El sector sanitario se encuentra en medio de un
cambio importante
Aquellas organizaciones que comprometen a sus
profesionales en el desarrollo de estrategias para
• mejorar la gestión,
• aumentar la satisfacción y
• afinar los procesos para reducir la variabilidad y los
costes…
…estarán bien posicionadas para sobrevivir en un
entorno post reforma
“No es la especie más fuerte la que sobrevive, ni la más
inteligente, sino la que responde mejor al cambio”.
Charles Darwin
¿Qué es Kaizen?
• “Kaizen” es una pequeña
mejora llevada a cabo por los
que realizan el trabajo en un
departamento.
• Se trata de una pequeña
mejora, de bajo coste y bajo
riesgo que puede ser
implantada fácilmente.
•Es una metodología y una filosofía que se debe
aplicar de forma continua para motivar y retar a
todos los miembros de la organización para que
utilicen la creatividad con la finalidad de mejorar su
trabajo diario.
KAIZEN:
UNA PALABRA PODEROSA
• Si se implanta esta cultura, los empleados se
sienten valorados, disminuyen los costes y mejoran
los resultados
• Los pequeños cambios, baratos y fáciles de
implantar, pueden sin duda conseguir un cambio
relevante en los resultados y aumentar la
satisfacción de los profesionales.
• A medio plazo mejoran las condiciones de
seguridad del paciente y al mismo tiempo mejoran
la productividad y la calidad de la asistencia
sanitaria
El mayor espacio del mundo es el espacio para
la mejora – Anónimo
Sugerencias y mejora
continua
• Kaizen supone buscar la mejor forma de
hacer el trabajo y cambiar el método actual
de hacerlo.
Mejora
Un fallo es sólo la oportunidad de comenzar de
nuevo de forma más inteligente.” Henry Ford
Principios básicos
• A largo plazo, utilizar el fallo como una oportunidad de
aprendizaje genera una organización más robusta.
• Aprender que se debe escuchar más al equipo y que a
veces la única forma de avanzar es dar un paso atrás.
• El Kaizen comienza con pequeños cambios
“El secreto para salir adelante está en comenzar.
El secreto para comenzar es romper tus complejas
tareas convirtiéndolas en tareas manejables, y
entonces empezar con la primera.” – Mark Twain
Kaizen e implicación
• El Kaizen anima a los
profesionales a comenzar con
pequeños cambios que no
requieran la coordinación con
un gran número de personas,
cambios enfocados a su
trabajo y al espacio en el que
trabajan.
• En un enfoque Kaizen, no
empezamos intentando mejorar
lo que otros hacen. En lugar de
eso, se trata de mejorar lo que
cada uno hace
“No hay grandes problemas, son sólo la suma de un montón de
pequeños problemas.” – Henry Ford
Kaizen y Motivación
• Una vez los beneficios se acumulan por unas pocas
mejoras pequeñas, la motivación y la confianza
crecen, permitiendo al personal abordar mejoras más
difíciles y duraderas
Definición del espíritu
Kaizen
• Entusiasmo: El convencimiento de que las cosas
mejorarán mañana sin importar lo duras que están
hoy.
• Go see (ve y mira): El deseo de salir del despacho
y experimentar las cosas de primera mano; la
voluntad de los directivos de trabajar con el
personal de primera línea con humildad y apertura
mental.
• Mánchate las manos: Nos arremangamos y
probamos las mejoras con nuestros colegas
El Kaizen trata sobre…
• Pedir a todos los profesionales que busquen e
identifiquen oportunidades de mejora.
• Dar autoridad a todos los profesionales para que
implanten pequeñas mejoras en su trabajo diario.
• Reconocer a los empleados por esas mejoras.
• Compartir y difundir las mejoras en la
organización, junto con las lecciones aprendidas.
