PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA Código: 1D-PGE-IN005 Versión: 001 Instrucciones para Programación y Actualización del Plan de Acción para Proyectos de Inversión Vigencia desde: 04 de enero de 2016 CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCION DE LA MODIFICACION VERSION 1 FECHA 1 20 de junio de 2011 2 13 de marzo de 2013 1 04 de enero de 2016 Es la primera emisión del procedimiento. Reemplaza el procedimiento P-116302-04 Programación Plan de Acción para Proyectos de Inversión Ajustes en la descripción del propósito, de las actividades y eliminación del un documento asociado. Se incluye la palabra actualización en el titulo del instructivo, Se amplia y concretan responsables, Se amplían los criterios y se actualizan y amplían las actividades, Se actualiza la información correspondiente a documentos relacionados y se pasa de Instructivo con Código: 1D-PGE-I008 a Instrucciones con Código: 1D-PGE-IN005. 1 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno” Página 1 de 4 PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA Código: 1D-PGE-IN005 Versión: 001 Instrucciones para Programación y Actualización del Plan de Acción para Proyectos de Inversión Vigencia desde: 04 de enero de 2016 1. INFORMACIÓN GENERAL Propósito de las Instrucciones: Identificar las actividades que se requieren para programar las acciones del proyecto de inversión a ejecutar en la vigencia, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Secretaría Distrital de Planeación, en términos de metas, actividades, territorialización y por la Secretaría Distrital de Hacienda en lo referente a distribución de recursos. Responsable: Director o Directora de Planeación y Sistemas de Información y Gerentes/as de proyectos 2. Instrucciones Para la aplicación de estas instrucciones se debe tener en cuenta los siguientes criterios: a. Este documento es de interés para todas las dependencias que tienen proyectos de inversión bajo su responsabilidad. b. Los gerentes de proyectos realizan la programación del plan de acción de los proyectos de inversión, una vez se cuente con la apropiación asignada a la entidad y distribuida entre los proyectos de inversión registrados en el SEGPLAN. c. Los gerentes de proyectos de inversión deben tener en cuenta las etapas de programación, ejecución y reformulación del plan de acción, en coherencia con el proyecto de inversión y el Plan de Desarrollo Distrital, dentro de los tiempos establecidos por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información. d. Para la programación del plan de acción se debe tener en cuenta el “Manual de Usuario SIPSE”, el Manual SEGPLAN y el Manual de PREDIS. e. Para la programación y actualización del Plan de acción de los proyectos de inversión se cuenta con el documento de trabajo guía, diseñado para tal fin y proporcionado por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, éste se debe diligenciar en su totalidad. La información se debe cargar en el aplicativo SIPSE, en concordancia con los permisos de éste. RESPONSABLE Secretario/a Distrital de Gobierno Gerente de Proyecto ACTIVIDAD Asignar el presupuesto a cada proyecto de inversión a cargo de la entidad, partiendo de la cuota global que fue asignada por la Secretaría Distrital de Hacienda. Direccionar de manera estructural la inversión, considerando el o los proyectos prioritarios, las metas plan de desarrollo por cada proyecto prioritario y la metas proyecto de inversión por cada meta plan de desarrollo. Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno” Página 2 de 4 PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA Código: 1D-PGE-IN005 Versión: 001 Instrucciones para Programación y Actualización del Plan de Acción para Proyectos de Inversión RESPONSABLE Vigencia desde: 04 de enero de 2016 ACTIVIDAD Gerente de Proyecto Programar las actividades de cada meta proyecto, de manera horizontal, mes a mes ponderando para un total del 100% y de manera vertical estimando la participación porcentual de la actividad en el total del proyecto, de manera coherente con el aplicativo SEGPLAN; y la participación porcentual de la actividad en el total de la meta proyecto en coherencia con el aplicativo SIPSE. Gerente de Proyecto Programar los indicadores metas proyecto, metas