1D-GMC-R1

Código: 1D-GMC-R1
GESTION DE COMUNICACIONES
Versión: 1
Protocolo para el uso del correo electrónico
institucional como herramienta de difusión de
información
Vigencia desde:
24 de junio de 2011
1. INFORMACIÓN GENERAL
Propósito del Instructivo:
Definir los lineamientos necesarios para un uso adecuado del correo electrónico institucional como
medio interno de difusión de información.
Responsable:
Oficina de Comunicaciones- Dependencias de la Secretaría Distrital de Gobierno
2. Instrucciones
El presente protocolo presenta las recomendaciones claves plasmadas en la Resolución 177 de 2007
“Por la cual se adoptan las políticas de seguridad para el manejo de la información y se imparten
instrucciones para el uso y administración del recurso tecnológico de la Secretaría de Gobierno
Distrital”, identificando las recomendaciones de uso del correo electrónico.
Recomendaciones generales:
a. El correo electrónico no se usará para propósitos que puedan generar conflictos para la Secretaría de
Gobierno Distrital. El uso para fines personales será racional.
b. El tamaño de los mensajes incluido los archivos anexos no debe ser superior a los 10 megas.
c. Los mensajes cuyo tamaño se encuentra entre 5 megas y 10 megas se enviara con una prioridad
baja, por lo tanto su envío se realizara en horas de la noche.
d. El Envío de correos electrónicos masivos, a la comunidad en general, debe ser autorizado
exclusivamente por el Director o Subdirectores o quien designe la Dirección de Planeación y Sistemas
de Información.
e. El Envío de correos electrónicos masivos, debe ser de contenido "liviano", es decir, sin incluir
archivos adjuntos que puedan congestionar la red (gráficos, videos y similares.)
f. El correo electrónico no debe usarse para intimidar, insultar o acosar a otras personas, interferir con el
trabajo de los demás provocando un ambiente de trabajo no deseable dentro del contexto de las
políticas de la Secretaría Distrital de Gobierno.
g. NO reenvié o inicie correo de cadena ("Chain") o masivo, el correo en cadena es un mensaje enviado
a un numero de destinatarios para que estos a la vez se le reenvíen a otros. El envió de correo masivo
se refiere a aquel enviado a un gran numero de receptores sin un propósito relacionado con la entidad.
Estos tipos de mensajes degradan el desempeño del sistema y consume recursos de disco y memoria.
2. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
DOCUMENTO
N/A
N/A
Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Página 2 de 2