Principios del Kaizen
• Primer principio: Pedir
• Se debe empezar por preguntar a las personas
para que busquen ideas enfocadas a hacer el
trabajo más fácil
• Segundo principio: dar autoridad a todo el
personal para mejorar su puesto de trabajo
• En la cultura Kaizen, un responsable tendrá
mejor imagen si su equipo realiza mejoras
Principios del Kaizen
• Tercer principio: Reconocer
• El registro de las mejoras y el exponerlas en
público permite que la persona o las personas
que las hicieron reciban el reconocimiento que
merecen
• Cuarto principio: Compartir
• Compartir permite que otros se beneficien de
las ideas y descubran que también pueden
hacer mejoras similares en sus puestos de
trabajo.
Niveles de Kaizen
Kaizen “rápido y fácil”
Encuentra
Discute
Implanta
Documenta
Comparte
Principios Kaizen
Principios Kaizen
• Da autoridad al profesional para lograr
el cambio
Principios Kaizen
Kaizen es para todos
Healthcare Kaizen
• Los profesionales de la sanidad:
• Se preocupan profundamente de sus
pacientes
• Quieren dar la mejor atención, con una
calidad asistencial perfecta, a sus
pacientes, y
• Tienen la capacidad y el deseo de usar
su creatividad para mejorar su entorno
de trabajo.
¿Por qué Lean en
Sanidad?
¿En qué consiste el
Método Lean?
• Hacer más con menos recursos
• Según Taiichi Ohno se trata de
mejorar los procesos mediante la
implicación de los trabajadores a
través de la eliminación de todo
aquello que no aporta valor
añadido
• Además, contribuye a la flexibilidad
interna de las organizaciones
Conceptos básicos de la
metodología Lean
Orden y
limpieza
Pequeños
lotes
Pull-No Push
A prueba de
errores
Estandarización
Estrategia
global
Gestión por
procesos
Calidad desde
el origen
Polivalencia
del personal
Resultados
Coordinación
global
Control visual
Eliminación de
lo inútil
Orientación
al cliente
¿Qué es Shojinka?
• Técnica Lean basada en la polivalencia de
los profesionales
• Aumenta el conocimiento de los procesos
• Disminuye los conflictos
• Potencia el trabajo en equipo
• Estimula la mejora continua
• Aumenta la capacidad de respuesta
Just in time
• Producir solo los bienes
necesarios
• En el momento oportuno
• En las cantidades precisas
• Se trata de sincronizar la
producción con la demanda,
adaptándose a la flexibilidad
de dicha demanda, mediante
un sistema de producción Pull
¿Qué es la estrategia
de las 5´s
¿Qué es un tablero
Kanban?
Objetivos Lean
Hacer el trabajo
a tiempo
Potenciar al
personal
Mejorar
el flujo
Eliminar
lo inútil
Identificar los problemas
antes de que sea
demasiado tarde
LEAN
Aprender
haciendo
Hacerlo bien
a la primera
Ajustar los recursos
a la demanda
Tipos de Muda en
Sanidad
Resultados de la implantación
del Kaizen y del método Lean
• A medida que la implantación progresa los directivos
perciben la mejora de
•
•
•
•
los procesos,
la moral del personal,
la satisfacción del paciente y
la calidad del servicio.
Bases del pensamiento
Lean
Bases del pensamiento
Lean
Mejora continua
• Producir en lotes pequeños
• Reducir inventarios
• Procesar productos de alta
calidad
• Reducir los costos
• Reducir los tiempos de
entrega
• Ser más competitivos
• Carga de trabajo más
equilibrada
Bases del pensamiento
Lean
Hoshin kanri o despliegue de
medios para alcanzar objetivos
• Integrar a todo el personal de
una organización hacia los
objetivos clave utilizando medios
indirectos en vez de presión
directa, creando un sentimiento de
necesidad y convencimiento.
• Integrar todas la tareas, ya sean
rutinarias o de mejora, en función
de los objetivos clave de la
empresa coordinando todos los
esfuerzos y recursos.
• Realinear eficazmente los
objetivos y actividades en
función de los cambios de entorno.