plan de desarrollo y PMR, mes a mes. Gerente de Proyecto Proyectar para cada actividad la modalidad de contratación y consecuentemente definen los componentes PREDIS, SIPSE y definen la codificación SECOP. También Se precisa el Producto Meta Resultado (PMR) a asociar. Gerente de Proyecto Determinar la territorializaciòn de la inversión, de manera coherente con los objetivos propuestos. Gestor del Proyecto Consolidar, un preliminar de plan de acción, en el documento de trabajo, que aplica para tal fin, considerando las actividades y programaciones del gerente arriba mencionados, que se resumen en la inclusión de: el plan de compras, programación plurianual de metas, indicadores, programación de actividades y territorialización. Lo anterior con la asesoría técnica del Analista de Proyecto asignado. Gerente de Proyecto Actualizar el plan de Acción, según las necesidades que se deriven durante la dinámica de ejecución del proyecto de inversión. Analistas de Proyectos Brindar asesoría a los gerentes y gestores en la programación y actualización del plan de acción y Revisan la coherencia y pertinencia de estos, en coherencia con las metas y objetivos de los proyectos de inversión, que respaldan cada plan de acción. Gestor del Proyecto Consolidar el Plan Anual de adquisiciones de cada proyecto de inversión en el formato SECOP, tomado del plan de compras del plan de acción. En esta consolidación resulta importante precisar en la codificación de la contratación, de tal manera que se concreten los procesos de contratación con claridad frente a los comités de contratación que aprueban tales procesos Analistas de Proyectos Revisar y consolidar los planes anuales de Adquisiciones de los gastos de inversión de la entidad en formato SECOP. Director/a de Planeación y Sistemas de Información Radicar ante la Subsecretaria de Planeación y Gestión el consolidado del Plan anual de adquisiciones de inversión de la entidad. Comité de Contratación Aprobar los planes Anuales de Adquisiciones. Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno” Página 3 de 4 PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA Código: 1D-PGE-IN005 Versión: 001 Instrucciones para Programación y Actualización del Plan de Acción para Proyectos de Inversión RESPONSABLE Vigencia desde: 04 de enero de 2016 ACTIVIDAD Gestor de Proyecto Ingresar en el aplicativo SIPSE el plan de acción, con la asesoría y el acompañamiento de los analistas de proyectos. Analista de Proyecto Realizar el cargue del plan de acción en el aplicativo SEGPLAN, para generar el reporte del Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) de la vigencia. Esta actividad se debe ajustar a los tiempos establecidos por la Secretaría Distrital de Planeación, para el cargue de información en el aplicativo SEGPLAN. Genera reporte POAI de la vigencia Director/a de Planeación y Sistemas de Información Revisar y validar el plan de acción en el aplicativo SEGPLAN, envía correo electrónico a la Secretaría Distrital de Planeación informando que los proyectos de inversión de la entidad están cargados y que avala su contenido. Analista de Proyecto Ingresar el presupuesto financiero en el aplicativo PREDIS, en coherencia con los componentes definidos en los planes de acción de cada proyecto de inversión, verificando que la información sea consistente con el presupuesto asignado. Gestor/a del Proyecto Ingresar el plan de compras aprobado en el aplicativo SIPSE. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 3.1 Documentos internos CÓDIGO N/A N/A N/A DOCUMENTO Manual de Usuario SIPSE (Incluido en el aplicativo SIPSE) Documento de trabajo Plan de Acción Documento Plan Anual de Adquisiciones - SECOP 3.2 Normatividad vigente NORMA AÑO EPÍGRAFE ARTÍCULO(S) N/A N/A N/A N/A 3.3. Documentos externos FECHA DE PUBLICACIÓN O VERSIÓN ENTIDAD QUE LO EMITE MEDIO DE CONSULTA Manual SEGPLAN Reprogramación y Diciembre de 2008 Actualización Secretaría de Planeación Distrital http://www.sdp.gov.co/portal/ page/portal/PortalSDP Secretaría de Hacienda Distrital http://www.shd.gov.co/shd/pubpre-manuales Cartilla - Sistema de Información PREDIS.compressed.pdf NOMBRE Cartilla Sistema de Información PREDIS Versión 1.0 de 2015 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno” Página 4 de 4