Utilidad del pensamiento
Lean
• La metodología Lean permite
conservar e incluso crear empleos
• El compromiso de los empleados
permite mejoras constantes
• de la calidad,
• mejoras en la atención al paciente
y
• mejoras en los resultados
financieros
Pilares del pensamiento
Lean
Lean Healthcare: un modelo para
orientar los procesos hacia la
creación de valor
• El especialista interviene solo
cuando se le requiere
• Para ello hay que ser
creativo y reinventar los
procesos
• Los tres pilares básicos son:
• Cultura de la innovación
• Procesos eficientes con flujo en la atención
• Un sistema basado en valores como el servicio
y la autosuficiencia
Y todo, sin grandes presupuestos
Lean Healthcare en el
mundo
El modelo Lean en España a
nivel sanitario
Objetivos del
método Lean
• Mejorar la calidad
• Reducir los errores
• Mejorar la calidad
asistencial y su percepción
por los usuarios
• Mejorar la seguridad
• Seguridad del paciente
• Seguridad laboral
Reducir el coste
total y aumentar la
eficiencia y
eficacia sin
aumentar la
presión sobre el
personal
• Reducir el Lead Time
• Listas de espera de
pacientes
• Tiempos de ciclo
La mejora impacta en los
pacientes, los profesionales y la
sociedad
Principios del modelo
Lean Health care
El valor lo define el cliente y lo crean las personas
que intervienen en el proceso
Principio 1:
Eliminación sistemática del muda
Eliminación del muda
Los 7 Flujos
Pacientes
Materiales
Medicación
MUDA
Instrumental
Equipos
Profesionales
Información
Principio 2:
Estandarización
• Dos mitos sobre el
trabajo en los
hospitales:
• El trabajo es siempre
distinto y no se puede
estandarizar
• Falso, hay una gran
parte del trabajo que
es rutinario y
repetitivo
• El trabajo creativo no se puede estandarizar
• Falso, la música es una actividad creativa que incluye
multitud de estándares, empezando por el pentagrama
Estandarización
• Un estándar Lean es
la mejor manera,
según el proceso y la
tecnología disponibles
de llevar a cabo una
actividad en las
mejores condiciones
de calidad, seguridad,
higiene y productividad
• El estándar Lean lo
define quien trabaja con
él, no la dirección
• Nos permite que los
procesos, las personas,
los materiales, las
instalaciones…
funcionen:
• A la velocidad correcta
• Sin errores
La clave está en la perfección: cuanto más perfecto sea el proceso,
mayor será la velocidad a la que pueda ejecutarse
Principio 3:
Respeto por las personas
• Respeto por las personas es reconocer y
valorar la capacidad de analizar, decidir y
poner en práctica acciones
• Se debe preguntar al personal
cual es el problema y analizarlo
con ellos
• Se debe preguntar por las causas
hasta descubrir la verdadera raíz
del problema
• Se deben buscar las soluciones y
cuestionarlas
• Permitir que los afectados lleven
a cabo las acciones
Principio 4:
Trabajo en equipo
• Un equipo es una forma de organización particular
del trabajo, donde se busca en conjunto que aflore
el talento colectivo y la energía de las personas
• Lo deben integrar las
personas que llevan a cabo
el proceso y que pueden
dar la visión de todo el flujo
de valor
• Los participantes poseen
las habilidades y
conocimientos necesarios y
tienen autonomía para
llevar a cabo las mejoras
• Deben ser informados de
los resultados obtenidos
Principio 5:
Mejora continua
ión
S
duobre
cc pr
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o
Mejoras del flujo
de valor
Actitudes
Pequeñas mejoras en el
lugar de trabajo
Valores organizativos
(CAMBIO CULTURAL)
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Comportamientos
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Mejoras
sistémicas
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Pr
Espera
El cambio medible lleva
al cambio cultural
La mejora continua y el cambio cultural
“Somos lo que hacemos día a día, de modo que la excelencia
no es un acto, sino un hábito” (Aristóteles)
Elementos del modelo
o
E
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La metodología
Mejoras
sistémicas
Mejoras del flujo
de valor
Pequeñas mejoras en el
lugar de trabajo
Proyectos estratégicos/Tácticos
Eventos Gemba
Kaizen día a día
Tipología de Proyectos
Modelo Lean:
el método científico
Modelo Lean:
el método científico
• El método es sencillo:
• Que cada persona se enfrente a cada
problema con un método sencillo
y riguroso: el ciclo PDCA
• Que cada problema se resuelva
teniendo en cuenta 4 requisitos:
•
•
•
•
Trabajar con datos y hechos
Priorizar
Buscar las causas raíz y actuar sobre ellas
Estandarizar
Las herramientas del
modelo
VSM = Value Stream Maping (Mapa del flujo de valor)
Pull = Flujo continuo y reducción de lotes
SMED = Single minute Exchange Die (cambio rápido de utillajes)
TPM = Mantenimiento productivo total
3P = Proceso de desarrollo de nuevos productos y procesos
JIT = Just in time
Jidoka = Automatización inteligente
Takt time = Sincronizar la producción con la demanda del cliente
Reducción del Lead time = Tiempo de entrega
QFD = Despliegue de la función calidad
Heijunka = Nivelación de las cargas de producción
TPS = Sistema de producción Toyota
Experiencia en el
Hospital de Calahorra
Resultados
No hacen falta grandes inversiones
Hospital de Calahorra
• Para los grandes
cambios estratégicos
(kaikaku), que se hacen
periódicamente para
obtener una mejora
radical, hay que invertir.
• Para los pequeños cambios cotidianos que
proporciona el Kaizen en el contexto táctico de la
mejora continua, no hace falta invertir dinero, solo
creatividad.
Gestión de los
subalmacenes en planta
Experiencia en el Hospital
Clínic de Barcelona
Experiencia en el Hospital
Clínic de Barcelona
Experiencia en el Parc
Sanitari Pere Virgili
Experiencia en el Parc
Sanitari Pere Virgili
Experiencia en el Parc
Sanitari Pere Virgili
Experiencia en el Parc
Sanitari Pere Virgili
Experiencia en el Parc
Sanitari Pere Virgili
Experiencia en el Parc
Sanitari Pere Virgili
Resumiendo
• Lean es una herramienta para analizar
sobre el terreno los problemas con
participación del personal implicado
• Obliga a:
•
•
•
•
•
Ir a ver
Identificar los problemas
Implicar a los profesionales
Cambiar de mentalidad
Aceptar los cambios
Problemas frecuentes
detectados
• Exceso de estock
• Exceso de movimientos y
desplazamientos “redundantes”
• Mala ubicación del aparataje
• Exceso de tiempo consumido para
hacer los pedidos
Causas
• Problemas de organización entre los
profesionales y los servicios que deben
colaborar en los procesos transversales
• Desconocimiento de los estocajes reales
necesarios
• Ausencia de sistemas de información
accesibles
• Falta de percepción de los problemas “YA
ESTAMOS BIEN”
• Años de reducción presupuestaria
Soluciones
• Estudio de los flujos de trabajo y adaptación de los
recursos a las necesidades REALES detectadas
• Definición de los estocks basadas en los consumos
reales
• Ubicación de los distintos recursos en los lugares
más adecuados para evitar movimientos
redundantes
• Delimitación de zonas y rotulación adecuada para
evitar movimientos redundantes
• Organización de los almacenes
• Redefinición de la sistemática de pedidos
Fomentar la colaboración
Desarrollar, atraer y
retener el talento
• ¿Cómo conseguir que las
personas desarrollen sus
habilidades y se sientan
orgullosas y satisfechas en su
espacio de trabajo?
• Fomentar que los trabajadores se formen y
formen a otros, codo con codo
• Definir procesos claros y eficientes
• Comodidad, orden y limpieza en el espacio de
trabajo
• Favorecer las relaciones interpersonales entre
los compañeros
Conclusiones
¿Qué hace falta para conseguir
los resultados esperados?
APOYOS + EMPATÍA + DIÁLOGO +
TRABAJO EN EQUIPO
LEAN ES LA CHISPA PERO…
HAY QUE REMAR
MUCHAS GRACIAS